Unidad1.

Generalidades de la Planificacin

Actividad- Planificacin del Sistema de Gestin de la Calidad
Usted es delegado para implementacin el Sistema de Gestin de la Calidad
conforme a la norma ISO 9001:2008 en la empresa Saludable. En este momento la
compaa se encuentra organizando la planeacin para implementarlo, por lo tanto,
estn gestionando algunos recursos para que el proceso sea exitoso.
Entonces la empresa le solicita una propuesta o plan de trabajo para implementar
el SGC y finalmente obtener la certificacin. Para realizarlo le proporcionan la
siguiente informacin:
La empresa:
Cuenta con la misin, visin y objetivos organizacionales definidos en el ao
2000.
No cuenta con manual de calidad, ni definicin de procesos.
Tiene 3 sedes institucionales.
Estn definidos procedimientos en los departamentos de compras y recursos
humanos.
Cuenta con 65 trabajadores; 20 de nmina y 45 contratistas.
Hace parte del sector salud ofreciendo servicios de odontologa y consulta
mdica general.
De acuerdo a lo anterior usted debe:
Realizar un anlisis situacional de la empresa con base en la informacin
suministrada.

En principio analizamos como se encuentra la organizacin actualmente y
definimos nuestro organigrama que detalla los gerentes de cada rea que
estn bajo la direccin de nuestro gerente general, esto aplicado en las
distintas sedes, cada una debe tener un lder y unos jefes de departamento.
Debemos tener un equipo que se dedique a hacer los manuales de calidad,
definiciones y estudie si nuestra misin, visin y objetivos estn actualizados
adems de la descripcin de actividades de cada uno de los empleados. Por
ltimo se debe analizar el servicio que estamos prestando y que queremos
obtener con nuestro sistema de gestin de la calidad, que deseamos mejorar
y que van a ser nuestras variables medibles para ser tomadas en cuenta y
discutidas entre los gerentes, de esta forma tengo el punto inicial para
comenzar la planificacin de hacia dnde voy y como llegar.

Definir qu actividades debern plantearse para realizar un adecuado
proceso de documentacin, implementacin, seguimiento y posterior
certificacin del Sistema de Gestin de la Calidad.
Realizar un diagrama de Gantt, en el cual usted deber incluir por cada
actividad definida: los objetivos, recursos necesarios para la ejecucin,
tiempo estimado de ejecucin, costos ($) en los que se incurren para el
desarrollo de la actividad y los responsables en el proceso de ejecucin y
supervisin. Recuerde que para realizar un diagrama de Gantt debe
consultar el documento que se encuentra en el botn Documentos de apoyo/
Documentos complementarios/ Documentos complementarios unidad 1, del
men del programa de formacin.
Para definir estos puntos voy a hacer el diagrama de Gantt donde se
especifiquen las actividades y los tiempos de ejecucin de cada una de los
puntos, adems las responsabilidades de cada una de las reas. Voy a
planificar la implementacin en un ao es decir un espacio de 52 semanas,
en los cuales estn las etapas de diagnstico, documentacin, capacitacin
implementacin, auditorias entre otras. Los tiempos de ejecucin pueden ser
modificados y las actividades estn establecidas de manera genrica con la
informacin suministrada. A continuacin lo resumimos en esto:

Cronograma de Actividades Anual
Implementacin del Sistema de Gestin de la Calidad
Proceso
Semanas
Responsable Actividades a Realizar
2

4

6

8

1
0

1
2

1
4

1
6

1
8

2
0

2
2

2
4

2
6

2
8

3
0

3
2

3
4

3
6

3
8

4
0

4
2

4
4

4
6

4
8

5
0

5
2

D
i
a
g
n
o
s
t
i
c
o


Gerente General
Gerentes de cada rea
Estudio de todas las
condiciones iniciales. Que
deseamos obtener con la
implementacin, que tenemos
y que necesitamos, como
estamos prestando el servicio
actualmente.
S
e
n
s
i
b
i
l
i
z
a
c
i

n


Gerente de cada rea Demostrar mediante una
reunin con todos los
trabajadores el proceso de
implementacin que se va a
llevar a cabo, adems cada
gerente debe explicar a su
gente su rol en el proceso
D
o
c
u
m
e
n
t
a
c
i

n


Gerente de Calidad
Equipo de
Documentacin
Establecer todas las polticas y
desarrollar los parmetros a
ser definidos en manuales y los
procedimientos de registro y
documentacin de cada una de
las actividades que conformen
nuestro servicio as como las
metas mensuales
C
a
p
a
c
i
t
a
c
i

n


Gerente de Calidad
Instructores Internos
y/o Externos
Establecimiento de la
formacin adecuada acerca
del ISO 9001, las etapas, la
documentacin y registros, la
filosofa de trabajo, la
importancia de las auditoras y
todo lo referente al nuevo
sistema de trabajo que se
implementara

I
m
p
l
e
m
e
n
t
a
c
i

n


Gerente General
Gerente de cada rea
Realizar todas las actividades
planificadas que aseguren el
desarrollo del proceso de la
filosofa bajo las normas de la
ISO 9001 y permitan controlar
la calidad de nuestro servicio,
esto debe hacerse en las
distintas sedes
M
e
j
o
r
a
m
i
e
n
t
o


Gerente de Calidad
Equipo de
Documentacin
Observar el comportamiento
de las variables y los registros
que estamos obteniendo luego
de la implementacin y aportar
las ideas para el mejoramiento
del proceso, involucrar al
personal y estudiar sus
opiniones acerca del nuevo
sistema de gestin
A
u
d
i
t
o
r

a

I
n
t
e
r
n
a


Gerente de Calidad
Auditores Internos
Realizar las auditoras
correspondientes en los
diferentes procesos y observar
el comportamiento de las
actividades realizadas en
bsqueda de no
conformidades
N
o

C
o
n
f
o
r
m
i
d
a
d
e
s


Gerentes de cada rea Estudiar la razn de las no
conformidades y establecer las
directrices para solventarlas
sin descuidar que las
actividades que no
presentaron se continen
realizando de manera correcta.
Consultar con los trabajadores
como se puede optimizar el
proceso

Definir los recursos que la empresa debe tener en cuenta en el Rubro
1

Calidad de su presupuesto anual organizacional, para mantener y mejorar el
Sistema de Gestin de la Calidad despus de su certificacin.

Recursos Concepto
Valor
Mes
Valor Ao Explicacin
Humanos
Gerente de Calidad $5.000.000 $60.000.000
Equipo de
Documentacin
$5.000.000 $30.000.000
Para equipos en las
diferentes sedes por 6
meses
Pasantes $1.200.000 $14.400.000
Dos pasantes de
apoyo a las
actividades
Fsicos
Equipos de oficina
adicionales a los
actuales
$13.000.000 $13.000.000
Equipo adicional para
el proyecto de
Implementacin
Papelera $1.500.000 $18.000.000
Tecnolgicos
Equipos de
Computacin
$10.000.000 $10.000.000
Equipos adicionales a
los que se tienen para
el software de Calidad
Software de control de
calidad
$30.000.000 $30.000.000
Intranet $200.000 $2.400.000
Internet $60.000 $720.000
Otros
Apoyo externo en ISO $2.000.000 $24.000.000
Contratacin de una
empresa
especializada
Capacitacin del
personal
$5.000.000 $5.000.000
Un solo gasto por
todos los meses de
capacitacin
Auditoras $2.000.000 $4.000.000
Material necesario
para auditorias 2 veces
al ao

Total Anual $211.520.000

Gastos Imprevistos 5% $10.576.000
TOTAL $222.096.000

1
Rubro es el nombre que agrupa a un conjunto de cuentas: al realizar un presupuesto, ste deber
dividirse en rubros, de acuerdo al tipo de presupuesto que se haga van a existir diferentes rubros.
Ej. desarrollo organizacional, motivacin, metrologa y calibracin, entre otros.

Conclusiones:
Escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo de la presente
actividad.











No olvide realizar el aporte al foro temtico de la unidad 1 y la actividad interactiva
en los enlaces disponibles en el botn Actividades/ Actividades unidad 1.
Nota: recuerde revisar la Gua de Aprendizaje de esta unidad con el fin de verificar
que ha realizado todas las actividades propuestas, saber cmo desarrollarlas y
entregarlas correctamente.
Criterios de Evaluacin
Analiza y propone mejoras ante una situacin organizacional.
Reconoce los pasos para implementar un sistema de calidad.
Define los recursos necesarios para implementar actividades tendientes a
implantar un sistema de calidad.
Entrega a tiempo: enva la actividad en la fecha indicada por el instructor.

Delaactividadpodemossacarlassiguientesconclusiones:
Esdevitalimportanciahacerunaplanificacininicialalahoraderealizaruna
implementacindeunsistemadegestindelacalidad,debidoaqueestaestablecer
elnortedelasactividadesyelpatrnaseguir,noconestosedeterminaqueelplan
inicialseainmodificable.,elmismodebeadaptarseconelprocesopermitiendolos
cambioscorrespondientesenprodequesecumplanlosobjetivos.
Asmismolostiemposdeejecucindelasactividadespuedenllegaramodificarse,lo
importanteesquesecumplaelperododeimplementacinyrealizacin,denoser
posiblecumplirlosnosepuedeconformarsedequeporquelosobjetivosnosedieron
seadicionemstiempo,deestaformanuncapodremosestablecerunsistemade
gestineficiente.
Elpresupuestoyeldiagramadeactividadessonunaherramientamuytilparael
seguimientoylavaloracindenuestroprocesodeimplementacinyaquepodemos
establecernosmetasespecficasmedianteellosquenosconducenalobjetivogeneral.
Esimperativoquelosgastosasociadosnoseveancomoesounsimplegastosinoen
unainversinqueconvertirnuestroproducto/serviciomscompetitivogenerando
mejoresgananciasybeneficios.