Plano de Gerenciamento de Comunicaes do Projeto 1

P l a n o d e Ge r e n c i a me n t o d a s C o mu n i c a e s d o
P r o j e t o
I d e n t i f i c a o
Projeto
Implantao de Sistema GED
Verso
1.1
Incio
28.05.2012
Solicitante
BB S.A
Trmino
28.01.2013
Patrocinador do Projeto
Jurandir Toblib Presidente da BB S.A.
Gerente do Projeto
Glaycy Anne de Melo C. Costa

H i s t r i c o d e R e g i s t r o s
Verso Data Responsvel Descrio
1.0 08.07.2012
Anna Karoline
Jos de Ribamar Gomes
Criao do documento
1.1 09.07.2012 Glaycy Anne de Melo Alterao no documento




Plano de Gerenciamento de Comunicaes do Projeto 2

1 De s c r i o d o s p r o c e s s o s d e g e r e n c i a me n t o d a s
c o mu n i c a e s
O processo de Gerenciamento de Comunicaes ser realizado atravs das
seguintes tcnicas e ferramentas:
Link especfico do projeto na Intranet
Documentos impressos
Correio eletrnico
Reunies
Quadro de avisos
Atas de reunio
Contratos
Notas Dirias e Boletins semanais (sero divulgados atravs de
mensagens eletrnicas e atualizaes na Intranet)
Ser criado um link especfico na Intranet da empresa com as principais
informaes sobre implantao do sistema GED cronograma, setores envolvidos, partes
interessadas, dentre outros. Os funcionrios da empresa podero enviar
sugestes/reclamaes atravs da opo Avaliao do Projeto, onde apenas o Gerente do
Projeto ter acesso esses dados.
Os membros da equipe do projeto podero enviar sugestes para a Pasta
Particular diretamente relacionada ao projeto, onde os nveis de acesso s informaes sero
definidos pelo Gerente do Projeto, tendo apenas a Diretoria da empresa a prerrogativa para
acessar qualquer informao.
As reunies sero realizadas online quando no forem possveis as reunies
presenciais, sendo estas definidas pelo GP e semanalmente na modalidade presencial,
realizadas s sextas-feiras, onde constar previamente a pauta dos assuntos a serem
discutidos pelo time do projeto, o objetivo da reunio, os participantes e a definio de seus
Plano de Gerenciamento de Comunicaes do Projeto 3
papis, cabendo ao GP possveis alteraes no cronograma, pauta e periodicidade das
mesmas.
As atas de reunio sero padronizadas, onde constar o dia, horrio, local e
participantes, alm da citao na ntegra dos temas elencados.
2 E v e n t o s d e c o mu n i c a o
O projeto ter os seguintes eventos de comunicao:
2 . 1 R e u n i o d e K i c k O f f Me e t i n g
2 . 1 . 1 O b j e t i v o / Me t o d o l o g i a
Incio formal do projeto, onde sero apresentadas as primeiras informaes sobre
o objetivo do projeto e suas implicaes na estrutura organizacional da empresa, de que
formas os stakeholders e reas da empresa ficaro envolvidas, alm dos primeiros
levantamentos relacionados a tempo, custo, escopo, dentre outros.
2 . 1 . 2 R e s p o n s v e i s
Glaycy Anne de Melo C Costa Gerente do Projeto;
Jos Guimares Rosa Diretor de TI.
2 . 1 . 3 E n v o l v i d o s
Equipe do Projeto;
Diretores da Empresa;
Gestores Principais dos setores envolvidos.
2 . 1 . 4 D u r a o
1 (uma) hora.
2 . 1 . 5 L o c a l
Sala de Treinamento 2 Sede da empresa.

Plano de Gerenciamento de Comunicaes do Projeto 4
2 . 2 R e u n i o d e P l a n e j a me n t o
2 . 2 . 1 O b j e t i v o / Me t o d o l o g i a
Estabelecer as principais diretrizes e envolvidos no projeto.
2 . 2 . 2 R e s p o n s v e l
Glaycy Anne Gerente do Projeto
Jos Guimares Rosa Diretor de TI
2 . 2 . 3 E n v o l v i d o s
Gerente do Projeto;
Diretores da Empresa.
2 . 2 . 4 D u r a o
1 (uma) hora.
2 . 2 . 5 L o c a l
Sala de Treinamento 2 Sede da empresa.
2 . 3 R e u n i e s S e ma n a i s d e A c o mp a n h a me n t o ( F o l l o w u p
me e t i n g )
2 . 3 . 1 O b j e t i v o / Me t o d o l o g i a
Apresentar atravs de dados objetivos o status das entregas e atividades do
projeto. Cada responsvel ter at 10 minutos para suas consideraes. Apenas aps todas as
explanaes, os demais podero expor seu entendimento sobre o assunto, e juntos definiro
as estratgias futuras. Os participantes sero previamente definidos pelo GP, com pauta
especfica.
2 . 3 . 2 R e s p o n s v e i s
Glaycy Anne Gerente do Projeto;
Jos Guimares Rosa Diretor de TI;
2 . 3 . 3 E n v o l v i d o s
Toda a equipe
Plano de Gerenciamento de Comunicaes do Projeto 5
2 . 3 . 4 D u r a o
1 (uma) hora e 30 (trinta) minutos.
2 . 3 . 5 L o c a l
Sala de Treinamento 2 Sede da empresa.
2 . 3 . 6 O u t r o s
A forma de apresentao e de reporte dos assuntos dever ser previamente
informada ao Gerente do Projeto para que adequaes relacionadas ao local da reunio e
tempo de explanao sejam providenciadas.
2 . 4 R e l a t r i o s d e D e s e mp e n h o d o p r o j e t o
2 . 4 . 1 O b j e t i v o / Me t o d o l o g i a
Apresentar atravs de dados objetivos informaes sobre o escopo, tempo, custo,
prazo ou qualidade, dependendo do assunto agendado.
Recomenda-se que os responsveis pelo reporte dos dados de desempenho,
apresentem preferencialmente atravs de tabelas, grficos, histogramas, relatrios,
indicadores, e se possvel, que sejam distribudas cpias do material aos participantes para um
acompanhamento mais efetivo dos dados expostos.
Cada responsvel ter at 20 minutos para suas consideraes. Apenas aps
todas as explanaes, os demais podero expor seu entendimento sobre o assunto, e juntos
definiro as estratgias futuras. Os participantes sero previamente definidos pelo GP, com
pauta especfica. Periodicidade mensal, cabendo a Diretoria da empresa solicitaes de prazo
diferentes desta.
2 . 4 . 2 R e s p o n s v e i s
Glaycy Anne Gerente do Projeto;
2 . 4 . 3 E n v o l v i d o s
Toda a equipe do projeto;
Diretoria da empresa

Plano de Gerenciamento de Comunicaes do Projeto 6
2 . 4 . 4 D u r a o
At 2h.
2 . 4 . 5 L o c a l
Sala de Treinamento 2 Sede da empresa.
2 . 4 . 6 O u t r o s
A forma de apresentao e de reporte dos assuntos dever ser previamente
informada ao Gerente do Projeto para que adequaes relacionadas ao local da reunio e
tempo de explanao sejam providenciadas.
2 . 5 R e u n i e s O n l i n e
2 . 5 . 1 O b j e t i v o / Me t o d o l o g i a
Proporcionar interao entre a equipe do projeto e as reas e stakeholders
envolvidos no projeto, quando no for possvel a realizao das reunies presenciais. Os
participantes sero previamente definidos pelo GP, com pauta especfica.
2 . 5 . 2 R e s p o n s v e i s
Glaycy Anne de Melo C Costa Gerente do Projeto;
2 . 5 . 3 E n v o l v i d o s
Equipe do Projeto;
Participantes pr-definidos (de acordo com o tema a ser tratado).
2 . 5 . 4 D u r a o
30 minutos (tempos adicionais podem ser utilizados, dependendo da tratativa).
2 . 5 . 5 L o c a l
Plataforma especfica do projeto.
2 . 6 L i n k e s p e c f i c o d o p r o j e t o n a I n t r a n e t
2 . 6 . 1 O b j e t i v o / Me t o d o l o g i a
Plano de Gerenciamento de Comunicaes do Projeto 7
Divulgar as principais informaes sobre o andamento e objetivo do projeto. Os
dados sero atualizados semanalmente pela equipe de TI e superviso do Gerente do Projeto e
Diretor de TI.
2 . 6 . 2 R e s p o n s v e i s
Glaycy Anne Gerente do Projeto;
Jos Guimares Rosa Diretor de TI
2 . 6 . 3 E n v o l v i d o s
Equipe de TI;
Diretor de TI;
Equipe de Projeto.
2 . 6 . 4 D a t a e H o r r i o
24 horas por sete dia.
2 . 6 . 5 L o c a l
Intranet da empresa
2 . 7 E - ma i l
2 . 7 . 1 O b j e t i v o / Me t o d o l o g i a
Proporcionar a comunicao diria entre os envolvidos no projeto. Essa
ferramenta ser utilizada principalmente em assuntos de menor relevncia. Os dados sero
agrupados em Pastas Particulares, com temas gerais definidos, afim de que a pesquisa desses
dados a posteriori seja otimizada.
2 . 7 . 2 R e s p o n s v e i s
Glaycy Anne Gerente do Projeto;
2 . 7 . 3 E n v o l v i d o s
Toda a equipe do projeto.
Plano de Gerenciamento de Comunicaes do Projeto 8
2 . 7 . 4 D a t a e H o r r i o
24 (vinte e quatro) horas por 7 (sete) dia.
2 . 7 . 5 L o c a l
Correio Eletrnico/Pastas Particulares
2 . 8 R e u n i e s c o m f o r n e c e d o r e s / c o n s u l t o r i a
2 . 8 . 1 O b j e t i v o / Me t o d o l o g i a
Solicitar aos fornecedores e consultoria que apresentem as propostas sobre os
produtos requeridos.
2 . 8 . 2 R e s p o n s v e i s
Glaycy Anne Gerente do Projeto;
Miguel Moura Tcnico do setor de compras
George Gomes Tcnico do setor de TI
2 . 8 . 3 E n v o l v i d o s
Equipe do Projeto;
Setor de Compras;
Setor de TI;
Consultor em GED;
Tcnico do setor financeiro;
Representante da empresa (a ser definido pela Diretoria, dependendo do
assunto).
2 . 8 . 4 D u r a o
30 (trinta) minutos (tempos adicionais podem ser utilizados, dependendo da
tratativa).
Plano de Gerenciamento de Comunicaes do Projeto 9
2 . 8 . 5 L o c a l
Sala de Treinamento 2 Sede da empresa.
2 . 9 T r e i n a me n t o d o s F a c i l i t a d o r e s
2 . 9 . 1 O b j e t i v o / Me t o d o l o g i a
Capacitar o pessoal de TI para que possa assumir a administrao dos
equipamentos e do sistema de GED.
2 . 9 . 2 R e s p o n s v e i s
Danilo Fernandes Consultor de GED
2 . 9 . 3 E n v o l v i d o s
Setor de Recursos Humanos;
Funcionrios de TI;
Consultoria de GED;
Representante da empresa.
2 . 9 . 4 D u r a o
1 (uma) h diria ou de acordo com as disponibilidades de horrios dos treinandos
e da empresa.
2 . 9 . 5 L o c a l
Sala de Treinamento 2 Sede da empresa.
2 . 9 . 6 O u t r o s
A forma de apresentao e de reporte dos assuntos dever ser previamente
informada ao Setor de Recursos Humanos para que adequaes relacionadas ao local de
treinamento e tempo de explanao sejam providenciadas.
Plano de Gerenciamento de Comunicaes do Projeto 10
2 . 1 0 T r e i n a me n t o d o s U s u r i o s
2 . 1 0 . 1 O b j e t i v o / Me t o d o l o g i a
Treinar os funcionrios para a correta utilizao dos equipamentos e sistema GED
contratado.
2 . 1 0 . 2 R e s p o n s v e i s
Anna Pereira Facilitador de tecnologia da informao treinado
2 . 1 0 . 3 E n v o l v i d o s
Setor de Recursos Humanos;
Facilitador;
Funcionrios da empresa;
Representante da empresa.
2 . 1 0 . 4 D u r a o
1h diria ou de acordo com as disponibilidades de horrios dos treinandos e da
empresa.
2 . 1 0 . 5 L o c a l
Sala de Treinamento 2 Sede da empresa.
2 . 1 0 . 6 O u t r o s
A forma de apresentao e de reporte dos assuntos dever ser previamente
informada ao Setor de Recursos Humanos para que adequaes relacionadas ao local de
treinamento e tempo de explanao sejam providenciadas.
2 . 1 1 R e u n i o p a r a e n c e r r a r o p r o j e t o ( e n d u p me e t i n g ) :
2 . 1 1 . 1 O b j e t i v o / Me t o d o l o g i a
Formalizar o final do projeto, atravs do Termo de Aceite das partes envolvidas
(cliente e patrocinador). Cada participante ter at 30 minutos para suas consideraes.
Apenas aps todas as explanaes, os demais podero expor seu entendimento sobre o
assunto.
Plano de Gerenciamento de Comunicaes do Projeto 11
2 . 1 1 . 2 R e s p o n s v e i s
Glaycy Anne Gerente do Projeto;
Jurandir da Conceio Toblib Presidente da Empresa.
2 . 1 1 . 3 E n v o l v i d o s
Gerente do Projeto;
Equipe de projeto;
Diretoria da empresa.
2 . 1 1 . 4 D u r a o
At 2 (duas) h.
2 . 1 1 . 5 L o c a l
Sala de Treinamento 2 Sede da empresa.
3 C r o n o g r a ma d o s e v e n t o s d e c o mu n i c a o
Evento de Comunicao Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez Jan Fev
Reunio de Kick Off
Meeting
X
Reunio de Planejamento X X
Reunies semanais de
Acompanhamento (Follow
up meeting)
X X X X X X X X X
Relatrios de Desempenho
do projeto
X X X X X X X X
Reunies Online X X X X X X X X X
Link especfico do projeto
na Intranet
X X X X X X X X
E-mail X X X X X X X X X
Plano de Gerenciamento de Comunicaes do Projeto 12
Evento de Comunicao Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez Jan Fev
Reunies com
fornecedores/consultoria
X X X X X
Treinamento dos
Facilitadores
X X X
Treinamento dos Usurios X X
Reunio para encerrar o
projeto (end up meeting)
X

4 Ma t r i z d e C o mu n i c a o
Eventos Objetivo Meio Freqncia Audincia Dono Entregas
Reunio de Kick Off
Meeting
Incio formal do
projeto, onde a
equipe ser
apresentada ao
projeto
Face a
face
Uma vez
Patrocinador;
Equipe do
projeto;
Stakeholders
Gerente
do Projeto
Ata de reunio
Reunio de
Planejamento

Estabelecer as
principais diretrizes
e envolvidos no
projeto
Face a
face
Uma vez
Gerente do
Projeto;
Diretores da
empresa
Gerente
do projeto
Ata da Reunio
Reunies Semanais
de
Acompanhamento
(Follow up meeting)
Apresentar atravs
de dados objetivos
o status das
entregas e
atividades do
projeto
Face a
face
Semanal
Equipe do
projeto;

Gerente
do projeto
Ata da reunio
Relatrios de
Desempenho do
projeto
Apresentar atravs
de dados objetivos
informaes sobre
o escopo, tempo,
custo, prazo ou
qualidade,
dependendo do
assunto agendado
Face a
face
Quinzenal
Equipe do
projeto;
Diretores da
empresa
Gerente
do projeto
Relatrio de
desempenho do
projeto
Reunies Online Proporcionar
interao entre a
equipe do projeto e
as reas e
stakeholders
envolvidos no
projeto.
Platafor
ma
especfic
a do
projeto
Quando
preciso
Equipe do
Projeto
Participantes pr-
definidos (de acordo
com o tema a ser
tratado)
Gerente
do Projeto
Ata de reunio
Plano de Gerenciamento de Comunicaes do Projeto 13
Eventos Objetivo Meio Freqncia Audincia Dono Entregas
Link especfico do
projeto na Intranet
Divulgar as
principais
informaes sobre
o andamento e
objetivo do projeto
Intranet
da
empres
a
Semanal
Equipe de TI;
Diretor de TI
Equipe do
Projeto

Gerente
do
Projeto;
Gerente
de TI
Relatrios
atualizados
E-mail

Proporcionar a
comunicao diria
entre os envolvidos
no projeto
Correio
Eletrni
co/Past
as
Particul
ares
Dirio
Equipe do
projeto
Gerente
do Projeto

Reunies com
fornecedores/consul
toria

Solicitar aos
fornecedores e
consultoria que
apresentem as
propostas sobre os
produtos
requeridos
Face a
face
Quando
demandand
o, conforme
cronograma
Equipe do
Projeto;
Setor de
Compras;
Setor de TI;
Consultor em
GED;
Tcnico do setor
financeiro;
Representante da
empresa (a ser
definido pela
Diretoria,
dependendo do
assunto)
Gerente
do Projeto
Propostas dos
produtos
requeridos
Treinamento dos
Facilitadores

Capacitar o pessoal
de TI para que
possa assumir a
administrao dos
equipamentos e do
sistema de GED
Face a
face
1h diria ou
de acordo
com as
disponibilid
ades de
horrios dos
treinandos
e da
empresa
Setor de
Recursos Humanos;
Funcionrios de
TI;
Consultoria de
GED
Representante da
empresa
Consultor
do GED
Facilitadores
treinados
Treinamento dos
usurios

Treinar os
funcionrios para a
correta utilizao
dos equipamentos
e sistema GED
contratado
Face a
face
1h diria ou
de acordo
com as
disponibilid
ades de
horrios dos
treinandos
e da
empresa
Setor de Recursos
Humanos, Facilitador,
Funcionrios da
empresa,
Representante da
empresa
Facilitador
de
tecnologia
da
informa
o treinado
Usurios
treinados
Reunio para
encerrar o projeto
(end up meeting)
Formalizar o final
do projeto
Face a
face
Uma vez
Gerente do Projeto e
equipe de assessoria
do GP e Diretoria da
empresa
Gerente
do Projeto
Termo de aceite

Plano de Gerenciamento de Comunicaes do Projeto 14
5 At a s d e r e u n i o
Todos os eventos oficiais de comunicao sero registrados em Atas, sobre co-
responsabilidade de um membro da equipe, previamente definido pelo Gerente do Projeto,
que far a reviso do contedo para posterior divulgao equipe do Projeto e Diretoria da
Empresa.
As atas de reunio sero padronizadas, onde constar o dia, horrio, local e
participantes, alm da citao na ntegra dos temas elencados.
6 E x e mp l o d e r e l a t r i o s d o p r o j e t o
Os principais relatrios a serem publicados no sistema de informaes do projeto
so apresentados a seguir.
Todos esses relatrios sero gerados diariamente pelos responsveis e publicados
no espao dedicado ao projeto na intranet da empresa.
Qualquer outra necessidade de relatrios de progresso para as reunies semanais
de acompanhamento dever ser solicitada com antecedncia mnima de 24 horas e por escrito
com a autorizao do gerente de projetos.
6 . 1 WB S o u E A P ( E s t r u t u r a A n a l t i c a d o P r o j e t o )
A representao a seguir o padro para a visualizao da WBS durante o
progresso do projeto, onde as atividades concludas so apresentadas em azul, as atividades
em execuo em amarelo e as no iniciadas em verde, incluindo tambm o percentual
completo da atividade dentro da caixa da atividade.
R e s p o n s v e l : Glaycy Anne de Melo C. Costa
6 . 2 G r f i c o d e G a n t t
O grfico de Gantt do projeto ser evidenciado atravs de barras no tempo para
todas as atividades do projeto ao longo de sua execuo, possibilitando o acompanhamento
da evoluo das atividades em relao ao tempo previsto.
R e s p o n s v e l : Glaycy Anne de Melo C. Costa
Plano de Gerenciamento de Comunicaes do Projeto 15
6 . 3 D i a g r a ma d e R e d e
O diagrama de rede ser apresentado por elemento do WBS ou da EAP do projeto
dentro de uma escala quinzenal de trabalho, evidenciando tambm as atividades crticas em
vermelho e as no crticas em azul. Cada caixa representa uma atividade com seu nome, data
de incio e trmino.
R e s p o n s v e l : Glaycy Anne de Melo C. Costa
6 . 4 A c o mp a n h a me n t o d o O r a me n t o d o P r o j e t o
O oramento do projeto ser acompanhado apresentando o oramento de cada
atividade e o seu custo atualizado, resumindo essas informaes em um indicador grfico de
status do projeto, onde o status verde indica gasto abaixo do oramento, o status amarelo
indica um custo real inferior ao custo orado em menos de 5%, o status vermelho indica um
custo real superior ao orado.
R e s p o n s v e l : Roberto Correia de Assis Filho

6 . 5 D i a g r a ma d e Ma r c o s
Relatrio que apresenta as datas de concluso de cada atividade com seus
respectivos desvios, apresentando o atraso/adiantamento da atividade, bem como o status de
cada atividade com relao ao tempo atravs de um indicador grfico de status do projeto,
onde o status verde (branco) indica um adiantamento do trabalho, o status amarelo(cinza)
indica um adiantamento inferior a 5% do previsto e o status vermelho (preto) indica uma
projeo de atraso no marco.
R e s p o n s v e l : Glaycy Anne de Melo C. Costa
6 . 6 D e s e mp e n h o d o P r o j e t o A n l i s e d e V a l o r A g r e g a d o
Relatrio que apresenta um comparativo entre o valor agregado de cada
atividade do projeto e o valor previsto para cada um deles, incluindo os valores de custo
orado (BCWS) e o valor agregado (ACWP), bem como o grfico comparativo entre o orado e
o agregado no tempo.
R e s p o n s v e l : Roberto Correia de Assis Filho
Plano de Gerenciamento de Comunicaes do Projeto 16
7 Ad mi n i s t r a o d o p l a n o d e g e r e n c i a me n t o d a s
c o mu n i c a e s
7 . 1 R e s p o n s v e l p e l o p l a n o
Glaycy Anne de Melo Correia Costa, gerente do projeto, ser o responsvel direto
pelo plano de gerenciamento das Comunicaes.
Jos Ribamar Barros Gomes, membro do time do projeto, ser suplente do
responsvel direto pelo plano de gerenciamento das comunicaes.
7 . 2 F r e q n c i a d e a t u a l i z a o d o p l a n o d e g e r e n c i a me n t o
d a s c o mu n i c a e s
O plano de gerenciamento das comunicaes ser reavaliado mensalmente na
primeira reunio mensal do CCB, juntamente com os outros planos de gerenciamento do
projeto.
As necessidades de atualizao do plano antes da primeira reunio de CCB do
projeto devero ser tratadas atravs dos procedimentos descritos no item.
8 Ou t r o s a s s u n t o s r e l a c i o n a d o s a o
g e r e n c i a me n t o d a s c o mu n i c a e s d o p r o j e t o
Todas as solicitaes no previstas neste plano devem ser submetidas s reunies
semanais de acompanhamento para aprovao. Imediatamente aps sua aprovao devem
ser atualizadas no plano de gerenciamento das comunicaes com seu devido registro de
alteraes.
9 Ap r o v a e s
Aprovado por Data Assinatura