GUIA PARA LA ELABORACION DEL PLAN DE EJECUCION DEL

PROYECTO (PEP) Y PROGRAMA (PEPg)

MACROPROCESO DE GESTIN DE PROYECTOS
DIRECCIN CORPORATIVA DE PROYECTOS
CODIGO
ECP-DPY-G-001
Elaborado
13/09/11
Versin:
5

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1. OBJETIVO

El objetivo de esta gua es establecer los lineamientos mnimos que se deben tener en cuenta para la
elaboracin del documento Plan de Ejecucin del Proyecto (PEP) y Plan de Ejecucin del Programa
(PEPg).


2. GLOSARIO

Beneficio: Es toda oportunidad que genera una ventaja para una organizacin (v.g. Incremento de la
rentabilidad, mejora en la operacin, crecimiento, etc.). Existen dos categoras de beneficios:

Beneficio Tangible: Es aquel que puede ser cuantificado fcilmente. Puede estar relacionado
directamente con objetivos financieros. v.g. incrementar en un 10% la rentabilidad del negocio.

Beneficio Intangible: Es aquel que no puede ser fcilmente cuantificado, pero que puede
contribuir de manera significativa con la realizacin de beneficios tangibles. V.g. un beneficio
intangible es la satisfaccin del cliente, o mejorar el clima laboral dentro de la organizacin.

Todo beneficio debe ser medible, especfico, realista y lograble en el tiempo en que un programa ser
desarrollado.

Caso de Negocio: Documento que compila la informacin requerida para demostrar el nivel de
factibilidad tcnica y econmica de una idea de negocio.

DSD: Documento Soporte de la Decisin.

PDRI: Project Definition Rate Index. Herramienta desarrollada por CII (Construction Industry Institute)
y utilizada dentro del Modelo de Maduracin y Gestin de Proyectos que permite establecer el grado de
definicin del alcance de un proyecto y su correlacin con posibles desviaciones en el cronograma,
presupuesto y numero de controles de cambio, aplica para las fases 2 y 3 del Modelo de Maduracin y
Gestin de Proyectos (MMGP).

Programa: es un grupo de proyectos relacionados, gerenciados de una manera coordinada para
obtener beneficios y control no disponibles a travs de una gestin individual. Todos los proyectos
dentro de un programa estn relacionados por una meta comn. Los programas pueden incluir
elementos de trabajo relativo fuera del alcance de los proyectos particulares que lo conforman. The
Standard for Program Management, PMI

Proyecto: Un esfuerzo temporal realizado para crear un nico producto, servicio o resultado.

PWBS: Program Work Breakdown Structure, es la estructura jerrquica de los componentes de un
programa, la estructura comunica desde la perspectiva de programa un entendimiento claro de los
objetivos tcnicos y productos o servicios finales, el resultado del trabajo a ser realizado.

WBS: Work Breakdown Structure, es la estructura jerrquica de los componentes de un proyecto, que
est asociada a los niveles de programacin. Define el alcance total del proyecto, subdivide el trabajo
necesario para desarrollar los diferentes entregables en porciones ms pequeas y fciles de manejar,
donde cada nivel descendente es un paquete de trabajo con una definicin ms detallada que puede
programarse, supervisarse, controlarse y estimar sus costos.


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3. CONDICIONES GENERALES

La elaboracin del documento PEP o PEPg es iterativa y su elaboracin es gradual a lo largo del ciclo de
vida del proyecto o programa. La elaboracin gradual implica mejorar y detallar constantemente el
plan, a medida que se cuenta con informacin ms detallada y especfica, y con estimados ms
precisos. La elaboracin gradual permite al equipo de direccin del proyecto dirigir el proyecto con un
mayor nivel de detalle a medida que ste avanza; el documento PEP, inicia su elaboracin en fase 2,
termina su definicin en Fase 3 y finalmente debe ser actualizado en Fase 4 cuando se presenten
cambios en el entorno interno o externo de la empresa que afecten el proyecto.

A continuacin se describe un esquema del CONTENIDO de un plan de ejecucin del proyecto o
programa:
3.1 DATOS BSICOS DEL PROYECTO / PROGRAMA (PEP PEPg)

3.1.a GLOSARIO

Se debe realizar un listado breve de las siglas y trminos que harn parte del documento y su
significado.

3.1.b OBJETIVO DEL PROYECTO / PROGRAMA

Se debe describir el propsito u objetivo general del proyecto o programa, el cual debe ser concreto,
medible, verificable, alcanzable y que pueda ser expresado en tareas.

3.1.c COSTO Y FECHAS

Se deben presentar los siguientes datos bsicos del proyecto o programa:


TEM VALOR / DATO
Estimado total de costos
Fecha estimada de inicio de la ejecucin
Tiempo estimado de ejecucin
Fecha estimada de entrega a operaciones cliente


Para el Estimado total de costos se debe especificar la moneda y la clase de estimado segn la AACE
(The Association of the Advancement of Cost Engineering).






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Hitos Relevantes

DESCRIPCION FECHA
Hito 1
Hito 2
Hito n

Los hitos relevantes y los costos deben corresponder a los registrados en la herramienta corporativa, al
momento de elaboracin de esta gua es Project Web Server, en su lnea base de tiempo y costo
respectivamente. (Consultar la Gua para la Estructuracin de Hitos de Proyectos y Programas ECP-
DPY-G-037)
3.2 PLAN DE GOBERNABILIDAD (PEPg)

Este plan tiene como objetivo describir cmo ser estructurado el esquema de gobierno para controlar
y monitorear el programa y sus proyectos soportando la toma de decisin de todos los niveles
involucrados. El plan debe describir todas las herramientas y documentos que sern utilizados para el
proceso de control.

Para su desarrollo se debe remitir al siguiente documento:

GUA PARA EL DESARROLLO DEL PLAN DE GOBERNABILIDAD PARA PROGRAMAS
3.3 PLAN DE GESTIN DEL ALCANCE (PEP)

El plan de gestin del alcance define los mtodos, herramientas y las fuentes de datos que deben
utilizarse para llevar a cabo la gestin del alcance del proyecto en general y en cada una de sus fases.

El plan debe definir el equipo de trabajo requerido para desarrollar la gestin del alcance,
determinando sus roles y responsabilidades, las etapas de sta gestin y cuando se ejecutarn, los
formatos e informes que se utilizarn para registrar y analizar los resultados de la gestin del alcance,
igualmente se debe documentar cmo, cundo y quin realizar las actividades de monitoreo y control
durante la gestin del alcance, en las cuales se revisarn los resultados, el cumplimiento de las
actividades planeadas en cada etapa, que se incluye y que no se incluye en el proyecto.

El plan de gestin del alcance debe incluir sin limitarse a:
Requisitos del proyecto
o Requisitos tcnicos
o Requisitos de calidad
o Requisitos de seguridad
o Requisitos de desempeo
o Requisitos y/o impactos sobre otras reas de la organizacin
o Restricciones del proyecto
Informe Caso de Negocio Actualizado
o Alcance del proyecto
o Objetivo del proyecto
WBS del proyecto

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Diccionario de la WBS
Plan para verificar y controlar el alcance
o Control de cambios

Para su desarrollo se debe remitir a los siguientes documentos:

ECP-DPY-M-003 MANUAL DE INGENIERA DE COSTOS PARA PROYECTOS DE INVERSIN
ECP-DPY-P-003 PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE CAMBIOS EN PROYECTOS
ECP-DPY-G-011 - GUA DE FILOSOFA DE CONFIABILIDAD, MANTENIMIENTO, OPERACIN Y
CONTROL
3.4 PLAN DE GESTIN DE BENEFICIOS (PEPg)

Este plan tiene como objetivo describir cmo ser estructurado y direccionado el proceso de
gerenciamiento de los beneficios del programa durante todo su ciclo de vida.

El plan debe definir el equipo de trabajo requerido para desarrollar la gestin de beneficios,
determinando sus roles y responsabilidades, igualmente se debe documentar cmo, cundo y quin
realizar la valoracin de los beneficios del programa, identificacin de interdependencias de los
beneficios entre proyectos, alineacin con los objetivos estratgicos de la Organizacin, calendarizacin
de la entrega de beneficios y sus responsables, formatos e informes que se utilizarn para registrar y
analizar los resultados de la gestin de beneficios. Este plan ayuda a determinar cmo se alcanzarn
los beneficios durante el desarrollo del programa y provee la lnea base para monitorear y controlar el
progreso y cumplimiento de los beneficios del programa.

Para su desarrollo se debe remitir al siguiente documento:

GUA PARA LA IDENTIFICACIN Y ELABORACIN PLAN DE GESTION DE BENEFICIOS PARA
PROGRAMAS
3.5 PLAN DE GESTIN DE COSTOS Y CRONOGRAMA (PEP PEPg)

El plan de gestin de costos y cronograma determina el formato y establece los criterios necesarios
para planificar, estructurar, estimar, presupuestar y controlar los costos y el cronograma del proyecto o
programa. El plan de gestin de costos y cronograma debe establecer, entre otros aspectos, lo
siguiente: unidades de medida, enlaces con los procedimientos de la organizacin, umbrales de control,
reglas para la medicin del desempeo, formatos de informes.

Para su desarrollo se debe remitir a los siguientes documentos:

ECP-DPY-M-003 MANUAL DE INGENIERA DE COSTOS EN PROYECTOS DE INVERSIN

3.6 PLAN DE GESTIN DE CALIDAD (PEP PEPg)

En el Plan de Gestin de Calidad del Proyecto o Programa se deben establecer los mecanismos y
responsabilidades para el aseguramiento, control y seguimiento que realizar ECP. Para su desarrollo
se deben identificar las actividades crticas a controlar, los criterios de aceptacin, las frecuencias de
medicin, el responsable y la forma como se va a evidenciar el control.


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3.7 PLAN DE GESTIN DE RECURSOS HUMANOS (PEP PEPg)

En el plan de recursos humanos se identifican y documentan los roles dentro de un proyecto o
programa, las responsabilidades, habilidades requeridas y las relaciones de comunicacin, igualmente
se especifica el plan para la direccin del personal, as como su disponibilidad y necesidad en el tiempo
(cronograma de recursos). Tambin puede incluir la identificacin de necesidades de capacitacin, las
estrategias para fomentar el espritu de equipo, los planes de reconocimiento y los programas de
recompensas, las consideraciones en torno al cumplimiento, los asuntos relacionados con la seguridad
y el impacto del plan para la direccin del personal a nivel de la organizacin.

Para su desarrollo se debe remitir al siguiente documento:

MANUAL PARA LA CONFORMACIN DE EQUIPOS DE PROYECTOS EN ECOPETROL S.A.
3.8 PLAN DE GESTIN DE COMUNICACIONES (PEP PEPg)

El propsito principal del plan de gestin de comunicaciones es garantizar que el flujo de informacin
fortalezca las dinmicas internas y externas dentro de cada uno de los programas y proyectos de
Ecopetrol S.A. Esto se logra a travs de acciones de comunicacin aplicadas en cada una de las fases
del modelo de maduracin de programas y proyectos para generar credibilidad, confianza y eficiencia.

Para su desarrollo se debe remitir al siguiente documento:

ECP-DPY-G-004 - GUIA PARA LA ELABORACIN DEL PLAN DE GESTION DE COMUNICACIONES
DE PROGRAMAS Y PROYECTOS
3.9 PLAN DE GESTIN DE INTERFASES (PEPg)

El Plan de Gestin de Interfases, debe definir la manera como se estructurar y realizar la gestin de
interfases entre las partes interesadas del programa definiendo la metodologa, herramientas, roles y
responsabilidades para facilitar acuerdos e identificacin de interfases criticas con un potencial de
impacto en los costos o la programacin.

Este plan debe definir cules son las variables que se deben monitorear y controlar para que los
objetivos del programa no se vean impactados por la interdependencia que existe entre los proyectos
componentes.

Para su desarrollo se debe remitir al siguiente documento:

GUIA PARA LA IDENTIFICACIN Y GESTIN DE INTERFASES EN PROGRAMAS
3.10 PLAN DE GESTIN DE TRANSICION (PEPg)

El plan de gestin de transicin debe describir el proceso que se seguir para realizar la entrega de los
productos generados por los componentes del programa al cliente final, as como tambin la
transferencia a la unidad organizacional de la empresa que asegurar la operacin y sostenibilidad de
los productos y beneficios del programa.


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Este plan debe definir y asignar las tareas y actividades que deben llevarse a cabo de manera eficiente
para transferir el Programa o proyecto a la operacin u organizacin, y asegurar que los beneficios
generados por el programa para la organizacin se mantengan por el mayor tiempo posible,
asegurando tambin el traspaso de conocimiento y responsabilidades.

Para su desarrollo se debe remitir al siguiente documento:

GUIA PARA LA DEFINICIN DEL PLAN DE GESTIN DE TRANSICIN EN PROGRAMAS
3.11 PLAN DE GESTIN DE RIESGOS (PEP PEPg)

El Plan de Gestin de riesgos, debe definir la manera en que se estructurar y realizar la gestin de
riesgos del proyecto o programa definiendo la metodologa, herramientas, roles y responsabilidades,
formatos e informes entre otros aspectos.

Para su desarrollo se debe remitir al siguiente documento:

MANUAL DE GESTIN DE RIESGOS.

3.12 PLAN DE GESTIN DE ADQUISICIONES (PEP PEPg)

Define la estrategia que se utilizar para el desarrollo de la ingeniera, compras y la contratacin en la
ejecucin del proyecto o programa, en esta se debe establecer claramente la planeacin de las
compras y contratacin.

Estas estrategias deben estar acordadas y validadas con la Direccin de Abastecimiento de Bienes y
Servicios (DAB).

3.12.a ESTRATEGIA PARA EL DESARROLLO DE LA INGENIERA

Se describen los aspectos correspondientes al diseo detallado, especificaciones generales, aspectos
nicos de la ingeniera, revisiones y aprobaciones.

3.12.b ESTRATEGIA DE COMPRAS

En este numeral el PEP debe bosquejar el tipo y cantidades de materiales y equipos requeridos, tanto
para las instalaciones permanentes como para las temporales. Describe la estrategia deseada de
compras, seguimiento, inspeccin y transporte acorde con las condiciones percibidas del mercado y de
los requerimientos del proyecto o programa.

En este aspecto mnimo se debe contemplar un plan de compras con la siguiente informacin:

Recientes condiciones del mercado para adquisicin y compras de equipos y materiales.
Fuentes de suministro de equipos y materiales.
Criterios de seleccin de equipos y materiales.
Prefabricacin / Modularizacin.
Impuestos aduaneros y derechos de importacin.

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Procedimientos especiales de procura.
Logstica de suministro incluyendo depsitos de recepcin en el exterior.
Compra temprana de equipos de larga entrega.

3.12.c ESTRATEGIA DE CONTRATACIN

En este numeral se debe describir la estrategia de contratacin propuesta, apoyada en la justificacin y
factores que decidieron su seleccin y se describe as:

Objetivos de contratacin y procedimientos.
Contratos principales y su descripcin.
Descripcin de las estrategias de contratacin, esta debe contener:

o Aspectos legales: multas garantas.
o Aspectos comerciales: Forma de pago seguros.
o Logsticos: Ubicacin de los proveedores tiempos de entrega de los equipos crticos.
o Tcnicos: Tipo y nmero de contratos, mano de obra calificada.
o Entorno: Como est la situacin mundial del pas para este tema.
o Financieros: Financiacin del proyecto costo de capital.
3.13 PLAN DE ASEGURAMIENTO DE HSE (PEP)

El plan de HSE del Proyecto definido dentro de este documento debe establecer los mecanismos y
responsabilidades por el seguimiento que realizar ECP a los hallazgos de las inspecciones y auditorias
de HSE; para su desarrollo se debe remitir al siguiente documento:

ECP- DPY-I-006 - INSTRUCTIVO PARA LA IDENTIFICACIN DE REQUISITOS MINIMOS HSE EN
CADA FASE DEL MMGP
3.14 PLAN DE PRECOMISIONAMIENTO, COMISIONAMIENTO Y PUESTA EN MARCHA (PEP)

Se debe establecer el plan para aceptar la terminacin mecnica de las obras terminadas por el
contratista, las pruebas de funcionamiento, telemetra y operaciones bajo condiciones simuladas.

Adicionalmente se debe asegurar:
Describir las etapas en que se har entrega de la obra por parte del contratista.
(precomisionamiento)
Documentos como resultados para la entrega a operaciones (comisionamiento).
Certificados y registros por cada sistema (comisionamiento).

3.15 ELEMENTOS PDRI (PEP)
Se deben incluir los elementos que apliquen para cada proyecto y que se requieren evidenciar en el
documento PEP atendiendo a la medicin PDRI (ndice del Grado de Definicin del Proyecto), que se
encuentran establecidos en el documento ECP- DPY-G-003 - GUA PARA LA MEDICIN DEL PDRI.





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3.16 ACTUALIZACIN DEL PEP O PEPg

En la medida en que se presenten cambios en el entorno interno o externo de la empresa que afecten
el proyecto o programa, deben ser realizadas las actualizaciones, ajustando los resultados de la
evaluacin del proyecto o programa a las nuevas condiciones que se presentan.


Para este fin se debe llevar un registro donde se especifiquen los diferentes cambios del Plan de
Ejecucin del Proyecto (PEP) o Plan de Ejecucin del Programa (PEPg) como se ilustra en la siguiente
tabla:

RESPONSABLE DE LA
ELABORACIN

FECHA DE ELABORACIN: VERSIN
HITOS DE SEGUIMIENTO
AL PEP (PEPg)
PLAN XX PLAN XX PLAN XX









ACTUALIZACIN DEL PEP
(PEPg)
PLAN XX PLAN XX PLAN XX
Principal accin(es) a
modificar



Fecha de la solicitud:
Firma de quien aprueba:





RELACIN DE VERSIONES

Versin Fecha Cambios
1 1/02/2005 Emisin del Documento
2 1/02/2006 Actualizacin
3 1/03/2007 Actualizacin
4 30/05/2010 Actualizacin del documento por cambio del MMGP
5 13/09/2011 Cambio de formato del documento






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Para mayor informacin sobre este documento dirigirse a quien lo elabor, en nombre de la
dependencia responsable:
Elabor: Javier Prada
Telfono: 2344000 Ext. 50572
Buzn: Javier.prada@ecopetrol.com.co
Dependencia: DPY