GESTIN DE MANTENIMIENTO

MODULO 4 de 6
COSTOS EN EL DEPARTAMENTO DE
MANTENIMIENTO
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"
UNIDAD IV : COSTOS EN EL DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO
Desde el punto de vista de la administracin, uno de los factores ms importantes es el costo. El
ingeniero o en su defecto, el encargado d esto, no tiene por lo regular suficiente preparacin en sta
rea, sino en la de aspectos tcnicos. Por eso, dica persona, tiene !ue anali"ar # profundi"ar respecto a
los costos de $antenimiento a fin de conocer su mane%o # control, evitando as& el crecimiento de stos.
'os costos de mantenimiento tienen una gran importancia cuando se trata de medir la eficiencia del
mismo. (on la a#uda de la conta)ilidad de costos se puede el cumplimiento de los presupuestos tanto de
operacin como de o)ra. 'o anterior permitir comparar la la)or del D$ con la de los dems
departamentos de la empresa.
4! CLASES DE COSTOS
'os costos totales de $antenimiento estn compuestos por dos clases: C"#$"# direc$"# de
Man$enimien$" %CDM& ' C"#$"# ("r (arada de E)*i(" %CPE&
COSTOS TOTALES DE MANTENIMIENTO
(*S+*S DE P,-,D, DE E./0P*
1(.P.E2
(*S+*S D0-E(+*S DE $,3+E30$0E3+*
1(.D.$2
S/$030S+-*S DE $,3* DE *4-,
1(.$.*2
(ontratacin e5terna Salarios
-epuestos Prestaciones
$ateria Prima (ostos de *peracin
0nsumos
6.7.7 (*S+*S D0-E(+*S DE' $,3+E30$0E3+*
'os costos directos de mantenimiento se definen como el c"n+*n$" de ,iene# ' #er-ici"# )*e #e
c"n#*men (ara adelan$ar *na $area de man$enimien$" Se encuentran conformados por los costos
de suministros # los costos de mano de o)ra !ue inclu#en los costos de operacin.
COSTOS DE SUMINISTROS:
Son todos a!uellos costos de los elementos f&sicos !ue son imprescindi)les durante una tarea o actividad
de $antenimiento. -esulta conveniente aclarar !ue todos los suministros n" #"n re(*e#$"# #a !ue
suministro es una pala)ra genrica !ue inclu#e tanto a los repuestos espec&ficos como a los repuestos
genricos tales como:
'minas de acero
Perfiles
-odamientos
+ornillos
4u%es,................etc.
!ue pudiendo ser catalogados como repuestos tienen una aplicacin muco ms general !ue los
repuestos espec&ficos.
Estimar el (*S+* -E,' de un repuesto determinado es una la)or dif&cil, de)ido a un sin n8mero de
factores tales como inflacin, devaluacin, depreciacin # los costos por inventario e5cesivo.
Es una pol&tica mu# com8n en el mane%o de los costos el incluir dentro de los suministros, los contratos
e5ternos !ue tengan como fin una tarea de $antenimiento, #a !ue stos generalmente re!uieren de
e!uipo # material para ser adelantados, emitindose entonces una factura 8nica !ue se carga como un
suministro. Estos contratos por lo general son: $ano de o)ra, servicios, asesor&as, monta%es, entre
otras.
2
COSTOS DE MANO DE O.RA %CMO&:
Se refiere al salario ms las prestaciones sociales devengados por los tcnicos del departamento
asignados a una la)or de $antenimiento. ,dems se inclu#e como (.$.* , los costos de operacin, !ue
son a!uellos !ue no pueden ser clasificados ni como suministros ni como mano de o)ra # cu#a
cuantificacin atri)uida a una determinada la)or de mantenimiento, es casi imposi)le. Por lo tanto la
valori"acin de estos costos se ace en un periodo particular de tiempo. Son e%emplos de estos costos:
9 'a renta o al!uiles
Energ&a
9 ,cueducto
9 0mpuestos so)re inmue)les
9 Salarios del %efe de mantenimiento # personal administrativo
se inclu#en tam)in en este &tem los elementos por el taller de ma!uinas erramientas, tales como:
9 ,ceites
9 -efrigerantes
9 :erramientas de corte
9 l&!uidos protectores, etc
!ue una ve" comprados se consideran consumidos # !ue constitu#en parte de los gastos del
mantenimiento !ue, como se ver ms adelante, pasarn a formar parte de la tarifa.
6.7.; (*S+*S DE P,-,D, DE E./0P*
,l allarse una ma!uina o e!uipo en estado improductivo se incurrir en unos costos de)ido a la tarifa
oraria !ue tenga la ma!uina.
En ocasiones la ",#"le#cencia de e!uipos ace imposi)le conseguir repuestos # es necesario practicar
modificaciones a la ma!uina, esto puede ocasionar !ue la ma!uina disminu#a su capacidad productiva #
esta prdida se le denomina costo por falla.
De)ido a !ue algunos de los costos a los !ue emos eco mencin se )asan en el tiempo de duracin de
una tarea de $antenimiento # en la estimacin del costo actual de un repuesto, es mu# dif&cil dar valores
e5actos.
De)en cuestionarse permanentemente los costos del D$, sin descuidar los costos !ue por )uena o
deficiente atencin, se estn generando en el sector de produccin.
Puede darse el caso de !ue, con unas )uenas e#$ad/#$ica# so)re stos aspectos, se logren inversiones
en e!uipos o aumento de personal para el $antenimiento de a!uellos e!uipos !ue presenten un (.P.$
por encima de lo presupuestado.
P-ES/P/ES+*
7<<=
-r
><=
?5= (.D.$.
5<=
+0E$P*
@ig. 6A7
/+0'0B,(0C3 DE' -E(/-S* -ES+,3+E
Donde: (.D.$. es costos directos de produccin
#
-r es recurso restante
(omo se puede ver en la @ig. 77 los recursos se utili"an prioritariamente para cu)rir los costos directos
de $antenimiento. Pero stos tendrn variaciones con el tiempo, alcan"ando m5imos # m&nimos. ,l
conocer el momento en !ue se presenta un m&nimo, se puede determinar la utili"acin de los recursos
restantes 1-r2, en actividades tales como construccin de ma!uinaria, reconstruccin de la misma,
traslados, monta%es, adaptaciones # me%oras.
'os recursos antes mencionados pueden ser dinero, om)res o tiempo. Es importante entonces
optimi"ar la utili"acin del recurso umano tratando de disminuir el tiempo dedicado al $antenimiento
para tener as& ms recursos dedicados a las actividades antes mencionadas.
/n punto importante es definir el c"#$" 0($im" del Man$enimien$"1 esto no se logra sino mediante
una revisin permanente de costos, lo cual es posi)le si se tiene la informacin correcta # oportuna. Para
esto de)en definirse tarifas claras # prcticas tanto para la cuantificacin del costo de parada de e!uipo
como para la evaluacin del costo del $antenimiento preventivo, reparaciones en el mantenimiento
correctivo, reparaciones ma#ores, monta%es # diseDos para el me%oramiento o alteracin de ma!uinaria,
es decir, la tarifa de la ma!uina.
*tro factor importante es el de mantener la informacin so)re los costos directos de mantenimiento
1(.D.$.2, comparando stos con la capacidad productiva de la ma!uina 1(.P.$.2, para as& poder
determinar el momento en el cual se env&a un e!uipo a reparacin ma#or, vase @ig. 7;.
E
(.D.$.
(.P.$.

+0E$P*
+i
@ig. 6A;
(.D.$..F (.P.$
42 NIVELES DE MENTENIMIENTO
se desea determinar en sta seccin el nivel real # ptimo del $antenimiento, utili"ando como elemento
de anlisis los costos antes mencionados, #a !ue la tendencia actual es la de minimi"ar la cantidad de
oras G om)re empleadas para fa)ricar una unidad de un producto, con la finalidad de reducir su costo
unitario # as& enfrentar la creciente competencia en el mercado.
Es importante anotar lo dif&cil !ue resulta determinar el nivel de $antenimiento, #a !ue no se puede
generali"ar las conclusiones de una fa)rica ni de un periodo dado.
30HE' *P+0$* P,-, E' @/3(0*3,$0E3+* E(*3*$0(* DE /3, @,4-0(,
El nivel optimo de $antenimiento de una fa)rica es el punto donde la suma de los costos directos de
mantenimiento # costos de parada de e!uipo, sea el m&nimo. E5presado grficamente lo anterior se
tendr 1@ig. 7I2.
Si para una planta dada, los costos totales de mantenimiento estn a la i"!uierda del punto m&nimo de la
grfica de costos totales, se puede decir !ue el mantenimiento es in#*ficien$e 1su)Amantenimiento2 # si
estn a la dereca, el mantenimiento es e5agerado 1so)reAmantenimiento2. Esto se nota mirando la
grfica # o)servando !ue tan significativa es la incidencia de los costos de $antenimiento en la suma
final. Para efectos prcticos se supone !ue el costo m&nimo total de $antenimiento coincide con el punto
de corte de las dos curvas de costos 1punto 72.
4
(*S+*S
S/4A$,3+E30$0E3+* S*4-EA$,3+E30$0E3+*
(ostos totales de
$antenimiento
(ostos directos
de $antenimiento
7
(ostos parada
De e!uipo
(,'0D,D DE $,3+E30$0E3+*
@ig. 6AI
30HE'ES DE $,3+E30$0E3+*
43ELA.ORACIN DE TARI4AS
'a ela)oracin de stas tarifas tiene una especial importancia para el clculo de los costos de
mantenimiento, # es fundamental el cuidado !ue de)e tenerse en su ela)oracin.
, continuacin se descri)ir una posi)le manera de calcular las tarifas de mano de o)ra 1oras G om)re2
# de ma!uinaria 1oras G ma!uina2. Por encontrarse ests tarifas en trminos de pesos, variarn
constantemente de)ido a factores econmicos # tcnicos.
6.I.7 +,-0@, P,-, $,3* DE *4-, DE $,3+E30$0E3+*
:a# mucas formas de evaluar las tarifas para mantenimiento. /nas inclu#en mano de o)ra # tarifas
para cada ma!uina del taller, por separado, otras involucran el costo de la ma!uina en las tarifas de
mano de o)ra.
'a tarifa puede sofisticarse o simplificarse tanto como se !uiera, pero de)e )uscarse un punto un punto
de e!uili)rio !ue sea prctico # represente la situacin real.
Para poder ela)orar correctamente una tarifa, de)en !uedar claramente definidos los siguientes costos
referidos al taller, sus operarios # los tcnicos de mantenimiento:
9 Salarios
9 Prestaciones
9 Energ&a, arrendamiento, depreciacin # seguros
9 $antenimiento propio, repuestos # suministros del taller
9 $antenimiento de oficinas # papeler&a
9 otros
los primeros dos constitu#en costos de mano de o)ra, mientras los siguientes son costos de
funcionamiento del taller de ma!uinasAerramientas.
(uando se tenga el presupuesto para el aDo, !ue inclu#a a todos los costos anteriores, se puede proceder
de la siguiente manera para o)tener las tarifas de mantenimientoJ se agrupan las personas !ue tra)a%an
en $antenimiento de acuerdo con sus categor&as, por e%emplo:
$
Gr*(" ! Gr*(" 2 Gr*(" 3 Gr*(" 4
$ecnicos montadores Di)u%antes, diseDadores #
de $antenimiento
+orneros # cepilladores 00 ,#udante de $ecnica
$ecnicos de
$antenimiento
+orneros # (epilladores 0 Electricistas 00 ,#udante de Electricidad
+cnicos Electrnicos Electricistas # $ecnicos 0 +cnicos de tratamientos
trmicos
Personal del SE3,
'uego de)en definirse las oras !ue en un aDo efectivamente puede tra)a%ar en un aDo.
Si de acuerdo con el orario esta)lecido en la empresa, una cifra de ;.5<< oras es lo !ue un individuo
permanece en ella, puede asumirse un porcenta%e de eficiencia apro5imadamente del ><= , teniendo en
cuenta vacaciones, incapacidades # licencias, lo cual da apro5imadamente ;<<< orasKaDo 5 persona.
, continuacin, # teniendo en cuenta el n8mero de oras tra)a%adas por cada grupo # los costos del
mismo, se podr calcular la tarifa de mano de o)ra para un integrante de este grupo.
Para el grupo 7:
5ORAS
N6MERO DE 5ORAS TRA.A7ADAS 8 N6MERO DE PERSONAS 9 2:::
A;O 9 PERSONA
A (osto de mano de o)ra L E1i2 L Salario M Prestaciones M = oras e5tras # nocturnas
Para o)tener la tarifa del grupo 7, se adiciona a los costos de mano de o)ra de ste, los salarios del %efe
# personal administrativo 1!ue no reportan2, relacionados con el personal del mismo # una fraccin de los
costos de funcionamiento del taller, prorratendolos, por e%emplo, de acuerdo con el n8mero de tcnicos
en el grupo.
De lo anterior, la tarifa de una persona del grupo7, ser:
E1i2 M Nefes M @raccin costos de @uncionamiento
O1i2 L
38mero de oras tra)a%adas en el aDo
'a anterior tarifa se refiere al caso en !ue los costos de las ma!uinas del taller se adiciona al costo de
mano de o)ra.
'gicamente una tarifa ela)orada en esta forma, de)e recuperar en el trascurso del aDo, si a !ueado
correctamente ela)orada, el valor del presupuesto del sector de mantenimiento.
6.I.;. +,-0@,S P,-, ',S $,./03,S DE P-*D/((0C3
produccin calcula, a todos sus e!uipos, una tarifa por ora para poder coti"ar su tra)a%o. Esta tarifa
sirve a $antenimiento para esta)lecer el costo de parada de e!uipo.
En el caso de un e!uipo, la tarifa de)e involucrar los siguientes aspectos:
Ga#$"# fi+"#: ,rrendamiento, depreciacin de e!uipo # seguros de e!uipos
Ga#$"# -aria,le#: $ano de o)ra, fuer"a, lu", agua, $antenimiento, suministros # aire comprimido.
Ga#$"# <enerale#: ,dministracin, onorarios # centros de servicios.
, continuacin se e5plicarn algunos de los ru)ros anteriores.
6
,--E3D,$0E3+*S:
,signacin proporcional respecto al rea ocupada por la ma!uina o e!uipo.
DEP-E(0,(0C3 P SEQ/-*S:
Esto se cuantifica de acuerdo con el valor de ad!uisicin del e!uipo.
$,3* DE *4-,:
Esto se refiere a los salarios, prestaciones sociales, oras e5tras de operacin o la tripulacin de la
ma!uina.
@/E-B,, '/B, ,Q/,:
Esta es una asignacin proporcional respecto a la potencia de los e!uipos # n8mero de oras pro#ectadas
de funcionamiento.
$,3+E30$0E3+*:
Es el gasto de la mano de o)ra mecnica # elctrica # se asigna con )ase en los resultados istricos de
este ru)ro para cada una de las ma!uinas o e!uipo # crece en la misma proporcin !ue crece el
presupuesto de mantenimiento.
S/$/30S+-*S:
Son los insumos !ue las ma!uinas necesita para ela)orar un producto espec&fico.
(E3+-* DE SE-H0(0*S:
Son los gastos correspondientes a la tarea !ue le preste al D$ # otras reas por parte del restaurante,
aseo, transporte, entre otras.
Por lo tanto, la tarifa oraAma!uina, ser:
Qastos fi%os M Haria)les M generales
$1i2 L
Denominador
De acuerdo con el mane%o !ue se le !uiera dar a la tarifa, el DE3*$03,D*- puede ser:
9 :oras de tira%e o metas de produccin
9 :oras cronolgicas 1;6Aoras de comidaAcuadre, cam)io # llenado2, !uedando un
total de 7? oras apro5imadamente.
9 (apacidad nominal por un factor de utili"acin
9 :oras presupuestadas de produccin
esta tarifa refle%ar el gasto por ora de operacin de la ma!uina.
Estas tarifas se ela)oran con el fin de o)tener los costos de $antenimiento # a su ve" cargarlos de una
manera e!uitativa # ra"ona)le a cada una de las secciones de produccin. Para reali"ar lo anterior #
poder acer un )uen mane%o conta)le de los costos, es necesario esta)lecer cdigos al los e!uipos o
ma!uinas # a las secciones.
44ASIGNACIN DE CDIGOS CONTA.LES
/na ve" ela)oradas las tarifas, de)e proveerse de un medio para !ue los co)ros sean simultneos a la
prestacin del servicio. De)en asignarse cdigos conta)les tanto a las ma!uinas como a las o)ras de
ma#or envergadura, para cargar los costos de $antenimiento. 'os cdigos para las secciones de
produccin # sus ma!uinas, pueden tener el siguiente aspecto =' >? , en donde:
9 =' Secci0n de (r"d*cci0n
9 >? Ordinal (ara la ma)*ina
7
9 D/<i$" de c"n$r"l
$ediante el informe diario de tra)a%o, se ace el co)re definiendo el grupo # el n8mero de oras
tra)a%adas en operaciones de $antenimiento, especificando el cdigo de la ma!uina, este informe lo
rinde $antenimiento.
(uando se trata de o)ras diferentes al $antenimiento puramente dico, el cdigo puede ser del tipo:
== Indica )*e e# c0di<" de ",ra
'>? Ordinal
el cargo de a ste cdigo de o)ra se ace de una manera similar al cdigo de ma!uina.
Por su lado, produccin estar reportando las oras de parada a travs del informe diario de produccin
con cdigos !ue definen la operacin: $antenimiento Preventivo, $antenimiento (orrectivo, reparacin
ma#or o esperando al mecnico.
'a evaluacin del costo se ace mediante la tarifa de la ma!uina, con el n8mero de oras reportadas.
4@ CONTROL EN LOS GASTOS DE MANTENIMIENTO
Es esencial tener en consideracin las medidas de control de los costos en el D$. Es importante definir
adecuadamente los gastos de mantenimiento, pues con frecuencia los cargos por esta tarea an sido
errneos o no estn relacionados con el mantenimiento.
El sistema de mane%o de esta informacin de)e ser gil # sencilloJ as&, la informacin puede )uscarse con
facilidad de forma !ue cada nivel administrativo pueda revisarlo.
Se an desarrollado mucos sistemas para determinar donde se estn efectuando los gastos, a veces
stos mecanismos resultan comple%os. 'a manera ms sencilla !ue se a e5perimentado es el mtodo de
acumulacin de cargos por tra)a%o reali"ado, utili"ando el cdigo conta)le de la seccin o rea donde se
cumpli la la)or.
El sistema de)e ser mane%ado con la a#uda del computador, lo cual permite un adecuado mane%o de la
informacin, esto se reali"ar adecuando la sistemati"acin a las necesidades del departamento.
El informe de costos tendr dos aspectos: el uno man" de ",ra # el otro, son l"# re(*e#$"# '
#*mini#$r"#J adems, estar dividido por una parte en las "onas o departamentos de produccin # por
otra por las tareas comple%as como monta%es, traslados, construccin # reparaciones ma#ores.
El informe inclu#e la descripcin del e!uipo, las orasAom)re # los materiales empleados. De sta
manera se podr anali"ar con facilidad dnde s est gastando el dinero, a la ve" !ue se determinarn los
factores !ue afectan los costos de mantenimiento. Estos tipos de informes revelan cuales e!uipos tienen
costos elevados # cuales tienen ms aver&as. Estos informes de costos de $antenimiento son adems
una fuente importante de preparacin # de revisin de presupuestosJ adems, de stos informes se
o)tienen grficos indicativos e &ndices, para esta)lecer estrategias, tomar decisiones # pasar informes a
la gerencia.
Se de)e tener en cuenta !ue el D$ es !uien de)e tener control so)re los costosJ as&, aun!ue las
solicitudes de gastos las acen otras secciones de la planta, es mantenimiento !uien tiene la
responsa)ilidad # el adecuado mane%o de los gastos.
'os costos de mano de o)ra son cada d&a ms altos, teniendo un efecto mu# nota)le en los gastos de
$antenimiento, pero, e5isten otros factores para tener en cuenta # !ue afectan los costos de mano de
o)ra ms !ue ninguna otra cosa # son:
9 El n8mero de personas asignadas para tra)a%ar en cada tarea sea el adecuado.
9 El uso de erramientas # e!uipo adecuado.
9 'a o)tencin eficiente de suministros # materiales en la regin.
9 'a previsin en la disposicin de los materiales con anterioridad al tra)a%o, en especial durante
las paradas o reparaciones ma#ores.
%
En cuanto al personal !ue la)ora en mantenimiento, de)er incrementar su preparacin # capacitacin,
#a !ue ste factor puede influir en los costos de la mano de o)ra de una manera definitiva. El
perfeccionamiento profesional de)e constituir siempre una constante en cual!uier programa de
mantenimiento.
Por otro lado, en referencia a la carga m&nima de tra)a%o en el D$, no e5iste una regla prctica so)re la
proporcin o n8mero fi%o de personas. /no de los mtodos ms corrientes para determinar el n8mero de
personas se )asa en la cantidad de tra)a%o pendiente en e%ecucin, pero los datos para tener en cuenta
de)ern ser confia)les.
'as cuadrillas de $antenimiento de)en estar siempre a un nivel m&nimo, cual!uier aumento en la carga
puede regularse utili"ando los servicios de contratistas en $antenimiento. Para !uienes no pueden en
determinadas circunstancias, siempre e5iste la posi)ilidad de conseguir una ma#or fle5i)ilidad
transfiriendo personal de produccin a $antenimiento. (ual!uiera de stas modalidades siempre estar
)a%o la supervisin # direccin del personal de planta de mantenimiento.
, pesar de todas la tcnicas # conocimientos !ue se utilicen, el elemento umano sigue siendo la parte
ms importante para controlar # reducir los costos de $antenimiento. Es fundamental conseguir un
sincero esfuer"o de cooperacin de parte de todo el personal, directa o indirectamente implicado en los
pro)lemas de la empresa # en los correspondientes gastos de mantenimiento.
9