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Organograma do Departamento de Administrao, Cacul 19/07/2012.
Organograma Departamento de Administrao
Definio por diviso em Subsetores por Departamento.
1 - Setor Administrativo
1.1 Subsetor de Portaria
1.2 Subsetor Vigilnia
1.! Subsetor de "eepo
1.# - Subsetor de $opa
1.# - Subsetor de Almo%arifado
1.# - Subsetor de SA$
magem 1 ! Organograma do "etor Administrati#o
Diretoria
Administrativo
Recepo e
Telefonia
$ontroles
Administrativos
Doumentao e
Ar&uivamento
$ontrole
patrimonial
Despesas e
'ramentao
Agenda e
"euni(es
)ereniais
Atendimento a
p*blio
+elefonia
$orrespond,nia
e -alotes
Administrao
SAC
Atendimento a
$lientes .nternos
Atendimento a
$lientes /%ternos
Direionamentos
e Solu(es
Vigilncia Copa
/%eutar "ondas
/%aminar as
.nstala(es
Prev. de
Sinistros
"astreamento
$opeiragem
0impe1a
Almoxarifado
$ota(es e
$ompras
/stoagem e
Distribuio
$ontroles de
/sto&ues
Portaria
$ontrole de
aesso
$omuniao
$ontroles de
-ov. de Ve2ulos
Setor
Administrativo
34ssia "os5rio
Relatrios Consltas Parmetros Conta!ili"ao
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Organograma do Departamento de Administrao, Cacul 19/07/2012.
#$ O Setor Administrativo
' setor administrativo tem a funo de desempen6ar fun(es relaionadas a diversas 5reas
administrativas na empresa sendo muito amplo em suas fun(es7 au%iliando o administrador em
suas atividades rotineiras e no ontrole e gesto7 devendo atuar 8unto aos diretores7
oordenadores7 gerentes7 reepionistas7 au%iliares administrativos entre outros7 oordenando
atividades administrativas7 finaneiras e de log2stia interna7 organi1a os ar&uivos7 ontrola os
reebimentos e remessas de orrespond,nias e doumentos7 redige artas7 gerenia
informa(es7 uida as ontas 9 pagar7 ontrole patrimonial entre outras atribui(es. /sse
profissional reali1a atividades om erta autonomia7 mas sempre sob superviso.
Sas principais atri!i%es&
1. :a1er elaborao de mapas de otao;
2. :a1er a gesto de almo%arifado7 ota(es7 ompra de suprimentos e ontrole de esto&ue;
!. :a1er soliita(es de pagamentos de despesas;
#. :a1er ontrole de ontratos e alugueis;
<. :a1er o ontrole de despesas por entro de usto;
=. $oordenao e superviso da reepo7 opa e limpe1a;
>. $oordenao e superviso dos servios relaionados a manuteno do espao f2sio e
deorao;
?. Preparar informa(es e relat@rios onforme soliitao da 6efia;
A. $ontrolar o ar&uivamento de doumentos ligados ao seu setor;
1B. :a1er divulgao de informa(es e omuniados aos olaboradores &uando soliitado;
11. $olaborar em outros setores ou atividades se re&uisitado pela administrao;
12. :a1er aompan6amento de despesas de pro8etos e obras em im@veis;
1!. "eeber e remessar orrespond,nias e doumentos e malotes;
1#. /nviar doumentos para o departamento de oramento7 finaneiro7 ont5bil e fisal;
1<. :a1er outras atividades determinadas pela sua 6efia imediata eCou mediata.
1=. 'rgani1ar e manter o adastro de bens m@veis e im@veis do )rupo;
1>. Proeder a identifiao dos bens m@veis7 afi%ando pla&uetas aos bens para fins de
invent5rio;
1?. 'rientar as unidades sobre a utili1ao dos materiais permanentes;
1A. /fetuar o balano do estado dos bens m@veis e im@veis )rupo;
2B. "eeber novas soliita(es7 troas ou sugest(es &uanto 9 a&uisio de novos materiais
permanentes.
21. Atender telefonemas e eslareer d*vidas de lientes7 enamin6ando-os aos setores
respons5veis;
#$#$ S!setores do Administrativo
' departamento administrativo tra1 onsigo e%tens(es setoriais voltadas ao seu ontrole e
oordenao7 estando estes subsetores sob sua superviso direta7 sendo elesD
a' Portaria(
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Organograma do Departamento de Administrao, Cacul 19/07/2012.
!' Vigilncia(
c' Recepo e Telefonia(
d' Copa
e' Almoxarifado
f' SAC$
#$#$#$ Setor de Portaria
' Setor de Portaria e Vigilnia 4 respons5vel por ontrolar a entrada e sa2da de pessoas e
ve2ulos nas depend,nias da empresa7 fa1endo as anota(es e omunia(es pertinentes7
onforme normas7 proedimentos e padr(es estabeleidos.
Sas principais atri!i%es&
1. $ontrolar a entrada e sa2da de ve2ulos e pessoas pela portaria7 fa1endo as anota(es em
registro pr@prio;
2. Anuniar e enamin6ar visitantes 9s pessoas prouradas;
!. Verifiar a entrada e sa2da de &ual&uer tipo de material7 produto ou e&uipamento7
transportados por pessoas ou ve2ulos7 visando evitar a entrada ou sa2da desses itens em
desaordo om as normas da empresa;
#. 'bservar a movimentao nos setores internos7 Ein looF ou atrav4s de iruito interno7
omuniando &ual&uer anormalidade e tomando as provid,nias ab2veis onforme
proedimentos estabeleidos;
<. :a1er a omuniao imediata de oorr,nia de &ual&uer anormalidade na movimentao
de pessoas ou ve2ulos nas pro%imidades da portaria;
=. Atender 6amadas telefGnias &ue aem na portaria e transferi-las para os respetivos
destinat5rios;
>. Verifiar o funionamento dos rel@gios de ponto7 soliitando servios de manuteno
&uando neess5rio;
#$#$)$ Setor de Vigilncia
Setor respons5vel por e%eutar rondas nas depend,nias da empresa7 5reas e vias de aesso
ad8aentes7 visando preservar a segurana e integridade do patrimGnio da empresa.
Sas principais atri!i%es&
1. /%eutar rondas nas depend,nias da empresa7 5reas e vias de aesso ad8aentes7
identifiando &ual&uer movimento suspeito e tomando as medidas ab2veis7 onforme
norma da empresa;
2. /%aminar as instala(es 6idr5ulias7 el4trias7 m5&uinas7 omuniando &ual&uer
irregularidade onstatada;
!. /%aminar dep@sitos7 almo%arifados7 ofiinas et.7 identifiando &ual&uer anormalidade;
#. Prevenir in,ndios e outros danos7 tomando atitudes preventivas em situa(es
reon6eidas omo de perigo7 onforme norma estabeleida;
<. .nformar ao seu superior imediato todas as irregularidades onstatadas7 para permitir a
tomada de provid,nias ade&uadas a ada aso.
#$#$*$ Setor de Recepo e Telefonia
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Organograma do Departamento de Administrao, Cacul 19/07/2012.
Setor respons5vel por reepionar visitantes e lientes7 anuniando e enamin6ando-os 9s
pessoas soliitadas7 reeber7 efetuar e distribuir liga(es telefGnias7 urbanas e interurbanas7
fa1endo as anota(es e ontroles neess5rios.
Sas principais atri!i%es&
1. "eepionar os visitantes;
2. :a1er a identifiao dos visitantes7 soliitando doumento de identidade;
!. /ntregar o ra65 de identifiao e enamin6ar os visitantes 9s pessoas soliitadas;
#. Preen6er relat@rios om informa(es das visitas reebidas;
<. Atender 6amadas telefGnias destinadas a "eepo;
=. /%eutar servios eventuais de administrativo;
>. Atender e fa1er liga(es telefGnias7 identifiando o interloutor e passando a ligao para
a pessoa soliitada;
?. $onferir ontas telefGnias7 fa1endo as anota(es e ontroles soliitados;
A. $adastrar telefones7 loalidades7 @digos DDD e DD.7 tarifas e outras informa(es de
loalidades de interesse da empresa;
1B. /mitir relat@rio de liga(es feitas para efeitos de onfer,nia de ontas telefGnias e
ontrole dos usu5rios;
11. :a1er o ontrole de todas as liga(es feitas pela empresa via telefonista;
12. Soliitar reparos ou manuteno nos e&uipamentos de telefonia;
1!. $onferir as liga(es e%ternas lanadas na onta telefGnia7 onfrontando om as
anota(es feitas;
1#. Provideniar a distribuio de mensagens reebidas por fa% para os respetivos
destinat5rios;
#$#$+$ Setor de Copa
Setor respons5vel por garantir o forneimento de $65 e af47 para os olaboradores7 utili1ando
e&uipamentos ade&uados7 segundo as instru(es reebidas.
Sas principais atri!i%es&
1. /fetuar servios de opeiragem7 atender o preparo de 65 e af47 a&ueer marmitas7
lavando e en%ugando as louas e utens2lios utili1ados;
2. -anter a ordem e a limpe1a do loal de trabal6o7 seguindo normas e instru(es;
!. :a1er o ontrole di5rio do material e%istente7 relaionando as peas e suas respetivas
&uantidades;
#. /%eutar o polimento dos tal6eres. Vasil6as e outros utens2lios da opa;
<. 'perar om aparel6os el4trios utili1ados no servio de alimentao Hmiroondas7 fogo
entre outros da mesma nature1a.I7 obedeendo a instru(es de uso;
=. /%eutar outras tarefas de mesma nature1a e n2vel de difiuldade.
#$#$,$ Setor de Almoxarifado
Setor respons5vel por fa1er a gesto de suprimentos e materiais de onsumo ad&uiridos pela
empresa para utili1ao em seu esrit@rio entral e suas unidades7 sendo destinados aos setores7
departamentos e unidades atrav4s de re&uisio de materiais padroni1ada. +odas as ompras
sero feitas atrav4s de proesso de otao e ompra. Devendo ser feito um ontrole rigoroso7
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Organograma do Departamento de Administrao, Cacul 19/07/2012.
sendo onferidos7 atalogados e registrados. Ao reeber a meradoria7 o Setor onfere os dados
do $ontrole de pedido om as informa(es da nota fisal J valores7 &uantidade7 data de validade
et. e proede a estoagem.
Sas principais atri!i%es&
1. :a1er ota(es de preos de materiais e suprimentos;
2. :a1er ompras de materiais e suprimentos om as devidas autori1a(es da administrao;
!. "eeber materiais7 fa1er onferenias devidas e arma1enamento no almo%arifado;
#. Atender as soliita(es de pedidos de materiais e suprimentos om as devidas
re&uisi(es;
<. :a1er o ontrole dos esto&ues de almo%arifado;
#$#$-$ Setor de SAC
' SA$ 4 uma 4lula estrat4gia para a empresa7 por&ue estabelee relaionamentos om o
p*blio e%terno7 onsumidores e lientes em geral7 para tanto duas onse&K,nias so naturais e
devem ser levadas em ontaD
Deve delinear o perfil do SA$7 ou se8a7 onstruir sua identidade funional7 seu esopo7 seu
p*blio7 sua 5rea de atuao mediante o plane8amento detal6ado de suas atividades e
metas.
Deve reon6eer de maneira lara para todos os departamentos7 ger,nias7 supervis(es
eCou divis(es da empresa o ar5ter estrat4gio do SA$7 o &ue representa um ompromisso
de suporte t4nio7 8ur2dio e ient2fio 9s suas atividades.
A e%ist,nia na empresa do SA$ Servio de Atendimento ao $liente signifia7 portanto7 se
relaionar om todos a&ueles &ue partiipam da esala da relao de onsumo at4 o onsumidor
final7 inluindo-o tamb4m.
.mportncia&
.mportante lembrar &ue a relao da empresa om a soiedade 4 ainda maior. /ntre os direitos
difusos7 o respeito ao meio ambiente est5 entre os mais signifiativos. Lual&uer onduta da
empresa &ue represente desompasso om esses direitos tamb4m pode ser detetada pelo SA$.
' SA$ 4 multifaetado7 se onstitui numa ferramenta de gesto de &ualidade7 a(es de marMeting
e vendas7 mas se estiver subordinado diretamente a essas 5reas7 poder5 se limitar a uma *nia
vertente. .mportante ressaltar &ue a e%presso E/alidadeF est5 a&ui menionada em seu sentido
mais amploD para o liente7 a &ualidade est5 presente no produto7 no reebimento e na failidade
de ontato om a empresa para soluo de d*vidas e problemas. ' produto no 4 somente o
ob8eto apresentado ao liente7 mas todo o servio &ue foi agregado7 espeialmente o p@s-venda.
' &ue fa1 do SA$ uma 4lula estrat4gia 4 a interatividade om todos os departamentos da
empresa; por isso reomenda-se o v2nulo om um departamento &ue possua essa mesma
arater2stia7 om um foo mais amplo dentro da gesto empresarial.
A integrao entre os departamentos e o SA$ 4 fundamental7 espeialmente diante de uma
relamao ou den*nia om reperuss(es na m2dia. ' ideal 4 &ue 6a8a uma e&uipe
multidisiplinar omposta por representantes de v5rios setores para administrar eventuais rises.
Algns e/0vocos merecem ateno& a improvisao e a falta de plane1amento$
A improvisao denigre a imagem da empresa. A maior tentao 4 EaomodarF o SA$ em algum
setor ou adiion5-lo omo tarefa pessoal a um funion5rio simp5tio e om boa vontade. /ssa
reeita de implantao de SA$ revela o deson6eimento de seu valor estrat4gio e7 em urto
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Organograma do Departamento de Administrao, Cacul 19/07/2012.
pra1o7 ir5 ontribuir para &ue a imagem da empresa se8a maulada. ' SA$ simplesmente no
ter5 identidade pr@pria.
Sas principais atri!i%es&
Prestar o primeiro atendimento7 mantendo o ontato direto om os lientes7 esuta ou l,
suas manifesta(es7 orientando-os em suas d*vidas7 forneendo informa(es ou
registrando suas relama(es.
Direionar aos setores ou respons5veis as relama(es e%igem &ue a empresa d, uma
onse&u,nia ao atendimento.
' respons5vel ou e&uipe de retaguarda abe a atribuio de forneer o apoio neess5rio
ao atendimento.
$abe 9 e&uipe de retaguarda o enamin6amento do pedido do liente &uando envolver
outra 5rea7 tomar as provid,nias neess5rias &ue instruam 9 onluso positiva ou
negativa da relamao.