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br EBOOK
O COORDENADOR DE MERCHANDISING EM AO
As caractersticas de um lder de sucesso
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O COORDENADOR DE MERCHANDISING EM AO
Sumrio

Introduo
Coordenador de
Merchandising -
Quem e o que
faz?
Agora sou
coordenador de
merchandising
As caractersticas
do coordenador
bem sucedido
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O COORDENADOR DE MERCHANDISING EM AO
Introduo
Uma pesquisa revela que 71% das empresas reclamam da falta de lderes para sustentar suas
estratgias de crescimento. bem verdade que a preocupao de que haja um apago de lideres se
d de forma generalizada, e quando falamos dos coordenadores de merchandising isso no
diferente, pelo contrario, em minha opinio o problema nesse segmento ainda mais preocupante e
vo entender o porqu digo isso no decorrer desse eBook.



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O COORDENADOR DE MERCHANDISING EM AO
Quem leu o eBook O Trabalho do Promotor de Vendas pde verificar a importncia do
promotor de vendas e tambm observar o que esse profissional deve e o que no deve fazer no ponto
de venda, falamos um pouquinho sobre as tcnicas de merchandising que este desenvolve e sobre o
futuro da profisso. Uma das coisas que frisei foi a necessidade de novos coordenadores de
merchandising e que essa geralmente uma das opes que o promotor de vendas tem para ser
promovido. Mas uma das coisas que observo que muitos promotores tm medo, se que posso usar
a expresso medo nesse contexto. Uma coisa bem clara a respeito desse assunto: muitos se
refreiam de ser promovido como coordenador e buscam a outra opo que ser um representante
comercial ou vendedor. Mas por que isso acontece?



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Da mesma maneira que o trabalho do promotor de vendas extremamente importante, o
trabalho do coordenador de merchandising tambm fundamental, embora ainda haja empresas que
acham que podem viver sem eles. A sua empresa pensa assim? Voc pensa assim?



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Esses so apenas alguns dos assuntos que vamos abordar nesse eBook. Se voc promotor de
vendas vai gostar desse eBook, pois o ajudar a ver mais de perto a rotina de um coordenador de
merchandising e quais os desafios e tambm as vantagens. Agora, se voc coordenador de
merchandising h pouco tempo, vai adquirir conhecimento que com certeza ir ajudar a lidar com
certas situaes futuras. Mas talvez voc seja um coordenador experiente que acha que essa matria
no ser novidade. A que voc se engana, no vou falar de todas as reas, mas esse eBook ser uma
ferramenta valiosa para todos aqueles que veem o merchandising como uma das coisas mais
importantes do varejo.


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O COORDENADOR DE MERCHANDISING EM AO
Coordenador de Merchandising - Quem e o que faz?
PARTE I

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Assim como o promotor de vendas tem uma funo importante e muito dinmica, o
Coordenador de Merchandising no diferente. Ele o profissional mais prximo do promotor e,
como o prprio nome diz, tem como funo principal coordenar a equipe de merchandising. Quando
falamos em coordenar, estamos falando no pleno sentido da palavra: fazer com que as coisas tomem
o rumo correto e que no se desvie do objetivo que se deseja.

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Pensando no caso do coordenador de merchandising, entendemos que ele deve dar o suporte ao
promotor da maneira que se precisa, espera e deseja. Falo isso por que h muitos coordenadores que
agem mais como xerife do que como um verdadeiro lder que est disposto a ajudar e dar apoio ao
promotor de vendas.

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O coordenador de merchandising tambm o
porta-voz do promotor de vendas, pois tem acesso direto
e mais frequente aos departamentos de RH, Marketing,
Trade Marketing, Vendas, Logstica, entre outras reas.
Isso ajuda-o a comunicar para a sua empresa de maneira
mais rpida quais so as necessidades do campo
relacionado a sua equipe de merchandising e tambm
dos produtos e marcas que a empresa representa.
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Embora sejam funes dinmicas, conforme mencionei no inicio, cabe aqui uma palavra de
cautela. Assim como o varejo e fornecedores confundem muito a funo do promotor, ou fazem de
conta que no entendem direito simplesmente para tirar proveito da situao, isso tambm ocorre
com o coordenador de merchandising, que muitas vezes tem a sua funo confundida ou alterada por
membros da equipe que acabam solicitando que realizem outras atividades que no fazem parte da
sua real funo, acarretando assim dificuldades. Como assim?
Vou citar um exemplo de como isso
pode acontecer:
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Certa vez eu estava atendendo uma regio onde no havamos conseguido contratar um
promotor. Como responsvel pelo setor, eu estava atendendo a razo de nossa existncia, o cliente, e
suprindo a ausncia do promotor. L estava eu realizando o seu trabalho. Foi ento que o gerente
administrativo me ligou pedindo que eu parasse o que eu estava fazendo para coletar produtos em
um dos entrepostos da empresa, pois eu estava mais prximo que o motorista que faria a coleta ali. O
que voc faria no meu lugar?
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Tentei argumentar com ele que no tinha sentido eu fazer
isso, j que no poderia deixar os nossos clientes na mo. Isso seria
ruim tambm para ns mesmos, que perderamos venda por no ter
o produto na gndola e tambm perderamos espao. Por fim, frisei
que aquela no era minha funo. Depois de alguns segundos de
silncio ao telefone ele simplesmente finalizou a conversa com um
tudo bem a contragosto. Esse apenas um exemplo entre muitos
que ocorreram no perodo que atuei como coordenador.
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importante que o coordenador de merchandising tenha
bem definido qual o seu papel, pois muitos vo tentar se
aproveitar dele por conta do seu contato com todos os
departamentos. Alm disso, ele costuma ter um carro furgo e
fazer a maior parte do seu trabalho na rua. Olha quanta
combinao interessante para o desenvolvimento profissional,
mas no s isso, so combinaes que atraem muitos
interesseiros tambm. Por isso, tome cuidado, pois os
mesmos que tiram proveito de voc, com seus incansveis
pedidos de: quebra essa pra mim?, so os primeiros a te
abandonar quando a diretoria ou gerencia chamar a sua
ateno por no ter conseguido realizar uma tarefa que estava
no script.
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Ainda falando sobre as funes do coordenador lembramos que seu foco deve ser:

A gesto da equipe de merchandising;
Contratao e substituio de membros da equipe;
Planejamento do setor, novos roteiros e manuteno ou remanejamento dos
existentes;
Criao e acompanhamento de relatrios de visita referentes equipe;
Reunies, treinamentos, materiais de merchandising e de campanhas promocionais;
Bom conhecimento e relacionamento com clientes do setor atendido, contratao e
acompanhamento de demonstradores e degustadores, incluindo relatrios e
treinamento, entre outros aspectos da gesto.
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Agora sou coordenador de merchandising
PARTE II

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Ser coordenador de merchandising muito fcil, no se faz nada, s anda de carro da empresa
para cima e para baixo e com todas as despesas pagas.

J pensou, falou ou j ouviu algum falar isso? Agora que j definimos o papel do coordenador
de merchandising e observamos quais so as sua responsabilidades ao contrrio do que se pensa e
do que se fala (confesso que falava isso antes de me tornar um coordenador), ele tem muito trabalho
a fazer. Isso sem contar as inmeras reunies que tem que participar.
Calma, isso no para desencorajar ningum a ingressar nessa carreira, simplesmente para que
todos que esto do lado de fora possam ter uma viso melhor do que esses profissionais fazem para
empresa e para o varejo.
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Muitos promotores se refreiam de
ingressar na carreira de coordenador por
achar que no para ele ou pelo pavor
mesmo do que isso representa sem mesmo
saber o que est envolvido. Alm disso, a
alguns promotores no se prepara para
assumir maiores responsabilidades, nem
buscam aprimoramento da profisso.
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Muitos nem mesmo aproveitam o treinamento que recebem dentro da empresa algo muito
valioso para uma futura promoo, seja como coordenador ou como representante comercial ou
vendedor, seja naquela ou em outra empresa. muito comum observar que, enquanto se desenrola
um treinamento, o fulano est com brincadeira, parecendo o Joozinho da escola e depois o
mesmo fulano que reclama que a empresa no o promove que j faz no sei quantos anos que est
na empresa e bl, bl, bl.
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Como pde notar, o promotor de vendas , na maioria das vezes, o mais cotado a se tornar um
coordenador. No o nico, j que a mo de obra est cada vez mais difcil. Por isso, algumas
empresas acabam contratando profissionais que no tm experincia ou que no trabalham na rea
de merchandising.
Embora isso no seja proibido e muitos
acabam se adaptando, no a mesma coisa que ter
algum que possa ser promovido dentro da empresa.
Afinal, um promotor de vendas que promovido
dentro da prpria empresa muito bom. O
profissional que promovido dentro da empresa ir
se sentir reconhecido, realizado profissionalmente,
ter um salrio melhor, vai estreitar ainda mais o seu
vinculo com a empresa e com certeza estar
motivado.
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Por outro lado, a empresa tambm ganha muito quando promove algum. Ir economizar
financeiramente e em tempo. Embora v treinar aquele profissional para uma nova funo (e uma
nova responsabilidade), ter um lder que j est engajado na poltica da empresa, com um bom
conhecimento de seus produtos e marcas e bom relacionamento com os clientes. E o lado positivo
disso que at mesmo os clientes veem com bons olhos a empresa que valoriza o profissional.
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Costumo dizer que, antes mesmo de a empresa promover um promotor, os clientes j o
promoveram primeiro. Da mesma maneira que o promotor adquire um bom conhecimento de seus
clientes por intermdio de seu relacionamento, isso recproco. O cliente tambm passa a conhecer o
promotor e vende essa imagem para todos, em especial para os prprios gestores da empresa que o
promotor trabalha. Foi exatamente isso que ocorreu comigo.

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As caractersticas do coordenador bem sucedido
PARTE III

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Com certeza voc j ouviu a expresso Se voc quer conhecer uma pessoa, d poder a ela!

Infelizmente, muitos que so promotores e so promovidos como coordenadores acabam
esquecendo-se da sua origem ou permitem, como diz a expresso popular, que a coisa suba a cabea.
Que ningum se faa de desentendido no assunto, pois isso acontece com mais frequncia do que se
possa imaginar. Em minha opinio, um erro grotesco. Alis, o tema no poderia ser mais atual, no
mesmo?


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O que mais ouvimos falar atualmente sobre
liderana, conscientizao de lideres e otimizao de
resultados, bem como melhoria das condies de
trabalho. Quando falamos em coordenadores estamos
falando de tudo isso. E no por acaso que se fala
tanto sobre o tema. Quem que gosta de ser liderado
por algum que cria regras que saem do nada e vo
para lugar algum? Querem mostrar que agora tudo
vai ser diferente, que agora tem comando e a que
tudo pode ir por gua abaixo.


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Para que o coordenador que est iniciando agora tenha sucesso, importante que seja
equilibrado. Ele no pode ser morno, mas tambm no pode chegar fervendo. O coordenador morno
aquele que tem medo de mudar alguma coisa, por isso prefere no mexer em nada e deixar como
est, mesmo que seja notria a necessidade de mudanas. Mas tambm temos o perfil do
coordenador que chega fervendo, ou seja, quer mudar tudo e s vezes todos ao mesmo tempo. mais
um que no vai ter sucesso. Alis, muitas pessoas esto deixando empresas por conta deste tipo de
coordenador, que quer brilhar tanto que acaba tirando o brilho dos outros integrantes da equipe.

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Nesse caso, importante que o coordenador seja
quente, que observe bem o sistema da empresa, quais os
pontos positivos e negativos para que possa comear a agir
e fazer as mudanas necessrias. No tudo de uma vez, mas
que possa identificar quais so as mudanas prioritrias e
assim criar um cronograma do que ser resolvido primeiro.
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Tive uma experincia interessante quando fui convidado a coordenar uma equipe de
promotores em uma distribuidora no interior de So Paulo. Quando iniciei meu trabalho, ali procurei
sentir o solo que estava pisando e levei uns dois meses observando a estrutura que tnhamos na
empresa relacionada equipe de promotores. Entre alguns problemas, o mais preocupante estava
relacionado ao sistema de relatrio de visitas que eles estavam usando.
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Notei que eles faziam um relatrio de visitas dirio com roteiro de visitas pr-determinado, de
modo que anotavam horrio de entrada e de sada de cada loja e o nmero de caixas abastecidas de
cada produto. Eles tambm usavam o campo de observaes para comentar algum problema ocorrido
no dia relacionado a alguma loja do roteiro, ou at mesmo alguma ao a ser feita com produto que
estava para vencer e ainda se encontrava em grande quantidade na loja. Enfim, seriam observaes
gerais.
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At a, nenhuma novidade, j que a maioria das empresas trabalhava com relatrios desse tipo.
Comecei a questionar o quanto esse relatrio estava ajudando a equipe e a prpria empresa. Cheguei
concluso que estava mais atrapalhando do que ajudando. Uma das principais funes da
existncia daquele relatrio, segundo fui informado, seria manter o coordenador por dentro de
produtos que estavam prximos do vencimento e que precisavam de aes para que isso no
acontecesse. Quando disse que estava mais atrapalhando do que ajudando, era porque o relatrio era
mensal.
Observe: o promotor fazia o relatrio durante todo o ms e tinha at o dia cinco do prximo ms para
enviar o documento que levava em mdia mais cinco dias para chegar s minhas mos. Se fizer uma
conta rpida, chegar concluso que tnhamos informaes valiosas que no final chegavam com at
quarenta dias de atraso, ou mais.
Acredita que daria para fazer alguma ao relacionada a
algum produto que estivesse prximo do vencimento?
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Foi a que resolvi mudar esse sistema. O relatrio de visitas continuaria, pois era uma maneira
de o promotor comprovar a visita nas lojas. Isso tambm ajudaria para que continuassem a se
relacionar com o gerente da loja ou encarregado, uma vez que tinham que solicitar assinatura no
relatrio. Apenas simplifiquei um pouco mais o relatrio, pois os promotores perdiam muito tempo
relacionando a quantidade de caixas de cada produto abastecido.

Agora, com o novo relatrio, eles anotariam o total de caixas abastecidas. Fiz os ajustes, mantendo o
que era positivo e eliminando o que era negativo, mas a mudana mais significativa foi a
implantao de outro formulrio, o Relatrio On-line, que tinha como objetivo agilizar as
informaes.
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O relatrio on-line era uma planilha em Excel,
semelhante ao relatrio de papel que o promotor j
usava, no qual ele adicionava dados como estoque inicial
e caixas abastecidas. A ferramenta automaticamente
apresentava o estoque final e, o mais importante,
tambm havia um espao para que o promotor fizesse
comentrios e observaes sobre produtos, aes a
serem feitas, lojas que no foram visitadas e por que, e
assim por diante. Esse relatrio era enviado assim que
finalizasse a semana, geralmente no sbado. Isso
possibilitava que, a cada segunda-feira, eu pudesse
analisar relatrio por relatrio. Caso houvesse algum
problema listado por algum promotor poderia assim
tomar as medidas necessrias.
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J so muitos coordenadores que usam o
smartphone para se comunicar com sua equipe de
promotores e receber informaes em tempo real do PDV.
Por meio de aplicativos especficos de trade marketing, os
promotores podem realizar seu relatrio de maneira
muito mais rpida pelo celular. Assim, o coordenador pode
tomar aes no momento exato em que ocorre uma falha.
Clique aqui e saiba mais!
Hoje todo esse processo ficou ainda
mais fcil!
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isso a! Espero ter contribudo bastante com esse eBook e esclarecido o papel fundamental
dos coordenadores de merchandising na realidade do varejo. Agradeo a leitura deste material e
espero que nos acompanhe nos prximos eBooks que sero lanados pelo PDV Ativo.
Aguardem que muitas novidades esto por vir!
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