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Profesora: Gonzlez Chvez Ma. Rosalinda
SARA
CARRERA
GONZLEZ
UNIDAD 6
TCNICAS DE
ORGANIZACIN

Materia:
Diseo organizacional
6
to
SEMESTRE T/M

INSTITUTO TECNOLOGICO DE LAZARO CARDENAS


Estructura formal
Conformadas por partes que integran a la organizacin y a
relaciones que la vincula, incluye funciones actividades
relaciones de autoridad y de dependencia, responsabilidades,
objetivos, manuales y procedimientos, descripciones de
puesto de trabajos, asignacin de recursos, y todo aquello
que esta previamente definido de alguna manera.

Estructura informal
Se conforma a partir de relaciones entre personas que
comparten uno o varios procesos de trabajos dentro de la
organizacin. Comprende aspectos referidos a valores,
intereses, sentimientos, afectos, liderazgo, y toda gama de
relaciones humanas que no pueden ser determinadas
previamente.


Departamentalizacin
Es la especializacin dentro de la empresa y se rige por el
principio de homogeneidad. Puede ser vertical u horizontal.

departamentalizacin Vertical
Aumenta la calidad en la direccin, para ello se crean ms
niveles jerrquicos.


Departa mentalizacin horizontal
lo normal en una empresa es que se den las dos departa
mentalizaciones a la vez, aumentando la calidad del trabajo y
de la direccin y seguimos especializando se dispara el costo.
Hay que buscar el equilibrio lgico.

Departamentalizacin por funciones
Consiste en hacer departamentos de acuerdo a las funciones
bsicas de una empresa. Depende del sector en el que est
situada la empresa para ver cuntos departamentos hay que
crear.


Departamentalizacin por zonas geogrficas
Agrupamos dependiendo de la zona donde se localice la
actividad que realice la empresa


Departa mentalizacin por productos.
Se da en las empresas que estaban departa mentalizadas por
funciones y que debido a la cantidad de productos o servicios
que oferta la empresa, la departa mentalizacin se queda
pequea. Tambin se utiliza para poder dar la misma
importancia a distintos productos.


Departa mentalizacin por clientes
Se asocian a las actividades vinculndolas por las demandas
especificas que cada tipo de clientes efecta, priorizando los
gustos, nivel de calidad y atencin requerida para cada
publico


ORGANIGRAMA DE UNA EMPRESA
Organigrama (rgano = rgano u organismo + grama = grfico) es la grfica que
representa la organizacin de una empresa, o sea, su estructura organizacional.
POR SU PRESENTACIN O DISPOSICIN GRFICA: Este grupo se divide en
cuatro tipos de organigramas:
o Verticales: Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir
del titular, en la parte superior, y desagregan los diferentes niveles
jerrquicos en forma escalonada. Son los de uso ms generalizado en la
administracin, por lo cual, los manuales de organizacin recomiendan
su empleo.






o Horizontales: Despliegan las unidades de izquierda a derecha y
colocan al titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerrquicos se
ordenan en forma de columnas, en tanto que las relaciones entre las
unidades se ordenan por lneas dispuestas horizontalmente.


o Mixtos: Este tipo de organigrama utiliza combinaciones verticales y
horizontales para ampliar las posibilidades de traficacin. Se
recomienda utilizarlos en el caso de organizaciones con un gran nmero
de unidades en la base.









De Bloque: Son una variante de los verticales y tienen la particularidad
de integrar un mayor nmero de unidades en espacios ms reducidos.
Por su cobertura, permiten que aparezcan unidades ubicadas en los
ltimos niveles jerrquicos.




o Circulares: En este tipo de diseo grfico, la unidad organizativa de
mayor jerarqua se ubica en el centro de una serie de crculos
concntricos, cada uno de los cuales representa un nivel distinto de
autoridad, que decrece desde el centro hacia los extremos, y el ltimo
crculo, osea el ms extenso, indica el menor nivel de jerarqua de
autoridad. Las unidades de igual jerarqua se ubican sobre un mismo
crculo, y las relaciones jerrquicas estn indicadas por las lneas que
unen las figuras.










FUNCIONES
Para la ciencia de la administracin: Sirve de asistencia y orientacin de todas
las unidades administrativas de la empresa al reflejar la estructura organizativa y
sus caractersticas grficas y actualizaciones.
Para el rea de organizacin y sistema: Sirve para reflejar la estructura as
como velar por su permanente revisin y actualizacin (en las empresas pequeas
y medianas, generalmente la unidad de personal asume esta funcin), la cual se
da a conocer a toda la compaa a travs de los manuales de organizacin.
Para el rea de administracin de personal: El analista de personal requiere de
este instrumento para los estudios de descripcin y anlisis de cargos, los planes
de administracin de sueldos y salarios y en general como elemento de apoyo
para la implementacin, seguimiento y actualizacin de todos los sistemas de
personal. Y en forma general sirve para: Descubrir y eliminar defectos o fallas de
organizacin. Comunicar la estructura organizativa. Reflejar los cambios
organizativos.
ESTRUCTURA SIMPLE: Se establece el papel de cada trabajador en la
empresa. Estos suelen estar capacitados para desempear varias funciones y son
flexibles a las necesidades cambiantes del mercado.
ESTRUCTURA FUNCIONAL: Estn dividas en varias reas, las cuales
desarrollan actividades especficas y diferentes. Los empleados suelen ser
especialistas en una funcin o en un rea de la organizacin.
VENTAJAS
Las relaciones entre subordinado y superior existen no debido al diagrama sino
ms bien debido a las relaciones jerrquicas esenciales. En cuanto a la afirmacin
de que un organigrama crea un sentimiento demasiado confortable y merma el
impulso por parte de aquellos que han triunfado, stas son cuestiones de liderazgo
superior: de reorganizar cuando el ambiente de la empresa lo exija, de desarrollar
una tradicin de cambio y de hacer que los gerentes subordinados continen
cumpliendo con estndares de desempeo adecuados y bien comprendidos.
DESVENTAJA
Muchos organigramas muestran estructuras tal y como se supone que son y no
como son en verdad. Los gerentes dudan o descuidan su actualizacin, olvidando
que las estructuras organizacionales son dinmicas y que no debera dejarse que
los organigramas se vuelvan anacrnicos. Otra dificultad de los organigramas es
que los individuos pueden confundir las relaciones de autoridad con el status. El
funcionario de staff que reporte al presidente de la corporacin puede incluirse en
la parte superior de los organigramas, mientras que un gerente de lnea puede
ubicarse dos niveles ms abajo.





Un organigrama consta de 2 elementos:
Las formas: son aquellas que se encargan de representar las diversas unidades
orgnicas dentro de la organizacin; estas pueden adoptar distintas formas
geomtricas (cuadrado, rectngulo, crculos o elipsis).
Las lneas: representan diversas relaciones o interrelaciones que se establecen
entre las diversas unidades dentro de una empresa; estas pueden ser continuas o
discontinuas, en ngulos o rectas.

LAS FORMAS EN LOS ORGANIGRAMAS
Las distintas y mltiples unidades orgnicas en una organizacin, las cuales se
encuentran representadas en un organigrama deben adoptar una misma figura.
Es decir, si se utiliza el rectngulo, necesariamente se usar la misma figura
geomtrica en todas las unidades que se deseen representar.
Organigramas: las formas o figuras en los organigramas. El tamao o las
dimensiones de las figuras que se representan en las unidades orgnicas, son de
suma importancia y en lo posible, dichas figuras y de acuerdo al nivel jerrquico
deben tener un tamao especifico. Es decir a mayor grado jerrquico en la
organizacin mayor dimensin la figura en la cual se representa, de igual modo; a
menor grado jerrquico dentro de la organizacin le corresponder una menor
dimensin a la figura geomtrica en la cual es representada.
El tamao del texto que se colocan dentro de cada unidad orgnica no
necesariamente debe disminuir a medida que el nivel jerrquico disminuye.




Una opcin practica y aplicable que se puede tomar en cuenta al momento de
poder representar unidades orgnicas, la cual cuentan con idnticas
caractersticas en cuanto a la funcin , jerarqua, etc; es poder representar a una
sola de ellas, pero indicando siempre con un guarimo la cantidad de unidades que
existen en realidad.
El orden en que se disea un organigrama de tipo vertical es generalmente, de
arriba hacia abajo y de izquierda a derecha; otras opciones es empezar del centro
hacia afuera, como en los casos de organigramas circulares o en red. No es
recomendable resaltar los bordes de las figuras geomtricas en la cual se
representa cualquier unidad de la organizacin.
Es necesario mencionar que algunos organigramas muestran unidades orgnicas
con doble borde en todos o algunos de los lados. Esto indica el grado de
autonoma de cada uno de ellos:
a) Totalmente autnomas; unidades orgnicas totalmente autnomas.
b) Relativamente autnomas; unidades orgnicas relativamente autnomas.

c) Poca autonoma; unidades orgnicas con poca autonoma.

Su empleo no es aconsejable, puesto que redunda la idea de autonoma por la
ubicacin jerrquica de cada unidad y porque esto tambin puede o debera estar
en el manual organizacional.
Cuando las lneas o los bordes de las figuras son punteadas, significa que las
unidades orgnicas que unen o que representen pueden ser de carcter temporal,
estn en proyecto de creacin o ser externo a la empresa.
En ocasiones muy particulares, los organigramas presentan dos unidades
orgnicas pegadas. Esto significa que la persona que ejerce el cargo de la unidad
orgnica inferior es adjunta directo de quien ocupa el cargo de la unidad orgnica
superior y no tiene funciones propias. La figura pegada representa un reemplazo
natural del subordinado jerrquico directo mientras dure la ausencia temporal del
jefe superior.






DESCRIPCIN DE LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
Electro cell SA de CV es una empresa que cuenta con un gran nmero de
gerencias y unidades administrativas, se realizar el anlisis de la Gerencia de
Ventas, la cual est apoyada por tres unidades de nivel jerrquico inferior. Por lo
tanto el organigrama ser de tipo suplementario y con dos niveles estando a la
cabeza la Gerencia de Ventas y guardando relaciones de dependencia y autoridad
las Unidades de Salas de Venta, Mayoreo y de Servicio Post-Venta. Adems se
presenta el organigrama maestro de toda la empresa, junto con una pequea
descripcin de sus unidades ms importantes.

DESCRIPCIN DE LAS PRINCIPALES UNIDADES
ADMINISTRATIVAS
A continuacin se presenta la estructura orgnica de la empresa Electro cell SA
de CV. en donde se aprecian las unidades de staff y las tres grandes reas como
lo son Produccin, Mercadeo y Administracin; cada una con sus diferentes
ramificaciones o unidades que apoyan la gestin de la organizacin. Asimismo se
observa el grado de autoridad y responsabilidad que se da dentro de cada lnea,
determinando los siguientes niveles jerrquicos:
ASAMBLEA GENERAL DE ACCIONISTAS:
La asamblea general de accionistas es el rgano supremo de la sociedad y como
tal, representa el capital de toda sociedad annima; puede acordar y ratificar todos
los actos y operaciones de la sociedad y sus resoluciones sern cumplidas por la
Junta Directiva.
JUNTA DIRECTIVA:
Depende directamente de la Asamblea General de accionistas, la administracin
de la sociedad estar a cargo de uno o varios mandatarios temporales y
revocables, quienes puedan ser socios o personas extraas a la sociedad.
GERENCIA GENERAL:
El Gerente general tiene como responsabilidad dirigir, as como recabar la
informacin que muestre el trabajo desarrollado por las dems gerencias de la
empresa, a fin de formarse un juicio exacto de los acontecimientos y condiciones
de los resultados, de las operaciones realizadas por la misma y de esta forma
formular sus conclusiones y recomendaciones, y reportar directamente a la Junta
Directiva.
GERENCIA DE MERCADOTECNIA:
Es la que se encarga de proporcionar los medios esenciales por los cuales la
empresa va a estar girando a travs de investigaciones para dar a conocer sus
productos y obtener una mayor rentabilidad de los mismos, se reporta al gerente
general y delega hacia su Gerencia de Ventas por lnea de producto.
GERENCIA DE PRODUCCIN:
Se encarga de recaudar los informes que le son otorgados por su gerente, para
tomar decisiones correctivas para un buen funcionamiento de la empresa, lo cual
reporta al gerente general y delega hacia abajo, al gerente de planificacin y las
unidades Tcnicas de planta.
GERENCIA ADMINISTRATIVA:
Es funcin de sta, el control administrativo teniendo como base la plantacin,
direccin y organizacin, ya que estos elementos llevndose a cabo proporcionan
una mayor eficiencia dentro de la empresa, esta Gerencia reporta al gerente
general y delega responsabilidad hacia gerentes de Finanzas
UNIDAD DE RECURSOS HUMANOS:
Lleva acabo funciones de coordinacin, seleccin y evaluacin administrativa del
personal, su principal funcin es de proveer los recursos humanos de la empresa,
as como el control administrativo de este y le reporta al Gerente general
delegando a sus gerentes de oficinas y planta, sus funciones de seleccin,
evaluacin y control administrativo del personal; su ubicacin se localiza en
Oficinas Generales.
GERENCIA DE VENTAS:
Realiza funciones de planeacin, coordinacin y control de la fuerza de ventas,
asimismo realiza planes estratgicos de ventas, apoyndose en los objetivos de
la empresa para su ejecucin. Tiene baj su cargo tres unidades administrativas y
est subordinada a la Gerencia de Mercadeo.
UNIDAD DE SALAS DE VENTA
Est bajo la supervisin de la Gerencia de Ventas, y es la encargada de mantener
relaciones efectivas entre las diferentes salas de venta de la empresa y de su
correcto abastecimiento tanto al detalle como mayorista.
UNIDAD DE MAYOREO
Es la unidad responsable del abastecimiento de grandes volmenes de pedidos,
tiene contacto directo segn las caractersticas y especificaciones que tienen los
clientes, en especial lo referente a papel higinico de marcas privadas.
UNIDAD DE SERVICIO POST VENTA
Es la unidad responsable de mantener constante comunicacin con los clientes y
brindarles informacin y ayuda una vez realizada el proceso de venta en
cualquiera de sus modalidades (menoreo, mayoreo, al detalle, etc.). Depende
jerrquicamente de la Gerencia de Ventas y est al mismo nivel de las unidades
de mayoreo y de salas de vetnas.
JEFATURAS DE PLANTA:
Es responsabilidad del aprovechamiento del equipo con que cuenta la empresa
para desarrollar en forma eficiente los procesos de fabricacin de sus productos,
le reporta directamente al Gerente de Produccin y Planificacin y delega
responsabilidades en sus superintendentes de produccin, mantenimiento,
distribucin y almacenes; su ubicacin se localiza en Planta.
UNIDAD TCNICA
Tiene bajo su responsabilidad el control de calidad, seguridad industrial e
investigacin y desarrollo de procesos con el fin de obtener mayor eficiencia
dentro de la productividad de la empresa, reporta directamente al Jefe de Planta
respectivo y a su ves delega a sus unidades de Control de Calidad, Seguridad
Industrial e Investigacin y Desarrollo; su ubicacin se localiza en Planta.
UNIDAD DE DISTRIBUCIN Y ALMACENES
Tiene como responsabilidad la recepcin de materiales, materia prima y producto
terminado de produccin, adems la distribucin de productos al cliente, as como
del abastecimiento de materiales y materia prima al rea productiva y
mantenimiento. Reporta directamente al gerente de Produccin y delega a sus
unidades de Almacn de Materiales, de Almacn de Producto Terminado,
Logstica y de Control y Programacin de la Produccin; su ubicacin esta en
Planta.
UNIDAD DE MANTENIMIENTO
En su responsabilidad mantener un buen funcionamiento para su uso, los equipos
e instalacin de la empresa, para un buen aprovechamiento de los recursos de
produccin de la misma, el cual reporta directamente al gerente de operaciones y
delega hacia sus unidades de Mantenimiento Elctrico, Mantenimiento Mecnico,
Instrumentacin y Servicios Generales.
JEFE DE LOGSTICA
Coordina los pedidos que recibe del Departamento de vetas, para su distribucin
de producto terminado hacia los clientes.
Contrata el transporte adecuado para el envi de los productos a su destino.
Reporta directamente a la Superintendencia de Distribucin y Almacenes. Delega
responsabilidades hacia su asistente y supervisores en turno; su ubicacin se
localiza en Planta.
JEFE DE CONTROL Y PROGRAMACIN DE LA PRODUCCION
Tiene como responsabilidad elaborar un programa de produccin, en base al
pronstico de ventas, para elaborar los productos en planta.
Solicita las cantidades requeridas de materia prima, tambin programa los
productos de re fabricacin, es lazo de unin entre el rea de ventas.
Controla la produccin de la planta como son: rendimientos, tiempos, etc., control
de administracin de estadsticas y se reporta directamente a la Superintendencia
de Distribucin y Almacenes. Delega responsabilidades hacia su supervisor o
analista de programacin; su ubicacin se localiza en Planta.
ORGANIGRAMA MAESTRO








ELECTRO-CELL S.A DE C.V
ORGANIGRAMA DE LA GERENCIA DE VENTAS DE LA EMPRESA
ELECTRO CELL S.A. de C.V
Asamblea Gral de
accionistas
Auditoria externa
Gerencia de
Mercadeo
Unidad de
Planta 1
Jefatura
supervis
ora
Asesoria legal y
financiera
Junta Directiva
Directorio Auditoria interna
Gerencia Gral
Gerencia
Administrativa
Gerencia de
Produccin
Gerencia de
Planificacin
Gerencia de
Ventas
Gerencia
Financiera
Unidad de
Planta 3
Unidad de
Planta 2
Unidad de
Planta Int.
Unidad de
RRHH
Unidad de
Contab.
Unidad de
serv. PostVent
Unidad de
Mayoreo
Unidad de
Salas de Venta
Unidad de
crditos
J.efat de
distribuc
Jefatura
de atenc.
Jefat de
Costos
Jefat de
Info finc.
Jefat de
compras
Jefat de
Cobros
Jefat. De
RR Inds
Jefat. De
sistemas
Jefat de
sop. Tec
Jefat. de
contrat





Como se observa la gerencia est integrada por tres unidades, cuya
dependencia jerrquica y de relaciones se expresan en el siguiente manual de
organizacin.

ELECTRO-CELL S.A DE C.V
GERENCIA DE VENTAS
UNIDAD DE SALAS DE
VENTA
UNIDAD DE MAYOREO UNIDAD DE SERVICIO
POST-VENTA

























OBJETIVOS DEL MANUAL
OBJETIVO GENERAL:

Desarrollar una herramienta de gestin administrativa para la Gerencia de Ventas
de la empresa ELECTRO CELL S.A de C.V, en las reas de Organizacin,
Descripcin de Puestos y Procedimientos.

OBJETIVOS ESPECFICOS:

Ser instrumento til para la orientacin e informacin de los procesos,
estructura organizativa y los puestos de trabajo de la Gerencia de
Ventas.
Facilitar el aprovechamiento de los recursos con los que cuenta la
Gerencia de Ventas.
Propiciar el mejoramiento de la productividad y calidad de la Gerencia
estudiada.
Establecer lineamientos de accin generales para la Gerencia de
Ventas.









MANUAL ADMINISTRATIVO DE LA GERENCIA DE VENTAS DE LA
EMPRESA ELECTRO CELL S.A. DE C.V

HISTORIA DE LA EMPRESA.
ELECTRO CELL S.A. de C.V. nace el 09 de julio del ao 2011, surge mediante la
fundacin e idea de una pareja de esposos, Sr. Sergio Ivn Gutirrez Mayoral y
la Sra. Sara Carrera Gonzlez, que juntos desean establecer una empresa de
reparacin y mantenimiento de telfonos que pueda ser nica, para esto realizan
intensa informacin del equipo adecuado para lo cual les lleva un ao lograr
obtener lo necesario antes de la fecha de su nacimiento.
ELECTRO CELL S.A. de C.V. En su comienzo de producciones obtuvo gran
demanda, en lo cual se comenz a operar y permiti tres aos de xito.
En la actualidad del se generan 36 empleos directos y mas indirectos lo cual esto
permite establecerse como una mediana empresa.
JUSTIFICACIN E IMPORTANCIA
Debido a que cada empresa es un sistema con caractersticas particulares, se
hace necesario el desarrollo de una herramienta tcnico-administrativa que
recopile y oriente al lector sobre las acciones a tomar en una situacin dada. Por
ello se elabora el presente manual administrativo, como una herramienta
indispensable para la empresa: ELECTRO CELL S.A. DE C.V.

Una empresa debe tener un plan detallado y sistematizado con el cual pueda
hacerle frente a los diversos elementos que intervienen en la dinmica
organizacional. Por ello los manuales administrativos constituyen un aliado
importantsimo en la sana gestin de la empresa. Asimismo forma una
institucionalizacin o apropiacin de las actividades que realiza y contribuye al
mejoramiento tanto de los procesos (administrativos y productivos), as como
tambin del producto final, conformando una cultura de mejora constante dentro la
empresa.

Tambin el conocimiento de la estructura organizativa de la Gerencia de Ventas
contribuir a la comprensin y mejora de sus unidades, as como tambin al
diseo de planes adecuados a la capacidad y objetivos de la empresa.
La elaboracin de la descripcin de puestos es de gran utilidad dentro de ella para
el proceso de reclutamiento y seleccin de personal, ya que orientara
acertadamente en la bsqueda de la persona con el perfil adecuado para cada
cargo.

Los procedimientos son otro elemento, puesto que por ellos se realizan las
acciones necesarias para el xito y la vida de la misma organizacin, por tanto, la
elaboracin de procedimientos narrativos y sus respectivas representaciones
grficas constituye la comprensin y anlisis de las actividades ms profundas de
la empresa y en este caso de la Gerencia de Ventas, por lo que permite
establecer mejoras y rediseos a los procesos existentes y futuros.

MISION
Somos una empresa que comprometida a brindar un servicio de calidad al cliente
en el rea tcnica.
VISION
Llegar a ser una nueva empresa que genere confianza en la calidad del servicio y
estilo que permita posicionarnos con muy buen agrado ante quienes deseen
conocernos, y que nuestro servicio permita cumplirle al consumidor.



POLTICAS GENERALES DE LA EMPRESA

DE ORGANIZACIN:
- La Junta General de Accionistas ser el rgano supremo de la sociedad
segn lo establece el Cdigo de Comercio.
- La Junta Directiva, puede estar conformada por uno o ms miembros de la
Junta General de Accionistas.
- La Junta Directiva puede nombrar a un administrador General nico con
carcter temporal o con un plazo no mayor de dos aos.
- La planeacin estratgica se revisar al trmino de cada ao, segn los
resultados observados de los planes operativos.
- Las plazas operativas de la Gerencia de Produccin podrn ser de carcter
temporal, dependiendo de las necesidades de la produccin.

DE DESCRIPCIN DE PUESTOS:
- El anlisis de los puestos se llevar a cabo por la Gerencia de Recursos
Humanos.
- Se llevarn a cabo auto-evaluacin semestral de los puestos a nivel de
Gerencias.
- Cuando se produzca alguna modificacin al perfil de un puesto, su
implantacin ser efectiva una vez aprobada y presentada a las personas
involucradas en ella.

DE PROCEDIMIENTOS:
- Los procedimientos relacionados a cada una de las jefaturas de planta se
revisarn de manera interna en cada una de stas.
- Ningn cliente debe esperar ms de un da por la entrega de su pedido
- Se revisar, actualizar y modificara los procedimientos de compra y
recepcin de materiales segn sea la necesidad.
- Para la evaluacin de los procesos de produccin y/o administrativos se
formarn comits integrados por los miembros de las Gerencias de la
empresa.

MANUAL DE ORGANIZACIN

Unidad organizativa: GERENCIA DE VENTAS
Dependencia jerrquica: Gerencia de Mercadeo
Relaciones externas: Distribuidores y almacenadoras
Relaciones Internas: Gerencia General, Gerencia de Mercadeo, Gerencia de
Produccin


Objetivo General de la unidad:
Cumplir con el mnimo de volumen de ventas establecido por ao y para ello debe
adems disear mecanismos que impulsen la actividad de los vendedores.

Funciones y responsabilidades:
Administrar las ventas a nivel nacional y recibir informes de las tres unidades
administrativas a su cargo.
Desarrollar presupuesto anual de ventas de la empresa.
Supervisar a los vendedores a su cargo y hacer un seguimiento continuo de la
comisin de cada vendedor, para detectar fallas o descubrir vendedores
estrella.
Sugerir ideas de atencin al cliente.

MANUAL DE ORGANIZACION
Unidad organizativa: UNIDAD DE SALAS DE VENTAS
Dependencia jerrquica: Gerencia de Ventas
Relaciones externas: Sucursales de la empresa y tiendas de distribucin
Relaciones Internas: Gerencia de Mercadeo, Gerencia de Ventas, Gerencia de
Produccin


Objetivo General de la unidad:
Mantener canales de comunicacin eficientes con las diferentes salas de ventas y
lugares de distribucin de los productos de la empresa


Funciones y responsabilidades:
Planificar y aplicar programas de ventas basados en la situacin actual y
la evaluacin del mercado.
Supervisar y recibir informes de las salas de ventas y las enva al
Gerente de Ventas en un informe semanal para hacer el seguimiento del
volumen de ventas y cumplir con el margen establecido por mes y por
trimestre.
Preparar y controlar el presupuesto de su departamento.
Establecer y dirigir las polticas y los procedimientos operativos y
administrativos de su rea.
Coordinar reuniones para distribucin de trabajo.
Sondear precios de la competencia a travs de peridicos.
Coordinar cambios de precios de mercadera.
Verificar existencias de mercadera en tableros, gndolas y sala de venta.
Identificar y analizar los puntos estratgicos de la competencia.
Atender consultas de clientes y empleados.
Llamar telefnicamente a clientes.
Verificar el buen desarrollo de las ventas en la sala de ventas a travs de
chequeo de precios, relacin vendedor-cliente.
Autorizar las salidas de producto de bodega para las sucursales cuando
no se tiene en existencia en la sucursal.
Revisar ticket de ingresos de cliente y sacar promedio de venta por
cliente.
Elaborar informe de resultados diarios.
Revisar la diferencia entre cuota mensual y venta diaria y sacar promedio
diario de venta y promedio diario por vendedor.
Analizar con cada vendedor, los resultados diarios de ventas, utilidades,
% de la cuota mensual reflejados en los reportes de venta.
Analizar en conjunto con la Gerencia de Ventas, los resultados del rea.
Identificar factores de disminucin en utilidad.
Identificar productos a ofertar y pasar listado a Gerencia de Ventas



MANUAL DE ORGANIZACION
Unidad organizativa: UNIDAD DE MAYOREO

Dependencia jerrquica: Gerencia de Ventas
Relaciones externas: Proveedores y Clientes
Relaciones Internas: Gerencia de Produccin y Gerencia de Ventas
Objetivo General de la unidad:
Es cumplir con los pedidos realizados a la empresa con la prontitud y exactitud
que el cliente demande.

Funciones y responsabilidades:
Supervisa y recibe informes de sus pedidos y lo enva al Gerente de
Ventas en un informe semanal para hacer el seguimiento del volumen de
ventas y cumplir con el margen establecido por mes y por trimestre.
Planificar y aplicar programas de ventas basados en la situacin actual y
la evaluacin del mercado.
Coordinar la labor de los vendedores de mayoreo.
Revisar estadsticas de ventas para verificar el alcance de la meta
asignada.
Preparar y controlar el presupuesto de su unidad.
Establecer y dirigir las polticas y los procedimientos operativos y
administrativos de su rea.
Identificar y analizar los puntos estratgicos de la competencia.
Revisar los precios del almacn y de la competencia y actualizar los
precios del area

MANUAL DE ORGANIZACION

Unidad organizativa: UNIDAD DE SERVICIO POST VENTA

Dependencia jerrquica: Gerencia de Ventas
Relaciones externas: Proveedores y Clientes
Relaciones Internas: Gerencia de Mercadeo, Gerencia de Produccin y Gerencia
de Venta
Objetivo General de la unidad:
Brindar la atencin e informacin pertinentes a los pedidos de los productos
solicitados por los clientes de la manera ms clara y eficiente.
Funciones y responsabilidades:
Administrar las relaciones Empresa- Cliente por medio de sus canales
de comunicacin.
Supervisar y recibir informes de los pedidos, entregas y retrasos de
produccin, as como tambin incomodidades de los clientes y los enva
al Gerente de Ventas en un informe semanal para hacer el seguimiento
del volumen de ventas y cumplir con el margen establecido por mes y por
trimestre.
Generar ideas y mecanismos para el desarrollo de atencin al cliente.
Atender y ayudar al cliente en problemas especficos referentes al
producto que desea comprar o que ha adquirido.
Verificar existencias de producto en el sistema.
Llamar a los clientes para dar seguimiento a ventas.

DESCRIPCIN DE PUESTOS PARA CADA UNIDAD ORGANIZATIVA

INTRODUCCIN
Para tener una idea de lo que la descripcin de puestos implica, se presentan a
continuacin una serie de definiciones de inters general.

Qu es un puesto: Los puestos de trabajo son la esencia misma del grado de
productividad de una organizacin. El logro de los objetivos depende de un diseo
adecuado del puesto.
Descripcin del Trabajo: Se considera la informacin suministrada por el anlisis
y la descripcin del puesto: Tareas que se realizan, responsabilidades,
habilidades, esfuerzos y condiciones del trabajo.
Capacidad requerida: Por lo comn primero se obtiene informacin sobre las
actividades realmente de trabajo desempeadas tales como limpieza, codificar,
galvanizar, codificar pintar, disear, entre otras. En ocasiones, la lista de
actividades y indica tambin como, por qu y cundo un trabajador desempea
cada actividad.
Otros requerimientos: Se rene informacin con respecto a los requerimientos
humanos del puesto tales como los conocimientos o las habilidades con los que se
relaciona (educacin, capacitacin experiencia laboral), as como los atributos
personales (aptitudes, caractersticas fsicas, personalidad, intereses) que se
requieren.




DESCRIPCION DE PUESTOS



MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS


Fecha de
actualizacin
___/___/___
Pagina. __
de __
I. LOCALIZACION DEL PUESTO:

Nombre del puesto: GERENTE DE VENTAS
Puesto del que depende jerrquicamente: Gerente de Mercadeo
Puestos que supervisa directamente: Jefes de las Unidades de Salas de
Venta, Mayoreo y Servicio
Venta.
Se relaciona internamente con: Gerente General, de Mercadeo y de
Produccin.
Se relaciona externamente con: Distribuidoras y Almacenadoras

II. DESCRIPCION GENERAL DEL PUESTO:
Es el responsable de planear, organizar, dirigir y controlar los esfuerzos de
ventas de sus tres dependencias: Salas de Venta, Mayoreo y Servicio Post-
Venta. As como de definir estrategias y planes de ventas que generen una
rentabilidad de los productos ofrecidos por la empresa.
III. OBJETIVO GENERAL DEL PUESTO:
Cumplir con el mnimo de volumen de ventas establecido por ao y para ello
debe adems disear mecanismos que impulsen la actividad de los
vendedores y su consecuente alcance de la cuota
IV. DESCRIPCION DE TAREAS:

a) Tareas continuas:
Revisar los procesos de Venta.
Revisar las cuotas de Venta.
b) Tareas peridicas:
Preparar Planes Operativos de su rea de trabajo segn los
objetivos de la empresa.
Elaborar presupuestos y otros informes de costos para la
Gerencia de Produccin.
Evaluar la ejecucin del Pronstico de Ventas
Preparar informes mensuales de las ventas para el Gerente de
Mercadeo.
Evaluar el plan y estrategias de venta cada semestre.
c) Tareas eventuales:
Pertenecer a comits de auditoria de recursos humanos
V. PERFIL OCUPACIONAL:
1) Educacin necesaria:
Graduado en Licenciatura en Comercializacin, Mercadeo y
Ventas o similares
Preparacin o especializacin en Ventas Profesionales (opcional)
2) Experiencia laboral previa:
Haber fungido como Responsable de seccin de Ventas en una
empresa similar durante tres aos como mnimo, habiendo
desarrollado planes comprobables de venta y bajo el concepto
equipos de trabajo.
Experiencia en planes estratgicos de ventas.
3) Conocimientos necesarios:
Conocimiento de sistemas operativos Windows 9x, Me, 2000 y
XP
Conocimientos de motivacin y trabajo de grupos
4) Otros requerimientos
Facilidad de expresin y buenas relaciones interpersonales.
Dominio completo del idioma ingls.
Poder de negociacin, emprendedurismo y habilidades sociales
5) Esfuerzo
Mental y visual
6) Equipo de oficina a su cargo:
Computadoras y accesorios.
Fax y Fotocopiadora.



MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS


Fecha de
actualizacin
___/___/___
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I. LOCALIZACION DEL PUESTO:

Nombre del puesto: JEFE DE UNIDAD DE SALAS DE VENTAS
Puesto del que depende jerrquicamente: Gerente de Ventas
Puestos que supervisa directamente: Jefe supervisor de vendedores y
Jefe Contratos y Negocios
Se relaciona internamente con: Gerentes de Mercadeo, Ventas y
Produccin y sus subalternos.
Se relaciona externamente con: Sucursales de la empresa y tiendas de
Distribucin
II. DESCRIPCION GENERAL DEL PUESTO:
Es el responsable de la sana gestin de la cartera de clientes a nivel macro,
puesto que supervisa las cuentas especiales con de las diferentes salas de
ventas del pas y mantiene constante comunicacin con el gerente de ventas
para el logro y mejora de los procesos de venta de las sucursales de la
empresa.
III. OBJETIVO GENERAL DEL PUESTO:
Mantener canales de comunicacin eficientes con las diferentes salas de
ventas y lugares de distribucin de los productos de la empresa.
IV. DESCRIPCION DE TAREAS:


a) Tareas continuas:
Revisar de manera diaria el cumplimiento de las metas
propuestas.
Llevar un control de los vendedores.
Controlar las ventas totales de las salas de ventas.
b) Tareas peridicas:

Estudiar los precios de los productos de la competencia
Mantener un control de cartera de clientes.
Realizar contactos con las diferentes salas de ventas y
distribuidoras donde se encuentran colocados los productos de la
empresa.
Elaborar reportes requeridos por la gerencia.
Coordinar cambios de precios en mercaderas.
Verificar el buen desarrollo de las ventas de las salas de ventas
a travs del chequeo de precios y de la relacin vendedor
cliente.
Coordinar las salidas de productos de bodega hacia las
sucursales.
c) Tareas eventuales:
Colaborar a las Gerencias de Mercadeo y de Ventas en la
preparacin de la estrategia general de ventas de la empresa.
V PERFIL OCUPACIONAL:
1) Educacin necesaria:
Graduado o egresado en Licenciatura en Comercializacin,
Mercadeo y Ventas o similares
2) Experiencia laboral previa:
Haber sido el Responsable de Sucursales de Venta en una
empresa similar durante dos aos de experiencia como mnimo
(comprobable).
Experiencia en gestin de ventas.
Experiencia en el manejo de fuerza de ventas en sala.
3) Conocimientos necesarios:
Conocimiento de sistemas operativos Windows 9x, Me, 2000 y
XP
Conocimientos de tcnicas de motivacin de empleados.
4) Otros requerimientos
Analtico e innovador.
Capacidad de trabajar bajo presin y metas especficas



MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS


Fecha de
actualizacin
___/___/___
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de __
I LOCALIZACION DEL PUESTO:
Nombre del puesto: JEFE DE UNIDAD DE MAYOREO
Puesto del que depende jerrquicamente: Gerente de Ventas
Puestos que supervisa directamente: Jefe de Distribucin
Se relaciona internamente con: Gerentes de Produccin y de Ventas,
Jefe de Distribucin, jeje de Unida de Salas de Ventas
Se relaciona externamente con: Proveedores y Clientes.
II DESCRIPCION GENERAL DEL PUESTO:
Es el encargado de suplir pedidos de los clientes mayoristas teniendo en
cuenta las exigencias y necesidades de stos.
III OBJETIVO GENERAL DEL PUESTO:
Es cumplir con los pedidos realizados a la empresa con la prontitud y
exactitud que el cliente demande.
IV DESCRIPCION DE TAREAS:
a) Tareas continuas:
Coordinar la labor de los vendedores de mayoreo.
Revisar que los pedidos se ajusten a las metas propuestas.
Verificar el pronto abastecimiento de los pedidos de los
clientes.


b) Tareas peridicas:
Revisar las estadsticas de venta para tener un control sobre
los pedidos realizados por los clientes.
Planificar y controlar el programa de ventas mayoristas.
Identificar y analizar los puntos estratgicos de distribucin y
ventas de mayoreo.
Evaluar los sistemas de distribucin y despacho de
productos.
Realizar un seguimiento del despacho de productos.
Verificar las existencias en bodega.
Controlar los niveles mximos y mnimos de inventario en
bodega de producto terminado.
c) Tareas eventuales:
Colaborar a las Gerencias de Mercadeo y Ventas en la
preparacin de la estrategia general de ventas de la
empresa.
Disear planes estratgicos de distribucin de productos.
V PERFIL OCUPACIONAL:
1) Educacin necesaria:
Graduado o egresado en Licenciatura en Comercializacin,
Mercadeo y Ventas o similares
2) Experiencia laboral previa:
Experiencia de dos o ms aos en el manejo, reparto y
distribucin de productos a mayoristas.
Experiencia en el control y manejo de inventarios de dos aos.
3) Conocimientos necesarios:
Conocimiento de sistemas operativos Windows 9x, Me, 2000 y
XP
Hbil en el manejo de Bases de datos.
Conocimientos de distribucin y rutas de transporte de productos
4) Otros requerimientos
Disposicin para trabajar en equipo.
5) Esfuerzo
Mental y Visual
6) Equipo de oficina a su cargo:
Computadora y accesorios.





MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS


Fecha de
actualizacin
___/___/___
Pagina. __
de __
I LOCALIZACIN DEL PUESTO:
Nombre del puesto: JEFE DE UNIDAD POST-VENTA
Puesto del que depende jerrquicamente: Gerente de ventas
Puestos que supervisa directamente: Jefe de atencin al cliente
Se relaciona internamente con: Gerente de ventas , Jefes de salas de
ventas y mayoreo, Atencin al cliente
Se relaciona externamente con: Clientes y Proveedores
II DESCRIPCIN GENERAL DEL PUESTO:
Es el encargado de atender las relaciones con los clientes, despus que se le
ha entregado el producto ya sea al menudeo o mayoreo, monitoreando
constantemente las posibles circunstancias que puedan atenuar la pronta
distribucin de los pedidos.

III OBJETIVO GENERAL DEL PUESTO:
Formular programas para atender inconvenientes que puedan surgir con los
diferentes productos, as como la distribucin de estos y otras circunstancias..
IV DESCRIPCIN DE TAREAS:
a) Tareas continuas:
Disear programas para la atender las exigencias de los clientes
Monitorear el servicio ofrecido por los vendedores junto al
producto

b)Tareas peridicas:
Controlar el proceso de ventas en cuanto a nivel de quejas
Generar informes para la gerencia de ventas
Verificar los resultados de la implementacin de programas de
atencin al cliente
Planear todas las acciones a tomar para reducir el nivel de
quejas, para la unidad de servicio post-venta.
Evaluar constantemente la gestin de servicio postventa y
atencin al cliente.
c)Tareas eventuales:
Elaborar estrategias en conjunto con la gerencia de Mercadeo y
ventas en cuanto a canales de distribucin.
V. PERFIL OCUPACIONAL:
1) Educacin necesaria:
Graduado o egresado en Licenciatura en Comercializacin,
Mercadeo o carreras afines

2) Experiencia laboral previa:
Tres aos como mnimo de experiencia en gestin de ventas y
atencin al cliente

3) Conocimientos necesarios:
Manejo de sistemas operativos Windows 9x, Me ,2000 y XP
Hbil en el manejo de bases de datos
Con Enfoque de atencin hacia clientes externos.

4) Otros requerimientos
Buenas relaciones interpersonales y con iniciativa
Estar acostumbrado al trabajo bajo presin
Trabajar a base de objetivos

5) Esfuerzo
Mental y visual

6) Equipo de oficina a su cargo:
Computadora y accesorios
Telefax




DESCRIPCIN DE PROCEDIMIENTOS

UNIDAD ORGANIZATIVA: GERENCIA DE VENTAS

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO DE TRABAJO: INFORME A GERENCIA DE
PRODUCCIN.
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Cumplir con las exigencias del cliente en la
cantidad y da acordado.



ACTIVIDADES

PASO

RESPONSABLE
Elabora informe de ventas. 1 Unidad de sala de ventas,
unidad de mayoreo.
Enva informes de pedidos 2 Jefe de unidad de mayoreo,
Unidad de sala de ventas
Recibe los pedidos de sala de ventas y
unidad de mayoreo.
3 Gerente de ventas
Revisa el informe de proceso de ventas. 4 Gerente de ventas
Analiza los resultados de cada rea 5 Gerente de ventas

Elabora requisicin del producto. 6 Gerente de ventas

Enva el pedido a produccin. 7 Gerente de ventas

Se revisa el pedido. 8 Gerencia de produccin

Se verifican existencias.

9 Gerencia de produccin


ACTIVIDADES

PASO

RESPONSABLE
Se enva los productos. 10 Gerencia de produccin

Reciben los productos. 11 Unidad de sala de ventas,
unidad de mayoreo.

DESCRIPCIN DE PROCEDIMIENTOS



UNIDAD ORGANIZATIVA: SALA DE VENTAS.

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO DE TRABAJO: VENTAS.
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Lograr por medio de la atencin
personalizada, la venta del producto a una nueva cartera de clientes, y mantener
los actuales.


ACTIVIDADES


PASO

RESPONSABLE
Elaborar listado de clientes potenciales. 1 Jefe de unidad de salas de
ventas.
Contactar al prospecto. 2 Jefe de unidad de salas de
ventas, vendedores.
Saludo e identificacin 3 Vendedores.
Ofrecer el producto. 4 Vendedores.
Aclaracin de dudas 5 Vendedores.
Realiza el pedido. 6 Cliente.
Cierre de la venta 7 Vendedores.

ACTIVIDADES


PASO

RESPONSABLE
Emitir la factura 8 Unidad de contabilidad.
Entrega del producto. 9 Jefatura de distribucin.
Servicio post- venta 10 Jefe de unidad de salas de
ventas, Unidad de mayoreo.

DESCRIPCIN DE PROCEDIMIENTOS

UNIDAD ORGANIZATIVA: SERVICIO POST-VENTA

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO DE TRABAJO: ATENCION AL CLIENTE.
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Lograr la satisfaccin del cliente tanto del
producto adquirido como tambin de la atencin prestada.


ACTIVIDADES


PASO

RESPONSABLE
Saludo e identificacin 1 Jefatura de distribucin.
Entrega de factura 2 Jefatura de distribucin.
Verificacin de factura 3 Cliente
Manejo de objeciones o dudas. 4 Distribucin.
Entrega del producto 5 Distribucin.
Supervisar estado del producto. 6 Cliente
Indicar las reas de instalacin 7 Cliente.
Instalar el producto 8 Distribucin.

ACTIVIDADES


PASO

RESPONSABLE
Retirar envases 9 Distribucin.
Despedida 10 Distribucin.

CONCLUSIONES
Los manuales en las empresas son necesarios para disear en forma sistemtica
los procedimientos operativos y para que sirvan de apoyo administrativo a las
diferentes reas de trabajo para que sean utilizados en la ejecucin de los
distintos procesos de trabajo, para una buena coordinacin general de las
actividades que se encaminan al logro de los objetivos.
Estos permitirn que los empleados tengan bien claro cuales son las actividades
que deben realizar, y como hacerla cumpliendo con las polticas de la empresa, y
tambin cuando se tenga una plaza vaca se tenga bien claro cuales son los
requisitos que deben exigirse para que una persona pueda ocupas la plaza sin
complicaciones y hacer bien el trabajo.
Pero es necesario que estos manuales se estn revisando y actualizando para
asegurarse que sean realistas.
RECOMENDACIONES
Despus de haber finalizado la elaboracin de este manual se recomienda a la
empresa lo siguiente:
- Llevar a cabo un proceso de evaluacin permanente encaminado a la
mejora de los procesos productivos, administrativos y operativos de la
organizacin, con el fin de cumplir con el comportamiento sistemtico de
toda empresa y como una fuente de retroalimentacin para la sana gestin
de Electro cell S.A de C.V.
- El presente manual administrativo es de aplicacin general para la Gerencia
de Ventas y sus unidades inherentes, por lo que se recomienda extender
su elaboracin hacia otras Unidades de la empresa.
- En la estructura de la Gerencia de Ventas se recomienda seguir una forma
descentralizada de la Unidad de Salas de Ventas, por lo que debe estar a
un nivel diferente al de las otras unidades de esta gerencia y separada por
una lnea intermitente que marque este efecto de la unidad y sus salas de
ventas.



















CUESTIONARIO PARA UN CARGO ESPECFICO

1. IDENTIFICACION:
Nombre del empleado: _______________________________________________
Oficina: ___________________________________________________________.
Lugar de Trabajo: ___________________________________________________.
Divisin: __________________________________________________________.
Sub-Divisin: ______________________________________________________.
Departamento: _____________________________________________________.
Seccin: __________________________________________________________.
Nombre del Cargo: __________________________________________________.
Otros Nombres: ____________________________________________________.
Encasillamiento o Actividad: __________________________________________.
Cargo y Nombre del Jefe inmediato: ____________________________________
_________________________________________________________________.
Indicar el Cargo y Nombre de la persona que lo reemplaza en ausencia ocasional
(por enfermedad, vacaciones, etc.).
__________________________________________________________________
_________________________________________________________________.

2. RESUMEN DEL CARGO:
(Resuma en forma general las funciones principales del cargo)
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
_________________________________________________________________.
3. DESCRIPCIN: (Asegrese de incluir todas las actividades que realiza el
trabajador indicando: Qu hace?, Cmo lo hace? Y Por qu lo hace?
DEBERES Y RESPONSABILIDADES

Frecuencias: Peridicas: Aqullas realizadas semanal o mensualmente

Ocasionales: Aqullas realizadas a intervalos irregulares y con
frecuencia menor que una vez al mes.

Actividad: Qu hace?

Descripcin: Cmo lo hace? Y Por qu lo hace?
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
_________________________________________________________________.

__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
_________________________________________________________________.




Actividad: ________________________
Frecuencia
Diaria Peridica
Ocasional
Descripcin:___________________________
Actividad: ________________________
Frecuencia
Diaria Peridica
Ocasional
Descripcin:___________________________
ESPECIFICACIONES

1. REQUERIMIENTOS FSICOS:
Indicar slo aquellos requerimientos indispensables para desempear el cargo:

__________ Caminar.

__________ Estar en pie.

__________ Darse vuelta frecuentemente.

__________ Agacharse.

__________ Arrodillarse o encuclillarse.

__________ Tenderse.

__________ Destreza de pies o piernas.

__________ Trabajar rpidamente.

__________ Atencin auditiva.

__________ Distincin de colores o formas.

__________ Sentido del olfato.

__________ Levantar _____ kilos promedios.

__________ Transportar _____ kilos promedio.

__________ Tirar _____ kilos promedio.

__________ Manejar palancas, pedales o timn

__________ Otros.


En caso de otros especificar: __________________________________________
2. REQUERIMIENTOS INTELECTUALES:

Indicar slo aquellos requerimientos indispensables para desempear el cargo:

__________ Planear.

__________ Controlar.

__________ Organizar.

__________ Dirigir.

__________ Analizar.

__________ Calcular.

__________ Deducir

__________ Concentracin.

__________ Coordinar.

__________ Tomar decisiones.

__________ Otros.


En caso de otros especificar: __________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
_________________________________________________________________.

3. CONDICIONES AMBIENTALES:
OCASIONA
L
PERMANENT
E

Trabaja en:

- Oficina __________ __________
- Bodega __________ __________
- Taller __________ __________
- Intemperie __________ __________

Expuesto a:
- Calor ambiental __________ __________
- Fro ambiental __________ __________
- Temperatura adecuada __________ __________
- Cambios bruscos temperatura __________ __________
- Humedad ambiental __________ __________
- Ambiente seco __________ __________
- Necesidad de mojarse __________ __________
- Lugar polvoriento __________ __________
- Suciedad __________ __________
- Hedor __________ __________
- Ruido intenso __________ __________
- Vibraciones __________ __________
- Emanaciones txicas __________ __________
- Ventilacin adecuada __________ __________
- Mala iluminacin __________ __________
- Materiales explosivos __________ __________
- Lugar aislado __________ __________
- Otros. __________ __________


En caso de otros especificar: ________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
________________________________________________________________
4. CONOCIMIENTOS QUE REQUIERE EL CARGO:

Conocimientos especiales necesarios:

__________ Idiomas Cules? ______________________________.

__________ Estudios Cul? ______________________________.

__________ Administracin y Finanzas.

__________ Contabilidad.

__________ Comercializacin y ventas.

__________ Computacin.

__________ Otros.


En caso de otros especificar: __________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
_________________________________________________________________.









5. EXPERIENCIA Y ENTRENAMIENTO:

(A) Experiencia previa necesaria:

__________ No se requiere experiencia.

__________ S, en qu cargo y/o campos.


De a 3 meses 3 a 12 meses 12 o ms meses

- ____________________ __________ __________ __________

- ____________________ __________ __________ __________

- ____________________ __________ __________ __________

(B) Entrenamiento

__________ No se requiere entrenamiento.

__________ S, de qu tipo?
__________ Terico.
__________ Prctico en qu? _____________



(C) Otras caractersticas del entrenamiento: ______________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
_________________________________________________________________.



6. SUPERVISION Y RELACIONES:
(A)

1. Tipo de instrucciones necesarias: Cargo del Supervisor

__________ Instrucciones especficas. ____________________

__________ Instrucciones generales. ____________________

__________ Informacin de polticas de la
empresa.
____________________


2. Tipo de controles necesarios: Cargo del Supervisor

__________ Verificacin de resultados. ____________________

__________ Verificacin de procedimientos. ____________________

__________ Verificacin de instrucciones
especficas.
____________________
_________ Otros controles. ____________________


En caso de otros controles especificar: __________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
_________________________________________________________________.


3. Frecuencia de los controles:

__________ Permanente.

__________ Diarios.

__________ Mensuales.

__________ Semanales.



(B) Ejerce supervisin:

__________ S __________ No (Pase al punto C)


1. Extensin de la supervisin:

Cargos supervisados N de personas

(a) ______________________________ ____________________

(b) ______________________________ ____________________

(c) ______________________________ ____________________

(d) ______________________________ ____________________

(e) ______________________________ ____________________

(f) ______________________________ ____________________

(g) ______________________________ ____________________

(h) ______________________________ ____________________

(i) ______________________________ ____________________


Coloque la letra correspondiente al cargo frente al tipo de instrucciones impartidas,
control y frecuencia.



(C) Relaciones con otros cargos:

__________ S __________ No


Cargos con los que se relaciona (que no supervisa): ________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
_________________________________________________________________.

Tipos de relaciones:

__________ Asesora.

__________ Forma parte de equipo o comit.

__________ Colabora con tareas especficas.

__________ Otros.


En caso de otros tipos de relaciones especificar: ___________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
_________________________________________________________________.

(D) Caractersticas del cargo:

- Trabajo individual. __________

- Trabajo en equipo. __________

- Supervisin o mando. __________

- Accin controladora. __________

- Organizacin. __________

- Otras. __________


En caso de otras caractersticas del cargo especificar: ______________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
_________________________________________________________________.

(E) Naturaleza del cargo:

7. RESPONSABILIDADES EXIGIDAS POR EL CARGO:
Describa las responsabilidades a las que est sujeto su puesto de trabajo:
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
_________________________________________________________________















FORMATO PARA DESCRIPCION DE PUESTOS



MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS


Fecha de
actualizacin
___/___/___
Pagina. __
de __
7) LOCALIZACION DEL PUESTO:
Nombre del puesto:
Puesto del que depende jerrquicamente:
Puestos que supervisa directamente:
Se relaciona internamente con:
Se relaciona externamente con:
8) DESCRIPCION GENERAL DEL PUESTO:

9) OBJETIVO GENERAL DEL PUESTO:

10) DESCRIPCION DE TAREAS:

11) Tareas continuas:
a.
b.
12) Tareas peridicas:
a.
b.
c.
d.
e. .
13) Tareas eventuales:
a.
b.

14) PERFIL OCUPACIONAL:

15) Educacin necesaria:

16) Experiencia laboral previa:
17)
18) Conocimientos necesarios:
19)
20)
21) Otros requerimientos
22) Esfuerzo
23) Equipo de oficina a su cargo:

FORMATO PARA DESCRIPCIN DE PROCEDIMIENTOS

UNIDAD ORGANIZATIVA:

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO DE TRABAJO:

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:



ACTIVIDADES


PASO

RESPONSABLE










CONDICIONES Y MEDIO AMBIENTE DE TRABAJO
Como el medio ambiente de trabajo es una parte importante del medio total
en que vive el hombre, la salud depende de las condiciones de trabajo.
El concepto de Condiciones y Medio Ambiente de Trabajo, hoy es
entendido a partir de una visin integradora de la relacin del hombre con
su medio social, fsico y cultural y con su calidad de vida en general.
Organizacin Mundial de la Salud; Informe Tcnico N 151.
Se denomina CyMAT a todos los elementos reales que inciden directa o
in/directamente en la salud de los trabajadores; constituyen un conjunto que
obra en la realidad concreta de la situacin laboral.
Estos agentes pueden influir de manera positiva o negativa, tanto en forma
individual como colectiva.
Generalmente las CyMAT no son tenidas en cuenta en el mbito
empresarial. Sin embargo, en toda organizacin es preciso respetar
principalmente la condicin humana, ya que ninguna compaa podra ser
tal sin la presencia del hombre.
En sntesis, hombre, organizacin, condiciones y medio ambiente de
trabajo, produccin y productividad estn estrechamente relacionados entre
s y conforman un todo en el cual cada uno es un elemento esencial en la
interaccin con los dems.





PODEMOS VER EL ALCANCE DE LAS CYMAT EN EL SIGUIENTE DIAGRAMA.
ANLISIS DEL DIAGRAMA:
Los factores relacionados con el trabajador y su entorno.
Anlisis del diagrama:
En el crculo que rodea inmediatamente la situacin vivida por el
trabajador, se renen en forma esquemtica los principales elementos que
constituyen las condiciones y medio ambiente de trabajo o que contribuyen a
ellos, directamente. Sus influencias confluyen y se combinan; las flechas
simbolizan la existencia de esas relaciones, sin representarlas, por supuesto,
de manera detallada.
Cada uno de los factores representados influye en la situacin vivida por el
trabajador, pero asimismo tambin en los dems elementos de las
condiciones y medio ambiente de trabajo.
Los elementos situados en la mitad superior del crculo, estn vinculados a la
tcnica, los aspectos econmicos y la organizacin.
Los de la mitad inferior se relacionan con el hombre y su entorno.
Fuera del crculo, por encima y debajo de l, estn indicados algunos de los
elementos que constituyen el contexto general en el que se sitan el trabajador
y su trabajo.
CONDICIONES FUNDAMENTALES Y NORMAS BASICAS
RESPECTO AL ESPACIO
Objetivos:
El estudio de la distribucin de espacio busca contribuir al incremento de la
eficiencia de las actividades que realizan las unidades que conforman una
organizacin; as como tambin proporcionar a los directivos y empleados el
espacio suficiente, adecuado y necesario para desarrollar sus funciones de
manera eficiente y eficaz, y al mismo tiempo permitir a los clientes de la
organizacin obtener los servicios y productos que demandan bajo la mejores
condiciones; y procurar que el arreglo del espacio facilite la circulacin de las
personas, la realizacin, supervisin y flujo racional del trabajo y adems, el
uso adecuado del elementos materiales y de ese modo reducir tiempo y costos
para llevarlos a cabo.

CONDICIONES FUNDAMENTALES Y NORMAS, BASICAS
RESPECTO AL ESPACIO.
Factores que lo originan
El estudio y la efectiva disposicin del espacio en las unidades de una
organizacin se realiza cuando se presenta alguna o varias de las situaciones
que a continuacin se mencionan:
a) Establecimiento de nuevos objetivos y programas.
b) Cambios en la estructura de la organizacin.
c) Modificacin de los sistemas y procedimientos de trabajo.
d) Como respuesta a las propuestas del personal.
e) Incremento del volumen de trabajo.
f) Aumento o disminucin de personal.
g) Reubicacin o remodelacin de las instalaciones de trabajo.
h) Renovacin del mobiliario y equipo.
i) Atendiendo a las necesidades de servicios al cliente.
j) Para el aprovechamiento ptimo de recursos.
k) Por reformas al marco legal ambiental.
l) En cumplimiento a conventos y/o acuerdos de operacin.
m) Por disposiciones oficiales en materia

PLANEACIN DE LA DISTRIBUCIN DEL ESPACIO
La distribucin racional del espacio debe sistematizar las acciones que
provienen de un anlisis que contenga los elementos de juicio suficientes
para fijar prioridades, elegir entre alternativas y establecer objetivos y metas
para ordenar las actividades que permiten alcanzar en base a la correcta asign
acin derecursos, coordinacin de esfuerzos y delegacin precisa
de responsabilidades.

REORGANIZACION DE UN LUGAR DE TRABAJO
Organizarse de manera diferente con un fin determinado.
CONCEPTO.

Con frecuencia un organismo social logra dejar atrs su estructura corriente
cuando nuevos productos, nuevas funciones, nuevos procedimientos, nuevo
personal, etc. se han aadido y aumentado su magnitud, por tanto la
reorganizacin es la adecuacin y modernizacin de la estructura
ORGANIZACIONAL y estar de acuerdo con la dinmica
DETERMINACION DE LAS TAREAS A REORGANIZAR
Se debe considerar que es lo que se quiere:


1. Aumentar la "eficiencia", el desarrollo de las operaciones del organismo para
obtener un mejor aprovechamiento de sus recursos.


2. Definir con exactitud las "lneas de autoridad" para evitar situaciones como:
duplicidad de autoridad, excesiva centralizacin, que el numero de los niveles
de autoridad sean demasiados y estructuracin difcil de entender.

3. Lograr una mayor "coordinacin" entre las actividades internas de las
unidades administrativas para promover una sincronizacin y armona de las
formas de operar.


4. Lograr mayor "control" de las operaciones que se desarrollan mediante un
anlisis y evaluacin de la informacin para evaluar si lo realizado se apega a
lo planeado y en su caso aplicar medidas colectivas.

5. Determinar las funciones es decir definir y agrupar las tareas a realizarse
para determinar el fin que se persigue y luego lo necesario para alcanzarlo.

6.Establecer una "comunicacin" efectiva" para estar al tanto de las actividades
departamentales como interdepartamentales, por medio de informes peridicos
sobre su actuacin y los resultados obtenidos.


7. Establecer adecuadas "relaciones" con el personal, la cooperacin es un
requisito indispensable para asegurar el buen trabajo colectivo y se puede
alcanzar simplemente por medio del contacto diario.
DETERMINACION DE NECESIDADES
Las desviaciones o fallas pueden ser por deficiencias internas o factores
externos producidos por el medio ambiente con el cual interacta.

Sntomas internos:


Objetivos mal definidos
Inadecuada divisin de trabajo
Deficientes comunicaciones
Lenta toma de decisiones
Excesivo tramo de control
Insuficiencia funcional
Deficientes controles
Baja productividad
Crecimiento no programado
Deficientes relaciones humanas
Deficiente carga de trabajo

Sntomas externos

Avance cientfico y tecnolgico
Situacin del mercado
Sistema econmico, poltico, social y cultural.

PLAN DE TRABAJO
2. Determinacin de una nueva estructura ORGANIZACIONAL
3. Definicin de lneas de autoridad y responsabilidad
4. Asignacin de funciones y actividades
5. Fijacin de polticas administrativas
6. Determinacin de nuevos controles
7. Coordinacin de funciones y actividades
8. Adecuadas relaciones humanas, etc.

RECOPILACION DE INFORMACIN.
Se debe seleccionar previamente la informacin que recopile, los hechos que
deben ser constatados, deben ser objetivos, es decir no deber recopilar datos
innecesarios, hay que tener en cuenta el propsito del estudio y se debe
proceder a la evaluacin de la informacin recopilada con la finalidad de:

* Asegurarse que es relativa al problema
* Determinar si de ella se desprende la existencia de nuevos problemas
* Evaluar la informacin recopilada para ver si sugiere cambios
ANLISIS, DIAGNSTICO Y DISEO DE LA ESTRUCTURA
ORGNICA
El anlisis funcional toma en cuenta los siguientes factores:

Factor directo constante:

* Agrupar funciones por afinidad
* Identificar reas de primer nivel
* Desglosar funciones en actividades
* Identificar reas de segundo nivel
* Desglosar funciones en actividades
* Repetir lo anterior de acuerdo a los niveles jerrquicos
El anlisis estructural toma en cuenta los siguientes factores:

Factores directos variables:
*Especializacin de funciones
* Volumen de trabajo
* Tipos de actividades o trabajo
* Tipos de productos o artculos
* Tipos de personas o cosa que se atienden
Factores indirectos
* Equilibrio horizontal entre las unidades
* Desarrollo de otras funciones
* Econmica de recursos