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PLAN DE GESTION DE COMUNICACIONES

PLAN DE GESTIN DE LAS COMUNICACIONES

NOMBRE DEL PROYECTO EL PROYECTO
SPONSOR DEL PROYECTO
PREPARADO POR PMP, Ing. Fernando Jarama FECHA x x 2012
REVISADO POR Ing. Pedro Bautista FECHA
APROBADO POR Gerente de Operaciones, Ing. Jorge Monterrosa FECHA
Revisin
N
Solicitud de
Cambios N
DESCRIPCIN (Motivo de la revisin y entre parntesis quien la realiz)
FECHA
(de la revisin)
-


ndice


Matriz de Comunicaciones /Canales de Comunicacin (Adjunto en Excel)...3
Flujo de Informacin en los eventos HSE4
Flujo de Informacin de Ingeniera.5
Guas para eventos de Comunicaciones..6
Guas para documentacin del proyecto...9
Guas para el control de versiones10
Informes Programados.10
Telfonos de Contactos (Adjunto en Excel)11
Anexos.12









1. MATRIZ DE COMUNICACIONES


Para establecer las vas de comunicacin entre todos los interesados en el proyecto
(Stakeholders) se establece la siguiente matriz de las comunicaciones:

PLAN DE GESTIN DE LAS COMUNICACIONES




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1.1. Flujo de Informacin en los Eventos HSE:

































COORDINADOR
CIVIL / MECANICO
/DossierPREVENCIO
NISTA DE FRENTE
RESIDENTE DE
OBRA
JEFE DE HSE
GERENTE DEL
PROYECTO
PROJECT
MANAGER
INSPECTOR DE HSE
PROYECTOS
CONTRATISTA
SUPERVISION
CALIDDA
COMUNICACIN TELEFONICA 1 HORA
REPORTE PRELIMINAR ESCRITO 12 HORAS
INFORMAR: NOMBRE, HORA, LUGAR,
TIPO DE DAO (PERSONAL/MATERIAL)
ACTIVIDAD TIPO DE TRABAJO
DESCRIPCION BREVE DE LO SUCEDIDO
LESIONES




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1.2. Flujo de Informacin de Ingeniera:



























INGENIERIA
CALIDDAEvento
Planos
REA
LEGALSUPERVISOR
COORDINADOR DE
PROYECTOSSUPERV
ISOR DE
CALIDDA
SUPEREVISION
OSINERGMIN




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2. GUA PARA EVENTOS DE COMUNICACIN:


2.1 Guas para Reuniones.-

Todas las reuniones debern seguir las siguientes pautas:
Se debe empezar en el horario sealado, teniendo una tolerancia de 10
minutos.
Se debe enviar la agenda con los tema a tratar con previa antelacin, as como
la fecha, hora y lugar de la reunin a todos los participantes. De ser el caso de
las reuniones de coordinacin se deber empezar con los acuerdos pendientes
del acta anterior.
Se debe cumplir a cabalidad los roles de facilitador (dirige el proceso) y de
anotador (toma nota de los resultados y acuerdos formales de la reunin).
Se debe emitir un Acta de Reunin, (Anexo 1: Formato de Acta de Reunin), la
cual se debe enviar por correo electrnico como mximo a los dos das de
realizada la reunin (das tiles), a todos los participantes y cuyo envio ser la
constancia de recepcin del mismo. El plazo de recepcin de comentarios y/o
observaciones es de 1 da (da til) despus de enviada el acta, si no se recibe
ningn comentario y /o observacin en este plazo establecido se dar por
aprobada el acta.

Las reuniones se llevarn de acuerdo a la siguiente Matriz de Reuniones:
Reunin Participantes Objetivo Frecuencia Da Hora
Reunin Comit
Gerencial del
Proyecto
Miembros del Comit Gerencial del
proyecto de Clidda (G. General, G.
Financiero, G. Comercial, G Legal, G.
Asuntos Corporativos, G. Tcnico, Jefe
PMO y Project Manager.)
Reportar el avance del
proyecto y principales
Hitos
Mensual
POR
DEFINIR
POR DEFINIR
Reunin de
Gerentes
- Project Manager (Contratista)
- Gerente de Operaciones (Clidda)
- Jefe de la PMO
- Project Manager (Calidda)
-Gerente General (Supervisin)
- Auditor Lder (Supervisin)
Tratar asuntos Macros y
revisar Indicadores
Mensual
POR
DEFINIR
POR DEFINIR
Reunin de
Coordinacin del
Proyecto
Miembros de los equipos, Asesoria,
Supervisin, Contratista y Clidda,
Controlar el grado de
avance del proyecto,
Revisin de problemas
encontrados
Semanal Lunes 3:30 p.m.
Reuniones de
Gestin de
Riesgos
rea Legal, rea Logstica, Ingeniera,
OyM, Arqueologa, RRCC, HSE, SyE
Identificar los principales
riesgos y elaborar sus
planes de respuestas
En la
Planificacin
del proyecto
Segn
Cronograma
-

Reuniones
extraordinarias
Equipo de Proyectos, Contratista,
reas de inters
Resolver eventualidad Incierta - -
Reuniones de
Ingeniera
Contratista, Ingeniera Clidda, Project
Manager (Clidda)
Revision de la
documentacin del
proyecto
Semanal
POR
DEFINIR
POR DEFINIR




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2.2 Guas para Correo Electrnico:

1. La informacin va correo electrnico del proyecto se realizar estrictamente
siguiendo el flujo establecido en la matriz de comunicaciones. Todo correo
electrnico deber llevar la siguiente estructura en el asunto : Cdigo del
proyecto/(Asunto)
2. Para el envo de informacin de la fase de Ingeniera y diseo como: Planos,
Memorias y Estudios, se realizarn de la siguiente manera:
a. A travs de correo electrnico servir nicamente para agilizar
aprobaciones, realizar y levantar las observaciones a los documentos.
b. Se utilizar el cdigo del proyecto como parte de la codificacin de la
documentacin.
3. Cuando la documentacin presente el sello Aprobado se deber hacer la
entrega formal de dicha informacin con carta con el cdigo: Cdigo del
proyecto/(Asunto) por mesa de partes.
4. Para la trazabilidad de toda la documentacin como cartas, planes de gestin,
reportes, registros y otros documentos de Inicio, planificacin, seguimiento y
control y cierre del proyecto se utilizar el cdigo del proyecto como parte de la
codificacin.
5. Los reportes diarios de Avance de obra, HSE, Calidad y Relacionados
Comunitarias sern enviados via correo electrnico.

2.3 Gua para la Facturacin y pago de Servicios

1. Para los envos y pagos de la documentacin de la fase Construccin se
establecer este procedimiento
Estado Envo (%) de Pago
Documento Emitido Con
carta
0%
Documento Aprobado E-mail 100 %

2. Se establece que los contratistas debern presentar los montos a facturar de
manera quincenal, considerando las valorizaciones reales en ese periodo,
teniendo como plazo los primeros 5 das calendario al trmino de cada
quincena.




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3. Para el pago de las valorizaciones, se debe tener la validacin de la empresa
interventora y del Project Manager, luego de ello, el documento debe tener la
firma del Jefe de la PMO.
4. Dicha informacin deber ser enviada en carta al asistente de control de
proyectos, quien lo derivar al respectivo supervisor de construccin, quien
emitir su informe con observacin en un plazo de 5 das.
5. La informacin de las valorizaciones ser dirigida va correo electrnico al
Asistente de Control de Proyectos de Clidda, con copia al Supervisor de
Construccin, al Project Manager, al Jefe de la PMO,
6. Una vez que la valorizacin est liberada y aprobada, se le enviar va correo
electrnico al contratista la hoja de entrada de servicio (HES) la cual deber
presentar junto con la factura correspondiente en fsico, y la Orden de Compra
por mesa de partes en la oficina Principal de Clidda.
7. La contratista deber enviar por correo electrnico la copia escaneada de la
factura presentada por mesa de partes con el sello de Calidda con la finalidad
de hacer seguimiento a la fecha de pago.

2.4 Gua para la Asignacin de Proyectos de Construccin

1. El Sub Gerente de Redes Externas e Instalaciones Industriales comunica va
mail y por Carta de Asignacin de Proyecto (Cdigo del proyecto/(Asunto))
la asignacin del proyecto a Contratista, indicando: plazos, planos de
anteproyecto entre otros.
2. El Contratista enva respuesta de asignacin va mail y por Carta nicamente
dirigido al Sub Gerente de Redes Externas e Instalaciones Industriales o al
Gerente de Abastecimiento segn cuadro siguiente:
Respuesta de Asignacin Envo Dirigido a
Aceptacin
Con carta
El Sub Gerente de Redes
Externas e Instalaciones
Industriales
E-mail
Rechazo por Especificaciones
Tcnicas u otros temas
constructivos.
Con carta
El Sub Gerente de Redes
Externas e Instalaciones
Industriales
E-mail
Rechazo por Precios
Con carta
Gerente de Abastecimiento.
E-mail




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3. En el caso el rechazo o consulta de asignacin sea por un tema no indicado en
tabla anterior dirigir la carta va mail y por Carta al Sub Gerente de Redes
Externas e Instalaciones Industriales, quin trasladar la consulta al rea o
gerencia respectiva.

3. GUAS PARA DOCUMENTACIN DEL PROYECTO:

3.1. Guas para Codificacin de Documentos

La codificacin de los documentos del proyecto se realizara en base al sistema de
gestin de calidad de Clidda.

3.2 Guas para Almacenamiento de Documentos

El almacenamiento de los documentos del proyecto seguir las siguientes pautas

1. Durante la ejecucin del proyecto se mantendr actualizada la carpeta
M:\Nombre del Proyecto en el servidor de Clidda y peridicamente los
documentos actualizados se irn cargando OnBase.

2. El control documentario de envos: Contratistas a Calidda y Calidda
Contratistas u otras entidades lo administra el CAD y se guarda en el OnBase.

3.3 Guas para Recuperacin y Reparto de Documentos

1. La recuperacin de documentos a partir del Onbase es libre para todos los
integrantes del Equipo de Proyecto, y depender de la autorizacin de lectura o
modificacin (Anexo 2: Taxonoma del proyecto).
2. La recuperacin de documentos a partir del Onbase para otros miembros de la
organizacin que no sean del Proyecto requiere autorizacin del Project
Manager.







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4. GUAS PARA EL CONTROL DE VERSIONES (CAMBIOS)

1. Todos los documentos de Gestin de Proyectos estn sujetos al control de
versiones, el cual se hace insertando una cabecera estndar con el siguiente
diseo:

CONTROL DE CAMBIOS (VERSIONES)
PLAN DE GESTIN DE ..
CDIGO
NOMBRE DEL PROYECTO Proyecto CLSTER-CHACLACAYO
SPONSOR DEL PROYECTO
PREPARADO POR FECHA
REVISADO POR FECHA
APROBADO POR FECHA
Revisin
N
Solicitud de
Cambios N
DESCRIPCIN (Motivo de la revisin y entre parntesis quien la realiz)
FECHA
(de la revisin)



2. Cada vez que se emite una versin del documento se llena una fila en el
recuadro de Revisin, anotando la versin, el nmero de solicitud de cambios, la
descripcin y motivo del cambio, y entre parntesis, quien emiti el documento,
este documento debe ser revisado, y aprobado en las fechas correspondientes.

3. Debe haber correspondencia entre el cdigo de versin del documento que
figura en esta cabecera de Control de Versiones y el cdigo de versin del
documento que figura en el nombre del archivo.

5. INFORMES PROGRAMADOS

6.1 Informes Programados:
Informe Propsito Frecuencia
Informe Ejecutivo del
Proyecto
(Gerencia del Proyecto)
Informar a las partes interesadas sobre el
estado y eventos destacables del proyecto.
Informar el desempeo del proyecto de todos los
entregables que se consideran en el
cronograma valorizado.
Mensual.
Si fuese necesario, se realizar un
informe a necesidad del solicitante.

6. TELFONOS Y ANEXOS: CONTACTOS

Se adjunta en un archivo en Excel.- Directorio Contactos-Empresas Contratistas.




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7. ANEXOS


Anexo 1: Formato de Acta



ACTA DE REUNIN N_____

Asunto:

N de Contrato: N de orden de compra:
Fecha: Hora Inicio: Hora Fin:
Lugar:
Comunidad - Distrito:
Coordinador de la Reunin:
Asistentes - Nombres de Empresas:





Agenda:

Acuerdos / Decisiones Fecha Control Responsable(s)






























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Anexo 2: Taxonoma del proyecto