AREA DE AUTOMATIZACION DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS

Automatizacin de Procesos Administrativos II

TAREA 2 ANALISIS DE VALOR AGREGADO - AVA- Valor: 5 pts.
Comit rea de Automatizacin de Procesos Administrativos

Nombre: Clay Andre Machorro Flores Carn: 14007590
CEI: Esqu!ulas Fecha: 07"05"#014 $u%or: Maynor &ober%o Ca%al'n N(o

TAREA PROPUESTA.


Planteamiento del caso.
La fbrica d !"bls El S#pr $"bl d Ofici%a& 'a t%ido "% a"!%to % la d!a%da d
!"bls por tal ra()% para c"!plir co% los co!pro!isos ad*"iridos 'a co%tratado !s prso%al& l
c"al 'asta 'o+ d,a 'a co%trolado s" i%-rso + -rso co% "% procso d for!a !a%"al& *" s
dscrib a co%ti%"aci)%:
a. El !plado db a%otars % l libro d asist%cia colocado al i%-rso d la !prsa&
st libro s s"pr.isado por "% a-%t d s-"ridad pri.ado.
b. L"-o d tra%sc"rridos /5 !i%"tos dsp"0s d las 1 d la !a2a%a l libro d asist%cia s
ll.ado a la 3fat"ra d 4rso%al.
c. E% la 3fat"ra d prso%al "% A%alista d Rc"rsos 5"!a%os % "% ti!po apro6i!ado d
7 'oras traslada los datos a "%a 'o8a d E6cl& d%o!i%ado rport d asist%cia.
d. El rport s trasladado al 3f d 4rso%al d la E!prsa& do%d s arc'i.ado& para *" al
fi%al d la s!a%a sa totali(ado l %#!ro d !i%"tos i%-rsados dsp"0s d las 1 d la
!a2a%a.
. Al fi%al d la s!a%a s co%solida + s spra a t%r los rports s!a%als para
co%solidar l !s d ll-adas tards + l"-o i%for!arl al !plado.
9o%sidra%do la ca%tidad d ti!po + costo *" i!plica l procso !a%"al& la !prsa 'a
dcido i!pl!%tar "% rlo8 bio!0trico para l co%trol d i%-rso + -rso d s"s !plados.



a) El empleado debe anotarse en el libro de asistencia colocado al ingreso de la
empresa, este libro es supervisado por un agente de seguridad privado.
Explicacin
Cuando el empleado Ingresa a la empresa, se inicia el proceso, se anota en el libro de
asistencia donde se dejan los datos del mismo y la hora a la que ingres, firma para
dar constancia que fue el empleado que se anot y no falsific los datos, el personal
de seguridad tambin verifica que esta sea la hora correcta.
!ropuesta
Con el "eloj #iomtrico al momento de ingresar el empleado, la hora es registrada de
forma autom$tica junto a la huella digital, esto nos ahorra el tiempo que la persona se
lleva en anotar y el tiempo que la persona de seguridad se toma para verificar los
datos.
%o necesario
%o es necesario que el personal se anote en el libro y ponga la hora de entrada, esto
ocupa mucho tiempo que puede ser aprovechado.
%ecesario
Es necesario automati&ar este proceso debido al tiempo que demoran los empleados
en anotarse y la cola que hace el empleado' el tiempo diario que se ahorra es
bastante.
Costo
(e podr$ ahorrar el salario de la persona de seguridad, ya que no es necesaria la
supervisin en este caso, el aparato de control de Ingreso y Egreso tendr$ un alto
costo pero de esta forma agregamos un valor a la empresa.
b) )uego de transcurridos *+ minutos despus de las , de la ma-ana el libro de
asistencia es llevado a la .efatura de !ersonal.
Explicacin
)uego de que el agente de seguridad supervisa el libro de ingresos, el mismo es
llevado a la .efatura de !ersonal.
!ropuesta
Con el "eloj #iomtrico , se automati&a el proceso ya que los registros son enviados
de forma autom$tica al ordenador de la .efatura de !ersonal.
%o necesario
%o es necesario que se lleve diariamente el libro ya que con el uso de la tecnolog/a,
se env/a en tiempo real la informacin de Ingreso y Egreso de los empleados de la
jefatura de personal.
%ecesario
Es necesario que esta informacin llegue a la jefatura personal, de una forma
automati&ada, evitando perder el tiempo de traslado de informacin y0o perdida de la
misma.
Costo
%o representa ning1n costo extra y se obtiene como ganancia el tiempo que utili&a la
persona de seguridad, con la cual no se hace necesaria su intervencin.
c) En la .efatura de personal un 2nalista de "ecursos 3umanos en un tiempo
aproximado de 4 horas traslada los datos a una hoja de Excel, denominado reporte de
asistencia.
Explicacin
El 2nalista de "ecursos 3umanos ocupa tres horas, efectuando esta tarea y esto es
mucho tiempo de horas laborales, ingresar los datos a una hoja de Excel para poder
obtener el reporte de asistencia.
!ropuesta
)os datos son ingresados, autom$ticamente por el soft5are y pueden ser exportados a
una hoja de Excel para su impresin y el uso que se le de a los mismo, por el 2nalista
de "ecursos 3umanos.
%o necesario
(e vuelve innecesario que el 2nalista desperdicie tres horas de su tiempo ya que todo
es ingresado de forma autom$tica.
%ecesario
Es necesario que este proceso sea automati&ado ya que esto ahorra tiempo de
personal y disminuye el margen de error que se genera al ingresar los datos de forma
manual.

Costo
(e puede ahorrar el tiempo que el 2nalista de "ecursos 3umanos ocupa en reali&ar
esta tarea a tan solo unos pocos minutos, ya que solo tiene que revisar y0o imprimir los
datos para su respectivo uso, tambin implica el ahorro de energ/a elctrica.
d) El reporte es trasladado al .efe de !ersonal de la Empresa, donde es archivado, para
que al final de la semana sea totali&ado el n1mero de minutos ingresados despus de
las , de la ma-ana.
Explicacin
El 2nalista de "ecursos 3umanos, entrega los datos totales y el .efe de !ersonal de
la Empresa los tiene que guardar en un archivo para que no se pierda ning1n dato
importante y al final de la semana este pueda tener los minutos perdidos de las
personas que llegaron tarde a laborar.
!ropuesta
El 2nalista de "ecursos 3umanos env/a un correo electrnico, de los informes diarios
al .efe de !ersonal y este mismo solo los adjunta en una carpeta, listos para ser
impresos al momento de su respectivo uso.
%o necesario
%o es necesario que haya papel archivado, si no que puede ser almacenado en el
computador y hasta respaldado en la %ube.
%ecesario
Es necesario que la informacin llegue al .efe de personal, para que pueda hacer uso
de los datos al momento de que lo necesite.
Costo
(e puede ahorrar gran cantidad en materiales de oficina, archivos, espacio, tiempo 6el
tiempo que lleva guardar y buscar cada archivo con el tiempo es mayor), ya que al
tenerlo en el ordenador es f$cil de buscar y se imprime solo lo necesario.
e) 2l final de la semana se consolida y se espera a tener los reportes semanales para
consolidar el mes de llegadas tardes y luego informarle al empleado.
Explicacin
(e verifican los datos y se le informa al empleado de sus llegadas tardes para justificar
descuentos en el sueldo mensual.
!ropuesta
Enviar un correo electrnico a cada empleado con los resultados mensuales, de sus
llegadas tardes. si este tuviera alguna llegada tarde, el mismo sabr$ que tiene un
conocimiento en su perfil laboral y que estas mismas le quitan un porcentaje de su
sueldo mensual.
%o necesario
%o es necesario que una persona le informe al empleado acerca de sus faltas o
llegadas tarde a trabajar.
%ecesario
Es necesario que el empleado tenga conocimiento del rcord que la empresa tiene en
su perfil laboral, memos si fuera necesario el caso y0o sanciones 6descuento en el
sueldo) por llegadas tarde.
Costo
%inguno ya que es enviado por correo electrnico y se har$ al tiempo que se hacen
los reportes.
AREA DE AUTOMATIZACION DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
Automatizacin de Procesos Administrativos II
TAREA 2 ANALISIS DE VALOR AGREGADO - AVA- Valor: 5 pts.
Comit rea de Automatizacin de Procesos Administrativos


Si% !bar-o pr.io a la i!pl!%taci)% dl Sist!a s %csario *" s labor lo si-"i%t:
/. A%lisis d .alor a-r-ado to!a%do co!o bas la $todolo-,a :sica AVA& para l r-istro
d i%-rso + -rso d !plados dl procso act"al. ;7 pts.<
2. I%di*" c"als so% los aspctos rl.a%ts *" a-r-a% .alor al procso co% la
i!pl!%taci)% dl Sist!a d 9o%trol d I%-rso + E-rso d 4rso%al +a a"to!ati(ado&
;basado % "% rlo8 bio!0trico< ;2 pts.<.
Rfr%cia: 9o%s"ltar p-i%as 2= + d la 7> a la =2.
S s"-ir laborar la tabla 2.2 ;Accio%s 9orrcti.as dl AVA& p-. 7?<
7etodolog/a b$sica 282
9efinir el proceso a anali&ar. Identificar claramente el proceso que se desea cambiar.
(e recomienda iniciar el an$lisis con el final en la mente. :ue pretendemos al reali&ar
el proceso;
9efinir el valor desde el punto de vista del cliente.
3acer una descripcin del proceso y listar todos los pasos que son necesarios para
desarrollar el proceso. 2dem$s, describir los pasos o actividades del proceso.
2nali&ar cada paso y responder a los interrogantes anteriores< que tan necesaria es la
actividad dentro del proceso; Estoy m$s cerca del objetivo que antes de reali&arlo;
7inimi&ar aquellos pasos que no agregan valor o que no son necesarios.
2gregar pasos o contextos que agreguen valor.
*. El proceso que queremos reali&ar, es implementar un control de Ingreso y Egreso de
empleados en la empresa El (1per 7ueble de =ficina, para esto tenemos que
automati&ar completamente paso a paso lo que se reali&a a diario de forma manual.
!ara dar valide& a dicho proceso, hemos estudiado un aparato que consta de un
soft5are , el cual tiene como objetivo, reconocer la huella del empleado y
autom$ticamente generar la informacin de hora, fecha, d/a, en que este Ingres y
Egres de la empresa.
Con este proceso automati&aremos completamente esta labor, lo que mas podemos
destacar es que se podr$ ahorrar una cantidad de tiempo, no solo en un proceso, si no
en diferentes departamentos, al momento de sacar el reporte diario, semanal y
mensual de empleados.
)os aspectos que agregan valor a la empresa es que en cuanto una empresa es mas
organi&ada y cumple con los horarios establecidos, los clientes estar$n mas
satisfechos y se toman una imagen de una empresa que es responsable, esto hace
mas atractiva la empresa hacia el cliente y le ahorrara disgustos.
En este proceso se podr$n observar algunos pasos indispensables para poder llevar a
cabo esta tarea de automati&acin de control de ingreso y egreso de cada empleado<
I. (e necesita coti&ar un "eloj #iomtrico de buena calidad y que el
soft5are cumpla con las expectativas, ya que al ser mas durable nos
ahorrara inconvenientes y podr$ ser utili&ado por varios a-os.
II. Comprar dicho "eloj #iomtrico, ya que sin este no se puede
automati&ar el proceso.
III. >n tcnico en conjunto con el 2nalista de recursos humanos y el .efe de
!ersonal, deber$n anali&ar el soft5are y los pasos a seguir en el uso del
mismo y de el aparato.
I8. Capacitar al 2nalista de "ecursos 3umanos, ya que el es que tendr$
contacto con el soft5are a diario y capacitar al personal, ya que un mal
uso del aparato lo podr/a da-ar.
8. Informar a todos los empleados, sobre el nuevo (istema de Ingreso y
Egreso, las reglas que ellos deben acatar diariamente y lo que implica
registrarse o no en dicho aparato, ya que esto podr/a causar la ausencia
laboral.
8I. Instalar y Configurar el Equipo. Es necesario instalarlo pues sin esto no
se puede usar el soft5are.
8II. 3acer su respectivo mantenimiento al "eloj #iomtrico. Es
importante ya que as/ se previenen fallas y0o problemas tcnicos que
podr/a implicar reparar o perder el equipo.
a. El empleado deber$ colocar su huella digital en el esc$ner de
reconocimiento.
b. )os datos son enviados por medio electrnico a los departamentos
correspondientes
c. )os datos ser$n almacenados y verificados diariamente por el 2nalista de
"ecursos 3umanos.
d. Cuando se recopile la informacin de toda la semana esta ser$ enviada
v/a electrnica por el 2nalista de "ecursos 3umanos al .efe de !ersonal.
e. Este llevara a cabo la tarea de hacer los c$lculos correspondientes en
cuanto a tiempo laboral, llegadas tarde y su respectivo asistente enviar$
correos electrnicos a los empleados que tengan sanciones o
descuentos por llegadas tarde.
)os pasos que se pueden eliminar son<
I. 2notarse en el libro de control de entrada y salida diariamente.
II. )levar el libro a la jefatura de personal.
III. ?res horas de tiempo que ocupa el 2nalista de "ecursos 3umanos para
trasladar los datos a Excel.
I8. 2rchivar todos los documentos semanalmente con hojas f/sicas.
!asos agregados para el nuevo proceso diario que los empleados
deber$n reali&ar<
I. Colocar su huella digital para que sea registrada
II. Enviar correos a los empleados para que estn informados acerca de su
rendimiento laboral y el rcord que llevan mensualmente.
@. 2spectos relevantes que agregan valor al proceso con la implementacin del sistema
de control de ingreso y egreso.
El aspecto m$s importante es el ahorro del tiempo que toma este proceso.
)a productividad crece, porque habr$ m$s tiempo disponible para laborar en la
empresa.
7ayor seguridad por el mtodo de traslado de informacin y almacenamiento.
7ayor control y reduccin del margen de error.