La funcin SI en Excel

Es parte del grupo de funciones Lgicas y nos permite evaluar una condicin para
determinar si es falsa o verdadera. La funcin SI es de gran ayuda para tomar
decisiones en base al resultado obtenido en la prueba lgica.
Sintaxis de la funcin SI
Adems de especificar la prueba lgica para la funcin SI tambin podemos
especificar valores a devolver de acuerdo al resultado de la funcin.
Prueba_lgica (obligatorio): Expresin lgica que ser evaluada para conocer si
el resultado es VERDADERO o FALSO.
Valor_si_verdadero (opcional): El valor que se devolver en caso de que el
resultado de la Prueba_lgica sea VERDADERO.
Valor_si_falso (opcional): El valor que se devolver si el resultado de la
evaluacin es FALSO.
La Prueba lgica puede ser una expresin que utilice cualquier operador lgico o
tambin puede ser una funcin de Excel que regrese como resultado
VERDADERO o FALSO.
Los argumentos Valor_si_verdadero y Valor_si_falso pueden ser cadenas de
texto, nmeros, referencias a otra celda o inclusive otra funcin de Excel que se
ejecutar de acuerdo al resultado de la Prueba lgica.
Ejemplos de la funcin SI
Probaremos la funcin SI con el siguiente ejemplo. Tengo una lista de alumnos
con sus calificaciones correspondientes en la columna B. Utilizando la funcin
SI desplegar un mensaje de APROBADO si la calificacin del alumno es superior
o igual a 60 y un mensaje de REPROBADO si la calificacin es menor a 60. La
funcin que utilizar ser la siguiente:
=SI(B2>=60,"APROBADO","REPROBADO")
Observa el resultado al aplicar esta frmula en todas las celdas de la columna C.



Qu es una tabla dinmica?
Las tablas dinmicas te permiten resumir y analizar fcilmente
grandes cantidades de informacin con tan slo arrastrar y soltar las
diferentes columnas que formarn el reporte.
Funcionamiento de las tablas dinmicas
Las tablas dinmicas en Excel permiten agrupar datos en una gran
cantidad de maneras diferentes para poder obtener la informacin
que necesitamos. En esta ocasin explicar el funcionamiento bsico
de una tabla dinmica.
Supongamos que tienes una tabla de datos que contiene mucha
informacin sobre las ventas de la compaa entre las cuales se
encuentra una columna con los productos de la empresa, tambin la
ciudad donde se vende y las ventas correspondientes para cada
ciudad.

Crear una tabla dinmica en Excel 2010
Haz clic sobre cualquier celda de la tabla de datos que se desea
considerar en la nueva tabla dinmica.


Ahora selecciona el comando Tabla dinmica que se encuentra
dentro del grupo Tablas de la ficha Insertar.

Se mostrar el cuadro de dilogo Crear tabla dinmica. Si es
necesario podrs ajustar el rango de datos que se considerar en la
tabla dinmica.

En este mismo cuadro de dilogo se puede elegir si se desea colocar
la tabla dinmica en una nueva hoja de Excel o en una ya
existente. Haz clic en el botn Aceptar y se crear la nueva tabla
dinmica.


Excel agregar en la parte izquierda del libro la tabla dinmica y en
la parte derecha la lista de campos. Esta lista de campos est
dividida en dos secciones, primero la lista de todos los campos de los
cuales podremos elegir y por debajo una zona a donde arrastraremos
los campos que darn forma al reporte ya sea como columna, fila,
valor o como un filtro.
Para completar la tabla dinmica debemos arrastrar los campos al
rea correspondiente. Siguiendo el ejemplo propuesto del artculo
anterior, colocar como columna el campo Producto y como fila al
campo Ciudad. Finalmente como valores colocar el campo Ventas.

De manera predeterminada Excel aplica la funcin SUMA a los
valores y la tabla dinmica que resulta despus de hacer esta
configuracin es la siguiente:

Utilizando una tabla dinmica fue posible crear un reporte de una
manera fcil y sin la necesidad de utilizar frmulas. Pronto veremos
cmo se pueden elaborar tablas dinmicas ms complejas que
permitirn realizar un anlisis profundo de la informacin.
Filtro avanzado
En Excel puedes realizar un filtrado de datos totalmente
personalizado proporcionando los criterios que deseas aplicar a la
informacin. Este tipo de filtrado es conocido como Filtro
avanzado y en esta ocasin te mostrar cmo utilizarlo.
Supongamos la siguiente tabla de datos.

Los criterios por los cuales se realizar el filtrado deben especificarse
dentro de celdas de la misma hoja. Supongamos que deseo filtrar los
registros del departamento de Finanzas.

P
a
r
a

e
t
e ejemplo coloqu los criterios por arriba de la tabla de datos aunque
realmente su ubicacin no es de importancia.
Aplicar un filtro avanzado a los datos
Antes de aplicar el filtro avanzado debo seleccionar la tabla de datos
(A4:D13) y posteriormente ir a la ficha Datos y pulsar el botn
Avanzadas que se encuentra en el grupo Ordenar y filtrar. Se
mostrar el cuadro de dilogo Filtro avanzado.

Observa cmo en el cuadro de texto para Rango de criterios he
seleccionado el rango que contiene las condiciones del filtro
avanzado necesarias. Solamente resta pulsar el botn Aceptar para
aplicar el filtro.


El resultado es precisamente lo que necesito, as que el filtrado
avanzado ha sido exitoso. Pero ahora tengo un desafo mayor
Cmo podra hacer para especificar condiciones para una segunda
columna? Supongamos que deseo filtrar la informacin de las
personas que tienen apellido Hernndez y que adems pertenecen al
departamento de Finanzas. Para filtrar los datos por estos criterios
debo agregar dichas condiciones en otra celda.

Observa cmo el Rango de la lista es el mismo que en el caso
anterior ya que son los mismos datos, pero el Rango de
criteriosahora abarca tambin las celdas que contienen el criterio
para el Apellido. Al aceptar los cambios Excel aplicar el filtro
avanzado adecuadamente.

De la misma manera puedes especificar un criterio para cada
columna. Hasta ahora solamente he especificado una sola condicin
por columna, pero ahora deseo agregar a los resultados del filtro la
informacin del departamento de Informtica. Para ello solamente
agregar una fila adicional al rango de criterios de la siguiente
manera.

A
l

a
c
e
p
t
a
r

l
o
s

c
a
m
b
ios Excel filtrar la informacin de los empleados de Finanzas con
apellido Hernndez y adems mostrar la informacin de los
empleados del departamento de Informtica sin importar el apellido
que tengan.

Como podrs observar, es factible especificar una condicin por cada
fila del rango de criterios. De esta manera puedes crear un filtro
avanzado en Excel.


Qu es la validacin de datos?
La validacin de datos es una funcin de Excel que permite
establecer restricciones respecto a los datos que se pueden o se
deben escribir en una celda. La validacin de datos puede
configurarse para impedir que los usuarios escriban datos no vlidos.
Si lo prefiere, puede permitir que los usuarios escriban datos no
vlidos en una celda y advertirles cuando intenten hacerlo. Tambin
puede proporcionar mensajes para indicar qu tipo de entradas se
esperan en una celda, as como instrucciones para ayudar a los
usuarios a corregir los errores.
Por ejemplo, en un libro de marketing, puede configurar una celda
para permitir nicamente nmeros de cuenta de tres caracteres.
Cuando los usuarios seleccionan la celda, puede mostrarles un
mensaje como el siguiente:




Si
los usuarios no tienen en cuenta este mensaje y escriben datos no
vlidos en la celda, como un nmero de dos o de cinco dgitos,
puede mostrarles un mensaje de error especfico.

En un escenario un poco ms avanzado, podra usar la validacin de
datos para calcular el valor mximo permitido en una celda segn un
valor que se encuentra en otra parte del libro. En el siguiente
ejemplo, el usuario ha escrito 4.000 dlares en la celda E7, lo cual
supera el lmite mximo especificado para comisiones y
bonificaciones.

Si se aumentara o redujera el presupuesto de nmina, el mximo
permitido en E7 tambin aumentara o se reducira automticamente.
Las opciones de validacin de datos se encuentran en el
grupo Herramientas de datos.

La validacin de datos se configura en el cuadro de
dilogo Validacin de datos.


BSQUEDA VERTICAL

BUSCARV

Busca un valor especfico en la primer columna de una matriz de
tabla y devuelve, en la misma fila, un valor de otra columna de dicha
matriz de tabla.

La V de BUSCARV significa vertical. Utilice BUSCARV en lugar de
BUSCARH si los valores de comparacin se encuentran en una
columna situada a la izquierda de los datos que desea buscar.

Sintaxis
BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en...

Valor_ buscado Valor que se va a buscar en la primera columna de la
matriz (matriz: utilizada para crear frmulas sencillas que producen
varios resultados o que funcionan en un grupo de argumentos que se
organizan en filas y columnas. Un rango de matriz comparte una
frmula comn; una constante de matriz es un grupo de constantes
utilizadas como un argumento.) de tabla. Valor _buscado puede ser
un valor o una referencia. Si valor_ buscado es inferior al menor de
los valores de la primera columna de matriz _buscar _en, BUSCARV
devuelve al valor de error #N/A.

Matriz_ buscar_ en Dos o ms columnas de datos. Use una
referencia a un rango o un nombre de rango. Los valores de la
primera columna de matriz_ buscar_ en son los valores que busca
valor_ buscado. Estos valores pueden ser texto, nmeros o valores
lgicos. Las maysculas y minsculas del texto son equivalentes.

Indicador_ columnas Nmero de columna de matriz _buscar _en
desde la cual debe devolverse el valor coincidente. Si el argumento
indicador_ columnas es igual a 1, la funcin devuelve el valor de la
primera columna del argumento matriz _buscar _en; si el argumento
indicador_ columnas es igual a 2, devuelve el valor de la segunda
columna de matriz_ buscar_ en y as sucesivamente. Si indicador_
columnas es:

Si es inferior a 1, BUSCARV devuelve al valor de error #VALUE!
Si es superior al nmero de columnas de matriz _buscar _en,
BUSCARV devuelve el valor de error #REF!
Ordenado Valor lgico que especifica si BUSCARV va a buscar una
coincidencia exacta o aproximada:

Si se omite o es VERDADERO, se devolver una coincidencia exacta
o aproximada. Si no localiza ninguna coincidencia exacta, devolver
el siguiente valor ms alto inferior a valor _buscado.
Los valores de la primera columna de matriz _buscar _en deben
estar clasificados segn un criterio de ordenacin ascendente; en
caso contrario, es posible que BUSCARV no devuelva el valor
correcto. Para obtener ms informacin, vea Ordenar datos.

Si es FALSO, BUSCARV slo buscar una coincidencia exacta. En
este caso, no es necesario ordenar los valores de la primera columna
de matriz_ buscar_ en. Si hay dos o ms valores en la primera
columna de matriz _buscar _en, se utilizar el primer valor
encontrado. Si no se encuentra una coincidencia exacta, se
devolver el valor de error #N/A.

Observaciones
Al buscar valores de texto en la primera columna de matriz_ buscar_
en, asegrese de que los datos de sta no tienen espacios al
principio ni al final, de que no hay un uso incoherente de las comillas
rectas ( ' o " ) ni tipogrficas ( o ), y de que no haya caracteres no
imprimibles. En estos casos, BUSCARV puede devolver un valor
inesperado o incorrecto. Para obtener ms informacin, vea LIMPIAR
y ESPACIOS.
Al buscar valores de fechas o nmeros, asegrese de que los datos
de la primera columna de matriz_ buscar_ en no se almacenen como
valores de texto, ya que, en ese caso, BUSCARV puede devolver un
valor incorrecto o inesperado. Para obtener ms informacin, vea
Convertir nmeros almacenados como texto en nmeros.
Si Ordenado es FALSO y valor_ buscado es un valor de texto, se
pueden utilizar los caracteres comodn de signo de interrogacin (?) y
asterisco (*) en el argumento valor_ buscado. El signo de
interrogacin corresponde a un solo carcter cualquiera y el asterisco
equivale a cualquier secuencia de caracteres. Si lo que desea buscar
es un signo de interrogacin o un asterisco, escriba una tilde (~)
antes del carcter.

BUQUEDA HORIZONTAL

Busca un valor en la fila superior de una tabla o una matriz de
valores y, a continuacin, devuelve un valor en la misma columna de
una fila especificada en la tabla o matriz. Use BUSCARH cuando los
valores de comparacin se encuentren en una fila en la parte
superior de una tabla de datos y desee encontrar informacin que se
encuentre dentro de un nmero especificado de filas. Use BUSCARV
cuando los valores de comparacin se encuentren en una columna a
la izquierda o de los datos que desee encontrar.
La H de BUSCARH significa "Horizontal".
Sintaxis
BUSCARH (valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_filas;
ordenado)
Valor_ buscado es el valor que se busca en la primera fila de la
tabla. Valor_buscado puede ser un valor, una referencia o una
cadena de texto.
Matriz_ buscar_ en es una tabla de informacin en la que se
buscan los datos. Utilice una referencia a un rango o el nombre de un
rango.
Los valores de la primera fila del argumento matriz _buscar_ en pueden ser
texto, nmeros o valores lgicos.
Si ordenado es VERDADERO, los valores de la primera fila de matriz_
buscar_ en deben colocarse en orden ascendente: ...-2, -1, 0, 1, 2,... , A-Z,
FALSO, VERDADERO; de lo contrario, BUSCARH puede devolver un valor
incorrecto. Si ordenado es FALSO, no es necesario ordenar matriz _buscar
_en.
El texto en maysculas y en minsculas es equivalente.
Se pueden poner los datos en orden ascendente de izquierda a derecha
seleccionando los valores y eligiendo el comando Ordenar del
men Datos. A continuacin haga clic en Opciones y despus en Ordenar
de izquierda a derecha y Aceptar. Bajo Ordenar por haga clic en la fila
deseada y despus en Ascendente.
Indicador_ filas es el nmero de fila en matriz _buscar_ en desde
el cual debe devolverse el valor coincidente. Si indicador _filas es 1,
devuelve el valor de la primera fila en matriz_ buscar_ en; si
indicador_ filas es 2, devuelve el valor de la segunda fila en matriz_
buscar_ en y as sucesivamente. Si indicador _filas es menor que 1,
BUSCARH devuelve el valor de error #VALOR!; si indicador_ filas es
mayor que el nmero de filas en matriz_ buscar _en, BUSCARH
devuelve el valor de error #REF!
Ordenado es un valor lgico que especifica si BUSCARH debe
localizar una coincidencia exacta o aproximada. Si es VERDADERO
o se omite, devolver una coincidencia aproximada. Es decir, si no
encuentra ninguna coincidencia exacta, devolver el siguiente valor
mayor inferior a valor_buscado. Si es FALSO, BUSCARH encontrar
una coincidencia exacta. Si no encuentra ninguna, devolver el valor
de error #N/A.
Observaciones
Si BUSCARH no logra encontrar valor _buscado, utiliza el mayor valor que
sea menor que valor_ buscado.
Si valor_ buscado es menor que el menor valor de la primera fila de matriz
_buscar _en, BUSCARH devuelve el valor de error #N/A.
Ejemplo
El ejemplo puede resultar ms fcil de entender si lo copia en una
hoja de clculo en blanco.