Secretara de Finanzas

Direccin General de Inversiones Pblicas

GUIA PARA LA PREPARACION DE
TERMINOS DE REFERENCIA PARA
CONSULTORIAS


























Tegucigalpa, M.D.C. Honduras, C.A.





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INTRODUCCION



Atender el componente de preinversin en el ciclo de vida de los proyectos es una
labor muy importante y necesaria, esta actividad contribuye a disminuir en gran
medida el grado de incertidumbre que puede afectar la inversin en obras y
servicios que se esta planificando realizar, con el propsito social de contribuir a
satisfacer necesidades apremiantes de la poblacin o resolver problemas que
afectan la administracin regular del Estado.

En la Administracin Pblica, la etapa de preparacin de estudios es una actividad
relevante y debe ser realizada por personal especializado de las instituciones
involucradas, sin embargo, en la actualidad se denotan ciertas limitaciones tcnicas
para el desarrollo de esta labor, circunstancia que motiva en algunos casos a
contratar servicios profesionales de personas o empresas privadas que ofertan
servicios de consultora de diversa naturaleza

La preparacin de los Trminos de Referencia est directamente vinculado con los
objetivos, alcance y calidad del estudio a preparar, representan un listado ordenado
y especfico de los aspectos ms importantes a ser considerados en la consultora,
elementos que servirn en el momento oportuno de fuente de informacin para
facilitar la evaluacin del trabajo y posteriormente para la toma de decisiones sobre
la viabilidad y conveniencia de implementar el programa o proyecto de inversin.

En sntesis, se puede indicar que la concertacin de los Trminos de Referencia
para obtener servicios de consultora, constituye para las partes involucradas un
medio apropiado de negociacin tcnica y econmica, por este motivo, los
requerimientos expuestos debern ser claros, precisos y contener en detalle lo que
se solicita, para asegurar de esa manera la base de sustentacin del futuro proyecto
y tambin para que en el momento del llamado a concurso y negociacin, las
propuestas tcnicas y econmicas presentadas por los ofertantes sean compatibles
y faciliten su evaluacin.

Con base en lo anterior, la Secretara de Finanzas (SEFIN), ha preparado la
presente Gua con el propsito de facilitar el trabajo de elaboracin de Trminos de
Referencia a funcionarios del Gobierno, que se ocupan de la actividad de solicitar
servicios de consultora privada para la elaboracin de estudios de preinversin en
el marco del sector pblico





Direccin General de Inversiones Pblicas


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I. CONTENIDO


A continuacin se presenta la estructura bsica mnima a tomar en consideracin
para la preparacin de Trminos de Referencia, relacionados con la gestin de
servicios de consultora privada para la elaboracin de estudios de preinversin, en
el marco del Sector Pblico. Este aporte originado en la Secretara de Finanzas
(SEFIN), no es limitativo en su alcance y se recomienda sea adaptado a los
propsitos, naturaleza y cobertura del tipo de estudio a preparar.

1 1. . Nombre
2 2. .
3 3. .
4 4. .
5 5. .
6 6. . Metodologa
7 7. .
8 8. .
9 9. .
1 10 0. .
1 11 1. .
Antecedentes relacionados con la consultora
Objetivos de la consultora
Productos especficos esperados
Actividades secuenciales a realizar
Estrategia de ejecucin
Informes a preparar por la consultara
Duracin para la preparacin del estudio.
Calificacin de la firma o consultor privado
Costo estimado del estudio



II. GUIA EXPLICATIVA


1. Nombre: Indicar la identificacin actual del Programa o Proyecto

2. Antecedentes relacionados con la consultara: Exponer en forma breve las
diversas circunstancias, factores e investigaciones que han contribuido a
configurar el proyecto, hasta el nivel actual de avance en que se encuentra y
consecuentemente explicar las razones por las cuales se considera necesario
continuar el proceso de estudio y evaluacin ya iniciado, si este fuera el caso. Es
conveniente incorporar aspectos relacionados con lo siguiente: Generacin de la
idea de proyecto, indicar el nivel actual de los estudios ya elaborados en caso
que se cuente con algn avance, indicar la fuente donde encontrar la
informacin, anlisis y evaluaciones realizadas, compromisos contrados,
cooperacin nacional y externa recibida y otros elementos que faciliten al
consultor ubicarse en el entorno de la labor a desarrollar.

3. Objetivos de la consultora. Especificar los fines o aspiraciones generales y
especficos que se pretende alcanzar con la contratacin de la consultora, se
recomienda claridad y precisin en su exposicin, con el fin de limitar el alcance
del estudio a lo que exclusivamente interesa se investigue. Se acostumbra
incorporar un objetivo general y varios especficos, estos ltimos delimitan el
alcance de la consultora.

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4. Productos especficos esperados: Constituyen los trabajos parciales o el
trabajo concluido que la empresa consultora o consultor independiente estn
en la obligacin de entregar, aplicando en su elaboracin la metodologa
recomendada, el cumplimiento de las actividades propuestas, apego a los
plazos establecidos y con la calidad concertada en estos Trminos de
Referencia.

Entre otros productos a determinar se pueden mencionar los estudios de mayor
dimensin: prefactiblidad, factibilidad o diseo final. Otros que pueden
considerarse como complementarios: investigaciones especiales, manuales o
guas, normas, diagnsticos, programas, presupuestos, mdulos o ensayos
pilotos, metodologas, estrategias, polticas, anteproyectos de ley, planos,
modalidades de contratos.

Los productos deben numerarse, identificarse con un ttulo, ser secuenciales y
acompaarlos con una explicacin y la identificacin especifica de los diversos
temas o elementos que el consultor debe atender por cada producto, dejndole la
potestad de incorporar informacin adicional que considere pertinente, con la
anuencia del organismo pblico ejecutor.

Un producto inherente a la mayor parte de los estudios, que obligatoriamente se
debe preparar, est referido al estudio de Impacto Ambiental, esta labor se le
asignar a otra Empresa o Firma Consultora independiente a la seleccionada
para hacer el estudio de Prefactibilidad o Factibilidad, segn corresponda. Para la
elaboracin de los Trminos de Referencia sobre este tema, debe consultarse el
documento Reglas de Operacin del Programa de Preinversin, y las
regulaciones normativas establecidas en la Secretara de Recursos Naturales y
Ambiente en relacin a la Evaluacin del Impacto Ambiental de proyectos. Otro
elemento, inmerso en la preparacin de los estudios es el relacionado con la
equidad de genero, concebido en sentido amplio e incorporado en lo posible en el
marco del principio de transversalidad.

5. Actividades secuenciales a realizar: Este componente debe de desarrollarse
por cada producto esperado. Representa la gua secuencial propuesta que
orienta el trabajo del consultor y sirve al organismo ejecutor y a otras
autoridades en la labor de seguimiento, evaluacin y anlisis de los resultados.
Entre estas actividades se solicita por lo general, revisin de antecedentes,
consultar ciertas fuentes, realizacin de determinados eventos, levantamiento de
encuestas, investigaciones de campo, reuniones y otras que la entidad
solicitante considera imprescindible incorporar en la agenda de trabajo del
consultor. Se debe tener especial cuidado en la estructura y ordenamiento de la
informacin tcnica a solicitar a los consultores; para ese fin se recomienda
contar con la colaboracin de especialistas conocedores de la materia vinculada
al proyecto, para establecer con precisin la calidad y alcance de las actividades
identificadas. Cuando se solicite a los consultores revisar o analizar informacin
existente, es conveniente especificar el nombre y el lugar donde se encuentra.



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6. Metodologa: Es aconsejable solicitar a la empresa o consultor individual la
aplicacin de determinada metodologa de investigacin tcnica con carcter
participativa, que sea funcional y aplicable en el pas y comprensible por la
entidad ejecutora, que en algunos casos lo propone, a fin de asegurar la
obtencin de los resultados esperados en esta labor y facilitar la comprensin
tcnica y conceptual del estudio, por parte de los diversos agentes y entidades
interactuantes.

7. Estrategia de Ejecucin: En algunos casos los proyectos se desarrollarn
conforme a las fases o estructura tcnica en que han sido formulados, en otros
casos por razones especiales, algunos componentes, actividades o acciones,
tendrn primera prioridad de ejecucin, interrumpiendo el orden secuencial. En
ambas situaciones, es necesario solicitar al consultor o a la Firma Consultora,
que exponga un programa o plan estratgico de ejecucin, que refleje la forma
en que se ha previsto o acordado desarrollar el Proyecto, para facilitar la
interpretacin debe acompaarse con diseos grficos y el cronograma
respectivo.

8. Informes a preparar por la consultora: Se debe determinar con claridad el
tipo de informe de trabajo que se requiere presente el consultor y establecer el
tiempo de entrega. Es usual solicitar un informe inicial contentivo del plan de
trabajo acompaado de un cronograma, informes peridicos de avance y un
informe final al nivel de borrador para ser analizado, incorporarle sugerencias y
constituirlo posteriormente con la anuencia de la entidad beneficiaria, en la
versin definitiva, adems; debe adjuntarse un informe final sobre el resultado
de la consultora. Tambin es til, definir el uso posterior que se le dar a estos
documentos, para establecer previamente la estructura de su presentacin. Los
informes debern revestir calidad tcnica en su exposicin.

9. Duracin para la preparacin del estudio: La determinacin del perodo de
duracin de la consultora, esta estrechamente vinculado con el alcance del
proyecto y la estructura de sus componentes, este perodo debe de
determinarse en forma razonable y realista. Para determinar con una mejor
precisin el tiempo necesario para realizar la consultora, es recomendable
hacerlo congruente con un cronograma de trabajo, indicando claramente el
perodo que comprender cada etapa, actividad u otra accin a realizar,
determinando la correspondiente medida de tiempo (das, semanas, meses)

10. Calificacin de la firma o consultor privado: Es conveniente que la entidad
beneficiaria gestora de los servicios de consultora, indique las caractersticas
bsicas mnimas que debe reunir el oferente, especificando aspectos legales de
creacin, experiencia general en trabajos de consultora y especifica en el tipo
de trabajo requerido, conocimiento del pas, rea centroamericana u otras
regiones similares, idioma espaol, capacidad tcnica y financiera para realizar
el trabajo en la fecha y condiciones previstas, estructura organizativa,
permanencia, antigedad y calidad del recurso humano y otros. En todo caso, la
seleccin de Firmas Consultoras o Consultores Individuales se efectuar
mediante un proceso de precalificacin entre varios oferentes, labor a realizar

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por una Comisin Interinstitucional, con el fin de garantizar un alto nivel de
credibilidad y transparencia, capacidad tcnica y contar con productos valuables
por su calidad y utilidad.

11. Costo estimado: La entidad ejecutora o responsable de preparar los Trminos
de Referencia, deber hacer una estimacin del costo del estudio solicitado,
expresndolo en moneda nacional y Dlares de los Estados Unidos. El costo del
estudio puede proponerse de forma total o por componentes, en el caso que el
desarrollo del mismo as lo requiera. Se deben presentar cuadros, con las notas
explicativas correspondientes, que incluyan entre otros aspectos, informacin y
datos estimados sobre las siguientes categoras.

a) Gastos de personal: Consultores extranjeros (Personal profesional,
calificacin, ubicacin, posicin, honorarios meses/hombre, viticos y gastos
de viaje, impuestos, otros)
Aporte local: (Personal profesional, calificacin, posicin, honorarios meses /
hombre, gastos de apoyo, otros)
b) Gastos administrativos: Alquileres, equipos, papelera, pago de servicios,
impuestos, otros
c) Gastos de naturaleza especializada, que sea necesaria la subcontratacin
d) Imprevistos: Calcular un 5% del costo total estimado.

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