EL CONTROL DE LOS ACTIVOS FIJOS

SU IMPORTANCIA
Normalmente, las empresas inmersas en su traa!o rutinario, le "an #a#o siempre importan$ia a
$ontrolar %si$amente sus prin$ipales a$ti&os $omo son los in&entarios ' $uentas por $orar, #e
(uienes #epen#en para el %un$ionamiento normal #e la empresa)
No ostante, una empresa $uenta $on una in&ersin (ue sin ella sera imposile operar
normalmente ' sta es los A$ti&os Fi!os, pero (ue, sin emar*o, no se le "a presta#o la #ei#a
aten$in en su $ontrol %si$o)
RESPONSA+ILIDAD DEL CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
,istri$amente, siempre se pens (ue la responsaili#a# #el Control Fsi$o #e los A$ti&os Fi!os
#ea re$aer en el Departamento Contale, (uien no respon#i a#e$ua#amente a la importan$ia
(ue tiene un $ontrol #e los mismos, limitn#ose a un re*istro $ontale *loal #e las a#(uisi$iones
' al prorrateo $ontale #e las #epre$ia$iones para e%e$tos #el $l$ulo apro-ima#o #e sus $ostos)
,o', el a&an$e #e los ne*o$ios ' #e la $ompetiti&i#a# #e los pre$ios "a$e (ue el Control #e los
A$ti&os Fi!os sal*a #e su #estino slo $ontale ' pase a la .eren$ia #e A#ministra$in ' Finan/as
$omo en$ar*a#a ' responsale #e un $ontrol %si$o ' $ontales, pues $on ello po#r0
Tener el $ontrol #el A$ti&o Fi!o en el lu*ar (ue lo #estin ' asi*nar la responsaili#a# #e su
$usto#ia a un puesto o persona #etermina#a)
Cal$ular me!or los pre$ios #e &enta por pro#u$to o ser&i$io, pues sus $ostos #e #epre$ia$in al
estar %o$ali/a#os in#i&i#ualmente, se pue#en asi*nar a $a#a pro#u$to o ser&i$io)
Me!orar la ne*o$ia$in #e sus primas #e ries*o $on Compaas #e Se*uros, al $ono$er el esta#o
real a$tual #e los A$ti&os Fi!os)
Cono$er per%e$tamente la ne$esi#a# #e in&ersin (ue se ne$esita en A$ti&os Fi!os, para ini$iar o
$ontinuar una opera$in sin prolemas)
INICIO DEL CONTROL
El $ontrol #e los A$ti&os Fi!os se ini$ia a partir #e un In&entario Fsi$o al arrer1 es #e$ir, toman#o
to#o lo e-istente, #urante el $ual se i#enti%i$a %si$amente $a#a A$ti&o Fi!o $on una eti(ueta, pla$a
u otro me#io (ue ser su i#enti%i$a$in #e%initi&a)La i#enti%i$a$in se "a$e en el lu*ar #on#e se
en$uentre el a$ti&o, asi*nn#ole #e este mo#o el Area Usuaria ' el Centro #e Costo Contale al
(ue pertene$e)A#i$ionalmente se $onsi*nar tamin el esta#o %si$o en (ue se en$uentra $a#a
a$ti&o %i!o)
Este primer in&entario ser&ir para la elaora$in #e la +ase #e Datos ini$ial #e los a$ti&os %i!os
e-istentes en la empresa)
CONCILIACION CON LI+ROS CONTA+LES
La +ase #e Datos Ini$ial resultante #el In&entario Fsi$o no es su%i$iente, pues #ee rela$ionarse
a los $ostos #e a#(uisi$in #e a$uer#o al #o$umento $ontale $on (ue se "a'a a#(uiri#o el A$ti&o
Fi!o)A esta %ase se le llama Con$ilia$in ' el o!eti&o %inal es asi*narle un &alor $ontale a $a#a
a$ti&o in&entaria#o %si$amente)
CONTENIDO DE UNA +ASE DE DATOS DE UN SISTEMA DE CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
La +ase #e Datos #e un uen Sistema #e Control #e A$ti&os Fi!os, #ee $ontener la si*uiente
in%orma$in0
C#i*o #e I#enti%i$a$in %si$a #e $a#a a$ti&o
C#i*o #e E(uipo ' Mo#elo
Des$rip$in amplia #el a$ti&o
Fe$"a #e a#(uisi$in
Do$umento $ontale #e a#(uisi$in ' nmero #e re*istro $ontale
Area Usuaria a la (ue pertene$e
Centro #e Costo Contale al (ue pertene$e
Costo #e a#(uisi$in
Depre$ia$in anual ' a$umula#a
Valor neto #el a$ti&o
Esta#o a$tual
Vi#a til estima#a
Con estos #atos, se po#r ini$iar el Sistema #e Control #e A$ti&os Fi!os, el $ual normalmente se
$ar*a en un Sistema Computari/a#o, aun(ue tamin se pue#e lle&ar en %orma manual)
MANTENIMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
Como es normal, los A$ti&os Fi!os ten#rn mo&imiento %uturo por0
Nue&as a#(uisi$iones
Retiros por &entas
Retiros por a!as
Dona$iones
Trans%eren$ias a otros #epartamentos
Retiros ' posteriores in*resos por repara$iones
Por lo (ue, para tener a$tuali/a#o el Sistema #e Control #e A$ti&os Fi!os, se #eera e%e$tuar los
#ei#os re*istros #e las opera$iones en el Sistema, $ual(uiera %uera l)
Para tener un $ontrol #el Sistema #e A$ti&os Fi!os, to#o mo&imiento #e los re*istros en el
sistema, #eer reali/arse #entro #eun pro$e#imiento #e%ini#o, (ue in#i(ue0
Los #o$umentos a utili/ar a $a#a mo&imiento
Las rutas (ue #ee se*uir el #o$umento
Las autori/a$iones (ue #ee tener el #o$umento
A"ora ien, $omo los A$ti&os Fi!os tienen una ra/onale permanen$ia en una empresa ' (ue $on
to#a se*uri#a#, #i&ersas personas mane!arn el sistema, la A#ministra$in mo#erna "a $ompila#o
$a#a mo&imiento, lle&an#o un Manual #e Pro$e#imientos, (ue $ontiene el #iseo tanto #e los
#o$umentos $omo #el %lu!o #ia*rama#o #e $a#a uno #e los mo&imientos #e los a$ti&os)
SISTEMA COMPUTARI2ADO DE CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
En la a$tuali#a#, e-isten mu$"os So%t3ares (ue permiten un $ontrol in#i&i#ual #el A$ti&o Fi!o, el
$ual $ontempla to#as las op$iones #es$ritas en el Manual #e Pro$e#imientos)Da#a la a*ili#a# '
la rapi#e/ #e los So%t3ares, la .eren$ia A#ministrati&a '4o la .eren$ia Contale po#ran
mantener a$tuali/a#o el Sistema Computari/a#o, el $ual po#ran $onsultar en $ual(uier momento)
INVENTARIOS PERMANENTES
Si ien $omo se "a #es$rito0
Un In&entario
Un Manual #e Pro$e#imientos
Un So%t3are
Son la ase #e un uen Sistema #e Control #e A$ti&os Fi!os, es impres$in#ile (ue $a#a $ierto
tiempo, la .eren$ia A#ministrati&a ' la .eren$ia #e Contaili#a# amas in&olu$ra#as, re&isen
$a#a $ierto tiempo la &ali#e/ #el Sistema #e Control #e A$ti&os Fi!os, me#iante0
In&entarios peri#i$os rotati&os par$iales
In&entarios totales $a#a $ierto tiempo
Estos $ontroles a#e$ua#os permitirn e%e$tuar los a!ustes ne$esarios ' $onse*uir (ue el Sistema
#e Control #e A$ti&os Fi!os est siempre a$tuali/a#o)

+OLETIN No) 556CONTROL DE LOS ACTIVOS FIJOS
P*ina PA.E 7 #e7
EM+ED 8or#)Pi$ture)9