Trabajo de Grado PDF

CONSULTORA PARA LA OPTIMIZACIN DE LOS PROCEDIMIENTOS DEL
BANCO DE PROGRAMAS Y PROYECTOS DE INVERSIN MUNICIPAL

(BPPIM), EN LA SECRETARIA DE PLANEACIN E INFRAESTRUCTURA DEL
MUNICIPIO DE MIRAFLORES. BOYAC.

JHONAL DEAVIES MORENO SUREZ
C.C. 74348221

UNIVERSIDAD DE PAMPLONA
FACULTAD DE INGENIERAS Y ARQUITECTURA
INGENIERA INDUSTRIAL
PAMPLONA, NORTE DE SANTANDER
2013

CONSULTORA PARA LA OPTIMIZACIN DE LOS PROCEDIMIENTOS DEL
BANCO DE PROGRAMAS Y PROYECTOS DE INVERSIN MUNICIPAL
(BPPIM), EN LA SECRETARIA DE PLANEACIN E INFRAESTRUCTURA DEL
MUNICIPIO DE MIRAFLORES. BOYAC.

JHONAL DEAVIES MORENO SUREZ
Cod.74348221
jhonalmoreno@hotmail.com

Trabajo de grado para optar el ttulo de Ingeniera Industrial

Directora: Esp. Janeth Lorena Valero

UNIVERSIDAD DE PAMPLONA
FACULTAD DE INGENIERAS Y ARQUITECTURA
INGENIERA INDUSTRIAL
PAMPLONA, NORTE DE SANTANDER
2013
NOTA DE ACEPTACION

__________________________________
__________________________________
__________________________________
__________________________________
__________________________________
__________________________________

_____________________________________
Firma del Coordinador(a) de Trabajo de Grado

_____________________________________
Firma del Jurado

_____________________________________
Firma del Jurado

_____________________________________
Firma del Jurado

AGRADECIMIENTOS

Es para m un orgullo estar tan cerca de alcanzar esta meta que me propuse al
ingresar en esta ilustre institucin, han sido aos de dedicacin y compromiso
sufrimiento y desvelo que pronto darn frutos, sin embargo este no es un logro que
se alcance en solitario, muchas personas, instituciones, y familiares fueron
colaboradores desde distintos mbitos.

Es por esto y ms que quiero expresar mis ms sinceros agradecimientos a:

Dios primeramente, es quien que ha permitido mi existencia, el que ilumina mi
camino y me protege ante el mal, por la sabidura. Gracias mi Seor.

A mi Padre, Floresmiro Moreno Caro quien con su esfuerzo econmico y apoyo ha
sido quien financio este proyecto de vida, econmica y moralmente.

A mi Madre, Mara Dolores Surez Pieros, Madre t has sido mi sustento, mi
consejera y mi gua, tu esfuerzo y sufrimiento me recuerdan cada da que tengo que
ser mejor en cada cosa que haga.

A la Universidad de Pamplona, a mi casa de estudio por la formacin que me brindo
a lo largo de este camino.

A mis compaeros de estudio los cuales compartieron tantas experiencias, me
dieron apoyo en la soledad y fuerza en los momentos de angustia que se dieron
este proceso, de crecimiento personal y profesional.

A Angela Alvarado por sus todos sus consejos, y apoy en esos momentos en los
que perda el rumbo de mis ideas, y senta que el tiempo apremiaba y que las cosas
se salan de control.

A mis profesores los cuales con su sabidura y gua fortalecieron mis destrezas
como ingeniero y mi formacin como profesional Integral.

A mi tutora Janeth Lorena Valero por la confianza depositada en m y su gua para
alcanzar esta meta.

A la administracin municipal de Miraflores, Boyac en cabeza del Doctor Nelson
Hernando Roa Rubio quien deposito su confianza en m para la optimizacin de este
ente administrativo de vital importancia para el cumplimiento de su plan de
desarrollo y como herramienta para la planeacin de la inversin en el municipio, en
aras de mejorar la calidad de vida de los mirafloreos y como instrumento de gestin
para la solucin de las necesidades que apremian a la comunidad.

A los funcionarios de la secretaria de planeacin de la gobernacin de Boyac por
su apoyo en este proceso de mejora, as como la espera para el desarrollo de
proyectos prioritarios en momentos crticos de mejora.

A los funcionarios del DNP por su apoyo en capacitacin, guas metodolgicas e
informacin necesaria para el desarrollo del marco terico el desarrollo
metodolgico de esta propuesta.

A la seora Edel Mara, tcnico administrativo de la secretaria de Planeacin e
Infraestructura del municipio de Miraflores, quien con sus 20 aos de servicio al
municipio aporto la experiencia en los procesos administrativos requerida para
lograr el objeto del presente trabajo.

A la arquitecta Diana Roci Martnez, profesional a cargo del Banco de Programas
y Proyectos de Inversin Municipal por su apoyo y gua en cuanto a la operacin del
ente y necesidades detectadas a lo largo de los 19 ao de operacin del BPPIM.

A la doctora Nadia Alexandra Sanabria, asesora legal asignada por la
administracin Municipal de Miraflores Boyac para el desarrollo del presente
proyecto.

A la doctora Sandra Roci Morales Romero jefe de Control Interno del Municipio de
Miraflores Boyac quien apoyo el componente de implementacin de
procedimientos dentro del manual de funciones y manual operativo del municipio
as como la adopcin del manual del Banco de Programa y Proyectos de Inversin
Municipal.

Dems funcionarios y contratistas de la administracin municipal quienes en todo
momento apoyaron y colaboraron para lograr el objetivo del presente proyecto.

CAPITULO I

Tabla de Contenido
Introduccin ........................................................................................................................................................................ 0
TITULO ................................................................................................................................................................................. 1
Consultora para la optimizacin de los procedimientos del Banco de Programas y Proyectos de Inversin
Municipal (BPPIM), en la secretaria de planeacin e infraestructura del municipio de Miraflores. Boyac. 1
1. Planteamiento del problema. ............................................................................................................................... 1
1.1. Diagnstico del estado Actual de los procedimientos desarrollados en el Banco de programas
y proyectos de inversin Municipal y Su relacin con las dependencias formuladoras. .............................. 1
1.1.01. Procedimientos establecidos en el Manual de Procesos y Procedimientos de la Alcalda
del municipio de Miraflores (Propuesta de reestructuracin adoptada por el decreto No 064 de 8
de Noviembre 2012 del Honorable consejo municipal). ................................................................................ 1
1.1.02. Anlisis Situacional de los procedimientos Actuales del Banco Programas y Proyectos de
inversin Municipal. ................................................................................................................................................. 4
1.2. Anlisis FODA Situacional (actual). ............................................................................................................ 6
1.2.01. Identificacin de Fortalezas y Debilidades. .................................................................................. 7
1.2.02. Identificacin de Amenazas y oportunidades. .............................................................................. 8
1.2.03. Anlisis situacional (sntesis). .............................................................................................................. 9
1.2.04. Formulacin de estrategias.............................................................................................................. 11
1.3. Instrumentos de Diagnstico. ..................................................................................................................... 12
1.3.01. Identificacin de Problemtica, Casusas y Efectos (Diagrama CausasProblema
Efectos). 12
1.3.02. Identificacin de alternativas de solucin, Medios, Objetivo, Fines (Diagrama Medios
ObjetivosFines). ................................................................................................................................................. 16
1.4. Diligenciamientos Modulo 1 Metodologa General Ajustada Ver Versin 2013.4.9.6 ................... 19
1.4.01. Contribucin a la poltica Pblica. ...................................................................................................... 19
1.4.02. Identificacin y Descripcin del Problema. .................................................................................. 20
1.4.03. Anlisis de Participantes. ................................................................................................................. 21
1.4.04. Poblacin Afectada y Objetivo. ..................................................................................................... 21
2. FORMULACIN DEL PROBLEMA ........................................................................................................................ 24
3. Sistematizacin del Problema. ............................................................................................................................ 25
4. Justificacin ............................................................................................................................................................. 26
5. Objetivos ................................................................................................................................................................. 27

5.1. Objetivo General. ....................................................................................................................................... 27
5.2. Objetivos Especficos. ................................................................................................................................. 27
6. Limitaciones y Alcances. ....................................................................................................................................... 28
7. Marco referencial. ................................................................................................................................................. 29
7.1. Antecedentes. ............................................................................................................................................... 29
8. Marco contextual ................................................................................................................................................... 30
8.1. Aspectos Generales del Municipio. ......................................................................................................... 30
8.1.01. Resea Histrica. ................................................................................................................................ 30
8.1.02. Anlisis del entorno exterior. .......................................................................................................... 30
8.1.03. Ubicacin Geogrfica. ..................................................................................................................... 30
8.1.04. Extensin Geogrfica. ...................................................................................................................... 30
8.1.05. Descripcin Limtrofe ......................................................................................................................... 30
8.1.06. Divisin Poltica. .................................................................................................................................. 30
8.2. Anlisis Estructura Administrativa alcalda Municipal de Miraflores Boyac. ................................ 31
8.2.01. Organigrama Administracin Municipal. ...................................................................................... 31
8.2.02. Visin. ................................................................................................................................................... 32
8.2.03. Misin. .................................................................................................................................................. 32
8.2.04. Capital de Trabajo. .......................................................................................................................... 32
8.2.05. Aspectos de produccin. ................................................................................................................... 33
8.2.06. Productos. ............................................................................................................................................ 33
9. Marco Terico. ....................................................................................................................................................... 41
9.1. Planificacin y Proyectos de Inversin Pblica en Colombia Aspectos Generales. ..................... 41
9.2. Base terica para la formulacin y registro de proyectos de inversin pblica. ......................... 43
9.2.01. Inversin Pblica. .................................................................................................................................... 43
9.2.02. Definicin de Proyectos de Inversin Pblica. ............................................................................. 43
9.2.03. Relacin del Proyecto con el ciclo de inversin pblica. ........................................................... 44
9.2.04. Etapa de formulacin y evaluacin ex ante. ............................................................................... 46
9.2.05. Etapa de programacin. .................................................................................................................. 46
9.2.06. Etapa de Ejecucin. ........................................................................................................................... 48
9.2.07. Etapa de Seguimiento. .......................................................................................................................... 49
9.3. La Metodologa del Marco lgico del Proyecto. ................................................................................. 52

9.3.01. Antecedentes y Caractersticas Generales. ................................................................................. 52
9.3.02. Procedimiento de Aplicacin de la metodologa ZOPP. ........................................................... 54
10. Marco conceptual. ............................................................................................................................................ 55
10.1. Programas ..................................................................................................................................................... 55
10.2. Proyecto ........................................................................................................................................................ 55
10.3. Etapas de un Proyecto ............................................................................................................................... 55
10.4. Pre inversin ................................................................................................................................................. 55
10.5. Identificacin ................................................................................................................................................ 55
10.6. Preparacin .................................................................................................................................................. 56
10.7. Evaluacin Ex ante ...................................................................................................................................... 56
10.8. Inversin ......................................................................................................................................................... 56
10.9. Terminacin ................................................................................................................................................... 56
10.10. Operacin ................................................................................................................................................ 56
11. Marco legal. ...................................................................................................................................................... 57
12. DISEO METODOLOGICO ............................................................................................................................ 60
FASE I ............................................................................................................................................................................ 60
FASE II ........................................................................................................................................................................... 60
FASE III .......................................................................................................................................................................... 60
FASE IV ......................................................................................................................................................................... 61
12.1. Tipo de Investigacin. ................................................................................................................................. 61
12.2. Mtodo .......................................................................................................................................................... 61
13. METODOLOGIA PROPUESTA........................................................................................................................ 62
13.1. Formulacin del Plan Estratgico de Accin. ......................................................................................... 63
13.2. Plan Operativo de Accin (Consultora) ................................................................................................. 64
13.3. Plan Operativo de Accin (Capacitaciones) .......................................................................................... 65
14. COSTEO RELACIONADO A LOS RECURSOS NECESARIOS PARA EL DISEO Y EJECUCION DE LA
PROPUESTA. .................................................................................................................................................................... 70
15. RESULTADOS ..................................................................................................................................................... 73
15.1. Anlisis situacional actual del Banco de Programas y Proyectos. .................................................... 73
Anlisis de la informacin recolectada. ............................................................................................................ 73
15.1.01. DATOS RECOLECTADOS. ............................................................................................................ 73

15.1.02. Tabulacin y Anlisis de datos General. ................................................................................. 77
15.1.03. Indicadores de no conformidad de requisitos de registro en el BPPIM. ........................... 80
15.1.04. Indicadores de estado, Periodo de ejecucin y metas proyectadas. ................................ 80
INDICADORES DE ACCIN. ................................................................................................................................ 81
15.2. Anlisis situacional postimplementacin proceso de optimizacin del Banco de Programas y
Proyectos...................................................................................................................................................................... 82
ANALISIS DE LA INFORMACIN RECOLECTADA. .............................................................................................. 82
15.2.01. Tabulacin y Anlisis de datos General. ................................................................................. 83
Indicadores de no conformidad de requisitos de registro en el BPPIM. ........................................................ 84
15.3. INDICADORES DE ESTADO POST POA. ................................................................................................. 85
INDICADORES DE EVALUACIN........................................................................................................................ 85
Anlisis de impacto en la Formulacin. .................................................................................................................. 87
Anlisis Econmico de la propuesta Implementada. ........................................................................................... 91
PERIODO DE PROYECCIN. ............................................................................................................................... 91
15.4. CALCULO DE BENEFICIO-COSTO. .......................................................................................................... 92
16. CONCLUSIONES .............................................................................................................................................. 94
17. RECOMENDACIONES ...................................................................................................................................... 96
18. BIBLIOGRAFIA ................................................................................................................................................... 97
ANEXOS (TABLAS, GRAFICOS, FOTOS, ETC) .......................................................................................................... 98

LISTADO DE TABLAS
Tabla 1, Referencia normativa BPPIM. ........................................................................................................................ 1
Tabla 2, Diagrama de flujo de procedimientos Alcalda Municipal de Miraflores. .......................................... 2
Tabla 3, Identificacin de Fortalezas........................................................................................................................... 7
Tabla 4, Identificacin de Debilidades ....................................................................................................................... 8
Tabla 5, Identificacin de Amenazas. .......................................................................................................................... 8
Tabla 6, Identificacin de Oportunidades. ................................................................................................................. 9
Tabla 7, Matriz de Anlisis FODA. ............................................................................................................................. 10
Tabla 8, Estrategias Probables para implementacin. .......................................................................................... 12
Tabla 9, FORMATO ID 01 ............................................................................................................................................ 19
Tabla 10, Recopilacin informacin Formato ID-01, Metodologa General Ajustada Versin 1.0 ............. 20
Tabla 11, Recopilacin informacin Formatos ID-02, Metodologa General Ajustada Versin 1.0 ............ 20
Tabla 12, Informacin recopilada en el formato ID-03, Metodologa General Ajustada. ........................... 21

Tabla 13, Diligenciamiento del Formato ID-04 ....................................................................................................... 22
Tabla 14, Identificacin y Caracterizacin de la poblacin objetivo Formato ID-04. ................................... 23
Tabla 15, Marco Fiscal a Mediano Plazo en Miles de Pesos. .............................................................................. 33
Tabla 16, Productos y servicios Ofrecidos por la Alcalda Municipal de Miraflores. ..................................... 40
Tabla 17, Componentes de la Metodologa ZOPP ................................................................................................ 54
Tabla 18, Normo grama Banco de Programas y Proyectos de Inversin Municipal. ...................................... 58
Tabla 19, Estrategias de Accin. ................................................................................................................................ 64
Tabla 20, Plan Operativo de Accin. ........................................................................................................................ 65
Tabla 21, Plan Operativo de Capacitacin. ............................................................................................................ 69
Tabla 22, consolidado participacin en el SUIP ...................................................................................................... 77
Tabla 23, Conocimiento de la MML ........................................................................................................................... 77
Tabla 24, Identificacin componentes de un objetivo. ........................................................................................... 78
Tabla 25, Relacin de la identificacin de los componentes de un objetivo. .................................................... 79
Tabla 26, Calificacin a los procedimientos desarrollados por BPPIM .............................................................. 79
Tabla 27, Indicadores de Estado y Accin. .............................................................................................................. 80
Tabla 28, Conocimiento de la Metodologa MML Ex-POST. ................................................................................ 82
Tabla 29, Identificacin componentes de un objetivo. ........................................................................................... 83
Tabla 30, Relacin de la identificacin de los componentes de un objetivo. .................................................... 83
Tabla 31, Calificacin a los procedimientos desarrollados por BPPIM .............................................................. 84
Tabla 32, Indicadores de estado y accin Ex-POST. ............................................................................................. 85
Tabla 33, Impacto en la formulacin. (Comparativa Ex-Post, Ex-Ante). ........................................................... 87
Tabla 34, Flujo de caja, operacin del BPPIM ........................................................................................................ 91
Tabla 35, Ejecucin Presupuestal vigencias 2012 y 2013. ................................................................................... 93
LISTADO DE ILUSTRACIONES
Ilustracin 1, Diagrama Problema efecto. ................................................................................................................ 14
Ilustracin 2, Diagrama Problema - Efecto ............................................................................................................... 15
Ilustracin 3, Diagrama de objetivos - medios ......................................................................................................... 17
Ilustracin 4, Objetivos - fines ...................................................................................................................................... 18
Ilustracin 5, Organigrama Administracin Municipal (En proceso de reestructuracin) ................................ 31
Ilustracin 6, Componentes de la poltica pblica de Inversin. ........................................................................... 42
Ilustracin 7, Ciclo de Vida de Un proyectos de Inversin. ................................................................................... 44
Ilustracin 8, Integracin del proyecto al ciclo de la Inversin Pblica. ............................................................. 45
Ilustracin 9, proceso de la inversin pblica. .......................................................................................................... 47
Ilustracin 10, Financiacin de la fase de ejecucin de un Proyecto de Inversin. .......................................... 48
Ilustracin 11, Procedimiento para el seguimiento y evaluacin de Proyectos de Inversin. ........................ 50
Ilustracin 12, Relacin de los Bancos de Programas y proyectos con los dems mecanismos de Inversin
del estado. ....................................................................................................................................................................... 50
Ilustracin 13, Componentes del seguimiento y Evaluacin de la Inversin Piublica. ..................................... 51
Ilustracin 14, Principios del Seguimiento y Evaluacin de los proyectos de inversin Pblica. .................... 52

Ilustracin 15, Fases de la Investigacin. ................................................................................................................... 60
Ilustracin 16, Metodologa Empleada. ..................................................................................................................... 61
Ilustracin 17,Actividades Comprendidas en el ciclo PHVA. ................................................................................. 62
Ilustracin 18, Relacin de conocimiento de la Metodologa de Marco lgico. ............................................... 78
Ilustracin 19, indicadores de no conformidad registro BPPIM ............................................................................ 80
Ilustracin 20, Conocimiento de la Metodologa MML Ex-POST. ......................................................................... 82
Ilustracin 21, Relacin de conocimiento de la Metodologa de Marco lgico. ............................................... 83
Ilustracin 22, indicadores de no conformidad registro BPPIM ............................................................................ 84
Ilustracin 23, Participacin por sectores en la formulacin Estado Ex ante. .................................................. 88
Ilustracin 24, Participacin en la formulacin ex-post por sectores. ................................................................. 88
Ilustracin 25, Volumen de formulacin por sectores, estado Ex-ante. ............................................................... 89
Ilustracin 26, Volumen de Formulacin estado Ex-Post ........................................................................................ 90
Ilustracin 27, Comparativa de variacin estados ex-ante, ex-post. ................................................................. 91
Ilustracin 28, Flujo de Caja anual ............................................................................................................................. 92

Introduccin
En Colombia el Departamento Nacional de Planeacin y los entes territoriales se rigen por una
metodologa unificada para la programacin de la inversin y seguimiento de la financiacin,
conocida como MGA (Metodologa General Ajustada), est metodologa tiene un enfoque de marco
lgico que identifica ciertos componentes crticos de una problemtica y formula ciertas alternativas
como opcin de solucin que luego son estudiadas en su viabilidad por parte del analista en proyectos
y evaluadas para medir si se obtuvo los resultados esperados.
Para llevar una base de datos de las soluciones generadas en los distintos entes territoriales, entre los
aos 1989 y 1991 se instaura y estructura el Banco de Proyectos de Inversin Nacional (BPIN), con el
fin de tener control, seguimiento y evaluacin de los proyectos desarrollados a nivel nacional, tambin
se dej el camino abierto para que se crearan los Bancos de Programas y Proyectos de Inversin
Territorial, municipales, Departamentales y de cooperacin internacional.
El municipio de Miraflores Boyac, en calidad de ente territorial, mediante la Secretaria de
Planeacin e Infraestructura, instauro el Banco de Programas y Proyectos de Inversin municipal
siguiendo lo establecido en la normatividad legal, en el presente documento se analiza el estado
actual de operacin de dicho rgano y la relacin con los otros estamentos municipales, con la
determinacin de identificar la existencia falencias en sus procedimientos, modernizarlos y facilitar el
acceso a las fuentes generadoras de proyectos a la informacin requerida para desarrollar un
proyecto con enfoque social que permita aplicar el marco lgico como filosofa.
Se generan alternativas de solucin para los hallazgos que se evidencian proponiendo un plan de
accin integral para la obtencin de los objetivos establecidos en este documento.
Tambin se presenta un informe del apoyo que se prest al rgano Colegiado de Administracin y
Decisin Municipal (OCAD Municipal), en la formulacin y preparacin de proyectos financiados y/o
cofinanciados con recursos del Sistema General de Regalas (SGR).

TITULO

Consultora para la optimizacin de los procedimientos del Banco de
Programas y Proyectos de Inversin Municipal (BPPIM), en la secretaria
de planeacin e infraestructura del municipio de Miraflores. Boyac.

1. Planteamiento del problema.
1.1. Diagnstico del estado Actual de los procedimientos desarrollados en el Banco de
programas y proyectos de inversin Municipal y Su relacin con las dependencias
formuladoras.
1.1.01. Procedimientos establecidos en el Manual de Procesos y Procedimientos de la
Alcalda del municipio de Miraflores (Propuesta de reestructuracin adoptada
por el decreto No 064 de 8 de Noviembre 2012 del Honorable consejo
municipal).
Esta reestructuracin Administrativa del gobierno municipal se encuentra en estado de
implementacin y no ha sido ajustado al Modelo Estndar de Control Interno.
Definicin.
Banco de programas y proyectos: es un instrumento para la planeacin que registra los
proyectos de inversin para el apoyo municipal, seleccionados como viables, previamente
avaluados social, tcnica, econmicamente, susceptibles de financiacin con recursos del
municipio.
Objetivo.
Administrar tcnicamente el banco de proyectos de inversin municipal de acuerdo al
reglamento adoptado.
Alcance.
Inicia con la identificacin del listado de proyectos, y termina con la viabilidad de los
proyectos prioritarios y estratgicos para la administracin municipal.
Referencias.
TIPO DE TRMITE O SERVICIO NORMA APLICABLE
Banco de Programas y Proyectos
1
Ley 152 de 1994
Ley 60 de 1993
Ley 38 1989
Decreto 875 de 2008
Decreto 4109 de 2004
Decreto 841 de 1990
Resolucin 806 DNP
Normas internas Decreto No. 084 de 2005
Tabla 1, Referencia normativa BPPIM.
Diagrama de flujo de procedimientos.

1
Marco normativo del BPPN (Banco de programas y proyectos Nacional) y Bancos territoriales, DNP 2007

Tabla 2, Diagrama de flujo de procedimientos Alcalda Municipal de Miraflores
2
.

2
Manual de Funciones Administracin Municipal, adoptado en el acuerdo 023 de febrero 4 de 2012

DESCRIPCION
DE LA
ACTIVIDAD
SIMBOLO
AREAS
INVOLUCR
ADAS
CARGO FORMATO
OBSERVACI
ONES
0
Inicio del
procedimiento

Tcnico
operativo

1
determina los
proyectos que
hacen parte
del Plan de
Desarrollo,
plan operativo
(POAI), plan
de Accin y en
el Presupuesto
Municipal

Tcnico
operativo

2
Elabora los
proyectos ante
entidades de
confina nacin
de acuerdo a
los
requerimientos
.

Tcnico
operativo

3
Elabora los
proyectos
requeridos
para sustentar
la inversin
municipal

Tcnico
operativo

4
Presenta los
proyectos
presentados
por la
comunidad y
dependencias
de la
administracin
municipal.

Tcnico
operativo

5
Recepcin de
los proyectos
presentados
por la
comunidad y
dependencia
de la
administracin
municipal

Tcnico
operativo

6 Verifica que el
proyecto haga
parte del Plan
de Desarrollo,
Plan
Operativo
(POAI), plan
de accin y
presupuesto
municipal. Si
no hacen
parte fin del
procedimiento
Tcnico
operativo

7 Evala el
proyecto y
determina si
est acorde
con la
necesidad
planteada
para la
ejecucin. Si
no da
institucin
para ajustar el
proyecto.
Tcnico
operativo

8 Radica el
proyecto en el
sistema e
incluye en la
Banco.

Tcnico
operativo

9 Realiza
certificacin
de viabilidad
del proyecto
Tcnico
operativo

1.1.02. Anlisis Situacional de los procedimientos Actuales del Banco Programas y
Proyectos de inversin Municipal.
La siguiente informacin se recopilo de entrevistas directas con los jefes de secretarias y
funcionarios de la Secretaria de Planeacin e Infraestructura, como herramienta de
recoleccin de datos se us el Formato IRD-01(Ver Anexos).
La secretaria de Planeacin e Infraestructura del municipio de Miraflores, Boyac (SPI) es la
dependencia encargada de ejecutar lo procesos y procedimientos requeridos para la gestin
del banco de programas y proyectos de inversin municipal BPPIM, tambin la gestin y
criterio tcnico de los proyectos presentados ante el OCAD (rganos Colegiados de
Administracin y Decisin) para proyectos financiados o cofinanciados con recursos del
Sistema General de Regalas (SGR).
De acuerdo con la normatividad vigente estos proyectos deben ser desarrollados y
gestionados siguiendo la Metodologa General Ajustada (MGA) y la programacin orientada
a objetivos, para lo cual se deben implementar herramientas y formacin que facilite la
aplicacin de la metodologa.
Todo proyecto tiene un ciclo de vida que tiene bsicamente cuatro etapas (Ver figura 1) que
se dividen en preinversin, inversin, operacin y evaluacin expost, siendo la etapa de
10 Solicita
certificacin

Usuario
del Banco
de
proyectos

11 Revisa si existe
radicado

12 Elabora el
certificado

13 Revisa, si
presenta
inconsistencia
devuelva de lo
contrario firma
Secretari
a
General

14 Entrega
certificado
Secretari
a
General

15 Fin de
procedimiento
Secretari
a
General

preinversin probablemente la ms crucial para el desarrollo y ejecucin de un proyecto
que tenga impacto en una comunidad y solucione sus problemticas de manera eficiente,
eficaz y productiva.
Las entidades nacionales y departamentales realizan frecuentemente convocatorias para
participar con proyectos de cofinanciacin que generalmente solo requieren de un 5% A 15%
de cofinanciacin por parte del municipio, sin embargo algunas veces la informacin llega a
secretaria General o al Correo Institucional y no es comunicado al Banco de Programas y
Proyectos de manera oportuna para iniciar los procedimiento requeridos para el desarrollo
de dichos proyectos teniendo retrasos en la formulacin que algunas veces son crticas al
punto de no lograr los proyectos en los trminos y cronograma establecido en las
convocatorias.
La secretaria de planeacin e infraestructura desarrolla la etapa de pre--inversin con cierto
nivel de dificultad, los funcionarios ejecutan las etapa de preinversin realizando
actividades tales como la formulacin y preparacin de los proyectos alternando estas con
las funciones propias de sus cargos sin contar con el apoyo de herramientas de gua y/o
ayuda alguna para la implementacin de la MGA.
La SPI cuenta con personal idneo en el rea tcnica de infraestructura, pero no cuenta con
funcionarios dedicados a la formulacin y algunos aspectos de la preparacin de los
proyectos. Dado que la metodologa es un componente clave para la obtencin de los
recursos demandados para el desarrollo de dichos proyectos, la eficiencia con la cual se
desarrolle la etapa de preinversin influye directamente en la obtencin de los recursos
necesarios para la ejecucin de los proyectos dentro de un espacio temporal que le permita
ser viable como solucin.
En cuanto la formacin del personal en la MGA y herramientas de programacin, control y
seguimientos de los proyectos relacionados con esta dependencia, la MGA en su nueva
versin tiene poca difusin en el personal, la secretaria maneja una Ficha Estadstica Bsica
de inversin, que posee de manera general los componentes de la MGA, esta ficha es el inicio
del procedimiento de registro de los proyectos que se desarrollan en el Banco de Programas
y Proyectos de Inversin Municipal BPPIM, todo proyecto que requiera la certificacin de
disponibilidad presupuestal CDP debe ser registrado primero en el BPPIM y obtener la
certificacin de registro y cumplimiento, por otro lado los proyectos que requieran
financiacin o cofinanciacin con recursos del SGR debe ser desarrollado bajo la MGA y
siguiendo lo establecido en el Decreto 1075 de 2012, es por esta razn que es de vital
importancia para el desarrollo de las soluciones que todos estos aspectos sean tenidos en
cuenta por el desarrollador y ejecutor de los proyectos. La formacin en estos aspectos
normativos es buena, diferente a esto no se emplea ninguna otra herramienta establecido
dentro de la Ingeniera de proyectos para fortalecer los procedimientos de la SPI, pudiendo
ser esta una oportunidad para una mejora importante en los procedimientos que se
desarrollan en esta dependencia en la formulacin y preparacin de proyectos.
No existe manual o gua de los procedimientos que se requieren para el registro y evaluacin
de los proyectos en el BPPIM as como tampoco se ha implementado el Sistema de
Seguimiento y Evaluacin de Proyectos de Inversin SSEPI, sin embargo estos no son de

obligatorio cumplimiento en un BPPIM pero s podran ser herramientas importantes y de gran
ayuda para el formulador y evaluador de proyectos.
Se maneja un enorme volumen documental (Algunos proyectos llegan a tener 3 o 4 tomos de
200 pginas cada uno), que se almacenan en cajas de gua y conservacin dentro de
armarios metlicos, los formuladores de proyectos de las diferentes entidades que son fuentes
de proyectos manejan sus propios formatos, documentos y registros para desarrollar los
proyectos los cuales son entregados a la secretaria de planeacin e infraestructura para la
evaluacin de viabilidad y expedicin del certificado de Registro en el BPPIM. En cada
proyecto se hace una consulta al asesor jurdico de la alcalda para verificar los requisitos
legales que los formuladores deben cumplir.
Los empleados afirman tener problemas con el BPPIM por su demora en la emisin de
certificados as como la falta de informacin sobre proyectos anteriores muchos de los cuales
no aparecen o solo partes de ellos, hay hallazgos que no han podido ser identificados debido
a que hay que hacer una evaluacin ms profunda de los procedimientos y aplicar alguna
herramienta de recoleccin de datos para realizar un anlisis exhaustivo de la problemtica,
as como empezar a identificar con ms precisin los causantes de los cuellos de botella en el
procedimiento de registro y expedicin de certificados, tambin identificar falencias en la
documentacin y manejo documental para poder ofrecer una alternativa de solucin viable
confiable y duradera.

1.2. Anlisis FODA Situacional (actual).
Se implement esta herramienta como parte de la estrategia de identificacin de causas y
efectos de la problemtica actual del Banco de Programas y Proyectos de Inversin
Municipal.
Definicin.
El anlisis FODA es una herramienta de diagnstico y anlisis para la generacin creativa de
posibles estrategias a partir de la identificacin de los factores internos y externos de la
organizacin, dada su actual situacin y contexto. Se identifican las reas y actividades que
tienen el mayor potencial para un mayor desarrollo y mejora y que permiten minimizar los
impactos negativos del contexto.
Objetivo.
Identificar las Fortalezas, Oportunidades, debilidades y Amenazas presentes en los
procedimientos del Banco de Programas y proyectos de Inversin Municipal.
Alcance.
Inicia la identificacin de los cuatro factores de anlisis de los procedimientos relacionados
con el BPPIM desde las dependencias formuladoras y termina en el seguimiento de los
proyectos ejecutados.

Metodologa.
Se us una herramienta de recoleccin de datos (Ver anexo 1), esta herramienta se aplica a
Manera de entrevista informal se dialoga sobre temticas concernientes al BPPIM con el
entrevistado de una manera amena y cordial, mientras se explicaba cada uno de los tems
de la herramienta y el entrevistado los desarrolla, tomando nota de aspectos importantes
que surgan de la conversacin.
1.2.01. Identificacin de Fortalezas y Debilidades.
Para identificar estos elementos se aplicara una pregunta para cada uno de los elementos
con el fin de que sirva como control a la lluvia de ideas que se us como mtodo de evaluacin
preliminar del estado actual del BPPIM.
Para identificar el elemento Fortalezas se us la siguiente pregunta de control:
Cules son los elementos, funciones, procesos o situaciones que permiten mantener o impulsar el
desarrollo de los procedimientos del Banco de Programas y Proyectos de Inversin Municipal?
ID FORTALEZAS
F1
Apoyo de todas las dependencias hacia el mejoramiento del Banco de Programas y Proyectos de inversin
Municipal.
F2 Voluntad Poltica para la mejora del BPPIM.
F3 Disponibilidad Presupuestal para el mejoramiento institucional.
F4 Apoyo de profesionales en distintas reas para el mejoramiento institucional.
F5 Altas expectativas sobre los resultados de la optimizacin.
F6 El mejoramiento institucional como sector estratgico en el plan de desarrollo.
F7 Buena Disposicin de los funcionarios para apoyar cualquier accin de mejora institucional
Tabla 3, Identificacin de Fortalezas
Para identificar el elemento Debilidades se us la siguiente pregunta de control:
Cules son los elementos, funciones, procesos o situaciones que contribuyen a retrasar o desviar
el desarrollo de los procedimientos del Banco de Programas y Proyectos de Inversin Municipal?
ID DEBILIDADES
D1 Desconocimiento de la metodologa de marco lgico por parte de algunos jefes formuladores.
D2 Dificultad en la formulacin de objetivos.
D3 D3: No se evidencia indicadores de cumplimiento del plan de desarrollo.
D4 D4: procedimientos no estandarizados, o inexistentes.
D5 D5: Estructura organizacional de las secretarias.
D6 D6: No se evidencio la implementacin del SSEPI.
D7
Desconocimiento de la existencia de manuales de procesos y procedimientos, y documentacin especficos para el banco de
programas y proyectos de Inversin municipal.

D8 No hay un programa de capacitacin en metodologas, para la formulacin y preparacin de proyectos.
D9
La no comunicacin oportuna de cambios en la normatividad o restructura miento de las funciones municipales, y los
procedimientos del BPPIM.
D10 La ficha EBI no contiene informacin para el diligenciamiento de metodologas especiales (OCENSA, TGI, FONSET).
D11 El tiempo requerido para la expedicin del certificado de registro del BPPIM.
D12 No existen funcionarios de apoyo para la formulacin y preparacin de proyectos.
D13 Enfoque hacia infraestructura de la secretaria.
D14 No existen documentos estandarizados para los procedimientos.
D15 Perdida de inters de los formuladores despus de varias devoluciones por las inconformidades.
Tabla 4, Identificacin de Debilidades
1.2.02. Identificacin de Amenazas y oportunidades.
De manera similar, para definir estos elementos se pueden responder las siguientes preguntas:
Qu situaciones o condiciones se estn dando o se podran dar en el entorno y que pueden
representar un peligro u obstculo para mantener o impulsar el desarrollo de la administracin
municipal en cumplimiento del plan de desarrollo Miraflores, Social, Turstico y Agropecuario
2012 2015?
ID AMENAZAS
A1 No conformidades en las auditorias por parte de los entes de control.
A2
No acceder a recursos de cofinanciacin del OCAD municipal, ministerios, departamentos y otras organizaciones por las
falencias en el manejo de la MGA y la problemtica presente en el BPPIM.
A3 Financiacin proyectos de inversin que no generen soluciones reales a la problemtica municipal.
A4 Perdida de informacin vital para el desarrollo de proyectos de inversin.
A5 Bajo nivel de reaccin del BPPIM a los cambios en la normativa legal.
A6
Acciones en contrava de lo establecido en las en la ley 60 de 1993 y otras normativas que regulan los procedimientos de
contratacin y operacin de los BPPIM.
Tabla 5, Identificacin de Amenazas.
De manera similar, para definir estos elementos se pueden responder las siguientes preguntas:
Qu situaciones o condiciones existen o podran ocurrir en el entorno, y que puedan favorecer
o impulsar el desarrollo de la el desarrollo de la administracin municipal en cumplimiento del
plan de desarrollo Miraflores, Social, Turstico y Agropecuario 2012 2015?
ID OPORTUNIDADES
O1 Identificacin de falencias del BPPIM por parte de los formuladores.
O2 Restructuracin organizacional en curso.
O3 Conformacin del OCAD municipal para el acceso a recursos del SGR.
O4 Convenio de cooperacin con la Universidad de pamplona

O5 Ajuste del MECI a la restructuracin en curso.
O6
Infraestructura tecnolgica suficiente para la implementacin del SSEPI. No conformidades en las auditorias por parte de los
entes de control.
Tabla 6, Identificacin de Oportunidades.
1.2.03. Anlisis situacional (sntesis).
En esta tercera etapa se realiz el anlisis situacional del BPPIM, obtenindose as la matriz
DOFA, para el desarrollo de la planeacin estratgica de las soluciones propuestas para la
optimizacin de los procedimientos de dicho ente.

REPUBLICA DE COLOMBIA
Departamento de Boyac
Municipio de Miraflores
Alcalda Municipal
Cdigo postal 152660

ACUERDO DE COOPERACIN ACADEMICA, CIENTIFICA Y TECNOLOGICA No 0227 DE 2013, MUNICIPIO DE
MIRAFLORES UNIVERSIDAD DE PAMPLONA
10

Tabla 7, Matriz de Anlisis FODA.
MATRIZ
DOFA
DEBILIDADES FORTALEZAS
D1 D2 D3 D4 D5 D6 D7 D8 D9 D10 D11 D12 D13 D14 D15 D16 D17 F1 F2 F3 F4 F5 F6 F7
A
M
E
N
A
Z
A
S

A1 E1 E4
A2 E3 E2 E17 E17
A3 E3 E17
A4 E5
A5 E6
A6 E6 E16
O
P
O
R
T
U
N
I
D
A
D
E
S

O1 E7 E10 E7 E11 E12 E12 E13
O2 E7 E8 E9
O3
O4
E13
E15

O5
O6 E9

Alcalda Municipal
Cdigo postal 152660

ACUERDO DE COOPERACIN ACADEMICA, CIENTIFICA Y TECNOLOGICA No
0227 DE 2013, MUNICIPIO DE MIRAFLORES UNIVERSIDAD DE PAMPLONA
11

1.2.04. Formulacin de estrategias
Teniendo en cuenta los resultados obtenidos en la matriz de anlisis anterior y de manera preliminar
se han formulado estrategias para lograr el objetivo propuesto, sin embargo no se tienen en cuenta
otros factores internos y externos como tiempo de implementacin, el memento cronolgico de carga
de trabajo en el que se encuentran los funcionarios municipales, as como el impacto generado por
el concejo y la personera municipal con su control poltico.
CDIGO ESTRATEGIA TIPO
E1
Identificar las no conformidades existentes en los
procedimientos del BPPIM e incluirlas las correcciones
pertinentes en el plan de mejoramiento. (D1A1).
ESTRATEGIAS DE
SOBREVIVENCIA
E2
Incluir dentro del plan de capacitacin la relacin entre
los procedimientos del BPPIM y la adquisicin de recursos
para la cofinanciacin de proyectos de inters de cada
dependencia.(D8A2)
ESTRATEGIAS DE
SOBREVIVENCIA
E3
Fortalecer el pensamiento en marco lgico de los
formuladores como herramienta indispensable para el
desarrollo de soluciones eficaces con los recursos
disponibles (D1A2 D1A3).
ESTRATEGIAS DE
SOBREVIVENCIA
E4
Sistematizar la gestin documental en la plataforma
tecnolgica disponible y promover el uso de nuevas
tecnologas para la conservacin de la documentacin
(A1D14).
ESTRATEGIAS DE
SOBREVIVENCIA
E5
Establecer procedimientos de actualizacin documental
(A4, D14).
ESTRATEGIAS DE
SOBREVIVENCIA
E6
(D8A6) (D8A5) Planificar la formacin de los
formuladores teniendo como marco legal lo establecido
en la normativa que regula los BPPIM y los lineamientos
establecidos por el DNP.
ESTRATEGIAS DE
SOBREVIVENCIA
E7
D1O1, D1O2, D8O1). Formacin y capacitacin a los
formuladores en metodologa de marco lgico y los
procedimientos establecidos en la ley 152 de 1994 y la
resolucin 806 de 2005 del DNP.
ESTRATEGIAS
ADAPTATIVAS
E8
D4O2, D901) Estandarizacin de los procedimientos del
BPPIM y socializacin con todas las dependencias, bajo
los lineamientos establecidos en el MECI.
ESTRATEGIAS
ADAPTATIVAS
E9
(D5O2, D5O6). Implementar el SSEPI y capacitar en la
operacin de este al funcionario encargado del BPPIM.
ESTRATEGIAS
ADAPTATIVAS
E10
(D7O1) Crear el listado maestro de documentos internos
y externos para tener una base documental de los
procedimientos, actividades y registros requeridos para
la operacin del BPPIM.
ESTRATEGIAS
ADAPTATIVAS
E11
(D10O1, ) Diseo, implementacin y socializacin de una
ficha EBI ajustada a todas las dependencias
administrativas.
ESTRATEGIAS
ADAPTATIVAS

Alcalda Municipal
Cdigo postal 152660

12

E12
F1O1) Involucrar a las dependencias formuladoras en las
actividades de optimizacin de los procedimientos del
BPPIM.
ESTRATEGIAS
OFENSIVAS
E13
(01F6, F4O4) Plantear propuestas de mejoramiento y
optimizacin de los procedimientos del BPPIM y recalcar
la importancia de este en el cumplimiento de las polticas
pblicas.
ESTRATEGIAS
OFENSIVAS
E14
(F3O1) Administrar los recursos asignados de manera
eficiente y eficaz, presentando un plan de inversin y
costo de actividades a desarrollar.
ESTRATEGIAS
OFENSIVAS
E15
(F4O4). Aprovechar el recurso humano disponible en el
marco de cooperacin de la Universidad de Pamplona
con la Alcalda Municipal para crear una mesa conjunta
de desarrollo de propuestas de mejoramiento dentro de
los mbitos legales operativos y administrativos.
ESTRATEGIAS
OFENSIVAS
E16
(A6F4) Involucrar el recurso humano jurdico disponible en
la alcalda para el desarrollo de soluciones viables
tcnica y legalmente.
ESTRATEGIAS
DEFENSIVAS
E17
(A2F1 F7A3 F3A2Relacionar los procedimientos
requeridos por las fuentes de cofinanciacin a las que
puede acceder el municipio con los procedimientos del
BPPIM y socializarlos con los Formuladores.
ESTRATEGIAS
DEFENSIVAS
Tabla 8, Estrategias Probables para implementacin.
1.3. Instrumentos de Diagnstico.
1.3.01. Identificacin de Problemtica, Casusas y Efectos (Diagrama Causas
ProblemaEfectos).
Las metodologas de Formulacin y preparacin de proyectos de inversin pblica en
Colombia Se basan en la programacin por objetivos y la Metodologa de Marco
Lgico.

Definicin.
Siguiendo la Metodologa del Marco lgico, se implementa el diagrama Causas-
Problema-Efectos, Segn Ivn Silva Lira, el mtodo que se usa es una alternativa entre
varias posibles. Sin embargo, por su gran sencillez, es el ms adecuado para iniciar el
proceso analtico de identificacin de un proyecto de inversin, y en el que se basa la
Metodologa General Ajustada. Esto es organizar el anlisis a partir de una lluvia de
ideas en torno a una situacin problema y poder construir un rbol de problemas. El
mtodo es muy flexible, eficiente y efectivo, siempre y cuando la informacin
recolectada sea lo ms veraz posible. (Ver anexo).

Objetivo.

Alcalda Municipal
Cdigo postal 152660

13

Identificar las causas directas e indirectas, el problema central y los efectos que se
generan debido a la problemtica que se presenta en el BPPIM.

Alcance.
Todos los procedimientos relacionados con el Banco de programas y Proyectos, en las
dependencias de la Alcalda del Municipio de Miraflores, Boyac.

Metodologa.
Tomando la informacin recolectada por los diferentes instrumentos, se procede a
realizar una lluvia de ideas e identificar los componentes para la construccin del
diagrama CausasProblemticaEfecto.

Alcalda Municipal
Cdigo postal 152660

14

Ineficiencia en los procedimeintos del BPPIM
Insuficiente infraestructura
inmobiliaria y tecnologica.
Imposibilidad de digitalizar
la docuentacin.
Mobiliario del BPPIM
averiado y obsoleto.
No se evidencio la
implementacin del SSEPI.
El registro se realiza en un
libro de excel.
Falta de motivacin y
capacitacin de los
formuladores.
Perdida de interes en la
formulacin de proyectos
por devoluciones de
proyectos no conformes con
los requisitos.
Desconocimientos de los
docuementos relacionados
con el BPPIM.
Desconocimiento de los
procedimientos y requisitos
para el registro ante el
BPPIM
Dificultad para la
aplicacin las metodologias
requeridas para la
formulacin
Desconocimiento de la
metodologia MGA.
Dificultad en la formulacin
de objetivos e indicadores.
Dificultad en la
identificacin de los
aportes a las politicas
publicas.
Estructura administrativa.
Priorizacin de obras
publicas, IGAC y
Contratacin por parte de
la secretaria de planeacin
e infraestructura.
Banco de programas y
proyectos relagado solo al
registro de proyectos.
Procedimientos
documentales ineficaces.
Inexistencia de fromatos,
manuales o cualquier otra
herramienta documental
que facilite el trabajo al
formulador.
Inexistencia de Bases de
datos Electronicas sobre el
desarrolo que tiene el
BPPIM
Ficha EBI desajustada con
metodologias externas
Ocensa, TGI, FONSEC,
otras.
Poca divulgacin de los
Ilustracin 1, Diagrama Problema efecto.
1.3.01.1. Diagrama CausaProblema. Diagrama ProblemaEfecto.

P
R
O
B
L
E
M
A

C
A
U
S
A
S

Alcalda Municipal
Cdigo postal 152660

15

Ineficiencia en los procedimeintos del BPPIM
Ineficiencia en la
formulacin de proyectos.
Reduccin de eficacia en el
cumplimiento del plan de
desarrollo.
Riesgo de formular
Soluciones no conformes con
los requerimientos de la
comunidad.
Aumento en el tiempo de
expedicin del certificado
de registro de proyectos en
el BPPIM.
reduccin de tiempo a otros
procedimientos requeridos
para ejecucin, seguimiento
y evaluacin de lo
proyectos.
Incumplimiento de requisitos
de otras dependencias.
Aumento del riesgo.
Gestion documental
deficiente, perdida de
informacin y aumento en el
tiempo de consulta.
Baja efectividad en los
Aumento del Riesgo de
hallazgos el las auditorias
por parte de los entes de
control.
BPPIM como simple registro
de proyectos y expedixin
de certificados.
Imposibilidad de
seguimiento y Evaluacin de
los proyectos de inversin.
Desaprovechamiento de una
herramienta vital para la
gestin de los recursos de
inversin.
Desconocimento de los
Apatia de los funcionario a
la formulacin y
preparacin de proyectos.
Reduccin de la posibilidad
de acceso a recursos de
cofinanciacin.
Incumplimiento de las metas
del plan de desarrollo
Municipal.
Ilustracin 2, Diagrama Problema - Efecto
P
R
O
B
L
E
M
A

E
F
E
C
T
O
S

Alcalda Municipal
Cdigo postal 152660

16

1.3.02. Identificacin de alternativas de solucin, Medios, Objetivo, Fines (Diagrama
MediosObjetivosFines).
Las metodologas de Formulacin y preparacin de proyectos de inversin pblica en
Colombia Se basan en la programacin por objetivos y la Metodologa de Marco Lgico.

Definicin.
El Diagrama MediosObjetivosFines en la siguiente actividad establecida en La
metodologa de Marco lgico, mediante este instrumento se generan los objetivos que deben
tener el proyecto, los medios que utilizara y los fines o metas se pretende tener, formulando
una solucin lo ms eficaz posible en el marco de limitaciones que se tenga.

Objetivo.
Identificar las los fines que se tiene con la solucin, los objetivos a establecer y los medios que
se requiere en la formulacin de la propuesta de solucin.

Alcance.
Los componentes establecidos en el rbol causaproblemaefecto teniendo en cuenta los
limitantes establecido por la secretaria de Planeacin e Infraestructura.

Metodologa.
Transformara las causas en medios de solucin el problema central en objetivo y los efectos
en fines de solucin.

Alcalda Municipal
Cdigo postal 152660

17

Optimizar los procedimientos del BPPIM
Mejorar infraestructura
inmobiliaria y tecnologica.
Posibilidad de digitalizar
la docuentacin.
Dispocicin del Mobiliario
corresto para el BPPIM.
implementacin del SSEPI.
Registros en base de datos
del BPPIM.
Falta de motivacin y
capacitacin de los
formuladores.
Aumentar el interes en la
formulacin de proyectos
por devoluciones de
proyectos no conformes con
los requisitos.
Sociualizar los documentos
relacionados con el BPPIM.
Socializar los
procedimientos y requisitos
para el registro ante el
BPPIM
Facilitar la aplicacin las
metodologias requeridas
para la formulacin
Capacitacin en la
metodologia MGA.
Capacitar en la
formulacin de objetivos e
indicadores.
Capacitar en la
identificacin de aportes a
las politicas publicas.
Estructura administrativa.
Abrir Agenda de los
funcionarios de la SPI, para
la planeacin y
administracin del BPPIM
Implementar la totalidad
de funciones del BPPIM
Procedimientos
documentales ineficaces.
Conformacin de fromatos,
manuales o cualquier otra
herramienta documental
que facilite el trabajo al
formulador.
Implementacin de Bases
de datos Electronicas sobre
el desarrolo que tiene el
BPPIM
Ajustar Ficha EBI con
metodologias externas
Ocensa, TGI, FONSEC,
otras.
Divulgacin de los
Ilustracin 3, Diagrama de objetivos - medios
1.3.02.1. Diagrama FinesObjetivosMedios.
Diagrama Mediosobjetivo

O
B
J
E
T
I
V
O

M
E
D
I
O
S

Alcalda Municipal
Cdigo postal 152660

18

Optimizar los procedimientos del BPPIM
Reducir la Ineficiencia en la
formulacin de proyectos.
Aumento de la eficacia en el
cumplimiento del plan de
desarrollo.
Minimizar Riesgo de
formular Soluciones no
conformes con los
requerimientos de la
comunidad.
Reducir el tiempo de
expedicin del certificado
de registro de proyectos en
el BPPIM.
Aumento del tiempo a otros
procedimientos requeridos
para ejecucin, seguimiento
y evaluacin de lo
proyectos.
Cumplimiento de requisitos
de otras dependencias.
Reduccin del riesgo.
Reducir la deficiencia en la
Gestion documental, Reducir
la perdida de informacin y
Reducir el tiempo de
consulta.
Aumento de la efectividad
en los procedimientos del
BPPIM.
Reduccin y eliminacin del
Riesgo de hallazgos el las
auditorias por parte de los
entes de control.
Implementar todas las
funciones del BPPIM Bajo el
marco de la MECI
Implementacin de
seguimiento y Evaluacin de
los proyectos de inversin.
Aprovechamiento de una
herramienta vital para la
gestin de los recursos de
inversin.
Formuladores eficaces en el
desarrollo de los
Emprendimiento de
funcionario en la
formulacin y preparacin
de proyectos como solucin
a las problematicas sociales.
Aumento del acceso a
recursos de cofinanciacin.
Cumplimiento de las metas
del plan de desarrollo
Municipal.
Ilustracin 4, Objetivos - fines
Diagrama ObjetivoFines
O
B
J
E
T
I
V
O

F
I
N

Alcalda Municipal
Cdigo postal 152660

19

1.4. Diligenciamientos Modulo 1 Metodologa General Ajustada Ver
Versin 2013.4.9.6
La metodologa general Ajustada es usada por el Departamento Nacional de Planeacin
como una herramienta para el apoyo en las diferentes etapas del ciclo de vida de un
proyecto de inversin, Basa sus caractersticas en el Sistema unificado de Inversiones Pblicas
SUIP.
Debido a que los recursos otorgados para el fortalecimiento del Banco de Programas y
Proyectos de Inversin Municipal tienen mltiples fuentes de financiacin, en el caso de los
recursos de apoyo financiero como estmulo al pasante, provienen del Sistema General de
Regalas es requisito indispensable la sistematizacin de la informacin bajo La Metodologa
General Ajustada para poder obtener los recursos requeridos.
Definicin.
La MGA es una Herramienta para Agilizar y aumentar la eficiencia en el proceso de
identificacin, preparacin, evaluacin ex ante y programacin de los proyectos de inversin,
esta se asume como instrumento para relacionar en forma sistemtica y lgica los objetivos y
resultados de un proyecto o programa

Objetivo.
Sistematizar en la MGA el proyecto que tiene como objeto: Consultora para la optimizacin
de los procedimientos del Banco de Programas y Proyectos de Inversin Municipal (BPPIM),
en la secretaria de planeacin e infraestructura del municipio de Miraflores. Boyac en su
etapa de planteamiento del problema.

Alcance.
Inicia con el formato ID-01 y termina en el Formato ID-04.

Metodologa.
Relacionar los resultados Obtenidos en la Metodologa de Marco lgico con los
requerimientos de informacin de la Metodologa general Ajustada Ver 2013.4.9.6 en su
fase de identificacin.
1.4.01. Contribucin a la poltica Pblica.
El formato ID-01 permite identificar el aporte a la poltica pblica, los sectores, programas
y proyectos del plan de desarrollo del ente territorial que financia o cofinancia.
Tabla 9, FORMATO ID 01
Formato ID-01 Contribucin a la Poltica Pblica del Proyecto
Plan de desarrollo Municipal.
MIRAFLORES, SOCIAL, TURSTICO Y
AGROPECUARIO 2012 2015.
Sector. SECTOR INSTITUCIONAL

Alcalda Municipal
Cdigo postal 152660

20

Descripcin y cdigo del Programa.
CODIGO Por verificar
DESCRIPCIN
Planear estratgicamente a largo plazo, para
garantizar las condiciones de seguridad, justicia y
la organizacin territorial, optimizando los
recursos humanos, financieros, tcnicos y
tecnolgicos de los cuales dispone la
Administracin para gestionar el desarrollo del
Municipio a partir de las estrategias a seguir para
la ejecucin del Plan de Desarrollo.

PROGRAMA QUE APOYA.
PROGRAMA DE FORTALECIMIENTO
INSTITUCIONAL
OBJETIVO QUE APOYA
Objetivo 8, Optimizar el desarrollo de polticas,
planes, programas y proyectos.
PROYECTO QUE APOYA
Formular polticas que incluyan los Planes,
Programas y proyectos que permitan viabilizar los
diferentes sectores del Plan de Desarrollo.
Tabla 10, Recopilacin informacin Formato ID-01, Metodologa General Ajustada Versin 1.0
1.4.02. Identificacin y Descripcin del Problema.
El formato Id-02 relaciona el problema central, presenta un breve resumen de la problemtica existente
y establece una magnitud actual de la problemtica, en base a indicadores presentes en las dependencias
de planeacin de los entes territoriales que presentan la problemtica.
Tabla 11, Recopilacin informacin Formatos ID-02, Metodologa General Ajustada Versin 1.0
Formato ID-02 Identificacin y descripcin del Problema.
Problema Central
Descripcin de La situacin Existente Ver: Planteamiento del Problema.
Magnitud Actual del Problema
(Indicadores de lnea Base)

CAUSAS QUE GENERAN EL PROBLEMA
1. CAUSAS DIRECTAS
1.1.
1.2.
1.3.
1.4.
2. Causas Indirectas
2.1.
2.2.
2.3.
2.4.

Alcalda Municipal
Cdigo postal 152660

21

3. EFECTOS DIRECTOS
3.1.
3.2.
3.3.
3.4.
4. Efectos Indirectos.
4.1.
4.2.
4.3.
4.4.
1.4.03. Anlisis de Participantes.
El Formato ID-03 sistematiza la participacin que tiene los diferentes involucrados en la problemtica, en
este se requiere establece el nivel territorial, la posicin y el tipo de contribucin que tendr el actor para
la solucin del problema o razn de desacuerdo en caso de ser oponente o perjudicado.
Formato ID-03 Anlisis de participantes.
ACTOR ENTIDAD POSICIN
TIPO DE
CONTRIBUCIN
OTRA ENTIDAD
Jefes de
secretarias
Municipal
Cooperantes
Beneficiarios.
Informacin,
Infraestructura,
Apoyo tcnico y
operativo.

X
Comunidad X Beneficiarios Control
Habitantes del
municipio.
Contratistas Municipal Beneficiarios Ninguna X
Entes de control Nacional Cooperante Informacin. X
BPPIM Municipal
Cooperantes
Beneficiarios
Informacin,
Infraestructura
X
Alcalda de
Miraflores.
Municipal
Cooperante
Beneficiario.
Informacin,
Infraestructura,
Apoyo tcnico,
operativo y
financiero.
Asesora Legal.
X
Tabla 12, Informacin recopilada en el formato ID-03, Metodologa General Ajustada.
1.4.04. Poblacin Afectada y Objetivo.
En el formato ID-04 se relacionan la poblacin que se ve afectada por la problemtica y la
poblacin objetivo de la propuesta.
1.4.04.1. Poblacin Afectada.
Formato ID-04. Zona o rea donde se ubica la poblacin afectada.
Regin Departamento Municipio
Clase de
centro de
poblado
Resguardo
Indgena
Localizacin
Especifica
Otros

Alcalda Municipal
Cdigo postal 152660

22

CENTRO
ORIENTE
BOYAC MIRAFLORES CABECERA
MUNICIPAL
NO LOCALIZACIN
MIRAFLORES
X
CARACTERIZACIN POBLACIN AFECTADA.
TAMAO POBLACIONAL FUENTE
9891 PROYECCIN POBLACIONAL, DANE 2013
CARACTERISTICAS DEMOGRAFICAS
Clasificacin Detalles
Nmero de
Personas
Fuentes de
informacin
GENERO MASCULINO 4967
Proyeccin Poblacional
DANE 2013
GENERO FEMENINO 4924
DANE 2013
EDAD 0 6
EDAD 7 14
EDAD 15 17
EDAD 18 26
EDAD 27 59
EDAD 60 en adelante.
GRUPOS ETNICOS Indgenas
GRUPOS ETNICOS Afrocolombianos
GRUPOS ETNICOS ROM
POBLACIN VULNERABLE Desplazados
POBLACIN VULNERABLE Discapacitados
POBLACIN VULNERABLE Pobreza Extrema
Tabla 13, Diligenciamiento del Formato ID-04
1.4.04.2. Poblacin objetivo.
Formato ID-04. Zona o rea donde se ubica la poblacin objetivo.
Regin Departamento Municipio
Clase de
centro de
poblado
Resguardo
Indgena
Localizacin
Especifica
Otros
CENTRO
ORIENTE
BOYAC MIRAFLORES
CABECERA
MUNICIPAL
NO
LOCALIZACIN
MIRAFLORES
X
CARACTERIZACIN POBLACIN AFECTADA.
TAMAO POBLACIONAL FUENTE
24 Nomina Municipio de Miraflores
CARACTERISTICAS DEMOGRAFICAS
Clasificacin Detalles
Nmero de
Personas
Fuentes de
informacin
GENERO MASCULINO 4967
DANE 2013
GENERO FEMENINO 4924
DANE 2013
EDAD 0 6
EDAD 7 14
EDAD 15 17
EDAD 18 26
EDAD 27 59

Alcalda Municipal
Cdigo postal 152660

23

EDAD 60 en adelante.
GRUPOS ETNICOS Indgenas
GRUPOS ETNICOS Afrocolombianos
GRUPOS ETNICOS ROM
POBLACIN VULNERABLE Desplazados
POBLACIN VULNERABLE Discapacitados
POBLACIN VULNERABLE Pobreza Extrema
Tabla 14, Identificacin y Caracterizacin de la poblacin objetivo Formato ID-04.

Alcalda Municipal
Cdigo postal 152660

24

2. FORMULACIN DEL PROBLEMA

La optimizacin de los procedimientos y actividades del Banco de Programas y
Proyectos de Inversin Municipal podr generar beneficios en el cumplimiento de las
polticas pblicas del plan de desarrollo municipal Miraflores social, turstica y
agropecuaria 2012-2015?

Alcalda Municipal
Cdigo postal 152660

25

3. Sistematizacin del Problema.
Podrn las acciones de capacitacin y entrenamiento de los funcionarios municipales en la
formulacin y preparacin de proyectos bajo las metodologas establecidas por el
Departamento Nacional de Planeacin, contribuir eficazmente con el cumplimiento de las
metas propuestas en el Plan de Desarrollo Miraflores social. Turstico y agropecuario 2012-
2015 para cada uno de los sectores y programas que apoya sus funciones?
La implementacin de los listados maestros de documentos y la estandarizacin de los
procedimientos desarrollados en la formulacin y preparacin de proyectos de inversin
municipal generaran un aumento en la efectividad de los formuladores en la solucin de las
necesidades que tiene la comunidad?
La implementacin del SSEPI aumentara la eficiencia en la ejecucin de los recursos de
inversin?
Las estrategias adoptadas dentro del plan de optimizacin del BPPIM podrn ser usadas
como insumo en la reestructuracin del Modelo Estndar de Control Interno?
La socializacin de las estrategias, documentacin, procedimientos del BPPIM a los
funcionarios municipales permitir solucionar la problemtica de devoluciones por
incumplimiento de requisitos?
El plan de optimizacin solucionara la problemtica de desinters en la formulacin y
evaluacin de proyectos?
Se reducirn los hallazgos en las auditorias de los entes de control, con la implementacin
de este proyecto?

Alcalda Municipal
Cdigo postal 152660

26

4. Justificacin
El banco de programas y proyectos de inversin municipal es un instrumento
dinmico de la planeacin que registra los programas y los proyectos viables
tcnica, ambiental, socio-econmica y legalmente susceptibles de ser financiados
con recursos pblicos en el territorio municipal.
Permite concretar y darle coherencia a los planes de desarrollo, as como realizar
labores de anlisis y ejecucin de las inversiones pblicas, y del seguimiento y
evaluacin de los resultados.
Los programas y proyectos constituyen la fuente esencial del sistema de
informacin del banco de programas y proyectos de inversin del municipio. Los
proyectos se formulan utilizando una metodologa establecida y son sometidos a un
anlisis de viabilidad antes de proceder a su registro en el sistema de informacin
adoptado por la oficina de proyectos municipal.
El buen funcionamiento y operacin del banco de proyectos es responsabilidad de
todas las entidades de la administracin incluidas las Secretaras Sectoriales, las
entidades y organismos descentralizados del orden Municipal.
Es por esto que la optimizacin de los procedimientos que se desarrollan en el
Banco de Programas y Proyectos es de vital importancia dentro del marco de las
polticas pblicas.
La ingeniera de proyectos es una herramienta que permite ajustar, aplicar y generar
metodologas para la formulacin de proyectos que sirvan como soluciones
eficientes a las problemticas sociales que afectan las comunidades.
Todo lo anterior dentro del marco operativo establecido en el MECI y la normatividad
legal vigente.

Alcalda Municipal
Cdigo postal 152660

27

5. Objetivos
5.1. Objetivo General.
Optimizar los procedimientos y actividades del Banco de Programas y Proyectos de Inversin Municipal
en la Secretaria de Planeacin e Infraestructura del Municipio de Miraflores, Boyac.
5.2. Objetivos Especficos.
Identificar Los componentes de la problemtica de ineficiencia del Banco de Programas y Proyectos
de Inversin, del Municipio de Miraflores Boyac.
Disear actividades y tareas necesarias que permitan brindar apoyo y generar soluciones que
reduzcan o eliminen los hallazgos identificadas, usando las herramientas disponibles en la Ingeniera
Industrial.
Implementar las soluciones diseadas para el mejoramiento de los procedimientos de formulacin y
preparacin de proyectos y los procedimientos del Banco de Programas y Proyectos de Inversin
Municipal.
Evaluar la eficiencia, eficacia, efectividad y productividad generada por la implementacin de la
propuesta, as como su viabilidad econmica.

Alcalda Municipal
Cdigo postal 152660

28

6. Limitaciones y Alcances.

El presente proyecto se limita a los procedimientos y actividades relacionadas con el Banco
de Programas y Proyectos de Inversin Municipal, que est a cargo de la Secretaria de
Planeacin e Infraestructura del Municipio de Miraflores Boyac, a lo establecido en el
Modelo Estndar de Control Interno por ajustar a la restructuracin adoptada en el decreto
024 de 8 octubre de 2013 del Honorable Consejo Municipal, y a su poblacin objetivo que
la conforman los funcionarios municipales que son formuladores priorizando los funcionarios
en carrera administrativa.

Alcalda Municipal
Cdigo postal 152660

29

7. Marco referencial[JDMS1].
7.1. Antecedentes.

MEJORAMIENTO DEL BANCO DE PROGRAMAS Y PROYECTOS DE INVERSION DE LA ALCALDIA DEL
MUNICIPIO DE ABREGO, NORTE DE SANTANDER., Crdenas Torrado, Lenith, Universidad de Pamplona,
Pamplona, Colombia 2010.
ORGANIZACIN, IMPLEMENTACIN Y PUESTA EN MARCHA DEL BANCO DE PROGRAMAS Y
PROYECTOS DE INVERSIN MUNICIPAL EN CHINCOTA - NORTE DE SANTANDER., Mario Velandia,
Mayra Elizabeth, Universidad de Pamplona, Pamplona, Colombia 2006.
AYUDAS PARA LA CONFORMACIN Y PUESTA EN MARCHA DE BANCOS DE PROGRAMAS Y
PROYECTOS TERRITORIALES, Sagrario Forero Gil, scar Daniel Ordez Ramrez, Luis Fernando,
Serrano Serrano, Jos Manuel Rivera, Mauricio Parra Dussn, Departamento Nacional de Planeacin,
Bogot, Colombia.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL BANCO DE PROGRAMAS Y PROYECTOS DE INVERSIN
NACIONAL, BPIN, Direccin de Inversiones y Finanzas Pblicas, Bogot D.C., Diciembre de 2006
MEMORIAS DEL SEMINARIO INTERNACIONAL BANCOS DE PROGRAMAS Y PROYECTOS DE
INVERSIN PBLICA, Grupo asesor de Gestin de Bancos de Programas y Proyectos de inversin publica,
Hotel Tequendama Noviembre 5 de 2013, Bogot Colombia.
CURSO VIRTUAL GESTIN DE LA INVERSIN PBLICA, Universidad Nacional, Bogot, Colombia.

Alcalda Municipal
Cdigo postal 152660

30

8. Marco contextual
8.1. Aspectos Generales del Municipio.
8.1.01. Resea Histrica.
La resea histrica, geogrfica, lmites, clima, hidrografa, medio ambiente, geologa y fisiografa y
formaciones geolgicas, estn contenidas en diversos documentos los cuales reposan en los archivos del
municipio y en estudios recientes, sin embargo se tendr en cuenta aspectos de carcter general que se
encuentran incluidos en el Plan de Desarrollo 2012 2015. 1.2
8.1.02. Anlisis del entorno exterior.
El municipio en la actualidad no se asla de los cambios que continuamente se estn dando y es as como
al legislarse sobre los principales temas nacionales, de hecho la normatividad resultante en la mayora de
los casos tiene relacin con el devenir del municipio, caso concreto las nuevas normas expedidas como
consecuencia del ajuste fiscal, orientadas para que los recursos por ingresos corrientes del municipio, y los
provenientes del Sistema General de Participaciones, sean manejados en forma eficiente de tal suerte,
que no se cometa el error de utilizarlos en gastos que no revisten prioridad.
8.1.03. Ubicacin Geogrfica.
El municipio de Miraflores est ubicado en la regin Andina al sur oriente del Departamento de Boyac,
es capital de la Provincia de Lengup la cual se constituye por los municipios circunvecinos de Zetaquira,
Berbeo, Pez, Campohermoso y San Eduardo. Se encuentra ubicada a 1.700 m. sobre el nivel del mar y
a una distancia por carretera destapada de 82 Km. de la ciudad de Tunja.
8.1.04. Extensin Geogrfica.
Miraflores cuenta con una extensin de 258 kilmetros cuadrados, de los 23.189 del total de kilmetros
del Departamento de Boyac.
8.1.05. Descripcin Limtrofe
El municipio de Miraflores, limita al Norte con el municipio de Berbeo, al sur con el municipio de
Campohermoso, al Oriente con el municipio de Pez y al occidente con los municipios de Garagoa y
Zetaquira.
8.1.06. Divisin Poltica.
Teniendo en cuenta los datos estadsticos de la Oficina de Planeacin de Boyac para el ao 2001, y de
acuerdo con el Instituto Geogrfico Agustn Codazzi, el municipio de Miraflores cuenta con 17 veredas, sin
embargo la Administracin ha reconocido la organizacin de la comunidad en Juntas de Accin Comunal
constituyndose actualmente en 22 veredas, las cuales para efectos de anlisis y enfoques de desarrollo
local se tendr en cuenta la divisin poltica de la comunidad.

Alcalda Municipal
Cdigo postal 152660

31

8.2. Anlisis Estructura Administrativa alcalda Municipal de Miraflores Boyac.
8.2.01. Organigrama Administracin Municipal.
El presente Organigrama, se encuentra en proceso de reestructuracin, as como algunas
funciones de las secretarias, la tesorera se convierte en la secretaria de hacienda, entre otras
modificaciones, sin embargo a la fecha el proceso de reestructuracin se encuentra en curso
y no ha sido publicado en el diario institucional lo que limita el acceso a dicha

Ilustracin 5, Organigrama Administracin Municipal (En proceso de reestructuracin)

Alcalda Municipal
Cdigo postal 152660

32

8.2.02. Visin.
En el 2015 el Municipio de Miraflores ser un polo de desarrollo social, turstico y
agropecuario del sur oriente de Boyac, prestador de servicios pblicos de calidad y Centro
Cultural y administrativo de Lengup.
8.2.03. Misin.
Garantizar el mejoramiento de la calidad de vida de los habitantes de Miraflores mediante
una efectiva prestacin de los servicios Pblicos Municipales y el cumplimiento de los fines
estatales que les corresponden como Entidad Territorial.
8.2.04. Capital de Trabajo.
El municipio de Miraflores, Boyac al ser un ente territorial de orden municipal recibe recursos
del Sistema General de Participaciones, posee recursos propios obtenidos a travs de la
tributacin, tambin posee financiacin del Sistema General de Regalas as como recursos
departamentales.
8.2.04.1. Marco Fiscal a Mediano Plazo.
Plan Financiero (miles) 2009 2010 2011 2012
INGRESOS TOTALES 7.549.014 8.738.268 11.009.480 12.967.240
1 Ingresos Corrientes 1.656.558 1.469.698 1.861.425 1.974.021
11 Ingresos Tributarios 653.461 831.751 1.151.363 1.318.878
111 Predial 209.331 206.396 225.192 230.000
112
Industria y comercio
(miles)
203.371 338.490 580.585 792.000
113 Sobretasa a la Gasolina 199.687 237.522 268.534 250.000
114 Otros 41.072 49.343 77.052 46.878
12 Ingresos no tributarios 1.003.097 637.947 710.062 655.143
121 Transferencias 424.455 535.554 592.223 536.821
1211 SGP libre destino 424.455 535.554 592.223 536.821
122 Otros 578.642 102.393 117.839 118.322
GASTOS TOTALES 5.947.606 5.589.199 7.946.636 10.532.135
2 Gastos Corrientes 1.101.038 923.283 1.440.274 1.480.757
21 Funcionamiento 970.467 836.414 1.130.002 1.248.343
211 Servicios Personales 677.884 591.980 823.911 883.873
212 Gastos Generales 167.619 165.418 169.889 176.602
213 Transferencias 124.964 79.016 136.202 187.868
22 Intereses deuda Publica 119.525 66.721 33.747 22.800
23 Otros gastos corrientes 11.046 20.148 276.525 209.614
3 Dficit o ahorro corriente 555.520 546.415 421.151 493.264
4 Ingreso Capital 4.065.797 5.571.817 6.862.512 7.201.522
41
Regalas y
Compensaciones
596.258 723.959 660.280 699.812
42
Transf. Nacionales SGP
Inversin.
2.272.591 2.527.861 2.601.625 2.409.827

Alcalda Municipal
Cdigo postal 152660

33

43 Cofinanciacin 260.816 1.133.823 2.378.236 3.462.497
44 Otros 936.132 1.186.174 1.222.371 629.386
5 Gastos de Capital 4.846.568 4.665.916 6.506.362 9.051.378
51 Form. Bruta de Capital 2.472.092 2.714.955 4.084.232 6.839.843
52 Resto de inversin 2.374.476 1.950.961 2.422.130 2.211.535
6 Dficit o Supervit total -225.251 1.452.316 777.301 -1.356.592
7 Financiamiento 1.826.659 1.696.753 2.285.543 3.791.697
71 Crdito Interno y Externo 0 0 120.000 600.000
72 Recursos del Balance 1.826.659 1.696.753 2.165.543 3.191.697
8 SALDO DE LA DEUDA 711.274 513.000 320.000 160.000
Tabla 15, Marco Fiscal a Mediano Plazo en Miles de Pesos.
8.2.05. Aspectos de produccin.
El municipio de Miraflores Boyac, al ser un ente territorial de orden municipal es una
organizacin dedicada a la prestacin de servicios pblicos de administracin y gestin
territorial y de recursos de inversin pblica, as como de gobierno municipal.
8.2.06. Productos.
A continuacin se especifican los productos que provee la Alcalda del Municipio de Miraflores
Boyac como entidad pblica municipal.
PROCESO PROCEDIMIENTO PRODUCTO USUARIO
Planeacin
Territorial
Formulacin y
aprobacin del
esquema de
ordenamiento
territorial
Plan de
ordenamiento
aprobado
Procesos de la
Alcalda,
Comunidad.
Revisin y ajuste a la
estratificacin
Estratificacin
Ajustada.
Procesos de la
Alcalda, Comunidad
Planeacin
Institucional
Formulacin,
aprobacin y
evaluacin del plan
de desarrollo
municipal.
Plan de desarrollo
formulado y
aprobado.
Procesos de la
Alcalda,
Comunidad.
Conformacin y
operatividad del
consejo territorial de
planeacin
Consejo territorial
de planeacin
conformado y
operando
Procesos de la
Alcalda, Comunidad
Formulacin y
aprobacin del
presupuesto
Plan Presupuestal
aprobado.
Procesos de la
Alcalda,
Comunidad, Consejo
Municipal
Formulacin y
aprobacin del
Marco fiscal de
mediano plazo
Procesos de la
Alcalda,

Alcalda Municipal
Cdigo postal 152660

34

marco fiscal de
mediano plazo.
elaborado y
aprobado.
Comunidad, Consejo
Municipal
Administracin del
Banco de Programas
y Proyectos de
Inversin Municipal.
Banco de Banco de
Programas y
Proyectos de
Inversin Municipal.
Procesos de la
Alcalda,
Comunidad, Consejo
Municipal
Comunicacin
pblica.
Planeacin de la
comunicacin
Comunicaciones
planeadas y
ejecutadas.
Procesos de la
Alcalda,
Comunidad, Consejo
Municipal
Rendicin de cuentas Rendicin de cuentas
realizadas
Procesos de la
Alcalda,
Comunidad, Consejo
Municipal
Gestin en salud.
Gestin y
aprobacin y
evaluacin del plan
de ordenamiento
territorial de salud
pblica.
Plan territorial de
salud pblica
aprobado.
Procesos de la
Alcalda,
Comunidad.
Administracin
SISBEN Base de
datos y
documentacin.
Sisben base de
datos y
documentacin
actualizada.
Procesos de la
Alcalda, comunidad.
Contratacin de
recursos del rgimen
subsidiado.
Rgimen subsidiado
contratado y en
operacin.
Procesos de la
Alcalda, comunidad.
Conformacin de
comits de control
social en salud.
Comits de control
social en salud en
funcionamiento.
Procesos de la
Alcalda, comunidad.
Gestin en Educacin
Gestin de la
calidad en la
educacin.
Gestin de la
calidad de la
educacin en
funcionamiento
Procesos de la
Alcalda, comunidad.
Programa de
dotacin de la
canasta educativa.
Canasta educativa
funcionando
Procesos de la
Alcalda, comunidad.
Transporte Escolar Transporte escolar
funcionando
Procesos de la
Alcalda, comunidad.
Conformacin y
operacin de la
JUME
JUME en operacin Procesos de la
Alcalda, comunidad.

Alcalda Municipal
Cdigo postal 152660

35

Gestin Cultural y
deportiva.
Organizacin y
realizacin de los
eventos deportivos,
recreativos y
culturales
Eventos deportivos,
recreativos y
culturales
organizados y
realizados.
Procesos de la
Alcalda, comunidad.
Promocin de la
cultura y el deporte.
Cultura y el deporte
promovidos
Procesos de la
Alcalda, comunidad.
Servicio de
Biblioteca publica
Biblioteca pblica
operativa
Procesos de la
Alcalda, comunidad.
Integracin del
consejo Municipal de
cultura.
Consejo Municipal
de cultura
organizado y en
funcionamiento
Procesos de la
Alcalda, comunidad.
Atencin de
desastres.
Prevencin y
Atencin de
desastres.
Desastres Prevenidos
y atendidos.
Procesos de la
Alcalda, comunidad.
Conformacin y
operacin del
Clopad.
Clopad formado y
en operacin.
Procesos de la
Alcalda, comunidad.
Medio Ambiente
Proteccin y
Conservacin del
Medio Ambiente
Programas y
proyectos
formulados y
desarrollados para
la proteccin del
medio ambiente.
Procesos de la
Alcalda, comunidad.
Promocin y
divulgacin de la
Legislacin
ambiental
promovida y
divulgada.
Procesos de la
Alcalda, comunidad.
Orden Publico
Censo de usuarios. Censo de usuarios
realizado y
actualizado.
Procesos de la
Alcalda, comunidad.
Querellas policivas Querellas policivas
atendidas y
resueltas.
Procesos de la
Alcalda, comunidad.
Seguridad
ciudadana
Seguridad
ciudadana atendida
Procesos de la
Alcalda, comunidad.
Control y
autorizacin de rifas
juegos y
espectculos.
Rifas, juegos y
espectculos
controlados.
Procesos de la
Alcalda, comunidad.

Alcalda Municipal
Cdigo postal 152660

36

Control policivo a
establecimientos
pblicos
Establecimientos
pblicos controlados.
Procesos de la
Alcalda, comunidad.
Recuperacin del
espacio pblico.
Espacio pblico
recuperado.
Procesos de la
Alcalda, comunidad.
Atencin social y a
poblacin
desplazada.
Familias en accin Programa en
operacin.
Procesos de la
Alcalda, comunidad.
Atencin al adulto
mayor
Programa en
operacin
Procesos de la
Alcalda, comunidad.
Atencin a la
poblacin en
situacin de
desplazamiento.
Poblacin en
situacin de
desplazamiento
atendida.
Procesos de la
Alcalda,
comunidad.
Atencin a
discapacitados
Poblacin
discapacitadas
atendida
Procesos de la
Alcalda,
comunidad.
Desayunos infantiles Desayunos infantiles
en funcionamiento
Procesos de la
Alcalda,
comunidad.
Administracin
presupuestal y de
tesorera
Elaboracin de
informes de
ejecucin
presupuestal.
Informe de ejecucin
presupuestal
elaborado.
Procesos de la
Alcalda, Consejo,
Entes de control
Adicin y
modificaciones al
presupuesto
Adiciones y
modificaciones al
presupuesto
Procesos de la
Alcalda, Consejo,
Entes de control
Apertura de cuentas
y CDTs en el
sistema financiero
Transacciones
bancarias
realizadas y
registradas
Procesos de la
Alcalda, Consejo,
Entes de control
Pago a terceros Pagos efectuados y
registrados
Procesos de la
Alcalda, Consejo,
Entes de control
Pago de Nomina Pago de nmina
efectuada y
registrada.
Procesos de la
Alcalda, Consejo,
Entes de control
Recaudo de ingresos
propios
Recaudos de
ingresos propios y
registros
Procesos de la
Alcalda, Consejo,
Entes de control
Recaudo a terceros:
Fedegan,
Porcicultura
Recaudos a terceros,
Fedegan,
porcicultura,
Procesos de la
Alcalda, Consejo,
Entes de control

Alcalda Municipal
Cdigo postal 152660

37

efectuado y
registrado

Conciliaciones
Bancarias
Conciliaciones
bancarias
efectuadas y
registradas.
Procesos de la
Alcalda.
Asistencia
Agropecuaria.
Asistencia
Agropecuaria
Servicio de
asistencia prestado
Procesos de la
Alcalda,
Comunidad.
Registro de usuarios
y visitas de
asistencia tcnica.
Registro de usuarios
y visitas de
asistencia tcnica
actualizados.
Procesos de la
Alcalda,
Comunidad.
Gestin de bienes y
servicios.
Administracin de
almacn.
Servicio
administrativo del
almacn.
Proceso de la
Alcalda.
Elaboracin del Plan
de Compras.
Plan de compras
elaborado.
Procesa de la
Alcalda.
Atencin a la familia
y a menores
Prevencin, atencin
y proteccin.
Servicios de
asistenciales
prestados.
Procesos de la
Alcalda,
Comunidad.
Restaurante escolar Servicio Asistencial
prestado.
Procesos de la
Alcalda,
Comunidad.
Apoyo, orientacin y
asistencia
comunitaria.
Servicio de Apoyo,
orientacin y
asistencia
comunitaria
brindada
Procesos de la
Alcalda, comunidad.
Gestin y
administracin del
talento humano.
Seleccin y
vinculacin de
personal
Seleccin vinculacin
de personal
realizada y
registrada.
Procesos de la
Alcalda, Servidores
pblicos.
Capacitacin del
personal
Capacitacin del
personal realizada
y registrada.
Procesos de la
Alcalda, Servidores
pblicos.
Liquidacin y pago
de la plantilla
integral
Liquidacin y pago
de la planilla
integrada de
liquidacin de
aportes realizado y
registrado.
Procesos de la
Alcalda, Servidores
pblicos.

Alcalda Municipal
Cdigo postal 152660

38

Aceptacin de
renuncia
Renuncias aceptadas
y registradas.
Procesos de la
Alcalda, Servidores
pblicos.
Permisos y
Vacaciones
Permisos y
vacaciones
otorgados y
registrados
Procesos de la
Alcalda, Servidores
pblicos.
Liquidacin de
primas y
bonificaciones
Servicios con objeto
de liquidacin de
primas y
bonificaciones
Procesos de la
Alcalda, Servidores
pblicos.
Licencias e
incapacidades
Servicio de gestin
de Licencias e
incapacidades y
registro.
Procesos de la
Alcalda, Servidores
pblicos.
Indemnizacin de
vacaciones.
Servicio de gestin
para indemnizacin
de vacaciones y
registro.
Procesos de la
Alcalda, Servidores
pblicos.
Evaluacin del
desempeo laboral
Evaluacin del
desempeo
Procesos de la
Alcalda, Servidores
pblicos.
Liquidacin y pago
de cesantas.
Servicio de gestin
de cesantas y
registro
Procesos de la
Alcalda, Servidores
pblicos.
Actualizacin base
de datos Fonpep.
Servicio de gestin
de la base de datos
del Fonpep
Procesos de la
Alcalda, Servidores
pblicos.
Administracin del
Programa de
Seguridad y Salud
ocupacional.
Servicio de gestin
del programa de
Seguridad y salud
ocupacional.
Procesos de la
Alcalda, Servidores
pblicos.
Actos
Administrativos.
Representacin
jurdica.
Servicio de
representacin
Jurdica.
Procesos de la
alcalda.
Soporte jurdico Servicio de soporte
jurdico.
Procesos de la
Alcalda.
Expedicin de
decretos y
resoluciones,
memorandos y
circulares.
Servicio de
expedicin decretos
y resoluciones,
memorandos y
circulares.
Procesos de la
Alcalda, Entes de
Control

Alcalda Municipal
Cdigo postal 152660

39

Derechos de Peticin. Resolucin de
derechos de
peticin.
Procesos de la
Alcalda,
Comunidad.
Trmite y Sancin de
Acuerdos.
Servicio de ejecucin
de trmites y
sanciones y registros.
Procesos de la
Alcalda, Entes de
Control
Elaboracin de Actas
en el consejo y
comits.
Servicio de
construccin de
actas, divulgacin y
registro.
Procesos de la
Alcalda.
Expedicin de
Certificados
Licencias y Permisos.
Certificados,
licencias y permisos
expedidos.
Procesos de la
Alcalda.
Contratacin Publica
Gestin Documental
Contratacin
Directa.
Servicios de
Aprovisionamientos
de personal, bienes
y servicios bajo
contratacin directa.
Procesos de la
Alcalda, entes de
control.
Seleccin Abreviada Seleccin Abreviada
Realizada.
Procesos de la
Alcalda, Entes de
Control
Concurso de Mritos. Concurso de mritos
realizado.
Procesos de la
Alcalda, Entes de
Control
Licitacin Pblica. Licitacin pblica
realizada.
Procesos de la
Alcalda, Entes de
Control
Control de
Documentos y
registros.
Servicio de Gestin
Documental.
Procesos de la
Alcalda.
Archivos de
Documentos.
Servicio de Gestin
del Archivo.
Procesos de la
Alcalda.
Recepcin y
distribucin de
correspondencia.
Correspondencia
recibida.
Procesos de la
Alcalda.
Inclusin de
transferencias
documentales en el
sistema de archivo
central.
Servicio de Gestin
del Archivo central.
Procesos de la
Alcalda.
Gestin de la
Informacin
Servicio de Gestin
de la informacin.
Procesos de la
Alcalda.

Alcalda Municipal
Cdigo postal 152660

40

Evaluacin
estratgica y del
sistema de control
interno.
Auditoria Interna Auditoria interna
realizada y
registrada
Procesos de la
Alcalda.
Acciones Correctivas
y Preventivas
Acciones Preventivas
y Correctivas
realizadas..
Procesos de la
Alcalda.
Administracin del
Riesgo.
Servicio de
administracin del
Riesgo.
Procesos de la
Alcalda.
Gestin de
Resultados
Gestin de
Resultados
realizada y
Registrada.
Procesos de la
Alcalda.
Informa de Gestin
de Resultados.
Gestin de
resultados realizada
y registrada.
Procesos de la
Alcalda.
Evaluacin anual del
sistema de control
Interno.
Servicio de Gestin
de control interno.
Procesos de la
Alcalda.
Planes de
Mejoramiento.
Planes de
Mejoramiento
realizados y
ejecutados.
Procesos de la
Alcalda.
Tabla 16, Productos y servicios Ofrecidos por la Alcalda Municipal de Miraflores.

Alcalda Municipal
Cdigo postal 152660

41

9. Marco Terico.
9.1. Planificacin y Proyectos de Inversin Pblica en Colombia Aspectos Generales.
Para poder alcanzar las polticas, los fines u objetivos establecidos a nivel institucional, de
organizaciones o de grupos es necesario recurrir a un conjunto de acciones que suponen el
empleo de determinados medios, involucrando el uso de recursos (de diferente ndole y
caractersticas) y de formas de usar dichos recursos.
La relacin entre medios y fines es de fundamental importancia. Por muy adecuados y
necesarios que sean los fines si las medidas que se aplican para llegar a ellos no son los
adecuados, si el uso de los recursos no est conveniente planificado y si la administracin de
la accin no es racional, el grado de cumplimiento de fines u objetivos ser deficiente.
La planificacin es un sistema o conjunto de componentes integrado por actores e instrumentos
relacionados con la aplicacin de polticas, priorizacin de objetivos, ejecucin de estrategias
y seguimiento y evaluacin de programas y proyectos. La planificacin tambin es un proceso,
sistemtico, continuo, permanente y flexible mediante el cual se ordenan etapas de una
estrategia para alcanzar un objetivo.
La planificacin que se realiza desde las instituciones debe ser participativa, descentralizada,
intergubernamental y eficiente. El mbito de esta planeacin puede ser nacional, territorial,
sectorial, organizativo y financiero.
Los escenarios bsicos de la planificacin son el plan, el programa, el proyecto, definidos de
acuerdo al nivel de generalidad de sus intervenciones. Dichos escenarios debern estar
apoyados por un sistema de informacin.
El Plan es el conjunto mayor y por tanto fija objetivos y metas generales, identifica y ordena
las principales iniciativas o lneas de accin. Sin embargo como sera imposible poner en
prctica en forma racional los grandes lineamientos que contiene el plan sin tener definiciones
ms precisas sobre la naturaleza de las acciones a emprender es necesario elaborar y
presentar las acciones en niveles ms concretos y especficos. Estos niveles son en orden de
jerarqua de mayor a menor el programa y el proyecto.
Cada proceso particular de planificacin podr establecer, conservando el principio de
jerarquizacin de sus intervenciones, escenarios diferentes al de Plan, Programa, Proyecto.

Alcalda Municipal
Cdigo postal 152660

42

Ilustracin 6, Componentes de la poltica pblica de Inversin.
Entre las condiciones bsicas para una adecuada planificacin cabe sealar la coherencia y
la articulacin que se debe establecer entre niveles los niveles de la planificacin, al momento
de abordar su diseo, formulacin, ejecucin y evaluacin. En la Figura x[JDMS3] se muestra, a
manera de ejemplo, la coherencia y la articulacin entre niveles de planificacin, con relacin
a objetivos, resultados e indicadores. Los objetivos e indicadores de efecto del proyecto
corresponden al objetivo superior y los indicadores de impacto del subproyecto; mientras que
los resultados y los indicadores de resultado del proyecto corresponden a los objetivos y los
indicadores de efecto del subproyecto.
Programa
Objetivo Superior/
Indicadores de impacto
Proyecto

Objetivos de programa/
Indicadores de efecto.
Objetivo Superior/
Subproyecto
Resultados/
Indicadores de resultado.
Objetivo Superior/
Plan
Es de Caracter global. fija objetivos y metas globales,
estrategias y lineas de accion. Identifica los programas
que lo componene y los medios a nivel general
Programas
Es ms especfico fija objetivos ms concretos. Identifica
los proyectos que lo componen y los medios en forma
ms detallada.
Proyectos
Es la unidad ms concreta. Desarrolla objetivos
especficos y metas a corto plazo. Detalla metodologas,
acciones y recursos para obtener los objetivos.

Alcalda Municipal
Cdigo postal 152660

43

Resultados/
Resultados/
Tabla 12, Niveles de Articulacin de la planeacin en las polticas pblicas.
9.2. Base terica para la formulacin y registro de proyectos de inversin pblica.
9.2.01. Inversin Pblica.
Se entiende por inversin pblica la aplicacin de un conjunto de recursos pblicos orientados
al mejoramiento del bienestar General y la satisfaccin de las necesidades de la poblacin,
mediante la produccin o prestacin de bienes y servicios a cargo del estado, o mediante la
transferencia de recursos, siempre que se establezca claramente un cambio positivo en las
condiciones previas imputable a la aplicacin de estos recursos, en un tiempo determinado.
La normatividad colombiana ha acotado el termino de inversin pblica a aquellas
erogaciones susceptibles de causar rditos o de ser de algn modo econmicamente
productivas, o que tengan cuerpo de bienes de utilizacin perdurable, llamados tambin de
capital por oposicin a los de funcionamiento, que se hayan destinado por lo comn a
extinguirse en su empleo
3
. La caracterstica fundamental de este gasto debe ser que su
asignacin permita acrecentar la capacidad de produccin y productividad en el campo de
la estructura fsica, econmica y social.
9.2.02. Definicin de Proyectos de Inversin Pblica.
Desde el punto de vista del sector pblico, el concepto de proyecto puede definirse como la
unidad operacional de la planeacin del desarrollo que vincula recursos (humanos, fsicos,
monetarios, entre otros) para resolver problemas o necesidades sentidas de la poblacin. Los
Proyectos de Inversin Pblica contemplan actividades limitadas en el tiempo, que utilizan
total o parcialmente recursos pblicos, con el fin de crear, ampliar, mejorar o recuperar la
capacidad de produccin o de provisin de bienes o servicios por parte del Estado. (Decreto
2844 de 2010, articulo 5.) El proyecto de inversin se desarrolla a travs del siguiente ciclo
de vida:

3
Decreto Anual de liquidacin del presupuesto General de la Nacin, por el cual se detallan las
apropiaciones y se clasifican y definen los gastos.

Alcalda Municipal
Cdigo postal 152660

44

Ilustracin 7, Ciclo de Vida de Un proyectos de Inversin.
9.2.03. Relacin del Proyecto con el ciclo de inversin pblica.
El proyecto se constituye en la base fundamental de la inversin pblica, ya que a travs de l se
establecen los objetivos a desarrollar en el corto plazo para solucionar una problemtica identificada, se
programan los recursos de inversin que hacen parte de los presupuestos pblicos, se ejecutan las
actividades contenidas en estos y se les hace el seguimiento continuo para de verificar que lo ejecutado
coincida con lo planeado.
Generacin del
beneficio travs
de lo bienes o
servicios
generados.
Analisis del
impacto a largo
plazo.
Ejecucin
Seguimiento
Formulacin.
Evaluacin ex
ante.
Preinversin Inversin
Operacin
Evaluacin
Ex-post

Alcalda Municipal
Cdigo postal 152660

45

Ilustracin 8, Integracin del proyecto al ciclo de la Inversin Pblica.
Con el propsito de consolidar en una nica herramienta, as como garantizar calidad, unidad
y fcil comunicacin de la informacin que se maneja en los procesos relacionados con este
tema se dise y construy el Sistema Unificado de Inversiones Pblicas SUIP el cual se
encuentra integrado al sistema de informacin AVANCE garantizando interoperabilidad
entre los sistemas existentes.
El Sistema Unificado de Inversiones Pblicas SUIP, ha sido creado con el propsito de
garantizar calidad, unidad y fcil comunicacin de la informacin que se maneja en los
procesos relacionados con este tema.
El Sistema Unificado de Inversiones pblicas - SUIP es un sistema de informacin que integra
los procesos asociados a cada una de las fases de la inversin pblica, acompaando los
proyectos de inversin desde su formulacin hasta la entrega de los productos, articulndolos
con los programas de gobierno y las polticas pblicas.

Alcalda Municipal
Cdigo postal 152660

46

La etapa de formulacin y evaluacin previa de los proyectos se convierte en el principio y
eje del sistema, esto implica garantizar la cantidad de informacin asociada para cerrar las
brechas existentes entre lo que se formula y lo que se ejecuta.
El SUIP fortalece el proceso de programacin del gasto pblico haciendo coherentes las
diferentes etapas y herramientas del presupuesto de inversin.
9.2.04. Etapa de formulacin y evaluacin ex ante.
El proyecto es el vehculo en cada una de las etapas de la inversin pblica, pues en l se
plasma toda la informacin necesaria para conocer y por tanto poder priorizar ao a ao
las necesidades sectoriales y regionales ms apremiantes, que sern atendidas a travs de
la financiacin que presta el presupuesto de inversin.
La fase de formulacin y evaluacin previa se en laza a la primera etapa, que corresponde
a la planeacin. En este momento se levantar la informacin a travs de los estudios tcnico,
financiero, legal, ambiental, y dems informacin que se requiera para que al ser organizada
sistmicamente, no solo permita tomar la decisin de jalonar la iniciativa sino tambin ser el
soporte para la construccin del Plan Operativo Anual de Inversiones - POAI, el cual debe
contener todos los proyectos de inversin que concursan por recursos del presupuesto
anualmente y que tienen como fin ltimo alcanzar los objetivos, estrategias y programas del
Plan Nacional de Desarrollo.
9.2.05. Etapa de programacin.
Durante la etapa de programacin o presupuestacin de la inversin pblica, se construye el
Plan Operativo Anual de Inversiones POAI, el cual hace parte del presupuesto general de
la Nacin que se sanciona al final de la vigencia anterior a su ejecucin. Para la elaboracin
del Plan Operativo Anual de Inversiones, el Departamento Nacional de Planeacin tiene en

Alcalda Municipal
Cdigo postal 152660

47

cuenta los cupos mximos de inversin por sector administrativo y por entidad, acorde con el
Marco Fiscal de mediano Plazo y el Marco de Gasto de Mediano Plazo.

Con base en los cupos definidos y comunicados, cada entidad debe elaborar una propuesta
de distribucin entre los proyectos registrados, la cual se remite al Departamento Nacional
de Planeacin en la fecha que ste seale, previo aval del Ministerio o Departamento
Administrativo al cual se encuentre adscrita o vinculada, o de la instancia designada para
emitir dicho aval cuando se trate de entidades que no hagan parte de la rama ejecutiva del
poder pblico.
Con esta informacin y considerando las restricciones presupuestales, las orientaciones de
poltica definidas y el contenido del Plan de Inversiones Pblicas del Plan Nacional de
Desarrollo, el Departamento Nacional de Planeacin consolida el Plan Operativo Anual de
Inversiones POAI, que est conformado por el listado de proyectos de inversin actualizados
dentro de las fechas establecidas para tal fin. Este es presentado para aprobacin al Consejo
Nacional de Poltica Econmica y Social. Una vez aprobado por el CONPES, el Ministerio de
Hacienda y Crdito Pblico lo incluir en el proyecto de Ley de Presupuesto General de la
Nacin.
Una vez consolidado el presupuesto de inversin en el Presupuesto General de la Nacin, se
lleva para aprobacin de los entes rectores del presupuesto para que finalmente se tenga
la Ley de Apropiaciones, su Decreto reglamentario y el Anexo al mismo. A continuacin se
ilustra el proceso presupuestal que se lleva acabo anualmente:

Ilustracin 9, proceso de la inversin pblica.
A nivel territorial el procedimiento es similar, lo nico que lo diferencia son los actores que
participan durante la construccin y aprobacin del presupuesto.

Alcalda Municipal
Cdigo postal 152660

48

El POAI es un instrumento de gestin que permite poner en operacin los objetivos y metas
establecidos en el Plan de Desarrollo Municipal, Departamental o Distrital, para cada
vigencia anual.
Los departamentos, distritos y municipios, al elaborar el POAI y el presupuesto, deben
programar los recursos recibidos del sistema general de participaciones, cumpliendo con la
destinacin especfica establecida para ellos y articulndolos con las estrategias, objetivos y
metas de su plan de desarrollo. En dichos documentos deben incluir indicadores de resultados
que permitan medir el impacto de las inversiones realizadas con estos.
9.2.06. Etapa de Ejecucin.
La ejecucin de la inversin pblica se concreta con la asuncin de compromisos con cargo a
las apropiaciones contenidas en los proyectos de inversin de la entidad. Por tal razn, las
normas orgnicas de presupuesto establecen que Todos los actos administrativos que afecten
las apropiaciones presupuestales debern contar con certificados de disponibilidad previos
que garanticen la existencia de apropiacin suficiente para atender estos gastos.
Adicionalmente, dichas normas disponen que una vez afectada la apropiacin mediante
contratos u rdenes de servicios estos compromisos debern contar con registro presupuestal
para que los recursos con l financiados no sean desviados a ningn otro fin.. Cuando se
asuman compromisos, mediante la expedicin de actos administrativos que afectan las
apropiaciones presupuestales, tales como contratos y rdenes de servicios, se deben cumplir
los siguientes requisitos:

Ilustracin 10, Financiacin de la fase de ejecucin de un Proyecto de Inversin.
Apropiacin
Certificado de
disponibilidad
presupuestal.
CDP
Compromiso,
Contrato, Orden de
Servicios.
Registro
Presupuestal.
RP
Nuevo Saldo de
Apropiacin.

Alcalda Municipal
Cdigo postal 152660

49

9.2.07. Etapa de Seguimiento.
Qu es el seguimiento?
Definicin de Seguimiento:
Proceso que se desarrolla en la etapa de ejecucin y operacin del proyecto con el fin de
reducir la brecha entre las fases de formulacin y de implementacin del proyecto.

Recoleccin y anlisis contino de informacin para tomar decisiones durante la
implementacin de una poltica, programa o proyecto, con base en una comparacin entre
los resultados esperados y el estado de avance de los mismos.

Permite al gerente del proyecto identificar y valorar los posibles problemas y logros frente
a los mismos. Constituye la base para la adopcin de medidas correctoras, con el fin de
mejorar el diseo, aplicacin y calidad de los resultados obtenidos.

Es una ventana directa para ver los logros y analizar la gestin de las entidades del estado
en materia de inversin pblica.

9.2.07.1. Relacin del seguimiento con los dems sistemas de la inversin pblica.
El seguimiento es un instrumento de gestin para las entidades que ejecutan proyectos de
inversin y permite observar en qu proporcin se estn alcanzando los objetivos, propuestas
anuales, logros y metas de los proyectos ms importantes del Gobierno Nacional. Igualmente
brinda una perspectiva sobre el avance fsico- financiero y cronolgico de todos los proyectos
de inversin pblica.
El seguimiento se basa en el registro de los avances de la ejecucin desde el punto de vista
tcnico y presupuestal de los proyectos de inversin. Este comportamiento se analiza
mensualmente a partir de los indicadores y metas de gestin y de producto, el cronograma
y en la regionalizacin. La informacin base para poder realizar el seguimiento es tomada
de los proyectos de inversin que fueron actualizados en el Banco de Programas y Proyectos
y a los cuales se les asignaron recursos del Presupuesto, as como en la informacin de
ejecucin presupuestal registrada en el Sistema Integrado de Informacin Financiera SIIF al
tratarse de proyectos del nivel nacional.

Alcalda Municipal
Cdigo postal 152660

50

Ilustracin 11, Procedimiento para el seguimiento y evaluacin de Proyectos de Inversin.
9.2.07.2. Sistema de Seguimiento y Evaluacin de Proyectos de Inversin Pblica SSEPI.
El Sistema de Seguimiento a Proyectos de Inversin, hace parte de una red de herramientas
que articulan la informacin y los procesos asociados al ciclo de la inversin pblica.
El Sistema de Seguimiento y Evaluacin de Proyectos de Inversin, SSEPI, surge de la
necesidad del Sistema Nacional de Cofinanciacin de Colombia de contar con un sistema de
informacin automatizado que apoyara las labores de seguimiento de los proyectos
cofinanciados con sus recursos y el Departamento Nacional de Planeacin, DNP decide
brindar apoyo para el desarrollo de tal herramienta.

Ilustracin 12, Relacin de los Bancos de Programas y proyectos con los dems mecanismos de Inversin del estado.
La informacin que se suministra sobre los avances que el proyecto obtiene durante la
vigencia presupuestal es responsabilidad de la entidad ejecutora. As mismo, se debe
reportar mensualmente el avance logrado por el proyecto durante ese periodo. Las Oficinas
de Planeacin de las entidades ejecutoras son las responsables de verificar la oportunidad
y calidad de la informacin registrada en el sistema.

Alcalda Municipal
Cdigo postal 152660

51

Toma la informacin relacionada con la formulacin y ejecucin de los proyectos del BPIN y
el SIIF respectivamente.
Se articula con el SISMEG y SISCONPES, para que se convierta en un insumo para el
seguimiento y la evaluacin a polticas pblicas.

Ilustracin 13, Componentes del seguimiento y Evaluacin de la Inversin Piublica.
9.2.07.3. Evaluacin Ex post.
La evaluacin posterior se realiza a nivel de polticas pblicas, dentro de las cuales se
encuentran los proyectos de inversin que se ejecutan anualmente en los respectivos
presupuestos para contribuir a su cumplimiento. Esta evaluacin se concibe como instrumento
de gerencia del sector pblico y parte de la nueva cultura de la gestin pblica, dejando de
ser un ejercicio voluntario o aislado de algunas entidades. As mismo, se establecieron sus
bases normativas y se desarrollaron los primeros instrumentos de gestin por resultados
(unidades de gestin, planes indicativos e indicadores de gestin en algunas entidades
pblicas piloto).

Alcalda Municipal
Cdigo postal 152660

52

Ilustracin 14, Principios del Seguimiento y Evaluacin de los proyectos de inversin Pblica.

9.3. La Metodologa del Marco lgico del Proyecto.
9.3.01. Antecedentes y Caractersticas Generales.
La Metodologa del Marco Lgico del Proyecto fue planteada en 1969 por Len
Rossenberg y Lawrence Posner, de la firma consultora Practical Concepts Inc., en el marco de
un contrato con la Agencia para el Desarrollo Internacional de los Estados Unidos (USAID)2.
Esta metodologa determin que en el siglo pasado (finales de los aos 70 y principios de los
80) diferentes empresas privadas empezaron a usar la teora de administracin por
objetivos sustituyendo la de administracin por actividades. Desde entonces, ha sido usada
y adaptada como instrumento de planeacin y manejo por un nmero considerable de
organizaciones gubernamentales de apoyo como la Agencia para el Desarrollo Internacional
AID, la Agencia Canadiense de Desarrollo Internacional CIDA, la GTZ, la Agencia
Noruega de Cooperacin en el Desarrollo NORAD, El Banco Africano de Desarrollo AFDB,
la Comisin de las Comunidades Europeas, la Organizacin Panamericana de la Salud OPS
y el Banco Mundial.

Alcalda Municipal
Cdigo postal 152660

53

La MMLP surge originalmente como reaccin a tres problemas comunes a los proyectos4:
Planificacin de proyectos carentes de precisin, con objetivos mltiples que no estn
claramente relacionados con las actividades del proyecto,
Proyectos que no se ejecutan exitosamente y el alcance de la responsabilidad de los
directivos o personas a cargo de los mismos no est claramente definida,
Proyectos que no presentan una idea clara sobre como luciran si tuviesen xito y los
evaluadores no tienen una base objetiva para comparar lo que se plante con lo que
sucedi en la realidad.
La MMLP es una herramienta que facilita la concepcin, diseo, formulacin y ejecucin
de proyectos. Su propsito es ofrecer una estructura racional o lgica al proceso de
planificacin, al tiempo que se constituye en un sistema de comunicacin entre
beneficiarios, ejecutores, autoridades y entidades de financiacin, durante toda la vida
del proyecto. Permite la estructuracin sistemtica y coherente de los diversos
componentes de un proyecto. Facilita la concertacin entre actores y refleja los acuerdos,
en primer lugar sobre los objetivos y en segundo lugar sobre las estrategias para
alcanzarlos. Es una metodologa que permite modificaciones a medida que afloran nuevos
acuerdos fruto de los diversos momentos de discusin y anlisis, a travs de un proceso
de ensayo y error y de aproximaciones sucesivas. Esta tcnica impulsa y respalda el
trabajo de equipo propio de la metodologa de proyectos.
La MMLP permite incrementar la precisin en la planeacin de los proyectos, relacionar
de forma clara y directa objetivos con resultados y establecer las actividades para
lograrlos, clarificar funciones y responsabilidades y evaluar el xito del proyecto
comparando logros esperados con logros obtenidos. Tal como se observa en el Figura 4,
la MMLP es un proceso sistmico que comienza con un diagnstico a partir de dos
herramientas: el anlisis de involucrados y el anlisis de problemas; contina con el estudio
de objetivos para llegar a determinar opciones o alternativas y finalmente a identificar
el proyecto; con insumos del anterior proceso se elabora la matriz de marco lgico
(objetivos, resultados, actividades, indicadores, fuentes de verificacin y supuestos), que
permitir continuar con la formulacin de un programa operativo y finalmente de un
modelo de monitoreo y evaluacin5.
La Planificacin de Proyectos Orientada a Objetivos - ZOPP (Ziel Orientierte Project
Planung) no es otra cosa que una expresin de la Metodologa del Marco Lgico del
Proyecto adoptada desde 1983 como mtodo oficial de planificacin de proyectos en
la Agencia de Cooperacin Alemana (Deutsche Gesellschaft fur Technische
Zusammenarbeit GTZ).
La Planificacin de Proyectos Orientada a Objetivos se puede adelantar desarrollando
los procesos y escenarios que se presentan en el Cuadro 1.

Alcalda Municipal
Cdigo postal 152660

54

9.3.02. Procedimiento de Aplicacin de la metodologa ZOPP.
9.3.02.1. Diagnostico e Identificacin.
Anlisis de Involucrados.
El anlisis de involucrados brinda los elementos bsicos para definir en el proyecto, de
principio a fin y desde diferentes perspectivas, la participacin de actores y la concertacin
de las expectativas e intereses que ellos representan.

PROCESO LGICO PROCESO PARTICIPATIVO PROCESOS DE
VISUALIZACIN
1. Anlisis de
involucrados.
2. Anlisis de
situacin.
3. Anlisis de
objetivos.
4. Anlisis de
Alternativas.
5. Matriz de
Planificacin del
Proyecto.
Actores de diferentes
versiones concertan
objetivos comunes.
Proceso interactivo de
lluvias de ideas,
clasificaciones y decisiones
por medios de los aportes
visualizados en medios
fsicos (tableros, papel
proyecciones visuales.)
Tabla 17, Componentes de la Metodologa ZOPP

Alcalda Municipal
Cdigo postal 152660

55

10. Marco conceptual[JDMS4].
10.1. Programas
Un programa es una manera de agrupar proyectos o acciones, que contribuyan de manera
individual al cumplimiento de un objetivo, y que requiere la aplicacin de todas las acciones
de manera integral para el cumplimiento de dicho objetivo, generalmente sectorial. DNP,
notas sobre las diferentes aplicaciones de los conceptos de programa y proyecto de
inversin.

10.2. Proyecto
Es un conjunto de actividades interrelacionadas y coordinadas, con el fin de alcanzar un
objetivo especfico concreto dentro de unos lmites de presupuesto y tiempo determinado.

El Proyecto, es una herramienta que facilita la satisfaccin de las necesidades de la poblacin
y que los requerimientos del desarrollo sean tenidos en cuenta en la programacin de
inversiones pblicas. Por lo tanto sirven para articular la planeacin con las inversiones.

10.3. Etapas de un Proyecto

Todo proyecto de inversin para lograr los objetivos propuestos debe pasar por cuatro
etapas: Preinversin, Inversin, Operacin y terminacin.

10.4. Pre inversin

Las tres actividades principales que deben desarrollarse en la etapa de preinversin son:
identificacin, la preparacin de la o las alternativas de solucin y evaluacin ex - ante.

En este estado deben desarrollarse todos los elementos de juicio (tcnica, institucional,
econmica, social, ambiental, legal y poltica) necesarios para tomar una decisin de
adelantar o acometer un proyecto.

10.5. Identificacin

Consiste en la determinacin del problema que afecta a la comunidad, y que desea ser
mitigado o resuelto con el proyecto, as como la determinacin de las causas que producen
el problema y los efectos producidos por este.

Alcalda Municipal
Cdigo postal 152660

56

Esta etapa del proyecto termina con la identificacin de las posibles alternativas que le dan
solucin al problema.

10.6. Preparacin

La preparacin consiste en realizar los estudios pertinentes para comparar las alternativas,
con el fin de seleccionar entre ellas la ms adecuada para alcanzar el objetivo propuesto.
Para la preparacin de las alternativas pueden realizarse estudios especficos, como son:
estudio legal, de mercado, tcnico, institucional, administrativo, ambiental, y financiero.

10.7. Evaluacin Ex ante

Se entiende por evaluacin ex ante, el resultado del anlisis efectuado a partir de la
informacin de las alternativas de solucin propuestas. Con base en este anlisis se selecciona
la mejor alternativa de solucin o proyecto.

10.8. Inversin

En la etapa de inversin se ejecutan o aplican los recursos del proyecto; y se realiza el
seguimiento fsico - financiero que garantiza la correcta aplicacin de los recursos
programados en la preinversin y que han sido asignados para la ejecucin del proyecto.
Las etapas de la inversin son: Diseo, ejecucin y Terminacin.
10.9. Terminacin

En esta etapa es necesario realizar la evaluacin de los resultados posteriores (Ex Post);
sobre los efectos, impactos y resultados generados por el proyecto.
10.10. Operacin

En esta etapa el proyecto se pone en marcha y empieza a generar los beneficios, a travs
de la produccin de los bienes y servicios para los que fue diseado. Se recomienda realizar
seguimiento y evaluacin de resultados al proyecto para garantizar su correcta operacin.

Alcalda Municipal
Cdigo postal 152660

57

11. Marco legal.
NOMBRE AO OBSERVACIN
Leyes
Ley 1150 2007
Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la
transparencia en la ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones
generales sobre la contratacin con recursos pblicos.
Ley 152 1994
Ley orgnica de desarrollo. Regula aspectos relacionados con la
planificacin como los Bancos de Programas y Proyectos de Inversin
pblica.
Ley 179 1994
Ley estatutaria orgnica del presupuesto. Establece como objetivo
general del Banco de Proyecto la canalizacin y planificacin racional
de los recursos que se deben destinar a la inversin.
Ley 60 1993
Hace exigible la presentacin de proyectos para la ejecucin de los
gasto de inversin.
Ley 99 1993 Define las funciones de las corporaciones Autnomas Regionales.
Ley 80 1993
Por el cual se expide el Estatuto General de Contratacin de la
administracin pblica.
Ley 38 1989
Es la ley orgnica de presupuesto, crea los bancos de proyectos y
encarga al gobierno nacional la reglamentacin y funcionamiento de los
mismos.
Decretos
Decreto 2025 2009
Por el cual se modifica parcialmente el Decreto 2474 de 2008 y se
dictan otras disposiciones.
Decreto 836 2009 Por el cual se modifica el decreto 4881 de 2008
Decreto 875 2008
Modifica el artculo 23 del decreto 841 de 1990, sobre la oportunidad
de registro de la presentacin de proyectos de inversin.
Decreto 2474 2008
Por el cual se reglamentan parcialmente la ley 80 de 1993 y la ley 115
de 2007 sobre las modalidades de seleccin, publicidad, seleccin
objetiva, y se dictan otras disposiciones.
Decreto 4881 2008
Por el cual se reglamenta parcialmente la ley 1150 de 2007 en relacin
con la verificacin de las condiciones de los oponentes y su acreditacin
para el Registro nico de Proponentes a Cargo de las Cmaras de
Comercio y se dictan otras disposiciones.

Alcalda Municipal
Cdigo postal 152660

58

Decreto 4109 2004
Por la cual se crea el sistema de informacin y seguimiento a los
proyectos de inversin pblica.
Decreto 3286 2004
Por el cual se crea el sistema de informacin de seguimiento a los
proyectos de inversin pblica.
Decreto 1066 2004
Modifica el artculo 25 del decreto 841 de 1990 sobre la actualizacin
de los manuales de banco de proyectos.
Decreto 1080 1997
Por el cual se reglamenta el artculo 6 de la Ley 344 de 1996 sobre el
trmite para financiacin de proyectos regionales de inversin por parte
de la Comisin Nacional de Regalas.
Decreto 111 1996
Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley
225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgnico del Presupuesto.
Decreto 359 1995 Por el cual se reglamenta la ley 179 de 1994
Decreto 841 1990 Establece la red nacional de Bancos de proyectos.
Resoluciones.
Resolucin
806 DNP
2005
Por la cual se organiza metodologas, criterios y procedimientos que
permitan integrar los sistemas de planeacin con la red nacional de
Bancos de programas y proyectos.
Resolucin
5345
1993 Por la cual se organiza metodologas.
Tabla 18, Normo grama Banco de Programas y Proyectos de Inversin Municipal.

Alcalda Municipal
Cdigo postal 152660

59

CAPITULO II

Alcalda Municipal
Cdigo postal 152660

60

12. DISEO METODOLOGICO

Ilustracin 15, Fases de la Investigacin.
FASE I
En esta fase se inicia la exploracin documental, normativa y legal del estado inicial del Banco de
Programas y Proyectos de Inversin Municipal (BPPIM), as como el desarrollo de los procedimientos
de formulacin, preparacin y registro de los proyectos de inversin pblica, con el fin de identificar
las problemticas actuales, usando herramientas de anlisis y de recoleccin de datos, as como
entrevistas y observacin directa de los procedimientos que se ejecutan en el BPPIM.
FASE II
Teniendo en cuenta la informacin recolectada y su anlisis exhaustivo se genera un plan operativo
de accin para la solucin o mitigacin de las problemticas presentes, este plan incluye las
actividades a desarrollar, su programacin temporal, los costos y gastos que se generan, as como su
viabilidad en los distintos aspectos de evaluacin contemplados en la ley 152 de 1994.
FASE III
Se definen mecanismos de medicin del impacto generado por la implementacin del Plan Operativo
de Accin, as como las lneas base de las que parte, comprenden indicadores registros, estadsticas.
DISEO
METODOLOGICO
FASE I
RECOLECCIN DE
INFORMACIN
QUE DEFINA EL
ESTADO ACTUAL
DEL BPPIM
FASE II.
FORMULACIN DEL
PLAN OPERATIVO.
FASE III
DISEAR
MECANISMOS DE
EVALUACIN DEL
IMPACTO DEL PLAN
OPERATIVO.
FASE IV
MONITOREAR EL
DESARROLLO DE LA
SOLUCIN POR
PARTE DE LOS
FUNCIONARIOS.

Alcalda Municipal
Cdigo postal 152660

61

FASE IV
Esta fase final tiene la funcin de registrar el desarrollo y adopcin de las estrategias y actividades
propuestas en el Plan Operativo de Accin, y generar planes de mejoras o modificaciones al Plan,
con el fin de generar mejora continua en los procedimientos de Formulacin y Preparacin de
proyectos de Inversin Pblica en el municipio de Miraflores, Boyac.
12.1. Tipo de Investigacin.
Dentro de las actividades establecidas en el Plan Operativo de Accin establecido dentro de la
alternativa de solucin propuesta, de acuerdo a los recursos, capacidades y espacio temporal
disponible, y en cumplimiento del Plan de Desarrollo Municipal, y de las polticas pblicas del
Municipio de Miraflores, Boyac, se desarrollaran metodologas de tipo exploratorio e investigativo
principalmente en las fases iniciales del proyectos, as como estrategias participativas para involucrar
a los implicados en los procedimientos del BPPIM.
12.2. Mtodo
La base del proceso de optimizacin ser el Mtodo TOWS de anlisis, el cual se basa en la matriz
FODA y genera estrategias de mitigacin, de supervivencia, Defensivas, adaptativas y de ofensiva.
Las cuales son la base para la formulacin del Plan estratgico de accin, insumo para el desarrollo
del Plan Operativo de Accin.

Ilustracin 16, Metodologa Empleada.
Identificacin de
Fortalezas y
debilidades.
Identificacin de amenzasa y
oportunidades
Analisis situacional
(sintesis)
Formulacin de
estrategias.
Plan Estrategico de Accin.

Alcalda Municipal
Cdigo postal 152660

62

13. METODOLOGIA PROPUESTA
Se aplic una metodologa que se ajustara con los parmetros del MECI 1000:2009, Generando una
metodologa de solucin comprendida en el ciclo PHVA, como gua para el desarrollo de la solucin,
a continuacin de describen cada uno de los componentes del PHVA y las acciones que se tomaron.

Ilustracin 17,Actividades Comprendidas en el ciclo PHVA.
Planear.
En la primera parte de este proyecto se realizara un revisin a toda la documentacin, registros,
tambin se har un acompaamiento a cada una de las auditorias para tener previo conocimiento de
cada una de ellas, de esta forma se analizara detenidamente el proceso, tomando nota de todas las
actividades que se llevan a cabo, as mismo se realizara una encuesta a los auditores el cual nos
servir como informacin base para el diseo de los manuales como experiencia que deben de tener
los auditores, que tipo de estudios, cuantos aos de experiencia, todo esto con el fin de saber cul es
el perfil ptimo para un funcionario que ocupe dicho cargo.
Hacer.
Despus de realizar una observacin, de recibir todos los resultados de dicha encuesta del ciclo 1, y
de toda la revisin de documentos, registros y formatos se dispondr un tiempo para comenzar a
construir los diagramas de flujo correspondientes a cada auditoria, herramienta primordial segn la
ingeniera de mtodos y tiempos, y segn la construccin de los diagramas de flujo se podr proceder
VERIFICAR
Seguimiento a el
cumplimiento de las
actividades.
Verificacin de Cumplimiento
de Metas.
ACTUAR
Identificar posibles eventos
de mejora.
Generacin de
Modificaciones del proyecto.
Optimizacin del logro de
metas.
Observaciones.
HACER
Implementar el Plan
Operativo.
Ejecutar el Presupuesto
asignado
Documentar el
procedimiento.
PLANEAR
Identificacin de la
problematica.
Dise del Plan Operativo.
Estimacin de los costos de
implementacin.
definicin de Metas.
P H
V A

Alcalda Municipal
Cdigo postal 152660

63

de acuerdo a ciertas reglas, guas y tcnicas a la debida elaboracin de los manuales de funciones
y procedimientos necesarios para cada auditor.
Verificar.
La evaluacin por medio de indicadores es la tercera parte del proyecto a realizar, en esta etapa
es donde se podr determinar el grado de desempeo de cada uno de los auditores, pues se ver
reflejado si se est cumpliendo con las funciones y tareas designadas en el manual, se plantean
indicadores de gestin , eficiencia y eficacia.
Actuar.
Como ltimo paso se realizara estudio de costos con el fin de conocer la viabilidad del proyecto
donde se analiza el cumplimiento del objetivo principal donde se determinara si en realidad se
obtienen mayores beneficios al crear y disear los manuales de funciones y procedimientos de las
auditorias, donde se tendr como factor importante el tiempo invertido al realizar las actividades y
el tiempo perdido mientras el proceso se encuentra en paro, adems se debe tener en cuenta que es
un proceso largo y tedioso.
13.1. Formulacin del Plan Estratgico de Accin.
La formulacin de estrategias que sean efectivas como solucin a problemticas existentes en una
organizacin es fundamental para la mejora de procedimientos y la mejora continua que el Banco de
Programas y proyectos de Inversin Municipal requiere.
Definicin.
Se establecen lineamientos y actividades para lograr la optimizacin de los procedimientos que se
relacionan con el Banco de programas y proyectos, as como estrategias para que estas prevalezcan
en el tiempo.
Objetivo.
Establecer estrategias y lineamientos para la optimizacin y establecimiento de procedimientos del
Banco de Programas y Proyectos de Inversin Municipal.
Alcance.
Todos los procedimientos del Banco de Programas y proyectos de Inversin Municipal, Inicia con el
anlisis de la informacin recolectada en el captulo I y termina con la formulacin del plan Estratgico
de optimizacin de los procedimientos.
Metodologa.
Se usa la cuarta fase del mtodo estratgico TOWS, consiste en la formulacin de estrategias para
la optimizacin de los procedimientos del Banco de Programas y Proyectos de Inversin del municipio,
en el captulo I las cuales se agrupan en 7 acciones de mejora para el logro de los objetivos y metas
propuestas.
CLAVE ESTRATEGIA TIPO
AM1
Capacitar en formulacin y preparacin de proyectos,
Metodologa de Marco lgico, Formulacin de indicadores a
De supervivencia

Alcalda Municipal
Cdigo postal 152660

64

los funcionarios de las dependencias formuladoras del
municipio.
AM2 Diseo del Manual de procedimientos del BPPIM Adaptativa
AM3
Rediseo de la Ficha Bsica de Inversin Municipal EBI para la
optimizacin del procedimiento de registro.
Adaptativa
AM4
Generar un proyecto de Acuerdo Municipal que defina
claramente las funciones, administracin, recursos y establezca
el Manual de procedimientos del BPPIM, as como desvincule el
Consejo territorial de planeacin Municipal del Banco de
Programas y Proyectos de Inversin Municipal, as como
actualice normativa y legalmente las acciones que se
desarrollan en el BPPIM.
Adaptativa
AM5
Disear un formato de evaluacin del Plan de Desarrollo
Municipal que sirva como fuente de informacin para la
evaluacin de la gestin pblica.
Adaptativa
AM6
Inculcar la cultura del proyecto en los funcionarios formuladores
de las diferentes dependencias como estrategia de
mejoramiento Institucional y uso eficiente de los recursos de
Inversin del Municipio.
Ofensiva
AM7
Actualizar la infraestructura y plataforma tecnologa de la
Secretaria de Planeacin e Infraestructura para mejorar los
procedimientos documentales y administrativos del BPPIM
Adaptativa.
Tabla 19, Estrategias de Accin.

13.2. Plan Operativo de Accin (Consultora)
Se dise un Plan Operativo de Accin como elemento de gua en las acciones de mitigacin y solucin
de las problemticas que presentaban el Banco de Programas y Proyectos de Inversin del Municipio
de Miraflores, Boyac este se compone bsicamente de las estrategias a seguir para la solucin del
problema que se presenta dentro del marco de la capacidad econmica, jurdica y administrativa
que posee el municipio.
ID CDIGO
UNSPSC
DESCRIPCION UNID. CANT V/UNIT. V/TOTAL

Recoleccin de informacin crtica usando distintas herramientas de adquisicin de datos para la
construccin un matriz DOFA como herramienta para la evaluacin y anlisis de la situacin actual de
la dependencia.
1 801016004
Diseo e implementacin de la herramienta de
recoleccin de datos, Entrevista evaluativa de las
condiciones existentes en cada dependencia
formuladora.
Doc. 1 $375.000 $375.000
2
Anlisis de y clasificacin de la informacin
recolectada.

Doc. 1 $250.000 $250.000
3
Esquematizacin de los procedimientos existentes
y las relaciones con otras dependencias.
Doc. 1 $150.000 $150.000

Alcalda Municipal
Cdigo postal 152660

65

4
Informe situacional a la secretaria de planeacin.
Doc. 1 $120.000 $120.000
SUBTOTAL $895.000
Formulacin de estrategias y plan de accin para el mejoramiento de la eficiencia, eficacia, efectividad y
productividad de los procedimientos desarrollados por el BPPIM y su relacin con las dependencias
formuladoras.
5 801016004
Propuesta de Mejoramiento de los procedimientos
relacionados con el BPPIM, y su relacin con las
dependencias formuladoras como insumo para la
restructuracin del Manual de procesos y
procedimientos y el manual de riesgos y control.
Doc. 1 $380.000 $380.000
6
Plan de capacitacin de formuladores, para
mejorar la eficacia en la formulacin y
preparacin de proyectos.
Doc. 1 $190.000 $190.000
SUBTOTAL $570.000.0
0
Implementar las soluciones diseadas para el mejoramiento de los procedimientos relacionados con el
BPPIM y su relacin con las dependencias formuladoras dentro de los lineamientos establecidos en el
MECI.
7 801016004
Implementacin del Plan de mejoramiento de los
procedimientos relacionados con el BPPIM, y su
relacin con las dependencias formuladoras.
Servicio 1 $1.051.000 1.051.000
8
Implementacin del esquema documental diseado
de acuerdo a los lineamientos establecidos en el
MECI.
Servicio 1 $350.000 $350.000
9
Presentacin del manual de procedimientos del
BPPIM.
Doc. 1 $240.000 $240.000
10
Informe de la implementacin.
Doc. 1 $95.000 $95.000
11
Monitoreo de las soluciones para realizar ajustes
y correcciones.
Servicio 1 $120.000 $120.000
Doc. 1 $90.000 $90.000
SUBTOTAL $1.946.000
Evaluar la mejora eficiencia, eficacia, efectividad y productividad generada por la implementacin de
la propuesta.
12 801016004
Evaluacin de la mejora generada.
Doc. 1 $390.000 $390.000
13
Informe consolidado final.
Doc. 1 $199.000 $199.000
SUBTOTAL $589.000

TOTAL $4.000.000
Tabla 20, Plan Operativo de Accin.
13.3. Plan Operativo de Accin (Capacitaciones)
La capacitacin de los formuladores como estrategia principal dentro de la optimizacin de los
procedimientos del BPPIM, requiere de la identificacin especfica de las necesidades que tienen cada
una de las secretarias como generadores de propuestas y proyectos, a continuacin se dise un Plan

Alcalda Municipal
Cdigo postal 152660

66

Operativo de Accin en capacitacin con contenido especfica para la reduccin y mitigacin de cada
una de las falencias detectadas secretaria por secretaria.
PLAN DE CAPACITACIN DE LOS FORMULADORES Y PREPARADORES
DE PROYECTOS DE INVERSIN DEL MUNICIPIO DE MIRAFLORES
BOYAC

FASE I
SECRETARIA TEMATICA RECURSOS FECHA COSTO
SECRETARIA DE
DESARROLLO
Metodologa de
Marco Lgico
Proyecto a desarrollar
Elementos Audio
Visuales
Tablero, Marcadores,
Borrador.

COSTO GLOBAL EN
DISPONIBILIDAD
PRESUPUESTAL
2.750.000
Programacin
orientada a
Objetivos
Elementos Audio
Visuales
Borrador.

SECRETARIA DE
HACIENDA
Metodologa de
Marco Lgico
Elementos Audio
Visuales
Borrador.

Programacin
orientada a
Objetivos
Elementos Audio
Visuales
Borrador.

SECRETARIA DE
GOBIERNO
Metodologa de
Marco Lgico
Elementos Audio
Visuales
Borrador.

Programacin
orientada a
Objetivos
Elementos Audio
Visuales
Borrador.

SECRETARIA
GENERAL
Metodologa de
Marco Lgico
Elementos Audio
Visuales
Borrador.

Programacin
orientada a
Objetivos
Elementos Audio
Visuales

Alcalda Municipal
Cdigo postal 152660

67

Borrador.
SECRETARIA DE
PLANEACIN E
INFRESTRUCTURA
Metodologa
General Ajustada
Elementos Audio
Visuales
Borrador.
Computadores a
instalar MGA

Matriz de
Evaluacin de
Riesgo de
Inversin.
Elementos Audio
Visuales
Borrador.

Evaluacin
Econmica (TIR,
BENEFICIO-
COSTO).
Elementos Audio
Visuales
Borrador.

FASE II
SECRETARIA DE
DESARROLLO
Formulacin de
Objetivos.
Elementos Audio
Visuales
Borrador.

Formulacin de
Indicadores
Elementos Audio
Visuales
Borrador.

SECRETARIA DE
HACIENDA
Formulacin de
Objetivos.
Elementos Audio
Visuales
Borrador.

Formulacin de
Indicadores
Elementos Audio
Visuales
Borrador.

SECRETARIA DE
GOBIERNO
Formulacin de
Objetivos.
Elementos Audio
Visuales
Borrador.

Formulacin de
Indicadores

Alcalda Municipal
Cdigo postal 152660

68

Elementos Audio
Visuales
Borrador.
SECRETARIA
GENERAL
Formulacin de
Objetivos.
Elementos Audio
Visuales
Borrador.

Formulacin de
Indicadores
Elementos Audio
Visuales
Borrador.

SECRETARIA DE
PLANEACIN E
INFRESTRUCTURA
PERT-CPM Proyecto a desarrollar
Elementos Audio
Visuales
Borrador.
Computadores a
instalar MGA

Microsoft office
Project.
Elementos Audio
Visuales
Borrador.

FASE III
SECRETARIA DE
GOBIERNO
Metodologa
Municipal de
Formulacin y
preparacin de
proyectos.
Elementos Audio
Visuales
Borrador.

SECRETARIA
GENERAL
Metodologa
Municipal de
Formulacin y
preparacin de
proyectos.
Elementos Audio
Visuales
Borrador.

SECRETARIA DE
PLANEACIN E
INFRESTRUCTURA
Metodologa
Municipal de
Formulacin y
preparacin de
proyectos.
Elementos Audio
Visuales
Borrador.

SECRETARIA DE
GOBIERNO
Metodologa
Municipal de
Formulacin y
preparacin de
proyectos.
Elementos Audio
Visuales
Borrador.

Alcalda Municipal
Cdigo postal 152660

69

SECRETARIA
GENERAL
Metodologa
Municipal de
Formulacin y
preparacin de
proyectos.
Elementos Audio
Visuales
Borrador.
Metod
ologa
Munici
pal de
Formul
acin y
prepar
acin
de
proyec
tos.
SECRETARIA DE
PLANEACIN E
INFRESTRUCTURA
Metodologa
Municipal de
Formulacin y
preparacin de
proyectos.
Elementos Audio
Visuales
Borrador.
Metod
ologa
Munici
pal de
Formul
acin y
prepar
acin
de
proyec
tos.
Tabla 21, Plan Operativo de Capacitacin.

Alcalda Municipal
Cdigo postal 152660

70

14. COSTEO RELACIONADO A LOS RECURSOS NECESARIOS PARA EL DISEO Y EJECUCION DE LA
PROPUESTA.
A continuacin se hace un resumen de los costos de implementacin de la propuesta, en los cuatro meses de duracin de la implementacin del
proyecto.
CONCEPTOS
RESUMEN
CANT UNIDAD
VALOR
UNITARIO TOTAL
MANO DE OBRA CALIFICADA - ADMINISTRACIN DEL PROYECTO
Coordinador del proyecto
4 Proyecto $2.500.000 $10.000.000
Apoyo profesional ($Horas/mes)
65 Proyecto $13.587 $883.155
Apoyo operativo($Hora/mes)
124 Proyecto $5.544 $687.456
TOTAL TALENTO HUMANO $11.570.611
CONSULTORES INSTRUCTORES (a la fecha de finalizacin del convenio no se realiz ninguna de estas actividades).
Auditoria Externa Proyecto
Monitoreo y Evaluacin Proyecto
Auditoria Interna Proyecto
Formacin Tcnica Proyecto
Tutores para la prctica Proyecto
Formacin Laboral Proyecto
TOTAL CONSULTORES
EQUIPOS
Computadores: monitor, CPU, teclado, mouse 2 Unidad $1.670.000 $3.340.000
Impresoras lser varios usos 1 Unidad $247.800 $247.800
Escritorios 1 Unidad $340.200 $340.200

Alcalda Municipal
Cdigo postal 152660

71

Sillas giratorias 1 Unidad $170.000 $170.000
Archivadores 1 Unidad $250.000 $250.000
Estante tipo biblioteca 1 Unidad $190.000 $190.000
Licencias para computadores de oficina 1 Software $490.000 $490.000
TOTAL EQUIPOS $5.028.000
MATERIAL DIDACTICO
Cuadernos 1 Unidad $2.100 $2.100
Bolgrafos 4 Unidad $700 $2.800
Memorias USB 1 Unidad $16.000 $16.000
Marcadores 12 Documento $1.890 $22.680
Guas y material de estudio (textos) 22 Unidad $8.700 $191.400
TOTAL MATERIAL DIDACTICO $234.980
INSTALACIONES
Uso de auditorios $185 Horas $22.750 $4.208.750
Usos de Bibliotecas y multimedia $75 Horas $2.750 $206.250
Uso de Red Internet $250 Horas $1.200 $300.000
TOTAL INSTALACIONES $4.715.000
GASTOS DE OFICINA
Mensajera 8 Proyecto $9.200,00 $73.600,00
Seguros equipos y muebles 1 Pliza $19.700,00 $19.700,00
Papelera y tiles 4 Mes $700.000,00 $700.000,00
Servicio telefnico - Lneas 4 Mes $74.500,00 $298.000,00
Perforadoras 1 Unidad $15.900,00 $15.900,00
Cosedoras 1 Unidad $16.400,00 $16.400,00
Saca ganchos 1 Unidad $3.000,00 $3.000,00
Fotocopias documentos de oficina 301 Proyecto $150,00 $45.150,00
Tinta para impresora - Proyecto $- $-
carpetas archivadoras 64 Unidad $700,00 $44.800,00
Sobres de manila 80 Unidad $150,00 $12.000,00

Alcalda Municipal
Cdigo postal 152660

72

TOTAL GASTOS DE OFICINA $1.228.550,00
VIAJES
(capacitaciones DNP y Secretaria de Planeacin Gobernacin, incluye viticos nivel profesional Tunja, Bogot)
Gastos de viaje Coordinador del proyecto 4 Proyecto - $880.000
Otros transportes 4 Proyecto - $91.000
Otros transportes fletes -acarreos - Proyecto - -
TOTAL VIAJES $971.000
POLIZAS SEGUROS Y SGSSS
Afiliacin al sistema de Seguridad Social 4 Proyecto - $700.400
TOTAL OTROS GASTOS $700.400
OTROS GASTOS (PROMOCIN Y DIFUSIN)
Evento de lanzamiento del programa 1 Eventos $2.756.000 $2.756.000
Impresin Plegables 2 Unid $356.000 $712.000
Informacin de prensa 5 Unid $25.000 $125.000
COORDINACION Y ADMINISTRACION DEL PROYECTO
TOTAL OTROS GASTOS (PROMOCIN Y DIFUSIN) $3.593.000
TOTAL PROYECTO $24.906.580

Alcalda Municipal
Cdigo postal 152660

73

15. RESULTADOS
15.1. Anlisis situacional actual del Banco de Programas y Proyectos.
Anlisis de la informacin recolectada.
Se presenta a continuacin un anlisis detallado de los datos recolectados con la herramienta de
recoleccin de datos aplicada a cada uno de los jefes de secretaria.
15.1.01. DATOS RECOLECTADOS.
SECRETARIA GENERAL
Pregunta 2.1.
Se evidencio conocimiento de los procedimientos y actividades que ejecuta esta secretaria en
relacin con el BPPIM.
Pregunta 2.2.
Grado de Formacin: Profesional Universitario.
Ttulo: Economista, Especialista en administracin y finanzas pblicas, Especialista en derecho
administrativo.
Pregunta 2.3.
Etapas en las que participa dentro del SUIP (FE) Formulacin y Evaluacin Ex ante. (P)
programacin (E) Ejecucin y (S) Seguimiento.
FE, P, E, S
Pregunta 2.4.
Identifica claramente los sectores, planes y programas que apoya la gestin de su dependencia.
Pregunta 2.5.
Identifica el problema central, identifica con mediana facilidad las causas directas e indirectas
del problema y los efectos.
Pregunta 2.6.
Identifica claramente los componentes que presenta el objetivo propuesto.
Pregunta 2.7.
Puntuacin obtenida en el manejo de la SPI al BPPIM: 8
Pregunta 2.8. Falencias del BPPIM: No implementacin del SSEPI.

Pregunta 2.9.
Ficha EBI.

Alcalda Municipal
Cdigo postal 152660

74

SECRETARIA DE GOBIERNO
Pregunta 2.1.
Pregunta 2.2.
Grado de Formacin: Profesional Universitario.
Ttulo: Abogada especialista en Derecho Administrativo.
Pregunta 2.3.
FE, E, S. Nota: La ejecucin la realiza los rganos relacionados con la seguridad, y las
comisaras y jueces de paz estos solo presentan informes para el seguimiento.
Pregunta 2.4
Pregunta 2.5.
No Identifica ninguno de los componentes del rbol de problemas.
Pregunta 2.6.
No identifica los componentes del objetivo, manifiesta usar metodologa GROW para la
formulacin de estos.
Pregunta 2.7.
Puntuacin obtenida en el manejo de la SPI al BPPIM
1 desconoce cualquier procedimiento del BPPIM presenta proyectos en la metodologa establecida por
el FONSET.
Pregunta 2.8. Falencias del BPPIM
Falta de documentos de apoyo, Capacitacin en el diligenciamiento de la documentacin y
metodologa.
Pregunta 2.9. Ficha EBI. Parcialmente.

SECRETARIA DE DESARROLLO.

Pregunta 2.1.
relacin con el BPPIM (SEGN SU MANUAL DE FUNCIONES).

Alcalda Municipal
Cdigo postal 152660

75

Pregunta 2.2.
Grado de Formacin: Profesional Universitario con Maestra.
Ttulo: Msc. en Administracin, economa y finanzas.
Pregunta 2.3.
FE, P, E, S
Pregunta 2.4.
Pregunta 2.5.
No identifica ninguna relacin en el rbol de problemas solo el problema central.
Pregunta 2.6.
No identifica ningn componente del objetivo propuesto.
Pregunta 2.7.
4 Manifiesta problemas con el prolongado tiempo en verificar y corregir los proyectos, represamientos
de certificaciones por sobre carga de trabajo de los funcionarios.
Pregunta 2.8.
Falencias del BPPIM
No existe una herramienta de capacitacin e induccin en la metodologa y procedimientos del
BPPIM.
Pregunta 2.9.
Ficha EBI.
Formato para formular el proyecto (Verificando este formato no pertenece al BPPIM es usado
por la Secretaria de desarrollo).

SECRETARIA DE HACIENDA.

Pregunta 2.1.
Pregunta 2.2.

Alcalda Municipal
Cdigo postal 152660

76

Grado de Formacin: Tecnlogo
Ttulo: Tecnlogo en mercadeo Agropecuario.
Pregunta 2.3.
FE, P, S NOTA: La ejecucin la realiza cada una de las secretarias a las que se le asigna
recursos.
Pregunta 2.4.
Pregunta 2.5.
Identifica medianamente algunos componentes del rbol de problemas.
Pregunta 2.6.
Identifica algunos de los componentes que presenta el objetivo propuesto.
Pregunta 2.7.
1 Desconoce los procedimientos de BPPIM
Pregunta 2.8. Falencias del BPPIM
Estructuracin de los procedimientos del BPPIM
Pregunta 2.9.
Ninguno.

Alcalda Municipal
Cdigo postal 152660

77

15.1.02. Tabulacin y Anlisis de datos General.
Pregunta 2.1.
La totalidad de los formuladores de cada una de las secretarias conoce los procedimientos y actividades
necesarias para llevar a cabo un registro en el BPPIM.
Pregunta 2.2.
El 80% de los formuladores son profesionales con al menos post-grado.
Pregunta 2.3.
A continuacin se relaciona la participacin que afirman tener los formuladores en las etapas del SUIP
SECRETARIA
Form y Ev
ex ant.
Programacin Eva. Ex post Seguimiento. Proceso
General X X X X 100%
Gobierno X X X 75%
Desarrollo X X X X 100%
Hacienda X X X 75%
Plane. E Infra. X X X X 100%
ACUMULADO 100% 80% 80% 100%
Tabla 22, consolidado participacin en el SUIP
Pregunta 2.4.
El 100% de los formuladores evidencio claro conocimiento de los planes y programas de gobierno que
apoyan sus dependencias.
Pregunta 2.5.
En la siguiente tabla se ilustra el conocimiento por parte de los formuladores de la metodologa de
marco lgico.
SGA SGM SDM SHM SPI
Alto X
Medio X
Bajo X X
Nulo X
Tabla 23, Conocimiento de la MML

Alcalda Municipal
Cdigo postal 152660

78

Ilustracin 18, Relacin de conocimiento de la Metodologa de Marco lgico.
Pregunta 2.6.
A continuacin se relacionan el conocimiento de los componentes de un objetivo.
FORMULADOR SI NO
Secretaria General X
Secretaria de Gobierno X
Secretaria de Desarrollo X
Secretaria de Hacienda X
Secretaria de planeacin X
Tabla 24, Identificacin componentes de un objetivo.

20%
20%
40%
20%
CONOCIMIENTO MML
Alto Medio Bajo Nulo

Alcalda Municipal
Cdigo postal 152660

79

Tabla 25, Relacin de la identificacin de los componentes de un objetivo.
Pregunta 2.7.
Calificacin de 0 a 10 obtenida por el BPPIM con respecto a sus procedimientos (dada por los usuarios
del BPPIM.)
FORMULADOR CALIFICACIN
Secretaria General 8
Secretaria de Gobierno 1
Secretaria de Desarrollo 4
Secretaria de Hacienda 1
Secretaria de Planeacin 8
Total 22
Promediada 4,4
Tabla 26, Calificacin a los procedimientos desarrollados por BPPIM
Pregunta 2.8.
Los usuarios identificaron como las mayores falencias del BPPIM Los siguientes aspectos.
No implementacin del SSEPI.
Falta de documentos de apoyo, Capacitacin en el diligenciamiento de la documentacin y
metodologa.
No existe una herramienta de capacitacin e induccin en la metodologa y procedimientos del
BPPIM.
Estructuracin de los procedimientos del BPPIM
Pregunta 2.9.
Los usuarios identificaron los documentos relacionados con los procedimientos del Banco de Programas y
Proyectos de Inversin Municipal como:
Si
40%
No
60%
0% 0%
Identifica Componentes de
Objetivos.
Si No

Alcalda Municipal
Cdigo postal 152660

80

Ficha de Estadstica Bsica de Inversin.
Se evidencio que Algunos formatos nombrados como pertenecientes a los procedimientos no
eran ms que modelos de proyectos que cada secretaria desarrollaba y sobre los cuales
realizaban modificaciones.
15.1.03. Indicadores de no conformidad de requisitos de registro en el BPPIM.
En la Secretaria de Planeacin e Infraestructura del Municipio se detect las siguientes inconformidades en
la formulacin de proyectos de inversin de acuerdo con el comportamiento descrito en la ilustracin 19.

Ilustracin 19, indicadores de no conformidad registro BPPIM
15.1.04. Indicadores de estado, Periodo de ejecucin y metas proyectadas.
Tabla 27, Indicadores de Estado y Accin.
0% 20% 40% 60% 80% 100% 120%
No cumple requisitos legales
Evaluacin de alternativas mal formuladas
Falta de claridad en el objeto del proyecto
Presupuesto (falta o incompleto)
Objetivos no concluyentes
No conforme con los lineamientos
establecidos en el plan de desarrollo
Indicadores mal formulados
Cronograma de actividades (Falta o
incompleto)
INCIDENCIA
OBJETIVO INDICADOR VALO
R
MET
A
PERIODO
Identificar Los componentes de la
problemtica de ineficiencia del
Banco de Programas y Proyectos de
Inversin, del Municipio de
Miraflores Boyac.
=

7 12 SEP-OCT
=

87% 40% SEP-OCT

Alcalda Municipal
Cdigo postal 152660

81

=

9 DIAS 2
DIAS
SEP-OCT
=

.

78% 100% SEP-OCT
=

5% 2.5% SEP-OCT
INDICADORES DE ACCIN.
Implementar las soluciones
diseadas para el mejoramiento de
los procedimientos de formulacin y
preparacin de proyectos en la
Secretaria de Planeacin
=

.

`100% 100% OCT-NOV
=
.
.

100% 100% OCT-NOV
=

.

100% 100% OCT-NOV
=

Nota: los productos mencionados, se
refieren solamente a documentos,
manuales, y metodologas.
1 1 0CT-NOV
Plan o Programa con el que se relaciona el objetivo del proyecto y especifique el objetivo del Plan o
Programa al que apunta el proyecto.
Sector. Institucional.
Programa: Fortalecimiento institucional.
Objetivo: Optimizar. El desarrollo de las polticas, planes y proyectos.
Proyecto: Formular polticas que incluyan los planes, programas y proyectos que permitan la viabilizacin de los diferentes sectores
del plan de desarrollo.

Alcalda Municipal
Cdigo postal 152660

82

15.2. Anlisis situacional postimplementacin proceso de optimizacin del Banco de
Programas y Proyectos.
ANALISIS DE LA INFORMACIN RECOLECTADA.
Para poder realizar la comparativa en indicadores de estado y accin, exante y expost, se re encuesto
a los funcionario y el administrador del Banco de Programas y Proyecto de Inversin, los siguientes
resultado luego de implementar el Plan Operativo de Accin (POA), se aplic nuevamente la matriz de
recoleccin de datos 15 das luego de la implementacin del POA arrojando los siguiente resultados:
SGA SGM SDM SHM SPI
Alto X X X
Medio X X
Bajo
Nulo
Tabla 28, Conocimiento de la Metodologa MML Ex-POST.

Ilustracin 20, Conocimiento de la Metodologa MML Ex-POST.

60,00%
40,00%
CONOCIMIENTO DE MML POST POA
Alto Medio Bajo Nulo

Alcalda Municipal
Cdigo postal 152660

83

15.2.01. Tabulacin y Anlisis de datos General.
Pregunta 2.5.
En la siguiente tabla se ilustra el conocimiento por parte de los formuladores de la metodologa de
marco lgico.

Ilustracin 21, Relacin de conocimiento de la Metodologa de Marco lgico.
Pregunta 2.6.
A continuacin se relacionan el conocimiento de los componentes de un objetivo.
FORMULADOR SI NO
Secretaria General X
Secretaria de Gobierno X
Secretaria de Desarrollo X
Secretaria de Hacienda X
Secretaria de planeacin X
Tabla 29, Identificacin componentes de un objetivo.

Tabla 30, Relacin de la identificacin de los componentes de un objetivo.
Pregunta 2.7.
Calificacin de 0 a 10 obtenida por el BPPIM con respecto a sus procedimientos (dada por los usuarios
del BPPIM.)
FORMULADOR CALIFICACIN
Secretaria General 9
Secretaria de Gobierno 8
Secretaria de Desarrollo 6
Secretaria de Hacienda 7
Secretaria de Planeacin 9
Si
100%
No
0% 0% 0%
Identifica Componentes de
Objetivos.
Si No

Alcalda Municipal
Cdigo postal 152660

84

Total 39
Promediada 7,8
Tabla 31, Calificacin a los procedimientos desarrollados por BPPIM
Pregunta 2.8.
Los usuarios identificaron como las mayores falencias del BPPIM Los siguientes aspectos.
No implementacin del SSEPI.

Pregunta 2.9.
Los usuarios identificaron los documentos relacionados con los procedimientos del Banco de Programas y
Proyectos de Inversin Municipal como:
Ficha de Estadstica Bsica de Inversin.
Manual de Gestin del Banco de Programas y Proyectos de Inversin.
Formato de evaluacin del Plan de Desarrollo.
Programa Operativo de Capacitacin.
Indicadores de no conformidad de requisitos de registro en el BPPIM.

Ilustracin 22, indicadores de no conformidad registro BPPIM

0% 2% 4% 6% 8% 10% 12% 14% 16%
Cronograma de actividades (Falta o
incompleto)
Indicadores mal formulados
No conforme con lo lineamientos
establecidos en el plan de desarrollo
Objetivos no concluyentes
Presupuesto (falta o incompleto)
Falta de claridad en el objeto del proyecto
Evaluacin de alternativas mal formuladas
No cumple requisitos legales
Incidencias

Alcalda Municipal
Cdigo postal 152660

85

15.3. INDICADORES DE ESTADO POST POA.

Tabla 32, Indicadores de estado y accin Ex-POST.
OBJETIVO INDICADOR VALOR META PERIOD
O
Identificar Los componentes de la
problemtica de ineficiencia del
Banco de Programas y Proyectos de
Inversin, del Municipio de
Miraflores Boyac.
=

13 12 OCT-
NOV
=

7.6% 40% OCT-
NOV
=

2 DIAS 2 DIAS OCT-
NOV
=

.

100% 100% OCT-
NOV
=

1.5% 2.5% OCT-
NOV
INDICADORES DE EVALUACIN.
Evaluar los resultados generados
por la implementacin de la
propuesta.

AUMENTO PROYECTOS
REGISTRADO
=
%
%

EsPI.=Estado Post
Implementacin

EsA=Estado Ex Ante.
53% Aumento
50% sobre el
valor
calculado en
el objetivo 1
NOV-
DIC

MEJORA PROYECTOS
CONFORMES
=
%
%

79.4% Mejora
50% sobre el
valor
calculado en
el objetivo 1
NOV-
DIC

Alcalda Municipal
Cdigo postal 152660

86

EsPI.=Estado Post
Implementacin

EsA=Estado Ex Ante.

REDUCCIN TIEMPO
PROMEDIO DE EMISIN DE
CERTIFICADO DE
REGISTRO.
=
%
%

EsPI.=Estado Post
Implementacin

EsA=Estado Ex Ante.

77.7% Mejora
50% sobre el
valor
calculado en
el objetivo 1
NOV-
DIC

PROYECTOS REGISTRADOS
VS CERTIFIADOS
EXPEDIDOS.
=
%
%

EsPI.=Estado Post
Implementacin

EsA=Estado Ex Ante.

77.7% Mejora
22% sobre el
valor
calculado en
el objetivo 1
NOV-
DIC

PROYECTOS REGISTRADOS
VS CERTIFIADOS
EXPEDIDOS.
=
%
%

EsPI.=Estado Post
Implementacin

EsA=Estado Ex Ante.

3.5% Mejora
5% sobre el
valor
calculado en
el objetivo 1
NOV-
DIC

Alcalda Municipal
Cdigo postal 152660

87

Anlisis de impacto en la Formulacin.

Tabla 33, Impacto en la formulacin. (Comparativa Ex-Post, Ex-Ante).

SECTOR EX ANTE EX POST % PARTICIPACIN % PARTICIPACIN2 VARIACIN
EDUCACIN 16 18 11,268% 11,180% 0,782%
SALUD 3 6 2,113% 3,727% -43,310%
AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO BASICO 19 21 13,380% 13,043% 2,582%
DEPORTE Y RECREACCIN 15 19 10,563% 11,801% -10,489%
CULTURA 5 9 3,521% 5,590% -37,011%
SERVICIOS PUBLICOS 1 5 0,704% 3,106% -77,324%
VIVIENDA 2 5 1,408% 3,106% -54,648%
AGROPECUARIO 13 15 9,155% 9,317% -1,737%
TRANSPORTE 13 8 9,155% 4,969% 84,243%
MEDIO AMBIENTE 7 7 4,930% 4,348% 13,380%
PREVENCIN Y ATENCIN DE DESASTRES 5 4 3,521% 2,484% 41,725%
PROMOCIN DEL DESARROLLO 1 5 0,704% 3,106% -77,324%
ATENCIN DE GRUPOS VULNERABLES 10 10 7,042% 6,211% 13,380%
EQUIPAMIENTO MUNICIPAL 11 8 7,746% 4,969% 55,898%
DESARROLLO COMUNITARIO 8 10 5,634% 6,211% -9,296%
FORTALECIMIENTO MUNICIPAL 9 5 6,338% 3,106% 104,085%
JUSTICIA 4 6 2,817% 3,727% -24,413%
EMPLEO 0 0 0,000% 0,000% 0,000%
TOTAL 142 161 100% 100% 13,380%

Alcalda Municipal
Cdigo postal 152660

88

Ilustracin 24, Participacin en la formulacin ex-post por sectores.
Ilustracin 23, Participacin por sectores en la formulacin Estado Ex ante.

Alcalda Municipal
Cdigo postal 152660

89

Ilustracin 25, Volumen de formulacin por sectores, estado Ex-ante.

Alcalda Municipal
Cdigo postal 152660

90

Ilustracin 26, Volumen de Formulacin estado Ex-Post

Alcalda Municipal
Cdigo postal 152660

91

Ilustracin 27, Comparativa de variacin estados ex-ante, ex-post.
Anlisis Econmico de la propuesta Implementada.

PERIODO DE PROYECCIN.
El proyecto de ha implementado para una vigencia de 5 ao a partir del ao 2013, esto sustentado en
que en promedio una metodologa de formulacin es emitida por el DNP cada 7 aos, sin embargo la
mejora continua debe estar presente en el procedimiento, debido a esto existen gastos y costos ocultos
que son difciles de establecer, se ha considerado la mayor cantidad de elementos representativos dentro
de la estimacin.
Ao FLUJO DE CAJA
0 $ (24.906.580,00)
1 $ (15.260.000,00)
2 $ 12.570.000,00
3 $ 14.078.400,00
4 $ 15.767.808,00
5 $ 17.659.944,96
Tabla 34, Flujo de caja, operacin del BPPIM

Alcalda Municipal
Cdigo postal 152660

92

La discriminacin del flujo de caja esta descrita en el anexo ().

Ilustracin 28, Flujo de Caja anual
15.4. CALCULO DE BENEFICIO-COSTO
4
.

El Banco de Programas y Proyectos de inversin municipal al ser rgano de gestin de la inversin pblica
genera recursos ni presenta estados financieros, pero si genera beneficios a la comunidad y la
administracin municipal, la forma ms viable para la evaluacin econmica de la implementacin es la
relacin de Beneficio-Costo y Retorno de Inversin, sin embargo este ltimos se identificara con los recursos
financiados en cooperacin con Departamento, Nacin y otras entidades.

La mejora en la eficiencia de la formulacin se evalu como indicador.
5
Resumen de presupuesto ejecutado en los ltimos 4 semestres, el proyecto de optimizacin fue realizado
en el ltimo semestre del 2013:

4
Todos los datos que se presentan en este acpite reposan en las oficinas de tesorera y Secretaria de
Planeacin e Infraestructura y estarn representados en el informe de gestin Rendicin de Cuentas Miraflores
Social, Turstica y Agropecuaria 2013, que se presentara a mediados de Mayo de 2014.
5
Datos cruzados y consolidados con la informacin proveniente de, software REMETEC, libro de radicacin de
proyectos y libro de radicacin de contratos.
$ (30.000.000,00)
$ (25.000.000,00)
$ (20.000.000,00)
$ (15.000.000,00)
$ (10.000.000,00)
$ (5.000.000,00)
$ -
$ 5.000.000,00
$ 10.000.000,00
$ 15.000.000,00
$ 20.000.000,00
0 1 2 3 4 5
FLUJO DE CAJA ANUAL
FLUJO DE CAJA

Alcalda Municipal
Cdigo postal 152660

93

Tabla 35, Ejecucin Presupuestal vigencias 2012 y 2013.
ELEMENTO DE EVALUACIN 2012 2013
PRESUPUESTO DEL MUNICIPIO $13.475900.570,00 14.600780.915
RECURSOS EN COFINANCIACIN $5.336378.685,36 6465564020,07
VARIACIN PRESUPUESTO N/A 8%
VARIACIN RECURSOS DE COFINANCIACIN N/A 21%
BENEFECIO OBTENIDO EN EL PERIODO DE IMPLEMENTACIN $1.357.768.444,21
Tabla 36, Consolidado, presupuesto y recursos de cofinanciacin vigencia 2012-2013

1 SEMESTRE 2012 2 SEMESTRE 2012 TOTAL 2012 1 SEMESTRE 2013 2 SEMESTRE 2013 TOTAL 2013
1 EDUCACIN $ 145.249.188,00 $ 62.249.652,00 $ 207.498.840,00 $ 150.913.906,33 $ 165.734.000,00 316.647.906,33 $
2 SALUD $ 61.003.512,50 26.144.362,50 $ $ 87.147.875,00 $ 63.382.649,49 $ 57.890.456,00 121.273.105,49 $
3 AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO BASICO $ 35.316.403,84 34.859.150,00 $ $ 70.175.553,84 $ 36.693.743,59 $ 86.567.435,00 123.261.178,59 $
4 DEPORTE Y RECREACIN $ 529.245.583,92 $ 58.805.064,88 $ 588.050.648,80 $ 549.886.161,69 $ 62.098.148,51 611.984.310,21 $
5 CULTURA $ 197.081.297,00 470.440.519,04 $ $ 667.521.816,04 $ 204.767.467,58 $ 496.785.188,11 701.552.655,69 $
6 SERVICIOS PUBLICOS - $ $ 13.328.544,00 $ 13.328.544,00 $ - $ 14.074.942,46 14.074.942,46 $
7 VIVIENDA $ - $ - $ - $ - $ 673.456.000,00 673.456.000,00 $
8 AGROPECUARIO $ 144.273.028,00 $ 36.068.257,00 $ 180.341.285,00 $ 149.899.676,09 $ 138.765.000,00 288.664.676,09 $
9 TRANSPORTE $ 10.395.633.016,78 $ 4.455.271.292,90 $ 14.850.904.309,68 $10.801.062.704,43 $ 4.704.766.485,31 15.505.829.189,74 $
10 MEDIO AMBIENTE $ 84.335.509,80 $ 56.223.673,20 $ 140.559.183,00 $ 87.624.594,68 $ 59.372.198,90 146.996.793,58 $
11 PREVENCIN Y ATENCIN DE DESASTRES $ - $ 1.410.000.000,00 $ 1.410.000.000,00 $ - $ 1.488.960.000,00 1.488.960.000,00 $
12 PROMOCIN Y DESARROLLO $ 7.800.000,00 $ 2.200.000,00 $ 10.000.000,00 $ 8.104.200,00 $ 2.323.200,00 10.427.400,00 $
13 ATENCIN A GRUPOS VULNERABLES $ 151.276.400,00 $ 37.819.100,00 $ 189.095.500,00 $ 157.176.179,60 $ 39.936.969,60 197.113.149,20 $
14 EQUIPAMIENTO MUNICIPAL $ - $ 189.095.500,00 $ 189.095.500,00 $ - $ 199.684.848,00 199.684.848,00 $
15 DESARROLLO COMUNITARIO $ 63.688.500,00 $ 7.076.500,00 $ 70.765.000,00 $ 66.172.351,50 $ 7.472.784,00 73.645.135,50 $
16 FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL $ - $129.795.200,00 $ 129.795.200,00 $ - $ 137.063.731,20 137.063.731,20 $
17 JUSTICIA $8.000.000,00 $ - $ 327.900.857,00 327.900.857,00 $
18 EMPLEO $ - $ - $ - $ - $ 127.809.056,00 127.809.056,00 $
TOTAL 18.812.279.255,36 $ TOTAL 21.066.344.935,07 $
SECTOR

Alcalda Municipal
Cdigo postal 152660

94

FLUJO DE CAJA
Ao 0 Ao 1 Ao 2 Ao 3 Ao 4
Beneficios
1.357.768.444,21
6
0
7
12570000 14.078.400,00 15.767.808,00
Costos
24906580 15260000 0 0 0
Flujo neto
1332861864 -15260000 12570000 14078400 15767808
Tabla 37, Flujo de caja, a fecha del acta de liquidacin de la orden de servicios 070 de 12 de septiembre de 2013.

Iop. 10%

Propuesta A
VPB 1.389.503.809,28
VPC 38.779.307,27
R B/C 35,83
VPN 1.350.724.502,0
Tabla 38, clculo de la relacin beneficio, costo.
Estos datos indican que por cada peso invertido en la presente propuesta se generan 35,83 pesos en
recursos adquiridos en cofinanciacin por parte de la entidad. Los cuales aportan recursos para la
solucin de las problemticas de la comunidad Miraflorea.

6
El beneficio calculado representa el aumento porcentual en los recursos de cofinanciacin adquiridos por la
entidad.
7
Los valores proyectados para el ao 2, 3 y 4 fueron estimados teniendo en cuenta la reduccin en horas
para la formulacin de proyectos.

Alcalda Municipal
Cdigo postal 152660

95

16. CONCLUSIONES
Debido a que la propuesta se desarroll bajo diferentes parmetros de desarrollo y usando herramientas
de anlisis situacional TOWS, anlisis comparativo, anlisis financiero y operativo, y que se desarrollaron
diferentes Planes operativos de Accin, las conclusiones obtenidas se refieren a los resultados obtenidos
en la implementacin de los Planes Operativos de Accin.
1. La optimizacin de Los procedimientos del BPPIM genero un aumento del 21% en la consecucin
de recursos de cofinanciacin para la entidad representados en $1.357.768.444,21para la
vigencia 2013.
2. La capacitacin es un elemento fundamental para el desempeo de los funcionarios formuladores
esta permite implementar nuevas tcnicas, tecnologas y metodologas que facilitan el desarrollo
de los procedimientos de planeacin, formulacin y ejecucin de proyectos de inversin, estas
dieron como resultado un aumento del 27% en la formulacin de proyectos.
3. Luego de la implementacin de la propuesta se gener. Una redistribucin de la participacin en
la formulacin apoyando sectores que no tenan eficiencia en la formulacin de proyectos.
4. Se obtuvo un aumento del 14% en la formulacin efectiva de proyectos, que representan un 25%
de aumento en la ejecucin presupuestal de los recursos propios del municipio.
5. La conformacin BPPIM como Base de datos y herramienta de medicin de la gestin pblica
redujo en un 40% el tiempo de elaboracin del informe de gestin trimestral julio-agosto-
septiembre.
6. El

Alcalda Municipal
Cdigo postal 152660

96

17. RECOMENDACIONES

1. El manual de procedimientos del BPPIM para dar pautas a las nuevas administraciones de su
operacin y como herramienta de mejora continua de dichos procedimiento evitando as la
problemtica que se presenta en los cambio de administracin y que los recursos invertidos en
esta optimizacin no tengan beneficios a largo plazo.

2. Realizar peridicamente con apoyo del asesor jurdico del municipio y la oficina de control interno
actualizaciones jurdicas y operativas como mecanismos de optimizacin de los procedimientos de
este ente administrativo tan importante.

3. Incluir dentro del Plan de Capacitaciones de la entidad programas de formulacin, evaluacin y
gestin de proyectos, Administracin de Bancos de Programas y Proyectos a los funcionarios de
planta para que sirvan como instrumentos de replicacin de estas temticas a contratistas y
funcionarios de libre remocin.

Alcalda Municipal
Cdigo postal 152660

97

18. BIBLIOGRAFIA
DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIN. Manual Metodolgico General, para la Identificacin,
Preparacin y Evaluacin Exante de Proyectos de Inversin. Bogot: Departamento Nacional de
Planeacin, 2002.
DIRECCIN DE INVERSIONES Y FINANZAS PBLICAS. Marco Legal. Bogot: Departamento Nacional de
Planeacin, 2001.
BANCO DE PROGRAMAS Y PROYECTOS DE INVERSIN NACIONAL, BPIN. Boletn del Sistema Nacional
de Gestin de Programas y Proyectos de Inversin Pblica, Sinagep. Bogot: Julio de 2001, Junio 2002,
Diciembre de2002, julio de 2003.
DIRECCIN DE INVERSIONES Y FINANZAS PBLICAS. Sistema Nacional de Gestin de Programas y
Proyectos de Inversin Componente Sistemas. Bogot: Bpin, Febrero 2001.
DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIN. Manual de la Inversin Pblica Nacional. Bogot: Direccin
de Inversiones y Finanzas Pblicas, Diciembre de 2001.
DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIN; BANCOINTERAMERICANO DE DESARROLLO. Sistema
Nacional de Gestin de Proyectos de Inversin. Contribucin a su diseo conceptual y operativo. Bogot:
1996.
BANCO DE PROGRAMAS Y PROYECTOS DE INVERSIN NACIONAL, BPIN. Sistema Nacional de Inversin
Pblica de Colombia. Bogot: Departamento Nacional de Planeacin, 2000.
RAMREZ G., Leonardo. Marco Conceptual para Definir el Sistema Nacional de Gestin de Proyectos de
Inversin y la Red Nacional del Bancos de Proyectos. Bogot: Bpin, Noviembre de 1996.
DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIN; BANCO INTERAMERICANO DE DESARROLLO. Viabilidad,
Elegibilidad y Prioridad en la Gestin de Proyectos de Inversin Pblica, Elementos Conceptuales para su
Definicin y aplicacin. Bogot: Departamento Nacional de Planeacin, 1996.
BANCO DE PROGRAMAS Y PROYECTOS DE INVERSIN NACIONAL, Bpin. El Bpin para Principiantes.
Bogot: Departamento Nacional de Planeacin, 2001. 62
BANCO DE PROGRAMAS Y PROYECTOS DE INVERSIN NACIONAL, Bpin. Manual de Procedimientos.
Bogot: Departamento Nacional de Planeacin, diciembre de 2001y septiembre de 2002.
BANCO DE PROGRAMAS Y PROYECTOS DE INVERSIN NACIONAL, Bpin. Manual de Clasificacin
Presupuestal del Gasto de Inversin. Bogot: Departamento Nacional de Planeacin, 2001, 2002 y 2003.
PREPARACIN Y EVALUACIN DE PROYECTOS, Nassir Sapag Chain, Reinaldo Sapag Chain, McGraw-
Hill Interamericana, 2003.
WEBDNP

Alcalda Municipal
Cdigo postal 152660

98

ANEXOS (TABLAS, GRAFICOS, FOTOS, ETC)

Anexo 1 Proyecto de Acuerdo 039 actualizacin del fundamento jurdico del BPPIM.
Anexo 2. Manual de procedimientos del BPPIM (Versin Preliminar).
Anexo 3. Ficha Bsica de Inversin Municipal Versin preliminar pruebas y Ficha final.
Anexo 4. Proyecto de Acuerdo Estatuto de Planeacin.
Anexo 5. Formato de Seguimiento al plan de desarrollo.
Anexo 6. Formato de tipificacin y evaluacin de riesgos de Inversin.
Anexo 7 Evidencias de capacitaciones, formatos de recoleccin de datos.
Tabla anexa 1 Comparativa de formulacin.
Tabla anexa 2. Comparativa de incidencias en formulacin.
Tabla anexo 3 Costos de Implementacin.

Trabajo de Grado PDF

Enviado por

Dados do documento

Título original

Direitos autorais

Formatos disponíveis

Compartilhar este documento

Compartilhar ou incorporar documento

Opções de compartilhamento

Você considera este documento útil?

Este conteúdo é inapropriado?

Direitos autorais:

Formatos disponíveis

Trabajo de Grado PDF

Enviado por

Direitos autorais:

Formatos disponíveis

CONSULTORA PARA LA OPTIMIZACIN DE LOS PROCEDIMIENTOS DEL

BANCO DE PROGRAMAS Y PROYECTOS DE INVERSIN MUNICIPAL

Você também pode gostar