Estructura Administrativa;

La estructura administrativa es el "sistema de relaciones formales que se establecen en el interior de

una organizacin/empresa para que sta alcance sus objetivos de conservacin, productivos y
econmicos".
Una organizacin es un grupo humano deliberadamente constituido en torno a tareas comunes y
en funcin de la obtencin de metas especficas. Para poder alcanzar los propsitos propuestos, partiendo, en
la casi totalidad de los casos, de recursos limitados, resulta necesaria la construccin de un esquema
o modelo, que permita la interrelacin e interaccin de sus elementos. La estructura ser entonces, la
herramienta que le permita a la organizacin alcanzar sus objetivos.
Permite lograr una determinada disposicin de sus recursos, facilita la realizacin de las actividades
y coordinacin de su funcionamiento. De esta manera, puede realizarse el esfuerzo coordinado que lleve a la
obtencin de objetivos, definiendo las relaciones y aspectos ms o menos estables de la organizacin.
"La estructura organizacional puede definirse como el conjunto de medios que maneja la
organizacin con el objeto de dividir el trabajo en diferentes tareas y lograr la coordinacin efectiva de
las mismas.
En la estructura, las partes estn integradas, es decir que se relacionan de tal forma que un cambio en uno de
los elementos componentes afecta y genera cambios en los dems, en las relaciones entre los mismos y en
la conducta de toda la organizacin.


Eficacia y eficiencia en la estructura administrativa
A travs del diseo de la estructura de la organizacin se busca el logro de un adecuado grado de eficacia y
eficiencia. La estructura formal es un elemento fundamental para proporcionar un ambiente interno adecuado,
en el que las actividades que desarrollan sus miembros contribuyen al logro de los objetivos. Una estructura
es eficiente si permite esa consecucin con el mnimo de costo o evitando consecuencias imprevistas para la
organizacin.

Lo formal y lo informal en la estructura organizacional
La estructura organizacional presenta dos aspectos:

Lo formal. Se puede identificar con los elementos visibles, susceptibles de ser representados, modelados con
el uso de diversas tcnicas, que se vern ms adelante,
como organigramas, manuales, procedimientos, documentacin de sistemas, etc.

Lo informal. Se puede identificar con lo que no se ve, lo no escrito, lo que no est representado en
los modelos formales; entran aqu las relaciones de poder, los intereses grupales, las alianzas
interpersonales, las imgenes, el lenguaje, los smbolos, la historia, las ceremonias, los mitos y todos los
atributos conectados con la cultura de la organizacin, que generalmente ms importa para entender la vida
organizacional.

Elementos de la estructura administrativa
Los elementos de la estructura administrativa consisten en la especificacin de las tareas a realizar en cada
posicin de trabajo y agrupamiento de las tareas similares y/o relacionadas en departamentos, los que a su
vez sern ordenados en unidades mayores que los contengan, de acuerdo a su especializacin, similitud o
vinculacin de procesos y funciones. A este proceso se lo denomina departa mentalizacin.





COORDINACION MECANISMOS:
Adaptacin mutua, o comunicacin informal: Se logra a travs del conocimiento de lo que cada uno debe
hacer dentro de una lgica de decisiones programadas.
Supervisin directa: surge como consecuencia directa de la autoridad que establecer y controlar qu,
quin, cmo, cundo y dnde debe hacerse algo.
Formalizacin o normalizacin: consiste en estandarizar actividades o atributos respecto de un
proceso, producto o resultado. Se plasma a travs de instrumentos como los manuales,
los circuitos administrativos, etc.

Coordinacin
Tiene como fin lograr que los diferentes departamentos funcionen como una unidad. Es el resultado de la
necesidad que tienen las organizaciones de integrar diversas funciones. La misma deber conciliarse con la
necesidad de la especializacin. La falta de coordinacin provoca conflictos, prdida de control y una
responsabilidad diluida por la separacin entre autoridad y competencia y rechazo de la responsabilidad.
Los dispositivos que contribuyen son: la autoridad; la coordinacin entre departamentos, que a su vez puede
lograrse a travs de: Los comits, el sistema de planificacin, el manual de organizacin, los procedimientos,
las comunicaciones laterales, las reuniones, las funciones de asesoramiento y las unidades
de proyectos especiales.


Descentralizacin
Descentralizar es "desconcentrar el poder de toma de decisiones". La descentralizacin no se aprecia en
el organigrama, pues en ste s se puede ver quin depende de quin, pero no alcanzamos a apreciar quin
es quien toma las decisiones en la organizacin. Pues, adems, en la toma de decisiones intervienen muchos
aspectos informales. Por ejemplo, relaciones de parentesco, o el caso de directores de una misma lnea
jerrquica, pero que informalmente tienen distinto poder a la hora de tomar decisiones.

Organigrama
El organigrama es un "modelo grfico que representa, entre otras cosas, la forma en que se han
agrupado las tareas, actividades o funciones en una organizacin". Muestra las reas o departamentos
de una organizacin. El organigrama da una visin global de la organizacin, permite comparar sta con otras
y aclara rpidamente las incongruencias, como las fallas de control, duplicacin de funciones, etc.

Parmetros a respetar en el diseo de organigramas: claridad, simplicidad y simetra (los niveles de igual
jerarqua se ubican a la misma altura), teniendo siempre en cuenta que estos modelos deben cumplir con la
finalidad de facilitar la comunicacin entre las personas.

La organizacin como sistema
Un sistema es un conjunto de partes y objetos (elementos) que interactan y que forman un todo o que se
encuentran bajo la influencia de fuerzas en alguna relacin definida. Toda organizacin es un sistema ya que
esta hace posible la interrelacin de un conjunto de elementos que permiten que estos sistemas se den. Estos
pueden ser abiertos y cerrados. (Organizaciones).
La organizacin como ente autnomo e independiente est basada en principios corporativos que la definen e
identifican entre los cuales encontramos:

Deber ser: Esto nos responde al interrogante, porque existe la organizacin?
Deber hacer: Misin, nos dice para que existe la organizacin.
Deber estar: Visin, nos orientar para saber hacia dnde vamos, conque y como llegamos.
Todo deber est fundamentado en una ventaja nuclear (es aquello que solo la empresa puede brindar, es el
conocimiento tcito de la empresa, el know how organizacional), la ventaja nuclear la crea la organizacin,
esto nos da el principio de la realidad que corresponde al principio de la organizacin.


OBJETO DE UN SISTEMA:
El objetivo de un sistema es su propsito, su fin... el para qu fue diseado, desarrollado,
construido o pensado el sistema.

Por ejemplo, el objetivo de un sistema de ventilacin en un hogar es proveer de aire puro, limpio y
acondicionado al hogar.

SISTEMA DE INFORMACION:
El conjunto formal de procesos que, operando sobre una coleccin de datos estructurada de acuerdo con las
necesidades de una empresa, recopila, elabora y distribuye (parte de) la informacin necesaria para la
operacin de dicha empresa y para las actividades de direccin y control correspondientes, apoyando al
menos en parte, la toma de decisiones necesarias para desempear las funciones y procesos de negocio de
la empresa de acuerdo con su estrategia"


TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACION:
SISTEMA DE PROCESAMIENTO DE TRANSACCIONES: cuando un sistema
recopila, almacena y altera la informacin creada a partir de transacciones
llevadas a cabo dentro de una organizacin se denomina sistema de
procesamiento de transacciones. Tiene como finalidad procesar las transacciones
diarias de una empresa, acumulando toda la informacin recibida en una base de
datos para su posterior consulta.

SISTEMA DE INFORMACIN GERENCIAL: un sistema de informacin gerencial
es aquel utilizado por la empresa para solventar inconvenientes en la misma. Es
decir, el objetivo del mismo es la suministracin de informacin para la resolucin
de problemas a travs de la interaccin entre tecnologas y personas.

Los datos aportados por el sistema deben disponer de cuatro cualidades
elementales: calidad, oportunidad, cantidad y relevancia.

SISTEMA DE SOPORTE A DECISIONES: este sistema se basa en el estudio y la
comparacin entre un conjunto de variables con el objeto de contribuir a la toma
de decisiones dentro de una empresa. El apoyo dado por el sistema involucra la
estimacin, valoracin y balance entre alternativas. Al igual que el sistema de
informacin gerencial, esta tecnologa interacciona con personas en el filtrado de
informacin que permite optar por la decisin mas acertada.
SISTEMA DE INFORMACION EJECUTIVA: esta tecnologa es utilizada por los
gerentes de una empresa, ya que permite acceder a la informacin interna y
externa de la misma, disponiendo de los datos que puedan llegar a afectar su
buen rendimiento.
De esta manera, el ejecutivo podr conocer el estado de todos los indicadores,
incluso aquellos que no cumplan con las expectativas y a partir de esto, tomar las
medidas que considere adecuadas.
TECNOLOGIA DE LA INFORMACION:
Se conoce como tecnologa de informacin (TI) a la utilizacin de tecnologa
especificamente computadoras y ordenadores electrnicos - para el manejo y procesamiento
de informacin especificamente la captura, transformacin, almacenamiento, proteccin,
y recuperacin de datos e informacin.
TECNOLOGIA DE LA INFORMACION EN LA EMPRESA:
Es necesario establecer que la tecnologa de la informacin (TI) se entiende como
"aquellas herramientas y mtodos empleados para recabar, retener, manipular o
distribuir informacin. La tecnologa de la informacin se encuentra generalmente
asociada con las computadoras y las tecnologas afines aplicadas a la toma de
decisiones (Bologna y Walsh, 1997: 1).

La tecnologa de la Informacin (TI) est cambiando la forma tradicional de
hacer las cosas, las personas que trabajan en gobierno, en empresas privadas,
que dirigen personal o que trabajan como profesional en cualquier campo utilizan
la TI cotidianamente mediante el uso de Internet, las tarjetas de crdito, el pago
electrnico de la nmina, entre otras funciones; es por eso que la funcin de la TI
en los procesos de la empresa como manufactura y ventas se han expandido
grandemente. La primera generacin de computadoras estaba destinada a
guardar los registros y monitorear el desempeo operativo de la empresa, pero la
informacin no era oportuna ya que el anlisis obtenido en un da determinado en
realidad describa lo que haba pasado una semana antes. Los avances actuales
hacen posible capturar y utilizar la informacin en el momento que se genera, es
decir, tener procesos en lnea. Este hecho no slo ha cambiado la forma de hacer
el trabajo y el lugar de trabajo sino que tambin ha tenido un gran impacto en la
forma en la que las empresas compiten (Alter, 1999).

Utilizando eficientemente la tecnologa de la informacin se pueden obtener
ventajas competitivas, pero es preciso encontrar procedimientos acertados para
mantener tales ventajas como una constante, as como disponer de cursos y
recursos alternativos de accin para adaptarlas a las necesidades del momento,
pues las ventajas no siempre son permanentes. El sistema de informacin tiene
que modificarse y actualizarse con regularidad si se desea percibir ventajas
competitivas continuas. El uso creativo de la tecnologa de la informacin puede
proporcionar a los administradores una nueva herramienta para diferenciar sus
recursos humanos, productos y/o servicios respecto de sus competidores (Alter,
1999). Este tipo de preeminencia competitiva puede traer consigo otro grupo de
estrategias, como es el caso de un sistema flexible y las normas justo a tiempo,
que permiten producir una variedad ms amplia de productos a un precio ms bajo
y en menor tiempo que la competencia.

Las tecnologas de la informacin representan una herramienta cada vez
ms importante en los negocios, sin embargo el implementar un sistema de
informacin de una empresa no garantiza que sta obtenga resultados de manera
inmediata o a largo plazo.

En la implementacin de un sistema de informacin intervienen muchos factores
siendo uno de los principales el factor humano. Es previsible que ante una
situacin de cambio el personal se muestre renuente a adoptar los nuevos
procedimientos o que los desarrolle plenamente y de acuerdo a los lineamientos
que se establecieron. De todo lo anterior es necesario hacer una planeacin
estratgica tomando en cuenta las necesidades presentes y futuras de la
empresa. As como una investigacin preliminar y estudio de factibilidad del
proyecto que deseamos.