Você está na página 1de 38

Administrao do Tempo e

Produtividade Pessoal
Stanley Robson de Medeiros Oliveira
Administrao do Tempo e Produtividade Pessoal
2
Expectativa mdia de 72 anos
21 anos dormindo.
14 anos trabalhando.
7 anos em cuidados de higiene.
6 anos em refeies.
6 anos viajando.
5 anos em fila de espera.
3 anos em reunies.
2 anos retornando telefonemas.
1 ano procurando por coisas perdidas.
Administrao do Tempo e Produtividade Pessoal
3
Objetivos da Palestra
Objetivo 1:
Conscientizar os participantes sobre a importncia
do planejamento e gerenciamento do tempo.
Objetivo 2:
Apresentar de forma simples e prtica, princpios
de gesto do tempo e de eficcia pessoal.
Objetivo 3:
Refletir sobre aspectos que ajudam a melhorar a
produtividade pessoal.
Administrao do Tempo e Produtividade Pessoal
4
O que significa administrar o tempo?
Gerenciar seu tempo
nada mais do que a
habilidade de fazer
escolhas.
Voc faz escolhas
entre o que
importante, urgente
e circunstancial.
Administrao do Tempo e Produtividade Pessoal
5
O foco principal deve ser voc, e no seu
relgio.
O que significa administrar o tempo?
Administrao do Tempo e Produtividade Pessoal
6
Defina seus Objetivos e Alvos
Qual o
meu alvo?
Se algum no sabe para onde vai,
todos os ventos lhe sero contrrios Sneca.
Administrao do Tempo e Produtividade Pessoal
7
Perfil do Trabalhador do Conhecimento
Baseado em rotinas Uso do tempo
Individualmente Trabalha
Produo Valorizado por
Papel / Convencionais Meio de comunicao
Pea / Dados Matria-prima
Fsico Uso do corpo
Fazer / Fabricar Principal funo
Trabalhador do
Conhecimento
Trabalhador
Industrial
Pensar / Inovar
Mental
Inform. / Conhecimento
Internet / e-mail
Competncias
Em grupo / Equipe
IMPREVISVEL
O Tempo parou para a
Administrao do Tempo
Administrao do Tempo e Produtividade Pessoal
9
1. Viso Parcial da Complexidade do Ser
Humano
Ningum apenas profissional.
A verdadeira produtividade est relacionada ao
equilbrio.
Falhas das Abordagens Anteriores
Administrao do Tempo e Produtividade Pessoal
10
Equilbrio O segredo de tudo
Administrao do Tempo e Produtividade Pessoal
11
2. Falta de prticas para administrar o
conhecimento
O excesso de informao se tornou o grande
problema do trabalhador do conhecimento:
Revistas, jornais, relatrios, e-mails, artigos, outras fontes.
necessrio encontrar uma forma de capturar,
arquivar, pesquisar e compartilhar seu
conhecimento como forma de melhorar a
produtividade pessoal.
Falhas das Abordagens Anteriores
Administrao do Tempo e Produtividade Pessoal
12
Agncia de Notcias Reuters RU
Entrevista com 1.300 gerentes em diversos pases:
A prpria Reuters gera 27.000 pginas de informao por
segundo.
38% dos gerentes entrevistados gastam quantidades
significativas de tempo na busca de informaes.
43% dos participantes sentem que suas decises so muitas
vezes atrasadas.
Dois a cada trs participantes associaram o excesso de
informao tenso e perda de satisfao no trabalho.
42% atriburam problemas de sade ao estresse causado pelo
excesso de informaes.
61% disseram ter cancelado atividades sociais em razo do
excesso de informaes.
Administrao do Tempo e Produtividade Pessoal
13
3. Viso apenas do tempo individual
O mundo moderno colaborativo; ningum vive ou
trabalha sozinho.
A falta de disciplina de uma pessoa afeta a
produtividade de uma equipe.
O mundo de hoje precisa de gesto do tempo em
equipes e no apenas de gesto individual.
Falhas das Abordagens Anteriores
Administrao do Tempo e Produtividade Pessoal
14
4. Tecnologia como acessrio: ajuda ou atrapalha?
A estratgia do caracol est ultrapassada:
Agendas, cadernos, impresses, agendas eletrnicas, etc.
A tecnologia vital para voc ganhar tempo. Ela
deve lhe ajudar e no atrapalhar.
O segredo centralizar tudo o que tem para ser feito
em uma nica ferramenta.
Falhas das Abordagens Anteriores
Administrao do Tempo e Produtividade Pessoal
15
Para Reflexo
No ltimo bimestre, quantas atividades voc realizou que
realmente fizeram diferena?
Foram atividades que trouxeram resultados reais para sua
vida pessoal e profissional?
Estavam relacionadas com sua misso de vida, com seus
objetivos e com as pessoas que so especiais para voc?
No ltimo ms, quanto tempo foi dedicado resoluo de
problemas urgentes, estressantes e que apareceram de
ltima hora?
Na ltima semana, quantas vezes voc utilizou seu tempo
em atividades que nada tm a ver com seus objetivos?
Administrao do Tempo e Produtividade Pessoal
16
A Trade do Tempo*
* Abordagem criada e desenvolvida por Christian Barbosa.
Administrao do Tempo e Produtividade Pessoal
17
A Trade do Tempo
Esfera da importncia: todas as atividades que voc
faz e que so significativas em sua vida:
Tem planejamento e prazo para ser feito.
Esfera da Urgncia: rene atividades para as quais
o tempo curto e se esgotou:
Surgem em cima da hora e geram estresse.
Esfera das Circunstncias: representa as tarefas
desnecessrias:
Tarefas inteis. No geram resultados; s frustraes.
Composies Perigosas da
Trade do Tempo
Administrao do Tempo e Produtividade Pessoal
19
1. O Super-Homem
Vive resolvendo crises,
problemas urgentes que
aparecem no dia a dia.
especialista em apagar
incndios.
Gosta de ajudar os outros.
No consegue dizer no.
Tudo imediato. Para ontem.
A esfera das circunstncias
a fuga da rotina da urgncia.
Resultado: estresse, cansao,
depresso e doenas.
Administrao do Tempo e Produtividade Pessoal
20
2. O Servial
No sabe dizer no.
Qualquer coisa que surge
aceitvel.
Raramente busca o que
melhor para si.
Tem prazer em ajudar os
outros.
Pouco se esfora para lutar
pelos sonhos.
Resultado: no realiza muito
na vida.
Administrao do Tempo e Produtividade Pessoal
21
3. O Equilibrista
Vive entre as urgncias e as
circunstncias.
Tenta recuperar suas energias
fazendo algo produtivo.
Passa o dia sempre ocupado e
preocupado.
uma pessoa maravilhosa,
sempre disponvel.
Resultado: no encontra energia
para estudar, ficar com a famlia
e fazer exerccios fsicos.
Administrao do Tempo e Produtividade Pessoal
22
A Trade Ideal
A melhor trade aquela em
que voc consegue:
ser produtivo e,
sentir-se satisfeito.
Cuidado: impossvel tirar as
urgncias e as circunstncias
de sua trade ideal.
O alvo manter sua vida
baseada nas coisas
importantes.
Em suma: a trade ideal exige
de ns flexibilidade.
Administrao do Tempo e Produtividade Pessoal
23
A Trade Ideal ...
Pense na trade em horas em vez de percentagens.
Se voc tiver uma jornada semanal de 40 horas
significa que:
28 horas estaro dedicadas a tarefas importantes:
para voc, seu trabalho e seus relacionamentos;
8 horas para atender s urgncias que podem surgir;
4 horas para gastar com as circunstncias.
Administrao do Tempo e Produtividade Pessoal
24
Equilbrio O segredo de tudo
Administrao do Tempo e Produtividade Pessoal
25
A Esfera da Importncia
Exemplos de tarefas importantes:
Preveno de problemas;
Lazer;
Exerccios fsicos;
Estabelecimento de parcerias;
Planejamento;
Renovao;
Cultivar relacionamentos.
Administrao do Tempo e Produtividade Pessoal
26
A Esfera da Importncia ...
Caractersticas das tarefas importantes:
Tm prazo para serem feitas. Do contrrio, tornam-se
urgentes;
So pessoais nem sempre so importantes para os
outros;
Proporcionam sensao de dever cumprido;
Trazem algum tipo de resultado positivo a curto,
mdio e longo prazo.
Administrao do Tempo e Produtividade Pessoal
27
Filme Sonhos e metas
Administrao do Tempo e Produtividade Pessoal
28
Exerccio
1. Elabore uma lista de atividades que voc
gostaria de realizar nos prximos dias.
2. Classifique suas atividades em: importantes,
urgentes e circunstanciais.
Administrao do Tempo e Produtividade Pessoal
29
Vdeo O poder das metas por escrito
Administrao do Tempo e Produtividade Pessoal
30
Diminuindo a Esfera da Urgncia
Planeje o que voc planeja hoje evita a urgncia
amanh.
Faa previses de coisas que podem se tornar urgentes,
individualmente ou em sua equipe.
Quando a urgncia aparecer, analise-a, aprenda com ela
e tome medidas para evit-la.
Se possvel, tente delegar a urgncia a algum que pode
ajud-lo.
Aja imediatamente diante da urgncia. No deixa que ela
se transforme em uma catstrofe.
No entre em pnico. Resolva sua urgncia e reveja
suas prioridades do dia para no ficar sobrecarregado.
Administrao do Tempo e Produtividade Pessoal
31
Diminuindo a Esfera das Circunstncias
Fugir das circunstncias exige mudana de hbitos.
Defina seus objetivos e mantenha-se focado neles.
Aprenda a dizer no e negocie prioridades com sua
equipe ou com seus superiores.
Seja sincero. De nada adianta dizer sim e no
conseguir fazer a tarefa.
Voc pode ser simptico, sem agressividade ou
mentiras.
Assuma a responsabilidade por suas decises.
Administrao do Tempo e Produtividade Pessoal
32
Alta
Baixa
Mdia
08-10 10-12 12-14 14-16 16-18 18-20 20-22
Dica Proteja seu Horrio Nobre
Administrao do Tempo e Produtividade Pessoal
33
Dica Proteja seu horrio nobre
Perodos de maior eficincia:
Desenvolva novas idias (artigos, projetos);
Realize reunies-chave;
Use o tempo para criatividade, etc.
Perodos mdios:
Use para comunicao e reunies no-essenciais;
Leitura que exija concentraco, etc.
Perodos de baixa:
Use para trabalhos de rotina (dia-a-dia);
Administrao;
Leitura que exija pouca concentrao, etc.
Administrao do Tempo e Produtividade Pessoal
34
Vdeo tempo de mudanas
Para Reflexo
Seja dono do seu relgio, e no escravo dele
Administrao do Tempo e Produtividade Pessoal
36
Sugestes para Leitura
1. Covey, Stephen R. Os 7 hbitos das pessoas altamente
eficazes. 25 ed. Rio de Janeiro: Ed. Best Seller.
2. Covey, Stephen R. O 8o. Hbito: da eficcia grandeza. Rio de
Janeiro: Elsevier Editora Ltda, 2005.
3. Dayton, R.E.; Engstrom, T. W. Como aproveitar ao mximo o
seu tempo e potencial. 2 ed. Venda Nova, MG: Ed. Vida. 1986.
4. Gleeson, K. O programa de eficincia pessoal: como se
organizar para produzir mais em menos tempo. So Paulo:
MAKRON Books, 1996.
5. Swindoll, R.C. Como viver acima de mediocridade. 3 ed.
Venda Nova, MG: Ed. Vida. 1994.
6. Shinyashiki, R. Sem medo de vencer (ed. especial). So Paulo:
Ed. Gente, 2005.
7. Sieger, Robin. As 7 lies das pessoas que vencem na vida: os
vencedores natos. So Paulo: Editora Landscape, 2005.
Administrao do Tempo e Produtividade Pessoal
37
Sugestes para Leitura ...
8. MacDonald, G. Ponha ordem no seu mundo interior. Venda
Nova, MG: Ed. Vida. 1998.
9. Clegg, Brian. Administrao do tempo: mtodo prtico. Rio de
Janeiro: Qualitymark Editora Ltda. 2002.
10. Hindle, T. Como administrar o tempo. So Paulo: PubliFolha,
1999. (Srie Sucesso profissional: seu guia de estratgia
pessoal).
11. Chaves, E.O. Administrao do tempo. Este documento pode
ser encontrado na seguinte URL: http://www.chaves.com.br, seo
"Escritos".
12. Axelrod, A. & Holtje, J. 201 maneiras de dizer no com
elegncia e eficincia. So Paulo: Ed. Manole Ltda, 1998.
13. Barbosa, C. A trade do tempo. Rio de Janeiro: Sextante, 2011.
Administrao do Tempo e Produtividade Pessoal
38
Agradecemos pela Ateno!!
Stanley Robson de Medeiros Oliveira
stanley.oliveira@embrapa.br