Curso: Administracin Documental en el entorno laboral
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Taller: Semana 1.
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Introduccin La adecuada Gestin Documental de una Empresa al igual que en el desempeo profesional, es determinante para la conservacin de la memoria documental personal o institucional en la cual nos encontremos laborando; mxime cuando se trata de una Entidad del sector Pblico, ya que existe un marco jurdico riguroso y de obligatorio cumplimiento que rige la actividad archivstica desde la produccin del documento hasta su destinacin final. La Archivstica o Gestin Archivstica se refiere al conjunto de actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivstico, que comprende desde la elaboracin del documento hasta su eliminacin o conservacin permanente.
Nombres y Apellidos Jaime Moises Fernndez Arias Cdigo Curso 725984 Administracin Documental En el Entorno Laboral Documento de Identidad 9177104
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1. Actividades de Reflexin inicial Descripcin: Es indispensable identificar que la Administracin Documental en la actividad archivstica es la base de la circulacin de la informacin en las organizaciones, y trasciende al xito en la toma de decisiones y la promocin de los sistemas de gestin de calidad. Despus de haber estudiado el primer y segundo contenido de estudio, es importante que usted indague y reflexione acerca de algunos aspectos claves de las temticas planteadas. Es por eso que se presenta el video denominado: PARA REFLEXIONAR SOBRE GESTIN DOCUMENTAL, el cual usted deber observar y analizar con detenimiento, y posteriormente reflexionar acerca de la importancia de incluir en el sistema empresarial, la Gestin o Administracin Documental. Recomendacin: Tome apuntes cuando est desarrollando la actividad. Es importante que tenga en cuenta el anlisis realizado, para el desarrollo de la actividad de transferencia del conocimiento. Al observar los videos y hacen un anlisis de los mismo tenemos que en el primer video Programa de Gestin Documental nos dice que el Programa de Gestin documental est conformado por ocho (8) procesos los cuales son Produccin: Como su nombre lo indica es el primer proceso y abarca todo lo que tiene que ver con la generacin de documentos y abarca aspectos como diseo, creacin y determina los elementos con los que se va a laborar y con los que se va a conservar la informacin. Este proceso se ve normalizado en la elaboracin de las Tablas de Retencin Documental que son las que establecen el tiempo de permanencia del documento en cada fase de la Creacin del Archivo.
Recepcin: Son todas las operaciones que una organizacin debe de hacer para admitir un documento, esta informacin puede llegar de diferentes medios como por ejemplo, correo electrnico, fax, mensajera, y
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estudia procesos desde que llega el documento hasta el enrutamiento del mismo. En este proceso hay que tener en cuenta dos actividades fundamentales que son la Recepcin De Documentos y El Registro De Documentos
Distribucin Documental: se encarga de que todos los Documentos lleguen a su Destino es decir que la informacin llegue al rea de la persona que verdaderamente lo necesita sin importar si es dentro o fuera de la entidad, se debe tener en cuenta que el medio de Distribucin que se use debe de contar con mecanismos de control y verificacin de recepcin y envi de los documentos. En este proceso se van a tener en cuenta tres (3) tipos de Distribucin los cuales son:
Distribucin externa de documentos: Se debe de tener en cuenta actividades como la identificacin de la Dependencia donde van a llegar los documentos, la clasificacin de la comunicacin, la organizacin de los documentos en casilleros, el enrutamiento de los documentos de la dependencia competente y el Registro de Control de entrega de los documentos.
Distribucin interna de los Documentos: Tambin identifica la dependencia destinataria, el enrutamiento de los documentos a la dependencia competente y el registro de entrega de documentos internos.
Distribucin de Envi de Documentos: es ms compleja e intervienen actividades como la determinacin de los medios de comunicacin que puedes ser Fax, correo electrnico, mensajera, pagina web, tambin va a tener en cuenta el control de requisitos que el documento exija, la gestin de los mensajera, la organizacin de la mensajera externa y tambin va a llevar un registro de control de documentos enviados.
Trmite documental: este proceso va a determinar los tiempos de vigencia y de respuesta de los trmites y como producto de esta actividad se encuentran los fondos documentales que integran las series documentales.
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Este proceso est definido por dos Actividades que es la recepcin de solicitudes de trmite y la respuesta
Organizacin Documental: Involucra acciones de clasificacin, ordenacin y descripcin de documentos basndose en principios archivsticos como es el de procedencia y el principio de origen, tambin va a utilizar tablas de retencin y de valoracin Documental. Dentro de la clasificacin documental lo que se va hacer es establecer y conformar las series que finalmente van a integrar cada grupo Documental como las secciones, sub secciones, el fondo, etc. La ordenacin documental que es donde se cogen las series y se van a ubicar fsicamente en un orden establecido y se establecen relaciones entre las series, las sub series, los tipos de documentos, se abren expedientes y se determinan sistemas de ordenacin. La descripcin documental es un proceso de anlisis donde se va a identificar, localizar y recuperar la informacin, para este proceso es necesario analizar la informacin, extraer los contenidos ms importantes que identifiquen el documento, se disearan las metodologas m adecuadas para la recuperacin de la informacin, las cuales pueden ser guas, ndices, catlogos .
Consulta de Documentos: se da cuando hay una persona interesada en conocer la informacin contenida dentro de un documento. La consulta de documentos se puede realizar a travs de solicitudes escritas o verbales directamente al jefe de rea o del archivo correspondiente y los documentos deben de tener una posicin favorable para el usuario y se deben de establecer herramientas de recuperacin de documentos como catlogos, guas o ndices.
Conservacin Documental: son todas las acciones encaminadas a la proteccin de los documentos. Bsicamente este proceso est por el sistema integrado de conservacin, que involucra acciones como Diagnostico Documental, sensibilizacin de la importancia de manejar adecuadamente los documentos, temas relacionados con limpieza y aseo a las reas, control de plagas y el control de factores ambientales como ventilacin, aireacin y humedad.
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Disposicin Final de los documentos: se basa en la toma de decisin de la conservacin o eliminacin de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, estos documentos segn las Tablas de retencin y valoracin documental, se podrn conservar permanente mente recurriendo a nuevas tecnologas siempre y cuando la reproduccin guarde la fidelidad del documento original. Los documentos tambin se pueden eliminar cuando ya no aporten ningn valor administrativo a la entidad, tambin se pueden eliminar cuando se recurre a la digitalizacin o a la micro filmacin de los documentos. La conservacin permanente recurre a nuevas metodologa de reproduccin y esto se hace para evitar el contacto directo del documento y evitando el deterioro de los mismos. En la conservacin total se van a conservar los documentos que representen algn aporte o alguna importancia trascendental; como por ejemplo los documentos que representen el patrimonio de una sociedad o que representen algn aporte a la investigacin a la ciencia o a la cultura
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Produccion Recepncion Distribucion Documental tramite Documental Organizacion Documental consulta de documentos conservacion Documental Dispocicion Final de los Documentos
PROCESO DOCUMENTAL
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Estos ocho (8) procesos estn presentes en todo el ciclo vital de los procesos desde que se genera hasta su eliminacin y estn orientados por el Archivo General de la Nacin bajo la ley 594 del 2000. Al observar el segundo video En qu consiste la gestin documental? Nos damos cuenta de la importancia de tener implantado un buen sistema de gestin documental en nuestras organizaciones ya que nos facilita encontrar todos los documentos que hacen parte de un proceso, como por ejemplo una compra o una venta de algn bien o un producto o servicio.
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2. Actividades de contextualizacin e identificacin de conocimientos necesarios para el aprendizaje Descripcin: La normatividad vigente y la caracterizacin de diferentes trminos son indispensables para una adecuada comprensin de las generalidades de la Administracin Documental en la archivstica. Por lo anterior, es indispensable que usted indague y conozca an ms del tema, realizando la lectura detallada de los siguientes documentos: Ley 594 de 2000 El Acuerdo 027 de 2006 Recomendacin: Tome apuntes cuando est desarrollando la actividad. Es importante que tenga en cuenta las lecturas realizadas, para el desarrollo de la actividad de transferencia del conocimiento. Ley 594 de 2000 La ley 594 del 2006 es la ley por medio de la cual se Dicta la Ley General de Archivo y se Dictan Otras Disposiciones, esta ley consta de 52 artculos contenidos en 13 ttulos as. TTULO I: OBJETO, MBITO DE APLICACIN, DEFINICIONES FUNDAMENTALES Y PRINCIPIOS GENERALES. TTULO II: SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS RGANOS ASESORES, COORDINADORES Y EJECUTORES. TTULO III: CATEGORIZACIN DE LOS ARCHIVOS PBLICOS. TTULO IV: ADMINISTRACIN DE ARCHIVOS TTULO V: GESTIN DE DOCUMENTOS TITULO VI: ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS TTULO VII: SALIDA DE DOCUMENTOS
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TTULO VIII: CONTROL Y VIGILANCIA TTULO IX: ARCHIVOS PRIVADOS TITULO X: DONACIN, ADQUISICIN Y EXPROPIACIN. TTULO XI: CONSERVACIN DE DOCUMENTOS. TTULO XII ESTMULOS A LA SALVAGUARDA, DIFUSIN O INCREMENTO DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL DE LA NACIN TTULO XIII: DISPOSICIONES FINALES.
La presente Ley tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la funcin archivstica del Estado, y La presente Ley comprende a la Administracin Pblica en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones pblicas y los dems organismos regulados por la presente Ley.
Acuerdo 027 de 2006 Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994 El Consejo Directivo del Archivo General de la Nacin de Colombia en uso de sus facultades legales y en especial de las conferidas por la Ley 80 de 1989 y el Acuerdo 017 del 27 de febrero de 2001 Este acuerdo lo que trata es sobre una serie de trminos que hay que tener en cuenta ya que en su artculo primero dice Actualizar el Reglamento General de Archivos, en su Artculo 67 y en lo correspondiente al uso del Glosario, el cual quedar as y define unos trminos que van desde el Acceso a documentos de archivo hasta Valoracin documental
Y en su artculo segundo dice El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su publicacin en el Diario Oficial y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en particular el Glosario del Acuerdo 07 de 1994
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3. Actividades de apropiacin del conocimiento (Conceptualizacin y Teorizacin)
Descripcin:
Adems de conocer conceptos relacionados con Administracin Documental en la Archivstica, es indispensable saberlos aplicar, de forma adecuada, en el entorno laboral. Teniendo en cuenta las lecturas indicadas anteriormente, as como los conceptos de la Administracin Documental en la Archivstica, es momento que usted emplee los conocimientos adquiridos hasta el momento para identificar y analizar diferentes procesos de un contexto laboral, a travs del siguiente ejercicio: Inicialmente, seleccione una empresa que tenga bien definida la unidad de archivo o una oficina que se encargue especficamente de la clasificacin documental, de acuerdo a las reas que constituyan la empresa. Tenga en cuenta que la empresa puede ser su propio lugar de trabajo o una entidad cercana a la cual tenga acceso o conozca. Cuando haya seleccionado la empresa determine los siguientes aspectos: Basado en la terminologa del proceso administrativo mencionado en el primer contenido de estudio, es momento que usted indague en la oficina o unidad que seleccion, acerca de cmo se aplican las funciones para administrar los documentos, cumpliendo con la normatividad vigente.
Teniendo en cuenta elementos archivsticos mencionados en el segundo contenido de estudio, explique cmo se hace la clasificacin de los archivos.
Recomendacin: Tome apuntes cuando est desarrollando la actividad. Es importante que tenga en cuenta la informacin obtenida de la actividad, para el desarrollo de las actividades de evaluacin.
Laboro en la Registraduria Municipal de San Jacinto Bolvar y la entidad tiene un sistema de Gestin Documental Implantado desde el ao
Funciones de la Administracin Documental
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Las funciones documentales buscan que el proceso administrativo sea coordinado, de tal manera que el documento apoye la comunicacin empresarial y permita la fluidez de la informacin de principio a fin, hasta llegar al archivo. Las funciones que se destacan son: Control: Es la verificacin que se debe realizar, apoyndose en herramientas que permitan la comprobacin, ilustracin y soporte de los contenidos del documento y su estructura, la cual debe estar acorde con la funcin que persigue y sujeto a las disposiciones legales, esta funcin es muy importante en esta entidad ya que cualquier error le puede acarrear problemas de identificacin a cualquier personal, un ejemplo que doy de este es el trmite de Cedulas de Ciudadana por primera vez ya que al momento del trmite del este documento se tiene en cuenta los datos consignados en los Registro Civil de Nacimiento, que el Registro sea copia del Libro donde se sentaron las firmas de los padres al momento de hacer la inscripcin, entre otras muchas cosas
Mantenimiento: Cuando en la administracin documental se habla de mantenimiento, puede ser entendido como el cuidado, la actualizacin del documento en fsico o del medio electrnico en el cual ha sido guardada la informacin y el lugar en el cual se conserva el acervo documental. Es decir, que no slo se refiere a la asistencia que se realiza del documento como tal, sino tambin las condiciones que hace que ste se preserve. En el mantenimiento de esto se tiene mucho cuidada en la custodia que se hace de muchos de los documentos, dentro de los cuales se pueden mencionar las tarjetas del trmite de las Cedulas, o de los registro civiles (Nacimiento, Matrimonio, Defuncin) ya que todos estos son a veces solicitados no solo por el interesado para el caso de los Registro civiles sino tambin por entes de control como es el caso de la Procuradura, Fiscala, entre otros. Los documentos en mencin son custodiados teniendo en cuenta la Ley general de archivos y en estantes y armarios especiales para su cuidado y conservacin
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Almacenamiento de documentos: Esta funcin consiste en recopilar los documentos, debidamente clasificados y organizados por contenidos o temas especficos, y ubicarlos en un lugar adecuado segn unas condiciones tcnicas, con el fin de que sus caractersticas no se pierdan o se deterioren; adems de facilitar su consulta en la gestin administrativa, e incluso llegar a apoyar investigaciones de tipo social, jurdico, poltico, histrico y cultural. Todos los documentos que deben de permanecer en la oficina son cuidados y conservados con mucho cuidado, ya que mucho de estos son de por vida como es el caso delos Registro civil, que para su cuidado son empastados en libros de mximo 200 folios
Descarte de documentos (comit) el Comit de Archivo esta en Oficinas centrales en la Ciudad de Bogot, pero la informacin que se debe de descartar est dada por resoluciones que emana el mismo Registrador Nacional o el Concejo Nacional Electoral
Recuperacin de la Informacin: la informacin es fcil de encontrar, ya que est organizada por aos, los Documentos que se procesan cada uno est en una seccin del archivo, lo cual hace ms sencillo su bsqueda.
Clasificacin del Archivo
Teniendo en cuenta el tipo de oficina se puede concluir que segn la organizacin del archivo este es Centralizado, segn su uso es activo, segn su ciclo vital es archivo de gestin y segn su naturaleza es Pblico
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4. Actividades de transferencia del conocimiento Descripcin: En el foro temtico, correspondiente al primer y segundo contenido de estudio, responda de forma clara y argumentada las siguientes preguntas:
a. Cul es la importancia de la Administracin Documental? y cmo se refleja su finalidad en las empresas, actualmente?
Importancia de los Archivos
Los archivos son importantes para la Administracin y la Cultura, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional
La Administracin Documental ensea el tratamiento administrativo que se le debe dar a un documento o grupos documentales con el fin de facilitar su utilizacin y conservacin. Es decir, es el conjunto de actividades dirigidas al manejo, tratamiento y organizacin de documentos, desde su origen hasta el destino final con el objeto de acelerar su bsquela, facilitacin y conservacin.
Al decir documento, nos referimos a toda hoja, serie de hojas o expedientes, donde se guarda la informacin de un acto o hecho realizado por personas, que pueden ser pblicas o privadas. La importancia de la administracin documental en una empresa es fundamental ya que nos permite planificar, manejar y organizar toda clase de documentos que se recepcinan provenientes de entidades y empresas. Esto nos ayuda a tener un adecuado control de los archivos ejecutando procedimientos para darles un mejor manejo en la creacin, proceso y archivo de los mismos y as en el momento de alguna consulta sea fcil y eficaz su bsqueda. Esta bsqueda se puede hacer segn como se tenga organizado el archivo si pro fechas, por dependencias, por ciudades, por orden alfabtico, Por asunto o por importancia del documento, esta clasificacin la maneja cada empresa segn sus necesidades. En una de las definiciones entenda que la Administracin Documental es el manejo que se le debe dar a los documentos con la finalidad de facilitar su
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utilizacin y conservacin, pasando por su manejo, tratamiento y organizacin tratando siempre de reducir costos y espacio. En este tema es muy complejo ya que existe una normativa para este fin y ah especifica que determinacin hay que darle a cada uno de los documentos, puesto que no es lo mismo para documentos contables que para documentos relacionados con gestin humana. Tambin existes tablas de retencin documental con sus correspondientes sub series y tipos de documentos donde se asigna el tiempo del ciclo vital de cada documento
La administracin documental es de suma importancia ya que por medio de ella se elaboran documentos de manera planeada y organizada bajo los lineamientos de la normatividad determinada surge de las comunicaciones tanto internas o externas que se dan en la empresa las cuales sirven para soportar el proceso administrativo para as tomar las decisiones ms pertinentes. Actualmente las empresas ven a la administracin documental parte crucial en el funcionamiento y el xito de las mismas de las mismas, una mala gestin o administracin de documentos puede perjudicar el buen funcionamiento de las empresas ya que si no se lleva de la manera adecuada puede traer gastos y tiempo perdido el cual poda emplearse en otros asuntos de la empresa.
b. Mencione al menos 5 aspectos de Ley 594 de 2000 y 5 aspectos del Acuerdo 027 de 2006, que haya identificado en la empresa que labora o que conoce.
1. ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pblica o privada, en el transcurso de su gestin, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e informacin a la persona o institucin que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. Tambin se puede entender como la institucin que est al servicio de la gestin administrativa, la informacin, la investigacin y la cultura.
2. FUNCIN ARCHIVSTICA: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivstico, que comprende desde la elaboracin del documento hasta su eliminacin o conservacin permanente
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3. Artculo 11. Obligatoriedad de la conformacin de los archivos pblicos. El Estado est obligado a la creacin, organizacin, preservacin y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivstica.
4. Artculo 12. Responsabilidad. La Administracin Pblica ser responsable de la gestin de documentos y de la administracin de sus archivos.
5. Artculo 22. Procesos Archivsticos. La gestin de documentos dentro del concepto de Archivo Total, comprende procesos tales como la produccin o recepcin, la distribucin, la consulta, la organizacin, la recuperacin y la disposicin final de los documentos.
c. Brinde su opinin frente a los aportes de dos de sus compaeros.
1. Archivo electrnico: Conjunto de documentos electrnicos producidos y tratados conforme a los principios y procesos archivsticos.
2. Archivo general de la nacin: Establecimiento pblico encargado de formular, orientar y controlar la poltica archivstica nacional. Dirige y coordina el Sistema Nacional de Archivos y es responsable de la salvaguarda del patrimonio documental de la nacin y de la conservacin y la difusin del acervo documental que lo integra y del que se le confa en custodia.
3. Archivo histrico: Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestin, la documentacin que por decisin del correspondiente Comit de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigacin, la ciencia y la cultura. Este tipo de archivo tambin puede conservar documentos histricos recibidos por donacin, depsito voluntario, adquisicin o expropiacin. Archivo privado: Conjunto
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de documentos producidos o recibidos por personas naturales o jurdicas de derecho privado en desarrollo de sus funciones o actividades.
4. Documento original: Fuente primaria de informacin con todos los rasgos y caractersticas que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
5. Gestin documental: Conjunto de actividades administrativas y tcnicas, tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin.
Todos somos actores importantes en el proceso de modernizacin de la administracin documental de la Institucin.