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MANUAL DE FORMAO

REUNIES DE TRABALHO
ORGANIZAO E PLANIFICAO
rea de Formao !"# $ Se%re&ar'ado e Tra(a)*o Adm'+',&ra&'-o

NDICE
Pg.
Captulo 1 Tipos e definies de reunies alargadas 4
Captulo 2 Preparao da reunio de trabalho 11
Captulo 3 Registo de notas 24
Captulo 4 Atas 2!
"ibliografia 2#
DESENVOLVIMENTO
CAPTULO 1 TIPO E DEFINIES DE REUNIES ALARGADAS

$"%&CT'($) C$*T&+,$)
Definir e caracterizar o
!iferente ti"o!e re#ni$e%
Conferncia; Reunies forais e
inforais; Seinrio; Si!"sio;
&or'(o".
-tilidade da reunio o.o instru.ento de o.uniao
)A re#ni$e *o nor+a,+ente a acti-i!a!e co+#nicaciona, +ai !i"en!ioa !o +#n!o
e+"rearia, . +ai !o /#e o "rocea!ore !e te0to1 o co+"#ta!ore1 o "a"e,1 o# a
infinit#!e !e te,efone+a)2
#$%essan&ra ' (unsa)er* +,,-* +../
Por &efini01o e &e ua fora si!%is2a* ua reuni1o 3 ua associa01o &e !essoas
4ue se 5un2a co u &e2erina&o o65ec2i7o.
Segun&o u es2u&o efec2ua&o no Reino 8ni&o9
: ; i%<es &e <oras s1o gas2as &iariaen2e e reunies;
: Por &ia* rea%i=a:se cerca &e >? i%<es &e reunies;
: Cerca &e -?@ &o 2e!o &os &irec2ores 3 gas2o e reunies.
$ gran&e aioria &as reunies s1o9
: I!ro&u2i7as e ua !er&a &e 2e!o;
: Ma% acei2es !e%os seus !ar2ici!an2es;
: Caras !ara a e!resa;
: Deasia&o %ongas e ro2ineiras.
No en2an2o* as reunies s1o fun&aen2ais A so6re7i7ncia &e 4ua%4uer organi=a01o*
&e!en&en&o a sua !ro&u2i7i&a&e &a ca!aci&a&e &e 4ue con&u= a reuni1o.
Por/ue falha. as reunies0
$ reuni1o era &esnecessria;
$ reuni1o foi arca&a co u o2i7o ocu%2o;
Os o65ec2i7os n1o fora 2ransi2i&os* fora &easia&o a6iciosos ou
es2a7a a% &efini&os;
Os con7oca&os n1o 2 au2ori&a&e !ara i!%een2ar ua &ecis1o 2oa&a na
reuni1o;
O nBero &e !ar2ici!an2es era eCcessi7o;
O con2ro%o foi ina&e4ua&o;
O %oca% era ina&e4ua&o;
O 2e!o foi a% geri&o;
$ reuni1o &ecorre nua a%2ura &o &ia* &a seana ou &o s !ouco
a!ro!ria&a;
$ reuni1o foi &es7a%ori=a&a;
$%guns !ar2ici!an2es sae &a reuni1o se !erce6er o 4ue 3 4ue se es!era
&e%es;

$ &iscuss1o 3 in2erin7e% ou a &ecis1o 3 2oa&a &e fora !reci!i2a&a;
N1o eCis2e agen&a ou es2 a% fei2a ou n1o foi &is2ri6uD&a.
$ Pro.otor no prepara a reunio1
Os !ar2ici!an2es n1o !o&e !re!arar:se !re7iaen2e;
Coo n1o < %ii2e &e 2e!o* a reuni1o s" 2erinar 4uan&o os seus
!ar2ici!an2es es2i7era cansa&os;
O eso assun2o !o&e ser a6or&a&o &i7ersas 7e=es;
Po&e fa%<ar a a6or&age a assun2os i!or2an2es;
$s !essoas n1o sa6e ui2o 6e o 4ue es21o a%i a fa=er.
Por/u2 on3oar u.a reunio0
Para foen2ar a coes1o &o gru!o &e 2ra6a%<o;
Para o2i7ar;
Para a7a%iar infora01o;
Para 2oar &ecises;
Para ac2ua%i=ar infora01o;
(antagens e ,es3antagens das reunies
Van2agens9
$ 2roca &e o!inies !o&e o!2ii=ar a &ecis1o;
Peri2e ua 7is1o g%o6a% &a organi=a01o;
Circuns2ancia%i=a o &ese!en<o;
Peri2e u e%<or con<ecien2o &os &iferen2es o65ec2i7os &a organi=a01o;
Po&e e%<orar a counica01o &o gru!o;
Eaci%i2a a 2oa&a &e &ecises i!o!u%ares;
Proo7e a o2i7a01o e a coes1o &o gru!o;
Possi6i%i2a u aior en7o%7ien2o na eCecu01o &as &ecises.
Des7an2agens9
Po&e ocu!ar u 2e!o 7i2a% !ara o &esen7o%7ien2o &e ou2ras 2arefas;
Po&e surgir u !ensaen2o gru!a%;
Fuan&o a !essoa sen2e 4ue os seus arguen2os fora ignora&os* !o&e
&eso2i7ar;
Se s1o a% geri&as* !o&e 2ransi2ir a sensa01o &e ani!u%a01o;
Es2iu%a a%gua &i%ui01o &a res!onsa6i%i&a&e.
4ual o usto de u.a reunio0
En2re os cus2os ais fre4uen2es 2eos9
: Sa%rios &os !ar2ici!an2es;
: Cus2os a&inis2ra2i7os;
: Des!esas &e &es%oca0es;
: Cus2o &os e4ui!aen2os e &o econoa2o;

: Cus2o &o %oca% on&e a reuni1o &ecorre;
: Cus2os &e o!or2uni&a&es !er&i&as.
De ua fora ais enca!o2a&a* 2eos 4ue associar a es2es cus2os* os cus2os &e u
e7en2ua% !rocesso &e &eso2i7a01o* co orige nas Gc<aa&as reunies
&esnecessriasG
Es2es s1o cus2os 4ue* e6ora n1o es2e5a &irec2aen2e %iga&os A reuni1o* 2
nora%en2e conse4uncias gra7es 2an2o a nD7e% &a !ro&u01o coo a nD7e% &o
&ese!en<o.
To&a e 4ua%4uer reuni1o 2e cus2os ui2o 6e &efini&os e !erfei2aen2e
4uan2ific7eis.
Para 4ue ua reuni1o resu%2e 3 fun&aen2a% 4ue se sai6a eCac2aen2e 4uais os
seus o65ec2i7os.
Es2es o65ec2i7os &e7e ser an2eci!a&aen2e 2ransi2i&os e 2o2a%en2e c%aros e
7isD7eis.
$b5eti3os da reunio
Soos ui2o fre4uen2een2e confron2a&os co reunies 4ue nos !arece
!erfei2aen2e inB2eis s" !or4ue o seu o65ec2i7o n1o es2 &efini&o.
Para 4ue u o65ec2i7o es2e5a 6e es2ru2ura&o* e%e 2e 4ue9
: Ser c%aro* !reciso e rea%is2a* ou se5a* a&a!2a&o As !ossi6i%i&a&es &o gru!o;
: Ser re%a2i7aen2e a6icioso &e fora a ser o2i7a&or;
: Se !ossD7e%* ensur7e% e es2i!u%ar o resu%2a&o !re2en&i&o e o res!ec2i7o !ra=o.
Alguns tipos de reunio .ais fre/uentes6
Reunies &e 2oa&a &e &ecis1o
O !rieiro !asso ser &eci&ir 4ue 2i!o &e &ecis1o 2 4ue 2oar9
H L"gica : eCis2e u &e2erina&o n.I &e o!0es* !e%o 4ue o gru!o 2er coo
o65ec2i7o a7a%iar os !r"s e con2ras &e ca&a ua &e%as;
H Cria2i7as : n1o eCis2e A !riori 4ua%4uer 2i!o &e o!0es &efini&as* coo 2a%* o
!rieiro !asso ser criar es2as o!0es #!or eCe!%o a2ra73s &a 23cnica &o
3raintor+in4/ !ara &e!ois se !o&ere a7a%iar os !r"s e os con2ras &e ca&a ua
&e%as.
Reunies &e 2oa&a &e &ecis1o9 Visa a reconci%ia01o &e o!inies &i7ergen2es* &e
fora a se conseguir c<egar a ua &ecis1o ais a&e4ua&a e &e aior 4ua%i&a&e.
Reunies &e e4ui!a
T nora%en2e ua !erio&ici&a&e regu%ar.
Po&e 2ransforar:se nua ro2ina* &eiCan&o assi &e &es!er2ar 4ua%4uer in2eresse.
Es2as s1o reunies 4ue9
H De7e ser eC2reaen2e 6re7es e inforais;
H Ca&a !on2o &a agen&a 2e 4ue 2er u 2e!o &efini&o;
H Ca&a !on2o 3 orien2a&o !or 4ue o !ro!Js;

H $s &ecises &e7e ser resui&as !e%a c<efia.
Reunies !ara reso%7er !ro6%eas
Procura i&en2ificar as causas &e a%go 4ue es2 fora &o !%anea&o.
Procura:se* no fun&o* res!on&er a u con5un2o &e seis !ergun2as9
O 4uK* Por4uK* Fuan&oK* CooK* On&eK E FueK
M32o&o &e reso%u01o &e !ro6%eas9
+I I&en2ifica01o &o !ro6%ea;
LI $n%ise &o !ro6%ea;
-I Defini01o &o o65ec2i7o;
;I Le7an2aen2o &e e7en2uais so%u0es;
>I $7a%ia01o &as so%u0es;
MI Esco%<a &a so%u01o ais 7an2a5osa;
NI Eora &e i!%een2ar essa so%u01o;
.I Ca%en&ari=a01o &a !r"Cia reuni1o.
Reunies !ara &e%egar 2arefas eOou res!onsa6i%i&a&es
De!ois &e 2oar ua &ecis1o* 3 ui2as 7e=es necessrio &is2ri6uir 2arefas eOou
res!onsa6i%i&a&es !e%as !essoas 4ue ir1o i!%een2:%a. E6ora a &e%ega01o n1o
2en<a 4ue ser fei2a necessariaen2e nua reuni1o* eCis2e a%guas 7an2agens !ara
4ue e%a se &esen7o%7a nes2e con2eC2o9
H Perce6er a &ecis1o coo u 2o&o* ou se5a* con2eC2ua%i=ar a 2arefa;
H C%arificar !orenores 4ue &e ou2ra fora !assaria &es!erce6i&os.
Reunies &e an%ise &e !ro5ec2os e curso
Para ana%isar u !ro5ec2o9
H De2erine o 4ue 5 &e7ia 2er si&o fei2o;
H Verifi4ue o 4ue 5 foi efec2i7aen2e fei2o;
H De2erine as ra=es &os e7en2uais a2rasos;
H $7a%ie e7en2uais a%2era0es ao !ro5ec2o;
H Esc%are0a o 4ue 2e 4ue ser fei2o;
H Refira !ossD7eis &ificu%&a&es 4ue !o&er1o 7ir a surgir;
H Pro!on<a e&i&as !ara essas esas &ificu%&a&es.
Reunies &e an%ise &e !ro5ec2os e curso9 s1o reunies on&e se a7a%ia o 4ue se fe=*
&e fora a se !o&ere corrigir ac0es fu2uras.
Reunies &e !ersuas1o ou &e infora01o &escen&en2e
O !rinci!a% o65ec2i7o ser o &e o62er a!oio !ara u &e2erina&o as!ec2o.
Reunies &e !%aneaen2o
T co o65ec2i7o o !%aneaen2o &e ua &e2erina&a ac2i7i&a&e. Para e%a6orar u
!%ano9
H C%arificar o o65ec2i7o &o !%ano;
H Ca%en&ari=ar o !%ano;
H I&en2ificar as 2arefas !rinci!ais;

H Lis2ar os recursos necessrios;
H $2ri6uir res!onsa6i%i&a&es;
H Deci&ir !ra=os &e conc%us1o.
Reunies e%ec2r"nicas
O con2ac2o en2re os con7oca&os 3 fei2o a2ra73s &e 2e%efone ou a2ra73s &e 7D&eo. S1o
reunies 4ue 2 regras ui2o es!ecDficas9
H Refira fre4uen2een2e o noe &a !essoa co 4ue es2 a fa%ar;
H Man2en<a a or&e &a agen&a.
E 7i&eoconferncias9
H Se!re 4ue !ossD7e% use a!oios 7isuais #eC. grficos/;
H Cer2ifi4ue:se 4ue es21o 2o&os 7isD7eis e 4ue n1o < e%een2os &is2rac2ores #1os a
!assar* 7o=es escon&i&as* e2c./;
H Fue es2i7er a fa%ar &e7e an2er o con2ac2o 7isua% co os ou7in2es* o%<an&o !ara
a cPara;
H Pe4uenos ruD&os s1o ui2o a!%ia&os;
H De fora a n1o <a7er so6re!osi01o &e &i%ogos* &e7e eCis2ir u 6re7e in2er7a%o
en2re ora&ores;
H E7i2e usar rou!as co!%e2aen2e 6rancas ou !re2as* riscas ui2o finas ou cores
ui2o 6erran2es;
H Se for necessrio o7ien2ar:se* e7i2e o7ien2os r!i&os ou 6ruscos.
Van2agens &a 7i&eoconferncia9
Reunir !essoas geograficaen2e &is!ersas; Econoia financeira; Para &ecises
urgen2es; Para &i7u%gar infora01o; Po&e ser gra7a&a.
Des7an2agens &as 7i&eoconferncias9 Ea%2a o con2ac2o !resencia%; Po&e surgir fa%<as
23cnicas; Desfasaen2o 2e!ora% en2re a iage e o so; Po&e <a7er so6re!osi01o
&e 7o=es; O !r"!rio sis2ea &e 7i&eoconferncia !o&e ser u e%een2o &is2rac2or.
Reunies consu%2i7as ou &e 7en&a
+. Couni4ue efica=en2e co o c%ien2e : os2re 4ue con<ece 6e o seu !ro6%ea;
L. I&en2ifi4ue as necessi&a&es &o c%ien2e : &efina o !ro6%ea;
-. $!resen2e a sua so%u01o &ua fora gen3rica;
;. Porenori=e a sua so%u01o : eC!%i4ue:a !asso a !asso. Rea%ce os resu%2a&os finais
es!era&os;
>. Procure an2eci!ar o65ec0es;
M. $!resen2e no7aen2e a !ro!os2a &e fora resui&a. Es2iu%e a%gua &iscuss1o.
Reunies consu%2i7as ou &e 7en&a9 Q fun&aen2a% 4ue o consu%2or O !eri2o sai6a
eCac2aen2e 4uais s1o as !re2enses &o seu c%ien2e.
Reunies &e !assage &e infora01o

S1o* na2ura%en2e* reunies ais efica=es se os !ar2ici!an2es 2i7ere
an2eci!a&aen2e e seu !o&er* u &ocuen2o co a infora01o 4ue 7ai ser
&iscu2i&a e 2ransi2i&a
H EC!%i4ue o o65ec2i7o fa=en&o so6ressair a i!or2Pncia &a infora01o;
H Refira resui&aen2e a infora01o;
H Esc%are0a o 2e!o 4ue 7ai &eorar;
H $!resen2e a infora01o &e fora c%ara9
H 8se frases cur2as;
H 8se frases si!%es;
H Recorra a eios au&io7isuais;
H Es2iu%e os !ar2ici!an2es a 2irare &B7i&as;
H E7i2e 4ua%4uer &es7io ao 2ea;
H Resua os !on2os c<a7e;
H Vo%2e a &is!oni6i%i=ar:se !ara esc%arecien2os.
Reunies &e !assage &e infora01o9 S1o reunies i!or2an2es 4uan&o se !rocura
!assar infora01o co!%eCa ou con2ro7ersa es2iu%an&o assi ua &iscuss1o.
Reunies &e o2i7a01o
Es2as reunies 2 coo o65ec2i7o increen2ar a o2i7a01o &os seus !ar2ici!an2es
re%a2i7aen2e a u !ro5ec2o* a u !ro&u2o* a u ser7i0o ou eso re%a2i7aen2e A
e!resa. Mui2o fre4uen2een2e* s1o reunies on&e se &i7u%ga os sucessos !essoais
ou gru!ais.
Reunies u%2icu%2urais
Na2ura%en2e 4ue ca&a cu%2ura 2e os seus !roce&ien2os e reuni1o* no en2an2o*
4uan&o es2es !roce&ien2os s1o o6riga&os a is2urar:se* 2orna:se necessrio u
cui&a&o su!%een2ar9
H Tra&u=a a &ocuen2a01o;
H Peri2a a !resen0a &e 2ra&u2ores;
H Infore:se acerca &os !roce&ien2os norais &a ou2ra cu%2ura.
Cic%o &e !a%es2ras
Q ua s3rie &e !a%es2ras. Tan2o !o&e ser u assun2o &es&o6ra&o e 7rias
a!resen2a0es coo 7rios assun2os 4ue se co!%een2a. Igua%en2e* !o&e ser
inis2ra&o !or u ou 7rios in2er7enien2es* es!ecia%is2as no assun2o.
Conferncia
Q ua reuni1o fora%* e 4ue u es!ecia%is2a &esen7o%7e &e2erina&o 2ea so6re o
4ua% 2e a!%o &oDnio. No fina% &a sua eC!osi01o* res!on&e a !ergun2as.
Congresso
S1o reunies !roo7i&as !or en2i&a&es &e c%asse ou associa0es &i7ersas* !ara
a!recia01o* es2u&os* &e6a2es &e in2eresse &os seus !ar2ici!an2es ou so6re a%gu
rao &e con<ecien2o 4ue 4ueira criar* &esen7o%7er ou co%a6orar. Nora%en2e* o
congresso &esen7o%7e:se e "&u%os ou sesses organi=a&os &e &i7ersas foras9

esas:re&on&as* sesses !%enrias* reunies &e coiss1o* su6coisses* su6gru!os
ou gru!os &e 2ra6a%<o.
Con7en01o
Q o esfor0o &e u &e2erina&o agru!aen2o socia%. Nora%en2e co o o65ec2i7o
&e in2egra01o* o con<ecien2o recD!roco &os seus !ar2ici!an2es* a <oogenei=a01o
&e !roce&ien2os* co!or2aen2os ou infora0es.
E"ru
Des2ina&o eCc%usi7aen2e As !essoas 4ue &oine o assun2o a ser 2ra2a&o. O
!ar2ici!an2e !o&er &e6a2er co %i6er&a&e as suas !osi0es* se res2ri0es 4uan2o A
4uan2i&a&e &e !ar2ici!an2es. ECis2e u e&ia&or !ara garan2ir a !ar2ici!a01o %i7re
&os in2eressa&os* &irecionan&o:os na 6usca &o consenso e no regis2o &e o!inies
significa2i7as.
Mesa re&on&a
T3cnica u2i%i=a&a !or !e4uenos gru!os co!roe2i&os co u eso rao &e
con<ecien2o ou in2eresse* !ara esc%arecien2os* 2roca &e i&eias* &iscuss1o &e
casos. Ca&a !ar2ici!an2e 2e 2e!o !ara eC!or os seus !on2os &e 7is2a* !ara sere
a!recia&os e &e6a2i&os.
Pa%es2ra
8a !essoa* con<eci&a coo !a%es2ran2e*2rasni2e aos ou7in2es o seu
con<ecien2o* a sua eC!erincia ou o seu en2en&ien2o so6re &e2erina&o assun2o.
N1o eCis2e ua regra fiCa 4uan2o ao 2e!o &e &ura01o e !ar2ici!a01o &o !B6%ico.
Seinrio
Des2ina&o a !essoas 4ue a!resen2e !ra2icaen2e o eso nD7e% &e con<ecien2o.
Os !ar2ici!an2es 2 !r37io con<ecien2o &o 4ue ser 2ra2a&o. Di7i&e:se e 2rs
fases9 EC!osi01o* &iscuss1o e conc%us1o.
Si!"sio
Os eC!osi2ores &e6a2e os assun2os co o !B6%ico assis2en2e* &en2ro &e noras !r3:
es2a6e%eci&as.
CAPTULO 5 PREPARA6O DA REUNI6O DE TRA7AL8O
$"%&CT'($) C$*T&+,$)
Decre-er a eta"a e a tarefa
inerente 9 "re"ara:*o !e
re#ni$e !e tra3a,(o%
Lis2a &e 2arefas; Con2ro%o &e 2arefas;
Con7oca2"ria; Lis2a &e !ar2ici!an2es;
Reco%<a &e &ocuen2a01o; Dossi &os
!ar2ici!an2es; $co%<ien2o; Con2ro%o
&e en2ra&as; Tarefas &o secre2aria&o
nos &iferen2es 2i!os &e reuni1o;

Preparar u.a reunio
$n2es &e con7ocar ua reuni1o* 4ues2ione:se9
Es2a reuni1o 3 eso i!or2an2eK
Ser insu6s2i2uD7e%K
Fua% o seu rea% o65ec2i7oK
o Pro.otor
Eases &a !re!ara01o9
#$/ Definir o o65ec2i7o &a reuni1o;
#R/ Dar u 2D2u%o A reuni1o;
#C/ Lis2ar os assun2os a 2ra2ar* ou se5a* %is2ar os i2ens &a reuni1o;
#D/ Lis2ar os !ar2ici!an2es;
#E/ Loca%* &a2a* <ora e &ura01o &a reuni1o;
#E/ Docuen2os necessrios A reuni1o;
#S/ E4ui!aen2os necessrios A reuni1o;
#(/ E%a6orar e &is2ri6uir a agen&a #&ocuen2o co a &escri01o sucin2a &a fora
coo se !re2en&e 4ue a reuni1o &ecorra/.
#$/ O65ec2i7o &a reuni1o
Es2a reuni1o 2e coo o65ec2i7o9
De7eos es2a6e%ecer9
H O resu%2a&o i&ea%;
H O resu%2a&o !r2ico;
H 8 resu%2a&o sa2isfa2"rio.
Se eCis2e 7rios o65ec2i7os* e%es &e7e es2ar re%aciona&os en2re si. De7eos
7erificar se a 2o&os os con7oca&os in2eressa 2o&os os o65ec2i7os.
#R/ TD2u%o &a reuni1o
O 2D2u%o &e7e9
H Inforar acerca &o con2eB&o &a reuni1o;
H Ser co!reensD7e% e o65ec2i7o;
#C/ Lis2ar os assun2os a 2ra2ar #i2ens/
$%guns !rincD!ios !ara a cons2ru01o &os i2ens9
H De7e 2er ua se4uncia %"gica;
H De7e con2er u 7er6o 4ue 2ra&u=a a ac01o a &esen7o%7er;
H De7e 2er u 2e!o es2i!u%a&o;

H Po&e 2er u ora&or &esigna&o;
H Cer2as !essoas !o&er1o s" es2ar !resen2es e &e2erina&as !ar2es &a reuni1o;
H E4ui%i6re os i2ens urgen2es e os i2ens i!or2an2es;
H E%iine 4ua%4uer i2e &esnecessrio.
Ten<a u es!ecia% cui&a&o co o 2D2u%o &e ca&a i2e. Q co 6ase nes2e 2D2u%o* 4ue
!os2erioren2e se 7ai 2ra6a%<ar.
#D/ Lis2ar os Par2ici!an2es
H $ 4ue rea%en2e in2eressa o assun2o;
H Fue !ossa con2ri6uir co infora0es B2eis ou i&eias in2eressan2es;
H Fue !ossa inf%uenciar nas &ecises a 2oar;
H Fue !ossa 2er u !a!e% na &inPica &o gru!o.
$ &iens1o &o gru!o 3 u &os as!ec2os 4ue se re7es2e &e aior i!or2Pncia* 5 4ue*
ui2as 7e=es* &e%e !o&e &e!en&er o sucesso &a reuni1o.
Ten<a u es!ecia% cui&a&o 4uan&o eCis2e &iferen2es nD7eis <ierr4uicos. Mui2o
fre4uen2een2e* o 4ue acon2ece 3 4ue as !essoas co u nD7e% <ierr4uico ais
6aiCo aca6a !or n1o eC!ressar os seus !on2os &e 7is2a* e es!ecia% se es2es s1o
&iscor&an2es &os e%een2os &e nD7e% <ierr4uico ais e%e7a&o.

$ !ar2ir &e +L e%een2os* a 2arefa &e 4ue con&u= a reuni1o 2orna:se
su6s2ancia%en2e co!%ica&a* !e%o 4ue nes2as si2ua0es &e7er o!2ar !or ua &as
seguin2es so%u0es9
H Verificar se <a7er !essoas 4ue s" necessi2ar1o &e es2ar nua !ar2e &a reuni1o;
H Ea=er ais reunies* &i7i&in&o assi o gru!o;
H Verificar se <a7er a%gu3 4ue !ossa re!resen2ar u gru!o &e !essoas esco%<i&as.
Cui&a&os a 2er na esco%<a &os !ar2ici!an2es9
Con-oca:*o !e o3er-a!ore
Co!arecere !essoas e su6s2i2ui01o &e ou2ras* se 2ere 4ua%4uer no01o &o
assun2o a 2ra2ar.
Con-ocar /#a!ro !e n;-e, (ier<r/#ico #"erior1 /#e ten(a+ ten!=ncia "ara !o+inar
a re#ni*o2
Po&e acon2ecer 4ue esse 4ua&ro aca6e !or &oinar 2o&a a se4uncia &a reuni1o e
4ue os res2an2es e%een2os &iri5a !ara e%e as suas in2er7en0es.
Con-ite "e,o etat#to
E7i2e 2o2a%en2e es2e 2i!o &e co!roissos. Mui2as 7e=es* esses esos con7oca&os
sen2e 4ue es21o si!%esen2e a !er&er 2e!o* !ois efec2i7aen2e na&a 2 a 7er
co o assun2o &a reuni1o.
#E/ Loca%* &a2a* <ora e &ura01o &a reuni1o

Loca%
No %oca%* 2en<a e con2a9
H O es!a0o eCis2en2e #-*> L !or !essoa/;
H $ acBs2ica* a i%uina01o* a 7en2i%a01o* a 2e!era2ura &a sa%a;
H O 2i!o &e esas e ca&eiras;
H $ eCis2ncia &e e%een2os &is2rac2ores.
O 2i!o &e esas e ca&eiras e a fora coo es21o &is!os2as* 71o inf%uenciar o
&ecorrer &a reuni1o* 2en&o es!ecia% inf%uncia no grau &e fora%i&a&e O
infora%i&a&e &a esa e no nD7e% &e !roeinncia &o %D&er.
Os !ar2ici!an2es &e7era sen2ar:se a u 6ra0o &e &is2Pncia en2re e%es* !ois se
es2i7ere &easia&o 5un2os sen2ir1o ua sensa01o &e in7as1o &o es!a0o !essoa%* se
es2i7ere ui2o afas2a&os* sen2ir1o a%gu iso%aen2o.
O 2i!o &e es!a0o &e!en&e* e gran&e !ar2e* &e inBeros fac2ores* 2ais coo9
H Con&i0es eCis2en2es e !ossD7eis;
H Ti!o &e reuni1o e nBero &e !ar2ici!an2es;
H Srau e 4ue o %D&er !re2en&e enfa2i=ar o seu !o&er;
H Necessi&a&e &e <a7er ou n1o &iscuss1o;
H Necessi&a&e &e in2erac01o Gcara a caraG.
Por eCe!%o9
H Se o o65ec2i7o for s" ou7ir ou se for ua reuni1o co ui2as !essoas : &is!osi01o
e au%a ou anfi2ea2ro;
H Se o o65ec2i7o 3 o confron2o &e o!inies : !ar2ici!a2i7o ou o &eocr2ico;
H Reunies e !3* s" s1o aconse%<a&as !ara reunies r!i&as;
H $s !essoas 4ue 2i7ere counica0es a fa=er* &e7e sen2ar:se e %ugares on&e
fi4ue 6e 7isD7eis a 2o&os;
H Se <ou7er a!resen2a0es co o recurso a eios au&io7isuais* 2o&as as !essoas
&e7era 7er faci%en2e o ecr1;
H Se for !ossD7e%* co%o4ue a !essoa 4ue consi&era ser ais conf%i2uosa co a !essoa
4ue consi&era ser ais !assi7a.
N1o 5un2e &uas !essoas !o2encia%en2e conf%i2uosas ou co o!inies 2o2a%en2e
&i7ergen2es.
Dis!osi01o &as esas e %ugares9

Fuan2o aior a &is2Pncia en2re o !roo2or &a reuni1o e os !ar2ici!an2es* ais
sa%ien2e es2ar a !osi01o &o !rieiro.
Os e%een2os co enor nD7e% &e au2ori&a&e* sen2a:se nora%en2e nos eC2reos
o!os2os ao &o !roo2or.
Se 4uiser !erce6er coo 3 4ue u !ar2ici!an2e sen2e a reuni1o !ara a 4ua% foi
con7oca&o* !on<a ; ca&eiras A 7o%2a &e ua esa e sen2e:se an2es &essa !essoa
c<egar.
Vaos* &e segui&a* a!resen2ar ua s3rie &e &is!osi0es !ossD7eis !ara ais
!ar2ici!an2es9


Data e hora:
$ &a2a e 4ue a reuni1o 7ai &ecorrer 3 &e eC2rea i!or2Pncia9
H De7eos 2er a cer2e=a 4uan2o A &is!oni6i%i&a&e &e 2o&os os in2er7enien2es e
&e7eos con7oc:%os co a an2ece&ncia necessria !ara 4ue ca&a u !ossa
!re!arar a reuni1o* as n1o 2an2o 2e!o an2es 4ue !eri2a 4ue se es4ue0a &e%a;
H De7e &esenro%ar:se nu <orrio a!ro!ria&o;
H Segun&o a%guas !es4uisas &e ergonoia* o fi &a an<1 3 a%2ura ais a!ro!ria&a
!ara a ac2i7i&a&e in2e%ec2ua%.
Dura01o9

Segun&o a%guns es2u&os* o 2e!o &e &ura01o Cio &e ua reuni1o &e7er si2uar:
se en2re os &e ,? e os +L? inu2os. No en2an2o* caso se5a o6riga&o a u%2ra!assar os
,? inu2os* fa0a !ausas &e &escon2rac01o co a%gua !erio&ici&a&e.
Refira se!re a <ora &e inDcio e &e fi &a reuni1o.
Lii2e o n.I &e i2ens &a agen&a.
$2ri6ua u 2e!o !ara ca&a i2e.
#E/ Docuen2os necessrios A reuni1o
H $c2as &as reunies an2eriores re%aciona&as;
H Re%a2"rios;
H Con2ri6u2os 4ue !eri2os !ossa 2er &a&o;
H E2c.
$ &is2ri6ui01o &es2es &ocuen2os &e7e ser fei2a co a an2ece&ncia necessria* &e
fora a 4ue as !essoas se !ossa !re!arar !ara a reuni1o.
En2regar os &ocuen2os no inDcio &a reuni1o* !o&e eso in7ia6i%i=ar a esa. Ou
se5a* !o&e acon2ecer9
: Ter 4ue a&iar a reuni1o;
: S" in2er7ir 4ue 2e7e acesso A &ocuen2a01o;
: O !roo2or ser acusa&o &e segun&as in2en0es;
: Per&er:se ui2o 2e!o a %er a &ocuen2a01o.
Segun&o a%guns au2ores* a an2ece&ncia i&ea% !ara a &is2ri6ui01o &os &ocuen2os*
7aria en2re as ;. e as NL <oras an2es &a reuni1o.
#S/ E4ui!aen2os necessrios A reuni1o
H Lii2e o nBero &e e4ui!aen2os a u2i%i=ar. Se fore e eCcesso* s" &is2rae;
H D 2e!o aos !ar2ici!an2es !ara %ere os &ia!osi2i7os e n1o fa%e ao eso 2e!o
4ue os os2ra;
H Fuan&o 2erinar o assun2o &o &ia!osi2i7o re2ire:o &e ie&ia2o;
H Ea%e !ara o gru!o* n1o !ara o &ia!osi2i7o;
H E2c.
Esco%<a !re7iaen2e o %oca% !ara co%ocar os e4ui!aen2os e 7erifi4ue se es21o 2o&os
e !erfei2as con&i0es.
#(/ E%a6orar e &is2ri6uir a agen&a
8a agen&a 6e !re!ara&a !eri2e9
H Fue os !ar2ici!an2es se !re!are;
H Esc%arecer o nD7e% &e i!or2Pncia &os &iferen2es assun2os;
H Con2ro%ar o o65ec2i7o;
H O!2ii=ar a reuni1o.

En2regar a agen&a &easia&o ce&o !o&e %e7ar a 4ue se es4ue0a seu con2eB&o.
En2reg:%a &easia&o 2ar&e !o&e n1o &ar 2e!o !ara 4ue ca&a u !re!are a
reuni1o.
Pon2os fun&aen2ais &a agen&a9
H TD2u%o &a reuni1o;
H O65ec2i7o &a reuni1o;
H Da2a &a reuni1o;
H (ora &e inDcio e &e fi;
H Loca% on&e a reuni1o 7ai &ecorrer;
H Par2ici!an2es;
H Se4uncia &e !on2os a 2ra2ar;
H Docuen2os 4ue !ossa 7ir a ser necessrios A reuni1o9
: $c2as &as reunies an2eriores re%aciona&as;
: Re%a2"rios ou con2ri6u2os 4ue !eri2os !ossa 2er &a&o;
: E2c.;
H Da2a* <ora* %oca% &e ua !r"Cia reuni1o;
H Ou2ros assun2os.
Coo e7i2ar assun2os n1o urgen2es9
: Dis2ri6ua se!re a agen&a;
: Refira 4ue* caso a%gu &os !ar2ici!an2es 4ueira acrescen2ar a%gu assun2o* &e7e
%e7:%o A consi&era01o &o !roo2or &a reuni1o co a%gua an2ece&ncia;
: Caso a o!01o &es2e se5a no sen2i&o &e inc%uir o referi&o assun2o* &e7er refa=er a
agen&a e en7iar no7a c"!ia;
Ou2ros assun2os9
Po&e surgir ou2ros assun2os 4ue n1o es2a7a !re7is2os9
8rgen2es9
Nes2e caso* 2er 4ue fa=er ua a%2era01o &e B%2ia <ora A agen&a* &e o&o a !o&er
incor!or:%os9
H E%iinar a%guns i2ens : co6inar co os !resen2es 4uais os i2ens a re2irar;
H $uen2ar o 2e!o &a reuni1o : co6inar co os !ar2ici!an2es o 2e!o a
acrescen2ar.
N1o urgen2es9
Es2es assun2os &e7e na2ura%en2e ser e7i2a&os e* se for caso &isso* &e7e ser
agen&a&os !ara ua reuni1o fu2ura.
o )eretariado
O secre2aria&o 2e ua fun01o fun&aen2a% e 2o&as as fases &a reuni1o.

Nes2a !rieira fase* e%e &e7e es2ar ao corren2e9
H Dos o65ec2i7os &a reuni1o e &a agen&a;
H Da %is2a &e !ar2ici!an2es.
$ fun01o &o secre2aria&o nes2a fase ser en21o9
H Reser7ar a sa%a &e reunies e en7iar as con7oca2"rias co a agen&a;
H Se for necessrio* aneCar A con7oca2"ria as ac2as &e reunies an2eriores
re%aciona&as;
H Confirar a !resen0a &e ca&a !ar2ici!an2e* esc%arecer &B7i&as 4uan2o ao %oca% e
<orrio;
H Pro7i&enciar o e4ui!aen2o necessrio ao 6o &esen7o%7ien2o &a reuni1o;
H Pre!arar os &ocuen2os !ara a reuni1o* fo2oco!i:%os e &is2ri6uD%os.
o Partiipante
$ !ar2ir &o oen2o e 4ue o con7oca !ara !ar2ici!ar nua reuni1o9
H Procure sa6er 4ua% o o65ec2i7o &a esa;
H Leia a2en2aen2e a agen&a e a &ocuen2a01o e aneCo;
H Esc%are0a as &B7i&as an2es &a reuni1o;
H Pre!are cui&a&osaen2e a sua !ar2ici!a01o.
H Caso !re2en&a acrescen2ar a%gua coisa A agen&a 4ue rece6eu* a7ise co
an2ece&ncia o !roo2or &a reuni1o;
H Le7e !ara a reuni1o a sua agen&a !essoa%.
Preparar a apresentao
#a/ Defina o o65ec2i7o
#6/ Organi=e o &iscurso
Resua a ensage 4ue !re2en&e 2ransi2ir nua frase.
Ca&a 2"!ico &e7e ser &i7i&i&o e ca2egorias. Ea0a u &iscurso 6re7e.
Procure 2er !oucas ca2egorias #; ou >/. $s ca2egorias &e7e es2ar es2ru2ura&as &e
ua fora %"gica e coeren2e* &e o&o a conseguir !assar ais faci%en2e a sua
infora01o.
Ca&a ca2egoria &e7e 2er u 2D2u%o* o 4ua% &e7e ser ua s" !a%a7ra. No inDcio e no
fi* enuere os &iferen2es 2D2u%os.
#c/ Ma2eria% &e a!oio
Regras &os a!oios 7isuais9
H De7e con2er s" as i&eias c<a7e;
H O%<e !ara as !essoas e n1o !ara o ecr1;

H Se%eccione as i&eias 4ue !re2en&e 4ue es2e5a a!oia&as 7isua%en2e.
#&/ Dois oen2os fun&aen2ais &o &iscurso
No inDcio9
H Refira o 2e!o 4ue 7ai %e7ar na a!resen2a01o;
H Defina o con2eB&o !rinci!a%;
H Diga coo es2 organi=a&a a sua a!resen2a01o #fa%e nas ca2egorias/;
H Enuere as 7an2agens &e o ou7ire;
H Refira 4ue no fina% <a7er u 2e!o !ara 4ues2es.
No fina%T
H Cu!ra o <orrio;
H $7ise 4ue es2 !res2es a 2erinar : o nD7e% &e concen2ra01o &a au&incia ir
auen2ar;
H Ea0a &e no7o referncia A sua ensage e As &iferen2es ca2egorias;
H Rea%ce os 6enefDcios !ara 2o&os e as ac0es 4ue !ossa 2er 4ue ser &esen7o%7i&as;
H Se5a !osi2i7o e o!2iis2a;
H $gra&e0a a a2en01o !res2a&a e &is!oni6i%i=e:se !ara 4ues2es.
$s 4ues2es9
H Fuan&o %<e co%ocare ua 4ues21o en7o%7a os ou2ros !ar2ici!an2es no &i%ogo;
H Res!on&a se!re a 2o&as as 4ues2es;
H Procure res!os2as cur2as e sin232icas;
H Se n1o sou6er a%gua res!os2a* assua:o e &is!oni6i%i=e:se !ara !ensar e !es4uisar
!os2erioren2e.
$s !ar2es ais i!or2an2es &e 4ua%4uer a!resen2a01o s1o* na2ura%en2e* o !rincD!io
e o fi. Coo 2a%* fa0a u resuo ao !rincD!io e ao fi &os as!ec2os 4ue 4uer 4ue
fi4ue ais eori=a&os.
De!ois &e 2er 2erina&o a sua a!resen2a01o* !o&e <a7er u es!a0o &e 2e!o e
4ue ningu3 co%oca nen<ua 4ues21o. Es2e 3 u si%ncio !erfei2aen2e nora% e
con2eC2o &e counica01o* !ois a au&incia es2 agora a u&ar &e !a!e% e ca6e:%<e
agora &ese!en<ar u !a!e% ais ac2i7o e in2er7enien2e.
Calend7rio de u.a reunio

Papel do pro.otor durante a reunio
H Se5a !on2ua%;
H Procure co%ocar 2o&os os !ar2ici!an2es A 7on2a&e;
H D as 6oas 7in&as sinceras a 2o&os;
H $!resen2e ca&a e%een2o ao res2o &o gru!o;
H Le7e consigo c"!ias &a agen&a;
H C%arifi4ue o o65ec2i7o &a reuni1o : refira as 7an2agens e es2are !resen2es;
H Ea0a referncia aos <orrios &a reuni1o;
H Po&e ser i!or2an2e c%arificar 4ua% o con2ri6u2o 4ue ca&a u &e7e 2er !ara
conseguire a2ingir os o65ec2i7os;
H Refira as noras &e &ecis1o;
H Se eCis2ire reunies an2eriores re%aciona&as* refira as a%2era0es 4ue 2en<a
ocorri&o &es&e en21o;
H Recon<e0a &ificu%&a&es 4ue !ossa eCis2ir;
H Coece a reuni1o co ua no2a !osi2i7a;
H 8se ua %inguage c%ara e acessD7e%. Se5a 6re7e e o65ec2i7o nas suas in2er7en0es;
H E7i2e 2o&a e 4ua%4uer a2i2u&e crD2ica.
$ !rinci!a% 2arefa &o !roo2or 3 a &e conci%iar as &iferen2es !osi0es* &e fora a
conseguire a%can0ar o o65ec2i7o &a reuni1o.
No &ecorrer &a reuni1o* u &os !a!eis ais i!or2an2es &o !roo2or 2e a 7er co
o fac2o &e a5u&ar os !ar2ici!an2es a co%ocare os !ro6%eas &e fora c%ara e
o65ec2i7a.
Coo 2a%* !on2ua%en2e* !o&er 2er 4ue reforu%ar* &e o&o a c%arificar a
counica01o.
O !roo2or 3* no fun&o* o es!e%<o &o gru!o* 2en&o 4ue assuir u !a!e% &e %D&er.

$ 4ua%i&a&e e o 2i!o &e %i&eran0a s1o fac2ores 4ue 71o &ecisi7aen2e inf%uenciar
2o&o o &ecorrer &a reuni1o.
Proo2or e encerraen2o &a reuni1o9
H Resua os !on2os c<a7e e as &ecises;
H Reforce as res!onsa6i%i&a&es &e ca&a u;
H Es2a6e%e0a e2as e !ra=os !ara ca&a !essoa;
H Pe0a e fa0a ua a7a%ia01o &a fora coo a reuni1o &ecorreu;
H $gra&e0a a !resen0a e os con2ri6u2os.
Papel do seretariado durante a reunio
$ !rinci!a% fun01o &o secre2aria&o 3 a &e ano2a01o e !os2erior e%a6ora01o &a ac2a.
Coo 2a%* e%e &e7er es2ar 6as2an2e a2en2o ao 4ue se 7ai &i=en&o* e &e7e 2oar
!e4uenas no2as ou 2ranscre7er !on2os:c<a7e. Se 2i7er &B7i&as nu !on2o 4ua%4uer*
n1o &eiCe &e as esc%arecer.
Papel dos partiipantes durante e reunio
En2en&e:se coo !ar2ici!a01o a&e4ua&a9
H Es2ar a2en2o ao con2eB&o &a reuni1o;
H Ser i!arcia%;
H N1o re5ei2ar &e ie&ia2o i&eias no7as;
H Ser f%eCD7e%;
H Cu!rir a or&e &a agen&a;
H Perce6er 4ue 2o&os 2 &irei2o a fa%ar;
H Cen2rar:se nos arguen2os e n1o nas !essoas;
H Ea=er crD2icas cons2ru2i7as e ser !osi2i7o;
H Ter e a2en01o a a&e4ua01o &a sua %inguage 7er6a% e n1o 7er6a%;
H Cen2rar:se no o65ec2i7o &a reuni1o;
H Ser asser2i7o;
H Pergun2ar* no caso &e n1o 2er co!reen&i&o;
H $cei2ar as &ecises &a aioria.
CAPTULO > REGISTO DE NOTAS
$"%&CT'($) C$*T&+,$)
A",icar a re4ra "ara re4itar I!or2Pncia; Regras; Sis2ea2i=a01o;

nota n#+a re#ni*o%
De fora a rea%i=ar a7a%ia0es !os2eriores* 6e coo criar u regis2o &o
&esen7o%7ien2o &e 2o&os os assun2os !er2inen2es !ara a organi=a01o* i!or2a criar
<6i2os &e regis2o* se5a e%es e !a!e% eOou &igi2ais* sis2ea2i=an&o i&eias*
&ecises* suges2es* e2c.. $ 23cnica &e 7raintor+in4 3 usua%en2e u2i%i=a&a e
reunies* sen&o fun&aen2a% o regis2o &es2a Uc<u7a &e i&eiasV.
$ssi* a sis2ea2i=a01o &es2es regis2os &e7e o6ece&er* e 2ra0os gerais aos
seguin2es i2es9
H Da2a* <orrio e %oca%;
H 8 resuo &o 4ue foi &iscu2i&o;
H Noe &o !roo2or &a reuni1o;
H Noe &os !resen2es;
H $usen2es e res!ec2i7as 5us2ifica0es;
H $c2as a!ro7a&as e assina&as;
H $ssun2os !en&en2es;
H Resuo &e ca&a !on2o;
H Decises* !ra=os e res!ons7eis;
H Resuo &e re%a2"rios !ara a!ro7a01o;
H Resu%2a&o &e !ossD7eis 7o2a0es;
H $ssun2os !ara !os2eriores reunies;
H Loca%* &a2a e <ora &a reuni1o seguin2e;
CAPTULO ? ACTAS
$"%&CT'($) C$*T&+,$)
Re!i4ir #+a acta% Concei2o; I!or2Pncia;
Par2icu%ari&a&es; T3cnicas &e
e%a6ora01o* Teroni%ogia;

No fina% &a reuni1o 2orna:se necessrio !assar A ac01o. O !roo2or &e7e cer2ificar:se
4ue 2o&os cu!re os o65ec2i7os &efini&os.
Se a%gua &as ac0es fa%<ar* 3 fun&aen2a% 4ue o !roo2or se reBna co o
eCecu2an2e* &e fora a !o&ere* e con5un2o* a7a%iar o !or4u &o referi&o fa%<an0o
e a !ro!or so%u0es a%2erna2i7as.
$o secre2aria&o ca6e re&igir as ac2as e &is2ri6uD:%as no es!a0o &e L; a ;. <oras. $ sua
eC2ens1o n1o &e7e ser su!erior a L !ginas.
$s ac2as9
: N1o s1o a 2ranscri01o !a%a7ra !or !a%a7ra &o 4ue se !assou na reuni1o;
: De7e ser cur2as e sin232icas;
: De7e seguir a or&e &a agen&a;
: S1o u regis2o &e fac2os* &ecises e ac0es;
: De7e ser co!reensD7eis !ara 2erceiros;
: Os es!a0os e 6ranco &e7e ser 2ranca&os.
Coo cons2ruir ua ac2a9
H Con2eC2ua%i=e ca&a !on2o;
H Refira a &ocuen2a01o eCis2en2e;
H Enuere os &e!ar2aen2os en7o%7i&os;
H Ea0a u resuo &as conc%uses;
H Refira o 4ue &e7e ser fei2o* !or 4ue* coo* 4uan&o e on&e;
H Procure co%ocar ua s" i&eia e ca&a frase;
H Ca&a !on2o &e7e ocu!ar u !argrafo;
H No 2o2a%* ca&a !argrafo &e7e 2er no Cio ;? %in<as;
H Procure usar o !assi7o &os 7er6os;
H Se5a i!arcia% e !reciso.
ECe!%o9
$os W#+/ &ias &o s &e #+/ &e #+/* !e%as W #+/ <oras e #+/ inu2os* rea%i=ou:se na W#L/
ua reuni1o !resi&i&a !orW #-/ e co a !resen0a &e #;/ e co a seguin2e or&e &e
2ra6a%<os W #>/.
Deen-o,-i+ento !eta,(a!o !e to!o o a#nto trata!o1 re4ito !a -<ria
o"ini$e e !a conc,#$e2

E* na&a ais <a7en&o a 2ra2ar* foi %a7ra&a a !resen2e ac2a 4ue* &e!ois &e %i&a e
a!ro7a&a* 7ai ser assina&a !e%o !resi&en2e e !or i* #M/* na 4ua%i&a&e &e
secre2rio#a/* 4ue a re&igi.
O#$/Presi&en2e O#$/ Secre2rio#a/
#+/ X To&os os nBeros 7 !or eC2enso
#L/ : Loca%* noe &a e!resa* esco%a* e2c.
#-/ X Noe co!%e2o &o Presi&en2e
#;/ X Noe &e 2o&os os !ar2ici!an2es
#>/ X Enuera01o &os !on2os &a or&e &e 2ra6a%<o
#M/ X Noe &o secre2rio
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T$\LOR* (.M. e2 a%.* Co+o !iri4ir #+a re#ni*o* E&i2oria% Presen0a* +,.;