Escolar Documentos
Profissional Documentos
Cultura Documentos
reausuaria,rganoencargadodelascontratacionesy
Comitespecial
Docentes: CarlosMarianoRiveraRojas
NapolenPrezMachuca
SubdireccindeCapacitacindelOSCE
Pasosaseguirparaelestudiodeestecaptulo:
Paso1.
Leaeltextodelpresentecaptulodesdeel17deeneroal23deenero.
Paso2.
IngresealaHerramientaVideoconferenciael27deeneroalas7.00p.m.paraqueparticipeen
esta actividad; en la cual se expondrn los temas de los captulos 3 y 4 del mdulo 2. Podr
realizar las preguntas a los capacitadores respecto de los temas que se estudien en los dos
referidoscaptulos.
Paso3.
Puedeescribiraldocentey/otutorsituvieraalgunadudaopreguntadeestecaptulo.
Paso4.
Contineconelestudiodelsiguientecaptulo.
SubdireccindeCapacitacindelOSCE
ndice
I. reausuaria
A. Definicin.
B. Elroldelreausuariaenladeterminacindelestudiodeposibilidadesque
ofreceelmercado.
C. ElreausuariaysuvinculacinconelComitEspecial.
D. Casosespeciales.
1. LabordelreausuariaenelConvenioMarco.
2. Labordelreausuariaenlasexoneraciones.
3. Elreausuariaenlaculminacindelcontrato.
II. rganoencargadodelascontrataciones.
A. Definicin.
B. La labor del rgano encargado de las contrataciones en la determinacin de las
caractersticastcnicasdelosbienes,serviciosyobrasacontratar.
C. El fraccionamiento desde el punto de vista del rgano encargado de las
contratacionesdelaEntidad.
D. El rgano encargado de las contrataciones y su labor en la determinacin del
valorreferencial.
E. Suscripcindelcontrato.
III. ComitEspecial.
A. Definicin.
B. RequisitoslegalesparaconformarelComitEspecial.
C. CambiodelosmiembrosdelComitEspecial.
D. Reemplazoporlossuplentes.
E. TiposdeComitEspecial.
F. DerechosdelComitEspecial.
G. DeberesyresponsabilidadesdelComitEspecial.
H. ElComitEspecialtambinesresponsabledelosrequisitosmnimos.
I. FuncionesdelComitEspecial.
SubdireccindeCapacitacindelOSCE
J. Fuentesdeinformacinparaelaborarlasbasesadministrativas.
1. Reglasdelprocesodeseleccinyejecucindelcontrato.
2. Requisitosmnimos.
3. Factoresdeevaluacin.
SubdireccindeCapacitacindelOSCE
I. reausuaria
A. Definicin
Elartculo5delReglamentodelaLeydeContratacionesdelEstadoenadelante,laLey
establece que el rea usuaria es la dependencia de la Entidad cuyas necesidades
pretenden ser atendidas con determinada contratacin, o que, dada su especialidad y
funciones,canalizalosrequerimientosformuladosporotrasdependencias.
CadadependenciadeunaEntidadpblicaseconvertirenreausuariaalmomentoen
querealicesupedido,elcualtomaelnombrederequerimiento.
Cabe precisar que, como bien sabemos, en el POI se fijan los objetivos estratgicos
institucionales del ao fiscal dado que, para lograrlos, deben llevarse a cabo tareas
representadasenaccionesyresultados.Enesesentido,laejecucindetareasrequiere
debienesyservicios,losmismosquenecesitandepresupuesto.Elpresupuestoparalos
bienesyserviciosestrepresentadoenelPAC.Lospedidosdelreausuariatienenque
estar en funcin de las tareas y acciones que se van a realizar para lograr los fines
estratgicosinstitucionales.
SubdireccindeCapacitacindelOSCE
Al respecto, el artculo 13 de la Ley seala que sobre la base del Plan Anual de
Contrataciones,elreausuariadeberrequerirlacontratacindelosbienes,serviciosu
obras, teniendo en cuenta los plazos de duracin establecidos para cada proceso de
seleccin,conelfindeasegurarlaoportunasatisfaccindesusnecesidades.
Deotrolado,elartculo11delReglamentoindicaqueelreausuariaeslaresponsable
dedefinirconprecisinlascaractersticas,condiciones,cantidadycalidaddelosbienes,
servicios u obras que requiera para el cumplimiento de sus funciones. Esta actividad
debedesarrollarlaconformelodisponeelartculo13delaLey.
Lasnormasantescitadasordenanqueelreausuariadeberdescribirelbien,serviciou
obraacontrataalplantearsurequerimiento;definirconprecisinsucantidadycalidad,
eindicarlafinalidadpblicaparalaquedebesercontratado.
Definirconprecisinlacantidadycalidaddelosbienes,serviciosyobrasquerequiereel
rea usuaria debe realizarse respetando el Principio de Razonabilidad, contemplado en
elartculo4acpitee)delaLey.
La norma pone nfasis en el hecho que es el rea usuaria quien debe encargarse de
elaborar los requisitos tcnicos mnimos. Para ello debe considerar cules son sus
necesidadesreales.
Este nfasis normativo se debe interpretar tambin como una prohibicin legal para
elaborar requisitos tcnicos mnimos con la intencin de favorecer a determinados
proveedores, dejando de lado otros que pueden ofrecer bienes, servicios u obras en la
calidadquelaentidadrealmentenecesita,consiguiendoademsunpreciomenor.
Sobre esto ltimo, no debe perderse de vista que el artculo 2 de la Ley seala que el
objeto de dicha norma la Ley es establecer las normas orientadas a maximizar el
valor del dinero del contribuyente en las contrataciones que realicen las Entidades del
SectorPblico,demaneraquestasseefectenenformaoportunaybajolasmejores
condicionesdeprecioycalidad.
En ese orden de ideas,si el rea usuaria elabora los requisitos tcnicos mnimos con el
propsito de favorecer a determinado grupo de proveedores sin considerar sus reales
SubdireccindeCapacitacindelOSCE
necesidades, est incumpliendo la norma antes citada. Este hecho le generar
responsabilidadesdecarcteradministrativo,civilypenal.
Del mismo modo, la norma citada indica que la elaboracin de las especificaciones
tcnicas deber ser realizada por el rea usuaria en coordinacin con el rgano
encargado de las contrataciones de la Entidad. Debern evaluar en cada caso las
alternativas tcnicas y las posibilidades que ofrece el mercado para la satisfaccin del
requerimiento.
Precisa adems que esta evaluacin deber permitir la concurrencia de una pluralidad
deproveedoresenelmercadoparalaconvocatoriadelrespectivoprocesodeseleccin.
De otro lado, indica que deber evitarse incluir requisitos innecesarios cuyo
cumplimientoslofavorezcaadeterminadospostores.
Deestamanera,seadviertequeelartculo13delaLeyesconsecuenteconlafinalidad
legalreferidaamaximizarelvalordeldinerodeloscontribuyentes.
Sielreausuaria,encoordinacinconelrganoencargadodelascontratacionesdela
Entidad, establece requisitos tcnicos mnimos que realmente necesita que tenga el
bienoservicioquesolicitayquepermitelaparticipacindeunapluralidaddepostores,
sealcanzarelobjetivoplanteadoporelartculo2delaLey.
Enelcasodeobras,lanormativadecontratacionesestablecequesedebercontarcon
la disponibilidad fsica del terreno o lugar donde se ejecutar la misma y con el
expediente tcnico aprobado, y cumplir con los requisitos establecidos en el
Reglamento.
SubdireccindeCapacitacindelOSCE
LaEntidadcautelarsuadecuadaformulacinconelfindeasegurarlacalidadtcnicay
reducir al mnimo la necesidad de su reformulacin por errores o deficiencias tcnicas
querepercutanenelprocesodeejecucindeobras.
REQUERIMIENTOSTCNICOSMNIMOS
Acontinuacin,observamoscmofueronmodificadosestosrequisitostcnicosmnimos
paraunasegundaconvocatoria:
SubdireccindeCapacitacindelOSCE
REQUERIMIENTOSTCNICOSMNIMOS
*NOTA:Laentregaserentrespartesenelalmacndelimpiezapblica.
SubdireccindeCapacitacindelOSCE
SubdireccindeCapacitacindelOSCE
SubdireccindeCapacitacindelOSCE
Recordemosquecuandoelreausuariaelaboralascaractersticastcnicas,stasdeben
serdetalladas.Debeindicarseconprecisinlacantidadycalidaddelosbienes,servicios
yobrasobjetodecontratacin.
1. Elvalorreferencial.
2. Laexistenciadepluralidaddemarcasy/opostores.
3. LaposibilidaddedistribuirlaBuenaPro.
4. La informacin que pueda utilizarse para la determinacin de los factores de
evaluacin,deserelcaso.
5. La pertinencia de realizar ajustes a las caractersticas y/o condiciones de lo que
sevaacontratar,desernecesario.
6. Otros aspectos necesarios que tengan incidencia en la eficiencia de la
contratacin.
SubdireccindeCapacitacindelOSCE
C. ElreausuariaysuvinculacinconelComitEspecial
ElComitEspecialtambinrequierelaparticipacindelreausuariaeneldesarrollodel
procesodeseleccin.
Sibienescierto,unodelosmiembrosdelcomitespecialpertenecealreausuaria,no
debe perderse de vista que dicho miembro no cuenta con la facultad legal suficiente
para reemplazar al rea usuaria en las respuestas relacionadas con los requisitos
tcnicosmnimos,quehansidoelaboradosporesta.
SubdireccindeCapacitacindelOSCE
D. Casosespeciales
1. LabordelreausuariaenelConvenioMarco
El artculo 100 del Reglamento de la Ley seala que cuando el rea usuaria
requiera la contratacin de un bien o servicio deber consultar el Catlogo
ElectrnicodeConveniosMarco.
Precisaademsquesielcatlogocontieneelbienoservicioconlascondiciones
requeridas, las Entidades, a travs del rgano encargado de las contrataciones,
estarnobligadasacontratarlosdelosproveedoresadjudicatarios.Previamente
verificarn la disponibilidad de recursos, en la forma, precio, plazos y dems
condicionesestablecidasenlascorrespondientesfichasdelCatlogoElectrnico
de Convenios Marco, por medio de la emisin de rdenes de compra o de
servicio si los montos contratados corresponden a un proceso de seleccin de
Adjudicacin de Menor Cuanta, y en el caso que los montos contratados
correspondenaprocesosdeAdjudicacinDirecta,LicitacinoConcursoPblico,
mediantelasuscripcindelcontrato.
Ahorabien,sielreausuariarequiereunbienoserviciocuyascaractersticasson
distintas a aquel que aparece en el catlogo del Convenio Marco, tendr dos
caminosquedebeseguirenelsiguienteordenestricto:
Segundo:convocaralprocesodeseleccinquecorrespondadelamanera
clsica.
Enresumen,unavezqueentreenvigencialamodalidaddelConvenioMarco,el
reausuariaalmomentoderealizarsurequerimientodebeverificarsielbieno
servicio con las caractersticas que requiere se encuentre en el catlogo del
conveniomarco.
2. Labordelreausuariaenlasexoneraciones
Atendiendoaestospuntos,debemostenerencuentaqueexistensituacionesen
las cuales solamente un proveedor cumple con la totalidad de los requisitos
tcnicosmnimosyademselbienoserviciorequeridonoadmitesustituto.
En tal sentido, la referida norma establece que en los casos en que no existan
bienes o servicios sustitutos a los requeridos por el rea usuaria, y siempre que
exista un solo proveedor en el mercado nacional, la Entidad podr contratar
directamente,valedecir,atravsdeunaexoneracindeprocesodeseleccin.
SubdireccindeCapacitacindelOSCE
Enestecaso,ademsdepresentarelrequerimiento,luegodelascoordinaciones
conelrganoencargadodelascontratacionesdelaEntidad,queleindicarque
solamente un proveedor cumple con los requisitos tcnicos mnimos, el rea
usuaria deber por lo menos colaborar en la elaboracin del informe tcnico
legal sustentando las razones por las que requiere el bien o servicio con
determinadacaractersticaquenopuedesersustituida.
3. Elreausuariaenlaculminacindelcontrato
Elartculo176delReglamentodelaLeyindicaquelaconformidadrequieredelinforme
delfuncionarioresponsabledelreausuaria,quiendeberverificar,dependiendodela
naturaleza de la prestacin, la calidad, cantidad y cumplimiento de las condiciones
contractuales,debiendorealizarlaspruebasquefuerannecesarias.
Dicha norma establece que el rea usuaria debe encargarse de emitir el informe que
servircomoinsumoparalaemisindelaconformidad.
Enresumen,lasprincipalesfuncionesdelreausuariasonlassiguientes:
Requerirlosbienes,serviciosuobrasdeconformidadconloprevistoenelartculo13de
laLey.
Establecer la cantidad y calidad de los bienes, servicios u obras; e indicar la finalidad
pblicadelobjetodelacontratacin.
Absolver las consultas y observaciones que se hagan a las caractersticas tcnicas
duranteelprocesodeseleccin.PuedeleerunaopinindelOSCEen:
http://www.osce.gob.pe/userfiles/archivos/28110%20%20MINCETUR%20
%20LP_1_2010.doc
Responsabilizarsedequeelpedidocumplaconlasexigenciaslegalesmencionadas.
Al ser responsable del pedido, lo es tambin del contenido, es decir, de las
caractersticasoespecificacionestcnicasydelostrminosdereferencia.Enestecaso
debetenerencuentalaprohibicindeindicarmarcasonombrescomerciales,patentes,
diseos o tipos particulares, fabricantes determinados, o de consignar una descripcin
SubdireccindeCapacitacindelOSCE
que oriente la adquisicin o contratacin de marca, fabricante o tipo de producto
especfico.Sloserposiblesolicitarunamarcaotipodeproductodeterminado.
II. ElrganoencargadodelascontratacionesdelaEntidad(OEC)
A. Definicin
LanormativasobrecontratacionesdelEstadoestablecequeelrganoencargadodelas
contratacionesesaqulrganoounidadorgnicaquerealizalasactividadesrelativasa
lagestindelabastecimientoalinteriordeunaEntidad.
EnlasentidadespblicasesconocidacomoLogsticaoAbastecimiento.Puedetener
lacategoradegerencia,oficina,unidad,reaoequipo.Ellodependedelasnormasde
organizacininterna.
Actualmente,elartculo6delaLeysealaquelosfuncionariosyservidoresqueformen
parte del rgano encargado de las contrataciones de la Entidad, debern estar
capacitadosentemasvinculadosconlascontratacionespblicas.
Adicionalmente,elartculo5delReglamentodelaLeyestablecequelosfuncionariosy
servidores del rgano encargado de las contrataciones de la Entidad que, en razn de
susfuncionesintervienendirectamenteenalgunadelasfasesdecontratacin,debern
serprofesionalesy/otcnicosdebidamentecertificados,debiendoreunircomomnimo
lossiguientesrequisitos:
1. Capacitacintcnicaencontratacionespblicasogestinlogsticaengeneral,no
menoraochenta(80)horaslectivas;
2. Experiencialaboralengeneral,nomenoratres(3)aos;
3. Experiencialaboralenmateriadecontratacionespblicasoenlogsticaprivada,
nomenordeun(1)ao.
SubdireccindeCapacitacindelOSCE
Conforme se advierte de las referidas normas, es necesario que los funcionarios y
servidoresdelrganoobjetodecomentarioestncapacitadosnosolamentedemanera
terica sino tambin prctica, en temas de contratacin pblica o gestin logstica en
general.
Este requisito legal tiene como finalidad que los rganos encargados de las
contrataciones cuenten con personal calificado que permita a la Entidad satisfacer sus
necesidadesdebienes,serviciosyobrasparaelcumplimientoadecuadoyoportunode
lasmetasyfinalidadesplanteadas.
Unrganoencargadodelascontratacionesconformadoporpersonascalificadasenlas
condicionesprevistasseconvertirenunprincipalaliadodelasreasusuariasantesque
enunadependenciaburocrticaqueretrasalascontratacionesrequeridasynoejecuta
adecuadamenteelPlanAnualdeContrataciones.
De otro lado, la norma establece que esta capacitacin deber ser para aquellos
funcionarios y servidores del rgano encargado de las contrataciones que intervienen
directamenteenalgunadelasfasesdelacontratacinestatal.
Esto ltimo debe entenderse como el hecho de que solamente estn obligados a ser
capacitados los servidores y funcionarios del rgano encargado de las contrataciones
cuyalaborserelacionesestrictamenteconlacontratacindeunbien,serviciouobra.
A manera de ejemplo, podemos indicar que debern recibir esta capacitacin los
funcionariosyservidoresdelrganoencargadodelascontratacionesqueseencarguen
de elaborar el estudio de posibilidades que ofrece el mercado, participen como
miembros del comit especial y realicen actividades vinculadas a la supervisin de la
ejecucincontractual.
Sinperjuiciodeloestablecidoporlanormativa,esrecomendablequelacapacitacinse
realice tambin a otros rganos de las entidades como reas Usuarias, rgano de
Control Institucional, Asesora Jurdica, Secretara General, Gerencia General, Titulares
de Pliego entre otros, puesto que de esa manera se podrn unificar criterios entre las
distintas dependencias de la Entidad, lo que redundar en un mejor manejo de las
compraspblicas.
SubdireccindeCapacitacindelOSCE
Asimismo,enlafasedeprogramacinyformulacindelPresupuestoInstitucional,cada
una de las dependencias de la Entidad determinar, dentro del plazo sealado por la
normativacorrespondiente,susrequerimientosdebienes,serviciosyobras,enfuncin
desusmetaspresupuestariasestablecidas,sealandolaprogramacindeacuerdoasus
prioridades.
Paradichofin,lasEntidadesutilizarnelCatlogonicodeBienes,ServiciosyObrasque
administra el OSCE, siendo el rgano encargado de las contrataciones de la Entidad
responsabledeestaactividad.
En este punto resaltan las acciones del rgano encargado de las contrataciones de la
Entidad, que tiene a su cargo la recepcin de los requerimientos en el cuadro de
necesidadesparaconsolidarlos,establecerelvalorestimadoyluegoincluirlosenelPlan
AnualdeContrataciones.
Para efectos de la valorizacin de los requerimientos del rea usuaria se debe realizar
una indagacin de mercado y realizar el debido sustento del valor estimado con
cotizaciones. Posteriormente, al momento de realizar los actos preparatorios deber
efectuarse el estudio de posibilidades que ofrece el mercado y este valor estimado no
podrserconsideradocomounafuenteparaelindicadoestudio.
SubdireccindeCapacitacindelOSCE
Por otro lado, el artculo 8 del Reglamento de la Ley establece que el Plan Anual de
Contratacionesaprobadoestaradisposicindelosinteresadosenelrganoencargado
de las contrataciones de la Entidad y en el portal institucional de sta, si lo tuviere.
Dicho plan puede ser adquirido por cualquier interesado al precio equivalente al costo
dereproduccin.
Elcostodereproduccinnicamentedebeserconsideradocomoelgastoqueincurrir
laEntidadenfotocopiarelPlanAnualdeContrataciones.Nosetomarencuentaotros
gastoscomopersonal,electricidad,gastosadministrativosentreotros.
De otro lado, el artculo 10 del Reglamento establece que el rgano encargado de las
contrataciones tiene a su cargo la custodia y responsabilidad del Expediente de
Contratacin, salvo en el perodo en el que dicha custodia est a cargo del Comit
Especial.Dichacustodiaimplicamantenerunadecuadosistemadearchivoquepermita
conservarelexpedientedecontratacinenbuenascondiciones,porunperiodomucho
mayoradiez(10)aos.
3. Disponibilidadpresupuestal.
EssumamenteimportantequeelrganoencargadodelascontratacionesdelaEntidad
verifique la existencia de los documentos antes enumerados, pues constituyen
elementosindispensablesparalaaprobacindelExpedientedeContratacin.
En otras palabras, si la Entidad no cuenta con los documentos antes citados, resulta
legalmenteimposibleaprobarelexpedientedecontratacin.
Por otro lado, en el caso que un proceso de seleccin sea declarado desierto, la nueva
convocatoria deber contar con una nueva aprobacin del Expediente de Contratacin
sloencasoquehayasidomodificadoenalgnextremo.Estamodificacinserefierea
cualquiercambioproductodelanlisisdelascausasquedeclararondesiertoelproceso
de seleccin; como es el caso de la modificacin de algn extremo de los requisitos
tcnicos mnimos, del valor referencial o de las bases respecto de la convocatoria
anterior.
B. Lalabordelrganoencargadodelascontratacionesenladeterminacindelas
caractersticastcnicasdelosbienes,serviciosyobrasacontratar
Por tal motivo, el rgano encargado de las contrataciones debe empezar a elaborar el
estudio de posibilidades que ofrece el mercado inmediatamente despus de recibir el
requerimiento.
SubdireccindeCapacitacindelOSCE
Durante la elaboracin del estudio de posibilidades que ofrece el mercado, el rgano
encargado de las Contrataciones tendr la oportunidad de revisar qu extremos de las
caractersticas tcnicas deben ser objeto de modificacin; de manera tal que la
contratacin se enmarque en los estndares planteados para el caso por la normativa
sobrecontratacinpblicavigente.
Del mismo modo, en este momento el rgano encargado de las contrataciones podr
indicarlealreausuariaculessernlosextremosquerequierenserafinados,demodo
talquepuedanescogerlasmejoresalternativasqueofreceelmercado.
Asimismo,lacitadanormaacotaqueelrganoencargadodelascontrataciones,conla
autorizacin del rea usuaria y, como producto del estudio de las posibilidades que
ofreceelmercado,podrajustarlascaractersticasdeloquesevaacontratar.
SubdireccindeCapacitacindelOSCE
Estanormaesconsecuenteconlacoordinacinquedebeexistirentreelreausuariay
el rgano encargado de las Contrataciones de la Entidad para realizar los ajustes
necesarios en los requisitos tcnicos mnimos; pero no debe perderse de vista que la
responsablefinaldeladeterminacindelascaractersticastcnicaseselreausuaria.
Sobre esto ltimo, debe tenerse en consideracin que si el rea usuaria cuenta con el
sustento tcnico necesario para establecer en su requerimiento una o ms
caractersticas que solamente las cumple un proveedor y que adems se trata de un
bienoservicioquenoadmitesustituto,entoncescorrespondeiniciareltrmiteparala
exoneracincontempladaenelartculo20acpitee)delaLey.
Elartculo19delaLeyestablecequeelrganoencargadodelascontratacionesencada
Entidad es responsable en caso del incumplimiento de la prohibicin a que se refiere
dichoartculo.
reasusuariasalolargodeunejerciciopresupuestal,afindedeterminarculesrepiten
elpedidoypodrangenerarunfraccionamiento.
Sin perjuicio de esta obligacin legal, debe tenerse en consideracin que el citado
artculo 20 ha considerado supuestos en los cuales, no obstante encontrarnos ante un
caso de fraccionamiento, la norma ha estimado pertinente tomarlo como una
excepcin.Dichoscasossonlossiguientes:
2.EnelcasoqueconposterioridadalaaprobacindelPlanAnualdeContrataciones,surja
una necesidad extraordinaria e imprevisible adicional a la programada, la cual deber
ser atendida en su integridad a travs de una contratacin, salvo que respecto de la
contratacinprogramadaaunnosehayaaprobadoelExpedientedeContratacin.
4.TratndosedeunacontratacinefectuadaatravsdelCatlogodeConveniosMarco.
Esmuyimportantequeelreausuaria,rganoencargadodelascontrataciones,rgano
de control institucional, rea legal y dems dependencias de la Entidad encargadas de
SubdireccindeCapacitacindelOSCE
analizar la existencia de fraccionamiento conozcan claramente estas excepciones, a fin
deevitarretrasosenlacontratacinprogramadaporlaEntidad.
Asporejemplo,siunreausuariaquefuecreadaluegodelaaprobacindelPlanAnual
deContrataciones,realizdurante10mesesenelaohizolacompradetnerparasus
impresoras, a razn de S/ 1,000.00 (Un mil con 00/100 nuevos soles) en cada compra;
noseconfigurafraccionamientoporquelacontratacinnofuedivididaparacambiarde
tipodeprocesodeseleccin.
En cambio, si la compra de tner hubiera sido por una suma mayor a tres (3) UIT, se
hubiera configurado el fraccionamiento, pues se dividi la contratacin para evitar
realizarelprocesodeseleccinquecorresponde.
1.Elvalorreferencial.
2.Laexistenciadepluralidaddemarcasy/opostores.
3.LaposibilidaddedistribuirlaBuenaPro.
4.Informacinquepuedautilizarseparaladeterminacindelosfactoresde
evaluacin,deserelcaso.
SubdireccindeCapacitacindelOSCE
5.Lapertinenciaderealizarajustesalascaractersticasy/ocondicionesdeloquese
vaacontratar,desernecesario.
6.Otrosaspectosnecesariosquetenganincidenciaenlaeficienciadelacontratacin.
Asimismo,lanormativasobrecontratacinpblicaobligaqueelindicadoestudiotome
encuentapresupuestosycotizacionesactualizados.Estosdebernprovenirdepersonas
naturales o jurdicas que se dediquen a actividades materia de la convocatoria,
incluyendo fabricantes cuando corresponda; o a travs de portales y/o pginas Web,
catlogos,entreotros.Deberemplearsecomomnimodos(2)fuentes.
E. Suscripcindelcontrato
Otra importante labor que el rgano Encargado del as Contrataciones tiene a su cargo
es precisamente la suscripcin de los contratos una vez que la buena pro ha quedado
consentidaoadministrativamentefirme.
deseleccinalrganoencargadodelascontratacionesdelaEntidadafinqueelmismo
puedacitaralcontratistaparalafirmadelcontrato.
III. ElComitEspecial
A. Definicin
Supresidente,tanprontorecibielExpedientedeContratacin,convocasuscolegas
para elaborar las bases administrativas y, cuando empezaron a analizar la informacin
queseleshabaproporcionado,quedaronsorprendidosporlacantidaddedocumentos
que estaban contenidos en dos archivos voluminosos. Al observar el contenido
encontraron, entre otros datos, la memoria descriptiva, las partidas, los metrados, el
anlisisdepreciosunitariosylosplanosdelafuturaedificacin.
Cerraronlostomos,losataronenunpaqueteconformeleshabanentregadoysubieron
a la oficina del director quien estaba imaginando cmo se vera la placa de bronce
grabada con la inscripcin Pabellones construidos en la gestin del Dr. ., pero su
pensamiento fue interrumpido por la llamada de su secretaria que le anunci la
presencia de los miembros del Comit Especial de la obra. Que pasen, dijo, un poco
irritado.Entoncesingresaron.
ElpresidentedelComitEspecialcoloclosfilesdelexpedientetcnicoenelescritorio
deldirector,losabriyubiclaspginasquecontenanlaspartidasymetrados,adems
de las que contenan los planos y habl: Seor director qu somos nosotros?
Oftalmlogos, lo mximo en aspectos de la visin y, sealando los documentos,
continu,peroenestecasonolavemos[3].
SubdireccindeCapacitacindelOSCE
Este caso nos permite reconocer que el nico criterio que debera tomarse en cuenta
para constituir un Comit Especial es el conocimiento y experiencia de las personas
elegidas, tanto en la naturaleza del bien, del servicio o de la obra como en asuntos
legales propios de la contratacin pblica. Optar por esta alternativa, siempre ser
beneficioso, porque se minimizar los riesgos de adquirir productos o servicios
indeseables as como la posibilidad de impugnaciones y de causas de nulidad del
procesodeseleccin.
LanormativaquerigelascontratacionesdelEstadoestipulaqueelComitEspecialesel
rgano facultado para elaborar las bases administrativas y conducir el proceso de
seleccin, desde su convocatoria hasta su culminacin con el consentimiento de la
buenaproosucancelacin.
EstintegradoportresmiembrosysudesignacinestacargodelTitulardelaEntidad
o de otro funcionario a quien el primero le haya delegado esa funcin. Sus integrantes
debern estar identificados con nombre propio y con indicacin expresa de la persona
quelopresidir.Igualmente,debernominarsetantossuplentescomotitularessehaya
designado..
El Comit Especial puede ser designado para un proceso en particular (ad hoc) o para
ms de uno (permanente). Esta ltima designacin slo es posible en adjudicaciones
directasydemenorcuanta.
Elencargoparadesempearlafuncindelcomitespecialesirrenunciable[1].
B. RequisitoslegalesparaconformarelComitEspecial
LadesignacindeberealizarsemediantedocumentoescritofirmadoporelTitulardela
Entidad o por el funcionario a quien se hubiese delegado tal facultad. Puede ser para
msdeunprocesodeseleccin.
Debe designarse tres personas, nominadas con nombre propio y la indicacin expresa
de quien ejercer como presidente. En el mismo documento deber precisarse el
nombre de los suplentes y su respectiva correspondencia con los titulares para el caso
dereemplazo.
SubdireccindeCapacitacindelOSCE
Uno de los miembros debe pertenecer al rea usuaria, otro a Logstica y cualquiera de
losmiembrosdebetenerconocimientotcnicosobreelobjetodelaconvocatoria.
No pueden ser miembros del Comit Especial: el Titular de la Entidad; los funcionarios
queejerzanfuncionesdecontrolofiscalizacin,exceptopersonaldelrganodecontrol
interno cuando ste sea el rea usuaria; los funcionarios que hayan aprobado el
Expediente de Contratacin o las bases, o que tengan que resolver el recurso de
apelacindelprocesoencurso;ylosfuncionariosqueensucalidaddemiembrosdeun
ComitEspecialhubierensidosancionadosporresolucindebidamentefundamentada.
DejardesermiembrodelComitEspecialquienseasancionadoconposterioridadasu
designacin.
C. CambiodelosmiembrosdelComitEspecial
Los miembros del Comit Especial slo podrn ser cambiados por razones de caso
fortuito o fuerza mayor; es decir, por situaciones naturales o humanas que hagan
imposibleelcumplimientodesufuncin,talescomoenfermedad,muerte,culminacin
delcontrato,ceseenlasfunciones,entreotros.
Laremocindeberhacersemediantedecisinescritaymotivada.Eneldocumentode
remocinsenombrarsureemplazo.
D. Reemplazoporlossuplentes
SubdireccindeCapacitacindelOSCE
Encasodeausenciadelmiembrotitular,porcausasimprevistas,serreemplazadopor
uno de los suplentes de manera definitiva. Adems, deber evaluarse el motivo de la
ausencia para determinar responsabilidades, si fueran justificadas. Previa autorizacin,
quienfueratitular,podrocuparelcargodemiembrosuplente.
E. TiposdeComitEspecial
1. Permanente
Es nominado para que lleven a cabo las adjudicaciones directas y las de menor
cuantaquesevayanaconvocarenelcursodelao.
2. AdHoc(paraunprocesoespecfico)
Selonombraparaquellevenacabounalicitacinpblicaounconcursopblico.
Enadjudicacionesdirectasydemenorcuantapuededesignarseunocuandosea
necesario.
F.DerechosdelComitEspecial
Sus miembros no pueden ser removidos de sus cargos; salvo por caso fortuito, fuerza
mayorofaltagravedebidamenteacreditada.
Por otro lado, es lgico suponer que una gran responsabilidad tenga como correlato la
autonomaenelejerciciodesusfunciones.
LatentacindeseduciropresionaralComitEspecialporpartedediversaspersonas
interesadasenelnegocioquevaimplcitoentodoprocesodeseleccin,siempreestar
presente.Laraznresideenquefinalmente,enlasmanosdeste,dealgnmodoest
la adjudicacin de contratos, cuyos montos van desde unos pocos miles a varios
millones de nuevos soles. En ese sentido, el Comit Especial tiene que gozar de
autonoma e independencia; pero tambin es su deber hacerla respetar, de otro modo
no podr alegar violacin de su fuero, sino que se habr convertido en cmplicede las
accionesilcitas.
G. DeberesyresponsabilidadesdelComitEspecial
Eldasiguientedesudesignacin,elpresidentedelComitEspecialdebeconvocaralos
demsmiembrosparasuinstalacin.
Elaborarlasbasesadministrativasdelprocesodeseleccin.
Conducirelprocesodeseleccinhastasuculminacin.
Tomardecisionesconlapresenciadetodossusmiembros,ningunodeloscualespuede
abstenersedeemitirsuvoto.Losacuerdospuedenserunnimesopormayora.
Susdecisionesdebenconstarenactas.
La responsabilidad por las decisiones tomadas alcanza a todos y cada uno de los
miembros;salvoquealgunodeelloshayavotadoencontra.
Guardar la confidencialidad de la informacin contenida en el Expediente de
Contratacin y de las propuestas de los postores; en tanto no se hubiesen abierto o
hecho pblicas para su evaluacin en la fecha y hora previstas en el calendario del
procesodeseleccin.Unavezproducidoesteevento,cesaeldeberdeconfidencialidad
SubdireccindeCapacitacindelOSCE
yapareceeldetransparencia,envirtuddelcualsedeberpermitirquecualquierpostor
revisetodalainformacingeneradaeneltranscursodelprocesodecontratacin.
Advertencia!Elcomitespecial,deoficioporcuentapropianopuedemodificarlas
bases.
H. ElComitEspecialtambinesresponsabledelosrequisitosmnimos
LasnormasqueregulanlascontratacionesdelEstadonoestablecenresponsabilidaddel
Comit Especial respecto de los requisitos mnimos; pero s los rganos de control. Los
auditores sustentan su posicin en dos criterios: el primero tiene su origen en las
Normas de Auditora Gubernamental (NAGU), segn las cuales, los funcionarios y
servidores pblicos deben desempear sus funciones con la debida diligencia, cuyo
concepto,sumamenteamplioydeapreciacinsubjetiva,alcanzapararesponsabilizara
cualquier persona que haya tenido alguna vinculacin con el procedimiento de
contratacin. El segundo, tiene que ver con la conformacin del Comit Especial, que
por mandato legal debe tener entre sus miembros, por lo menos, un experto en el
objetodelcontrato.
I. FuncionesdelComitEspecial
Elaborarlasbasesadministrativasdelprocesodeseleccin.
Llevar a cabo el proceso de seleccin desde su convocatoria hasta su culminacin,
que ocurre en los siguientes supuestos: con la confirmacin de la buena pro,
cancelacin del proceso, el postor ganador renuncie a la buena pro por causas
atribuibles a la entidad y cuando no se firme el contrato por razones de recorte
presupuestal especficas para el proceso o porque haya desaparecido la
necesidad[5].
A primera vista, las funciones parecen sencillas; sin embargo, ambas requieren
conocimiento y experiencia en logstica y en las normas que regulan las
contratacionesdelEstado;pues,aunqueselesproveededeterminadainformacin,
estensusmanoscompletarlahastaconvertirlaenunaofertavlida,firme,seriay,
sobretodo,paralosfinesbuscados.
ElejerciciodelalaborcomomiembrodeunComitEspecialimplicanecesariamenteel
conocimiento de los derechos y deberes; los primeros para exigirlos y los otros para
cumplirlos.
SubdireccindeCapacitacindelOSCE
J. Fuentesdeinformacinparaelaborarlasbasesadministrativas
1. Reglasdelprocesodeseleccinyejecucindelcontrato
Lafuentedeinformacinprincipalsonlasbasesestandarizadaspublicadasporel
OSCE,enlasquesehasistematizadolasreglasfijadasenelReglamentoqueson
aplicables a los procesos de seleccin. A ellas deben aadirse la informacin
propiadelainstitucinylaqueconstaenelExpedientedeContratacin.
2. Requisitosmnimos
3. Factoresdeevaluacin
Acontinuacinlespresentamoselsiguientecaso:
Las respuestas recibidas fueron diversas: algunas compaas cotizaron por botellas de
650ml,otrasporenvasesdelitroyotrasporenvasesdeveintelitros.Enestemomento,
se dieron cuenta, en la entidad, de que haca falta definir el tamao del envase y
decidieronadquirirellquidoenbotellasde650ml.
SubdireccindeCapacitacindelOSCE
Alrevisarlainformacinrecibidadelosproveedoresquecotizaronelvolumenelegido,
encontraron que uno de ellos haba ofrecido un precio bastante cmodo y decidieron
que ese sera el valor referencial. Cuando, a criterio de la oficina de logstica, el
expedientedecontratacinestabacompleto,pidieronsuaprobacinylaobtuvieronsin
contratiempos,puesalfinyalcabosetratabadecompraragua.
ElComitEspecial,luegoderecibirelExpedientedeContratacinaprobadoysinhacer
ningn reparo a su contenido, elabor las bases. Una vez obtenida su conformidad,
public la convocatoria en el SEACE. Pas la etapa de consultas y observaciones; no
producindose ninguna de ellas. Este hecho fue considerado como un sntoma de un
proceso ejemplar; de modo que slo caba esperar la fecha de presentacin de ofertas
en las que, estaban seguros, tendran una buena ruma de sobres y otra de muestras,
estasltimaspedidasparaasegurarlacalidaddelproducto.
Posteriormentesecomunicaronconlosdistribuidoresdeaguademarcasconocidas,con
lafinalidaddeconocerlasrazonesdesuausenciaenelproceso.Elloslesdijeronqueel
valorreferencialnorepresentabaelcostodemercado.
Esta respuesta llam la atencin de los auditores, quienes solicitaron una aclaracin
acerca de los envases individuales. La respuesta fue que se iba a comprar agua en
botellasde650ml.
SubdireccindeCapacitacindelOSCE
Al da siguiente, la oficina de Administracin recibi un memorando, en el que se les
pedaquejustifiquenlarazndecompraraguaenelenvaseantescitado;pueslocomn
yrazonableesqueseadquirieraenrecipientesde20litros,comosehacanormalmente
ycuyocosto,adems,eramuchomenor.
Qufallenesteprocesodeseleccin?Enprimerlugar,laoficinadelogstica(OEC)no
hizo un trabajo logstico, sino uno de aprovisionamiento; es decir, se limit a procesar
un pedido sin importar el porqu ni para qu. Una necesidad de este tipo debi haber
sido parte de las decisiones estratgicas de la institucin representada en la
optimizacindelosrecursoshumanos.Sehabraprevisto,entonces,lacompradelagua
necesaria para el personal de la Entidad, as como la cantidad, la calidad, la forma de
presentacin,lascondicionessanitarias,entreotrosdatosquehabranservidoparaque
elrequerimientodecompraseaunpedidobienelaborado.
Deotrolado,laoficinadelogstica(OEC)alnohaberrealizadounacorrectagestindel
pedido (tamao de envase y condiciones sanitarias) llev a cabo un deficiente estudio
demercado,loquegenerunvalorreferencialsubvalorado;esdecir,elExpedientede
Contratacinnofueelaboradodemaneracorrecta.
Esteejemplosencilloilustratresaspectosfundamentalesdelosactospreparatoriosdel
proceso de contratacin pblica, de cuya calidad depende, finalmente, el resultado
buscado;puesunExpedientedeContratacinbienelaboradogarantizalacalidaddelos
productosquesevaacontratar,lascondicionesdelatransaccincomercialyelprecio
SubdireccindeCapacitacindelOSCE
correcto; asimismo, un Comit Especial, elegido sobre la base de criterios tcnicos,
permitir que las bases administrativas sea un texto coherente y objetivo que
promuevaunprocesodeseleccintransparente.
[1]Art.20delaLeyy27al34delReglamento.
[2]Art.34delReglamento.
[3] Esta ancdota es contada por el Ing. Miguel Salinas Seminario, consultor de obras y expositor en
temasdecontratacinpblica.
[4]Art.28delReglamento.
[5]Art.27delReglamento.