Formularios

1. Introduccin
2. Formularios
3. Partes del formulario
4. El uso o funcin
5. Clasificacin de formularios
6. Sistemas de control de formularios
7. El ndice funcional
. Consideraciones !enerales "ara la ela#oracin de un formulario
$. %i"os de formularios
1&. 'ia!rama de (antt
11. Conclusin
12. )ne*os
13. +i#lio!rafa
Introduccin
Formulario es un documento impreso que transmite informacin especfica de una persona a otra o de una
a otra unidad. Este es un papel portador de datos e informacin y es parte integrante del mtodo. As, es un
medio de transmitir informacin
El propsito fundamental del diseo de formularios, es suministrar medios estandarizados para el eficaz
procesamiento de informacin administrativa, as como tambin, crear un instrumento de actividad umana
para registrar y pasar la informacin.
!os formularios impresos en papel son bien conocidos por la abitual dificultad que plantean a la ora de
reconocer en la pantalla de una computadora evitan este problema.
Formularios
Es una pieza de papel que contiene datos y espacios en blanco para registrar informacin variable, el cual
tendr" diferente utilizacin seg#n el "rea funcional a la cual pertenezca. $uede considerarse tambin como
un instrumento de traba%o cuyo ob%etivo es trasportar informacin para simplificar y facilitar el desarrollo de
los procedimientos administrativos. En ellos se imprime informacin constante y que tiene una serie de
espacios para asentar informacin variable. Es todo papel que contenga informacin, te&to, epgrafes,
impresos o en blanco para rellenarlos posteriormente.
'n formulario es un documento con espacios (campos) en donde se pueden escribir o seleccionar opciones.
*ada campo tiene un ob%etivo, por e%emplo, el campo +,ombre+ se espera que sea llenado con un nombre,
el campo +ao de nacimiento+, se espera que sea llenado con un n#mero v"lido para un ao, etc.
!os formularios presentan una visin ordenada de m#ltiple informacin sobre algo, y son #tiles para
llenar bases de datos.
-estin de base de datos
'na base de dato puede mantenerse manualmente o ser informatizada (esta #ltima es la que nos interesa)
la base de datos informatizada es creada y mantenida por un con%unto de aplicaciones diseada para esa
tareas especficas o bien, se pueden gestionar empleando .-/0.
E&isten programas denominados sistemas gestores de bases de datos, abreviado .-/0, que permiten
almacenar y posteriormente acceder a los datos de forma r"pida y estructurada. !as propiedades de estos
.-/0, as como su utilizacin y administracin, se estudian dentro del "mbito de la inform"tica.
!as aplicaciones m"s usuales son para la gestin de empresas e instituciones p#blicas. 1ambin son
ampliamente utilizadas en entornos cientficos con el ob%eto de almacenar la informacin e&perimental.
.e le pueden llamar formulario a un documento donde ay un con%unto de ob%etos y procedimientos que se
utilizan como diseo de presentacin al usuario.
Partes del formulario
E*tremo su"erior o ca#e,a-
.e utiliza para los datos iniciales del formulario, como identificacin del organismo, ttulo o denominacin de
la forma y otros. 2epresenta la introduccin respecto a la accin que se va a desarrollar en el cuerpo del
formulario.
Cuer"o del formulario-
*ontiene el mayor grupo de datos del formulario, que son los que generan la accin implcita los cuales se
determinan, de acuerdo con la informacin que se desea obtener, mediante la utilizacin de la forma. .e
analizan las decisiones acerca de los datos y la distribucin siguiendo una secuencia lgica de colocacin.
E*tremo inferior o "ie-
*ontiene los datos de cierre o conclusin del formulario, firmas y sellos para aprobar o conformar la
informacin registrada en el cuerpo del mismo, y tambin se asienta el cdigo de registro.
.#/eti0o.
!lenar las necesidades que las oficinas demandan, son aquellos medios para alcanzar un fin.
Facilitar el flu%o de informacin y el procesamiento de datos, imprimir uniformidad en los procedimientos,
sintetizar y relacionar informacin y por #ltimo, dar valor legal a determinadas transacciones.
$or e%emplo, si requerimos el registro de un usuario para que pueda participar enviando comentarios sobre
nuestros artculos en 3nternet o para poder acceder a cierto contenido, basta con pedir los datos b"sicos
como nombres, apellidos y correo electrnico.
$ero e&isten otros casos en los que necesitamos m"s datos de los usuarios, como puede ser la inscripcin
a un evento, en la que podemos solicitar, adem"s de nombres, apellidos y correo electrnico, otros datos
como la empresa a la que representar", la direccin de la empresa, la direccin de su sitio 4eb, etc.
.u 3mportancia. 2adica en que sirven de soporte a las transacciones y los empleados traba%an gui"ndose
por los formularios, adem"s cualquier acto administrativo se refle%a en un formulario.
El uso o funcin
!a funcin del formulario es que sirve para guardar informacin en la base de datos sin tener que recurrir a
Access , un formulario es una ventana de programa en la cual se le indica al usuario que datos se requieren
de el para ser ingresados en la base de datos , un e%emplo muy cl"sico es el de las p"ginas de internet
como yaoo que tienes que llenar un formulario para que esos datos se guarden y puedas crear tu cuenta ,
un formulario es un programa independiente a Access para poder guardar informacin.
'sos de los formularios.5 .e pueden emplear para recoger cualquier tipo de informacin, como por e%emplo6
*rear un formulario de registro para conocer quines son sus usuarios.
$roporcionar un formulario de comentarios para recoger las opiniones de los usuarios.
0isear un formulario 4eb para actualizar una base de datos.
0esarrollar una erramienta de b#squeda para buscar en el sitio 4eb.
7frecer un registro online para un acontecimiento, conferencia o concurso.
*rear un sistema de nombre y usuario para restringir el acceso al sitio
A travs de los formularios aremos clic en /otones, seleccionaremos *asillas de verificacin, teclearemos
te&to y seleccionaremos 7pciones de las listas desplegables. 0espus de rellenar un formulario, a travs
del botn denominado Enviar la informacin se enviar" a un +gestor de formulario+ que puede acer varias
cosas con los datos6
Almacenar los datos en un arcivo de te&to para recuperarlos m"s tarde.
Enviar los datos por correo electrnico directamente al administrador de la 4eb.
Aadir la informacin desde los formularios a la base de datos
3ntroducir directamente los datos en una p"gina 4eb del sitio.
Es importante crear una p"gina de confirmacin que informe al usuario de que los datos an sido recibidos y
aceptados. 3gualmente esta p"gina de confirmacin proporciona al usuario un enlace para volver a la p"gina
principal o a la p"gina desde la que se izo la encuesta.
Clasificacin de formularios
0eterminar para cada caso cu"l clasificacin es m"s conveniente a los fines de control que se persiguen y a
la empresa en que se aplica.
,#mero correlativo6 asignar un n#mero de cdigo a todos los formularios. 8ste es poco fle&ible y se
desactualizada constantemente por lo que es ideal para empresas pequeas.
$or "rea emisora6
Asignar a cada departamento un millar de n#meros, de cdigos o una centena de acuerdo a la magnitud.
*ompras6 9999 al 9:::
*ontabilidad ;999 al ;:::
<entas =999 al =:::
Asignar los dgitos caractersticos a cada "rea y un n#mero correlativo.
*ompras 9; > ????
*ontabilidad 9= > ????
<entas 9@ 5 ????
$or el procedimiento en que interviene6 Es el que presenta mayores venta%as por la f"cil ubicacin del
formulario por parte del usuario.
Sistemas de control de formularios
Es un plan o mtodo usado por la gerencia para guiar y regular las operaciones de oficina, mediante la
normalizacin del flu%o de papeles, donde se detecta la necesidad de realizar a%ustes o para utilizar los
formularios en forma m"s eficiente y mantener el seguimiento a cada formulario implantado.
Consideraciones !enerales de los sistemas de control
Eliminar los formularios innecesarios y evitar su creacin, consolidar formularios que se complementen,
redisear formularios para aumentar la eficiencia y disminuir los errores.
,ivel de organizacin.
El control de formularios se debe centrar en un lugar suficientemente alto dentro de la organizacin como
para dar una visin amplia, necesaria para la revisin, coordinacin y me%ora de la instalacin de los
formularios. .e debe tomar en cuenta la opinin del analista y de los usuarios, ya que el analista es quien
decide cmo deben ir distribuidos los datos y el usuario decide cu"les son los datos necesarios.
*ontrol de formularios.
En la etapa del control de formularios se incluye el establecimiento de un programa de control como poltica
de la empresa y la comprensin de los factores que componen el problema. 0ebe e&istir relacin entre el
control y, los sistemas y procedimientos. !os componentes b"sicos de este programa deben ser la funcin
que efect#a la forma, el tema principal de la forma y el tema secundario.
El ndice funcional
Es la principal erramienta en la unidad de control, contiene los formularios agrupados de acuerdo con el
propsito a que sirven. El ndice funcional es para uso e&clusivo de quienes son responsables del control de
formularios. !os formularios destinados a propsitos similares pueden ser analizados para determinar cu"l
puede ser eliminado y cu"l puede ser m"s ampliamente usado. $ara las necesidades de nuestras
empresas, es suficiente con los propsitos de acordar autorizar, facturar, instruir, notificar, registrar, reportar
y requerir.
Pasos "ara la ela#oracin de un formulario.
1omar muestra de todos los formularios, posteriormente agrupar los formularios por los que se ayan
escogido, as como las subdivisiones de esos temas, y codificar por temas, agrupar por funcin, codificar
por funcin, preparar carpetas para arcivar las muestras, preparar una lista tabulada con la informacin del
n#mero y nombre del formulario, y el n#mero de ndice funcional que le corresponde.
Consideraciones generales para la elaboracin de un formulario
0ebemos considerar ciertos aspectos para elaborar un formulario e&itosamente, el primer aspecto a
considerar es realizar una revisin y determinar la necesidad del formulario y si e&isten formularios que
compartan en mismo ob%etivo. $osteriormente elegir el tamao est"ndar de papel y letra adecuada para el
diseo e impresin, y de a elaborar una lista con toda la formacin que contendr" el formulario.
0eterminar espacios orizontales para cada dato y la me%or distribucin de estos, de acuerdo con los
responsables de su llenado, que debe ser a mano o a m"quina, evitando "reas libres o desperdicios de
papel y e&ceso de zonas sombreadas.
'na vez realizada esta revisin se procede a poner a prueba el formulario, por tres meses y constatar si
cumple su ob%etivo.
Tipos de formularios
Formularios $re5impresos.
!os formularios que se envan a una industria gr"fica para su confeccin, pueden ser de diferente tipo6
Ao%as .ueltas. .on los formularios que se requieren individualmente. 0ependiendo a quin se solicite el
traba%o (industria gr"fica o imprenta), el sistema de impresin vara entre m"quinas tipogr"ficas y, rotativas
(con corte posterior para formar la o%a suelta). .e utilizan o%as sueltas cuando la informacin a
consignarse normalmente es manuscrita o m"quina de escribir.
Ao%as *ontinuas. .on formularios cuya produccin se realiza en m"quinas rotativas. $ermiten que la
informacin que se consigne sea impresa por una impresora E%emplos de formularios continuos6 *eques,
2oles de $ago, *omprobantes de Egreso, Facturas, etc.
1ar%etas. .on formularios realizados en un grama%e especial normalmente en cartulina. El grama%e
depender" del uso que se le quiera dar a la tar%eta. E&isten tar%etas de presentacin, tar%etas de *ontrol de
Entrada y .alida del $ersonal, 1ar%etas Barde&, etc.
.obres. !os sobres son realizados en formas, tamaos y grama%es especiales. E&isten sobres tamao
oficio, sobres tamao carta, sobres manila o bolsa y sobres de enrutamiento de correspondencia. Es
conveniente que los sobres bolsa y de enrutamiento de correspondencia, se realicen en un grama%e de ;;9
a ;=9 gramos para permitir el manipuleo continuo y transportacin del contenido sin riesgos.
Formularios electrnicos
!os formularios electrnicos vienen a minimizar mucas de las desventa%as de los que se presentan en
papel. Es posible disear un formulario electrnico de manera que contenga informacin de ayuda para la
persona que tenga que rellenarlo. Estos formularios electrnicos pueden contener campos de te&to de una
longitud prefi%ada, o bien de longitud variable. !os campos de lista desplegable ofrecen una serie de
opciones de entre las cuales el usuario debe elegir una. $ara las respuestas del tipo +si+ o +no+, puede
crearse campos con casillas de verificacin de forma que el usuario se puede limitar a acer clic con el ratn
para que aparezca una +?+ en la casilla adecuada.
1ambin es posible especificar una serie de respuestas +por omisin+ en campos especficos, con vistas a
facilitar a#n m"s la labor de cumplimentacin del formulario. $uesto que el formulario se rellena desde la
propia computadora, se evitan todos los posibles problemas de interpretacin de los datos introducidos,
como sucede con los formularios en papel rellenos a mano. Adem"s, si la computadora est" conectada
a una red, los formularios electrnicos pueden ser cumplimentados y compartidos de la misma forma que se
comparte cualquier otro tipo de documento, eliminando as por completo la necesidad de los formularios en
papel.
Cindo4s viene con mucos programas accesorios #tiles, incluyendo un procesador de te&to elemental
(Cord$ad), un programa de gr"ficos ($aint) y un programa de comunicacin (Ayper1erminal). 1ambin
proporciona varias erramientas #tiles, como *alculadora (*alculator) y /locD de notas (,otepad). $ara
otras funciones (de acuerdo a las necesidades), se utiliza el Eicrosoft 7ffice, en el cual es posible disear
formularios electrnicos que garantizan una r"pida y correcta recogida de informacin.
%i"os de cam"os en formularios
.e pueden usar diversos tipos de campos en los formularios. Aunque los datos siempre se capturan como
cadenas de caracteres, difieren respecto a la forma en que se presenta su captura. Aay que matizar que no
es posible acer ning#n tipo de comprobacin sobre los datos que el usuario va introduciendo (ello se ara
posteriormente en el propio script, o bien usando Fava.cript).
Diagrama de Gantt
El diagrama de -antt, gr"fica de -antt o carta -antt es una popular erramienta gr"fica cuyo ob%etivo es
mostrar el tiempo de dedicacin previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo total
determinado. A pesar de que, en principio, el diagrama de -antt no indica las relaciones e&istentes entre
actividades, la posicin de cada tarea a lo largo del tiempo ace que se puedan identificar dicas relaciones
e interdependencias. Fue Aenry !aurence -antt quien, entre ;:;9 y ;:;G, desarroll y populariz este tipo
de diagrama en 7ccidente.
Es una popular erramienta gr"fica cuyo
7b%etivo es mostrar el tiempo de dedicacin previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo de un
tiempo total determinado.
Aunque no indica las relaciones e&istentes entre actividades, la posicin de cada tarea a lo largo del tiempo
ace que se puedan identificar dicas relaciones e interdependencias.
*reando diagramas de -antt con erramientas inform"ticas6
.e puede producir un diagrama de -antt con una o%a de c"lculo de una manera muy sencilla, marcando
determinadas celdas para formar la representacin de cada tarea. E&isten macros que automatizan esta
elaboracin en E. E&cel y !ibreH7pen 7ffice *alc. .in embargo, e&isten erramientas de gestin de
proyectos dedicadas a la planificacin y seguimiento de tareas, que utilizan el diagrama de -antt como
pantalla principal. .e introducen las tareas y sus procesos son capaces de producir una representacin de
dicas tareas en el tiempo en el formato del gr"fico de -antt. 1ambin e&isten erramientas de licencia libre
capaces de llevar a cabo dico tipo de operacin. .e deben valorar, por #ltimo, el uso de erramientas que
usan una p"gina 4eb y el navegador para realizar el seguimiento de proyectos.
Conclusin
!os formularios son una pieza de papel que contiene datos y espacios en blanco para registrar informacin
variable, el cual tendr" diferente utilizacin seg#n el "rea funcional a la cual pertenezca. $uede considerarse
tambin como un instrumento de traba%o cuyo ob%etivo es trasportar informacin para simplificar y facilitar el
desarrollo de los procedimientos administrativos. En el formulario e&isten diferentes partes algunas de ellas
son6
E*tremo su"erior o ca#e,a.
Cuer"o del formulario.
E*tremo inferior o "ie.
1odos estos ayudan a acer un formulario. El ob%etivo de los formularios es facilitar el flu%o de informacin y
el procesamiento de datos, imprimir uniformidad en los procedimientos, sintetizar y relacionar informacin y
por #ltimo, dar valor legal a determinadas transacciones. $or lo tanto tiene una gran importancia el "mbito
administrativo ya que todos los traba%os que se acen en la empresa son guiados por formularios, adem"s
de cualquier acto administrativo tambin sirven de soporte a las transacciones.
E&isten dos tipos de formularios estos son.
Formularios pre5impresos estos son los que se envan a una industria gr"fica para su confeccin.
Formularios electrnicos pueden contener campos de te&to de una longitud prefi%ada, o bien de longitud
variable. !os campos de lista desplegable ofrecen una serie de opciones de entre las cuales el usuario debe
elegir una.
Anexos
Formulario
Formulario de nuevo usuario
Formulario de solicitud

0iagrama de -antt de una empresa
ibliografa
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