ESTRUCTURA DOCUMENTACION

ESTRUCTURA
Para comenzar con la Implementacin de un Sistema de Gestin de la Calidad es necesario
el Anlisis de los Procesos de Trabajo; una herramienta til para tal funcin es la estructura
de los procesos o apa de los procesos!
MAPA DE PROCESOS
"l apa de los Procesos de una or#anizacin permite considerar la forma en $ue cada
proceso indi%idual se %incula %ertical & horizontalmente' sus relaciones & las interacciones
dentro de la or#anizacin' pero sobre todo tambi(n con las partes interesadas fueras de la
or#anizacin' formando as) el proceso #eneral de la empresa!
"sta orientacin hacia los procesos e*i#e la subdi%isin en procesos indi%iduales teniendo
en cuenta las estrate#ias & objeti%os de la or#anizacin' la e*periencia ha demostrado $ue
es con%eniente definir los datos de entrada' parmetros de control & datos de salida!
+na %ez definida la estructura de los procesos se procede a documentar el Sistema'
"laborando o mejorando los Procedimiento e Instrucciones; para ello se considera la
"structura de documentacin del Sistema de Calidad!
Como lo representa la Pirmide de ,ocumentacin' la Implantacin del Sistema de Gestin
de la Calidad se comienza por el - er! .i%el' la recoleccin de los planes' instructi%os &
re#istros $ue proporcionan detalles t(cnicos sobre cmo hacer el trabajo & se re#istran los
resultados' estos representan la base fundamental de la documentacin!
Posteriormente' se determino la informacin especificada sobre los procedimientos de cada
rea de la Gerencia/ 01ui(n2' 01u(2' 0Cmo2' 0Cundo2' 0,nde2 & 0Por $u(2 efectuar las
acti%idades 34 do! .i%el5' esto con el fin de #enerar los anuales de Procedimientos de
cada rea! 6os procedimientos documentados del sistema de Gestin de la calidad deben
formar la documentacin bsica utilizada para la planificacin #eneral & la #estin de las
acti%idades $ue tienen impacto sobre la calidad' tambi(n deben cubrir todos los elementos
aplicables de la norma del sistema de #estin de la calidad!
Al#unos de los principales objeti%os $ue se persi#ue con la elaboracin de los manuales de
procedimientos son/
Comunicar la pol)tica de la calidad' los procedimientos & los re$uisitos de la
or#anizacin!
"ntrenar &7o adiestrar a nue%os empleados!
,efinir responsabilidades & autoridades!
8e#ular & estandarizar las acti%idades de la "mpresa!
9acilitar la introduccin de un mejor m(todo dando datos completos del m(todo
actual!
A&uda a establecer mejores pro#ramas de operaciones & de acti%idades
Suministrar las bases documentales para las auditorias
: "l primer .i%el de la estructura de la documentacin debe ser ejecutad por la ,ireccin/
"laboracin de la Pol)tica de Calidad & los ;bjeti%os!
ESTRUCTURA PROCEDIMIENTOS E INSTRUCTIVOS
+na estructura recomendada para el le%antamiento de cada procedimiento e instructi%o de
trabajo es la si#uiente/
Procedimientos:
T)tulo & Aprobacin del ,ocumento
8e#istro de re%isiones efectuadas a este documento
<! ;bjeti%o
4! Alcance
-! 8esponsables
=! Condiciones7.ormati%as
>! ,escripcin de las Acti%idades
?! 9lujo#rama
@! ,ocumentos de 8eferencia
A! 8e#istros
B! Glosario
<C! Ane*os 3inclu&e formas & re#istros5
Instrucciones de Trabajo:
T)tulo & Aprobacin del ,ocumento
8e#istro de re%isiones efectuadas a este documento
<! ;bjeti%o
4! Alcance
-! 8esponsables
=! Condiciones7.ormati%as
>! ,escripcin de las Acti%idades
?! ,ocumentos de 8eferencia
@! 8e#istros
A! Glosario
B! Ane*os 3inclu&e formas & re#istros5
Estructura Procedimientos- Instrucciones de Trabajo
Ttu!o " A#robaci$n de! Documento%
"s la primera p#ina del procedimiento o instructi%o de trabajo' posee los si#uientes
campos/

6o#otipo & .ombre de la "mpresa' Serial' 8e%isin' P#inas' 9irma de la persona
responsable de la re%isin & de la aprobacin' .ombre del Procedimiento o Instructi%o de
Trabajo!
D 8e#istro de re%isiones efectuadas a este documento!
"s la parte del Procedimiento o Instructi%o de trabajo donde se seEala el nmero de
re%isiones realizadas al ,ocumento!
Editado Revisado y Aprobado Edicin Primerq Fecha


"l contenido del procedimiento debe bos$uejar la secuencia & flujo entre personas & reas
in%olucradas! +n procedimiento se #enera para $ue el personal obten#a una direccin en la
ejecucin de una acti%idad en particular! 6os procedimientos pormenorizan en detalle la
or#anizacin & responsabilidades para alcanzar las pol)ticas & objeti%os de la empresa! "l
nmero de procedimientos %ariar de acuerdo a la complejidad del sistema de calidad!
6a e*i#encia internacional IS; BCCC re$uiere $ue todo procedimiento contemple los
si#uientes aspectos/
<! Objeti&o%
"stablecer criterios $ue definan el propsito #eneral del documento! ,ebe describir de
manera clara el FPor $ueF & el F1ueF del procedimiento o la instruccin de trabajo'
centrndose en a$uellos aspectos $ue lo hace nico! ,ebe ser entendido & entendible por
todos los in%olucrados en el mismo' como por todos los $ue manejan el documento!
4! A!cance%
"stablecer el cubrimiento & propsito del documento ! ,ebe indicar tanto las reas como
las situaciones donde el procedimiento o la instruccin de trabajo debe ser usado' adems
de hacer sus e*cepciones 3es decir lo $ue e*clu&e5! ,ebe ser entendido & entendible tanto
por los in%olucrados en el mismo' como por todos los $ue manejan el procedimiento o la
instruccin de trabajo!
-! Res#onsab!es% ,ebe indicarse la3s5 posicin3es5' $ue tienen la responsabilidad de
ejecutar las acti%idades descritas en el documento & los responsables por $ue se cumpla el
mismo' se deber mencionar solo car#os & nunca hacer referencia en forma personal!
=! Condiciones'Normati&as%
Todos a$uellos patrones' normas' estndares' especificaciones u otros documentos &
procedimientos $ue le soportan &7o complementan! .ormati%as/ ,ebe describir las
condiciones especificas para el procedimiento o la instruccin de trabajo se pueda ejecutar!
Aspectos de se#uridad/ uestra los ries#os' las medidas & los implementos de se#uridad
$ue se deben considerar para la ejecucin del documento!
ateriales' Gerramientas & e$uipos!
(% Descri#ci$n de !as Acti&idades%
,escribe en forma detallada & en el orden cronol#ico las acti%idades $ue deben lle%arse a
cabo para el ase#uramiento de la calidad de los productos &7o ser%icios $ue se esperan
obtener! 6os procedimientos deben describir' con el #rado de detalle re$uerido' para el
control adecuado de las acti%idades $ue interesen' las responsabilidades' las autoridades &
las interrelaciones del personal $ue administre' efecte & %erifi$ue o re%ise el trabajo $ue
afecte la calidad; cmo se deben efectuar las diferentes acti%idades' la documentacin $ue
se debe utilizar & los controles $ue se deben aplicar!
) *!ujo+rama%
,ebe indicar de una manera l#ica' la secuencia como deben ser ejecutados los pasos' la
posicin $ue debe ejecutarlos & los re#istros $ue deben elaborarse para el ase#uramiento de
la calidad' de los productos &7o ser%icios $ue se esperan obtener con el procedimiento!
Aplica slo para los procedimientos! 6os iconos $ue se utilizan para la elaboracin del
flujo#rama se pueden apreciar a continuacin/
@! Documentaci$n de Re,erencia%
,ebe mencionar todos a$uellos documentos' normas' libros' art)culos' etc! $ue se usaron
para elaborar el procedimiento o la instruccin de trabajo' & adems los $ue deben usar
durante la ejecucin de los pasos! "sta referencia debe indicar tipo' serial' titulo' autor'
edicin & p#ina sino $ue debe referirse a como & donde ubicarla! "n los casos de dif)cil
acceso a la misma' & $ue sea necesaria para la realizacin de al#unos de los pasos descritos'
debe pro%eerse una copia de la misma como un ane*o del procedimiento!
A! Re+istros%
6ista los nmeros & nombres de los formularios' reportes & pantallas asociados al proceso
$ue se utilizan para el monitoreo de las acti%idades & para la re%isin & prueba necesarias
para el asesoramiento de la calidad!
B! -!osario%
8efiere los t(rminos &7o abre%iaturas empleadas en el te*to del documento!
<C! Ane.os%