CHECK LIST ORGANIZAR ASAMBLEA

Actividad
PLANEACIN
Elaboracin del Programa Tentativo del Evento (Consejo o Asamblea)
Elaboracin del Programa Tentativo para Acompaantes
Elaboracin del Programa Turstico Tentativo Post - Evento (Consejo o Asamblea)
Puesta a Consideracin de la Mesa Directiva los tres Programas Tentativos para su aprobacin
Elaboracin de un formulario de Inscripcin
Elaboracin de un formulario de reserva hotelera, en su caso
Elaboracin de un formulario para la reserva y adquisicin de paquetes tursticos post-evento
Elaboracin de un formulario para la coordinacin de itinerarios de vuelo de los invitados, en su caso
PROMOCIN Y DIFUSIN
Elaboracin y envo de un folleto promocional del evento
Elaboracin y envo cartas invitacin a todos los invitados va fax, e-mail y correo ordinario
Elaboracin y envo cartas invitacin a todos los medios nacionales y corresponsales extranjeros va fax, e-mail y correo ordinario
Confirmacin de la asistencia de todos los invitados
Confirmacin de la asistencia de los medios de comunicacin invitados
Establecer una Sala para las Ruedas de Prensa
Editar una publicacin en CD que contenga todas las notas informativas del evento tanto de medios escritos como electrnicos
HOTEL/LOCAL
Designacin del Hotel Sede
Verificacin de la disponibilidad de Servicios Mdicos
Negociacin de tarifas especiales de hospedaje para los invitados al evento
Definicin de la fecha lmite para realizar las reservas de hospedaje respetando las tarifas especiales
Envo de la informacin del hotel con tarifas y fecha lmite para la reserva de habitaciones a todos los invitados - mnimo 3 meses antes del evento
Reservacin de Habitaciones con base en los formularios de reserva hotelera recibidos
Elaboracin y colocacin de letreros que permitan a los participantes identificar los salones y areas donde se desarrollar el evento
Instalacin de un escritorio de hospitalidad visible e identificado en la recepcin del hotel sede
Instalacin de una mesa de preregistro
Control diario del Rooming List
TRANSPORTACIN
Negociacin de tarifas especiales de vuelo en 2 o ms lneas aereas, en su caso
Definicin de la fecha lmite para realizar las reservas de vuelo respetando las tarifas especiales, en su caso
Envo de la informacin de los vuelos con tarifas y fecha lmite para la reserva de los mismos a todos los invitados - mnimo 3 meses antes del evento
Coordinacin de los itinerarios de vuelo de todos los invitados y conferencistas Segn el evento
Coordinacin con las autoridades del aeropuesrto para la realizacin de trmites de inmigracin y recepcin de los invitados y conferencistas a su llegada
Elaboracin y colocacin de letreros que permitan a los participantes identificar el mdulo de bienvenida al evento a su llegada a la ciudad sede
Establecer un mdulo de bienvenida donde se proporcione informacin y se coordine el trasaldo de los participantes al hotel
Contratacin del Servicio de Transporte de cada uno de los participanres - Aeropuerto-Hotel-Aeropuerto
Contratacin de uno o varios autobuses ejecutivos con aire acondicionado para traslados diversos durante el evento - cenas, visitas, etc. (segn el nmero de
participantes)
Publicar diariamente el horario de partida de los autobuses a cada uno de los eventos en el lobby del hotel sede
Transporte Presidente
Contratar o disponer de un coche y chofer desde su arrivo hasta su partida las 24 hrs del da
ORGANIZACIN DEL CICLO DE CONFERENCIAS Y PNELES DEL EVENTO
Seleccionar y contactar a los posibles conferencistas de acuerdo con el Programa previamente definido
Elaboracin de una lista de conferencistas optativos en caso de que los conferencistas definidos no pudieran acompaarnos en el evento
Elaboracin y envo cartas invitacin, acompaada de toda la informacin y formularios, a todos los conferencistas va fax, e-mail y correo ordinario
Confirmacin de la asistencia y participacin de todos los conferencistas
Coordinar la compra de boletos de avin y pago de hospedaje de todos los conferencistas (estos gastos corren por cuenta de la Cmara sede)
Elaboracin de un diploma de reconocimiento a los conferencistas
Coordinacin de la entrega de los diplomas de reconocimiento de cada uno de los conferencistas al trmino de su ponencia
Solicitud de las semblanzas, presentaciones y ponencias de cada conferencista invitado
Creacin CD con todas las ponencias para entregar a la Secretara General al terminar el evento
Maestro de Ceremonias
Seleccionar y contactar al posible Maestro de Ceremonias
Elaboracin de una lista de Maestros de Ceremonias optativos en caso de que la persona definida para ejecutar esta funcin no pudiera participar en el evento
Confirmcin de la participacin del Maestro de Ceremonias
Elaboracin de un guin protocolario para el Maestro de Ceremonias
ORGANIZACIN DE LA REUNIN DE LA MESA DIRECTIVA
(DOMINGO PREVIO A LA CEREMONIA INAUGURAL DEL CONSEJO O ASAMBLEA)
Designacin de un saln para la reunin Mesa Directiva - Mismo que deber estar disponible durante todo el evento para celebrar cualquier reunin de trabajo
extraordinaria
Montaje tipo herradura para 20 personas
Fotgrafo profesional para cubrir la reunin de Mesa Directiva (foto digital para entregar 3 copias en CD a la Secretara General al termino de la misma)
Grabacin profesional del audio de toda la reunin de Mesa Directiva (al terminar la reunin debern entregarse 3 copias a la Secretara General)
Contratacin del servicio de un estengrafo y entregar tres copias de la versin estenogrfica de la reunin a la Secretara General en CD en formato de word al
trmino de la misma
Servicio de Caf dentro del saln durante la Reunin (Caf, galletas, agua, jugos, fruta, etc.)
Lpices y Tarjetas para cada uno de los asistentes
Disponibilidad de un can, laptop con DVD, acceso a internet, puerto USV; videocasettera, retroproyector, etc. (coordinar con la Secretara General)
2 Edecanes permanentes de apoyo para la reunin de la Mesa Directiva
ORGANIZACIN DE LA REUNIN DE CONSEJO O ASAMBLEA
Generales
Designacin de un saln de convenciones para 300 personas, mismo en el que se desarrollar todo el evento, incluida la sesin de trabajo del Consejo o Asamblea
Escenografa - De acuerdo con la imagen del evento
Banderas de pedestal de los pases de la comunidad
Asta Bandera de pedestal para la Bandera Organizacin
Montaje Tipo Escuela - Colocar en cada una de las mesas lpicies, tarjetas, agua y vasos para los participantes
Banderas de escritorio de los 22 pases y/o personificadores con el nombre de cada uno de los pases para sesin de Consejo o Asamblea
Presidium para 11 personas aproximadamenente - Inauguracin y Clausura
Agua y vasos para Miembros del Presidium y Ponentes
Personificadores para cada participante en Presidium, Conferencia y Pnel
Podium con micrfono que se ubicar a un costado del presidium
Base para develar la placa conmemorativa del evento - La placa es reponsabilidad de la Cmara Sede
8 Edecanes de apoyo durante todo el evento
Formato de Preguntas y Respuestas
Servicios Audiovisuales
4 Micrfonos inalmbricos para presidium y conferencistas
1 Micrfono inalmbricos para el podium
4 Micrfonos inalmbricos para preguntas del pblico
Can
Laptop con conexin a internet, puerto USV, DVD y Microsoft Office
Retroproyector (Coordinarlo con conferencistas)
Espacio para la cobertura de prensa - Medios Impresos y electrnicos
Iluminacin del Presidium y Podium
Iluminacin en general del saln
Servicios Profesionales
Fotgrafo profesional durante todo el evento - Conferencias y Asamblea o Consejo (fotos digitales para entregar 3 copias en CD a la Secretara General al terminar
el evento- divididas por da)
Filmacin de todo el evento en DVD (Inauguracin, Conferencias, Consejo o Asamblea y Clausura), entregar 3 copias del DVD a la Secretara General al terminar el
evento - dividido por da
Grabacin digital de audio de todo el evento (Inauguracin, Conferencias, Consejo o Asamblea) para entregar 3 copias en CD a la Secretara General al terminar el
evento - dividido por da
Versin Estenogrfica del Consejo o Asamblea para entregar 3 copias, en formato de Word en CD, a la Secretara General al terminar el evento
Traduccin Simultnea otro idioma en caso de ser requerido
Servicios fuera del saln de congresos
Servicio de caf durante todo el evento
Escritorio de hospitalidad - informacin y apoyo a participantes
Almuerzos, Cenas y Shows
Designacin del lugar y men del coctel debienvenida
Designacin de lugar y men de los almuerzos y cenas
Elaboracin y distribucin de invitaciones a los eventos
Una de las Cenas deber ser tpica y otra de gala
El domingo de la reunin de la Mesa Directiva, se tendr que considerar el almuerzo para 20 personas
OFICINA PERMANENTE PARA LA SECRETARA GENERAL
OJO!!! Esta oficina deber estar lista 2 das antes de iniciar formalmente el evento y hasta el final del mismo.
Espacio Independiente y privado para poder llevar a cabo las labores de la Secretara General sin interrupciones
Mesa rpectangularp para 8 personas , , p , q y p q p ( , p p ,
excel)
2 Impresoras lasser B y N y Color de alta velocidad
Repuesto de Toners
Fax
Telfono con lnea abierta llamadas internacionales o restringido para lnea directa oficina AICO en Mxico
1 Copiadora de alta velocidad
1 Scanner
3 Asistentes de tiempo completo que den apoyo al Secretario General y Secretaria Tcnica en las diferentes tareas encomendadas
Papelera Varios (engargoladora, pastas para engargolar, gusanos para docuemntos de 100 a 150 hojas, hojas blancas, plumas, post its, tijeras, corrector,
engrapadoras, pegamento, etc)
TESORERA Y FINANZAS
Aperturar cuenta para depsitos y transferencia de pagos de cuota de inscripcin
Coordinacin y recepcin del cobro de la cuota de inscripcin
Facturacin
Mesa de registro - 4 pax mnimo para eficientar el registro al menos los primeros 2 das
Mesa de Entrega de Materiales
Caja para el pago de la cuota de inscripcin
Computadora con base de datos para registro
Compotator con base de datos para pagos
ACREDITACIONES
Mdulo de acreditacin - ubicarlo junto a la caja
Asignar una persona fija para la atencin de este mdulo - 9:00 a 18:00 horas durante los primeros dos das del evento
Entrega de los formatos de acreditacin a la Secretara General
RECONOCIMIENTOS
Medallas
Definicin de 3 a 5 empresarios destacados del pas sede, segn las normas establecidas por AICO
Solicitud de la semblanza de cada uno de los empresarios seleccionados y envo de las mismas a la Secretara General con un mnimo de 15 das de anticipacin a
la realizacin del evento, para la realizacin de las resoluciones que se leern el da del homenaje
Mandar a hacer las medallas y pergaminos a la Secretara General de AICO
Hacer el depsito o transferencia bancaria por el total del costo de las medallas y pergaminos requeridos
Definir el lugar y horario en que se har entrega de las Medallas de Honor al Mrito Empresarial AICO
Placa Evento
Elaboracin del mensaje de la placa conmemorativa del evento
Mandar a hacer la Placa Conmemorativa del evento en Bronce, Mrmol, Platino, etc. (Cmara) para develarla durante la inauguracin del evento. *IMPORTANTE:
Esta placa corre por cuenta de la Cmara Sede
Reconocimiento al Presidente de la Cmara Sede
La Secretara General llevar una pequea placa de reconocimiento para el Presidente de la Cmara Sede, mismo que ser entregado por el Presidente de AICO en
el momento en que lo determine la Cmara en el Programa
OBSEQUIOS DE BIENVENIDA
Seleccin y adquisicin de obsequios de bienvenida para todos los participantes
Coordinacin y verificacin de la entrega de los obsequios de bienvenida a cada participante en su respectiva habitacin
ACTIVIDADES TURSTICAS POST-EVENTO
Definir el programa de actividades tursticas Post-Evento
Negociacin de tarifas especiales para visitas, excursiones y tours
Envo de la informacin y tarifas especiales a todos los invitados mnimo 1 mes antes del evento
En caso de considerar tours a otras ciudades coordinar reservas de transportacin y hospedaje para los participantes interesados
Organizacin y control de la ejecucin de los tours, visitas y excursiones propuestas
Coordinar las salidas de los participantes a las actividades seleccionadas
CHECK LIST ORGANIZAR ASAMBLEA
Actividad
PLANEACIN
Elaboracin del Programa Tentativo del Evento (Consejo o Asamblea)
Elaboracin del Programa Tentativo para Acompaantes
Elaboracin del Programa Turstico Tentativo Post - Evento (Consejo o Asamblea)
Puesta a Consideracin de la Mesa Directiva los tres Programas Tentativos para su aprobacin
Elaboracin de un formulario de Inscripcin
Elaboracin de un formulario de reserva hotelera, en su caso
Elaboracin de un formulario para la reserva y adquisicin de paquetes tursticos post-evento
Elaboracin de un formulario para la coordinacin de itinerarios de vuelo de los invitados, en su caso
PROMOCIN Y DIFUSIN
Elaboracin y envo de un folleto promocional del evento
Elaboracin y envo cartas invitacin a todos los invitados va fax, e-mail y correo ordinario
Elaboracin y envo cartas invitacin a todos los medios nacionales y corresponsales extranjeros va fax, e-mail y correo ordinario
Confirmacin de la asistencia de todos los invitados
Confirmacin de la asistencia de los medios de comunicacin invitados
Establecer una Sala para las Ruedas de Prensa
Editar una publicacin en CD que contenga todas las notas informativas del evento tanto de medios escritos como electrnicos
HOTEL/LOCAL
Designacin del Hotel Sede
Verificacin de la disponibilidad de Servicios Mdicos
Negociacin de tarifas especiales de hospedaje para los invitados al evento
Definicin de la fecha lmite para realizar las reservas de hospedaje respetando las tarifas especiales
Envo de la informacin del hotel con tarifas y fecha lmite para la reserva de habitaciones a todos los invitados - mnimo 3 meses antes del evento
Reservacin de Habitaciones con base en los formularios de reserva hotelera recibidos
Elaboracin y colocacin de letreros que permitan a los participantes identificar los salones y areas donde se desarrollar el evento
Instalacin de un escritorio de hospitalidad visible e identificado en la recepcin del hotel sede
Instalacin de una mesa de preregistro
Control diario del Rooming List
TRANSPORTACIN
Negociacin de tarifas especiales de vuelo en 2 o ms lneas aereas, en su caso
Definicin de la fecha lmite para realizar las reservas de vuelo respetando las tarifas especiales, en su caso
Envo de la informacin de los vuelos con tarifas y fecha lmite para la reserva de los mismos a todos los invitados - mnimo 3 meses antes del evento
Coordinacin de los itinerarios de vuelo de todos los invitados y conferencistas Segn el evento
Coordinacin con las autoridades del aeropuesrto para la realizacin de trmites de inmigracin y recepcin de los invitados y conferencistas a su llegada
Elaboracin y colocacin de letreros que permitan a los participantes identificar el mdulo de bienvenida al evento a su llegada a la ciudad sede
Establecer un mdulo de bienvenida donde se proporcione informacin y se coordine el trasaldo de los participantes al hotel
Contratacin del Servicio de Transporte de cada uno de los participanres - Aeropuerto-Hotel-Aeropuerto
Contratacin de uno o varios autobuses ejecutivos con aire acondicionado para traslados diversos durante el evento - cenas, visitas, etc. (segn el nmero de
participantes)
Publicar diariamente el horario de partida de los autobuses a cada uno de los eventos en el lobby del hotel sede
Transporte Presidente
Contratar o disponer de un coche y chofer desde su arrivo hasta su partida las 24 hrs del da
ORGANIZACIN DEL CICLO DE CONFERENCIAS Y PNELES DEL EVENTO
Seleccionar y contactar a los posibles conferencistas de acuerdo con el Programa previamente definido
Elaboracin de una lista de conferencistas optativos en caso de que los conferencistas definidos no pudieran acompaarnos en el evento
Elaboracin y envo cartas invitacin, acompaada de toda la informacin y formularios, a todos los conferencistas va fax, e-mail y correo ordinario
Confirmacin de la asistencia y participacin de todos los conferencistas
Coordinar la compra de boletos de avin y pago de hospedaje de todos los conferencistas (estos gastos corren por cuenta de la Cmara sede)
Elaboracin de un diploma de reconocimiento a los conferencistas
Coordinacin de la entrega de los diplomas de reconocimiento de cada uno de los conferencistas al trmino de su ponencia
Solicitud de las semblanzas, presentaciones y ponencias de cada conferencista invitado
Creacin CD con todas las ponencias para entregar a la Secretara General al terminar el evento
Maestro de Ceremonias
Seleccionar y contactar al posible Maestro de Ceremonias
Elaboracin de una lista de Maestros de Ceremonias optativos en caso de que la persona definida para ejecutar esta funcin no pudiera participar en el evento
Confirmcin de la participacin del Maestro de Ceremonias
Elaboracin de un guin protocolario para el Maestro de Ceremonias
ORGANIZACIN DE LA REUNIN DE LA MESA DIRECTIVA
(DOMINGO PREVIO A LA CEREMONIA INAUGURAL DEL CONSEJO O ASAMBLEA)
Designacin de un saln para la reunin Mesa Directiva - Mismo que deber estar disponible durante todo el evento para celebrar cualquier reunin de trabajo
extraordinaria
Montaje tipo herradura para 20 personas
Fotgrafo profesional para cubrir la reunin de Mesa Directiva (foto digital para entregar 3 copias en CD a la Secretara General al termino de la misma)
Grabacin profesional del audio de toda la reunin de Mesa Directiva (al terminar la reunin debern entregarse 3 copias a la Secretara General)
Contratacin del servicio de un estengrafo y entregar tres copias de la versin estenogrfica de la reunin a la Secretara General en CD en formato de word al
trmino de la misma
Servicio de Caf dentro del saln durante la Reunin (Caf, galletas, agua, jugos, fruta, etc.)
Lpices y Tarjetas para cada uno de los asistentes
Disponibilidad de un can, laptop con DVD, acceso a internet, puerto USV; videocasettera, retroproyector, etc. (coordinar con la Secretara General)
2 Edecanes permanentes de apoyo para la reunin de la Mesa Directiva
ORGANIZACIN DE LA REUNIN DE CONSEJO O ASAMBLEA
Generales
Designacin de un saln de convenciones para 300 personas, mismo en el que se desarrollar todo el evento, incluida la sesin de trabajo del Consejo o Asamblea
Escenografa - De acuerdo con la imagen del evento
Banderas de pedestal de los pases de la comunidad
Asta Bandera de pedestal para la Bandera Organizacin
Montaje Tipo Escuela - Colocar en cada una de las mesas lpicies, tarjetas, agua y vasos para los participantes
Banderas de escritorio de los 22 pases y/o personificadores con el nombre de cada uno de los pases para sesin de Consejo o Asamblea
Presidium para 11 personas aproximadamenente - Inauguracin y Clausura
Agua y vasos para Miembros del Presidium y Ponentes
Personificadores para cada participante en Presidium, Conferencia y Pnel
Podium con micrfono que se ubicar a un costado del presidium
Base para develar la placa conmemorativa del evento - La placa es reponsabilidad de la Cmara Sede
8 Edecanes de apoyo durante todo el evento
Formato de Preguntas y Respuestas
Servicios Audiovisuales
4 Micrfonos inalmbricos para presidium y conferencistas
1 Micrfono inalmbricos para el podium
4 Micrfonos inalmbricos para preguntas del pblico
Can
Laptop con conexin a internet, puerto USV, DVD y Microsoft Office
Retroproyector (Coordinarlo con conferencistas)
Espacio para la cobertura de prensa - Medios Impresos y electrnicos
Iluminacin del Presidium y Podium
Iluminacin en general del saln
Servicios Profesionales
Fotgrafo profesional durante todo el evento - Conferencias y Asamblea o Consejo (fotos digitales para entregar 3 copias en CD a la Secretara General al terminar
el evento- divididas por da)
Filmacin de todo el evento en DVD (Inauguracin, Conferencias, Consejo o Asamblea y Clausura), entregar 3 copias del DVD a la Secretara General al terminar el
evento - dividido por da
Grabacin digital de audio de todo el evento (Inauguracin, Conferencias, Consejo o Asamblea) para entregar 3 copias en CD a la Secretara General al terminar el
evento - dividido por da
Versin Estenogrfica del Consejo o Asamblea para entregar 3 copias, en formato de Word en CD, a la Secretara General al terminar el evento
Traduccin Simultnea otro idioma en caso de ser requerido
Servicios fuera del saln de congresos
Servicio de caf durante todo el evento
Escritorio de hospitalidad - informacin y apoyo a participantes
Almuerzos, Cenas y Shows
Designacin del lugar y men del coctel debienvenida
Designacin de lugar y men de los almuerzos y cenas
Elaboracin y distribucin de invitaciones a los eventos
Una de las Cenas deber ser tpica y otra de gala
El domingo de la reunin de la Mesa Directiva, se tendr que considerar el almuerzo para 20 personas
OFICINA PERMANENTE PARA LA SECRETARA GENERAL
OJO!!! Esta oficina deber estar lista 2 das antes de iniciar formalmente el evento y hasta el final del mismo.
Espacio Independiente y privado para poder llevar a cabo las labores de la Secretara General sin interrupciones
Mesa rpectangularp para 8 personas , , p , q y p q p ( , p p ,
excel)
2 Impresoras lasser B y N y Color de alta velocidad
Repuesto de Toners
Fax
Telfono con lnea abierta llamadas internacionales o restringido para lnea directa oficina AICO en Mxico
1 Copiadora de alta velocidad
1 Scanner
3 Asistentes de tiempo completo que den apoyo al Secretario General y Secretaria Tcnica en las diferentes tareas encomendadas
Papelera Varios (engargoladora, pastas para engargolar, gusanos para docuemntos de 100 a 150 hojas, hojas blancas, plumas, post its, tijeras, corrector,
engrapadoras, pegamento, etc)
TESORERA Y FINANZAS
Aperturar cuenta para depsitos y transferencia de pagos de cuota de inscripcin
Coordinacin y recepcin del cobro de la cuota de inscripcin
Facturacin
Mesa de registro - 4 pax mnimo para eficientar el registro al menos los primeros 2 das
Mesa de Entrega de Materiales
Caja para el pago de la cuota de inscripcin
Computadora con base de datos para registro
Compotator con base de datos para pagos
ACREDITACIONES
Mdulo de acreditacin - ubicarlo junto a la caja
Asignar una persona fija para la atencin de este mdulo - 9:00 a 18:00 horas durante los primeros dos das del evento
Entrega de los formatos de acreditacin a la Secretara General
RECONOCIMIENTOS
Medallas
Definicin de 3 a 5 empresarios destacados del pas sede, segn las normas establecidas por AICO
Solicitud de la semblanza de cada uno de los empresarios seleccionados y envo de las mismas a la Secretara General con un mnimo de 15 das de anticipacin a
la realizacin del evento, para la realizacin de las resoluciones que se leern el da del homenaje
Mandar a hacer las medallas y pergaminos a la Secretara General de AICO
Hacer el depsito o transferencia bancaria por el total del costo de las medallas y pergaminos requeridos
Definir el lugar y horario en que se har entrega de las Medallas de Honor al Mrito Empresarial AICO
Placa Evento
Elaboracin del mensaje de la placa conmemorativa del evento
Mandar a hacer la Placa Conmemorativa del evento en Bronce, Mrmol, Platino, etc. (Cmara) para develarla durante la inauguracin del evento. *IMPORTANTE:
Esta placa corre por cuenta de la Cmara Sede
Reconocimiento al Presidente de la Cmara Sede
La Secretara General llevar una pequea placa de reconocimiento para el Presidente de la Cmara Sede, mismo que ser entregado por el Presidente de AICO en
el momento en que lo determine la Cmara en el Programa
OBSEQUIOS DE BIENVENIDA
Seleccin y adquisicin de obsequios de bienvenida para todos los participantes
Coordinacin y verificacin de la entrega de los obsequios de bienvenida a cada participante en su respectiva habitacin
ACTIVIDADES TURSTICAS POST-EVENTO
Definir el programa de actividades tursticas Post-Evento
Negociacin de tarifas especiales para visitas, excursiones y tours
Envo de la informacin y tarifas especiales a todos los invitados mnimo 1 mes antes del evento
En caso de considerar tours a otras ciudades coordinar reservas de transportacin y hospedaje para los participantes interesados
Organizacin y control de la ejecucin de los tours, visitas y excursiones propuestas
Coordinar las salidas de los participantes a las actividades seleccionadas
Elaboracin y envo cartas invitacin a todos los medios nacionales y corresponsales extranjeros va fax, e-mail y correo ordinario
Editar una publicacin en CD que contenga todas las notas informativas del evento tanto de medios escritos como electrnicos
Envo de la informacin del hotel con tarifas y fecha lmite para la reserva de habitaciones a todos los invitados - mnimo 3 meses antes del evento
Elaboracin y colocacin de letreros que permitan a los participantes identificar los salones y areas donde se desarrollar el evento
Envo de la informacin de los vuelos con tarifas y fecha lmite para la reserva de los mismos a todos los invitados - mnimo 3 meses antes del evento
Coordinacin con las autoridades del aeropuesrto para la realizacin de trmites de inmigracin y recepcin de los invitados y conferencistas a su llegada
Elaboracin y colocacin de letreros que permitan a los participantes identificar el mdulo de bienvenida al evento a su llegada a la ciudad sede
Establecer un mdulo de bienvenida donde se proporcione informacin y se coordine el trasaldo de los participantes al hotel
Contratacin de uno o varios autobuses ejecutivos con aire acondicionado para traslados diversos durante el evento - cenas, visitas, etc. (segn el nmero de
Elaboracin de una lista de conferencistas optativos en caso de que los conferencistas definidos no pudieran acompaarnos en el evento
Elaboracin y envo cartas invitacin, acompaada de toda la informacin y formularios, a todos los conferencistas va fax, e-mail y correo ordinario
Coordinar la compra de boletos de avin y pago de hospedaje de todos los conferencistas (estos gastos corren por cuenta de la Cmara sede)
Coordinacin de la entrega de los diplomas de reconocimiento de cada uno de los conferencistas al trmino de su ponencia
Elaboracin de una lista de Maestros de Ceremonias optativos en caso de que la persona definida para ejecutar esta funcin no pudiera participar en el evento
Designacin de un saln para la reunin Mesa Directiva - Mismo que deber estar disponible durante todo el evento para celebrar cualquier reunin de trabajo
Fotgrafo profesional para cubrir la reunin de Mesa Directiva (foto digital para entregar 3 copias en CD a la Secretara General al termino de la misma)
Grabacin profesional del audio de toda la reunin de Mesa Directiva (al terminar la reunin debern entregarse 3 copias a la Secretara General)
Contratacin del servicio de un estengrafo y entregar tres copias de la versin estenogrfica de la reunin a la Secretara General en CD en formato de word al
Disponibilidad de un can, laptop con DVD, acceso a internet, puerto USV; videocasettera, retroproyector, etc. (coordinar con la Secretara General)
Designacin de un saln de convenciones para 300 personas, mismo en el que se desarrollar todo el evento, incluida la sesin de trabajo del Consejo o Asamblea
Banderas de escritorio de los 22 pases y/o personificadores con el nombre de cada uno de los pases para sesin de Consejo o Asamblea
Fotgrafo profesional durante todo el evento - Conferencias y Asamblea o Consejo (fotos digitales para entregar 3 copias en CD a la Secretara General al terminar
Filmacin de todo el evento en DVD (Inauguracin, Conferencias, Consejo o Asamblea y Clausura), entregar 3 copias del DVD a la Secretara General al terminar el
Grabacin digital de audio de todo el evento (Inauguracin, Conferencias, Consejo o Asamblea) para entregar 3 copias en CD a la Secretara General al terminar el
Versin Estenogrfica del Consejo o Asamblea para entregar 3 copias, en formato de Word en CD, a la Secretara General al terminar el evento
3 Asistentes de tiempo completo que den apoyo al Secretario General y Secretaria Tcnica en las diferentes tareas encomendadas
Papelera Varios (engargoladora, pastas para engargolar, gusanos para docuemntos de 100 a 150 hojas, hojas blancas, plumas, post its, tijeras, corrector,
Asignar una persona fija para la atencin de este mdulo - 9:00 a 18:00 horas durante los primeros dos das del evento
Solicitud de la semblanza de cada uno de los empresarios seleccionados y envo de las mismas a la Secretara General con un mnimo de 15 das de anticipacin a
Mandar a hacer la Placa Conmemorativa del evento en Bronce, Mrmol, Platino, etc. (Cmara) para develarla durante la inauguracin del evento. *IMPORTANTE:
La Secretara General llevar una pequea placa de reconocimiento para el Presidente de la Cmara Sede, mismo que ser entregado por el Presidente de AICO en
Coordinacin y verificacin de la entrega de los obsequios de bienvenida a cada participante en su respectiva habitacin
En caso de considerar tours a otras ciudades coordinar reservas de transportacin y hospedaje para los participantes interesados