Les Ecrits Professionnels

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LES CRITS PROFESSIONNELS

LA COMMUNICATION CRITE

Communiquer: cest entrer en relation avec lautre par un change verbal ou crit, cest lui transmettre
une information, lui exprimer sa pense ou ses sentiments. La communication implique un change
entre un metteur et un rcepteur.
La communication verbale permet un change en temps rel entre deux interlocuteurs. Si le rcepteur
ne comprend pas le message qu'on lui transmet, il peut ragir et le faire savoir. L'metteur corrigera sa
communication en fonction. De plus, le langage verbal s'accompagne de nombreux autres signes qui
accompagne et complte la communication: la position du corps, la position des bras, le ton, l'expression
du visage, le regard

Pour la communication crite, il n'y a pas de simultanit dans le temps et dans l'espace entre les deux
interlocuteurs. L'crit supporte donc mal les imperfections, car la correction n'est plus possible en
temps rel. De plus, la communication crite ne s'accompagne d'aucun mtalangage (langage autour du
langage), les mots doivent donc se suffire eux-mmes, tre autonomes. La communication demande
une trs grande rigueur car votre lecteur dpendra de vous pour la comprhension du message. Il en
sera d'autant plus exigeant et critique. Les fautes d'orthographe, de style, de prsentation peuvent
heurter votre lecteur et vous empcher d'atteindre votre objectif de communication.
On n'crit pas comme on parle, et certaines rgles de fond et forme doivent tre respectes!

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LES TECHNIQUES DE RDACTION
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Rdigez pour le lecteur
Pour quun document atteigne son objectif, il doit forcment tenir compte de son destinataire. Souvenez-
vous que rapidit et efficacit sont les exigences du lecteur, en situation professionnelle. Mais, noubliez
pas non plus que ce mme lecteur, trs occup, sera sensible ce qui le touche. Veillez donc vous
interroger son sujet. Demandez-vous quelles sont ses motivations, ses contraintes ; prenez en compte
son comportement ; analysez son environnement et le contexte dans lequel vous lui crivez. Vous
parviendrez ainsi susciter son intrt. Facilitez-lui la tche et votre crit produira limpact souhait.
Adoptez un plan pertinent
Le plan permet dexprimer de manire cohrente la pense, de structurer les ides essentielles selon un
ordre logique. Ds lors quil a t dfini, le travail de rdaction devient plus facile.
Il nexiste pas de canevas idal susceptible dtre appliqu en toutes circonstances. La bonne dmarche
est celle qui sert le mieux lobjectif fix. Selon que le rdacteur souhaite informer, analyser, discuter ou
donner son avis, il optera pour la structure la plus pertinente. Un certain nombre de plans sont sa
disposition. Citons, par exemple, le plan chronologique (description des faits suivant une volution dans
le temps), le plan thmatique (traitement des diffrents aspects dun sujet) ou le plan journalistique
(information essentielle privilgie en dbut de texte).
Voici les principales tapes suivre pour laborer un plan de rdaction:
- Si vous avez de la difficult commencer, exprimez dabord vos ides oralement, comme si vous parliez
votre correspondant.
- Notez ces ides spontanment sur papier en prenant soin de vous limiter lessentiel, le principe de concision
et de clart, si important en correspondance commerciale, nous oblige liminer tout ce qui est superflu.
- Classez vos ides en suivant une progression logique (chronologique ou thmatique).
- Regroupez toutes les ides qui s'apparentent; vous aurez ainsi form diffrentes catgories dides.
- Slectionnez, pour chaque catgorie, une ide directrice et des ides secondaires. Dans une lettre, le groupe
ide directrice/ides secondaires occupe gnralement un paragraphe, alors que dans un rapport, il peut
occuper plusieurs paragraphes ou mme tout un chapitre.
- Intgrez ce schma aux trois parties qui caractrisent tout document crit: lintroduction, ou la prsentation
du sujet trait; le dveloppement, ou lexposition des ides principales et secondaires; la conclusion, ou la
synthse des ides analyses dans le dveloppement.
Enchanez vos ides grce des paragraphes clairs
Un paragraphe est un bloc de texte compos dune ou de plusieurs phrases. Il contient une seule ide cl.
Nhsitez pas { dcouper votre crit de manire regrouper plusieurs notions autour dun mme
thme. Trop de rdacteurs enchanent des phrases les unes la suite des autres sans construction
aucune! vitez cet cueil ! Introduisez galement des points de repre cest--dire des mots de liaison et
des formules de transition. Sautez une ligne aprs chaque paragraphe. Les diffrents sujets voqus,
ainsi mis en valeur, frapperont davantage le lecteur et laideront suivre votre raisonnement.
Ponctuez correctement
La ponctuation permet de marquer des pauses et de structurer le discours. Ses rgles sont rigoureuses :
chaque signe a une fonction prcise et peut changer considrablement le sens de la phrase. Nhsitez-

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Source: http://www.ecritprofessionnel.com/techniques.php

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pas couper votre texte et mettre des points. Vrifiez la position des virgules : elles sont souvent mal
places quand lordre de la phrase est boulevers. Quand cela est possible, allgez une expression lourde
grce { lemploi dun signe adquat. Songez, par exemple, { utiliser les deux points pour exprimer la
cause ou la consquence. Dans tous les cas, conformez-vous strictement aux rgles dusage: toute libert
vous dessert et nuit la comprhension du texte.
Rdigez des phrases courtes et fluides
Les phrases qui nous viennent { lesprit de manire spontane sont souvent longues. La syntaxe est
parfois emprunte au langage parl, plus redondant que le langage crit. Contrairement au style
littraire, le style professionnel se caractrise par des phrases courtes et sobres. Les fioritures, c'est--
dire les ornements syntaxiques et lexicaux, n'y ont pas leur place car elles peuvent nuire la
comprhension du texte et, par consquent, l'efficacit de la communication. Nous avons, par exemple,
tendance abuser des pronoms relatifs qui, que souvent inutiles, des constructions lourdes lorsque
, tant donn que . La concision est lune des qualits premires de toute rdaction. Identifiez les
lourdeurs lors de la relecture de votre travail et allgez votre texte. Plutt que des phrases
kilomtriques, ayez le rflexe de couper vos phrases. Trois lignes dactylographies (26/28 mots)
constituent la limite ne pas dpasser!
Voici quelques conseils pour un style plus fluide:
- Construire des phrases simples, c'est--dire composes d'un seul verbe. Dans ce cas, le verbe doit
obligatoirement tre conjugu (un participe ou un infinitif employ seul ne peut former une phrase
complte);
- Juxtaposer deux phrases simples l'aide d'un point-virgule (;), de deux points (:) ou d'une conjonction de
coordination (et, ou, mais, car, donc, puis, ainsi, cependant);
- Chassez les rptitions et les plonasmes (utilisation de deux mots qui ont le mme sens).
Choisissez un vocabulaire prcis, concret
Ce sont les mots simples courants, concrets, connus du lecteur qui frappent le plus. Mieux vaut prfrer
des termes courts, prcis des mots longs, abstraits ou des expressions vagues. Chaque fois que vous
tes tent demployer un vocabulaire recherch ou un jargon professionnel, interrogez-vous sur sa
pertinence.
Nuancez votre expression
Pour faire passer un message, il est ncessaire de sexprimer avec finesse . Il vous faudra, selon les
cas, ragir avec souplesse, manifester votre comprhension, laisser deviner votre colre ou montrer de
la rigueur et de la fermet Lincapacit { trouver le ton juste est une difficult souvent exprime
par les stagiaires en formation de communication crite. Vous devez donner une rponse ngative?
Rejetez les mots { connotation ngative susceptibles de provoquer linquitude ou de heurter.
Nannoncez pas votre refus sans chercher { attnuer votre propos. Efforcez-vous de trouver
lexpression approprie susceptible de ne pas blesser votre destinataire. Amenez-le comprendre vos
exigences et les raisons de votre dcision. Certains procds permettent de traduire votre pense avec
tact et empathie.
Voici quelques conseils pour un style "courtois":
- Employer le "vous" plutt que le "nous". Ce qui intresse notre correspondant, ce nest pas notre opinion
sur tel ou tel sujet, produit ou service, mais bien les avantages quil pourra, lui, retirer de notre lettre. Il est
donc important de lui exposer ces avantages en essayant de nous mettre sa place et en adoptant son
point de vue. Remplacer donc "Nous pensons que" par "Vous conviendrez que";

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- Utiliser un vocabulaire objectif, neutre et factuel. Mme si lattitude de notre correspondant nous agace,
mme sil a fait une erreur inexcusable, nous ne devons ni manifester notre mauvaise humeur ni porter des
accusations. Remplacer "Votre calcul est faux!" par "Notre mthode de calcul diffre de la vtre.";
- Certaines phrases peuvent tre adoucies par des adverbes d'apaisement (malheureusement, peut-tre);
- Adopter une attitude positive: la ngation et les formules connotation restrictive peuvent susciter chez
notre correspondant une raction ngative; elles doivent donc tre remplaces par des tournures positives.
Remplacer "Nous n'avons plus ce produit en stock et il ne rentrera que le mois prochain" par "Ce produit
rentrera en stock ds le mois prochain".
Corrigez la langue franaise
Il nous arrive de trbucher sur une tournure, une graphie, une concordance des temps. Faut-il
utiliser le subjonctif ou lindicatif aprs tel verbe ? sinterroge-t-on. Il est vrai que les nuances de la
langue franaise peuvent drouter. Pour nous assister, les manuels de grammaire, les dictionnaires, les
sites Internet fiables sont dun grand secours. Ne ngligeons pas la rvision de certaines rgles (laccord
du participe pass, par exemple) ; elle savre, pour beaucoup dentre nous, indispensable. Employons-
nous aussi supprimer de notre langage les improprits (paronymes, barbarismes, plonasmes)
ainsi que les constructions verbales incorrectes : elles sont frquentes dans les crits professionnels.
Enrichissez votre style
Le style professionnel sappuie sur la structure de base de la langue franaise : sobrit, clart, concision
le caractrisent. Toutefois, veillez ce que votre langage ne soit pas dpouill pour autant. Des phrases
trop brves ou trop simples lassent ; elles peuvent, en outre, produire un effet de froideur, de svrit.
Donnez du rythme votre texte. Alternez des phrases de longueur diffrente ; rendez-les dynamiques
grce { lemploi des verbes daction. Ceux-ci traduisent votre pense avec prcision et apportent
vivacit et nergie votre rcit. Utilisez des techniques pour varier la forme : vous supprimerez ainsi la
monotonie engendre par des constructions identiques. Chassez le verbe polysmique ("faire",
"avoir", "mettre") et traquez les rptitions. Le dictionnaire des synonymes, outil prcieux, vous aidera
enrichir votre lexique.
Soignez la mise en page
Avant de sattacher { lire, le lecteur peroit le document dans sa globalit. Il faut donc quil ait envie de
dcouvrir le message. Une prsentation are facilitera lidentification de lcrit, le reprage des points
essentiels. Dlimitez bien vos paragraphes et privilgiez des titres motivants. Dans les longs documents,
introduisez des lments visuels (tableaux, schmas, graphiques, photos) : les faits concrets, chiffrs
sont plus convaincants et plus parlants que du texte. Personnalisez les en-ttes et les pieds de page.
Veillez au choix des couleurs, au nombre de polices et la taille des caractres. Vous souhaitez que les
yeux de votre lecteur sattardent sur votre crit ? Prservez-le de toute fatigue et cherchez des astuces
pour retenir son intrt.

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EXERCICES TECHNIQUES DE RDACTION
EXERCICE 1
Enchanez vos ides grce des paragraphes clairs. Que pensez-vous de la lisibilit des
textes suivants? Indique o tu placerais les paragraphes pour rendre ce texte plus
lisible.
Texte 1
La semaine dernire, la Commission nationale de linformatique et des liberts (Cnil) attirait l'attention
des utilisateurs sur les questions de confidentialit lies { Facebook Lieux. Elle risque davoir dautres
sujets de proccupation. Le Wall Street Journal (WSJ) a en effet dcouvert que de nombreuses
applications du site transmettaient des donnes personnelles des socits spcialises dans la
publicit cible. Une pratique que Facebook interdit aux dveloppeurs extrieurs dapplications. Par
ailleurs, le journal prcise bien que le problme concerne galement ceux des membres du rseau social
qui ont paramtr leur profil selon le mode le plus confidentiel qui soit. Le Facebook ID n'est pas
nominatif. Ainsi, les jeux en ligne FarmVille, Texas HoldEm Poker, FrontierVille, Gift Creator, Colorful
Butterflies et d'autres, trs priss sur le rseau, ont communiqu au moins 25 socits de marketing le
Facebook ID des joueurs, cest--dire leur numro didentification. Cette donne nest pas nominative,
mais, comme la constat le WSJ, il est possible pour les socits qui la rcuprent de procder { des
recoupements avec des fichiers quelles dtiennent dj{. Problme : l'opration nest pas forcment
intentionnelle. Et, contrairement { ce que laisse entendre le WSJ, il ne sagit pas vraiment dune faille
propre au rseau social, ni mme dune faille tout court. Plutt d'une consquence de lutilisation dun
standard du Web, le referer, qui communique des serveurs ladresse de la page o se trouve un
internaute au moment o il clique sur un lien. Avec Facebook, la transmission dune URL peut
saccompagner de celle de lidentit de linternaute. Les dveloppeurs hors de cause. En fait, { lire
l'article, il apparat que le WSJ semmle un peu les pinceaux entre les responsabilits de Facebook,
celles des dveloppeurs dapplications et les problmatiques lies aux rseaux. Ce qui fait dire au
magazine Forbes que le quotidien en fait peut-tre un peu trop. Mais le problme est bien l, et
Facebook l'a reconnu. Le site estime que cette rcupration de donnes va { lencontre de ses principes
en matire de confidentialit. Il explique effectivement que cette fuite a t rendue possible non pas
parce que des dveloppeurs dapplications ont eu lintention de transmettre des informations
personnelles mais cause des procds techniques selon lesquels les navigateurs [Internet]
fonctionnent . Le rseau social ddramatise en expliquant aussi que la presse a exagr les
implications de ce phnomne. Avoir connaissance de lID dun utilisateur ne permet { personne
davoir accs aux donnes personnelles de cet utilisateur sans son consentement. En revanche,
Facebook ne dit rien des possibilits de recouper diverses donnes parses. Le site est nanmoins en
train de discuter avec ses partenaires et avec la communaut Internet pour trouver une solution. Il a
brid laccs aux applications concernes durant le week-end, mais tout est revenu la normale
aujourdhui.

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Texte 2
La monnaie est un instrument de paiement spcialis accept de faon gnrale par les membres dune
communaut en rglement dun achat, dune prestation ou d'une dette. Elle peut remplir trois fonctions
principales: la fonction d'intermdiaire dans les changes; la fonction de rserve de valeur; la fonction
d'expression d'unit de compte pour le calcul conomique ou la comptabilit. Certains auteurs
considrent que la capacit dteindre des dettes et des obligations, notamment fiscales, constitue une
quatrime fonction appele pouvoir libratoire de la monnaie. En pratique ces fonctions peuvent
tre assures par diffrentes monnaies en circulation simultane. Une monnaie se caractrise par la
confiance quont ses utilisateurs dans la persistance de sa valeur et de sa capacit servir de moyen
d'change. Elle a donc des dimensions sociales, politiques, psychologiques, juridiques et conomiques.
La monnaie a pris au cours de l'histoire les formes les plus diverses : buf, sel, nacre, ambre, mtal,
papier, etc. Aprs une trs longue priode o l'or et l'argent (et divers mtaux) en ont t les supports
privilgis, la monnaie est aujourd'hui presque entirement dmatrialise et circule majoritairement
sous des formes scripturales ou lectroniques. Chaque monnaie est dfinie, sous le nom de devise, pour
une zone montaire donne (le plus souvent un tat). Elle y prend la forme de dpts, de billets de
banque et de pices de monnaie, dites aussi monnaie divisionnaire. Les devises s'changent entre elles
dans le cadre du systme montaire international. De facto depuis 1973 o les parits des principales
monnaies mondiales cessent d'tre dfendues et de jure aprs les accords de la Jamaque en 1976, les
devises ne sont plus talonnes directement ou indirectement par un poids de mtal prcieux. Leurs
valeurs relatives fluctuent sur un march international des devises dans le cadre d'un systme de
changes dits flottants ou flexibles. En raison de l'importance de la monnaie, les tats ont trs tt cherch
s'assurer le maximum de pouvoir montaire, en dfinissant une devise officielle et en faisant de cette
devise l'un de leurs symboles et une marque de leur puissance. Ils se sont arrogs progressivement un
peu partout le monopole de l'mission des billets et des pices. Ils exercent un contrle sur la cration
montaire des banques via la lgislation et la politique montaire des banques centrales.

EXERCICE 2
Rdigez des phrases courtes et fluides
- Nous vous adressons la facture correspondant aux armoires que nous vous avons livres.

- Alors que nous tions en runion Reims, nous avons t informs des procdures mises en
place.

- Le chef de projet qui est contraint de partir en dplacement une semaine ne pourra pas
participer la runion de jeudi 24 prochain.

- Jai slectionn une liste de prospects qui figurent dans notre base de donnes et jai ralis un
mailing destin aux clients de la rgion Nord.

- Quand vous arriverez au sige de Mulhouse, vous rencontrerez le Directeur du Personnel et le
Directeur Financier.

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- Nous navons pas compt les heures que nous avons consacres { ce travail.

- Vous lui remettrez ces documents avant quil ne parte pour New York.

- Ce magasin qui a ouvert depuis peu compte dj une importante clientle.

- Il est venu admirer ma voiture que j'avais achete deux semaines plus tt et puis il est parti
admirer la voiture de mon voisin.

- Vos enfants aiment le chocolat ? Nos biscuits ont encore plus de chocolat qu'avant.

EXERCICE 3
Enrichissez votre style en vitant les verbes polysmiques
1. Il a fait un rle important dans cette affaire.
2. Sam a fait sa maison en bois.
3. J'ai fait le repas, maintenant vous dbarrassez!
4. La a fait ses champignons avec de l'huile d'olive.
5. Ce musicien a fait une uvre de Bach.
6. Cet lve a fait une faute grave.
7. Nous avons fait cette recherche pour vous faciliter la tche.
8. Vous avez fait un travail de haute qualit.
9. Le commentaire que je vous ai fait sur votre feuille a valeur d'avertissement.
10. trois fois deux font six.
11. Ma mre fait toujours la vaisselle l'eau chaude.
12. Frdric a fait sa chambre en bleu.
13. J'ai fait cette dissertation en un temps record.
14. Avec son mtier il fait beaucoup d'argent.
15. Lorsque vous aurez fait vos devoirs, vous pourrez aller jouer.

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EXERCICE 4
Corrigez la langue franaise et liminez les improprits dans vos lettres. Utilise Internet si tu as
besoin d'aide sur certaines expressions.
- A lavenir, nous mettrons tout en uvre pour pallier ces inconvnients par une organisation plus
rigoureuse.
- A lavenir, nous mettrons tout en uvre pour pallier ces inconvnients par une organisation plus
rigoureuse.

- Nous sommes convenus dun rendez-vous le 10 prochain.
- Nous avons convenu dun rendez-vous le 10 prochain.

- Nous avons eu affaire des clients impolis et mprisants.
- Nous avons eu faire des clients impolis et mprisants.

- A la suite de notre entretien tlphonique, nous sommes heureux de vous adresser notre catalogue.
- Suite notre entretien tlphonique, nous sommes heureux de vous adresser notre catalogue.

- Larrive du nouveau Directeur Gnral est imminente.
- Larrive du nouveau Directeur Gnral est minente.

- Nous vous prions dagrer, Madame, lexpression de nos salutations distingues.
- Nous vous prions dagrer, Madame, nos salutations distingues.

- Pour un classement optimal, les dossiers doivent tre purs rgulirement.
- Pour un classement optimal, les dossiers doivent tre apurs rgulirement.

- Les analyses seront ralises de suite dans notre laboratoire.
- Les analyses seront ralises tout de suite dans notre laboratoire.

- Nous avons dcid de collaborer ensemble.
- Nous avons dcid de collaborer.

- Nous avons bien reu votre correspondance du 10 fvrier.
- Nous avons bien reu votre lettre du 10 fvrier.

- Nous vous saurions gr de nous faire connatre votre dcision.
- Nous vous serions gr de nous faire connatre votre dcision.

- Adressez la lettre { lattention de Madame Rigolote.
- Adressez la lettre { lintention de Madame Rigolote.

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EXERCICE 5
Nuancez votre expression. cris les phrases de manire positive et nuance.
- Malheureusement, nous ne pourrons vous envoyer les documents demands que dans une dizaine de
jours.

- Le seul format que nous avons actuellement en magasin est le format conomique.

- Malgr nos efforts, nous n'avons pas encore russi rsoudre votre problme.

- Je pense que vous avez tort que votre calcul est faux.

- Rappel: facture 12345 impaye en date du 31.12.2009.

EXERCICE 6
Rdaction d'un plan de lettre
Mise en situation:
Tu es la tte du comit des ftes de l'cole et je te demande de faire le plan de la lettre que tu vas envoyer aux
parents pour leur demander leur aide la prochaine fancy fair qui aura lieu le dernier samedi du mois de juin. On
prvoit des activits sportives, des jeux pour les enfants, des lots pour une tombola, un bbq en soire avec salades,
une sono

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7 RGLES POUR NOUS SIMPLIFIER L'ORTHOGRAPHE
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Pourquoi crire trente-six mais cent six, il harcle mais il chancelle, des garde-robes mais des gardes-
barrire(s) ? Ces irrgularits, et bien dautres, figes par la tradition mais souvent dj{ concurrences
par de nouveaux usages, voici prs de vingt ans que le Conseil suprieur de la langue franaise et
lAcadmie franaise ont propos dy mettre fin. Publies par le Journal officiel de la Rpublique
franaise le 6 dcembre 1990, leurs Rectifications de lorthographe voulaient ainsi continuer {
apporter { lorthographe des rectifications cohrentes et mesures qui rendent son usage plus sr,
comme il a toujours t fait depuis le XVIIe sicle et comme il est fait dans la plupart des pays voisins
RGLE 1
Les noms composs avec trait dunion du type porte-avion (verbe + nom) ou aprs-ski
(prposition + nom) forment leur singulier et leur pluriel comme sils taient des noms simples :
seul le second lment prend la marque du pluriel, et seulement quand le nom compos est au
pluriel.
Ancienne orthographe Nouvelle orthographe
un cure-dent(s), des cure-dents
un cure-ongle(s), des cure-ongle(s)
une garde-robe, des garde-robes
un garde-barrire, des gardes-barrire(s)
un lave-vaisselle, des lave-vaisselle
un sche-cheveux, des sche-cheveux
un aprs-midi, des aprs-midi
un sans-papier(s), des sans-papier(s)
un cure-dent, des cure-dents
un cure-ongle, des cure-ongles
une garde-robe, des garde-robes (inchang)
un garde-barrire, des garde-barrires
un lave-vaisselle, des lave-vaisselles
un sche-cheveu, des sche-cheveux
un aprs-midi, des aprs-midis
un sans-papier, des sans-papiers

Ne sont pas concerns les noms composs incluant un dterminant (un trompe-loeil, des trompe-loeil ;
un sans-le-sou, des sans-le-sou).
RGLE 2
Dans les numraux composs exprimant un nombre entier, tous les lments qui ne sont pas des
noms sont relis par des traits dunion.
vingt-cinq
vingt et un
quarante et unime
quatre mille deux cent trente-deux
vingt-cinq (inchang)
vingt-et-un
quarante-et-unime
quatre-mille-deux-cent-trente-deux

- Ne sont donc pas concerns les noms dizaine, vingtaine, centaine, millier, million, milliard
- Ds lors, vingt et un tiers et vingt-et-un tiers correspondent des valeurs diffrentes : 20 + 1/3,
21/3 (= 21 x 1/3).

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Source: Sept rgles pour nous simplifier l'orthographe Ministre de la communaut franaise

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-
RGLE 3
Conformment la prononciation la plus courante, on crit avec un accent grave le e qui est la
fois situ en fin de syllabe et suivi dune syllabe avec e muet:
- au prsent (de lindicatif, du subjonctif et de limpratif), au futur et au conditionnel des
verbes tels que cder, interprter, rgler (o linfinitif prsente la squence +
consonne(s) + er).

- au prsent (de lindicatif, du subjonctif et de limpratif), au futur et au conditionnel de
tous les verbes en -eler ou -eter (qui entrainent leurs drivs en -ment).
je ple, ple
il ruisselle, un ruissellement
elle haltera
tu tiquetterais
je ple, ple (inchang)
il ruissle, un ruisslement
elle haltera (inchang)
tu tiquterais
Attention : laccent grave remplace dsormais la double consonne qui suivait le e auparavant. Ne sont
pas concerns appeler, jeter et leurs composs.
RGLE 4
On ne met pas daccent circonflexe sur i et u.
Aot
bcher
connatre, elle connat
le
aout
bucher
connaitre, elle connait
ile

RGLE 5
De faon gnrale, le trma interdit quon prononce deux lettres en un seul son (mas). Dans les
mots termins par -gue(s), le trma se met sur le u effectivement prononc. On procde de mme
dans leurs drivs qui contiennent la suite -gui-.
aigu, aigus
ambigu, ambigut
exigu, exigut
il argue, arguer, nous arguons, arguant
gageure
aige, aiges
ambige, ambigit
exige, exigit
il arge, arger, nous argons, argant
gagere

je cde, cde
je cderai
elle considrerait
ils interprteront
je cde, cde (inchang)
je cderai
elle considrerait
ils interprteront

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RGLE 6
Les mots emprunts des langues trangres scrivent avec des accents conformes aux rgles
du franais et forment leur pluriel comme les mots franais.
Pedigree
revolver
un barman, des barmen
un box, des boxes
un match, des matches
un maximum, des maxima
pdigre
rvolver
un barman, des barmans
un box, des box
un match, des matchs
un maximum, des maximums

RGLE 7
Le participe pass de laisser suivi dun infinitif ne varie pas (salignant sur celui de faire suivi
dun infinitif).
Mes biens, je les ai laiss saisir.
Ses soeurs, il les a laisses faire.
Elle sest laisse tomber.
Mes biens, je les ai laiss saisir.
(inchang)
Ses soeurs, il les a laiss faire.
Elle sest laiss tomber.

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TYPOLOGIE DES DOCUMENTS PROFESSIONNELS

La communication dans l'entreprise a fortement volu ces dernires annes. L'apparition de nouveaux
moyens technologiques ont multipli les moyens de dlivrer un message dans le monde de l'entreprise,
que ce soit en interne ou vers l'extrieur (clients, fournisseurs). Aux cts de la traditionnelle lettre
d'affaires, il est prsent possible de communiquer (crits) par mail lectronique avec ou sans accus
de rception, par fax, par chat instantan, par sms, sur des forums lectroniques
Ces nouveaux moyens sont prsent largement rpandu et le mail lectronique est prsent utilis trs
largement dans les entreprises (parfois mme abusivement). Nanmoins, la lettre d'affaires garde une
importance capitale dans l'entreprise, pour des raisons stratgiques et/ou juridiques. Certains
domaines particuliers ne peuvent tre traits par mail ou sms, et seule la lettre d'affaires ou le procs-
verbal reste d'application.

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LE POST-IT

Petit papier color adhsif que l'on place aux endroits stratgiques de passage ou vision. On en trouve
de toutes les formes et de toutes les couleurs. Cest un support ludique et pratique qui oblige tre bref
et faire court. Attention de ne pas en abuser car celui-ci nest pas archiv et ne laisse pas de trace, il est
difficile de sy rfrer en cas de problme.
Pas de forme particulire, pas dintroduction et pas de conclusion, le message est trs bref et centr sur
son objectif. Veillez toutefois respecter quelques rgles minimales:
- si le Post-It est destin { un collgue, indiquer la date, lheure et le nom de lauteur du message,
- viter les fautes dorthographes qui font toujours mauvais effet,
- ne pas utiliser pour des communications importantes ou convocation officielle.
Exercice
Nous sommes vendredi, il est 15h30. Vous avez un rendez-vous avec votre principal client, Mr Gnurps,
lundi matin 9h30 au centre de Bruxelles. Vous avez convenu que vous irez en voiture avec votre
collgue Pierre. Il a accept de passer vous chercher 8 heures votre domicile avec sa voiture pour
vous emmener directement au rendez vous, car votre voiture est en panne. Il est 15h30, vous devez
partir pour le we et Pierre nest pas dans lentreprise, mais il doit repasser en fin daprs-midi chercher
son ordinateur portable qui est rest sur son bureau.
Rdiger le Post-It que vous laisserez sur son ordinateur pour lui rappeler la dcision prise en commun.

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LE MAIL
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Le courriel ou mail est devenu aujourdhui lcrit le plus frquent en entreprise. Rdig trop rapidement,
il prsente quelquefois des incorrections de langue, des fautes de style et dorthographe. Il est donc
impratif dappliquer - comme pour tous les documents professionnels - des rgles prcises.
Interrogez-vous sur la pertinence de votre envoi
Il faut dabord rsister { la facilit de lenvoyer { tout propos sans sassurer du bien fond de sa
transmission. vitez donc de polluer la messagerie de votre lecteur et soyez attentif ses attentes. Crer
un seul e-mail complet et clair est plus pertinent quadresser des messages frquents ou de nombreuses
copies. Certaines entreprises mettent en place des rgles d'usage pour viter les abus d'utilisation des
boites mail. Gnralement, aprs 4-5 messages successifs infructueux, il est prfrable de dcrocher son
tlphone et de rgler le problme de vive voix, surtout si votre collgue est au bout du couloir !
Choisissez un titre/objet percutant
Le courrier lectronique est direct. Il permet daller droit au but grce { un change simple, rapide. La
concision et la clart sont de rigueur ds la rdaction de lobjet. Celui-ci sert dintroduction. Linternaute
doit connatre en quelques secondes le contenu du message. Souvenez-vous quune dizaine de messages
ou plus lattendent. Facilitez-lui la tche : une phrase synthtique est prfrable un titre trop
gnrique et imprcis. Ne jamais omettre l'objet du mail, car celui-ci pourrait tre considr comme
spam.
Formulez un message correct, concis et direct
Quant au texte, il doit tout dire en peu de mots. Les informations principales seront donc contenues ds
les premires lignes. Il sagit de mettre en avant lessentiel et dvoquer ensuite les dtails, les
explications. Pour capter et retenir lattention de linternaute - moins attentif que le lecteur dun
document papier - des phrases courtes et pertinentes augmentent lefficacit du message. Prenez le
temps de vous relire : veillez { corriger lorthographe et { liminer les improprits. Nabusez pas des
abrviations et renoncez au style tlgraphique. N'abusez pas de mise en page trop complexe que votre
interlocuteur ne pourra peut tre pas voir, en fonction du logiciel qu'il utilisera.
Restez courtois
Concision et efficacit ne riment pas pour autant avec duret ou impolitesse. Noubliez pas les formules
de politesse qui demeurent indispensables dans la rdaction professionnelle. Courtes et conviviales,
elles peuvent se limiter un mot ou un groupe de mots ( bonjour au dbut du texte ou cordialement
Bonne journe avant la signature) ; elles ne sont jamais supprimes sous prtexte que lchange est
dpourvu de formalisme.
Arez votre texte
Renoncez galement crire des messages trs condenss. Un texte trop long et compact nuit la clart
et { la comprhension. Lidal est de rdiger un paragraphe distinct par sujet. Tapez votre texte de
manire { faire figurer la totalit du message { lcran. Insrez des titres et laissez des marges, si
ncessaire. Limitez de prfrence votre courriel 25 lignes ou 1 cran et la longueur des phrases 20
mots. Prvoyez les blancs ncessaires. Le cas chant, prvoyez des intertitres ou des numrations
verticales prcdes de puces ou de numros. Si le texte devient trop long, examinez si vous ne faites
pas mieux de prvoir un document annex.
La signature
Mme si votre nom apparaitra automatiquement comme auteur du mail, il est prfrable d'inscrire au
minimum votre nom et prnom en bas du mail. Pour faciliter la communication, vous pouvez mme
ajouter les lments suivants:
Prnom + nom
Fonction + entit

3
Source: http://www.ecritprofessionnel.com/documents.php

16
Entreprise
Numro de tlphone / fax
Adresse lectronique
Les crits restent
Soyez toujours prudent dans l'envoi de vos mails. La spontanit, l'instantanit de l'outil peut nous
pousser des rponses ractives, dans l'lan d'un saut humeur. Si un message ne vous plait gure, ne
ragissez jamais chaud, cela ne fera qu'envenimer les choses. Laissez passer un peu de temps avant de
rdiger votre message.

Exercice
Vous travaillez pour la socit Toys Jouets qui possde 5 magasins de vente de jouets sur Bruxelles et sa
rgion. A loccasion des ftes de fin dannes une grande campagne daffichage sera organise du 1er au
14 dcembre sur les bus de la STIB. Cette campagne est destine faire connatre nos points de ventes
et une slection de jouets qui devraient bien marcher cette anne. Une runion de coordination des
directeurs et des responsables commerciaux des 5 magasins est organise le lundi 24 octobre 9 heures
dans les locaux du sige de l'entreprise situe Bld du Souverain, 123 Bruxelles. Cette runion se fera
en prsence du reprsentant de la socit PolyPub, Mr Omar Ketting, charg de crer les affiches de la
campagne. Les diffrents projets daffiches seront prsents { lquipe qui devra les slectionner.
Nous sommes le vendredi 21 octobre, il est 10 heures. Il est trop tard pour prvenir lintgralit des
personnes qui devront participer cette runion par courrier traditionnel. Vous devez rdiger le mail
qui leur sera envoy avant midi.

17
LE FAX

Le fax perd de plus en plus de terrain face l'explosion de l'email en entreprise. Nanmoins, certains
secteurs restent encore de fervents adeptes de cette technologie, par exemple, petites entreprises dans
le secteur du btiment.
Pas de formalisme particulier, mais quelques rgles simples respecter. Le message doit tre court, clair
et lger. Utilisez des lettres visibles. Utilisez au moins la taille 12 ou plus pour que votre fax soit lu par
tous et vitez les fines lettres difficiles lire aprs mission. Utilisez de grandes marges afin dviter que
le contenu ne soit coup. Prenez au moins 2 cm tout autour. Le format A4 est le seul possible auquel il
convient d'ter les marges. viter les fax de nature commerciale dans le seul but de vendre, c'est
gnralement un moyen de communication peu apprci des entreprises.
Pensez au moment de l'envoi: vitez les priodes de vacances, les ponts, les ftes; vitez les lundis matin
et vendredis aprs-midi.
Voici simplement ci-dessous un exemple d'en-tte de fax.

FAX
: [Tapez le nom du destinataire] De : Votre nom - Fonction
Tlcopie :
[Tapez le numro de tlcopie du
destinataire] Pages : [Tapez le nombre de pages]
Tlphone :
[Tapez le numro de tlphone du
destinataire] Date :
Objet : [Tapez du texte] Cc : [Tapez du texte]

Commentaires :

[Tapez des commentaires]

18
LE SMS

Le SMS peut tre parfois utilis dans la communication en entreprise. Il sera utilis avec parcimonie, car
peut-tre rapidement vcu comme une vritable intrusion pour le rcepteur. Le SMS sera utilis
uniquement pour les messages trs urgents, lorsqu'on sait que l'interlocuteur n'a pas accs sa boite
mail.
Pas de forme particulire, mais veillez toutefois respecter quelques rgles minimales:
- message bref et concis,
- vrifier votre orthographe et n'abuser pas des abrviations,
- signer votre sms, tout le monde ne possde pas votre numro!
- pas besoin de dater, le tlphone portable le fera pour vous.

Exercice
Partager en classe votre "Best Of" de vos abrviations GSM.

19
LA LETTRE PROFESSIONNELLE
4

INTRODUCTION

La lettre d'affaires constitue souvent le premier contact avec une entreprise. Elle fonctionne donc
comme un ambassadeur, comme une carte de visite. Voil pourquoi il est impratif qu'elle soit d'une
excellente qualit. Veillez donc ce que votre correspondance soit soigne, non seulement en ce qui
concerne le contenu, mais galement au niveau de la prsentation. Choisissez un papier lettre de
bonne qualit, et une typographie lisible et adapte l'image de l'entreprise. La lettre doit tre bien
rdige et ne peut pas contenir de fautes d'orthographe ou de grammaire. Elle respectera toujours le
style appel professionnel. Il est important de se rendre compte que chaque dcision du rdacteur
aura son influence sur la raction du lecteur. Ainsi, la prsentation, l'ordre des ides et la formulation
finale devront tous contribuer ce que le lecteur garde tout instant une image positive de l'entreprise.

CARACTRISTIQUES DE LA LETTRE D'AFFAIRES

La lettre d'affaires se distingue de la tlcopie, du message lectronique, de la lettre circulaire, du mmo
et d'autres, par certaines caractristiques qui lui sont propres. Voici une numration des plus
importantes de ces caractristiques, suivies chaque fois d'un bref commentaire :
Un but dtermin
La lettre d'affaires rpond toujours un but bien prcis. Celui-ci se dtermine avant la rdaction et ne
peut pas se perdre de vue, sinon la lettre risque de perdre en clart et le message de s'obscurcir. Si deux
messages distincts doivent tre communiqus un mme correspondant, mieux vaut rdiger des lettres
spares. Le but de la lettre peut tre mentionn sous la rubrique Objet (voir le chapitre sur la
prsentation) mais ceci n'est pas obligatoire.
Les questions suivantes peuvent vous aider discerner le but de la lettre :
Que veut-on obtenir en crivant la lettre ?
Quel est donc le message principal transmettre ?
Qu'est-ce qui prcde ?
Pour vous mettre sur la bonne voie, voici une numration de bon nombre de buts auxquels une lettre
d'affaires peut rpondre. Le but de la lettre dterminera dans une large mesure l'ordre des ides et la
formulation:
buts relatifs la transaction commerciale :
o appel d'offre
o offre
o commande
o accus de rception d'une commande
o avis d'expdition des marchandises
o livraison et paiement
o rclamation
o rponse une rclamation

4
Source: www.calliope.be

20
o rappel
autres buts :
o cration de goodwill
o lettre circulaire
o lettre de vente
o correspondance relative aux ressources humaines (poser sa candidature, convocation
une entrevue, etc.)
o rservation
o demande d'information
buts de nature confidentielle, en relation avec
o le march international
o le secteur bancaire
o le transport
o les assurances
Le respect des donnes
Le rdacteur d'une lettre d'affaires doit s'assurer de l'exactitude des donnes fournies afin d'viter des
malentendus, des dlais inutiles ou des problmes juridiques. Il est important qu'aprs la lecture de la
lettre, le lecteur sache exactement de quoi il s'agit et quelle action il est cens entreprendre. Vrifiez
donc chaque fois si toutes les donnes ncessaires ont t communiques et si le destinataire a reu
une rponse complte et surtout prcise aux questions suivantes:
Qui ?
Quoi ?
O ?
Quand ?
Comment ?
Un plan de rdaction dtermin
L'ordre dans lequel les ides sont exprimes au cours de la lettre est dtermin par des rflexions
psychologiques et/ou commerciales et dpend dans une large mesure de la nature du message. En effet,
les informations comprises dans une lettre d'affaires peuvent tre de nature diffrente; un message
positif, un message ngatif, un message neutre. Rflchissez chaque fois l'ordre des ides et tenez
compte des attentes du lecteur: le lecteur attend-il la bonne ou la mauvaise nouvelle ?
L'ordre des ides est explicit dans le plan de rdaction. Dressez ce plan dtaill avant de commencer
crire. Ainsi, l'on vite de se perdre dans un surplus d'ides pendant la rdaction.
Un formalisme strict
La lettre d'affaires rpond des conventions bien prcises et une normalisation dtermine. Ainsi, elle
est constitue d'un certain nombre d'lments obligatoires et la faon dont ceux-ci se disposent sur la
page est galement prdtermine. Chaque pays a sa propre norme respecter, La norme NBN Z 01-002
(2002) a t tablie par l'Institut Belge de Normalisation. Cette norme est valable partout en Belgique et
pour n'importe quelle langue.
Comme tout texte bien structur, le contenu d'une lettre comprend imprativement trois parties :
introduction, dveloppement et fin. Chacune de ces parties contient des structures linguistiques figes
qui peuvent facilement s'apprendre (les formules de base), que nous verrons plus tard.

21
LA NORME BELGE NBN Z 01-002
La norme NBN Z 01-002 (2002) a t tablie par l'Institut Belge de Normalisation. Cette norme est
valable partout en Belgique et pour n'importe quelle langue.
Le format et la mise en page
Les lettres d'affaires sont ralises sur du papier de format A4.
Une lettre d'affaires compte en gnral une page et excde rarement les deux pages. Seulement la
premire page contient l'en-tte pr-imprim. Pour marquer qu'une lettre comprend plusieurs pages, le
rdacteur peut inclure trois points dans le coin droit en bas de la page. Le numro de la page peut
galement tre marqu sur la ligne des rfrences.
Le texte est align gauche ou justifi. L'ensemble du texte commence la marge gauche. Nous verrons
qu'il existe toutefois d'autres dispositions acceptes.
L'interligne simple est de rigueur.
Les marges
La norme belge fixe les marges minimales 20 mm gauche et 10 mm droite ; 13 mm au bas de la
page et 5 mm en haut de la page. De prfrence, nous utiliserons 33 mm gauche et 20 mm droite ;
20 mm au bas de la page et 20 mm en haut de la page.

Les rubriques
Chaque lettre d'affaires qui suit la norme NBN Z 01-002 contient diffrentes rubriques obligatoires:
En-tte
Suscription (ou adressage)
Rfrences et date
Objet
La vedette (ou l'appellation)
Corps (incl. formule de politesse)
Souscription (ou signature)
Pices jointes
Copies
Marges
Minimales

Marges de
prfrence
20 10
13
5
33 20
20
20

22

23

Exercice
Recherche et imprime d'internet minimum 5 modles de lettres reprenant les diffrentes rubriques
d'une lettre d'affaire. Mets en vidence les diffrentes rubriques en les encadrant et nomme-les.

24
EN-TTE

L'en-tte peut tre pr-imprim. Il comprend les coordonnes de l'expditeur:
la raison sociale ou la dnomination ;
la forme juridique (S.A., S.P.R.L.(U.), S.N.C.) ;
l'adresse gographique du sige social et d'ventuelles filiales ou succursales (voir la
suscription pour des informations sur comment prsenter formellement l'adresse
gographique) ;
l'adresse postale (bote postale, poste restante, par exemple) du sige social et d'ventuelles
filiales ou succursales.

Une entreprise peut galement dcider d'inclure une ou plusieurs des informations suivantes :
le numro de tlcopie ;
le numro de tlphone ;
le lieu et le numro d'inscription au Registre du Commerce (R.C.) ;
l'adresse courriel ;
la branche ou le genre d'activit ;
le numro d'inscription la T.V.A ;
le numro du compte courant postal (C.C.P.) ;
un/les numro(s) des comptes bancaires ;
l'anne de fondation ;
l'adresse-internet ;
les heures d'ouverture.

Exercice
Dans un document Word que tu nommeras "En-tte Nom Prnom Classe" contenant trois pages.
Choisis deux entreprises sur internet pour trouver leur coordonnes et logos et cre dans Word leur en-
tte possible de lettre. Invente librement l'en-tte d'une troisime entreprise imaginaire, sois cratif!
Imprime et classe tes rsultats dans ton cours.

25
SUSCRIPTION

La suscription ou adressage est crite sur 7 lignes au maximum. Si vous utilisez des enveloppes
fentre, crivez l'adresse 59 mm de la marge suprieure et 33 mm du bord de gauche. Si une des
informations n'est pas disponible, la ligne est omise. La suscription s'crit le plus que possible dans la
langue de la commune du destinataire.
Par avion
Monsieur Charles Rossi
Direttore delle vendite
S.A.R.L. Ma Maison
via Roma 54
IT-4567 ROMA
ITALIE

On trouvera dans l'ordre:
1. Mentions spcifiques Recommand
2. Monsieur / Madame / Mademoiselle Prnom Nom Monsieur Jean Coste
3. Fonction / Dpartement Conseiller - Service Clientle
4. Nom de l'organisation Eurocom sa
5. rue / boulevard / avenue Nom numro (et numro bote) rue Royale 3 bote 5
6. code postal et LOCALIT 5000 NAMUR
7. PAYS (si tranger)

1. Mentions spcifiques (ou Acheminement)
Les mentions spcifiques ou acheminement se mettent sur la premire ligne et commencent par une
lettre majuscule. Exemples: Imprims, Par express, Personnel, Par avion, Recommand, Confidentiel
2. Destinataire
Le destinataire comprend trois mentions dans l'ordre:
- le titre de la personne (Madame, Monsieur) ou appellation en toutes lettres;
- le prnom ou les initiales du destinataire;
- le patronyme du destinataire. Ce nom peut tre entirement en majuscules si confusion
possible avec le prnom.
Exemples
Monsieur Annick Roche; Monsieur Lon ROLAND; Madame Eric LEON
Si vous ignorez si le destinataire est un homme ou une femme, crivez Madame/Monsieur dans
la suscription.
En principe, ni les titres de civilit ni les prnoms ne sont abrgs.
Pour les clientes clibataires de plus de 18 ans, mettez Madame. Si elles en dcident autrement,
mettez Mademoiselle.
Pour une personne mineure, vous pouvez mettre seulement le prnom et le nom.
L'expression "A l'attention de" n'est plus d'usage.
3. Fonction et/ou Dpartement
Ces mentions s'crivent avec une majuscule dans la langue officielle de la localit du destinataire. Elles
peuvent s'crire en deux lignes si ncessaire.

26
4. Socit ou Organisation
Il est d'usage d'adopter la prsentation habituellement utilise par la socit ou l'organisation.
Exemples
Entreprise Louis Dewaele; S.A. Coca-Cola Services
5. Rue, numro et bote
Le nom de rue, le numro de rue et le numro de bote figurent sur la mme ligne d'criture. On ne met
plus de virgule entre le nom de la rue et le numro. Le nom de rue prcde le numro de rue. Un
numro de bote postale peut remplacer le nom et numro de rue.
Les mots "Rue, Boulevard, Avenue" peuvent prendre une majuscule, mais pas obligatoirement.
Exemples
rue du pommier 86 bote 2
avenue des combattants 456
Boulevard mile Jacqmain 1234
6. Code postal et localit
Le code postal prcde toujours le nom de la localit qui s'crit en lettres majuscules, dans la langue de
la commune du destinataire. Un espace spare ces deux mentions. Les codes postaux trangers
l'intrieur de l'Europe sont prcds du code ISO du pays spar par un trait d'union.
Exemples
1348 LOUVAIN LA NEUVE
3000 LEUVEN
FR-75008 PARIS
7. Pays
Dans les lettres adresses l'tranger, le pays du destinataire est inscrit en lettres majuscules en
franais, et donc pas dans la langue du pays de destination.
Exercices
1. Choisis trois entreprises belges et deux trangres europenne sur internet pour trouver leur
coordonnes et cre dans Word la suscription correspondante. Imprime et classe tes rsultats.
2. Dtecte les erreurs dans les adresses ci-dessous
par avion
Monsieur Grard Blanc
Directeur des achats
Coca-Cola Belgium sa
chausse de Mons 1424
1470 BRUXELLES
Recommand
Monsieur Jean LOUIS
Directeur des ventes
Coca-Cola France sa
chausse de Lyon 1424
75000 PARIS
FRANCE
Par avion
Monsieur Nicolas Sarko
Entreprise Valens
Directeur
chausse de Mons 142
7000 MONS
Confidentiel
Madame Jeanne Louise
Assistante de direction
Banque Paribas
avenue des tulipes 23
FR-75000 PARIS
FRANCE
Confidentiel
Madame Jeanne Culot
Directrice Marketing
Eurocom sprl
avenue des acacias 234
FR-75000 PARIS
France
Imprim
Monsieur Alain Truth
Comptabilit
Ets Devroye
12 rue des pommiers
1470 BRUXELLES
Urgent
Monsieur Jean Bon
Grant
Boucherie "Alain"
rue des pommiers 12
1490 Court St Etienne
Monsieur E. Gullot
rue des coles 23
1300 WAVRE

27
LES RFRENCES

La norme prvoit une ligne sur laquelle vous marquez (si ncessaire) dans l'ordre suivant :

1. "Votre lettre du", plac contre la marge de gauche ( 33mm du bord de gauche),
2. "Vos rfrences" ou "V/R" ou encore "Vos rf.", plac marge de 33mm+45mm,
3. "Nos rfrences" ou "N/R" ou encore "Nos rf.", plac marge de 33mm+85mm,
4. Lieu et Date, plac marge de 33mm + 125mm.
Votre lettre du Vos rfrences Nos rfrences Bruxelles
2010-09-30 CG/mg/34 EB/ml/453 2010-11-30

La ligne de rfrence se place 102mm du bord suprieur de la page. Les 4 rubriques sont compltes
directement la ligne suivante sans interligne.
Les rfrences sont composes des initiales du (des) rdacteur(s) (souvent en majuscules) et de la/du
secrtaire (souvent en minuscules) suivi d'un numro d'ordre, spars par une barre oblique inverse.
La date est indique de la faon suivante: l'anne - le mois en deux chiffres - le jour en deux chiffres.
Exemple: 2003 - 05 12.

Une seconde ligne de rfrence est admise contenant des informations additionnelles sur votre
gestionnaire de dossier. Elle est spare par un interligne de la premire ligne de rfrence.
Votre interlocuteur n de tlphone n de fax email
Michel Blanc 02 453 34 98 02 453 34 99 michel.blanc@me.be

Pour la/les feuilles de suite, la norme prvoit une ligne sur laquelle vous marquez dans l'ordre
suivant :
1. destinataire ;
2. Nos rfrences;
3. date;
4. page n.
Destinataire Nos rfrences date page n
Annick Roche EB/ml/453 2010-11-30 2/3

Grce la ligne des rfrences, les attaques classiques sont devenues superflues :
Nous avons bien reu votre lettre du 30 septembre 2004, qui a retenu notre meilleure
attention...
Nous vous remercions pour votre lettre du 30 septembre 2004
Suite votre lettre du 29 septembre 2004, nous vous confirmons
Au-dessous de la ligne des rfrences, un interligne est insr.
Exercices
1. Sur base des trois entreprises belges choisies dans l'exercice prcdent, ajoutes-y une ligne de
rfrence pour les deux premires et une seconde ligne de rfrence pour la troisime. Imprime
et classe tes rsultats.

28
OBJET

Sous la rubrique objet, le rdacteur annonce le motif du courrier. L'objet est plac au-dessous des
rfrences, en italiques, soulign ou en gras (sans tre prcd de la mention objet).
La mention "objet" ou "concerne" ne figure jamais, mais peut tre mis en vidence (italique, gras,
soulign).
Au-dessous de la ligne de l'objet, deux interlignes sont insrs.

29
LA VEDETTE (OU L' APPELLATION)

Voici les appellations les plus courantes :
Possibilit Utilisation
Monsieur Le destinataire est un homme.
Madame Le destinataire est une femme.
Madame
Monsieur
Votre destinataire est une organisation dans laquelle vous n'avez pas d'interlocuteur ou
d'interlocutrice.
Messieurs
Le destinataire est une entreprise, une administration. Vous n'avez pas de donnes
prcises sur votre correspondant. Messieurs est lgrement plus formel que Madame,
Monsieur et de moins en moins utilis.
Remarques
L'appellation commence par une majuscule et n'est pas suivie de ponctuation.
Dans la lettre d'affaires, l'appellation ne comprend pas de qualificatif, comme cher par
exemple. L'adjectif cher, chre est rserv la correspondance prive, lorsque l'on connat
bien et personnellement le destinataire.
Dans certains cas, lorsque le destinataire a une fonction importante dans l'entreprise ou est le
suprieur de l'expditeur par exemple, l'on pourrait considrer de combiner l'appel avec le titre
mentionn dans la suscription : Monsieur le Directeur, Madame la Directrice (remarquez
l'emploi des majuscules). Or, ces cas sont rares.
Au-dessous de la ligne de la vedette un interligne est insr.

30
CORPS

Comme tout texte bien structur, le corps de la lettre contient une introduction, un dveloppement et
une conclusion. La lettre se terminera sur une formule finale de politesse. Il convient de sparer la
formule de politesse du reste du texte. Si la formule de politesse n'est pas une phrase, elle peut tre
suivie d'une virgule.
Essayez de limiter le nombre d'ides que vous faites apparatre dans un paragraphe : une ide ou deux
au maximum suffit largement. Un paragraphe ne devrait pas excder les 6 lignes. Une telle structure
renforce la clart.
Les lettres professionnelles s'crivent en gnral avec un interligne simple. Entre les paragraphes, on
laisse chaque fois un interligne.
Quelques exemples de formules de politesse:
Veuillez agrer,

Je vous prie d'agrer,
Madame, Monsieur,

Monsieur le Directeur,

Madame Rolland,

mes sentiments distingus.

l'expression de mes sentiments distingus.

l'expression de mes sentiments respectueux.
(directeur)

Veuillez croire,

Je vous prie de croire,
Madame, Monsieur,

Monsieur le Directeur,

Madame Rolland,

l'expression de mes sentiments distingus.

en l'assurance de mes sentiments les
meilleurs.

en l'expression de mes sentiments distingus.

31
SOUSCRIPTION (OU SIGNATURE)

En dessous de la formule finale de politesse, le rdacteur prvoira peu prs 6 interlignes pour la
signature. La signature se compose de deux ou de trois parties, disposes l'une au-dessous de l'autre :
1. la signature;
2. le prnom et le nom (si ncessaire en majuscules pour faire la diffrence avec le prnom) du
signataire en toutes lettres (si le prnom ne laisse pas prsupposer s'il s'agit d'un homme ou
d'une femme, vous pouvez galement faire mention de Monsieur, Madame) ;
3. la qualit du signataire ou le dpartement par exemple.
Attention
Avec deux signataires, le suprieur signe droite.
Le nom du signataire peut tre prcd des abrviations suivantes :
o p.o. : par ordre
o p.pon : par procuration
o p.i. : par intrim

32
PICES JOINTES

Le nombre (mme s'il n'y en a qu'un seul) et la dsignation correcte (brochure, catalogue, contrat,
etc.) des annexes figure au-dessous de la signature, deux interlignes au-dessous de la signature.
Les annexes sont prcdes de la mention Annexe :, parfois abrg en Ann. :.
Parfois l'on les mentionne sous la mention Pices jointes :, ventuellement abrge en P.J. :.
P.J. : 1 catalogue

Vous pouvez galement mentionner les pices jointes sur la ligne des rfrences, entre "Nos
rfrences" et "Localit".
Votre lettre du Vos rfrences Nos rfrences Pice(s) jointe(s) Bruxelles
2010-09-30 CG/mg/34 EB/ml/453 1 catalogue 2010-11-30

33
COPIES

Tout fait au bas de la lettre, le rdacteur mentionne les personnes qui ont reu une copie de la lettre.
Ces noms sont prcds de la mention : Copie : ou c.c. :. Vous pouvez organiser les noms de faon
hirarchique ou alphabtique.
Si un envoi contient des pices jointes et fait mention de copies, laissez un interligne entre les deux
rubriques.

34
DISPOSITION DES TEXTES
5

Nous venons de voir les diffrentes rubriques de la lettre d'affaires selon la norme NBN Z 01-002.
Voyons prsent comment les disposer. Selon cette norme, l'ensemble du texte est align sur la gauche,
on la nomme la disposition normalise. Nous verrons toutefois qu'il existe d'autres dispositions
acceptes.
Nous considrons que ces diverses lettres seront imprimes sur papier en-tte. Si toutefois, ce n'tait
pas le cas, vous devrez prciser l'expditeur, ce que vous ferez gnralement en en-tte.

5
Cours de Dominique MEGANCK - www.wmaker.net/CRPBW/meganck

35
LA DISPOSITION NORMALISE

La "disposition normalise" se prsente sur papier en-tte. Elle a la forme d'un formulaire remplir.
Cette disposition est gnralement utilise par les administrations et par les organismes officiels.
Elle se distingue des autres dispositions:
toutes les mentions de la zone d'identification sont places sur une seule ligne;
une rubrique utile apparat: "Votre lettre du";
les rubriques des rfrences s'crivent en entier et au pluriel;
la rubrique "Localit" peut tre remplace par "Le". La date est prsente dans un format
alphanumrique ou numrique;
il est possible d'insrer la mention "Annexe" dans la zone de renseignements;
l'objet (plac 10 cm) ne sera pas prcd de "objet" ou "concerne", il sera mis en gras.

Coordonnes de l'expditeur places en en-tte,
souvent places dans le coin suprieur gauche
>
>
>
>
>
>
Monsieur Jacques HENRI
Avenue des Lilas 22
1040 BRUXELLES
>
>
>
>
>
Votre lettre du
02/09/2009
Vos rfrences Nos rfrences
NP/BH/44
Annexe(s)
2
Bruxelles
28 mai 2010
>
Les photocopieurs <Perfect>
>
>
Cher client,
>
Nous vous remercions de l'attention que vous portez notre matriel.
>
Pour rpondre votre attente, nous vous envoyons, sous ce pli, une documentation relative aux
photocopieurs qui seraient susceptibles de vous intresser.
>
Nos services commerciaux et nos agents techniques se tiennent votre entire disposition pour vous
fournir tout renseignement complmentaire.
>
Nous vous prions d'agrer, cher client, nos meilleures salutations.
>
>
>
>
>
>
Bertrand Henri Votre Nom
Directeur adjoint Directeur
>
>
Copie : Madame Durand
>

36
LA DISPOSITION BLOC LA MARGE

Tout le texte est align sur la marge de gauche dans la disposition bloc la marge . La ligne de
rfrence et la rubrique "votre lettre du" disparaissent. La localit et la date se place environ au 6
interligne ou 2,5cm du bord suprieur et se place contre la marge de gauche.

>
>
>
>
>
>
Bruxelles, le ...
>
>
>
>
>
sa Ventout
Avenue des Lilas 22
1040 BRUXELLES
>
>
>
>
>
Vos rfrences: ..
Nos rfrences: VN/PN/45678
>
>
>
>
>
>
Monsieur,
>
>
>
>
Nous vous prions d'agrer, Monsieur, nos meilleures salutations.
>
>
>
>
>
>
Votre Nom,
Administrateur
>
>
Pices jointes: 2 prospectus
>

37
LA DISPOSITION BLOC LA DATE , STYLE FRANAIS

Dans la disposition Bloc la date , la date est place un peu plus de la de la largeur de la page
(entre 8,5 et 11 cm du bord gauche), la suscription et la souscription sont alignes sur la date. Placez un
taquet de tabulation gauche ou effectuez un retrait gauche pour obtenir cet alignement. Dans la
disposition de style franais, chaque paragraphe du corps de la lettre commence par un alina (de 2,5
cm).
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Bruxelles, le...
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Avenue des Lilas 22
1040 BRUXELLES
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Vos rfrences:
Nos rfrences:
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Monsieur,
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Nos services commerciaux et nos agents techniques se tiennent votre entire disposition pour
vous fournir tout renseignement complmentaire.
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Votre Nom,
Administrateur
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LA DISPOSITION BLOC LA DATE , STYLE AMRICAIN

Dans la disposition Bloc la date , la date est place un peu plus de la de la largeur de la page
(entre 8,5 et 11 cm du bord gauche), la suscription et la souscription sont alignes sur la date. Placez un
taquet de tabulation gauche ou effectuez un retrait gauche pour obtenir cet alignement. Dans la
disposition de style amricain, chaque paragraphe du corps de la lettre est align sur la marge de
gauche.
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Bruxelles, le...
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Avenue des Lilas 22
1040 BRUXELLES
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Vos rfrences:
Nos rfrences:
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Monsieur,
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Votre Nom,
Administrateur
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RAPPEL: STYLE AMRICAIN ET STYLE FRANAIS

Style amricain
Le style amricain est privilgi pour prsenter les rapports, les comptes rendus, les textes
commerciaux, juridiques et administratifs. Il est recommand ds que le texte contient plusieurs
niveaux de titres, des numrations, etc. Particularits:

Les titres (qui ne prennent pas de point!) sont aligns contre la marge de gauche. Le titre peut tre
centr uniquement s'il est encadr. Ils sont suivis par deux interlignes. Le titre peut tre mis en
vidence par l'utilisation de capitales accentues, par une police de 2pt suprieure celle du texte,
par une couleur ou une police diffrente. Pas de soulignement.
Le sous-titre est spar du titre par un interligne.

Les paragraphes de texte sont aligns gauche et justifis. Ils sont espacs par un interligne simple.

Les sources ou les rfrences sont situes deux interlignes du texte et sont alignes droite.

Les numrations se placent contre la marge de gauche.
Pour les numrations courtes, les propositions se terminent par une virgule, l'exception de la
dernire qui se termine par un point.
Pour les numrations longues, les propositions se terminent par un point-virgule l'exception de la
dernire qui se termine par un point. Elles seront espaces de la valeur d'un interligne.

Style Franais
Ce style convient si le texte ne prsente pas de mise en vidence particulire. C'est un style plus raffin,
mettant en exergue l'aspect culturel.

Les titres (qui ne prennent pas de point!) sont centrs. Le titre peut tre mis en vidence par
l'utilisation de capitales accentues, par une police de 2pt suprieure celle du texte, par une
couleur ou une police diffrente, mais restera plus "classique" dans le style franais. Pas de
soulignement.
Le sous-titre est spar du titre par un interligne.

Les paragraphes de texte sont prsents avec une entre d'alina (retrait de la premire ligne du
paragraphe) de 2,5 cm maximum et justifis. Ils sont espacs par un interligne simple.

Les sources ou les rfrences sont situes deux interlignes du texte et sont placs 10 cm de la
marge.

Les numrations se placent en retrait de 2,5 cm maximum.
Pour les numrations courtes, les propositions se terminent par une virgule, l'exception de la
dernire qui se termine par un point.
Pour les numrations longues, les propositions se terminent par un point-virgule l'exception de la
dernire qui se termine par un point. Elles seront espaces de la valeur d'un interligne.

40
EXERCICE 1 : IDENTIFIE LA DISPOSITION UTILISE DANS LES EXEMPLES
SUIVANTS. REPRE ET NOMME ENSUITE LES DIFFRENTES RUBRIQUES DE
LA LETTRE.

41

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49

50
EXERCICE 2: DISPOSITION DE LETTRES PROFESSIONNELLES

Disposer les textes suivants selon la disposition bloc la date, style franais et style amricain.

Dterminer vous-mme l'objet de la lettre. Effectuer la dcomposition en paragraphes. Indiquer
vos initiales pour "Nos rfrences". Indiquer la date et localit du jour.

51

52

Disposer les textes suivants selon la disposition normalise et la disposition bloc la marge.

Dterminer vous-mme l'objet de la lettre. Effectuer la dcomposition en paragraphes. Indiquer
vos initiales pour "Nos rfrences". Indiquer la date et localit du jour.

53

54

LETTRE POTTIER
a. Prsentez cette lettre en disposition bloc la marge
b. Crez votre propre en-tte et logo de votre entreprise
c. Sauvegardez sous Ex 1-Pottier

Expditeur: votre propre entreprise
Date du jour
Suscription: monsieur Yannick Pottier, rue Lelivre 20, 5000 Namur
Objet: dterminer
Souscription: Prnom NOM et votre fonction

Monsieur,
Par la prsente, je me permets de vous rappeler notre vnement qui se droulera au Domaine des
Grottes de Han le week-end de la Pentecte.
En effet, les 3, 4 et 5 juin prochain, l'Office des Produits Wallons organise "Les journes de la qualit des
produits wallons". Une fois de plus, je compte sur votre prsence pour rehausser cet vnement.
Je vous remercie de l'intrt que vous avez port nos manifestations du Centenaire.
Recevez, Monsieur, mes meilleures salutations

LETTRE DAVID
b. Crez en-tte et logo de l'entreprise cite ci-dessous
c. Sauvegardez sous Ex 2-David

Expditeur:Offitour, rue Emile Vandervelde 45
Date du jour: 4600 Vise, le
Suscription: monsieur Laurent DAVID, rue des Pommiers 25 4680 Oupeye
Objet: dterminer
Souscription: Charline CHRISTOPHE

Monsieur,
La fte des PRODUITS DU TERROIR qui devait avoir lieu Vis les 20 et 21 juillet, a t avance aux 6 et
7 juillet.
Je viens d'tre informe de ce changement et je m'empresse de vous communiquer cette modification.
Vous recevrez prochainement le programme complet de ces journes. Veuillez prendre note que la
participation aux diverses manifestations doit tre confirme avant le 31 mais.
J'espre avoir le plaisir de vous rencontrer lors de ces festivits gastronomiques et culturelles.
Je vous prie d'agrer, Monsieur, l'expression de mes meilleurs sentiments.

55

LETTRE RTBF
b. Placez les coordonnes de l'expditeur dans l'en-tte
c. Sauvegardez sous Ex 3-RTBF

Expditeur:Restotour, boulevard Devreux 5, 5000 Namur TEL 081/56.23.54 FAX 081/56.23.55
Date du jour
Suscription: RTBF, rue du Parc 27 4020 Lige
Objet: dterminer
Souscription: Jean-Christophe Devillers
Annexe: dterminer

Messieurs,
Par courrier spar, je me permets de vous prsenter une proposition d'mission ayant pour thme la
gastronomie envisage en tenant compte de l'anthropologie.//
Il s'agirait de crer une mission d'actualit sur la gastronomie qui reprendrait un certain nombre
d'informations concernant l'alimentation dans le monde europen francophone. Sans tre un magazine
du consommateur, cette squence pourrait mettre en vidence certaines traditions culinaires, mais
galement le savoir-faire des industriels et des artisans en la matire.//
A titre d'exemple, je vous fais parvenir deux enregistrements qui ont t raliss pour un public bien
dtermin.//
J'espre que cette proposition vous intressera. Je reste votre disposition pour tout renseignement
complmentaire.//
Je vous prie d'agrer, Messieurs, l'assurance de mes sentiments les meilleurs.

LETTRE IDEAL
b. Placez les coordonnes de l'expditeur dans l'en-tte
c. Sauvegardez sous Ex 4-Idal

Expditeur: Photocopieur 3000 rue de la Jonction, 5000 Namur
Date du jour
Nos rfrences: RB/IP Vos rfrences: AC/ME
Suscription: Idal sa, monsieur Ren Blaise, avenue du Loriot 22 4020 Lige
Objet: dterminer
Souscription: Anne Hebert directrice
Annexe: dterminer

Monsieur,
Nous vous remercions de l'attention que vous portez notre nouveau matriel.//
C'est avec plaisir que nous vous envoyons, en annexe, une documentation relative aux photocopieurs
qui vous conviendraient particulirement.//
Lorsque vous aurez examin les notices techniques, nous vous suggrons de prendre contact avec nos
services commerciaux qui se tiendront votre entire disposition pour vous fournir tout complment
d'information.//
Veuillez recevoir, Monsieur, nos meilleures salutations.

56

LETTRE DINOSAUR
a. Prsentez la lettre ci-dessous en bloc la date style franais
b. Crez en-tte et logo de l'entreprise cite ci-dessous
c. Sauvegardez sous Ex 5-Dinosaur'co

Expditeur: votre propre entreprise
Date du jour: 1400 Nivelles, le
Suscription: Monsieur Eric DUFRANE rue des templiers 35 7230 FRAMERIES
Nos rfrences: OP/RE 102 Vos rfrences: PM/lo
Objet: dterminer
Souscription: Alain QUINTART Directeur
Cher Membre,
Le 4 mars prochain, notre institut organise 18h45 une visite guide de l'exposition Dinosaur's & Co
suivie 20h d'une projection d'une heure de l'mission sur les dinosaures de la srie tlvise "Le
voyage infini".
Ce programme est trs intressant car beaucoup de squences sont prises dans les ateliers de la firme
Dinamation Int. Corp. qui a ralis les robots prsents dans l'exposition.
De plus, leurs conseillers scientifiques nous emmnent dans les grands gisements fossilifres
amricains. Le prix d'entre pour cette soire exceptionnelle est de 12 { verser sur le compte 000-
1257894-12 de l'INCS asbl, rue Vautier 31 1040 Bruxelles.
Le versement sert d'inscription cette manifestation pour autant que vous ayez bien mentionn comme
communication: DINOSAUR'S x personnes et un nom.
Les quatre-vingt premiers inscrits trouveront place sans problme. Si aucune place n'tait disponible,
vous en seriez avis et une autre soire serait, dans ce cas, organise.
Nous vous serions reconnaissants de ne pas nous tlphoner. Nous esprons vous y trouver nombreux.

LETTRE TRIANGLE
a) Prsentez la lettre ci-dessous en bloc la date style amricain
b) Placez les coordonnes de l'expditeur dans l'en-tte
c) Sauvegardez sous Ex 6-Triangle

Expditeur: JEAN DUMONT & FILS rue de Ouffet 45 4590 Ouffet
Suscription: Bureau d'architecture Triangle, rue de la Madeleine 1000 Bruxelles
Objet: dterminer
Pice(s) jointe(s): dterminer
Date du jour

Messieurs, / Vous avez vraisemblablement l'intention de visiter le salon Euroclima ... , qui s'ouvre au
Heysel le samedi 8 mai prochain. / A notre stand n 203 du grand palais, vous dcouvrirez le matriel
suivant:
- la gamme complte des humidificateurs,
- les adoucisseurs d'eau.
Nous vous invitons trs cordialement, le jeudi 13 16h30, aux exposs organiss la salle CINDOC du
salon. Soyez assurs de notre chaleureux accueil. / Sincrement vtre. / P.-Y. Halgen

57

Le schma ci-aprs te rappelle les principales tapes d'achat-vente entre un client et un fournisseur que
tu as tudi au cours d'conomie d'entreprise en 3anne.

Instructions de travail

Se rpartir par groupe de 4 personnes selon les consignes du professeur. Veiller bien vous
rpartir les tches au sein de votre groupe. Qui fait Quoi et Quand?
Temps de prparation: 2x50min
Sur base du schma rappel ci-aprs, construire un scnario entre diffrentes parties
conomiques (client, fournisseur, livreur, banque) et imagine un change de correspondances
commerciales de minimum 4 lettres.
a. Crer nom-logo-adresse des parties intervenantes
b. Inventer texte et formule de politesse
c. Utiliser min 1x chaque type de prsentation de lettre vue au cours
Les lettres doivent suffire elles-mmes pour la comprhension du scnario
Prsentation devant la classe de votre scnario et de vos lettres. Possibilit de projection de vos
lettres.
Temps de prsentation: 5min par groupe

58
Principales tapes

Entreprise
3. Conditions de Vente
Document descriptif qui regroupe les
informations relatives la vente (conditions
livraisons, remises, conditions de paiement,
pnalits, remboursement, tribunaux
Engagement chiffr de l'entreprise
de raliser une vente selon
certaines conditions
Entreprise
Document mis par l'entreprise
accompagnant la livraison des
marchandises. Il sera compar
par le client avec le bon de
commande.
Document mis par l'entreprise
indiquant au client les marchandises
fournies, le montant total payer,
les conditions de paiement.
CLIENT
FOURNISSEUR
2. Offre
5. Accus de
rception
1. Appel
d'offre
4. Bon de
commande
6. Bon de
Livraison
7. Facture
8. Paiement
Acheteur potentiel demande
diffrents offreurs de faire une
proposition commerciale chiffre en
rponse la formulation dtaille de
son besoin
Document crit confirmant la
commande et reprenant les
conditions de vente

59

LA SUITE DE LA LETTRE

Lorsqu'une lettre comprend plus d'une page, on peut toujours essayer de ramener sa lettre en une seule
page en rduisant la taille de caractre (tout en veillant conserver la lisibilit). Toutefois, si cela n'est
pas possible, il faudra alors utiliser une deuxime page en respectant les consignes suivantes:
- On n'isole pas la formule de politesse et la souscription sur la deuxime page. On veillera donc
couper le texte au moins avant l'avant-dernier paragraphe.
- On ne coupe pas au milieu d'un paragraphe.
- On ne coupe pas au milieu d'une phrase.

LA PREMIRE FEUILLE

Les mentions "copies" et "pices jointes" situs en dessous de la souscription restent toujours sur la
premire feuille.
Un symbole est plac en bas de premire feuille afin de signaler que le texte est interrompu. Le symbole
est reprsent par trois points conscutifs placs contre la marge de droite. L'usage autorise galement
le symbole ./.
Le symbole est situ entre le dernier paragraphe de la premire feuille et les mentions ventuelles
"copies" et pices jointes", spar en haut et en bas par minimum deux interlignes.

LA FEUILLE SUITE

La feuille suite comprend une zone d'identifation du document reprenant les lments importants de la
lettre. Ces lments permettent de reclasser une feuille gare. La disposition des lments dpendront
du style de la lettre.

60
BLOC LA MARGE
La feuille suite dans une disposition Bloc la marge reprendra les lments suivants:
- le numro de la suite ou de la page suivi de la date,
- la rfrence de la lettre,
- le nom et l'adresse du destinataire.
Ces lments sont situs entre 2,5 et 5 cm. La suite de la lettre peut dbuter 6 8 interlignes plus bas.
Voir EXEMPLE 1, ci-aprs.

61
BLOC LA DATE (FRANAIS OU AMRICAIN)
- le numro de suite,
- la date,
- la rubrique "Nos rfrences",
- le nom du correspondant et son adresse.
Ces lments sont situs entre 2,5 et 5 cm. La suite de la lettre peut dbuter 6 8 interlignes plus bas.

62
DISPOSITION NORMALISE
- "Destinataire", plac contre la marge de gauche ( 33mm du bord de gauche),
- "Vos rfrences" ou "V/R" ou encore "Vos rf.", plac marge de 33mm+45mm,
- "Localit" ou "N/R" ou encore "Nos rf.", plac marge de 33mm+85mm,
- "Page", plac marge de 33mm + 125mm.
Les lments sont donc positionns selon le format de ligne utilis pour la premire feuille.

63

EXERCICE 1

Parmi les lettres cres pour ton scnario commercial, choisis en deux et prolonge le texte afin d'obtenir
une lettre prsente sur deux pages.

64
LA NOTE DE SERVICE

La note de service a pour but de transmettre une information se rapportant l'activti de l'entreprise.
Elle est transmise par voir hirarchique descendante et elle s'adresse une ou plusieurs personnes,
un service ou l'ensemble du personnel. La note de service n'est pas envoye par la poste, c'est une
communication interne. Dans certains cas, elle est destine l'affichage. Alors, elle ne contient pas de
formule de politesse. Celle-ci n'est d'ailleurs jamais indispensable.
Les notes de service peuvent se faire galement par courrier lectronique.
La prsentation d'une note de service est comparable celle d'une lettre de style amricain. Le papier
en-tte est souvent utilis et si le texte est court, on peut le prsenter en double interligne.
Les formules classiques et faciles utiliser sont:
L'attention du personnel est attire sur
Le personnel tiendra compte de , ne manquera pas de
Les dispositions suivantes seront { appliquer { partir de
Zone de l'en-tte
Date (2,5 cm)
Le titre "Note de service"
ou"Note au personnel" suivie
de son ventuel numro
(10,5cm)
Corps du texte
Objet de la note
Souscription
Destinataire (5,5 cm)

HENDER
Rue de la Montagne 123 6000 CHARLEROI

Charleroi, le 2 mars 2008

lattention de lensemble du personnel du secrtariat

NOTE DE SERVICE N143
Ergonomie
Suite la visite dun dlgu de la Mdecine du travail, le guide "Comment travailler dans
de bonnes conditions" sera disposition du personnel au "Secrtariat gnral".

Il est important de lire attentivement le compte-rendu qui vous a t remis et de prendre
note des effets nfastes dune mauvaise ergonomie sur la sant.

Si vous rencontrez des problmes ou bien si vous dsirez simplement nous faire part de
vos suggestions, veuillez nous les signaler par retour du courrier.

Bien vous,

M. Martin

65
EXERCICE 1

- Prsentez la note de service ci-dessous
- Sauvegardez sous "NS1" dans le dossier "Note de Service"

En-tte:Bobois, 1000 Bruxelles, rue des Fleurs Jaunes 78
Note de service: n 45
Date: date du jour
Note pour le personnel
Objet: le pointage
L'attention des membres du personnel et attire sur la fait que chacun doit pointer lors du
commencement et de la fin de la journe de travail. Seuls sont exempts, les membres dont le contrat
d'emploi s'carte de cette rgle. Le pointage est un moyen de contrle de la dure du travail. La
personne qui na pas point ou qui constate une erreur lors du pointage avertira immdiatement son
chef direct. C'est ce dernier qui fixera le temps de travail prendre en considration. En cas d'oubli
rpt, le chef de service prviendra la direction qui se verra dans l'obligation d'appliquer les sanctions
prvues par l'article II des contrats. Nous esprons pouvoir compter sur la bonne volont de chacun
pour respecter au mieux ce principe d'organisation.
La direction

EXERCICE 2

- Prsentez la note de service ci-dessous
- Sauvegardez sous "NS2' dans le dossier "Note de Service"

En-tte:Grobois, 1030 Bruxelles, rue des Fleurs Rouges 89
Note de service: n 54
Date: date du jour
Note pour le personnel
Objet: visite mdicale

Il est port la connaissance de tout le personnel qu'une visite mdicale obligatoire et une radiographie
du thorax auront lieu le mardi 15 mars 2010, l'infirmerie de l'usine. Les membres qui ne dsirent pas
subir cette radioscopie dans notre tablissement sont pris d'apporter celle qu'ils feront effectuer
leurs frais, accompagne d'une attestation mdicale. Ces documents seront rentrs au secrtariat ou au
service mdical avant la date de l'examen. Nous formulons le dsir que chacun tienne compte de ces
instructions.
Le chef du personnel La direction

66
EXERCICE 3

- Crez une note de service: Vous travaillez au sein de l'entreprise "JoliCoeur". Vous devez rdiger une
note de service pour tout le personnel concernant le dner de fin d'anne (lieu, date, prix, boisson
comprise ou pas, thme, ...)

EXERCICE 4

- Crez une note de service: Vous travaillez au service comptabilit de l'entreprise "Cashallo sprl". Vous
demandez aux employs d'employer uniquement le papier brouillon pour leurs tests, leurs notes,... Cela
pour un souci d'cologie et aussi d'conomie.

67
LA NOTE INTERNE

La note interne a pour but de transmettre une information se rapportant l'activti de l'entreprise. Elle
est transmise par voir hirarchique ascendante. La communication par voie ascendante se fait selon le
modle d'une lettre commerciale l'exception de la suscription. Le nom du destinataire est prcd de
la prposition "". Le titre de la personne est mentionn. Le service de l'entreprise peut tre indiqu.
L'adresse n'est pas reprise s'il s'agit d'une communication interne circulant sur la mme implantation.
Les notes internes peuvent se faire galement par courrier lectronique.
EXERCICE 1

- Prsentez la note interne ci-dessous
- Sauvegardez sous "NI1" dans le dossier "Note de Service"
A Monsieur Blaise / Administrateur / Concerne l'achat d'un photocopieur
Monsieur l'Administrateur, / Veuillez trouver ci-joint l'offre de prix de la firme Minoza. / Je me permets
d'insister sur le fait qu'un photocopieur est absolument ncessaire pour pouvoir raliser la revue de
presse journalire et le suivi des commandes concernant la revue de presse des cadres (voir rapport ci-
joint). Certes, M. Michel peut utiliser le photocopieur installe au service informatique; mais ils'agit d'une
machine assez lente. Ne serait-il pas intressant de remplacer ce photocopieur par un appareil plus
perfectionn que celui dont nous pouvons disposer l'heure actuelle. / Je vous remercie de bien vouloir
porter votre attention sur ce point. / Je vous prie d'agrer, Monsieur l'Administrateur, l'expression de
mes sentiments dvous. / C. Dupuis / Attach de presse
EXERCICE 2

- Prsentez la note de service annonant l'achat du photocopieur demand ci-dessus.

68
TABLE DES MATIRES

CONTENU
Les crits professionnels .................................................................................................................................................................. 1
La communication crite .................................................................................................................................................................. 1
Les techniques de rdaction ...................................................................................................................................................... 2
Exercices Techniques de rdaction ........................................................................................................................................ 5
Exercice 1 ...................................................................................................................................................................................... 5
Exercice 2 ...................................................................................................................................................................................... 6
Exercice 3 ...................................................................................................................................................................................... 7
Exercice 4 ...................................................................................................................................................................................... 8
Exercice 5 ...................................................................................................................................................................................... 9
Exercice 6 ...................................................................................................................................................................................... 9
7 rgles pour nous simplifier l'orthographe ..................................................................................................................... 10
Rgle 1 .......................................................................................................................................................................................... 10
Rgle 2 .......................................................................................................................................................................................... 10
Rgle 3 .......................................................................................................................................................................................... 11
Rgle 4 .......................................................................................................................................................................................... 11
Rgle 5 .......................................................................................................................................................................................... 11
Rgle 6 .......................................................................................................................................................................................... 12
Rgle 7 .......................................................................................................................................................................................... 12
Typologie des documents professionnels............................................................................................................................... 13
Le Post-It ........................................................................................................................................................................................... 14
Le Mail ................................................................................................................................................................................................ 15
Le Fax ................................................................................................................................................................................................. 17
Le SMS ................................................................................................................................................................................................ 18
La lettre professionnelle ............................................................................................................................................................ 19
Introduction ............................................................................................................................................................................... 19
Caractristiques de la lettre d'affaires ........................................................................................................................... 19
La norme belge NBN Z 01-002 ........................................................................................................................................... 21
En-tte........................................................................................................................................................................................... 24
Suscription .................................................................................................................................................................................. 25
Les rfrences............................................................................................................................................................................ 27
Objet ............................................................................................................................................................................................... 28
La vedette (ou l'appellation) ............................................................................................................................................... 29
Corps .............................................................................................................................................................................................. 30
Souscription (ou signature) ................................................................................................................................................ 31
Pices jointes ............................................................................................................................................................................. 32

69
Copies ............................................................................................................................................................................................ 33
Disposition des textes ............................................................................................................................................................ 34
Rappel: Style amricain et style franais ....................................................................................................................... 39
Exercice 1 : Identifie la disposition utilise dans les exemples suivants. Repre et nomme ensuite les
diffrentes rubriques de la lettre. ..................................................................................................................................... 40
Exercice 2: Disposition de lettres professionnelles .................................................................................................. 50
La suite de la lettre ....................................................................................................................................................................... 59
La premire feuille .................................................................................................................................................................. 59
La feuille suite ........................................................................................................................................................................... 59
Exercice 1 .................................................................................................................................................................................... 63
La note de service ......................................................................................................................................................................... 64
Exercice 1 .................................................................................................................................................................................... 65
Exercice 2 .................................................................................................................................................................................... 65
Exercice 3 .................................................................................................................................................................................... 66
Exercice 4 .................................................................................................................................................................................... 66
La note interne ............................................................................................................................................................................... 67
Exercice 1 .................................................................................................................................................................................... 67
Exercice 2 .................................................................................................................................................................................... 67
Table des matires ....................................................................................................................................................................... 68

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