Documentos Mercantiles

1. Introduccin
2. Documentos Mercantiles
3. Clasificacin de los documentos
Introduccin
La creciente complejidad de las actividades mercantiles ha sido la causa de que los simples
acuerdos verbales se hayan sustituido desde tiempos muy remotos por la constancia escrita de los
pactos o acuerdos celebrados. En el moderno mundo de los negocios cualquier paso que se d en
el campo mercantil se hace constar en algn documento y, en caso de que su importancia lo
justifique, el documento en cuestin puede llevar la firma de algn funcionario calificado. De lo
epuesto se infiere que las continuas operaciones efectuadas por la empresa requieren la emisin
y recepcin de documentos de diversas !ndole.
Documentos Mercantiles:
Los documentos mercantiles suelen tomar forma en el momento en que la operacin se reali"a, y
su objeto es el de certificar entendimiento que eiste entre las dos partes que han efectuado un
convenio. #uede ser el tic$et que emite una caja registradora de ventas, el cual se entrega a el
cliente que ha hecho una compra al contado, o bien un complicado contrato de muchas p%ginas
relativo al arrendamiento de una costosa maquinaria& pero tanto en uno como en otro caso
describe la operacin en forma escrita, reduciendo as! en gran parte las posibilidades de
discrepancia futuras por parte de los interesados.
Dentro del concepto de documentacin mercantil se comprenden no solamente los papeles
revestidos de caracter!sticas formales, sino todos los que puedan sustituirlos y tomen otra forma
como ocurrir!a en ultimo etremo con la correspondencia.
Estos documentos mercantiles se env!an al Departamento de 'ontabilidad donde los contadores y
auiliares de contabilidad toman de ellos los datos necesarios para efectuar los asientos en los
libros. 'uanto m%s grande sea la empresa mayor ser% la necesidad del empleo de documentos. (i
se trata de una gran empresa de ventas por departamentos, habr% en ella muchos dependientes
atendiendo a la venta en los distintos lugares en que se divide& al mismo tiempo cierto nmero de
compradores estar% adquiriendo mercanc!as del mercado local, nacional o internacional. En todos
los departamentos de venta se estar% recibiendo dinero en pago de las ventas efectuadas, el cual
se entrega en caja y luego se env!a a depositar al banco& a su ve" se hacen desembolsos bajo la
responsabilidad del tesorero. )rat%ndose de una organi"acin de la clase que hemos descrito,
ser!a imposible que llevase a cabo sus operaciones sin emplear una gran cantidad de documentos
de naturale"a mercantil.
Los documentos intercambiados por las empresas que intervienen en una transaccin mercantil
facilitan la conclusin de est%, informan al contador o auiliar de contabilidad respecto a las
secuencias de las operaciones y sirven de autori"acin para hacer la anotacin de los libros de
contabilidad.
En conclusin, podemos decir que entra dentro de la idea de documentacin mercantil toda
constancia escrita de una transaccin comercial o de un aspecto de ella que pueda utili"arse para*
a) 'ertificar las anotaciones en los libros de contabilidad.
b) #robar un hecho desde el punto de vista legal.
'on respecto a lo dicho en segundo trmino conviene observar que los libros de contabilidad son
tan slo un medio de prueba, y aunque en ciertos casos puede convertirse en elemento
fundamental para decidir un fallo, nunca servir%n para destruir la evidencia surgida de un
comprobante escrito y revestido de las caracter!sticas legales* puede decirse entonces que an los
libros de contabilidad pierden valor sino est%n apoyados en un archivo de documentos bien
organi"ado.
+uestro 'digo de 'omercio vigente establece al respecto en su art!culo ,-., entre otras cosas
que*
/ Las obligaciones mercantiles y su liberacin se prueban0 *
a) 'on documentos pblicos.
b) 'on documentos privados.
c) 'on facturas aceptadas.
d) 'on telegramas.
e) 'on cualquier otro medio de prueba admitido por la ley civil.
IMPORT!CI D" # DOC$M"!TCI%! M"RC!TI#
La importancia de la documentacin mercantil es tal que ha creado normas especiales de car%cter
tcnico y disposiciones legales para impresin, archivo y conservacin de los distintos documentos
que se utili"an en las operaciones mercantiles. 1n los formularios de simple orden interno para
tramitacin entre dependencias de una misma empresa constituyen elementos probatorios que
permiten seguir el curso de un lote de mercanc!as, identificar un env!o de dinero o eigir el
cumplimiento de una norma o disposicin interna cualquiera como pudiera ser la de reclamar al
Departamento de 'ompras, haciendo mencin de la fecha y nmero de una solicitud de compras,
el que un pedido no se hubiera recibido dentro del pla"o establecido.
C#&I'ICCIO! D" #O& DOC$M"!TO&
Los documentos que se utili"an en las empresas mercantiles son tan variados y complejos como
las propias operaciones, pero aqu! solo se eplicar%n los que mas comnmente se utili"an,
atendiendo a la siguiente clasificacin*
1. Documentos corrientes
a) Com(robantes de com(ras) El procedimiento que se adopte para las compras,
como todo el sistema de contabilidad, deben adaptarse a la organi"acin interna
de la empresa. El departamento encargado de la compras ha de recibir aviso de
las mercanc!as que necesiten l, o los departamentos de ventas, lo cual suele
hacerse mediante solicitudes de compras o requisiciones de material, en virtud de
las cuales se transmita la adquisicin de las mercanc!as en las cantidades que
dichos documentos indiquen. )eniendo como base estos documentos y una ve"
consultados los precios a los distintos proveedores, se procede a enviar la orden
de compra a aqul que ofresca, como es natural, las condiciones m%s favorables.
En caso de que las mercanc!as sean recibidas conforme, se libra un cheque a
favor del proveedor si la condicin acordada hubiera sido que el pago sea al
contado, o bien se registra una obligacin a su favor, si hubiera establecido que el
pago fuera a crdito, siempre utili"ando como base para la anotacin en los libros
la factura epedida por el proveedor. 1barca, como pudimos ver al principio,
cuatro etapas que dan lugar a los comprobantes siguientes*
&olicitud de com(ra) El departamento de compras, de no eistir ste,
quien haga sus veces, actuar% de acuerdo con una solicitud por escrito
aprobada por un empleado suficientemente calificado que represente
alguno de los departamentos en que la empresa se divida. #or ejemplo
el Departamento de ventas puede solicitar que se le tramite la
adquisicin de art!culos que se destinan a la reventa.
Orden de com(ra) (u finalidad es documentar en un formulario propio
toda adquisicin autori"ada por la empresa. (i est% tiene un
departamento de compras, la orden de compras suele hacerse en una
hoja impresa destinada a tal fin, en otros casos puede consistir en una
simple carta firmada por el propietario de la empresa o por su
subordinado, y en ocasiones consiste en una orden verbal que se da al
representante del proveedor.
#a factura) 'onsiste en una relacin detallada de las mercanc!as
compradas, debe contener los nombre y domicilios tanto del vendedor
como del comprador, la fecha, las condiciones, las instrucciones del
embarque y las cantidades, descripcin y precios de las mercanc!as.
#as notas de debito) (i las mercanc!as llegan averiadas son de calidad
inferior a la requerida o se comprueba la falta de algn art!culo, es
preciso obtener un ajuste en el precio que haya cargado el proveedor.
b) Com(robantes de *entas) Los procedimientos que se siguen para la venta de
mercanc!as pueden ser mas muy simples o m%s complicados, segn sea la
magnitud y particularidades de cada empresa. En empresas de peque2as de venta
al por menor no se hace mas registro que el de ingreso a caja por el importe de las
ventas, en otras de mayor importancia la maquina donde se registran las ventas
produce un tic$et, el cual se entrega a el cliente.
c) Com(robantes de o(eraciones bancarias) Los cheques han ocupado el lugar
del dinero efectivo en las operaciones mas importantes que requieren el cobro y
pago del mismo. En contabilidad suelen considerarse a los cheques como
numerario. 'uando una empresa hace uso de los cheques, se da por sentado que
previamente a depositado dinero en el banco sobre el cual libra sus cheques, y sus
depsitos pueden estar constitu!dos en gran parte por cheque de sus clientes.
2. Documentos de crdito
a) #a letra de cambio) Es el instrumento negociable que constituye una orden escrita
en virtud de la cual una persona manda a pagar a otra, a la orden de un tercero, la
cantidad de dinero que eprese. Documento mercantil mediante el cual una
persona 3el librador4 concede un crdito a otra 3el librado4 comprometindose esta
ltima a pagar el importe se2alado a la fecha de vencimiento acordada. 'omo
documento mercantil es un instrumento negociable cuya propiedad puede
transferirse, de forma que el librador puede diferir del tenedor de la letra.
1simismo, la letra de cambio puede presentarse en una entidad financiera al
descuento, es decir, la entidad financiera paga al tenedor el importe de la letra
antes de la fecha de vencimiento y se encarga de cobr%rsela al librado llegada la
fecha del vencimiento.
(egn el art!culo .,5 a .67 del 'digo de 'omercio*
Es un documento a la orden, en virtud del cual una persona 8 el Librador 8 emite y
ordena a otra 8 el Librado 8 que acepte pagar y pague, en cierto pla"o, a un
tercero 39eneficiario4 o a su orden una suma de dinero que se determina en la
Letra de 'ambio. En otros trminos, es una orden que se da a una persona para
que pague a un tercero cierta suma de dinero en un determinado pla"o.
:equisitos que debe llenar una letra de cambio.
(egn el art!culo .,5 del 'digo de 'omercio*
a) La denominacin de la /Letra de 'ambio0 o /;nica de 'ambio0 epresada en el
mismo teto del titulo y en el mismo teto del titulo y en el mismo idioma empleado
en la redaccin del documento. )ambin puede usarse la cl%usula /a la orden0.
'on esto se busca mayor claridad en el documento y evitar confusiones.
b) <rden pura y simple de pagar una cantidad determinada de dinero. Es decir que
no este sometida a condicin alguna y que la cantidad sea epresada con
precisin en la moneda que se va a pagar. (i la cantidad se epresa en nmeros y
letras y eiste disparidad, valdr% la cantidad epresada en letras. (i se epresa en
nmeros y hay diferencia, valdr% la cantidad menor.
c) El nombre del que debe pagar* librado, girado u obligado directo. +o
necesariamente su firma. La ausencia del nombre del librado determina la nulidad
del titulo. En caso de empresa, debe mencionarse el nombre eacto, porque de
otra manera es nula.
d) Librada la letra y aceptada por el girado se hace necesario saber cuando deber%
ste cancelar su valor y, por lo tanto, cuando deber% present%rsele al cobro. #ara
ello debe indicarse en forma precisa la fecha de vencimiento o fecha de pago. (i el
vencimiento no estuviera indicado, se considera pagadera /a la vista0. 1 partir del
vencimiento es eigible el pago de la letra y esta devenga intereses moratorios. En
cuanto al vencimiento, la letra de cambio puede ser*
1 d!a fijo.
1 cierto pla"o de la fecha.
1 la vista.
1 cierto termino vista.
(i tienen otro tipo de vencimiento son nulas.
e) Lugar donde debe efectuarse el pago y a la falta de esto se considerar% como
lugar de pago el domicilio del librado designado al lado del nombre de est.
f) +ombre de la persona a quien o a cuya orden debe efectuarse el pago
beneficiario.
+) La fecha y lugar donde la letra fue emitida. (i no se indica el sitio se considerar%
como suscrita en el lugar designado al lado del nombre del librador.
,) La firma del que gira la letra 8 librador, girador, emitente 8. Este requisito es
indispensable para la valide" de la letra de cambio.
Casos:
a) El librador, el librado y el beneficiario pueden ser personas distintas.
b) El librador y el librado pueden ser una misma persona.
c) El beneficiario puede ser el mismo que emite la letra o sea que el librador y
beneficiario ser!an la misma persona.
(egn el art!culo .,= del 'digo de 'omercio, toda letra de cambio aunque no sea
girada epresamente a la orden, es transmitible por medio de endoso. Este debe
ser puro y simple y toda condicin a la cual apare"ca subordinado, se considerar%
no escrita. El endoso parcial es nulo e igualmente el endoso /al portador0 segn el
art!culo .-5. El endoso transmite todos los derechos derivados de la letra de
cambio y es valido aunque no se designe el beneficiario por cuanto el tenedor se
considera portador legitimo de la misma.
De acuerdo al art!culo .>> la aceptacin se epresa por la palabra /acepto0 o
equivalente. Debe estar firmada por el librado. (u simple firma puesta en la cara
anterior de la letra equivale a su aceptacin.
El pago de una letra de cambio puede ser garanti"ado por medio de aval. Esta
garant!a se puede prestar por un tercero an por un signatario de la letra. (e
epresa por medio de las palabras /bueno por aval0 y debe estar firmada por el
avalista. Este se obliga de la misma manera que aquel por el cual se ha constituido
garante y cuando ha pagado la letra tiene el derecho de proceder contra el
garanti"ado y contra los garantes del mismo.
El portador de una letra de cambio debe presentarla a su pago, el d!a en que es
pagadera en uno de los dos d!as laborables que le siguen.
La negativa de aceptacin o de pago debe constar por medio de un documento
autntico o protesto por falta de aceptacin o por falta de pago.
)odas las acciones derivadas de la letra desde cambio contra el aceptante,
prescriben a los tres a2os, contados desde la fecha del vencimiento.
(inteti"ado lo epuesto se puede decir que una letra de cambio v%lida es aquella
que cumple con todos los requisitos eigidos por la ley, en este caso el art!culo .,5
del 'digo de 'omercio, y que crea una serie de obligaciones y derechos entre el
librador, el librado y el beneficiario. Es m%s, si posteriormente la letra de cambio se
transmite mediante endoso y se garanti"a por medio de un aval, tambin quedar%n
ligados por derechos y obligaciones el endosante, el endosatario y el avalista.
"ndosante es la persona que en un momento determinado posee el derechos
de cobrar la letra de cambio y puede, por tanto, transmitir dichos derechos a
otra persona mediante su firma en reverso de la letra.
"ndosatario es la persona que recibe la letra por intermedio del endoso y que
adquiere, por tanto, los derechos que se le transmiten.
*alista es la persona que garanti"a el cumplimiento de una obligacin y que
lo manifiesta por medio de su firma en el anverso de la letra de cambio.
Es necesario recordar que el librador tiene una obligacin, que es la de garanti"ar
el pago de la letra. En otros trminos, que si la letra no es pagada por el librado
que acepto pagarla, el librador tendr% que cancelar la letra en ra"n de
encontrarse /obligado en regreso0. Esta ltima obligacin no puede ser ecluida
por el librador* la Ley lo proh!be terminantemente.
#or su parte, el librado no tiene obligacin de aceptar la letra, pero una ve" que la
acepta, asume definitivamente la obligacin de pagarla y no puede eimirse de
dicha obligacin.
'uando el librado se niega a aceptar una letra cambio, se puede recurrir al
protesto que es el acto pblico por el cual se deja constancia del requerimiento
formulado al librado al aceptante para que acepte pague la letra, y de la
negativa de hacerlo. #ara ello se prepara una solicitud dirigida a un +otario
#blico, en la cual se le pide a este funcionario que se traslade al lugar donde se
encuentra el librado para que deje constancia de su negativa de aceptar la letra.
En la ciudades o pueblos donde no hay +otario, el protesto puede hacerse por
intermedio de un jue" o de un :egistrador.
El protesto es importante porque de no hacerlo, el beneficiario puede perder
entonces la posibilidad de eigirle al librador que pague la letra.
Este problema puede eliminarse con la cl%usula /sin aviso y sin protesto0, incluida
en la letra.
(u forma suele ser como lo indica el siguiente ejemplo*
1
c
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t
a
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o

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???????????????????de ???????????de -5??? #or 9s
@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@
se servir% Ad. ??????????????????????????mandar pagar por
esta ??????????????????? de cambio a la orden de ???????????
la cantidad de 9s. ???????????????????????????????????????
Balor??????????????????????????????????????????? que
cargara en cuenta a*
1 ?????????????????? (u atto (.(. y amigo
????????????????????
+C??????????????????
???????????????????????????????

b) "l (a+ar-) Es un documento de crdito en virtud del cual una persona promete
formalmente pagar una deuda en determinada fecha posterior. Es un t!tulo valor o
instrumento financiero& documento escrito mediante el cual una persona Del
emisorD se compromete a pagar a otra persona Del beneficiarioD una
determinada cantidad de dinero en una fecha acordada previamente. Los pagars
pueden ser al portador o endosables, es decir, que se pueden transmitir a un
tercero. los pagars pueden emitirlos individuos particulares, empresas o el
estado.
(egn el art!culo .6E al .66* Es una promesa o compromiso unilateral de pago
escrita, en virtud del cual una persona natural o jur!dica se obliga a pagar a otra
a su orden, una cierta suma de dinero en una fecha determinada.
De acuerdo al art!culo .6E, los pagares deben contener*
a) La fecha de emisin y firma del documento.
b) La cantidad en nmero y letras.
c) La poca de su pago, es decir, la fecha de vencimiento.
d) La persona a quien a cuya orden debe ser pagado.
e) La epresin de si es por valor recibido y en que especie por valor en cuenta.
1l pagar se aplican las siguientes disposiciones similares a las establecidas para
las letras de cambio *
a) Los pla"os en que vencen, es decir, los vencimientos* a d!a fijo , a cierto pla"o
de la fecha, a la vista y a cierto termino vista.
b) Lo relativo al endoso.
c) Los trminos para la presentacin, cobro protesto.
d) Lo referente al aval.
e) Lo relativo al pago y al por intervencin.
f) Lo concerniente al protesto.
+) Los trminos de la prescripcin.
El portador de un pagar protestado por falta de pago, tiene derecho a cobrar de
los responsables*
a) El valor de la obligacin.
b) Los intereses desde la fecha de protesto.
c) Los gastos del protesto.
d) Los intereses de estos desde la demanda judicial.
e) Los gastos judiciales que hubiese desembolsado.
(u forma suele ser como lo indica el siguiente ejemplo*
9s. ,57.555,55
9arcelona* ,. de Fayo de -55>
1 (esenta d!as fechaGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGG#1H1:E 1 L1 <:DE+
'iento cinco mil con 5I5 cntimos GGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGG9<LJB1:E(
E+ EL 9anco Fercantil??????????????????????????????????????
B1L<: :E'J9JD< 'on intereses al tipo 6K
anual??????????????????????
+C ????????????? BE+'JFJE+)< 1gosto ?????6, -5???


??????????????????????????
(r3a4*
c) "l c,e.ue) Es un giro a nombre del 9anco donde se tenga establecida la cuenta.
'onstituye una orden que el titular de la cuenta dirige a su banquero para que ste
pague una determinada cantidad al beneficiario que se indique o al portador. Es
una orden o mandato de pago incorporado a un t!tulo de crdito que permite al
librador disponer, en favor de una determinada persona o del simple portador del
t!tulo, de fondos que tenga disponibles en un banco. El cheque deber% contener* la
denominacin de cheque inserta en el teto mismo del t!tulo, el mandato puro y
simple de pagar una suma determinada de dinero, el nombre del que debe pagar
3al que se denomina librado4, que por fuer"a ha de ser un banco, el lugar de pago,
la fecha y el lugar de la emisin del cheque, la firma del que lo epide, al que se
denomina librador. El librador o tenedor de un cheque podr% solicitar al banco
librado que preste su conformidad al mismo, con lo cual se acredita la autenticidad
de ste y la eistencia de fondos suficientes en la cuenta del librador. El cheque
puede ser librado para que se pague a persona determinada, con o sin cl%usula La
la ordenL o Lno a la ordenL& puede tambin ser librado para que se pague al
portador. El cheque al portador se trasmite mediante su entrega o tradicin& el
cheque etendido a favor de una persona concreta, con o sin la cl%usula La la
ordenL, es transmisible por medio de endoso. El endoso deber% ser total, puro y
simple& deber%, adem%s, escribirse en el cheque y ser% firmado por el endosante.
El endoso transmite todos los derechos resultantes del cheque. El pago de un
cheque podr% garanti"arse mediante aval, ya sea por la totalidad o por parte de su
importe. Esta garant!a podr% ser prestada por un tercero o por el librador. El
cheque es pagadero a la vista. 'ualquier mencin contraria se reputa no escrita. El
librado podr% eigir, al pago del cheque, que ste sea entregado con el Mrecib!M del
portador. (e presumir% pagado el cheque que despus de su vencimiento se
hallare en poder del librado.
(u forma suele ser como lo indica el siguiente ejemplo*
'AE+)1( +C ??????????????????
'NEOAE +C D 8 .>>EP,
9arcelona , ???????????????de ??????????????????de
-5?????????
9s.???????????????????????????????????????????????????????
?????
#%guese a la orden
de????????????????????????????????????????
La suma de??????????????????????????????????????????
9ol!vares
91+'< FE:'1+)JL
'1:1'1( 8 BE+EQAEL1
(A'A:(1L 91:'EL<+1
????????????????????????????
d) *al) Es el afian"amiento que presenta un tercero para el pago de una letra de
cambio independientemente de la obligacin que contraen el aceptante y el
endosante. Rirma que se pone al pie de una letra u otro documento de crdito,
para responder de su pago en caso de no efectuarlo la persona principalmente
obligada a l. Es un trmino utili"ado con frecuencia en la pr%ctica de los negocios
para referirse a cualquier clase de garant!a personal. <tras veces se utili"a este
trmino como sinnimo de fian"a, por lo que ser!a el contrato por el que el avalista
se obliga a pagar o cumplir por un tercero 3avalado4, en el supuesto de no hacerlo
ste.
En Derecho mercantil se denomina aval cambiario a un contrato perteneciente al
gnero de la fian"a personal destinada a garanti"ar el pago de una letra de
cambio. El aval es una obligacin accesoria de la obligacin cambiaria, que es la
principal, por lo que se etingue en el caso de hacerlo sta. Es adem%s subsidiaria,
pues el avalista slo est% obligado a pagar si el deudor no paga. #or las
peculiaridades del tr%fico en el que se produce el aval cambiario, la subsidiariedad
no se suele entender de una forma estricta y basta con el incumplimiento del
deudor para que se pueda reclamar el pago al avalista, sin requerir ningn tipo de
persecucin especial de los bienes del deudor. #or ello, desde que llegado el
momento del cumplimiento el deudor no lo hace, el acreedor puede dirigirse tanto
contra el deudor principal como contra el avalista, pues entre ambos ha quedado
establecido un autntico v!nculo de solidaridad. En el caso en que el avalista se
vea obligado a satisfacer la deuda adquirir% un derecho de reintegro contra el
deudor. El aval puede ser limitado para un periodo de tiempo marcado, con
relacin a un caso espec!fico, en cuanto a la cantidad o frente a una persona
concreta, cuando slo responde el avalista frente a un acreedor individuali"ado o
definido, y no frente a cualquiera. Este puede ser /absoluto o limitado0.
La persona que da un /aval absoluto0, responde solidariamente del pago de la letra
de la misma forma que el librador y el endosante.
El /aval limitado0 es el que reduce la garant!a a tiempo, cantidad o persona
epresamente determinados& dado en estos trminos, no produce mas
responsabilidades que la que el firmante se impuso, ni da a ste m%s derechos
que contra la persona a quien garanti"ado y los endosantes anteriores.
El aval debe ser otorgado por escrito, pudiendo figurar en la misma letra cuyo pago
se garanti"a, o bien en un documento separado.
'uando el /aval0 se etiende en la misma letra, basta escribir al lado de la firma
del librador la firma del avalista en la forma siguiente*
#or 1val
Farcos Harcia
e) 'ian/a) <bligacin que alguien adquiere de hacer algo a lo que otra persona se ha
obligado en caso de que esta no lo haga. Oue supone un pacto por el que un
tercero asume la condicin de obligado con car%cter subsidiario al pago, para
afrontar el supuesto de que no cumpla el deudor principal