Industria Textil del Pacfico Dpto.

de Sistemas
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AGENDA ELECTRNICA
PROGRAMAR REUNIONES DESDE EL CORREO
(Thunderbird)


La siguiente gua rpida nos permitir de manera gil programar eventos o compromisos en fecha
futuras. En esta ocasin nos centraremos en programar Reuniones.
Esta herramienta no slo agendar las reuniones, sino tambin enviar las invitaciones a todos los
participantes a dicho evento.
As tambin alerta minutos antes a todos los participantes que tienen que asistir al evento.

A continuacin los 5 pasos a seguir para agendar una reunin:


1. Abrir el correo



2. Ingresar al men archivo\Nuevo\Eventos. Hacer clic en esta ltima opcin

















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3. En esta pantalla debern ingresar la siguiente informacin


























Ttulo de la reunin Donde se desarrollar la reunin Desplegar y elegir Reuniones
Configurar el inicio y fin de la reunin en
da y horas
Programar la secuencia de las
reuniones, una sola vez, diariamente,
semanal, etc.
Programar cuanto tiempo antes de la
reunin me har recodar de este
compromiso
Pueden colocar una descripcin de los
temas a tratar o darle el uso que crea
conveniente el anfitrin del evento
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4. Invitar a asistentes a la reunin




Clic en la opcin Invitar asistentes y
mostrar la siguiente pantalla
Este estado lo pueden ir cambiando
haciendo clic sobre el cono del invitado
Concluida la lista presionar el botn
aceptar
En esta parte de la pantalla se podrn ir
ingresando a todos los invitados a esta
reunin
Revisar la leyenda para saber su
participacin en la reunin.
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5. Enviar invitacin.


Nota: Con este ltimo paso se concluye la generacin del evento Reunin

Aqu se registran a los asistentes a la
reunin
Presionar guardar y cerrar
Presionar s en el mensaje para enviar la
invitacin y no para cancelar el envo
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Auditora y Control del Evento:
En adelante slo es parte de auditora y control, para saber si las personas invitadas han ledo el
correo y aceptaron, rechazaron o es tentativa su participacin.
1. A las personas invitadas a la reunin les llegar un aviso, el cual debern aceptar, rechazar o
indicar que es tentativa su asistencia.


2. Cuando el invitado a la reunin elija una de las tres opciones, le llegar un aviso al
organizador del evento indicando la situacin de esta persona sobre el evento.


3. Este aviso de recordatorio, llegar a todos los asistentes a la reunin minutos antes que de
inicio, esto segn como se programara el recordatorio (15, 30, 45 minutos etc.)


Presionar clic sobre una de las
tres opciones
Acept la reunin