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MANUAL

DE GESTO DE
DOCUMENTOS
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Cadernos Tcnicos
do Arquivo Pblico Mineiro
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MANUAL DE GESTO
DE DOCUMENTOS
Cadernos Tcnicos do Arquivo Pblico Mineiro
N 3
MANUAL DE GESTO
DE DOCUMENTOS
2 Edio
Revista e Atualizada
Texto de Emlia Barroso Cruz
Belo Horizonte
Secretaria de Estado de Cultura de Minas Gerais
Arquivo Pblico Mineiro
2013
___________________________________________________________________________
Cruz, Emlia Barroso
Manual de gesto de documentos / Texto de Emlia Barroso Cruz. - . ed. rev. e atual.- Belo
Horizonte: Secretaria de Estado de Cultura de Minas Gerais, Arquivo Pblico Mineiro, 2013.
146 p.; 30 cm. (Cadernos Tcnicos do Arquivo Pblico Mineiro; n.3)
ISBN: .978-85-99528-76-1
1. Gesto de documentos. I. Secretaria de Estado de Cultura de Minas Gerais. II. Arquivo Pblico
Mineiro. III. Ttulo. IV. Srie.

CDD 025.1714
________________________________________________________________________________
Governador do Estado de Minas Gerais
Antonio Augusto Junho Anastasia
Secretria de Estado de Cultura
Eliane Denise Parreiras
Superintendente do Arquivo Pblico Mineiro
Vilma Moreira dos Santos
Diretora de Gesto de Documentos
Augusta Aparecida Cordoval Caetano
Diretora de Acesso Informao e Pesquisa
Alessandra Palhares
Diretor de Arquivos Permanentes
Ana Maria de Souza
Diretor de Conservao de Documentos
Pedro de Brito Soares
Coordenao editorial
Augusta Aparecida Cordoval Caetano
Maria de Ftima da Silva Corsino
Maria Ceclia Bicalho Monteiro Alves
Texto de
Emlia Barroso Cruz
Projeto grfco e diagramao
Daianne Cristina Fernandes Pacheco
Imprensa Ofcial do Estado de Minas Gerais
Arquivo Pblico Mineiro
apm@cultura.mg.gov.br
Av. Joo Pinheiro, 372 Belo Horizonte MG
CEP 30.130-180 Tel.(31) 3269-1167
SUMRIO
1. ARQUIVOS ...................................................................................................................... 9
1.1 Conceito ..................................................................................................................... 9
1.2 Histrico ..................................................................................................................... 9
1.3 O Documento de Arquivo ..........................................................................................12
1.4 Princpios Arquivsticos .............................................................................................14
2. GESTO DE DOCUMENTOS ........................................................................................17
2.1 Teoria das Trs Idades .............................................................................................19
2.2 Conceito ....................................................................................................................19
2.3 As Trs Etapas da Gesto de Documentos ..............................................................20
2.3.1 Produo .........................................................................................................21
2.3.2 Utilizao .........................................................................................................21
2.3.3 Destinao ......................................................................................................25
2.4 Os Instrumentos da Gesto de Documentos ............................................................32
2.4.1 Classifcao ...................................................................................................32
2.4.2 Elaborao de Plano de Classifcao e Tabela de Temporalidade
e Destinao de Documentos de Arquivo ................................................................34
2.4.2.1 Passo A: Investigao Preliminar ............................................................35
2.4.2.2 Passo B: Anlise de Atividades ...............................................................39
2.4.2.3 Passo C: Identifcao de Requisitos de Arquivamento ..........................51
3. GESTO DE DOCUMENTOS DIGITAIS DE CARTER ARQUIVSTICO .....................63
3.1 Consideraes Iniciais ..............................................................................................63
APRESENTAO.............................................................................................. ..................7
3.1.1 Autenticidade e Integridade .............................................................................64
3.1.2 Acesso e Preservao.....................................................................................66
3.2 Etapas da Gesto de Documentos Digitais ..............................................................68
3.2.1 Produo .........................................................................................................68
3.2.2 Utilizao .........................................................................................................77
3.2.3 Destinao ......................................................................................................78
3.3 Ferramentas .............................................................................................................79
3.3.1 Assinatura Eletrnica .......................................................................................79
3.3.2 Outros Meios de Autenticao Online ..............................................................83
3.3.3 Metadados .......................................................................................................83
3.4 Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gesto Arquivstica de
Documentos - e-ARQ Brasil ...........................................................................................87
4. O ESPAO FSICO DO ARQUIVO ................................................................................89
5. A REFORMATAO VOLTADA PARA OS FINS DA GESTO DE DOCUMENTOS .....93
6. A LEGISLAO ARQUIVSTICA ....................................................................................97
7. REFERNCIAS .......................................................................................................... 109
8. ANEXO 1: Formulrios de Identifcao de Fontes ......................................................117
9. ANEXO 2: Formulrio de Levantamento de Contexto Organizacional ........................ 121
10. ANEXO 3: Formulrio de Levantamento de Funo e Requisitos de Arquivamento 127
11. ANEXO 4: Modelo de Metadados .............................................................................. 131
12. ANEXO 5: Diretrizes para Armazenamento de Documentos at 30 anos em
ambientes tropicais.......................................................................................................... 142
13. ANEXO 6: Diretrizes para Armazenamento de Documentos por 30 anos ou mais
em todas as regies climticas ....................................................................................... 143
14. ANEXO 7: Relao das Resolues do Conselho Nacional de Arquivos ................. 144
7
Manual de Gesto de Documentos
Apresentao
O Arquivo Pblico Mineiro (APM) publicou, em 2007, o seu Caderno Tcnico n. 1: Manual
de Gesto de Documentos. Publicao de extrema importncia para os servidores pblicos
responsveis pela gesto de documentos em suas instituies e, principalmente, para os
membros das Comisses Permanentes de Avaliao de documentos de Arquivo (CPADs) dos
rgos e entidades do Poder Executivo do Estado de Minas Gerais, instituies que o Arquivo
Pblico Mineiro orienta na elaborao dos seus projetos de gesto de documentos.
A reviso e atualizao do Manual que apresentamos agora, em 2013, tornou-se necessria,
especialmente, a partir da promulgao da Lei n 19.420/2011, que estabelece a poltica de
arquivos no Estado de Minas Gerais e da Lei Federal n 12.527/2012, que regula o acesso a
informaes.
Nesta nova edio sero levadas em considerao, tambm, as inmeras solicitaes de
compartilhamento da metodologia utilizada pelo Arquivo Pblico Mineiro na elaborao do
Plano de Classifcao e da Tabela de Temporalidade e Destinao de Documentos de
Arquivo. Projeto iniciado em 2007, uma parceria da Secretaria de Estado de Planejamento e
Gesto (Superintendncia Central de Governana Eletrnica) e da Secretaria de Estado de
Cultura (Arquivo Pblico Mineiro), quando dezenove rgos do Poder Executivo mineiro, sob
a coordenao da Diretoria de Gesto de Documentos do APM, elaboraram os instrumentos
essenciais de gesto de documentos, ou seja, o Plano de Classifcao e a Tabela de
Temporalidade e Destinao de documentos para as suas atividades fnalsticas.
O Caderno Tcnico complementa, ainda, a parte de Gesto de Documentos Digitais de Carter
Arquivstico, incluindo o e- ARQ Brasil: Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de
Gesto Arquivstica de Documentos.
Esperamos que este novo Manual possa contribuir com todas as instituies pblicas, privadas,
mineiras, brasileiras, lembrando que a gesto documental imprescindvel, no somente para
o processo decisrio no contexto da administrao pblica, mas, tambm, para assegurar a
transparncia administrativa, os direitos do cidado e a preservao da memria do estado, tendo
em vista o valor administrativo e histrico dos documentos.
Agradeo a Emlia Barroso Cruz, profssional competente, sempre presente nas publicaes e nos
trabalhos desenvolvidos pela Diretoria de Gesto de Documentos e a Maria de Ftima da Silva
Corsino, pelas sugestes sempre pertinentes.
Augusta Aparecida Cordoval Caetano
Diretora de Gesto de Documentos
Arquivo Pblico Mineiro
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Manual de Gesto de Documentos
1. Arquivos
1.1 Conceito
O Conselho Internacional de Arquivos (CIA), organismo vinculado Organizao das Naes
Unidas para a Educao, a Cincia e a Cultura (UNESCO), criado em 1950 com o objetivo de
promover a conservao e a utilizao dos recursos arquivsticos em todos os pases, em seu
Dictionary of archival terminology (1988) defniu arquivos como:
(1) Conjunto de documentos, quaisquer que sejam suas datas, suas formas,
ou seus suportes materiais, produzidos ou recebidos por pessoas fsicas ou
jurdicas, e por servios ou organismos pblicos ou privados, no desempenho
de suas atividades, conservados por seus criadores ou seus sucessores para
seu prprio uso, sendo transferidos instituio arquivstica competente em
razo de seu valor arquivstico.
(2) Instituio responsvel pela aquisio, preservao e disseminao dos
arquivos.
(3) Edifcio, ou parte de um edifcio, no qual os arquivos so preservados e
disponibilizados para consulta; tambm chamado de depsito de arquivos.
(DICTIONARY..., 1988, p. 22, traduo nossa).
Ressalte-se que o conceito adotado pelo CIA abrange o conjunto documental de carter
arquivstico, a instituio arquivstica e a edifcao que abriga os documentos.
1.2 Histrico
Com a inveno da escrita, a organizao dos indivduos em sociedade e a constituio
dos governos, os homens sentiram a necessidade de registrar as atividades administrativas
que regem as relaes entre governos, organizaes e pessoas. Nas sociedades
conhecedoras da escrita os documentos sempre foram o alicerce do ... exerccio do poder,
para o reconhecimento dos direitos, para o registro da memria e para sua utilizao futura
(ROUSSEAU; COUTURE, 1998, p. 32). A prtica de produo de documentos revolucionou
a utilizao da informao com o seu registro, cpia, autenticao, transmisso, recepo,
difuso, classifcao, recuperao, conservao e utilizao de forma fcil, estvel e exata
(ROUSSEAU; COUTURE, 1998, p. 61).
Os primeiros arquivos datam de cerca do IV milnio a.C., na regio do crescente frtil, entre os
rios Tigre e Eufrates, e no Oriente Mdio. Os primeiros documentos de arquivo compunham-
se de registros contbeis, correspondncias, tratados, contratos, atos notariais, testamentos,
promissrias, recibos e sentenas de tribunais (SILVA et al., 1998, p. 46). As informaes eram
registradas em tbuas de argila, de fabrico artesanal, e os documentos eram depositados
em locais de acesso restrito, o que indica a importncia a eles atribuda pelas organizaes
acumuladoras. Escavaes arqueolgicas na antiga Mesopotmia revelam a existncia de
Cadernos Tcnicos do Arquivo Mineiro 10
arquivos centrais e arquivos de administrao corrente em cidades como Nippur e Ebla (Sria).
Na cidade hitita de Hatusa (sculo XIV a.C.) foi encontrado um edifcio cujo objetivo exclusivo
era abrigar um arquivo.
Na Antiguidade Clssica, destacamos as civilizaes grega e romana na produo e
acumulao de documentos de carter arquivstico. A civilizao grega clssica utilizava
o papiro e as tbuas de madeira para a produo de documentos originais. A publicidade
destes documentos era proporcionada por meio de cpias esculpidas em placas de pedra
e de bronze afxadas nos principais edifcios pblicos. Somente por volta do ano de 350
a.C. os atenienses passaram a acumular seus documentos ofciais no Mtron, ou templo de
Cibele, a me dos deuses. O arquivo de Atenas guardava os documentos ofciais, como leis
e decretos governamentais, atas de reunies do Senado, documentos judiciais e fnanceiros,
inventrios e registros de carter cultural como exemplares ofciais da obra de dramaturgos
como squilo e Sfocles , alm de documentos privados (como o testamento de Epcuro). O
sistema de arquivos criado no Imprio Romano fcou conhecido como um dos mais organizados
e bem estruturados da Antiguidade Clssica, graas ao ... sentido prtico dos romanos e a
importncia por eles concedida administrao do Imprio... (SILVA et al., 1998, p. 61).
Na Alta Idade Mdia, a fragilidade dos suportes empregados associada instabilidade
poltica e social, que obrigava o transporte contnuo dos documentos, levou perda de
parte considervel dos arquivos desse perodo. Tanto o pergaminho quanto o papiro
foram em grande parte destrudos pela ausncia de cuidados no acondicionamento e no
armazenamento. Devido debilidade das instituies, as monarquias medievais e os senhores
feudais desenvolveram um tipo de administrao itinerante, de onde surgiram os arquivos
ambulantes, armazenados e transportados em arcas e cofres. Os cofres eram destinados
arrecadao e guarda de documentos referentes coleta e administrao dos impostos.
Os governantes e proprietrios desses arquivos, muitas vezes, confavam-nos aos mosteiros,
claustros de igrejas ou aos depsitos de torres para os protegerem quando partiam para
guerra ou quando temiam invases inimigas. Esse costume foi um dos responsveis pela
perda de uma quantidade signifcativa de documentos do perodo medieval (ROUSSEAU;
COUTURE, 1998, p. 40).
A proteo e o armazenamento dos documentos eram compartilhados pela Igreja e pelo Estado.
A situao da Igreja Catlica, como nica instituio europeia permanente e
letrada cuja atividade se estendia ao longo do tempo, deu-lhe a primazia neste
campo durante o primeiro milnio d.C., tal como o atesta o esplendor do arquivo
do Vaticano (HIGGS, 1996, p. 1, traduo nossa).
A consolidao e o fortalecimento das monarquias europeias no fnal do primeiro milnio,
assim como a diversifcao das atividades do Estado, favoreceram a criao e a expanso
dos arquivos, que tinham por fm a preservao dos documentos referentes atuao
governamental nas reas administrativa, legal e fnanceira.
Durante todo o Antigo Regime, a utilizao dos arquivos era essencialmente administrativa:
... eram custodiados e utilizados pelos funcionrios reais na gesto de seus assuntos.
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Manual de Gesto de Documentos
De forma parecida atuavam as igrejas e as empresas comerciais da poca. (HIGGS,
1996, p. 2, traduo nossa). O uso da documentao arquivstica pelos governantes para
fns administrativos e polticos intensifcou-se durante o sculo XVIII, atraindo a ateno
para os arquivos aps a Revoluo Francesa. Em 1790, os novos governantes, sentindo a
necessidade de preservar os ... documentos ofciais em que passou a assentar o regime
(SILVA et al., 1998, p. 101), criaram os Archives Nationales de Paris, o depsito central dos
documentos de toda a Repblica. O Decreto de Messidor, em seu artigo 37, garantiu, pela
primeira vez na histria, o direito de acesso pblico aos arquivos governamentais. A partir da
Revoluo Francesa, o documento passou a ser encarado como um ... instrumento de poder
cujo acesso sinal do poder do povo (GAGNON-ARGUIN, 1998, p. 31), e o arquivista deixou
de servir s instituies para servir ao cidado.
A intensifcao da utilizao dos documentos de arquivo apenas como memria histrica
chegou ao apogeu no sculo XIX, tendo como pano de fundo o desenvolvimento do
nacionalismo
1
que se volta para a constituio de um patrimnio histrico-cultural que
pudesse ser compartilhado por todos os cidados e do positivismo histrico, que privilegiava
a reconstruo da histria a partir dos fatos narrados pelos documentos ofciais. Diante de
tal conjuntura, predominava, nas instituies arquivsticas, o interesse pelo valor histrico dos
documentos, at ento conservados em funo de seu carter administrativo, legal ou fscal.
O arquivista, naquela poca, invariavelmente, tinha formao em histria. At a II Guerra Mundial,
o Instituto de Arquivstica e Estudos Histricos Avanados de Berlim-Dahlem, que era responsvel
pela nomeao para os principais postos arquivsticos na Alemanha, exigia que os candidatos
tivessem educao universitria, o ttulo de doutor em histria e aprovao no primeiro exame do
Estado em histria e lnguas germnicas. A cole Nationale des Chartes
2
, segundo o historiador
francs Aulardi,
sempre foi uma instituio para o estudo da Idade Mdia ou, melhor dizendo,
para as cincias auxiliares da histria da Idade Mdia (...) Os jovens que
dali saem esto perfeitamente capacitados para classifcar os documentos
da Idade Mdia (...) [M]as quanto mais avanamos, mais documentos
modernos e contemporneos se acumulam nos arquivos, e o resultado que
os arquivistas no aprenderam a se desincumbirde parte fundamental de sua
tarefa (citado por HIGGS, 1996, p. 3, traduo nossa).
Aos poucos as instituies arquivsticas se afastaram da administrao pblica e,
inadvertidamente, contriburam para a consolidao da ideia de que os documentos ali
armazenados somente interessavam pesquisa cientfca, ao mesmo tempo em que se
tornaram incapazes de acompanhar e se adaptar revoluo da informao originria das
modernas prticas administrativas e gerenciais.
O sculo XX, por sua vez, fcou marcado pelo movimento inverso, isto , de aproximao e
estreitamento das relaes entre as instituies arquivsticas e os rgos administrativos, visando
racionalizao da produo, da acumulao e da destinao dos documentos de arquivo, por meio
1 Projeto dos Estados Nacionais emergentes preocupados em construir uma identidade comum entre os cidados.
2 Fundada em 1821 em Paris e dedicada formao de arquivistas.
Cadernos Tcnicos do Arquivo Mineiro 12
da gesto de documentos. Tal reaproximao se funda, basicamente, no entendimento de que a
documentao destinada custdia pelos arquivos tem sua origem nas organizaes e que, para
preserv-los, mantendo inalteradas as suas caractersticas e todo o seu potencial informacional,
necessrio o conhecimento dos procedimentos e rotinas das organizaes em questo.
O tratamento dos documentos iniciado nos rgos administrativos no visa to somente ao benefcio
dos usurios das instituies arquivsticas, mas sim, e principalmente, ao benefcio da prpria
organizao que os gerou. Em qualquer instituio h um grupo de pessoas que toma decises
e se esfora para que a misso daquele rgo seja cumprida satisfatoriamente. H, tambm, um
servio burocrtico responsvel por executar as decises tomadas pelos dirigentes. De modo geral,
esse corpo burocrtico fornece o suporte informacional necessrio tomada de deciso. So os
documentos e os arquivos os responsveis por colocar disposio as informaes necessrias.
1.3 O Documento de Arquivo
O registro da informao pelo homem anterior inveno da escrita. Desde a Alta Antiguidade,
o homem sentiu-se compelido a preservar o testemunho de suas aes. Inicialmente sob a forma
oral, mais tarde por meio do registro fsico, como graffti e desenhos, e fnalmente pelo emprego
de smbolos grfcos correspondentes a slabas e letras em um sistema codifcado (ROUSSEAU;
COUTURE, 1998, p. 34). Uma gama variada de documentos foi produzida desde ento, com
diferentes objetivos: culturais, artsticos e de memria. Diante desse universo, restringiremos aqueles
registros humanos que constituem os arquivos.
Conceito
O Conselho Internacional de Arquivos (CIA) defne como documento a Informao registrada,
independentemente da forma ou suporte, criada, recebida e mantida por uma agncia, instituio,
organizao ou pessoa na consecuo de suas obrigaes legais ou de seus negcios
(DICTIONARY..., 1988, p. 128. traduo nossa).
Caractersticas
O documento de arquivo possui quatro caractersticas: 1) produo ou recepo por uma
organizao; 2) provas de transaes passadas; 3) organicidade; e 4) originalidade.
A primeira relaciona-se ao motivo pelo qual o documento foi produzido e acumulado. So
documentos de arquivos aqueles recebidos, produzidos e/ou acumulados por pessoa fsica
ou jurdica no desenvolvimento de uma atividade organizada, para a consecuo de um
determinado fm.
13
Manual de Gesto de Documentos
A segunda caracterstica est relacionada aos valores pelos quais os arquivos so preservados.
A constituio e a proteo dos arquivos visam manuteno de provas de transaes j
concludas. Tais provas podem ter carter legal ou informativo, para a pesquisa cientfca.
A terceira caracterstica diz respeito organicidade. Luciana Duranti (1994) desmembrou essa
particularidade em duas: o inter-relacionamento e a naturalidade. O inter-relacionamento diz
respeito s relaes estabelecidas entre os documentos no andamento das transaes que
lhes deram origem. A preservao dessas relaes implica a preservao do signifcado dos
documentos diante da totalidade do conjunto documental.
As relaes entre os documentos, e entre eles e as transaes das quais so
resultantes, estabelecem o axioma de que um nico documento no pode
se constituir em testemunho sufciente do curso dos fatos e atos passados:
os documentos so interdependentes no que toca a seu signifcado e a sua
capacidade comprobatria (DURANTI, 1994, p. 52).
J a naturalidade relaciona-se forma como os documentos so acumulados no
desenvolvimento das atividades administrativas.
O fato de os documentos no serem concebidos fora dos requisitos da
atividade prtica, isto , de se acumularem de maneira contnua e progressiva,
como sedimentos de estratifcaes geolgicas, os dota de um elemento de
coeso espontnea, ainda que estruturada (DURANTI, 1994, p. 52).
A quarta e ltima caracterstica a originalidade, ou seja, o documento de arquivo nico,
no havendo exemplares que possam substitu-lo em caso de extravio ou destruio.
Classifcao dos Documentos
Os documentos de arquivo podem ser classifcados quanto forma (textuais ou especiais),
espcie (cartas, avisos, ofcios, relatrios, decretos, requerimentos etc.) e quanto natureza
do seu contedo (classifcados e no classifcados).
Documentos Especiais
A documentao especial uma categoria que abrange essencialmente documentos no
textuais e/ou com caractersticas especiais. Como caractersticas especiais, entendemos:
a) o suporte em outra composio fsico-qumica que no o papel comum (acetato, vinil,
polister, metal, vidro etc.);
b) no caso do suporte em papel, os que possuem formatos ou dimenses excepcionais
(mapas, plantas etc.);
Cadernos Tcnicos do Arquivo Mineiro 14
c) linguagem no textual (imagens, imagens em movimento, sons, bits etc.).
Esta documentao necessita de tratamento diferenciado em sees especializadas,
objetivando a sua preservao, mediante condies ideais de armazenamento, e a efcincia
na recuperao de informaes, atravs da sua correta organizao e identifcao.
So documentos especiais:
a) flmogrfco: ftas de vdeo, rolos de flmes etc.;
b) sonoro: discos de vinil, ftas magnticas etc.;
c) cartogrfco: plantas, mapas, croquis etc.;
d) iconogrfco: gravuras, fotos, desenhos etc.;
e) informtico, eletrnico ou digital: disco tico, discos fexveis, ftas magnticas etc.;
f) microgrfco: microflmes, microfchas, jaquetas etc.
Natureza de Sigilo
De acordo com a Lei n. 12.527/2011, os procedimentos a serem observados pela Unio,
Estados, Distrito Federal e Municpios destinam-se a assegurar o direito fundamental de
acesso informao e devem ser executados em conformidade com os princpios bsicos
da administrao pblica. Os documentos sigilosos so aqueles cuja informao est ...
submetida temporariamente restrio de acesso pblico em razo de sua imprescindibilidade
para a segurana da sociedade e do Estado... (BRASIL, 2011, art. 4, inc. III).
A informao em poder dos rgos e entidades pblicas, observado o seu teor e em razo
de sua imprescindibilidade segurana da sociedade ou do Estado, poder ser classifcada
como ultrassecreta, secreta ou reservada.
Os prazos mximos de restrio de acesso informao, conforme a sua classifcao,
vigoram a partir da data de sua produo e so os seguintes:
a) ultrassecretos: mximo 25 anos;
b) secretos: mximo 15 anos;
c) reservados: mximo 5 anos. (BRASIL, 2011, art. 24.)
1.4 Princpios Arquivsticos
O arranjo dos documentos de carter permanente obedece a dois princpios bsicos da
arquivstica, que dizem respeito ordenao dos grupos de documentos, uns em relao aos
outros, e ao ordenamento das peas individuais dentro dos grupos.
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Manual de Gesto de Documentos
Princpio da Provenincia
Tambm conhecido como Princpio do respeito aos fundos (respect des fonds), consiste em
deixar agrupados, sem misturar a outros, os arquivos (documentos de qualquer
natureza) provenientes de uma administrao, de um estabelecimento ou
de uma pessoa fsica ou jurdica determinada: o que se chama de fundo
de arquivo dessa administrao, desse estabelecimento ou dessa pessoa.
Signifca, por conseguinte, no mesclar documentos de fundos diferentes.
(BELLOTTO, 2004, p. 130).
Este princpio teve aceitao pelas seguintes razes:
a) protege a integridade dos documentos no sentido de que as suas origens e os processos
pelos quais foram criados se refetem no seu arranjo;
b) ajuda a revelar o signifcado dos documentos, pois os contedos de documentos indivi-
duais somente podem ser completamente compreendidos, no contexto, com documentos
correlatos;
c) fornece ao arquivista um guia exequvel e econmico para o arranjo, descrio e utilizao
dos documentos sob a sua custdia.
Princpio da Ordem Original
Consiste no respeito, por parte do arquivista, ao arranjo interno com que esses papis
vieram do rgo de origem. A ordem original no foi dada aleatoriamente, consequncia
lgica da organizao do corpo administrativo de cujo funcionamento o registro produto
(SCHELLENBERG, 2002, p. 249). Ainda que esta ordem no rena os documentos por
assuntos que atenderiam a todas as necessidades dos pesquisadores, a nica maneira
vivel de conservar os valores de prova quanto ao funcionamento do governo.
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Manual de Gesto de Documentos
2. GESTO DE DOCUMENTOS
A produo documental est estreitamente vinculada a como uma organizao ou pessoa
administra seus negcios. Assim, era de se esperar que as mudanas polticas, tecnolgicas
e cientfcas ocorridas no fnal do sculo XIX e incio do sculo XX infuenciassem o
desenvolvimento da disciplina arquivstica, promovendo discusses e adaptaes realidade
que se apresentava. Os progressos tcnicos provenientes da Revoluo Industrial, como
a mecanizao, a automao e a produo em massa, tornaram inadequados os padres
tradicionais de direo e controle nas organizaes privadas e pblicas. Durante o perodo
que decorre de 1850 a 1920, foi desenvolvida uma nova flosofa de administrao fundada
em ... princpios, normas e funes cuja fnalidade ordenar os fatores de produo de modo
a aumentar sua efcincia (SANDRONI, 1996, p. 11). A administrao cientfca, como fcou
conhecida, progrediu como resposta aos problemas e desafos que empresas enfrentaram a
partir da Revoluo Industrial.
No fnal do sculo XIX, os governos europeu e norte-americano apresentaram crescimento
de suas estruturas administrativas decorrentes do desenvolvimento da interveno estatal na
sociedade. A administrao pblica, conjunto de atividades envolvidas no estabelecimento e
implementao de polticas pblicas, tornou-se, a partir de ento, objeto de interesse cientfco.
Essa ateno acabou por impulsionar, no incio do sculo XX, pesquisas que resultaram
em prescries variadas destinadas a promover economia e efcincia nas operaes
administrativas, alm de propiciar controles internos e e externos, com o objetivo de assegurar a
execuo das polticas do governo pela burocracia
3
.
Como consequncia natural do aumento das funes e atividades governamentais e da adoo
de princpios da administrao cientfca, presenciou-se o aumento da produo documental nas
administraes pblicas e no setor privado, que chegou ao seu pice na dcada de 1940, fcando
conhecido como exploso documental. Alm das questes polticas e administrativas, alguns avanos
tecnolgicos vieram facilitar a produo e a reproduo de documentos, como a mquina de escrever
(1714), o papel-carbono (1806) e as fotocopiadoras (1968).
At a dcada de 1940, os arquivos nacionais, principalmente os europeus, trabalhavam
em conjunto com os rgos pblicos visando assegurar que estes ltimos ... adotassem
mtodos de recuperao e tratamento dos documentos que facilitariam sua transferncia aos
arquivos... (HIGGS, 1996, p. 4. traduo nossa). No entanto, essa interveno acontecia
de forma desarticulada, uma vez que os arquivistas no consideravam como sua obrigao
a tarefa de coordenar e estimular a adoo de tcnicas de classifcao e organizao
3 O termo burocracia utilizado aqui para indicar ... qualquer organizao complexa, pblica ou privada, baseada
numa rgida hierarquizao e especializao das funes (SANDRONI, 1996, p. 63).
Cadernos Tcnicos do Arquivo Mineiro 18
fsica dos documentos que ainda estavam sob custdia da administrao. Para eles, a sua
responsabilidade iniciava somente a partir do recolhimento dos documentos para a instituio
arquivstica. Os arquivistas franceses que se aventuraram junto administrao pblica, por
volta de 1936, foram chamados de arquivistas missionrios (SILVA et al., 1998, p. 139).
O trabalho desses missionrios era encarado, por parte dos arquivos histricos, apenas
como forma de poupar esforos na organizao dos documentos quando fossem recolhidos
instituio arquivstica.
Na Inglaterra, ... a tendncia tradicional era a de destruir o que no tinha interesse do ponto
de vista legal, histrico, estatstico, econmico ou para qualquer fm ofcial (SILVA et al.,
1998, p. 130). O arquivista ingls Hilary Jenkinson defendia a medida adotada em seu pas,
enfatizando que a avaliao e a destinao dos documentos produzidos pela administrao
pblica deveriam ser realizadas somente visando aos interesses dos rgos de governo,
sem qualquer tipo de interveno dos arquivistas, j que tal interferncia estava alm do
mbito de suas atribuies. Na Alemanha, a preocupao dos profssionais de arquivo focava
na preservao mais do que na eliminao dos documentos. A posio alem opunha-se
inglesa, defendendo a participao ativa e decisiva dos arquivistas no processo de avaliao.
Quando o arquivo nacional americano o National Archives and Records Administration (NARA)
foi criado, em Washington, no ano de 1934, herdou uma massa de documentos federais
acumulada que chegava a 1 milho de metros lineares e que crescia ao ritmo de mais de 60.000
metros ao ano
4
(COOK, 1996, p. 5). Nesta poca, a situao dos arquivos tornou-se crtica
com a acumulao de uma massa documental de forma assistemtica nos diversos setores
da administrao pblica; com a produo e a reproduo desordenadas de documentos; com
o alto custo de conservao daqueles cujo ciclo de vida se encontrava encerrado; e com a
eliminao sem critrios de outros a serem preservados permanentemente. Esses problemas
levaram os arquivistas do NARA a se deterem na busca de solues. Ficou evidente que,
para os arquivos constiturem efetivamente instrumentos de apoio administrao, se fazia
necessria a utilizao de um conjunto de tcnicas, envolvendo princpios de organizao e
mtodo, capaz de gerir documentos desde sua emisso at seu destino fnal.
O primeiro arquivista do NARA, o historiador R. D. W. Connor, criou um pequeno grupo, os
Deputy Examiners, para analisar os documentos dos departamentos governamentais, com
o objetivo de controlar a sua produo e armazenamento. Em 1940, Phillip C. Brooks, um
desses inspetores, elaborou relatrio com o ttulo What records shall we preserve?, para
reunio da Sociedade de Arquivistas Americanos, no qual introduzia o conceito de ciclo vital
dos documentos e argumentava que os arquivistas (profssionais dedicados aos arquivos
permanentes) tinham interesse legtimo na produo e na gesto dos documentos. Segundo
Brooks, a ausncia de gesto traduzia-se em uma situao em que muitos dos documentos
recebiam tratamento inadequado e se perderiam antes que os arquivistas os tivessem sob
4 Um mvel de arquivo com 4 gavetas tem capacidade de armazenamento de aproximadamente 2,4 metros
lineares. Uma estante padro de 5 prateleiras armazena cerca de 4 metros lineares . 1 milho de metros
lineares signifca 416.666,66 mveis de arquivo ou 250.000 estantes, completamente cheios. 60.000 metros
lineares representam 25.000 arquivos ou 15.000 estantes.
19
Manual de Gesto de Documentos
sua custdia na instituio arquivstica. Margaret Cross Norton, Arquivista Chefe do Estado
de Illinois, dirigia suas crticas na mesma direo, quando, em 1944, afrmou que diante do
volume de documentos que a administrao pblica produzia a cada ano, era impossvel
qualquer rgo conservar toda a documentao proveniente de sua atividade. Declarava,
ainda, que o enfoque do trabalho do arquivista deveria estender-se para alm da preservao
dos documentos, para a seleo daqueles que deveriam ser preservados. (COOK, 1996, p. 6)
Solon J. Buck, o segundo arquivista do NARA, desenvolveu o conceito do ciclo de vida dos
documentos, formulado por Brooks, introduzindo o mtodo de gesto de documentos na
administrao pblica norte-americana durante a II Guerra Mundial. Esse mtodo constava
da elaborao de tabelas de temporalidade, de autorizao contnua para eliminao de
documentos e da criao de depsitos de armazenagem temporria de baixo custo (Records
Centers). A proposta de gesto documental foi formalizada pelo Federal Records Act, de 1950,
no qual se dispunha o programa para toda a administrao pblica norte-americana (HIGGS,
1996, p. 5).
2.1 Teoria das Trs Idades
Segundo a abordagem das trs idades, os documentos passam por trs fases distintas de
arquivamento. So elas:
a) Fase corrente ou primeira idade: na qual os documentos so frequentemente consultados
e de uso exclusivo da fonte geradora, cumprindo ainda as fnalidades que motivaram a
sua criao;
b) Fase intermediria ou segunda idade: na qual os documentos so de uso eventual pela
administrao que os produziu, devendo ser conservados em depsitos de armazenagem
temporria, aguardando sua eliminao ou recolhimento para a guarda permanente;
c) Fase permanente ou terceira idade: na qual os documentos j cumpriram as fnalidades de
sua criao, porm, devem ser preservados em virtude do seu valor probatrio e informa-
tivo para o Estado e para o cidado.
Cada uma dessas fases implica procedimentos tcnicos diferenciados e, como em uma
reao em cadeia, o tratamento dispensado aos documentos na idade corrente condiciona
diretamente o desempenho das atividades arquivsticas nas segunda e terceira idades.
2.2 Conceito
A aplicao do conceito das trs idades dos documentos de arquivo administrao das
organizaes corresponde gesto de documentos. O termo, criado pelos arquivistas
canadenses, a traduo literal do ingls records management, que o conjunto de medidas
Cadernos Tcnicos do Arquivo Mineiro 20
e rotinas, visando racionalizao e efcincia na criao, na manuteno, no uso, na
avaliao e na destinao fnal dos documentos de arquivo. A lei estadual n.19.420, de 11 de
janeiro de 2011, que estabelece a poltica estadual de arquivos, defne gesto de documentos
como:
o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas relativas produo,
classifcao, tramitao, ao uso, avaliao e ao arquivamento de
documentos, em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou
a seu recolhimento para guarda permanente (MINAS GERIS, 2011, art. 5).
O emprego dessa abordagem divide o conjunto de documentos de uma instituio em
arquivos corrente, intermedirio e permanente. Cada um desses arquivos receber tratamento
diferenciado e adequado s suas caractersticas, mas sempre tendo por fm a racionalizao e
a efcincia na recuperao e na disseminao da informao arquivstica, no armazenamento
e na preservao dos documentos.
2.3 As Trs Etapas da Gesto de Documentos
James Rhoads (1989) divide a gesto de documentos em trs fases, quais sejam, produo,
utilizao e destinao.
1
a
Fase - Produo de documentos: Esta fase particularmente importante. Visa:
a) prevenir a criao de documentos no essenciais e assim reduzir o volume dos documen-
tos a serem manipulados, controlados, armazenados e destinados;
b) intensifcar o uso e o valor dos documentos que so necessrios;
c) garantir o uso de materiais apropriados na confeco de documentos;
d) assegurar a utilizao apropriada da microflmagem e/ou digitalizao e automao ao
longo de todo o ciclo de vida dos documentos.
2
a
Fase - Utilizao dos documentos: Envolve o controle, uso e armazenamento de documentos
necessrios ao desenvolvimento das atividades de uma organizao. A segunda fase abrange
medidas para assegurar:
a) rapidez no ato de disponibilizar documentos e informaes necessrios ao desenrolar dos
funes da instituio;
b) uso efetivo da informao e arquivos correntes;
c) seleo do material, do equipamento e do local para o armazenamento dos documentos.
3
a
Fase - Destinao dos documentos: uma fase crtica, pois envolve decises sobre quais
documentos devem ser preservados permanentemente como memria do passado de uma
nao. Alm disso, defne-se por quanto tempo os documentos, destinados eliminao,
devem ser retidos por razes administrativas ou legais. Programas de destinao de
21
Manual de Gesto de Documentos
documentos devem reunir as seguintes atividades:
a) identifcao e descrio de documentos por sries ou classes;
b) listagem destas sries e classes para reteno ou destinao;
c) avaliao para determinar quais documentos so de guarda permanente;
d) eliminao peridica dos documentos destitudos de valor permanente;
e) recolhimento dos documentos permanentes para a instituio arquivstica.
Essas atividades geram uma economia tangvel e poupa gastos mais rapidamente do que
muitos outros elementos da Gesto de Documentos, especialmente se associados ao uso de
depsitos de arquivo intermedirio (RHOADS, 1989).
2.3.1 Produo
A primeira fase da gesto documental inicia-se com a produo do documento de arquivo.
Neste momento, so defnidas normas para sua criao que vo desde as caractersticas fsicas
do suporte (material, tamanho, formato, espcie) at as formas de registro da informao.
Essa interveno visa no s economia e racionalizao no uso dos recursos materiais,
humanos e tecnolgicos, mas tambm preservao da integridade fsica e intelectual
do documento e, consequentemente, ao acesso informao nele registrada. Materiais e
tecnologias so selecionados como os mais adequados a cada tipo de registro, segundo a
linguagem utilizada (textual, sonoro, iconogrfco/flmogrfco), seu perodo de guarda (nas
fases corrente e intermediria) e sua destinao fnal (eliminao ou guarda permanente).
2.3.2 Utilizao
A segunda fase est ligada, basicamente, s formas de recuperao da informao
arquivstica. Para tanto, necessria a elaborao de planos de classifcao padronizados
para a instituio, tendo como fundamento as funes e atividades executadas. Os mtodos
de classifcao mais signifcativos segundo Silva, Ribeiro, Ramos e Real so:
... o sistema fling dos americanos, baseado numa ordenao alfabtica;
o sistema francs dos dossiers, que agrupa os documentos de acordo
com os assuntos que tramitam nas administraes e admite a prtica de
reclassifcao nos arquivos histricos; o registratur alemo, que tem como
base um aktenplan, ou seja, um plano de classifcao; as classifcaes
decimais usadas (...) em diversos pases (Holanda, Dinamarca, Blgica, etc.);
a planifcao sovitica, estabelecendo quadros de classifcao nem sempre
orgnicos (SILVA et al., 1998, p. 140).
O plano de classifcao indica a organizao dos documentos, desde sua origem, com base
em esquema sistematizado das funes e atividades desenvolvidas pela administrao que
Cadernos Tcnicos do Arquivo Mineiro 22
os gerou, e padroniza a forma de arquivamento, propiciando a recuperao dos documentos
de forma efcaz
5
. O controle de tramitao, interna e externa, pelo servio de protocolo
racionaliza e facilita a localizao da documentao.
Registro e Controle de Fluxo
A acumulao e organizao de documentos de arquivo no so um fm em si prprias. O
objetivo dessas atividades munir os administradores da maior quantidade de informao
pertinente tomada de deciso. Para tanto, necessrio providenciar a recuperao e o acesso
s informaes, o que se d pelo registro e pelo controle do fuxo dos documentos.
O registro e o controle de documentos consistem no controle da tramitao dos documentos
nas diversas unidades administrativas de uma instituio, responsveis pela execuo das
atividades que lhes deram origem, identifcando a anexao de outros documentos ao dossi,
at a fnalizao da tarefa e consequente arquivamento. O protocolo interno e o workfow so
instrumentos utilizados para essas atividades.
O servio de protocolo composto por um conjunto de operaes (recebimento, registro,
distribuio e movimentao) visando ao controle dos documentos em tramitao no rgo, de
modo a assegurar a imediata localizao e recuperao dos mesmos, garantindo o acesso
informao.
O workfow uma ferramenta que tem por fnalidade automatizar processos, racionalizando-os
e, consequentemente, aumentando a produtividade por meio de dois componentes implcitos:
organizao e tecnologia. Workfow, do ingls fuxo de trabalho, faz a informao necessria
para cada atividade percorrer o processo previamente mapeado (T. Cruz, citado por BALDAM
et al., 2002, p. 46). Normalmente, esta ferramenta est associada Gesto Eletrnica de
Documentos (GED), na sua aplicao para a defnio do fuxo de documentos da instituio.
6
Sistemas de Arquivo
Um sistema um conjunto de componentes que, quando funcionam juntos, formam um todo
unifcado. Os componentes de um sistema de arquivos so pessoas, procedimentos, oramento
e equipamento, necessrios ao controle dos documentos de uma instituio. O sistema de
arquivos pode ser bem sofsticado, compreendendo arquivos digitais, imagens, microformas e
armazenamento externo; ou pode ser simples, incluindo apenas poucos mveis de arquivo e
uma pessoa encarregada do controle. Independentemente do tamanho, o sistema de gesto
5 A administrao pblica do Poder Executivo do Estado de Minas Gerais teve seu plano de classifcao
formalizado pelo Decreto Estadual 40.187, de 22 de dezembro de 1998 (MINAS GERAIS, 1998c).
6 O workfow uma tecnologia prpria que pode, ou no, estar integrada a um ambiente de GED.
23
Manual de Gesto de Documentos
de documentos necessita interagir efetivamente com cada um dos seus componentes to bem
quanto com o grande sistema organizacional do qual faz parte (WALLACE et al., 1992, p. 28).
O planejamento de um sistema de arquivos inclui a defnio de:
a) localizao do sistema na estrutura organizacional;
b) metas e objetivos a serem alcanados a curto, mdio e longo prazos;
c) funes e responsabilidades;
d) equipe e treinamento necessrios;
e) material, equipamento e reas disponveis para o funcionamento do Sistema de Arquivos;
f) constituio, ou no, do arquivo intermedirio.
De um modo geral, a cpula gerencial de uma instituio responsvel pelas polticas e pelas
tomadas de deciso. O nvel mdio de gerncia responsvel por tomadas de deciso e por
aes intermedirias entre o alto e o baixo escalo. O nvel de gerncia mais baixo encarregado
da superviso dos funcionrios e responsvel pelo alcance de metas de produo. A gesto de
documentos considerada parte da funo do servio de informaes, que, geralmente, est
subordinada aos servios administrativos. Assim, em um organograma de uma organizao
tpica, a gesto de documentos est no mesmo nvel dos outros servios relacionados, como
a informtica e os servios gerais. O responsvel pelas atividades administrativas, gestor de
alto nvel, poder controlar todos os servios de informao. O gestor de documentos ser
responsvel por alcanar os objetivos do programa de gesto de documentos, do qual dependem
muitas metas da instituio.
No que diz respeito organizao dos servios de arquivo, h que se defnir sobre a adoo de
um sistema centralizado ou descentralizado. A opo pela centralizao ou pela descentralizao
ocorrer a partir do perfl da instituio, de sua cultura organizacional, de seus recursos humanos
e materiais e do espao fsico disponvel.
A criao de uma poltica centralizada de processamento e de mtodos
operacionais importante, mas a localizao fsica dos arquivos correntes
tambm o . Pode ser desastrosa a tentativa de se colocarem numa nica rea
todos os arquivos correntes de vrias funes ou de vrios servios relativos
a uma nica funo, quando estes fcam situados distantes uns dos outros.
As unidades que executam suas atribuies de maneira substancialmente
autnoma necessitam dos arquivos bem prximos para se desincumbirem
efcazmente de suas responsabilidades (CANAD, 1975, p. 6).
Em sistemas de arquivos descentralizados, so criadas unidades de arquivamento setoriais nas
reas de trabalho, sujeitas ao controle e s normas do arquivo central.
A responsabilidade pela gesto de documentos deve ser atribuda a um funcionrio, o
Administrador de Arquivos. Onde esta responsabilidade no fca claramente estabelecida, o
resultado ser a no localizao de documentos importantes, desordem no sistema, confuso
na guarda e, por fm, desleixo, negligncia (CANAD, 1975, p. 6).
Cadernos Tcnicos do Arquivo Mineiro 24
importante frisar que uma boa gesto de documentos depende de:
a) apoio em nvel superior de administrao;
b) administrao, responsabilidade e autoridade de um Administrador de Arquivos competente;
c) recursos humanos disponveis em quantidade compatvel com o volume de atividades a
serem desempenhadas e com treinamento;
d) espao fsico adequado;
e) equipamento e material apropriados;
f) um bom manual tcnico, descrevendo as atividades arquivsticas (CANAD, 1975, p. 7).
Arquivo Corrente
Nos arquivos correntes, a gesto documental abrange a introduo de regras e normas de
produo, classifcao, organizao fsica e controle de tramitao e de arquivamento,
objetivando, principalmente, ... tirar o mximo proveito da informao disponvel e essencial
a uma tomada de deciso esclarecida... (ROUSSEAU; COUTURE, 1998, p. 118). Os
documentos produzidos, recebidos e acumulados nos diversos setores das organizaes so
mantidos em seus arquivos por perodo que corresponde ao tempo em que as informaes
neles contidas sejam necessrias quela instituio. As normas de classifcao e organizao
e os controles de tramitao e arquivamento tm em vista a recuperao imediata do
documento para que ... a informao que ele contm seja efcaz (ROUSSEAU; COUTURE,
1998, p. 118). A interveno na produo dos documentos, determinando a melhor tcnica
e o suporte mais adequado, visa, alm da racionalizao e da economia na utilizao dos
recursos materiais, a sua preservao fsica e intelectual, permitindo o acesso informao
a mdio e longo prazos.
Arquivo Intermedirio
A noo de arquivo intermedirio o ponto mais pragmtico da gesto de documentos,
na medida em que soluciona os problemas imediatos de acumulao de documentos na
administrao pblica, sem sobrecarregar as instituies arquivsticas com acervo ainda
no submetido avaliao, que, em grande parte, estaria destinado eliminao. A gesto
documental nos arquivos intermedirios consiste na implementao de normas e rotinas de
transferncia, recolhimento e eliminao de documentos, de acordo com prazos estabelecidos
por procedimentos de avaliao, seleo e destinao.
Nos depsitos de armazenamento intermedirio, os arquivistas devem ter em mente que ainda
esto lidando com documentos pertencentes administrao que os gerou, e que essa pode
requisit-los a qualquer momento, ainda que com baixa frequncia. Dessa forma, mantm-se,
na fase intermediria, a organizao fsica dos documentos e os instrumentos de pesquisa
25
Manual de Gesto de Documentos
utilizados na fase corrente. Ao transferir a documentao ao arquivo intermedirio, a unidade
administrativa est delegando a responsabilidade de conserv-la, sem, contudo, abrir mo de
sua propriedade e do direito de consultar ou autorizar o acesso aos documentos arquivados.
O arquivo intermedirio no tem autonomia para destinar os documentos por ele custodiado
sem autorizao expressa da fonte geradora. Por outro lado, senso comum na comunidade
arquivstica que a unidade de depsito intermedirio no receba documentos que no tenham
sido avaliados e destinados pelo rgo produtor.
As vantagens da implantao do sistema de arquivos intermedirios residem em:
a) economia de espao e de recursos materiais, j que os depsitos devem localizar-se fora
dos prdios da administrao central, de preferncia onde o metro quadrado seja o mais
barato possvel, utilizando-se mobilirio (estanterias) e unidades de acondicionamento
(caixas de arquivo) que possibilitem o aumento signifcativo da densidade de arquivamen-
to, comparando-se aos escritrios;
b) aproveitamento do espao fsico nos prdios da administrao central, antes ocupado por
documentos;
c) reutilizao do mobilirio e unidades de acondicionamento nos arquivos correntes;
d) agilidade de recuperao da informao contida na documentao corrente tendo em
vista a reduo do seu volume a partir da transferncia para o arquivo intermedirio e
na documentao intermediria, com a eliminao ou o recolhimento de documentos para
a guarda permanente nas instituies arquivsticas.
2.3.3 Destinao
A fase de destinao de documentos, que abrange procedimentos de avaliao, seleo e a
determinao de prazos de guarda, tem como produto fnal a tabela de temporalidade, que
Um documento descrevendo os documentos de uma agncia, instituio
ou unidade administrativa, especifcando aqueles a serem preservados por
possurem valor arquivstico e autorizando a destruio daqueles restantes,
de forma contnua e depois de cumpridos os prazos de reteno ou da
ocorrncia de aes ou eventos especfcos (DICTIONARY..., 1988, p. 131.
traduo nossa).
Esse registro esquemtico do ciclo de vida dos documentos determina os prazos de guarda
dos mesmos nos arquivos corrente e intermedirio e sua destinao fnal, que vem a ser
o recolhimento ao arquivo permanente ou sua eliminao. O instrumento de destinao,
vinculado ao plano de classifcao, utilizado na segunda fase do processo de gesto
documental, facilita no s os procedimentos de transferncia, recolhimento e eliminao,
mas, tambm, a identifcao de documentos de valor probatrio e informativo, destinados
guarda permanente, distinguindo-os daqueles destitudos de valor secundrio e, portanto,
destinados eliminao. A distino dos documentos de valor permanente no momento da
sua criao possibilita a escolha de materiais e tcnicas de produo adequados.
Cadernos Tcnicos do Arquivo Mineiro 26
Avaliao e Seleo
Nenhum documento deve ser conservado por tempo maior do que o necessrio para o
cumprimento das atividades que o geraram. O processo de avaliao e seleo de documentos
tem como objetivo:
a) reduzir, ao essencial, a massa documental dos arquivos;
b) aumentar o ndice de recuperao da informao;
c) garantir condies de conservao dos documentos de valor permanente;
d) controlar o processo de produo documental, orientando o emprego de suportes
adequados ao registro da informao;
e) ampliar o espao fsico para arquivamento;
f) aproveitar os recursos humanos e materiais;
g) garantir a constituio do patrimnio arquivstico governamental.
Utilizando o conceito das Trs Idades dos documentos, aplicam-se critrios de avaliao na fase
corrente, a fm de distinguir os documentos de valor eventual (de eliminao sumria) daqueles
de valor informativo ou probatrio. Deve-se evitar a transferncia para arquivo intermedirio
de documentos que no tenham sido anteriormente avaliados, pois o desenvolvimento do
processo de avaliao e seleo nesta fase de arquivamento extremamente oneroso do
ponto de vista tcnico e gerencial.
O processo de avaliao de documentos de arquivo requer, para o estabelecimento de critrios
de valor, a participao de pessoas ligadas s diversas reas profssionais. H necessidade
de se identifcar a utilidade das informaes contidas nos documentos. Assim, na tarefa de
avaliar, devem-se constituir Comisses Permanentes de Avaliao de Documentos de Arquivo
(CPADs) integradas por:
a) arquivista ou responsvel pela guarda da documentao;
b) servidores das unidades administrativas s quais se referem os documentos a serem
destinados, com profundo conhecimento das atividades desempenhadas;
c) historiador ligado rea de pesquisa de que trata o acervo;
d) profssional da rea jurdica responsvel pela defnio do valor legal dos documentos e
dos prazos de prescrio;
e) profssionais ligados ao campo do conhecimento de que trata o acervo objeto da avaliao
(economista, socilogo, engenheiro, mdico e outros).
A fxao do prazo de guarda dos documentos vincula-se determinao do valor do
documento, de acordo com:
a) a frequncia de uso das informaes nele contidas;
b) a existncia de leis ou decretos que regulem a sua prescrio legal;
27
Manual de Gesto de Documentos
c) a existncia de outras fontes com as mesmas informaes (documentos recapitulativos);
d) a necessidade de guarda dos documentos por precauo, em virtude das prticas
administrativas (prazos de precauo).
No processo de avaliao, deve-se considerar a atividade que deu origem ao documento,
identifcando os valores a ele atribudos, segundo o seu potencial de uso. Schellenberg (2002)
divide esses valores em duas categorias: valores primrios e valores secundrios.
O valor primrio est ligado ... razo de ser dos documentos e recobre exactamente a
utilizao (...) para fns administrativos (ROUSSEAU; COUTURE, 1998, p. 17), pelo prprio
rgo produtor. Em decorrncia da funo administrativa h que se estabelecer prazos de
guarda ou reteno que cubram o perodo de vigncia do documento para cumprimento dos
fns administrativos, legais ou fscais para os quais foi produzido, antes de dar a destinao
fnal. Fazem parte do valor primrio:
a) valor administrativo: todo documento tem valor administrativo, pois foram criados para dar incio
ou prosseguimento a uma atividade da organizao. A durao deste valor pode ser longa ou
curta. Alguns documentos, diretrizes de programas, por exemplo, tm valor administrativo a
longo prazo. Outros, tais como processos de compra de material, tm um valor administrativo
a curto prazo. Muitos documentos mantm seu valor administrativo por um pequeno prazo por
serem cpias (2 via) ou por terem sido recapitulados por outros documentos (ex: relatrios) ou,
ainda, por servirem como controle temporrio (guia de emprstimo de documento).
b) valor fscal: juntamente com o valor administrativo, alguns documentos podem ter valor fscal.
Estes registros documentam transaes ou obrigaes fscais do rgo.
c) valor legal: alm dos valores administrativo e fscal, os documentos tambm podem ter valor
legal. So documentos criados para legitimar as aes de um governo e, de um modo geral,
tencionam proteger os direitos e garantir o cumprimento das obrigaes de indivduos e
organizaes.
O valor secundrio refere-se ao uso para outros fns que no aqueles para os quais os
documentos foram criados, podendo ser:
a) probatrio - diz respeito s provas de como est organizado um governo: seus modos de ao,
suas polticas ao tratar de toda espcie de questes, seus procedimentos, suas realizaes em geral.
Essas informaes so indispensveis aos governos e estudiosos do governo, para dar coerncia
e continuidade s aes que compem o processo poltico-decisrio e, como precedentes, para
formular diretrizes e procedimentos. Para detectar o valor probatrio, necessrio conhecer a origem,
o desenvolvimento e as operaes da organizao que produziu o documento.
b) informativo - quando contm informaes essenciais sobre matrias com que a organizao lida,
para fns de estudo ou pesquisa (SCHELLENBERG, 2002, p. 199)
Cadernos Tcnicos do Arquivo Mineiro 28
Para avaliao do valor primrio, deve-se observar o perodo de vida administrativa do
documento, tempo necessrio sua tramitao e consequente ao administrativa. A vida
administrativa do documento inicia-se com a sua produo e fnda quando a informao nele
contida cumpriu o objetivo que lhe deu origem.
A documentao legal e fscal apresenta prazos de vigncia defnidos, seja em si mesmos
(contratos, certides, convnios etc.), seja por fora de instrumentos legais (documentos
fnanceiros, judiciais etc.). Existem, tambm, documentos cujo contedo no permite
uma defnio clara da vigncia ou prescrio, sugerindo o estabelecimento de prazos de
precauo.
O prazo de precauo o tempo necessrio para guarda do documento entre
o trmino da vigncia ou prescrio e o momento do recolhimento ao arquivo
permanente ou eliminao, dependendo de seu valor.
Os prazos de precauo existem em funo de possveis reclamaes administrativas ou
jurdicas sobre a informao contida no documento ou da sua tramitao e cumprimento.
A documentao pode servir, tambm, como antecedente direto ou suporte jurdico a um
documento agora vigente. O prazo de precauo inicia quando fnda a vigncia ou prescrio
da informao contida no documento. J o seu fm est condicionado a fatores externos ao
documento, derivando-se de normas jurdicas que respaldam direitos e obrigaes ou quando
sua guarda se justifca para atender a possveis demandas administrativas posteriores. Tendo
em vista esses critrios, importante defnir objetivamente o trmino do prazo de precauo.
Os prazos de guarda referem-se ao tempo necessrio para arquivamento dos
documentos nas fases corrente e intermediria, atendendo exclusivamente s
necessidades da administrao que os gerou, contado, normalmente, a partir
da data de produo do documento.
O prazo estabelecido para a fase corrente relaciona-se ao perodo em que o documento
frequentemente consultado, exigindo sua permanncia junto s unidades administrativas.
A fase intermediria relaciona-se ao perodo em que o documento ainda necessrio
administrao, porm, com baixa frequncia de uso, podendo ser transferido para depsito
em outro local, embora disposio desta.
Avaliao de Massa Acumulada
A avaliao de uma massa documental acumulada requer procedimentos especfcos, j que
29
Manual de Gesto de Documentos
se trata de um acervo que:
a) abrange um perodo extenso;
b) perfaz um volume considervel;
c) no tem organizao prvia;
d) aborda os mais diversas atividades da instituio.
O trabalho divide-se em cinco etapas intimamente interligadas:
1) pesquisa da legislao;
2) identifcao e organizao do acervo;
3) avaliao;
4) preparao e acondicionamento dos documentos;
5) elaborao de instrumentos de localizao e identifcao da documentao.
I- Pesquisa de Legislao
Mediante pesquisa nas leis, decretos, resolues e portarias encontrados nos dirios ofciais
e em colees de leis, procura-se conhecer a estrutura bsica e as competncias do rgo. A
elaborao do histrico auxiliar na etapa de avaliao dos documentos, na medida em que
proporciona conhecimento prvio das atividades, fnalidades e funcionamento da instituio
cuja documentao se quer analisar.
II- Identifcao e Organizao do Acervo
Nesta fase, ao separar os documentos por ano, em ordem cronolgica, organiza-se uma lista
identifcando-os pelos contedos abordados. A partir da listagem, separam-se os documentos
por funo/atividade/transao, em lotes, o que exige o exame de cada item documental.
Assim, teremos os documentos organizados segundo o principal critrio de avaliao em
ordem cronolgica crescente, prontos para serem avaliados.
III- Avaliao
De posse da tabela de temporalidade e do histrico da instituio, inicia-se a avaliao dos
documentos j organizados. A documentao proveniente das atividades contempladas
na tabela de temporalidade cumprir os prazos de guarda e destinao fnal fxados pelo
instrumento. Os documentos produzidos em funo das atividades que j no constam das
competncias do rgo ou que ainda no foram analisados e no fazem parte da tabela
devero ser examinados segundo critrios especfcos de valorao, os quais determinaro
seus prazos de guarda e destinao fnal.
Cadernos Tcnicos do Arquivo Mineiro 30
No decorrer da avaliao, os documentos devero ser separados segundo a sua destinao
(arquivo intermedirio, eliminao ou guarda permanente).
IV- Preparao e Acondicionamento do Acervo
Aps a avaliao, os documentos destinados ao recolhimento instituio arquivstica e
aqueles que ainda esto em fase intermediria devero ser devidamente higienizados.
Os documentos textuais devero ser acondicionados em caixas-arquivo, envolvidos em
papel alcalino. Aqueles que excedam o padro convencional devero ser acondicionados
em embalagens adequadas s suas dimenses, evitando-se enrol-los ou dobr-los. Os
documentos audiovisuais, cartogrfcos, digitais e microformas devero ser acondicionados
em estojos ou caixas de material inerte e sem acidez. Os documentos destinados eliminao
podero ser acondicionados em pacotilhas devidamente identifcadas.
A identifcao das unidades de acondicionamento dever ser feita com etiquetas contendo
o nome do fundo/coleo, datas-limite e nmero da unidade de acondicionamento em ordem
sequencial. Por exemplo:
Secretaria de Estado de Cultura
Assentamentos Individuais
(Pastas Funcionais)
1985-1986
caixa 001
V. Elaborao dos Instrumentos de Localizao e Identifcao
A partir da listagem inicial, elaborada na 2 etapa do trabalho, a Comisso Permanente
de Avaliao de Documentos de Arquivo (CPAD) dever preparar um instrumento similar
para identifcao e localizao do acervo do arquivo intermedirio contendo os seguintes
dados: funo/atividade/processo/dossi, datas-limite, nmero da caixa de arquivo onde est
acondicionado.
importante que as instituies arquivsticas estabeleam formulrios para as listagens
descritivas, padronizando as informaes relativas aos acervos transferidos, recolhidos e
eliminados.
7
7 O Conselho Estadual de Arquivos de Minas Gerais estabeleceu formulrios de Listagem de Eliminao de
Documentos de Arquivo e Listagem Descritiva de Acervo para as operaes de eliminao e de transferncia
ou recolhimento, respectivamente (Deliberaes n. 4 e 5, de 18 de dezembro de 1998. MINAS GERAIS,
1998a, 1998b)
31
Manual de Gesto de Documentos
Eliminao
O procedimento de eliminao constitui-se da ao tomada em relao aos documentos no
correntes de acordo com sua avaliao e a expirao de seus prazos de reteno previstos
por legislao, regulamentos e procedimentos administrativos (DICTIONARY..., 1988).
Segundo a legislao brasileira,
8
a eliminao de qualquer documento pblico ou de carter
pblico s poder ocorrer mediante autorizao da instituio arquivstica pblica, na sua
especfca esfera de competncia, o que, teoricamente, impede a destruio indiscriminada de
documentos pblicos sem prvia avaliao.
Em 1996 e 1997, o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) expediu as Resolues nmeros
5 e 7, dispondo sobre a publicao de editais de cincia de eliminao de documentos e sobre
procedimentos a serem observados pelos rgos e entidades integrantes do Poder Pblico,
lanando diretrizes para a normatizao do procedimento. De um modo geral, o processo de
eliminao consiste em:
1. Elaborao de uma listagem de eliminao de documentos pelas CPADs e encaminhamen-
to destas instituio arquivstica pblica;
2. Autorizao, pela instituio arquivstica pblica, para eliminao dos documentos;
3. Publicao, pela CPAD, de edital de cincia de eliminao de documentos no Dirio Ofcial;
4. Eliminao dos documentos por meio de fragmentao, com o acompanhamento da CPAD
e de testemunhas;
5. Lavratura, por parte da CPAD, de termo de eliminao de documentos em livro prprio.
Recolhimento
Em 1995, o CONARQ, por meio da Resoluo nmero 2, disps sobre medidas a serem
observadas para o recolhimento de acervos documentais para instituies arquivsticas
pblicas. Segundo a resoluo, os acervos a serem recolhidos aos arquivos pblicos devem
estar organizados, avaliados, higienizados, acondicionados e acompanhados de instrumento
descritivo que permita sua identifcao e controle.
Em Minas Gerais, a Deliberao n. 5/1998, do Conselho Estadual de Arquivos dispe sobre os
procedimentos de recolhimento de acervos documentais para o Arquivo Pblico Mineiro.
8 Lei 8.159/91, art. 9
o
(BRASIL, 1991).
Cadernos Tcnicos do Arquivo Mineiro 32
2.4 Os Instrumentos de Gesto de Documentos
2.4.1 Classifcao
Entende-se como classifcao a ordenao intelectual e fsica de acervos, de acordo com um
plano de classifcao.
A ao de defnir a classifcao e aplic-la aos acervos fundamental para o sucesso de
qualquer outra operao descritiva ou de avaliao. Mesmo as atividades de preservao
e restaurao esto vinculadas classifcao, que defne a prioridade de procedimentos.
Acervos guardados sem qualquer classifcao esto no limbo do universo do conhecimento,
porque no possvel acess-los ao contedo informacional existente (LOPES, 1996, p. 99).
Segundo Silva et al. (1998), a partir do sculo XVI, a complexidade da atividade econmica e
a consequente reforma do trabalho administrativo deram origem, em centros administrativos
germnicos, ao sistema Registratur. Esse sistema de organizao de documentos
... caracterizado pela manuteno dos processos por negcio ou acto
administrativo, sendo cada um deles formado pelo conjunto dos documentos
recebidos e pelas minutas de cartas expedidas por ocasio de um mesmo
negcio, ordenados cronologicamente e em regra cozidos num mesmo
caderno (SILVA et al., 1998, p. 91).
O sistema Registratur evoluiu para a criao de planos prvios, os chamados aktenplan, e para
a classifcao dos documentos desde sua origem, facilitando a manipulao e a utilizao dos
processos pela prpria administrao geradora e, posteriormente, pelos arquivos. No entanto,
esse sistema foi adotado apenas na Europa central e oriental, tendo a tradio latina, em
pases como a Frana, Blgica, Espanha, Holanda e Gr-Bretanha, permanecida ligada ao
registro cronolgico e ao tipo documental.
A atividade de classifcao uma das mais importantes e mais complexas na gesto de
documentos. O sistema adotado deve ser claro e inteligvel para todos os funcionrios da
instituio. O arranjo dos documentos pode obedecer a vrias formas, desde que a instituio
defna a utilizao especfca de um.
Segundo Schellenberg (2002), h trs mtodos bsicos que podem ser utilizados na classifcao
de documentos pblicos: o funcional, o organizacional (ou estrutural) e o por assunto.
Classifcao funcional
Classifcao adotada pelo Arquivo Pblico Mineiro para os rgos e entidades do Poder
Executivo do Estado de Minas Gerais. Agrupa os documentos de acordo com a funo/
atividade/transao que lhes deu origem. Criam-se, portanto, unidades de arquivamento -
processos/dossis - para cada ato ou transao.
33
Manual de Gesto de Documentos
Classifcao organizacional
A estrutura da instituio fornece a base para o agrupamento dos documentos. Se a
estrutura orgnica se refete num esquema de classifcao, as classes primrias, em geral,
representam os principais elementos organizacionais da repartio (SCHELLENBERG, 2002,
p. 91). A principal forma de se agrupar documentos organizacionalmente a descentralizao
dos mesmos, na qual cada rgo, departamento ou diviso, que executa atividades bem
distintas dos demais, mantm seus prprios arquivos. No entanto, esse tipo de classifcao
s aconselhvel para ... governos de organizao estvel, e cujas funes e processos
administrativos sejam bem defnidos (SCHELLENBERG, 2002, p. 91), o que no o caso
brasileiro.
Classifcao por assunto
Ainda que se considere que documentos pblicos devam ser agrupados segundo a funo e
a estrutura da instituio que os produz, abre-se exceo para certos tipos de documentos,
como aqueles que ... no provm da ao governamental positiva ou que no esto a ela
vinculados (SCHELLENBERG, 2002, p. 93). Nas administraes pblicas modernas, pastas
de referncias e informaes so numerosas, aparecendo sempre que o governo assume
atividades especializadas. Segundo Schellenberg, comum o engano de se aplicar um grande
esquema de assunto, para a elaborao de planos de classifcao, quando a organizao
por funo ou estrutura seria mais efciente. Este o caso da aplicao do Sistema Decimal
Dewey
9
para a classifcao de documentos. O Sistema Dewey muito apurado em relao
aos assuntos gerais para ser usado para este fm, mas no sufcientemente detalhado em
relao ao material especializado.
A maior parte dos documentos pblicos deve ser classifcada segundo a origem
organizacional e funcional. Os que merecem classifcao por assunto no
devem ser forados num esquema elaborado segundo princpios estabelecidos
a priori, mas devem ser agrupados em classes estabelecidas, pragmaticamente
sobre uma base a posteriori. Essas classes devem ser criadas gradativamente,
medida que a experincia ateste sua necessidade (SCHELLENBERG, 2002,
p. 94).
Defende-se, dentro de uma perspectiva integrada avaliao, a classifcao funcional, que gera
dossis. Esses dossis podem ter peas arquivadas em locais separados, devido s caractersticas
fsicas dos suportes, mas devem estar unidos sob o ponto de vista intelectual, ... representando
abstratamente as estruturas, funes e atividades de cada organizao (LOPES, 1996, p. 99).
9 Sistema de classifcao bibliogrfca idealizado pelo bibliotecrio norte-americano Melvil Dewey (1851-1931).
Cadernos Tcnicos do Arquivo Mineiro 34
Os dossis contero tipologias documentais (cartas, ofcios, projetos etc.) e suportes diversos
(papel, ftas magnticas, vidro, pano etc.) sobre uma mesma atividade da instituio. A classifcao
baseada na funo permite reunir as informaes sobre o conjunto de documentos que, mesmo
estando fsicamente separados, estaro ordenados e codifcados do mesmo modo.
A elaborao de um plano de classifcao realizada a partir de informaes detalhadas e
consistentes sobre a histria do rgo e suas atividades. A seguir, procuramos estabelecer um
roteiro
10
para guiar as Comisses Permanentes de Avaliao de Documentos de Arquivo (CPADs)
em seus trabalhos.
2.4.2 Elaborao de Planos de Classifcao e Tabelas de Temporalidade e
Destinao de Documentos de Arquivo
O Arquivo Pblico Mineiro orientou a elaborao do Plano de Classifcao e da Tabela de
Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo para os rgos do Poder Executivo do
Estado de Minas Gerais, que sero institudos, por meio de decreto.
Utilizou-se a metodologia adotada pelo Arquivo Nacional da Austrlia, DIRKS, (ou ISO 15.489/2001),
que prev oito passos, abrangendo todo processo de gesto de documentos, que vai da pesquisa
sobre a instituio, suas funes e procedimentos, at a avaliao da implementao e a reviso
dos instrumentos e do sistema de arquivamento. So eles:
PASSO A: Investigao Preliminar;
PASSO B: Anlise das Atividades (produto fnal: Plano de Classifcao de Documentos de
Arquivo);
PASSO C: Identifcao dos Requisitos de Arquivamento (produto fnal: Tabela de Temporalidade
e Destinao de Documentos de Arquivo);
Passo D: Avaliao dos Sistemas de Informao e Arquivamento Existentes;
Passo E: Estratgias para Gesto de Documentos;
Passo F: Projeto de Sistema de Gesto de Documentos;
Passo G: Implementao de Sistema de Gesto de Documentos.
A metodologia australiana foi utilizada como base para desenvolvimento do Plano de Classifcao
e Tabela de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo no governo do Estado
de Minas Gerais. Os roteiros, procedimentos e formulrios foram adaptados para a realidade
brasileira e, especifcamente, para os rgos do Poder Executivo do Estado de Minas Gerais,
descrita a seguir:
10

Baseado no manual australiano (AUSTRALIA, 2001).
35
Manual de Gesto de Documentos
2.4.2.1 PASSO A: Investigao Preliminar
No possvel classifcar e avaliar documentos de organizaes sobre as quais
pouco ou nada se sabe. (LOPES, 1996)
A investigao preliminar o alicerce para a elaborao do Plano de Classifcao e a Tabela
de Temporalidade e Destinao de Documentos. O rgo precisa investir tempo e pessoal nesta
etapa para fornecer uma base slida para as atividades subsequentes.
Por que fazer uma Investigao Preliminar?
O objetivo desta etapa identifcar e documentar a instituio de forma abrangente. Sua estrutura,
os ambientes (de atividades, de regulao e scio-poltico) nos quais o rgo opera e os principais
fatores que afetam suas prticas de arquivamento.
A investigao preliminar a oportunidade de se conduzir uma pesquisa e consulta prvia, dentro
da instituio, sobre as questes de arquivamento e identifcar problemas especfcos ou reas de
risco. Fornece informao contextual importante sobre fatores que infuenciam as necessidades
de produo e acumulao documentos no mbito do rgo.
Quais so os benefcios da Investigao Preliminar?
a) o entendimento da instituio e do contexto administrativo, legal, poltico e social no qual ela
opera;
b) a avaliao geral dos pontos fortes e fracos da gesto de documentos e dos sistemas de ar-
quivos na instituio;
c) uma boa base para a defnio do escopo do projeto na instituio;
Estas informaes so vitais para a tomada de deciso sobre o sistema e sobre as atividades de
arquivamento no rgo. Elas ajudam na identifcao de problemas e garantem que as solues
propostas sejam baseadas em um slido entendimento da instituio e de seu ambiente. A
Investigao Preliminar d suporte para a elaborao de um plano de trabalho visando elaborao
do Plano de Classifcao e da Tabela de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo
para as atividades fnalsticas (incluindo escopo, descrio das atividades, recursos humanos e
materiais etc.).
Cadernos Tcnicos do Arquivo Mineiro 36
Recursos e pr-requisitos:
Para conduzir a Investigao Preliminar a equipe precisa de:
1. acesso a fontes documentais internas, como relatrios anuais, planos corporativos e
planejamento estratgico;
2. acesso a fontes documentais externas, como legislao, padres e boas prticas;
3. acesso aos funcionrios com conhecimento de alto nvel sobre a instituio;
4. pessoal com habilidade analtica, habilidade de comunicao oral e escrita e amplo
conhecimento da instituio. Tais pessoas podem fazer parte da prpria instituio (como
o caso dos membros do Grupo Permanente de Avaliao de Documentos de Arquivo) ou
podem ser engajados como consultores e contratados.
Preparando a Investigao Preliminar:
Determinando o escopo da investigao preliminar
Durante a investigao preliminar preciso identifcar:
1. as fronteiras da instituio com a qual se est trabalhando;
2. a estrutura legal que afeta as operaes da instituio;
3. os stakeholders dentro e fora da instituio cujos interesses o rgo deva levar em conta. So
pessoas ou organizaes que so afetadas ou entendem que podem ser afetadas por uma
deciso ou atividade. Os stakeholders podem ser internos, como unidades organizacionais
e funcionrios da instituio, ou externos, como cidados, empresas, parceiros, agncias e
rgos reguladores, grupos de interesse, fornecedores, etc. A identifcao dos stakeholders
de particular importncia para os aspectos de avaliao e destinao dos documentos e
podem ser fonte de requisitos de arquivamento de determinados registros. (Passo C)
4. padres sociais, ticos e de conduo de suas atividades que a sociedade espera que a
instituio satisfaa.
5. o tipo de trabalho que a instituio conduz.
6. a cultura organizacional.
7. os fatores que afetam as prticas de arquivamento na instituio.
A equipe utiliza relatrios pr-existentes e o conhecimento pessoal como fonte, com a garantia
que a fonte informacional pode ser acessada novamente, identifcando-a corretamente.
Uma pesquisa que resulte em um documento consistente evita a duplicao de esforos em
etapas seguintes.
37
Manual de Gesto de Documentos
Coleta de dados (fontes documentais e entrevistas)
Antes de comear a pesquisa, a equipe verifca se o rgo participou recentemente de projetos
que envolveram anlise corporativa, como reengenharia de processos, planejamento estratgico,
anlise de risco. Tais projetos podem fornecer informaes indispensveis e reduzir a necessidade
de uma pesquisa mais profunda.
Fontes documentais:
1. relatrios anuais;
2. organogramas;
3. planos estratgicos;
4. legislao;
5. polticas e procedimentos;
6. publicaes relacionadas.
A maior parte das fontes documentais listadas produzida pela prpria instituio, e pode ser
acessada online por meio da internet ou da intranet ou por meio de consulta aos arquivos. No
entanto, para ter um conhecimento profundo das atividades, da regulamentao e do contexto
scio-poltico no qual a instituio opera, a equipe precisa pesquisar para alm das fronteiras da
instituio. H muitos tipos de fontes externas que fornecem informao contextual. Duas das
fontes mais importantes:
1. relatrios e diretrizes produzidos por auditores, ouvidores ou outros rgos investigativos;
2. padres, cdigos de boas prticas e protocolos de procedimentos que so relevantes para as
atividades desempenhadas pela instituio.
Entrevistas:
A inteno de consultar os funcionrios especializados neste momento de validar a informao,
obtida por intermdio das fontes documentais, sobre o contexto da instituio, sua cultura, seus
pontos fortes e fracos. As entrevistas podem fornecer informaes sobre reas ou atividades que
no foram sufcientemente documentadas. A consulta ocorre por meio de entrevistas individuais
ou coletivas. importante confrmar com os funcionrios se a equipe usa as fontes corretas e
recebe orientaes sobre outras fontes que, eventualmente, so desprezadas ou ignoradas.
Cadernos Tcnicos do Arquivo Mineiro 38

Organogramas
Histria
Administrativa
Legislao
Fontes
Externas
Polticas
Entrevistas
Planos
Relatrios
Anuais
Fontes
Documentais
As informaes obtidas so registradas em formulrios especfcos e a equipe pode retornar a
elas quando necessrio (ver modelo no Anexo 1). Essas informaes devem ser analisadas antes
do prximo passo. A metodologia DIRKS indica um roteiro para o Levantamento de Contexto
Organizacional (ver Anexo 2) que direciona algumas anlises fundamentais para o entendimento
da instituio, suas funes e atividades, seus ambientes, riscos etc.
Esta etapa tende a ser subestimada pelas equipes, que normalmente esto ansiosas para atingirem
as duas etapas subsequentes. No entanto, verifcamos em nossa experincia com os rgos do
Poder Executivo do Estado de Minas Gerais, que aquelas que se dedicaram a fazer um trabalho
minucioso nesta fase, conseguiram melhores resultados com menor esforo nas fases seguintes.
Com a informao levantada e organizada e o entendimento dos conceitos de funo, atividade,
transao, processo, steakeholder, risco etc. proporcionaram facilidades na sistematizao das
funes/atividades/transaes e no levantamento dos requisitos de arquivamento para defnio
dos prazos de guarda.
2.4.2.2 PASSO B: Anlise das Atividades
O propsito desta etapa desenvolver um modelo conceitual do que a instituio faz e como faz,
por meio do exame de suas atividades e processos. Esta anlise fornece o fundamento central
para o desenvolvimento das ferramentas de gesto de documentos e contribuir para as tomadas
de deciso acerca da produo, captura, controle, armazenamento, avaliao, destinao e
acesso aos documentos de arquivo nas etapas seguintes. Esta fase particularmente importante
quando se trata de ambientes digitais, onde a conexo entre uma instituio e seus documentos
lgica e no fsica. No fnal desta etapa, o produto o Plano de Classifcao de Documentos
de Arquivo.
FIGURA1 Tipos de fontes de informao.
39
Manual de Gesto de Documentos
Nesta etapa so analisadas sistematicamente as atividades de forma a fazer o melhor uso dos
resultados. Para completar o Passo B a equipe precisa:
a) colher informaes provenientes das fontes documentais e entrevistas (j realizado no Passo
A);
b) analisar o trabalho executado pela instituio;
c) identifcar e documentar cada funo, atividade e transao;
d) desenvolver esquema de classifcao baseado na sistematizao das funes, atividades e
transaes;
e) validar a anlise das atividades da instituio com os gestores seniores.
Quais so os benefcios da Anlise de Atividades?
A Anlise de Atividades fornece a base conceitual fundamental para o desenvolvimento das
ferramentas de gesto de documentos. Ao fnalizar essa anlise, a equipe conta com:
o entendimento do contexto no qual esto inseridas as atividades de arquivamento na
instituio, especifcamente a relao entre a consecuo de sua misso e os documentos
que so produzidos como evidncias de suas atividades;
o fundamento para o desenvolvimento de ferramentas e outros mecanismos para estabelecer
um controle corporativo sobre a classifcao e arquivamento, incluindo o desenvolvimento
de um vocabulrio controlado e de plano de classifcao de documentos de arquivo,
preparao de tabela de temporalidade e destinao de documentos de arquivo, identifcao
e especifcao de requisitos de arquivamento, e responsabilidade de arquivamento,
formalmente identifcadas.
Essas informaes so registradas nos seguintes documentos:
a. Formulrio de Levantamento de Funes e Requisitos de Arquivamento, no qual a equipe
detalha cada uma das funes, atividades e transaes, assim como a documentao
produzida em cada uma delas (ver Anexo 3);
b. Esquema de Classifcao (EC) que apresenta as relaes entre funes, atividades e
transaes da instituio.
O Esquema de Classifcao usado para associar os documentos ao contexto de sua
misso. Este um requisito chave para a produo e captura de documentos completos e
acurados. O Esquema de Classifcao, em conjuno com os requisitos de arquivamento
(identifcados no Passo C), fornecem a base para o desenvolvimento de duas ferramentas
essenciais a gesto de documentos:
um plano de classifcao de documentos com controle de vocabulrio para nomear e
indexar documentos em um contexto especfco. Esta ferramenta de classifcao pode
Cadernos Tcnicos do Arquivo Mineiro 40
ser usada sozinha ou suplementada por outras ferramentas de indexao e recuperao;
uma tabela de temporalidade e destinao de documentos de arquivo que defne prazos
de reteno e as aes de destinao subsequentes para vrias classes de documentos.
Recursos e Pr-requisitos
A Anlise de Atividades da instituio deve ser um processo rigoroso. Antes de iniciar o Passo
B, a equipe deve se assegurar de:
a. ter um entendimento da instituio com a qual est trabalhando e do contexto no qual ela
opera (Passo A);
b. ter uma percepo geral sobre os pontos fortes e fracos da gesto de documento e dos
sistemas de arquivo na instituio (Passo A);
c. obter apoio gerencial para realizar a anlise de atividades;
d. determinar se a instituio j teve suas atividades e processos analisados e documentados;
O Passo B pode ser conduzido concomitantemente ao Passo C Identifcao de Requisitos
de Arquivamento, j que usam as mesmas fontes. A equipe deve garantir a familiaridade
com o Passo C antes de comear o Passo B. A equipe notou que durante a pesquisa para
determinar a natureza das funes, atividades e transaes tambm identifcou os requisitos
de arquivamento. Um nico formulrio pode ser usado para os levantamentos dos Passos B
e C (ver Anexo 3).
Fazendo a Anlise de Atividades
O objetivo desta etapa estabelecer um modelo, ou representao, das funes e atividades
conduzidas pela instituio. Vrias abordagens podem ser usadas para produzir este modelo,
mas importante destacar que a anlise um processo repetitivo de desenvolvimento de um
produto fnal que o resultado das muitas revises.
Dois tipos de anlise so teis na identifcao das funes, atividades e transaes: a Anlise
Hierrquica e a Anlise de Processo. A Anlise Hierrquica envolve uma abordagem de cima
para baixo para identifcar o que a instituio faz e a divide, de forma lgica, em uma srie de
partes e subpartes. A Anlise de Processo uma abordagem de baixo para cima que examina
detalhadamente como a instituio conduz sua misso. A abordagem adotada neste projeto
utiliza-se de ambos os tipos de anlise.
41
Manual de Gesto de Documentos
Para realizar a Anlise de Atividades da instituio a equipe precisa identifcar:
a. as metas da instituio e as estratgias adotadas para alcan-las;
b. a amplitude das funes que a instituio conduz para sustentar estas metas e estratgias;
c. as atividades que contribuem para a execuo das funes da instituio;
d. os grupos de transaes ou processos recorrentes que compem cada uma dessas
atividades.
Se a instituio j foi analisada para outros propsitos foi possvel utilizar os resultados destes
trabalhos. Projetos que podem envolver a anlise de atividades:
reengenharia de processos;
automao utilizando workfow;
implementao de sistemas informatizados.
Se a anlise resultante de tais projetos est disponvel e acessvel, a equipe precisa considerar
como, o porqu e quando os projetos foram conduzidos para determinar se os seus resultados
so aplicveis para os propsitos da gesto de documentos.
FIGURA 2 Anlise de atividades.
Cadernos Tcnicos do Arquivo Mineiro 42
Colhendo informaes de fontes documentais e entrevistas
Muitas das fontes usadas no Passo A foram pertinentes na Anlise das Atividades da
instituio. Foram utilizadas as fontes documentais e realizada a consulta aos funcionrios
para esclarecer dvidas e pontos no abordados na documentao.
Identifcando e documentando cada funo, atividade e transao
A anlise processual inicia com uma grande fotografa das atividades executadas pela
instituio, e continua com o seu desmembramento em vrias partes para um estudo mais
detalhado. Estas partes so indicadas em ordem descendente (do maior para o menor), indo
das funes at as transaes:
As funes so as maiores pores dentro da misso de uma instituio. Elas representam
as maiores aes geridas pela instituio para a consecuo de suas metas.
As atividades so as maiores tarefas realizadas pela instituio para levar a cabo cada
uma de suas funes. Vrias atividades podem ser associadas a uma nica funo.
As transaes so as menores pores dentro da misso de uma instituio. Elas fornecem
as bases para a identifcao, em detalhes, dos documentos que so produzidos em
consequncia do cumprimento da misso do rgo. Dependendo da complexidade da
misso da instituio, pode ser necessrio agrupar as transaes com base em suas
similaridades ou, mais ainda, dissec-las at obter o grau apropriado de especifcidade
para o propsito de classifcao e arquivamento.
O exemplo a seguir mostra as relaes entre as funes, atividades e transaes:
Funo: Modernizao Institucional
A funo implica em atividades relacionadas ao processo permanente de inovao da
gesto institucional.
Atividade: Desenvolvimento Organizacional
Abrange o levantamento e consolidao de informaes institucionais da Administrao
Pblica, estabelecendo diretrizes e orientando s Instituies da administrao em suas
propostas de reorganizao. Elaborao de Projetos de Estruturao e Reestruturao
Institucional.
Transao: Reestruturao e Modelagem de Processos
Esto includos documentos como: Memorandos; ou Ofcios; Mensagens Eletrnicas;
Manuais de Redesenho de Processos; Formulrios; Plano de Trabalho (contendo os
43
Manual de Gesto de Documentos
anexos: Matriz de responsabilidades, Diretrizes e Cronograma de Execuo); Atas de
Reunies; Diagrama de Escopo; Fluxograma atual; Lista de Presena; Fluxograma
Redesenhado; Plano de Ao; Mapa de Indicadores; Relatrios Finais; Relatrios de
Processos Reestruturados/Redesenhados.
As etapas seguintes so recomendadas para a identifcao das funes, atividades e
transaes da instituio. Cada uma delas pode ser revista vrias vezes.
Usar as fontes para identifcar o propsito, as metas e estratgias da instituio. Analise os
atos de criao, dando ateno misso e aos objetivos. Considere o que faz a instituio
nica.
Avaliar a amplitude das funes da instituio. As funes geralmente no so baseadas
nas estruturas organizacionais, pois so mais estveis do que as unidades administrativas.
Estas muitas vezes so fundidas ou divididas em reestruturaes. As funes tambm
podem estar dispersas entre componentes estruturais da instituio. Depois de identifcar
as funes da instituio, confra se cada uma tem complexidade similar e se no
coincidente com outras funes. Indique se as funes se sobrepem. Compare com a
estrutura organizacional para assegurar de que todos os aspectos da misso da instituio
foram abordados e investigados.
Usar as fontes para identifcar as atividades que compem cada funo. Assim como
nas funes, confra se cada uma das atividades tem complexidade similar e se no
coincidente com outras. Indique se as atividades se sobrepem.
Identifcar as transaes associadas com cada atividade. Pode ser feito por meio de fontes
escritas, workshops e entrevistas, ou pela anlise dos processos de trabalho examinando
detalhadamente os processos envolvidos na conduo dos trabalhos. A identifcao das
transaes ajudar no teste e na defnio das fronteiras das atividades.
Testar a anlise preliminar em entrevistas e workshops com funcionrios especialistas
naquelas funes. Reveja as principais funes e as refne sob a luz da anlise subsequente.
Rever e refnar os demais nveis da hierarquia.
Ainda que esta anlise envolva uma abordagem de cima para baixo, no essencial que
a equipe fnalize os mais altos nveis das funes antes de trabalhar com os nveis mais
baixos. Na verdade, a identifcao das transaes ajuda a defnir as fronteiras das atividades
e, portanto, o escopo das funes. O exame das fontes fornece informao relevante a um
nmero de nveis e a equipe deve rever cada nvel muitas vezes para refnar e incrementar o
modelo.
A equipe pode desejar fazer as entrevistas antes da anlise ou, alternativamente, preparar
uma anlise detalhada usando as fontes documentais e utilizar os workshops para refnar e
testar o modelo. til ter no fnal um esboo rudimentar das funes para gerar discusso
antes de partir para as entrevistas, individuais ou coletivas.
possvel que a equipe, durante o exame das fontes, identifque atividades que no so
Cadernos Tcnicos do Arquivo Mineiro 44
realizadas, na prtica, pela instituio. Estas atividades devem ser documentadas, incluindo
as razes por que elas no foram completadas.
Designando termos para funes e atividades
Como parte da anlise necessrio escolher termos que podem representar as funes,
atividades e transaes que a equipe identifcar. A escolha dos termos depende da forma na
qual a equipe defne as funes, atividades e transaes. Em alguns casos, a terminologia
muito especfca em relao misso da instituio. Em outros casos, a terminologia pode ser
especfca de um setor externo ao rgo A equipe deve ter cuidado para escolher termos que
so relevantes para a instituio.
Para evitar confuso, a equipe descreveu as principais funes usando termos j consolidados
no vocabulrio dos funcionrios da instituio. Assim, a equipe foi capaz de criar um plano
de classifcao de documentos de arquivo preciso e integrado. Caso a instituio tenha um
thesaurus disponvel com as funes e atividades, a equipe pode utiliz-lo.
Defnindo o escopo das funes e atividades
necessrio defnir as fronteiras ou o escopo de cada funo e/ou atividade e determinar
as relaes entre as unidades descritas, assegurando que as unidades do mesmo nvel no
esto sobrepostas. As anotaes sobre o escopo defnem o signifcado de um termo em
particular e guia os usurios sobre como tais termos devem ser aplicados. Estas notas devem
ser breves. Preciso, consistncia e clareza so importantes. As notas devem: especifcar
quais termos abrange; determinar quais termos no abrange e fornecer referncias a outros
termos subordinados.
FIGURA 3 Layout de Sistematizao das Funes/Atividades/
45
Manual de Gesto de Documentos

000 GESTO INSTITUCIONAL
Abrange as atividades de apoio e controle de natureza tcnica, jurdica e administrativa no
cumprimento das atribuies institucionais, quando da execuo das atividades comuns e
sistmicas dos rgos e Entidades do Poder Executivo do Estado de Minas Gerais.
001 Modernizao Institucional
Abrange as atividades relativas ao processo permanente de inovao da gesto institucional.
001.1 Acordo de Resultados e Avaliao de Desempenho
Institucional
Abrangem os contratos de gesto celebrados com o objetivo de alavancar o
desempenho dos rgos e Entidades do Poder Executivo do Estado de Minas Gerais.
Sem as notas de escopo, pode haver diferentes interpretaes dos termos pelas diversas
unidades da instituio, ao contrrio do compartilhamento de signifcados esperado.
As notas de escopo comeam como uma tentativa de determinar a sistematizao adotada no
plano de classifcao e so revisadas para que se aperfeioe a defnio de cada entidade.
As notas de escopo para as funes e atividades devem sempre refetir os componentes de
subordinao. O escopo de uma atividade deve incluir as transaes identifcadas como parte
de uma atividade, e o escopo de uma funo, as atividades componentes da funo. Por
exemplo, o termo de funo Publicao pode ser defnido como:
A funo de criao, independentemente do formato, de material para venda
ou distribuio interna ou ao pblico. Incluindo esboos, produo manual
ou eletrnica (design, layout, impresso, etc.), marketing e publicaes pela
instituio.
As notas de escopo incluem alguns termos de atividades como distribuio, produo etc.
para descrever a extenso da funo. Em alguns casos, os temos de atividade so ligados
a muitos termos de funo. As notas de escopo destes termos de atividade precisam ser
genricas se esto ligados a mais de um termo.
Anlise e mapeamento do fuxo de processos e transaes
Com o objetivo de registrar o fuxo dos processos a equipe precisa de:
identifcar os processos chaves a serem analisados;
investigar cada processo detalhadamente por meio de entrevistas com os funcionrios
que os operacionalizam; da observao do fuxo de trabalho; e da reviso de manuais
operacionais e documentao relacionada;
mapear as sequncias de tarefas, incluindo resultados alternativos;
identifcar pontos em que os documentos so (ou podem ser) gerados.
FIGURA 4 Exemplo de notas de escopo em um Plano de Classifcao.
Cadernos Tcnicos do Arquivo Mineiro 46
Exemplo:
Funo: Educao
Subfuno Atividades Transaes Aes Documentos
(1)
Avaliao
Educacional
(1.1)
Avaliao
da
Qualidade
do Ensino
(1.1.1)
Execuo
da
Avaliao
Celebrao
do Contrato

1) Edital de Licitao;
2) Contrato;
3) Manual.
Aplicao
das Provas
1) Lista de presena;
2) Consolidado do
processo de avaliao
da Superintendncia
Regional de Ensino.
Apurao e
divulgao
dos
resultados
1) Base Bruta
de Dados:
Microdados;
2) Boletins
Pedaggicos;
3) Boletins de
Resultados.
Prestao
de contas
1) Empenhos;
2) Liquidao;
3) Ordem de
pagamento;
4)Nota Fiscal.
Como na Anlise de Atividades, a equipe deve rever os fuxos tantas vezes quantas forem
necessrias para melhor-los.
Desenvolvendo um Esquema de Classifcao de Funes da instituio
Um Esquema de Classifcao de Funes (ECF) um modelo sistematizado das relaes entre
as funes, atividades e transaes da instituio. A relao entre as entidades de mesmo nvel e
entre os nveis deve ser esclarecida.
As funes, atividades e transaes identifcadas so representadas em um ECF, incluindo as
notas de escopo. Deve-se indicar se os termos utilizados fazem parte de um vocabulrio controlado
(especifcar qual, se da instituio ou de outra fonte) ou se foram determinados pela equipe. Isto
pode auxiliar nas eventuais mudanas futuras. As funes devem ser listadas alfabeticamente,
assim como as atividades subordinadas a cada funo. As transaes tambm devem ser listadas
no Formulrio de Levantamento de Funes (Anexo 3). O ECF pode incluir referncias para
explicar a estrutura lgica e a relao entre as entidades. Isto pode auxiliar no desenvolvimento
47
Manual de Gesto de Documentos
das ferramentas de classifcao relacionadas, como o Plano de Classifcao de Documentos de
Arquivo que pretendemos produzir.
O layout do Esquema de Classifcao de Funes pode facilitar a visualizao das inconsistncias
ou sobreposies da anlise. A equipe deve garantir que:
uma unidade de atividade apropriada seja selecionada como base para cada funo;
cada funo e cada atividade tenha seu escopo defnido;
o escopo de cada funo exclua as outras funes; e
a combinao funes que explique toda a misso pela a qual a instituio responsvel.
O nmero de nveis delineados no Esquema de Classifcao de Funes depende da complexidade
das vrias funes desenvolvidas pela instituio.
Funes Atividades Transaes Observaes
Funo 1:
Legislao:
Descrio:
Atividade 1.1:
Legislao
que regula:
Descrio:
Transao 1.1.1:
Descrio:
Documentos produzidos:
Atividade 1.2:
Legislao
que regula:
Descrio:
Transao 1.2.1:
Descrio:
Documentos produzidos:
Transao 1.2.2:
Descrio:
Documentos produzidos:
Funo 2:
Legislao:
Descrio:
Atividade 2.1:
Legislao
que regula:
Descrio:
Transao 2.1.1:
Descrio:
Documentos produzidos:
FIGURA 5: Layout de Esquema de Classifcao de Funo.
Stakeholders
Como parte da anlise da amplitude legal e do contexto social na Investigao Preliminar
(Passo A), os stakeholders da instituio so identifcados. Agora a equipe deve relacionar
estes stakeholders s funes ou atividades relevantes e incluir qualquer stakeholder que
tenha sido identifcado posteriormente, na Anlise de Atividades. Os stakeholders externos
que participam do trabalho da instituio, exemplo, cidados, empresas ou demais rgos
pblicos, so revelados por meio da anlise das atividades e das transaes.
Cadernos Tcnicos do Arquivo Mineiro 48
Alm dos stakeholders externos, partes especfcas da instituio podem ter interesse nas
funes. Estes stakeholders internos tambm devem ser identifcados. Eles incluem aquelas
reas responsveis pela conduo das funes e atividades, mas podem incluir outras reas.
Os stakeholders so identifcados neste momento porque tm interesse nos documentos e
podem ser uma fonte de consulta para a defnio dos Requisitos de Arquivamento (Passo C).
Eles podem ter impacto na forma como o trabalho executado dentro de uma instituio. Um
exemplo disso quando a consulta aos stakeholders torna-se parte da rotina do processo.
No Passo B examina-se o interesse do stakeholder na funo e na atividade, na execuo
da tarefa. No Passo C, este interesse ser examinado em relao aos documentos gerados
por esta tarefa.
Avaliao de Risco
O risco vinculado s funes e s atividades o risco da ocorrncia de eventos que exponham
a instituio a consequncias adversas. Isto pode incluir a incapacidade de justifcar uma
deciso ou o desconhecimento da deciso tomada. As consequncias destes eventos podem
incluir perdas fnanceiras, embarao pblico ou atrasos inaceitveis. Um bom sistema de
gesto de documentos deve ser capaz de auxiliar na reduo destes riscos. A avaliao de
risco no nvel funcional d suporte s reas prioritrias para futuras anlises e identifca reas
organizacionais responsveis por funes que requerem uma prtica e um treinamento mais
rigorosos.
Algumas reas de risco so identifcadas na Investigao Preliminar (ver Anexo 2 itens 14,
17 e 19). A equipe deve relacionar estas reas de risco s funes e atividades relevantes. A
anlise das fontes neste estgio pode revelar outras reas de risco, por exemplo, legislao
que permite a aplicao de penalidades severas pela no conformidade de determinadas
reas, ou riscos que podem ser identifcados nos workshops com os funcionrios.
Registro das informaes coletadas
O Esquema de Classifcao de Funes a representao das funes, atividades e
transaes conduzidas pela instituio. Para os passos futuros e para justifcar a identifcao
das entidades feita pela equipe, necessrio registrar esta anlise das funes, atividades e
transaes. A equipe pode incluir informaes como:
legislao e outras fontes que do suporte s funes e s atividades;
riscos associados com cada funo e atividade;
stakeholders que tem interesse nas funes e atividades;
unidades organizacionais que so responsveis pela conduo de todos ou parcela dos
aspectos de cada funo; e
49
Manual de Gesto de Documentos
mudanas nas funes atravs do tempo.
A informao colhida, incluindo aquelas sobre os stakeholders e sobre fontes de autoridade,
fornece a base para a defnio dos requisitos de arquivamento no Passo C.
Validao da Anlise
importante que a equipe faa uma consulta ampla durante a anlise das atividades, validando
suas concluses. Isto envolve questionar gestores e funcionrios das reas operacionais
em relao ao modelo construdo pela equipe para confrmar sua acurcia e completude.
essencial que o modelo seja signifcativo para a instituio para que sirva de base para as
atividades de gesto de documentos (incluindo o controle intelectual e avaliao). A anlise
e o Esquema de Classifcao de Funes tambm devem ser validados com os gestores
seniores (superintendentes e diretores).
Algumas questes a serem resolvidas
Defnindo o escopo da anlise
desejvel que se veja a instituio sob uma perspectiva ampla quando se faz a Anlise
de Atividades. Em muitos casos, as funes so conduzidas atravs de um grande nmero
de unidades organizacionais e documentos que registram as atividades e as transaes
associadas a estas funes podem ser criados em vrios sistemas de arquivos. Utilizando
uma abordagem funcional, e no a estrutural, para a anlise das atividades, teremos um
entendimento completo das operaes da instituio o que resultar em decises mais
consistentes sobre a criao, controle e avaliao dos documentos.
Adotando uma abordagem que privilegia a sntese das unidades sem perder o entendimento
do todo nos Passos A e B, a equipe capaz de contextualizar as atividades e identifcar as
reas de maior risco. Alguns rgos podem desenvolver funes similares ou partes de uma
mesma funo. Se este o caso de sua instituio ser til consultar os rgos correlatos
quando da anlise no Passo B e da identifcao dos requisitos de arquivamento no Passo C.
Assim, a equipe capaz de esboar um modelo que seja entendido pelos rgos com funes
similares. Tal consulta reduz a duplicao de documentos.
Cadernos Tcnicos do Arquivo Mineiro 50
Defnindo a graduao de funes e atividades
Embora o Esquema de Classifcao de Funes, que derivado da anlise de atividades,
seja dividido em trs nveis (funes, atividades e transaes), a graduao destas entidades
relativa e no absoluta. Em muitos casos a graduao de cada entidade ser simples, mas
h ocasies em que se necessita manipular a escala para criar um Plano de Classifcao de
Documentos prtico e signifcativo.
Criando um Plano de Classifcao de Documentos de Arquivo
Para elaborar planos de classifcao de documentos de arquivo com qualidade tcnica no
basta realizar o levantamento exaustivo de funes, atividades, transaes e documentos
(o que as equipes fzeram at aqui). preciso sempre levar em conta a utilizao destes
planos pelos usurios das instituies em seu dia a dia. Se o plano for concebido com muitas
classes, o usurio ter difculdades de encontrar o local exato para classifcar o documento,
alm do tempo gasto no exame de cada uma das classes provveis. Por outro lado, se o
plano possuir um nmero muito restrito de classes que agrupam uma variedade imensa de
documentos, no vai cumprir a sua razo de ser, racionalizando e facilitando o arquivamento
e a recuperao da informao.
Desta forma, preciso que as classes de documentos possuam um nvel de generalidade
ideal que proporcione simplicidade, fexibilidade e expansibilidade. (GONALVES, 1998. p.
24-25)
Defendemos, dentro de uma perspectiva integrada avaliao, a classifcao que gere
dossis. Estes dossis podem ter peas arquivadas em locais separados, devido s
caractersticas fsicas dos suportes, mas devem estar unidos sob o ponto de vista intelectual,
... representando abstratamente as estruturas, funes e atividades de cada instituio
(LOPES, 1996. p. 99). Os dossis contero tipologias documentais (cartas, ofcios, projetos
etc.) e suportes (papel, ftas magnticas, DVDs etc.) diversos sobre uma mesma atividade da
instituio. A classifcao baseada na formao de dossis permite reunir as informaes
sobre o conjunto de documentos que, mesmo estando fsicamente separados, estaro
ordenados e codifcados do mesmo modo.
As funes, as atividades, as transaes, os processos e dossis recebem cdigos numricos,
que refetem a estrutura sistematizada das funes do rgo. A sistematizao feita por meio
das classes, subclasses, grupos e subgrupos, partindo-se das grandes funes e seguindo
at os processos e dossis.
As classes, de um modo geral, devem corresponder s principais funes desenvolvidas
pelo rgo e unidades da administrao. Os cdigos numricos refetem a subordinao dos
subgrupos aos grupos, dos grupos s subclasses e destas, classe. As margens representam
a subordinao entre subgrupos, grupos, classes e subclasses.
51
Manual de Gesto de Documentos
Agora que a equipe possui todas as informaes necessrias para produzir o Plano de
Classifcao de Documentos de Arquivo para sua instituio, pode consolidar a anlise das
atividades, a anlise processual e o Esquema de Classifcao de Negcios em uma proposta
de Plano de Classifcao de Documentos que seja um fel retrato da instituio.
Concluda a primeira verso desta proposta de Plano de Classifcao o momento de coloc-
lo prova. A equipe deve divulg-lo dentro da instituio, submet-lo aos funcionrios ligados
s atividades meio e fm, test-lo nos arquivos da instituio. Todas as sugestes e crticas
devem ser examinadas e respondidas, quer sejam pertinentes ou no. A partir deste teste, a
equipe far as alteraes necessrias.
Parte-se, ento, para o prximo Passo que culminar com a elaborao da Tabela de
Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo para as atividades fnalsticas dos
rgos.
2.4.2.3 PASSO C: Identifcao dos Requisitos de Arquivamento
O que so requisitos de arquivamento?
O propsito do Passo C identifcar e registrar os requisitos de arquivamento da instituio
para produzir e manter as evidncias de sua misso, polticas e decises. O termo evidncia
usado aqui em seu mais amplo sentido, e no especifcamente em seu signifcado legal.
As evidncias (em forma de documentos) ajudam a assegurar que indivduos e instituies
possam ser responsabilizados pelo governo, pelo judicirio, por dirigentes, acionistas,
cidados, grupos de interesse da comunidade e futuras geraes. Os documentos do
coerncia e continuidade s aes que compem o processo poltico-decisrio e so teis
como precedentes para formulao de diretrizes e de procedimentos, tais como interao
com a sociedade, controle de qualidade e tomada de decises.
A natureza da instituio e o contexto no qual ela opera impem o tipo de evidncia das
atividades que necessrio criar, qual forma a evidncia toma, por quanto tempo deve ser
mantida e que tipo de acesso (restrito ou irrestrito) deve ser proporcionado atravs dos anos.
Estes requisitos de arquivamento so identifcados por meio de uma anlise sistemtica
das necessidades operacionais, das obrigaes legais e regimentais, e das expectativas da
comunidade, tanto quanto da avaliao dos riscos a que a instituio est exposta se as
evidncias de suas atividades no estiverem disponveis.
Este passo essencial para a elaborao da Tabela de Temporalidade e Destinao de
Documentos de Arquivo. Ele fornece as justifcativas para a manuteno e eliminao dos
documentos.
Cadernos Tcnicos do Arquivo Mineiro 52
Para completar o Passo C, a equipe deve:
localizar as fontes relevantes;
identifcar os requisitos de arquivamento impostos pela legislao, regimento e comunidade;
documentar a identifcao dos requisitos de forma apropriada para os propsitos de
referncia;
determinar e documentar quais os requisitos identifcados sero apresentados.
Benefcios de se identifcar os requisitos de arquivamento
Para completar este passo a equipe deve contar com:
um entendimento dos requisitos da instituio para produzir e manter documentos como
evidncia de suas atividades;
uma avaliao do nvel de exposio a riscos relacionados s evidncias (tais como falhas
de accountability, aes legais e perda de documentos permanentes) que a instituio
possui;
uma estrutura intelectual para dar suporte s decises de avaliao e eliminao;
uma avaliao dos fatores (cultural, tecnolgico, econmico etc.) internos e externos que
infuenciam estes requisitos e que devem ser apresentados;
um padro de referncia para avaliao da atualidade destes requisitos;
uma base para desenvolver especifcaes funcionais para sistemas de arquivamento,
incluindo softwares.
Isto documentado em:
uma lista de todas as fontes contendo requisitos de arquivamento relevantes para a
instituio (expandindo a lista das fontes compiladas nos Passos A e B); (Anexo 1) e
uma lista dos requisitos de arquivamento regimentais, da misso e da comunidade
derivados estas fontes, organizados de forma que possam ser facilmente mantidos em
longo prazo como fonte de referncia.
Considerando as implicaes para a accountability organizacional, essencial que o processo
de identifcao dos requisitos de arquivamento seja documentado. A documentao deve
fornecer a fundamentao para cada requisito.
Recursos e pr-requisitos
Antes de iniciar o Passo C a equipe deve ter:
um entendimento geral da instituio e do contexto no qual ela opera (obtido no Passo A);
53
Manual de Gesto de Documentos
analisado as funes, atividades e transaes da instituio (realizado no Passo B);
a documentao completa de todas as fontes consultadas durante os Passos A e B, de
forma que a equipe possa consult-las rapidamente e determinar sua utilidade neste
Passo; e
obtido suporte gerencial para identifcar e documentar os requisitos de arquivamento da
instituio.
Com o objetivo de identifcar e documentar os requisitos de arquivamento da instituio a
equipe necessita:
de acesso s fontes documentais internas e externas e das informaes colhidas por meio
das entrevistas aos funcionrios (estas fontes de informao j podem ter sido utilizadas
nos Passos A e B);
pessoal com habilidades analticas (incluindo familiaridade com tcnicas de modelagem),
habilidades de comunicao oral e escrita e amplo conhecimento da instituio; e
acesso ao pessoal com conhecimento legal, de auditoria, garantia de qualidade e outras
matrias relevantes que possam contribuir com a avaliao dos riscos.
Acesso ao pessoal especializado em Tecnologia da Informao (TI) para auxiliar com a
documentao tambm pode ser benfco.
Muitos dos requisitos de arquivamento podem ser identifcados no curso da identifcao
das funes e atividades no Passo B. Estes requisitos devem ser relacionados s funes e
atividades especfcas na fnalizao do Esquema de Classifcao de Funes.
Identifcando os requisitos de arquivamento
H trs tipos principais de requisitos de arquivamento:
requisitos regimentais (ou accountability ou legislativo);
requisitos de operacionais (consecuo da misso); e
requisitos provenientes das expectativas da comunidade (ou scio-polticos ou sociais).
Os requisitos de arquivamento podem ser estabelecidos explicitamente em leis, regulamentos
e outros instrumentos de autoridade, ou implcitos no ambiente no qual a instituio opera.
Eles se referem a necessidades especfcas de evidncias. Por exemplo, um requisito pode
estabelecer a necessidade por:
criao de um documento;
sua reteno por um perodo especfco de tempo;
sua eliminao;
Cadernos Tcnicos do Arquivo Mineiro 54
condies de acesso;
contedo do documento;
forma em que o documento deve ser apresentado; e
aspectos relativos qualidade, que seja um documento completo e acurado.
Com o objetivo de identifcar os requisitos de arquivamento da instituio a equipe pode
usar as fontes documentais e as entrevistas. Diferentes tipos de requisitos vm geralmente
de fontes diferentes. Por exemplo, um requisito regimental para a criao de uma evidncia
poder ser encontrado em uma fonte documental, enquanto uma necessidade de reteno
de uma evidncia relacionada misso da instituio pode vir de uma entrevista.
No curso da investigao, desejvel que a equipe apresente numerosas fontes que
identifquem as necessidades por evidncia. Entretanto, importante distinguir os requisitos
de arquivamento identifcados, daqueles requisitos que a equipe escolheu satisfazer. Os
requisitos fnais, e a qualidade da evidncia criada e mantida para dar suporte a eles, sero
determinados pelo processo de anlise de risco.
Localizando fontes relevantes
O primeiro estgio de identifcao dos requisitos de arquivamento da instituio encontrar
fontes relevantes internas e externas (tais como as listadas no Anexo 1). Nos Passos A e B a
equipe usou estas fontes para analisar o contexto e as atividades da instituio. Neste Passo
a equipe precisa pesquisar estas e outras fontes para colher informaes que possam ajudar
na identifcao e avaliao dos requisitos de arquivamento.
importante, tambm, considerar os interesses dos stakeholders internos e externos. Nos
Passos A e B a equipe identifcou os stakeholders da instituio e as funes e atividades de
particular importncia. Os interesses dos stakeholders podem representar diferentes tipos de
requisitos de arquivamento. Por exemplo:
parceiros de empreendimentos que querem ter acesso aos documentos da instituio,
referentes queles empreendimentos, por 10 anos (requisito operacional);
a seo responsvel por uma atividade recorre regularmente aos documentos por um
perodo de 7 anos a contar do encerramento do evento (requisito operacional); ou
genealogistas e pesquisadores que argumentam a favor da reteno permanente
de arquivos relacionados imigrao e concesso de cidadania (expectativa da
comunidade).
Fontes documentais podem incluir informaes sobre interesses de stakeholders. Interesses
internos podem ser refetidos nas polticas e procedimentos. Relatrios relativos aos interesses
de stakeholders externos podem estar disponveis. As entrevistas so efetivas para colher
55
Manual de Gesto de Documentos
informaes sobre os interesses dos stakeholders nos documentos. Tenha em mente que o
staff interno muitas vezes conhecer os interesses dos stakeholders externos.
Fontes documentais internas
bom comear pela identifcao e localizao de qualquer pesquisa sobre requisitos de arquivamento
realizada na instituio. A equipe poder se benefciar destas informaes para este projeto.
Por exemplo, anlises realizadas na preparao para o design e implementao de outros sistemas de
informaes dentro da instituio podem ter examinado requisitos de arquivamento em reas de funes
especfcas. Isto particularmente desejvel no ncleo de reas de funes que requerem altos nveis
de accountability fnanceiro e/ou informacional. importante verifcar a documentao compilada para
estes outros sistemas ou diretrizes de procedimentos que do suporte a um processo, em particular. A
documentao dos sistemas de informao da instituio pode fornecer alguns dos requisitos relativos
aos registros produzidos e processados nestes sistemas.
A instituio pode possuir algumas normas ou regulamentos sobre a eliminao de documentos
(resolues, portarias, ordens de servio etc.) que podem conter alguma informao sobre os requisitos
de arquivamento. importante analisar estas normas e avaliar a sua atualidade. Muitas vezes os prazos
podem ser superestimados ou, ao contrrio, no serem sufcientes, pois no levam em considerao
todas as variveis. As regras de eliminao existentes devem ser tomadas como um ponto de partida e
analisadas sob a luz de todas as outras informaes coletadas.
Requisitos para evidncia podem ser encontrados (ou corroborados) nas polticas, diretrizes internas,
manuais de procedimentos, relatrios estruturais e programas de controle de qualidade da instituio.
O exame das fontes internas tambm ajudar a determinar as atividades e processos que atualmente
resultam na criao e acumulao de documentos na instituio. Alm disso, a investigao destas
atividades e processos pode revelar requisitos adicionais, tanto quanto fornecer informaes valiosas
sobre os sistemas de arquivamento em uso na instituio.
Fontes documentais externas
As fontes documentais externas mais relevantes so a legislao que defne as competncias da
instituio e a legislao que regula os processos e sua operao, assim como regulamentos especfcos
sobre gesto e preservao de documentos.
A equipe pode considerar os regulamentos, relatrios ou diretrizes provenientes de:
reclamaes e/ou queixas apresentadas ao ouvidor da instituio;
auditorias realizadas por rgo externo;
inspees administrativas ou judiciais;
Cadernos Tcnicos do Arquivo Mineiro 56
comits de inqurito;
comisses independentes de investigao; e
polticas e diretrizes promulgadas pelo Conselho Estadual de Arquivos de Minas Gerais.
Uma falha ao reconhecer os requisitos resultantes destas fontes pode expor a instituio a penalidades
e a processos judiciais.
Vrios padres de procedimentos e de melhor prtica, alm de diretrizes adotadas ou endossadas pela
instituio podem ser relevantes, e incluem:
International Organization for Standardization (ISO) 15.489 sobre gesto de documentos;
International Organization for Standardization (ISO) srie 9.000 sobre padres de qualidade de
gesto;
padres de desenvolvimento de softwares; e
padres de documentao.
Funcionrios da instituio
Alm das fontes documentais, pessoas chaves na instituio podem fornecer informaes detalhadas
sobre as atividades e processos, tanto como perspectivas teis sobre a necessidade de se criar e
preservar alguns documentos em particular. Os gestores muitas vezes podem proporcionar equipe uma
grande fotografa sobre a misso e requisitos de accountability da instituio. O pessoal operacional
normalmente uma boa fonte para identifcao de requisitos operacionais mais especfcos baseado em
uma anlise dos processos. Por meio da anlise de processos e transaes, requisitos para criao
de documentos tornam-se evidentes. Auditores e procuradores (internos ou externos) podem ser
consultados para determinar requisitos especfcos de accountability e para defesa legal. Gestores de
qualidade podem fornecer informaes teis sobre quais documentos precisam ser mantidos e por qu.
Entrevistas com algumas pessoas chaves podem ter sido realizadas nos Passos A e B, e a equipe pode
utilizar este material e focar as questes em assuntos mais especfcos.
Identifcando requisitos de arquivamento regimentais, operacionais e de
expectativa da comunidade
Depois de localizar as fontes relevantes, a equipe precisa examinar cada uma para encontrar referncias,
implcitas ou explcitas, sobre o arquivamento dos documentos produzidos pela instituio. Isto envolve o
uso da abordagem baseada nas funes, de cima para baixo, e da abordagem baseada no processo,
de baixo para cima, para identifcar os requisitos de evidncia. Ou seja, o momento de avaliar os
conjuntos documentais relacionados s atividades da instituio.
57
Manual de Gesto de Documentos
Avaliao e seleo dos documentos
No processo de avaliao considera-se a atividade que deu origem ao documento, identifcando os
valores a ele atribudos, segundo o seu potencial de uso. O valor primeiro do documento refere-se sua
funo administrativa. Em decorrncia desta funo estabeleceremos prazos de guarda ou reteno que
cubram o perodo de vigncia do documento para cumprimento dos fns administrativos, legais ou fscais
para os quais foi produzido, antes de dar a destinao fnal. Fazem parte do valor primrio:
valor administrativo: todo documento tem valor administrativo, pois foram criados para dar incio ou
prosseguimento a uma atividade da instituio. A durao deste valor pode ser longa ou curta. Alguns
documentos, diretrizes de programas, por exemplo, tm valor administrativo em longo prazo. Outros,
tais como processos de compra de material, tm um valor administrativo em curto prazo. Muitos
documentos mantm seu valor administrativo por um pequeno prazo por serem cpias (2via) ou
por terem sido recapitulados por outros documentos (ex: relatrios) ou por servirem como controle
temporrio (guia de emprstimo de documento).
valor fscal: juntamente com o valor administrativo, alguns documentos podem ter valor fscal. Estes
registros documentam transaes ou obrigaes fscais do rgo.
valor legal: alm dos valores administrativo e fscal, os documentos tambm podem ter valor legal.
So documentos criados para legitimar as aes de um governo e, de um modo geral, tencionam
proteger os direitos e garantir o cumprimento das obrigaes de indivduos e organizaes.
O valor secundrio refere-se ao uso para outros fns que no aqueles para os quais os documentos foram
criados, podendo ser:
probatrio: diz respeito s provas de como est organizado um governo: seus modos de ao, suas
polticas ao tratar de toda espcie de questes, seus procedimentos, suas realizaes em geral.
Essas informaes so indispensveis aos governos e estudiosos do governo, para dar coerncia
e continuidade s aes que compem o processo poltico-decisrio e como precedentes para
formular diretrizes e procedimentos. Para detectar o valor probatrio necessrio conhecer a origem,
o desenvolvimento e as operaes da instituio que produziu o documento.
informativo: quando contm informaes essenciais sobre matrias com que a instituio lida, para
fns de estudo ou pesquisa. (SCHELLENBERG, 2002, p. 199)
Todos estes valores esto presentes nos requisitos de arquivamento, que podem ter sua origem na
legislao, nos regulamentos, nas necessidades especfcas das atividades da instituio ou na
expectativa da comunidade.
Cadernos Tcnicos do Arquivo Mineiro 58
Requisitos regimentais
A defnio dos requisitos regimentais para arquivamento envolve tomar cada funo identifcada
no Passo B e determinar os requisitos de arquivamento que se aplicam a ela. Depois de todo o
trabalho com as fontes documentais a equipe ser capaz de identifcar requisitos relacionados
a cada atividade especfca dentro da funo.
Alguns requisitos regimentais podem estar relacionados aos processos e no s atividades, e,
consequentemente, podem ser aplicveis a diferentes atividades, ou at funes.
Para localizar requisitos implcitos a equipe precisar ler as fontes documentais cuidadosamente.
As informaes legais podem ser obtidas junto assessoria jurdica, alm da consulta legislao
especfca que rege as atividades da instituio (disponveis online nos sites da Assembleia
Legislativa do Estado de MG e da Presidncia da Repblica). Pesquisas similares devem
ser conduzidas sobre padres de procedimentos, que sejam relevantes para as atividades
mantenedoras e fnalsticas da instituio.
Algumas fontes regimentais podem explicar apenas que um documento em particular, tal
como um registro, dever ser arquivado e mantido acessvel para certos indivduos ou grupos.
Outras fontes podem ser mais explcitas sobre o contedo de um documento, ou indicar por
quanto tempo ele deve ser mantido na instituio. A equipe deve ter em mente que o mesmo
documento ou conjunto documental pode ter requisitos provenientes de mais de uma atividade,
e que alguns requisitos sero descritos com mais detalhes do que outros.
Requisitos implcitos sero mais difceis de se reconhecer, e tomaro mais tempo e esforo
para sua identifcao. Assim, checar a legislao relevante cuidadosamente, assim como as
diretrizes e padres ofciais para as referncias implcitas dos requisitos de arquivamento um
passo importante neste processo de identifcao. Isto fornecer meios de se obter muitas das
informaes contextuais que a equipe necessita para o entendimento amplo e completo do
ambiente regimental da instituio. Naturalmente, esta abordagem pode ser acrescida por um
exame das polticas coorporativas e dos procedimentos, e por entrevistas com o pessoal que
est mais familiarizado com a legislao relevante, diretrizes ofciais e padres adotados pela
instituio.
Requisitos operacionais
Os requisitos de arquivamento que do suporte s necessidades administrativas so identifcados
na legislao que cria e atribui as competncias da instituio ou outros instrumentos de
autoridade, ou em rotinas que estabelecem e sustentam suas operaes. As organizaes que
administram fundos, por exemplo, iro automaticamente identifcar um requisito que produza e
mantenha evidncias da recepo e gastos destes fundos, como parte da rotina de conduo
das atividades fnanceiras. Entretanto, a forma e o contedo da evidncia vai variar de acordo
com as funes, cultura corporativa da instituio e do ambiente externo.
59
Manual de Gesto de Documentos
Quando as necessidades operacionais ou prticas mudam, preciso reavaliar e
identifcar requisitos de evidncias. A rpida expanso da Tecnologia da Informao e das
telecomunicaes nas operaes tem sido um estmulo para muitas das organizaes.
Uma forma til de identifcar os requisitos operacionais considerar a cadeia de evidncias
necessria a uma instituio ou indivduo para fundamentar uma sequncia de decises ou
aes. Por exemplo, cpias de faturas recebidas fornecem evidncia de gastos esperados
como pagamento por mercadorias ou servios executados para a instituio. Esta abordagem
analtica adota deliberadamente o foco estrito para determinar diretrizes de operaes internas
para atividades de arquivamento especfcas. Em comparao, os Passos A e B adotam um
viso ampla para avaliar as motivaes externas, infuncias e sobre a instituio.
Durante o Passo C, a equipe precisar examinar rigorosamente as polticas, diretrizes,
manuais de procedimentos e padres operacionais existentes para identifcar quando os
documentos relacionados s funes e s atividades organizacionais so criados. A equipe
dever entrevistar os especialistas nas atividades destas reas para determinar por que estes
documentos so criados e mantidos. Enquanto alguns documentos so criados de acordo
com requisitos regimentais explcitos e previamente identifcados e retidos segundo normas
ofciais para eliminao, outros documentos sero criados e mantidos simplesmente para
atender necessidades especfcas das atividades das organizaes.
A informao obtida neste estgio pode ser usada de duas formas:
para determinar quais documentos so criados e mantidos atualmente, e as razes
administrativas para sua criao e reteno; e
para identifcar os vrios sistemas de arquivamento utilizados pela instituio no momento.
Expectativas da comunidade
As expectativas da comunidade so expressas por uma ampla variedade de stakeholders.
Estes stakeholders podem aumentar os requisitos de arquivamento que podem ou no refetir
nos requisitos regimentais e operacionais.
H momentos em que a comunidade expressa sua preocupao sobre a interpretao e/ou
aplicao de uma legislao em particular ou sobre as aes administrativas tomadas pelo
governo. Em ambas as situaes, grupos de interesse, grupos organizados da comunidade e/
ou a promotoria pblica expressaro seus pontos de vista e preocupaes ao governo eleito.
Indivduos e mdia podem tambm fazer parte deste processo. Uma instituio pode criar um
relacionamento contnuo com estes grupos, fornecer e receber informaes como retorno.
Algumas organizaes estabelecem relao com pesquisadores, grupos ligados pesquisa
histrica ou entusiastas que possuam interesse particular em seus arquivos. A perspectiva
da comunidade pode afetar a poltica governamental informalmente. Alternativamente, as
Cadernos Tcnicos do Arquivo Mineiro 60
atividades destes grupos podem afetar formalmente o processo governamental e, eventualmente,
seus pontos de vista podem ser transformados em requisitos formais de accountability.
Fontes documentais que podem dar expresso aos interesses da comunidade nos documentos
governamentais incluem:
minutas de consultas pblicas;
registros de audincias pblicas;
atas de conselhos (onde as impresses da comunidade so registradas);
representaes;
mensagens ao legislativo;
monitoramento de mdia; e
website da instituio (questionamentos e manifestaes dos visitantes).
A equipe tambm pode obter uma orientao consultando os funcionrios das reas fnalsticas
que conhecem as expectativas da comunidade passveis de serem consideradas em relao s
suas atividades. A consulta a stakeholders representativos pode ser conduzida se informaes
sufcientes sobre suas expectativas no estiverem disponveis internamente, e para promover o
maior conhecimento a seu respeito.
Entretanto, muitas vezes difcil discernir que evidncias em uma instituio devem criar e
manter para satisfazer as expectativas da comunidade antes de falhar em antecipar ou
reconhecer um interesse de alguma forma e atrair o julgamento pblico. Evidncias de valor
potencial devem ser includas em documentos sobre a poltica da instituio e correspondncias
gerais que revelam a mudana de posio do governo em uma questo em particular ou a
mudana de resposta da comunidade ao longo do tempo. O valor de tais documentos torna-se
patente quando as histrias de organizaes, funes ou atividades so formuladas.
Documentando os requisitos de arquivamento identifcados: a
Tabela de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo
Os formulrios de Identifcao de Fontes (Leis e Decretos e Regulamentos) do Anexo 1 podem
ser usados para registrar as fontes que a equipe consultou nesta etapa. Se a equipe adicionar
informaes quelas colhidas nos Passos A e B, lembrem-se de documentar todas as novas
fontes usadas.
Depois de documentar as fontes j utilizadas, a equipe precisa registrar cada requisito de
arquivamento relacionado s operaes, regimentos e expectativas da comunidade. Ou seja,
agora a equipe vai avaliar os conjuntos documentais, comparar os requisitos levantados, as
evidncias a serem mantidas em cada atividade e cada transao e consolidar esta anlise em
uma proposta de Tabela de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo.
61
Manual de Gesto de Documentos
No modelo de Tabela de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo adotado
pelo Poder Executivo do Estado de Minas Gerais, foi observado o conceito das Trs Idades
dos documentos. Segundo a abordagem das trs idades, os documentos passam por trs
fases distintas de arquivamento. So elas:
a. fase corrente ou primeira idade, na qual os documentos so frequentemente consultados
e de uso exclusivo da fonte geradora, cumprindo ainda as fnalidades que motivaram a
sua criao;
b. fase intermediria ou segunda idade, quando os documentos so de uso eventual
pela administrao que os produziu, devendo ser conservados em depsitos de
armazenagem temporria, aguardando sua eliminao ou recolhimento para a guarda
permanente; e
c. fase permanente ou terceira idade, na qual os documentos j cumpriram as fnalidades
de sua criao, porm devem ser preservados em virtude do seu valor probatrio e
informativo para o Estado e para o cidado.
A fxao do prazo de guarda dos documentos vincula-se determinao do valor do
documento, de acordo com:
a frequncia de uso das informaes nele contidas;
a existncia de leis ou decretos que regulem a sua prescrio legal;
a existncia de outros documentos com as mesmas informaes (documentos
recapitulativos); e
a necessidade de guarda dos documentos por precauo, em virtude das prticas
administrativas (prazos de precauo).
Os prazos de guarda referem-se ao tempo necessrio para arquivamento dos documentos nas
fases corrente e intermediria, atendendo exclusivamente s necessidades da administrao
que os gerou, contado, normalmente, a partir da data de produo do documento.
O prazo estabelecido para a fase corrente relaciona-se ao perodo em que o documento
frequentemente consultado, exigindo sua permanncia junto s unidades organizacionais.
A fase intermediria relaciona-se ao perodo em que o documento ainda necessrio
administrao, porm com baixa frequncia de uso, podendo ser transferido para depsito
em outro local, embora disposio desta.
A destinao dos documentos realizada com base na identifcao dos valores secundrios.
Os documentos que possuem valores informativo e/ou probatrio devem ser preservados
permanentemente e recolhidos instituio arquivstica pblica, depois de encerrado o prazo
na fase intermediria. Os documentos sem valor secundrio devem ser eliminados, fnda a
sua utilidade para a Administrao Pblica. Nenhum documento deve ser conservado por
tempo maior do que o necessrio para o cumprimento das atividades que o geraram.
Cadernos Tcnicos do Arquivo Mineiro 62
Uma tabela de temporalidade abrangente o cerne de um programa de avaliao e destinao
de documentos. Baseada na anlise cuidadosa da documentao da instituio, a tabela de
temporalidade fornece instrues para a reteno ou destinao de cada srie documental.
Uma tabela deve possuir as seguintes caractersticas:
abrangncia: compreender todos os documentos e materiais no arquivsticos da
instituio.
clareza: conter descries cuidadosas e instrues de fcil entendimento.
atualidade: refetir a atualizao peridica ao incluir sries documentais novas ou revistas,
revises autorizadas de prazos de guarda ou das destinaes fnais ou quaisquer outras
mudanas necessrias.
63
Manual de Gesto de Documentos
3. Gesto de Documentos Digitais
11
de
Carter Arquivstico
3.1 Consideraes Iniciais
A gesto de documentos digitais o ... conjunto de atividades necessrias para a identifcao,
custdia e conservao dos documentos, assegurando-se que tais documentos se conservem
acessveis e compreensveis (ANOZ, 2000). Os arquivistas devem se envolver em todo o ciclo
de vida do documento digital, a comear pela concepo dos sistemas digitais de informao
que iro gerar e armazenar documentos arquivsticos. O envolvimento dos profssionais de
arquivo no ciclo de vida dos documentos no implica assumir a responsabilidade por todas
as aes relativas aos documentos, e sim promover o entendimento da funo arquivstica e
a divulgao, junto instituio, de padres e prticas de gesto de documentos, de forma a
atingir todos aqueles que sejam responsveis pela produo e utilizao da documentao
arquivstica digital. A alocao de responsabilidades deve levar em conta a natureza de cada
tarefa e a cultura organizacional. Os departamentos envolvidos nas atividades e os arquivistas
devem trabalhar juntos para obterem o melhor resultado para a instituio. O arquivista deve
deixar de lado o papel passivo de receptor de documentos para contribuir ativamente durante
todo o ciclo de vida da documentao produzida, recebida e acumulada pela instituio.
A gesto de documentos digitais abrange trs fases (produo, utilizao e destinao),
determinando critrios e procedimentos que possibilitem preservao, acesso e autenticidade.
Em todas essas trs fases devem ser levados em conta os conceitos, princpios e prticas
das diversas disciplinas envolvidas, ou seja, a Arquivologia (principalmente no que se refere
gesto de documentos), o Direito, a Diplomtica e a Administrao, para elaborao de
requisitos bsicos de produo, utilizao e destinao de documentos digitais. Tais requisitos
permeiam todo o ciclo de vida dos documentos digitais, garantindo que uma instituio, ao
utilizar a tecnologia para produzir um documento que em ltima instncia a combinao
de suporte e informao gravada sobre ele, o qual pode ser usado como evidncia ou para
consulta (DICTIONARY..., 1988) tenha preservado sua caracterstica arquivstica, assim
como sua autenticidade e condies de acesso.
11 O termo utilizado para identifcar este tipo de documento vem mudando desde a dcada de 1970. Inicialmente,
era referido como documento legvel por mquina, em seguida, como documento informtico, mais
recentemente, como documento eletrnico e, fnalmente, como documento digital.
Cadernos Tcnicos do Arquivo Mineiro 64
3.1.1 Autenticidade e Integridade
O documento de arquivo, como j foi dito anteriormente, o registro das atividades pessoais
ou de uma organizao, produzido, recebido e acumulado no decorrer da consecuo de sua
misso. Como registros contemporneos aos atos documentados, constituem prova principal
... para as suposies e concluses relativas a essas atividades e s situaes que elas
contriburam para criar, eliminar, manter ou modifcar (DURANTI, 1994, p. 50). A confana
existente em relao ao documento, enquanto evidncia confvel de uma ao, deriva da
contemporaneidade dos documentos arquivsticos aos atos e fatos a que se referem e de
procedimentos administrativos de preservao claramente defnidos.
O conceito de preservao da integridade no contexto arquivstico apresenta duas dimenses,
a fsica e a intelectual. A preservao da integridade fsica diz respeito ao documento como
um artefato, um objeto. Signifca a proteo das evidncias histricas do uso, tratamentos de
conservao passados e alteraes intencionais, ou no, da estrutura fsica do documento.
A preservao da integridade intelectual concerne preocupao com a evidncia do
documento como prova. A integridade intelectual corresponde autenticidade e veracidade
do contedo da informao registrada, mantida por meio da provenincia e da organicidade
da documentao. Os conceitos de autenticidade e veracidade de um documento no se
confundem. De acordo com a teoria jurdica, a autenticidade est relacionada ... certeza de
que o documento provm do autor nele indicado (SANTOS, 1997, v. 2, p. 388), enquanto o
conceito de veracidade se ope ao de falsidade, que pode ser material ou ideolgica. A falsidade
material decorrente de vcio
12
presente no prprio documento, seja no ato de criao, com
a atribuio de uma assinatura falsa, seja posteriormente, com a adulterao do contedo de
um documento verdadeiro e autntico. A falsidade ideolgica implica em documento autntico
e no adulterado, mas cujo contedo no registra fatos verdicos. A verifcao da falsidade
material realizada mediante percia sobre o suporte fsico do documento, para conferir a
assinatura ou buscar vestgios e indicaes de adulterao posterior.
Juridicamente, o conceito de integridade concerne impossibilidade de alterao do documento
de modo imperceptvel, mantendo a autenticidade relacionada autoria do documento. Esses
requisitos de integridade e autenticidade so similares aos delineados pela Diplomtica,
durante o sculo XVII, para a autenticao de documentos medievais, que produziu muitos
dos constructos centrais da teoria arquivstica e da teoria legal da evidncia.
O documento como prova de interesse de duas disciplinas, o Direito e a Histria, pois
ambas trabalham com a reconstituio dos fatos ocorridos, seja num passado prximo ou
distante, utilizando-se de documentos ativos ou inativos, para seus julgamentos e anlises.
Essas disciplinas acabaram por desenvolver mtodos de avaliao da fdedignidade dos
documentos, estabelecendo alguns critrios. Os documentos, para serem aceitos como
evidncia de algum fato, devem estar de acordo com pelo menos uma das seguintes regras:
a de melhor prova, a de autenticao e a de garantia circunstancial de fdedignidade.
12 So vcios as rasuras, borres, entrelinhas e emendas.
65
Manual de Gesto de Documentos
A regra da melhor prova baseada na crena de que o documento original a fonte
mais confvel a respeito do fato que ele representa, exigindo-se que seja apresentado
sempre que possvel. Essa regra aplica-se somente quando a autenticidade do contedo
da escrita do documento est em disputa. H, normalmente, preferncia em relao
ao original, em detrimento da cpia, ainda que sob a lei comum certos tipos de cpias
possam ser consideradas originais, como, por exemplo, as cpias em microflme
13
.

No ambiente digital, os conceitos de original e cpia no tm aplicabilidade. O documento digital
composto por uma sequncia de bits, que pode ser copiada uma infnidade de vezes, e, uma vez
que se mantenha inalterada essa sequncia, todas as cpias tero as mesmas caractersticas e
propriedades da primeira verso, devendo, tambm, ser consideradas originais. S podemos falar
em original e cpia quando, utilizando as tecnologias de impresso e digitalizao, reproduzimos
um documento originalmente digital em papel e vice-versa, um documento tradicional
14
em ambiente digital. No primeiro caso, o original o documento digital e sua cpia, a impresso
em papel; no segundo caso, o original o documento tradicional e sua cpia, o documento
digital gerado a partir do processo de digitalizao.
A regra da autenticao implica a apresentao de alguma outra prova exterior ao documento
de que ele o que se prope ser. Documentos pblicos so considerados autnticos a priori
15
, enquanto os privados devem ser autenticados. Autenticao, na acepo legal do termo,
o processo usado para comprovar que os registros de uma evidncia so, com certeza, o
que seus proponentes afrmam que sejam. A autenticidade legal baseada na demonstrao
da conexo entre os documentos e um autor e na autoridade deste autor para criar aqueles
documentos. Cotidianamente, uma assinatura ou o logotipo impresso no papel nos d a
impresso de autenticidade de um documento. Em um tribunal, onde pode haver o interesse
de se apresentar um documento no autntico, a assinatura do autor requer alguma prova
adicional ou corroborao de sua autenticidade. Nos documentos tradicionais, textuais em
papel, esse requisito pode ser alcanado pela autenticao ou o atestado de uma terceira
pessoa neutra, como um tabelio. Nos documentos digitais, isso pode ser realizado por meio
de uma assinatura digital certifcada por uma terceira parte neutra, como uma autoridade
certifcadora (GILLILAND-SWETLAND, 2000b).
A regra da garantia circunstancial de fdedignidade diz respeito s circunstncias de produo
de um documento como substituto da prova testemunhal. Essa regra impe que o documento
tenha sido criado no momento em que ocorreu o evento ou o fato relatado, e que seu criador
... tenha conhecimento pessoal do assunto e que tenha o dever de inserir o registro no curso
regular do andamento da matria (DURANTI, 1994, p. 53). imprescindvel demonstrar a
13 A Lei Federal n. 5.433, de 8 de maio de 1968, em seu artigo 1, pargrafo 1, determina que Os microflmes
de que trata esta Lei, assim como as certides, os traslados e as cpias fotogrfcas obtidas diretamente dos
flmes produziro os mesmos efeitos legais dos documentos originais em juzo ou fora dele. (BRASIL, 1968).
14 Entende-se por documento tradicional os textuais, os iconogrfcos, os sonoros, os cartogrfcos, os
flmogrfcos e as microformas.
15 Na administrao pblica, um documento pblico tem valor legal como prova ou informao. O documento
pblico faz prova no s da sua formao, mas, tambm, dos fatos que o escrivo, o tabelio, ou o funcionrio
declarar que ocorreram em sua presena (THEODORO JNIOR, 1994, p. 443).
Cadernos Tcnicos do Arquivo Mineiro 66
cadeia contnua de custdia, bem como as medidas de preservao adotadas, circunstncias
que favoreceriam alguma forma de alterao do registro
16
.
Portanto, para que possamos aceitar e confar no valor probatrio de um documento digital
preciso que tenhamos assegurado a sua autenticidade, a sua integridade e a cadeia contnua
de custdia. Atualmente, a tecnologia nos fornece ferramentas com as quais podemos manter
tais propriedades. A assinatura digital garante a autenticidade e a integridade do documento,
enquanto os metadados mantm acessveis a sua cadeia de custdia.
3.1.2 Acesso e Preservao
O conceito de preservao de documentos tem divagado entre a preservao da informao
dos documentos e a preservao dos suportes fsicos. No sculo XVIII e em meados do
sculo XIX, nos Estados Unidos, a impresso de cpias mltiplas foi vista como uma maneira
de perpetuar a informao (DOLLAR, 1994, p. 19). No entanto, a evoluo das tcnicas de
produo documental e sua posterior conservao passaram a apontar para um conceito
de preservao por tempo indefnido, dando ao termo guarda permanente o signifcado de
permanncia fsica por perodo longo e indeterminado. Agora, a
ideia de permanncia, como compreendida pelos arquivistas, tem mudado
consideravelmente, passando de um inatingvel desejo de ser entendida
como sendo de uma importncia absoluta nos domnios da realizao, para
uma noo extremamente relativa e pouco clara (Jim OToole, citado por
CONWAY, 1997, p. 16-17).

O objetivo, hoje, de alongar ao mximo a expectativa de vida das mdias de armazenamento
por meio da ... estabilizao de suas estruturas e da conteno das possibilidades de
deteriorao provocadas por fatores internos e externos (CONWAY, 1997, p. 17).
Segundo o Dictionary of archival terminology do Conselho Internacional de Arquivos,
preservao funo fundamental dos arquivos e consiste em assegurar o armazenamento
e a proteo dos documentos custodiados. a totalidade dos processos e das operaes
envolvidas na proteo fsica dos documentos e arquivos contra agentes de deteriorao
e na restaurao de documentos danifcados (DICTIONARY..., 1988, p. 120). Preservao,
portanto, pode ser entendida como operaes que se destinam a prolongar a vida de um
objeto por antecipao dos danos ou remdio para a deteriorao.
Segundo Vias e Vias (1988), os documentos de arquivo carecem de um processo de
preservao que assegure a sua integridade fsica e funcional. A integridade fsica diz
respeito conservao dos componentes materiais dos documentos, enquanto a integridade
16 No documento digital, o upgrade de um software ou a prpria migrao poderia alterar a confgurao original
do registro (GILLILAND-SWETLAND, 2000b).
67
Manual de Gesto de Documentos
funcional refere-se capacidade desses documentos de transmitir a informao que possuem.
Mesmo que se consiga manter a integridade fsica do documento, sem a sua capacidade de
transmisso da informao, esse documento no estaria cumprindo a sua funo e, portanto,
no poderia ser considerado como um documento plenamente preservado. O grau timo de
preservao consiste na consecuo harmoniosa da integridade fsica e funcional.
Os documentos digitais, fsicamente frgeis e dependentes tecnologicamente de
software e hardware, que se tornam obsoletos rapidamente, minaram a noo
de guarda permanente que se frmou durante o sculo XX. No documento digital,
independentemente de quo timas sejam as condies de armazenamento
17
, a informao eletrnica desaparecer depois de um tempo relativamente curto, cinco a
trinta anos, dependendo do tipo de suporte utilizado na gravao (INTERNATIONAL COUNCIL
ON ARCHIVES, 1997). Alm da questo fsica do suporte, vemos que a maior parte dos
sistemas computacionais fcaro obsoletas num espao de tempo ainda menor, o que implica
a impossibilidade de acesso s informaes que eles produziram para as geraes de
sistemas seguintes. Atualmente, segundo Conway (2000), pequena a preocupao com a
longevidade dos discos pticos, das ftas magnticas e de outros suportes de armazenamento,
em se tratando da preservao de documentos digitais. A ateno se volta para a expectativa
de vida dos sistemas de acesso, to frgeis quanto s mdias digitais. A migrao peridica
da informao documental para novas plataformas tecnolgicas, copiando-as em novas
mdias de armazenamento e convertendo-as para um formato apropriado aos novos sistemas
computacionais, seguindo a evoluo da tecnologia, uma forma de abrandar os efeitos das
caractersticas fsicas e funcionais dos documentos digitais.
Durante o perodo que antecedeu a II Guerra Mundial, a preservao resumia-se na
coleo de manuscritos e documentos, conduzindo-os ... from a barn, a basement,
or a parking garage and placing it intact in a dry building with locks on the door
18
(CONWAY, 2000, p. 19). Dentro dessa perspectiva, preservao e acesso so duas atividades
incompatveis entre si. A disponibilidade dos documentos para a consulta implica a sua
exposio ao risco de roubo e de deteriorao pelo manuseio incorreto ou pelas condies
ambientais, o que induziria restrio do acesso ao documento original tanto pela proibio
de uso como pela utilizao de cpias para consulta. Conceitos modernos de preservao
indicam que preservao e acesso so ideias que se reforam mutuamente. Isso acontece
na medida em que, para garantir o acesso informao documental, necessrio que se
mantenha a integridade fsica e funcional do objeto e que a conservao do documento,
empregando-se tcnicas avanadas de restaurao e preservao, no se justifca sem
que se pretenda o acesso informao. No ambiente dos documentos digitais, o objetivo
a preservao da acessibilidade por meio da capacidade das mquinas em processarem,
transportarem e exporem as informaes, incluindo, tambm, a descrio daquilo a ser
preservado.
17 Incluem-se nessas condies o acondicionamento, o mobilirio, o controle e a climatizao do ambiente, as
diretrizes de cuidado e de manuseio dos documentos e as aes em caso de desastre.
18 ... de um celeiro, um poro, ou uma garagem e coloc-los intactos em um edifcio seco, com fechaduras nas
portas (Traduo nossa).
Cadernos Tcnicos do Arquivo Mineiro 68
O conceito tradicional de acesso corresponde disponibilidade dos documentos para
consulta como resultado de permisso legal e existncia de instrumentos de pesquisa
(DICTIONARY..., 1988, p. 11). No contexto da documentao digital, acesso implica no
s a autorizao legal e condies de recuperao dos documentos, mas condies de
legibilidade e inteligibilidade. Dollar (1994) conceitua legibilidade como a capacidade de os
registros digitais serem ... processados num sistema computacional ou noutro esquema
diverso daquele em que foi inicialmente criado ou no qual seja comumente armazenado
(DOLLAR, 1994, p. 20). Ou seja, legibilidade um critrio a ser considerado na escolha do
suporte fsico de armazenamento, do sistema operacional e dos softwares, no momento da
produo, que garantam a independncia, para o acesso s informaes, em relao a um
hardware e a um software especfcos. Essa escolha tem por fm facilitar todo o processo
posterior de migrao da informao para tecnologias mais avanadas, sem perda de
nenhuma caracterstica intelectual do documento original. J a inteligibilidade, que para Dollar
(1994) a compreenso da informao por um ser humano, apresenta dois nveis. O primeiro
nvel o reconhecimento, pelo homem, das informaes decodifcadas da linguagem binria,
por exemplo, pelo cdigo ASCII. O segundo nvel de inteligibilidade refere-se s informaes
necessrias, que um documento traz consigo, para que uma pessoa possa compreender seu
contedo. A ausncia dessas informaes est associada aos
... dados numricos e codifcados, e a inteligibilidade de tais registros se faz
possvel pelo uso de documentao que defna os valores representados
pelos nmeros e cdigos. Alcanar a inteligibilidade dos documentos
eletrnicos extremamente difcil e dispendiosa quando a documentao
relativa aos mesmos eletrnica e est engastada num sistema dependente
de software (DOLLAR, 1994, p. 20).
3.2 Etapas da Gesto de Documentos Digitais
3.2.1 Produo
O ciclo vital dos documentos digitais determinado por escolhas e decises que so tomadas
em uma etapa que precede a criao dos documentos. Essa etapa inicial compreende a
concepo do sistema digital de informao, na qual so avaliados as necessidades de
informao e o processamento de informao e, alm disso, um sistema desenhado,
desenvolvido e implementado para atender aos propsitos da instituio. Nessa etapa, fazem-
se a seleo, aquisio e instalao da tecnologia mais apropriada para a execuo das
atividades. nesse momento, que os arquivistas devem estar presentes, para interferirem no
processo que infuenciar todo o ciclo de vida dos documentos. Essa interferncia signifca
participar das defnies do design e especifcaes do sistema de informaes eletrnicas
com o objetivo de assegurar o contedo, contexto e estrutura dos documentos produzidos e
armazenados de forma que possam fornecer evidncia das atividades de seus criadores e
que sejam identifcados e preservados. A adoo de padres arquivsticos no momento da
concepo do sistema reduz a necessidade de alter-lo depois de implementado, o que seria
69
Manual de Gesto de Documentos
mais oneroso e complicado, quando no impossvel.
Nessa fase de defnio do design do sistema digital de informao, importante garantir
que todos os seguimentos envolvidos no ciclo vital dos documentos estejam participando
da elaborao das estratgias de gesto. Para tanto, necessrio criar uma equipe
multidisciplinar para defnir e monitorar o projeto, a implantao e a gesto do sistema. Essa
equipe multidisciplinar seria responsvel por tarefas como:
(a) identifcar as necessidades dos usurios, inclusive aspectos legais;
(b) identifcar os documentos importantes para a atividade em questo;
(c) defnir regras para elaborao de um plano de classifcao efciente;
(d) defnir padres e especifcaes para garantir a independncia dos dados em relao
mdia e garantir sua durabilidade;
(e) defnir tabela de temporalidade para os documentos em questo;
(f) identifcar quem responde pela tarefa durante a vida ativa do documento;
(g) defnir treinamento de pessoal e divulgao da poltica da organizao em relao aos
documentos digitais;
(h) monitorar a implantao do sistema. (GUIDELINES..., 1997, p. 20).
Na fase de produo de documentos, busca-se a otimizao da utilizao de recursos
materiais, humanos e fnanceiros na criao dos documentos que sejam autnticos, confveis
e susceptveis de serem preservados em longo prazo. Para tanto, d-se nfase ao suporte
dos documentos e s tecnologias utilizadas em sua produo. Sabendo-se que a informao
digital gerada, administrada e armazenada utilizando-se tecnologias e mdias que evoluem
rapidamente e que essa informao se perde em um crculo vicioso e caro de obsolescncia
e incompatibilidade (DURANTI, 2000), vimos anteriormente que o conceito de conservao
dos documentos de arquivo deixa de estar ligado preservao de um suporte, sendo
transferido para a preservao da acessibilidade das informaes neles contidas e a previso
de adequao s possveis mudanas de tecnologia.
Identifcao do documento digital
fundamental a identifcao do que um documento digital de arquivo, para destinar a ele os
cuidados necessrios para sua preservao, acesso e autenticidade. A prpria instituio deve
defnir que registros digitais so produzidos e acumulados na consecuo das suas atividades,
que encerra em si contedo, contexto e estrutura, para fornecerem prova ou evidncia daquelas
atividades.
Pode-se observar, nas organizaes, vrios estgios de informatizao da produo de
Cadernos Tcnicos do Arquivo Mineiro 70
documentos, que vo daquelas em que toda a documentao esteja em papel, ou outros
suportes tradicionais, passando por aquela em que documentos em papel dividam espao
com documentos digitais e aquelas em que haja a converso dos documentos em papel
para o ambiente digital por meio da digitalizao; at aquela em que todas as atividades
produzem, recebem e distribuem documentos eletronicamente. Atualmente, grande parte das
organizaes pblicas se encontra nas fases intermedirias, com a convivncia de documentos
digitais e tradicionais, quadro que deve persistir por mais alguns anos (GUIDELINES..., 1997,
p. 14).
Hardware
A escolha de hardware e software um aspecto importante da gesto de documentos digitais,
uma vez que so determinantes nas questes de preservao e acesso. Muitos dos hardwares
e softwares seguem, hoje, padres e especifcaes, mas ainda assim o avano das tecnologias
de informao e comunicao apontam para obsolescncia precoce dos formatos utilizados.
19
Existe uma preocupao com a dependncia desses documentos em relao ao formato,
no qual os dados esto armazenados e com a necessidade de uma migrao para novas
tecnologias que provoque o mnimo impacto possvel sobre as colees de documentos
acumuladas
20
.
Em relao aos hardwares, existem muitos tipos de suportes que podem ser usados no
armazenamento de documentos digitais. Alguns so melhores para armazenamento em
curto prazo e outros em longo prazo. Por isso, importante ter defnido, por uma tabela de
temporalidade, o prazo de guarda dos documentos no momento de sua criao para que se
possa fazer a melhor escolha. Nessa escolha so levados em considerao aspectos como
longevidade e durabilidade do suporte, alta capacidade de armazenamento de dados, baixo
custo e padronizao.
No meio digital so utilizados dois tipos de mdias, as magnticas e as pticas. A tecnologia
das mdias magnticas razoavelmente antiga. As partculas magnticas so polarizadas em
uma direo ou outra para gravar cada bit. Os discos magnticos, discos rgidos, disquetes,
zip disks e outros so divididos em crculos magnticos concntricos, chamados trilhas. Cada
trilha separada em setores, e cada setor possui capacidade de armazenamento fxo de
512 bytes. A gravao realizada por meio de um campo magntico criado pela cabea
de gravao/leitura, que magnetiza ou desmagnetiza a camada magntica do suporte
(TORRES, 2001, p. 680, 710). As vrias mdias magnticas so razoavelmente padronizadas
e apresentam uma expectativa de vida varivel. So elas:
19 Mesmo armazenado adequadamente, com controle de temperatura, umidade, poluio, iluminao etc., o
suporte se tornar obsoleto em 15 ou 20 anos.
20 A Unio Europeia, por meio do programa European procurement handbook for open systems (EPHOS), tem
buscado normatizar a adoo de sistemas abertos de tecnologia no setor pblico, com o objetivo de preservar
os documentos e dados em longo prazo (GUIDELINES..., 1997, p. 16).
71
Manual de Gesto de Documentos
Disquetes: so discos fexveis de 3 polegadas, altamente padronizados e compatveis
com um grande nmero de sistemas (PCs, Macintosh e Unix). A capacidade de
armazenamento de informao pequena, cerca de 1,44 MB, e sua vida til bem limitada,
cerca de cinco anos. Aps esse prazo, a camada magntica comea a apresentar falhas
e manchas, semelhantes ao mofo, comprometendo os dados armazenados e sujando
a cabea de leitura/gravao da unidade de disquete (TORRES, 2001, p. 708). So
indicados apenas para fns de armazenamento de curtssimo prazo e de intercmbio de
dados. J em desuso.
Zip disk: resumidamente, um disquete com capacidade de armazenamento de 100 MB,
ou mais, dependendo do modelo. No compatvel com o drive de disquetes de 3
polegadas, necessitando de um drive especfco, o zip drive.
Super disk: foi criado para substituir a unidade tradicional de 1,44 MB. Tem as mesmas
dimenses de um disquete tradicional de 3 polegadas. O super disk utiliza uma tecnologia
hbrida optomagntica, que faz tanto a gravao magntica como a ptica.
Na gravao de dados, um feixe laser utilizado para direcionar um campo
magntico sobre a superfcie do Super Disk. Com isso, o campo magntico
reduzido, permitindo uma maior densidade de gravao, alm de maior
preciso. J a leitura de dados feita por um feixe laser de menor intensidade
(TORRES, 2001, p. 717).
Cartucho magntico: so muito usados para armazenamento de dados em sistemas de
mdio porte. Os cartuchos mais comuns so os de e polegadas da IBM.
Fita magntica: as ftas de 1.600 bpi so legveis em praticamente
todos os drives de ftas e tm sido reconhecidas pelo X-Open
21
como um formato de intercmbio. A fta de 6.250 bpi, com capacidade de 112,5 MB,
muito usada em arquivos antigos. Essas ftas devem ser rebobinadas a cada 2 anos e
recopiadas em uma nova fta a cada 10 ou 15 anos.
Digital Audio Tape (fta DAT): uma mdia padronizada concebida para gravao de
udio e posteriormente convertida para informao eletrnica, o que a torna inadequada
segundo os requisitos de segurana de backup. A fta DAT no possui proteo contra
choques, poeira, umidade e desmagnetizao. Ao ser inserida no equipamento de leitura/
gravao, a fta sai do cartucho, passando para as engrenagens, que podem prend-la,
aumentando a sua fragilidade. Sua capacidade de armazenamento de informao fca
em torno de 2,3 GB, devendo ser recopiada a cada 2 anos. A fta DAT indicada para
armazenamento de no mximo 8 GB em uma rede pequena.
Digital Linear Tape (fta DLT): desenvolvida pela Digital Equipment Corporation (DEC),
esta mdia permite o armazenamento de at 40 GB comprimidos. As unidades DLT so
21 Especifcaes e padronizao defnidas pelo Open Group, que possibilitam que as empresas participantes
deste consrcio desenvolvam produtos compatveis entre si. (Guidelines on best practices for using electronic
information, 1997. p. 50-51)
Cadernos Tcnicos do Arquivo Mineiro 72
indicadas para sistemas com capacidade acima de 10 GB. A expectativa de vida de uma
Quantum DLT 7000 superior a 30 anos (BELL; WAUGH, 1999, p. 20).
Linear Tape-Open (fta LTO) - permite o armazenamento off-line de grandes volumes de
documentos digitais.
A expectativa de vida de um suporte limitada pela sua deteriorao qumica. Como a
deteriorao qumica dependente da temperatura, a expectativa de vida pode ser estimada
por testes nos quais as temperaturas mdias so extrapoladas, por vrios perodos de tempo,
e, posteriormente, os efeitos no suporte e na gravao da informao so mensurados. Esse
um teste padro para todos os tipos de suporte, e alguns fabricantes, como a Kodak em
relao s suas ftas magnticas, afrmam, a partir deles, que seus produtos tm uma vida til
de 217 anos, se mantidos 25C e 40% de umidade relativa do ar. No entanto, a longevidade
do suporte determinada, tambm, por efeitos cumulativos de pequenos arranhes e
contaminaes a que os suportes esto sujeitos durante o uso e manuseio cotidianos (BELL;
WAUGH, 1999, p. 9-10).
As mdias pticas so o suporte de armazenamento mais recente. A tecnologia do compact
disk (CD) utiliza um feixe ptico (laser) sobre a superfcie da mdia para gravao. Essa tcnica
permite que as informaes sejam gravadas muito prximas, j que no h interferncia
eletromagntica e o feixe de laser bem fno. Na gravao de um disco ptico, sua superfcie
alterada fsicamente para que alguns pontos refitam ou no a luz, de forma a reproduzir a
linguagem binria. No ponto que no deve refetir a luz criado um sulco
22
. A mdia ptica tem
evoludo rapidamente na ltima dcada e eventualmente pode vir a substituir outros suportes
de armazenamento em longo prazo. So as mdias pticas:
Compact Disk, Read Only Memory (CD-ROM)
23
: Esta mdia padronizada, o que a torna
uma boa escolha para os arquivos. H uma diferena entre CD-ROMs impressos (mais
apropriados para confeco de grande nmero de cpias, e mais confveis) e os CD-
ROMs sulcados individualmente (mais baratos para um pequeno nmero de cpias, mas
pouco confveis, a menos que recebam uma camada de verniz depois da gravao). Os
CD-ROMs devem ser recopiados a cada 10 ou 20 anos. Ainda que no seja obrigatrio,
convm armazen-los em ambiente controlado
24
, como feito com as ftas magnticas,
pois a climatizao do ambiente pode aumentar o tempo de vida. Alm disso, os CD-ROMs
de vidro so mais caros, mas possuem uma expectativa de vida maior (GUIDELINES...,
1997, p. 35).
22 ... os sulcos tambm fazem com que a luz seja refetida, porm esta percorrer uma distncia maior do que a
luz refetida pela superfcie lisa do CD. O sensor capta justamente a distncia percorrida pela luz. Os sulcos
so construdos de forma que sua profundidade seja um quarto do comprimento da onda do laser. (TORRES,
2001, p. 819)
23 Com a introduo do CD como mdia para o armazenamento de dados de computador, o CD de udio passou
a ser chamado tambm de CD-DA (Compact Disk, Digital Audio), enquanto o CD de dados chama-se CD-
ROM (Compact Disk, Read Only Memory, memria somente para leitura) (TORRES, 2001, p. 818).
24 O ambiente de armazenamento de documentos digitais deve manter a temperatura em torno de 18C e a
umidade relativa do ar em 40% (GUIDELINES..., 1997, p. 36).
73
Manual de Gesto de Documentos
Digital Versatile Disk (DVD): os DVDs possuem capacidade de armazenamento de 4,7 a
18 GB (GUIDELINES..., 1997, p. 36).
Write Once Read Many (WORM Disk): no h um padro internacional, e esta mdia no
muito difundida. Deve ser recopiada a cada 10 ou 20 anos (GUIDELINES..., 1997, p. 36).
Erasable Optical Disk: a maior parte desses discos usa tecnologia ptico-magntica, que
combina tecnologias de armazenamento ptica e magntica para dar velocidade, alta
densidade e a possibilidade de reescrever os dados vrias vezes. Entretanto, h poucos
padres no momento. Esses discos devem ser recopiados a cada 10 ou 20 anos.
Mais recentemente surgiram as mdias eletrnicas que utilizam a tecnologia de memrias
de estado slido ou SSDs (solid state drive). Estas mdias no possuem partes mveis,
apenas circuitos eletrnicos que no precisam se movimentar para ler ou gravar informaes.
So exemplos desta mdia os pen-drives e os cartes de memria utilizados em mquinas
fotogrfcas digitais e celulares. Ambos utilizam a memria fash, que uma memria de
computador do tipo EEPROM (Electrically-Erasable Programmable Read-Only Memory),
desenvolvida na dcada de 1980 pela Toshiba, cujos chips so semelhantes ao da Memria
RAM, permitindo que mltiplos endereos sejam apagados ou escritos numa s operao.
Esta memria comumente usada em cartes de memria, fash drives USB (pen drives),
MP3 Players, dispositivos como os iPods com suporte a vdeo, PDAs, armazenamento interno
de cmeras digitais e celulares.
Como meio de armazenamento, o CD-ROM fornece apenas uma velocidade modesta
de transferncia de dados entre o suporte e o computador. Alm disso, tem problemas
de manuseio, pois sua superfcie gravada fca exposta ao meio ambiente, o que propicia
arranhes e danos gravao.
Os discos pticos dos mesmos problemas dos discos magnticos ao serem dependentes
de um formato de sistema de operao. H pequena compatibilidade entre as geraes de
hardwares, e muitas experincias frustradas de migrao para novas tecnologias. O crescimento
das taxas de densidade de gravao das mdias magnticas supera s das mdias pticas. A
tecnologia ptica tem sido empurrada pela tecnologia do disco rgido magntico, que continua
a proporcionar altas taxas de crescimento de densidade de armazenamento e reduo de
custos. Os discos pticos tendem a ser usados principalmente para distribuio e armazenamento
em pequena escala. As ftas magnticas, por outro lado, fornecem ... high integrity, higher
speeds, operating system independence, fle system independence, greater capacity, higher
storage density (per volume and mass), and lower incremental cost for additional capacity
25
(BELL; WAUGH, 1999, p. 13).
Segundo Bell e Waugh (1999), para armazenamento em larga escala, a fta magntica a
mais indicada. Para documentos cujo prazo de guarda pequeno, assim como o volume, e em
25 ... alta integridade, maior velocidade, independncia em relao ao sistema operacional, independncia
em relao ao sistema de arquivos, maior capacidade, maior densidade de armazenamento (por volume e
massa), e custo por capacidade adicional menor (Traduo nossa).
Cadernos Tcnicos do Arquivo Mineiro 74
que seja necessria uma mdia de baixo custo, o CD-ROM aceitvel. Para intercmbio entre
organizaes, os suportes mais adequados so o zip disk e o super disk.
Software
A escolha de software a ser utilizado por uma instituio deve levar em conta critrios como:
a) capacidade de possibilitar a facilidade de migrao da informao para novas tecnologias sem
perda da acessibilidade, ou seja, converter e manter a linguagem binria, na qual o documento
produzido, em linguagem passvel de entendimento pelo ser humano;
b) utilizao dos softwares no proprietrios, compatveis entre si;
c) padronizao dos softwares utilizados por uma mesma administrao;
d) utilizao de eXtensible Markup Language (XML) para defnio de tipos de documentos que
expressem os modelos formais e eXtensible Style Sheet Language (XSSL) para defnio da
aparncia dos documentos.
Assim, os metadados presentes nesses modelos transformariam os documentos em um formato
independente de qualquer tecnologia especfca (THIBODEAU, 2000).
Verifcao de autenticidade
Alm das questes de preservao da integridade fsica e intelectual dos documentos, a fase de
produo inclui a verifcao de autenticidade dos documentos, ou seja, a qualidade de qualquer
documento que esteja relacionada sua integridade e certeza da identidade pretendida (THE
INTERPARES..., 2000). Atualmente, as pesquisas nesse campo tm-se voltado para a utilizao
de metadados (MACFARLANE et al., 1998) e da assinatura eletrnica.
A utilizao da criptografa em documentos digitais de carter arquivstico se d por duas
razes. Primeiro, para manter o sigilo em relao s informaes registradas, impedindo
o acesso irrestrito a elas. Segundo, para impedir que outra pessoa, que no seja o criador
do documento, possa alterar o seu contedo. Ao selecionar uma tecnologia de criptografa,
importante levar em conta a legislao vigente. A legislao sobre criptografa varia de pas para
pas, podendo haver restries exportao de software de criptografa, como nos EUA; ou ao
seu uso, como na Frana (GUIDELINES..., 1997, p. 46). No Brasil, a utilizao da assinatura
eletrnica em documentos pblicos regulada pela Medida Provisria 2.200-2/2001.
26
O uso da assinatura digital requer uma infraestrutura para solicitar as assinaturas e armazenar
26 Medida Provisria n. 2.200-2, de 24 de agosto de 2001, que institui a Infraestrutura de Chaves Pblicas
Brasileira - ICP-Brasil, transforma o Instituto Nacional de Tecnologia da Informao em autarquia, e d outras
providncias. (BRASIL, 2001)
75
Manual de Gesto de Documentos
as chaves pblica e privada associadas. Essa infraestrutura pode ser implementada em uma
variedade de formas, mas as decises tomadas para a implementao tm consequncias para
a fora de prova da assinatura e para o custo de manuteno
27
.
A experincia do governo australiano (AUSTRALIA, 2004) demonstra que os rgos
governamentais podem optar por uma grande variedade de sistemas e produtos
tecnolgicos. Para a autenticao, em particular, as instituies podem determinar o
grau de segurana necessrio para cada nvel de risco identifcado. Atividades on-
line de baixo risco demandam apenas senha ou um Personal Identifcation Number
28
(PIN), enquanto transaes de alto risco podem exigir a implementao de uma infra-estrutura
atribuda ao governo e hermeticamente controlada, uma Infra-Estrutura de Chaves Pblicas.
A fgura a seguir mostra as diferentes tecnologias disponveis para autenticao. A pirmide indica
que apenas poucas instituies na Austrlia empregam a Infra-Estrutura de Chaves Pblicas
do governo e tecnologia de biometria, enquanto o uso de senhas e tokens so largamente
difundidos. O governo australiano, alm da prpria Infra-Estrutura de Chaves Pblicas (Public Key
Infrastructure PKI), utiliza-se de sistemas de criptografa como o Pretty Good Privace (PGP)
29
e o Secure Sockets Layer (SSL)
30
.
27 Para mais detalhes sobre Assinatura Eletrnica, ver p. 94-99.
28 Nmero de Identifcao Pessoal.
29 O Pretty Good Privacy (PGPi PROJECT) um programa que prov privacidade ao usurio em relao
ao correio digital usando a criptografa assimtrica. O PGP provou ser capaz de resistir s formas mais
sofsticadas de anlise visando leitura do texto codifcado. O PGP tambm pode ser usado para aplicar uma
assinatura digital a uma mensagem sem codifc-la. Isto normalmente usado em postings pblicos onde o
usurio no tem a inteno de esconder o contedo da mensagem, mas quer permitir que outros confrmem
a sua provenincia. Uma vez que uma assinatura digital criada, impossvel para qualquer um modifcar a
mensagem ou a assinatura sem ser detectado pelo PGP. A utilizao relativamente simples, e programas
de e-mail populares como o Eudora (Windows e Mac) ou PMMail (OS/2) integram a utilizao PGP, tornando
a comunicao segura ainda mais fcil. O programa gratuito, vem com documentao detalhada e est
disponvel para quase todas as plataformas.
30 O protocolo Secure Sockets Layer (SSL) oferece um sistema de autenticao superior aos tradicionais e prov
cifragem de dados aps a durao da sesso. Isso tem tornado o SSL um padro para a comunicao segura
na Internet, estando em processo de upgrade para um padro Internet (Transport Layer Securit TLS). Todas
as verses recentes dos dois web browsers dominantes suportam o SSL. A Netscape projetou o SSL para ser
um protocolo genrico, tanto que ele pode servir outras aplicaes alm de http, incluindo e-mail e acesso a
base de dados (RUBIN; GEER JR., 1998, p. 38).
Cadernos Tcnicos do Arquivo Mineiro 76

Mais baixo
nvel de
segurana
oferecido. Para
informaes
pouco
valiosas.
Mais alto nvel
de segurana
oferecido. Para
informaes de
alto valor.
O nome e a senha do usurio so
autenticados sem qualquer
criptografia. Os tokens so
utilizados como segundo fator de
autenticao.
O nome e a senha do usurio so
autenticados usando o software de
encriptao de dados Secure Sockets
Layer (SSL).
O nome e a senha do usurio so autenticados
usando o encriptador Pretty Good Privace
(PGP).
A chave privada do usurio armazenada em um
dispositivo porttil de computador, como um disco.
PKI e
biometri
a
Certificado de
assinatura digital (PKI)
Certificado de assinatura digital
(PGP)
Senhas e SSL
Senhas/tokens
A chave privada (Public Key Infrastructure PKI) do
usurio mantida em um dispositivo, como um smart card.
A biometria usada para proteger a chave.
A utilizao de metadados tem sido encarada pelos arquivistas como uma forma de descrever
a identidade, a autenticidade, o contedo, a estrutura e o contexto, essenciais gesto dos
documentos digitais. Tal informao descritiva permitir que documentos fdedignos, com
signifcado e acessveis, sejam mantidos atravs dos tempos para satisfazer s necessidades
informacionais das organizaes, como evidncia das aes, e para a comunidade cientfca
31
.
A adoo e a implementao de metadados permitem a uma organizao:
assegurar que as informaes sobre o contexto das transaes estejam registradas e
vinculadas aos documentos;
auxiliar na identifcao e na recuperao dos documentos, por meio de sua descrio em
termos usados para as funes da organizao, pela limitao de termos pelos quais os
documentos so indexados (criao de vocabulrio controlado) e pela criao de vnculos
entre os documentos de atividades e transaes similares;
controlar o acesso aos documentos por classifcao no momento da criao, de acordo
com seu status de segurana, por impedimento legal ou qualquer outro embargo em seu
uso ou reteno;
facilitar o acesso e a transferncia de documentos para outras organizaes, quando for
o caso de deslocamento de competncias;
reduzir o risco de acesso no autorizado ou o uso fraudulento dos documentos;
assegurar que no haja custos adicionais com armazenamento de documentos, para alm
dos prazos estabelecidos pela tabela de temporalidade da organizao;
31 Para mais detalhes sobre metadados, ver p.100-104.
FONTE: AUSTRALIA, 2004. p. 12.
Pirmide de Tecnologias de Autenticao
77
Manual de Gesto de Documentos
assegurar que documentos vitais para a organizao no sejam perdidos quando da
implementao de novos sistemas;
ajudar no planejamento de migrao de dados e outras formas de preservao por meio
de identifcao, de forma padronizada e acessvel, das dependncias dos documentos
em relao aos softwares e hardwares. (AUSTRALIA, 1999, p. 8).
3.2.2 Utilizao
A segunda fase, que diz respeito utilizao dos documentos e s atividades de classifcao,
restrio de acesso, registro e controle de fuxo e arquivamento, descrita a seguir.
Classifcao
A classifcao o arranjo intelectual e fsico de acervos baseado em uma proposta de
hierarquizao das informaes referentes aos mesmos. A hierarquizao originria do
conhecimento da fonte produtora, das informaes acumuladas e dos aspectos materiais
e intelectuais do acervo. Devemos, para tanto, observar critrios como sistematizao de
funes, atividades e vocabulrio controlado.
O plano de classifcao adotado pelo rgo pode e deve ser usado para todos os seus
documentos arquivsticos, independentemente do suporte onde estejam gravados, isto , o
plano de classifcao utilizado para os documentos tradicionais o mesmo utilizado para
os documentos digitais. A elaborao de um plano de classifcao realizada a partir de
informaes detalhadas e consistentes sobre a estrutura do rgo, suas funes, atividades
e caractersticas especfcas do acervo
32
.
Registro e controle de fuxo
O registro e o controle de fuxo dos documentos digitais so compostos do acompanhamento
da tramitao dos documentos nas diversas unidades da instituio, responsveis pela
execuo da atividade que lhe deu origem, anexando outras informaes ou documentos ao
dossi, at a fnalizao da tarefa e consequente arquivamento. Algumas ferramentas podem
ser usadas para auxiliar nesta atividade, como o workfow, para mapeamento e controle do
fuxo de atividades, e o metadado
33
, para registro de acesso, alteraes e anexaes.
32 Ver metodologia de elaborao de Planos de Classifcao, p. 39-73.
33 Ver exemplo de metadado no ANEXO 1.
Cadernos Tcnicos do Arquivo Mineiro 78
Arquivamento
Na atividade de arquivamento so estabelecidas regras para encaminhamento dos documentos
para arquivamento no arquivo corrente central e para a transferncia para o arquivo intermedirio,
segundo tabela de temporalidade do rgo.
Nesta etapa, so fxados procedimentos de preservao e manuteno de acesso aos
documentos digitais arquivados, defnindo o acondicionamento, condies de armazenamento e
mantendo as restries de acesso defnidas previamente, por interesse da instituio ou por fora
de lei. O arquivo nacional do Reino Unido, The National Archives, determina, para as agncias
do governo sob sua jurisdio, que sejam feitos dois backups: um Master de Preservao, a
partir do qual novas cpias de trabalho podem ser feitas; e um Master de Segurana, que deve
ser mantido para o caso de algum desastre causar a perda dos documentos da instituio. Estas
duas cpias devem ser armazenadas separadamente, em locais diferentes, e de preferncia
off-line (MACFARLANE et al., 1998, p. 27).
Restrio de acesso
Segundo Duranti, Eastwood e MacNeil (1997, p. 25), a defnio de restrio de acesso
deve levar em conta algumas regras. Primeiramente, o estabelecimento de regras gerais de
acesso e respectivas excees, incluindo o acesso restrito ou irrestrito para recuperao e
visualizao dos documentos. Em segundo lugar, a proibio de alterao de contedo dos
documentos aps sua classifcao. Em seguida, a determinao de privilgios de acesso aos
usurios para cada classe de documentos de acordo com sua competncia, assim como a
permisso de acesso irrestrito aos criadores dos documentos e a permisso de acesso aos
documentos pelos arquivos/arquivistas com o objetivo de classifcao. E, por fm, a atribuio
aos arquivos/arquivistas de autoridade exclusiva para acessar os documentos com o propsito
de transferncia, recolhimento ou eliminao.
3.2.3 Destinao
A terceira e ltima fase da gesto documental a destinao dos documentos, que passa por
procedimentos de avaliao, eliminao e preservao permanente, conforme se segue.
Avaliao
A avaliao constitui o elemento vital de um programa de gesto de documentos, ao permitir
racionalizar o fuxo documental nas fases corrente e intermediria, facilitando a constituio
de arquivos permanentes e a implementao de um programa de gesto de documentos,
viabilizando o acesso informao. O processo de avaliao segue procedimentos que visam
79
Manual de Gesto de Documentos
alcanar resultados mais amplos, como a elaborao de uma tabela de temporalidade de
documentos.
34
Eliminao
Utilizando-se a tabela de temporalidade da instituio, aprovada pela instituio arquivstica
pblica na sua esfera de competncia, os documentos digitais sero avaliados e destinados.
Seguiro os mesmos procedimentos descritos para os documentos tradicionais
35
e sero
eliminados do sistema.
Guarda Permanente
A preservao permanente trata de assegurar que os documentos digitais conservados
permanentemente continuem disponveis, acessveis e compreensveis, o que implica
procedimentos tais como a migrao para novas tecnologias e o armazenamento em condies
arquivsticas.
Documentos digitais devem ser gerenciados e operados dentro da perspectiva de que nenhum
suporte fsico ou programa durar para sempre. A migrao peridica para novos softwares e
novas mdias necessria. bem possvel que esse procedimento no ocorra durante o perodo
em que os documentos estejam sob a guarda dos rgos produtores e que venha a acontecer
somente nos arquivos permanentes
36
. importante garantir que a migrao dos dados e dos
metadados relacionados acontea sem perda de informao ou de caracterstica do documento.
O metadado particularmente importante, pois mostra como os dados foram manuseados
e utilizados. Sem ele, os futuros usurios sero incapazes de relacionar os documentos no
contexto da instituio. A migrao para novos hardwares deve obedecer ao perodo de
segurana de expectativa de vida do suporte em que os documentos esto gravados para
evitar que a deteriorao do suporte cause danos informao. Ao fnal dos procedimentos de
migrao, os documentos e metadados devem sofrer inspeo para verifcao de integridade.
34 Para mais detalhes, ver p. 28.
35 Ver p. 76.
36 Exceto os documentos relativos administrao de Recursos Humanos, cujos prazos de guarda normalmente
excedem cinquenta anos.
Cadernos Tcnicos do Arquivo Mineiro 80
3.3 Ferramentas
3.3.1 Assinatura Eletrnica
A autoria de um documento normalmente dada pela assinatura de seu produtor. Segundo
Marcacini (2001, p. 13), a assinatura em um documento tem o nico fm de identifcar
sua autoria, sendo desnecessrio distinguir a assinatura manuscrita de qualquer outro
procedimento que permita a identifcao do sujeito que a realizou, com signifcativo grau
de certeza. Pode ser considerado como assinatura, tanto na acepo vulgar como jurdica,
qualquer meio que possua as mesmas caractersticas da assinatura manuscrita, isto , que
seja um sinal identifcvel, nico e exclusivo de uma dada pessoa (MARCACINI, 2001, p.
14). Dessa forma, desde que a assinatura eletrnica seja nica e exclusiva para o documento
assinado, seja passvel de verifcao, seja gerada sob o exclusivo controle do signatrio
e esteja ligada ao documento digital de tal forma que seja invalidada em caso de qualquer
alterao, poder-se- atribuir-lhe o mesmo signifcado e a mesma efccia da assinatura
manuscrita.
A assinatura digital deriva da aplicao da criptografa nos documentos digitais. A criptografa
uma tcnica que visa transformar dados de maneira a torn-los incompreensveis queles
que no detm o conhecimento apropriado para a sua traduo. Os esquemas criptogrfcos
surgiram na Antiguidade Clssica com a criptografa monoalfabtica, de substituio de letras
por smbolos ou por outras letras, como, por exemplo, a cifra de Csar, usada no Imprio
Romano, que consistia na substituio de cada letra pela letra N posies frente no alfabeto.
Esse tipo de criptografa teve uma vida curta diante do surgimento, j na Idade Mdia, da
tcnica de desvendar a codifcao por anlise da frequncia.
Em cada idioma, encontram-se letras que so mais usadas do que outras,
o que certamente resulta em uma maior frequncia de aparecimento de
seu smbolo substituto. Conseguindo-se a decodifcao de uma palavra,
descobre-se toda uma srie de smbolos que poder revelar outros, ao serem
substitudos nas outras palavras do texto (VOLPI, 2001, p. 9).
Com esse tipo de anlise, a criptografa monoalfabtica acabou por se tornar brincadeira de
criana.
Durante o Renascimento, o francs Blaise de Vignre criou e divulgou um sistema criptogrfco
que utilizava 27 chaves diferentes, uma para cada letra do alfabeto, defnidas por uma
determinada palavra. Esse sistema durou at o fnal do sculo XIX, quando foi quebrado por
Charles Babbage
37
. No incio do sculo XX, foram empregadas extensas chaves aleatrias
de uso nico, que at hoje no foram quebradas pelos criptoanalistas. No entanto, os custos
para elaborao e distribuio dessas chaves aleatrias eram muito grandes e normalmente
superavam os benefcios que advinham da criptografa dos dados. A partir do sculo XX,
37 Cientista ingls responsvel pelo conceito inicial do computador moderno.
81
Manual de Gesto de Documentos
passou-se a utilizar mquinas criptogrfcas que facilitavam tanto a criao de cifras mais
complexas quanto a sua decodifcao pelos criptoanalistas
38
.
A crescente disseminao da tecnologia informtica a partir da dcada de 1970 imps a
utilizao da criptografa como ferramenta capaz de assegurar a integridade e a autenticidade
dos documentos produzidos em decorrncia de transaes eletrnicas. H dois tipos de
criptografa computacional, a simtrica, que usa uma chave privada, e a assimtrica, que
utiliza duas chaves, uma pblica e outra privada. Na criptografa simtrica, a chave usada
para cifrar dados e criar um novo documento, agora codifcado. Ao transmitir um documento
criptografado, o usurio encaminha, separadamente, a mensagem e a chave que sero
recebidas pelo destinatrio. Apesar de rpida, essa tcnica de criptografa no muito
segura, uma vez que um intruso pode interceptar tanto a mensagem quanto a chave e,
assim, ter acesso ao contedo do documento. A interceptao ocorre durante o envio da
mensagem, o que torna difcil a percepo da invaso. Ao quebrar a chave criptogrfca, o
interceptador pode no s ter acesso ao seu contedo, como tambm modifc-lo e remeter a
mensagem adiante. De posse da chave criptogrfca, pode, inclusive, gerar novas mensagens
e encaminh-las passando-se pelo mesmo emissor daquela inicialmente interceptada.
O uso mais seguro do sistema simtrico a codifcao de dados locais, no qual o usurio
cifra os dados em seu prprio equipamento e somente ele tem conhecimento da chave. A
cifragem de um arquivo de passwords, em que apenas o sistema conhece a chave a ser
usada, um exemplo. No caso de comunicao entre dois usurios, o mais adequado a
troca de chaves, em um primeiro momento, com posterior troca de mensagens.
O sistema Data Encryption Standard (DES) um tipo de criptografa simtrica muito comum
em transaes comerciais. O DES pode usar uma chave com 40 ou 56 bits, para cifrar e
decifrar dados. Esse sistema possui variaes sofsticadas que permitem o uso de mais
de uma chave em cada etapa da comunicao (MOREIRA et al., 1997, p. 54). O sistema
DES um algoritmo razoavelmente seguro, sendo que o mtodo mais vivel de quebr-
lo o teste de chaves pela exausto, conhecido como ataque de fora bruta. Em 1977, o
DES foi escolhido pelo National Bureal of Standards (NBS), hoje chamado National Institute
of Standards and Technology (NIST), como padro americano para cifragem de dados de
aplicaes que no estejam ligadas segurana nacional. Em seguida, foi adotado, tambm,
pelo American National Standards Institute (ANSI).
A criptografa assimtrica mais segura e mais complexa. Baseada em duas chaves, uma
pblica e outra privada, utiliza a primeira para cifrar os dados e a segunda para decifrar a
mensagem. A chave pblica deve ser difundida entre os usurios para que possam receber e
enviar mensagens ao proprietrio das chaves.
Mesmo com a mensagem criptografada, o invasor pode descobrir seus segredos. Supondo-
38 Um exemplo dessas mquinas a Enigma, utilizada pelos nazistas durante a II Guerra Mundial, que consistia
num dispositivo eletromecnico que alternava caracteres por meio de um circuito de cilindros misturadores
(BARRETO, 2000, p. 115).
Cadernos Tcnicos do Arquivo Mineiro 82
se que a chave usada na conta seja um nmero de trs algarismos e lembrando-se que o
sistema binrio, teremos ento 8 possibilidades: 000, 001, 010, 011, 100, 101, 110, 111.
Esses so exemplos de chaves de trs bits. A difculdade em quebrar uma chave de trs bits
pequena, pois so apenas oito possibilidades. Mas, medida que aumenta o tamanho da chave,
a difculdade cresce exponencialmente. Ento, so utilizadas chaves maiores (40, 56, 128... bits).
Por exemplo:
Bits
Possibilidades
3 8
40 1.099.511.627.776
56 72.057.594.037.927.936
128 340.282.366.920.938.463.463.374.607.431.768.211.456
Assim como as possibilidades crescem medida que as chaves crescem, assim tambm aumenta
a potncia necessria para o computador que est tentando quebrar a senha.
Em 1978, Ron Rivest, Adi Shamir e Leonard Adleman desenvolveram um algoritmo implementando-o
por meio da multiplicao de dois nmeros primos com mais de cem dgitos. Criavam, assim, o
sistema RSA, baseado em chaves pblicas, que se tornou a base da criptografa contempornea. A
segurana do RSA depende da fatorao de nmeros muito grandes. Alguns pesquisadores afrmam
que o nmero ideal de dgitos dos nmeros primos usados na criao da chave RSA est em torno
de 155. J para aplicaes comerciais na Internet, recomenda-se cerca de 200 a 220 dgitos, o que
garante maior segurana (MAI; LINDSTAEDT, 1996, p. 53).
O mtodo de criptografa simtrica necessita de menos processamento do que o mtodo assimtrico.
No entanto, possui a desvantagem da difculdade de gerenciamento de distribuio das chaves
privadas em um ambiente aberto como o da Internet. J a criptografa assimtrica manipula as
chaves com maior facilidade, mas requer um processamento mais intenso que pode diminuir
gradualmente o desempenho dos aplicativos.
A criptografa tem sido usada, tambm, como um mecanismo de autenticao, como a assinatura
digital. Esta o resultado de ... uma complexa operao matemtica que tem como variveis o
documento eletrnico e a chave privada, detida pelo signatrio com exclusividade (MARCACINI,
2001, p. 3). Ao se aplicar o algoritmo de autenticao
39
a documentos diversos, o nmero resultante
ser diferente para cada um deles, j que cada documento uma varivel da expresso matemtica.
Essa caracterstica responsvel por tornar inexequvel a utilizao da mesma assinatura em
outros documentos. O cotejo da assinatura digital realizado mediante o uso da chave pblica. Se
a chave pblica decodifca a assinatura e capaz de relacion-la ao documento assinado, ento,
temos a certeza de que a chave privada foi utilizada na elaborao daquela assinatura para aquele
documento especfco e que este no foi alterado desde ento.
39 Os algoritmos de autenticao ... operam como elementos de verifcao da autoria e do contedo dos dados
envidados (VOLPI, 2001, p. 16).
83
Manual de Gesto de Documentos
O processo de criao de assinaturas por meio dos algoritmos de autenticao no pode ser invertido
para a obteno da chave privada ou da assinatura digital. Tal particularidade aumenta o grau de
confabilidade e segurana das assinaturas obtidas por intermdio da criptografa assimtrica.
Alm da identifcao da autoria do documento digital, a assinatura digital tambm pode ser usada
para garantir sua integridade. Para tanto, necessrio preservar a sequncia de bits que compem
o documento digital, independentemente da mdia em que esteja armazenado. A criptografa
assimtrica mantm a integridade do documento na medida em que, ao efetuarmos a assinatura,
... o programa, utilizando frmulas matemticas sofsticadas, vincula a assinatura
digital ao documento assinado, de tal sorte que a assinatura digital s seja vlida
para aquele documento. Qualquer alterao, por menor que seja, na sequncia
de bits que forma o documento digital invalida a assinatura. A simples insero de
mais um espao entre duas palavras, no obstante o sentido do texto no ter sido
modifcado, j bastante para que seja perdido o vnculo com a assinatura digital
(MARCACINI, 2001, p. 16).
importante frisar que a criao do vnculo entre a assinatura e o documento no impede que
o documento seja alterado, mas que essa alterao passe despercebida. O documento continua
vulnervel s modifcaes no autorizadas, mas caso isso acontea, o vnculo entre documento e
a assinatura se perde, e o documento fca privado de seu valor probante.
Diante dessa propriedade, algumas precaues devem ser tomadas no armazenamento dos
documentos assinados digitalmente. Programas que permitem alterao dos documentos durante a
leitura esto mais sujeitos a perderem o vnculo com a assinatura digital em caso de uma modifcao
acidental ou proposital na sequncia de bits. O mesmo poder ocorrer durante a migrao desses
documentos para um software ou um hardware mais moderno.
3.3.2 Outros meios de autenticao online
Modelos de autenticao que no envolvem Infraestrutura de Chaves Pblicas tm sua
implementao e manuteno menos onerosas e so adequados documentao cuja informao
menos sensvel.
Senhas
Os mecanismos de senhas incluem frases e nmeros de identifcao pessoal (PINs). So
vulnerveis quando usados isoladamente. O comportamento responsvel do usurio vital para se
evitar vazamentos acidentais. Senhas e PINs esto sujeitos espionagem.
Tokens pessoais
Os tokens consistem em um pequeno hardware (ex: smart card, i-button ou carto de tarja magntica)
empregado em conjunto com uma senha ou PIN. Requerem interface humana e eletrnica. O usurio
no autorizado tem de conhecer a senha ou o PIN, alm de obter o token. A utilizao fraudulenta
Cadernos Tcnicos do Arquivo Mineiro 84
est, muitas vezes, ligada ao comportamento pouco cuidadoso do usurio.
Biometria
Mecanismos de autenticao biomtrica incluem o reconhecimento de digitais, voz ou assinatura
e escaneamento de retina. No so facilmente reproduzveis (AUSTRALIA, 2004, p. 17-18).
3.3.3 Metadados
O termo metadado comeou a ser usado desde a dcada de 1960, tornando-se mais frequente
na literatura sobre sistemas de gerenciamento de base de dados a partir da dcada de 1980.
O termo usado para descrever a informao necessria para documentar as caractersticas
da informao contida em uma base de dados, ou seja, o metadado o dado sobre o dado a
partir de um dicionrio digital de dados (SOUZA et al., 1997).
Na viso de Vellucci (1998), o metadado um dado que descreve atributos de um recurso
informacional, caracteriza suas relaes e ajuda sua recuperao e seu uso efetivo. O
metadado consiste em um conjunto de dados, no qual cada elemento descreve um atributo do
recurso informacional, sua gesto ou uso. Inclui informaes como dados administrativos, de
classifcao de contedo, de provenincia, documentos relacionados, dados estruturais etc. A
funo primria do metadado facilitar a identifcao, localizao, recuperao, manipulao
e uso de recursos informacionais em ambiente eletrnico, com o objetivo de minimizar a
duplicao de esforos e auxiliar na manuteno dos dados.
Os metadados no foram desenvolvidos de forma linear. Cada grupo de especialistas que
produziu e disponibilizou recursos informacionais em meio eletrnico desenvolveu mtodos
de organizar e recuperar essas informaes, fazendo com que surgisse uma variedade de
sistemas de metadados. Alguns desses projetos de metadados, como o formato MARC
40
e
o padro Dublin Core
41
, foram desenvolvidos para acomodar informaes descritivas sobre
recursos informacionais provenientes de diversas reas do conhecimento. J outros, como
o Government Information Locator Service (GILS)
42
, o Federal Geographic Data Committee
(FGDC)
43
e o Consortium for the Interchange of Museum Information (CIMI)
44
, so mais
especializados e somente so aplicveis a uma disciplina especfca.
A estrutura do metadado composta por elementos de descrio do contedo dos dados.
Esses elementos so de livre escolha; no entanto, h um esforo no sentido de padronizar
o contedo dos metadados, o intercmbio de dados por meio eletrnico e os modelos de
40 Utilizado para catalogao bibliogrfca.
41 Utilizado para dados sobre pginas da WEB.
42 Utilizado para informaes governamentais.
43 Utilizado para descrio de dados geo-espaciais.
44 Utilizado para informaes sobre museus.
85
Manual de Gesto de Documentos
dados. O esforo de padronizar vem de encontro necessidade das organizaes de terem
... um maior controle de seus dados, conhecer melhor o contedo e a qualidade dos mesmos
de forma rpida, automtica e efciente (SOUZA et al., 1997). Alm disso, a padronizao
facilitar a disseminao e o acesso informao oriunda de outras organizaes, assim como
a transferncia das informaes para outros sistemas.
A estruturao dos metadados favorece o relacionamento e o estabelecimento de conexes
entre recursos informacionais de diferentes tipos, fontes e formatos.
O uso efciente de metadados pelas diversas aplicaes, contudo, requer
convenes comuns sobre semntica, sintaxe e estrutura. Comunidades
individualizadas de descrio de recursos defnem a semntica como o
signifcado de metadados que atendem a suas necessidades particulares. A
sintaxe, o arranjo sistemtico de elementos dos dados para processamento
em mquina, facilitam o intercmbio e o uso de metadados dentre as mltiplas
aplicaes. A estrutura pode ser imaginada como um contingenciamento
formal sobre a sintaxe para a representao consistente da semntica (E.
Miller
45
, citado por KRAEMER, 2001, p. 37).
Padres arquivsticos de descrio que foram desenvolvidos nas ltimas duas dcadas
incluem o MARC Archival and Manuscript Control (AMC), formato publicado pela Biblioteca do
Congresso Norte-Americano em 1984; o General International Standard Archival Description
(ISAD(G)), publicado pelo Conselho Internacional de Arquivos em 1994; e o Encoded Archival
Description (EAD), adotado como padro pela Sociedade de Arquivistas Americanos (SAA),
em 1999. Apesar de ter surgido primeiramente sob a forma impressa, o metadado arquivstico
tem sido distribudo on-line por meio do Research Libraries Information Network Archival and
Mixed Collections fle (RLIN AMC), do Archives USA e de sistemas de informao arquivstica
baseados no EAD, como o On-line Archive of Califrnia (GILLILAND-SWETLAND, 2000a).
J o Reference Model for Open Archival Information System (modelo OAIS) foi desenvolvido
para o ambiente eletrnico, confgurando-se em um esforo de fornecer uma estrutura de alto
nvel para o desenvolvimento e comparao de arquivos digitais. O modelo OAIS foi concebido,
especifcamente, para ser aplicado em organizaes que tm a responsabilidade de manter
acessveis informaes em longo prazo. Mas, tambm, pode ser utilizado pelas organizaes,
ou indivduos, que criam essas informaes que necessitam de preservao permanente, ou
que utilizam informaes provenientes de tais arquivos.
A utilizao dos metadados pelas organizaes, governamentais ou no, tem o propsito de
fornecer aos usurios toda a informao disponvel e relevante acerca do documento eletrnico,
mantendo acessvel a sua cadeia contnua de custdia. As informaes organizadas pelo
metadado podem ser explcitas, como o ttulo de um documento, ou implcitas, como o tipo de
letra usado (que pode ser perdido com a converso do documento para outro software), data de
produo, remetente, destinatrio, nmero de cpias distribudas, localizao do documento,
documentos relacionados.
45 MILLER, E. An introduction to the Resource Description Framwork (RDF). MILLER, E. An introduction to the Resource Description Framwork (RDF). D-Lib Magazine, may 1998.
Disponvel em: <http://www.dlib.org/dlib/may98/miller/05miller.html>. Acesso em: 31 mar. 2000.
Cadernos Tcnicos do Arquivo Mineiro 86
O metadado pode ser tambm utilizado para indicar a posio de um documento em relao a
outros e fornecer outras informaes derivadas desse contexto. Os documentos tradicionais so
fsicamente agrupados segundo uma estrutura lgica que refete as necessidades funcionais e
operacionais da organizao, de modo que os usurios possam perceber essa estrutura e as
relaes de interdependncia. No ambiente eletrnico no vivel reproduzir essa organizao
fsica. O arranjo deve ser realizado intelectualmente, propiciando a recuperao total da
informao. A ausncia dessas informaes implica a perda de signifcado dos documentos,
que se torna de difcil gesto (MACFARLANE et al., 1998).
A criao de metadados para documentos digitais de carter arquivstico deve incluir elementos
necessrios accountabillity da organizao, auditoria, admissibilidade como evidncia e elementos
previstos pela lei em vigor, algo que est se tornando cada vez mais importante, principalmente
com o crescimento do comrcio eletrnico e do governo digital (GILLILAND-SWETLAND, 2000a).
Uma das mais recentes especifcaes de metadados arquivsticos foi baseada no modelo Business
Acceptable Communicatons (BAC), desenvolvido pelo projeto Functional Requirements for Evidence
in Recordkeeping (conhecido como Pittsburgh Project). Este props uma estrutura de metadados
que poderia conter uma camada manual para dados de revelao bsica e outras camadas que
armazenariam informaes sobre termos e condies de uso, estruturas de dados, provenincia,
contedo e uso do documento desde sua criao. Entendeu-se que muitas dessas informaes
poderiam ser geradas automaticamente no momento da criao, estariam ligadas a cada documento
e seriam capazes de descrever o contedo e o contexto destes documentos, assim como permitir
sua decodifcao para uso futuro.
O Pittsburgh Project foi fonte de inspirao para vrias iniciativas de estruturao de metadados de
arquivamento, principalmente na Austrlia. Em 1999, o National Archives of Austrlia (NAA) publicou
o Recordkeeping metadata standard, defnindo o metadado que o NAA recomendava que fosse
captado pelos sistemas de arquivamento das agncias governamentais australianas. No estado de
Victoria, foi desenvolvido o Victorian Electronic Records Strategy (VERS), adaptao do padro de
metadados do NAA (VICTORIA, 2003), que defniu um formato de intercmbio auto-documentado
(o VERS Encapsulated Object - VEO) permitindo a transferncia de contedo dos documentos
e metadados ao longo do tempo. Atualmente, o VEO est implementado como um objeto XML
(eXtensible Markup Language), escolha fundada na capacidade de esta linguagem ser interpretada
usando-se ferramentas de edio de texto bsicas (DAY, 2003, p. 3).
Gilliland-Swetland (2000a) desmembra o metadado em categorias que refetem aspectos chaves de
sua funcionalidade. So elas:
Metadado administrativo: usado na gesto e administrao dos recursos informacionais. Ex:
informao sobre aquisio, requisitos legais para acesso, localizao, controle de verso e
diferenciao entre objetos informacionais similares, trilhas de auditoria criadas pelos sistemas
de arquivamento;
Metadado descritivo: usado para descrever ou identifcar recursos informacionais. Ex:
instrumentos de pesquisa, anotaes de usurios, metadados para sistemas de arquivamento
gerados pelos criadores dos documentos;
87
Manual de Gesto de Documentos
Metadado de preservao: relativo ao gerenciamento de preservao dos recursos informacionais.
Ex: registro das condies fsicas do documento, registro de aes de preservao, como dados
sobre migrao;
Metadado tcnico: relacionado ao funcionamento do sistema e do prprio metadado. Ex:
informaes sobre hardware e software, tempo de resposta do sistema, dados de autenticao
e segurana, como chaves criptogrfcas e senhas;
Metadado de uso: registra o nvel e o tipo de uso dos documentos. Ex: registros de exibio,
trilhas de uso e de usurios, contedo de informao reutilizada e multiverses.
O metadado contido no prprio documento digital , normalmente, elaborado por seu autor. Esse
tipo de metadado, criado pelos autores dos documentos e pessoas que no so especializadas nas
atividades de catalogao bibliogrfca, costuma ser simples, curto e de fcil entendimento e uso.
Somente documentos destinados guarda permanente, que constituem uma pequena percentagem
do total produzido, mereceriam tratamento dado por especialistas em catalogao. Entre os
extremos, de metadados produzidos por usurios leigos e de metadados sofsticados elaborados por
catalogadores, Vellucci (1998) sugere um conjunto bsico de metadados embutidos em documentos
que possam ser convertidos em uma variedade de estruturas de metadados e expandidos quando
necessrio. A criao e a gesto de metadados tornaram-se uma mistura complexa de processos
automticos e manuais, com camadas criadas por funes e indivduos diferentes, em momentos
diferentes do ciclo vital do documento.
3.4 Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gesto
Arquivstica de Documentos - e-ARQ Brasil
No perodo entre 2004 e 2009, a Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos (CTDE) do Conselho
Nacional de Arquivos (CONARQ) desenvolveu um modelo de requisitos para sistemas informatizados
de gesto arquivstica de documentos, o qual foi denominado e-ARQ Brasil. O e-ARQ Brasil
uma especifcao de requisitos a serem cumpridos pela organizao produtora/
recebedora de documentos, pelo sistema de gesto arquivstica e pelos prprios
documentos, a fm de garantir a confabilidade e autenticidade, assim como sua
acessibilidade. Alm (...) [de poder] ser usado para orientar a identifcao de
documentos arquivsticos digitais. (BRASIL, 2011, p. 9).
O e-ARQ se destina orientao da implantao da gesto arquivstica de documentos digitais e no
digitais e ao fornecimento de especifcaes tcnicas e funcionais e de metadados que sirvam de
parmetro para as organizaes pblicas e privadas na aquisio, especifcao ou desenvolvimento
de sistemas informatizados de gesto de documentos (SIGADs). O seu pblico alvo formado
por fornecedores e programadores, profssionais de gesto arquivstica de documentos, usurios
e potenciais usurios de SIGADs, compradores de servios externos de gesto de documentos e
instituies acadmicas.
O e-ARQ est organizado em duas partes: a primeira parte trata da gesto arquivstica de
documentos, fornecendo conceitos e defnies bsicas em termos de histrico da gesto de
Cadernos Tcnicos do Arquivo Mineiro 88
documentos no Brasil e no mundo, poltica arquivstica, planejamento e implantao de programas
de gesto de documentos, procedimentos e operaes tcnicas de sistemas de gesto arquivstica
de documentos digitais e convencionais, instrumentos utilizados na gesto de documentos, como
planos de classifcao, tabelas de temporalidade e destinao de documentos, manuais de gesto
de documentos entre outros.
A segunda parte da publicao foi dividida em quatro sees abrangendo as funcionalidades de um
SIGAD, o modelo de metadados, o glossrio de termos e as referncias utilizadas na elaborao
do e-ARQ Brasil. A seo que trata dos aspectos das funcionalidades de um SIGAD so abordados
temas como: 1) organizao dos documentos arquivsticos por meio de planos de classifcao, assim
como suas confguraes e administrao, utilizao de metadados, gerenciamento de dossis e
processos, sejam eles convencionais ou hbridos; 2) tramitao e fuxo de trabalho, abordando o seu
controle e o controle de verses e status de documentos; 3) captura de documentos, abrangendo
procedimentos, captura em lotes, captura de mensagens de correio eletrnico, de documentos
convencionais ou hbridos, formato de arquivos e estrutura dos documentos a serem capturados e
estrutura de procedimentos de gesto; 4) avaliao e destinao de documentos gerenciados pelo
SIGAD, com a confgurao e aplicao da tabela de temporalidade e destinao de documentos,
exportao de documentos para transferncia, recolhimento ou migrao, eliminao de documentos,
avaliao e destinao de documentos convencionais e hbridos; 5) pesquisa, localizao e
apresentao dos documentos, englobando a sua visualizao, impresso e emisso de som; 6)
aspectos de segurana, como a produo de cpias de segurana, controle de acesso por usurio,
classifcao dos documentos quanto ao grau de sigilo e restrio de acesso informao sensvel,
uso de ferramentas como trilhas de auditoria, assinaturas digitais, criptografa, marcas dgua digitais,
assim como procedimentos como acompanhamento de transferncia e autoproteo; 7) estrutura
de armazenamento que garantam durabilidade, capacidade e efetividade de armazenamento; 8)
preservao dos documentos em sus aspectos fsicos e lgicos; 9) funes administrativas; 10)
conformidade com a legislao e regulamentao vigentes; 11) usabilidade; 12) interoperabilidade;
13) disponibilidade; 14) desempenho e escalabilidade do sistema.
A segunda seo trata dos metadados apresentando conceitos e a metodologia utilizada para o
desenvolvimento do modelo fornecido pelo e-ARQ Brasil. A terceira seo traz um glossrio com
os termos utilizados ao longo da publicao e a quarta seo, as referncias de publicaes e
documentos utilizados para a elaborao do e-ARQ Brasil.
89
Manual de Gesto de Documentos
4.O Espao Fsico do Arquivo
46
As reas de armazenamento de arquivo demandam condies ambientais controladas e
destinadas somente a esse fm, garantindo assim a conservao e segurana dos documentos.
possvel destinar a mesma rea para armazenamento de documentos de arquivo e acervo
bibliogrfco desde que estejam fsicamente separados e que o acesso aos documentos
arquivsticos seja restrito aos arquivistas responsveis. importante que a rea escolhida
esteja livre de materiais que comprometam a segurana dos documentos, como combustveis,
resduos industriais ou outros infamveis. Da mesma forma, o setor de arquivamento deve
manter distncia de reas de risco conhecido, como cozinhas, lavanderias, plantas eltricas,
caixas dgua etc. (AUSTRALIA, 2002, p. 10-11). O Arquivo Nacional da Austrlia defne nove
requisitos mnimos:
aprovao de todos os locais de armazenamento por funcionrio designado pela
organizao para essa funo. Tal procedimento evita o armazenamento de documentos
em locais no autorizados e desconhecidos pela organizao;
localizao do setor de arquivamento distante de locais de risco conhecido, como
depsitos de combustveis e caixas dgua, o que previne acidentes;
a rea de armazenamento deve ter boa drenagem, para o caso de inundao;
o prdio e suas instalaes eltricas, hidrulicas etc. devem estar de acordo com os
padres de segurana e legislao reguladora vigentes;
o telhado e as calhas devem ser verifcados periodicamente para evitar que a gua da
chuva cause danos aos documentos por meio de goteiras ou inundao do telhado por
falta de escoamento;
as janelas devem ser vedadas para isolar o ambiente de poluio, poeira e difcultar a
entrada de animais;
controle de acesso rea de armazenamento;
isolamento das reas de armazenamento de perigos internos como plantas eltricas ou
canos de gua.
Defnida a rea de armazenamento, passemos s condies ambientais necessrias manuteno
da integridade fsica dos documentos arquivados. A temperatura e a umidade so dois fatores crticos
para qualquer tipo de suporte, do papel mdia digital. Nveis altos de umidade e temperatura so
propcios ao aparecimento e desenvolvimento de uma srie de fungos. Por outro lado, umidade
muito baixa pode tornar os documentos quebradios. A futuao dos nveis de temperatura e
46 O objetivo deste item no determinar procedimentos de conservao e preservao de documentos de
arquivo, o que deve ser feito por um especialista da rea, e sim dispor, em termos gerais, sobre os requisitos
mnimos necessrios ao cuidado com os documentos.
Cadernos Tcnicos do Arquivo Mineiro 90
umidade causa danos ao documento na medida em que a umidade, ao ser absorvida e retirada do
suporte fsico, dilata e retrai suas molculas. Dessa forma, imprescindvel a manuteno de nveis
estveis de temperatura e umidade na rea de armazenamento. Sistemas de ar condicionado
so capazes de manter esse ambiente controlado. De modo geral, os documentos textuais e os
especiais devem ser mantidos temperatura de 20C e com umidade relativa do ar em torno de
50%
47
(AUSTRALIA, 2002, p. 31-33). A poluio, poeira e esporos podem afetar a qualidade
do ar nas reas de armazenamento e causar deteriorao dos documentos. importante
providenciar a vedao das janelas e instalar sistemas de circulao e fltragem de ar para
minimizar esses riscos. Alm disso, fundamental a proteo dos documentos da incidncia
direta da luz solar, com a instalao de fltros UVA em janelas, claraboias etc.
O mobilirio e as embalagens
As estanterias, equipamentos e embalagens empregados no armazenamento de documentos
devem garantir a segurana e a proteo dos documentos em relao deteriorao, por
tanto tempo quanto se fzer necessrio. Ao escolherem o mobilirio e as embalagens, os
rgos devem considerar as caractersticas fsicas, o prazo de guarda e o uso previsto para
os documentos. O mobilirio e as embalagens apropriados cumprem um papel vital:
a) na diminuio da variao de temperatura e umidade;
b) na proteo contra a luz, poeira e outros poluentes; e
c) na reduo dos danos provocados pelo manuseio.
Os documentos devem ser acondicionados em invlucros antes de serem armazenados em
mveis.
Para proteger as pessoas que trabalham com os documentos, todos os equipamentos utilizados
devem satisfazer requisitos de segurana e sade ocupacional, previstos em legislao.
O mobilirio das reas de armazenamento deve ser:
adequado e compatvel com o tipo de documento armazenado;
limpo e em boas condies de uso e de conservao;
robusto e capaz de sustentar as cargas potenciais;
distante do cho, como precauo contra acidentes;
disposto de forma a promover boa ventilao.
47 Ver tabelas de Diretrizes para armazenamento de documentos, ANEXOS 2 e 3.
91
Manual de Gesto de Documentos
As embalagens usadas no acondicionamento dos documentos devem:
ser apropriadas ao formato do documento e ao perodo de guarda necessrio;
ser confeccionadas com material durvel e resistente adequado ao peso dos documentos
que contero, ao manuseio e movimentao nas estantes;
ser do tamanho correto para os documentos que contm;
estar em boas condies de uso;
fechar de forma a eliminar a incidncia de luz, poeira, gua e poluentes em geral.
O invlucro de documentos no deve ser armazenado diretamente sobre o cho, a distncia
mnima de 10 cm, devido ao risco de danos por lquidos, umidade e sujeira. Devem ser
armazenados em estantes ou prateleiras (AUSTRALIA, 2002, p. 14).
93
Manual de Gesto de Documentos
5. A Reformatao Voltada para os Fins
da Gesto de Documentos
Microflmagem
A microflmagem o resultado do processo de reproduo de documentos em flme por meios
fotogrfcos ou eletrnicos, em diferentes graus de reduo. As microformas so consideradas
especiais pelo suporte. No que se refere linguagem prpria, diferem dos demais, pois se
trata de uma reproduo reduzida tanto de documentos textuais quanto de especiais.
No processo de microflmagem so produzidas trs geraes de flmes:
Negativo Mster
o flme que se encontra dentro da cmera no momento da microflmagem. Ele
duplicado uma vez para produzir o Mster de Impresso (Printing Master) e,
aps isto, mantido em armazenamento arquivstico como cpia de segurana.
Mster de Impresso
a duplicao feita diretamente do Negativo Mster. Ele deve, tambm, ser
mantido em armazenamento arquivstico e utilizado para gerar todas as cpias
subsequentes.
Cpias de Servio
Cpias positivas ou negativas disponveis para pesquisa e emprstimo.
Em se tratando de documentao arquivstica, temos duas funes para a microflmagem, a
microflmagem de substituio e a microflmagem de preservao. A microflmagem de substituio
assim chamada quando os originais microflmados so eliminados com vistas ao aproveitamento
de espao e equipamentos. Um exemplo desse tipo a microflmagem de pastas funcionais.
Como o prazo de guarda deste documento de 100 anos, autoriza-se a microflmagem aps a
aposentadoria do funcionrio (cerca de 35 anos), elimina-se o original e preserva-se o microflme
pelo prazo restante. Encerrados os 100 anos, o microflme tambm eliminado. O flme mais
utilizado para a microflmagem de substituio o flme em rolo, de 16 mm, em diazo.
A microflmagem de preservao, mais utilizada pelas instituies arquivsticas, pretende preservar
as informaes contidas nos documentos originais danifcados e proteg-los do desgaste intrnseco
ao uso e ao manuseio constantes. Faz-se uso do flme em rolo, de 35 mm, em sais de prata, o
nico apropriado para esse fm.
Cadernos Tcnicos do Arquivo Mineiro 94
Digitalizao
A digitalizao o processo de converso de imagens e som de cdigo analgico para cdigo
digital, por meio de dispositivo apropriado. Tem sido utilizada pelos arquivistas e gestores de
documentos, nos arquivos correntes, intermedirios e permanentes, para facilitar o acesso s
informaes contidas nos documentos. As mdias mais utilizadas para o armazenamento dos
documentos digitais, resultantes da digitalizao, so:
Magnticas: Digital Audio Tape (fta DAT), Digital Linear Tape (fta DLT) Linear Tape-Open
(fta LTO);
pticas: Compact Disk, Read Only Memory (CD-ROM) e Digital Versatile Disk (DVD).
Microflmagem x Digitalizao
Vantagens Desvantagens
Microflmagem
O microflme durvel e
relativamente barato;
Normas tcnicas consolidadas;
Equipamento no passvel de
obsolescncia;
Reconhecimento legal das cpias;
Meio fsico de qualidade arquivstica
reconhecida.
Sujeito a arranhes quando manipulado;
Cada gerao ou cpia perde em resoluo
(10%);
Equipamento exige manuseio do flme;
Impresso de baixa qualidade;
Produo com variveis de difcil controle;
Controle de qualidade s pode ocorrer no fnal
do processo.
Digitalizao
Facilidade de acesso;
Capacidade de transmisso e
distribuio excelentes;
Restaurao e realce eletrnicos;
Cpia para o usurio de alta
qualidade;
Auxlio automatizado de
recuperao da informao.
Tecnologia recente;
Ausncia de valor legal;
Ausncia de normas tcnicas em vrias reas;
Armazenamento digital no considerado
de qualidade arquivstica (monitoramento
contnuo e recpia peridica);
Sistemas de drive se tornaro obsoletos;
Altos custos de armazenagem (em declnio);
Custo de armazenagem aumenta com a
melhoria da qualidade;
Imagens em gradao de cinza requerem
espao de armazenamento maior.
95
Manual de Gesto de Documentos
Sistema Hbrido
O sistema hbrido atende s exigncias de um sistema de preservao com a combinao de
tecnologias complementares:
Digitalizao: capacidade de melhorar o acesso, transmisso e distribuio de imagens e
habilidade de realar eletronicamente as imagens preservadas;
Microflmagem: meio de preservao verdadeiramente arquivstico. Armazenamento em
longo prazo para grandes quantidades de informao.
Vantagens do uso da tecnologia da microflmagem e da digitalizao
Agilidade na recuperao das informaes bem como o seu intercmbio;
Garantia de preservao de documentos originais passveis de destruio pelo manuseio,
bem como a segurana do acervo contra furto, incndios, inundaes etc.;
Substituio, em situaes especfcas, de grandes volumes de documentos destinados
eliminao, mas de prazos de guarda muito extensos, proporcionando melhor
aproveitamento do espao, reduzindo o custo de manuteno, concentrando as
informaes e facilitando o seu manuseio;
Preenchimento de lacunas nos acervos arquivsticos.
Critrios para aplicao da microflmagem e/ou da digitalizao
Os documentos devem ser previamente avaliados, identifcando-lhes valor que justifque
o custo da operao;
Os documentos devem apresentar uma organizao que possibilite a recuperao das
informaes neles contidas antes e depois de processar a alterao do suporte;
Os documentos devem ter caractersticas fsicas que se prestem ao uso do recurso,
dando preferncia a grandes sries, e no a peas isoladas, observando-se o estado de
conservao, para que a reproduo ocorra dentro de parmetros tcnicos adequados;
O recurso utilizado (microflmagem e/ou digitalizao) deve ser adotado dentro da melhor
tcnica, de forma a assegurar a qualidade da reproduo e a durabilidade do novo suporte;
O rgo que adota tais recursos deve contar com depsitos e equipamentos de segurana
que venham a garantir a preservao do novo suporte.
Cadernos Tcnicos do Arquivo Mineiro 96
Legislao que regula a microflmagem no Brasil
Lei Federal n. 5.433, de 8 de maio de 1968. Regula a microflmagem de documentos ofciais e d
outras providncias. Dirio Ofcial, Braslia, 10 jun. 1968.
Decreto Federal n. 1.799, de 30 de janeiro de 1996. Regulamenta a Lei n. 5.433, de 8 de maio de
1968, que regula a microflmagem de documentos ofciais, e d outras providncias. Dirio Ofcial,
Braslia, 31 jan. 1996.
Ministrio da Justia. Portaria da Secretaria Nacional de Justia. n. 12, 8 de junho de 2009, Dispe
sobre o registro e fscalizao do exerccio da atividade de microflmagem de documentos e revoga a
Portaria n 29, de 10 de setembro de 2008. Dirio Ofcial, Braslia, 10 jun. 2009.
97
Manual de Gesto de Documentos
6. A Legislao Arquivstica
O poder do Estado de direito racional quando, escreve Weber, se apoia na
crena da legalidade dos ordenamentos estatudos e do direito daqueles que
foram chamados a exercer o poder (GOZZI, 1999, p. 402).
O objetivo deste item de se fazer conhecer o conjunto de leis federais brasileiras que regem
as atividades arquivsticas. Listaremos, cronologicamente, as leis e suas regulamentaes,
vigentes at o momento e indicaremos os pontos principais de cada uma. Antes, porm,
gostaramos de refetir sobre o papel do arquivista diante da formulao das leis que
regulamentam o seu trabalho. Para tanto, apresentamos, sucintamente, um texto de dois
arquivistas canadenses, Jean-Yves Rousseau e Carol Couture, sobre o assunto.
A legislao e a regulamentao
O arquivista deve conhecer as diversas leis e a regulamentao que direta ou
indiretamente regem as atividades desenvolvidas nas instituies arquivsticas. No s para
agir conforme as leis, mas, tambm, para modifc-las. As leis no so imutveis. Normalmente,
adaptam-se s necessidades da sociedade para a qual servem, na sequncia de uma evoluo
poltica, econmica ou sociocultural. Diante dessa possibilidade, o arquivista deve participar
ativamente das alteraes jurdicas que lhe diz respeito.
De um modo geral, a legislao arquivstica trata da constituio, manuteno,
difuso e conservao de documentos. Isso acontece porque, no plano jurdico, o documento,
admitido como prova, um elemento importante. A posse de um documento que estabelece
um ttulo, um ato ou uma transao facilita a prova a prestar, se houver contestao. A histria
arquivstica mostra que, em ltima anlise, tudo comeou com o valor de prova ou de evidncia
que o documento tem e que o fundamento primeiro que justifcava, na origem, a criao e
conservao de numerosos documentos era essencialmente de natureza jurdica.
Na Idade Mdia, documentos como as ordens governamentais, as sentenas
judiciais ou os cartrios eram conservados unicamente por causa de seu valor legal
(ROUSSEAU; COUTURE, 1998, p. 157). Ainda hoje, o valor legal o que justifca a conservao
de muitos documentos, no intuito de provar um direito ou uma obrigao. S no fnal do sculo
XVIII e meados do sculo XIX os documentos comearam a ser preservados por seu valor
secundrio, para fns investigativos ou de reconstruo histrica.
Muitos pases no possuem uma legislao especfca que trate da organizao,
proteo e utilizao de seus arquivos. Os arquivos, ento, regem-se por disposies gerais
ou de aplicao restrita que dizem respeito defesa do patrimnio cultural, dos monumentos
histricos, das descobertas arqueolgicas ou do direito administrativo. A questo legislativa
est ligada s realidades sociais, polticas, econmicas e culturais de cada pas. Est
ligadaintimamente s tradies e aos costumes nacionais.
Cadernos Tcnicos do Arquivo Mineiro 98
Leis, decretos, medidas provisrias e outras normas jurdicas
Decreto-Lei n. 25, de 30 de novembro de 1937:
Regula a proteo ao patrimnio histrico e artstico nacional.
Decreto-Lei n. 2.848, de 7 de dezembro de 1940:
Cdigo Penal.
Dano
Art. 163: Destruir, inutilizar ou deteriorar coisa alheia ()
Alm da legislao, preciso verifcar o grau de aplicao para termos a exata noo da ligao
das leis arquivsticas e da poltica nacional que dela decorre. O desenvolvimento de uma
arquivstica nacional efcaz e dinmica somente ocorre a partir do quadro jurdico que registre
uma tomada de conscincia da importncia dos arquivos por parte daqueles responsveis pela
tomada de deciso. Alm do corpo legislativo, necessria a alocao de recursos humanos,
fnanceiros e materiais para a criao de uma verdadeira poltica de arquivos. A legislao
essencial ... para criar uma rede arquivstica vivel, ou pelo menos para consolidar as infra-
estruturas existentes e preparar os desenvolvimentos futuros (ROUSSEAU; COUTURE, 1998,
p. 159).
Em alguns pases, apesar das medidas legislativas publicadas e dos regulamentos
de aplicao, os servios de arquivo continuam mal organizados ou at mesmo inexistentes.
Muitas vezes, o rgo consultivo dos arquivos tem uma existncia mais terica do que real. Os
Arquivos vem-se impedidos de desempenhar corretamente as suas atribuies em matria
de transferncia ou de conservao, pois os instrumentos postos sua disposio revelam-se
inefcientes: pobreza de meios fnanceiros, locais demasiado exguos, carncia de pessoal de
arquivo (ROUSSEAU; COUTURE, 1998, p. 159).
No plano internacional, h uma tendncia de alargamento da abrangncia da
arquivstica, com a legislao abordando a organizao e o tratamento dos arquivos correntes
e intermedirios, alm dos permanentes. Na prtica, no entanto, a arquivstica tradicional,
centrada nos arquivos defnitivos, permanece preponderante, enquanto a gesto dos arquivos
correntes e intermedirios est em estado de desenvolvimento.
A legislao arquivstica refete a inovao ao mesmo tempo em que a vai
modelando, e constitui um elemento essencial de qualquer poltica nacional de arquivos ao
mesmo tempo em que , na maioria dos casos, um indicador privilegiado do desenvolvimento
dessa mesma poltica (ROUSSEAU; COUTURE, 1998, p. 160).
99
Manual de Gesto de Documentos
Dano qualifcado
Pargrafo nico Se o crime cometido: (...)
III contra o patrimnio da Unio, Estado, Municpio, empresa concessionria de servios
pblicos ou sociedade de economia mista.
48
Pena: deteno, de seis meses a trs anos, e multa.
Dano em coisa de valor artstico, arqueolgico ou histrico
Art. 165: Destruir, inutilizar ou deteriorar coisa tombada pela autoridade competente em
virtude de valor artstico, arqueolgico ou histrico.
Pena: deteno, de seis meses a dois anos, e multa.
Dos crimes praticados por funcionrio pblico contra a administrao
Art. 314: Extraviar livro ofcial ou qualquer documento, de que tem a guarda em razo do
cargo; soneg-lo ou inutiliz-lo, total ou parcialmente.
Pena: recluso, de um a quatro anos, se o fato no constituir crime mais grave.
Decreto-Lei n. 3.365, de 21 de junho de 1941:
Dispe sobre desapropriao por utilidade pblica.
Art. 5: Consideram-se casos de utilidade pblica:
l) a preservao e a conservao adequada de arquivos, documentos e outros bens mveis
de valor histrico ou artstico.
Lei n. 5.433, de 8 de maio de 1968:
Regula a microflmagem de documentos ofciais e d outras providncias.
Autoriza a microflmagem de documentos privados e pblicos de rgos federais, estaduais
e municipais, dando ao microflme o mesmo valor legal dos documentos originais (art. 1,
1).
48 Redao alterada pela Lei n. 5.346, de 3 de novembro de 1967, que altera dispositivos do Cdigo Penal,
visando a proteger servios de utilidade pblica (BRASIL, 1967).
Cadernos Tcnicos do Arquivo Mineiro 100
Probe a eliminao de documentos originais de valor histrico aps a microflmagem
(art. 2).
Permite a eliminao dos documentos sem valor histrico aps sua microflmagem,
mediante lavratura de termo em livro prprio, pela autoridade competente (art. 1, 5).
Decreto n. 1.799, de 30 de janeiro de 1996:
Regulamenta a Lei n. 5.433, de 8 de maio de 1968, que regula a microflmagem de
documentos ofciais e d outras providncias.
Conceitos:
microflme (art. 3).
Proteo:
A eliminao de documentos pblicos, aps microflmagem, s poder ocorrer se prevista
em tabela de temporalidade do rgo, aprovada pela instituio arquivstica pblica (art.
12, pargrafo nico);
Documentos ofciais ou pblicos com valor de guarda permanente no podero ser
eliminados aps microflmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo pblico de sua esfera
de atuao ou preservados pelo prprio rgo (art. 13).
Validade legal:
Os microflmes e suas cpias, traslados e certides somente produziro efeitos legais, em
juzo ou fora dele, se obedecerem as regras estipuladas pelo decreto (art. 2);
Empresas e cartrios devem requerer registro no Ministrio da Justia e sujeitar-se a
sua fscalizao para exercerem a atividade de microflmagem de documentos (art. 15,
pargrafo nico).
Ministrio da Justia
Portaria 12, de 08 de junho de 2009 e
101
Manual de Gesto de Documentos
Dispe sobre o registro e fscalizao do exerccio da atividade de microflmagem de
documentos.
Constituio da Repblica Federativa do Brasil: promulgada em 5 de outubro de 1988:
Acesso:
Ttulo I: Dos direitos e garantias fundamentais.
Captulo I: Dos direitos e deveres individuais e coletivos.
Art. 5: Todos so iguais perante a lei, garantindo-se aos brasileiros e aos estrangeiros
residentes no Pas a inviolabilidade do direito vida, liberdade, igualdade, segurana
e propriedade, nos termos seguintes (...)
X - so inviolveis a intimidade, a vida privada, a honra e a imagem das pessoas,
assegurado o direito a indenizao pelo dano material ou moral decorrente de sua violao;
XIV - assegurado a todos o acesso informao e resguardado o sigilo da fonte, quando
necessrio ao exerccio profssional;
XXXIII todos tm direito a receber dos rgos pblicos informaes de seu interesse
particular, ou de interesse coletivo ou geral, que sero prestadas no prazo da lei, sob
pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindvel segurana
da sociedade e do Estado;
XXXIV - so a todos assegurados, independentemente do pagamento de taxas: (...) b) a
obteno de certides em reparties pblicas, para defesa de direitos e esclarecimento
de situaes de interesse pessoal;.
LX - a lei s poder restringir a publicidade dos atos processuais quando a defesa da
intimidade ou o interesse social o exigirem;
LXXII - conceder-se- habeas-data: a) para assegurar o conhecimento de informaes
relativas pessoa do impetrante, constantes de registros ou bancos de dados de entidades
governamentais ou de carter pblico; b) para a retifcao de dados, quando no se prefra
faz-lo por processo sigiloso, judicial ou administrativo;
LXXVII - so gratuitas as aes de habeas-corpus e habeas-data, e, na forma da lei, os
atos necessrios ao exerccio da cidadania.
Art. 19. vedado Unio, aos Estados, ao Distrito Federal e aos Municpios: (...)
II recusar f aos documentos pblicos.
Cadernos Tcnicos do Arquivo Mineiro 102
Proteo:
Ttulo VIII: Da ordem social.
Captulo III: Da educao, da cultura e do desporto.
Seo II: Da cultura.
Art. 216: Constituem patrimnio cultural brasileiro os bens de natureza material e imaterial,
tomados individualmente ou em conjunto, portadores de referncia identidade, ao,
memria dos diferentes grupos formadores da sociedade brasileira, nos quais se incluem: (...)
IV as obras, objetos, documentos, edifcaes e demais espaos destinados s manifestaes
artstico-culturais;
1 - O Poder Pblico, com a colaborao da comunidade, promover e proteger o patrimnio
cultural brasileiro, por meio de inventrios, registros, vigilncia, tombamento e desapropriao, e
de outras formas de acautelamento e preservao.
2 - Cabem administrao pblica, na forma da lei, gesto da documentao governamental
e as providncias para franquear sua consulta a quantos dela necessitem. (...)
4 - Os danos e ameaas ao patrimnio cultural sero punidos, na forma da lei.
Lei n. 7.347, de 24 de julho de 1985:
Disciplina a ao civil pblica de responsabilidade por danos causados ao meio ambiente, ao
consumidor, a bens e direitos de valor artstico, esttico, histrico, turstico e paisagstico e d
outras providncias.
Art. 1: Regem-se pelas disposies desta Lei, sem prejuzo da ao popular, as aes de
responsabilidade por danos morais e patrimoniais causados:
49
IV a bens e direitos de valor artstico, esttico, histrico, turstico e paisagstico.
Art. 4: Poder ser ajuizada ao cautelar para os fns desta Lei, objetivando, inclusive, evitar
o dano ao meio ambiente, ao consumidor, ordem urbanstica ou aos bens e direitos de valor
artstico, esttico, histrico, turstico e paisagstico.
50
Art. 6 Qualquer pessoa poder e o servidor pblico dever provocar a iniciativa do Ministrio
Pblico, ministrando-lhe informaes sobre fatos que constituam objeto da ao civil e
indicando-lhe os elementos de convico.
49 Redao dada pela Lei n. 8.884, de 11 de junho de 1994, que transforma o Conselho Administrativo de Defesa
Econmica (CADE) em Autarquia, dispe sobre a preveno e a represso s infraes contra a ordem
econmica e d outras providncias.
50 Redao dada pela Lei n. 10.257, de 10 de julho de 2001, que regulamenta os artigos 182 e 183 da Constituio
Federal, estabelece diretrizes gerais da poltica urbana e d outras providncias.
103
Manual de Gesto de Documentos
Lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991:
Dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e d outras providncias.
Conceitos:
arquivos (art. 2);
arquivos pblicos (art. 7);
arquivos privados (art. 11);
gesto de documentos (art. 3);
documentos correntes, documentos intermedirios e documentos permanentes
(art. 8, 1, 2 e 3, respectivamente).
Proteo:
Determina como dever do Poder Pblico a gesto documental e a proteo aos
documentos de arquivo (art. 1);
Estabelece o recolhimento instituio arquivstica ou transferncia instituio
sucessora dos documentos pertencentes s instituies pblicas ou de carter pblico
cujas atividades foram encerradas (art. 7, 2);
A eliminao de documentos pblicos s poder ocorrer mediante autorizao da
instituio arquivstica pblica, na sua esfera de competncia (art. 9);
Documentos de valor permanente so inalienveis e imprescritveis (art. 10);
Arquivos privados de interesse pblico e social no podero ser alienados com
disperso ou perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior (art. 13);
Determina que aquele que desfgurar ou destruir documentos de valor permanente
ou considerados de interesse pblico e social ser responsabilizado penal, civil e
administrativamente (art. 25).
Acesso:
Permite que todo cidado tenha acesso a informaes, de seu interesse particular ou
de interesse coletivo, contidas em documentos dos arquivos dos rgos pblicos. Com
ressalva aos documentos sigilosos (art. 4);
Cadernos Tcnicos do Arquivo Mineiro 104
Vincula o acesso aos documentos privados de interesse pblico e social autorizao
de seu proprietrio ou possuidor (art. 14);
Decreto n. 4.073, de 3 de janeiro de 2002:
Regulamenta a Lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispe sobre a poltica
nacional de arquivos pblicos e privados.
Trata:
Das competncias, formao e funcionamento do Conselho Nacional de Arquivos
(CONARQ) (art. 1 ao 9);
Das competncias do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR) (art. 10 ao 14);
Da defnio e regulamentao dos documentos pblicos (art. 15 ao 17);
Da gesto de documentos na Administrao Pblica Federal (art. 18 ao 21);
Dos arquivos privados (art. 22 ao 28).
Decreto n 4.915 de 12 de dezembro de 2003:
Dispe sobre o Sistema de Gesto de Documentos de Arquivo - SIGA, da administrao
pblica federal, e d outras providncias.
Lei n. 9.507 de 12 de novembro de 1997:
Regula o direito de acesso a informaes e disciplina o rito processual do habeas data.
Lei n. 9.605, de 12 de fevereiro de 1998:
Dispe sobre as sanes penais e administrativas derivadas de condutas e atividades
lesivas ao meio ambiente, e d outras providncias.
Captulo V: Dos crimes contra o meio ambiente.
Seo IV: Dos crimes contra o ordenamento urbano e o patrimnio cultural.
Art. 62: Destruir, inutilizar ou deteriorar:
II arquivo, registro, museu, biblioteca, pinacoteca, instalao cientfca ou similar
protegidos por lei, ato administrativo ou deciso judicial.
105
Manual de Gesto de Documentos
Pena: recluso, de um a trs anos, e multa.
Pargrafo nico: Se o crime for culposo, a pena de seis meses a um ano de deteno,
sem prejuzo da multa.
Medida Provisria n. 2.200-2, de 24 de agosto de 2001:
Institui a Infraestrutura de Chaves Pblicas Brasileira ICP-Brasil, transforma o Instituto
Nacional de Tecnologia da Informao em Autarquia, e d outras providncias.
Institui a ICP-Brasil para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurdica de
documentos eletrnicos que utilizem certifcados digitais, bem como a realizao de
transaes eletrnicas seguras (art. 1);
Os documentos digitais pblicos ou particulares produzidos com a utilizao de processo
de certifcao disponibilizado pela ICP-Brasil so, presumidamente, verdadeiros em
relao aos signatrios (art. 10, 1).
Decreto n 3.865, de 13 de julho de 2001:
Estabelece requisito para contratao de servios de certifcao digital pelos rgos
pblicos federais, e d outras providncias.
Decreto n 3.996, de 31 de outubro de 2001:
Dispe sobre a prestao de servios de certifcao digital no mbito da Administrao
Pblica Federal.
Decreto n 6.605, de 14 de outubro de 2008:
Dispe sobre o Comit Gestor da Infra-Estrutura de Chaves Pblicas Brasileira - CG
ICP-Brasil, sua Secretaria-Executiva e sua Comisso Tcnica Executiva - COTEC.
Lei n 11.419, de 19 de dezembro de 2006:
Dispe sobre a informatizao do processo judicial; altera a Lei no 5.869, de 11 de
janeiro de 1973 Cdigo de Processo Civil; e d outras providncias.
Segurana:
Os autos dos processos eletrnicos devero ser protegidos por meio de sistemas de segurana
de acesso e armazenados em meio que garanta a preservao e integridade dos dados,
sendo dispensada a formao de autos suplementares. (art. 12, 1.)
Cadernos Tcnicos do Arquivo Mineiro 106
Preservao/Acesso:
Art. 14. Os sistemas a serem desenvolvidos pelos rgos do Poder Judicirio devero
usar, preferencialmente, programas com cdigo aberto, acessveis ininterruptamente por
meio da rede mundial de computadores, priorizando-se a sua padronizao.
Autenticidade:
Art. 2. O envio de peties, de recursos e a prtica de atos processuais em geral por
meio eletrnico sero admitidos mediante uso de assinatura eletrnica, na forma do art.
1 desta Lei, sendo obrigatrio o credenciamento prvio no Poder Judicirio, conforme
disciplinado pelos rgos respectivos.
Art. 9. No processo eletrnico, todas as citaes, intimaes e notifcaes, inclusive da
Fazenda Pblica, sero feitas por meio eletrnico.
Art. 11. Os documentos produzidos eletronicamente e juntados aos processos eletrnicos
com garantia da origem e de seu signatrio, na forma estabelecida nesta Lei, sero
considerados originais para todos os efeitos legais.
Lei n 12.527, de 18 de novembro de 2011:
Regula o acesso a informaes previsto no inciso XXXIII do art. 5o, no inciso II do 3
do art. 37 e no 2 do art. 216 da Constituio Federal; altera a Lei no 8.112, de 11 de
dezembro de 1990; revoga a Lei no 11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei no
8.159, de 8 de janeiro de 1991; e d outras providncias.
Conceitos:
Informao, documento, informao sigilosa, informao pessoal, tratamento da
informao, disponibilidade, autenticidade, integridade, primariedade (art. 4).
Acesso:
Art. 5. dever do Estado garantir o direito de acesso informao, que ser franqueada,
mediante procedimentos objetivos e geis, de forma transparente, clara e em linguagem
de fcil compreenso.
Direitos assegurados pela lei (art. 7.).
Procedimentos para obter acesso informao (art. 10 ao 20).
107
Manual de Gesto de Documentos
Restrio de Acesso:
Art. 21. No poder ser negado acesso informao necessria tutela judicial ou
administrativa de direitos fundamentais.
Informaes consideradas como imprescindveis segurana da sociedade e do Estado
(art. 23 - revogado pela Lei n. 12.527/2011).
Graus de sigilo e tempo de restrio de acesso (art. 24 revogado pela Lei n. 12.527/2011)
Procedimentos de classifcao de restrio de acesso (art. 27 a 30).
Informaes pessoais (art. 31).
Decreto n 7.724, de 16 de maio de 2012:
Regulamenta a Lei no 12.527, de 18 de novembro de 2011, que dispe sobre o acesso a
informaes previsto no inciso XXXIII do caput do art. 5o, no inciso II do 3o do art. 37 e
no 2o do art. 216 da Constituio.
Decreto n 7.845, de 14 de novembro de 2012:
Regulamenta procedimentos para credenciamento de segurana e tratamento de
informao classifcada em qualquer grau de sigilo, e dispe sobre o Ncleo de Segurana
e Credenciamento.
Lei n 12.682, de 9 de julho de 2012:
Dispe sobre a elaborao e o arquivamento de documentos em meios eletromagnticos.
Art. 3. O processo de digitalizao dever ser realizado de forma a manter a integridade,
a autenticidade e, se necessrio, a confdencialidade do documento digital, com o
emprego de certifcado digital emitido no mbito da Infraestrutura de Chaves Pblicas
Brasileira - ICP - Brasil.
Art. 4. As empresas privadas ou os rgos da Administrao Pblica direta ou indireta que
utilizarem procedimentos de armazenamento de documentos em meio eletrnico, ptico
ou equivalente devero adotar sistema de indexao que possibilite a sua precisa
localizao, permitindo a posterior conferncia da regularidade das etapas do processo
adotado.
Art. 6. Os registros pblicos originais, ainda que digitalizados, devero ser preservados
de acordo com o disposto na legislao pertinente.
109
Manual de Gesto de Documentos
7. Referncias

ANOZ, Magdalena Canellas. Gestin y utilizacin de los archivos electrnicos en el contexto
de la mundializacin. In: CONGRESO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS, 14, 2000, Sevilla.
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Couto Bezerra. GED: gerenciamento eletrnico de documentos. So Paulo: rica, 2002.
BARRETO, Paulo C. A histria da sopa de letras: dos pergaminhos aos ftons, a eterna busca
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sobre as medidas a serem observadas na transferncia ou no recolhimento de acervos
documentais para as instituies arquivsticas pblicas. Dirio Ofcial, Braslia, 24 out. 1995.
Seo 1, p. 16.779.
BRASIL. Conselho Nacional de Arquivos. Resoluo n. 4, de 28 de maio de 1996. Dispe
sobre o Cdigo de Classifcao de Documentos de Arquivo para a Administrao Pblica:
Atividades-Meio, a ser adotado como um modelo para os arquivos correntes dos rgos
e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR, e aprova os prazos de
guarda e a destinao de documentos estabelecidos na Tabela Bsica de Temporalidade
e Destinao de Documentos de Arquivo Relativos s Atividades-Meio da Administrao
Pblica. Dirio Ofcial, Braslia, 29 mar. 1996. Suplemento n. 62.
BRASIL. Conselho Nacional de Arquivos. Resoluo n. 5, de 30 de setembro de 1996.
Dispe sobre a publicao de editais para Eliminao de Documentos nos Dirios Ofciais
da Unio, Distrito Federal, Estados e Municpios. Dirio Ofcial, Braslia, 11 out. 1996. Seo
1, p. 20.558.
BRASIL. Conselho Nacional de Arquivos. Resoluo n. 7, de 20 de maio de 1997. Dispe
sobre os procedimentos para a eliminao de documentos no mbito dos rgos e entidades
integrantes do Poder Pblico. Dirio Ofcial, Braslia, 23 mar. 1997. Seo 1, p. 10.718.
BRASIL. Constituio da Repblica Federativa do Brasil: promulgada em 5 de outubro de
1988.
BRASIL. Decreto n. 1.799, de 30 de janeiro de 1996. Regulamenta a Lei n. 5.433, de 8 de
maio de 1968, que regula a microflmagem de documentos ofciais e d outras providncias.
Dirio Ofcial, Braslia, 31 jan. 1996.
BRASIL. Decreto n.3.865, de 13 de julho de 2001. Estabelece requisito para contratao
de servios de certifcao digital pelos rgos pblicos federais, e d outras providncias.
Dirio Ofcial, Braslia, 16 jul. 2001.
BRASIL. Decreto n.3.996, de 31 de outubro de 2001. Dispe sobre a prestao de servios
de certifcao digital no mbito da Administrao Pblica Federal. Dirio Ofcial, Braslia,
05 nov. 2001.
BRASIL. Decreto n. 4.073, de 3 de janeiro de 2002. Regulamenta a Lei n. 8.159, de 8 de
janeiro de 1991, que dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados. Dirio
Ofcial, Braslia, 4 jan. 2002.
111
Manual de Gesto de Documentos
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Documentos de Arquivo - SIGA, da administrao pblica federal, e d outras providncias.
Dirio Ofcial, Braslia, 15 dez. 2003.
BRASIL. Decreto n.6.605, de 14 de outubro de 2008. Dispe sobre o Comit Gestor da
Infra-Estrutura de Chaves Pblicas Brasileira - CG ICP-Brasil, sua Secretaria-Executiva e
sua Comisso Tcnica Executiva - COTEC. Dirio Ofcial, Braslia, 15 out. 2008.
BRASIL. Decreto n.7.724, de 16 de maio de 2012. Regulamenta a Lei no 12.527, de 18 de
novembro de 2011, que dispe sobre o acesso a informaes previsto no inciso XXXIII do
caput do art. 5o, no inciso II do 3o do art. 37 e no 2o do art. 216 da Constituio. Dirio
Ofcial, Braslia, 16 mai. 2012.
BRASIL. Decreto n.7.845, de 14 de novembro de 2012. Regulamenta procedimentos para
credenciamento de segurana e tratamento de informao classifcada em qualquer grau
de sigilo, e dispe sobre o Ncleo de Segurana e Credenciamento. Dirio Ofcial, Braslia,
16 nov. 2012.
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utilidade pblica. Dirio Ofcial, Rio de Janeiro, 18 jul. 1941.
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pblicos e privados e d outras providncias. Dirio Ofcial, Braslia, 9 jan. 1991.
Cadernos Tcnicos do Arquivo Mineiro 112
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BRASIL. Lei n. 12.527, de 18 de novembro de 2011. Regula o acesso a informaes previsto
no inciso XXXIII do art. 5o, no inciso II do 3o do art. 37 e no 2o do art. 216 da Constituio
Federal; altera a Lei no 8.112, de 11 de dezembro de 1990; revoga a Lei no 11.111, de 5 de
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117
Manual de Gesto de Documentos
Formulrio de identifcao de fontes Leis e Decretos
Cabealho:
JURISDIO. Ttulo. Numerao e data. Ementa. Dados da publicao que transcreveu o documento.
Nome da Instituio:
Data da compilao: Nmero da fonte:
Tipo de fonte: Nmero de referncia:
Ementa:
Endereo do site: Data de incio de vigncia:
Competncias da instituio:
8. Anexo 1: Formulrios de Identificao
de Fontes
Cadernos Tcnicos do Arquivo Mineiro 118
Execuo de ofcio:
Funes:
Requisitos de arquivamento:
Notas:
Efeitos sobre as operaes da instituio:
119
Manual de Gesto de Documentos
Formulrio de identifcao de fontes Normas Especfcas -
Regulamentos
Cabealho:
JURISDIO. Ttulo. Numerao e data. Ementa. Dados da publicao que transcreveu o
documento.
Nome da Instituio:
Data da compilao: Nmero da fonte:
Tipo de fonte: Nmero de referncia:
Ementa:
Endereo do site: Data de incio de vigncia:
Propsito da norma especfca:
Efeitos sobre as operaes da instituio:
Atividades:
Funes:
Requisitos de arquivamento:
Notas:
Cadernos Tcnicos do Arquivo Mineiro 120
Formulrio de identifcao de fontes Outras fontes incluindo
Entrevistas
Nome da Instituio:
Data da compilao:
Nome da fonte: Nmero da fonte:
Endereo do site: Data da fonte:
Tipo de fonte:
Resumo da fonte:
Atividades:
Funes:
Notas:
121
Manual de Gesto de Documentos
9. Anexo 2: Formulrio de Levantamento
de Contexto Organizacional
Use este formulrio para consolidar as informaes colhidas sobre a instituio durante o Passo A
Investigao Preliminar.
O nmero da fonte no fnal de cada questo uma referncia cruzada questo 22, o registro das
fontes.
Posio:
1. Quem o responsvel pela gesto deste projeto na instituio?
Nome Cargo ou Funo Contato (e-mail, tel.)
Identifcando a instituio e seu contexto administrativo:
2. Qual o nome da instituio?
Inserir todos os nomes pelos quais a instituio j foi conhecida, inclusive siglas.
Nome Fonte
3. Que tipo de instituio ela ?
Por exemplo, secretaria, fundao, autarquia, empresa estatal, empresa de economia mista,
departamento, instituto, universidade, agncia, etc.
Tipo Fonte
Cadernos Tcnicos do Arquivo Mineiro 122
4. Quais so as caractersticas que defnem a instituio?
Comentar sobre as caractersticas especfcas (ex: autonomia oramentria, etc.), e indique
se a instituio um rgo sistmico, responsvel pela defnio da legislao que afeta as
demais organizaes governamentais.
Caractersticas Fonte
5. Qual a histria da instituio?
Fazer um resumo cronolgico da criao da instituio e das principais mudanas e eventos,
incluindo as grandes perdas e incorporaes de funes e/ou reestruturaes. Indicar as
primeiras organizaes e a data limite de sua existncia.
Data Comentrios Fonte
6. Qual a estrutura da instituio? Onde esto localizadas as vrias unidades e qual
a atividade conduzida por cada uma?
Todas as unidades da instituio precisam ser claramente identifcadas, inclusive as
informais. As vrias unidades devem ser agrupadas pelo tipo ou pelo trabalho que executam.
Alternativamente, anexar um organograma detalhado da instituio
Autoridade responsvel pela instituio, exemplo: secretrio, diretor geral, presidente, etc.
Lista das unidades e sua
localizao
Atividades Fonte
7. A instituio tem qualquer ligao administrativa com outra instituio?
Por exemplo: a instituio pode ter slidas ligaes com conselhos, comits, grupo de gesto,
etc. que so organizaes separadas. Anote o nome da instituio e a relao com a instituio
pesquisada.
Nome da instituio Relacionamento Fonte
123
Manual de Gesto de Documentos
Identifcando a estrutura legal e de regulamentao
8. Qual a base legal da instituio e por que ela foi criada?
Identifcar e documentar a criao da instituio e o propsito pelo qual ela foi criada. Indicar
se houve grandes mudanas na lei de criao.
Criao da instituio Fonte
9. Qual a legislao administrada pela instituio?
Listar a legislao administrada pela instituio. Pode incluir legislao citada nas primeiras
questes, e legislao revogada que foi administrada pela instituio no passado. rgos
com uma longa lista de legislao devem distinguir entre aquelas em que a instituio tem
uma participao efetiva e aquelas em que tem um papel menor.
Nome da fonte Fonte
10. Qual legislao afeta o papel ou as operaes da instituio?
Indicar quais leis, decretos e outros atos legais afetam as operaes da instituio.
Nome da fonte Atividade Fonte
11. A instituio terceirizou qualquer atividade(s), ou parcela(s) de qualquer atividade(s),
para outras agncias do governo ou organizaes no governamentais?
Detalhes da terceirizao Fonte
12. H padres ou protocolos que devem ser impostos ou adotados pela instituio?
Listar padres compulsrios e/ou voluntrios, incluindo best practice, padres tcnicos e
industriais, aos quais a instituio adere, tais como ISO. Indicar, onde aplicado, a unidade
reguladora responsvel pelo monitoramento de conformidade. Tambm listar os padres que
so administrados pela instituio.
Nome do padro e outros detalhes Obrigatrio, voluntrio ou
administrado
Fonte
Cadernos Tcnicos do Arquivo Mineiro 124
Identifcando o contexto da misso e funes
13. O que a instituio faz?
Listar as grandes reas de atividades pelas quais a instituio responsvel (ex: sade,
educao, pesquisa cientfca, etc.) e os principais servios e/ou produtos so fornecidos pela
instituio.
Atividade Produtos e/ou servios Fonte
14. H, em alguma rea da instituio, operaes que so objetos frequentes de litgio?
Incluir litgios quando a instituio est se defendendo ou demandando. Fazer comentrios
sobre a natureza, frequncia, tendncia, riscos e consequncias do litgio. Mostrar as diferentes
reas de atividades separadamente. As informaes sobre litgios esto normalmente
disponvel nos relatrios anuais.
Detalhes do litgio Atividade Fonte
15. Quem so os principais stakeholders da instituio?
Para facilitar a referncia, listar os stakeholders identifcados durante o curso da Investigao
Preliminar (Passo A) e especifcar a natureza de seu interesse. Os stakeholders podem incluir
grupos que expressam uma opinio sobre os produtos e/ou servios da instituio, grupos da
comunidade, clientes, fornecedores, tanto quanto o Governador, e demais Secretarias.
Stakeholder Interesse do stakeholder na instituio Fonte
Identifcando a cultura organizacional
16. Qual o foco estratgico atual da instituio?
Examinar os documentos de planejamento estratgico da instituio e os regulamentos
recentes. Identifcar a direo, mudanas realizadas recentemente nas atividades ou novas
atividades.
Foco estratgico Fonte
125
Manual de Gesto de Documentos
17. A instituio ou qualquer faceta de suas atividades foi ou tem sido objeto de
auditorias internas ou externas recentes?
Listar todas as auditorias recentes, indicando a rea de atividade envolvida. Identifcar todas as
concluses, incluindo comentrios sobre arquivamento ou gesto da informao. Informaes
bsicas sobre auditorias podem ser encontradas nos relatrios anuais.
Data Auditoria rea de atividade
envolvida
Concluses Fonte
18. A instituio tem um programa (estratgia e/ou procedimentos) formal de
conformidade para assegurar que esteja devidamente adequada s leis, aos
padres, etc.?
Indicar todas as medidas adotadas que visam assegurar que leis, regulamentos, cdigos e
padres relevantes no sejam violados.
Detalhes de programas, estratgias ou procedimentos de conformidade Fonte
19. A instituio tem um programa formal de gesto de risco em uso?
Faa um resumo sobre os riscos associados s atividades da instituio e as estratgias e/ou
procedimentos adotados para lidar com estes riscos.
Nvel de risco e estratgias de gesto
de risco adotadas
Atividade fnalstica Fonte
20. Como feita a gesto de documentos na instituio?
Fazer um resumo sobre o sistema de arquivamento (centralizado, descentralizado ou misto),
nvel de conscincia arquivstica do staff, gesto de documentos tradicionais e digitais (se
estes esto acessveis e inteligveis), conhecimento sobre polticas e procedimentos. Se h
um programa de destinao de documentos, indicar que tabela de temporalidade e destinao
de documentos usada.
Arquivamento e gesto de documentos na instituio Fonte
Cadernos Tcnicos do Arquivo Mineiro 126
21. Como a tecnologia usada nos sistemas corporativos e sistemas de gesto de
informao, incluindo arquivamento e/ou sistemas de gesto de documentos?
Faa um resumo sobre as capacidades tecnolgicas da instituio, fazendo referncia aos
indicadores tais como o uso da tecnologia nos sistemas corporativos, estaes de trabalho e
prticas de trabalho, recursos alocados para tecnologia e competncia e treinamento do staff.
Tecnologia e seu uso na instituio Fonte
22. Quais fontes foram usadas para a realizao da Investigao Preliminar (Passo A)?
Compilar o registro de todas as fontes documentais e orais usadas durante a Investigao
Preliminar. Numerar cada fonte para que se possa cruz-las nos passos seguintes. Ver Anexo
1 Guia para Fontes Documentais, para saber como identifcar e citar as fontes.
127
Manual de Gesto de Documentos
10. Anexo 3: Formulrio de Levantamento
de Funo e Requisitos de Arquivamento
Formulrio de Levantamento de
Funo e Requisitos de
Arquivamento
Informaes sobre a Funo
rgo: Data:
Termo da
Funo:
Nmero de Referncia da
Funo:
Nota de Escopo da Funo:
Fontes de Informao:
Unidades Administrativas Responsveis pela Funo:
Atividades Subordinadas Funo:
Nmero de
Referncia
da Atividade
Atividade:
Cadernos Tcnicos do Arquivo Mineiro 128
Tabela 1: Anlise de Atividades Passo B
Termo da
Atividade:
Nmero de
Referncia da
Atividade:
Nota de Escopo da Atividade:
Fontes de Informao:
Transaes Subordinadas Atividade:
Nmero de
Referncia
da
Transao:
Transao/Processo Risco Stakeholders:
Natureza do
Interesse:
129
Manual de Gesto de Documentos
Tabela 2: Identifcao de Requisitos de Arquivamento Passo C
Transao/ Processo: Nmero de Referncia da Transao/Processo:
Descrio dos Documentos do Processo/Dossi:
Tipos de Requisitos de Arquivamento:
Regimental Operacional
Expectativa
da
Comunidade
Stakeholders:
Prazos de Guarda:
Fase
Corrente
Fase
Intermediria
Destinao
Final:
Eliminao Guarda Permanente
Justifcativas:
Fase Corrente:
Fase Intermediria:
Destinao Final:
Unidades Administrativas Responsveis pela Transao:
Fontes de Informao:
Cadernos Tcnicos do Arquivo Mineiro 130
Tabela 3: Fluxo da Transao/Processo
Transao/Processo: Nmero de Referncia da Transao/Processo:
Descrio da Ao:
Documento produzido em
decorrncia da ao
Setor responsvel
pela execuo da
ao

Fontes de Informao:
131
Manual de Gesto de Documentos
11. Anexo 4: Modelo de metadados
O modelo de metadados que se segue foi elaborado a partir de exemplos fornecidos pelo
The National Archives, do Reino Unido, (MACFARLANE et al., 1998, p. 63-66) e do National
Archives of Austrlia (AUSTRALIA, 1999, p. 24-135). O modelo apresenta uma relao dos
principais elementos necessrios ao perfl de um documento eletrnico.
1. Agente
Uma corporao ou um elemento organizacional que responsvel por alguma ao ou
uso de um documento. Um indivduo que executa alguma ao sobre o documento, ou que
usa o documento de alguma forma.
1.1 Tipo de agente (obrigatrio) Uma categoria que identifca o papel e as
responsabilidades de um agente particular.
1.1.1 Autores Entidade corporativa ou elemento
organizacional e/ou indivduo que o primeiro
responsvel pelo contedo do documento.
1.1.2 Criadores Entidade corporativa que produz, recebe
e acumula documentos no curso de suas
atividades e a quem os documentos pertencem.
1.1.3 Transactors Indivduos, elementos ou entidades, outras
que no os criadores, envolvidos no ato ou
transao documentada pelo registro.
1.1.4 Registrar Indivduo responsvel por assinar o documento
para o sistema de arquivo.
1.1.5 Ofcial de ao Indivduo que acessa ou faz uso de um
documento no curso de seu trabalho.
1.1.6 Divulgador Entidade corporativa responsvel por tornar
um documento publicamente acessvel.
1.1.7 Autoridade Entidade corporativa, elemento organizacional
e/ou indivduo responsvel pela autorizao de
alguma ao sobre o documento.
1.1.8 Gestor de documentos Indivduo responsvel por administrar e
controlar os documentos no dia-a-dia.
1.1.9 Ofcial de preservao Indivduo responsvel por assegurar a
preservao contnua e acesso aos documentos
por tanto tempo quanto seja necessrio para a
instituio.
1.1.10 Administrador de sistema Indivduo responsvel pelo funcionamento dirio
do sistema de computadores do qual o sistema
de arquivamento faz parte (incluindo o sistema de
back-up e controle de acesso).
1.1.11 Inspetor de acesso Indivduo que examina os documentos para
identifcar qualquer informao isenta que eles
contenham.
Cadernos Tcnicos do Arquivo Mineiro 132
1.1.12 Auditor Indivduo, de agncias internas ou externas,
que conduz auditoria de arquivamento ou
uma auditoria do sistema de tecnologia de
informao para determinar se a organizao
est de acordo com determinados padres.
1.1.13 Ofcial de segurana Indivduo responsvel pela promulgao e
cumprimento das polticas de segurana e pela
investigao de brechas na segurana.
1.2 Jurisdio (opcional) Jurisdio com a qual o agente opera.
1.3 Identifcador da corporao
(opcional)
Identifcador atribudo ao departamento do
agente ou agncia.
1.4 Nome da corporao
(obrigatrio)
Nome do departamento do agente ou da
agncia.
1.5 Identifcao pessoal (opcional) Identifcao atribuda ao indivduo que executa
alguma ao.
1.6 Nome pessoal (opcional) Nome do indivduo que executa alguma ao.
1.7 Nome da seo (opcional) Nome da seo responsvel por uma ao
realizada sobre um documento. O nome da
seo com a qual a pessoa responsvel pelas
atividades de arquivamento trabalha.
1.8 Detalhes de contato (opcional) Informao sobre como contatar o agente, tal
como endereo, caixa postal, telefone, fax.
1.9 E-mail (opcional) Endereo eletrnico do agente.
1.10 Assinatura digital (opcional) Parte do dado, a prova de falsifcao,
criptografada, que cria uma identifcao nica
e no falsifcvel do autor do documento, do
criador do registro do transactor ou do ofcial
de ao envolvidos nas transaes.
2. Gesto de Direitos
Polticas, legislao, embargos e/ou classifcao que rege ou restringe o acesso ou uso
dos documentos.
2.1 Classifcao de segurana
(obrigatrio)
Classifcao dos documentos de acordo com
suas necessidades de segurana.
51
2.2 Embargo (opcional) Advertncia que o documento requer manuseio
especial, e que apenas pessoas autorizadas
podem ter acesso a eles.
2.3 Palavra cdigo (opcional) Forma de embargo que usada para se referir
informao ou atividade classifcada, sem
revelar a natureza da informao ou atividade
para pessoas no autorizadas.
2.4 Indicador de publicidade
(opcional)
Abreviao auto evidente aplicada a certos
documentos para indicar seu status de
publicidade.
51 A Lei n. 12.527(Brasil, 2011) e o Decreto n. 45.969 (MINAS GERAIS, 2012) regulam o acesso a informaes
pblicas.
133
Manual de Gesto de Documentos
2.5 Status de acesso (opcional) Informao sobre se um documento em um
perodo fechado (um documento que mais
novo do que 30 anos) pode ser divulgado ou
publicado, ou se ele para ser inteiramente ou
parcialmente ocultado do pblico.
2.6 Condio de uso (opcional) Indicao de que algum tipo de limitao ou
restrio deve acontecer e como um documento
pode ser usado pelo staff de uma agncia ou
pelo pblico em geral.
2.7 Detalhes de criptografa
(opcional)
Informao ou indicadores de informao
sobre como um documento foi criptografado.
3. Ttulo
Nome dado ao documento.
3.1 Tipo de plano (obrigatrio) O tipo de conveno de nomes usados para os
ttulos dos documentos.
3.1.1 Funcional O plano de titulao usado descreve as
funes e atividades cobertas pelo contedo
do documento.
3.1.2 Baseado na funo/atividade/
transao
O plano de titulao usado descreve tpicos do
documento.
3.1.3 Texto livre Texto livre usado para intitular o documento,
sozinho ou em combinao com alguma forma
de vocabulrio controlado.
3.2 Nome do plano (obrigatrio) Nome de padro especfco externo ou interno,
mtodo ou conveno usado para dar ttulo ao
documento.
3.2.1 Nenhum Sem plano a ser usado para dar ttulo ao
documento.
3.2.2 Palavra-chave Thesaurus funcional de termos gerais usados
para intitular documentos.
3.2.3 Thesaurus funcional da
instituio
Thesaurus funcional especfco e interno da
agncia usado para dar ttulo aos documentos
(pode ser combinado com as palavras-chave).
3.2.4 Thesaurus de termos da
instituio
Thesaurus especfco e interno da instituio,
baseado em termos, usado para dar ttulo aos
documentos.
3.3 Palavras do ttulo (obrigatrio) Palavras usadas para nomear o documento.
3.4 Alternativa (opcional) Um nome alternativo pelo qual o documento
conhecido.
4. Assunto
O assunto ou tpico de um documento que descreve concisa e acuradamente o contedo
do documento.
4.1 Palavra-chave Em alguns planos, o primeiro nvel (mais alto)
de um ttulo baseado em assuntos. Em outros,
o primeiro de um nmero de palavras-chave de
peso igual.
4.2 Palavra-chave de segundo nvel Em alguns planos, o segundo nvel
(intermedirio) de um ttulo baseado em
assuntos. Em outros, o segundo de um nmero
de palavras-chave de peso igual.
4.3 Palavra-chave de terceiro nvel O terceiro nvel de um ttulo baseado em
assunto.
Cadernos Tcnicos do Arquivo Mineiro 134
5. Descrio (opcional)
Descrio, em texto livre, do contedo e/ou propsito do documento.
6. Idioma (opcional)
Idioma em que o contedo do documento foi produzido, por exemplo: ingls, alemo,
portugus.
7. Relao
Link entre um item documental e outro, ou entre vrios grupos de documentos.
7.1 Identidade do item relacionado
(obrigatrio)
Um nico identifcador para o documento ou
recurso informacional relacionado.
7.2 Tipo de relao (obrigatrio) Categoria de relao entre documentos,
do mesmo ou de diferentes nveis de
agrupamento, ou entre documentos e outros
recursos informacionais.
7.2.1 Contm/contido Revela participao em um nvel de
agrupamento. Revela um documento ou
recurso informacional que faz parte de um
todo defnido. Itens podem ser contidos em
arquivos, arquivos (e consequentemente itens)
so contidos em uma srie.
7.2.2 Prximo/prvio Revela que o documento a parte prxima ou
anterior na sequncia.
7.2.3 Substituiu/substitudo por Revela que o contedo do documento
substituiu ou foi substitudo pelo contedo de
outro documento.
7.2.4 Refere-se a Revela que o documento se refere a outro
recurso.
7.2.5 Derivado de (fonte) Revela outro documento ou recurso do qual o
documento derivado.
7.3 Descrio de relao (opcional) Informao sobre a relao no explcita ou
bvia no tipo de relao.
8. Cobertura
Caractersticas jurisdicional, espacial e/ou temporal do contedo do documento.
8.1 Jurisdio (opcional) Jurisdio coberta pelo e/ou discutida no
contedo do documento.
8.2 Nome do local (opcional) Localizao, regio ou rea geogrfca
cobertas pelo e/ou discutida no contedo do
documento.
8.3 Perodo (opcional) Perodo de tempo coberto pelo e/ou discutido
no contedo do documento.
9. Funes
Funes gerais ou especfcas e atividades que so documentadas pelos registros da
instituio.
9.1 Descritor de funo (obrigatrio) Funo particular registrada pelo documento.
9.2 Descritor de atividade
(obrigatrio)
Atividade ou atividades particulares registradas
pelo documento.
9.3 Descritor de terceiro nvel
(opcional)
Descritor de atividade limitador que captura as
aes ou tpicos especfcos registrados pelos
documentos.
135
Manual de Gesto de Documentos
10. Data
Datas e perodos fundamentais para as aes de arquivamento, como criao, transao
ou ocorrncia do registro.
10.1 Data/perodo de criao
(obrigatrio)
Data e perodo em que o documento foi enviado
ou recebido por uma organizao no curso de
suas atividades.
10.2 Data/perodo de transao
(obrigatrio)
Data e perodo em que as aes ou transaes
registradas pelo documento ocorreram.
10.3 Data/perodo de registro
(obrigatrio)
Data e perodo em que o documento foi
capturado no sistema de arquivo.
11. Tipo (opcional)
Forma reconhecida de um documento, que rege sua estrutura interna e est relacionada ao
seu propsito transacional ou ao ou atividade que registra. Exemplo: agenda, diretrizes,
instrues, cartas, mensagem, minuta, apresentao, procedimento, relatrio etc.
12. Nvel de Agregao (obrigatrio)
Nvel no qual o documento est sendo descrito e controlado. O nvel de agregao da
unidade de descrio.
12.1 Item Um nico documento, tal como um relatrio,
uma minuta ou uma mensagem eletrnica.
12.2 Arquivo Um grupo de documentos associados
logicamente, que pode ou no ser fsicamente
co-localizado. A associao lgica pode ser
baseada na funo, atividade ou assunto, ou
outro critrio.
12.3 Srie Um grupo de itens ou arquivos criados ou
mantidos por uma agncia ou pessoa que,
indiferente ao valor, ou custdia atual, so
identifcados na mesma sequncia, ou
resultam do mesmo processo de acumulao
ou arquivamento e so de funes, formatos
ou contedo informacional similares.
13. Formato
Forma lgica (formato dos meios e do dado) e formato fsico (mdia, extenso) de um
documento.
13.1 Formato dos meios (obrigatrio) Formato genrico da informao contida no
documento.
13.1.1 udio Apenas som.
13.1.2 Composto Um recurso compreendendo um ou mais
recursos, que so ligados de alguma forma
para constituir um nico objeto (por exemplo,
HTML, documentos com grfcos e videoclipes,
ou mensagens de e-mail com documentos de
processadores de texto anexados).
13.1.3 Imagem Representao grfca esttica de um objeto
(incluindo um objeto textual).
13.1.4 Texto Documento textual.
13.1.5 Vdeo Imagens em movimento.
13.2 Formato do dado (obrigatrio) Formato lgico do dado que est contido no
documento.
13.2.1 Texto ASC II Texto (no proprietrio).
13.2.2 Audio Visual Interleave (AVI) Formato de arquivo audiovisual (Microsoft).
Cadernos Tcnicos do Arquivo Mineiro 136
13.2.3 Hypertext Markup Language
(HTML)
Formato para marking up e linking de textos.
13.2.4 Joint Photographic Experts
Group (JPEG)
Formato grfco.
13.2.5 Multipurpose Internet Mail
Extensions (MIME)
Formato composto por documentos de vrios
formatos de dados em uma mensagem de
e-mail.
13.2.6 Portable Document Format
(PDF)
Formato de imagem, usado para imagem de
texto (Adobe).
13.2.7 Real Audio (RA) Formato de udio.
13.3 Formato da mdia (obrigatrio) Suporte fsico no qual o documento est
armazenado, incluindo, se necessrio, o
tamanho fsico e/ou capacidade para manuseio
e armazenamento de informao.
13.3.1 CD-R Recordable Compact Disk: mdia ptica de
armazenamento que pode ser escrita apenas
uma vez.
13.3.2 DAT Digital Audio Tape: mdia de fta magntica
digital com mais de 24 GB de capacidade.
13.3.3 DVD Digital Versatile Disk: formato de CD-ROM com
capacidade mxima de 17 GB.
13.3.4 Disquete Disco magntico removvel, com capacidade
de armazenamento limitada, geralmente 1.44
MB.
13.3.5 Disco rgido Disco fxo do computador com muitos GB de
capacidade de armazenamento.
13.3.6 JAZ drive Drive de disco removvel com mais de 1GB de
capacidade.
13.3.7 Microflme Filme em forma de rolo (16 ou 35 mm de
largura) usado para armazenamento de
imagens reduzidas de texto e grfcos.
13.3.8 Papel
13.3.9 Videotape Fita magntica para armazenamento de
imagens em movimento e som.
13.3.10 WORM Write Once Read Many: disco ptico com 1 TB
de capacidade de armazenamento que, uma
vez escrito, utilizado apenas para leitura.
13.3.11 ZIP drive Drive removvel e porttil com 100 MB de
capacidade de armazenamento.
13.4 Extenso (opcional) Tamanho fsico e/ou capacidade do documento.
14. Identifcador do Documento (obrigatrio)
Um nico identifcador para o documento.
15. Histria de Gesto
Datas e descries de todas as atividades de gesto de documentos executadas sobre um
documento a partir de seu registro em um sistema de arquivamento at sua eliminao.
15.1 Data/perodo do evento
(obrigatrio)
Data e perodo no qual um evento defnido de
gesto ocorreu.
15.2 Tipo de evento (obrigatrio) Evento relacionado gesto ou controle de um
documento.
137
Manual de Gesto de Documentos
15.2.1 Exame de acesso Exame do documento para identifcar qualquer
material isento que ele possa conter.
15.2.2 Avaliao Exame do documento para avaliar e determinar
onde e por quanto tempo ele deve ser mantido.
15.2.3 Auditoria Escrutnio do documento por um auditor interno
ou externo para verifcar a submisso da
agncia aos vrios preceitos de arquivamento,
como legislao e padres.
15.2.4 Mudana de embargo Embargos modifcados, adicionados ou
removidos de um documento.
15.2.5 Classifcao para cima ou
para baixo
Mudana da classifcao, ou desclassifcao,
de sigilo para mais ou para menos.
15.2.6 Mudana de palavra-chave Palavra-chave mudada, adicionada ou
removida de um documento.
15.2.7 Transferncia de custdia Documento colocado sob a gesto de outra
instituio e transferido a um novo local de
armazenamento.
15.2.8 Desclassifcao Classifcao removida de um documento.
15.2.9 Destruio Documento deletado de um sistema (mas
alguns metadados do documento sero
retidos).
15.2.10 Distribuio Distribuio de cpias de um nico documento
a destinatrios mltiplos, usando o mecanismo
de lista formal de distribuio.
15.2.11 Autoria do documento O contedo de um documento, ou de parte de
um documento, escrito/compilado pelo tipo
de agente Autor do documento. Como um
documento pode ser constitudo por mais de
um registro, a autoria do documento deve ser
repetida para cada parte do documento.
15.2.12 Arquivo fechado Todas as atividades e transaes documentadas
por um determinado arquivo foram fnalizadas,
e nenhum item ser associado quele arquivo.
15.2.13 Mudana de localizao O documento removido para outro local dentro
da instituio. Diferente da Transferncia de
custdia, a instituio retm o controle de
gesto do documento.
15.2.14 Publicidade Documento formalmente publicado, por
exemplo, no website da instituio.
15.2.15 Relao Documento relacionado, de alguma forma, a
outro documento ou a um recurso informacional.
15.2.16 Habeas data Documento disponibilizado para um indivduo
de acordo com a legislao de documentos
sigilosos.
15.2.17 Divulgao com limitaes Documento disponibilizado apenas para
algumas pessoas (defnido pela agncia), ou
apenas partes, sees ou contedos limitados.
15.2.18 Mudana de Indicador de
publicidade
Indicador de publicidade modifcado,
adicionado ou removido de um documento.
15.3 Descrio do evento
(obrigatrio)
Detalhes especfcos do evento, incluindo
informao sobre o status original, as
modifcaes feitas, as razes das modifcaes
e a autorizao das modifcaes.
Cadernos Tcnicos do Arquivo Mineiro 138
16. Histria de Uso
Datas e descrio das tentativas, legais e ilegais, de acesso e uso de um documento,
desde seu registro no sistema de arquivamento at sua destinao fnal.
16.1 Data e hora do uso (obrigatrio) Data e hora em que ocorreu o uso ou acesso
do documento.
16.2 Tipo de uso (obrigatrio) Evento relacionado ao acesso ou uso feito do
documento.
16.2.1 Booked Cpia do documento, feita atravs dos
mecanismos ofciais do sistema de
arquivamento, disponibilizada ao usurio para
que ele possa trabalhar sobre esta cpia.
Outros usurios podem visualizar o documento
no sistema de arquivamento, mas no podem
copi-lo at que o usurio original retorne com
a cpia para o sistema.
16.2.2 Cpia Parte ou todo o contedo de um documento
selecionado e colado em outro documento.
16.2.3 Download Transferncia de uma cpia de parte ou de
todo o documento do sistema de arquivamento
para o drive do usurio ligado na network.
16.2.4 Screen dumped Impresso do contedo do documento que
mostrado na tela do computador.
16.2.5 Visualizao O documento aberto, mas nenhuma outra
ao realizada.
16.2.6 Acesso ilegal Uma tentativa malsucedida de mover, modifcar
ou deletar um documento sem autorizao do
sistema ou outra forma de autorizao.
16.2.7 Brecha na segurana Tentativa bem-sucedida do usurio em acessar
um documento classifcado do qual no estava
autorizado a visualizar.
16.3 Descrio do uso (opcional) Detalhes do evento, como informaes sobre
onde o documento foi baixado, o nome e
localizao de onde o documento foi copiado e
natureza especfca de qualquer ao ilegal ou
brecha na segurana.
17. Histria de Preservao
Datas e descrio de todas as aes realizadas sobre um documento depois de seu registro
no sistema de arquivamento que assegura que o documento continua legvel e acessvel
pelo tempo necessrio para a agncia, departamento ou para a comunidade em geral.
17.1 Data e hora da ao
(obrigatrio)
Data e hora em que ocorreu uma ao defnida
de preservao sobre o documento.
17.2 Tipo da ao (obrigatrio) Ao de preservao realizada em um
documento.
17.2.1 Baked up Procedimento regular de manuteno que
copia todos os documentos, um subgrupo
deles, em um sistema de arquivamento para
uma mdia de armazenamento de backup,
como uma fta magntica ou um disco ptico.
139
Manual de Gesto de Documentos
17.2.2 Compresso Documentos so convertidos, por meio de
um arquivo de compresso, para um formato
especial que minimiza a quantidade de espao
de armazenamento necessria. (Afeta a
acessibilidade e a velocidade de acesso ao
documento.)
17.2.3 Image Documentos so convertidos de seu formato
original para um formato grfco, resultando
em uma informao armazenada como uma
imagem.
17.2.4 Restaurao da mdia Documentos so periodicamente copiados
de um meio de armazenamento para outro
assegurando que a deteriorao do suporte
no afete o documento nem prejudique o seu
acesso.
17.2.5 Microflmagem Processo fotogrfco usado para produzir
imagens reduzidas de documentos em alta
resoluo. Pode ser usado em documentos
eletrnicos.
17.2.6 Migrao (plataforma) Documentos so removidos de uma plataforma
de operao de sistema/hardware para outro.
17.2.7 Migrao (software) O formato do dado de um documento
atualizado para ser compatvel com (e legvel
por) a mais nova verso do mesmo software,
ou modifcado para ser compatvel com
um software diferente. Essa ao pode ser
necessria porque a agncia mudou para um
novo ambiente de hardware e software, ou
porque o formato corrente dos documentos est
se tornando obsoleto e no ser sustentado
por muito tempo pela tecnologia atual.
17.2.8 Movimentao offine O documento transferido para um
armazenamento offine, por exemplo, um
CD-R. O metadado do documento deve ser
armazenado com ele.
17.3 Descrio da ao (obrigatrio) Detalhes especfcos da ao, incluindo
informao sobre as condies originais, as
modifcaes feitas, as razes das modifcaes
e a autorizao das modifcaes.
17.4 Prxima ao (opcional) Exame da prxima ao de preservao
necessria para o documento ser mantido.
17.4.1 Ao de exame Prxima ao sobre o documento pode
necessitar ser examinada no caso da mudana
de poltica ou procedimentos na instituio, ou
no caso da instituio estar mudando para um
novo ambiente de hardware e/ou software.
17.4.2 Checagem das condies Checagem fsica de uma mdia de
armazenamento particular (ou condies de
armazenamento), ou inspeo para determinar
quais documentos armazenados em uma
determinada mdia ainda esto legveis.
17.4.3 Nenhuma ao Nenhuma ao deve ser tomada, porque o
documento ser eliminado a seguir.
Cadernos Tcnicos do Arquivo Mineiro 140
17.4.4 Backup
Ver defnio dos subelementos dos tipos de
ao de preservao (17.2)
17.4.5 Compresso
17.4.6 Imaged
17.4.7 Restaurao da mdia
17.4.8 Microflmagem
17.4.9 Migrao (plataforma)
17.4.10 Migrao (software)
18. Localizao
A localizao atual (fsica ou sistema) do documento. Detalhes sobre a localizao onde o
documento normalmente est, como um cartrio.
18.1 Localizao corrente
(obrigatrio)
Localizao atual do documento. No caso
de cpias dos documentos: organizao
externa que armazena os documentos; ou
departamento interno da prpria agncia que
armazena o documento.
No caso de documentos eletrnicos: indivduo a
quem o sistema de arquivamento disponibilizou
o documento (ver booked); localizao do
documento armazenado offine em uma mdia
temporria; ou localizao do sistema do qual
o documento foi removido.
18.2 Detalhes do local (obrigatrio) Nome e endereo da organizao que
armazena o documento.
18.3 Detalhes do armazenamento
(obrigatrio)
Informaes sobre localizao especfca de
armazenamento dos documentos e qualquer
condio especial sob as quais ele est
armazenado.
18.4 Identifcador dos sistemas de
arquivamento (opcional)
Identifcador nico para um sistema de
arquivamento de uma agncia da qual o
documento faz parte ou armazenado.
19. Destinao
Informao sobre polticas e condies que dizem respeito ou controlam a destinao
autorizada dos documentos.
Informao sobre as autoridades de destinao atuais e aes a que os documentos esto
submetidos.
19.1 Autorizao para destinao
(obrigatrio)
Documentao legal requerida pela instituio
arquivstica, com autorizao sobre a
destinao dos documentos.
19.2 Sentena (obrigatrio) Perodo de reteno indicado para um
documento. baseado na determinao
do valor do documento e no resultado da
identifcao da Classe de Destinao
especfca a que ele pertence.
19.3 Ao de destinao (opcional) Data em que o documento destinado
para algum tipo de ato de destinao, como
transferncia ou eliminao.
19.4 Status de destinao (opcional) Descreve quanto tempo o documento deve ser
mantido pela instituio.
19.4.1 Permanente O documento de valor permanente e deve
ser retido indefnidamente.
141
Manual de Gesto de Documentos
19.4.2 Temporrio de longo prazo O documento deve ser destrudo algum tempo
depois de completar, por exemplo, 30 anos.
19.4.3 Temporrio de curto prazo O documento deve ser destrudo antes de
completar, por exemplo, 30 anos.
19.4.4 Desconhecido No h defnio sobre sua destinao.
20. Autorizao
Uma fonte de requisitos de arquivamento.
Uma parte de legislao, diretrizes formais, polticas, padres, conjunto de procedimentos,
ou expectativas da comunidade que (explcita ou implicitamente) impem requisitos de
criao, arquivamento, destinao, controle de acesso e uso de um documento.
20.1 Tipo de autorizao
(obrigatrio)
Natureza do recurso que, explcita ou
implicitamente, contm requisitos ou
autorizao de arquivamento.
20.1.1 Legislao Instrumento de legislao.
20.1.2 Regulamento Instrumento que regulamenta a lei.
20.1.3 Diretrizes formais Poltica governamental ou do departamento,
ou diretrizes formais da agncia.
20.1.4 Regulamento de atividade Padres ou regulamentos referentes a uma
atividade especfca.
20.1.5 Padres de melhor prtica Padres internacionais que recomendam a
melhor prtica em determinadas reas.
20.1.6 Requisitos internos da
atividade
Poltica ou procedimentos internos da
instituio.
20.2 Referente (obrigatrio) Tipo de atividade de arquivamento a
qual a autorizao se refere explcita ou
implicitamente.
20.2.1 Criao Documento dever ser criado.
20.2.2 Reteno Documento dever ser arquivado.
20.2.3 Acesso/Uso Estabelece direitos de acesso e uso para
restries de acesso e uso sobre o documento
que deve ser cumprido.
20.2.4 Acessibilidade O documento deve ser mantido e armazenado
de tal forma que retenha sua funcionalidade
original, permanecendo ambas acessveis e
legveis.
20.2.5 Qualidade do documento
20.3 Nome da autorizao
(obrigatrio)
Nome do recurso que contm, implcita ou
explicitamente, os requisitos de arquivamento
ou autorizaes relativas ao documento.
20.4 Referncia da autorizao
(opcional)
Referncia atual do recurso ou link para uma
referncia on-line, que detalha o requisito de
arquivamento ou autorizao.
20.5 Requisitos (obrigatrio) Qualquer citao direta de requisitos de
arquivamento implcito ou explcito ou
autorizao contida em uma fonte, ou uma
descrio do prprio requisito.
Cadernos Tcnicos do Arquivo Mineiro 142
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Cadernos Tcnicos do Arquivo Mineiro 144
14. Anexo 7: Relao das Resolues do
Conselho Nacional de Arquivos
No. da
Resoluo
Data de Publicao Ementa
38 09 de julho de 2013
Dispe sobre a adoo das Diretrizes do Produtor - A Elaborao
e a Manuteno de Materiais Digitais: Diretrizes Para Indivduos
e Diretrizes do Preservador - A Preservao de Documentos
Arquivsticos digitais: Diretrizes para Organizaes
37 19 de dezembro de 2012
Aprova as Diretrizes para a Presuno de Autenticidade de
Documentos Arquivsticos Digitais.
36 19 de dezembro de 2012
Dispe sobre a adoo das Diretrizes para a Gesto arquivstica
do Correio Eletrnico Corporativo pelos rgos e entidades
integrantes do Sistema Nacional de Arquivos SINAR.
35 11 de dezembro de 2012
Altera o Cdigo de Classifcao de Documentos de Arquivo para
a Administrao Pblica: Atividades-Meio e na Tabela Bsica de
Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo Relativos
s Atividades-Meio da Administrao Pblica, aprovados pela
Resoluo n 14, de 24 de outubro de 2001.
34 15 de maio de 2012
Dispe sobre a adoo das Recomendaes para o resgate
de acervos arquivsticos danifcados por gua pelos rgos e
entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos SINAR.
33 30 de maio de 2011
Dispe sobre a criao do Informativo CONARQ e d outras
providncias.
32 17 de maio de 2010
Dispe sobre a insero dos Metadados na Parte II do Modelo de
Requisitos para Sistemas Informatizados de Gesto Arquivstica
de Documentos - e-ARQ Brasil.
31 28 de abril de 2010
Dispe sobre a adoo das Recomendaes para Digitalizao
de Documentos Arquivsticos Permanentes.
30 23 de dezembro de 2009
Altera a Resoluo n 26 de 6 de maio de 2008, que estabelece
diretrizes bsicas de gesto de documentos a serem adotadas
nos arquivos do Poder Judicirio.
29 29 de maio de 2009
D nova redao ao Art. 2 e ao inciso I da Resoluo n. 27, de
16 de junho de 2008.
28 17 de fevereiro de 2009
Dispe sobre a adoo da Norma Brasileira de Descrio
Arquivstica - NOBRADE pelos rgos e entidades integrantes
do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR, institui o Cadastro
Nacional de Entidades Custodiadoras de Acervos Arquivsticos e
estabelece a obrigatoriedade da adoo do Cdigo de Entidades
Custodiadoras de Acervos Arquivsticos - CODEARQ.
27 16 de junho de 2008
Dispe sobre o dever do Poder Pblico, no mbito dos Estados,
do Distrito Federal e dos Municpios, de criar e manter Arquivos
Pblicos, na sua especfca esfera de competncia, para
promover a gesto, a guarda e a preservao de documentos
arquivsticos e a disseminao das informaes neles contidas.
26 06 de maio de 2008
Estabelece diretrizes bsicas de gesto de documentos a serem
adotadas nos arquivos do Poder Judicirio.
145
Manual de Gesto de Documentos
No. da
Resoluo
Data de Publicao Ementa
25 27 de abril de 2007
Dispe sobre a adoo do Modelo de Requisitos para Sistemas
Informatizados de Gesto Arquivstica de Documentos - e-ARQ Brasil
pelos rgos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos
- SINAR.
24 3 de agosto de 2006
Estabelece diretrizes para a transferncia e recolhimento de
documentos arquivsticos digitais para instituies arquivsticas
pblicas.
23 16 de junho de 2006
Dispe sobre a adoo do Dicionrio Brasileiro de Terminologia
Arquivstica pelos rgos e entidades integrantes do Sistema Nacional
de Arquivos SINAR.
22 30 de junho de 2005
Dispe sobre as diretrizes para a avaliao de documentos em
instituies de sade.
21 4 de agosto de 2004
Dispe sobre o uso da subclasse 080 - Pessoal Militar do Cdigo de
Classifcao de Documentos de Arquivo para a Administrao Pblica:
Atividades-Meio e da Tabela Bsica de Temporalidade e Destinao de
Documentos de Arquivo Relativos s Atividades-Meio da Administrao
Pblica, aprovadospela Resoluo n 14, de 24 de outubro de 2001,
Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ.
20 16 de julho de 2004
Dispe sobre a insero dos documentos digitais em programas de
gesto arquivstica de documentos dos rgos e entidades integrantes
do Sistema Nacional de Arquivos.
19 28 de outubro de 2003
Dispe sobre os documentos pblicos que integram o acervo das
empresas em processo de desestatizao e das pessoas jurdicas de
direito privado sucessoras de empresas pblicas.
18 28 de julho de 2003 Revogada
17 25 de julho de 2003
Dispe sobre os procedimentos relativos declarao de interesse
pblico e social de arquivos privados de pessoas fsicas ou jurdicas
que contenham documentos relevantes para a histria, a cultura e o
desenvolvimento nacional.
16 23 de julho de 2003
Dispe sobre as diretrizes a serem adotadas para criao do Boletim
Interno do Conselho Nacional de Arquivos CONARQ.
15
15 de fevereiro de
2002
Revoga a Resoluo n 9, de 1 de julho de 1997, do CONARQ,
substituda pela Portaria n 05, da Casa Civil da Presidncia da
Repblica, de 7 de fevereiro de 2002, que dispe sobre o regimento
interno do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ).
14 24 de outubro de 2001
Aprova a verso revisada e ampliada da Resoluo n 4, de 28 de maro
de 1996, que dispe sobre o Cdigo de Classifcao de Documentos de
Arquivo para a Administrao Pblica: Atividades-Meio, a ser adotado
como modelo para os arquivos correntes dos rgos e entidades
integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), e os prazos de
guarda e a destinao de documentos estabelecidos na Tabela Bsica
de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo Relativos
as Atividades-Meio da Administrao Pblica. (D.O.U, 08/02/2002).
Cadernos Tcnicos do Arquivo Mineiro 146
No. da
Resoluo
Data de Publicao Ementa
13 9 de fevereiro de 2001
Dispe sobre a implantao de uma poltica municipal de arquivos,
sobre a construo de arquivos e de websites de instituies
arquivsticas.
12 7 de dezembro de 1999 Revogada.
11 7 de dezembro de 1999 Revogada
10 6 de dezembro de 1999
Dispe sobre a adoo de smbolos ISO nas sinalticas a serem
utilizadas no processo de microflmagem de documentos arquivsticos.
09 1 de julho de 1997 Revogada.
08 20 de maio de 1997 Revogada.
07 20 de maio de 1997
Dispe sobre os procedimentos para a eliminao de documentos no
mbito dos rgos e entidades integrantes do Poder Pblico.
06 15 de maio de 1997
Dispe sobre diretrizes quanto terceirizao de servios arquivsticos
pblicos.
05 30 de setembro de 1996
Dispe sobre a publicao de editais para Eliminao de Documentos
nos Dirios Ofciais da Unio, Distrito Federal, Estados e Municpios.
04 28 de maro de 1996 Revogada.
03 26 de dezembro de 1995
Dispe sobre o Programa de Assistncia Tcnica do Conselho
Nacional de Arquivos.
02 18 de outubro de 1995
Dispe sobre as medidas a serem observadas na transferncia ou no
recolhimento de acervos documentais para instituies arquivsticas
pblicas.
01 18 de outubro de 1995
Dispe sobre a necessidade da adoo de planos e ou cdigos de
classifcao de documentos nos arquivos correntes, que considerem
a natureza dos assuntos resultantes de suas atividades e funes.
Av. Augusto de Lima, 270 Centro BH Fone: (31) 3237-3400
www.imprensaoficial.mg.gov.br
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Impresso em 2014 nas oficinas da
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