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Noes de Administrao Geral:


1.1 Administrao: Conceitos e objetivos;
Processo de planejar, organizar, dirigir e controlar o uso de recursos a fim de alcanar os objetivos. A palavra
administrao vem do latim: Ad (Direo) e Minister (subordinao, obedincia). Pessoa que exerce uma funo abaixo do
comando de outra pessoa. A tarefa da administrao a de interpretar os objetivos propostos pela organizao e
transform-los em ao organizacional por meio de planejamento, organizao, direo e controle de todos os esforos
realizados em todas as reas e em todos os nveis da organizao.
A tarefa bsica da administrao a de fazer as coisas, por meio das pessoas, de maneira eficiente e eficaz.
Eficcia: Determina o quanto uma empresa realiza seus objetivos. Quanto mais alto o grau de realizao dos objetivos,
mais a organizao eficaz.
Eficincia: Determina o quanto uma organizao usa corretamente seus recursos. Quanto mais alto o grau de
produtividade na utilizao de seus recursos, mais eficiente a organizao. Eficincia significa a realizao de atividades
ou tarefas de maneira certa e inteligente, com o mnimo de esforo e o mximo de aproveitamento de recursos.
A eficincia significa realizar um trabalho correto, sem muitos erros, por outro lado a eficcia consiste em realizar um
trabalho que atinja totalmente o resultado, concluindo o que se props a fazer com um bom almejo do resultado. Tratando-
se dos nveis de decises da empresa, a eficcia est relacionada ao nvel ttico (gerencial, logo abaixo do estratgico), e
a eficincia ao nvel operacional (como realizar as operaes com menos recursos - menos tempo, menor oramento,
menos pessoas, menos matria-prima, etc.)
1.2. Nveis hierrquicos e competncias gerenciais;
Dentro dos atuais contextos organizacionais da administrao, os nveis hierrquicos so uma importante forma de
definio de escopo administrativo, ou seja, os nveis hierrquicos so os responsveis pela definio estratgica do
administrador dentro da instituio. Os administradores so classificados em trs nveis hierrquicos: estratgico, ttico e
operacional.
Estratgico: o nvel mais elevado da hierarquia, compreende presidentes, diretores e demais gestores da alta cpula e
decidem os objetivos globais da empresa. As tendncias do mercado, a situao financeira do mesmo e a sua influncia na
organizao, analisam as mudanas de comportamento do consumidor e qual sero as estratgias polticas e financeiras
para adaptar-se as adversidades encontradas.
Ttico: nesse nvel esto inclusos os chefes de cada sesso e os gerentes. Nessa posio as tarefas a serem
desempenhadas so todas da rea organizacional (financeiro, recursos humanos, linhas diferenciadas de produtos e etc).
Esse nvel administrativo tambm responsvel pela implementao das decises estratgicas tomadas pelo nvel acima.
Operacional: Nesse nvel os administradores devem extrair o mximo das potencialidades do colaborador atravs das
ferramentas administrativas que lhe so concedidas, seu papel aperfeioar a produo de bens e servios de maneiras
satisfatrias em curto prazo, sempre seguindo as diretrizes estabelecidas no nvel ttico. Dentre os cargos inerentes a essa
posio podemos citar os chefes de equipe e supervisores.
importante reconhecer o papel estratgico de cada um dos nveis administrativos, pois se no houver competncias
correlacionadas entre os setores, a chance de que as decises tomadas no sejam repassadas ou cumpridas de maneira
eficiente so grandes. Os nveis hierrquicos da administrao so importantes definies para o contexto organizacional
da empresa.
As solues para estabelecer os nveis hierrquicos, os papis e as competncias dos gerentes e demais ocupantes de
cargos de comando, podem ser sintetizados em trs diretrizes:
Cadeia de comando: conjunto contnuo e interligado de comunicao que se espalha pela instituio, no sentido vertical,
do mais alto escalo at a rea operacional.
Unidade de comando: cada colaborador reporta-se a apenas um superior imediato.
Amplitude de controle: refere-se determinao do nmero de pessoas que pode ser supervisionado por um superior
hierrquico.
1.3. Noes de planejamento, organizao, direo e controle
1.3.1. Planejamento: decidir antecipadamente o que deve ser feito para alcanar determinado objetivo ou meta. Objetivo:
determinadas aes que a empresa quer fazer, s um desejo. Mas se adicionar tempo e espao nesse objetivo, este passa
a ser uma meta. Planejamento especial: o que, atingindo a meta, deixa de ser utilizado. Planejamento geral: usado,
muitas vezes, de forma permanente. O projeto um instrumento que possibilita avaliar as vantagens e desvantagens de
reunir ou combinar todos os recursos num investimento empresarial. Este visa a montagem ou expanso das empresas,
deve justificar o interesse em se manter um programa de produo e tambem reduzir os riscos do empresrio ao tomar a
deciso de investir.
Planejamento Estratgico Porque e quando? Procedimento de analises internas e externas, definio de misso, viso,
valores, anlise de mercado, direcionamento e posicionamento do negcio em relao aos clientes e concorrentes, enfim,
criar toda uma estrutura de gerenciamento de estratgias. Vai decidir o porqu e quando tomar as decises mais
importantes da organizao. Funo tpica: tomar decises fundamentais e fornecer recursos para os projetos estratgicos.
Empreender.
Planejamento ttico Onde e quando? Desdobrar os planos estratgicos nas suas reas de atuao, especificando onde
e como realizar na prtica as linhas gerais que foram definidas no planejamento estratgicos. Administrar.
Planejamento operacional Plano de ao para desdobrar o plano ttico em aes prticas para cada pessoa ou para
pequenos grupos de pessoas, especificando o que fazer efetivamente. Executar.
1.3.2. Organizao: a distribuio de trabalho, de recursos e autoridade dos membros. Visa a estruturao da empresa
reunindo pessoas e equipamentos de acordo com o planejamento efetuado. Organograma a representao grfica da
estrutura de uma organizao, mostrando funo, cargos e departamentos de uma empresa, especificando como estes se
comunicam e se relacionam. Estrutura organizacional como as unidades so ordenadas para que se alcance um objetivo.
Estrutura funcional: mais comum na administrao, dirigido de acordo com as tarefas e funes organizacionais. Mais
adequadas a empresas menores em ambientes estveis, com poucos produtos e ou servios, ou que operem em uma
regio pequena. Autoridade em linha vertical com unidade de comando, na qual o executor recebe ordens de um nico
supervisor, porm o modelo bastante rgido e cria dificuldade para transmisso de informaes.
Estrutura divisional: nessa estrutura a organizao agrega tarefas e recursos em divises de acordo com os produtos,
clientes ou mercados. Cada diviso fica semi autnoma, tendo suas prprias reas funcionais para gerir seus produtos. A
autoridade est mais horizontal, tendo reduo dos nveis hierrquicos, tendo maior rapidez na tomada de decises.
Estrutura em rede: junta o melhor da estrutura funcional e divisional, agregando os especialistas em cada rea funcional,
permitindo extrair o mximo da diviso do trabalho. Nesta estrutura h uma autoridade dual, ou seja, dois chefes.
Fatores que norteiam uma organizao: Estratgia quando ocorre mudana na estratgia geralmente se muda a
estrutura; tecnologia determinante da estutura organizacional; ambiente quanto mais estvel e previsvel, mais fcil
para se organizar.
Princpios bsicos de organizao
Especializao: diviso do trabalho = especializao das pessoas em determinadas reas, aumentando um aumento a
quantidade e qualidade do trabalho executado.
Definio funcional: O trabalho de cada pessoa, a atividade de cada rgo e as relaes de autoridade e
responsabilidade so aspectos que devem ser claramente formalizados.
Princpio da paridade entre Autoridade e Responsabilidade: e estabelece que precisa haver uma correspondncia
entre o volume de autoridade e de responsabilidade atribuda a cada pessoa ou rgo.
Princpio Escalar ou Hierrquico: Este princpio decorrente do princpio anterior, e pode ser entendido assim: cada
pessoa deve saber exatamente a quem prestar contas e sobre quem possui autoridade.
1.3.3. Direo: Processo que conduz e coordena o pessoal na execuo das tarefas antecipadamente planejadas. Fazer
com que os empregados executem as tarefas ou servios pelas quais respondem.
Esta a funo da tomada de decises, de liderana e intercomunicao com os subordinados. Fazer acontecer,
dinamizar, esta funo exige muito da habilidade humana do profissional pela rea relacionada. A direo pode ser a nvel
institucional abarcando toda a empresa, nvel departamental abrangendo as unidades em separado e por fim a nvel
operacional.
Princpio bsicos:
Unidade de Comando: Cada funcionrio tem um superior ao qual deve prestar contas.
Delegao: Designao de tarefas, de autoridade, de responsabilidade
Amplitude de Controle: h um limite quanto ao numero de posies que podem ser eficientemente supervisionado por um
nico indivduo.
Princpio da coordenao ou relaes humanas: harmoniza os esforos individuais em benefcio de um bem comum.
Meios de direo
Ordens ou Instrues: Transmisso de decises aos subordinados
Motivao: proporcionar um motivo a uma pessoa estimulando-a a agir de maneira desejada. Formas de motivao:
melhor remunerao, oportunidade de progredir, trabalho interessante, tratamento humano, entre outros.
Comunicao: processo de transmisso de mensagem ou informaes
Coordenao: ligar, unir e harmonizar todos os atos e esforos. A coordenao deve estar presente em todas as fases da
administrao, isto , quando se planeja, organiza, dirige ou controla uma empresa.
Liderana: Est baseada no prestgio pessoal do administrador e na aceitao pelos dirigidos ou subordinados.
Tomada de decises: escolha entre vrias alternativas ou diversas opes num curso de ao. Saber ou ter
conhecimento das informaes fundamental.
1.3.4. Controle
Verificar se tudo est sendo feito de acordo com o que foi planejado e as ordens dadas, bem como assinalar as falhas e
erros, a fim de repar-los e evitar sua repetio. Deve-se definir padres de desempenho, monitorar o desempenho com os
padres e tomar a ao corretiva passa assegurar os objetivos desejados. Sua finalidade assegurar maior controle
possvel dos resultados daquilo que foi planejado, organizado e dirigido aos objetivos previamente estabelecidos. As
caractersticas do controle so: maleabilidade: possibilitar a introduo de mudanas decorrentes de alterao nos planos
e nas ordens; instantaneidade: Acusar o mais depressa possvel as faltas e os erros; correo: Permitir a reparao das
faltas e dos erros. Objetivos: Identificar e propor a correo de falhas e erros e prevenir a ocorrncia de novas falhas
ou erros.
Fases do controle:
Fase 1: fixao de padres de desempenho. Os padres podem ser fsicos (quantitativo de mo de obra, vendas,
etc); expressos em dinheiro (valor do investimento, custo de um servio, etc); ou de ordem pessoal ( opinio do
pblico, reao do cliente, etc.)
Fase 2: Avaliao do desempenho. Comparar, medir ou verificar os resultados obtidos em relao ao padro
estabelecido.
Fase 3: Comparao do desempenho atual com o desejado
Fase 4: Ao corretiva.
Os padres podem ser:
Fsico: esto ligados produo da empresa e pode ser quantitativo (homens-hora, mquinas-hora) ou qualitativo
(sabor do produto, durabilidade)
De Custo: so expressos em termos monetrios e esto diretamente ligados produo. Custos da produo.
De Capital: refere-se ao capital social da empresa. Lucro lquido.
Da Receita: atribuio de valores monetrios as vendas realizadas.
Imponderveis: no avaliveis ou intangveis.
Classificao quanto ao tempo: antecedente, concomitante, subsequente.
Quanto durao: Permanente ou temporrio.
Quanto ao processo: estabelecimento de padres, avaliao de desempenho ou correo de desvios.
Controle Oramentrio: consiste no processo de investigar o que est sendo realizado e comparar os resultados com os
dados do oramento correspondente, com o objetivo de verificar o que foi alcanado ou entender as diferenas. Os tipos de
oramentos so: Oramento vendas, oramento de produo, oramento de custo de produo e oramento de caixa. So
desenvolvidas como meio de avaliar a eficcia e a eficincia dos resultados da empresa.