Administração do Tempo e

Produtividade Pessoal
Stanley Robson de Medeiros Oliveira
Administração do Tempo e Produtividade Pessoal
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Expectativa média de 72 anos
21 anos dormindo.
14 anos trabalhando.
7 anos em cuidados de higiene.
6 anos em refeições.
6 anos viajando.
5 anos em fila de espera.
3 anos em reuniões.
2 anos retornando telefonemas.
1 ano procurando por coisas perdidas.
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Objetivos da Palestra
Objetivo 1:
Conscientizar os participantes sobre a importância
do planejamento e gerenciamento do tempo.
Objetivo 2:
Apresentar de forma simples e prática, princípios
de gestão do tempo e de eficácia pessoal.
Objetivo 3:
Refletir sobre aspectos que ajudam a melhorar a
produtividade pessoal.
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O que significa administrar o tempo?
• Gerenciar seu tempo
nada mais é do que a
habilidade de fazer
escolhas.
• Você faz escolhas
entre o que é
importante, urgente
e circunstancial.
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O foco principal deve ser você, e não seu
relógio.
O que significa administrar o tempo?
Administração do Tempo e Produtividade Pessoal
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Defina seus Objetivos e Alvos
Qual é o
meu alvo?
“Se alguém não sabe para onde vai,
todos os ventos lhe serão contrários” – Sêneca.
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Perfil do Trabalhador do Conhecimento
Baseado em rotinas Uso do tempo
Individualmente Trabalha
Produção Valorizado por
Papel / Convencionais Meio de comunicação
Peça / Dados Matéria-prima
Físico Uso do corpo
Fazer / Fabricar Principal função
Trabalhador do
Conhecimento
Trabalhador
Industrial
Pensar / Inovar
Mental
Inform. / Conhecimento
Internet / e-mail
Competências
Em grupo / Equipe
IMPREVISÍVEL
O Tempo parou para a
Administração do Tempo
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1. Visão Parcial da Complexidade do Ser
Humano
Ninguém é apenas profissional.
A verdadeira produtividade está relacionada ao
equilíbrio.
Falhas das Abordagens Anteriores
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Equilíbrio – O segredo de tudo
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2. Falta de práticas para administrar o
conhecimento
O excesso de informação se tornou o grande
problema do trabalhador do conhecimento:
Revistas, jornais, relatórios, e-mails, artigos, outras fontes.
É necessário encontrar uma forma de capturar,
arquivar, pesquisar e compartilhar seu
conhecimento como forma de melhorar a
produtividade pessoal.
Falhas das Abordagens Anteriores
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Agência de Notícias Reuters –RU
Entrevista com 1.300 gerentes em diversos países:
A própria Reuters gera 27.000 páginas de informação por
segundo.
38% dos gerentes entrevistados gastam quantidades
significativas de tempo na busca de informações.
43% dos participantes sentem que suas decisões são muitas
vezes atrasadas.
Dois a cada três participantes associaram o excesso de
informação à tensão e à perda de satisfação no trabalho.
42% atribuíram problemas de saúde ao estresse causado pelo
excesso de informações.
61% disseram ter cancelado atividades sociais em razão do
excesso de informações.
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3. Visão apenas do tempo individual
O mundo moderno é colaborativo; ninguém vive ou
trabalha sozinho.
A falta de disciplina de uma pessoa afeta a
produtividade de uma equipe.
O mundo de hoje precisa de gestão do tempo em
equipes e não apenas de gestão individual.
Falhas das Abordagens Anteriores
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4. Tecnologia como acessório: ajuda ou atrapalha?
A “estratégia do caracol” está ultrapassada:
Agendas, cadernos, impressões, agendas eletrônicas, etc.
A tecnologia é vital para você ganhar tempo. Ela
deve lhe ajudar e não atrapalhar.
O segredo é centralizar tudo o que tem para ser feito
em uma única ferramenta.
Falhas das Abordagens Anteriores
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Para Reflexão
No último bimestre, quantas atividades você realizou que
realmente fizeram diferença?
Foram atividades que trouxeram resultados reais para sua
vida pessoal e profissional?
Estavam relacionadas com sua missão de vida, com seus
objetivos e com as pessoas que são especiais para você?
No último mês, quanto tempo foi dedicado à resolução de
problemas urgentes, estressantes e que apareceram de
última hora?
Na última semana, quantas vezes você utilizou seu tempo
em atividades que nada têm a ver com seus objetivos?
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A Tríade do Tempo*
* Abordagem criada e desenvolvida por Christian Barbosa.
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A Tríade do Tempo …
Esfera da importância: todas as atividades que você
faz e que são significativas em sua vida:
Tem planejamento e prazo para ser feito.
Esfera da Urgência: reúne atividades para as quais
o tempo é curto e se esgotou:
Surgem em cima da hora e geram estresse.
Esfera das Circunstâncias: representa as tarefas
desnecessárias:
Tarefas inúteis. Não geram resultados; só frustrações.
Composições Perigosas da
Tríade do Tempo
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1. O Super-Homem
• Vive resolvendo crises,
problemas urgentes que
aparecem no dia a dia.
• É especialista em apagar
incêndios.
• Gosta de ajudar os outros.
Não consegue dizer “não”.
• Tudo é imediato. Para ontem.
• A esfera das circunstâncias é
a fuga da rotina da urgência.
• Resultado: estresse, cansaço,
depressão e doenças.
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2. O Serviçal
• Não sabe dizer não.
• Qualquer coisa que surge é
aceitável.
• Raramente busca o que é
melhor para si.
• Tem prazer em ajudar os
outros.
• Pouco se esforça para lutar
pelos sonhos.
• Resultado: não realiza muito
na vida.
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3. O Equilibrista
• Vive entre as urgências e as
circunstâncias.
• Tenta recuperar suas energias
fazendo algo produtivo.
• Passa o dia sempre ocupado e
preocupado.
• É uma pessoa maravilhosa,
sempre disponível.
• Resultado: não encontra energia
para estudar, ficar com a família
e fazer exercícios físicos.
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A Tríade Ideal
• A melhor tríade é aquela em
que você consegue:
– ser produtivo e,
– sentir-se satisfeito.
• Cuidado: é impossível tirar as
urgências e as circunstâncias
de sua tríade ideal.
• O alvo é manter sua vida
baseada nas coisas
importantes.
• Em suma: a tríade ideal exige
de nós flexibilidade.
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A Tríade Ideal ...
Pense na tríade em horas em vez de percentagens.
Se você tiver uma jornada semanal de 40 horas
significa que:
28 horas estarão dedicadas a tarefas importantes:
para você, seu trabalho e seus relacionamentos;
8 horas para atender às urgências que podem surgir;
4 horas para gastar com as circunstâncias.
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Equilíbrio – O segredo de tudo
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A Esfera da Importância
Exemplos de tarefas importantes:
Prevenção de problemas;
Lazer;
Exercícios físicos;
Estabelecimento de parcerias;
Planejamento;
Renovação;
Cultivar relacionamentos.
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A Esfera da Importância ...
Características das tarefas importantes:
Têm prazo para serem feitas. Do contrário, tornam-se
urgentes;
São pessoais – nem sempre são importantes para os
outros;
Proporcionam sensação de dever cumprido;
Trazem algum tipo de resultado positivo a curto,
médio e longo prazo.
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Filme – Sonhos e metas
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Exercício
1. Elabore uma lista de atividades que você
gostaria de realizar nos próximos dias.
2. Classifique suas atividades em: importantes,
urgentes e circunstanciais.
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Vídeo – O poder das metas por escrito
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Diminuindo a Esfera da Urgência
Planeje – o que você planeja hoje evita a urgência
amanhã.
Faça previsões de coisas que podem se tornar urgentes,
individualmente ou em sua equipe.
Quando a urgência aparecer, analise-a, aprenda com ela
e tome medidas para evitá-la.
Se possível, tente delegar a urgência a alguém que pode
ajudá-lo.
Aja imediatamente diante da urgência. Não deixa que ela
se transforme em uma catástrofe.
Não entre em pânico. Resolva sua urgência e reveja
suas prioridades do dia para não ficar sobrecarregado.
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Diminuindo a Esfera das Circunstâncias
Fugir das circunstâncias exige mudança de hábitos.
Defina seus objetivos e mantenha-se focado neles.
Aprenda a dizer “não” e negocie prioridades com sua
equipe ou com seus superiores.
Seja sincero. De nada adianta dizer “sim” e não
conseguir fazer a tarefa.
Você pode ser simpático, sem agressividade ou
mentiras.
Assuma a responsabilidade por suas decisões.
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Alta
Baixa
Média
08-10 10-12 12-14 14-16 16-18 18-20 20-22
Dica – Proteja seu Horário Nobre
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Dica – Proteja seu horário nobre
Períodos de maior eficiência:
Desenvolva novas idéias (artigos, projetos);
Realize reuniões-chave;
Use o tempo para criatividade, etc.
Períodos médios:
Use para comunicação e reuniões não-essenciais;
Leitura que exija concentracão, etc.
Períodos de baixa:
Use para trabalhos de rotina (dia-a-dia);
Administração;
Leitura que exija pouca concentração, etc.
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Vídeo – É tempo de mudanças
Para Reflexão
“Seja dono do seu relógio, e não escravo dele”
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Sugestões para Leitura
1. Covey, Stephen R. Os 7 hábitos das pessoas altamente
eficazes. 25ª ed. Rio de Janeiro: Ed. Best Seller.
2. Covey, Stephen R. O 8o. Hábito: da eficácia à grandeza. Rio de
Janeiro: Elsevier Editora Ltda, 2005.
3. Dayton, R.E.; Engstrom, T. W. Como aproveitar ao máximo o
seu tempo e potencial. 2ª ed. Venda Nova, MG: Ed. Vida. 1986.
4. Gleeson, K. O programa de eficiência pessoal: como se
organizar para produzir mais em menos tempo. São Paulo:
MAKRON Books, 1996.
5. Swindoll, R.C. Como viver acima de mediocridade. 3ª ed.
Venda Nova, MG: Ed. Vida. 1994.
6. Shinyashiki, R. Sem medo de vencer (ed. especial). São Paulo:
Ed. Gente, 2005.
7. Sieger, Robin. As 7 lições das pessoas que vencem na vida: os
vencedores natos. São Paulo: Editora Landscape, 2005.
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Sugestões para Leitura ...
8. MacDonald, G. Ponha ordem no seu mundo interior. Venda
Nova, MG: Ed. Vida. 1998.
9. Clegg, Brian. Administração do tempo: método prático. Rio de
Janeiro: Qualitymark Editora Ltda. 2002.
10. Hindle, T. Como administrar o tempo. São Paulo: PubliFolha,
1999. (Série Sucesso profissional: seu guia de estratégia
pessoal).
11. Chaves, E.O. Administração do tempo. Este documento pode
ser encontrado na seguinte URL: http://www.chaves.com.br, seção
"Escritos".
12. Axelrod, A. & Holtje, J. 201 maneiras de dizer não com
elegância e eficiência. São Paulo: Ed. Manole Ltda, 1998.
13. Barbosa, C. A tríade do tempo. Rio de Janeiro: Sextante, 2011.
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Agradecemos pela Atenção!!
Stanley Robson de Medeiros Oliveira
stanley.oliveira@embrapa.br

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