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MINISTRIO DA DEFESA

COMANDO DA AERONUTICA

ARQUIVOLOGIA
ICA 214-3
AVALIAO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO

2011





MINISTRIO DA DEFESA
COMANDO DA AERONUTICA
CENTRO DE DOCUMENTAO E HISTRICO DA AERONATICA
ARQUIVOLOGIA

ICA 214-3


AVALIAO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO


2011







MINISTRIO DA DEFESA
COMANDO DA AERONUTICA
COMANDO-GERAL DO PESSOAL
PORTARIA COMGEP N 1.024/CPADAER, DE 13 DE DEZEMBRO DE 2011.
Aprova a 1 modificao da ICA 214-3
Avaliao de Documentos de Arquivo
O PRESIDENTE DA COMISSO PERMANENTE DE AVALIAO DE
DOCUMENTOS, no uso de suas prerrogativas e considerando o que preceitua o inciso I, art. 3
da Portaria n 509/GC3, de 29 de julho de 2010, resolve:
Art. 1 Aprovar a 1 modificao da ICA 214-3 Avaliao de Documentos de
Arquivo, aprovada pela Portaria n 5/CPADAER, de 13 de janeiro de 2011 e publicada no BCA
n 009, de 13 de janeiro de 2011.
Art. 2 Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicao.
Maj Brig Ar ROBINSON VELLOSO FILHO
Presd da CPADAER
















(Publicado no BCA n 239, de 19 de dezembro de 2011).




MINISTRIO DA DEFESA
COMANDO DA AERONUTICA
COMANDO-GERAL DO PESSOAL
PORTARIA N 5/CPADAER, DE 13 DE JANEIRO DE 2011.
Aprova a edio da Instruo do Comando
da Aeronutica que dispe sobre a
Avaliao de Documentos de Arquivo.
O PRESIDENTE DA COMISSO PERMANENTE DE AVALIAO DE
DOCUMENTOS, no uso de suas prerrogativas e considerando o que preceitua o inciso I, art. 3
da Portaria n 509/GC3, de 29 de julho de 2010, resolve:
Art. 1 Aprovar a edio da ICA 214-3 Avaliao de Documentos de Arquivo,
que com esta baixa.
Art. 2 Esta Portaria entrar em vigor na data de sua publicao.
Art. 3 Ficam revogadas as Portarias n 001/CPADAER, de 23 de abril de 2007e
002/CPADAER, de 23 de abril de 2007.
Maj Brig Ar JORGE CRUZ DE SOUZA E MELLO
Presd da CPADAER













(Publicado no BCA n 009, de 13 de janeiro de 2011).

ICA 214-3/2011

SUMRIO
1 DISPOSIES PRELIMINARES...................................................................................... 9
1.1 FINALIDADE...................................................................................................................... 9
1.2 CONCEITUAO............................................................................................................... 9
1.3 MBITO ............................................................................................................................ 12
2 GESTO DE DOCUMENTOS.......................................................................................... 13
2.2 CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS ............................................................................. 13
2.3 INSTRUMENTOS DE GESTO DOCUMENTAL......................................................... 13
2.4 CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS.......................................................................... 14
3 AVALIAO E DESTINAO DE DOCUMENTOS NO COMAER........................ 20
3.1 CONCEITO........................................................................................................................ 20
3.2 OBJETIVOS DA AVALIAO E DA DESTINAO DE DOCUMENTOS................ 20
3.3 COMPETNCIA PARA AVALIAR DOCUMENTOS .................................................... 20
4 ESTRUTURA DO FUNCIONAMENTO DA AVALIAO DE
DOCUMENTOS DE ARQUIVO NO COMAER................................................................ 21
4.1 COMISSO PERMANENTE DE AVALIAO DE DOCUMENTOS DO
COMANDO DA AERONUTICA CPADAER.................................................................. 21
4.2 SUBCOMISSO PERMANENTE DE AVALIAO DE DOCUMENTOS
DO COMANDO DA AERONUTICA SPADAER............................................................ 22
4.3 CENTRO DE DOCUMENTAO E HISTRICO DA AERONUTICA CENDOC...... 23
5 METODOLOGIA DA AVALIAO DE DOCUMENTOS ......................................... 25
5.1 O QUE AVALIAR............................................................................................................. 25
5.2 COMO AVALIAR............................................................................................................. 25
5.3 DESTINAO DE DOCUMENTOS ............................................................................... 26
5.4 PRESERVAO............................................................................................................... 29
6 DISPOSIES GERAIS.................................................................................................... 32
7 DISPOSIES TRANSITRIAS..................................................................................... 33
8 DISPOSIES FINAIS...................................................................................................... 34
REFERNCIAS ....................................................................................................... 35
Anexo A - Modelo de Listagem de Eliminao de Documentos .......................... 37
Anexo B - Modelo de Edital de Cincia de Eliminao de Documentos ............ 38
Anexo C - Modelo de Formulrio para Levantamento Documental .................. 39
Anexo D - Modelo de Formulrio para Registro de Documentos Classificados...... 40
Anexo E - Modelo de Relao de Transferncia de Documentos........................ 41
Anexo F - Modelo de Termo de Transferncia de Documentos.......................... 42
Anexo G - Modelo de Relao de Recolhimento de Documentos........................ 44
Anexo H - Modelo de Termo de Recolhimento de Documentos.......................... 45
Anexo I - Modelo de Termo de Eliminao de Documentos .............................. 46


ICA 214-3/2011

PREFCIO
A Gesto de Documentos tarefa essencial, permanente e vital para o
Comando da Aeronutica (COMAER), por viabilizar, agilizar, retratar e perpetuar atos, fatos,
processos de tomada de deciso, quer nas atividades-meio, quer nas atividades-fim,
permitindo alcanar e manter os objetivos da Poltica da Aeronutica.
Em todo o seu ciclo, a Gesto Documental garante maior eficincia no que
tange produo, utilizao, manuteno, avaliao, destinao e acesso aos documentos. O
reconhecimento de que os arquivos so efetivamente instrumentos de gesto administrativa e
de garantia dos direitos dos cidados tem direcionado o Sistema de Documentao do
Comando da Aeronutica (SISDOC) a implementar uma intensa renovao metodolgica e
organizacional, cuja tendncia adequar os conceitos e as prticas arquivsticas ao novo
entendimento que se tem da funo dos arquivos.
A avaliao de documentos um procedimento extremamente necessrio
dentro de um arquivo, pois por meio do julgamento do valor dos documentos que ser
decidido quais os documentos sero arquivados e os que sero eliminados. Originalmente,
avaliar documentos significa atribuir valores distintos aos documentos produzidos ou
recebidos, de acordo com as possibilidades e necessidades neles contidas. Assim, a avaliao
tem como resultado imediato a eliminao, a guarda temporria ou o recolhimento guarda
permanente.
Visando dar suporte s Organizaes do Comando da Aeronutica na gesto da
documentao que tramita em seu domnio, o CENDOC, como rgo Central do SISDOC,
responsvel pela administrao documental no mbito do COMAER e como elo do Sistema
Nacional de Arquivos (SINAR), realizou o presente trabalho baseado em normas e instrues
tcnicas.
Para tanto, utilizou-se o Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo e
a Tabela Bsica de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo relativos s
Atividades-meio da Administrao Pblica e a Subclasse 080 - Pessoal Militar, dos referidos
Cdigo e Tabela aprovados pelas Resolues n 14, de 24 de outubro de 2001, e n 21, de 4 de
agosto de 2004, respectivamente, ambas do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ),
rgo Central do SINAR.
Esta Instruo vem fornecer os procedimentos tcnicos necessrios para a
avaliao dos documentos que tramitam nas Organizaes. A documentao produzida e
acumulada, seja ela no formato papel ou digital, necessita ser avaliada por um grupo de
profissionais, mediante critrios fundamentados na Teoria Arquivstica.

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1 DISPOSIES PRELIMINARES
1.1 FINALIDADE
A presente Instruo tem por finalidade normatizar o processo de avaliao de
documentos arquivsticos produzidos, recebidos e acumulados no mbito do COMAER.
1.2 CONCEITUAO
1.2.1 ARQUIVAMENTO
Operao que consiste na guarda de documentos nos seus devidos lugares, em
equipamentos que lhes forem prprios e de acordo com um sistema de ordenao previamente
estabelecido.
1.2.2 ATIVIDADE-FIM
Expresso que designa as atividades desenvolvidas em decorrncia da
finalidade da instituio ou de uma OM. (FCA 214-1/2005)
1.2.3 ATIVIDADE-MEIO
Expresso que designa as atividades que do suporte consecuo das
atividades-fim da instituio ou de uma OM. (FCA 214-1/2005)
1.2.4 AVALIAO
Processo da anlise da documentao de arquivos, visando estabelecer a sua
destinao, de acordo com seus valores probatrios e informativos.
1.2.5 CLASSIFICAO
Organizao dos documentos de um arquivo ou coleo, de acordo com um
Cdigo de Classificao; anlise e identificao do contedo de documentos, seleo da
categoria de assunto sob a qual sejam recuperados, podendo-lhes atribuir cdigos. Este termo
no se refere a classificao de documentos sigilosos de que trata o Decreto n 4.553, de 27 de
dezembro de 2002.
1.2.6 CDIGO DE CLASSIFICAO
um instrumento de trabalho utilizado para classificar todo e qualquer
documento produzido ou recebido por um rgo no exerccio de suas funes e atividades.
1.2.7 COMISSO PERMANENTE DE AVALIAO DE DOCUMENTOS
Grupo multidisciplinar que tem a responsabilidade de orientar o processo de
anlise, avaliao e seleo da documentao produzida e acumulada no seu mbito de
atuao, tendo em vista a identificao dos documentos para guarda permanente e a
eliminao dos destitudos de valor.
1.2.8 DESTINAO
Conjunto de operaes que se seguem fase de avaliao de documentos
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destinada a determinar a sua guarda temporria ou permanente, a sua eliminao ou a sua
microfilmagem.
1.2.9 DOCUMENTO
Unidade de registro de informaes, qualquer que seja o suporte ou formato;
qualquer meio de suporte de informao recupervel que descreva, defina, especifique, relate,
divulgue, cobre resultados e certifique atividades.
1.2.10 DOCUMENTO DE ARQUIVO
Aqueles produzidos e recebidos por rgos e entidades pblicos federais, em
decorrncia do exerccio de suas funes e atividades especficas, qualquer que seja o suporte
da informao ou da natureza dos documentos.
1.2.11 EDITAL DE CINCIA DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS
Ato publicado em peridicos oficiais que tem por objetivo anunciar e tornar
pblica a eliminao.
1.2.12 ELIMINAO
Destruio de documentos julgados destitudos de valor para a guarda
permanente.
1.2.13 ESPCIE DOCUMENTAL
Diviso de gnero documental que rene tipos documentais por seu formato.
So exemplos de espcies documentais ata, carta, decreto, disco, filme(2), folheto, fotografia,
memorando, ofcio, planta, relatrio.
1.2.14 GESTO DE DOCUMENTOS
Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes produo,
tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediria,
visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.
1.2.15 LISTAGEM DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS
Relao de documentos cujos prazos j esto expirados e aguardam autorizao
por autoridade competente. Tambm chamada lista de eliminao.
1.2.16 MICROFILMAGEM
Produo de imagens fotogrficas de um documento em formato altamente
reduzido.
1.2.17 PLANO DE CLASSIFICAO
Esquema de distribuio de documentos em classes, de acordo com mtodos de
arquivamento especficos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funes de uma
instituio e da anlise do arquivo por ela produzido. Expresso geralmente adotada em
arquivos correntes.
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1.2.18 PRAZO DE GUARDA
Prazo definido na Tabela de Temporalidade e Destinao de Documentos de
Arquivo e baseado em estimativas de uso, em que documentos devero ser mantidos no
arquivo corrente ou no arquivo intermedirio, ao fim do qual a destinao efetivada.
Tambm chamado perodo de reteno ou prazo de reteno.
1.2.19 RECOLHIMENTO
Transferncia (passagem) de documentos para o arquivo permanente.
1.2.20 RELAO DE RECOLHIMENTO DE DOCUMENTOS
Listagem descritiva do acervo adotada em arquivos permanentes.
1.2.21 RELAO DE TRANSFERNCIA DE DOCUMENTOS
Listagem descritiva do acervo adotada em arquivos intermedirios
1.2.22 SUBCOMISSO PERMANENTE DE AVALIAO DE DOCUMENTOS
Grupo multidisciplinar que tem a responsabilidade de orientar e realizar o
processo de anlise, avaliao e seleo da documentao produzida e acumulada no seu
mbito de atuao, tendo em vista a identificao dos documentos para guarda permanente e a
eliminao dos destitudos de valor.
1.2.23 TABELA DE TEMPORALIDADE E DESTINAO DE DOCUMENTOS DE
ARQUIVO
Instrumento de destinao, aprovado por autoridade competente, que determina
os prazos em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes e intermedirios,
ou recolhidos aos arquivos permanentes, estabelecendo critrios para microfilmagem e
eliminao.
1.2.24 TERMO DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS
Instrumento que rene informaes sucintas sobre os documentos que, aps
terem cumprido o prazo de guarda estabelecido na Tabela de Temporalidade e Destinao de
Documentos de Arquivo, foram eliminados.
1.2.25 TERMO DE RECOLHIMENTO DE DOCUMENTOS
Instrumento legal que define e formaliza o recolhimento de documentos para o
arquivo permanente.
1.2.26 TERMO DE TRANSFERNCIA DE DOCUMENTOS
Instrumento legal que define e formaliza a transferncia de documentos para o
arquivo intermedirio.
1.2.27 TRMITE
Curso do documento, desde a sua produo ou recepo at o cumprimento de
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sua funo administrativa. Tambm referido como tramitao ou movimentao.
1.2.28 TRANSFERNCIA
Passagem dos documentos dos arquivos correntes para os intermedirios.
1.2.29 VALOR PRIMRIO
Qualidade inerente s razes de criao de todo documento, tpica das fases
iniciais de seu ciclo vital, correspondendo aos interesses da prpria Organizao ou rgo de
origem.
1.2.30 VALOR SECUNDRIO
Qualidade informativa que um documento pode possuir para alm de seu valor
primrio, atendendo ao interesse de outras Organizaes, rgos e historiadores.
1.3 MBITO
Essa Instruo aplica-se a todas as OM do Comando da Aeronutica.
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2 GESTO DE DOCUMENTOS
um conjunto de procedimentos tcnicos e operacionais essencial para o controle de todo o ciclo
documental, abrangendo desde a sua produo at a sua destinao final (eliminao ou guarda
permanente), visando a racionalizao e eficincia administrativas, bem como a preservao do
patrimnio documental de interesse histrico-cultural. A gesto pressupe, portanto, uma
interveno no ciclo de vida dos documentos.
2.2 CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS
2.2.1 Um programa de gesto de documentos compreende todas as atividades inerentes ao
ciclo de vida dos documentos, ou seja, s idades/fases corrente, intermediria e permanente
de arquivamento dos documentos, o que garante um efetivo controle da produo documental
nos arquivos correntes (valor primrio/administrativo/vigncia), da transferncia aos arquivos
centrais/intermedirios (local onde os documentos geralmente aguardam longos prazos
precaucionais e prescricionais), do processamento das eliminaes e recolhimento ao arquivo
permanente (valor secundrio/histrico-cultural).
1 Idade/Fase:
CORRENTE
DOCUMENTOS EM VIGNCIA; FREQUENTEMENTE
CONSULTADOS.
2 Idade/Fase:
INTERMEDIRIA
DOCUMENTOS EM FINAL DE VIGNCIA; QUE AGUARDAM
PRAZOS LONGOS DE PRESCRIO OU PRECAUO;
RARAMENTE CONSULTADOS; AGUARDAM DESTINAO
FINAL (ELIMINAO OU GUARDA PERMANENTE).
3 Idade/Fase:
PERMANENTE
DOCUMENTOS QUE PERDERAM A VIGNCIA
ADMINISTRATIVA, PORM SO PROVIDOS DE VALOR
SECUNDRIO OU HISTRICO/CULTURAL.
2.3 INSTRUMENTOS DE GESTO DOCUMENTAL
2.3.1 Os instrumentos so mecanismos de controle utilizados na gesto documental
possibilitando a identificao, a codificao e a localizao dos documentos nas respectivas
classes, subclasses, grupos, subgrupos etc. So considerados instrumentos de gesto de
documentos:
- Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo; e
- Tabela de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo.
2.3.2 O Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo um instrumento de trabalho
utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por uma OM no
exerccio de suas funes e atividades.
2.3.3 A Tabela de Temporalidade e Destinao de Documentos um instrumento fundamental
da avaliao, pois registra o ciclo de vida dos documentos. Nela constam o cdigo, os
assuntos e os prazos de arquivamento dos documentos no arquivo corrente, de sua
transferncia ao arquivo central ou intermedirio, e de sua destinao final, quando se
determina sua eliminao ou recolhimento ao arquivo permanente. Nesse instrumento tambm
esto especificados os documentos que devero ser reproduzidos em outros suportes
(microfilmagem, digitalizao etc.).
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2.3.4 O Cdigo de Classificao de Documentos e a Tabela de Temporalidade e Destinao de
Documentos de Arquivo so instrumentos dinmicos de gesto de documentos, por isso
precisam ser periodicamente atualizados, a fim de incorporar os novos conjuntos documentais
que possam vir a ser produzidos e as mudanas que, eventualmente, ocorrerem na legislao.
2.3.5 O Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo e a Tabela Bsica de
Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo relativos s Atividades-meio da
Administrao Pblica e a Subclasse 080 - Pessoal Militar referidos Cdigo e Tabela, so
instrumentos utilizados para a classificao dos documentos produzidos e recebidos nas
Organizaes Militares do COMAER.
2.3.6 Os assuntos que no estejam contemplados no Cdigo e na Tabela em questo devero
ser listados e enviados, por intermdio da SPADAER, para anlise do CENDOC e posterior
encaminhamento aos rgos competentes, de modo a permitir uma possvel incluso e
atualizao.
2.4 CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS
2.4.1 A classificao o ato de ordenar os documentos segundo um plano destinado a facilitar
o seu uso corrente; ela envolve tanto a organizao fsica dos documentos (ordenao) quanto
a atribuio de smbolos para identificar as unidades documentais e mostrar a relao entre
uma e outra unidade.
2.4.2 A classificao por assuntos utilizada com o objetivo de agrupar os documentos sob
um mesmo tema, como forma de agilizar sua recuperao e facilitar as tarefas arquivsticas
relacionadas com a avaliao, seleo, eliminao, transferncia, recolhimento e acesso a
esses documentos, uma vez que o trabalho arquivstico realizado com base no contedo
documental, o qual reflete a atividade que o gerou e determina o uso da informao nele
contida.
2.4.3 A classificao define, portanto, a organizao fsica dos documentos arquivados,
constituindo-se em referencial bsico para sua recuperao.
2.4.4 PROCEDIMENTOS PARA A CLASSIFICAO
A seguir so apresentadas as orientaes para que seja procedida a
classificao de documentos por assuntos que compreende: leitura do documento,
identificao do assunto, sua localizao, codificao, ordenao e arquivamento.





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1) Ler cuidadosamente cada documento:



2) Identificar o assunto principal de acordo com seu contedo:

3) Localizar o assunto no Cdigo de Classificao de Documentos de
Arquivo, utilizando o ndice, quando necessrio;
Observao: Quando o documento possuir anexo(s), este(s) dever(o) receber a anotao
do(s) cdigo(s) correspondente(s) ao documento principal.


Assunto: Alterao de frias.
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4) Fazer a codificao, a lpis, no canto superior direito da primeira folha do
documento;

5) Ordenar todos os documentos com o mesmo cdigo em folhas A3 dobradas
ao meio com as informaes padro a seguir:
a) - Sigla da OM com letra maiscula;
b) Nome e/ou sigla da Diviso ou Subdiviso e da Seo ou Subseo, se
houver, com letra maiscula e entre barras;
c) Cdigo de classificao referente ao assunto (inclusive na lateral da folha);
d) Assunto (de acordo com o Cdigo de Classificao de Documentos de
Arquivo); e
e) Ano dos documentos.
Observao: documentos que se referem a dois ou mais assuntos devero ser classificados e
agrupados ao conjunto documental (dossi, processo ou pasta) que possui maior prazo de
arquivamento ou que tenha sido destinado guarda permanente.
085.5
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6) Arquivar as folhas A3 em caixas-arquivo devidamente etiquetadas (10,5 x
17,0 cm) e identificadas com as informaes padro a seguir:
a) Sigla da OM com letra maiscula;
b) Nome e/ou sigla da Diviso ou Subdiviso e da Seo ou Subseo, se
houver, com letra maiscula e entre barras;
c) Nmero da caixa-arquivo;
d) Ano dos documentos arquivados na caixa-arquivo; e
e) Intervalo dos cdigos de classificao arquivados na caixa-arquivo.
Observao: o prazo de arquivamento deve se contar a partir do primeiro dia til do exerccio
seguinte ao do arquivamento do documento, exceto aqueles que originam despesas, cujo
prazo de arquivamento contado a partir da aprovao das contas pelo Tribunal de Contas.
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10,5 cm
17,0 cm
CENDOC
DOC/SAR/SSAT
CX. 02
2009
(CD. 020 - 029
20 ICA 214-3/2011

3 AVALIAO E DESTINAO DE DOCUMENTOS
3.1 CONCEITO
A avaliao consiste fundamentalmente em identificar valores e definir prazos
de guarda para os documentos de arquivo determinando a sua destinao, ou seja, quais sero
objetos de arquivamento permanente e quais devero ser eliminados por terem perdido seu
valor de prova e de informao para a OM, independentemente de seu suporte ser o papel, o
filme, a fita magntica, o disquete, o disco tico ou qualquer outro.
3.2 OBJETIVOS DA AVALIAO E DA DESTINAO DE DOCUMENTOS
A avaliao de documentos de arquivo tem como principais objetivos: a
reduo da massa documental, no conservando os documentos por tempo maior do que o
necessrio para o cumprimento das atividades que o geraram; agilidade na recuperao da
informao; garantia da eficincia administrativa; racionalizao da produo e do fluxo de
documentos (trmite); garantia das condies de conservao da documentao de valor
permanente; controle do processo de produo documental, orientando o emprego de suportes
adequados ao registro da informao; otimizao do espao fsico para arquivamento; garantia
de um melhor aproveitamento dos recursos disponveis; e a garantia da constituio do
patrimnio arquivstico.
3.3 COMPETNCIA PARA AVALIAR DOCUMENTOS
3.3.1 De acordo com a legislao em vigor, em cada rgo ou entidade da Administrao
Pblica Federal ser constituda comisso permanente de avaliao de documentos. A
Comisso Permanente de Avaliao de Documentos do Comando da Aeronutica
(CPADAER), instituda por Portaria aprovada pelo Comandante da Aeronutica, o rgo
responsvel por orientar o processo de anlise, avaliao, seleo e arquivamento de
documentos no mbito da Aeronutica.
3.3.2 A CPADAER integrada pelas Subcomisses Permanentes de Avaliao de
Documentos do Comando da Aeronutica (SPADAER). O quadro estrutural para a avaliao
documental est distribudo e escalonado em trs nveis hierrquicos, conforme a estrutura da
Aeronutica.
3.3.3 As SPADAER, institudas em todas as OM do COMAER, so rgos responsveis por
orientar e realizar o processo de anlise, avaliao e seleo de documentos de arquivo
produzidos e recebidos nas OM a que pertencem.
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4 ESTRUTURA DO FUNCIONAMENTO DA AVALIAO DE DOCUMENTOS DE
ARQUIVO NO COMAER
A avaliao de documentos de arquivo no COMAER a cargo de Comisso e de
Subcomisses - CPADAER e SPADAER - possui uma estrutura de funcionamento nos
seguintes nveis.

ESTRUTURAO DA AVALIAO DOCUMENTOS DE ARQUIVO NO COMAER
:



Subcomisses Permanentes de Avaliao de Documentos do Comando da Aeronutica
(SPADAER)
Nvel A
rgos relacionados nos incisos I a XI, do art. 2 da Portaria n 509/GC3, de
29 de julho de 2010
Nvel B Demais OM do COMAER
4.1 COMISSO PERMANENTE DE AVALIAO DE DOCUMENTOS DO COMANDO
DA AERONUTICA - CPADAER
4.1.1 COMPOSIO
4.1.1.1 A CPADAER deve ser composta por membros efetivos e membros suplentes. Os
membros suplentes visam substituir os membros efetivos caso seja necessrio.
4.1.1.2 Dada a complexidade e responsabilidade do trabalho de avaliar os documentos,
necessria a participao de profissionais ligados s mais diversas reas do conhecimento:
funes, atividades e estruturas organizacionais das suas respectivas Organizaes Militares.
desejvel que esses profissionais tenham, preferencialmente, expectativa de permanncia
de, pelo menos, dois anos na respectiva OM, aps sua designao para a Comisso.
4.1.1.3 Os nomes dos membros designados para compor a CPADAER devem ser
encaminhados anualmente, at o dia 31 de maio, por meio de documento oficial, para a 5
COMANDANTE
DA
AERONUTICA
CPADAER
Comisso Permanente de
Avaliao de Documentos do
Comando da Aeronutica
(Chefe do Estado-Maior do
COMGEP)
Conselho Nacional de
Arquivos (CONARQ)

CENDOC
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Subchefia do Estado-Maior do COMGEP (EMGEP), Secretaria da CPADAER, que
posteriormente publicar no Boletim do Comando da Aeronutica.
4.1.2 ATRIBUIES
4.1.2.1 As atribuies da CPADAER esto definidas na Portaria n 509/GC3, de 29 de julho
de 2010.
4.1.3 REUNIES
4.1.3.1 A CPADAER se reunir:
a) ordinariamente, uma vez ao ano, no ms de novembro; e
b) extraordinariamente, a qualquer tempo, por convocao do Presidente ou por
solicitao de qualquer um dos membros.
4.1.3.2 O membro proponente dever apresentar ao Presidente, para conhecimento e
aprovao, os assuntos de pauta propostos.
4.1.3.3 Qualquer matria urgente ou de alta relevncia poder, a critrio do Presidente, ser
colocada em discusso ainda que no constante da pauta de convocao.
4.2 SUBCOMISSO PERMANENTE DE AVALIAO DE DOCUMENTOS DO
COMANDO DA AERONUTICA SPADAER
4.2.1 COMPOSIO
4.2.1.1 Preferencialmente, os componentes da SPADAER devero ter uma expectativa de
permanncia de, pelo menos, dois anos na respectiva OM, aps sua designao para a
Subcomisso, sendo mandatria a participao de componente do setor de protocolo e arquivo
da OM (o Chefe - militar ou funcionrio civil).
4.2.1.2 Os nomes dos membros designados para compor as SPADAER devem ser publicados
no Boletim do Comando da Aeronutica (BCA), transcritos no Boletim Interno da respectiva
Organizao e enviados Secretaria da CPADAER (5EM).
4.2.2 ATRIBUIES
a) seguir as instrues expedidas pela CPADAER, quando na execuo de seus
trabalhos;
b) analisar os contedos dos vrios tipos de documentos de arquivo, avaliando
a atribuio do cdigo de classificao correspondente ao assunto;
c) observar os respectivos prazos de guarda dos documentos e sua destinao
final (permanncia ou eliminao), tendo por base os seus contedos,
obedecendo a Tabela de Temporalidade e Destinao de Documentos de
Arquivo;
d) elaborar as listagens de eliminao de documentos ( Anexo A) e encaminh-las
para o CENDOC nos meses de maio e setembro, para fins de aprovao;
e) presenciar a eliminao de documentos, zelando pelo cumprimento da
legislao que trata do assunto;
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f) promover a gesto de documentos na OM respectiva;
g) difundir, no mbito de sua competncia, as diretrizes e as normas
estabelecidas pela CPADAER, zelando pelo fiel cumprimento;
h) encaminhar ao CENDOC, quando necessrio, as propostas de atualizao do
Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo e da Tabela de
Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo; e
i) aps homologao da Listagem de Eliminao de Documentos pela
CPADAER, elaborar o Edital de Cincia de Eliminao de Documentos
(Anexo B), e encaminhar, via cadeia de comando, ao rgo emissor qual a
OM est subordinada, para publicao no Dirio Oficial da Unio e no BCA.
(NR)- Portaria COMGEP n 1024/CPADAER, de 13 de dezembro de 2011.
4.2.2.1 O Comandante da OM, por solicitao da SPADAER, poder designar um grupo de
trabalho para auxiliar no processo de classificao e avaliao dos documentos, em razo da
especificidade e quantidade dos mesmos.
4.2.3 REUNIES
4.2.3.1 A SPADAER se reunir:
a) ordinariamente, uma vez ao ms; e
b) extraordinariamente, a qualquer tempo, por convocao do Presidente ou por
solicitao de qualquer um dos membros.
4.2.3.2 Na convocao para as reunies constar a pauta dos assuntos a serem tratados.
4.2.3.3 Qualquer matria urgente ou de alta relevncia poder, a critrio do Presidente, ser
colocada em discusso ainda que no constante da pauta de assuntos da reunio convocada.
4.3 CENTRO DE DOCUMENTAO E HISTRICO DA AERONUTICA - CENDOC
4.3.1 FINALIDADE
4.3.1.1 Coordenar e orientar tecnicamente a CPADAER e as SPADAER no processo de
anlise, avaliao e seleo da documentao produzida e acumulada no mbito do Comando
da Aeronutica (COMAER).
4.3.2 COMPOSIO
4.3.2.1 Em virtude de o CENDOC ser o rgo Central do Sistema de Documentao
(SISDOC) e pela complexidade que as atividades relativas avaliao e destinao de
documentos de arquivo requerem, dever ser designado um grupo de trabalho permanente,
pelo Chefe do CENDOC, que ser composto por membros efetivos e membros eventuais.
4.3.2.2 Os membros efetivos sero nomeados pelo Chefe do CENDOC, anualmente, e
devero possuir as seguintes qualificaes:
a) um arquivista da Diviso de Documentao do CENDOC;
b) um arquivista da Diviso de Arquivo Geral do CENDOC; e
c) um arquivista do Servio Geral de Correspondncia e Arquivo da
Aeronutica - SEGECAE;
24 ICA 214-3/2011

4.3.2.3 O Chefe do CENDOC dever solicitar ao Presidente da CPADAER a possibilidade de
convocar membros eventuais de acordo com o assunto a ser tratado.
4.3.2.4 O grupo de trabalho permanente ser responsvel pelo recebimento das Listagens de
Eliminao de Documentos (Anexo A) nos meses de maio e setembro, para fins de aprovao,
e encaminhamento das mesmas CPADAER para homologao no ms de novembro, em
data anterior reunio da CPADAER.
4.3.3 ATRIBUIES
a) propor CPADAER a expedio de instrues pertinentes s atividades
daquela Comisso, bem como outras medidas necessrias para a consecuo
dos seus objetivos;
b) assessorar e propiciar, no mbito de suas atividades especficas, o suporte
tcnico-especializado para o desenvolvimento dos trabalhos da CPADAER;
c) orientar as SPADAER quanto aplicao do Cdigo de Classificao de
Documentos de Arquivo e da Tabela de Temporalidade e Destinao de
Documentos de Arquivo;
d) supervisionar os trabalhos das SPADAER, coordenando a gesto e a
preservao dos documentos;
e) propor diretrizes e normas sobre as atividades das SPADAER do Comando
da Aeronutica (SPADAER);
f) orientar e coordenar as SPADAER quanto elaborao das propostas de
atualizao do Cdigo de Classificao de Documentos e da Tabela de
Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo, assim como
analis-las com vistas apresentao deste instrumento para a CPADAER
que remeter Subcomisso do Sistema de Gesto de Documentos de
Arquivo do Ministrio da Defesa (SSIGA/MD) e ao Arquivo Nacional; e
g) estabelecer anualmente um cronograma de treinamentos na rea de gesto de
documentos; e
h) aprovar as listagens de eliminao de documentos (Anexo A) e encaminh-
las CPADAER para homologao.
4.3.3.1 O CENDOC poder promover diligncias visando dirimir eventuais dvidas quanto s
atividades do processo de anlise, avaliao e seleo de documentos de arquivo.
4.3.3.2 O atendimento ao usurio para orientaes acerca dos procedimentos das SPADAER
realizado pela Diviso de Documentao do CENDOC, por intermdio da Seo de
Arquivologia.
ICA 214-3/2011 25

5 METODOLOGIA DA AVALIAO DE DOCUMENTOS
5.1 O QUE AVALIAR
5.1.1 Deve ser avaliado o conjunto de documentos acumulados e aqueles produzidos e
recebidos diariamente, que devero, primeiramente, ser classificados com base no Cdigo de
Classificao de Documentos de Arquivo e avaliados com base na Tabela de Temporalidade e
Destinao de Documentos de Arquivo.
5.1.2 Devem ser considerados na avaliao apenas os documentos originais. As cpias s
devem ser avaliadas caso no existam os originais.
5.1.2.1 Documento original o exemplar de um documento autntico cujo texto apresenta
todos os requisitos que o habilitam para cumprir o trmite administrativo a qual est
destinado. Podem ser:
a) todos aqueles documentos que possuem a assinatura de prprio punho da
autoridade signatria e recebidos pelo destinatrio;
b) os documentos assinados por delegao e recebidos pelo destinatrio;
c) no caso de documentos circulares, so consideradas originais, todas as
primeiras vias recebidas pelos destinatrios; e
d) todas as segundas vias de documentos que permanecem com o expedidor.
5.1.2.2 Documento cpia um exemplar que contm texto do original, porm no foi escrito
ou gravado com a inteno de cumprir o objetivo pelo qual o documento foi criado. Dessa
forma, omite requisitos do original ou leva a advertncia cpia. Exemplos:
a) cpias similares: quando repetem o texto e a diagramao (cpia carbnica);
b) cpias no similares: quando repetem o texto e, eventualmente, a
diagramao (cpia corrigida ou com anotaes);
c) cpias para controle, para segurana, para distribuio entre usurios, para
uma srie consecutiva ou cronolgica.
5.2 COMO AVALIAR
5.2.1 O processo de anlise, avaliao e seleo de documentos de arquivo produzidos e
recebidos nos setores das OM as quais pertencem, deve ser realizado atravs dos
procedimentos metodolgicos descritos a seguir:
a) identificar os documentos;

b) proceder ao levantamento da produo documental da OM atravs do
preenchimento de formulrio especfico (Anexo C), onde constem a data limite, a
tipologia, o assunto e a quantificao das formas de acondicionamento (caixas
arquivo, pastas, pacotes, embrulhos e outros). Dever ser utilizado um formulrio
para cada setor da OM cujo conjunto documental ser levantado;

c) organizar os documentos;
d) classificar os documentos com a aplicao do Cdigo de Classificao de
Documentos de Arquivo e da Tabela Bsica de Temporalidade e Destinao
26 ICA 214-3/2011

de Documentos da Atividade-Meio da Administrao Pblica e da Subclasse
080 - Pessoal Militar.

e) preencher o Formulrio de Registro de Documentos Classificados (Anexo D),
para o registro e controle de todos os documentos classificados;
f) fornecer SPADAER a relao de documentos que, de acordo com Tabela
de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo, tiverem o prazo
de guarda expirado e estejam passveis de eliminao, para a elaborao da
Listagem de Eliminao de Documentos; e
g) fornecer SPADAER a relao de documentos que, de acordo com a Tabela
de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo, passaram da
fase corrente para a fase intermediria e que devero ser transferidos ao
Arquivo Geral da OM, por meio da Relao de Transferncia de
Documentos (Anexo E) e do Termo de Transferncia de Documentos
(Anexo F); e
h) fornecer SPADAER a relao de documentos que, de acordo com a Tabela
de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo, passaram para a
fase permanente, e que devero ser recolhidos ao Arquivo Geral da OM, por
meio da Relao de Recolhimento de Documentos (Anexo G) e do Termo
de Recolhimento de Documentos (Anexo H), at que seja normatizado o
recolhimento da documentao permanente ao Arquivo Geral da
Aeronutica (CENDOC).
5.3 DESTINAO DE DOCUMENTOS
5.3.1 Aps a organizao, a classificao e a avaliao dos documentos, e estabelecido os
prazos de guarda, a documentao estar dividida em quatro grupos:
a) um primeiro grupo com o prazo de guarda vigente devendo ficar armazenada
no arquivo corrente do prprio setor, j que pode ser objeto de consulta
frequente;
b) um segundo grupo com o prazo de guarda expirado podendo ser eliminada;
c) um terceiro grupo, j na fase intermediria, aguardando a destinao final,
devendo ser transferido para o Arquivo Geral da OM; e
d) o quarto e ltimo grupo de documentos com a determinao da guarda
permanente, por se tratar de documentos informativos, histricos ou
probatrios, devendo ser recolhidos ao Arquivo Geral da OM.

5.3.2 FLUXOGRAMA DA AVALIAO E DESTINAO DE DOCUMENTOS
Para efeito desta Instruo, a avaliao e destinao de documentos das OM do
COMAER seguem o fluxo apresentado abaixo.
ICA 214-3/2011 27

FLUXOGRAMA DE AVALIAO E DESTINAO DE DOCUMENTOS
28 ICA 214-3/2011


5.3.3 ELIMINAO DE DOCUMENTOS: PROCESSAMENTO TCNICO
Levantamento da
produo documental Documentos
arquivados
Organizao dos
documentos
Classificao
documental
Registro de
documentos
classificados
Avaliao
documental
Em que fase
est o
documento?
Eliminao
Arquivamento na
Seo de origem
Transferncia para o
Arquivo Geral da OM
CORRENTE
INTERMEDIRIA PERMANENTE
Termo de
Transferncia
de documentos

Documento com
prazo de guarda
vigente?

Documento com
prazo de guarda
expirado?
Termo de
Recolhimento
de documentos
Recolhimento para o
Arquivo Geral da OM
ICA 214-3/2011 29

5.3.3.1 Segundo a legislao que trata de sanes penais e administrativas derivadas de
condutas e atividades lesivas ao meio ambiente, quem destruir, inutilizar ou deteriorar
arquivo, registro, museu, biblioteca, pinacoteca, instalao cientfica ou similar protegido por
lei, ato administrativo ou deciso judicial, est sujeito a pena de recluso, de um a trs anos, e
multa. Caso o crime seja culposo, a pena de seis meses a um ano de deteno, sem prejuzo
da multa.
5.3.3.2 De acordo com a legislao em vigor, nenhum documento pblico poder ser
eliminado se no tiver sido submetido avaliao e se no constar da Tabela de
Temporalidade do rgo, devidamente aprovada por autoridade competente e oficializada.
Mesmo os documentos microfilmados no podero ser eliminados antes de se definir a sua
destinao final.
5.3.3.3 A eliminao dos documentos que no tenham completado os prazos de vigncia e
precaucional previstos na Tabela de Temporalidade no legalmente autorizada.
5.3.3.4 A eliminao documental no mbito do COMAER deve obedecer aos seguintes
critrios:
a) a SPADAER dever preencher a Listagem de Eliminao de Documentos
(Anexo A), cujos prazos de guarda estejam expirados, com base na Tabela
de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo;
b) a SPADAER dever enviar a Listagem de Eliminao de Documentos ao
CENDOC para anlise dos conjuntos documentais listados para a sua
aprovao;
c) o CENDOC, aps a anlise e aprovao da Listagem de Eliminao de
Documentos, dever envi-la a CPADAER para sua homologao;
d) aps a homologao, a SPADAER dever elaborar o Edital de Cincia de
Eliminao de Documentos (Anexo B), e encaminhar, via cadeia de
comando, ao rgo emissor qual a OM est subordinada, para publicao
no Dirio Oficial da Unio e no BCA;
e) aps a publicao no DOU e BCA, a SPADAER dever aguardar o prazo de
30 a 45 dias para possveis manifestaes;
f) depois de cumprido o prazo supracitado, a SPADAER elaborar o Termo de
Eliminao de Documentos (Anexo I) em duas vias, sendo que uma via
ficar arquivada na OM e a outra dever ser encaminhada ao CENDOC; e
g) a eliminao dever ser feita por meio de fragmentao mecnica,
acompanhada de um membro da SPADAER. Tendo em vista a legislao
que trata da proteo do meio ambiente, deve ser evitada a incinerao de
documentos.
5.3.4 ARQUIVAMENTO
5.3.4.1 Consiste na disposio ordenada da documentao, depois de cessada a sua
tramitao, para posterior e oportuna consulta. O arquivamento correto dos documentos de
vital importncia para o acesso informao, pois um documento arquivado erroneamente,
poder ficar perdido, sem possibilidade de recuperao.
5.3.4.2 Os documentos devem ser acondicionados, de forma adequada, em caixas arquivo de
30 ICA 214-3/2011

polionda (caixas box), pastas, fichrios, pacotes, embalagens ou outros materiais.
5.3.4.3 Depois de acondicionados, os documentos devem ser arquivados em gavetas,
armrios, estantes de ao, arquivos deslizantes, mapoteca ou outros materiais. necessria a
identificao, de maneira visvel, em todos os materiais utilizados, por meio de anotaes
registradas do lado de fora dos mesmos, para facilitar a consulta.
5.3.4.4 Os documentos audiovisuais, cartogrficos, microgrficos e informticos devero ser
acondicionados em material apropriado (inerte e sem acidez), a fim de evitar a degradao do
suporte.
5.3.4.5 O local destinado instalao do arquivo deve oferecer boas condies preservao
dos documentos e ao desenvolvimento das atividades inerentes ao controle e ao acesso da
documentao.
5.3.4.6 Os documentos da fase intermediria que aguardam a sua eliminao devem ser
organizados conforme o ano previsto para o descarte e por conjuntos documentais
constitudos pelos documentos com os mesmos cdigos de assuntos previstos no Cdigo de
Classificao e na Tabela de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo.
5.3.4.7 Deve ser organizado um controle informatizado de todos os documentos existentes no
arquivo intermedirio e no arquivo permanente, que possibilitem acesso pelo(a):
a) nmero do cdigo de assuntos e pelos assuntos;
b) nmero, tipo do documento, origem e destinatrio;
c) ano da elaborao;
d) destinao; e
e) ano da eliminao ou da sua referncia para a guarda permanente.
5.3.4.8 Os documentos pertencentes ao arquivo intermedirio e que so de interesse do setor
que os produziram ou receberam podem, a critrio da SPADAER da OM, permanecer
arquivados no arquivo corrente, porm submetidos aos mesmos procedimentos de controle
adotados no arquivo intermedirio.
5.4 PRESERVAO
5.4.1 o conjunto de atividades - de cunho institucional - que incluem o gerenciamento do
acervo no que diz respeito ao acesso e manipulao por parte de usurios, pesquisadores e
funcionrios; a guarda dos documentos; a manuteno das condies fsicas e ambientais do
edifcio e do espao de armazenamento; e o desenvolvimento de programas de investimento,
dentre outros, com o objetivo de estabilizar ou amenizar os processos de degradao do
acervo, prolongando o tempo de vida e a qualidade de acesso s informaes. Trata-se de
medidas de longo prazo, pois o acervo carece de cuidados ininterruptos.
5.4.2 Algumas atitudes so importantes para a preservao dos documentos, tais como:
a) as mos devem ser lavadas no incio e ao final do trabalho; freqentemente
os dedos podem estar sujos de tinta, manchando o papel. A gordura natural
existente nas mos tambm danifica o documento ao longo do tempo; o ideal
que seja utilizada luva de proteo;
ICA 214-3/2011 31

b) ao consultar livros ou documentos, no apoiar as mos e os cotovelos.
Recomenda-se sempre manuse-los sobre uma mesa;
c) cuidar para no rasgar o documento ou danificar capas e lombadas ao retir-
lo de uma pasta, caixa ou estante;
d) ao retirar um encadernado ou livro da estante preciso segur-lo com
firmeza na parte mediana da encadernao. Retirar, puxando-os pela borda
superior da lombada ocasiona danos na encadernao;
e) no dobrar ou rasgar os documentos, pois o local no qual ele dobrado
resulta em uma rea frgil que se rompe e rasga facilmente;
f) evitar o uso de grampeador, especialmente em documentos de guarda
permanente. Alm das perfuraes produzidas, os grampos de metal
enferrujam rapidamente;
g) evitar o uso de clipes de metal em contato direto com o papel, utilizando, de
preferncia, clipes plsticos ou metal no oxidvel ou, ainda, proteger os
documentos com um pequeno pedao de papel na rea de contato;
h) limitar o uso de furadores nos documentos correntes. Furar corretamente,
dobrando a folha delicadamente ao meio de forma a coincidir o centro da
folha com a marca do furador;
i) evitar o uso de fitas adesivas diretamente sobre os documentos. Esse tipo de
cola perde a aderncia rapidamente, resultando em uma mancha escura de
difcil remoo;
j) utilizar o processo de reprografia (fotocpias) de documentos com
equipamentos que operam com luz ultravioleta contra-indicado, pois
causam danos tanto ao papel como tinta do documento original.
importante lembrar que as fotocpias no substituem o original ou a 2 via
de um documento;
k) evitar a guarda de documentos, mapas ou outros objetos de grande tamanho,
em forma de rolos ou em gavetas ou caixas pequenas. Acondicione em
envelopes de papel neutro e, de preferncia, em mapotecas;
l) evitar o fumo, bebidas ou alimentos perto de documentos, tendo em vista o
perigo de queimaduras, manchas e atrativos para insetos;
m) evitar materiais que derretam tais como elsticos de ltex. Use cadaros de
algodo;
n) evitar colas plsticas e em basto que favorecem a degradao. Substitua por
metilcelulose (a base de gua) que neutra e reversvel; e
o) utilizar capas de processo de papis alcalinos e/ou que contenham fibra
longa (papel Kraft branco KB 125, com 125 g/m2) para que tenham
resistncia ao manuseio.
5.4.3 ALTERAO DO SUPORTE DA INFORMAO
5.4.3.1 Organizados e avaliados os documentos, deve-se proceder ao estudo da viabilidade
econmica da alterao do suporte da informao, de acordo com a disponibilidade de
pessoal, espao e recursos financeiros da OM, alm do clculo dos equipamentos, materiais e
acessrios necessrios. Deve-se ainda verificar as instalaes dos arquivos de segurana, bem
como as condies de tratamento tcnico, armazenamento e acesso s informaes.
32 ICA 214-3/2011

5.4.3.2 A adoo de recursos tecnolgicos para alterao do suporte da informao requer a
observncia de determinados critrios que levem em considerao os preceitos tcnicos da
Arquivologia, a legislao em vigor e a relao custo/benefcio de sua implantao. Mesmo
que tais recursos permitam a reduo das necessidades de armazenamento da informao,
podem, por outro lado, acarretar elevada despesa para o rgo, sem que se obtenha resultados
positivos.
5.4.3.3 Dentre as vantagens da alterao do suporte, destacam-se:
a) agilizar a recuperao das informaes, bem como o seu intercmbio;
b) garantir a preservao de documentos originais passveis de destruio pelo
manuseio, bem como a segurana do acervo contra furto, incndios,
inundaes etc.;
c) preencher lacunas nos acervos arquivsticos; e
d) substituir, em situaes especficas, grandes volumes de documentos
destinados eliminao, mas de prazos de guarda muito extensos,
proporcionando melhor aproveitamento do espao, reduzindo o custo de
manuteno, concentrando as informaes e facilitando o seu manuseio.
5.4.3.4 Avaliar as questes legais concernentes alterao do suporte, observando-se as
garantias jurdicas, a normalizao dos procedimentos, as especificaes e os padres de
qualidade estabelecidos pela legislao brasileira e por organismos internacionais. Do ponto
de vista legal, observa-se que:
a) a atual legislao de microfilmagem no permite a eliminao de
documentos destinados guarda permanente, mesmo aps microfilmados;
b) o microfilme tem validade em juzo desde que obedecidos os critrios e
padres estabelecidos em lei; e
c) a atual legislao brasileira que garante a autenticidade, a integridade e a
validade jurdica de documentos em forma eletrnica encontra-se em
processo de regulamentao, devendo-se observar a legislao em vigor no
momento da adoo de tal suporte.
5.4.3.5 Os documentos devem apresentar uma organizao que possibilite a recuperao das
informaes neles contidas, antes e depois de se processar a alterao do suporte.
5.4.3.6 Os documentos devem ser previamente avaliados, identificando-lhes valor que
justifique o custo da operao.
5.4.3.7 Os documentos devem ter caractersticas fsicas que se prestem ao uso do recurso,
dando preferncia s grandes sries e no a peas isoladas, observado o estado de
conservao, para que a reproduo ocorra dentro de parmetros tcnicos adequados.
5.4.3.8 O recurso utilizado deve ser adotado dentro da melhor tcnica, de forma a assegurar a
qualidade da reproduo, a durabilidade do novo suporte e o acesso informao.
5.4.3.9 A Organizao que adotar tais recursos deve contar com depsitos e equipamentos de
segurana que venham a garantir a preservao do novo suporte.
ICA 214-3/2011 33

6 DISPOSIES GERAIS
6.1 A avaliao de documentos sigilosos dever ser realizada por comisso especfica,
conforme prev a ICA 205-3, de 2004 Avaliao de Documentos Sigilosos na Aeronutica,
do Centro de Inteligncia da Aeronutica (CIAER).
6.2 Essa instruo no se aplica aos documentos eletrnicos/digitais.
6.3 Enquanto no for normatizado o recolhimento da documentao permanente das OM ao
Arquivo Geral do Comando da Aeronutica, a mesma permanecer arquivada no Arquivo
Geral de cada OM.
6.4 As Organizaes que estiverem passando por estudos relacionados a sua desativao,
devero comunicar com antecedncia de 180 (cento e oitenta) dias, via cadeia de Comando,
ao CENDOC, a fim de receber orientaes atinentes atividade de Arquivologia do rgo
Central de Sistema de Documentao, relativas ao Protocolo Geral ou Central e Arquivos da
OM.
6.5 A documentao pertencente s Organizaes desativadas quando destinadas ao
CENDOC, sero remetidas observando-se as providncias necessrias para esse fim:
avaliao dos documentos pela Subcomisso Permanente de Avaliao de Documentos do
Comando da Aeronutica (SPADAER) da OM; aprovao da Comisso Permanente de
Avaliao de Documento do Comando da Aeronutica (CPADAER) e do CENDOC; remessa
dos documentos de acordo com o Calendrio de Recolhimento previsto pelo CENDOC;
organizao e acondicionamento em caixas-arquivo, dentre outros estabelecidos nesta ICA.

34 ICA 214-3/2011

7 DISPOSIES TRANSITRIAS
7.1 O CENDOC emitir publicaes complementando ou detalhando a normalizao prevista
nesta ICA.
7.2 Ser confeccionada uma instruo em conjunto com o grupo de trabalho responsvel pelo
Sistema Informatizado de Gesto de Documentos de Arquivo da Aeronutica (SIGADAER)
visando a avaliao de documentos eletrnicos/digitais.
7.3. O CENDOC, bem como o COMGEP, disponibilizaro para consulta o Cdigo de
Classificao de Documentos de Arquivo e Tabela Bsica de Temporalidade e Destinao de
Documentos de Arquivo relativos s Atividades- Meio da Administrao Pblica e
Subclasse 080 - Pessoal Militar dos referidos instrumentos, aprovados pelo CONARQ, nos
respectivos sites, a saber: www.cendoc.intraer e www.comgep.intraer/cpadaer.



ICA 214-3/2011 35

8 DISPOSIES FINAIS
Os casos no previstos nesta Instruo sero encaminhados ao CENDOC que
aps anlise e parecer submeter ao Exmo. Sr. Presidente da CPADAER para apreciao.

36 ICA 214-3/2011

REFERNCIAS
ACERVO: REVISTA DO ARQUIVO NACIONAL. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, v. 20,
n. 1-2, 2007.
DICIONRIO BRASILEIRO DE TERMINOLOGIA ARQUIVSTICA. Rio de Janeiro:
Arquivo Nacional, 2005. 232p. (Publicaes Tcnicas; n. 51).
BELLOTO, Helosa Liberalli. Arquivos permanentes: tratamento documental. 2 ed. Rio de
Janeiro: Fundao Getlio Vargas, 2004.
BERNARDES, Ieda Pimenta. Como avaliar documentos de arquivo. So Paulo, 1998.
Reedio com correo. Disponvel em: <http://www.arquivoestado.sp.gov.br/saesp>. Acesso
em: 29 nov. 2010.
BRASIL. Comando da Aeronutica. Centro de Documentao e Histrico da Aeronutica.
Gesto de documentos: terminologia. FCA 214-1. Rio de Janeiro, 2005.
_____. Comando da Aeronutica. Centro de Documentao e Histrico da Aeronutica.
Protocolo e arquivo. NSMA 214-1. Rio de janeiro, 1993.
_____. Comando da Aeronutica. Centro de Inteligncia da Aeronutica. Avaliao de
documentos sigilosos na Aeronutica. Centro de Inteligncia da Aeronutica. ICA 205-3.
Braslia, DF, 2004.
_____. Comando da Aeronutica. Centro de Inteligncia da Aeronutica. Regulamento para
a salvaguarda de assuntos sigilosos da Aeronutica. RCA 205-1. Braslia, DF, 2006.
_____. Comando da Aeronutica. Gabinete do Comandante da Aeronutica. Portaria n
509/GC3, de 29 de julho de 2010. Institui a Comisso Permanente de Avaliao de
Documentos do Comando da Aeronutica e d outras providncias. Dirio Oficial [da]
Repblica Federativa do Brasil, Braslia, DF, 2010, n. 146, 2 ago. 2010, p. 6.
_____. Comando do Exrcito. Secretaria Geral do Exrcito. Portaria n 256, de 29 de maio de
2001. Aprova as Instrues Gerais para a Avaliao de Documentos do Exrcito (IG 11-03) e
d outras providncias. Boletim do Exrcito, n. 22, 1 jun. 2001.
_____. Conselho Nacional de Arquivos. Resoluo n 1, de 18 de outubro de 1995. Dispe
sobre a necessidade da adoo de planos e/ou cdigos de classificao de documentos nos
arquivos correntes, que considerem a natureza dos assuntos resultantes de suas atividades e
funes. Dirio Oficial [da] Repblica Federativa do Brasil, Braslia, n. 204, 24 out. 1995.
_____. Conselho Nacional de Arquivos. Resoluo n 2, de 18 de outubro de 1995. Dispe
sobre as medidas a serem observadas na transferncia ou no recolhimento de acervos de
documentos para instituies arquivsticas pblicas. Dirio Oficial [da] Repblica
Federativa do Brasil, Braslia, n. 204, 24 out. 1995.
_____. Conselho Nacional de Arquivos. Resoluo n 5, de 30 de setembro de 1996. Dispe
sobre a publicao de editais para a Eliminao de Documentos nos Dirios Oficiais da
Unio, Distrito Federal, Estados e Municpios. Dirio Oficial [da] Repblica Federativa do
Brasil, Braslia, n. 198, 11 out. 1996.
ICA 214-3/2011 37

BRASIL. Conselho Nacional de Arquivos. Resoluo n 7, de 20 de maio de 1997. Dispe
sobre os procedimentos para a eliminao de documentos no mbito dos rgos e entidades
integrantes do Poder Pblico. Dirio Oficial [da] Repblica Federativa do Brasil, Braslia,
n. 97, 23 maio 1997.
_____. Conselho Nacional de Arquivos. Resoluo n 14, de 24 de outubro de 2001. Aprova a
verso revisada e ampliada da Resoluo n 4, de 28 de maro de 1996, que dispe sobre o
Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo para a Administrao Pblica:
Atividades-Meio, a ser adotado como modelo para os arquivos correntes dos rgos e
entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), e os prazos de guarda e a
destinao de documentos estabelecidos na Tabela Bsica de Temporalidade e Destinao de
Documentos de Arquivo Relativos s Atividades-Meio da Administrao Pblica. Dirio
Oficial [da] Repblica Federativa do Brasil, Braslia, n. 28, 8 fev. 2002.
_____. Conselho Nacional de Arquivos. Resoluo n 21, de 4 de agosto de 2004. Dispe
sobre o uso da subclasse 080 Pessoal Militar do Cdigo de Classificao de Documentos de
Arquivo para a Administrao Pblica: Atividades-Meio e da Tabela Bsica de
Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo Relativos s Atividades-Meio da
Administrao Pblica, aprovados pela Resoluo n 14, de 24 de outubro de 2001, Conselho
Nacional de Arquivos - CONARQ. Dirio Oficial [da] Repblica Federativa do Brasil,
Braslia, n. 152, 9 ago. 2004.
_____. Ministrio da Sade. Fundao Osvaldo Cruz. Centro de Informao Cientfica e
Tecnolgica. Biblioteca de Manguinhos. Laboratrio de Conservao Preventiva de
documentos. Noes bsicas de conservao preventiva de documentos. Rio de Janeiro:
FIOCRUZ, 2003. Disponvel em: <http://www.fiocruz.br>. Acesso em: 25 nov. 2010.
_____. Presidncia da Repblica. Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Dispe sobre a
poltica nacional de arquivos pblicos e privados e d outras providncias. Dirio Oficial
[da] Repblica Federativa do Brasil. Poder executivo, Braslia, n. 6, 9 jan. 1991.
_____. Presidncia da Repblica. Lei n 9.605, de 12 de fevereiro1998. Dispe sobre as
sanes penais e administrativas derivadas de condutas e atividades lesivas ao meio ambiente,
e d outras providncias. Dirio Oficial [da] Repblica Federativa do Brasil, Braslia, n.
31, 13 fev. 1998.
_____. Presidncia da Repblica. Decreto n 4.073, de 3 de janeiro de 2002. Regulamenta a
Lei 8.159, de 08 de janeiro de 1991, que dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos
e privados. Dirio Oficial [da] Repblica Federativa do Brasil, Braslia, n. 3, 4 jan. 2002.
PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prtica. 3. ed. Rio de Janeiro: Fundao Getlio
Vargas, 1997.
UNIVERSIDADE ESTADUAL DE LONDRINA. Manual de treinamento das Comisses
Setoriais de Avaliao de Documentos da UEL. Londrina: Sistema de Arquivos da UEL,
2007. Disponvel em: <http://www.uel.br/sauel/portal/pages/manualformularios.php>. Acesso
em: 29 nov. 2010.
VZQUEZ MURILLO, Manuel. Cmo seleccionar documentos de archivo. Crdoba
(Argentina): Ad. Sidera Editorial, 2002. Disponvel em: <www.arquivonline.blogspot.com>
Acesso em: 29 nov. 2010.



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MINISTRIO DA DEFESA
COMANDO DA AERONUTICA

LISTAGEM DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS
ORGANIZAO MILITAR (Nome e sigla):
SETOR (Nome e sigla):
LISTAGEM N:
FOLHA N:
UNIDADE DE
ARQUIVAMENTO
CDIGO OU N DO TEM
ASSUNTO/SRIE

DATAS/LIMITE
QUANTIDADE ESPCIE

OBSERVAO/JUSTIFICATIVA













LOCAL/DATA
______________________,

___/____/___



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RESPONSVEL P/
DOCUMENTAO

LOCAL/DATA
______________________,

___/____/___


_________________________
PRESIDENTE
DA SPADAER

LOCAL/DATA
______________________,

___/____/___
APROVO:

______________________________________
CENDOC


LOCAL/DATA
______________________,

___/____/___
HOMOLOGO:

______________________________________
CPADAER


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ICA 214-3/2011 39

Anexo B - Modelo de Edital de Cincia de Eliminao de Documentos

MINISTRIO DA DEFESA
COMANDO DA AERONUTICA
EDITAL DE CINCIA DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS
N _________/__________
O Presidente da Subcomisso Permanente de Avaliao de Documentos do
Comando da Aeronutica (SPADAER), designado pela Portaria n __________, de
________/_______/_________, publicada no (indicar o Boletim), de
________/________/_______, de acordo com (indicar a Listagem de Eliminao de
Documentos), aprovada pelo titular do (rgo/OM) informa a quem possa interessar que a
partir do trigsimo a quadragsimo quinto dia subseqente a data de publicao deste Edital
no (indicar o peridico oficial), se no houver oposio, o (a) (indicar o rgo/OM
responsvel pela eliminao) eliminar os documentos constantes da listagem em anexo.
Os interessados, no prazo citado, podero requerer s suas expensas o
desentranhamento de documentos ou cpia das peas do processo, mediante petio, desde
que tenha respectiva qualificao e demonstrao de legitimidade do pedido, dirigido
SPDAER (indicar OM).


(Local e data)
(Nome e assinatura do Presidente da SPADAER)














40 ICA 214-3/2011

Anexo C Modelo do Formulrio para Levantamento da Produo Documental
SUBCOMISSO PERMANENTE DE AVALIAO DE DOCUMENTOS (SPADAER)
LEVANTAMENTO PRELIMINAR DE LEVANTAMENTO DA PRODUO
DOCUMENTAL
NOME DO SETOR E SIGLA
(DIVISO, SEO OU SUBSEO)

NOME DO CHEFE DO SETOR
ENCARREGADO DO TRABALHO
(SO/SGT)

PERODO/DATA DO
LEVANTAMENTO


INFORMAES SOBRE OS DOCUMENTOS
DATA-LIMITE
ANO
MAIS
ANTIGO
ANO
MAIS
RECENTE
ESPCIES


ASSUNTOS




QUANTIFICAO






















QUANTIFICAO TOTAL:
OBSERVAO



DATA
ASSINATURA DO ENCARREGADO
DO TRABALHO
ASSINATURA DO CHEFE DO SETOR

SPADAER


ICA 214-3/2011 41

NOME DA OM
DIVISO/SEO/SUBSEO

ANO N da CAIXA CDIGO CLAS. ASSUNTO TIPOLOGIA DOC. DESCRIO DO DOCUMENTO DATA CORRENTE INTERMEDIRIA DESTINAO RECEBIDO/ENVIADO REGISTRADO POR: EM:
PRAZOS DE GUARDA


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MINISTRIO DA DEFESA
COMANDO DA AERONUTICA

RELAO DE TRANSFERNCIA DE DOCUMENTOS
ORGANIZAO MILITAR (Nome e sigla):
SETOR (Nome e sigla):
LISTAGEM N:
FOLHA N:
UNIDADE DE
ARQUIVAMENTO CDIGO OU N DO TEM

ASSUNTO/SRIE

DATAS/LIMITE
QUANTIDADE ESPCIE

OBSERVAO/JUSTIFICATIVA




















LOCAL/DATA
______________________,

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RESPONSVEL P/
DOCUMENTAO

LOCAL/DATA
______________________,

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PRESIDENTE
DA SPADAER

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ICA 214-3/2011 43

Anexo F Modelo de Termo de Transferncia de Documentos

MINISTRIO DA DEFESA
COMANDO DA AERONUTICA

TERMO DE TRANSFERNCIA DE DOCUMENTOS PARA A GUARDA
TEMPORRIA NO ARQUIVO INTERMEDIRIO DO ACERVO DOCUMENTAL
PRODUZIDO E ACUMULADO POR (NOME DA ORGANIZAO TRANSFERIDORA)

Constitui objeto do presente Termo, a transferncia para a guarda temporria no
Arquivo Intermedirio, do acervo documental produzido e acumulado por (nome da
Organizao transferidora), abrangendo (indicar as datas-limite) perfazendo (mensurao e
quantificao) conforme discriminado na Relao de Transferncia de Documentos, que
passa a fazer parte integrante deste, como Anexo.
Para os fins previstos no presente Termo de Transferncia as partes assumem as
seguintes responsabilidades:
a) caber ao (nome da Organizao transferidora), sob a orientao tcnica do
CENDOC, garantir a integridade do acervo at o seu destino final s dependncias do
Arquivo Intermedirio, bem como arcar com todas as despesas necessrias ao transporte e
alocao da documentao nos depsitos do Arquivo Intermedirio; e
b) caber ao CENDOC a orientao e acompanhamento das providncias para a
entrada do acervo no Arquivo Intermedirio.
Manter-se- sob restrio de acesso, exceto nos casos previstos em lei, a
documentao de que trata o presente Termo de Transferncia, at que se proceda o seu
recolhimento ao Arquivo Permanente.
A consulta e utilizao, sob qualquer forma, da documentao objeto do presente
Termo de Transferncia, somente poder efetuar-se nas seguintes condies:
a) na sede do Arquivo Intermedirio, por militar ou servidor civil autorizado pela
OM;
b) sob forma de emprstimo, mediante solicitao formal da OM ao Arquivo
Intermedirio;
c) em caso de necessidade de reproduo de documentos, esta providncia ser
efetuada na sede do Arquivo e as despesas correro conta da OM transferidor; e
d) a consulta de terceiros somente s ser permitida mediante expressa
autorizao da Organizao transferidora.
Ultrapassado o prazo da guarda temporria de que trata o presente Termo, os
documentos podero ter sua guarda definitiva no Arquivo Permanente, mediante a confeco
de Termo de Recolhimento.
A guarda permanente ser precedida de seleo prvia dos documentos pelas
partes, em conjunto, sob orientao do CENDOC.
44 ICA 214-3/2011

Os casos omissos oriundos da execuo do presente Termo sero resolvidos por
acordo entre as partes, sob a orientao do Chefe do CENDOC e do Comandante do
COMGEP.
(local e data)
(assinatura)





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MINISTRIO DA DEFESA
COMANDO DA AERONUTICA

RELAO DE RECOLHIMENTO DE DOCUMENTOS
ORGANIZAO MILITAR (Nome e sigla):
SETOR (Nome e sigla):
LISTAGEM N:
FOLHA N:
UNIDADE DE
ARQUIVAMENTO CDIGO OU N DO TEM

ASSUNTO/SRIE

DATAS/LIMITE
QUANTIDADE ESPCIE

OBSERVAO/JUSTIFICATIVA




















LOCAL/DATA
______________________,

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RESPONSVEL P/
DOCUMENTAO

LOCAL/DATA
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PRESIDENTE
DA SPADAER

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46 ICA 214-3/2011

Anexo H Modelo de Termo de Recolhimento de Documentos

MINISTRIO DA DEFESA
COMANDO DA AERONUTICA


TERMO DE RECOLHIMENTO DE DOCUMENTOS PARA A GUARDA NO
ARQUIVO GERAL, DO ACERVO DOCUMENTAL PRODUZIDO E ACUMULADO
POR (NOME DA ORGANIZAO)

Constitui objeto do presente Termo, o recolhimento para guarda permanente
no Arquivo Permanente, do acervo produzido e acumulado pelo (nome da OM), abrangendo
(indicar datas-limite), perfazendo (mensurao e quantificao), conforme discriminado na
Relao de Recolhimento de Documentos, que passa a fazer parte integrante de deste, como
Anexo.
Para os fins previstos no presente Termo de Recolhimento as partes assumem
as seguintes responsabilidades:
Caber a (nome da OM) sob a orientao da SPADAER, garantir a integridade
do acervo at o seu destino final, s dependncias do Arquivo Geral da OM.
O presente Termo de Recolhimento implica na autorizao plena, permanente
e geral da OM para que o Arquivo Geral proceda, nos termos da Lei n 8.159, de 8 de janeiro
de 1991, ao acesso, divulgao e publicao de quaisquer documentos do acervo recolhido,
sendo vedado o emprstimo de originais, exceto nos casos previstos em lei.
Os casos omissos oriundos da execuo do presente Termo sero resolvidos
pela OM detentora da documentao, sob orientao da CPADAER e do CENDOC.

(local e data)
(assinatura)
ICA 214-3/2011 47

Anexo I - Modelo de Termo de Eliminao de Documentos

MINISTRIO DA DEFESA
COMANDO DA AERONUTICA

TERMO DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS


Aos ____________dias do ms de ________________do ano de _______,
(indicar o nome da OM responsvel pela eliminao), de acordo com o que consta da Tabela
de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo e da Listagem de Eliminao de
Documentos e, ainda, conforme Edital de Cincia de Eliminao de Documentos, aprovados
pelo (indicar o documento de aprovao) e publicada (o) no (indicar peridico oficial), de
(indicar a data de publicao da tabela ou do edital), procedeu eliminao de (indicar a
quantificao), de documentos relativos a (referncia ao assunto dos conjuntos documentais
eliminados), integrantes do acervo do (a) (indicar o nome da OM produtor/acumulador), do
perodo (indicar as datas-limite dos documentos eliminados).



(nome da OM responsvel pela eliminao)
(nome, cargo do membro da SPADAER)

48 ICA 214-3/2011

Arquivologia
AVALIAO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO

A ICA 214-3, aprovada pela Portaria n 5/CPADAER, de 13 de janeiro de 2011,
assim modificada:
1 SUBSTITUIO DE PGINAS
RETIRE ANO COLOQUE ANO
23 2011 23 2011
2 CORREO
PGINA ITEM ALNEA
23 4.2.2 i (modificao do texto)
3 ARQUIVO
Depois de efetuar as substituies, arquive esta folha ao final da publicao
original.
4 APROVAO
Portaria COMGEP N 1024/CPADAER, de 13 de dezembro de 2011.

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