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Implantao de
um Sistema de
GED
Gerenciamento Eletrnico de Documentos
Importncia do GED
O GED tem uma importante contribuio na
tarefa da gesto eficiente da informao;
a chave para a melhoria da produtividade;
O GED tem o potencial de automatizar muitas
tarefas manuais, desempenhando-as com mais
rapidez e com menos erros.
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Requisitos para escolha
fundamental ter uma slida base no
gerenciamento de documentos e um bom
conhecimento do sistema existente para se
fazer as escolhas corretas na aquisio de
softwares e hardwares para implantao de um
sistema de GED;
necessrio um planejamento adequado antes
de a implantao de um GED
Conhecendo o sistema atual
Documentos so a memria de uma organizao;
Documentos so o nico registro seguro das
atividades de sua empresa;
A maioria dos documentos esto em suporte papel,
e desta forma so reproduzidos e distribudos para
o uso;
Em muitas empresas os documentos so mantidos
em grandes acervos;
O gerenciamento de documentos a prtica de
manuteno sistemtica da informao baseada em
documentos;
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Conhecendo o sistema atual
Objetivos da administrao da documentao
Apoiar as operaes da empresa;
Preservar a histria da organizao;
Atender as determinaes estatutrias e procedimentais
Proteger a organizao em processos jurdicos
A ineficincia no gerenciamento de documentos
trazem desperdcio de tempo e de recursos
duplicidade de documentos;
guarda por longo perodo de tempo desnecessariamente;
indexao inadequada
perda de documento ou arquivamento errado;
Conhecendo o sistema atual
O responsvel pelo sistema de gerenciamento
de documentos precisa ter conhecimento
detalhado da teoria e prtica. Ele precisa saber
dos objetivos, polticas e as prticas de seu
sistema de gerenciamento de documentos
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Conhecendo o sistema atual
Como e quando gerar documentos para
registrar a informao
Criar documentos e gerenci-los durante o
desempenho normal da atividade empresarial;
Criar documentos com uma freqncia previsvel;
Criar e manter a documentao numa forma que esta
fornea um registro completo e preciso que permita
verificaes posteriores nos processos da empresa;
As pessoas com conhecimento da atividade,
processos ou eventos so aqueles que criam os
documentos;
SISTEMA DE
DOCUMENTAO
COM GED
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Sistema de documentao com GED
Vantagens do GED
Otimizao do uso do espao fsico
Facilidade e reduo do tempo de busca e recuperao de
informao (documentos)
Automao da manuteno do acervo
Eliminao das perdas por arquivamento errado;
Disponibilidade dos documentos para mais de um usurio
ao mesmo tempo;
Consolidao de vrios acervos em um s tipo de
interface para usurio;
Oportunidade para aperfeioar o gerenciamento de
documentos atravs de software de workflow;
Melhorar a legibilidade de documentos deteriorados.
Sistema de documentao com GED
Situaes em que recomendado o uso de GED
Alta atividade de pesquisa nos documentos;
Uso simultneo dos documentos;
Documentos importante na gerao receita, para os quais
o tempo de localizao crtico;
Necessidade de melhorar a legibilidade ou aparncia de
documentos com valor histrico;
Um ambiente de negcios competitivo, que requer uma
localizao eficiente de documentos;
Um alto comprometimento de atividades de servios a
clientes com informaes contidas em documentos;
Atividades onde a localizao rpida de um documento
requerida por questes de segurana.
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Sistema de documentao com GED
O que pode dar errado?
Um sistema de GED relativamente caro para
empresas de pequeno ou mdio porte;
Um sistema de GED mal planejado pode nunca
chegar a funcionar da forma pretendida ou imaginada;
A falta de padres relacionada aos sistemas GED
pode inviabilizar algumas funcionalidades necessrias a
algumas empresas;
A tecnologia muda rapidamente.
Sistema de documentao com GED
O GED tem benefcios e desvantagens. Examinando com
detalhes seu acervo documental e mantendo uma perspectiva
realista do GED, possvel determinar se estes sistemas tm
lugar na empresa.
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ETAPAS PARA A
IMPLANTAO DE UM
SISTEMA DE AUTOMAO
A deciso de
automatizar
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A deciso de automatizar
Deve identificar os seguintes aspectos:
Cultura, misso, objetivos da instituio;
Caractersticas da empresa com relao sua documentao;
Plataforma tecnolgica existente na empresa:
Software
Hardware,
Atualizao e ampliao;
Os recursos humanos disponveis;
A deciso de automatizar
Identificao dos problemas do sistema atual;
Definio de um modelo ideal de sistema;
Designao de solues alternativas;
Escolha de uma soluo;
Preparao para instalao da soluo/sistema
escolhido;
Instalao da soluo/sistema escolhido
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Primeira Etapa
planejamento do
processo de
automao
Planejamento do Processo de
Automao
esforo extra a ser desenvolvido pela
empresa/instituio, alm das suas atividades
rotineiras
Estrutura organizacional para conduzir o
projeto de automao
Formalizao do Comit
Pessoas
recursos disponveis
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Segunda Etapa
diagnstico da
situao atual
Diagnstico da Situao Atual
Seu produto o Documento de Diagnstico,
que deve conter:
Dados quantitativos do sistema atual:
acervo discriminado por tipos de documentos/materiais, taxa de
crescimento do acervo;
Base tecnolgica atual:
Analisar a base tecnolgica atual da empresa,
Podem haver padres de tecnologia j adotados e padronizados pela
empresa que tero que ser seguidos
Sistema atual (se houver),
padres utilizados,
quantidade de dados em meio legvel por computador;
infra-estrutura de hardware/software e comunicaes
problemas identificados
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Terceira Etapa
identificao de
fornecedores
Identificao de Fornecedores
Coleta de dados inicial sobre produtos e fornecedores, atravs de:
contatos diretos,
solicitao de folders,
visita a sites de fornecedores,
artigos de peridicos ou trabalhos em congressos,
visitas a empresas que tem determinado sistema implantado.
Identificar para cada sistema analisado as seguintes informaes:
porte das empresas atendidas pelo sistema,
principais funcionalidades,
padres utilizados,
infra-estrutura de hardware/software e comunicaes requerida,
necessidade de SGBDs de terceiros fornecedores, faixa de preos.
Os dados de cada fornecedor devem ser registrados em fichas.
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Quarta Etapa
anlise dos pr-
requisitos
Anlise dos pr-requisitos
Devem ser avaliados cuidadosamente os
seguintes itens:
Identificao/especificao da infra-estrutura
(hardware, software, rede) necessria para o
funcionamento dos Sistemas analisados;
Verificar at que ponto a instituio/empresa j conta
com a infra-estrutura computacional requerida pelos
Sistemas analisados
Condies polticas
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Anlise dos pr-requisitos
Atualmente o ambiente computacional onde
funciona um sistema de automao complexo:
Redes com componentes que precisam trabalhar de
forma integrada;
Os Sistemas tem que ser flexveis para se adaptarem
a polticas de diferentes empresas.
Quinta Etapa
elaborao do
projeto de
automao (GED)
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Elaborao do Projeto de Automao
Objetivo
dimensionar o esforo requerido para a implantao do Sistema na
empresa, seus custos e prazo de execuo.
Ser submetido direo da empresa a fim de obter os
recursos necessrios.
Pode ter a seguinte estrutura
Diagnstico da situao atual, j desenvolvido anteriormente (incluir o
Documento de Diagnstico);
Objetivos da empresa com a implantao do GED;
Infra-estrutura de hardware/software e comunicaes requerida;
Levantamento e definio dos requisitos funcionais bsicos do sistema
pretendido, custos estimados do projeto;
Cronograma de implantao do projeto.
Oramento e cronograma de desembolso
Sexta Etapa
avaliao/seleo
de sistemas
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Avaliao e Seleo de Sistemas
Objetivo
Requisitos Funcionais do Sistema desejado,
servir de parmetro de comparao com os produtos
disponveis no mercado;
Elaborao do relatrio de REQUISITOS FUNCIONAIS
Incluso dos Requisitos Funcionais no documento
REQUISIO POR PROPOSTAS
distribuio do documentos Requisio por Propostas
entre os fornecedores candidatos
Avaliao/pontuao dos Sistemas com base nas
Requisies por Propostas preenchidas pelos
fornecedores
Avaliao e Seleo de Sistemas
Requisito Peso
Empresa X Empresa Y
nota total nota total
Menus e telas em portugus 9 7 63 8 72
Utilizar banco de dados
relacional no proprietrio
8 10 80 10 80
Segue normas ISAD-G 7 8 56 9 63
TOTAL 199 215
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Stima Etapa
negociao
contratual
Negociao Contratual
O processo de avaliao, seleo e aquisio de um Sistema
deve ser conduzido pela empresa como um processo
CONCORRENCIAL entre os possveis fornecedores.
Este um processo bem mais complexo do que adquirir um
pacote de aplicativos como um editor de textos.
Um Sistema composto de mdulos, tem que ser
configurado e parametrizado para se adaptar s
caractersticas de cada empresa.
Demanda treinamento e suporte permanente..
Aps selecionado um sistema, ainda restam muitos detalhes a
serem resolvidos na proposta do fornecedor.
A etapa de negociao dos detalhes da proposta do
fornecedor, antes da mesma ser assinada, uma ocasio que
oferece grandes possibilidades da empresa contratante obter
vantagens adicionais.
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Documento: Contrato
Aspectos contratuais
Instalao
Garantia e Custos de atualizao (upgrade)
Condies de garantia e assistncia tcnica
prazo da garantia (o prazo mdio padro de 12 meses);
cobertura e limites (as excees devem estar bem explicitadas);
fornecimento sem nus adicional de e verses novas do software
ou de alguns dos seus mdulos durante o prazo de garantia,
pode-se incluir clusulas garantindo instalao e configurao
dessas atualizaes;
tempo mximo de atendimento (o padro 24 horas);
os tipos de atendimento:
pessoal (on-site); por telefone; por e-mail; via Internet
Documento: Contrato
Aspectos contratuais
Pacote de treinamento
Representantes locais/regionais
Necessidade de licenas de software de terceiros:
Muitos Sistemas utilizam Sistemas Gerenciadores de Bases de
Dados (SGBDs) de terceiros
Deve-se verificar se o custo da aquisio destes sistemas j
esta includo no custo do Sistema ou dever ser adquirido do
fornecedor especfico.
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Documento: Contrato
Aspectos referencias
Histrico e tradio das empresas produtoras e
distribuidoras
Produtor
Representante/Distribuidor
Parque instalado
Lista de clientes
Visitas tcnicas organizaes que tm aplicaes de
porte semelhante
Documento: Contrato
Aspectos de suporte
Documentao
Treinamento
Contrato de Manuteno
Apoio Tcnico
Atendimento por telefone (grtis?)
Aspectos gerais
Grupos de Usurios
Peridicos ou Newsletter
Lista de Discusso
Congressos e Seminrios
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Oitava Etapa
implantao do
sistema
Implantao do Sistema
Treinamento da equipe
Definio dos parmetros do sistema
Testes de aceitao
Carga inicial das bases de dados
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Projeto GED
Se o planejamento foi bem feito e as escolha
foram acertadas, logo sero visveis benefcios
tangveis, como resultado do esforo. Voc ter
uma viso de seu acervo documental como
nunca imaginou que fosse possvel.