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Funes Administrativas
Planejamento, Organizao, Direo, Coordenao eControle.
De uma forma geral identificam-se quatro funes administrativas:PLANEJAMENTO,
ORGANIZAO, DIREO e CONTROLE. Certosautores discutem se a funo de ORGANIZAO
que, embora no sejamenos importante em relao s outras, no poderia ser considerada
comoparte da funo de PLANEJAMENTO, desde que o resultado de seutrabalho plano
permanente da Organizao, na forma de organogramas,definies de relaes hierrquicas e
funcionais, descries de cargos efunes etc. atravs da funo de ORGANIZAO que se
estabelece a diviso esubdiviso do trabalho. Isto se materializa no Organograma e descries
deFunes das diversas unidades orgnicas do SISTEMA-EMPRESA. Emtoda e qualquer
organizao humana, so desempenhadas funes tcnicase administrativas. O subsistema
administrativo, ou gerencial atua sobre osubsistema tcnico, ou operacional, visando a melhor
combinao dosrecursos disponveis, na busca por resultados.O Subsitema GerencialAs
funes administrativas esto relacionadas com o subsistema deGerncia das.Organizaes,
tambm denominado subsistema gerencial. Basicamenteesse subsistema tem como objetivo
conseguir a cooperao permanente daspessoas, nas diversas reas de especializao, para
alcanar os objetivosorganizacionais.Ao contrrio das funes tcnicas, que so diferentes
conforme asparticularidades de cada empresa, as funes administrativas se aplicamsem
exceo a qualquer tipo de organizao.Na definio das funes administrativas, identifica-se
inicialmente a dePlanejamento que por definio, precede a ao. De fato, no princpio
degrande parte das aes humanas, individuais ou coletivas, est algum tipode
planejamento.O planejamento pode ser sistemtico ou assis temtico, externalizado
ouinternalizado e a curto, mdio ou longo prazo.Planejamento sistemtico aquele que se
realiza atravs de tcnicasapropriadas e em prazos regulares. Ele externalizado quando
participamde sua elaborao as pessoas envolvidas no processo e seu prazo dependemdo
horizonte de tempo que a organizao pretende ter algum tipo de

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controle. Em seguida, identifica-se a funo de Organizao, que decorrede algum tipo de
Planejamento. De fato, ao se planejar uma ao atravs deuma coletividade de pessoas,
cooperando de forma permanente, define-setambm a forma como as pessoas estaro
agrupadas e a forma como irotrabalhar.A forma de organizar depende em grande parte dos
pressupostos que oorganizador tem sobre o comportamento das pessoas, sua capacidade de
seenvolver com o trabalho, de assumir responsabilidades, motivao etc.Definidos o plano e a
estrutura, vem a funo de Direo, ou seja: fazercom que a coisa se faa. a funo que
conduz a ao.Finalmente, identifica-se a funo de Controle, que tem como objetivogarantir
que o trabalho executado corresponda ao que foi planejado.
Planejamento
Dentro desta funo, totalmente voltada para o futuro ter-se algum tipo decontrole sobre o
futuro, colocam-se atividades como a elaborao deprevises, fixao de objetivos,
programao, ornamentao e a definiode polticas e procedimentos.
Organizao
Dentro desta funo, esto as atividades de definio da estrutura: unidadesorgnicas a serem
criadas, para desempenhar as diversas finalidades; adefinio das responsabilidades a serem
atribudas a cada uma dessasunidades; as relaes hierrquicas e funcionais entre as mesmas.
Direo
Esta funo engloba atividades como a tomada de deciso, a comunicaocom os
subordinados, superiores e pares, a obteno, motivao edesenvolvimento de pessoal.
Controle
Como as organizaes no operam na base da improvisao e nem aoacaso, elas precisam ser
devidamente controladas. Elas requeremconsidervel esforo de controle em suas vrias
operaes e atividades. Ocontrole constitui a ltima das funes administrativas, vindo depois
doplanejamento, da organizao e da direo.Controlar significa garantir que o planejamento
seja bem executado e queos objetivos estabelecidos sejam alcanados adequadamente.


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A funo administrativa de controle est relacionada com a maneira pelaquais os objetivos
devem ser alcanados atravs da atividade das pessoasque compem a organizao. O
planejamento serve para definir osobjetivos, traar as estratgias para alcan-los e
estabelecer o plano deao. A organizao serve para estruturar as pessoas e recursos de
maneiraa se trabalhar de forma organizada e racional. A direo mostra os rumos edinamiza as
pessoas para que utilizem os recursos da melhor maneirapossvel. Por fim, o controle serve
para que tudo funcione da maneira certae no tempo certo.A pergunta que geralmente se faz
dentro de uma organizao : comoestamos indo? Em que ponto estamos agora? A pergunta
vlida, pois osresultados nem sempre ocorrem de acordo com o que foi planejado,organizado
e dirigido. Torna-se necessria uma funo administrativa quepossa monitorar acompanhar,
avaliar, medir e assegurar que a organizaoesteja no rumo certo, produzindo os resultados
esperados e alcanando osobjetivos propostos. O controle algo universal: todas as
atividadeshumanas quaisquer que sejam sempre fazem uso do controle,consciente ou
inconscientemente. Quando uma pessoa dirige o automvel,dana ou escreve uma carta, ela
compara continuamente a direo, o ritmoou o significado; e se a atividade de dirigir o carro,
danar ou escrever acarta no estiver de acordo com seus planos, ela efetua as
devidascorrees. O controle consiste basicamente em um processo que guia aatividade
exercida para um fim previamente determinado. A essncia docontrole reside em verificar se a
atividade controlada est ou noalcanando os resultados desejados. Quando se fala em
resultado,pressupe-se que eles sejam conhecidos e previstos. Isso significa que oconceito de
controle no pode existir sem o conceito de planejamento.Alis, os controles requerem
planos. Na verdade, o controle o outro ladoda moeda do planejamento.O controle verifica se
a execuo est de acordo com o que foi planejado:quanto mais completos, definidos e
coordenados forem os planos, tantomais fcil ser o controle. Quanto mais complexo o
planejamento e quantomaior for o seu horizonte de tempo, tanto mais complexo ser o
controle.Quase todos os sistemas de planejamento trazem em seu bojo o seu prpriosistema
de controle. Atravs da funo de controle, o administradorassegura que a organizao e seus
planos estejam na sua trilha certa. Odesempenho de uma organizao e das pessoas que a
compem depende damaneira como cada indivduo e cada unidade organizacional
desempenhamseu papel e se movem para alcanar os objetivos e metas comuns. Ocontrole
o processo


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Planejamento Organizao Controle Definir os padres de desempenho.Monitorar o
desempenho. Comparar o desempenho com os padresestabelecidos.Direo pelo qual so
fornecidas as informaes e retroao para manter asfunes dentro de suas respectivas
trilhas. a atividade integrada emonitorada que aumenta a probabilidade de que os
resultados planejadossejam atingidos da melhor maneira.
1. Conceito de controle
A palavra controle pode assumir vrios e diferentes significados. Quandose fala em controle,
pensa-se em significados como frear, cercear, regular,conferir ou verificar, exercer autoridade
sobre algum, comparar com umpadro ou critrio. No fundo, todas essas conotaes
constituem meias-verdades a respeito do que seja o controle. Contudo, sob um ponto de
vistamais amplo, os trs significados mais comuns de controle so:* Controle como funo
restritiva e coercitiva: utilizado para coibir ourestringir certos tipos de desvios indesejveis ou
de comportamentos noaceitos pela comunidade.Nesse sentido, o controle assume um
carter negativo ou restritivo, sendomuitas vezes interpretado como coero, delimitao,
inibio emanipulao. o chamado controle social aplicado nas organizaes e nassociedades
para inibir o individualismo e a liberdade das pessoas.* Controle como um sistema automtico
de regulao: utilizado paramanter automaticamente um grau constante no fluxo ou no
funcionamentode um sistema. o caso do processo de controle automtico das refinariasde
petrleo ou das indstrias qumicas de processamento contnuo eautomtico. O mecanismo
de controle detecta possveis desvios ouirregularidades e proporciona automaticamente a
regulao necessria paravoltar normalidade. o chamado controle ciberntico que
inteiramenteauto-suficiente na monitorao do desempenho e na correo dos
possveisdesvios. Quando algo est sob controle, significa que est dentro do normalou da
expectativa.* Controle como funo administrativa: o controle como parte doprocesso
administrativo, como o planejamento, a organizao e a direo.Trataremos o controle sob o
ponto de vista do terceiro significado, isto ,como parte do processo administrativo. Assim, o
controle a funoadministrativa que monitora e avalia as atividades e resultados alcanados





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reforo do bom desempenho, e no simplesmente como uma tentativa decorreo do mau
desempenho.
5. Comparao do desempenho com o objetivo padro
A terceira fase do controle a comparao do desempenho com o objetivoou padro
previamente estabelecido. A comparao pode levar em contaduas situaes:Resultados:
quando a comparao entre o padro e a varivel feita apsterminar a operao. A
mensurao realiza-se em termos de algo pronto eacabado, no fim da linha, e apresenta o
inconveniente de mostrar os acertose falhas de uma operao j terminada, uma espcie de
atestado de bito dealgo que j ocorreu. o controle sobre os fins.Desempenho: quando a
comparao entre o padro e a varivel feitaparalelamente operao, ou seja, quando a
comparao acompanha emonitora a execuo da operao. A mensurao concomitante
com oprocessamento da operao. Embora feita paralelamente ao tempo e,portanto, atual, a
mensurao realizada sobre uma operao emprocessamento e ainda no terminada.
Corresponde a uma espcie demonitorao do desempenho, sem interferir em seu resultado
ou em suaconsecuo. o controle sobre os meios.O controle est relacionado diretamente
com a verificao de meios e fins:se os meios esto sendo seguidos e se os fins esto sendo
alcanados. Emfuno disso, os mecanismos de controle so classificados em trscategorias,
dependendo de sua posio no processo administrativo:


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Figura 4. As trs categorias de controle.Toda atividade ocasiona algum tipo de variao. Assim,
torna-seimportante determinar os limites dentro dos qual essa variao pode seraceita como
normal.Assim, as variaes que ocorrem dentro desses limites no exigemcorrees. Apenas
as variaes que ultrapassam os limites dos padres que so denominadas erros, desvios,
afastamentos ou anormalidades. Ocontrole procura separar o que normal e o que
excepcional, para que acorreo se concentre nas excees. Esse aspecto lembra muito o
princpioda exceo proposto por Taylor: o administrador deve preocupar-se com oque
excepcional, ou seja, com aquilo que se afasta dos padres. Para quepossa localizar as
excees, o controle deve dispor de tcnicas queindiquem rapidamente onde se encontra o
problema.A comparao do desempenho ou resultado em relao aoobjetivo ou padro deve
funcionar como um sensor que localiza trspossibilidades:* Conformidade ou aceitao: o
resultado ou desempenho est plenamentede acordo com o padro e, portanto, aceito.*
Regio de aceitao: o resultado ou desempenho apresenta um levedesvio quanto ao padro,
mas dentro da regio de aceitao, ou seja, dentroda tolerncia permitida e , portanto, aceito
embora a conformidade noseja total.* Rejeio ou no-aceitao: o resultado ou
desempenho apresenta desvio,afastamento ou discrepncia para mais ou para menos em
relao aopadro, alm da tolerncia permitida e , portanto, rejeitado e est sujeito ao
corretiva.A comparao dos resultados ou do desempenho com osresultados ou desempenho
planejados geralmente feita atravs de meiosde apresentao, como grficos, relatrios,
ndices, porcentagens, medidase estatsticas etc. Esses meios de apresentao pressupem
tcnicas disposio do controle para que este possa ter acesso ao maior volume
deinformaes sobre aquilo que se deseja controlar.
6. Ao corretiva
O objetivo do controle manter as operaes dentro dos padresestabelecidos a fim de que
os objetivos sejam alcanados da melhormaneira. Assim, as variaes, erros ou desvios devem
ser corrigidos paraque as operaes sejam normalizadas. A ao corretiva a
aoadministrativa que visa manter o desempenho dentro do nvel dos padresestabelecidos.
Ela visa assegurar que tudo seja feito exatamente de acordocom o que pretendia fazer.


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O controle eficaz deve indicar quando o desempenho ou resultado noesto de acordoCom os
objetivos e padres estabelecidos e qual a medida corretiva a seradotada.O objetivo do
controle exatamente indicar quando, quanto, onde e comose deve executar a correo
necessria, o controle visa alcanar duasfinalidades principais.* Correo de folha ou erros
existentes: o controle serve para detectarfalhas, e apontar as medidas corretivas adequadas
para san-los ou corrigi-los.* Preveno de novas falhas ou erros: ao corrigir as falhas ou
errosexistentes, o controle aponta os meios necessrios para evit-los no futuro.As medidas
corretivas so ferramentas para ajudar a melhorar odesempenho.* Determinar as variaes
que ocorrem, isto , quais os resultados queesto muito acima ou muito abaixo dos padres
esperados.* Comunicar a informao s pessoas que produzem os resultados.Utilizar a
informao para reforar o bom desempenho e corrigir odesempenho precrio.Se os
resultados excedem as expectativas, altamente desejvelcomunicar o sucesso s pessoas e
motiv-las a mant-lo. Se os resultadosno atingem as expectativas, deve-se verificar o
motivo. O objetivo docontrole no punir pessoas, mas resolver os problemas dentro
daorganizao. Um objetivo secundrio do controle proporcionarinformao peridica que
possa tornar rpida a reviso dos objetivos.Na realidade, toda ao corretiva visa a eliminar
algum problema.Os problemas so fatores dentro de uma organizao que
constituembarreiras ou obstculos ao alcance dos objetivos organizacionais, osproblemas so
percebidos e localizados atravs de sintomas. Um sintoma um sinal ou evidencia de que
existe algum problema