Instrumentos pblicos extraprotocolares

1. Definicin
El captulo III de la Ley del Notariado se ocupa de los Instrumentos Pblicos
Extraprotocolares. Sin definirlos, seala en su artculo 26 que son instrumentos
pblicos extraprotocolares las actas y dems certificaciones notariales que se
refieren a actos, hechos o circunstancias que presencie o le conste al notario por
razn de su funcin.
Son aquellos instrumentos pblicos otorgados o autorizados por un notario
pblico, en original, fuera del Protocolo. Es decir, no se llevan en ninguno de los
registros de la notara, ni existe la obligacin legal de conservarlos en el archivo
notarial. Estos documentos se redactan dentro o fuera de la notara.
Tal como su nombre los dice, los instrumentos pblicos extraprotocolares no se
conservan en el protocolo notarial, sin embargo son susceptibles de incorporarse
en el Protocolo Notarial a solicitud de parte interesada.
La autorizacin del Notario, expresada con su firma en un instrumento pblico
extraprotocolar, da fe de la realizacin del acto, hecho o circunstancia, de la
identidad de las personas u objetos y de la suscripcin de documentos,
confirindole fecha cierta.

2. Importancia
Los Instrumentos Pblicos Extraprotocolares son importantes porque son
documentos que tiene fe originaria y responden al principio de inmediacin,
pudiendo garantizarse su autenticidad y legalidad por medio de la certificacin que
da el Notario Pblico.
Son excelentes medios probatorios. Sirven de prueba fehaciente para acreditar
como ciertos los actos o hechos que se consignan en ellos. Otorgan seguridad
jurdica a aquellos que los utilizan y a la sociedad en general. La fe pblica que da
el Notario hace que sean documentos en los que no se puede poner en duda la
autenticidad de los hechos descritos.
El Notario con su firma y sello fortalecer con presuncin de veracidad, todo hecho
y acto sometido a su amparo, y de esta manera, el documento valdr por s
mismo.
No todos los actos que figuran como contenido de los instrumentos pblicos
extraprotocolares son presenciados por el notario, por lo que no asume
responsabilidad sobre el contenido de los documentos en los que no participa. Por
ejemplo, en la legalizacin de firmas no acredita la autenticidad del contenido del
instrumento, solo la autenticidad de la firma puesta en l. Tampoco en la
legalizacin de fotocopia de un documento acredita el contenido, solo da fe de que
es idntico al original que ha tenido a la vista.
El Notario no se desentiende de su obligacin de preservar la legalidad de los
actos en los que participa y cuando se requiere su concurso para actos notariales
extraprotocolares, el Notario no slo da fe de veracidad en el sentido que se han
realizado estos actos, sino que tambin sirve de garanta o constancia de que se
han llevado de acuerdo a Ley.
Es responsabilidad del Notario cautelar que los instrumentos pblicos
extraprotocolares no constituyan en s mismo actos ilcitos o contrarios a la moral
o las buenas costumbres.

3. Caractersticas
Los Instrumentos Pblicos Extraprotocolares tienen las siguientes caractersticas:
No constan en el Protocolo Notarial.
Son instrumentos pblicos.
El notario da fe pblica de los hechos y/o actos celebrados ante l.
No tienen una matriz conservada por el notario a la cual remitirse.
Documentan hechos, acciones o dichos.
Algunos de ellos tienen formatos impresos por el Colegio de Notarios de
Lima.
Pueden redactarse en la notara o fuera de ella, donde se realiza el acto o
el hecho.
Todos los documentos extraprotocolares son susceptibles de ser
incorporados al protocolo notarial, a solicitud de parte interesada.
En las actas, por ejemplo, no es obligatorio que firme la parte interesada,
basta con la firma del Notario.

4. Clasificacin
El Captulo III de la Ley; que trata sobre los Instrumentos Pblicos
Extraprotocolares, seala en sus artculos 94 y 95 las clases de actas y de
certificaciones.
Artculo 94.- Clases de Actas extra - protocolares
Son actas extra - protocolares:

a) De autorizacin para viaje de menores.
b) De destruccin de bienes.
c) De entrega.
d) De juntas, directorios, asambleas, comits y dems actuaciones corporativas.
e) De licitaciones y concursos.
f) De inventarios; y subastas de conformidad con el Decreto Legislativo N 674, Ley
de Promocin de la Inversin Privada de las Empresas del Estado.
g) De sorteos y de entrega de premios.
h) De constatacin de identidad, para efectos de la prestacin de servicios de
certificacin digital.
i) De transmisin por medios electrnicos de la manifestacin de voluntad de terceros; y,
j) De verificacin de documentos y comunicaciones electrnicas en general.
k) Otras que la ley seale.

El notario llevar un ndice cronolgico de autorizaciones de viaje al interior y al exterior,
el mismo que comunicar en la periodicidad, medios u oportunidad que seale el
reglamento, a las autoridades respectivas.

Artculo 95.- Clases de certificaciones
Son certificaciones:

a) La entrega de cartas notariales.
b) La expedicin de copias certificadas.
c) La certificacin de firmas.
d) La certificacin de reproducciones.
e) La certificacin de apertura de libros.
f) La constatacin de supervivencia.
g) La constatacin domiciliaria; y,
h) Otras que la ley determine.

Del mismo modo, en su artculo 117 se refiere a las clases de poderes que existen.
Siguiendo lo sealado en la norma legal, podramos clasificar a los instrumentos pblicos
extraprotocolares de la siguiente manera:

Actas. (arts. 98 y 99)
Certificaciones.
Poderes Extraprotocolares. (Poder fuera de registro art. 117 literal b y art.
119) (art. 117 literal c y art. 120)














ACTAS CERTIFICACIONES PODERES

Actas de Autorizacin
para Viaje de Menores.
Actas de Destruccin de
Bienes.
Actas de Entrega.
Actas de Juntas,
Directorios, Asambleas,
Comits y dems
Actuaciones Corporativas.
Actas de Licitaciones y
Concursos.
Actas de Inventarios y
Subastas.
Actas de Sorteos y
Entrega de Premios.
Otras Actas que la Ley
determine.

Entrega de Cartas e
instrumentos notariales.
Expedicin de Copias
Certificadas.
Legalizacin de Firmas.
Legalizacin de
Reproducciones.
Constatacin de
Supervivencia.
Otras certificaciones que
la Ley determine.

Poderes fuera de
Registro.
Poderes por Carta con
Firma Legalizada.


5. Actas

a) Definicin
Se encuentran reguladas en los artculos 98 y 99 de la Ley.
La Ley del Notariado seala que el Notario extender actas en las que se
consigne los actos, hechos o circunstancias que presencie o le conste y que no
sean de competencia de otra funcin. Las actas podrn ser suscritas por los
interesados y necesariamente por quien formule observacin.
En una presencia notarial, antes de la faccin del acta, el Notario dar a conocer
su condicin de tal y que ha sido solicitada su intervencin para autorizar el
instrumento pblico extraprotocolar.
El acta notarial es el documento pblico que contiene la narracin de un
acontecimiento y en el que a requerimiento de parte se hace constar un hecho que
presencie o le conste al notario.
Instrumentos Extraprotocolares
A decir de AZPEITIA, el acta notarial es esencialmente el instrumento en el que se
constata y fija un hecho jurdico independiente de la voluntad del sujeto que
promueve su constatacin.
NOVOA; afirma que acta notarial es el documento pblico autorizado por notario,
en el que a requerimiento de parte, con capacidad intelectual suficiente, se hace
constar un hecho que presencia o le conste al notario, que no pueda ser objeto de
contrato, y cuyo recuerdo conviene conservar en forma autntica.
De otro lado, AZPITARTE la define como documento protocolable sujeto a los
requisitos exteriores de escritura que autoriza el Notario, por lo comn, a instancia
de parte para hacer constar hechos que presencia y circunstancias que observa, y
no constituyan declaraciones de voluntad.
Otra definicin seala que el acta notarial es un documento en el que se da cuenta
de los hechos, acontecimientos, declaraciones de voluntad o cualquier otro evento
con trascendencia jurdica, con el objeto de facilitar una prueba fehaciente de los
mismos. Tiene que estar redactada por la persona autorizada para tal efecto y
reflejar de forma veraz y fiel una realidad exterior, en los trminos exigidos en
cada caso, del que puede responder civil, penal o administrativamente. Tiene una
finalidad probatoria, de fijacin de unos hechos o actos, pudiendo tener distinta
eficacia segn conste en documento pblico o privado.

b) Contenido de un Acta
El acta contiene la consignacin de los actos, hechos o circunstancias que el
Notario presencie o le conste.
El contenido de un acta es muy variado de acuerdo al objetivo de la faccin de la
misma. Lo que sta recoge en su contenido obedece a la solicitud o requerimiento
de presencia notarial de constatacin de hechos, actos o dichos formulada por la
parte interesada. Puede versar sobre la descripcin de lo que se ve o de lo que se
oye, declaraciones o manifestaciones de voluntad.
No obstante las actas, se clasifican como documentos extraprotocolares. La Ley
obliga que algunas actas se realicen en el protocolo, por lo cual estn sujetas a los
mismos requisitos que demandan las escrituras pblicas (documentos
protocolares). En ese sentido, son llamadas escrituras-actas, porque son
escrituras por su forma y actas por su contenido.
Las actas por su contenido pueden ser: Actas de Requerimiento y de Notificacin,
Actas de Presencia y Comprobacin o Constatacin de Hechos-Sorteos,
Licitaciones o Concursos Pblicos, Destruccin de Bienes, Actas de Fe de entrega
de Bienes Muebles, Actas de Recepcin de Bienes, Actas de Inventario de Bienes,
Actas de Depsito, Actas de Protestos, Actas de Toma de dicho, entre otras.
Por su parte, GONZLES PALOMINO; considera que no hay ms que dos tipos
de acta que son:
- Las que documentan una actividad pasiva del Notario: una percepcin.
Son las actas de presencia.
- Las que documentan una actividad activa del Notario: una notificacin.
Son las actas de requerimiento para el cumplimiento de algo.

c) Generalidades sobre Actas Notariales
El Notario podr autorizar un acta aunque alguno de los presentes en el acto se
negara a firmar, dejando constancia indefectiblemente de esta circunstancia y del
motivo (si lo expresare) de su negativa.
Las actas deben reflejar la descripcin de realidades fsicas susceptibles de
percepcin sensorial por el Notario.
Es de buena prctica hacer constar las horas de iniciacin y de culminacin de la
diligencia de presencia notarial en la que el Notario da fe del acto, hecho o dicho
que se constata.
Si el acta fue hecha en forma extraprotocolar, el original debe entregarse al
solicitante. El Notario podr, sin perjuicio de lo antedicho, expedir las copias que el
interesado requiera.
Se considera de buena prctica que el Notario conserve copia de las actas que
autorice, ya que es probable que las mismas sirvan de prueba en un proceso
judicial y es conveniente que el Notario pueda consultar su contenido en el caso
de ser llamado para comparecer ante el Juez, de ser citado.

d) Clases de Actas que establece la Ley
Estn sealadas taxativamente en el artculo 94 del Decreto Ley N 1049.
Nuestra legislacin considera, dentro del captulo pertinente a instrumentos
pblicos extraprotocolares, a las siguientes actas:

1) Acta de autorizacin para viaje de menores.
a) Definicin
La Autorizacin de viaje de menor consta en un acta expedida por el Notario a
travs de la cual da fe de la declaracin de uno o ambos padres respecto al
permiso de viaje dentro o fuera del pas de su menor hijo, en ejercicio de la patria
potestad. Como sabemos, por la patria potestad los padres tienen el deber y
derecho de cuidar de la persona y bienes de sus hijos menores (Art. 418 del
Cdigo Civil).
La Ley considera a la autorizacin para viaje de menores como un instrumento
pblico extraprotocolar.
Actualmente, en Lima, se extiende en un papel especial de seguridad emitido por
el Colegio de Notarios de Lima.
El Cdigo Civil establece como uno de los deberes y derechos del ejercicio de la
patria potestad, tener a sus hijos en su compaa y recogerlos del lugar donde
estuviesen sin su permiso, recurriendo a la autoridad si es necesario (Art. 423,
inc. 5 del Cdigo Civil).
En ejercicio de la patria potestad, la Ley faculta a los padres a autorizar el viaje de
sus hijos al exterior o interior del pas, en compaa de una persona distinta a los
padres. Si no existe la voluntad de autorizar el viaje por parte de ambos padres se
requiere autorizacin otorgada por el Juez de Familia.
Si el menor viaja en compaa de ambos padres, no se necesitar autorizacin de
viaje, slo bastar con la firma de los padres al dorso de las tarjetas de embarque
del menor y la presentacin de su partida de nacimiento si se la requieren en la
oficina de migraciones.

b) Clases de Actas de Autorizacin de Viaje
Se puede extender dos clases de Actas de Autorizacin de Viaje para Menores:
Actas de Autorizacin de Viaje para Menores al exterior y Actas de Autorizacin de
Viaje para Menores al interior del Pas.

c) Requisitos
Partida de nacimiento del menor, que acredite la relacin de parentesco.
Presentacin del Documento de Identidad de los padres del menor.
Los solicitantes, si son los mismos padres, firmaran el acta que consta en el
formulario impreso por el Colegio de Notarios y adicionalmente podrn
imprimir su huella digital.
En el caso de Autorizacin de viaje al exterior: Comparecencia del padre y
de la madre con sus respectivos documentos de identidad.



2) Acta de destruccin de bienes.
a) Definicin
Tiene por objeto la comprobacin y fijacin de hechos. En este caso la destruccin
de bienes, sobre los cuales hayan de fundarse o declararse derechos con
ulterioridad.
Se basa en la constatacin que hace el Notario in situ, basada en la verificacin
detallada e individualizada de cada uno de los bienes sujetos a destruccin. El
Notario deber estar presente en el lugar donde se realizar la destruccin de los
bienes.
El Notario dar fe de que los bienes objeto de la solicitud de constatacin de
destruccin han sido, en efecto, totalmente destruidos.

b) Requisitos
Solicitud escrita, indicando da, hora y el lugar de la diligencia.
Nombre completo y datos de identificacin de la (s) persona (s) natural o
jurdica solicitante.
Nombre completo e identificacin de la (s) persona (s) que estarn
presentes en la destruccin, sea por parte de la empresa solicitante o de la
empresa que se encargar del proceso de destruccin.
Relacin detallada de los bienes a destruir, indicando cantidad, peso,
modelo, nmero de serie, etc., que permitan identificarlos indubitablemente.
Nombre completo e identificacin del representante de la Superintendencia
Nacional de Administracin Tributaria SUNAT, convocado para que
presencie la destruccin.

c) Procedimiento
El notario recibe la solicitud escrita o verbal de la Presencia Notarial en una
destruccin de Bienes.
El Notario tiene a la vista la lista, relacin o inventario detallado de bines a
destruirse.
El Notario se constituye en el lugar donde se encuentran los bienes, en la
fecha y hora establecida.
El Notario da fe de la identidad de los solicitantes si estn presentes, sean
particulares o representantes de personas jurdicas, de los representantes
de la empresa encargada de la destruccin y de los representantes de la
SUNAT, si estuvieran presentes.
El Notario verifica la existencia de los bienes a destruir.
El Notario da fe de la destruccin total de los bienes.
Se da por concluido el acto.
El Notario redacta el acta de destruccin de bienes.
Se incorpora al acta la relacin en detalle de bienes destruidos.
El Notario firma el acta.
Insercin de sellos de seguridad.
Se entrega el acta al interesado.


3) Acta de entrega.
a) Definicin
Las Actas de Entrega son aquellas que redacta el Notario para dar fe de la entrega
y recepcin de los bienes. Generalmente contienen la certificacin de la entrega
de bienes muebles.
El Notario redacta esta acta luego de identificarse como tal, cuando ha
presenciado la entrega y recepcin de un bien, dinero o documento entre dos
particulares.
Del mismo modo, redacta un acta de fe de entrega de bienes cuando el Notario
recibe para su custodia o en calidad de depsito o consignacin de cheques,
dinero, llaves, sobres cerrados cuyo contenido se desconoce, valores, etc., siendo
su admisin voluntaria.
Estas se realizan a solicitud del interesado, indicando los bienes que se van a
entregar y si la entrega se va a realizar en la notara o en lugar distinto, precisando
el da, hora y lugar en la que se llevar a cabo la diligencia.
El Notario dejar constancia de la entrega, as como de la existencia de los bienes
que han sido entregados y del estado en que se encuentran.

b) Requisitos
Solicitud verbal o escrita, precisando el objeto de la entrega, indicando el
lugar, fecha y hora, donde se llevar a cabo.
Indicar nombre de la persona que realizar la entrega, nmero de D.N.I.,
documento que acredite la representacin en caso de actuar en nombre de
una empresa (si fuere el caso), y nombre de la persona quien recibir la
entrega, con su respectivo nmero de documento de identidad.
Verificacin de la existencia de los bienes materia de entrega y recepcin.
Relacin, o inventario de los bienes con las caractersticas necesarias para
su identificacin individualizada.




c) Procedimiento



4) Acta de juntas, directorios, asambleas, comits y dems actuaciones
corporativas.
a) Definicin
Son aquellas actas redactadas por el secretario o la persona que designe la junta,
directorio, asamblea o comit.
La actuacin del Notario consiste principalmente en dar fe de los hechos y de los
acuerdos tomados en los actos presenciados.
En las Actas de Actuaciones Corporativas constar un resumen de todo lo
acontecido en el acto o reunin. Las Actas de Actuaciones Corporativas debern
ser asentadas en el Libro de Actas, en hojas sueltas o en cualquier otra forma que
permita la Ley. El Libro de Actas, como sabemos, es aquel en donde se hacen
constar los acuerdos adoptados por los diversos rganos de la sociedad, sea de
una asamblea general en una asociacin o la Junta General u otro rgano de las
sociedades o empresa individual, respecto al desarrollo y marcha del negocio. Las
actas que se extienden en dicho libro tienen el carcter de documentos,
entendindose por stos a toda cosa corporal que sirve para acreditar un hecho.
Las actas tienen la naturaleza de documentos privados y narrativos. Son
documentos privados porque en la confeccin de las actas solo intervienen los
particulares integrantes del rgano colegiado que se trate, o eventualmente
algunas personas directamente vinculadas con el rgano corporativo. El
documento narrativo es aquel en el que se relata un suceso o hecho y en donde
los autores de dicho documento no necesariamente son las mismas personas que
han formado el acto o negocio jurdico contenido en el instrumento. En relacin
directamente opuesta al documento narrativo, se encuentran los documentos
constitutivos, en los cuales se incorpora directamente un acto o negocio jurdico.
En otras palabras, en el documento constitutivo existe una especie de confesin
extrajudicial realizada por los mismos autores del negocio jurdico, quienes son as
mismo los otorgantes; en cambio, en el documento narrativo nos encontramos
ante una figura similar a la declaracin testimonial, en donde un tercero relata
hechos en los que no ha intervenido directamente, sino que se limita a relatar un
hecho que le consta.

b) Clases de Actas de Actuaciones Corporativas [art. 94 literal e) D.L.
1049]
De Juntas
De Directorios
De Asambleas
De Comits
Y dems actuaciones corporativas.

c) Requisitos
Solicitud formal de presencia para determinado acto corporativo.
Tener a la vista los avisos de convocatoria (publicacin o esquela).
Los poderes presentados con 24 horas de anticipacin en caso de
apoderados.
Los Estatutos de la entidad solicitante.
Libro de Actas de la entidad solicitante.
Padrn de Asociados de la entidad solicitante (de ser el caso).

d) Procedimiento



5) Acta de licitaciones y concursos.
Son aquellas actas que redacta el Notario dando fe de los actos pblicos de
procesos de seleccin para las contrataciones y adquisiciones del Estado
mediante licitaciones, concursos y adjudicaciones directas pblicas que ha
presenciado.
Las Entidades del Sector Pblico en los procesos de adquisiciones y
contrataciones de bienes, servicios u obras necesarios para el cumplimiento de las
funciones del Estado se rigen por las disposiciones del T.U.O de Contrataciones y
Adquisiciones del Estado aprobado D.S. N 083-2004-PCM (arts. 30 - exigencia
de presencia de Notario, o en su defecto Juez de Paz; 11 y 17 - Requisitos para
dar fe de actos pblicos).

6) Acta de inventarios; y subastas de conformidad con el Decreto
Legislativo N 674, Ley de Promocin de la Inversin Privada de las
Empresas del Estado.

6.1. Actas de inventarios
Son aquellas actas que redacta el Notario cuando da fe de la realizacin de algn
inventario. El inventario notarial puede realizarse de dos formas distintas de
acuerdo a lo requerido por la parte interesada:

Va Acta Notarial, como instrumento extraprotocolar, al amparo de lo
dispuesto en el artculo 94 literal f) del Decreto Legislativo N 1049.

Lo que da motivo al levantamiento del Acta de Inventario es una previa diligencia o
actuacin notarial por la cual el Notario verifica, a solicitud de parte, la existencia y
condiciones de los bienes muebles o inmuebles que el solicitante requiera, as
como la constatacin de la ubicacin de los mismos en el lugar sealado por la
misma.
Cuando el inventario comprenda bienes que se encuentran ubicados en distintos
lugares, ser competente el Notario del lugar donde se encuentre cualquiera de
ellos.
El Notario asentar la correspondiente acta extraprotocolar describiendo
ordenadamente los bienes que se encuentran en el lugar, su estado y
caractersticas sin calificar la propiedad ni situacin jurdica.
El acta ser suscrita por el Notario y los interesados que concurran a la diligencia
del inventario y si alguno de ellos se rehusara a firmar, se dejar constancia de tal
hecho.
Va Acta de Protocolizacin de Inventario*, al amparo de lo dispuesto en
el artculo 29 y siguientes de la Ley N 26662 Ley de competencia
Notarial en Asuntos No Contenciosos. (no es objeto de estudio en esta
oportunidad)*

6.2. Acta de subasta
El Acta de Subasta es un Instrumento Pblico Notarial Extraprotocolar que levanta
el Notario al presenciar a solicitud de parte interesada una Subasta Pblica.



7) Acta de sorteos y de entrega de premios.
Son instrumentos pblicos extraprotocolares que redacta el Notario cuando ha
presenciado actos de sorteos o entrega de premios como parte de promociones
comerciales o rifas con fines sociales, dando fe del correcto desenvolvimiento del
sorteo o concurso y garantizando que las entidades organizadoras cumplan con
desarrollar los eventos conforme a lo anunciado pblicamente y autorizado en el
marco de las normas sobre el particular.
Las actas de sorteos y de entrega de premios se rigen por el D.S. N 006-2000-IN.
Que aprueba el Reglamento de Promociones Comerciales y Rifas con Fines
Sociales.
Procedimiento:


8) Acta de constatacin de identidad, para efectos de la prestacin de
servicios de certificacin digital.
9) Acta de transmisin por medios electrnicos de la manifestacin de
voluntad de terceros;
10) Acta de verificacin de documentos y comunicaciones electrnicas en
general.
11) Otras que la ley seale.