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P l a n o

d e

G e r e n c i a m e n t o

d a s

P r o j e t o

C o m u n i c a ç õ e s

d o

I d e n t i f i c a ç ã o

Projeto Implantação de Sistema GED

Versão

Início

1.1

28.05.2012

Solicitante

Término

BB S.A

28.01.2013

Patrocinador do Projeto Jurandir Toblib Presidente da BB S.A.

Gerente do Projeto Glaycy Anne de Melo C. Costa

H i s t ó r i c o

d e

R e g i s t r o s

 

Versão

Data

Responsável

Descrição

 

1.0 08.07.2012

 

Anna Karoline José de Ribamar Gomes

Criação do documento

 

1.1 09.07.2012

 

Glaycy Anne de Melo

Alteração no documento

1

d o s

c o m u n i c a ç õ e s

D e s c r i ç ã o

p r o c e s s o s

d e

g e r e n c i a m e n t o

d a s

O processo

de

Gerenciamento

de

seguintes técnicas e ferramentas:

Comunicações será realizado através das

Link específico do projeto na Intranet

Documentos impressos

Correio eletrônico

Reuniões

Quadro de avisos

Atas de reunião

Contratos

Notas Diárias e Boletins semanais (serão divulgados através de mensagens eletrônicas e atualizações na Intranet)

Será criado um link específico na Intranet da empresa com as principais informações sobre implantação do sistema GED cronograma, setores envolvidos, partes interessadas, dentre outros. Os funcionários da empresa poderão enviar sugestões/reclamações através da opção “Avaliação do Projeto”, onde apenas o Gerente do Projeto terá acesso à esses dados.

Os membros da equipe do projeto poderão enviar sugestões para a Pasta Particular diretamente relacionada ao projeto, onde os níveis de acesso às informações serão definidos pelo Gerente do Projeto, tendo apenas a Diretoria da empresa a prerrogativa para acessar qualquer informação.

As reuniões serão realizadas online quando não forem possíveis as reuniões presenciais, sendo estas definidas pelo GP e semanalmente na modalidade presencial, realizadas às sextas-feiras, onde constará previamente a pauta dos assuntos a serem discutidos pelo time do projeto, o objetivo da reunião, os participantes e a definição de seus

papéis, cabendo ao GP possíveis alterações no cronograma, pauta e periodicidade das mesmas.

As atas de reunião serão padronizadas, onde constará o dia, horário, local e participantes, além da citação na íntegra dos temas elencados.

2

E v e n t o s

d e

c o m u n i c a ç ã o

O projeto terá os seguintes eventos de comunicação:

2 . 1

R e u n i ã o

d e

“ K i c k

O f f

M e e t i n g ”

2

. 1

. 1

O b j e t i v o / M e t o d o l o g i a

Início formal do projeto, onde serão apresentadas as primeiras informações sobre o objetivo do projeto e suas implicações na estrutura organizacional da empresa, de que formas os stakeholders e áreas da empresa ficarão envolvidas, além dos primeiros levantamentos relacionados a tempo, custo, escopo, dentre outros.

2

. 1

. 2

R e s p o n s á v e i s

 

Glaycy Anne de Melo C Costa Gerente do Projeto;

José Guimarães Rosa Diretor de TI.

2

. 1

. 3

E n v o l v i d o s

 

Equipe do Projeto;

Diretores da Empresa;

Gestores Principais dos setores envolvidos.

2

. 1

. 4

D u r a ç ã o

 

1 (uma) hora.

2

. 1

. 5

L o c a l

Sala de Treinamento 2 Sede da empresa.

2 . 2

R e u n i ã o

d e

P l a n e j a m e n t o

 

2

. 2

. 1

O b j e t i v o / M e t o d o l o g i a

 
 

Estabelecer as principais diretrizes e envolvidos no projeto.

 

2

. 2

. 2

R e s p o n s á v e l

 
 

Glaycy Anne Gerente do Projeto

 

José Guimarães Rosa Diretor de TI

2

. 2

. 3

E n v o l v i d o s

 
 

Gerente do Projeto;

 

Diretores da Empresa.

2

. 2 . 4

D u r a ç ã o

 
 

1 (uma) hora.

2

. 2

. 5

L o c a l

 

Sala de Treinamento 2 Sede da empresa.

 

2

. 3

R e u n i õ e s

S e m a n a i s

d e

A c o m p a n h a m e n t o

( F o l l o w

u p

 

m e e t i n g )

 

2

. 3

. 1

O b j e t i v o / M e t o d o l o g i a

 

Apresentar através de dados objetivos o status das entregas e atividades do

projeto. Cada responsável terá até 10 minutos para suas considerações. Apenas após todas as

explanações, os demais poderão expor seu entendimento sobre o assunto, e juntos definirão

as estratégias futuras. Os participantes serão previamente definidos pelo GP, com pauta

específica.

2

. 3

. 2

R e s p o n s á v e i s

 

Glaycy Anne Gerente do Projeto;

José Guimarães Rosa Diretor de TI;

2

. 3

. 3

E n v o l v i d o s

Toda a equipe

2

. 3 . 4

D u r a ç ã o

 

1 (uma) hora e 30 (trinta) minutos.

2

. 3

. 5

L o c a l

 

Sala de Treinamento 2 Sede da empresa.

2

. 3

. 6

O u t r o s

A forma de apresentação e de reporte dos assuntos deverá ser previamente informada ao Gerente do Projeto para que adequações relacionadas ao local da reunião e tempo de explanação sejam providenciadas.

2 . 4

R e l a t ó r i o s

d e

D e s e m p e n h o

2 . 4 . 1

O b j e t i v o / M e t o d o l o g i a

d o

p r o j e t o

Apresentar através de dados objetivos informações sobre o escopo, tempo, custo, prazo ou qualidade, dependendo do assunto agendado.

Recomenda-se que os responsáveis pelo reporte dos dados de desempenho, apresentem preferencialmente através de tabelas, gráficos, histogramas, relatórios, indicadores, e se possível, que sejam distribuídas cópias do material aos participantes para um acompanhamento mais efetivo dos dados expostos.

Cada responsável terá até 20 minutos para suas considerações. Apenas após todas as explanações, os demais poderão expor seu entendimento sobre o assunto, e juntos definirão as estratégias futuras. Os participantes serão previamente definidos pelo GP, com pauta específica. Periodicidade mensal, cabendo a Diretoria da empresa solicitações de prazo diferentes desta.

2

. 4 . 2

R e s p o n s á v e i s

 

Glaycy Anne Gerente do Projeto;

2

. 4 . 3

E n v o l v i d o s

Toda a equipe do projeto;

Diretoria da empresa

2

. 4 . 4

D u r a ç ã o

 

Até 2h.

2

. 4 . 5

L o c a l

 

Sala de Treinamento 2 Sede da empresa.

2

. 4 . 6

O u t r o s

A forma de apresentação e de reporte dos assuntos deverá ser previamente informada ao Gerente do Projeto para que adequações relacionadas ao local da reunião e tempo de explanação sejam providenciadas.

2

. 5

R e u n i õ e s

O n l i n e

2

. 5

. 1

O b j e t i v o / M e t o d o l o g i a

Proporcionar interação entre a equipe do projeto e as áreas e stakeholders envolvidos no projeto, quando não for possível a realização das reuniões presenciais. Os participantes serão previamente definidos pelo GP, com pauta específica.

2

. 5

. 2

R e s p o n s á v e i s

 

Glaycy Anne de Melo C Costa Gerente do Projeto;

2

. 5

. 3

E n v o l v i d o s

 

Equipe do Projeto;

 

Participantes pré-definidos (de acordo com o tema a ser tratado).

2

. 5 . 4

D u r a ç ã o

 

30 minutos (tempos adicionais podem ser utilizados, dependendo da tratativa).

2

. 5

. 5

L o c a l

 

Plataforma específica do projeto.

 

2

. 6

L i n k

e s p e c í f i c o

d o

p r o j e t o

n a

I n t r a n e t

2

. 6

. 1

O b j e t i v o / M e t o d o l o g i a

 

Divulgar as principais informações sobre o andamento e objetivo do projeto. Os dados serão atualizados semanalmente pela equipe de TI e supervisão do Gerente do Projeto e Diretor de TI.

2

. 6

. 2

R e s p o n s á v e i s

 

Glaycy Anne Gerente do Projeto;

José Guimarães Rosa Diretor de TI

2

. 6

. 3

E n v o l v i d o s

 

Equipe de TI;

Diretor de TI;

Equipe de Projeto.

2

. 6 . 4

D a t a

e

H o r á r i o

 

24 horas por sete dia.

2

. 6

. 5

L o c a l

 

Intranet da empresa

2 . 7

E - m a i l

 

2

. 7

. 1

O b j e t i v o / M e t o d o l o g i a

Proporcionar a comunicação diária entre os envolvidos no projeto. Essa ferramenta será utilizada principalmente em assuntos de menor relevância. Os dados serão agrupados em Pastas Particulares, com temas gerais definidos, afim de que a pesquisa desses dados a posteriori seja otimizada.

2

. 7

. 2

R e s p o n s á v e i s

 

Glaycy Anne Gerente do Projeto;

2

. 7

. 3

E n v o l v i d o s

Toda a equipe do projeto.

2

. 7 . 4

D a t a

e

H o r á r i o

 

24 (vinte e quatro) horas por 7 (sete) dia.

2

. 7

. 5

L o c a l

2 . 8

2

. 8

Correio Eletrônico/Pastas Particulares

R e u n i õ e s

c o m

f o r n e c e d o r e s / c o n s u l t o r i a

. 1

O b j e t i v o / M e t o d o l o g i a

Solicitar aos fornecedores e consultoria que apresentem as propostas sobre os produtos requeridos.

2

. 8 . 2

R e s p o n s á v e i s

 

Glaycy Anne Gerente do Projeto;

Miguel Moura Técnico do setor de compras

George Gomes Técnico do setor de TI

2

. 8 . 3

E n v o l v i d o s

 

Equipe do Projeto;

Setor de Compras;

Setor de TI;

Consultor em GED;

Técnico do setor financeiro;

Representante da empresa (a ser definido pela Diretoria, dependendo do assunto).

2

. 8 . 4

D u r a ç ã o

30 (trinta) minutos (tempos adicionais podem ser utilizados, dependendo da

tratativa).

2 . 8 . 5

L o c a l

Sala de Treinamento 2 Sede da empresa.

2 . 9

2

. 9

T r e i n a m e n t o

d o s

F a c i l i t a d o r e s

. 1

O b j e t i v o / M e t o d o l o g i a

Capacitar

o

pessoal

de

TI

para

que

possa

equipamentos e do sistema de GED.

assumir

a

administração

dos

2

. 9

. 2

R e s p o n s á v e i s

 

Danilo Fernandes Consultor de GED

2

. 9

. 3

E n v o l v i d o s

 

Setor de Recursos Humanos;

Funcionários de TI;

Consultoria de GED;

Representante da empresa.

2

. 9 . 4

D u r a ç ã o

1 (uma) h diária ou de acordo com as disponibilidades de horários dos treinandos e da empresa.

2

. 9

. 5

L o c a l

 

Sala de Treinamento 2 Sede da empresa.

2

. 9 . 6

O u t r o s

A forma de apresentação e de reporte dos assuntos deverá ser previamente informada ao Setor de Recursos Humanos para que adequações relacionadas ao local de treinamento e tempo de explanação sejam providenciadas.

2

. 1 0

T r e i n a m e n t o

d o s

U s u á r i o s

2

. 1 0

. 1

O b j e t i v o / M e t o d o l o g i a

Treinar os funcionários para a correta utilização dos equipamentos e sistema GED

contratado.

2

. 1 0 . 2

R e s p o n s á v e i s

 

Anna Pereira Facilitador de tecnologia da informação treinado

2

. 1 0 . 3

E n v o l v i d o s

 

Setor de Recursos Humanos;

Facilitador;

Funcionários da empresa;

Representante da empresa.

2

. 1 0 . 4

D u r a ç ã o

 

1h diária ou de acordo com as disponibilidades de horários dos treinandos e da

empresa.

 

2

. 1 0 . 5

L o c a l

 

Sala de Treinamento 2 Sede da empresa.

2

. 1 0 . 6

O u t r o s

A forma de apresentação e de reporte dos assuntos deverá ser previamente informada ao Setor de Recursos Humanos para que adequações relacionadas ao local de treinamento e tempo de explanação sejam providenciadas.

2

. 1 1

R e u n i ã o

p a r a

e n c e r r a r

o

p r o j e t o

( e n d

u p

m e e t i n g ) :

2

. 1 1

. 1

O b j e t i v o / M e t o d o l o g i a

 

Formalizar o final do projeto, através do Termo de Aceite das partes envolvidas (cliente e patrocinador). Cada participante terá até 30 minutos para suas considerações. Apenas após todas as explanações, os demais poderão expor seu entendimento sobre o assunto.

2

. 1 1

. 2

R e s p o n s á v e i s

 
 

Glaycy Anne Gerente do Projeto;

 

Jurandir da Conceição Toblib Presidente da Empresa.

2

. 1 1

. 3

E n v o l v i d o s

 
 

Gerente do Projeto;

 

Equipe de projeto;

 

Diretoria da empresa.

 

2

. 1 1

. 4

D u r a ç ã o

 

Até 2 (duas) h.

2

. 1 1

. 5

L o c a l

 

Sala de Treinamento 2 Sede da empresa.

 

3

C r o n o g r a m a

d o s

e v e n t o s

d e

c o m u n i c a ç ã o

Evento de Comunicação

Abr

Mai

Jun

Jul

Ago

Set

Out

Nov

Dez

Jan

Fev

Reunião de “Kick Off Meeting”

 

X

                 

Reunião de Planejamento

 

X

X

               

Reuniões semanais de Acompanhamento (Follow up meeting)

 

X

X

X

X

X

X

X

X

X

 

Relatórios de Desempenho do projeto

   

X

X

X

X

X

X

X

X

 

Reuniões Online

 

X

X

X

X

X

X

X

X

X

 

Link específico do projeto na Intranet

   

X

X

X

X

X

X

X

X

 

E-mail

 

X

X

X

X

X

X

X

X

X

 

Evento de Comunicação

Abr

Mai

Jun

Jul

Ago

Set

Out

Nov

Dez

Jan

Fev

 

Reuniões com fornecedores/consultoria

     

X

X

X

X

X

     

Treinamento dos

                       

Facilitadores

X

X

X

Treinamento dos Usuários

             

X

X

   

Reunião para encerrar o projeto (end up meeting)

                 

X

 

4

M a t r i z

d e

C o m u n i c a ç ã o

 

Eventos

 

Objetivo

   

Meio

Freqüência

 

Audiência

Dono

 

Entregas

Reunião de “Kick Off Meeting”

Início formal do projeto, onde a equipe será apresentada ao projeto

   

Patrocinador;

   

Face a

Uma vez

Equipe do

 

Gerente

Ata de reunião

   

face

projeto;

do Projeto

   

Stakeholders

 

Reunião

de

Estabelecer as principais diretrizes e envolvidos no projeto

   

Gerente do

     

Planejamento

Face a

Projeto;

Gerente

   

face

Uma vez

Diretores da

do projeto

Ata da Reunião

     

empresa

 

Reuniões Semanais de Acompanhamento (Follow up meeting)

Apresentar através de dados objetivos o status das entregas e atividades do projeto

 

Equipe do

 
   

projeto;

     

Face a

 

Gerente

 

face

Semanal

do projeto

Ata da reunião

   

Relatórios

de

Apresentar através de dados objetivos informações sobre o escopo, tempo, custo, prazo ou qualidade, dependendo do assunto agendado

   

Equipe do

     

Desempenho

do

projeto;

projeto

Face a

Diretores da

Gerente

 

Relatório de

 

Quinzenal

empresa

 

desempenho do

 

face

 

do projeto

 

projeto

Reuniões Online

 

Proporcionar interação entre a equipe do projeto e as áreas e stakeholders envolvidos no projeto.

   

Equipe do

     
 

Platafor

Projeto

 
 

ma

 

específic

a do

Quando

preciso

definidos (de acordo com o tema a ser tratado)

Participantes pré-

Gerente

do Projeto

Ata de reunião

projeto

Eventos

Objetivo

Meio

Freqüência

Audiência

Dono

Entregas

Link específico do projeto na Intranet

 

Divulgar as

   

Equipe de TI;

Gerente

 

principais

Intranet

Diretor de TI

do

 

da

empres

Relatórios

atualizados

 

informações sobre

Semanal

Equipe do

Projeto;

o

andamento e

 

objetivo do projeto

a

Projeto

Gerente

de TI

E-mail

 

Correio

       

Proporcionar a comunicação diária entre os envolvidos no projeto

Eletrôni

co/Past

Diário

Equipe do

Gerente

 

as

projeto

do Projeto

Particul

 
 

ares

Reuniões

com

     

Equipe do

   

fornecedores/consul

Projeto;

toria

Setor de

Compras;

 

Solicitar aos fornecedores e consultoria que apresentem as propostas sobre os produtos requeridos

Setor de TI;

Quando

Consultor em

Face a

demandand

GED;

Gerente

Propostas dos

produtos

face

o, conforme

Técnico do setor

do Projeto

requeridos

cronograma

financeiro;

Representante da

 

empresa (a ser definido pela Diretoria, dependendo do assunto)

Treinamento

dos

     

Setor de

   

Facilitadores

1h diária ou

Recursos Humanos;

Capacitar o pessoal

 

de acordo com as

Funcionários de

 

TI;

 

de TI para que possa assumir a administração dos equipamentos e do sistema de GED

Face a

disponibilid ades de horários dos treinandos

Consultor

Facilitadores

face

Consultoria de

do GED

treinados

GED

 

e

da

Representante da

empresa

empresa

Treinamento

dos

1h diária ou de acordo com as disponibilid

 

usuários

Treinar os funcionários para a

 

Setor de Recursos Humanos, Facilitador,

Facilitador

 

de

 

Face a

Funcionários da empresa, Representante da

tecnologia

Usuários

   
 

correta utilização dos equipamentos

e

sistema GED

face

ades de

horários dos

treinandos

da

informaçã

treinados

 

contratado

e

da

empresa

o treinado

 

empresa

Reunião para encerrar o projeto (end up meeting)

Formalizar o final do projeto

Face a

 

Gerente do Projeto e equipe de assessoria do GP e Diretoria da empresa

Gerente

 

face

Uma vez

do Projeto

Termo de aceite

   

5

A t a s

d e

r e u n i ã o

Todos os eventos oficiais de comunicação serão registrados em Atas, sobre co- responsabilidade de um membro da equipe, previamente definido pelo Gerente do Projeto, que fará a revisão do conteúdo para posterior divulgação à equipe do Projeto e Diretoria da Empresa.

As atas de reunião serão padronizadas, onde constará o dia, horário, local e participantes, além da citação na íntegra dos temas elencados.

6

E x e m p l o

d e

r e l a t ó r i o s

d o

p r o j e t o

Os principais relatórios a serem publicados no sistema de informações do projeto são apresentados a seguir.

Todos esses relatórios serão gerados diariamente pelos responsáveis e publicados no espaço dedicado ao projeto na intranet da empresa.

Qualquer outra necessidade de relatórios de progresso para as reuniões semanais de acompanhamento deverá ser solicitada com antecedência mínima de 24 horas e por escrito com a autorização do gerente de projetos.

6 . 1

W B S

o u

E A P

( E s t r u t u r a

A n a l í t i c a

d o

P r o j e t o )

A representação a seguir é o padrão para a visualização da WBS durante o progresso do projeto, onde as atividades concluídas são apresentadas em azul, as atividades em execução em amarelo e as não iniciadas em verde, incluindo também o percentual completo da atividade dentro da caixa da atividade.

R e s p o n s á v e l :

6 . 2

G r á f i c o

Glaycy Anne de Melo C. Costa

d e

G a n t t

O gráfico de Gantt do projeto será evidenciado através de barras no tempo para todas as atividades do projeto ao longo de sua execução, possibilitando o acompanhamento da evolução das atividades em relação ao tempo previsto.

R e s p o n s á v e l :

Glaycy Anne de Melo C. Costa

6 . 3

D i a g r a m a

d e

R e d e

O diagrama de rede será apresentado por elemento do WBS ou da EAP do projeto dentro de uma escala quinzenal de trabalho, evidenciando também as atividades críticas em vermelho e as não críticas em azul. Cada caixa representa uma atividade com seu nome, data de início e término.

R

e s p o n s á v e l :

Glaycy Anne de Melo C. Costa

 

6

. 4

A c o m p a n h a m e n t o

d o

O r ç a m e n t o

d o

P r o j e t o

O orçamento do projeto será acompanhado apresentando o orçamento de cada atividade e o seu custo atualizado, resumindo essas informações em um indicador gráfico de status do projeto, onde o status verde indica gasto abaixo do orçamento, o status amarelo indica um custo real inferior ao custo orçado em menos de 5%, o status vermelho indica um custo real superior ao orçado.

R

e s p o n s á v e l :

Roberto Correia de Assis Filho

6

. 5

D i a g r a m a

d e

M a r c o s

Relatório que apresenta as datas de conclusão de cada atividade com seus respectivos desvios, apresentando o atraso/adiantamento da atividade, bem como o status de cada atividade com relação ao tempo através de um indicador gráfico de status do projeto, onde o status verde (branco) indica um adiantamento do trabalho, o status amarelo(cinza) indica um adiantamento inferior a 5% do previsto e o status vermelho (preto) indica uma projeção de atraso no marco.

R

e s p o n s á v e l :

Glaycy Anne de Melo C. Costa

 

6

. 6

D e s e m p e n h o

d o

P r o j e t o

A n á l i s e

d e

V a l o r

A g r e g a d o

Relatório que apresenta um comparativo entre o valor agregado de cada atividade do projeto e o valor previsto para cada um deles, incluindo os valores de custo orçado (BCWS) e o valor agregado (ACWP), bem como o gráfico comparativo entre o orçado e

o

agregado no tempo.

R

e s p o n s á v e l : Roberto Correia de Assis Filho

7

A d m i n i s t r a ç ã o c o m u n i c a ç õ e s

d o

p l a n o

d e

g e r e n c i a m e n t o

d a s

7

. 1

R e s p o n s á v e l

p e l o

p l a n o

 

Glaycy Anne de Melo Correia Costa, gerente do projeto, será o responsável direto

pelo plano de gerenciamento das Comunicações.

José Ribamar Barros Gomes, membro do time do projeto, será suplente do

responsável direto pelo plano de gerenciamento das comunicações.

7 . 2

F r e q ü ê n c i a

d e

a t u a l i z a ç ã o

d a s

c o m u n i c a ç õ e s

d o

p l a n o

d e

g e r e n c i a m e n t o

O plano de gerenciamento das comunicações será reavaliado mensalmente na

primeira reunião mensal do CCB, juntamente com os outros planos de gerenciamento do

projeto.

As necessidades de atualização do plano antes da primeira reunião de CCB do

projeto deverão ser tratadas através dos procedimentos descritos no item.

8

O u t r o s

g e r e n c i a m e n t o

a s s u n t o s

d a s

r e l a c i o n a d o s

d o

c o m u n i c a ç õ e s

p r o j e t o

a o

Todas as solicitações não previstas neste plano devem ser submetidas às reuniões

semanais de acompanhamento para aprovação. Imediatamente após sua aprovação devem

ser atualizadas no plano de gerenciamento das comunicações com seu devido registro de

alterações.

9

A p r o v a ç õ e s

Aprovado por

Data

Assinatura