Tarea 1.

Importancia de la administracin de proyectos

Instrucciones: Elaboracin de un mapa conceptual acerca de la importancia
de la administracin de proyectos.

Nota: En caso de que tenga alguna duda, hazla llegar al facilitador.
Da lmite
de
entrega
Ponderacin de la actividad: Esta tarea, elaborada conforme a los "Criterios para la ejecucin
de la actividad" y montada en la plataforma educativa, tiene un valor de 10%.

Para realizar esta actividad:
1. Lee los contenidos de los Temas 1.1 y 1.2.
2. Descarga el archivo de la lectura "Por qu fracasan los proyectos de Software". Haz clic
aqu, para iniciar la descarga.
3. Realiza un mapa conceptual de la lectura anterior, considerando los siguientes
elementos:
o El mapa debe reflejar toda la lectura.
o Debe existir coherencia entre cada uno de los elementos involucrados.
4. En un documento de Word realiza el mapa conceptual. Podrs enriquecer la
presentacin de tu tarea con imgenes relativas a la temtica de la actividad, utilizando
formatos ligeros, ya que no se pueden subir archivos con tamao mayor a 2 Mb.
5. Utiliza el ttulo de la actividad como encabezado. Integra en tus documentos las
referencias electrnicas o bibliogrficas de los medios consultados, con base en los
lineamientos establecidos por la APA. Para descargar los lineamientos de APA haz clic
aqu
6. Una vez que hayas concluido, guarda el documento en un lugar donde lo puedas ubicar
fcilmente con la siguiente nomenclatura: Tarea1TuprimernombreTuprimerapellido

Ejemplo: Tarea1LizethGonzalez.doc
7. Sube tu tarea a la plataforma educativa. Si quieres observar cmo subir tu tarea, haz
clic aqu.
Domingo
de la
semana 1.

Criterios de evaluacin:

Criterios para la ejecucin de esta actividad:
Redacta el documento utilizando letra Arial, 12 puntos, y a espacio y medio; deber
contener encabezado, introduccin y conclusiones.
Entrega en tiempo y forma.
Incluye en tu mapa la informacin relativa a los temas de este mdulo.
Elabora las citas de las fuentes consultadas, con base en los lineamientos establecidos
por la APA.
Utiliza una redaccin y ortografa correctas.
Nombra y guarda el documento como se indic anteriormente.

Efecta esta tarea de manera individual.


Con el avance de los sistemas digitales y las redes de comunicaciones para el almacenamiento, proceso y
transferencia de informacin, la sociedad y el mundo se han transformado de una manera acelerada y
definitiva.

Actualmente, ninguna actividad de la sociedad humana se concibe sin estos elementos. Es por ello que las
Tecnologas de Informacin y, principalmente, los proyectos informticos, juegan un papel tan importante
como en su momento lo fue la palabra hablada y, posteriormente, escrita e impresa.

Antes de conocer qu es la Administracin de Proyectos, se analizarn los conceptos: administracin y
proyecto.


Administracin

La administracin es una ciencia social que persigue la satisfaccin de objetivos institucionales, por medio de
una estructura y a travs del esfuerzo humano coordinado.

El acto de administrar consiste en disear y mantener un ambiente en el que las personas, trabajando en
grupos, alcancen con eficiencia las metas establecidas; para hacer esto se deben integrar los recursos
humanos, tcnicos y materiales que tengamos a nuestra disposicin, para lograr aprovechar el esfuerzo
ajeno, pues bien, para ello se emplea el proceso administrativo.
Administrar es aprovechar el esfuerzo ajeno, para lograr que las cosas sucedan..."

La administracin es una ciencia que se emplea para integrar y coordinar los recursos humanos, tcnicos y
materiales de la organizacin, con el fin de alcanzar los objetivos de la misma. En resumen, administrar es
aprovechar el esfuerzo ajeno para lograr que las cosas sucedan, esto lo llevamos a la prctica a travs del
proceso administrativo.


Proceso administrativo

El proceso administrativo son las actividades que el administrador debe llevar a cabo para aprovechar los
recursos humanos, tcnicos, materiales, etc., con los que cuenta la empresa.

El proceso administrativo consiste en las siguientes funciones:


Planeacin, organizacin, integracin, direccin y control.

Proyecto

Un proyecto es esencialmente un conjunto de actividades interrelacionadas, con un inicio y una finalizacin
definida, que utiliza recursos limitados para lograr un objetivo deseado.

Los dos elementos bsicos que incluye esta definicin son: las actividades y los recursos.

Las actividades son las tareas que deben ejecutarse para llegar en conjunto a un fin preestablecido (objetivo
deseado); por ejemplo: recopilar informacin; realizar diagnsticos; confeccionar un diseo global de un
procedimiento, programar, escribir manuales de procedimiento, etctera.

Un aspecto fundamental en todo proyecto es el orden en el cual se realizan las actividades. Y para determinar
la secuencia lgica de las actividades se debe establecer el mtodo, el tiempo y el costo de cada operacin.

Los recursos son los elementos utilizados para poder realizar la ejecucin de cada una de las tareas; como,
por ejemplo: hardware, programas de base (sistemas operativos), programas de aplicacin, discos de
almacenamiento, energa, servicios, inversiones de capital, personal, informacin, dinero y tiempo.
El fin primario de desarrollar un proyecto debe ser producir un programa calendario, en el cual los recursos,
siempre limitados, se asignen a cada una de las actividades en forma econmicamente ptima.

Estas limitaciones, en cuyo contexto se resuelve planear un proyecto, pueden ser internas, por ejemplo:
computadoras disponibles, capacidad del personal, disposiciones presupuestarias, o bien, externas, tales
como: fechas de entrega de cualquier tipo de recursos, factores climticos, aprobaciones de organismos
oficiales. En ambos casos, las limitaciones deben tenerse particularmente en cuenta al estimar los tiempos de
cada actividad.

En cuanto al objetivo del proyecto, ste puede ser sencillo y no demandar muchas tareas, ni demasiados
recursos; o, por el contrario, puede ser complejo y exigir mltiples actividades y una gran cantidad de recursos
para poder alcanzarlo.

Pero independientemente de su complejidad, caractersticamente todo proyecto rene la mayora de los
siguientes criterios:
1. Tener un principio y un fin.
2. Tener un calendario definido de ejecucin.
3. Plantearse de una sola vez.
4. Constar de una sucesin de actividades o de fases.
5. Agrupar personas en funcin de las necesidades especficas de cada actividad.
6. Contar con los recursos necesarios para desenvolver las actividades.


Proyecto Informtico

Un proyecto informtico es un sistema de cursos de accin simultnea y/o secuencial que incluye personas,
equipamientos de hardware, software y comunicaciones, enfocados en obtener uno o ms resultados
deseables sobre un sistema de informacin.

El inicio de un proyecto informtico generalmente est dado en la solicitud de requerimientos de los usuarios,
es decir, los diferentes sistemas de Informacin abordan los diferentes tipos de problemas organizacionales,
por tanto, podemos clasificar a los Sistemas de Informacin segn sean las aplicaciones que necesite cada
usuario en: Sistemas de transacciones, Sistemas de soporte para la toma de decisiones, y Sistemas
expertos.

Los recursos ms frecuentemente utilizados que caracterizan a un sistema de informacin son los
componentes de la Tecnologa de la Informacin (TI), como lo es el uso de Hardware, Software y
Comunicaciones.


Administracin de proyectos

Es la aplicacin racional de conocimientos, de habilidades, de herramientas y de tcnicas para alcanzar los
objetivos de un proyecto, a travs de una serie de actividades interrelacionadas.

Los componentes de la administracin de proyectos son:
Habilidades clave.
o Liderazgo.
o Comunicacin.
o Negociacin.
o Solucin de problemas.
o Lograr objetivos.
Conocimientos.
o Tcnicos.
o Administrativos.
Herramientas.
Tcnicas.

Las actividades de la Administracin de Proyectos involucran:
Escritura de la propuesta.
Estimacin del costo del proyecto.
Planeacin del proyecto y planificacin (de tiempos).
Monitorizacin del proyecto y revisiones.
Seleccin del personal y evaluacin.
Escritura de reportes y presentaciones.
Los proyectos son finitos: tienen un comienzo y un final bien definidos y, en ocasiones, parecen tener vida
propia. En consecuencia, es lcito pensar que un proyecto tiene un ciclo de vida natural que consta de cuatro
fases: concepcin, formacin, operacin y terminacin.
CONCEPCIN: Durante la fase de concepcin se estudia la idea de realizar un proyecto; si es
beneficioso y factible, la idea se transforma en una propuesta de proyecto y, luego, se toma la
decisin de realizarlo o no realizarlo.
En la propuesta deben incluirse los beneficios esperados, los estimados de los recursos requeridos
(personas, capital, equipo, etc.) y la duracin del proyecto. Cuando se aprueba la propuesta, el
proyecto pasa a la fase formativa.
FORMACIN: Durante la fase formativa del proyecto se definen con claridad los objetivos, se
selecciona el tipo de organizacin y se asigna al administrador del proyecto. Luego, se transforma la
propuesta en un plan de proyecto maestro y se elaboran en detalle programas, requerimientos de
recursos y presupuestos.
La planeacin del proyecto se realiza con el fin de prever los problemas y asegurar que se cuente
con los recursos apropiados en el momento adecuado. Esto significa que todos los interesados en el
proyecto deben participar en la etapa de planeacin , la cual puede exigir tiempo, ser difcil y costosa,
en especial si no se explican con claridad los detalles de las tareas que deben ejecutarse.
OPERACIN: En la fase operativa ya debe estar conformado el equipo de proyecto, para comenzar
el trabajo en ste.
Realizar el proceso de seguimiento al progreso del proyecto, actualizar los planes de proyecto y vigilar de
cerca el equipo son responsabilidades administrativas clave en esta etapa. Ocuparse de cambios propuestos
en el trabajo por hacer o en los objetivos del proyecto es, quiz, la tarea ms desafiante de todas.
TERMINACIN: En la fase de terminacin ya se debe haber completado el trabajo en el proyecto (o
suspendido prematuramente), durante sta se analizan los xitos y fracasos (incluida su estructura
organizativa), se prepara un informe detallado para los equipos de proyectos futuros y se les asignan
nuevas tareas a los miembros del equipo. Aunque los proyectos tienden a ser nicos en uno u otro
aspecto, un minucioso examen posterior puede ayudar a los administradores a evitar los errores del
pasado y aprovechar las formas organizativas mejoradas, las tcnicas de planeacin y control, y los
diversos estilos de administracin ayudan a que las empresas diseen y administren los equipos con
mayor efectividad en el futuro.
Un principio bsico en la gestin de proyectos, as como en toda actividad de gestin, es que los objetivos
estn definidos a priori y con un grado suficiente de claridad y precisin. Hay proyectos donde la definicin de
objetivos se hace realmente difcil, pero esa dificultad no significa que no deba hacerse, puesto que cuanto
ms inmaterial es, o ms arriesgado sea un proyecto, ms necesario ser contar con un marco de referencia,
aunque sus contornos sean menos ntidos que en otras ocasiones.


OBJETIVO TRIPLE: Resultado, Coste, Plazo.

El objetivo del proyecto es siempre triple. No basta con conseguir uno o dos objetivos, ni hay que dar ms
importancia a uno o a otro.

El primer objetivo es el resultado final de proyecto, es decir, la obra que se quiere realizar y que supone el
origen y justificacin de ste, por lo que puede considerarse el objetivo ms importante y significativo. Pero la
consecucin del objetivo tcnico no es suficiente, si ha de considerarse como una condicin ineludible. En el
caso de abordar la electrificacin de una aldea, sta accin debe realizarse no a cualquier precio ni en
cualquier plazo.

En el caso de proyectos externos, el objetivo de coste suele estar definido y tiene una importancia grande,
pues normalmente existe un contrato, y el proveedor deber respetarlo o tendr dificultades para revisar al
alza el presupuesto. En proyectos internos es frecuente que el objetivo de coste no figure en forma explcita,
algo que se debe intentar reducir.

El plazo es el objetivo que ms fcilmente se deteriora, convirtindose as en el que mejor mide el grado de
calidad de gestin del proyecto. A menudo se piensa que el plazo de realizacin de un proyecto no debe
valorarse excesivamente, puesto que es algo que "casi nunca se respeta". Pero hay proyectos en los que este
objetivo se convierte en el ms importante. Qu pasara si las obras del estadio olmpico no estuvieran
terminadas para la inauguracin de los Juegos Olmpicos?

El aspecto triangular de los objetivos se refuerza por la necesidad de coherencia y proporcin entre los
mismos. Los tres son inseparables y forman un sistema en el que cada modificacin de cada una de las
partes afecta a las restantes. Dado que la maximizacin individual de los tres criterios bsicos no es posible,
es necesario maximizar una cierta combinacin entre ellos, priorizando aquellos que se adapten mejor a
las estrategias de la empresa.

La combinacin no es nica y, de hecho, puede pensarse en una zona de validez de la aproximacin seguida.
La figura representa esa zona en la que el proyecto puede moverse dentro de la disponibilidad de recursos
existentes. Con ello, se quiere indicar tambin que no hay una nica forma posible de gestionar un proyecto
satisfaciendo los requisitos bsicos. Un ahorro en costes (dentro de la zona permitida) admitir abordar otras
actividades que mejoren, por ejemplo, la satisfaccin del cliente. Las tcnicas de gestin de proyectos deben
considerar, adems, las actuaciones relacionadas con las desviaciones de la zona objetivo durante el
desarrollo del proyecto y, por tanto, la aplicacin de medidas correctoras para evitar problemas adicionales.
Ello implica ser capaces de monitorizar el cumplimiento de los objetivos identificados de forma continua (en la
prctica en determinados hitos, o puntos de control del proyecto en los que hay que tener determinada
visibilidad de resultados intermedios).

Algunos autores introducen un cuarto elemento de gran inters: lasatisfaccin del usuario. Con ello se
quiere indicar la importancia de que el proyecto satisfaga las expectativas de ste; un proyecto que cumple las
especificaciones, que se realiza en tiempo y dentro del presupuesto, pero que no deja satisfecho al cliente, no
cumple sus objetivos. La satisfaccin del cliente suele considerarse ahora como una estrategia general de
muchas empresas (sobre todo de las de servicios), y elemento clave para la valoracin del xito de los
proyectos que emprendan.


Sistemas organizacionales y estrategias empresariales

La gerencia de proyectos tiene dos bases sobre las cuales se soporta gran parte de su xito; la primera,
conocida como el marco estratgico que busca integrar los proyectos con el contexto estratgico de la
organizacin; y la segunda, conocida como planeacin y control, este segundo elemento debe desarrollarse
con alto marco metodolgico y rigurosidad administrativa para que se constituya en la herramienta que
asegure un buen desarrollo de los proyectos.

Un proyecto no puede concebirse al margen del resto de las actividades que lleva a cabo la organizacin.
Todas las actividades contribuyen a conseguir unos fines generales expresados en las estrategias de la
organizacin. Por ello, el tipo de organizacin influye no slo en los proyectos que se van a realizar, sino
tambin en la forma en la que se realizan. Todo ello forma parte del contexto del proyecto, del cual debe
tenerse conocimiento pues es el elemento fundamental para asegurar el cumplimiento de sus objetivos.

Las organizaciones no basadas en proyectos, frecuentemente, carecen de sistemas administrativos diseados
para dar apoyo a los requerimientos de un proyecto de manera eficiente y efectiva. La ausencia de sistemas
orientados a proyectos, normalmente hace ms difcil la administracin de stos; en algunos casos, las
organizaciones no basadas en proyectos, tendrn departamentos o reas que operan como organizaciones
basadas en proyectos con sistemas que no concuerdan.


Motivos de un proyecto

Dentro de los motivos que generan el inicio de un proceso para el desarrollo de proyectos, se encuentran
principalmente elementos y factores que pueden ser externos e internos, algunos de stos son:

Cambios Demogrficos. Se refiere a cambios en la distribucin de grupos humanos dentro de una entidad.
Micro mercado. Se refiere a la necesidad de atender a segmentos de usuarios muy especficos y donde se
requiere de productos y de servicios adecuados.
Volatilidad Corporativa. Es la necesidad de llegar a acuerdos, uniones, alianzas o adquisiciones que modifican
el estado de una empresa.
Control de Costos. Se refiere a la presin por contener y reducir gastos.
Consumismo. Es la necesidad de reaccionar a la demanda y seleccionar a sus consumidores.
Crisis Educativas. Es la necesidad de trabajar con empleados, quienes cuentan con un desintegrado sistema
educacional.
Ambientalismo. Es la necesidad para reaccionar a los cambios del medio, as como al crecimiento que ste
genera.
Calidad. Se refiere al mejoramiento del producto final.
Globalizacin. Se refiere a la necesidad de tener mayor cobertura.
Regularizaciones. Se refiere a cambios dentro del ambiente, provocados por acciones gubernamentales; por
ejemplo, las leyes y los impuestos.


Elementos para identificar posibles proyectos

Problemas con algn elemento actual. Errores, ineficiencias, retardos, deseos de algn incremento, reduccin
de gastos, etctera.
Deseos de explotar nuevas necesidades. Nuevos mercados, nueva produccin, ms formas de obtener venta
competitiva, uso de sistemas de informacin.
Incremento de la competencia. Nuevas caractersticas en los competidores, mejorar un servicio o un
producto.
Hacer ms efectivo el uso de la informacin. Nueva informacin, mejor aprovechamiento, rapidez, mejores
decisiones.
Crecimiento organizacional. Crecimiento en las empresas, ms necesidades.
Unin o adquisicin corporativa. Consolidacin de sistemas y procesos, requerimientos, reducir actividades
redundantes.
Cambios en el ambiente o en el mercado. Clientes, proveedores, leyes y regulaciones, clima.

Una vez que se han detectado los posibles problemas existentes en una empresa u organizacin, debemos
definir las reas sobre las cules ser planteada la solucin para los requerimientos; esta solucin debe estar
delimitada de acuerdo con los parmetros que proporcionen los problemas y no abarcar ms all de lo que
indica una posible solucin.

Esta etapa contempla siete pasos que permitirn definir adecuadamente los alcances y fronteras de un
proyecto, en estos pasos se permite establecer una gua de operacin en el desarrollo del proyecto.
Los pasos son los siguientes:
1. Determinar el alcance y los objetivos.
2. Crear una visin.
3. Adoptar una metodologa en la planeacin.
4. Organizar y definir los recursos necesarios.
5. Definir el equipo de trabajo.
6. Preparar un plan de trabajo.
7. Obtener o confirmar los requerimientos de acuerdo con el plan desarrollado.