Escuela Profesional de Ingeniera Civil - UNIVERSIDAD NACIONAL DE SAN AGUSTN
Curso de Formulacin y Evaluacin de Proyectos ~ Ing. Carlos Damiani Lazo
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CAPITULO II
CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO
2.1. INTRODUCCIN.- Para muchos de nosotros la palabra ciclo nos es muy familiar porque nos da a entender que estamos relacionando una serie de procesos que son tiles para la obtencin de algo, por ejemplo si hablamos del ciclo de combustin de un motor de combustible de cuatro tiempos, necesariamente este ciclo se inicia con la admisin del combustible, luego se produce la explosin dentro de la cmara, para en tercer lugar se produce la combustin y finalmente el escape y este ciclo necesariamente guarda ese orden. Otro ejemplo que vemos en la naturaleza continuamente es el ciclo hidrolgico, ambos ciclos tienen tiempos definidos.
Un proyecto es una actividad humana de carcter temporal, que tiene un principio y fin y que est encaminada a cumplir un objetivo. Los proyectos suelen ser interdisciplinarios y segn el escenario en donde se desarrollen pueden tener menor o mayor grado de incertidumbre. Segn el Project Management Institute (PMI), un proyecto es un esfuerzo nico, temporal, emprendido para crear un producto o un servicio nico. El resultado final buscado puede diferir con la misin de la organizacin que la emprende. Los proyectos se originan dependiendo de las necesidades de las organizaciones, naciones o regiones; por tanto las organizaciones generan proyectos por las oportunidades de negocio que se le presentan buscando la optimizacin de los recursos, en especial los financieros. Las administraciones pblicas generan proyectos cuando surgen necesidades de la poblacin que utilicen dineros y recursos pblicos y generen transferencias de orden econmico. Prevalece lo comn a lo particular. Por otra parte, los proyectos de inversin extranjera y de mbito macroeconmico que permitan la generacin de proyectos que aporten al desarrollo de los pases.
2.2. DEFINICIN.- Un proyecto necesita atencin cada da para reducir el riesgo a la confusin y el desorden, pero tambin necesita direccin jefe del equipo para asegurarse de que empiece y termine de acuerdo un cronograma previamente establecido. As pues, el comienzo del proyecto est encaminado a que el equipo de trabajo encuentre la forma de controlarlo a lo largo de la vida til y su fin encaminado a que el producto resultante supla las expectativas de las que naci.
Durante el ejercicio de las actividades de la Ingeniera se presentan situaciones problemticas que ponen en funcionamiento todo el intelecto y las competencias del equipo a cargo. Es entonces cuando se identifica el problema, se encuentran sus causas y consecuencias y se generan alternativas posibles para darles solucin. Una vez generadas las alternativas se estudian su viabilidad y su conveniencia y se genera el plan de Escuela Profesional de Ingeniera Civil - UNIVERSIDAD NACIONAL DE SAN AGUSTN Curso de Formulacin y Evaluacin de Proyectos ~ Ing. Carlos Damiani Lazo
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implementacin con un, presupuesto, una programacin, estndares de calidad y cantidad, es decir nace un proyecto. A esta primera etapa se le llamar factibilidad es decir, dar a conocer si ser capaz de solucionar el problema que lo origina (evaluacin ex- ante).
Al poner el proyecto en marcha (ejecucin), hay que tener balanceadas las cuatro importantsimas caractersticas mencionadas anteriormente y que se denominarn 4C, con el objetivo de tener un control sobre las inversiones y las actividades que se estn haciendo al proyecto. En esta etapa se implementa el proyecto, que en muchos de los casos conlleva la construccin de infraestructura.
Concluida la ejecucin se empieza la implementacin y operacin del proyecto. Se hace palpable el bien o producto que se desea generar. Se ve como se materializa la idea y de acuerdo al comportamiento de produccin se realizan los ajustes necesarios para llegar a las metas establecidas desde el principio. Quien ejecuta el control en esta etapa es la gerencia de operaciones.
Luego de observar durante un tiempo prudencial los resultados de la ejecucin del proyecto, se llega a la evaluacin ex post, en donde se evalan los resultados y se hacen los ajustes necesarios por medio de retroalimentacin que pueden llevar a mejorar, variar o cambiar los objetivos planteados del proyecto.
El ciclo de vida del proyecto puede ser visto segn Crdoba (CRDOBA, 2006) como: un proceso de compra de certidumbre. Esto significa que el pasaje de una etapa a la siguiente, y en particular de cada sub-etapa de la pre inversin a la que le sigue, est dado no slo por la bondad del proyecto sino tambin porque los beneficios de un estudio ms profundo -que permite reducir la incertidumbre- superan a los costos del mismo.
2.3. FASES DE LA PREPARACIN DEL PROYECTO Independientemente de su alcance, nivel de complejidad o incertidumbre los proyectos pasan por tres fases para su formulacin y posterior evaluacin: la fase de pre inversin en donde se plantea el problema y se definen los objetivos; es la evaluacin ex ante. Se contina con la fase de inversin o ciclo primario en donde ya est definido el problema y se comienza a desarrollar el estudio tcnico definitivo para la solucin y se ejecuta el proyecto.
Una vez este seleccionada la mejor o mejores alternativas se da paso a la fase de operacin o implementacin tambin llamado ciclo secundario., en donde se asignan los recursos necesarios para la ejecucin de los proyectos y se realiza la operacin. Durante estas fases el gerente de proyecto tiene la funcin de controlar, monitorear y evaluar los resultados. En la imagen que presentamos a continuacin podemos observar la secuencia del proceso a seguir y que nos determina un orden establecido, aqu debemos aclarar que los aspectos sealados son de manera general para cualquier proyecto. Escuela Profesional de Ingeniera Civil - UNIVERSIDAD NACIONAL DE SAN AGUSTN Curso de Formulacin y Evaluacin de Proyectos ~ Ing. Carlos Damiani Lazo
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A continuacin veremos al detalle la descripcin de cada una de estas fases.
2.3.1. FASE DE PRE-INVERSIN En la etapa de pre inversin es en donde se identifica, se formula y se evala el proyecto, es decir, es en donde se define la factibilidad del mismo. La etapa de pre inversin se divide en cinco sub etapas que son: idea, perfil, pre factibilidad y factibilidad
Cuando se empieza un proyecto se recopila informacin de entorno, localizacin, actores, tecnologa disponible, lo que significa que existen mayores niveles de incertidumbre. A medida que se avanza sobre esta informacin, la incertidumbre baja pero se comienza a incurrir en algunos costos que hacen parte del desarrollo del proyecto. Entonces se encuentra una relacin entre costo e incertidumbre que a medida que el tiempo transcurre la incertidumbre va disminuyendo y que a medida que se va adelantando en el proyecto los costos van aumentando. Dicha relacin se puede ver en las figuras siguientes:
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ETAPAS DE LA EVALUACIN EXANTE DE PROYECTOS - PREINVERSIN La seleccin de los mejores proyectos de inversin, es decir, los de mayor conveniencia relativa (evaluacin) y hacia los cuales deben destinarse preferentemente los recursos disponibles, constituye un proceso que sigue las siguientes etapas iterativas:
A. GENERACIN Y ANLISIS DE LA IDEA En la etapa de Idea de un proyecto se detecta el problema que surge de una necesidad individual o comn. El equipo del proyecto se rene y genera una lluvia de ideas como posibles soluciones al o los problemas.
Basados en los registros histricos y la experiencia se puede determinar un modelo que muestre los costos de los anlisis y estudios previos. Si fuera necesario se evala la consecucin de terrenos o construccin de infraestructura as como el equipo tcnico y humano que se podra llegar a emplear.
Se deben hacer indicaciones acerca del tipo de proyecto, del tipo de recursos que se utilizar, tecnologa a emplear, mercado destino de la produccin, posible localizacin y los impactos econmicos, sociales y ambientales que genere el proyecto. Generacin y Anlisis de la idea del proyecto Estudio en el Nivel de Perfil Estudio de factibilidad Estudio de prefactibilidad Escuela Profesional de Ingeniera Civil - UNIVERSIDAD NACIONAL DE SAN AGUSTN Curso de Formulacin y Evaluacin de Proyectos ~ Ing. Carlos Damiani Lazo
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Con esta informacin se puede determinar en primera instancia la conveniencia de llevar a cabo la inversin.
B. ESTUDIO EN EL NIVEL DEL PERFIL. Se estudian los antecedentes que permitan formar un juicio respecto de la conveniencia y factibilidad tcnico-econmica de llevar a cabo la idea de proyecto.
El nfasis est en identificar los beneficios y costos pertinentes respecto de la situacin base (situacin actual optimizada), sin incurrir en mayores costos en recursos financieros y humanos para medirlos y valorarlos. Debe incluir un anlisis preliminar de los aspectos tcnicos, estudios de mercado y los de evaluacin. Se utilizan estimaciones gruesas de los beneficios y costos. Generalmente basadas en informacin existente.
Para concluir con esta etapa, estn las decisiones alternativas de abandonar, postergar o profundizar el proyecto pasando a la etapa de pre factibilidad.
C. ESTUDIO DE PRE FACTIBILIDAD La etapa de pre factibilidad o conocida tambin como anteproyecto . En esta etapa nacen los antecedentes del proyecto y se hace una evaluacin financiera para determinar la viabilidad y conveniencia financiera del proyecto ms detallado; se empieza a hablar de aspectos tcnicos y organizativos para la ejecucin del mismo. Hay una identificacin y estimacin aproximada en forma desagregada de los costos y beneficios del proyecto y de la magnitud de las inversiones y las posibilidades de financiamiento.
Se examinan con mayor detalle las alternativas viables desde el punto de vista tcnico y econmico que fueron determinadas en la etapa anterior, y se descartan las menos atractivas.
El nfasis de esta etapa es medir los beneficios y costos identificados en la etapa de perfil. Existe un esfuerzo de inversin en informacin para disminuir la incertidumbre. Es necesario estudiar con especial atencin los aspectos de mercado, la tecnologa, el tamao y la localizacin del proyecto, las condiciones institucionales y legales relevantes para el proyecto.
El estudio de mercado es la base para estimar los ingresos, incluir un estudio de la oferta y demanda, as como de los precios de comercializacin. El anlisis tecnolgico incluye equipos, materias primas y procesos, que permiten determinar los costos del proyecto. Sobre el tamao y localizacin del proyecto se debe considerar su tipo (construccin, reposicin, ampliacin o modificacin), la identificacin y localizacin de los centros de abastecimiento de insumos, canales de distribucin y consumo, as como el impacto en el medio ambiente. Escuela Profesional de Ingeniera Civil - UNIVERSIDAD NACIONAL DE SAN AGUSTN Curso de Formulacin y Evaluacin de Proyectos ~ Ing. Carlos Damiani Lazo
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El anlisis de los aspectos administrativos permite determinar algunas componentes de costo fijo y la organizacin de los recursos humanos, fsicos y financieros. El anlisis de los aspectos legales permite conocer las restricciones de ese tipo que limitan al proyecto. Ejemplo: tributacin (pago de impuestos), permisos requeridos, contaminacin ambiental, eliminacin de desechos. Todo lo sealado nos permitir tener una estimacin de los montos de inversin, costos de operacin y de los ingresos que generara el proyecto durante su vida til. Lo que se utiliza para la evaluacin econmica y para determinar las alternativas ms rentables. Conviene sensibilizar los resultados de la evaluacin a cambios en las variables ms importantes. Como resultado de la etapa se debe decidir realizar el proyecto o postergar, abandonar o profundizar pasando a la etapa de factibilidad.
D. ESTUDIO DE FACTIBILIDAD Es el nivel ms profundo en la identificacin de proyectos. Se reducen los mrgenes de error y la incertidumbre considerablemente gracias al nivel de detalle. Se enfoca a la evaluacin y el anlisis de la alternativa ms atractiva de las generadas durante esta fase. Se enfoca a un anlisis detallado y preciso de la alternativa que se ha considerado ms viable en la etapa anterior. El nfasis est en medir y valorar en la forma ms precisa posible sus beneficios y costos.
Dada la cantidad de recursos destinados a esta etapa, slo llegarn a ella los proyectos para los que no hay duda de su rentabilidad positiva, es decir, que se van a llevar a cabo. Por ello, toma ms importancia los flujos financieros y la programacin de obras. Una vez definido y caracterizado el proyecto, debe ser optimizado en tamao, localizacin, momento ptimo de la inversin, etc. Se debe coordinar la organizacin, puesta en marcha y operacin del proyecto. Determinar el calendario de desembolsos para la inversin, disponibilidad de equipos y sus plazos, anteproyecto de ingeniera, seleccin y entrenamiento del personal de administracin, operacin y mantenimiento. Tambin las fuentes, condiciones y plazos de financiamiento. Esta etapa es la conclusin del proceso de aproximaciones sucesivas en la formulacin y preparacin de un proyecto y constituye la base de la decisin respecto a su ejecucin. Se toma la decisin de llevar a cabo el proyecto.
E. PROYECTO Al final se plasma la idea. Se analiza en detalle el resultado de la factibilidad y se revisa si los objetivos buscados desde el principio se estn plasmando en la ejecucin del proyecto. Se elaboran los diseos definitivos, se acaba la evaluacin Ex Ante y se pasa a la inversin propiamente dicha.
2.3.2. FASE DE INVERSIN En la inversin o ejecucin se realiza la implantacin del proyecto. Se genera el cronograma de inversiones y de trabajo. Escuela Profesional de Ingeniera Civil - UNIVERSIDAD NACIONAL DE SAN AGUSTN Curso de Formulacin y Evaluacin de Proyectos ~ Ing. Carlos Damiani Lazo
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En esta etapa se debe comparar lo presupuestado y lo ejecutado para tener el control del proyecto que empieza en esta fase y acaba con la vida til del proyecto. Se ejecutan las inversiones y se implementa la tecnologa escogida basados en una ptima gestin del recurso humano y con un cuadro organizacional que permita la administracin integrada del proyecto para poder darlo a luz, siendo capaz de empezar la produccin del bien o servicio para el cual fue concebido. El gerente del proyecto debe estar atento a las necesidades adicionales que surjan durante la implementacin del proyecto Esta etapa culmina cuando se pone en marcha el proyecto.
2.3.3. FASE DE OPERACIN (POST-INVERSIN) Esta etapa es la institucionalizacin del proyecto. Ya existe el bien o servicio cubriendo la necesidad, el objetivo fue cumplido. Sin embargo esto no significa que el gerente deba bajar la guardia sobre el control; por el contrario, debe estar atento a los cambios financieros y de tiempo, a la calidad, los impactos socioeconmicos y ambientales y a la operacin misma del proyecto. No debe permitir desviaciones por obsolescencia de equipos, por ejemplo o las consideraciones de ampliacin de planta o la posible diversificacin de productos, que generara un nuevo proyecto. En conclusin, el gerente de proyecto debe estar en constante retroalimentacin en cada una de las etapas del ciclo de vida del proyecto. Costos previstos para el inicio de las operaciones (necesidad de pruebas previas) Ejecucin y validacin de las estimaciones hechas en la etapa de pre inversin