Conceptos bsicos sobre bases de datos

En este artculo, se ofrece una descripcin general de las bases de datos: qu son, qu
utilidad tienen y cules son las funciones de las diferentes partes de una base de datos. La
terminologa es especfica de las bases de datos de Microsoft Office Access 2007 , pero los
conceptos son aplicables a todos los productos de bases de datos.
En este artculo
Qu es una base de datos?
Partes de una base de datos de Access
Qu es una base de datos?
Una base de datos es una herramienta para recopilar y organizar informacin. En las bases
de datos, se puede almacenar informacin sobre personas, productos, pedidos, o cualquier
otra cosa. Muchas bases de datos empiezan siendo una lista en un programa de
procesamiento de texto o en una hoja de clculo. A medida que crece la lista, empiezan a
aparecer repeticiones e inconsistencias en los datos. Cada vez resulta ms complicado
comprender los datos presentados en la lista y existen pocos mtodos para buscar o
recuperar subconjuntos de datos para revisarlos. Cuando empiezan a observarse estos
problemas, es aconsejable transferir la informacin a una base de datos creada mediante
un sistema de administracin de bases de datos (DBMS), como Office Access 2007.
Una base de datos informatizada es un contenedor de objetos. Una base de datos puede
contener ms de una tabla. Por ejemplo, un sistema de seguimiento de inventario que
utiliza tres tablas no es un conjunto de tres bases de datos, sino una sola base de datos que
contiene tres tablas. Excepto si se ha diseado especficamente para utilizar datos o cdigo
de otro origen, una base de datos de Access almacena sus tablas en un solo archivo, junto
con otros objetos, como formularios, informes, macros y mdulos. Las bases de datos
creadas con formato de Access 2007 tienen la extensin de nombre de archivo .accdb y las
bases de datos creadas con formatos de versiones anteriores de Access tienen la extensin
de nombre de archivo .mdb. Access 2007 se puede utilizar para crear archivos con formatos
de versiones anteriores (por ejemplo, Access 2000 y Access 2002-2003).
Con Access, puede:
Agregar ms datos a una base de datos, por ejemplo, un elemento nuevo en un inventario.
Modificar datos existentes en la base de datos, por ejemplo, cambiar la ubicacin de un
elemento.
Eliminar informacin, por ejemplo, si se ha vendido o retirado un artculo.
Organizar y ver los datos de distintas formas.
Compartir los datos con otros usuarios mediante informes, mensajes de correo electrnico, una
intranet o Internet.
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Partes de una base de datos de Access
En las secciones siguientes, se describen brevemente los componentes de una base de
datos de Access tpica. Para obtener ms informacin acerca de cada componente, siga los
vnculos de la seccin Vea tambin de este artculo.
Tablas
Formularios
Informes
Consultas
Macros
Mdulos
Tablas
Una tabla de una base de datos es similar en apariencia a una hoja de clculo, en cuanto a
que los datos se almacenan en filas y columnas. Como consecuencia, normalmente es
bastante fcil importar una hoja de clculo en una tabla de una base de datos. La principal
diferencia entre almacenar los datos en una hoja de clculo y hacerlo en una base de datos
es la forma de organizarse los datos.
Para lograr la mxima flexibilidad para una base de datos, la informacin tiene que estar
organizada en tablas, para que no haya redundancias. Por ejemplo, si se almacena
informacin sobre empleados, cada empleado se insertar una sola vez en una tabla que se
configurar para contener nicamente datos de los empleados. Los datos sobre productos
se almacenarn en su propia tabla, y los datos sobre sucursales tambin tendrn su tabla
aparte. Este proceso se conoce como normalizacin.
Cada fila de una tabla se denomina registro. En los registros es donde se almacena cada
informacin individual. Cada registro consta de campos (al menos uno). Los campos
corresponden a las columnas de la tabla. Por ejemplo, puede trabajar con una tabla
denominada "Empleados", en la que cada registro (fila) contiene informacin sobre un
empleado distinto y cada campo (columna) contiene un tipo de informacin diferente,
como el nombre, los apellidos, la direccin, o similares. Los campos se deben configurar
con un determinado tipo de datos, ya sea texto, fecha, hora, numrico, o cualquier otro
tipo.
Otra forma de describir registros y campos es imaginando un catlogo de fichas tradicional
de una biblioteca. Cada ficha del armario corresponde a un registro de la base de datos.
Cada informacin contenida en una ficha (autor, ttulo, etc.) corresponde a un campo de la
base de datos.
Formularios
Los formularios se conocen a veces como "pantallas de entrada de datos". Son las
interfaces que se utilizan para trabajar con los datos y, a menudo, contienen botones de
comando que ejecutan diversos comandos. Se puede crear una base de datos sin usar
formularios, editando los datos de las hojas de las tablas. No obstante, casi todos los
usuarios de bases de datos prefieren usar formularios para ver, escribir y editar datos en las
tablas.
Los formularios proporcionan un formato fcil de utilizar para trabajar con los datos.
Adems, se les puede agregar elementos funcionales, como botones de comando. Puede
programar los botones para determinar qu datos aparecen en el formulario, abrir otros
formularios o informes, o realizar otras tareas diversas. Por ejemplo, podra crear un
formulario denominado "Formulario de cliente" para trabajar con datos de clientes. El
formulario de cliente podra tener un botn para abrir un formulario de pedido en el que se
pudiese escribir un pedido nuevo del cliente.
Los formularios tambin permiten controlar la manera en que otros usuarios interactan
con los datos de la base de datos. Por ejemplo, puede crear un formulario que muestre
nicamente ciertos campos y que permita la ejecucin de determinadas operaciones
solamente. As, se favorece la proteccin de los datos y se facilita la entrada correcta de
datos.
Informes
Los informes sirven para resumir y presentar los datos de las tablas. Normalmente, un
informe responde a una pregunta especfica, como "Cunto dinero se ha facturado por
cliente este ao?" o "En qu ciudades estn nuestros clientes?" Cada informe se puede
disear para presentar la informacin de la mejor manera posible.
Un informe se puede ejecutar en cualquier momento y siempre reflejar los datos
actualizados de la base de datos. Los informes suelen tener un formato que permita
imprimirlos, pero tambin se pueden consultar en la pantalla, exportar a otro programa o
enviar por correo electrnico.
Consultas
Las consultas son las que verdaderamente hacen el trabajo en una base de datos. Pueden
realizar numerosas funciones diferentes. Su funcin ms comn es recuperar datos
especficos de las tablas. Los datos que desea ver suelen estar distribuidos por varias tablas
y, gracias a las consultas, puede verlos en una sola hoja de datos. Adems, puesto que
normalmente no desea ver todos los registros a la vez, las consultas le permiten agregar
criterios para "filtrar" los datos hasta obtener solo los registros que desee. Las consultas a
menudo sirven de origen de registros para formularios e informes.
Algunas consultas son "actualizables", lo que significa que es posible editar los datos de las
tablas base mediante la hoja de datos de la consulta. Si trabaja con una consulta
actualizable, recuerde que los cambios se producen tambin en las tablas, no solo en la
hoja de datos de la consulta.
Hay dos tipos bsicos de consultas: las de seleccin y las de accin. Una consulta de
seleccin simplemente recupera los datos y hace que estn disponibles para su uso. Los
resultados de la consulta pueden verse en la pantalla, imprimirse o copiarse al
portapapeles. O se pueden utilizar como origen de registros para un formulario o un
informe.
Una consulta de accin, como su nombre indica, realiza una tarea con los datos. Las
consultas de accin pueden servir para crear tablas nuevas, agregar datos a tablas
existentes, actualizar datos o eliminar datos.
Macros
Las macros en Access se pueden considerar como un lenguaje de programacin
simplificado, que se puede utilizar para aumentar la funcionalidad de la base de datos. Por
ejemplo, puede adjuntar una macro a un botn de comando en un formulario, de modo
que la macro se ejecute cuando se haga clic en el botn. Las macros contienen acciones
que realizan tareas, como abrir un informe, ejecutar una consulta o cerrar la base de datos.
Casi todas las operaciones de bases de datos que normalmente se realizan manualmente se
pueden automatizar mediante macros, ahorrando as mucho tiempo.
Mdulos
Los mdulos, como las macros, son objetos que sirven para aumentar la funcionalidad de la
base de datos. Mientras que las macros en Access se crean seleccionando acciones de una
lista, los mdulos se escriben en el lenguaje de programacin de Visual Basic para
Aplicaciones (VBA). Un mdulo es una coleccin de declaraciones, instrucciones y
procedimientos que se almacenan conjuntamente como una unidad. Un mdulo puede ser
de clase o estndar. Los mdulos de clase se adjuntan a formularios o informes, y
normalmente contienen procedimientos especficos del formulario o el informe al que se
adjuntan. Los mdulos estndar contienen procedimientos generales que no estn
asociados a ningn otro objeto. Los mdulos estndar se enumeran en Mdulos en el
panel de exploracin, pero los mdulos de clase no.








cul es la definicin de Microsoft Office?
Escrito por Morris Wall | Traducido por Adriana De Marco

El Microsoft Office es un conjunto de software.
Manos en teclado 20509 image by pablo from Fotolia.com
Microsoft Office es un conjunto integrado de aplicaciones de software de negocios para las
computadoras Windows y Macintosh. El Office incluye un procesador de texto, una hoja de
clculo, presentacin de grficos y un programa de comunicacin de correo electrnico
que le da funcionalidad y que es usado generalmente para la conduccin de los negocios de
una oficina. Las versiones de Office 2010 para Microsoft Windows y Office 2008 para
Macintosh se usan desde julio del 2010.
Otras personas estn leyendo
Procesador de texto
El Microsoft Office incluye el Microsoft Word como procesador de texto funcional.
El programa usa un men que le da muchas caractersticas avanzadas al procesador
de texto para que pueda ser usado, tanto en las oficinas como en la casa. El Word
tiene plantillas para hacer documentos que se usan generalmente en las oficinas,
como cartas de ventas, formatos para etiquetas de correo y facturas. Los
documentos de Word contienen grficos, sonido y video para que se puedan crear
reportes de multimedia.
Hoja de clculo
Microsoft Office incluye Microsoft Excel para crear hojas de clculo, que se pueden
usar tanto en las oficinas como en los hogares. Una hoja de clculo es una grilla
electrnica de filas y columnas que pueden ser usadas para entradas, a modo
organizativo o para el clculo de datos. Se pueden vincular estas hojas para
consolidar los datos categorizados, como tiempo, funcin o regiones geogrficas.
Dentro del programa hay plantillas para los reportes de ganancias, hojas para
balances y reportes de gastos. El Excel te permite analizar y reportar grandes
cantidades de datos de forma fcil y rpida.
Grficos para presentaciones
El Microsoft Powerpoint es una aplicacin que se usa para crear y hacer
presentaciones que pueden incluir texto, grficos, sonido y video. Las
presentaciones con Powerpoint se pueden hacer con formato de diapositivas
usando una computadora y proyectndolas en una pantalla, mandarlas por correo
electrnico para que la vean otros usuarios o subirlas a Internet.
Comunicacin por correo electrnico
El Microsoft Outlook Express se usa para crear, mandar y recibir comunicados por
correo electrnico. El programa automatiza el vnculo y el agregado de grficos,
documentos y presentaciones compuestas en otros programas del conjunto del
software de Office. La versin de negocios del Office incluye Microsoft Outlook,
entre cuyas caractersticas hay herramientas para el manejo de informacin
personal, como un calendario, un diario y un diario de tareas.
Colaboracin y personalizacin
Las aplicaciones de Microsoft Office estn diseadas para compartir informacin
entre los programas. Los documentos en hojas de clculo creados en Excel pueden
ser vinculados o agregados a los documentos de Microsoft Word y mandados a
otros usauarios por correo electrnico por medio de Outlook. El programa tambin
ofrece una plataforma de servidores y servicios de Internet para crear una
colaboracin entre los usuarios remotos. Por otro lado Microsoft Office es una
plataforma de desarrollo para crear aplicaciones personalizadas usando Visual
Basics para aplicaciones y para programas de otros idiomas.