http://www.geocities.com/unamosapuntes_2000/apuntes/auditoria/controlinterno.

htm
ESTUDIO Y EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO Y CICLO
DE INGRESOS.
Contenido
Generalidades
Proceso del estudio y evaluacin del control interno del ciclo de negocios
Proceso de cuentas por cobrar
Proceso de otras cuentas por cobrar
Proceso de documentos por cobrar
Objetivos especficos de control interno del ciclo de ingresos
Identificacin de objetivos con los riesgos de no cumplimiento
Informacin de contacto
Comentarios y sugerencias
Generalidades
Bsicamente el ciclo de ingresos de una empresa, incluye todas aquellas funciones que se
requieren llevar a cao para camiar por efectivo, con los clientes, sus productos y servicios.
!stas funciones incluyen la toma de pedidos de los clientes, el emarque de los productos
terminados, el uso por los clientes de los servicios que presta la empresa, mantener y corar
las cuentas por corar a clientes y reciir de estos el efectivo. !n virtud de que el ciclo de
ingresos es el ciclo en que el control f"sico y el derecho de propiedad sore los recursos se
venden, la determinaci#n del costo de ventas es una funci#n contale que puede identificarse
con el ciclo de ingresos.
$dems las funciones, asientos contales comunes, formas y documentos importantes, etc. del
ciclo de ingresos que se descrien ms adelante, son aqu%llas que podr"an considerarse como
t"picas de este ciclo. &in emargo, dee tomarse en cuenta que las mismas deern servir tan
solo como una gu"a general que oriente al auditor cuando lleve a cao la revisi#n del control
interno, ya que la identificaci#n y determinaci#n de estas funciones, asientos contales
comunes, formas y documentos importantes, etc., se deern efectuar para cada caso en
particular.
FUNCIONES TIPICAS
!s necesario se'alar las (unciones )"picas de un ciclo de *ngresos y podr"an ser las
siguientes:
+torgamiento de cr%dito
)oma de pedidos
!ntrega o emarque de mercancia y/o prestaci#n del servicio
(acturaci#n
,ontaili-aci#n de comisiones
,ontaili-aci#n de garant"as
,uentas por corar
,oran-a
*ngreso del efectivo
$guste a (acturas y/o notas de cr%dito
.eterminaci#n del costo de ventas
MOVIMIENTOS CONTABLES COMUNES
.entro del ciclo de ingresos podr"amos distinguir los siguientes asientos contales mas
comunes:
/entas
,osto de ventas
*ngresos de ca0a
.evoluciones y rea0as sore ventas
.escuentos por pronto pago
1rovisiones para cuentas de coro dudoso
,ancelaciones y recuperaciones de cuentas incorales
2astos de comisiones
,reaci#n de pasivos por el impuesto a las ventas
1rovisiones para gastos de garant"a
FORMAS Y DOCUMENTOS IMPORTANTES
!0emplos de formas y documentos importantes del ciclo de ingresos podr"an ser:
1edidos de clientes
+rdenes de venta y emarque
,onocimientos de emarque
(acturas de venta
3otas de cr%dito por devoluciones y rea0as sore ventas
$visos de remesas de clientes
(ormas especiales para llevar a cao a0ustes a cuentas de clientes
BASES USUALES DE DATOS
4as ases usuales de datos, estan representadas por archivos, ctalogos, listas, au5iliares, etc,
que contienen aquella informaci#n necesaria para poder procesar las transacciones dentro de
un ciclo o ien informaci#n que se produce como resultado del proceso de las transacciones.
!stas ases de datos de acuerdo con el uso que se les da, se pueden clasificar como sigue:
a) BASES DE REFERENCIA: 6epresentadas por informaci#n que se utili-a para el proceso de
transacciones.
4istas y/o archivos maestros de clientes de cr%dito
,atlogos de productos y listados o archivos de precios
b) BASES DINAMICAS: 6epresentadas por informaci#n resultante del proceso de las
transacciones y que como tal se est modificando constantemente.
$rchivos de #rdenes de clientes pendientes de surtir
$u5iliares de clientes
!stad"sticas de ventas
.iarios de ventas
ENLACES CON OTROS CICLOS
.entro del ciclo de ingresos podr"amos distinguir los siguientes enlaces normales con otros
ciclos:
*ngresos de ca0a que se enla-an con el ciclo de tesorer"a
!marques de productos que se enla-an con el ciclo de producci#n
,oncentraciones de actividades 7 1oli-as de registro contale8, que se enla-an con el
ciclo de informe financiero
Volver al principio
Proceso del estudio y evaluacin del control interno del
ciclo de negocios
Volver al principio
Recepcin del dinero
!mpecemos primero que nada con LA RECEPCIN DE DINERO
4a recepci#n de dinero como face inicial del ciclo de ingresos, puede ser definida de diferentes
formas9 como m"nimo, cure la primera recepci#n a ca0a desde cualquier parte de la
organi-aci#n. ,onsecuentemente est relacionada con el mane0o de ca0a y la forma como se
recie y se mueve internamente dentro de un control centrali-ado9 este procedimiento puede
estar su0eto a inevitales traslapes, ra-#n por la cual se requiere considerar a los ingresos
dentro del panorama total del proceso de ca0a. 1ara el efecto ser de utilidad descriir los
principios fundamentales de control aplicales parcial o completamente a las recepciones de
ca0a. !stos controles se pueden enfocar desde dos puntos de vista: a8 desde un punto de vista
e5terno, para asegurarse que el dinero que se recii# realmente es el que dei# haerse
reciido, y 8 desde el punto de vista del empleado, para asegurarse que el ingreso que est
reciiendo no lo est desviando hacia otros fines.
1.- La contabilizacin Debe Efectuarse lo ms Rapido Posible.
!ntre ms rpido se contailice el ingreso, mayor ser el control. !sto se puede cumplir
estaleciendo el me0or tipo posile de registro contale inicial9 un e0emplo com:n puede ser la
emisi#n numerada de recios de ca0a que contengan una copia para el interesado9 otro e0emplo
se tiene en el uso de ca0as registradoras9 o ien cierta clase de volantes o oletos numerados
seriadamente can0eales por los ingresos de ca0a.
2.- Los Registros Contables Deben Estar Orientados lo ms Prctico Posible !acia los
"ngresos de Ca#a.
*dealmente los ingresos a ca0a, que estalecen contaili-aci#n inicial, deen estar ligados a los
registros intermedios contales, por e0emplo, los au5iliares de cuentas por corar9 otra
ilustraci#n puede ser la venta de mercanc"a efectuada con descargo a los registros de
inventarios perpetuos. ;n empleado o empleados de la organi-aci#n deern estar encargados
del control y registro de las contrapartidas contales de ingresos de ca0a.
3.- $e Deben "nstituir Controles para %segurar &ue se Cobren los $er'icios .
!l primer requerimiento es que el cliente pague por el ien o servicio que recii#. !n algunos
casos el control puede ser la tira de la mquina sumadora, una remisi#n sellada de pagado, un
oleto o tic<et, etc. sin el cual el cliente no puede reciir la mercanc"a o servicio. !sto se puede
complementar con la protecci#n f"sica sore la mercanc"a o restringir el acceso a las reas
donde el servicio es rendido, como por e0emplo las entradas a los cines. *nternamente el control
puede requerir la asignaci#n de responsailidades9 por e0emplo, la persona que vende los
oletos y la persona que los recie.
4.- $e debe (tilizar !asta Donde sea Posible un Control %dicional.
!n algunas situaciones la presencia del cliente puede servir para checar la acci#n del
empleado9 por e0emplo, asegurarse el cliente que sean correctas las cifras introducidas a la
ca0a registradora por la ca0era.
5.- Conciliar los "ngresos a Ca#a
.esde un punto de vista de control, el ms efectivo ser la conciliaci#n de los ingresos a ca0a
desde los diversos ngulos de la operaci#n. $dems, la conciliaci#n de los ingresos hace
posile la separaci#n de responsailidades entre las diferentes personas que intervienen en la
actividad. +viamente estos eneficios deen 0u-garse a la lu- de los servicios a clientes y a
otras partes involucradas.
.- Los "ngresos de Ca#a Deben $eparase de los Egresos
(recuentemente e5iste la presi#n de utili-ar parte de los ingresos reciidos para curir los
gastos normales. Ba0o circunstancias normales se dee evitar estas prcticas lo ms posile.
;n control efectivo y una clara contaili-aci#n se hacen posiles si el proceso de ingreso a ca0a
y el proceso de egresos se mane0a completamente por separado9 cuando cada uno es
controlado por diferentes mecanismos o personas.
!.- Los "ngresos a Ca#a Deben Permanecer "ntactos ) Depositarse de "nmediato .
*ntimamente relacionado al principio anterior est el de depositar, o transferir, el ingreso intacto
por el d"a o periodo espec"fico, y lo ms pronto posile9 por e0emplo, las recepciones del d"a
deen depositarse "ntegramente al cierre de las operaciones del d"a, o en la ma'ana del d"a
siguiente cuando las condiciones ancarias as" lo hagan posile. !sto es muy importante por
varias ra-ones9 la primera de todas es que un retraso en dep#sito es un gran riesgo y motivo de
tentaciones9 segundo, la revisi#n es uena en el momento y no despu%s de trascurrido el
tiempo9 tercero, es importante estar en condiciones de identificar un dep#sito particular por un
periodo dado de tiempo9 y finalmente, un ingreso no depositado es un activo que no est
contriuyendo a la me0or utili-aci#n posile de los recursos de la organi-aci#n.
".- Deben Contabilizarse %decuadamente *odas las Contrapartidas .
.esde que se fi0# la contaili-aci#n de los ingresos dee hacerse con una continuidad e5trema,
es importante que se contailice oportuna y adecuadamente tami%n aquellos ruros que se
presenten contrapartidas, como es el caso de cuentas por corar o cuentas por pagar.
#.- Los Registros Contables Deben $er Operados de manera "ndependiente.
4os registros que se estale-can para contaili-ar los ingresos a ca0a deen ser mantenidos
por personas independientes de la responsailidad de los liros contales principales. !stas
:ltimas personas no deen tener acceso a los registros au5iliares de tal forma que puedan
relevar de sus responsailidades a quienes mane0an %stos. !s conveniente que e5ista rotaci#n
de las personas que elaoran cheques para asegurar que el efectivo es mane0ado y
contaili-ado correctamente.
Volver al principio
Proceso de cuentas por cobrar
a + ,aturaleza del proceso de cuentas por cobrar
!l proceso de cuentas por corar cure cualquier tipo de acci#n de la organi-aci#n generado
por reclamaciones contra individuos o personas morales. !stos reclamos usualmente son
contra partes e5ternas de la organi-aci#n9 aun cuando en ocasiones pueden involucrar tami%n
a empleados y funcionarios. 4as reclamaciones surgen como consecuencia de la fase
intermedia o el supuesto para corar una cuenta o alg:n otro tipo de consideraci#n. =ientras
estas reclamaciones se pueden originar por una gran variedad de formas, la principal y de
primordial categor"a est relacionada con la venta de productos manufacturados o servicios por
la organi-aci#n.
!l proceso de cuentas por corar relativo a las ventas tiene un n:mero importante de
relaciones 7 4a primera es la inmediata necesidad de pol"ticas que curan el otorgamiento de
cr%dito y la susecuente administraci#n 8 7>?ui%n dee dar el cr%dito@, >1or qu% cantidades@,
>?u% tan agresiva dee ser la organi-aci#n para presionar en la susecuente recuperaci#n@8
7;n segundo tipo de consideraci#n tiene que ver con estas actividades de cuentas por corar
relacionadas con la satisfacci#n del cliente y una continua uena relaci#n, ya que la
organi-aci#n inevitalemente esta interesada en c#mo los clientes reaccionan a las
autori-aciones de cr%dito, facturaci#n y coran-a, por otro lado, la organi-aci#n est interesada
tami%n en lo que pueda aprender a trav%s de sus relaciones de cuentas por corar al ver
como los clientes reaccionan hacia sus productos y pol"ticas. A, finalmente, la organi-aci#n
tiene un inter%s espec"fico sore la eficiencia de las actividades de cuentas por corar y la
efectividad de su control.8
!l proceso relativo al grupo de $%&'(a) *+, $+b,a, cae asimismo dentro de (,&) -a)&): La
*,./&,a, tiene que ver con las condiciones que originan la e5istencia de una cuenta por corar.
La )&0%'1a fase cure la administraci#n de las cuentas por corar y la forma como fueron
creadas. A 2a (&,$&,a -a)& consiste en los mecanismos que hacen que la cuenta sea
finalmente recuperada. !l ob#eti'o en cada caso ser comprender el rango general de los
asuntos involucrados y la identificaci#n de los principales prolemas de control.
b) Creacin de las cuentas por cobrar
!n virtud de que las cuentas normalmente se originan por la venta de los productos de la
organi-aci#n o el rendimiento de determinada clase de servicio, el primer inter%s estar
enfocado hac"a el estalecimiento de una l"nea directa con esas uenas ases de origen9 as" el
o0etivo se enfocar hacia el elemento originador de la cuenta por corar y el correspondiente
soporte del emarque del producto o la e0ecuci#n del servicio9 al mismo tiempo es menester
asegurarse que todas las cuentas por corar han sido correctamente registradas. $mos
o0etivos pueden ser satidfechos cuando la creaci#n de la cuenta por corar est ligada
directamente con la condici#n de un inventario o con el registro de un servicio.
,onsecuentemente, se dee estalecer esta liga en un sentido espec"fico de procedimiento.
,omo prev"amente ya se ha hecho, menci#n tami%n, la generaci#n de la cuenta por corar
involucra inmediatamente la cuesti#n de si la organi-aci#n desea e5pedir un cr%dito requerido
por el cliente para poder curir su operaci#n. !sta determinaci#n generalmente puede quedar
uicada dentro de una pol"tica general de cr%dito e5pedida por la organi-aci#n, y ahora esta
pol"tica general dee ser aplicada a un cliente particular a la lu- de la situaci#n crediticia del
cliente y a la propia e5periencia con %l. ,uando esa aceptaci#n de cr%dito ha sido determinada,
se inicia la venta regular y el proceso de facturaci#n, y como parte de ese procedimiento se
prepara una factura que es cargada en la cuenta del cliente.
La) *,.'$.*a2&) $+').1&,a$.+'&) 1& $+'(,+2 a*2.$ab2&) a 2a $,&a$.3' 1& 2a $%&'(a *+,
$+b,a,4 )+' $+/+ ).0%&:
1.- Re'isin "ndependiente ) %pro'acin de Cr-dito. ,uando se recie un pedido se dee
otener la aproaci#n de cr%dito. !sta aproaci#n puede ser proporcionada por un
departamento o persona independiente dentro del marco de referencia estalecido por las
pol"ticas de la organi-aci#n apoyada en informaci#n adecuada acerca del cliente particular.
!sta :ltima informaci#n cure la posici#n financiera del cliente y su capacidad para adecuarse9
incluye tami%n la e5periencia de la organi-aci#n con el cliente y su actual posici#n de cartera.
4a aprovaci#n misma es hecha por individuos propiamente autori-ados, dependiendo del
monto involucrado en la operaci#n.
2.-Determinacin de la Disponibilidad del Producto. )odas las partidas ordenadas por el
cliente pueden no estar disponiles para emarques en ese momento, y consecuentemente no
deen ser incluidas en la factura. 4as mercanc"as disponiles deen ser identificadas y
empacadas adecuadamente. +tras partidas que no est%n disponiles deen ser cuiertas por
procedimientos denominados ac< order 7 pendientes de env"o 8, para un posterior empaque.
3.- %utorizacin de Precios ) *-rminos. 4os precios y t%rminos de la operaci#n deen estar
estandari-ados completamente para todos los clientes. &in emargo, en algunos casos %stos
pueden variar dependiendo de los grupos de clientes y las diferentes cantidades que se puedan
vender a ellos. 1ara efectos de facturaci#n, los precios y t%rminos aplicales deen ser
proporcionados con ase a las pol"ticas estalecidas por la organi-aci#n. 4a interpretaci#n de
desviaciones especiales deen ser adicionalmente aproadas por personas deidamente
facultadas.
4.- Papeler/a 0ulticopia para Propsitos Espec/ficos. 4as facturas necesitan ser preparadas
con suficiente n:mero de copias que contengan informaci#n id%ntica para ser usadas en otros
prop#sitos operacionales. .e esta manera, una de las copias autori-a el emarque, otra va al
cliente, otra es usada para la copilaci#n de estad"stica de ventas y otra ms es enviada al
departamento de cuentas por corar para su registro. &e deen estalecer controles que,
curan el total de las facturas por un periodo de tiempo dado, usualmente por un d"a de
actividades.
$) %dministracin de las Cuentas por Cobrar
4a fase de administraci#n del proceso de cuentas por corar empie-a desde la generaci#n de
la cuenta, para su mane0o y control propio, y concluye en el momento que es pagada o
liquidada. 4as principales consideraciones de control durante esta nueva fase incluyen:
5.- Control "ndependiente de los Registros de Cuentas por Cobrar. 4os registros actuales
de cuentas por corar en algunos casos pueden ser mantenidos manualmente9 en grandes
instalaciones sern mane0adas por un computador. 4os principios fundamentales en todos los
casos son que estos registros sean mantenidos en forma independiente y no su0etos al acceso
de terceras partes, especialmente por aquellos que puedan tener acceso a la ca0a o a los
clientes mismos. !n todos los casos tami%n deern tenerse cuentas de control, y, en lo
posile, cuentas de sucontrol, que est%n soportadas por cuentas individuales perfectamente
detalladas.
2.- Registro ) Control. ,ualquier cargo a ancos u otra cuenta miscelnea que ocasione una
contrapartida crediticia a las cuentas por corar dee ser registrada sore ase diaria con
o0eto de contar con informaci#n actuali-ada disponile para servir a las diversas nesecidades
operacionales de la organi-aci#n. &imultneamente, se dee tener la certe-a de que estas
cuentas por corar estn correctas mediante las conciliaciones peri#dicas entre estos registros
au5iliares contra las cuentas mayor control.
3.- Oportuno ) %decuado $istema de Reporte. $dicionalmente a la informaci#n que se dee
suministrar sore ase diaria, dee haer un sistema peri#dico que reporte los saldos
corrientes con su corresppondiente anlisis de detalle. !ste anlisis mostrar las porciones o
partidas de la cuenta por corar que no han sido pagadas en diversos periodos de tiempo9 por
e0emplo saldo actual, vencido un mes, vencido dos meses, vencido tres meses, vencido ms de
tres meses, etc. !ste anlisis es una importante ase para administrar el esfuer-o de la
recuperaci#n de cartera.
1.- En'/o de Estados de Cuenta de Clientes en 2orma Directa e "dependiente. ;n elementp
sico, desde un punto de vista de control, consiste en enviar estados de cuenta a los clientes9
este env"o deer ser directo e independiente9 es decir sin que haya alguna oportunidad de
alteraci#n o modificaci#n o e5trav"o por alg:n elemento de la organi-aci#n. !ste procedimiento
hace posile un chequeo cru-ado con el principal involucrado en la cuenta, o sea el cliente,
adems es un importante mecanismo que sirve para acelerar coros retrasados.
1) Disponibilidad de las Cuentas por Cobrar 4as cuentas por corar representan un activo
reclamale a las partes involucradas9 consecuentemente, es muy importante que esta
recuperaci#n no pueda ser revelada si no es mediante un procedimiento autori-ado.
!5isten $%a(,+ *,+$&1./.&'(+) *a,a a$,&1.(a, %'a $%&'(a *+, $+b,a,, los cuales en seguida
se refieren 0unto con las principales consideraciones de control:
1.- Cobranza. 4a coran-a que se recie de los clientes sirve para liquidar una cuenta por
corar previamente generada. 4as cuentas de control 7 cuentas de mayor8 recien las
concentraciones para efectuar los correspondientes registros sumari-ados. $qu" se presenta el
prolema previamente discutido de lograr un adecuado control sore los ingresos a ca0a, en el
que se dee comtemplar tami%n las rea0as y descuentos otorgados.
3.- De'olucin de 0ercanc/a. ,uando los productos vendidos son regresados por diversas
ra-ones, se tiene que revertir la operaci#n original de venta. !l segundo, consiste en que la
recepci#n f"sica se haga efectiva y la mercanc"a se recia en uenas condiciones. (inalmente,
es menester asegurarse que el importe a acreditar sea por una cantidad correcta. !stos tres
pasos cuando estn adecuadamente documentados proveen las ases para acreditar una
devoluci#n de mercanc"a.
4.- %#ustes ) Descuentos. !l esfuer-o de control se dee apuntar con mayor eficacia cuando
e5isten pol"ticas especiales de descuentos o cierto tipo de acreditamiento a alg:n cliente
particular, esto puede presentarse en ventas por volumen, por la venta de un tipo particular de
productos al consumidor o por a0ustes ocasionados por deficiencias en los productos. ,uando
los descuentos estn emanados de alg:n modo espec"fico el control se centrar en la
confirmaci#n de las ases de este arreglo9 sin emargo, en muchos casos, la autenticidad del
cr%dito est apoyada en factores de 0uicio que son evaluados por el e0ecutivo que apro# el
cr%dito, dentro de los l"mites de su propia autoridad.
1.- Cancelacin de Cuentas 0alas. ,on cierta frecuencia es normal que haya clientes que
fallen en el cumplimiento de sus oligaciones ya que aunque se aplique todo esfuer-o de coro
puede haer situaciones de quiera, desaparici#n del deudor, u otras causas que no de0en ms
alternativa que la cancelaci#n de la cuenta. ;sualmente se deen hacer provisiones de tipo
contale que sirvan para la creaci#n de una reserva para cuentas malas o incorales contra la
que se pueda cargar cualquier cancelaci#n de esta naturale-a. !l inter%s espec"fico de control
en este punto, es que cualquier cancelaci#n dee ser propiamente autori-ada por un
funcionamiento de alto nivel de la organi-aci#n. !l siguiente inter%s consiste en mantener un
control sore esas cuentas canceladas para evitar que %stas sean coradas y no reportarlas a
la organi-aci#n, o ien estar atentos a cualquier proailidad de recuperaci#n.
&) Pol/ticas %dministrati'as de las Cuentas por Cobrar
Baiendo considerado el marco de referencia operacional del proceso de cuentas por corar,
se requiere ahora anali-ar cuidadosamente varias pol"ticas clave relacionadas con el mane0o
de las mismas cuentas por corar.
5.- Otorgamiento de L/neas o ,i'eles de Cr-dito. ;na cuesti#n de pol"tica es qu% tan lieral
dee ser una organi-aci#n para otorgar cr%dito. !s claro que en situaciones de cr%ditos
restringidos disminuye la posiilidad de p%rdidas por cuentas malas. 1ero el 0uicio de cules
sern las pol"ticas de cr%dito que sirvan me0or a los intereses de la organio-aci#n no se
determinen ah", ya que las ventas causadas por pol"ticas de cr%dito ms lierales dan origen a
ventas adicionales que de otra manera no se huiera efectuado9 y estas ventas puedan dar
origen a utilidades e5tras, y pudiera ser que esta situaci#n sea ms eneficiosa y de provecho
para la organi-aci#n en virtud de que gran volumen de ventas puede generar reducci#n de
costos de producci#n en lo referente a la asorci#n de costos fi0os. !n resumen toda situaci#n
deer ser e5aminada en gran detalle antes de llegar a una decisi#n final.
2.- "mpacto de las Relaciones con los Clientes en el Proceso de Cuentas por Cobrar. ;n
aspecto muy importante es el proceso de las cuentas por corar inevitalente involucra
relaciones con los clientes.
1or lo anterior, se necesita mane0ar estas relaciones entre los clientes de la me0or manera para
evitar cualquier s"ntoma de irritaci#n y tendiendo a construir una relaci#n positiva con ellos.
!0emplos de estos contactos pueden ser la aplicaci#n de las l"neas de cr%dito, claridad en las
facturaciones, procesamiento de acreditamiento de a0ustes, y los diversos aspectos de
coran-a. ;na eficiencia interna y la cortes"a y ra-onale cooperaci#n hacia el cliente.
,on mucha frecuencia los clientes estn insatisfechos deido a muchas y variadas causas
7 que en ocasiones son completamente independientes al proceso de cuentas porcorar 8,
mismas que se pueden pulir a trav%s de los contactos de cuentas por corar, ya que este
personal tiene la oportunidad de ser un canal de soluci#n de los prolemas que el cliente tenga
con otro personal de la entidad.
Volver al principio
Proceso de otras cuentas por cobrar
$un cuando las actividades regulares de ventas de la organi-aci#n proveen las principales
fuentes de cuentas por corar, e5isten otras actividades, que originan ciertos tipos especiales
de coran-a. *lustrativo de estas son las siguientes:
5.- %nticipos a Empleados. 4a venta de productos o servicios que presta la organi-aci#n
normalmente deen ser incluidos en las cuentas por corar a clientes9 adems, e5iste cierta
clase de anticipos u otros de naturale-a similar, como son anticipos para gastos de via0e,
anticipos para fines especiales de negocios o pr%stamos a t"tulo personal a los empleados.
!ste :ltimo tipo de coran-a est garanti-ada por los sueldos y salarios de los que recien el
anticipo y sore lo que se deer e0ercer un estricto control, estos anticipos deern estar
regulados por pol"ticas perfectamente definidas y aquellos casos especiales tendrn que ser
autori-ados directamente por funcionarios de alto nivel en la organi-aci#n.
2.- Depsitos con *erceros. !n muchas ocasiones se requiere efectuar dep#sitos con
terceros para garanti-ar un servicio u otras ra-ones. !stos dep#sitos deen ser de naturale-a
temporal, o pueden ser tan permanentes como el servicio a prestar lo requiera. !n este punto
es muy importante que su registro controle la %poca de recuperaci#n del dep#sito.
3.- Reclamaciones. !n las relaciones con los proveedores, transportistas o cualquier otro
grupo de servicio se pueden originar reclamaciones que deen de ser registradas y pasadas a
un control que est% al pendiente de su reemolso. 4as reclamaciones por concepto de seguros
son otras cuentas de naturale-a similar a este grupo. !n ocasiones se plantea la alternativa de
si registrar o no estas reclamaciones9 definitivamente el me0or control se encontrar en el
registro de estas cuentas por corar.
4.- %cumulacin de "ngresos. ;n tipo muy especial de cuenta por corar se origina cuando
los ingresos se capitali-an antes de que puedan ser corales. !l o0etivo aqu", en un sentido
operacional, es reconocer los ingresos en los periodos a que realmente correspondan con
o0eto de tener o0etividad en la evaluaci#n de los resultados de operaci#n. )"pico de este caso
son las cuentas por corar por ventas en aonos.
Volver al principio
Proceso de documentos por cobrar
!n algunas situaciones suele ser prctico para una organi-aci#n particular el diferir la
recuperaci#n de la cuenta por corar originada por la venta de sus productos o servicios9 en
tales casos, las operaciones que se realicen deern especificar claramente las %pocas de
pago. Bar casos en que %stas se garanticen mediante un documento por corar. &in
emargo, los documentos por corar originan tami%n prolemas de recuperaci#n cuando se
me-clan con las cuentas por corar regulares9 tami%n se presentan circunstancias especiales
cuando la cuenta por corar regular no es liquidada de acuerdo al plan original, y es aqu"
cuando la organi-aci#n desea otener un reconocimiento ms preciso de su coran-a cuando
%sta se encuentra respaldada por un documento. .ee considerarse tami%n la posiilidad de
cargar intereses en estos documentos.
!n todas las situaciones planteadas, las circunstancias ayudarn a definir el mane0o de la
cuenta por corar9 si se documenta o no. ,uando la cuenta se documenta se presenta la
necesidad de monitorear esta coran-a en la fecha espec"fica, incluyendo los intereses
correspondientes, cuando proceden. 4os documentos por corar tienen el prolema adicional
relativo a su custod"a, ya que cada documento es aut#nomo en s" mismo. +tro prolema se
presenta en la circunstancia de que como en ocasiones es poco com:n el documentar una
cuenta, la costumre hace que este papel se mene0e en forma similar a una cuenta corriente.
1ara curir todas las eventualidades planteadas, se requiere estalecer procedimientos
espec"ficos que aseguren la revisi#n peri#dica y la estandari-aci#n de acciones.
Volver al principio
Objetivos especficos de control interno del ciclo de
ingresos
OB6ETIVOS:
1ara efectos del ciclo de ingresos se han identificado 2C o0etivos espec"ficos de control
interno, los cuales han sido clasificados en cuatro clases como sigue:
a) OB6ETIVOS DE AUTORI7ACIN
4os o0etivos de $utori-aci#n tratan de todos aquellos controles que deen estalecerse para
asegurarse de que estn cumpliendo las pol"ticas y criterios estalecidos por la administraci#n
y que %stos son adecuados. !stos o0etivos para el ciclo de ingresos son:
C.D 4os clientes deen autori-arse de acuerdo con pol"ticas estalecidas por la administraci#n.
2.D !l precio y condiciones de las mercanc"as y servicios que han de proporcionarse a los
clientes deen de autori-arse de acuerdo con pol"ticas adecuadas estalecidas por la
administraci#n.
E.D 4as distriuciones de cuentas y los a0ustes a los ingresos, costo de ventas, gasto de ventas
y cuentas de clientes, deen de autori-arse de acuerdo con pol"ticas adecuadas estalecidas
por la administraci#n.
F.D 4os procedimientos del proceso del ciclo de ingresos deen estar de acuerdo con pol"ticas
adecuadas estalecidas por la administraci#n.
b) OB6ETIVOS DE PROCESAMIENTO Y CLASIFICACIN DE TRANSACCIONES.
!stos o0etivos tratan de todos aquellos controles que deen estalecerse para asegurarse del
correcto reconocimiento, procesamiento, clasificaci#n, registro e informe de las transacciones
ocurridas en una empresa, as" como los a0ustes a %stas. !stos o0etivos para el ciclo de
ingresos son:
&#lo deen aproarse aquellos pedidos de clientes por mercanc"as o servicios que se
a0usten a pol"ticas adecuadas estalecidas por la administraci#n.
.ee requerirse de una solicitud o pedido aproado antes de proporcionar mercanc"as
o servicios.
,ada pedido autori-ado dee emarcarse correcta y oportunamente
)odos y :nicamente los emarques efectuados y los servicios prestados deen
producir facturaci#n.
4as facturas deen preparase correcta y adecuadamente.
.ee controlarse el efectivo corado desde su recepci#n, hasta su d%posito.
4as facturas deen clasificarse, concentrarse e informarse correcta y oportunamente.
4os costos de las mercacias y servicios vendidos, as" como los gastos relativos a las
ventas deen clasificarse, concentrarse e informarse correcta y oportunamente.
4a informaci#n del efectivo dee clasificarse, concentrarse e informarse correcta y
oportunamente.
4os a0ustes a los ingresos, costos de ventas, gastos de ventas y cuentas de clientes
denen clasificarse, concentrarse e informarse correcta y oportunamente
4as facturas, coros y los a0ustes relativos deen aplicarse con e5actitud a las cuentas
apropiadas de cada cliente.
!n cada periodo contale deen prepararse asientos contales para facturaciones,
costos de mercanc"as y servicios vendidos, gastos relativos a las ventas, efectivo
reciido y a0ustes relativos.
4os asientos contales del ciclo de ingresos deen resumir y clasificar las
transacciones de acuerdo con las pol"ticas estalecidas por la gerencia.
4a informaci#n para determinar ases de impuestos derivada de las actividades de
ingreso dee producirse correcta y oportunamente.
$) OB6ETIVOS DE VERIFICACIN Y EVALUACIN.
!stos o0etivos tratan de aquellos controles relativos a la verificaci#n y evaluaci#n peri#dica de
los saldos que se informan, as" como de la integridad de los sistemas de procesamiento. !ste
o0etivo para el ciclo de ingresos es:
.een verificarse y evaluarse en forma peri#dica los saldos de cuentas por corar y
las transacciones relativas.
1) OB6ETIVOS DE SALVAGUARDA FISICA.
!stos o0etivos tratan de aquellos controles relativos al acceso a los activos, registros, formas
importantes, lugares de proceso y procedimientos de proceso. !stos o0etivos para el ciclo de
ingresos son:
!l acceso al efectivo reciido dee permitirse :nicamente de acuerdo con controles
adecuados estalecidos por la gerencia hasta que se transfiera dicho control al ciclo de
tesorer"a.
!l acceso a los registros de emarque, facturaci#n, coran-a y cuentas por corar, as"
como las formas importantes, lugares y procedimientos de proceso dee permitirse
:nicamente de acuerdo con pol"ticas adecuadas estalecidas por la gerencia.
Volver al principio
Identificacin de objetivos con los riesgos de no
cumplimiento
;na ve- identificado los o0etivos de control interno para el ciclo de ingresos, es necesario
identificar qu% t%cnicas de control interno utili-a la empresa para lograr dichos o0etivos, y el
riesgo que e5iste si dichas t%cnicas no logran o logran parcialmente estos o0etivos.
4o anterior como se menciona en la G =etodolog"a para el estudio y evaluaci#n del control
internoG, tiene como o0etivo determinar la naturale-a, el alcance y oportunidad de las prueas
de auditor"a que se va a llevar a cao el auditor.
/amos a mostrar los e0emplo de t%cnicas de control interno que ms adelante se mencionan
incluyen en muchos casos, t%cnicas de control que pueden utili-ar las empresas cuando %stas
cuentan con un sistema de proceso electr#nico de datos 71!.8. !stos e0emplos se han
proporcionado ya que dada la importancia que tienen actualmente los sistemas de 1!. en las
empresas, el auditor se ve oligado a evaluar t%cnicas de control interno espec"ficas de los
mismos, por lo que considerariamos que el proporcionar e0emplos de este tipo de t%cnicas
puede ser de gran ayuda en el estudio y evaluaci#n del control interno en un amiente de 1!..
OB6ETIVOS DE AUTORI7ACIN
Ob8&(.9+ 5:G 4os clientes deen autori-arse de acuerdo con pol"ticas adecuadas estalecidas
por la administraci#nG.
!ntre los criterios de selecci#n de clientes que utili-an las empresas, %stas deen de
especificar estndares para los clientes potenciales respecto a asuntos tales como los
siguientes:
&ituaci#n financiera y estailidad econ#mica
6eputaci#n
Bistoria anterior y antecedentes de cr%dito
6estricciones legales 7 e0emplos : limitaciones para efectuar, e5portaciones, control de
precios etc.8
4as pol"ticas que tenga la empresa en relaci#n con transacciones que se celeren con
compa'"as afiliadas, conflictos de intereses,etc.
E8&/*2+) 1& (:$'.$a) *a,a 2+0,a, &2 +b8&(.9+ 5:
1ol"ticas por escrito para la selecci#n de clientes y aproaci#n de cr%dito.
Bases de datos como: listas de clientes aproadas o archivo maestro de clientes.
1rocedimientos espec"ficos para a'adir, camiar o eliminar datos de las ases de
datos.
)%cnicas para proar la confiailidad de las ases de datos.
!specificar que los camios en archivos sean aproados por escrito por personal
autori-ado.
;so de formas estndar prenumeradas para documentar los camios a las ases de
datos, controles f"sicos sore el acceso a dichas formas y conciliaci#n de las formas
usadas con los camios realmente efectuados.
6evisi#n y aproaci#n por personal autori-ado de los informes de camios a las ases
de datos.
/erificar peri#dicamente que los clientes registrados en las ases de datos sean los
autori-ados y se apeguen a los criterios de selecci#n aproados por la administraci#n9
por una persona independiente del proceso.
1rueas peri#dicas por parte de auditor"a interna de los archivos 7 verificaci#n de
cr%dito, confirmaciones, etc.8
E' %' /&1.+ 1& PED:
4a revisi#n peri#dica de que los camios a las ases de dostas se hicieron
correctamente.
,onciliaci#n de las cifras control con los registros del computador.
4imitaci#n de acceso a la informaci#n contenida en las ases de datos.
;so de los d"gitos de verificaci#n sore los c#digos de los clientes para el
mantenimiento de los archivos.
,omproaci#n de valide- de datos importantes 7 n:mero del cliente, l"mite de cr%dito8.
E8&/*2+) 1& ,.&)0+) ). '+ )& 2+0,a &2 +b8&(.9+ 5:
1ueden efectuarse emarques a clientes no autori-ados, lo cual podr"a resultar en
posiles cuentas incorales.
1ueden efectuarse ventas a personas o empresas con las que e5ista conflilcto de
interses sin el conocimiento de la gerencia.
Ob8&(.9+ 2:G !l precio y condiciones de las mercancias y servicios que han de proporcionarse a
los clientes deen de autori-arse de acuerdo con pol"ticas adecuadas estalecidas por la
administraci#nG.
4as pol"ticas para fi0ar precios y condiciones de las mercancias y servicios ofrecidos por la
empresa pueden espec"ficar lo siguiente:
=%todos a utili-ar para estalecer los precios de venta 7 costo ms un H de margen,
competencia, compras para fi0ar precios a niveles est"pulados, negociaci#n, etc.8
=%todos a utili-ar por la empresa para comunicar a los clientes potenciales sus precios
de venta 7 catlogos de precios, etiquetas de precios, etc8
,ondiciones para la venta que puede ofrecer la empresa tales como:
a8 1untos y fechas de entrega, puntos 4.$.B., etc.
8 ,ondiciones de cr%dito y pago
c8 !specificaciones de ingenier"a y de calidad
E8&/*2+) 1& (:$'.$a) *a,a 2+0,a, &2 +b8&(.9+ 2:
1ol"ticas por escrito donde se e5pongan claramente los criterios a este respecto.
$rchivos de precios de venta autori-ados, condiciones para descuentos y emarques,
etc.
1rocedimientos estalecidos para a'adir, camiar o eliminar datos de las ases de
datos.
!n el o0etivo C se muestran e0emplos de t%cnicas que pueden usarse para proteger la
confiailidad de las ases de datos9 las siguientes t%cnicas adicionales pueden usarse
tami%n con respecto a los archivos maestros que se identificaron en el inciso anterior:
,onciliaci#n de los controles totales de comproaci#n sore precios de venta en
archivos maestros asados en el computador, con los registros de control preparados a
mano o con el computador.
,omparaciones peri#dicas de precios marcados en las mercanc"as y catlogos, con el
archivo maestro para estalecer precios.
6evisi#n peri#dica de la informaci#n contenida en archivos maestros de precios por
personal autori-ado de producci#n y ventas.
,onciliaci#n peri#dica del n:mero de productos activos en el archivo maestro de
precios y los registros de contailidad de costos.
4istas de precios aproadas
!specificaciones de ingenier"a y control de calidad.
,ondiciones aproadas por escrito para el otorgamiento de cr%dito, entrega y pago.
,omparaci#n peri#dica por parte de personal independiente, de las condiciones
autori-adas con las que aparecen en las facturas de venta.
1ol"ticas escritas relativas a las garant"as ofrecidas y revisi#n peri#dica de las
transacciones relacionadas con dichas garant"as, para verificar si %stas se llevaron a
cao de conformidad con dichas pol"ticas.
1rocedimientos relativos a la revisi#n y aproaci#n de los contratos de venta antes de
que %stos se formalicen.
1rocedimientos para revisar y aproar las #rdenes para surtir productos o prestar
servicios que se a0usten a los deseos del cliente.
E8&/*2+) 1& ,.&)0+) ). '+ )& 2+0,a &2 +b8&(.9+ 2:
1ueden aceptarse pedidos de clientes a precios no autori-ados y condiciones
inaceptales para la gerencia.
1ueden aceptarse pedidos para productos y servicios con estndares de calidad que la
empresa no pueda cumplir.
1ueden efectuarse entregas de mercanc"as 4.$.B. destino sin haerse considerado los
costos de entrega en los precios de venta.
Ob8&(.9+ 3: G 4as distriuciones de cuentas y los a0ustes a los ingresos, costo de ventas,
gastos de venta y cuanta de clientes, deen de autori-arse de acuerdo a pol"ticas adecuadas
estalecidas por la administraci#n G.
,omo e0emplos de los a0ustes antes mencionados tenemos los siguientes:
,orrecci#n de facturaciones
,ancelaci#n de cuentas incorales
(acturaci#nes especiales 7 e0emplos: facturas preparadas a mano en un sistema de
1!. 8.
$plicaciones o reversiones de cargos por servicios o financiamento.
Bonificaciones especiales.
6ea0as por volumen de compras
=ercanc"a devuelta
,orrecci#n de errores de procesamiento
.escuentos de pronto pago
,orrecciones de comisiones
E8&/*2+) 1& (:$'.$a) *a,a 2+0,a, &2 +b8&(.9+ 3:
!5posiciones claras de los criterios y pol"ticas de la empresa relativas a las
devoluciones y rea0as sore ventas, aproaci#n de notas de cr%dito, cancelaci#n de
cuentas incorales y autori-aci#n del pago de saldos acreedores de clientes.
;so y aproaci#n de formas prenumeradas estndar para llevar a cao los a0ustes.
*nvestigaci#n de a0ustes que e5cedan una cantidad predeterminada.
*nformes regulares y anlisis peri#dicos de las tendencias en las cantidades y tipos de
a0ustes.
$utori-aci#n espec"fica de a0ustes cuando %stos no se a0ustan a las pol"ticas
estalecidas por escrito.
E' %' a/b.&'(& PED:
,onciliaci#n de los totales manuales de los a0ustes aproados con los totales de los
informes de a0ustes preparados con los totales de los informes de a0ustes preparados
por el computador.
;so de las contrase'as en las terminales para limitar el acceso a los archivos de la
computadora.
,omproaci#n de valide- sore los campos de datos importantes y comproaciones de
l"mites en cuanto a importes o cantidades delos a0ustes preparados.
6utinas del computador para generar onificaciones por volumen y calcular o
comproar descuentos por pronto pago tomados por los clientes.
6evisi#n por funcionario de los descuentos por pronto pago concedidos al reciir las
remesas de pago de clientes.
$proaci#n de los cr%ditos a las cuentas de clientes que no sean por concepto de
coran-a, por un e0ecutivo independiente al mane0o y control de dichas cuentas.
E8&/*2+) 1& ,.&)0+) ). '+ )& 2+0,a &2 +b8&(.9+ 3:
4as cuentas por corar a clientes y las cuentas cone5as pueden presentarse
incorrectamente como consecuencia de a0ustes o clasificaciones incorrectas.
1ueden aproarse a0ustes que no son aceptales para la gerencia.
1ueden cancelarse indeidamente cuentas de clientes que s" son corales.
1ueden mane0arse con negligencia y registrarse incorrectamente la mercanc"a
devuelta.
Ob8&(.9+ 4: G .een de estalecerse y mantenerse procedimientos de proceso del ciclo de
ingresos de acuerdo con pol"ticas adecuadas estalecidas por la administraci#n G.
!0emplos de t%cnicas para lograr el o0etivo F:
,laras e5posiciones de los procedimientos a trav%s de:
=anuales de pol"ticas
1rocesamiento
6utinas de entrenamiento
6equisitos de supervici#n, y
.ocumentaci#n de sistemas y programas
/erificaci#n peri#dica de las aproaciones que se requieren para transferir
responsailidades, camios en las formas, camios en los sistemas de archivo, etc.
!stndares aproados para el desarrollo de sistemas manuales o de 1!. incluyendo
estndares de programaci#n y documentaci#n.
E' %' a/b.&'(& PED:
/erificaci#n peri#dica de las aproaciones requeridas por la gerencia y usuarios para:
a8 3uevos sistemas y procedimientos, y
8 ,amios en sistemas, procedimientos y programas.
/erificaci#n peri#dica de las prueas, aproaciones y documentaci#n de los camios a
la l#gica programada.
,omparaci#nperi#dica de los procedimientos reales de procedimiento con la
documentaci#n y la autori-aci#n respectiva.
1rueas peri#dicas de ra-onailidad que comparten los resultados del procesamiento
con resultados calculados de antemano.
$cceso restringido a las reas de procesamiento, a la l#gica programada y a la
documentaci#n de la misma.
&egregaci#n de deeres entre los operadores del computador y los programadores.
1rocedimientos documentados y pol"ticas oligatorias de las prueas q ue deen
efectuarse de los programas y de los sistemas.
1rocedimientos que requieren que todos los camios y los programas del computador
sean autori-ados, revisados y aproados por el gerente de procesamiento de 1!. y el
0efe del departamento usuario.
&istemas de programa del computador que limitan el acceso a los programas
:nicamente a personas autori-adas y que registren e informen todos los camios a los
programas a una persona independiente de la que efect:a el camio, adems de a
%sta.
6evisi#n peri#dica de los nuevos sistemas y de los camios a los programas.
E8&/*2+) 1& ,.&)0+) ). '+ )& 2+0,a &2 +b8&(.9+ 4:
1ueden e5istir reorgani-aciones y camios en las asignaciones del personal o de los
departamentos que originen se redu-ca la segregaci#n de funciones.
1ueden llevarse a la prctica procedimientos que nulifiquen las t%cnicas de control
interno estalecidas 7 como e0emplo: pueden pasarse por alto las verificaciones del
cr%dito en pedidos de clientes, aumentando con ello el riesgo de cuentas incorales 8.
$proaci#n de funcionario autori-ado para cada una de las clases de transacciones.
.esignaci#n por parte de la administraci#n o conse0o de administraci#n de aquellas
personas que puedan firmar ciertos documentos a nomre de la empresa.
,omparaci#n de los detalles importantes de cada pedido que se recie con los criterios
estalecidos por la gerencia. !sta comparaci#n puede hacerse manualmente o con
t%cnicas de validaci#n del computador, por e0emplo:
,omparaci#n de pedidos de clientes con los archivos maestros de clientes, precios de
venta autori-ados, condiciones para descuento y emarque, etc.
/erficaci#n del cr%dito asado en el historia<l de pagos y del saldo de la cuenta del
cliente.
1reparaci#n de informes por e5cepci#n de todos los pedidos reciidos durante un
periodo.
$proaci#n de los pedidos de venta en cuanto a precios, condiciones y cr%dito
otorgados por empleados que no sean vendedores o las personas que preparan los
pedidos de ventas.
."gitos de verificaci#n sore el c#digo de los clientes.
/erificaci#n de los detalles esenciales en los pedidos 7 e0emplos: clave del producto,
precios, cantidades y c#digo de la cuenta del cliente8.
4imitaci#n del acceso a los archivos o datos de pedidos, ya sean manuales o asados
en el computador.
*nformes por e5epci#n de los pedidos que no son aceptados.
E8&/*2+) 1& ,.&)0+) ). '+ )& 2+0,a &2 +b8&(.9+ 5:
4os riesgos sicos de no lograr el o0etivo I, son los mismos de no lograr los o0etivos
C y 2 mencionados anteriormente.
Ob8&(.9+ : G .ee requerirse de una solicitud o pedido aproado antes de proporcionar
mercanc"as o serviciosG.
Ob8&(.9+ !: G ,ada pedido autori-ado dee emarcarse correcta y oportunamente.
4os o0etivos J y K estn "ntimamente relacionados entre s" y por lo tanto, los riesgos, si no se
logran los o0etivos, son iguales para los mismos.
E8&/*2+) 1& (:$'.$a) *a,a 2+0,a, &2 +b8&(.9+ :
$cceso limitado a las mercanc"as que se tienen para la venta
1reparaci#n de #rdenes de emarque o entrega prenumerados, por una persona
independiente de la funci#n de emarque.
$utori-aci#n adecuada de las #rdenes de emarque
1ol"ticas y procedimientos por escrito que definan qu% documentos se requieren para
despachar emarques.
$cceso limitado a las formas de #rdenes de empaque, de conocimientos de emarque,
y otras formas importantes.
!stalecer reas espec"ficas de empaque.
&upervici#n minuciosa de las actividades de emarque.
E8&/*2+) 1& (:$'.$a) *a,a 2+0,a, &2 +b8&(.9+ !:
1ol"ticas y procedimientos documentados para progamar los emarques.
1rocedimientos para informar e investigar oportunamente las mercanc"as no
emarcadas.
,omparaci#n del n:mero y los totales de las mercanc"as emarcadas seg:n la orden
de emarque contra las mercanc"as que aparecen en los conocimientos de emarque.
/erificaci#n independiente de la mercanc"a emarcada por el transportador de la
misma.
.oles conteos de los emarques.
&istema de computadora para preparar simultneamente la orden de emarque, el
conocimiento de emarque y la factura de venta asado en la :squeda 7 mediante el
uso de sus rutinas fechadoras8 del archivo de pedidos pendientes.
&upervici#n y programaci#n del personal que e0ecuta los servicios deemarque.
E8&/*2+) 1& ,.&)0+) ). '+ )& 2+0,a' 2+) +b8&(.9+) ; !:
1ueden emarcarse mercanc"as o prestarse servicios a qui%n no corresponde.
1ueden emarcarse mercanc"as o prestarse servicios equivocados o ien puede
emarcarse o prestarse una cantidad equivocada de mercanc"as o servicios.
4as mercanc"as pueden emarcarse muy pronto o muy tarde e igual podr"a pasar con
los servicios prestados.
1ueden emarcarse mercanc"as o prestarse servicios a clientes que se han e5cedido
en sus respectivos l"mites de cr%dito.
1ueden asorerse costos de emarque que deieron haer sido facturados.
Ob8&(.9+ ": G )odos y :nicamente los emarques efectuados y los servicios prestados deen
producir facturaci#n G.
4as t%cnicas de control y los riesgos de no cumplimiento del o0etivo, estn orientados hacia
situaciones en que el requerimiento del ingreso est iniciado por una facturaci#n. &in emargo,
en algunos casos la facturaci#n no produce necesariamente el reconocimiento de un ingreso,
como e0emplos tenemos aquellos en que una empresa factura segun el proceso prestado,
facturaciones por horarios anticipados, facturaciones contingentes a la aceptaci#n de hechos
futuros, emarques a un consignatario, etc. ,ualquiera de estos e0emplos, representan hechos
que pueden procesarse y controlarse a pesar de que se difiere el reconocimiento del ingreso.
E8&/*2+) 1& (:$'.$a) *a,a 2+0,a, &2 +b8&(.9+ ":
,onocimientos de emarque y #rdenes de emarque prenumerados y controlados de
tal forma que posteriormente se pueda comproar que los mismos se facturaron.
1roporcionar simultneamente los datos de emarque o entrega a una funci#n de
facturaci#n y registro de inventarios.
!stalecer requisitos de aproaciones espec"ficas para efectuar facturaciones de
mercanc"as sin costo tales como promociones, muestras, garant"as, consignaciones,
etc.
,onteos de control y conciliaciones posteriores de:
3:mero de #rdenes de partidas contenidas en cada orden y los n:meros de partidas
facturadas posteriormente.
*mporte de las #rdenes con los importes facturados posteriormente.
)otales de comproaci#n de cantidades y n:meros de las pie-as emarcadas o de las
horas utili-adas con totales seme0antes a las partidas facturadas.
1rocedimientos para informar e investigar en forma oportuna los emarques no
facturados y las facturaciones no emarcadas.
*nformes peri#dicos de los atrasos en el surtido de pedidos.
1ol"ticas y procedimientos por escrito que definan los documentos que se requieren
para despachar los emarques.
,omparaci#n y conciliaci#n en un caso, de las cantidades que salen de inventario
seg:n se muestra en los registros permanentes, con las cantidades facturadas.
*nvestigaci#n rpida y anlisis peri#dico de las que0as que se recian de los clientes.
&eparaci#n de funciones entre el personal que recia las que0as de clientes y el que las
anali-a e investiga.
*nventarios fisicos peri#dicos.
E' %' A/b.&'(& PED:
,omproaciones de valide- de campos de informaci#n 7 e0emplos: cantidad
emarcada, clave del producto, n:mero del cliente y n:mero del pedido8.
,ontrol por lotes para cerciorarse de que todos los emarques fueron registrados en
los archivos maestros o contaili-ados en alguna otra forma.
1rogramas en computadora que preparan automticamente facturas de venta asadas
en un archivo de emarques despachados, as" como procedimientos que controlen
este proceso, comparando los totales de cantidades emarcadas con las facturas y que
produ-can informes por e5cepci#n de los art"culos emarcados pero no facturados.
E8&/*2+) 1& ,.&)0+) ). '+ )& 2+0,a &2 +b8&(.9+ ":
1ueden emarcarse mercanc"as o prestarse servicios que nunca se facturen.
1ueden registrarse ingresos por mercanc"as no emarcadas o servicios no prestados.
Ob8&(.9+ # : G 4as facturas deen preparase correcta y oportunamente G.
E8&/*2+) 1& (:$'.$a) *a,a 2+0,a, &2 +b8&(.9+ #:
/erificaci#n o validaci#n de los datos contenidos en las facturas.
,omparaci#n de los datos que aparecen en cada factura con el pedido, documentaci#n
de emarques y lista de precios por un empleado que no est% involucrado en la
preparaci#n de la factura.
6eclculo manual o verificaci#n por prueas de las facturas preparadas a mano o
producidas por el computador, por un empleado que no est involucrado en la
preparaci#n de la factura.
*nvestigaci#n oportuna y anlisis peri#dicos de que0as de clientes por errores en
facturaciones.
&eparaci#n de funciones entre el personal que recie que0as de clientes y el que
efect:a a0ustes relativos a las facturas.
1roporcionar informaci#n de las ventas reali-adas a los vendedores a comisi#n.
E8&/*2+ 1& ,.&)0+ ). '+ )& 2+0,a &2 +b8&(.9+ #:
!l riesgo sico que e5iste si no se logra este o0etivo es que pudieran emitirse
facturaciones incorrectas y/o e5temporaneas.
Ob8&(.9+ 5<: G .ee controlarse el efectivo corado desde su recepci#n hasta su d%posito G.
E8&/*2+) 1& (:$'.$a) *a,a 2+0,a, &2 +b8&(.9+ 5<:
,a0eros centrales
,a0as registradoras 73ota: 4as mquinas deen ser verificadas rutinariamente por
empleados que no tengan acceso al efectivo8.
1reparar una conciliaci#n diaria de los totales anotados en la cinta de la ca0a
registradora, con las fichas de dep#sito del anco.
,ontar con avisos de remesas de efectivo y documentos de coran-a prenumerados y
controlados, de tal forma que se pueda llevar cuenta de los mismos con posterioridad.
!fectuar en su caso, recolecciones frecuentes del efectivo que se encuentre en las
ca0as.
,ontar con apartados de correos con acceso limitado donde se recian las remesas de
los clientes.
,ontar con t%cnicas de control de efectivo, tales como arqueos frecuentes del efectivo
en ca0as, listas e informes de coros, dep#sitos diarios, documentaci#n y verificaci#n
de las transferencias de efectivo a ancos y anlisis de las tendencias de los coros.
,ontar con informes diarios de los faltantes y sorantes de ca0a.
&egregaci#n de deeres entre el personal que mane0a y relaciona los coros reciidos
y el personal que tiene la responsailidad de:
6egistrar los pagos de los clientes a las cuentas individuales de %stos.
6egistrar el resumen de los coros en las cuentas de mayor general.
6egistrar los coros en el liro de ingresos de ca0a.
1reparar los dep#sitos ancarios.
,ontar con un control contale independiente fuera del departamento de ca0a, sore los
ingresos de ca0a miscelneos 7 e0emplo: alquileres, intereses, dividendos, ventas de
desperdicio, etc.8.
4levar a cao auditor"as de las fuentes originales de coran-a para verificar que se han
registrado todos los coros en efectivo.
E8&/*2+) 1& ,.&)0+) ). '+ )& 2+0,a &2 +b8&(.9+ 5<:
!5trav"o y malversaci#n de fondos
1udiera e5istir no informarse de ventas de mercanc"as al contado e ingresos
miscelneos.
Ob8&(.9+ 55: G 4as facturas deen clasificarse, concentrandose e informarse correcta y
oportunamente G.
Ob8&(.9+ 52: G 4os costos de las mercanc"as y servicios vendidos, as" como los gastos relativos
a las ventas deen clasificarse, concentrarse e informarse correcta y oportunamente G.
Ob8&(.9+ 53: G 4a informaci#n sore efectivo reciido dee clasificarse, concentrarse e
informarse correcta y oportunamente G.
Ob8&(.9+ 54 : G 4os a0ustes a los ingresos, costo de ventas, gastos de ventas y cuentas de
clientes, deen clasificarse, concentrarse e informarse correcta y oportunamente G.
4os o0etivos CC a CF antes mencionados estn intimamente relacionados entre s" y por lo
tanto, los riesgos, si no se logran los o0etivos, son iguales para los mismos.
E8&/*2+) 1& (:$'.$a) *a,a 2+0,a, 2+) +b8&(.9+) 55 a 54:
1rocedimientos documentados para el proceso, corte y cierre de periodo.
*dentificaci#n y clasificaci#n de las cuentas de clientes que estn documentadas
,omparaci#n de los resultados reales con los presupuestados y anlisis de las
variaciones.
!l mantenimiento de registros cronol#gicos en los lugares de emarque o coran-a
que pueden usarse para:
$cumular ingresos en las fechas de la actividad, en ve- de en las fechas del
procesamiento, o
,omproar la forma en que fueron completados los registros o diarios, o amas cosas.
*nvestigaci#n de la falta de continuidad en la secuencia num%rica de las formas
utili-adas para el registro contale.
,onciliaci#n de las formas utili-adas con las registradas.
*nventarios f"sicos peri#dicos de formas y su conciliaci#n con los controles
estalecidos.
6evisi#n y seguimiento de los informes de e5cepci#n de formas pendientes de
procesar, tales como facturas, pedidos, etc.
6evisi#n y seguimiento de los archivos que controlan los datos u operaciones
recha-adas hasta que %stas se susanan y se reprocesan.
(echas predeterminadas para controlar la oportunidad y los cortes de procesamiento y
producci#n de informes peri#dicos relativos.
,ontaili-aci#n simultanea del costo de venta y gastos relativos.
E' %' a/b.&'(& 1& PED.
)otales de control e identificaci#n de las fechas, encae-amientos, etc. en los informes.
."gitos de comproaci#n en los n:meros de las cuentas de clientes.
E8&/*2+) 1& ,.&)0+) ). '+ )& 2+0,a' 2+) +b8&(.9+) 55 a 54:
4os asientos en las cuentas del mayor general pueden ser incompletos o ine5actos
ocasionando diferencias entre estos y los au5iliares respectivos.
&e pueden registrar operaciones no autori-adas, duplicadas, o err#neas.
1ueden presentarse prolemas de atraso para la otenci#n de informaci#n contale y
preparaci#n de estados financieros.
4os informes que se preparan pueden ser incorrectos en cuanto a la clasificaci#n de las
transacciones o a los periodos en que ocurren los hechos.
Ob8&(.9+ 55: G 4as facturas, coros y los a0ustes relativos deen aplicarse con e5actitud a las
cuentas apropiadas da cada cliente.G
E8&/*2+) 1& (:$'.$a) *a,a 2+0,a, &2 +b8&(.9+ 55:
!fectuar una revisi#n minusiosa de los estados de cuenta que se env"an a los clientes
y efectuar investigaciones de las facturas vendidas, cr%ditos y coros no aplicados en
forma oportuna, etc.
6otar las laores del personal de contailidad.
!fectuar comparaciones del detalle en las fechas de dep#sito con las remesas y los
cr%ditos a las cuentas de los clientes.
,onciliar en forma regular y peri#dica los saldos de au5iliares de clientes con los saldos
del mayor general u otros totales de control.
E' %' a/b.&'(& PED.
1rueas de validaci#n para comproar los asientos contales que afecten cuentas de
clientes y digitos de control.
(ormar lotes y conciliar los totales de entrada 7 e0emplos: los importes de las facturas
de ventas y de las remesas de efectivo 8 con los totales de procesamiento y los nuevos
saldos acumulados.
!stalecer controles de los programas para prevenir o detectar duplicidad en el pase
de transaciones, as" como la omisi#n de transacciones aceptadas.
!stalecer rutinas de comproaci#n de etiquetas de archivos de computadora 7 fecha y
versi#n 8 para reducir la posiilidad de pasar la versi#n equivocada de un archivo
maestro o usar el archivo de actividades err#neo.
6evisi#n de los informes de G era y es G de la situaci#n de la cuenta.
E8&/*2+) 1& ,.&)0+) ). '+ )& 2+0,a &2 +b8&(.9+ 55:
4os movimientos pasados a las cuentas au5iliares pueden no concordar con los
movimientos pasados al mayor general.
4as operaciones con clientes pudieran pasarse incorrectamente a sus au5iliares.
1ueden tomarse decisiones en ase a informaci#n incompleta o ine5acta que se
encuentra en un au5iliar o registro de un cliente.
Ob8&(.9+:5 G !n cada periodo contale denen prepararse asientos contales para
facturaciones, costos de mercanc"as y servicios vendidos gastos relativos a las ventas, efectivo
reciido y a0ustes relativosG.
Ob8&(.9+ 5!: G 4os asientos contales del ciclo de ingresos deen resumir y clasificar las
transacciones de acuerdo con pol"ticas adecuadas estalecidas por la gerenciaG.
4os o0etivos CJ y CK estn "ntimamente relacionados entre s" y por lo tanto, riesgos, si no se
logran los o0etivos, son iguales para los mismos.
E8&/*2+) 1& (:$'.$a) *a,a 2+0,a, 2+) +b8&(.9+) 5 ; 5!:
1reparaci#n de un catlogo de cuentas conteniendo una descripci#n de cada cuenta,
as" como instrucciones de por qu% concepto se deen efectuar las mismas..
1rocedimientos escritos para solicitar y aproar camios en la clasificaci#n de cuentas
1resupuestar e informar de acuerdo con la misma clasificaci#n de cuentas y anali-ar
las variaciones importantes entre los saldos reales y los presupuestados.
1rocedimientos escritos de corte y cierre de periodo, e5presado por funci#n, las fuentes
que han de usarse para preparar los asientos contales, cortes a efectuar,
acumulaciones que deen hacerse u qui%n es responsale de hacer cada cosa.
,omparaciones de periodo a periodo del monto de asientos contales recurrentes.
6evisi#n y aproaci#n de cada asiento contale por personal autori-ado que no tenga
participaci#n activa en su preparaci#n.
6egistro de asientos contales fi0pos u control que pueda proporcionar certe-a
ra-onale de que se prepararon todos los asientos contales requeridos.
(ormas prenumeradas de asientos contales y la verifivcaci#n correspondiente de que
todos los asientos fueros registrados en el periodo.
E' %' a/b.&'(& PED.
,onciliaci#n de los registros cronol#gicos manuales con los asientos contales
producidos por el computador 7 e0emplo: comparaci#n de los totales de coro
mensuales, segun el departamento de ca0a con los cr%ditos aplicados por el
computador a las cuentas de clientes 8.
,omparaci#n de los n:meros de cuenta de cada asiento contale con el archivo
maestro asado en el computador y recha-o e informe de los errores.
,omproaci#n mediante el computador, de las partidas duplicadas.
1reparaci#n automtica de los asientos contales por un sistema asado en el
computador.
,omproaci#n de la valide- y/o verificaci#n de los campos de datos de cada asiento
contale.
E8&/*2+) 1& ,.&)0+) ). '+ )& 2+0,a' 2+) +b8&(.9+) 5 ; 5!:
4os estados financieros podr"an no ser preparados en forma oportuna.
4os estados financieros pueden presentarse incorrectamente deidio a uno o ms de
los siguientes factores:
a8 +misi#n en el registro de transaccines 7 e0emplo: los coros o el registro de ventas de un
d"a8 de resumenes hachos para respaldar los asientos contales.
8 +misi#n en el registro de un asiento contale.
c8 ,odificaciones incorrectas.
d8 $sientos contales duplicados.
e8 ,ortes impropios.
1uede deilitarse o anularse el control presupuestal sore las operaciones.
Ob8&(.9+ 5": G 4a informaci#n para determinar ases de impuestos derivada de las actividades
de ingreso dee producirse correcta y oportunamente.
C+/+ &8&/*2+) 1& 2a .'-+,/a$.3' =%& *%1.&,a ,&=%&,.,)& 1& &)(& +b8&(.9+4 )& .'$2%;&'
2+) ).0%.&'(&):
4as ases que sirven para el pago del impuesto al valor agregado.
!l ingreso reconocido con prop#sitos de las utilidades reali-adas en ventas en aonos,
para efectos del impuesto sore la renta.
.eterminaci#n de reservas que no son deduciles para efectos del impuesto sore la
renta y la participaci#n de utilidades a los traa0adores 7 e0emplos: reserva de
garant"as, reserva para devoluciones y rea0as sore ventas 8.
E8&/*2+) 1& (:$'.$a) *a,a 2+0,a, &2 +b8&(.9+ 5":
4a e5istencia de procedimientos documentados para preparar, resumir e informar la
informaci#n de impuestos requerida.
6evisi#n de las transacciones importantes por lo general conocedor de los requisitos
fiscales, 7 e0emplos9 contadores, aogados y especialistas de impuestos 8.
;na clasificaci#n de ventas, en un plan de codificaci#n u otros criterios para facilitar la
clasificaci#n, resumen y otenci#n automtica de la informaci#n de impuestos
requerida.
1ol"ticas por escrito referentes a los m%todos a usarse para calcular las reservas
7 reservas para garantias, cuentas de coro dudoso, descuentos, y rea0as, etc.8 para
los fines de impuesto.
6evisiones por parte de auditores internos
E8&/*2+) ). '+ )& 2+0,a &2 +b8&(.9+ 5":
;sar datos err#neos en los clculos de los impuestos
1agar multas y recargos
1agar impuestos en e5ceso.
+0etivos de /erificaci#n y !valuaci#n
Ob8&(.9+ 5#: G .een verificarse y evaluarse en forma peri#dica los saldos de cuentas por
corar, otras cuentas del ciclo de ingresos y las transacciones relativas G.
E8&/*2+) 1& (:$'.$a) *a,a 2+0,a, &2 +b8&(.9+ 5#:
=anuales de procedimientos y pol"ticas grficas de organi-aci#n y otra documentaci#n
que:
4isten las cuentas, informes, actividades, politicas y procedimientos que deen
verificarse y evaluarse, cundo van a ser %stos verificados y evaluados y por qui%n
ser supervisada la actividad.
.escrian c#mo dee e0ecutarse la verificaci#n y evaluaci#n
.escrian c#mo deen documentarse los resultados de la revisi#n a a qui%n deen
comunicrsele.
T:$'.$a) %(.2.>a1a) *a,a 1&)$%b,., &,,+,&) ; +/.).+'&):
,onciliaci#n de saldos y actividades registradas contra los saldos y activiades,
informados por los custodios 7 e0emplo: conciliaci#n de los coros registtrados con los
importes que muestran los estados ancarios8.
,onciliaci#n con terceros
$ctuaci#n rpida sore las que0as de los clientes.
,onciliaci#n de los saldos del mayor general con los au5iliares.
/erificaci#n peri#dica de los informes de actividad con la documentaci#n de respaldo.
$rqueos peri#dicosde la ca0a y la cartera de clientes y conciliaci#n con los importes
registrados en liros.
,omparaci#n de los importes contaili-ados con transacciones posteriores o con
importes preestalecidos.
)%cnicas usadas para proporcionar certe-a ra-onale de que se val:an en forma real
los saldos registrados:
$nlisis de "ndices, tendencias y variaciones
6evisiones peri#dicas de los m%todos y f#rmulas utili-adas para las acumulaciones,
cancelaciones, etc.
,omparaci#n de los resultados y estad"sticas con las tendencias de la industria.
$0ustes de variaciones en el tipo de camio de diversas.
Volver al principio
Informacin de contacto
Direccin de correo electrnico
%'a/+)a*%'(&)?2<<<@;aA++.&)
%'a/+)a*%'(&)@A+(/a.2.$+/
Direccin eb
http://unamosapuntes.tripod.com/
http://pagina.de/unamosapuntes
Volver al principio