ANALIZA STRUCTURII ORGANIZATORICE LA

MACH FOREIGN TRADE

DISTRIBUTION S.R.L


















Student:
Kaszonyi Norbert
MDA An.2
Profesor Coordonator :
Eugenia CMPEANU-SONEA



Prezentarea ntreprinderii

Compania aleasa pentru acest proiect este MACH FTD , o ntreprindere
activ pe
piaa romneasca a echipamentelor de marcare i codificare, a benzilor
transportoare i sistemelor structurale, a utilajelor de ambalare i etichetare.

MACH FTD este distribuitor unic n Romania pentru urmtorii productori de
echipamente industriale:

DOMINO Marea Britanie - imprimante cu jet de cerneal, laser, sisteme
comerciale de imprimare, Telesis SUA - marcaj permanent prin
micropercuie i sisteme laser

SOCO Danemarca - paletizare, roboi, sisteme de transport

FLEXLINK Suedia - transportoare cu lan i sisteme structural

Aetna GROUP Italia utilaje i maini de ambalare

AL TECH Italia - imprimare i aplicare de etichete autocolante

Marabu tampografe i serigrafe

Selo linii de procesare

BEMECCO, Kompass, EMERITO - linii de mbuteliere

Sato Labelling sisteme de etichetare, imprimante de birou, imprimante low-cost
i imprimante portabile pentru aplicaiile mobile i industrial

Prisma echpamente de control al calitaii in-line.

Pe lng importul de echipamente, MACH FTD ofer i consumabile
precum cerneluri, folii pentru ambalare, riboane i role tuate pentru inscripionare,
etichete,benzi adezive iar intenia conducerii este de a lrgi acest domeniu care nu
aduce un profit precum n cazul echipamentelor, nsa aduce un venit constant, care
poate ajuta compania s treac peste momentele mai puin prielnice.

De asemenea un alt obiect de activitate l reprezint serviciul de
proiectare realizat de ingineri pregatii n a realiza proiecte speciale,
integrri de echipamente i automatizari, n funcie de cerinele specifice
ale clienilor.

O echip de ingineri i tehnicieni asigur servicii de asisten
tehnic, n perioada de garanie i dup, pentru gama de maini care le
furnizeaz.

De asemenea, MACH Foreign Trade Distribution are un
departament de
reorganizare i testarea echipamentelor n timpul serviciului i pentru
proiectarea i construirea de soluii speciale, n conformitate cu
necesitile clientului.

MACH FTD se ncadreaz n categoria ntreprinderilor mici, avnd
un numar de 36 angajai. ntreprinderea si desfaoar activitatea pe 4
nivele ierarhice i nglobeaz att compartimente eterogene ct i
omogene pentru a rspunde diferitelor cerine.
4 dintre cele 7 compartimente dispun de ctre un coordonator, iar
celelalte comunic i i primesc solicitrile direct de la directorul
executiv. Acest fapt aproprie executanii de
conducere, pentru a crea un flux mai rapid de schimb de informaii n
domeniile n care este nevoie (Ex: Vnzri) dar are si dezavantajul de a
suprasolicita directorul executiv cu sarcini care nu corespun specializrii
sale.



Organigrama ntreprinderii MACH FTD S.R.L
n acest proiect am ataat att organigrama original oferit de MACH FTD
S.R.L. (Figura 1)

O descriere succint a nivelelor ierarhice i elementele subordonate fiecarui
nivelierarhic este urmtoarea:

- Primul nivel ierarhic l consituie Directorul General. Acestuia i se subordoneaz
direct Directorul Executiv, Secretariatul i Reprezentatul Managementului pentru
Calitate (RMC), care reprezint cel de-al doilea nivel ierarhic.

- Pe nivelul 3 se afla coordonatorii Compartimentelor de Service, Logistic i
Administrativ, Directorul Economic din Compartimentul Financiar-Contabil,
precum i Compartimentele de Vnzri, Marketing i Resurse Umane, toi acetia
fiind subordonai direct Directorului Executiv.

- Pe ultimul nivel se afla inginerii service i tehnicianul din Compartimentul de
Service, Gestionarul i Referentul Logistic din Compartimentul de
Logistic,Responsabilul pe Curaenie i Referentul vamal din Compartimentul
Administrativ i Economistul si Contabilul din Compartimentul Financiar-
Contabil, fiecare dintre ei subordonndu-se direct coordonatorilor din
compartimentele din care fac parte.


Stuctura organizatoric de management i structura
organizatoric operaional.

Strucura organizatoric de management are n componen 5 compartimente:
compartimetul managementului calitii, compartimentul de service, compartimentul
administrativ, compartimentul de logistica i compartimentul financiar-contabil, precum i 2
posturi de conducere: director executiv, respectiv director general. Compartimentele structurii
oraganizatorice operaionale sunt compartimentul de vnzare, compartimentul de marketing i
compartimentul de resurse umane.

Ponderea ierarhic medie a MACH FTD este de 4,14, adic aproximativ un manager (sau
post de conducere) la 4 executani. (ponderea ierarhic medie fiind calculat: numarul de
executani/numarul posturilor de conducere)

ntreprinderea are n total 36 de angajai din care 7 pe posturi de conducere si 29 de executani i
este structurat pe 4 nivele ierarhice. Pe primul nivel ierarhic se afl doar directorul general. Pe
cel de-al doilea nivel avem posturi de conducere: directorul executiv i responsabilul pe
managementul calitii i executant n subordonarea direct a directorului general, secretara. Pe
nivelul al treilea avem posturi de conducere: coordonator logistic, coordonator service,
coordonator administrativ i director economic, iar posturile de execuie: inginer
service,coordonator domeniu consumabile, consilier financiar, specialist resurse umane i
specialist marketing. Toate posturile de pe nivelul 4 sunt posturi de execuie.

Obiective

Principalele obiective fundamentale ale MACH FTD sunt:
- creterea vnzrilor de echipamente, de proiecte speciale i de consumabile,
- eficientizarea procesului de proiectare managerial astfel nct la fiecare proiect s se obin un
profit maxim;
- mrirea cifrei de afaceri;
- realizarea de proiecte la costuri minime de producie, cu uz minim de resurse i echipamente i
pre mare de vnzare.

Pentru a-i atinge obiectivele propuse este nevoie de:
-identificarea i optimizarea din punct de vedere al mijloacelor tehnice i tehnologice a tuturor
proceselor;
- dezvoltarea continua a abilitilor i cunostinelor personalului i alocarea de resurse
suplimenetare atunci cnd este cazul;
-evaluarea i anticiparea continua a asteptrilor, necesitilor clienilor i a gradului de
satisfacie;
- creterea vitezei de reacie a angajatilor MACH din Front Office - Service,Vnzri;
- aplicarea unui stil de leadership, management orientat pe obiective astfel nct s permit
dezvoltarea de produse i servicii profitabile i de calitate;
- implementarea sistemului de project management, inclusiv pentru bugetare, testare, ntocmire
documentaie;
- identificarea surselor de Best / Bad Practices n fiecare activitate, department; prezentarea
formala a lor n cadrul fiecarei echipe i obinerea de concluzii i 13 propuneri alaturi de angajai
pentru mbunatatirea i eficientizarea aciunilor tuturor salariailor.

Analiza sistemului organizatoric MACH

a) Analiza caracteristicilor dimensionale i funcionale ale componentelor
primare ale structurii organizatorice:

Structura organizatoric a MACH FTD este ierarhic-funcional, cu relaii organizatorice
preponderent de autoritate de tip ierarhic. n companie ntlnim i relaii de tip funcional, ntre
resurse umane, respectiv secretariat i restul ntreprinderii La nivel de management, sunt
asigurate numai funciunile de cercetar-dezvoltare i financiar contabil, iar la nivel operaional
cea de vnzare i cea de resurse umane. Funciunea de producie nu este realizat la aceast
companie, echipamentele oferite spre vnzare fiind importate, iar sarcinile de organizare i
import revenindu-le compartimentelor de vnzri, logistic i top managementului.
b) Analiza prin prisma posibilitilor de realizare a obiectivelor: numrul de departamente,
posturi i angajai nu pot susine pe deplin obiectivele ntreprinderii..

Nu exist coordonatori sau manageri specializai pe funciunea comercial, atribuiile
revenindu-I directorului executiv, care este suprasolicitat i are n subordine pe compartimentul
de vnzri 8 persoane subordonate direct. De asemenea, pe compartimentul financiar-contabil,
exist un director economic dar nu i unul financiar, iar responsabilitatea de manager financiar
contabil i revine tot directorului executiv.

c) Analiza prin prisma principilor de concepere i funcionare a structurii organizatorice:

Principiile respectate i punctele lor slabe:

- Principiul supremaiei obiectivelor:

-sistemul organizatoric este conceput astfel nct s fie create premisele organizatorice solicitate
de realizarea obiectivelor fundamentale, derivate, specifice i individuale, dar exist loc de
mbuntiri, cum ar fi crearea unor posturi specializate pe compartimentele care nu au un
coordonator direct i sunt subordinate direct directorului executiv.

- Principiul managementului participative

- exist organisme participative de management care creaz i ntrein unclimat organizaional i
motivaional propice participrii personalului la conducere, dar aceste organisme sunt
suprasolicitate.

- Principiul flexibilitii structurii organizatorice

- structura organizatoric se adapteaz la influenele exercitate de mediul contextual, dar este mai
degrab o adaptare forat

- Principiul aplatisrii structurii organizatorice:

- fiind o ntreprindere mic, MACH FTD respect acest principiu, avnd 4 niveluri ierarhice.

Structura organizatoric actual nu respect:

- Principiul asigurrii unei concordane depline ntre natura posturilor i caracteristicile titularilor
de posturi (dotarea posturilor de management i execuie cu personalcu competena necesar)

- Principiul armonizrii posturilor i funciilor (definirea adecvat a sarcinilor, responsabilitilor
i competenelor posturilor i ale funciilor, ca elemente de generalizare a posturilor)

- Principiul eficienei sistemului organizatoric (compararea permanent a eforturilor reclamate de
funcionarea i perfecionarea sistemului organizatoric cu efectele directe sau indirecte generate
de acesta)
Consider ca pentru a m pronuna dac principiul variantei optime este respectat sau nu,
este nevoie de o supraveghere pe termen ndelungat a companiei i a aciunilor ntreprinse de
aceasta. n cazul acesta, neavnd informaiile necesare, l voi considera ca aplicat, deoarece mi se
pare normal ca adoptarea oricrei structure organizatorice la un anumit moment, s fie rezultatul
comparrii diverselor variante existente i alegerea variantei optime. Pe de alt parte i celelalte
principii de care m-am pronunat pot fi incorecte, dar aceasta este opinia mea la momentul
actual, analizand dispunerea posturilor si legturile dintre acestea pe organigram.

Analiza ncadrrii cu personal

Analiznd ncadrarea cu personal, se observ aceleai deficiene.

La nivelul directorului general ponderea ierarhic este de 1 la 3, n limita unei funcionri
normale. La nivelul directorului executiv ns, este de 1 la 15, un numr foarte mare de
subordonai direct pentru un post de top management, aflat pe nivelul ierarhic numrul 2.
Totodat, pe urmtoarele nivele ponderea scade, maxima fiind de 1 la 5. Este recomandabil ca la
nivelele ierarhice superioare ponderea ierarhic s fie mai mic iar la nivelele executanilor s
creasc. De asemenea, dac este s analizm incadrarea cu personal pe compartimente i relaiile
de subordonare, observm c directorul exectutiv are n subordine direct ntregul compartiment
de vnzri.

Posibilitati de imbunatatire prin reproiectarea structurii
organizatorice

Analiznd informaiile prezentate n capitolele anterioare propun ca structura
organizatoric a MACH FTD s fie modificat n felul urmtor:

- Este necesar introducerea unui post de coordonator/manager pe compartimentul de vnzri

- Este nevoie de un director financiar-contabil pe intreg compartimentul financiar-contabil, care
s preia informaiile/rapoartele att de pe partea de contabilitate ct i finane i care sa
coordoneze compartimentul, iar n locul directorului economic propun un coordonator economic,
care sa coordoneze sarcinile contabilului si economistului din subordine.

- Dat fiind profilul firmei i concurena pe pia, este necesar dezvoltarea compartimentului de
marketing i aducerea unui director care sa coordoneze activitatea departamentului, ntruct
coordonarea acestui department nu intr n atribuiile directorului executiv.

Consider c aceste modificri sunt benefice pentru atingerea obiectivelor cu o mai
mare eficien i totodat rezolv deficienele create de nerespectarea principiilor
menionate n capitolul anterior. Ponderea ierarhic la nivel de manager executive
va scdea de la 1 la 15 la 1 la 7 iar existena unui coordonator/director/manager pe
fiecare compartiment va usura att munca directorului executiv ct i eficacitatea
compartimentelor, culegerea de date respectiv fluxul de comunicaie intre top
management i executani.