CAPTULO 16

COMITS, EQUIPOS Y TOMA GRUPAL DE DECISIONES

NATURALEZA DE COMITS Y GRUPOS
Debido a las variaciones en la autoridad asignada a los comits, se ha producido
una gran confusin en cuanto a su naturaleza.
PROCESOS GRUPALES EN LOS COMITS
Algunos estudiosos dicen que los grupos pasan por cuatro etapas:
1.- Formacin. Cuando los miembros se conocen.
2.- Confrontacin. Cuando los integrantes determinan el objetivo de la reunin y
surgen conflictos.
3.- Normatividad. Cuando todos se ponen de acuerdo sobre las normas y algunas
reglas de comportamiento.
4.- Desempeo. Cuando se dedican a una tarea.
Aunque estas caractersticas se encuentran en la mayora de los grupos, no
necesariamente tienen que seguir los pasos en secuencia.
FUNCIONES Y FORMALIDAD EN COMITS Y GRUPOS
Algunos comits y equipos realizan las funciones administrativas de planeacin,
organizacin, integracin de personal, direccin y control, pero otros no.
Un comit tiene funciones de lnea de staff, dependiendo de su autoridad. Si sta
implica tomar decisiones que ataen a sus subordinados, es un ejecutivo plural, es
decir, un comit de lnea que tambin desempea funciones administrativas como
el consejo de administracin. Si su relacin de autoridad con un superior es de
asesora, entonces es un comit de staff.
Los comits tambin son formales o informales. Si se establecen como parte de la
estructura de la organizacin, con deberes y autoridad delegados de manera
especfica, son formales. La mayora de los que son relativamente permanentes
entran en esta clase. Los que son informales se organizan sin una delegacin
especfica de autoridad, como cuando los convoca que quiere una reflexin de
grupo o una decisin comn sobre un problema en particular.
Los comits pueden ser relativamente permanentes o temporales. Se esperara
que los formales fueran ms permanentes que los informales, aunque no siempre
es as.
RAZONES PARA USAR COMITS Y GRUPOS
Las razones de su existencia son ms que un mero deseo de la participacin de
grupo. De hecho, se usan con frecuencia incluso en las organizaciones
autoritarias.
DELIBERACIONES Y JUICIOS DE GRUPO
Hay ocasiones en que con este mtodo se conoce mejor y ms pronto la opinin
del grupo, en trminos de tiempo, que cuando se recurre a las deliberaciones de
un comit.
TEMOR DE CONFERIR DEMASIADA AUTORIDAD A UN INDIVIDUO
Este reparo, especialmente notorio en el gobierno, se aprecia por ejemplo en los
redactores de las constituciones polticas de muchas naciones.
REPRESENTACIN DE GRUPOS DE INTERS
Los consejos directivos se integran tomando en cuenta los grupos de inters de la
compaa y quiz ms a menudo, segn los grupos de inters de sta.
COORDINACIN DE DEPARTAMENTOS, PLANES Y POLTICAS
En un comit, los individuos obtienen conocimientos de primera mano sobre los
proyectos y su propia funcin en la ejecucin de stos; adems tambin hacen
sugerencias para mejorarlos.
TRANSMISIN E INTERCAMBIO DE INFORMACIN
Los comits sirven para transmitir y compartir informacin. Los miembros de un
grupo afectados por un problema o proyecto se enteran simultneamente.
CONSOLIDACIN DE LA AUTORIDAD
Si el administrador de un departamento, sucursal o seccin ostenta nada ms una
parte de la autoridad necesaria para llevar a cabo un programa, se conoce como
autoridad dividida.
DESVENTAJAS Y MAL USO DE LOS COMITS
Desventajas: son costosos y son basados en un consenso mnimo en lugar de
tomar la mejor decisin, que se estanquen en la indecisin, dividan la
responsabilidad y lleven a situaciones en las que unas pocas personas impongan
su voluntad sobre la mayora.
OPERACIN EXITOSA DE COMITS Y GRUPOS
Los administradores pasan mucho tiempo en comits. Su uso se debe a la
creciente importancia que se la a la administracin y participacin de grupos en las
organizaciones los siguientes lineamientos son para tratar algunas desventajas de
los comits:
Autoridad: explica que sus miembros sepan si su responsabilidad es tomar
decisiones, hacer recomendaciones o deliberar.
Tamao: la complejidad de las interrelaciones aumenta considerablemente con el
tamao del grupo. Si este es demasiado grande, no habr suficientes
oportunidades de dialogo entre sus miembros.
Seleccin de miembros: deben seleccionarse con todo cuidado. Para que
prospere, sus integrantes deben ser representativos de los intereses que sirven.
Deben poseer la autoridad necesaria y ser capaces de trabajar bien en grupo.
TEMA PRINCIPAL A TRATAR
El trabajo del comit se debe limitar a la cuestin principal de tal modo que pueda
abordarse en una discusin de grupo temas se prestan a una accin del comit,
mientras que otros no.
Presidente: la seleccin del presidente es de gran importancia para que las
reuniones planeen la reunin, preparen el orden del da, entreguen de antemano a
los miembros los resultados de investigacin, formulen propuestas para discusin
o accin y dirijan bien la reunin compensando los inconvenientes e insuficientes
que puedan presentarse.
Minutas: la comunicacin eficaz de los comits requiere que circulen minutas y se
verifiquen las conclusiones.
Rentabilidad: un comit debe valer lo que cuesta, este se justifica nicamente si
los costos se compensan con beneficios tangibles e intangibles.
CONCEPTOS ADICIONALES DE LOS GRUPOS
Se define como grupo a dos o ms personas que actan de manera unificada e
interdependiente para alcanzar metas comunes, un grupo es ms que la reunin
de individuos, pues, a travs de sus interacciones, se crean nuevas fuerzas
nuevas propiedades que hay que estudiar e identificar por s mismas.
CARACTERISTICAS DE LOS GRUPOS
Los grupos tienen varias caractersticas. En primer lugar, sus miembros comparten
una o dos metas, como cuando su objetivo es desarrollar, manufacturar y
comercializar un nuevo artculo. Su segunda caracterstica es que exigen la
interaccin y comunicacin entre sus miembros, ya que es imposible coordinar sus
esfuerzos sin comunicacin. Tercero, sus miembros desempean funciones. En
cuarto lugar, los grupos forman parte de otro ms grande, como cuando el de
productos pertenece a una divisin que elabora muchos productos semejantes.
Hay otras caractersticas sociolgicas de los grupos que deben conocerse. Estos
estipulan normas referidas al comportamiento que se espera de sus miembros.
UN TIPO ESPECIAL DE GRUPO: EL GRUPO DE ENFOQUE.
Desde hace tiempo se forman grupos de enfoque en las investigaciones de
mercado. Las respuestas se analizan para determinar las impresiones de los
clientes o su satisfaccin con el producto o servicio.
Algunos elementos de los grupos de enfoque se han usado en diversos pases de
Europa. Los consumidores de Alemania participaron en foros de valor para
determinar las polticas energticas de largo plazo. La experiencia indico que 1) el
pblico puede contribuir a los foros de valor, 2) los participantes estuvieron
satisfechos con este procedimiento, y 3) los participantes mostraron mucho
entusiasmo para ayudar a resolver inconsistencias. Tambin se forman grupos de
enfoque para evaluar los aspectos administrativos de una organizacin.
FUNCIONES Y VENTAJAS DE LOS GRUPOS
Los grupos tienen muchas funciones. Tienen el poder de cambiar el
comportamiento, las actitudes y los valores, as como de disciplinar a sus
integrantes. Los grupos presionan a los disidentes para que acaten sus normas.
Adems, sirven para tomar decisiones en las negociaciones y los intercambios. De
este modo, los miembros con diversos antecedentes aportan diferentes
perspectivas al proceso de toma de decisiones.
Es difcil pensar que varias personas forman un equipo, si cada una se comunica a
solas con el jefe; trabajar en conjunto requiere una comunicacin abierta entre
todos los que participan. Las buenas relaciones entre los miembros tambin
repercuten en su motivacin. Por ejemplo, quienes participan de manera conjunta
en la fijacin de objetivos quedan comprometidos a alcanzar las metas que
establecieron. En sntesis, entender los grupos es importante para llevar a cabo
todas las funciones administrativas, en particular la de liderazgo. Los grupos son
un hecho de la vida organizada y no organizada. Es importante saber cmo
funcionan y usarlos de manera eficaz y eficiente en las situaciones que se presten
a su participacin.
EQUIPOS
Un equipo se puede definir como un grupo pequeo de personas con habilidades
complementarias que estn comprometidas con un propsito comn, establecen
unas metas de desempeo y se dirigen a un resultado del que son mutuamente
responsables.
FORMACION DE EQUIPOS
Sus miembros deben estar convencidos de que el objetivo que fijan vale la pena,
es significativo y es urgente. Sus integrantes tambin deben seleccionarse de
acuerdo con las habilidades necesarias para cumplir su propsito. Igualmente, los
equipos deben tener la combinacin correcta de habilidades; capacidades
funcionales o tcnicas, habilidades para la solucin de problemas y la toma de
decisiones y, desde luego, facilidad para las relaciones humanas.
EQUIPO DE AUTOGESTION
Las organizaciones han establecido equipos de autogestin, formados por
individuos que poseen las habilidades necesarias para llevar a cabo una tarea
relativamente completa. De este modo, el equipo tiene las facultades para
determinar que necesita hacerse, como se har, cuando deber completarse y
quien lo va a hacer.
En un ambiente de cambios acelerados, las compaas tienen que responder
rpidamente para provechar las oportunidades. A veces esto requiere una
administracin virtual, que es la capacidad de dirigir un equipo cuyos miembros
no estn en el mismo lugar, no le reportan al mismo jefe e incluso quiz no
trabajen en la misma organizacin. No estar en el mismo lugar y no rendirle
cuentas al mismo superior dificulta an ms la administracin de estos equipos.
CONFLICTOS DE COMITES, GRUPOS Y EQUIPOS.
A pesar de las muchas desventajas de los comits, grupos y equipos, siempre
surgen conflictos. En el anlisis de los primeros, sealamos sus desventajas;
estas tambin se aplican a los grupos y a los equipos. Las dificultades surgen
entre individuos, entre grupos y entre la organizacin y su ambiente, como, por
ejemplo, con otras organizaciones. Tambin hay oportunistas, que no aportan su
esfuerzo de forma equitativa pero comparten las recompensas del grupo.