Guia Del Manual de Procedimientos Del Politecnico

Instituto Politcnico Nacional
Direccin de Planeacin

Gua Tcnica para la elaboracin de
Manuales de Procedimientos

Secretara de Gestin Estratgica


Febrero de 2011


Contenido
INTRODUCCIN ............................................................................................................. 4
I.- EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS......................................................................... 5
Definicin ..................................................................................................................... 5
Procedimiento Institucional .......................................................................................... 5
Procedimiento Especfico ............................................................................................. 5
Objetivo ........................................................................................................................ 5
Ventajas ....................................................................................................................... 6
Atribuciones y facultades respecto de los manuales de procedimientos ...................... 6
II.- DIRECTRICES GENERALES PARA LA ELABORACIN DE LOS MANUALES DE
PROCEDIMIENTOS ........................................................................................................ 9
Reglas .......................................................................................................................... 9
Formatos .................................................................................................................... 10
Formatos para Manuales de Procedimientos FMP-1 y FMP-2. .............................. 10
Formatos para Procedimientos FP-1, FP-2, FP-3, y FP-4. ..................................... 10
III.- CONTENIDO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS............................................ 11
Cartula ...................................................................................................................... 11
Acta de expedicin ..................................................................................................... 11
Control de cambios hoja de modificaciones ............................................................... 12
Contenido ................................................................................................................... 12
Introduccin ................................................................................................................ 13
Objetivo ...................................................................................................................... 13
Marco jurdico-administrativo ..................................................................................... 14


IV.- PROCESO DE ELABORACIN DE UN PROCEDIMIENTO .................................. 15
Metodologa bsica para el anlisis y diseo de procedimientos ............................... 15
Tcnicas de recopilacin de informacin ................................................................... 16
Recopilacin de Informacin ................................................................................... 16
Investigacin Documental ....................................................................................... 16
Encuesta ................................................................................................................. 17
Entrevista directa .................................................................................................... 17
Observacin directa ................................................................................................ 17
Integracin de la Informacin .................................................................................. 18
Anlisis ....................................................................................................................... 18
Contenido de los Procedimientos ............................................................................... 20
Cartula .................................................................................................................. 20
Objetivo ................................................................................................................... 21
Normas de Operacin ............................................................................................. 21
Polticas de Operacin ............................................................................................ 22
Descripcin de actividades ..................................................................................... 23
Diagramas de Procedimientos o de Flujo. .............................................................. 24
Simbologa para los diagramas de flujo ............................................................. 25
Lineamientos para el manejo de simbologa ...................................................... 27
Anexos .................................................................................................................... 28
Verbos ms comunes para utilizar en los procedimientos ...................................... 28
GLOSARIO DE TRMINOS .......................................................................................... 30



INTRODUCCIN

La presente Gua para la elaboracin de Manuales de Procedimientos forma parte del
conjunto de instrumentos de apoyo tcnico de que dispone el Instituto Politcnico
Nacional, para que las unidades acadmicas y administrativas, actualicen, modifiquen y
propongan sus correspondientes manuales, en el marco de una metodologa comn.

La Direccin de Planeacin, es la unidad responsable de regular el diseo de
procedimientos institucionales, de su integracin en manuales por rea, de gestionar su
autorizacin, de llevar su registro y control, as como de promover su actualizacin,
implantacin, seguimiento y revisin.

La Gua tiene por objetivo facilitar a las unidades acadmicas y administrativas, tanto la
elaboracin de sus procedimientos y su integracin en manuales, como su aplicacin
en la operacin de sus actividades cotidianas con el fin de que sus usuarios directos
obtengan respuestas confiables oportunas, y a satisfaccin, toda vez que tienen
congruencia con los estndares de mejora continua establecidos en el Instituto.

Desde luego tambin busca sentar las bases para identificar, simplificar y describir las
operaciones, en documentos objetivos y prcticos para los distintos usuarios de las
reas del Instituto, con tal efecto la Gua incluye los criterios para su consulta e
interpretacin de su contenido.



I.- EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Definicin
Es el documento tcnico normativo en el que se registra y actualiza informacin
referente al conjunto de actividades u operaciones que, en forma cronolgica y
detallada, se establecen para realizar las funciones agregadas en procedimientos.
Procedimiento Institucional
Es aqul cuyo alcance afecta a ms de una unidad responsable del Instituto. En
general, estos procedimientos se caracterizan por su descripcin genrica o agregada y
son aplicables para hacer operativas las funciones institucionales.

Un procedimiento institucional es aquel que por sus caractersticas se realiza
uniformemente en las unidades responsables del Instituto y que unifica la operacin de
sus funciones.
Procedimiento Especfico
Es aqul cuyas decisiones para su creacin, aplicacin y control corresponde a una
unidad responsable, es decir, tiene nicamente un alcance interno.

El Manual est integrado por el acta de autorizacin, objetivo del manual, polticas
generales para la actualizacin de las unidades acadmicas y administrativas, y los
procedimientos con su respectivo objetivo, fundamento legal, normas de operacin,
descriptivo, diagrama de flujo y los formatos a utilizar
Objetivo
Proporcionar la informacin y/o instrucciones de manera sistemtica y ordenada de los
objetivos, polticas, procedimientos, tcnicas y mtodos de trabajo para el
funcionamiento de las unidades acadmicas y administrativas, con el fin de coadyuvar
en el ptimo aprovechamiento de los recursos y el eficiente desarrollo de las tareas
administrativas.



Ventajas
- Los procedimientos administrativos son un conjunto de operaciones ordenadas en
secuencia cronolgica, que precisan la forma sistemtica de hacer un determinado
trabajo de rutina.
- Todo procedimiento involucra actividades y operaciones del personal, el uso de
recursos materiales y tecnolgicos, la aplicacin de mtodos de trabajo y de control
para lograr el cabal, oportuno y eficiente desarrollo de las operaciones.
- Es un instrumento de informacin en el que se consignan de manera metdica, los
pasos y operaciones que deben seguirse para la realizacin de las funciones de una
unidad administrativa; en el se describen adems, los rganos y puestos que
intervienen y se precisa su responsabilidad.
- Conducen el desarrollo de las actividades a cargo del personal de una unidad
acadmica o administrativa, propician la uniformidad en el trabajo y evitar la repeticin
de instrucciones y directrices.
Atribuciones y facultades respecto de los manuales de procedimientos

Direccin General

Reglamento Interno del IPN

Artculo 141

El director general expedir los manuales de organizacin, de procedimientos y de
servicios necesarios para el funcionamiento del Instituto, que debern contener
informacin sobre su estructura orgnica, las funciones de sus unidades administrativas
y acadmicas, los sistemas de comunicacin y coordinacin y los principales
procedimientos administrativos que se establezcan.

Los manuales y dems instrumentos de apoyo administrativo interno debern
mantenerse permanentemente actualizados y entrarn en vigor una vez publicados en
la Gaceta Politcnica.

Reglamento Orgnico del IPN

Artculo 4

El director general expedir los manuales de organizacin, de procedimientos y de
servicios al pblico necesarios para el funcionamiento del Instituto; los que debern
contener informacin sobre su estructura orgnica y las funciones de sus unidades
acadmicas y administrativas, as como sobre los sistemas de comunicacin y


coordinacin entre sus rganos y los principales procedimientos administrativos que se
establezcan.
Los manuales y dems instrumentos de apoyo administrativo interno debern
mantenerse permanentemente actualizados

Artculo 6 El director general tendr las siguientes facultades:

VI Aprobar la organizacin y funcionamiento del Instituto y expedir el manual de
organizacin general y los dems manuales administrativos, de procedimientos y de
servicios al pblico.



Secretara de Gestin Estratgica


Artculo 22. Al titular de la secretara de gestin estratgica le corresponde:

VI Presentar al director general las propuestas de integracin y actualizacin de los
reglamentos orgnico, de planeacin y de evaluacin; de los manuales de organizacin,
procedimientos, operacin general y de servicios;

VII. Mantener actualizados los registros del manual de organizacin general y de los
procesos institucionales;



Artculo 43.Al titular de la direccin de planeacin le corresponde:

VI. Elaborar y actualizar el reglamento orgnico, el manual de organizacin general, los
de procesos institucionales y dems instrumentos administrativos que requieran la
integracin, operacin y gestin del Instituto, y realizar el registro que proceda ante las
dependencias correspondientes y supervisar su aplicacin, conforme a su competencia;

VII. Revisar y registrar los manuales de organizacin especficos, de procedimientos y
de servicios de las dependencias politcnicas y brindar la asesora que requieran en la
materia, y

XII. Apoyar y asesorar a las dependencias politcnicas en el desarrollo de la
planeacin, organizacin, sistemas, procesos y procedimientos y en la aplicacin de los
instrumentos tcnico-administrativos.

Unidades Acadmicas y Administrativas

Elaborar, integrar, difundir, implantar, controlar, actualizar y evaluar los manuales de
procedimientos, conforme a los lineamientos establecidos por la Direccin de
Planeacin.

Presentar las propuestas de manuales de procedimientos para el anlisis, dictamen y
registro correspondiente.

Validar y presentar, para su aprobacin, las propuestas de manuales de
procedimientos.



II.- DIRECTRICES GENERALES PARA LA ELABORACIN DE
LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

Reglas
- Es obligacin de las unidades acadmicas o administrativas, la elaboracin y
actualizacin de los manuales de procedimientos y el apegarse a los lineamientos
establecidos para su elaboracin.
- Se elabora un manual de procedimientos por cada unidad acadmica o
administrativa y, en su caso, los especficos que deriven de los procesos
sustantivos de las unidades acadmicas y administrativas del rea central.
- Los procedimientos deben ser elaborados en los formatos establecidos por la
Direccin de Planeacin.
- Se considera un manual de procedimientos cuando su contenido sea de por lo
menos seis procedimientos.
- Cada manual de procedimientos de las unidades acadmicas y administrativas
contendr los procedimientos de la totalidad de las reas, agrupados en sus
respectivos mbitos de trabajo.
- Los manuales de procedimientos deben revisarse, para su actualizacin, en el
momento en que se presenten cambios en la organizacin o en el funcionamiento
de las unidades acadmicas y administrativa; o bien, por modificacin de las
disposiciones jurdicas que los regulan.
- Los manuales de procedimientos sern revisados, y actualizados, si procede, una
vez al ao.
- En la elaboracin de los procedimientos participar personal directamente
involucrado en los mismos, independientemente de su nivel jerrquico.
- La elaboracin y revisin de los procedimientos en las unidades acadmicas y
administrativas ser responsabilidad de los jefes de departamento, subdirectores
o directores de rea.
- La aprobacin interna de los procedimientos corresponde al titular de la unidad.
- Las unidades acadmicas y administrativas enviarn, para su actualizacin, los
manuales de procedimientos a la Direccin de Planeacin, a partir de las
modificaciones efectuadas a sus funciones y mejoramiento de los trmites y
servicios.
- El manual est integrado por el acta de autorizacin, objetivo del manual,
introduccin, marco jurdicoadministrativo y los procedimientos con su respectivo
objetivo, normas y polticas de operacin, descriptivo, y diagrama de flujo.


Formatos
Para la elaboracin de los Manuales de Procedimientos, deben utilizarse los formatos
siguientes.
Formatos para Manuales de Procedimientos FMP-1 y FMP-2.
El formato FMP-1: Se utilizar para plasmar los datos de la cartula del Manual, el
contenido, as como para la introduccin, el objetivo, el marco jurdico-
administrativo y la relacin de procedimientos.

El formato FMP-2: Se usar para incorporar las modificaciones que se realicen al
Manual de Procedimientos.

Los formatos se encuentran disponibles en el sitio:
http://www.sge.ipn.mx.
Formatos para Procedimientos FP-1, FP-2, FP-3, y FP-4.
El formato FP-1: Se utilizar una sola vez para plasmar los datos de la cartula del
Procedimiento.

El formato FP-2: Se utilizar en el objetivo, normas de operacin y polticas del
Procedimiento.

El formato FP-3: Se usar en el descriptivo del Procedimiento.

El formato FP-4: Se usar en el diagrama de flujo del Procedimiento.

Los formatos se encuentran disponibles en el sitio:
http://www.sge.ipn.mx.

El Manual se procesar en archivo magntico utilizando los paquetes Word y
Visio, con letra tipo Arial y en hoja vertical tamao carta



III.- CONTENIDO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

El manual de procedimientos se integrar con los siguientes apartados:

Cartula
Acta de Autorizacin
Hoja de Modificaciones
Contenido
Introduccin
Objetivo
Marco J urdico-administrativo
Relacin de Procedimientos
Relacin de Procedimientos
Glosario de Trminos
Anexos

Con el objeto de facilitar la elaboracin e integracin del manual de procedimientos, a
continuacin se define cada uno de los elementos que lo conforman:
Cartula
Es la cara exterior del manual, cuyo propsito es la identificacin precisa del mismo.

Elemento identificador y cubierta del Manual de Procedimientos que debe ser llenada
segn el instructivo correspondiente al formato FMP-1.
Acta de expedicin
Es la hoja del manual que formaliza los procedimientos que lo integran; este
documento es elaborado por la Divisin de Planeacin y Prospectiva de la Direccin de
Planeacin y autorizado por el Director General del Instituto Politcnico Nacional.

Todo manual de procedimientos deber estar autorizado por el Director General del
Instituto Politcnico Nacional.

Se elaborar el acta de autorizacin cuando el manual est integrado con un mnimo de
seis procedimientos, as como cuando se trate de uno especfico, que por su impacto
institucional requiera aplicarse en forma particular, contemplando en sta la fecha y el
nombre del manual o procedimiento.



En caso de incrementarse en ms de cinco el nmero de procedimientos, se redactar
una nueva acta, indicando la fecha de elaboracin y el nmero agregado.

Si se trata de una actualizacin a los procedimientos, no ser necesario elaborar una
nueva acta de autorizacin, nicamente se sustituirn las modificaciones recabando las
firmas respectivas en los descriptivos y se notificar a las instancias correspondientes
de dicha actualizacin.
Control de cambios hoja de modificaciones
La hoja de modificaciones del Manual se ubicar, en su caso, despus del Acta de
Expedicin y ser llenada segn el instructivo correspondiente.

Las unidades acadmicas y administrativas y la Divisin de Planeacin y Prospectiva
determinarn si procede cambiar el manual en su totalidad o si nicamente se actualiza
el procedimiento que requiera el cambio.
Contenido
Es una relacin de los captulos que constituyen la estructura del documento.

Es la ordenacin de los captulos que conforman el manual de procedimientos, para
identificar de manera gil y sencilla la informacin dentro del documento, y se elabora
de la manera siguiente:

En el extremo izquierdo de la hoja se anotar, de acuerdo al margen establecido en el
formato, el nmero romano que corresponda al captulo, a continuacin, con letras
maysculas se registra el nombre del captulo. Para los subcaptulos (nombres de los
procedimientos), stos se relacionarn en orden consecutivo con nmeros arbigos y el
nombre se escribir en formatos de ttulo (maysculas y minsculas), y en el margen
derecho, se escribir con nmeros arbigos, el nmero de pgina en que inicie el
captulo y el subcaptulo.

La numeracin de los primeros apartados introduccin, objetivo del manual, marco
jurdico administrativo y relacin de procedimientos, ser consecutiva, no as con cada
procedimiento del manual, que tendr su numeracin independiente, a efecto de que
sea intercambiable y no se altere la misma, contemplando las actualizaciones,
modificaciones o adiciones que se realicen posteriormente.

El contenido del manual de procedimientos se formular en el formato FMP-1 (Arial 12
puntos.



Introduccin
Este apartado deber establecer las razones por las cuales se elabor o reform el
manual, los fines y propsitos que se desean alcanzar y, finalmente, una breve
descripcin de su contenido.

Es importante que al formular la introduccin, se emplee un vocabulario sencillo, claro y
conciso, preferentemente en un mximo de dos cuartillas.

Su objetivo es explicar al lector del manual lo que es el documento y los propsitos
bsicos que se pretenden cumplir a travs de l. Adems, incluye informacin acerca
de los destinatarios del manual, cmo se usar y cmo y cundo se harn las
revisiones y actualizaciones.

En este apartado se sealan, de manera breve, los siguientes aspectos:

Las razones y propsitos que motivaron la elaboracin del manual;
Una descripcin sinttica sobre el contenido general del manual;
A quines est dirigido el manual, es decir, sus destinatarios;
La forma en que deber utilizarse y actualizarse, y
Las reas que intervienen en su elaboracin.

La introduccin del manual de procedimientos se formular en el formato FMP-1 (Arial
12 puntos.
Objetivo
Es la expresin cualitativa que pretende alcanzar la unidad acadmica o administrativa
con la aplicacin del manual en un periodo determinado; el objetivo debe responder a
las preguntas: Qu?, y para qu?

La redaccin del mismo, se deber hacer con apego a las atribuciones conferidas por la
normatividad vigente.

Debe contener una explicacin del propsito que se pretende cumplir con los
procedimientos.

El objetivo deber iniciar con un verbo en infinitivo y, en lo posible, evitar utilizar
gerundios y adjetivos calificativos.

El objetivo del manual de procedimientos se formular en el formato FMP-1 (Arial 12
puntos).


Marco jurdico-administrativo
Es la relacin de los nombres de los principales ordenamientos jurdico-administrativos
vigentes, que fundamentan tanto al manual como a los procedimientos que se van a
describir.

El marco jurdico se retomar del manual de organizacin vigente de la unidad
acadmica o administrativa correspondiente, y de ser necesario, debe ser actualizado.

La relacin de dichos ordenamientos se realizar conforme al siguiente orden
jerrquico descendente:

Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos (cuando sea el caso)
Leyes
Reglamentos
Decretos
Acuerdos
Circulares y Oficios
Documentos normativos-administrativos (manuales, guas, catlogos, entre otros).
Otras disposiciones (se anotarn los documentos que por su naturaleza, no pueden
ser incluidos en la clasificacin anterior)

Adems, los ordenamientos debern presentarse cronolgicamente y se citar el
nmero del ttulo, as como la fecha de publicacin en el Diario Oficial de la Federacin
(D.O.F), incluyendo reformas y adiciones.

El marco jurdico del manual de procedimientos se formular en el formato FMP-1(Arial
12 puntos).



IV.- PROCESO DE ELABORACIN DE UN PROCEDIMIENTO

Metodologa bsica para el anlisis y diseo de procedimientos
Cada uno de los procedimientos deber contener su objetivo, normas de operacin,
polticas de operacin, descriptivo de actividades, diagrama de flujo y los formatos que
se utilizan en el desarrollo del procedimiento.

Mediante el conocimiento de los procedimientos puede tenerse una concepcin clara,
sistematizada y ordenada de las operaciones que se realizan en una unidad acadmica
o administrativa, es importante que cuando se emprenda un estudio de este tipo se
aplique una metodologa que garantice que la descripcin de los procedimientos
responda a la realidad operativa y est de acuerdo con las normas establecidas para
ese efecto.

La metodologa que se propone para el anlisis y diseo de los procedimientos va
desde la definicin de los objetivos del estudio, la recopilacin de informacin, el
anlisis y el diseo del procedimiento, hasta el diseo de formas.

Esta metodologa se aplica tanto para los procedimientos que se encuentran en
operacin como para el diseo de aquellos que requieren las unidades acadmicas y
administrativas.

- Delimitacin del procedimiento
- Cul es el procedimiento que se va a analizar?
- Dnde inicia?
- Dnde termina?
- Definicin del problema
- Cul es el verdadero problema?
- Cules son sus sntomas ?(efecto)
- Que rganos intervienen?
- De qu magnitud es el problema? (nmero de personas, actividades, formas,
tiempo)


Tcnicas de recopilacin de informacin
Recopilacin de Informacin
Consiste en recabar los documentos y datos en general, que una vez organizados,
analizados y sistematizados, permitan conocer los procedimientos tal y como operan en
el momento y posteriormente, proponer los ajustes que se consideren convenientes.

Es recomendable que previo a la recopilacin de informacin, se realicen las siguientes
actividades:

- Un estudio preliminar de las unidades acadmicas o administrativas; tiene la finalidad
de conocer en forma global las funciones y actividades que se realizan, con lo cual,
se podr definir la estrategia global, las fuentes de informacin, las actividades a
realizar, la magnitud del estudio, los instrumentos requeridos y determinar los
recursos necesarios.

- Levantar el inventario de procedimientos de tal manera que se tenga una visin
integral de las labores que se realizan en el rea de estudio.

- Determinar las tcnicas para recopilar la informacin; para lo cual, es necesario
acudir a diversas fuentes, entre las que destacan: los archivos de la unidad
acadmica y administrativa en los que se localizan las bases jurdico-administrativas
que rigen el funcionamiento y actividades de la misma; los funcionarios y empleados
de las reas quienes pueden aportar informacin adicional para el anlisis, diseo e
implantacin de los procedimientos.

Las tcnicas que usualmente se utilizan para recopilar la informacin necesaria son:

Investigacin Documental
Encuesta
Entrevista Directa
Observacin Directa
Investigacin Documental
Consiste en la seleccin y anlisis de aquellos escritos que contienen datos de inters
relacionados con los procedimientos; tales como bases jurdico-administrativas, Diario
Oficial de la Federacin, registros contables, actas de reuniones, circulares, oficios,
manuales, guas y todos aquellos documentos que contengan informacin relevante
para el estudio.



Es necesario considerar que en algunas ocasiones, la informacin est contenida en
escritos no oficiales, como notas o registros llevados en forma discrecional por el
personal.

Adems se debern recabar todas las formas que intervienen en el procedimiento que
se est estudiando, debidamente requisitados con los datos usuales, y seguir el flujo de
las mismas determinando siempre dnde se origina, cul es el tramite que siguen y
dnde se archivan o destruyen.
Encuesta
Esta tcnica se considera de gran utilidad, tanto para levantar informacin preliminar al
diseo, como para el planteamiento de cambios o modificaciones a los mismos. La
encuesta puede realizarse en forma individual o colectiva, a los funcionarios y
empleados que intervienen en un mismo procedimiento.

Los cuestionarios que se utilizan estn integrados por series de preguntas escritas,
predefinidas, secuenciales y separadas por categoras.
Entrevista directa
Se realizar mediante reuniones con una o varias personas, y consiste en cuestionarlas
orientadamente para obtener informacin. Este medio permite adquirir informacin ms
completa, puesto que el entrevistador, al tener una relacin directa con el entrevistado
puede, adems de recibir respuestas, percibir la manera en que se desarrollan las
actividades.
Para que la entrevista se desarrolle con xito, es conveniente observar los siguientes
lineamientos:

Tener claro el objetivo de la misma.
Concertar previamente la cita y como confirmarla.
Verificar la informacin a travs de otras fuentes de informacin.
Saber escuchar.
Llevar a cabo la entrevista evitando criticar, sugerir cambios o aconsejar.
Observacin directa
Consiste en acudir al lugar u oficina en donde se desarrollan los procedimientos y
observar atentamente todo lo que sucede alrededor, es necesario anotar todo lo que se
considere relevante, lo que permitir verificar o modificar la informacin recabada en las
entrevistas.

A partir de la informacin obtenida, procurar sostener plticas con algunas de las
personas que laboran en el rea de investigacin y que estn directamente
involucradas en el procedimiento que se estudia.



La observacin es muy importante, ya que permite definir y detectar con mayor
precisin los problemas; asimismo, permite descubrir datos valiosos durante las
entrevistas.
Integracin de la Informacin
Consiste en ordenar de manera secuencial la informacin obtenida, de tal manera que
permita realizar el anlisis y conocer a fondo el procedimiento en estudio.
Anlisis
El anlisis consiste en el estudio de cada uno de los elementos de informacin o grupos
de datos que se integraron, con el propsito de contar con un diagnstico que refleje la
realidad operativa.

Para analizar la informacin recabada es conveniente responder a seis
cuestionamientos fundamentales, qu, quin, cmo, cundo, dnde y por qu se realiza
el trabajo.

- Qu trabajo se hace?
Cuestiona la naturaleza o tipo de labores que se realizan en la unidad acadmica o
administrativa y los resultados que se obtienen de stas.

- Quin lo hace?
Se refiere a los rganos que intervienen en el procedimiento y al factor humano, ya
sea como individuo, o como grupo, y sus aptitudes y actitudes para la realizacin del
trabajo.

- Cmo se hace?
Son los mtodos y tcnicas aplicables para realizar el trabajo y la manera en que
han sido adoptados en la unidad acadmica y administrativa.

- Cundo se hace?
Se refiere a la informacin sobre la estacionalidad y secuencia del trabajo, as como
a los horarios y tiempos requeridos para obtener resultados o terminar una actividad.

- Dnde se hace?
Se refiere a la ubicacin geogrfica y al domicilio de la oficina, funcionalidad de los
locales y distribucin interna del espacio con relacin a las actividades de las
personas.

- Por qu se hace?
Busca la justificacin de la existencia de ese trabajo o del procedimiento; tambin
pretende conocer los objetivos de las actividades que integran el procedimiento y
poder identificar con esto, aquellas cuyo desarrollo no tienen objeto.



Una vez que se respondi a estos cuestionamientos, es necesario elaborar un diagrama
de flujo provisional del procedimiento con el objeto de identificar los pasos, el destino de
las formas, el recorrido de las copias, las secuencias de actividades, las posibles
duplicidades, entre otros.

Con la informacin derivada del anlisis y el diagrama, se aplicar la tcnica de los
cuatro puntos:

1. Eliminar
La primer y ms importante preocupacin de este mtodo es eliminar todo lo que no
sea absolutamente necesario. Cualquier operacin, cualquier paso, cualquier detalle
que no sea indispensable, debe ser eliminado.

2. Combinar
Si no puede eliminarse algo, entonces la siguiente opcin es combinar algn paso del
procedimiento con otro, a efecto de simplificar el trmite.

3. Cambiar
En este punto debe revisarse si puede hacerse algn cambio en el orden, el lugar o la
persona cambiando la secuencia de las operaciones que realiza una actividad a fin de
simplificar el trabajo. Los procedimientos pueden simplificarse cambiando la secuencia
de las operaciones arreglando o cambiando el lugar, o sustituyendo a la persona que
realiza determinada actividad.

4. Mejorar
Algunas veces es imposible eliminar, cambiar; en estas circunstancias el resultado ms
prctico se logra mejorando el procedimiento, rediseando una forma, un registro o un
informe o equipo empleado, en suma, encontrar un mejor mtodo.

La informacin que se derive del anlisis permitir contar con los elementos para el
diseo del procedimiento.

Un procedimiento se conforma por cuatro partes: general, tcnica, esquemtica y
anexos

General

Se determina informacin de identificacin, los alcances y lmites del procedimiento.
Contiene los siguientes elementos:

Cartula
Nombre del Procedimiento

Objetivo del Procedimiento


Normas y Polticas de Operacin

Tcnica

Describe detalladamente cmo se lleva a cabo el trabajo. Se conforma por:

Descriptivo del procedimiento

Esquemtica

Presenta al procedimiento de manera grfica, para facilitar su manejo y compresin; se
compone de

Diagrama de Flujo

Anexos

Incluye informacin complementaria al procedimiento; debe contener:

Formatos empleados en el procedimiento
Instructivos de llenado de cada uno de los formatos
Glosario, (opcional)
Contenido de los Procedimientos
Cartula
Es la cara exterior del procedimiento, cuyo propsito es la identificacin precisa del
procedimiento especfico, contiene las secciones siguientes:

Encabezado. En el ngulo superior izquierdo y enmarcado en un rectngulo
INSTITUTO POLITCNICO NACIONAL (Arial 11 pts); Al centro vendr el nombre de la
unidad acadmica o administrativa que lo elabora en maysculas y negritas (Arial 11
pts); En el ngulo superior derecho y enmarcado en un rectngulo las siglas Proc que
corresponde al nmero del procedimiento, en Hoja se anotar el nmero consecutivo
correspondiente; y en De, el nmero total de hojas del procedimiento (Arial 11 puntos).

Ttulo. Al centro de la hoja vendr el nombre del procedimiento, el cual debe ser
conciso y dar una idea clara del trabajo descrito a desarrollar, se redacta en maysculas
y negritas (Arial 13 puntos).

Seccin de datos. Se compone de cinco recuadros en los cuales se debe anotar:

1. El tiempo que dura en promedio el procedimiento expresado en das. En caso de
que para algn procedimiento influyan factores incontrolables (proveedores,
trmites gubernamentales, etc.) se debe anotar variable.


2. La fecha en que fue elaborado por primera vez el procedimiento (dd-mm-aaaa).
3. Registrar la fecha en que fue revisado el procedimiento (dd-mm-aaaa) Arial 8
puntos. Esta casilla slo se utilizar a partir de la primera revisin al manual para
asegurar su pertinencia.
4. Registrar la firma, nombre y cargo de la persona que elabor el procedimiento,
(slo personal de estructura).
5. Registrar la firma, nombre y cargo de la persona que revis el procedimiento,
(slo personal de mando).
6. Registrar la firma, nombre y cargo de la persona que autoriz el procedimiento,
el titular de la Unidad es el nico responsable de aprobar el procedimiento, se
sugiere que sean los siguientes dos niveles jerrquicos los encargados de
revisarlo y elaborarlo.

La cartula del procedimiento se formular en el formato FP-1.
Objetivo
Describe el fin que se pretende alcanzar al aplicar el procedimiento correspondiente.

El objetivo deber iniciar con un verbo en infinitivo y, en lo posible, evitar el uso de
gerundios y adjetivos calificativos as como abreviaturas.

Se elabora un objetivo para cada uno de los procedimientos establecidos, con apego a
las atribuciones y facultades conferidas a las unidades acadmicas y administrativas.

El objetivo del procedimiento se formular en el formato FP-2 (Arial 12ptos).

Normas y Polticas de Operacin
Normas de Operacin
Son los ordenamientos jurdico-administrativos que facilitan el cumplimiento de las
responsabilidades de los distintos elementos que participan en el desarrollo de un
procedimiento o sistema; permiten realizar las actividades sin tener que consultar a los
niveles jerrquicos superiores.

Son lineamientos de carcter obligatorio que regulan y determinan el marco dentro del
cual se realizarn las actividades del procedimiento; se toman del marco jurdico
administrativo (leyes, reglamentos, acuerdos, circulares, manuales, etc.)

Las normas de operacin son exclusivas para cada procedimiento.

Para su redaccin se debern referir aquellos ordenamientos que regulan el
procedimiento, ejemplos.



1. Ley Orgnica del Instituto Politcnico Nacional (DOF 29-12-1981, fe de erratas
28-05-1982). Captulo I, Artculo 4 Fraccin II.

2. Reglamento Interno del Instituto Politcnico Nacional (Gaceta Politcnica 30-11-
1998, ltima reforma 31-08-2004).

Ttulo Segundo, Captulo II, Seccin Primera. Artculo 20.
Ttulo Segundo, Captulo II, Seccin Sptima, Artculos 38, 39, 40, 41 y
42.
Ttulo Tercero, Captulo IV, Seccin Primera, Artculo 97.
Ttulo Cuarto, Captulo I, Artculo 123, Fracciones VII y XIII.

Las normas de operacin del procedimiento se formularn en el formato FP-2 (Arial 12
puntos).
Polticas de Operacin
Las polticas pueden definirse como los criterios generales que tienen por objeto
orientar la accin, dejando campo a los jefes para las decisiones que les corresponde
tomar; por ello, sirven para formular, interpretar o suplir las normas concreta

Son lineamientos de carcter orientador que facilitan la ejecucin de los procedimientos
bajo una situacin determinada y muchas veces emanan de la experiencia de los
responsables del rea que ejecuta el procedimiento

Aqu se registra el compendio de polticas aplicables al procedimiento, conforme a la
secuencia lgica de las etapas del mismo. Es decir aquellas disposiciones internas que:

- Tienen como propsito regular la interaccin entre los individuos en una organizacin
y las actividades de una unidad administrativa.
- Marcan responsabilidades y lmites generales y especficos, dentro de los cuales se
realizan legtimamente las actividades a distintas reas de accin.
- Se aplican a todas las situaciones similares.
- Dan orientacin clara hacia donde deben dirigirse todas las actividades de un mismo
tipo.
- Facilitan la toma de decisiones en actividades rutinarias.
- Describen lo que la Direccin desea que se haga en cada situacin definida.

Las polticas de operacin debern redactarse en tiempo futuro del modo imperativo,
ejemplos.

Todos los bienes muebles instrumentales y de consumo adquiridos por el
Instituto debern ser entregados y/o reportados al Departamento de Bienes en
Custodia, adscrito a la Divisin de Adquisiciones de Bienes y Servicios de la


Direccin de Recursos Materiales y Servicios, antes de ser registrados en los
inventarios documentales y electrnicos de las Dependencias Politcnicas.

El personal del Departamento de Bienes en Custodia ser el encargado de
distribuir los bienes a las Dependencias Politcnicas de asignacin.

Las polticas del procedimiento se formularn en el formato FP-2 (Arial 12 puntos).
Descripcin de actividades
Es la descripcin detallada de las actividades y operaciones; de manera tal que
permitan al personal comprenderlas, seguirlas y aplicarlas, aun cuando sea de recin
ingreso al rea.

- Son las partes en que se divide el procedimiento, y cada una de ellas integra un
conjunto afn de actividades

- Deber considerarse en la redaccin el origen y el destino de los documentos
necesarios para su realizacin; as como los resultados que se generen.

- El nmero de secuencia de la etapa deber coincidir con la numeracin de la
secuencia plasmada en el diagrama del procedimiento.

- La redaccin de la actividad, iniciar con un verbo conjugado en el tiempo presente
de la tercera persona del singular (realiza, entrega, turna, firma, aprueba, verifica,
etc.)

- Condicionales y decisiones: cuando en el desarrollo del proceso se presente una
disyuntiva, condicionada por diversas situaciones, deber sealarse inmediatamente
despus de la actividad que dio origen a la disyuntiva la expresin resaltada en
(negritas, subrayadas maysculas, comillas o itlica): No. Una vez concluida la
anterior descripcin de la secuencia de actividades, sealar: Si , de igual forma, con
la continuacin de las secuencias de actividades que precisara la procedencia.

- La numeracin de las actividades descritas en las columnas Descripcin, conservar
la secuencia, incluyndose la parte correspondiente la derivacin a la no
procedencia.

El descriptivo del procedimiento se formular en el formato FP-3 (Arial 12 puntos.)

Las actividades se describen en el formato FP-3

Responsables

Se refiere a los rganos y puestos de la estructura autorizada responsables de la
ejecucin y cumplimiento de las actividades del procedimiento.


Diagramas de Procedimientos o de Flujo.
Una vez concluida la descripcin de las actividades, se elabora el diagrama de flujo.

Los diagramas de flujo representan en forma grfica la secuencia en que se realizan las
actividades de un determinado procedimiento y/o el recorrido de las formas o los
materiales de las unidades acadmicas y administrativas (procedimientos generales), o
los puestos que intervienen (procedimientos detallados), para cada operacin descrita y
pueden indicar, adems, el equipo que se utilice en cada caso.

La forma ms usual de representar los procedimientos es el formato tabular, donde el
flujo o secuencia va de arriba hacia abajo y de izquierda a derecha, la cantidad de
columnas depender del nmero de rganos o puestos que intervienen en el proceso,
independientemente del nmero de hojas.

El diagrama de flujo que se utiliza es el llamado de bloque dado que permite tener la
visin global de los participantes en el proceso y se compone de varias columnas,
tantas como rganos o puestos intervengan en el procedimiento.

- En cada una de las columnas se registra el nombre del rgano de la estructura
autorizada de la unidad acadmica o administrativa que interviene.

Los diagramas de flujo deben elaborarse en el formato FP-4 que se procesa en el
paquete Visio.



Simbologa para los diagramas de flujo
Para diagramar existen smbolos a los que se les confiere convencionalmente su
significado, adems existen reglas para su aplicacin. A continuacin se presenta la
simbologa que deber usarse en la diagramacin conocida con el nombre de
simbologa ANSI. Denominada de esta manera porque fue desarrollada por la American
National Standard Institute (ANSI)

Inicio o Termino
Indicar principio o fin del
procedimiento

Actividad
Representa las actividades
que se desarrollan en el
procedimiento.

Documento
Representa un documento
que entra, sale, se utiliza o se
genera en el procedimiento.

Decisin
Indica un punto del
procedimiento en donde se
debe tomar una decisin entre
dos opciones.

Archivo
Permanente
Indica el depsito de un
documento o informacin
dentro de un archivo por un
perodo indefinido.

Archivo Temporal
Indica la guarda de un
documento por un perodo
determinado, es decir en
forma temporal.

Conector de
Pgina
Representa una conexin o
enlace con otra hoja diferente,
en la que contina el
procedimiento.



Conector de
Actividad
Representa una conexin o
enlace de una parte del
diagrama con otra parte lejana
del mismo.

Direccin de Flujo
Conecta los smbolos,
sealando el orden en que se
deben realizar las distintas
actividades.

Puente
Evita la confusin cuando dos
lneas se cruzan sin ser parte
del mismo flujo,
desunindolas.


Lineamientos para el manejo de simbologa
En cuanto a formas:

- No se deben mezclar en un mismo lado del smbolo varias lneas de entrada y salida.
- Por claridad, no debe haber ms de una lnea de unin entre dos smbolos.
- El smbolo de decisin es el nico que puede tener hasta tres lneas de salida.
- Las lneas de unin se deben representar mediante lneas rectas y en caso necesario
utilizar ngulos rectos.
- Para efectos de presentacin, los smbolos deben de mantener uniformidad en su
tamao.

En cuanto a su contenido y uso:

- La redaccin del contenido del smbolo de operacin debe ser mediante frases
breves y sencillas, de tal modo que su compresin sea clara.
- La redaccin del contenido del smbolo de operacin debe iniciar con verbo
conjugado en presente y en tercera persona de singular.
- Cuando el smbolo de actividad identifique una unidad acadmica o administrativa u
rgano, debe contener el nombre completo de l; o por cuestiones de espacio se
puede utilizar el nombre abreviado para identificar la unidad acadmica y
administrativa u rgano.
- El smbolo de documento debe contener el nombre original de la forma o reporte en
cuestin.
- Cuando se presenten varios tantos de un documento, el original se identifica con la
letra O y las copias mediante dgitos 1, 2, 3, etc., adems debe indicarse el destino
de las mismas.
- El contenido del smbolo conector de actividad ser con nmero, teniendo en
cuenta que los contenidos de entrada y salida deben ser iguales.
- El contenido del conector de pgina debe ser con letra, en el entendido de que el
smbolo que indica el destino debe contener la misma letra que el smbolo que indica
la procedencia.

El diagrama podr seccionarse en tantas columnas como reas responsables participen
en el procedimiento.

La primera columna de la primera hoja consignar el rea responsable que da inicio al
proceso.

El diagrama seguir el flujo de izquierda a derecha, de arriba hacia abajo en progresin
horizontal, cruzando las diferentes columnas asignadas a las reas responsables.



Debern diagramarse las actividades de tal forma que se logre una adecuada
distribucin de los smbolos utilizados.

El smbolo de actividad del diagrama de flujo, deber contener los datos asentados en
la descripcin del procedimiento utilizando enunciados breves y sencillos.
Anexos
Es un concentrado de los documentos a utilizar para el desarrollo de los
procedimientos.
Verbos ms comunes para utilizar en los procedimientos
Los verbos que a continuacin se citan, son algunos de los ms usuales en los
procedimientos:

ABASTECE
Cuando se provee de los elementos materiales
necesarios para llevar a cabo una funcin
determinada.
ACTUALIZA
Cuando se desarrollan una o ms operaciones
para, mantener vigente una informacin.
ANALIZA
Cuando se examinan detalladamente los hechos
para, conocer sus elementos constitutivos,
AUTORIZA.
Cuando una persona resuelve sobre los casos que
se presenten en el desarrollo de sus funciones.
CONFRONTA Cuando se coteja un hecho o documento con otro.
DIAGNOSTICA
Cuando se propone o aporta una descripcin,
evaluacin o anlisis de un hecho que se desea
estudiar.
DICTAMINA
Cuando se da opinin verbal o escrita acerca de
una cuestin de su especialidad.
PROGRAMA
Cuando se organizan actividades para alcanzar
una o varias metas.
PROPONE
Cuando se manifiesta por escrito una conclusin o
resolucin para su autorizacin.



VERIFICA
Cuando se comprueba que uno o varios hechos son
ciertos y exactos.
LLENA
Cuando ya existen formatos impresos y que se
relacionan con el procedimiento.
ELABORA
Cuando se origine cualquier otro tipo de documento
que no sea impreso (oficio, relacin, memorndum,
etc.).
ENVA
Cuando la documentacin se maneja de un rea a
otra, fuera de la unidad administrativa.
ENTREGA
Cuando se proporciona la documentacin de
persona a persona.
TURNA
Cuando la documentacin se maneja de una rea
a otra, dentro de la unidad administrativa.
ARCHIVA
Cuando se guardan documentos de asuntos
determinados.



GLOSARIO DE TRMINOS

ORGANIZACIN Es la disposicin y arreglos de los distintos rganos o
unidades de que se compone un organismo administrativo
y la relacin que guardan esas unidades entre s as como
la forma en que se encuentran repartidas las actividades
entre las unidades.

POLTICA Criterio de accin que es elegido como gua en el proceso
de toma de decisiones al poner en prctica o ejecutar las
estrategias, programas y proyectos especficos del nivel
institucional.

PROCESO Conjunto de etapas o paso con caractersticas de accin
concatenada, dinmica y progresiva que constituye con la
obtencin de un resultado.

PUESTOS Unidad de trabajo especfica e impersonal que se
caracteriza por un conjunto de operaciones a realizar,
aptitudes que poseen y responsabilidades que asumir
Cada puesto.

ALCANCE Delimita dnde es aplicable este procedimiento.

DIAGRAMA DE FLUJO Representacin grfica del proceso, utilizando la
simbologa estndar acordada.

DESCRIPCIN DEL
PROCEDIMIENTO
Es la serie de pasos a seguir par concluir una tarea
especfica de manera correcta. En listar paso a paso el
desarrollo lgico de las actividades

MODIFICACIN Es uno o varios cambios en un procedimiento o documento
controlado, donde dichos cambios afectan la calidad en la
operacin regida por el documento o la secuencia en el
desarrollo del procedimiento.

REVISIN Se presenta cuando ocurre cualquier modificacin en un
procedimiento.

CONSIDERACIONES
PRELIMINARES
Notas y aclaraciones importantes para el desarrollo del
procedimiento, capacitacin, distribucin, definicin.



REGISTRO La evidencia documental del cumplimiento de un
procedimiento.

ACTIVIDAD Conjunto de operaciones afines que contribuyen al logro de
una o varias funciones del Instituto o de sus unidades
responsables.
MBITO DE
COMPETENCIA
Ejercicio de autoridad jurisdiccional de una unidad
responsable dentro de un marco determinado para
delimitar el alcance de sus acciones.

AUTORIDAD Facultad con la que se provee una persona para tomar
decisiones, dar instrucciones y hacer que se cumplan.
Puede delegarse en subalternos.

CARGA DE TRABAJO Conjunto de operaciones y esfuerzos que se desarrollan en
el desempeo de una cargo o puesto especfico, conforme
a los requerimientos exigidos para su ocupacin.

CALIDAD Conjunto de actividades planeadas y ordenadas que son
necesarias para proporcionar la confianza de que el bien o
servicio satisfaga los requisitos de calidad demandados
por el cliente o usuario.

COORDINACIN Proceso por el que se procura la accin conjunta de dos o
ms partes entre s de tal manera que funcionen
armnicamente y en concordancia, a efecto de obtener de
cada unidad responsable, puesto o persona la mxima
contribucin para el logro de un propsito comn.

DECISIN Seleccin de una o varias opciones de accin para
satisfacer un propsito.

DIAGRAMA

Representacin grfica de un procedimiento bajo un
smbolo convencional, generalmente enlazados por lneas
de conexin.

DIAGNSTICO

Conocimiento y descripcin precisa de las caractersticas
observadas en una situacin dada.

EFICACIA Elemento de medicin de una organizacin, que identifica
el grado de realizacin de sus fines y objetivos, sin
importar los recursos empleados.

FACULTAD Autoridad conferida a una persona para tomar decisiones.


IMPLANTACIN Proceso para establecer una norma, accin, plan,
programa o sistema tcnico, acadmico o administrativo
para su ejecucin y concrecin en respuesta con los
resultados previstos.

MANUAL Documento de apoyo administrativo que proporciona en
forma ordenada y sistemtica la informacin necesaria,
para la operacin de una organizacin: atribucin,
estructura, objetivos, polticas, normas, puestos, sistemas,
procedimientos, as como instrucciones o acuerdos que
sean necesarios para el mejor desempeo de sus
responsabilidades o labores.

MEJORA CONTINUA

Accin constante que produce cambios positivos a los
servicios y/o productos que se elaboran para satisfacer a
los clientes o usuarios.

METODOLOGA Disposicin lgica de los pasos tendientes a conocer,
ordenar y resolver problemas, atender necesidades y
orientar aspiraciones por medio de un anlisis y diseo de
procesos sistematizados.

MTODO La manera de efectuar una operacin o secuencia
ordenada de operaciones.

NORMA Ordenamiento de carcter imperativo y especfico que
regula la accin e interaccin de los individuos en una
organizacin, as como la actividad de una unidad
responsable o de toda una institucin. Generalmente la
norma conlleva una estructura de sanciones para quienes
no la observa.

OPERACIN Cada una de las rutinas o los pasos que son necesarios
ejecutar para llevar a cabo una actividad o labor
determinada.

UNIDAD
ADMINISTRATIVA

Los rganos cuyas funciones sustantivas son de carcter
meramente administrativo, con funciones y actividades
propias que se distinguen y diferencian entre s,
conformada por una estructura orgnica especfica y
propia, cuyas atribuciones se instituyen en el instrumento
jurdico correspondiente, como es el caso de las
direcciones de coordinacin pertenecientes al Instituto.



UNIDAD ACADMICA Los rganos cuyas funciones sustantivas son de carcter
meramente acadmicos y de investigacin, con funciones y
actividades propias que se distinguen y diferencian entre s
, conformada por una estructura orgnica especfica y
propia, cuyas atribuciones se instruyen en el instrumento
jurdico correspondiente, como es el caso de las escuelas,
centros y unidades pertenecientes al Instituto.

FUNCIN SUSTANTIVA Conjunto de acciones que se desarrollan, derivadas
directamente de las atribuciones de la dependencia.

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