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10 dica para usar power point

uma tima ferramenta quando usada com eficcia




Cherie Kerr sabe como o PowerPoint pode ser instigante e persuasivo em uma reunio de
negcios.

Ela tambm tem conscincia de que pode ocorrer o oposto.



DICA:
No PowerPoint, para converter rapidamente uma AutoForma em outra sem perder as
modificaes de formatao, selecione a forma a ser alterada, clique no boto Desenhar (na
barra de ferramentas Desenho ), aponte para Alterar AutoForma e, em seguida, clique na nova
AutoForma.

"Ele pode ser seu melhor amigo", comenta a consultora de relaes pblicas de Santa Ana,
Califrnia. "Mas preciso us-lo corretamente".

A viso imparcial de Kerr sobre o conhecido programa grfico e de apresentaes da
Microsoft retrata um debate que se estende da esfera comercial acadmica. Enquanto
muitos reforam o valor do PowerPoint como uma poderosa ferramenta comercial, outros
afirmam que o programa um estorvo para interaes efetivas que ele confunde, distorce e
at impede a comunicao.

Porm, como observa Kerr, qualquer discusso sobre os mritos e demritos do PowerPoint
s ilustram a importncia de usar o programa a seu favor. Veja aqui 10 maneiras de usar o
PowerPoint para destacar, e no denegrir, sua empresa.

1. Faa a sua parte usando material cativante.
De certa forma, a facilidade de uso do PowerPoint pode ser seu pior inimigo. Por mais simples
e envolvente que seja criar slides e imagens cativantes, lembre-se de que o PowerPoint no
funciona por conta prpria. O pblico veio para ouvi-lo e no para fitar imagens projetadas na
tela. Crie um timo programa de PowerPoint, mas no deixe que suas observaes orais sejam
menos atraentes. "O PowerPoint no faz apresentaes ele cria slides", afirma Matt
Thornhill, presidente da Audience First, uma empresa de Midlothian, que oferece treinamento
em apresentaes.
"Lembre-se de que voc est criando slides como apoio de uma apresentao oral".

2. Simplifique.
Provavelmente j vimos apresentaes de PowerPoint e outras em que o palestrante parece
disposto a pedir o programa em casamento. Afinal, era bvia a paixo por cada dobra, efeito
especial e cada pedacinho de modernidade disponvel. Mas as apresentaes de PowerPoint
mais eficazes so simples grficos de fcil compreenso e imagens que refletem a fala do
orador. Alguns especialistas sugerem no mais do que cinco palavras por linha e no mais do
que cinco linhas por slide.
"No deixe o trabalho ficar lotado de palavras e imagens", afirma Kerr.
"Voc precisa realmente mostrar tudo na tela?"

3. Minimize o uso de nmeros nos slides.
O grande atrativo do PowerPoint sua capacidade de transmitir idias e servir de apoio s
observaes do palestrante de forma concisa. Isso se torna difcil diante de uma grande
quantidade de nmeros e estatsticas. Em sua maioria, as apresentaes de PowerPoint mais
eficazes no oprimem os espectadores com excesso de valores e nmeros. Deixe isso para
uma etapa posterior, mais abrangente, atravs de apostilas distribudas no final da
apresentao. Se desejar enfatizar uma estatstica no PowerPoint, considere o uso de um
elemento grfico ou imagem para transmitir a idia. "Quando, por exemplo, certa vez, eu
estava falando sobre a prevalncia de pacientes com Alzheimer, usei a fotografia de uma
senhora de idade, em vez de projetar nmeros na tela", afirmou Kerr.

4. No imite o PowerPoint.
Um dos hbitos mais comuns e prejudiciais de usurios de PowerPoint fazer uma leitura
simples da apresentao visual para o pblico. Isso no s redundante exceto pelo uso do
controle, qual o motivo da sua presena? como transforma a mais linda apresentao em
um tdio absoluto. O PowerPoint funciona melhor com observaes orais que ampliam e
discutem, em vez de reproduzir, o que est na tela. "Mesmo com o PowerPoint, voc precisa
de contato visual com o pblico", afirma Roberta Prescott, do The Prescott Group, uma
empresa de consultoria de comunicaes situada em Connecticut.
"Essas pessoas no vieram ver sua nuca".

5. Faa observaes no tempo certo.
Outra armadilha potencial so os comentrios do apresentador que coincidem precisamente
com a apresentao de um novo slide do PowerPoint. Isso s divide a ateno do pblico. Um
programa do PowerPoint bem planejado apresenta um novo slide, d ao pblico a
oportunidade de ler e digerir o material e, em seguida, permite a apresentao de
comentrios que ampliam a imagem na tela. " uma questo de tempo", afirma Kerr.
"Nunca fale junto com o slide".

6. Faa pausas.
Novamente, o PowerPoint mais eficaz como acompanhamento visual do discurso oral.
Usurios experientes do PowerPoint no se acanham em deixar a tela vazia de vez em quando.
Isso no s permite um descanso visual, como tambm eficaz para concentrar a ateno em
trocas mais orais, como uma discusso em grupo ou sesso de perguntas e respostas.

7. Use cores vibrantes.
Um contraste forte entre palavras, imagens e o fundo pode ser bastante eficaz na transmisso
de mensagens e emoes.

8. Importe outras imagens e elementos grficos.
No limite a apresentao ao que o PowerPoint oferece. Use imagens e elementos grficos
externos para variar e atrair visualmente, inclusive vdeo. "Geralmente uso um ou dois
videoclipes bem curtos nas minhas apresentaes", afirma Ramon Ray, um consultor de
tecnologia de Nova York.
"Isso acrescenta humor, transmite uma mensagem e relaxa o pblico".

9. Distribua apostilas no final no durante a apresentao.
Algumas pessoas talvez discordem de mim neste aspecto. Mas nenhum orador quer falar para
um pblico que est entretido lendo o resumo de seus comentrios. A menos que o
acompanhamento da apostila seja essencial para a apresentao, aguarde o trmino para
distribuir o material.

10. Faa uma reviso rigorosa antes da apresentao.
Nunca perca a perspectiva do pblico. Depois de rascunhar seus slides do PowerPoint, revise
seus comentrios, fingindo ser um dos ouvintes. Se algo parecer desinteressante, dispersivo
ou confuso, faa alteraes. So grandes as chances da apresentao como um todo ficar
melhor depois disso.