Sistemas emissores de Nota

Fiscal eletrnica (NFe)

Publicado em 02/02/2009
Ol pessoal!!!
pedidos de alguns blogueiros, vou comentar nesse artigo sobre
alguns tipos de sistemas emissores de NF-e. Como funcionam,
quais suas caractersticas, quais as vantagens e
desvantagens. Bom, espero que as informaes desse artigo
auxiliem na deciso daqueles que esto em busca de uma soluo
para NF-e.
Abraos e uma boa leitura a todos.

Basicamente, o processo da NF-e baseia-se no envio e retorno de

requisies diretamente para o ambiente da Secretaria de Fazenda
Estadual (SEFAZ). Essas requisies, ou solicitaes, podem ser:
envio de uma NF-e
cancelamento
inutilizao
consulta
Ainda nesse processo h a assinatura digital do documento enviado
SEFAZ, que precisa ser feita atravs de um certificado digital
padro ICP-Brasil.
Tambm h o tratamento de contingncia, que onde o sistema
precisa saber o que fazer quando a comunicao com a SEFAZ for
interrompida por algum motivo. Em casos de contingncia,
possvel acionar o SCAN (Sistema de Contingncia do Ambiente
Nacional), o DPEC (Declarao Prvia de Emisso em
Contingncia) ou emitir o DANFE em Formulrio de Segurana
(papel moeda).
Todos os documentos enviados SEFAZ precisam ser em um
formato especfico, onde h uma estruturao padro das
informaes. O formato utilizado o XML, de acordo com
osschemas liberados pela Receita Federal.
Bom, tudo isso ainda s o feijo com arroz. Isso o mnimo que
um sistema emissor de NF-e pode fazer. Ento no fique surpreso
ou admirado se alguma empresa lhe oferecer como benefcios o que
est acima, pois isso o bsico. Diferenciais mesmo esto em
outras funcionalidades do sistema:
B2B (que enviar o DANFE e/ou o arquivo XML diretamente
para o cliente comprador)
armazenamento seguro das informaes em banco de dados
boa performance e escalabilidade diante de um volume
considervel de emisso de Notas
portabilidade (entre bancos de dados e sistemas operacionais)
utilizao de certificados digitais modelo A1 ou A3
transparncia nas operaes
Tambm temos que considerar os servios agregados, claro:
instalao, implantao, suporte, personalizaes, e todo o auxlio
necessrio para o entendimento do processo.
No incio do projeto haviam poucas empresas desenvolvendo
sistemas para a emisso de NF-e, mas atualmente h vrias opes
no mercado. Isso muito bom para o mercado, principalmente para
os contribuintes, pois assim h um grande leque de opes. Aqui vai
uma dica para quando voc for implantar a NF-e em sua empresa:
avalie qual sistema lhe proporcionar a melhor relao Custo X
Benefcio e qual a soluo que melhor se adapta ao seu atual
sistema de gesto e processo operacional .
Pelo que j vi no mercado, os sistemas se dividem em algumas
categorias (eu as dividi em 6 para explicar melhor didaticamente).
Isso acontece pois cada empresa pode adotar tecnologias
diferentes, metodologias diferentes e at a questo cultural tambm
influncia (por exemplo, a questo do software livre muitas
empresas defendem e praticam o desenvolvimento colaborativo.
Quero deixar claro que no sou contra, muito pelo contrrio. Minha
empresa trabalha com Java e nada seria do Java se no existisse a
comunidade de desenvolvedores).
Bom, vamos s categorias:
1. Software Gratuito
2. Extrator de Informaes
3. Componente de Software
4. Componente de Integrao
5. Mdulo do Sistema de Gesto
6. Mdulo Integrado ao Sistema de Gesto
Agora vou explic-las uma a uma
SOFT WARE GRAT UI T O
Nesse grupo conheo somente um sistema: o sistema gratuito
desenvolvido pela SEFAZ de So Paulo. H dois modos de enviar
uma NF-e atravs desse software: digitando os dados da Nota Fiscal
pela sua interface ou importando um arquivo texto (arquivo exportado
pelo sistema de gesto ERP). um processo totalmente manual,
e muitas vezes acaba gerando retrabalho operacional, pois o
faturista precisa lanar a Nota em seu ERP e depois fazer o mesmo
processo pelo software da SEFAZ-SP para enviar a NF-e.
Ele indicado para empresas que possuem um volume de emisso
de Notas muito baixo, e para aquelas que hoje nem possuem
sistema de emisso de Notas (emitem tudo na caneta). Para
empresas que possuem um volume de Notas um pouco maior,
esquece!!! Com certeza o processo operacional ser prejudicado,
alm de no ter um bom controle, pois no h um vnculo entre os
sistemas. Isso pode dar margem para erros. Ahhh, sem contar que
no h suporte da SEFAZ-SP, ou seja, frente algum erro no h
quem lhe ajudar.
EXT RAT OR DE I NFORMAES
Nessa categoria de sistemas, esto aquelas que oferecem uma
integrao completa sem a necessidade de interveno da empresa
que fornece o ERP. Essas solues possuem um extrator de dados
que buscam as informaes das Notas Fiscais diremente da base
de dados do ERP. Elas possuem um tipo de processo agendado
que, dentro de um tempo determinado, faz a leitura das informaes
da base do ERP (campo a campo, tabela a tabela), monta o arquivo
XML e faz os demais processos de envio e retorno com a SEFAZ.
Algumas das vantagens:
1. uma soluo totalmente independente de base de dados e
de ERP;
2. Uma vez definido o de-para das tabelas e campos da base, a
instalao e configurao se torna mais rpida. (Veja, a
instalao e a configurao, no a implantao, pois essa,
depende muito do processo de cada cliente);
3. Possuem uma base de dados prpria para armazenamento
das NF-e;
4. O custo inicial (licena/locao/implantao) tende a ser
menor.
Agora veja as desvantagens:
1. No processo da NF-e no h somente envio de NF-e, h
tambm o cancelamento e inutilizao. Esses dois ltimos
no so integrados com o ERP, ou seja, se o usurio precisar
cancelar uma Nota ou inutilizar uma faixa de numerao, ter
que fazer o processo dos dois sistemas. Retrabalho para o
usurio.
2. Alm de operar o ERP, o usurio precisar conhecer mais um
sistema, o de NF-e;
3. Tratamento de retornos para o ERP. No h um
relacionamento seguro entre as notas que esto no ERP e as
NF-e que foram emitidas para a SEFAZ. Dessa forma,
consultando o ERP no se sabe se a Nota foi mesmo enviada
para a SEFAZ ou no, preciso comparar os dados
apresentados no ERP com os dados apresentados no sistema
de NF-e;
4. Caso a empresa fornecedora do ERP altere alguma estrutura
de tabelas ou campos, o de-para do sistema de NF-e pode
parar de funcionar. (Bom, parar de funcionar o problema
menor, pior ser se ele comear a buscar informaes
incompletas ou incorretas);
5. H regras de negcio que somente o ERP conhece. Regras
tributrias e de substituies, informaes adicionais, etc. Isso
muda de cliente para cliente, pode mudar de produto para
produto, ou dependendo do estado para onde se est emitindo
a Nota. Estamos falando de informaes fiscais, tem que haver
uma grande segurana nesse processo;
6. No h uma homologao da integrao por parte da empresa
fornecedora do ERP. Ou seja, caso ocorra problemas nessa
integrao, ela no ir arcar com as consequncias;
7. O baixo custo com licena/locao/implantao pode gerar
custos surpresas durante o tempo de utilizao do software.
COMPONENT E DE SOFT WARE
Essa j uma categoria mais focada em atender as empresas que
desenvolvem sistemas de gesto e que esto em busca de algo
para embutir ou embarcar no ERP. Esses componentes tem
como princpio bsico fazer o tratamento de envio e retorno do
arquivo XML para as Secretarias de Fazenda. Alguns tratam a parte
de assinatura digital, mas outros no.
So interessantes at certo ponto, pois ajudam empresa
desenvolvedora de software ter um ganho de produtividade (mas
no muito). Por experincia prpria, posso afirmar que: enviar e
receber os arquivos XML o processo mais fcil dentro do universo
da NF-e. Trabalhoso mesmo desenvolver toda a parte de
montagem de XML, assinatura digital e todos os layouts de DANFE.
Difcil mesmo fazer todo o tratamento de contingncia (SCAN,
formulrio de segurana, e agora a Receita Federal j est
disponibilizando um outro ambiente), rotinas de recuperao de
falhas, processos paralelos para aumento de desempenho e
escalabilidade, tratar o acesso leitoras de certificados A3 e os
Tokens A3, tratar o B2B entre vendedor/comprador e outras coisitas
mais
E isso tudo no se faz alterando somente meia dzia de linhas de
cgido, como ouvi uma vez em uma palestra de uma empresa que
desenvolveu uma soluo para NF-e. Se o sistema foi desenvolvido
dessa forma mesmo, com 6 linhas de cdigo, j da para
imaginarmos o quo bom e estvel ele
Dentro dessa categoria h componentes gratuitos e componentes
pagos. Algumas empresas cobram manuteno e prestam suporte,
outras no. Algumas garantem a continuidade e disponibilizam
novas verses a cada alterao de legislao, outras no se
reponsabilizam por alteraes nem por erros que podem vir a surgir.
Essa categoria tem um mercado complicado Muitas empresas
no confiam em componentes terceirizados (mesmo sendo muito
bons), j outras obtm um componente qualquer devido ao baixo
custo. No h como dizer o que est certo e o que est errado,
cada um tem uma viso diferente. O que precisa ser feito buscar
dentre os componentes de mercado qual o que melhor atende as
necessidades e colocar na balana o que melhor para a empresa
a longo prazo. As vezes o barato de hoje pode sair caro amanh.
COMPONENT E DE I NT EGRAO
Comercialmente, essa categoria tambm foca atender as empresas
de desenvolvimento de sistemas de gesto. Nessa categoria esto
as populares DLLs. Podem at existir outros formatos, mas a DLL
a mais simples de exemplificar e tambm a mais conhecida no
mundo da informtica.
Uma DLL usada para integraes entre rotinas e/ou entre
sistemas. Mas integraes simples, que recebem uma solicitao e
devolvem uma resposta. Mas na NF-e no somente isso que
acontece. No processo normal h sim o envio e o retorno, mas em
situaes atpicas, que dependam da interveno do usurio, uma
DLL pode no atender suficientemente e de forma eficaz.
As DLLs participam do mesmo mundo da categoria que citei
anteriormente: os Componentes de Software. Da mesma forma, os
Componentes de Integrao podem ser embarcados ao ERP para
operar na emisso da NF-e. os componentes de integrao so
muito parecidos com os Componentes de Sofware, mas possuem
uma desvantagem: no disponibilizado o cdigo fonte.
MDULO DO SI ST EMA DE GEST O
Nessa categoria a empresa desenvolvedora do sistema ERP
disponibiliza a emisso de NF-e como um mdulo dentro do prprio
sistema. E vejam s, para isso ela pode ter desenvolvido toda a
soluo internamente ou ter utilizado um Componente de Software,
um Componente de Integrao ou um Mdulo Integrado (que
veremos logo em seguida).
Muitas empresas esto desenvolvendo tudo do zero, cada uma com
sua tecnologia e caracterstica. Mas desenvolver todas as regras de
negcio da NF-e nem sempre uma boa idia. Digo isso pois, o
custo e o tempo de desenvolvimento so muito altos. um
investimento que alguma empresas (muitas vezes) no tem como
fazer. No pelo dinheiro a ser investido, mas sim pela falta de
pessoas. As empresas que desenvolvem sistemas sempre esto
com muitos projetos em andamento, o que se torna complicada a
disponibilidade e alocao das pessoas. J trabalhei em grandes
empresas como desenvolvedor e a cada novo projeto a alocao de
pessoas era sempre o que mais pegava.
Hoje h solues completas que so totalmente integrveis com o
ERP, seguras e eficientes. Elas abstraem todas as regras de
negcio da NF-e, e o ERP s precisa se preocupar em disponibilizar
as informaes das solicitaes e receber o retorno das mesmas.
Isso possvel atravs do Mdulo Integrado ao Sistema de Gesto.
MDULO I NT EGRADO AO SI ST EMA DE GEST O
Digamos que esta seja a soluo mais eficaz e a mais indicada,
tanto para as empresas desenvolvedoras de software de gesto
como para os clientes finais. So solues completas, sistemas
especficos, assim como os sistemas EDI. So solues
especficas de mensageria de NF-e, que tratam todas as regras de
negcio da NF-e e podem ser totalmente integradas ao ERP.
Essa integrao faz com que o sistema emissor de NF-e fique
dependente do ERP. Isso torna a integrao mais segura, pois o
emissor de NF-e no trata de regra de negcio do ERP, trata
somente da NF-e e vice-versa (cada sistema se torna especialista
no seu negcio, no seu assunto). O ERP trata a emisso das
Notas, estoque, financeiro, cobrana, etc e emissor de NF-e faz
tudo o que precisa ser feito para a emisso da NF-e (todo o feijo
com arroz e o plus que comentei no incio do artigo). Para isso,
necessria somente uma forma de comunicao entre os sistemas.
Essa comunicao pode ser feita via arquivo texto, arquivo XML, via
Banco de Dados, via webservices, ou alguma outra forma de
transferncia de dados, e o processo pode ficar totalmente
transparente para o usurio, pois ele continuar somente operando o
ERP, sem saber que o sistema emissor de NF-e est ativamente
executando e fazendo o que precisa ser feito.
Vrias vantagens dessas solues:
1. No componente, nem uma DLL, um Mdulo completo,
integrado ao ERP (assim como um mdulo de faturamento,
estoques, financeito, produo, custos, rh, etc)
2. Esses tipos de solues no buscam informaes da base do
ERP, o ERP que disponibiliza as informaes das Notas
para o Mdulo;
3. O ERP j sabe quais so as informaes de cada Nota, e
assim, exporta as informaes corretamente para o sistema de
NF-e. No h perigo em buscar uma informao
inconsistente;
4. A exportao definida atravs de um layout. Qualquer
alterao no ERP no apresenta mudanas no layout de
integrao, ou seja, se o ERP mudar a estrutura de tabelas e
campos, ter ajustar a exportao correta das informaes;
5. O ERP responsvel pela consistncia das informaes, e o
software de NF-e responsvel pela converso dos dados para
XML, assinatura e envio da NF-e;
6. A integrao homologada pela empresa fornecedora do ERP;
7. H integrao completa com o ERP. Cada solicitao de envio
de NF-e, cancelamento ou inutilizao, feita pelo ERP,
processada pelo software de NF-e, que depois efetua o retorno
ao ERP para cada solicitao efetuada;
8. H um relacionamento consistente entre as informaes das
Notas na base de dados do ERP e das NF-e na base de dados
da soluo de NF-e;
9. O usurio continuar operando somente o ERP, pois a
integrao automtica e transparente para o usurio. O
usurio no ter que interagir com o software de NF-e;
10. Integrao muito mais segura;
11. Armazenamento das NF-e em um banco de dados.
Algumas desvantagens:
1. Depende que a empresa fornecedora do ERP desenvolva a
exportao do layout de integrao;
2. No h como implantar diretamente no cliente, pois depende
da integrao implementada dentro do software ERP (a no ser
que o desenvolvimento do ERP seja feito pelo CPD do
cliente);
3. Tende a ser mais cara inicialmente, mas o retorno sobre o
investimento obtido rapidamente.

Por favor, fiquem a vontade em comentar o artigo. Todo e qualquer

comentrio ser muito bem vindo, e usarei todas as sugestes para
melhorar cada vez mais as publicaes. Tambm no sou o dono
da verdade, ento se for necessrio me corrijam!!! Tudo o que
descrevo aqui reflete a minha experincia em Nota Fiscal Eletrnica,
mas estou em constante aprendizado.
Grande abrao!!!
Maicon Klug