Access XP

Sumrio
INTRODUO __________________________________________3
BANCO DE DADOS ___________________________________________________ 3
BANCO DE DADOS RELACIONAIS ________________________________________ 4
ABRINDO UM BANCO DE DADOS PRONTO________________6
JANELA BANCO DE DADOS ____________________________________________ 7
ASSISTENTE DE BANCO DE DADOS _____________________ 14
CRIANDO BANCO DE DADOS COM ASSISTENTE _____________________________ 14
Etapas do Assistente de Banco de Dados _____________________________ 16
NAVEGANDO PELO BANCO DE DADOS __________________ 19
OPERANDO UM SISTEMA DE BANCO DE DADOS ____________________________ 19
Relacionamentos de tabelas ________________________________________ 20
Navegando pelo Menu Principal ____________________________________ 21
Barra de Ferramentas Modo Formulrio_____________________________ 28
CRIANDO UMA CONSULTA SIMPLES _____________________________________ 35
CRIANDO UM BANCO DE DADOS DESDE O INCIO _______________ 38
PLANEJANDO UM BANCO DE DADOS NOVO _______________________________ 38
Registros, Campos e Dados ________________________________________ 39
Fases do projeto _________________________________________________ 40
CRIANDO UMA TABELA ______________________________________________ 45
Chave primria __________________________________________________ 49
Salvando a Tabela ________________________________________________ 50
Relacionando Tabelas _____________________________________________ 53
CRIANDO FORMULRIOS ______________________________ 59
Assistente de Formulrios _________________________________________ 60
AutoFormulrio _________________________________________________ 62
Alterando a estrutura de um Formulrio _____________________________ 63
ASSISTENTE DE CONSULTA ___________________________________________ 65
Criando uma Consulta Simples _____________________________________ 66
ASSISTENTE DE RELATRIOS __________________________________________ 69
CONSULTAS E FORMULRIOS ESPECIAIS __________________________________ 72
Criando Consulta em Modo Estrutura _______________________________ 73
Criando Formulrio em Modo Estrutura_____________________________ 74
CONSTRUINDO UM MENU DE CONTROLE _________________________________ 80
Formulrio de Inicializao ________________________________________ 87
MACRO PARA ABRIR CONSULTA ________________________________________ 88
CRIANDO PGINAS DA INTERNET ______________ 91
CONVERTENDO UM ARQUIVO EM HTML ________________________________ 91
PGINA DE ACESSO A DADOS _________________________________________ 94
ASSISTENTE DO OFFICE _______________________________ 98
LISTA DE EXERCCIOS ________________________________ 100
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Access XP
Celta Informtica - F: (11) 4331-1586
INTRODUO
O Microsoft Access XP, um sistema de gerenciamento de banco de
dados relacional, uma ferramenta poderosa que pode ser usada para
classificar, organizar e exibir em forma de relatrios as informaes que
voc necessita sobre seus dados a qualquer momento. Devido sua
facilidade de uso, uma ferramenta excelente para aqueles que esto
comeando a usar os bancos de dados, assim como para aqueles que j
tm experincia.
BANCO DE DADOS
Quando voc escreve um relatrio, consulta sua agenda, procura por
um nmero de telefone ou confere o extrato bancrio, estar processan-
do dados. Todos estes dados so armazenados em diversos documen-
tos que formam o seu banco de dados.
O resultado de todos estes processamentos a informao, e com essa
informao que voc toma decises durante suas atividades. Quanto me-
lhor informado voc estiver, mais facilmente alcanar seus objetivos.
Quando no utilizado o computador para armazenar todos estes da-
dos, leva-se um certo tempo para organiz-los e coorden-los de forma
adequada a gerar informao, pois voc ter que rastrear dados de di-
versas fontes. Este tempo diminudo significativamente com a utiliza-
o de um banco de dados eletrnico.
Banco de dados eletrnico definido como um caso especial de arquivo,
que armazena um conjunto de dados relacionado a determinado assun-
to ou objetivo. Ele organizado como se fosse uma tabela com suas
colunas e linhas. Sendo as colunas chamadas de campos e as linhas
de registros.
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Access XP
Um banco de dados pode ter diversas tabelas, cada uma contendo da-
dos sobre uma determinada entidade, como por exemplo: clientes, ven-
dedores, empregados, vendas, detalhe das vendas, produtos, estoque,
compras, detalhe das compras e assim por diante.
BANCO DE DADOS RELACIONAIS
Um arquivo simples pode ser acessado apenas pelo modo que orde-
nado. Cada tipo adicional de acesso requer o acrscimo de redundncia
(repeties). Um bom exemplo disso o arquivo em fichas de uma bibli-
oteca. Quando a bibliotecria decidiu que trs tipos de acesso eram ne-
cessrios (pelo ttulo, pelo autor e pelo assunto), no havia nada a ser
feito, a no ser triplicar o arquivo escrevendo fichas com os trs tipos de
ordenao. Um segundo exemplo a lista telefnica que apesar de no
ser totalmente duplicada, contm dois tipos de acesso: pelo nome e pelo
tipo de servio oferecido, quando o assinante anuncia nas pginas ama-
relas da mesma lista.
Com a utilizao de um banco de dados, h a possibilidade de um tipo
muito limitado de redundncias, com o uso de ponteiros (ligaes entre
as tabelas). O processador de banco de dados um programa que for-
nece modos de acesso mltiplos a um arquivo complexo, atravs do uso
de redundncia controlada. A redundncia no banco de dados invisvel
ao usurio.
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Access XP
Suponhamos que uma empresa comercial que distribui utenslios do-
msticos por atacado tenha um livro que armazena informaes sobre
os clientes. A mesma empresa tambm possui outro livro com dados
para controle de pedidos, que inclui colunas para o nmero do cliente,
nmero da mercadoria, preo unitrio, quantidade pedida e o custo total.
Estes dois livros (clientes e pedidos) formam o banco de dados desta
empresa, que para saber qual cliente fez determinado pedido, precisa
consultar estes dois livros.
Em um banco de dados eletrnico estes dois livros transformam-se em
duas tabelas: clientes e pedidos, que so relacionadas, pois possuem
o campo cliente nmero em comum.
Ao pesquisar pelo nmero do cliente e encontr-lo na tabela de pedidos,
o gerenciador de banco de dados pode determinar quem o cliente e
onde est localizado, consultando a tabela clientes, e o que foi pedido e
o custo total do pedido atravs da tabela pedidos. Um gerenciador de
banco de dados que projeta informaes atravs de tabelas ligadas por
um campo em comum chamado gerenciador de banco de dados
relacional, ou sistema relacional de gerenciamento de banco de dados
(RDBMS).
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Access XP
Com o Microsoft Access, podemos gerenciar todas as informaes de
vrias tabelas em um nico arquivo de banco de dados, contendo, alm
de tabelas, formulrios, consultas e relatrios, que veremos no decorrer
deste curso.
ABRINDO UM BANCO DE DADOS PRONTO
Ao executar o Microsoft Access XP, voc ver o painel de tarefas Novo
Arquivo (lado direito da janela), que possibilita a abertura de um arquivo
existente, a criao de um novo banco de dados, de um arquivo novo
com base em um existente ou a criao de um novo banco de dados a
partir de um modelo. Vamos comear abrindo o banco de dados exem-
plo Northwind.mdb para conhecermos melhor o que o Microsoft Access
capaz de fazer. Clique em Arquivos... e v at o caminho c:\arquivos
de programas\mi crosoft Offi ce\offi ce10\sampl es e cl i que em
Northwind.mdb.
Vimos que um banco de dados um conjunto de informaes que esto
relacionadas a um tpico ou propsito em particular; o banco de dados
Northwind oferece diversos recursos para o controle e consulta de merca-
dorias utilizando o Microsoft Access. Inicialmente estudaremos alguns
aspectos da janela Banco de Dados.
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Access XP
JANELA BANCO DE DADOS
Na janela Banco de Dados, encontraremos os seguintes objetos:
Tabelas
Contm as tabelas do banco de dados atual. Uma tabela uma coleo
de dados sobre um tpico especfico. Por exemplo, a tabela Produtos
contm somente informaes sobre produtos, e a tabela Fornecedores
contm somente informaes sobre empresas que fornecem produtos.
Utilizando uma tabela separada para cada tipo, eliminam-se dados dupli-
cados, tornando o armazenamento de dados mais eficiente e diminuindo
os erros de entrada desses dados.
Selecione o objeto Tabelas, selecione a tabela Produtos e clique sobre
o boto Abrir localizado na barra de ferramentas da janela Banco de
Dados, ou d um duplo clique sobre Produtos. Em seguida feche-a.
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Access XP
Consultas
Contm as consultas do banco de dados atual. As consultas servem
para exibir, alterar e analisar dados de diferentes maneiras, podendo
agrupar informaes de diversas tabelas. Quando voc executa uma
consulta, o Microsoft Access recupera os registros especficos e, ento,
exibe os dados combinados em uma folha de dados na ordem desejada.
Selecione o objeto Consultas e como exemplo, abra a consulta Produ-
tos Por Categoria. Depois feche a janela.
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Access XP
Formulrios
Lista todos os formulrios do banco de dados atual. Utilizamos o formu-
lrio para a entrada de dados em uma determinada tabela; criar uma
caixa de dilogo personalizada para aceitar a entrada do usurio e, em
seguida, executar uma ao baseada nesta entrada, ou criar um formu-
lrio inicial (menu de controle) para abrir outros formulrios, consultas ou
relatrios.
Como exemplo, selecione o objeto Formulrios e abra o formulrio Menu
de Controle Principal que um exemplo de formulrio tipo menu.
Abra o formulrio Produtos, atravs da janela Banco de Dados ou abrin-
do antes o formulrio Menu de Controle Principal e clicando no boto
Produtos. Veremos um quadro de entrada de dados contendo todos os
campos da tabela Produtos. Atravs deste formulrio poderemos inserir
os dados que iro compor a tabela Produtos.
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Access XP
Abra o formulrio Dilogo Relatrios de Vendas para vermos um exem-
plo de um formulrio de caixa de dilogo, onde possvel escolher deter-
minados parmetros de funcionamento para alguma tarefa.
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Access XP
Relatrios
Exibe todos os relatrios do banco de dados atual. O relatrio uma
maneira eficiente de apresentar seus dados numa forma impressa. A
maioria das informaes em um relatrio vm de uma tabela ou consulta
que a fonte de dados do relatrio, as outras informaes esto arma-
zenadas na estrutura deste relatrio. Estes relatrios podem ser apre-
sentados de uma forma tabular ou grfica contendo dados de vrias
tabelas ou consultas simultaneamente.
Selecione o relatrio Vendas por Categoria e clique no boto Visualizar
para conhecer um tipo de relatrio. D um clique no boto Zoom ( )
da barra de ferramentas para ver todo o relatrio, voc tambm poder
controlar o zoom escolhendo uma das opes da caixa de lista zoom.
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Access XP
Pginas
Este objeto utilizado para criar pginas que podero ser vistas por um
navegador de Internet, podendo exibir e trabalhar com dados da Internet
ou de uma Intranet. Dados estes armazenados em um banco de dados.
Veremos este objeto mais adiante no curso.
Macros
Exibe as macros criadas para o banco de dados atual. Uma macro um
conjunto de uma ou mais aes responsveis por realizar determinada
tarefa, por exemplo, abrir um formulrio ou imprimir um relatrio. Geral-
mente as macros so incorporadas a um relatrio ou um formulrio do
tipo caixa de dilogo ou menu.
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Access XP
Mdulos
Lista os mdulos disponveis em um banco de dados. Um mdulo uma
coleo de declaraes, instrues e procedimentos do Visual Basic que
armazenada como uma unidade. Os mdulos do a voc condies de
automatizar tarefas de banco de dados usando o poder e a flexibilidade
da linguagem de programao Visual Basic. Este assunto no faz parte
de nosso curso.
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Access XP
ASSISTENTE DE BANCO DE DADOS
Existem dois mtodos de criao de bancos de dados. O primeiro a
partir de um banco de dados vazio, onde voc vai adicionando as tabe-
las, formulrios, relatrios e outros objetos no decorrer do desenvolvi-
mento do projeto. Esse mtodo mais flexvel, mas requer a definio
de cada elemento do banco de dados separadamente.
O segundo mtodo utiliza o Assistente de Banco de Dados com base em
modelo para criar, em poucas operaes, as tabelas, formulrios e rela-
trios necessrios para o banco de dados, de acordo com o modelo es-
colhido. Esta a forma mais fcil de iniciar a criao de um banco de
dados. Mas com qualquer um dos dois mtodos, voc poder modificar
e estender o banco de dados a qualquer momento aps sua criao.
CRIANDO BANCO DE DADOS COM ASSISTENTE
O Microsoft Access oferece algumas estruturas prontas de banco de
dados atravs de seu Assistente, talvez alguma delas atenda integral-
mente as suas necessidades, ou parcialmente. Caso nenhum dos tipos
e modelos de bancos de dados atenda s suas necessidades, dever
ser criado um banco de dados vazio, assunto que veremos mais adiante.
1. Quando o Microsoft Access inicializado, ele exibe (no lado direito da
janela) o painel de tarefas Novo Arquivo, com opes para criar um
novo banco de dados ou abrir um existente.
2. Caso voc j tenha aberto um banco de dados ou fechado o painel de
tarefas exibido quando o Microsoft Access iniciado, clique sobre a
opo Modelos gerais...
3. Depois clique na guia Bancos de dados e a seguir um clique duplo no
cone Despesas.
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Access XP
4. Especifique um nome e local para o banco de dados, ou aceite o
sugerido pelo sistema.
5. Clique sobre Criar para iniciar a definio do novo banco de dados.
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Access XP
Etapas do Assistente de Banco de Dados
A seguir, o Assistente apresentar quadros de dilogo para a criao
automtica de um banco de dados referente ao controle das Despesas.
No primeiro deles ele informa como ser a estrutura bsica do banco de
dados; clique em Avanar.
Na prxima etapa o assistente mostra as tabelas que sero criadas e os
seus respectivos campos. Os campos j marcados no podero ser
desativados, sendo permitido somente a seleo dos possveis campos
que se encontram em itlico. Clique novamente no boto Avanar.
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Access XP
As duas prximas etapas pedem a seleo de estilos para os formulrios
de entradas de dados e relatrios. Escolha um dos estilos e clique sobre
o boto Avanar.
Na 5 etapa, solicitado o ttulo para o banco de dados que tambm ser
gravado nos relatrios, e uma figura que ser incorporada aos relatrios.
Esta figura, geralmente o logotipo da empresa. Digite o ttulo Despe-
sas e inclua uma figura, aps isso, clique em Avanar.
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Access XP
A ltima etapa informa que o Assistente est pronto para iniciar a criao
do banco de dados, e se voc deseja inici-lo em seguida. Vamos aceitar
esta sugesto.
Aps selecionar o boto Concluir, o Assistente de Banco de Dados do
Microsoft Access criar as tabelas, formulrios, relatrios e outros obje-
tos automaticamente; tambm far os relacionamentos necessrios en-
tre as tabelas. Todo esse procedimento levar alguns minutos.
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Access XP
NAVEGANDO PELO BANCO DE DADOS
Depois que o Assistente encerra o processamento da montagem do banco
de dados, ou quando voc abre um formulrio do tipo Menu de Controle,
exibida uma janela com botes de comando, esta janela normalmen-
te chamada de Switchboard ou Menu de Controle Principal. atravs
deste menu que saltamos para formulrios de entrada de dados, relat-
rios, consultas, tudo de maneira muito simples e bastante operacional.
Continuando o nosso estudo, abra o menu de controle principal do ban-
co de dados Despesas. Para ativar o menu principal, basta selecionar o
formulrio Menu de Controle Principal, dos Formulrios, e dar um clique
sobre o boto Abrir.
OPERANDO UM SISTEMA DE BANCO DE DADOS
Antes de operarmos o sistema, vamos conhecer as tabelas e os relacio-
namentos criados pelo assistente. Para isto, d um clique sobre o boto
Janela Banco de dados ( ) da barra de ferramentas do Access, em
seguida, selecione o boto Relacionamentos ( ).
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Access XP
Relacionamentos de tabelas
Na janela Relacionamentos, encontramos as tabelas que compem o
banco de dados Despesas e seus respectivos relacionamentos. Verifica-
mos que o relacionamento entre base de dados caracterstico do
Microsoft Access por ser um sistema relacional de gerenciamento de
banco de dados.
O relacionamento reduz as repeties de dados, erros de digitao e
permite formas mltiplas de acesso base de dados. Vimos tambm
que, para existirem relacionamentos entre tabelas necessrio que elas
tenham campos coincidentes, observe a figura anterior.
Vamos analisar o relacionamento da tabela Funcionrios com a tabela
Relatrios de Despesas. Para cada funcionrio ( ) terei vrios relatrios
( ), por exemplo: existem diversos relatrios de despesa relativos ao
mesmo funcionrio. Neste caso, no incluindo o nome do funcionrio na
tabela Relatrios de Despesas, mas apenas o cdigo do funcionrio (re-
dundncia controlada), o volume de dados da tabela ficar menor. Isto
tambm evitar erros de digitao, pois na entrada de dados para a tabela
Relatrio de Despesas sero rejeitados valores diferentes dos cadastra-
dos para o campo CdigoDoFuncionrio na tabela Funcionrios.
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Access XP
Concluindo com a anlise do relacionamento das tabelas Funcionrios e
Relatrios de Despesas, temos que um determinado funcionrio poder
ter vrios relatrios, e cada relatrio no poder pertencer a mais de um
funcionrio.
Como um relatrio de despesas composto por vrios itens, foi tambm
criada a tabela Detalhes de Despesa para que nela fiquem todos estes
detalhes. Caso os detalhes ficassem dentro da tabela Relatrio, tera-
mos que incluir um campo para cada item, tornando o banco de dados
muito grande com vrios espaos vazios - relatrios com poucos itens.
Feche a janela Relacionamentos.
Navegando pelo Menu Principal
O formulrio Switchboard ou Menu Principal especialmente destinado
a facilitar a abertura de consultas, relatrios e outros formulrios para a
entrada de dados. Como j foi visto, sua operao reside praticamente
em selecionar a opo desejada, mas vamos avanar um pouco mais,
alm da seleo das opes no menu.
No Menu Principal, escolha a opo Entrar/Exibir outras informaes...,
para entrarmos com alguns dados.
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Access XP
Entrada de Dados
Em nosso banco de dados Despesas, a tabela Categorias de Despesas
dever ser preenchida com dados antes que as demais, pois ela est no
final dos relacionamentos e para completar o relatrio de despesas
necessrio termos definidas as categorias dessas despesas.
Clique na opo Entrar/Exibir categorias de Despesas da figura ante-
rior. O formulrio Categorias da despesa ser exibido.
Os procedimentos de entrada de dados um padro, isto , os formul-
rios de entradas de dados so parecidos e os recursos para entradas de
dados so os mesmos. Inicialmente o cursor exibido ao lado do campo
Categoria de Despesa para a digitao do tipo de despesa, entre com os
dados nos campos e use as teclas: Tab ou Enter para saltar ao prximo
campo e Shift+Tab para voltar um campo, a alterao entre os campos
tambm poder ser feito com o mouse. O campo Identificao, ser pre-
enchido automaticamente pelo Access, por se tratar de uma chave de
controle da tabela e estar definido como sendo do tipo AutoNumerao
- verificaremos esse significado mais adiante.
No formulrio Categorias da despesa entre com os dados conforme ta-
bela a seguir.
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Access XP
Categorias de despesa
Identificao Categoria Conta
1 Diria 1
2 Lavanderia 1
3 Refeies 1
4 Combustvel 2
5 Pedgio 2
6 Manuteno corretiva 2
Aps digitar cada registro, d um clique no boto Inserir ou pressione a
tecla Tab ou Enter aps o campo Conta N
o
para incluir um novo registro.
Aps entrar com os dados, feche o formulrio e abra o Relatrios de
despesas por funcionrio a partir do Menu de controle principal.
Repare que este formulrio composto por caixas de texto, botes, le-
gendas, e tambm de um Sub-formulrio com os dados das despesas
cadastradas para este funcionrio.
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Access XP
Inicie digitando os funcionrios de acordo com a tabela a seguir, deixan-
do em branco os campos que no aparecem nesta tabela.
Nome Sobrenome Endereo Cidade Estado CEP Cargo Nm
Rachid Murab R. Alencar, 25 So Sebastio SP 11600-000 Motorista 01
Marlene Gerra Al. Frana, 01 So Sebastio SP 11600-000 Mecnica 02
Carlos Rodrigues R. Maracatu, 234 Bertioga SP 11250-000 Ajudante 03
Marcelo dos Santos R. Caterete, 34 Bertioga SP 11250-000 Ajudante 04
Giovana Vampieri R. dos Monges,98 Ubatuba SP 11680-000 Borracheira 05
Kazuo Matsunaga R. Albertina, 101 Ubatuba SP 11680-000 Cozinheiro 06
Joo da Silva Av. da Praia, 1204 Guaruj SP 11410-420 Gerente 07
Para facilitar a digitao, o Access possui o recurso de mscara, que
auxilia o usurio na hora de entrar com os dados, indicando como eles
devem ser digitados. Neste exemplo de banco de dados, os campos
CEP, Seguro social e Telefone possuem as seguintes mscaras:
Aps digitar todos os dados dos funcionrios, exiba os dados do Carlos
(n
o
03) para incluir alguns registros de despesas para ele.
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Access XP
Os formulrios de entrada de dados tambm permitem a alterao de
qualquer dado contido no registro. Para realizar alguma alterao, basta
localizar o registro a ser alterado e dar um clique na rea que contm o
dado, para exibir o cursor e, em seguida, realizar a alterao.
Com os dados do Carlos visveis, d um clique no boto Formulrio do
relatrio de despesas (conforme mostra a figura anterior) para abrir o
prximo formulrio.
OBS: O seu campo Date Submetida estar com a data diferente da mos-
trada nesta apostila, j que o Access considera a data atual do sistema.
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Access XP
O formulrio Relatrios de despesa tambm possui um sub-formulrio
que est vinculado tabela Detalhe de Despesa, onde devero estar os
itens que compem o atual relatrio de despesa. Para entrar com dados
neste sub-formulrio, basta dar um clique em qualquer uma das suas
caixas de texto.
Para incluir uma Categoria da despesa, d um clique na seta e escolha
uma das opes da lista apresentada.
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Access XP
Siga a tabela para incluir algumas despesas do Carlos:
Nome Rel. Desp. Descr. Rel. Desp. Adiant. Data Categoria Descrio Valor
Viagem Carga para Suzano 30,00 15/02/02 Combustvel 150l de leo diesel 60,00
15/02/02 Manut. Corretiva Conserto de cmara 15,00
Viagem Carga para Mau 10,00 16/02/02 Pedgio Anchieta 4,80
Substituio Substituir motorista 300,00 18/02/02 Refeies Comida durante 45,00
20/02/02 Diria Dois dias em hotel 120,00
20/02/02 Lavanderia Lavar roupas de 100,00
Quando digitamos um valor para os campos Adiantamento e Valor, o
Access formata automaticamente esses valores para o formato monet-
rio definido na configurao do Windows, e tambm calcula os valores
de Total de despesa e Saldo devedor conforme so entrados valores
para os itens da despesa.
viagem
doente em Planaltina
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Access XP
Ao final de todas as entradas o registro do Carlos estar da seguinte
forma:
Barra de Ferramentas Modo Formulrio
Quando estamos trabalhando com um formulrio, a barra de ferramen-
tas do modo formulrio exibida. Nela encontraremos recursos para
localizao, classificao, excluso e filtragem de determinados regis-
tros atravs de alguns parmetros.
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Access XP
Esses botes servem para classificar de forma crescente ou decrescen-
te os registros, tendo como referncia o campo que contm o cursor.
Para classificar os funcionrios pelo nome, posicione o cursor na caixa
de texto relativa ao nome e d um clique sobre a ferramenta Classifica-
o Crescente, e experimente navegar entre os registros.
Esse boto tem duas funes, quando aplicamos uma filtragem por se-
leo ou formulrio, ele passa para condio de ativo, indicando que s
esto selecionados os registros determinados pelo critrio definido por
um dos filtros. Se for dado um clique sobre este boto, quando ativo,
desativar a filtragem e todos os registros estaro disponveis novamen-
te - Remover filtro. Quando ele est desativado, passa condio Apli-
car filtro, quer dizer, um clique nele ativar a filtragem, tendo como refe-
rncia os ltimos critrios definidos.
Esse boto serve para filtrar os registros, tendo como critrio o contedo
do campo onde est posicionado o cursor, por exemplo, para exibir so-
mente os registros dos funcionrios que moram em Ubatuba, ache um
funcionrio que more l e posicione o cursor na caixa de texto correspon-
dente cidade e d um clique sobre o boto Filtrar por seleo. Todos os
registros que possuem o mesmo contedo deste campo sero seleciona-
dos. Note que na parte inferior do formulrio apresentado a quantidade
total de registros que atendem ao critrio e a condio Filtrado.
Esse boto tambm utilizado para filtrar os registros, s que de uma
maneira mais avanada. Ao selecionar este boto, ser exibida a janela
Filtrar por Formulrio com as reas dos campos livres para a entrada do
critrio. Poder existir mais de um critrio. Como exemplo, vamos filtrar
somente os adiantamentos dados ao Carlos maiores que vinte reais (>20).
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Access XP
1 - Abra o formulrio Relatrios de despesa, referente ao funcionrio
Carlos.
2 - Clique no boto Filtrar por formulrio.
3 - Digite >20 na caixa de lista Adiantamento. Note que voc poderia
tambm escolher um valor da lista para filtrar registros.
4 - Altere a Data da Despesa para >#14/02/02#, listando com isso todas
as despesas do Carlos maiores que R$20,00.
5 - Clique no boto Aplicar filtro.
6 - Para encerrar a filtragem, clique novamente no boto Aplicar filtro.
Para limpar todos os campos do formulrio de pesquisa, clique no
boto Limpar grade ( ) da barra de ferramentas.
O filtro definido anteriormente tambm poder ser salvo como uma nova
Consulta, isto , ser gerada automaticamente uma consulta com o cri-
trio determinado e inserida no Formulrio Consulta. Para salvar uma
pesquisa como consulta, clique no boto Salvar como consulta ( )
na barra de ferramentas, enquanto Filtrar por formulrio estiver ativo.
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Access XP
O boto Localizar utilizado para encontrar um determinado registro
com o contedo do campo selecionado igual ao texto informado. Como
exemplo, vamos localizar os registros dos funcionrios que tem o nome
comeando com Mar.
1 - Posicione o cursor na caixa de texto referente ao campo nome.
2 - Clique no boto Localizar.
3 - Na caixa de texto Localizar, digite Mar.
4 -Selecione a opo Qualquer parte do campo na caixa de lista Co-
incidir.
5 -Clique no boto Localizar prxima. E veja os dados do primeiro
registro encontrado no formulrio Relatrios de despesas por funci-
onrio. Caso no encontre o registro, o Access informar com uma
mensagem.
6 - Clique novamente em Localizar prxima para localizar o prximo
registro.
7 - Para encerrar a localizao, clique no boto Fechar.
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Access XP
Outra forma de pesquisa simples e prtica dando um clique sobre um
determinado campo com o boto direito do mouse, neste momento, o
menu atalho ser exibido oferecendo opes que j conhecemos, e a
opo Filtro por - onde dever ser digitado na caixa de texto, o valor
exato que voc est procurando nesse campo ou uma expresso cujo
resultado deseja utilizar como critrio de filtragem.
Por exemplo, para encontrar o registro da funcionria Marlene, clique
com o boto direito no campo Nome e na opo Filtro para digite Marle-
ne, em seguida tecle Enter.
O boto Novo registro permite a incluso de um novo registro na tabela
atual, tem a mesma funo do boto localizado ao lado dos botes de
movimentao de registros na parte inferior da janela do formulrio.
Para apagar o registro atual, basta dar um clique sobre o boto Excluir
registro.
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Access XP
1 - Inclua uma despesa para a Marlene.
2 - Aps a incluso da despesa, selecione a funcionria Marlene no for-
mulrio Relatrios de despesas por funcionrio.
3 - Clique no boto Excluir registro e observe o quadro de mensagem
apresentado.
O registro relacionado que tambm ser excludo junto com a Marlene
ser o referente sua despesa e todos os seus detalhes.
Exibindo Dados
No Menu de Controle Principal, encontraremos a opo Visualizar rela-
trios... que abre o formulrio Relatrios do menu de controle com as
seguintes opes:
Visualizar o relatrio Resumo do relatrio de despesas por categoria.
Visualizar o relatrio Resumo do relatrio de despesas por funcionrio.
Retornar ao menu de controle principal.
Atravs das opes Visualizar... poderemos ver na tela como cada rela-
trio ficar no papel. Este recurso praticamente igual ao Visualizar Im-
presso do Word ou Excel.
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Access XP
1 - No Menu de controle principal clique em Visualizar relatrios...
2 - Clique na opo Visualizar o relatrio Resumo do relatrio de despe-
sas por categoria (primeira opo da figura anterior).
3 - Na caixa de dilogo que se abre, digite as seguintes datas: inicial =
01/02/02 e final = 28/02/02 (no caso, as datas do ms e ano atual
devero ser digitadas).
4 - Clique no boto visualizar.
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Access XP
CRIANDO UMA CONSULTA SIMPLES
Verificamos que no banco de dados Despesas, no existe objetos do
tipo Consultas. Vamos supor que surgiu a necessidade de realizar con-
sultas referente s despesas de acordo com o funcionrio com os valo-
res do adiantamento e total de despesa. Diante de tal necessidade, cria-
remos este tipo de consulta da seguinte forma:
Abra a janela Banco de Dados utilizando o boto da barra de ferra-
mentas.
Selecione Consultas e d um clique no boto Novo ( ). No qua-
dro de dilogo Nova consulta selecione a opo Assistente de consulta
simples.
Aps a confirmao, veremos o quadro de dilogo do Assistente para
selecionar a tabela, ou tabelas, e os respectivos campos que desejamos
utilizar na consulta.
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Access XP
Selecione a tabela Funcionrios e inclua os campos listados a seguir,
faa o mesmo com as tabelas Relatrios de Despesas e Detalhes de
Despesa:
Tabela Campo
Funcionrios Nome
Funcionrios Sobrenome
Rel. de Despesas Pago
Rel. de Despesas QuantiaAdiantada
Det. de Despesas ValorDoItemDeDespesa
1. Adicione os campos na ordem que eles sero exibidos.
2. Clique no boto Avanar.
3. Selecione o boto de opo Resumo e clique em Opes de Resu-
mo.... Para que o campo ValorDoItemDeDespesa aparea na consul-
ta como um somatrio de todos os itens da despesa.
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Access XP
4. Selecione a caixa de verificao correspondente soma e clique em
OK, depois clique em Avanar.
5. D o nome de Consulta Valores para esta consulta.
6. Finalize com um clique no boto Concluir, mantendo a opo de abrir
a consulta.
Logo aps, o Access cria a consulta e exibe o resultado. Para aumentar
a largura das colunas, basta arrastar a linha de diviso entre os nomes
de campos, ou selecionar a opo Largura da Coluna do menu Formatar.
No quadro exibido, clique sobre o boto Melhor Ajuste para aplicar um
perfeito ajuste na largura da coluna que estiver selecionada.
Os recursos dos botes localizados na barra de ferramentas, podero
ser aplicados a consulta, isto , voc poder classificar, imprimir, excluir,
filtrar, localizar. Aps fechar o quadro de consulta, o Access perguntar
se deseja salvar o novo layout de consulta, salvando as alteraes nas
larguras das colunas; clique no boto Sim.
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Access XP
Quando desejar visualizar outra vez esta consulta, basta selecionar
Consultas da janela Banco de Dados, escolher a consulta Consulta
Valores e clicar no boto Abrir. Mais adiante iremos ver como incluir
uma consulta ao menu principal do banco de dados.
Feche o banco de dados atravs do boto Fechar ( ), da janela Banco
de Dados ou, selecione a opo Fechar do menu Arquivo.
CRIANDO UM BANCO DE DADOS DESDE O INCIO
Vimos que o Microsoft Access oferece alguns bancos de dados prontos
atravs de seus Assistentes. Mas, poder ocorrer a necessidade de criar
um banco de dados diferente dos oferecidos, sendo necessrio iniciar a
partir de um banco de dados vazio.
PLANEJANDO UM BANCO DE DADOS NOVO
Criar um banco de dados no difcil, mas requer ateno e reflexo
sobre o que realmente voc deseja obter com ele, quais as reas e as-
suntos envolvidos e como eles se relacionam.
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Access XP
O processo de planejamento vital para o sucesso de seu trabalho.
Poderamos comear desenhando o banco de dados, isto , como os
dados sero armazenados e como voc e outros usurios solicitaro
seus dados e informaes.
Registros, Campos e Dados
Registros, Campos e Dados so trs termos importantes no desenho
de um banco de dados. Como vimos, os Registros representam as in-
formaes referentes a uma entidade no banco de dados, os Campos
so os tipos de dados que formam o banco de dados, e os Dados so as
informaes contidas nas clulas da tabela. No banco de dados Despe-
sas, o texto Al. Frana, 01 um dado pertencente ao campo Endereo
e do registro da funcionria Marlene.
Nome Sobrenome Endereo Cidade Estado
CEP Cargo Nm
Rachid Murab R. Alencar, 25 So Sebastio SP
11600-000 Motorista 01
Marlene Guerra Al. Frana, 01 So Sebastio SP
11600-000 Mecnica 02
Carlos Rodrigues R. Maracatu, 234 Bertioga SP
11250-000 Ajudante 03
Alm da preocupao sobre o tipo de dados que entrar em seu banco
de dados, considere tambm as maneiras pelas quais obter informa-
es dele. As informaes so obtidas atravs de relatrios ou consul-
tas. Por exemplo, a necessidade de obter uma relao de despesas por
funcionrio, uma informao muito importante para o desenho do ban-
co de dados. Geralmente, a implantao de um sistema de banco de
dados deriva da necessidade de automatizar um servio j existente. O
domnio do funcionamento do sistema no automatizado de extrema
importncia.
Como exerccio, criaremos um banco de dados que controle os imveis
da empresa Imobiliria Proimvel, um exemplo hipottico. Esta empresa
administra aluguis de imveis em vrios lugares e cada imvel encon-
tra-se alugado por um inquilino.
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Access XP
Discutindo-se com os empregados da imobiliria nota-se que eles ne-
cessitam de um sistema para controlar os imveis alugados e os paga-
mentos desses aluguis. Conclumos que o banco de dados dever pos-
sibilitar a emisso de relatrio mensal dos imveis com o objetivo de
acompanhar todos os lucros; emitir listagens com informaes sobre os
inquilinos e a descrio dos imveis alugados, e possibilitar obter uma
listagem dos pagamentos recebidos.
Fases do projeto
As trs fases do projeto de um banco de dados, para qualquer aplicao,
so:
1. Definio dos dados (uma anlise dos campos necessrios);
2. Agrupamento e Refinamento dos campos;
3. Estabelecimento de relaes entre tabelas e campos.
Definio dos Dados
Na primeira fase, que se refere definio de dados, voc dever fazer
uma lista de todos os campos envolvidos em sua aplicao - com deta-
lhes, a fim de determinar exatamente que tipo de informao deve ser
armazenada no banco de dados.
Na discusso com os empregados da Imobiliria Proimvel, eles determi-
naram que so necessrias trs categorias de dados: Inquilinos, Imveis
e Pagamentos. Esses tipos de dados iro formar as nossas tabelas.
Tambm foram determinados como cada um destes trs tipos sero des-
critos, definindo quais sero os campos de cada tabela. Sendo para o
imvel os seguintes: o nome do inquilino, o endereo do imvel, o tipo do
imvel, data do trmino do contrato, o nmero de cmodos e banheiros,
rea do imvel, o custo do aluguel e outros itens, como garagem, gela-
deira, lareira, etc.
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Access XP
Campos:
1. Nome do inquilino
2. Endereo do inquilino
3. Endereo do imvel
4. Nmero de cmodos
5. Nmero de banheiros
6. Data do trmino do contrato
7. Tipo de imvel (casa, apartamento, sala)
8. Valor do aluguel
9. rea do imvel ( em metros quadrado)
10. Garagem
11. Dados complementares
12. Valor pago
13. Valor Multa
14. Data Pagamento
15. Pagou em Dinheiro ou Cheque
Um detalhe importante a ressaltar que, nesta fase, voc deve listar
todos os campos possveis de seu sistema de banco de dados. Voc
deve listar mais campos do que realmente necessita, pois a tarefa de
refinar implica a eliminao de itens desnecessrios e o agrupamento
destes itens.
Refinamento dos Campos
Nesta fase voc agrupar os campos em tabelas, caso seja necessrio,
e refinar os campos em sua lista inicial, de maneira que formem uma
definio exata dos tipos de dados que sero necessrios para o banco
de dados.
Ao analisarmos a nossa lista, verificamos que ela precisa ser dividida, ou
agrupada, em trs tabelas, uma tabela para informaes do inquilino,
outra para informaes do imvel e uma terceira para as informaes de
pagamento. Isto necessrio porque, alm de serem informaes dis-
tintas, se um mesmo inquilino possusse mais de um imvel, resultaria
em redundncia de informaes.
Com relao aos campos, os empregados da imobiliria (como exem-
plo) sugeriram que o campo endereo deveria ser dividido em rua, cida-
de, estado e CEP. Havia, tambm, uma repetio de alguns nomes; para
evitar confuses, o campo nome foi dividido em nome e sobrenome.
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Access XP
Foi observado que era necessrio a incluso de mais um campo lista.
Um determinado funcionrio lembrou que s vezes a diretoria solicita
uma relao de imveis por escritrio; neste caso, faz-se necessrio a
incluso do campo Escritrio nossa lista. As alteraes, ainda nesta
fase, quando ocorrem, no tem nenhum problema, mas aps a criao
do banco de dados e da digitao dos dados, qualquer alterao, ainda
que permitida, resultar em um processo cansativo de digitao.
Ao definir a lista de campos, interessante calcular o espao que ser
utilizado para armazenar o dado de um campo. Certifique-se de contar
os espaos em branco e a pontuao. Por exemplo, Av. Conselheiro
Aguiar, 45 possui 26 caracteres. A definio dos tamanhos dos campos
deve ser analisada com cuidado e deveremos considerar todas as possi-
bilidades. Especificao do tamanho de campo pequeno ocorrer em
problemas na digitao, e em tamanhos grandes, resultar em
processamento mais lento exigindo mais espao de armazenamento.
Tipo de Dados
Os campos em banco de dados so classificados de acordo com o tipo
de dado armazenado, cada campo s pode armazenar um nico tipo de
dado.
Definio Tipo de dados e Tamanho
Texto (Padro) Texto ou combinaes de texto e nmeros,
bem como nmeros que no exijam clculos, como
nmeros de tel efone, at 255 caracteres.
Memorando Texto ou combinaes longas de texto e nmeros.
At 64000 caracteres.
Nmero Dados numricos usados em clculos matemticos.
Data/Hora Valores de data e hora para os anos at 9999.
Moeda Valores monetrios e dados numricos usados em
clculos matemticos que utilizam uma ou mais ca-
sas decimais. Preciso de 15 dgitos no lado esquer-
do do separador decimal.
AutoNumerao Um nmero seqencial exclusivo ou nmero aleat-
rio atribudo pelo Microsoft Access sempre que um
novo registro adicionado a uma tabela. Os campos
AutoNumerao no podem ser atual i zados.
Sim/No Valores Sim e No, ou seja, campos que contm so-
mente um dentre dois valores.
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Access XP
Objeto OLE Um objeto (como uma planilha do Excel, um docu-
mento do Word, grficos, sons ou outros dados bi-
nrios) vinculados ou incorporados uma tabela do
Access.
Hyperlink Campo que ir armazenar um texto colorido e subli-
nhado ou um grfico no qual voc clica para saltar
para um arquivo, um local em um arquivo ou para
uma pgina da Internet. At 64.000 caracteres.
Assistente de Cria um campo que permite a voc escolher um va-
Pesquisa lor de uma outra tabela ou de uma lista de valores
usando uma caixa de combinao.
Estabelecendo as Relaes
Nesta fase devero ser definidos todos os relacionamentos possveis entre
as tabelas existentes. Em nosso banco de dados Controle de Imveis, da
Imobiliria Proimvel, foram definidas trs tabelas cuja relao do tipo um-
para-vrios, isto , um inquilino (tabela inquilino) poder ter vrios imveis
(tabela imvel) e um imvel poder ter vrios pagamentos (tabela paga-
mentos). A relao entre os campos tambm deve ser refletida, como exem-
plo, uma relao de imveis por cidade; uma relao entre dois campos
da mesma tabela que resultar num relatrio ou consulta.
Durante as trs fases do projeto, importante consultar as pessoas que
iro usar o sistema a fim de determinar quais tipos de informaes eles
esperam que o banco de dados fornea. Que tipo de relatrio ou consul-
ta o banco de dados fornecer? Quais solicitaes os funcionrios faro
a respeito do sistema gerenciador de banco de dados? Pensando conti-
nuamente sobre essas perguntas, voc verificar o seu banco de dados,
auxiliando assim na determinao dos detalhes importantes ou no.
Tenha em mente que mesmo aps a terceira fase, o projeto do banco de
dados no definitivo. As alteraes podero ser realizadas posterior-
mente, se necessrio, apesar dos problemas que isto poder ocasionar.
Entretanto, se voc seguir a sistemtica do projeto do banco de dados
para a sua aplicao especfica, ver que as chances da ocorrncia de
modificaes sero mnimas.
Aps a definio dos dados que sero armazenados, seu tamanho e tipo
e os relacionamentos entre as tabelas, teremos o seguinte:
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Access XP
Tabela Inquilinos
Campo Tamanho Tipo
CdigoInquilino - AutoNumerao
Nome 15 Texto
Sobrenome 15 Texto
Endereo 25 Texto
Cidade 15 Texto
Estado 2 Texto
CEP 9 Texto
Tabela Imveis
Campo Tamanho Tipo
CdigoImvel - AutoNumerao
CdigoInquilino - Nmero
Endereo 25 Texto
Cidade 15 Texto
Estado 2 Texto
CEP 9 Texto
NmeroCmodos 2 Texto
NmeroBanheiros 2 Texto
DataTrminoAluguel 8 Data
Garagem - Sim/No
TipoImvel (casa, apartamento, sala) 12 Texto
ValorAluguel - Moeda
rea (em metro quadrado) 5 Texto
DadosComplementares 50 Memorando
Escritrio 10 Texto
Tabela Pagamentos
Campo Tamanho Tipo
NmeroPagamento - AutoNumerao
CdigoImvel - Nmero
ValorPago - Moeda
ValorMulta - Moeda
DataPagamento - Data
DinheiroCheque - Sim/No
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Access XP
CRIANDO UMA TABELA
Vimos que a exibio das informaes pode ser de vrias maneiras,
formulrios de entrada de dados, consultas ou relatrios, mas elas esto
todas armazenadas em tabelas. Uma tabela de banco de dados uma
coleo de dados sobre o mesmo assunto organizado em linhas e colu-
nas. A criao de uma tabela um dos processos mais importantes do
banco de dados. Os formulrios de entrada de dados, consultas, e rela-
trios dependem dos dados de uma ou mais tabelas.
No momento da criao de uma nova tabela, definimos quais campos
faro parte dela e quais os tipos de dados que podero ser armazenados
em cada campo, isto , se um campo for definido como numrico, no
ser permitida a entrada de texto. Recursos como este diminuem erros
de entrada de dados.
O Assistente de Tabela uma forma simples de criao de tabela, mas
ficaramos limitados a aceitar tabelas e campos pr-definidos, prontos.
Em alguns casos seria favorvel, mas como a maioria dos campos que
definimos no faz parte das tabelas exemplos que o Assistente oferece,
usaremos outra opo.
Dando continuidade ao nosso estudo para criar um banco de dados novo,
selecione a opo Banco de Dados em branco no painel de tarefas
Novo Arquivo, exibida aps o carregamento do Access, ou selecione a
opo Novo do menu Arquivo ou, o clique no boto Novo ( ) da barra
de ferramentas, estas duas ltimas opes exibem o painel de tarefas
Novo Arquivo.
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Access XP
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Access XP
Aps selecionar o boto Criar, o Microsoft Access cria o banco de dados
com o nome que voc digitou, como exemplo Controle de Imveis, e
exibe a janela Banco de dados com as Tabelas visveis. Selecione a
opo Criar tabela no modo estrutura e clique no boto Novo para criar
a tabela Inquilinos de nosso banco de dados.

O Modo Estrutura foi o escolhido por ser o mais completo. Aps a cria-
o da tabela, poderemos voltar mais tarde e editar ou modificar qual-
quer coisa da tabela. No quadro de dilogo Nova tabela escolha tambm
o Modo estrutura como forma de criao desta tabela.
A opo Modo Estrutura exibe uma tabela onde sero inseridas as de-
finies dos campos com seus respectivos tipos de dados e descries.
Abaixo na caixa de dilogo Tabela, encontraremos as propriedades do
campo atualmente selecionado, estas propriedades podero ser ativadas
ou alteradas. Para o banco de dados que estamos construindo, vamos
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Access XP
alterar os tamanhos dos campos conforme foram definidos anteriormen-
te. Para a tabela Inquilinos, os campos ficaro da seguinte forma:
Aps a incluso de todos os campos, clique no boto Salvar da barra de
ferramentas. O Access perguntar ento qual o nome da tabela, digite
Inquilinos.
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Access XP
Chave primria
Antes de salvar a tabela Inquilinos, o Access informar que no foi de-
finida nenhuma chave primria para esta tabela. Clique no boto Sim
para definir a chave primria automaticamente, verificando se esta cha-
ve o campo CdigoInquilino.
Caso voc no queira definir automaticamente uma chave primria po-
der faz-lo posteriormente, utilizando o boto Chave primria ( ) da
barra de ferramentas.
A chave primria formada por um campo que identifica cada registro
de uma tabela. Da mesma forma que uma placa de carro identifica um
veculo, a chave primria identifica um nico registro. O Microsoft Access
no permitir valores duplicados neste campo. Por exemplo, na tabela
Inquilinos, dois inquilinos no podem ter o mesmo cdigo.
O tipo de dado AutoNumerao atribui automaticamente nmeros
seqenciais para os registros de uma tabela sem a existncia de dupli-
cao. Este tipo de dado foi utilizado na tabela Inquilinos para o campo
CodigoInquilino que ser o identificador de cada registro.
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Access XP
Salvando a Tabela
Ao concluir totalmente a tabela, definindo os campos e a chave prim-
ria, salve-a novamente.
Repita os mesmos procedimentos para as tabelas Imveis e Pagamen-
tos. Definindo como chaves primrias os campos CdigoImvel e
NmeroPagamento respectivamente. Para o campo CdigoInquilino,
na tabela Imveis, utilize o tipo de dado Assistente de Pesquisa. Este
tipo de dado abre o quadro Assistente de Pesquisa, mantenha a primeira
opo selecionada e na prxima janela escolha a tabela Inquilinos como
fonte da pesquisa.
No passo seguinte escolha a tabela Inquilinos e clique em Avanar.
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Access XP
A seguir, escolha o campo Nome como sendo o campo para incluir na
coluna de pesquisa.
Como vimos, este tipo de dado cria um campo que permite a voc esco-
lher um valor de uma outra tabela (Inquilinos). Este recurso provoca o
relacionamento entre as duas tabelas, isto , a tabela Inquilinos e Im-
veis passam a estar relacionadas automaticamente pelo campo
CdigoInquilino.
Continue com o Assistente mantendo as opes padro e finalizando
com um clique no boto Concluir. Salve sua tabela como recomendado.
Com o trmino do Assistente, continue com a entrada dos campos na
tabela Imveis, at o campo DataTrminoAluguel. Como este campo do
tipo Data/Hora iremos definir uma mscara para a entrada de dados dele.
Na seo Geral d um clique no campo Mscara de Entrada, ir apare-
cer um boto com reticncias no lado direito do campo, d um clique
nele. A caixa de dilogo Assistente de mscara de entrada ir aparecer,
onde voc dever definir qual o tipo de mscara que ser utilizado. Teste
na caixa de texto Experimente como ficar a mscara escolhida (voc
ir encontrar duas opes de mscara para datas), depois clique em
Avanar e Concluir.
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Access XP
A seguir, temos as definies de todos os campos das tabelas Imveis e
Pagamentos:
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Access XP
Relacionando Tabelas
O relacionamento das tabelas de nosso banco de dados se fez de forma
automtica quando definimos o campo CdigoInquilino como sendo do
tipo Assistente de Pesquisa, relacionando as tabelas Inquilinos e Im-
veis. Mas o relacionamento entre as tabelas Imveis e Pagamentos de-
ver ser realizado manualmente, isto , utilizando os recursos de relaci-
onamento da janela Relacionamentos. Nesta janela, voc poder defi-
nir relacionamentos entre campos de tabelas diferentes ou excluir relaci-
onamentos. Caso voc exclua alguma tabela da janela Relacionamen-
tos, o Access manter os demais relacionamentos, preservando a inte-
gridade do banco de dados.
Como determinar relacionamentos para seu banco de dados
Depois de definir tabelas diferentes para cada assunto no seu banco de
dados, voc precisa de uma maneira de dizer ao Access como agrupar
novamente estas informaes. O primeiro passo nesse processo defi-
nir relacionamentos entre as tabelas. Depois de fazer isso, voc pode
criar consultas, formulrios e relatrios, para exibir informaes de vri-
as tabelas de uma s vez. Como exemplo, veja que o formulrio Pedi-
dos do banco de dados Northwind inclui informaes de vrias tabelas.
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Access XP
Como os relacionamentos funcionam?
Um relacionamento funciona coincidindo dados em campos-chave, que
so normalmente campos com o mesmo nome em ambas as tabelas.
Na maioria dos casos, essa ser a chave primria de uma tabela, que
fornece um identificador exclusivo para cada registro, coincidindo com
uma entrada na chave estrangeira em outra tabela. Por exemplo, funci-
onrios podem ser associados a pedidos pelos quais so responsveis,
criando-se um relacionamento entre campos CdigoDoFuncionrio.
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Access XP
Um relacionamento um-para-vrios
Um relacionamento um-para-vrios o tipo mais comum de relaciona-
mento. Em um relacionamento um-para-vrios, um registro na Tabela A
pode ter vrios registros coincidentes na Tabela B, mas um registro na
Tabela B no possui mais do que um registro coincidente na Tabela A.
Por exemplo, as tabelas Fornecedores e Produtos possuem um relacio-
namento um-para-vrios: cada fornecedor vende diversos produtos, mas
cada produto vem de apenas um fornecedor.
Um relacionamento vrios-para-vrios
Em um relacionamento vrios-para-vrios, um registro na Tabela A pode
conter vrios registros coincidentes na Tabela B e vice versa. Isso s
possvel definindo-se uma terceira tabela (chamada de tabela de
vinculao) cuja chave primria consiste de pelo menos dois campos -
as chaves primrias das Tabelas A e B. Por exemplo, a tabela Pedidos e
a tabela Produtos possuem um relacionamento vrios-para-vrios que
definido pela criao de dois relacionamentos um-para-vrios com a ta-
bela Detalhes do Pedido.
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Access XP
Um relacionamento um-para-um
Em um relacionamento um-para-um, um registro da Tabela A no pode
ter mais de um registro coincidente na Tabela B e vice versa. Esse tipo
de relacionamento no comum, porque a maioria das informaes re-
lacionadas desta maneira deveria estar em uma nica tabela. Voc tal-
vez utilize o relacionamento um-para-um para dividir uma tabela muito
grande, para isolar parte de uma tabela por razes de segurana ou para
armazenar informaes que somente se aplicam a um subconjunto da
tabela principal. Por exemplo, voc pode querer criar uma tabela para
saber quais so os funcionrios que esto participando de um jogo de
futebol beneficiente.
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Access XP
Como definir relacionamentos
Voc define um relacionamento manualmente, utilizando os recursos da
janela Relacionamentos. Voltando ao banco de dados Controle de Im-
veis, abra a janela Relacionamentos dando um clique no boto ( ) da
barra de ferramentas. Observe que existe apenas um relacionamento
definido, que foi o criado automaticamente durante a construo da ta-
bela Imveis, faltando ainda incluir a tabela Pagamentos e seu relacio-
namento com a tabela Imveis.
Vamos incluir a tabela Pagamentos nesta janela, para isso clique no bo-
to Mostrar tabela ( ) da barra de ferramentas. Depois selecione a
tabela Pagamentos e clique nos botes Adicionar e Fechar.
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Access XP
Com a tabela adicionada, arraste o campo-chave de uma tabela e solte-
o no campo-chave da outra tabela.
Na caixa de dilogo Editar relacionamentos, ative a caixa Impor integri-
dade referencial e conclua o relacionamento dando um clique no boto
Criar.
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Access XP
Voc poder excluir um relacionamento ou tabela do quadro Relaciona-
mentos utilizando o mouse. Para excluir um relacionamento, d um clique
na linha de relacionamento para selecion-la e, em seguida, pressione a
tecla Delete. Para excluir uma tabela, d um clique na tabela para
selecion-la, e pressione a tecla Delete.
CRIANDO FORMULRIOS
No banco de dados Despesas vimos que as entradas de dados eram
realizadas atravs dos formulrios. Mas os formulrios tambm podem
ser usados para a criao de menus e caixas de dilogos.
Podemos adicionar formulrios em um banco de dados usando o Assis-
tente de formulrios que nos ajuda a criar formulrios padro mais rapi-
damente, o Auto formulrio que cria um formulrio contendo todos os
campos de uma tabela, ou criando no modo Estrutura, partindo de um
formulrio vazio e aos poucos adicionando os objetos que comporo
este formulrio, construindo formulrios mais personalizados.
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Access XP
Assistente de Formulrios
No momento, vamos introduzir dados nas tabelas Inquilinos e Imveis
(15 imveis como exemplo) do banco de dados Controle de Imveis, usando
um formulrio que ser criado atravs do Assistente de Formulrios.
Clique em Formulrios e para criar um novo formulrio com a ajuda do
assistente, selecione a opo Criar formulrio usando o assistente e
clique no boto Abrir da barra de ferramentas.
No primeiro quadro do Assistente de Formulrio so pedidos os campos
que faro parte do formulrio, como o formulrio para entrada de da-
dos na tabela Inquilinos, todos os campos devero ser adicionados.
Selecione a tabela Inquilinos na caixa de lista Tabelas e clique no boto
indicado na figura a seguir para incluir todos os campos da tabela no
formulrio, passando-os da caixa Campos disponveis para a caixa Cam-
pos selecionados. Se clicar no boto com uma seta, ser inserido campo
a campo.
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Access XP
Nas prximas duas etapas, aceite o layout e estilo definidos como pa-
dro pelo Access dando um clique no boto Avanar. Na ltima etapa,
clique sobre o boto Concluir. Como padro, o Access exibe o formul-
rio de entrada de dados para a tabela Inquilinos. Adicione alguns regis-
tros com dados de seus amigos nesta tabela.
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Access XP
AutoFormulrio
Com o AutoFormulrio, o Access cria um formulrio que utiliza todos
os campos da origem do registro que voc selecionou de acordo com
o layout Colunar, Tabular ou Folha de dados.
A partir da janela Banco de dados, selecione o objeto Formulrios e
clique no boto Novo . Na caixa de dilogo Novo formulrio escolha a
opo AutoFormulrio: Colunar e a tabela Imveis como fonte de
dados, de acordo com a figura a seguir.
Ao dar um clique no boto OK o Access comear a construo do for-
mulrio, salve com o nome de Imveis.
Digite os dados no formulrio Imveis, de acordo com o seguinte critrio:
escritrio de Recife tem 7 casas com aluguis entre R$ 500,00 a R$
1.500,00; o escritrio de So Paulo tem 1 casa, 4 salas e 3 apartamentos
distribudos entre as cidades de So Paulo, Belo Horizonte e Rio de Ja-
neiro com aluguis entre R$ 800,00 a R$ 2.500,00
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Access XP
Alterando a estrutura de um Formulrio
O formulrio de entrada de dados para a tabela Imveis no est bem
estruturado, por exemplo, a descrio do campo data est inadequada,
deveria ser exibido o seguinte: Data de Trmino do Aluguel. Outros
campos apresentam problemas semelhantes, mas podemos reestruturar
o nosso formulrio. Em Formulrios, selecione o formulrio Imveis e,
em seguida, clique no boto Estrutura ( ).
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Access XP
Para estruturar qualquer campo, d um clique sobre a caixa do campo a
ser alterado (aparecendo alguns quadradinhos, indicando que esta cai-
xa est selecionada), dependendo da posio em que se encontra o
ponteiro do mouse, sobre a caixa, veremos a seta bidirecional - arrastan-
do voc dimensiona a caixa, ou uma mozinha, que se arrastada move a
caixa para outra posio.
D um cl i que, para sel eci onar, sobre a l egenda do campo
DataTrminoAluguel e mais um clique para poder alterar o texto, subs-
tituindo-o por um outro mais adequado. Repare que as indicaes dos
campos so formadas na verdade por dois objetos: Rtulo e Caixa de
texto que podero ser redimensionados separadamente ou em grupo.
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Access XP
Depois de reestruturar o formulrio, poderemos ter a seguinte aparncia:
ASSISTENTE DE CONSULTA
Atravs de uma Consulta poderemos selecionar dados de uma ou mais
tabelas usando um critrio especfico, e exibir esses dados na ordem
que desejarmos. A forma mais simples de criarmos uma consulta atra-
vs de um Assistente. No planejamento de nosso banco de dados verifi-
camos a possibilidade de algumas relaes - Imveis por Escritrio e
Imveis por Cidade. Muitas vezes as consultas coincidem com alguns
tipos de relatrios. Vamos usar estas duas relaes e gerarmos as nos-
sas consultas para o banco de dados Controle de Imveis.
Alm disso, as consultas ajudam na construo de formulrios de entra-
da de dados que usam campos de vrias tabelas relacionadas. Construi-
remos tambm uma consulta para a entrada dos pagamentos de aluguel
que trabalhar com dados das trs tabelas do banco de dados Controle
de Imveis.
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Access XP
Criando uma Consulta Simples
Comearemos criando uma consulta que mostre ao usurio uma lista de
imveis por escritrio. Clique em Consultas da janela Banco de dados,
dando um duplo clique na opo Criar consulta usando o assistente.
Na primeira etapa do Assistente, pedido a tabela e os campos que
faro parte da consulta. Escolha a tabela Imveis e os campos: Escrit-
rio, TipoImvel, rea, ValorAluguel e DataTrminoAluguel. A escolha
dever ser feita nesta ordem, pois ser ela que determinar como os
dados sero exibidos. Neste quadro, poderamos selecionar mais de uma
tabela e obter uma relao de campos pertencentes a diversas tabelas.
Na prxima etapa aceite a opo oferecida pelo Access e na seguinte,
Nomeie a consulta como Imveis por escritrio. Como resultado tere-
mos o seguinte:
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Access XP
Note que a ordem de classificao dos registros desta consulta a mes-
ma ordem em que os dados foram sendo digitados. Para classificar a
consulta na ordem exata por escritrio, devemos alternar a consulta para
o Modo estrutura ( ) e modificar a ordem para o campo Escritrio, de
acordo com a figura a seguir.
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Access XP
Aps as alteraes, retorne ao modo Folha de dados ( ), observando
as alteraes na classificao dos registros.
Repita estes procedimentos para a criao da consulta Imveis por Ci-
dade, para esta consulta selecione os campos: Cidade, TipoImvel, rea
e Endereo da tabela Imveis, ordenando-os na ordem crescente para
Cidades e TipoImvel.
Para alterar a legenda que aparece sobre cada campo, alterne a consul-
ta para o Modo estrutura e d um clique com o boto direito sobre o
nome do campo, escolhendo a opo Propriedades.
No quadro de dilogo Propriedades do campo, digite um novo valor para
a propriedade legenda do campo.
Feche este quadro e retorne a consulta para o modo Folha de dados.
Pgina: 69
Access XP
Obs: Para fazer o smbolo de rea utilize o Mapa de Caracteres do
Windows, selecionando, copiando e colando o smbolo de quadrado,
ou pressione as teclas Ctrl+Alt+2.
ASSISTENTE DE RELATRIOS
O relatrio uma maneira eficiente de apresentar os dados num formato
impresso da maneira que desejarmos. As informaes deste relatrio
podero ter origem em uma tabela ou consulta. Criar um relatrio a partir
de uma consulta obtemos a forma impressa desta consulta. Para o ban-
co de dados Controle de Imveis, poderemos criar os seguintes relatri-
os: Imveis por Escritrio, Imveis por Cidade, Relao Completa de
Imveis e Imveis por Inquilino. A maneira mais simples para criar um
relatrio atravs do Assistente de relatrios. Na seqncia, construire-
mos o relatrio Imveis por Inquilino e, logo aps, voc poder criar os
outros relatrios utilizando os mesmos procedimentos.
Selecione Relatrios da janela Banco de dados, em seguida, d um
duplo clique sobre a opo Criar relatrio usando o assistente.
Da tabela Inquilino, selecione os campos Nome e Sobrenome, da tabe-
la Imveis selecione os campos TipoImvel, Endereo, Cidade e
ValorAluguel.
Pgina: 70
Access XP
No quadro que est sendo pedida a forma de exibio dos dados, aceite
a opo por Inquilino (a mais apropriada) e d um clique no boto Avan-
ar. A seguir, o Assistente de Relatrio deseja saber se queremos adici-
onar nveis de grupo no relatrio que estamos criando, no faa nenhu-
ma alterao pois os campos Nome e Sobrenome j esto na condio
de nvel de grupo, ento, clique sobre o boto Avanar.
No prximo quadro informe a ordem de classificao dos dados. Esco-
lha na primeira caixa de lista o campo Tipo de Imvel em ordem cres-
cente, como sendo a primeira classificao, e o campo Valor do Alu-
guel em ordem decrescente, para a segunda classificao. Estas op-
es resultaro em uma listagem em ordem alfabtica de tipo de imveis
e, dentro desta, uma classificao em ordem decrescente dos valores
dos aluguis.
Pgina: 71
Access XP
Nas etapas seguintes o Assistente solicitar o layout, orientao do pa-
pel, estilo e ttulo do relatrio, escolha as opes mais adequadas ao
gosto do usurio. Lembrando-se que caso no goste do resultado, voc
poder apagar este relatrio e comear tudo de novo.
A orientao Paisagem recomendada para relatrios com muitos cam-
pos selecionados, provavelmente ser esta orientao que voc usar
para o relatrio Relao Completa de Imveis.
Pgina: 72
Access XP
Da mesma forma que as consultas, os relatrios tambm possibilitam sua
reestruturao, onde poderemos realizar qualquer tipo de correo, como
exemplo, aumentar o campo endereo do relatrio Imveis por Inquilino,
alterar a legenda dos campos ou mudar a ordem de classificao.
Observe que a ordem de classificao primria por ordem de cdigo
do inquilino, vamos alterar para ordem alfabtica. Alterne para o Modo
estrutura e no menu Exibir, escolha a opo Classificar e agrupar ou
utilize a barra de ferramentas ( ).
Altere o primeiro campo de CdigoInquilino para Nome, classificando o
relatrio por ordem alfabtica de Inquilinos.
CONSULTAS E FORMULRIOS ESPECIAIS
Vamos avanar um pouco mais nos recursos do Access para a criao
de Consultas e Formulrios. Criaremos um formulrio para a entrada
dos pagamentos, exibindo informaes das trs tabelas do banco de
dados Controle Imveis. Para isto, necessria a construo de uma
consulta que far parte da montagem deste formulrio.
Pgina: 73
Access XP
Criando Consulta em Modo Estrutura
Clique em Consultas da janela Banco de dados e, em seguida, clique
na opo Criar consulta no modo Estrutura.
Logo aps, ser exibido dois quadros, o que est atrs conter as tabelas
que iremos utilizar, e o quadro frente - Mostrar tabela, possui as tabelas
disponveis que serviro como base para a criao da consulta. Selecione
a tabela Imveis e clique no boto Adicionar, faa o mesmo para as tabe-
las Inquilinos e Pagamentos. Em seguida, clique em Fechar.
Na janela com o ttulo provisrio Consulta1, observamos as tabelas que
acabamos de adicionar com seus relacionamentos. Logo abaixo, encon-
traremos um quadro para selecionarmos os campos que faro parte desta
consulta. Como exemplo, selecione os seguintes campos:
Tabelas x Campos
Imveis Inquilinos Pagamentos
Endereo Nome NmeroPagamento
ValorAluguel CdigoImvel
ValorMulta
DataPagamento
DinheiroCheque
Pgina: 74
Access XP
Ainda, se desejar, poder classificar de forma crescente ou decrescente
qualquer um dos campos, para obter este recurso clique na linha Classi-
ficao, abaixo do campo que deseja ordenar e escolha uma das for-
mas oferecidas. Ao concluir feche a janela e confirme o salvamento,
como sugesto, d o nome de Consulta pagamentos.
Criando Formulrio em Modo Estrutura
Para finalizar a construo dos formulrios deste banco de dados, criare-
mos um formulrio para a tabela Pagamentos sem a utilizao do assis-
tente. Este formulrio ir conter campos das trs tabelas disponveis no
banco da dados utilizando como base a consulta Consulta pagamentos.
Pgina: 75
Access XP
Clique em Formulrios da janela Banco de dados, em seguida, d um
clique no boto Novo ( ) e na caixa de dilogo Novo formulrio, seleci-
one Modo estrutura e Consulta pagamentos como fonte dos objetos.
Se a Caixa de ferramentas no estiver visvel, clique no boto Caixa de
ferramentas ( ) da barra de ferramentas para exibi-la.
Aps a confirmao, a estrutura do novo formulrio ser exibida com os
campos da consulta Consulta pagamentos listados na Lista de cam-
pos, e a Caixa de ferramentas.
Pgina: 76
Access XP
Arraste todos os campos da Lista de campos para o formulrio vazio,
sendo um por vez, sem preocupar-se muito com a esttica. Pois iremos
cuidar dela logo a seguir.
Aps a incluso de todas as caixas de texto com suas respectivas legen-
das, vamos organizar estes conjuntos utilizando a grade do formulrio
para nos ajudar com os posicionamentos. Selecione o formulrio dando
um clique no local indicado na figura anterior, e depois, abra a janela de
propriedades do formulrio dando um clique no boto Propriedades ( )
da barra de ferramentas.
Na guia Formato da janela de propriedades do formulrio, altere o valor
das grades X e Y para 5, ou outro valor que voc achar mais conveniente.
Pgina: 77
Access XP
Para visualizar ou ocultar a grade, use a opo Grade do menu Exibir. E
para encaixar os objetos na grade dando um ajuste mais preciso, use a
opo Encaixar na grade do menu Formatar. Agora com a grade visvel
e menor, voc pode organizar seus objetos mais facilmente.
Salve ( ) este formulrio com o nome de Pagamentos. E teste o seu
funcionamento inserindo alguns pagamentos, mas tome cuidado para
no digitar um cdigo de imvel no existente.
Para efetuar um pagamento interessante poder escolher a partir de
uma lista, o imvel que ter seu aluguel pago. Mas por enquanto o for-
mulrio Pagamento no permite esta escolha, pois para o campo
CdigoImvel existe uma caixa de texto onde dever ser digitado o cdi-
go e s depois de sair do campo que teremos os demais campos rela-
cionados exibidos.
Para resolver este problema, primeiro teremos que converter o objeto
caixa de texto em uma caixa de combinao, e depois alterar uma de
suas propriedades.
Clique com o boto direito sobre a caixa de texto do campo CdigoImvel
selecionando Alterar para >> Caixa de combinao.
Pgina: 78
Access XP
Aps a converso, abra a janela de propriedades da Caixa de combina-
o CdigoImvel, e d um clique no boto de reticncias da proprieda-
de Origem da linha para abrir um construtor de consultas, que nos aju-
dar a informar ao Access onde obter os dados a serem exibidos nesta
caixa de combinao.
Adicione a tabela Imveis e selecione o campo CdigoImvel como Ori-
gem da linha, feche esta janela salvando as alteraes na propriedade.
Pgina: 79
Access XP
Volte o formulrio para o Modo formulrio e teste novamente, observan-
do que basta selecionar um cdigo de imvel da lista para que os cam-
pos relacionados sejam logo preenchidos.
Para finalizar este formulrio, vamos incluir o recurso de valor padro
para um campo em um novo registro. Por exemplo, quando vamos rea-
lizar um pagamento conveniente que o valor do campo DataPagamento
seja preenchido com a data atual eliminando uma etapa de digitao.
Abra a janela de propriedades da caixa de texto do campo DataPagamento
e altere a propriedade Valor padro, dando um clique no boto de reti-
cncias para abrir o Construtor de expresses.
Pgina: 80
Access XP
Para fazer com que a data do sistema seja o valor padro, clique Ex-
presses comuns e duplo clique em Data atual, depois feche o cons-
trutor com OK.
Pronto, agora toda vez que o usurio for incluir um novo pagamento,
este vir com a data atual do sistema automaticamente.
CONSTRUINDO UM MENU DE CONTROLE
Em estudos anteriores, aps criarmos o banco de dados Despesas, foi
exibido um menu de controle que permitia, de maneira prtica e
operacional, encontrarmos a tarefa que pretendamos realizar sem a
necessidade de procur-la na janela Banco de dados. Os menus facili-
tam muito a operao em sistemas informatizados. Agora, vamos criar
um menu para o Controle de Imveis, e fazer com que ele seja ativado
automaticamente toda vez que este banco de dados for aberto.
Pgina: 81
Access XP
Este banco de dados na verdade ter quatro menus, sendo um principal
(Menu de controle principal) que abrir os outros trs, todos obedecendo
ao seguinte esquema:
Menu Menu de controle Entrar/Exibir Consultas Relatrios
principal dados
Entrar/Exibir dados Inquilinos Imveis por cidade Imveis por cidade
Consultas Imveis Imveis por escritrio Imveis por Escritrio
Opes Relatrios Pagamentos Retornar ao Menu Imveis por inquilino
Alterar itens do Menu Retor. ao Menu Relao completa
Sair Banco de dados Retornar ao Menu
Estando com o banco de dados Controle de Imveis aberto, selecione a
partir do menu Ferramentas >> Utilitrios de banco de dados >>
Gerenciador do menu de controle. O quadro exibido a seguir pedir
uma confirmao para a criao de um menu de controle, clique no bo-
to Sim.
Caso a opo Gerenciador do menu de controle no esteja disponvel,
abra a caixa de dilogo Personalizar a partir do menu Ferramentas >>
Personalizar... >> Comandos e arraste a opo para a barra de menu
na posio indicada na figura a seguir.
Pgina: 82
Access XP
Aps a confirmao para criar um menu de controle, sero criados auto-
maticamente a tabela Switchboard Items e o formulrio Menu de controle.
Pgina: 83
Access XP
No quadro Pginas do menu de controle, deve conter o Menu de contro-
le principal (criado automaticamente) e todos os submenus que faro
parte do menu principal, isto , os submenus: Entrar/Exibir Dados, Con-
sultas e Relatrios. Atravs do boto Novo, inclua esses submenus.
Agora, com o Menu de controle principal (Padro) selecionado, clique no
boto Editar para criarmos os itens que iro compor o Menu Principal
com seus respectivos comandos. No quadro Editar pgina do menu de
controle, clique no boto Novo para inserir a primeira opo do Menu
Principal, digite Entrar/Exibir dados na caixa Texto. Como esta opo
do menu abrir um submenu, vamos manter o comando Ir para menu
de controle e selecionar na caixa Menu de controle Entrar/Exibir da-
dos conforme a figura a seguir.
Pgina: 84
Access XP
Vamos repetir estes procedimentos para as opes Consultas e Rela-
trios que abriro seus respectivos submenus. Crie um novo item de
menu de controle chamado Alterar Itens do Menu, em comando esco-
lha a opo Criar aplicativo que ativar automaticamente o Gerenciador
do Menu de Controle.
Clique novamente no boto Novo e crie o item de menu de controle Sair
do Banco de dados, escolha o comando Sair do aplicativo que fecha-
r o banco de dados.
Pgina: 85
Access XP
A primeira parte do Menu Principal est pronta, mas os submenus tam-
bm contero itens, isto , para o submenu Entrar/Exibir Dados, teremos
as opes Inquilino, Imveis e Pagamentos. Estas opes abriro seus
respectivos formulrios de entrada de dados.
No quadro Editar pgina do menu controle, clique no boto Fechar para
retornarmos ao quadro Gerenciador do menu de controle. Agora, iremos
editar os submenus, isto , entrar com os itens para cada submenu.
Na janela Gerenciador do menu de controle selecione Entrar/Exibir Da-
dos, clique no boto Editar. No quadro Editar pgina do menu de contro-
le, selecione o boto Novo. Na caixa Texto digite Inquilinos, escolha o
comando Abrir formulrio no modo edio (permite a edio e exibi-
o de registros) e escolha o Formulrio Inquilinos. Este comando abre
o formulrio de entrada de dados Inquilinos, aps a escolha da opo
Inquilino no submenu Entrar/Exibir Dados.
Pgina: 86
Access XP
Repita estes procedimentos para as opes Imveis e Pagamentos do
submenu Entrar/Exibir dados incluindo mais uma opo de retorno, isto
, quando saltamos para um submenu, dever existir uma opo que
volte para o menu principal, ento, crie mais um item conforme a figura a
seguir:
Para o submenu Relatrios, utilize os textos e comandos a seguir:
Texto Comando Relatrio
Imveis por cidade Abrir relatrio Imveis por cidade
Imveis por escritrio Abrir relatrio Imveis por escritrio
Imveis por inquilino Abrir relatrio Imveis por inquilino
Rel. completa de imveis Abrir relatrio Rel. completa de imveis
Retornarz ao Menu Ir para menu Menu de controle
principal de controle principal
Pgina: 87
Access XP
Para concluirmos o nosso trabalho, est faltando a incluso dos itens
referente ao submenu Consultas, mas como no existe um comando
para abertura de consulta na lista de comando, teremos que criar uma
macro (prximo assunto) de abertura de consulta e usar o comando Exe-
cutar macro do Gerenciador de menu de controle.
Clique nos botes Fechar da janela Editar pgina do menu de controle e
do Gerenciador de menu de controle. Na janela Banco de dados, seleci-
one Formulrios e abra o formulrio Menu de controle para vermos o
resultado de nosso trabalho. No menu exibido, navegue pelas opes j
definidas (menos Consultas), inclusive Sair do Banco de Dados.
Formulrio de Inicializao
Quando abrimos o banco de dados Controle de Imveis observamos
que o menu de controle no carregado automaticamente. Para tornar
isso possvel, siga as instrues a seguir:
Pgina: 88
Access XP
1. No menu Ferramentas, escolha a opo Inicializar...;
2. No caixa de combinao Exibir formulrio/pgina, selecione o formu-
lrio Menu de controle;
3. Se voc no deseja que usurios vejam ou usem a janela Banco de
Dados, que aparece por trs do Menu, desative a caixa de verificao
Exibir janela banco de dados. Feche o banco de dados, em segui-
da, abra-o para ver o resultado.
MACRO PARA ABRIR CONSULTA
Atravs de uma macro poderemos criar um conjunto de uma ou mais
aes onde cada uma faz alguma coisa. Vamos criar uma macro que
execute uma seqncia de aes para a abertura de uma consulta.
A partir da janela Banco de dados, ative Macros e clique no boto Novo
( ). Na coluna Ao escolha na lista a opo AbrirConsulta, e como
Nome da consulta, escolha Imveis por Cidade. Na caixa Modo de
dados escolha Somente leitura.
Pgina: 89
Access XP
Logo aps, feche a janela e salve-a com o nome: Consulta Imveis por
Cidade. Repita estes procedimentos para criar uma macro para a outra
consulta - Imveis por Escritrio.
Ao concluir, teremos duas macros que abriro as consultas Imveis por
Cidade e Imveis por Escritrio.
Vamos incluir estas duas macros no Menu de Controle. Abra o formulrio
Menu de controle e, em seguida, escolha a opo Alterar Itens do Menu.
Pgina: 90
Access XP
Atravs do Editor de Menus, entre com os itens para o submenu Consul-
tas (figura a seguir), incluindo o de retorno ao menu principal. Ao con-
cluir, verifique o resultado.
Pgina: 91
Access XP
CRIANDO PGINAS DA INTERNET
A Internet est cada dia mais prxima dos usurios comuns, eles a usam
para enviar mensagens aos amigos, consultar algum tipo de informao
e, at mesmo, fazerem compras.
Nas empresas os empregados logo tero em suas mos, sistemas de
acesso s informaes parecidos com a Internet e, desta forma, podero
divulgar seus trabalhos na rede interna (Intranet) ou, em uma rede externa
(Internet). Para gerar qualquer tipo de informao a ser divulgada na Internet
ou Intranet, ser necessria a converso destes arquivos para o formato
HTML (tipo de arquivo reconhecido pelo programa de navegao), e esta
converso o Access faz para voc sem muito mistrio.
CONVERTENDO UM ARQUIVO EM HTML
O Access permite a converso para HTML dos relatrios, tabelas, con-
sultas e formulrios, resultando em pginas da Web. Vamos converter
os relatrios do banco de dados Controle de Imveis para conhecermos
melhor este recurso.
Com o relatrio Imveis por Inquilino selecionado, clique em Arquivo >>
Exportar..., e salve o relatrio como tipo Documentos HTML.
Pgina: 92
Access XP
Marque a caixa de seleo AutoIniciar para exibir os resultados em seu
navegador da Internet padro e clique em Salvar. Mas antes de salvar, o
Access perguntar qual ser o modelo de HTML que voc deseja utilizar,
onde poder ser digitado o local do arquivo modelo.
Os arquivos de modelo HTML so utilizados para melhorar a aparncia,
consistncia e navegao de seus arquivos HTML estticos. Por exem-
plo, talvez voc queira incluir um logotipo da empresa na seo do cabe-
alho, uma imagem de plano de fundo padronizada da empresa, na se-
o do corpo, e botes de navegao exclusivos, na seo do rodap de
um relatrio HTML esttico.
Um modelo HTML um arquivo de texto que inclui marcadores de cdi-
go HTML e marcadores exclusivos do Microsoft Access, que indicam
onde inserir a sada e outras informaes nos arquivos HTML estticos
ou arquivos HTML gerados no servidor.
Caso voc no tenha nenhum arquivo modelo, o Access colocar infor-
maes padro no arquivo HTML criado. Clique em OK e sero proces-
sadas as informaes do relatrio para a pgina Web.
Automaticamente o relatrio na pgina da Web aberto para visualizao,
mas para visualizar este relatrio, exiba a Barra de ferramentas da Web
(Exibir >> Barras de ferramentas >> Web), clicando no boto Ir ( )
e na opo Abrir hiperlink ( ) , clique no boto Procurar e v ao cami-
nho do arquivo Imveis por inquilino.html , selecione-o e clique em abrir
e depois clique no boto OK.
Pgina: 93
Access XP
Ou se preferir, execute o seu navegador e abra o arquivo que acabou de
salvar.
Pgina: 94
Access XP
PGINA DE ACESSO A DADOS
Pgina um arquivo que pode ser visualizado atravs de um navegador
de Internet. O Access permite a criao de pginas fixas, como vimos
anteriormente, ou atualizveis como veremos a seguir.
O segundo tipo de pgina um tipo especialmente projetado para exibir
e trabalhar com dados, armazenados em um banco do Access, pela
Internet ou via Intranet.
Para criar uma Pgina de acessos a dados ou abri-la no modo estru-
tura, ou no modo pgina, voc deve ter instalado o Internet Explorer 5
ou posterior.
Podemos criar uma Pgina de acesso a dados usando a AutoPgina,
o Assistente, transformar uma pgina da Web existente, ou cri-la a
partir do zero.
Pgina: 95
Access XP
Vamos criar uma pgina que exiba os dados da tabela Imveis usando o
assistente.
1. Na janela Banco de dados, clique em Pginas e d um duplo clique
na opo Criar pgina de acesso a dados usando o assistente.
2. Escolha a tabela ou consulta com os dados dos quais voc deseja
basear sua pgina de acesso a dados. Clique no boto Avanar.
3. Ordene os registros pelo valor crescente do aluguel.
4. D o nome de Pgina imveis, e clique no boto Concluir com a
opo Modificar a estrutura da pgina selecionada.
5. Se desejar escolher uma aparncia mais elegante para a sua pgina,
marque tambm a caixa Deseja aplicar um tema sua pgina.
6. Salve a pgina com o nome de Pgina imveis.htm.
7. Faa as alteraes necessrias na estrutura da pgina para que ela
fique semelhante a figura mostrada.
Pgina: 96
Access XP
Aps salvar o arquivo, o Access adiciona um atalho para a pgina na
janela Banco de dados.
Aponte o mouse sobre o atalho na janela Banco de dados para exibir o
caminho do arquivo.
Pgina: 97
Access XP
Com a arquivo HTML pronto, basta public-lo em um servidor Web para
ele ficar disponvel na Internet ou Intranet.
Pgina: 98
Access XP
ASSISTENTE DO OFFICE
No decorrer do curso voc deve ter notado o assistente de ajuda sendo
exibido e oferecendo algumas dicas sobre o trabalho que estava sendo
executado. Esta uma das opes que o Assistente do Office oferece -
Ajuda sugerida, mas a qualquer momento voc poder solicitar ajuda
usando as suas prprias palavras, para isto, d um clique sobre o boto
Assistente do Office ( ), localizado na barra de ferramentas.
Acima do quadro do assistente, encontraremos um balo solicitando o
texto que representar o assunto que desejamos obter ajuda. Como exem-
plo, foi solicitada ajuda sobre a excluso de formulrios. Aps dar um
clique no boto Pesquisar, o Assistente exibe algumas opo relaciona-
das com sua pergunta. Clique na opo correspondente sua pergunta
para obter detalhes da ajuda solicitada.
Em seguida, exibida a janela de ajuda do Microsoft Access contendo
informaes detalhadas sobre a ajuda solicitada.
Pgina: 99
Access XP
Caso deseje mudar as caractersticas do assistente ou at mesmo a
cara do prprio Assistente, clique no boto Opes no balo exibido
logo aps a apresentao do Assistente. Na guia Opes poderemos
ativar ou desativar os recursos disponveis e as dicas, e na guia Galeria,
encontraremos a opo de mudar a aparncia do Assistente.
Pgina: 100
Access XP
LISTA DE EXERCCIOS
1) Abra o banco de dados Northwind e conhea os diversos objetos
contidos nas tabelas, consultas, formulrios e relatrios.
2) Use o assistente para criar um banco de dados utilizando a estrutura
pr-definida Agendamento de recursos.
3) Analise os relacionamentos do banco de dados Agendamento de
recursos.
4) No banco de dados que voc criou, cadastre alguns clientes e tipos
de recursos.
5) Agora cadastre alguns recursos para finalizar a base do banco de
dados.
6) Organize os clientes em ordem alfabtica visualizando todos os re-
gistros.
7) Usando o boto filtrar por seleo, exiba apenas os registros de de-
terminada cidade, remova o filtro.
8) Realize algumas reservas, e com o boto filtrar por formulrio, exiba
apenas os registros com datas de agendamento superiores dez
dias da data atual.
9) No formulrio reservas, encontre o registro para a data atual atravs
do boto localizar.
10) Use o menu atalho para realizar algum tipo de pesquisa em um cam-
po a sua escolha.
11) Crie uma consulta que contenha os campos das tabelas Recursos e
Tipos de recursos, e inclua esta consulta e mais a criada no exerc-
cio 8, no menu de controle principal como itens de um sub-menu
Consultas.
12) Gere um novo relatrio a partir de uma das consultas que voc criou,
logo aps, inclua no menu Relatrios do menu de controle.
13) Crie um formulrio que exiba em duas guias, informaes do recur-
so e o tipo do recurso (altere a legenda das guias na janela de propri-
edades). Em seguida, inclua este formulrio no menu consultas.
Pgina: 101
Access XP
14) Aps realizar todas as tarefas, converta dois relatrios e duas con-
sultas (a sua escolha) em Pgina de acesso a dados, ao concluir,
veja o resultado no navegador da Internet.
15) Use o assistente do Office para saber como alterar a cor do texto
exibido nos formulrios, em seguida, altere as cores do texto de to-
dos os formulrios.
Celta Informtica
http://www.celtainformatica.com.br

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