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26 I Arquivo Rio Claro - n.

2 - 2004
O CDIGO DE CLASSIFICAO DE
DOCUMENTOS DE ARQUIVO DO
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS
ESTUDO DE CASO DE UM INSTRUMENTO DE
CLASSIFICAO
Renato Tarciso Barbosa de Sousa
Introduo
A democratizao do Brasil a partir da dcada de 1980, como nos
lembra Jos Maria Jardim (1991), "trouxe tona o debate sobre a
transparncia do Estado, forjando-se uma retrica sem precedentes
sobre esse tema. No entanto, o discurso em nome da visibilidade
social do Estado - prevista pela Constituio de 1988 e pela lei de
arquivos de 1991 - no se fez acompanhar de iniciativas pblicas que
efetivamente garantissem ao cidado o acesso s informaes a-
tuais e quelas de interesse histrico produzidas pelo Governo". A
transparncia e o compartilhamento de informaes so, na concep-
o advogada por Rose Marie Inojosa, caminhos seguros para o exer-
ccio da cidadania. O aprendizado desse exerccio, por sua vez, de-
manda o crescente acesso da sociedade s informaes geradas
pelas organizaes cuja existncia e atuao resultam da delegao
dessa mesma sociedade ou afetam a sua qualidade de vida.
No Brasil, o direito informao resguardado por dispositivo cons-
titucional e reafirmado na lei 8.159, conhecida como lei de arquivos.
Mas o acesso pleno aos documentos de arquivo esbarra em dois
fatores: os legais e os que se referem ao tratamento dado aos docu-
mentos acumulados, isto , produzidos ou recebidos, pelos governos
federal, estadual e municipal. Quanto aos aspectos legais, que no
vamos detalhar nesse momento, podemos destacar: o direito dos
cidados a respeito de sua vida privada; a necessidade de proteger a
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'
segurana do Estado e suas relaes exteriores; a necessidade de
proteger a ordem pblica e a segurana dos cidados; e a necessida-
de de proteger o segredo em matria industrial e comercial.
Do ponto de vista arquivstico, os maiores entraves para o pleno aces-
so s informaes acumuladas pelas organizaes pblicas, isto ,
produzidas e recebidas no mbito de suas funes e atividades, es-
to em sua prpria gesto. As experincias de tratamento dos arqui-
vos acumulados por essas organizaes so, apesar do grande pro-
gresso, muito pequenas e no se sustentam em polticas
estabelecidas, mas em atuaes individuais de alguns profissionais.
No se tem uma metodologia consolidada que permita a aplicao
dos conceitos e princpios arquivsticos difundidos internacionalmen-
te.
A partir desse cenrio, o Arquivo Nacional, em 1989, empreendeu
uma pesquisa que resultou na implantao do Cadastro Nacional de
Arquivos Federais. Foram visitados 148 rgos pblicos federais em
Braslia e no Rio de Janeiro. A pesquisa tinha como objetivo subsidiar,
com suas informaes, as futuras aes do Arquivo Nacional junto
aos servios arquivsticos federais. Ela contemplou informaes so-
bre a natureza jurdica do rgo; um breve histrico de sua trajetria;
e as principais atribuies e informaes qualitativas e quantitativas
sobre os acervos (datas-limite, quantificao, nmero de arquitos,
nmero de depsitos, acesso, condio de admisso do usurio,
horrio de atendimento, descrio do acervo, instrumentos de recu-
perao da informao, ordenao, armazenamento, acondicionamen-
to e estado de conservao).
O Cadastro revelou dados interessantes sobre a situao arquivstica
dos rgos pblicos federais sediados em Braslia e no Rio de Janei-
ro. Observou-se, por exemplo, a ausncia de normas e procedimen-
tos para a conduo das atividades de arquivo na administrao fede-
ral, alm de um alto grau de desorganizao e de disperso dos
acervos, gerando ineficincia na recuperao da informao neces-
sria ao processo decisrio e dificuldade de garantir direitos e deve-
res. Concluiu-se, tambm, que "os rgos da administrao pblica
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federal, de modo genrico-, desconheciam os procedimentos ade-
quados gesto de seus arquivos. A maior parte das instituies
cadastradas no apresentava condies tcnicas para proceder
avaliao documental - recurso indispensvel para o estabelecimen-
to de prazos de reteno nas fases corrente e intermediria -, e
seleo e ao recolhimento dos documentos para guarda permanen-
te. Assim sendo, so raras as comisses para avaliao e seleo de
documentos" (Arquivo Nacional, 1990, p. 437).
E no que se refere classificao, a maioria dos arquivos no pos-
sua um plano ou cdigo de classificao de documentos. Em geral,
os arquivos estavam organizados segundo as espcies documen-
tais, em ordem cronolgica e/ou numrica. Mais de dois teros dos
rgos pblicos federais sediados em Braslia declararam no pos-
suir nenhum tipo de instrumento de classificao. No Rio de Janeiro
a situao era pior: 87% no tinham planos ou cdigos de classifica-
o.
O caos informacional descrito aponta para dois tipos de problemas. O
primeiro a dificuldade de acesso da sociedade s informaes acu-
muladas pelo Estado brasileiro. E, tambm, o reflexo que essa situa-
o provoca na administrao pblica: a insegurana na tomada de
decises; a lentido dos procedimentos administrativos; e a inefi-
cincia e ineficcia do aparelho burocrtico.
O Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo para a Admi-
nistrao Pblica: atividade-meio
Nesse cenrio, tomava-se urgente a implementao de uma poltica
nacional de arquivos para dar conta dos dois tipos de problemas
provocados pela promiscuidade com que o Estado tratava as infor-
maes pblicas.
De acordo com a Lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991, o Conselho
Nacional de Arquivos o rgo responsvel pelas aes com vistas
consolidao da poltica nacional de arquivos. Cabe a ele definir nor-
mas gerais, estabelecer diretrizes para o pleno funcionamento do
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Sistema Nacional de Arquivos, visando gesto, preservao e ao
acesso aos documentos de arquivo e estimular programas de gesto
e de preservao de documentos produzidos e recebidos pelos r-
gos e entidades, no mbito federal, estadual e municipal, em decor-
rncia de suas funes executivas, legislativas e judicirias.
O Conselho Nacional de Arquivos presidido pelo diretor-geral do
Arquivo Nacional e constitudo de 16 membros, representantes do
poder executivo federal, do poder judicirio federal, do poder legislativo
federal, do Arquivo Nacional, das universidades mantenedoras de cur-
sos de Arquivologia, dos arquivos pblicos estaduais e municipais,
da Associao dos Arquivistas Brasileiros e de instituies no-go-
vernamentais que atuem nas reas de ensino, pesquisa, preserva-
o e/ou acesso a fontes documentais.
Foram criadas, ainda, instncias de assessoramento do plenrio do
Conarq. Uma dessas instncias foi a Cmara Tcnica de Classifica-
o de Documentos. O Conarq criou essa Cmara com o objetivo de
elaborar e/ou analisar planos de classificao de documentos de
arquivo, obj eti vando a organi zao si stemti ca dos acervos
arquivsticos, a rapidez na recuperao das informaes e a sua cor-
reta destinao final. A organizao e o acesso s informaes conti-
das nos documentos de arquivo no podem prescindir de um instru-
mento de gerenciamento do arquivamento dos registros documen-
tais, pois a classificao das informaes arquivsticas uma ativida-
de matricial, que fundamenta outras funes arquivsticas, tais como:
avaliao e descrio.
Os trabalhos dessa Cmara foram concentrados na anlise do Cdi-
go de Classificao de Documentos de Arquivo para a Administrao
Pblica Federal: atividades-meio, elaborado por tcnicos do Arquivo
Nacional e da ento Secretaria de Administrao Federal - SAF.
O resultado desse trabalho deu origem ao Cdigo de Classificao
de Documentos de Arquivo para a Administrao Pblica: atividade-
meio, divulgado por meio da resoluo n. 4, do Conselho Nacional de
Arquivos, de 28 de maro de 1996, e publicado no Dirio Oficial no dia
29 de maro de 1996.
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A resoluo definiu o Cdigo de Classificao como "um instrumento
de trabalho utilizado para classificar todo e qualquer documento pro-
duzido ou recebido por um rgo no exerccio de suas funes e
atividades. A classificao por assuntos (grifo nosso) utilizada com o
objetivo de agrupar os documentos sob um mesmo tema, como for-
ma de agilizar sua recuperao e facilitar as tarefas arquivsticas rela-
cionadas com a avaliao, seleo, eliminao, transferncia, reco-
lhimento e acesso a esses documentos, uma vez que o trabalho
arquivstico realizado com base no contedo do documento, o qual
reflete a atividade que o gerou e determina o uso da informao nele
contida. A classificao define, portanto, a organizao fsica dos do-
cumentos arquivados, constituindo-se em referencial bsico para sua
recuperao". (Arquivo Nacional, 2001, p. 9)
As funes, atividades, espcies e tipos documentais, segundo a
Resoluo, genericamente denominados assuntos, encontram-se hie-
rarquicamente distribudos de acordo com as funes e atividades
desempenhadas pelo rgo, ou seja, os assuntos recebem cdigos
numricos, os quais refletem a hierarquia funcional do rgo, defini-
da por meio de classes, subclasses, grupos e subgrupos, partindo-
se do geral para o particular.
A codificao utilizada tomou como modelo o cdigo de classificao
decimal, que se constitui num cdigo numrico dividido em dez clas-
ses e estas, por sua vez, em dez subclasses e assim sucessivamen-
te. As dez classes principais so representadas por um nmero intei-
ro, composto de trs algarismos, como se segue:
Classe 000;
Classe 100;
Classe 200;
Classe 300;
Classe 400;
Classe 500;
Classe 600;
Classe 700;
Classe 800;
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Classe 900.
As classes principais, de acordo com a Resoluo, correspondem s
grandes funes desempenhadas pelo rgo. Elas so divididas em
subclasses e estas, por sua vez, em grupos e subgrupos, que, tam-
bm, recebem cdigos numricos, seguindo-se o mtodo decimal.
Os cdigos numricos refletem a subordinao das unidades de clas-
sificao. Essa subordinao representada por margens, as quais
espelham a hierarquia dos assuntos tratados.
O Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivos do Conselho
Nacional de Arquivos utiliza apenas duas classes principais: 000 Ad-
ministrao Geral e 900 Assuntos Diversos. Essas duas classes re-
fletem, na verdade, as funes relacionadas s atividades-meio dos
rgos pblicos federais. As outras oito classes (100, 200, 300, 400,
500, 600, 700 e 800) so reservadas s funes relativas s ativida-
des-fim dos rgos. Nesse caso, cabe a cada rgo o desenvolvi-
mento delas, de acordo com orientaes da instituio arquivstica na
sua esfera especfica de competncia. Portanto, o Cdigo dividido
inicialmente em duas categorias: conjunto de documentos acumula-
dos pela atividade-meio (classes 000 e 900) e conjunto de documen-
tos acumulados pela atividade-fim ou especfica (classes 100 a 800).
A classe 000 Administrao Geral foi subdividida em nove subclasses:
010 Organizao e Funcionamento; 020 Pessoal; 030 Material; 040
Patrimnio; 050 Oramento e Finanas; 060 Documentao e Infor-
mao; 070 Comunicaes; 090 Outros Assuntos Relativos Admi-
nistrao Geral. A subclasse 080 est vaga para possveis expanses
e insero de documentos referentes Administrao Geral, que re-
sultem de novas atividades desenvolvidas pelo rgo.
Dessa forma, conforme o mtodo decimal de codificao, cada
subclasse identificada acima foi subdividida em dez grupos, e estes,
por sua vez, em dez subgrupos. Os subgrupos tambm podem ser
distribudos em dez divises, e assim sucessivamente. V-se um
esforo em abarcar toda a gama de atividades e aes relacionadas
s atividades-meio de um rgo pblico federal.
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O Cdigo de Classificao sofreu, nesses sete anos de existncia,
duas modificaes: uma por meio da Resoluo do Conarq n. 8, de
20 de maio de 1997, e outra pela Resoluo do Conarq n. 14, de 24 de
novembro de 2001. Nenhuma delas o alterou substancialmente. Po-
demos dizer que houve apenas algumas modificaes em determi-
nadas unidades de classificao e a excluso de outras. Com certeza
houve um refinamento na denominao de certas unidades de clas-
sificao.
Foram excludas as seguintes unidades de classificao: 005 Juris-
prudncia; 019.02 Atos Normativos; 024.113 Abono ou Provento Provi-
srio. Abono de Permanncia em Servio; 065.1 Microfilmagem; 065.2
Disco ptico.
Aprimorou-se a denominao das seguintes unidades de classifica-
o: 020.2 Carteira de Identidade Funcional e Outras Identificaes
para 020.2 Identificao Funcional; 020.3 Obrigaes Trabalhistas ou
Estatutrias: Relaes com o Ministrio do Trabalho (MTb) e Minist-
rio da Administrao Federal e Reforma do Estado (MARE). Lei dos 2/
3. RAIS para 020.3 Obrigaes Trabalhistas e Estatutrias. Relaes
com rgos Normatizadores da Administrao Pblica. Lei dos 2/3.
RAIS; 020.5 Assentamentos Individuais para 020.5 Assentamentos
Individuais. Cadastro; 021.1 Candidatos Funo Pblica: Curriculum
Vitae e Fichas de Inscrio para 021.1 Candidatos a Cargo e Empre-
go Pblicos: Inscrio e Curriculum Vitae; 023.02 Criao, Classifica-
o e Remunerao de Cargos e Funes para 023.02 Criao, Clas-
sificao, Transformao, Transposio e Remunerao de Cargos
e Funes; 024.154 Contribuio para o Plano de Seguridade Social
(INSS) para 024.154 Contribuio para o Plano de Seguridade Social;
024.91 Concesses para Ausentar-se do Servio para 024.91 Con-
cesses; 026 Assistncia e Seguridade Social para 026 Previdncia,
Assistncia e Seguridade Social; 033.23 Impresso de Formulrios
para 033.23 Confeco de Impressos; 034 Requisio. Distribuio
e/ou Movimentao de Material para 034 Movimentao de Material;
035 Alienao para 035 Alienao. Baixa; 036 Conservao e Recupe-
rao para 036 Instalao e Manuteno; 044 Inventrios para 044
Inventrio; 057 Tomada de Contas. Prestao de Contas para 057
Arquivo Rio Claro - n. 2 - 2004 I 33
Tomada de Contas. Prestao de Contas (inclusive parecer de apro-
vao das contas); 061.1 Preparo e Impresso para 061.1 Editorao.
Programao Visual; 062.3 Catalogao e Classificao para 062.3
Catalogao. Classificao. Indexao; 063 Sistema de Arquivos e
' Controle de Documentos para 063 Documentao Arquivstica: Ges-
to de Documentos e Sistema de Arquivos; 063.1 Produo de Docu-
mentos: Levantamento, Diagnstico e Controle do Fluxo para 063.1
Produo de Documentos: Levantamento. Diagnstico. Fluxo; 066.2
Restaurao de Documentos para 066.1 Desinfestao. Higienizao;
067.2 Programas e Sistemas para 067.2 Programas. Sistemas. Re-
des; 071.1 Servio de Entrega Expressa (Sedex) para 071.1 Servios
de Entrega Expressa; 071.2 Servio de Entrega de Correspondncia
Agrupada - Malote (SERCA) para 071.2 Servios de Coleta, Transpor-
te e Entrega de Correspondncia Agrupada - Malote.
Incluram-se as seguintes unidades de classificao: 026.01 Previ-
dncia Privada; 034.01 Termos de Responsabilidade; 066.3 Restau-
rao. Houve ainda outras modificaes de menor impacto.
A seguir, fazemos uma comparao das trs verses do Cdigo.
Resoluo n. 4
(28/3/1996)
Resoluo n. 8
(20/5/1997)
Resoluo n. 14
(24/11/2001)
000 Administrao Geral
001 Modernizao e
Reforma Administrativa
002 Planos e Programas
de Trabalho
1003 Relatrios de
Atividades
004 Acordos. Ajustes.
Contratos. Convnios
005 Jurisprudncia Excluda ,
010 Organizao e
Funcionamento
010.1 Registro nos rgos
I Competentes
34 I Arquivo Rio Claro-n. 2-2004
Resoluo n. 4
(28/3/1996)
Resol uo n. 8
(20/5/1997)
Resol uo n. 14 I
(24/ 11/ 2001)
010.2 Regi ment os.
Regul ament os. Estatutos.
Organogramas. Estruturas
010.3 Audi nci as.
Despachos. Reuni es
011 Comi sses Tcni cas.
Consel hos. Grupos de
Trabal ho. Junt as. Comi ts
012 Comuni cao Soci al
012.1 Rel aes com a
Imprensa
012.11 Credenci ament o
de Jornal i stas
012.12 Entrevi stas.
Noti ci ri o. Report agens.
Editoriais
012.3 Campanhas
Insti tuci onai s. Publicidade
019 Outros Assuntos
Referentes a Organi zao
e Funci onamento
019.01 Informaes sobre
o rgo
019.02 Atos Normati vos Excl uda
020 Pessoal
I 020.1 Legi sl ao
020.2 Cartei ra de
Identi dade Funci onal e
Outras Identi fi caes
020.2 Identi fi cao
Funci onal
020.3 Obri gaes
Trabal hi stas ou
Estatutri as: Rel aes
com o Ministrio do
Trabal ho (MTb) e
Ministrio da
Admi ni strao Federal e
Reforma do Estado
(MARE). Lei dos 2/3. RAIS
020.3 Obri gaes
Trabal hi st as e
Estatutri as.
Rel aes com
rgos
Normat i zadores da
Admi ni st rao
Pbl i ca. Lei dos
2/3. RAIS
I 020.31 Rel aes com os
Consel hos Profi ssi onai s
incluir a observao:
Quanto aos
documentos cujas
informaes gerem
contenciosos
administrativos ou
judiciais, classificar
nos assuntos
especficos
Arquivo Rio Claro - n. 2 - 2004 I 35
Resol uo n. 4
(28/ 3/ 1996)
Resol uo n. 8 I
(20/ 5/ 1997)
Resol uo n. 14 ]
(24/ 11/ 2001)
020.4 Si ndi cat os. Acor dos.
Dissdios !
020.5 Assent ament os
Individuais
020.5
Assent ament os
I ndi vi duai s.
Cadast ro
021 Recrut ament o e
Seleo
021.1 Candi dat os
Funo Pbl i ca:
Curriculum Vi tae e Fi chas
de Inscri o
onde se l
"Candi dat o f uno
pbl i ca", l ei a-se
Candidato a Cargo
Pblico
021. 1 Candi dat os a
Cargo e Empr ego
Pbl i cos: Inscri o
e Curri cul um Vi tae
021.2 Exames de Sel eo
022 Aperf ei oament o e
Trei namento
022.1 Cur sos
022.11 Pr omovi dos pel a
Instituio
022.12 Pr omovi dos por
Outras Insti tui es
022.121 no Brasi l
022.122 no Exteri or
022.2 Est gi os
022.21 Pr omovi dos pel a
Instituio
022.22 Pr omovi dos por
Outras Insti tui es
022.221 no Brasi l
022.222 no Exteri or
022.9 Out ros Assunt os
Referentes a
Aperf ei oament o e
Trei nament o
023 Quadr os, Tabel as e
Poltica de Pessoal
023.01 Est udos e Previ so
de Pessoal
023.02 Cr i ao,
Cl assi fi cao e
Remuner ao de Car gos
e Funes
023. 02 Cri ao,
Cl assi f i cao,
Tr ansf or mao,
Tr ansposi o e
Remuner ao de
I Cargos e Funes
Arquivo Rio Claro - n. 2 - 2004
Resoluo n. 4
(28/3/1996)
Resoluo n. 8
(20/5/1997)
Resoluo n. 14 I
(24/11/2001)
023.03 Reestruturaes e
Alteraes Salariais
023.1 Movimentao de
Pessoal
023.11 Admisso.
Aproveitamento.
Contratao. Nomeao.
Readmisso.
Readaptao.
Reconduo.
Reintegrao. Reverso
023.12 Demisso.
Dispensa. Exonerao.
Resciso Contratual.
Falecimento
023.13 Lotao.
Remoo. Transferncia.
Permuta
023.14 Designao.
Disponibilidade.
Redistribuio.
Substituio
023.15 Requisio.
Cesso
024 Direitos, Obrigaes e
Vantagens
024.1 Folhas de
Pagamento. Fichas
Financeiras
024.11 Salrios,
Vencimentos, Proventos e
Remuneraes
024.111 Reposies 024.111 Salrio-
Famlia
024.112 Salrio-Famlia 024.112 Abono ou
Provento
Provisrio. Abono
de Permanncia
em Servio
Arquivo Rio Claro - n. 2 - 2004 I 37
Resoluo n. 4
(28/3/1996)
Resoluo n. 8
(20/5/1997)
Resoluo n. 14 I
(24/11/2001)
024.113 Abono ou
Provento Provisrio.
Abono de Permanncia
em Servio
Excluda
024.119 Outros Salrios,
Vencimentos, Proventos e
Remuneraes
024.12 Gratificaes
024.121 de Funo
024.122 Jetons
024.123 Cargos em
Comisso
|024.124 Natalina
024.129 Outras
Gratificaes
024.13 Adicionais
024.131 Tempo de
Servio
024.132 Noturno
024.133 Periculosidade
024.134 Insalubridade
024.135 Atividades
Penosas
024.136 Servio
Extraordinrio
024.137 Frias: Adicional
de 1/3 e Abono Pecunirio
024.139 Outros Adicionais
024.14 Descontos e
Consignaes
024.14 Descontos
024.141 Contribuio
Sindical do Servidor
024.142 Contribuio para
o Plano de Seguridade
Social (INSS)
024.142
Contribuio para o
Plano de
Seguridade Social
024.143 Imposto de
Renda Retido na Fonte
(IRRF)
38 I Arquivo Rio Claro - n. 2 - 2004
Resoluo n. 4
(28/3/1996)
Resoluo n. 8
(20/5/1997)
Resoluo n. 14
(24/11/2001)
024.144 Penses
Alimentcias
024.145
Consignaes
024.149 Outros Descontos
e Consignaes
024.149 Outros
Descontos
024.15 Encargos
Patronais. Recolhimentos
024.151 Programa de
Formao do Patrimnio
do Servidor Pblico
(PASEP). Programa de
Integrao Social (PIS)
024.152 Fundo de
Garantia por Tempo de
Servio (FGTS)
024.153 Contribuio
Sindical do Empregador
024.154 Contribuio para
o Plano de Seguridade
Social (INSS)
024.154
Contribuio para o
Plano de
Seguridade Social
024.155 Salrio-
Maternidade
024.156 Imposto de
Renda
024.2 Frias
024.3 Licenas
024.4 Afastamentos
024.5 Reembolso de
Despesas
024.51 Mudana de
Domiclio de Servidores
024.52 Locomoo
024.59 Outros
Reembolsos
024.9 Outros Direitos,
Obrigaes e Vantagens
024.91 Concesses para
Ausentar-se do Servio
024.91 Concesses
Arquivo Rio Claro-n. 2-2004 I 39
Resoluo n. 4
(28/3/1996)
Resoluo n. 8
(20/5/1997)
Resoluo n. 14
(24/11/2001)
024.92 Auxlios
025 Apurao de
Responsabilidade e Ao
Disciplinar
025.1 Denncias.
Sindicncias. Inquritos
025.11 Processos
Disciplinares
onde se l
"...acumulao
ilegal de cargos..."
leia-se
"...acumulao ilcita
de cargos..."
025.12 Penalidades
Disciplinares
026 Assistncia e
Seguridade Social
026 Previdncia,
Assistncia e
Seguridade Social
026.01 Previdncia
Privada
026.1 Benefcios
026.11 Seguros
026.12 Auxlios
026.13 Aposentadoria
026.131 Contagem e
Averbao de Tempo de
Servio
026.132 Penses:
Provisria, Temporria e
Vitalcia
026.19 Outros Benefcios
026.191 Adiantamentos e
Emprstimos a Servidores
026.192 Assistncia
Sade
026.193 Aquisio de
Imveis
026.194 Ocupao de
Prprios da Unio
026.195 Transportes para
I Servidores
40 I Arquivo Rio Claro - n. 2 - 2004
Resoluo n. 4
(28/3/1996)
Resoluo n. 8
(20/5/1997)
Resoluo n. 14 I
(24/11/2001)
026.2 Higiene e
Segurana do Trabalho
026.21 Preveno de
Acidentes de Trabalho.
Comisso Interna de
Preveno de Acidentes
(CIPA)
026.22 Refeitrios,
Cantinas e Copas
026.23 Inspees
Perdicas de Sade
029 Outros Assuntos
Referentes a Pessoal
029.1 Horrio de
Expediente
029.11 Controle de
Freqncia
029.2 Misses Fora da
Sede. Viagens a Servio
029.21 no Pas
029.22 no Exterior
029.221 sem nus para a
Instituio
029.222 com nus para a
Instituio
029.3 Incentivos
Funcionais
029.31 Prmios
029.4 Delegaes de
Competncia. Procurao
029.5 Servios
Profissionais Transitrios:
Autnomos e
Colaboradores
029.6 Aes Trabalhistas.
Reclamaes Trabalhistas
029.7 Movimentos
Reivindicatrios: Greves e
[Paralisaes
Arquivo Rio Claro - n. 2 - 2004 41
Resoluo n. 4
(28/3/1996)
Resoluo n. 8
(20/5/1997)
Resoluo n. 14 I
(24/11/2001)
030 Material
030.1 Cadastro de
Fornecedores
031 Especificao.
Padronizao.
Codificao. Previso.
Catlogo. Identificao.
Classificao
032 Requisio e Controle
de Servios Reprogrficos
033 Aquisio
033.1 Material
Permanente
033.11 Compra
033.12 Aluguel.
Comodato. Leasing
033.13 Emprstimo.
Doao. Cesso. Permuta
033.2 Material de
Consumo
033.21 Compra
033.22 Cesso. Doao.
Permuta
033.23 Impresso de
Formulrios
033.23 Confeco
de Impressos
034 Requisio.
Distribuio e/ou
Movimentao de Material
034 Movimentao
de Material
034.01 Termos de
Responsabilidade
034.1 Controle de Estoque
034.2 Extravio. Roubo.
Desaparecimento
034.3 Transporte de
Material
034.5 Recolhimento de
I Material ao Depsito
42 I Arquivo Rio Claro - n. 2 - 2004
Resoluo n. 4
(28/3/1996)
Resoluo n. 8
(20/5/1997)
Resoluo n. 14 I
(24/11/2001)
035 Alienao 035 Alienao.
Baixa
035 1 Venda
035.2 Cesso. Doao.
Permuta
036 Conservao e
Recuperao
036 Instalao e
Manuteno
036.1 Requisio e
Contratao de Servios
036.2 Servios
Executados em Oficinas
do rgo
037 Inventrios 037 Inventrio
037.1 Material
Permanente
037.2 Material de
Consumo
039 Outros Assuntos
Referentes a Material
040 Patrimnio
041 Bens Imveis
041.01 Fornecimento e
Manuteno de Servios
Bsicos
041.011 gua e Esgoto
041.012 Gs
041.013 Luz e Fora
041.02 Comisso Interna
de Conservao de
Energia (CICE)
041.03 Condomnio
041.1 Aquisio
041.11 Compra
041.12 Cesso
041.13 Doao
041.14 Permuta
041.15 Locao.
Arrendamento. Comodato
I 041.2 Alienao
Arquivo Rio Claro - n. 2 - 2004 I 43
Resoluo n. 4
(28/3/1996)
Resoluo n. 8 I
(20/5/1997)
Resoluo n. 14 I
(24/11/2001)
041.21 Venda
041.22 Cesso
041.23 Doao
041.24 Permuta
041.3 Desapropriao.
Reintegrao de Posse.
Reivindicao de Domnio.
Tombamenlo
041.4 Obras
041.41 Reforma.
Recuperao.
Restaurao
041.42 Construo
041.5 Servios de
Manuteno
041.51 Manuteno de
Elevadores
041.52 Manuteno de Ar
Condicionado
041.53 Manuteno de
Subestaes e Geradores
041.54 Limpeza.
Imunizao.
Desinfestao
041.59 Outros Servios de
Manuteno
042 Veculos
042.1 Aquisio
042.11 Compra
042.12 Aluguel
042.13 Cesso. Doao.
Permuta. Transferncia
042.2 Cadastro.
Licenciamento.
Emplacamento.
Tombamento
042.3 Alienao
44 I Arquivo Rio Claro - n. 2 - 2004
Resoluo n. 4
(28/3/1996)
Resoluo n. 8
(20/5/1997)
Resoluo n. 14 I
(24/11/2001)
042.31 Venda
042.32 Cesso. Doao.
Permuta. Transferncia
042.4 Abastecimento.
Limpeza. Manuteno.
Reparo
042.5 Acidentes.
Infraes. Multas
042.9 Outros Assuntos
Referentes a Veculos
042.91 Controle de Uso de
Veculos
042.911 Requisio
042.912 Autorizao para
uso Fora do Horrio de
Expediente
042.913 Estacionamento.
Garagem
043 Bens Semoventes
044 Inventrios 044 Inventrio
049 Outros Assuntos
Referentes a Patrimnio
049.1 Guarda e
Segurana
049.11 Servios de
Vigilncia
049.12 Seguros
049.13 Preveno de
Incndio
049.14 Sinistro
049.15 Controle de
Portaria
049.2 Mudanas
049.21 Para Outros
Imveis
049.22 Dentro do Mesmo
Imvel
049.3 Uso de
I Dependncias
Arquivo Rio Claro - n. 2 - 2004 I 45
Resoluo n. 4
(28/3/1996)
Resoluo n. 8
(20/5/1997)
Resoluo n. 14
(24/11/2001)
050 Oramento e
Finanas
050.1 Auditoria
051 Oramento
051.1 Programao
Oramentria
051.11 Previso
Oramentria
051.12 Proposta
Oramentria
051.13 Quadro de
Detalhamento de Despesa
(QDD)
051.14 Crditos Adicionais
051.2 Execuo
Oramentria
051.21 Descentralizao
de Recursos (Distribuio
Oramentria)
051.22 Acompanhamento
de Despesa Mensal
(Pessoal/Dvida)
051.23 Plano Operativo.
Cronograma de
Desembolso
052 Finanas
052.1 Programao
Financeira de Desembolso
052.2 Execuo
Financeira
052.21 Receita
052.22 Despesa
053 Fundos Especiais
054 Estmulos Financeiros
e Creditcios
055 Operaes Bancrias
46 I Arquivo Rio Claro - n. 2 - 2004
Resoluo n. 4
(28/3/1996)
Resoluo n. 8
(20/5/1997)
Resoluo n. 14 I
(24/11/2001)
055.01 Pagamentos em
Moeda Estrangeira
055.1 Conta nica
055.2 Outras Contas: Tipo
B, C e D
056 Balanos. Balancetes
057 Tomada de Contas.
Prestao de Contas
057 Tomada de
Contas. Prestao
de Contas
(inclusive parecer
de aprovao das
contas)
I 059 Outros Assuntos
Referentes a Oramento e
Finanas
059.1 Tributos (Impostos e
| Taxas)
060 Documentao e
Informao
060.1 Publicao de
Matrias no Dirio Oficial
060.2 Publicao de
Matrias nos Boletins
Administrativo, de Pessoal
e de Servio
060.3 Publicao de
Matrias em Outros
Peridicos
061 Produo Editorial
061.1 Preparo e
Impresso
061.1 Editorao.
Programao
Visual
061.2 Distribuio.
Promoo. Divulgao
062 Documentao
Bibliogrfica
062.01 Normas e Manuais
062.1 Aquisio
I 062.11 Compra
Arquivo Rio Claro - n. 2 - 2004 I 47
Resoluo n. 4
(28/3/1996)
Resoluo n. 8
(20/5/1997)
Resoluo n. 14 I
(24/11/2001)
062.12 Doao
062.13 Permuta
062.2 Registro
062.3 Catalogao e
Classificao
062.3 Catalogao.
Classificao.
Indexao
062.4 Referncia e
Circulao
063 Sistema de Arquivos e
Controle de Documentos
063 Documentao
Arquivstica:
Gesto de
Documentos e
Sistema de
Arquivos
063.01 Normas e Manuais
063.1 Produo de
Documentos:
Levantamento,
Diagnstico e Controle do
Fluxo
063.1 Produo de
Documentos:
Levantamento.
Diagnstico. Fluxo
063.2 Protocolo:
Recepo, Tramitao e
Expedio de Documentos
063.3 Assistncia Tcnica
063.4 Classificao e
Arquivamento
063.5 Poltica de Acesso
aos Documentos
063.51 Consultas.
Emprstimos
063.6 Destinao de
Documentos
063.61 Anlise. Avaliao.
Seleo
063.62 Eliminao
063.63 Transferncia.
Recolhimento
064 Documentao
| Museolgica
48 I Arquivo Rio Claro - n. 2 - 2004
Resoluo n. 4
(28/3/1996)
Resoluo n. 8
(20/5/1997)
Resoluo n. 14 I
(24/11/2001)
065 Reproduo de
Documentos
065.1 Microfilmaqem Excluda
065.2 Disco ptico Excluda
066 Conservao de
Documentos
066.1 Armazenamento.
Depsitos
066.1
Desinfestao.
Higienizao
066.2 Restaurao de
Documentos
066.2
Armazenamento.
Depsitos
066.3 Restaurao
067 Informtica
067.1 Planos e Projetos
067.2 Programas e
Sistemas
067.2 Programas.
Sistemas. Redes
067.21 Manuais Tcnicos
067.22 Manuais do
Usurio
067.3 Assistncia Tcnica
069 Outros Assuntos
Referentes
Documentao e
Informao
070 Comunicaes
071 Servio Postal
071.1 Servio de Entrega
Expressa (Sedex)
071.1 Servios de
Entrega Expressa
071.11 Nacional
071.12 Internacional
071.2 Servio de Entrega
de Correspondncia
Agrupada - Malote
(SERCA)
071.2 Servios de
Coleta, Transporte
e Entrega de
Correspondncia
Agrupada - Malote
071.3 Mala Oficial
071.9 Outros Servios
Postais
Arquivo Rio Claro - n. 2 - 2004 I 49
Resoluo n. 4
(28/3/1996) |
Resoluo n. 8
(20/5/1997)
Resoluo n. 14
(24/11/2001)
072 Servio de Rdio
072.1 Instalao.
Manuteno. Reparo
073 Servio de Telex
073.1 Instalao.
Conservao. Reparo
074 Servio Telefnico.
Fac-Smile
074.1 Instalao.
Transferncia.
Conservao. Reparo
074.2 Listas Telefnicas
Internas
074.3 Contas Telefnicas
075 Servio de
Transmisso de Dados,
Voz e Imagem
079 Outros Assuntos
Referentes a
Comunicaes
090 Outros Assuntos
Referentes
Administrao Geral
091 Aes Judiciais
900 Assuntos Diversos
910 Solenidades.
Comemoraes.
Homenagens
920 Congressos.
Conferncias. Seminrios.
Simpsios. Encontros.
Convenes. Ciclos de
Palestras. Mesas
Redondas
930 Feiras. Sales.
Exposies. Mostras.
Concursos. Festas
50 I Arquivo Rio Claro - n. 2 - 2004
Resoluo n. 4
(28/3/1996)
Resoluo n. 8
(20/5/1997)
Resoluo n. 14 I
(24/11/2001)
940 Visitas e Visitantes
990 Assuntos Transitrios
991 Cartas de
Apresentao e
Recomendao
991 Apresentao.
Recomendao
992 Comunicados e
Informes
993 Convites Diversos 993
Agradecimentos.
Convites.
Felicitaes.
Psames
994 Felicitaes.
Agradecimentos.
Psames. Despedidas
994 Protestos.
Reivindicaes.
Sugestes
995 Protestos.
Reivindicaes.
Sugestes
995 Pedidos,
Oferecimentos e
Informaes
Diversas
996 Associaes:
Culturais, de Amigos e de
Servidores
997 Pedidos,
Oferecimentos e
I Informaes Diversas
Excluda
O Cdigo de Classificao de Documentos do Conarq sob a ptica
dos princpios arquivsticos e da teoria da classificao: uma an-
lise
indiscutvel a importncia da iniciativa do Conarq de oferecer um
"modelo [grifo nosso] a ser adotado nos rgos e entidades integran-
tes do Sistema Nacional de Arquivos", como preconiza o artigo 1 da
Resoluo n. 4, de 28 de maro de 1996. Essa atitude ganha uma
maior amplitude quando verificamos os dados levantados no Cadas-
Arquivo Rio Claro - n. 2 - 2004 51
tro Nacional de Arquivos Federais, que indicam um uso incipiente de
planos de classificao como instrumentos de organizao das mas-
sas documentais. Portanto, oferecer uma referncia de instrumento
de classificao de documentos de arquivo para os rgos pblicos
federais uma contribuio inestimvel para reverter o cenrio cati-
co apontado pela pesquisa do Arquivo Nacional.
As informaes sobre a real utilizao desse instrumento e sobre as
estratgias de divulgao e capacitao dos usurios diretos so
muito incipientes. Oliveira (1997, p. 68-70), entretanto, em disserta-
o de mestrado defendida no Programa de Ps-Graduao em
Biblioteconomia e Documentao da Universidade de Braslia,
observou, em uma pesquisa feita junto a 41 rgos pblicos federais
sediados em Braslia, que apenas 32% deles utilizavam cdigo de
classificao de documentos. E somente 23,1% dos que utilizavam
cdigo de classificao aplicavam o do Conarq. Dessa forma, dos
rgos pblicos includos na pesquisa, 7% usavam o recomendado
pela Resoluo n. 4. A autora percebeu que, a pesar de a maioria dos
entrevistados ter afirmado conhecer as resolues do Conarq, "a uti-
lizao dos instrumentos por ele aprovados inexpressiva, alm de
no ter sido apontada como soluo dos problemas por nenhum
rgo visitado". Entendeu, tambm, que era necessrio o estabeleci-
mento, por parte das instituies e fruns competentes, de estrat-
gias no sentido de: "... promover maior divulgao das resolues do
Conarq junto administrao pblica; estabelecer planos de ao
que contribuam para a efetiva aplicao de cdigos de classificao
de documentos, compatveis com as tcnicas arquivsticas ..." (p. 85-
87).
Deve-se levar em considerao que a pesquisa foi concluda em 1997,
ou seja, cerca de um ano aps a divulgao da Resoluo n. 4. Essa
situao dificulta uma avaliao sobre a eficincia e a adequao do
cdigo de classificao. Independentemente dessa pequena quanti-
dade de informaes, possvel fazer algumas consideraes sobre
o Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo para a Adminis-
trao Pblica: atividade-meio.
52 Arquivo Rio Claro - n. 2 - 2004
A primeira questo a seguinte: possvel ter um padro de instru-
mento de classificao para um conjunto de rgos pblicos? A res-
posta a essa pergunta no absoluta. Cada rgo possui a sua
misso, definida, nesse caso, por seus decretos de criao. Enten-
demos como misso a razo da existncia da organizao dentro de
seu campo de atuao. a finalidade mais ampla ou o objetivo maior
que engloba a sua contribuio social. Para cada misso, podemos
afirmar que existem determinadas funes, isto , um conjunto de
atividades similares e conexas ou interdependentes, de execuo
contnua, de carter duradouro e sem trmino previsto, que prov su-
porte para a viabilizao da misso da organizao. A funo, em
geral, indica o que feito, sem detalhar como feito. As funes so
desdobradas em atividades, que so um conjunto de procedimentos
necessrios para a execuo de um processo ou funo. No final
dessa cadeia encontram-se os documentos, que so resultado de
toda essa vinculao que se inicia com a misso. Se o instrumento
de classificao, ou melhor, de organizao dos documentos a re-
presentao dessa cadeia e de todos esses vnculos e contextos,
podemos afirmar que cada rgo deveria ter um instrumento de clas-
sificao especfico.
Essa argumentao vale, sem dvida nenhuma, para as atividades-
fim ou especficas de cada rgo. Entretanto, no possvel sustent-
la para as atividades-meio ou de suporte. Os rgos pblicos fede-
rais, independentemente de sua personalidade jurdica e misso,
devem seguir normas e procedimentos definidos em textos legais
para a gesto dos recursos materiais, humanos, financeiros, ora-
mentrios e informacionais (Regime Jurdico nico, Constituio Fe-
deral, Lei das Licitaes, Lei dos Arquivos etc.). Se h uma determina-
o nica para a gesto desses recursos, o resultado do cumprimen-
to dessa determinao (tipologias documentais) tambm o ser. Por-
tanto, possvel ter um instrumento de classificao relacionado s
funes da atividade-meio comum a todos os rgos pblicos fede-
rais.
Rose Marie Inojosa, em um Colquio sobre Tabelas de Temporalidade,
realizado em So Paulo, em 27 de abril de 1996, fez uma srie de
Arquivo Rio Claro-n. 2-2004 53
consideraes sobre o Cdigo de Classificao do Conarq. Suas con-
sideraes podem ser agrupadas em dois nveis: um, externo ao Cdi-
go, e outro, interno. No nvel externo, a autora entende que o Cdigo
supe uma organizao administrativa comum a todos os rgos p-
blicos. Para ela, "a organizao do trabalho tem inmeros modelos e
isso se reflete no cumprimento das funes. A tendncia das mudan-
as na organizao do trabalho reflete-se nas estruturas
organizacionais, que tendem a se diferenciar."
Essas observaes parecem no se sustentar atualmente. A Admi-
nistrao Pblica Federal vem nas ltimas duas dcadas fazendo um
grande esforo para estabelecer normas, procedimentos, padres e
modelos para o funcionamento do que se entende por atividade-meio,
isto , a gesto dos recursos humanos, materiais, informacionais,
oramentrios e financeiros. O Sistema de Administrao dos Recur-
sos de Informao e Informtica - SISP, o Sistema de Servios Gerais
- SISG, o Sistema Integrado de Administrao de Recursos Humanos
- SIAPE e o Sistema de Administrao Financeira - SIAFI so exem-
plos claros desse movimento. Portanto, cada vez mais as funes
relacionadas s atividades-meio dos rgos da Administrao Pbli-
ca Federal vo recebendo as mesmas configuraes e vo sendo
executadas a partir do mesmo arcabouo legal (resolues, porta-
rias, instrues etc.). Nesse sentido, os documentos gerados
(tipologias documentais) passam a aparecer em todos os rgos,
isto , a gesto dos recursos humanos em um determinado minist-
rio acaba acumulando os mesmos tipos documentais de outros mi-
nistrios.
As funes relacionadas s atividades-meio dos rgos da Adminis-
trao Pblica Federal passam, assim, a ter um padro muito pareci-
do, que acaba por se refletir na prpria estrutura organizacional. Em
visita s pginas na internet dos rgos pblicos, pode-se observar
que a estrutura (da atividade-meio) muito semelhante. Tem-se sem-
pre uma Subsecretaria de Planejamento, Oramento e Administra-
o, vinculada Secretaria Executiva, com atribuies referentes
gesto dos recursos humanos (Coordenao-Geral de Recursos
54 I Arquivo Rio Claro - n. 2 - 2004
Humanos), gesto informacional (Coordenao-Geral de Moderni-
zao e Informtica), gesto dos recursos financeiros e orament-
rios (Coordenao-Geral de Planejamento, Oramento e Finanas) e
gesto dos recursos materiais (Coordenao-Geral de Administra-
o - suprimentos e patrimnio, recursos logsticos).
Seguindo essa linha de raciocnio, poderamos ter instrumentos de
classificao como modelos para categorias de organizaes. Por
exemplo, as universidades federais possuem as mesmas misses,
praticamente a mesma estrutura organizacional e, por certo, as mes-
mas funes e atividades. Dessa forma, a partir de um grande traba-
lho de pesquisa seria possvel construir um instrumento de classifi-
cao-modelo para ser adotado e aperfeioado por cada universida-
de federal, independentemente da quantidade de cursos, do estado
ou regio em que ela se localiza, da quantidade de alunos, do nvel de
qualificao de seus professores etc.
A elaborao do Cdigo de Classificao do Conarq refora esse en-
tendimento e demonstra a possibilidade desse tipo de interveno e
de apoio aos servios de arquivo dos rgos pblicos federais. Trata-
se de uma das primeiras aes efetivas do Arquivo Nacional junto aos
acumuladores de documentos pblicos. Na dcada de 1960, quando
era diretor daquela instituio, Jos Honrio Rodrigues acreditava
que a falta de ateno governamental para com o Arquivo Nacional era
explicada pelo fato de essa instituio preocupar-se somente com a
preservao da histria. Para ele, nos pases em que predominou o
carter de investigao, as instituies arquivsticas ou estagnaram
ou no progrediram. A instituio, para Rodrigues (1959, p. 66), devia
ter uma ao mais concreta no momento da acumulao dos docu-
mentos, isto , nos rgos pblicos.
Uma outra questo interessante suscitada pelo Cdigo de Classifica-
o do Conarq a impreciso com que o conceito "assunto" utiliza-
do. A Resoluo n. 4 diz que "No cdigo de classificao, os assuntos
encontram-se de acordo com as funes e atividades desempenha-
das pelo rgo ou entidade". Cabe, segundo Viviane Tessitore (1989,
p. 11-12), fazer uma distino entre assunto e funo. As funes so
Arquivo Rio Claro-n. 2-2004 55
atribuies prprias ou naturais de um rgo (para que cumpra o fim
para o qual foi criado) ou pessoa, em razo das quais os documentos
so produzidos, de tal forma que os tipos documentais esto a elas
estreitamente vinculados. Os assuntos so divises artificiais, liga-
dos s reas do conhecimento humano e suas atividades, so as
matrias de que tratam os documentos. A confuso se estabelece por
contarmos com palavras idnticas para designar a funo e o assun-
to.
Os documentos, segundo Schellenberg (1973, p. 73), devem ser clas-
sificados em relao funo. Resultam de uma funo, so usados
em relao funo, e devem, portanto, ser classificados de acordo
com esta. Para o arquivista norte-americano, a exceo a essa regra
far-se- para certos tipos de documentos, tais como os que no pro-
vm da ao governamental positiva ou no esto a ela vinculados.
Incluem-se nesses documentos as pastas de referncia e informa-
es (1973, p. 70).
A adoo do cdigo decimal uma questo a ser debatida. Tcnica
criada pelo bibliotecrio Melvil Dewey, foi apresentada pela primeira
vez no Comit da Biblioteca de Amherst (EUA), em 8 de maio de 1873.
O universo do conhecimento foi concebido como uma unidade dividi-
da (arbitrariamente) em dez grandes classes, ou grupos, cada um por
sua vez novamente subdivisvel em outras tantas classes, num pro-
cesso teoricamente infinito, at se atingir o nvel de detalhamento
requerido ou satisfatrio. de se notar que o emprego dos algaris-
mos arbicos como notao no exigncia do princpio da
decimalidade, mas foram preferidos devido ao carter universal de
sua utilizao.
Analisando os sistemas de classificao a partir de Ranganathan,
Campos (1994, p. 22) entendeu que at a dcada de 1930 os esque-
mas de classificao bilbiogrficos existentes no eram elaborados
de forma a acompanhar o desenvolvimento de um universo de assun-
tos "dinmico, infinito, multidimensional, multidirecional e sempre
turbulento", e, por isso, acabavam quase sempre tornando-se obso-
56 I Arquivo Rio Claro - n. 2 - 2004
letos, pois possuam escassas possibilidades de incluso de novos
assuntos em suas tabelas.
Tratava-se de um esquema de classificao elaborado para a organi-
zao dos livros de uma biblioteca. O universo da biblioteca est rela-
cionado diretamente com a extenso do conhecimento humano, en-
quanto o ambiente privilegiado da informao arquivstica a organi-
zao ou a pessoa fsica, que representam e trabalham com aspec-
tos desse conhecimento.
O princpio do mtodo decimal tem como objetivo a identificao da
pea, isto , da unidade de informao, que no caso o livro. Em
Arquivstica o objetivo outro. Michel Duchein (1982, p. 17) nos lembra
que "o documento de arquivo - ao contrrio de um objeto de coleo
ou de um dossi constitudo por peas heterogneas de provenin-
cias diversas - no tem razo de ser, isoladamente. Sua existncia s
se justifica na medida em que pertena a um conjunto. Situa-se den-
tro de um processo funcional do qual se constitui, por si mesmo, num
elemento, por menor que seja. O documento de arquivo jamais
concebido, de incio, como um elemento isolado. Possui, sempre,
carter utilitrio, o qual s ser aparente se for conservado em seu
lugar dentro do conjunto de documentos que o acompanham."
Alm dessas consideraes, o cdigo decimal traz uma limitao ao
desenvolvimento de um instrumento de classificao. De acordo com
o seu princpio maior, o cdigo decimal estabelece subdivises sem-
pre em nmero de dez. H, no nosso entendimento, uma inverso de
valores. A estrutura hierrquica e lgica fica moldada, limitada e anco-
rada em sua representao estenogrfica. O cdigo deve ser visto
como um elemento de apoio operacional atividade de classificao.
Ele no pode determinar e nem dirigir a construo intelectual. Ele
a representao dessa construo, isto , uma traduo simplificada
das unidades de classificao, de seus vnculos e de sua hierarquia.
Nada alm disso. Restringir as subdivises em at dez partes permi-
tir que, em algum momento do processo de elaborao do instru-
mento de classificao, seja necessrio agrupar conjuntos que no
Arquivo Rio Claro-n. 2-2004 57
deveriam estar juntos, ou separar aqueles que no deveriam ser se-
parados.
Podemos inferir que no foi utilizado somente o princpio do mtodo
decimal, mas a lgica. A estruturao do cdigo de classificao a
partir do mtodo decimal uma opo vlida. Entretanto, a sua lgica
a da biblioteca. H, ento, uma fratura importante. No podemos,
pelo risco de desrespeitar princpios fundamentais e reconhecidos
internacionalmente, tratar como semelhantes objetos (informaes)
que so originalmente diferentes.
Schellenberg (1973, p. 103) entende que "o sistema decimal de Dewey
no se presta para documentos oficiais de uma administrao em
expanso. excessivamente rgido. Sua diviso, na maioria dos ca-
sos, muito diminuta, seus smbolos, demasiadamente complica-
dos, e um tratamento filosfico no se coaduna com as operaes
prticas de uma repartio pblica". Mais adiante ele refora esse en-
tendimento ao afirmar que "o sistema decimal de Dewey limita o n-
mero de assuntos primrios, secundrios e tercirios a dez, mas per-
mite a expanso de nmeros indefinidamente depois do ponto deci-
mal. Sob este sistema, como salientou o arquivista alemo Adolf
Brenneke, os documentos so arbitrariamente enquadrados numa
cama procustiana
1
de dez compartimentos". (Schellenberg, 1973, p.
105)
Apesar do vanguardismo da resoluo do Conarq e da contribuio do
instrumento para a melhoria da qualidade da organizao dos docu-
mentos na administrao pblica federal, h alguns problemas na
adaptao do cdigo decimal para os documentos de arquivo. Primei-
ro, o cdigo foi desenvolvido para um tipo cie material onde as peas
documentais consistem em sua prpria existncia. Os arquivos so
sempre conjuntos de documentos contendo informaes sobre o re-
gistro de uma ao/atividade. O documento isolado no mais do que
o seu prprio contedo, enquanto o conjunto contextualiza a ao/ativi-
dade geradora de registros documentais. Por exemplo, o entendimen-
to de uma determinada licitao para compra de equipamentos no se
d por um nico documento, mas por um conjunto deles (proposta
58 Arquivo Rio Claro - n. 2 - 2004
tcnica, edital, mapa, formulrios, ata, correspondncias etc.). O mes-
mo pode-se dizer sobre a construo de um prdio ou de uma obra de
arte (viadutos, pontes etc.).
A Teoria da Classificao traz uma srie de contribuies que no po-
dem ser esquecidas. Afinal, o conceito de classificao no utilizado
somente nas disciplinas que tratam da informao, da sua organiza-
o e do seu acesso. Vrias cincias tm utilizado os sistemas de
classificao cientfica, como o de Curvier para a Zoologia, o de Lineu
para a Botnica, o de Berzlius para a Qumica e o de Augusto Comte
para as cincias. Essas construes, pois o homem no descobre a
classificao, mas a elabora, tm princpios que devem ser respeita-
dos para torn-las cientficas. So eles:
a caracterstica ou princpio de diviso deve produzir no mnimo
duas classes;
apenas um princpio de diviso deve ser usado de cada vez para
produzir classes mutuamente exclusivas;
as subclasses devem ser completamente exaustivas quanto
classe de origem;
ao dividir uma classe sucessivamente em subdivises cada vez
menores, nenhuma etapa de diviso deve ser omitida (de outra
maneira haver itens que no podemos cl assi fi car
adequadamente).
A partir desses princpios bsicos da Teoria da Classificao, pode-
mos encontrar uma srie de inconsistncias no Cdigo de Classifica-
o do Conarq. A principal delas diz respeito ao uso do princpio de
classificao, isto , qualidade ou atributo escolhido para servir de
base classificao. Assim, existem tantas classificaes quantas
forem as caractersticas possveis de ser empregadas como base da
diviso.
Na diviso da classe principal, 000 Administrao Geral, fica claro que
o princpio de classificao utilizado para dividir o conjunto (000 Admi-
nistrao Geral) a funo da atividade-meio. Dessa forma, as fun-
es relacionadas gesto dos recursos materiais, humanos, finan-
Arquivo Rio Claro - n. 2 - 2004 59
ceiros, oramentrios e informacionais esto representadas nas nove
subclasses utilizadas (010 Organizao e Funcionamento, 020 Pes-
soal, 030 Material, 040 Patrimnio, 050 Oramento e Finanas, 060
Documentao e Informao, 070 Comunicaes e 090 Outros Assun-
tos Referentes Administrao Geral). Entretanto, pode-se fazer res-
salvas denominao da subclasse 020 Pessoal. A denominao
empobrece o contedo dessa subclasse, pois nos leva a pens-la,
apenas, como contendo documentos relativos s rotinas trabalhistas,
quando, na verdade, temos tambm registros sobre o desenvolvimen-
to e Seleo de recursos humanos (treinamento, concursos etc.).
No texto explicativo do Cdigo de Classificao do Conarq h a seguin-
te afirmao: "As funes, atividades, espcies e tipos documentais
(grifo nosso), genericamente denominadas assuntos, encontram-se
hierarquicamente distribudos de acordo com as funes e atividades
desempenhadas pelo rgo, ou seja, os assuntos recebem cdigos
numricos, os quais refletem a hierarquia funcional do rgo, definida
por meio de classes, subclasses, grupos e subgrupos, partindo-se do
geral para o particular". Isso indica que as funes, atividades, esp-
cies e tipos documentais so utilizados como unidades de classifica-
o. Quanto s funes e atividades, no h nenhuma objeo, muito
pelo contrrio. Para Schellenberg (1973, p. 73), " importante que haja
consistncia quanto aos sucessivos nveis de subdivises de um sis-
tema de classificao. Assim, se a subdiviso primria pelas fun-
es, todos os cabealhos neste nvel devem ser funes; se a diviso
secundria por atividades, todos os cabealhos naquele nvel devem
corresponder a atividades".
A classe 000 Administrao Geral, por exemplo, tem em seu primeiro
nvel de subdiviso as seguintes subclasses:
001 Modernizao e Reforma Administrativa
002 Planos, Programas e Projetos de Trabalho
003 Relatrios de Atividades
004 Acordos. Ajustes. Contratos. Convnios
possvel observar que, nesse caso, temos trs diferentes critrios
60 Arquivo Rio Claro-n. 2-2004
para subdividir a classe 000. Em um primeiro momento, aparece a
atividade (001 Modernizao e Reforma Administrativa), em um segun-
do a espcie documental (002 Planos, Programas; 004 Acordos. Ajus-
tes. Contratos. Convnios) e, por ltimo, a tipologia documental (003
Relatrios de Atividades). Portanto, no se sabe ao certo qual princpio
de classificao foi utilizado para permitir a subdiviso do conjunto
maior (classe 000 Administrao Geral). Isso cria alguns problemas.
No caso da necessidade de classificao de um relatrio de ativida-
des referente atividade de Modernizao e Reforma Administrativa,
teramos, assim, dois locais para isso: subclasse 001 Modernizao e
Reforma Administrativa, e, tambm, na subclasse 003 Relatrios de
Atividades.
As consideraes feitas por Rose Marie Inojosa, no referido Colquio
sobre Tabelas de Temporalidades, em 1996, so dirigidas falta de
rigor no uso dos termos e conceitos que nomeiam as classes,
subclasses, grupos, subgrupos etc. Para Inojosa isso se faz claro no
uso do termo asunto, entendido como ao ou contedo da ao (mo-
dernizao e reforma administrativa, criao; classificao e remune-
rao de cargos e funes), no uso do tipo de documentos (relatrios
de atividades, carteira de identidade funcional), no uso de locais ou
servios (refeitrios, cantinas e copas) e no uso, at mesmo, do nome
de unidades ou servios (Comisso Interna de Conservao de Ener-
gia ou Servio de Entrega de Correspondncia Agrupada - Malote). E,
ainda, agrupa na mesma classe ou subclasse aes ou assuntos de
carter diferente, como: delegaes de competncia e procurao.
questionvel, tambm, a utilizao das espcies e tipos documen-
tais como unidades de classificao. As espcies, ou melhor, as
tipologias documentais so os objetos a serem classificados e no
podem ser confundidos com as unidades de classificao. Esse tipo
de situao permeia todo o Cdigo de Classificao, por exemplo:
002 Planos, Programas e Projetos de Trabalho
003 Relatrios de Atividades
004 Acordos, Ajustes, Contratos, Convnios
Arquivo Rio Claro - n. 2 - 2004 61
010.2 Regimentos. Regulamentos. Estatutos. Organogramas. Estru-
turas
024.1 Folha de Pagamento. Fichas Financeiras
034.01 Termos de Responsabilidade
051.23 Plano Operativo. Cronograma de Desembolso
056 Balanos. Balancetes
067.1 Planos e Projetos
067.22 Manuais do Usurio
074.2 Listas Telefnicas Internas
074.3 Contas Telefnicas
Schellenberg (1973, p. 73) chama a ateno para o fato de os docu-
mentos no serem ultraclassificados. Ele diz que h uma tendncia
normal, ao se elaborar um esquema de classificao, a descer a
mincias extremas, ao invs de se limitar generalidade das funes/
atividades. Alm de ser criado para tratar os documentos pea a pea,
o cdigo decimal permite subdivises infinitas, pois todo nvel de clas-
sificao pode ser subdividido em dez e assim sucessivamente. Quanto
mais se preserva o conjunto mais se tem a compreenso de uma
determinada ao. O todo nesse caso muito maior que a soma de
suas partes. Para Duranti (1994, p. 50), "esse inter-relacionamento
devido ao fato de que os documentos estabelecem relaes no decor-
rer do andamento das transaes e de acordo com suas necessida-
des. Cada documento est intimamente relacionado 'com outros tanto
dentro quanto fora do grupo no qual est preservado e [...] seu significa-
do depende dessas relaes'. As relaes entre os documentos, e
entre eles e as transaes das quais so resultantes, estabelecem o
axioma de que um nico documento no pode se constituir em teste-
munho suficiente do curso de fatos e atos passados: os documentos
so interdependentes no que toca a seu significado e sua capacidade
comprobatria. Em outras palavras, os documentos esto ligados en-
tre si por um elo criado no momento em que so produzidos ou recebi-
dos, que determinado pela razo de sua produo e necessrio
sua prpria existncia, sua capacidade de cumprir seu objetivo, ao
seu significado, confiabilidade e autenticidade. Na verdade, os regis-
tros documentais so um conjunto indivisvel de relaes intelectuais
permanentes tanto quanto de documentos."
62 Arquivo Rio Claro-n. 2-2004
O Cdigo de Classificao do Conarq chega a ter cinco nveis de divi-
so. Vejamos:
Exemplo 1
000 Administrao Geral
020 Pessoal
024 Direitos, Obrigaes e Vantagens
024.1 Folhas de Pagamento. Fichas Financeiras
024.11 Salrios, Vencimentos, Proventos e Remuneraes
024.111 Salrio-Famlia
Exemplo 2
000 Administrao Geral
040 Patrimnio
042 Veculos
042.9 Outros Assuntos Referentes a Veculos
042.91 Controle de Uso de Veculos
042.911 Requisio
O Exemplo 1, alm de ser representativo de um desdobramento ex-
cessivo da estrutura de classificao, demonstra uma inverso de pa-
pis. As folhas de pagamento e as fichas financeiras so, na verdade,
tipologias documentais e esto em um nvel em que o princpio de
classificao ou de diviso est destinado a uma atividade. claro que
a funo Gesto dos Recursos Humanos (020 Pessoal) tem entre
suas atividades o pagamento, mas a troca da atividade (pagamento)
pelo resultado de sua execuo (a tipologia documental folha de paga-
mento) no salutar ao entendimento do instrumento e nem para a
organizao da informao, que o objetivo final. Nesse exemplo, a
questo aprofunda-se com a subordinao de uma atividade ou ao
(024.11 Salrios, Vencimentos, Proventos e Remuneraes) s
tipologias documentais (024.1 Folhas de Pagamento. Fichas Finan-
ceiras).
O Exemplo 2 demonstra que a ultraclassificao levou o instrumento
de classificao a encontrar no ltimo nvel (042.911) a espcie docu-
mental requisio, definida por Bellotto (2002, p. 87) como "documento
Arquivo Rio Claro - n. 2 - 2004 63
no-diplomtico informativo, peticionrio, ascendente, que contm pe-
dido de material ou de prestao de servios". A requisio uma das
inmeras espcies documentais acumuladas (produzidas ou recebi-
das) na execuo da atividade de controle de uso de veculos (042.91).
Utilizando, ainda, o Exemplo 1, verificamos uma impreciso no Cdigo
de Classificao, que coloca em risco toda a racionalidade de um ins-
trumento de classificao, isto , a de ser uma estrutura lgica e hierr-
quica do geral para o particular. Essa impreciso no aparece na sim-
ples observao do Cdigo, mas em outro instrumento: a Tabela de
Temporalidade de Documentos, divulgada pela mesma Resoluo n.
4. A Tabela de Temporalidade indica prazos de guarda para o nvel
024.1 Folhas de Pagamento. Fichas Financeiras. Isso quer dizer que
possvel classificar um documento neste cdigo, desconsiderando,
assim, que o nvel de classificao (024.1) subdividido, ainda, duas
vezes (024.11 e 024.111). Dessa forma, pode-se ter documentos clas-
sificados em trs nveis diferentes da mesma linha de subdiviso.
Essa prtica no se coaduna com os princpios da Teoria da Classifi-
cao. O objeto a ser classificado deve sempre estar vinculado ao
ltimo nvel de classificao ou ao ltimo cabealho, como intitula
Schellenberg, e no aos nveis intermedirios. Se isso acontece, po-
demos entender que h possivelmente duas explicaes. A primeira
que no havia necessidade de desdobramento, isto , o nvel de clas-
sificao 024.1 no precisava ser subdividido. A segunda que o obje-
to a ser classificado no tinha representao nos nveis inferiores
(024.11 e 024.111).
Isso ocorre ainda nos seguintes cdigos:
010 Organizao e Funcionamento
010.1 Registro nos rgos Competentes
010.2 Regimentos. Regulamentos. Estatutos. Organogramas. Estru-
turas.
010.3 Audincias. Despachos. Reunies.
012 Comunicao Social
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012.1 Relaes com a Imprensa
012.11 Credenciamento de Jornalistas
012.12 Entrevistas. Noticirios. Reportagens. Editoriais
020.3 Obrigaes Trabalhistas e Estatutrias. Relaes com rgos
Normatizadores da Administrao Pblica. Lei dos 2/3. RAIS
020.31 Relaes com os Conselhos Profissionais
026.13 Aposentadoria
026.131 Contagem e Averbao de Tempo de Servio
026.132 Penses: Provisria e Temporria
026.2 Higiene e Segurana do Trabalho
026.21 Preveno de Acidentes de Trabalho
026.22 Refeitrios, Cantinas e Copas
026.23 Inspees Peridicas de Sade
029.1 Horrio de Expediente
029.11 Controle de Freqncia
040 Patrimnio
041 Bens Imveis
050 Oramento e Finanas
050.1 Auditoria
063.5 Poltica de Acesso aos Documentos
063.51 Consultas. Emprstimos
070 Comunicaes
074 Servio Telefnico
074.1 Instalao. Transferncia. Manuteno. Reparo
074.2 Listas Telefnicas Internas
074.3 Contas Telefnicas
Em todos esses exemplos, observou-se que o Cdigo de Classifica-
Arquivo Rio Claro - n. 2 - 2004 65
o do Conarq permite a classificao de documentos em mais de
dois nveis da mesma cadeia. possvel, assim, classificar um docu-
mento na subclasse e em um de seus grupos ou no grupo e em um de
seus subgrupos.
Observam-se, ainda, ausncias de determinadas atividades. A mais
significativa diz respeito atividade de contratao de servios, hoje,
mais do que nunca, muito comum na Administrao Pblica Federal.
No Cdigo no h um local especfico para classificar documentos
relativos contratao de servios. A subclasse mais indicada seria a
030 Material, pois nela podemos encontrar uma outra atividade signifi-
cativa e da mesma natureza: aquisio de material permanente e de
consumo. Em pesquisa feita nas pginas de alguns ministrios na
internet, pode-se perceber que a atividade contratao de servios apa-
rece sempre como uma atribuio da rea de gesto dos recursos
materiais. O regimento interno do Ministrio das Comunicaes indica
como uma das competncias da Coordenao-Geral de Administra-
o, vinculada Subsecretaria de Planejamento, Oramento e Admi-
nistrao, o planejamento, a coordenao e a administrao da execu-
o das atividades de contratao de transporte, de suprimento de
bens, servios, material, patrimnio e servios auxiliares em geral. O
regimento interno do Ministrio das Minas e Energia define como uma
das atribuies da Coordenao de Administrao de Material e Exe-
cuo Financeira, vinculada Subsecretaria de Planejamento, Ora-
mento e Administrao, a anlise e instruo dos processos de licita-
o para aquisio de material, bem como contratao de servios e
obras. Portanto, a atividade de contratao de servios est diretamen-
te relacionada com a funo de gesto dos recursos materiais e no
mesmo nvel da aquisio de material permanente ou de consumo.
Consideraes Finais
Apesar de no haver uma concordncia quanto ao uso do Cdigo
Decimal de Dewey, por entendermos que a lgica de sua construo
no foi pensada para registros documentais com as caractersticas
dos arquivsticos e por trazer, de certa forma, elementos limitadores
66 Arquivo Rio Claro - n. 2 - 2004
(diviso em dez) na estruturao de um instrumento de classificao,
acreditamos que esse no o maior problema. Inclusive, entendemos
que o cdigo um elemento acessrio em um sistema de classifica-
o. Trata-se, apenas, de um smbolo de traduo dos nveis e das
unidades de classificao. Os maiores problemas observados esto
relacionados prpria estruturao do Cdigo de Classificao, isto ,
no uso inconsistente dos princpios de classificao ou diviso, na
impreciso das funes e atividades e na mistura da ao que produz
0 documento com o prprio documento.
Elaborar um modelo de estrutura de classificao, que sirva de refe-
rncia para os rgos pblicos brasileiros, um avano na tentativa de
diminuir os grandes problemas relacionados ao tratamento dos regis-
tros documentais do Estado brasileiro. E, tambm, uma forma de
garantir o exerccio de uma plena cidadania a partir do acesso s infor-
maes governamentais.
evidente que uma parte significativa da memria da sociedade brasi-
leira est representada nos documentos acumulados pela Adminis-
trao Pblica Federal. E a preservao dessa memria est direta-
mente vinculada forma como esses documentos so organizados e
tratados desde a sua origem, isto , nos setores de trabalho dos
minist-rios, fundaes, institutos e agncias governamentais. E, nes-
se sentido, a classificao, como funo matricial de todo trabalho
arquivstico, joga um papel importantssimo. A abordagem cientfica da
classificao dar, portanto, consistncia e legitimidade a todo esse
trabalho.
Nota
1 - Leito de Procusto um leito de ferro onde, segundo a mitologia grega, este
famigerado salteador estendia aqueles que capturava, cortando-lhes os ps
quando o ultrapassavam e estirando-os quando no lhe alcanavam o tamanho.
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adotado como modelo para os arquivos correntes dos rgos e entidades inte-
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Resumo: O plano de classificao proposto pelo CONARQ - Conselho Nacio-
nal de Arquivos submetido a rigorosa anlise, tomando por base os princpios
arquivsticos e a prpria teoria da classificao.
Abstract: The filing system proposed by CONARQ - the National Council for
Archives - is submitted to a rigorous analysis, based on archival principles and
on the theory of classification.
Sobre o autor: Professor do Curso de Arquivologia da Universidade de Braslia,
mestre em Biblioteconomia e Documentao pela mesma universidade, conclui
atualmente seu doutorado pela Universidade de So Paulo.
Sobre o texto: Artigo especialmente preparado para a revista Arquivo Rio
Claro.
Palavras-chave: plano de classificao; teoria arquivstica; teoria da classifi-
cao.
Key words: filing system; archival theory; theory of classification.