Revisión Por La Dirección de Un SGC

MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS

Proceso: GESTION ESTRATEGICA INSTITUCIONAL
Cdigo: GEIN-REC-P08 Versin: 2
Fecha de aprobacin: 16-04-2012 Pginas: 1 de 6
Nombre del documento: PROCEDIMIENTO PARA LA REVISION POR LA DIRECCION

Elaborado por:
Coordinador de calidad
Revisado por:
Comit de Calidad
Aprobado por:
Rectora
TODA COPIA IMPRESA DE ESTE DOCUMENTO SERA CONSIDERADA COMO COPIA NO CONTROLADA
UNIPAZ
Decreto Ordenanzal 0331 de 1987
Gobernacin de Santander
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1. OBJETIVO

Revisar y evaluar peridicamente el nivel de cumplimiento de la poltica y objetivos de calidad y
el estado del Sistema de Gestin, con el fin de asegurar su conveniencia, adecuacin y eficacia
continua, evaluar oportunidades de mejora y la necesidad de efectuar cambios.

2. ALCANCE

Este procedimiento es aplicable a todas las revisiones por la direccin que se lleven a cabo al
Sistema de Gestin de Calidad.

3. ORGANISMOS Y/O DEPENDENCIAS QUE INTERVIENEN

Coordinacin de calidad
Comit de Calidad
Responsables de procesos

4. DEFINICIONES

Conveniencia: Que el Sistema de Gestin de la Calidad se ajuste al tamao y operacin

Adecuacin: Que el Sistema de Gestin de la Calidad aporte al propsito.

Eficacia: Grado en que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados
planificados

Eficiencia: Relacin entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.

Calidad: Grado en el que un conjunto de caractersticas inherentes cumple con una
necesidad o expectativa establecida, generalmente implcita u obligatoria.

Revisin: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, adecuacin y eficacia del
tema objeto de la revisin, para alcanzar los objetivos establecidos.

Revisin del Sistema de Gestin de la calidad: Evaluacin formal, realizada por la
Direccin, del estado en que se encuentra el Sistema de Calidad y de su adecuacin a lo
que establece la Poltica de Calidad y a los nuevos objetivos que se deriven de la evolucin
de circunstancias cambiantes.

PROCEDIMIENTO PARA LA REVISION POR LA DIRECCION

GEIN-REC-P08 Versin 2

Fecha de aprobacin: 16-04-2012 Pgina 2 de 6
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Sistema de Gestin de la calidad: Sistema de gestin para controlar y dirigir una
organizacin con respecto a la calidad.

Indicador: Datos o conjunto de datos que ayudan a medir objetivamente la evolucin de un
proceso o de una actividad.

Objetivo de calidad: Algo ambicionado, o pretendido relacionado con la calidad.

Poltica de calidad: Intensiones globales y de orientacin de una organizacin relativas a la
calidad tal como son expresadas formalmente por la alta direccin.

5. DOCUMENTOS APLICABLES

Manual de calidad
Manual de procesos y procedimientos
Informe de auditoras internas de calidad

6. FUNDAMENTOS LEGALES Y/O REGLAMENTARIOS

No aplica

7. RESPONSABLE Y APOYO

El responsable de velar por el cumplimiento del presente procedimiento es el Rector apoyado
por el Representante de la Direccin y la Coordinacin de calidad.

8. CONDICIONES GENERALES

La frecuencia para la realizacin de reuniones de revisin por la Direccin del Sistema de
Gestin de la Calidad es anual y posterior a la realizacin de un ciclo de auditoria interna de
calidad.

Antes de la fecha programada para la revisin, se solicita a los responsables de los procesos la
entrega de la informacin referente a:

Estado de las acciones correctivas y preventivas
Identificacin de cambios que pueden afectar el sistema de gestin de la calidad
(normatividad, estructura, norma ISO 9001:2008, otros)
Propuestas de mejoramiento hechas por los funcionarios o los clientes del proceso
Resultado de los indicadores de proceso

La elaboracin del informe de la revisin por la direccin se fundamenta en:

Poltica y objetivos de calidad vigentes

No conformidades y observaciones presentadas en el informe de auditorias internas de calidad.



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Resultados de las encuestas de satisfaccin de los clientes y de las quejas y reclamos presentadas por los
clientes durante el periodo. As mismo, se realiza un anlisis para determinar las causas o motivos frecuentes de
quejas.

Resultados de los indicadores de los procesos para conocer el desempeo de los mismos con respecto a los
objetivos de calidad y el cumplimiento de las metas. De no cumplirse la meta se establece, la causa y las
acciones a tomar para mejorar.

Resultados de las no conformidades relacionadas con los procesos y el servicio educativo.

Estado de las acciones correctivas y/o preventivas presentadas en los procesos. Se analizan las fuentes de las
no conformidades reales o potenciales. El nmero de acciones correctivas y preventivas, el plan de accin y el
estado (apertura y cierre).

Relacin del estado de las acciones del plan de mejoramiento derivado de la revisin por la direccin anterior (no
aplica para la primera revisin), con el fin de determinar si fueron puestas en marcha o no.

Identificacin de cambios que pueden afectar el sistema de gestin de la calidad (normatividad, estructura,
norma ISO 9001:2008, OTROS). Se analizan todos aquellos cambios que puedan afectar la integridad del
Sistema de Gestin de Calidad y que podran encausar modificaciones a lo establecido en el sistema y que
requieren una planificacin detallada, como por ejemplo: Cambios en el alcance, poltica de Calidad, Objetivo de
calidad, estructura organizacional, incorporacin de nuevas tecnologas, nuevas oportunidades de mejora,
cambios en los requisitos legales o reglamentarios y marco legal vigente, entre otros aspectos.

9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

ETAPAS DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO
1
Con anticipacin mediante oficio solicitar
informacin de entrada para la revisin a los
responsables del proceso, indicando la fecha
de revisin y la fecha lmite para la entrega del
Reporte de desempeo del proceso.
Representante de la
Direccin
Comunicacin
interna
2
Preparar la informacin de entrada para la
Revisin, con base en la informacin reportada
por los responsables de de proceso.

Para elaborar el informe se debe tener en
cuenta:

a. Resultados de Auditorias
b. Retroalimentacin del Cliente
c. Desempeo de los procesos y conformidad del
Producto.
d. Estado de acciones correctivas y preventivas
e. Acciones de seguimiento de revisiones por la Direccin
anteriores
f. Cambios que podran afectar el SGC
g. Recomendaciones para la mejora
h. Adecuacin y conveniencia de la poltica y objetivos de
calidad
i. Otros
Representante de la
Direccin
Reporte de
desempeo del
proceso



UNIPAZ
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ETAPAS DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO
3
Analizar Reportes de Desempeo de Procesos.

De acuerdo con la informacin enviada por los
lderes de Procesos el Representante de la
Direccin ante el SGC, analiza la informacin,
generando un informe consolidado para
entregar al Comit de Calidad.
Representante de la
Direccin
Informe para la
revisin por la
Direccin
4
Convocar a Comit de Calidad para realizar la
revisin por la Direccin.
Representante de la
Direccin
Comunicacin
interna
4
Revisin del Sistema de Gestin de Calidad.
Los integrantes del Comit de Calidad revisan el
informe Consolidado de Desempeo de los
Procesos y como resultado del anlisis de los
elementos de la informacin de entradas se
toman decisiones y acciones relacionadas
Mantenimiento o ajuste de la Poltica y
Objetivos de Calidad
La mejora de la eficacia del SGC
Las necesidades de recursos
Se define el plan de mejoramiento, asignando
tareas, responsables y fechas para la
realizacin de acciones.
Comit de Calidad
Informe para la
revisin por la
Direccin
5
Levantar el acta de la reunin, comunicando en
ella las decisiones y acciones tomadas en la
misma.
Coordinador de
calidad
Acta reunin de
Comit de Calidad
6
Suscribir planes de mejoramiento con los
responsables de proceso
Representante de la
direccin

Responsables de
proceso
Plan de
mejoramiento
6
Enviar una copia del Plan de mejoramiento a la
Oficina de Evaluacin y Control de Gestin.
Representante de la
direccin
Plan de
mejoramiento
7
Seguimiento al plan de mejoramiento
Jefe Oficina
Evaluacin y
Control de Gestin
Plan de
mejoramiento



UNIPAZ
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10. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO

Figura 1. Revisin por la Direccin

11. CONTROL DE CAMBIOS

FECHA VERSION APROBADO MEDIANTE DESCRIPCIN DEL CAMBIO
19-04-2007 0 Resolucin Rectora REC-231-07 Emisin del documento
28-05-2008 1 Resolucin Rectora REC-454-08
Se delega en el representante por la direccin la
responsabilidad del procedimiento y la suscripcin de planes de
mejoramiento.
16-04-2012

2
Resolucin Rectora REC-197-12

Se modifica el periodo para realizar la Revisin por la direccin.



UNIPAZ
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Figura 1. Revisin por la Direccin
Comit de Calidad Coordinador de Calidad
Jefe Oficina Evaluacin y
Control de gestin
Representante de la direccin
solicitar informacin de
entrada para la revisin a
los responsables del
proceso, indicando la fecha
de revisin y la fecha lmite
para la entrega del Reporte
de desempeo del proceso.
INICIO
Preparar la informacin de
entrada para la Revisin,
con base en la informacin
reportada por los
responsables de de
proceso.
Analizar Reportes de
Desempeo de Procesos.
Convocar a Comit de
Calidad para realizar la
revisin por la Direccin.
Revisin del Sistema de
Gestin de Calidad. Los
integrantes del Comit de
Calidad revisan el informe
Consolidado de Desempeo
de los Procesos y como
resultado del anlisis de los
elementos de la informacin
de entradas se toman
decisiones y acciones
relacionadas
Levantar el acta de la
reunin, comunicando en
ella las decisiones y
acciones tomadas en la
misma.
Suscribir planes de
mejoramiento con los
responsables de proceso
Enviar una copia del Plan
de mejoramiento a la
Oficina de Evaluacin y
Control de Gestin.
Enviar una copia del Plan
de mejoramiento a la
Oficina de Evaluacin y
Control de Gestin.
Fin

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