Sistemas y Organizaciones

Instituto Superior Dr. Ramn Carrillo

Tecnicatura Superior en Desarrollo de Software
1 Ao







Docente:
Ing. Noelia Mainero
Sistemas y Organizaciones


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UNIDAD I
ELEMENTOS DE TEORA GENERAL DE LOS SISTEMAS, ENFOQUE SISTMICO DE LA
ORGANIZACIN.
El concepto de sistemas ha invadido todos los campos de la ciencia y penetrado en el
pensamiento y el habla populares y en los medios de comunicacin de masas. El
razonamiento en trminos de sistemas desempea un papel dominante en muy
variados campos, desde las empresas industriales y los armamentos hasta temas
reservados a la ciencia pura.
Se hizo necesario, pues, un enfoque de sistemas.
Tanto el hardware de las computadoras, como el software de la ciencia de los
sistemas, representan una nueva tecnologa que ha sido llamada Segunda Revolucin
Industrial y slo lleva unas dcadas desenvolvindose.
Sistema es un todo organizado y complejo; un conjunto o combinacin de cosas o
partes que forman un todo complejo o unitario que persigue un objetivo. Es un
conjunto de objetos unidos por alguna forma de interaccin o interdependencia.

TIPOS DE SISTEMAS
En cuanto a su constitucin, pueden ser fsicos o abstractos:
Sistemas fsicos o concretos: compuestos por equipos, maquinaria, objetos y
cosas reales. Ej.: El hardware.
Sistemas abstractos: compuestos por conceptos, planes, hiptesis e ideas.
Muchas veces solo existen en el pensamiento de las personas. Ej.: El software.
En cuanto a su naturaleza, pueden cerrados o abiertos:
Sistemas cerrados: no presentan intercambio con el medio ambiente que los
rodea, son hermticos a cualquier influencia ambiental. No reciben ningn recurso
externo y nada producen que sea enviado hacia fuera. En rigor, no existen
sistemas cerrados. Se da el nombre de sistema cerrado a aquellos sistemas cuyo
comportamiento programado y que opera con muy pequeo intercambio de
energa y materia con el ambiente. Se aplica el trmino a los sistemas
completamente estructurados, donde los elementos y relaciones se combinan de
una manera peculiar y rgida produciendo una salida invariable. Ej.: Las mquinas.
Sistemas abiertos: presentan intercambio con el ambiente, a travs de entradas
y salidas. Intercambian energa y materia con el ambiente. Son adaptativos para
sobrevivir. Su estructura es ptima cuando el conjunto de elementos del sistema
se organiza, aproximndose a una operacin adaptativa. La adaptabilidad es un
continuo proceso de aprendizaje y de auto-organizacin. Ej.: Una organizacin.
Un sistema cerrado se mantiene aislado. Un sistema abierto interacta con otros. En
general todos los sistemas son abiertos.

CONCEPTOS BSICOS DE LA T.G.S.
La Teora General de los Sistemas (T.G.S.) busca reglas de valor general,
aplicables a cualquier sistema y en cualquier nivel de la realidad.
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Las sucesivas especializaciones de las ciencias obligan a la creacin de nuevas
palabras, estas se acumulan, llegando a formar casi un verdadero lenguaje que slo
es manejado por los especialistas.
De esta forma surgen problemas al tratarse de proyectos interdisciplinarios, ya que
los participantes del proyecto son especialistas de diferentes ramas de la ciencia y
cada uno de ellos maneja una semntica diferente a los dems.
La Teora de los Sistemas, para solucionar estos inconvenientes, pretende introducir
una semntica cientfica de utilizacin universal. As aparecen algunos conceptos
claves:
Propsito u objetivo: todo sistema tiene uno o algunos propsitos. Los elementos
(u objetos), como tambin las relaciones, definen una distribucin que trata
siempre de alcanzar un objetivo.
Globalismo o totalidad: un cambio en una de las unidades del sistema, con
probabilidad producir cambios en las otras. El efecto total se presenta como un
ajuste a todo el sistema. Hay una relacin de causa/efecto. De estos cambios y
ajustes, se derivan dos fenmenos: entropa y homeostasia.
o Entropa: es la tendencia de los sistemas a desgastarse que el sistema
presenta por el transcurso del tiempo o por el funcionamiento del mismo. Los
sistemas altamente entrpicos tienden a desaparecer. Si aumenta la
informacin, disminuye la entropa, pues la informacin es la base del orden. De
aqu nace la negentropa, o sea, la informacin como medio o instrumento de
ordenacin del sistema.
o Homeostasia: es la propiedad de un sistema que define su nivel de respuesta
y de adaptacin al contexto. Los sistemas tienen una tendencia a adaptarse con
el fin de alcanzar un equilibrio interno frente a los cambios externos del
entorno. Es el nivel de adaptacin permanente del sistema o su tendencia a la
supervivencia dinmica. Los sistemas altamente homeostticos sufren
transformaciones estructurales en igual medida que el contexto sufre
transformaciones.
Retroaccin o retroalimentacin: La retroalimentacin se produce cuando las
salidas del sistema o la influencia de las salidas del sistema en el contexto, vuelven a
ingresar al sistema como recursos o informacin. La retroalimentacin permite el
control de un sistema y que el mismo tome medidas de correccin en base a la
informacin retroalimentada.
Ambiente: es el medio que envuelve externamente el sistema. Est en constante
interaccin con el sistema, ya que ste recibe entradas, las procesa y efecta salidas.
La supervivencia de un sistema depende de su capacidad de adaptarse, cambiar y
responder a las exigencias y demandas del ambiente externo. Aunque el ambiente
puede ser un recurso para el sistema, tambin puede ser una amenaza.
Subsistemas: En la misma definicin de sistema, se hace referencia a los
subsistemas que lo componen, cuando se indica que el mismo est formado por
partes o cosas que forman el todo. Estos conjuntos o partes pueden ser a su vez
sistemas (en este caso seran subsistemas del sistema de definicin), ya que
conforman un todo en s mismos y estos seran de un rango inferior al del sistema que
componen. Estos subsistemas forman o componen un sistema de un rango mayor, el
cual para los primeros se denomina macrosistema.
Permeabilidad: Mide la interaccin que este recibe del medio, se dice que a mayor o
menor permeabilidad del sistema el mismo ser ms o menos abierto. Los sistemas
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que tienen mucha relacin con el medio en el cul se desarrollan son sistemas
altamente permeables, estos y los de permeabilidad media son los llamados sistemas
abiertos. Por el contrario los sistemas de permeabilidad casi nula se denominan
sistemas cerrados.
Adaptabilidad: Es la propiedad que tiene un sistema de aprender y modificar un
proceso, un estado o una caracterstica de acuerdo a las modificaciones que sufre el
contexto. Esto se logra a travs de un mecanismo de adaptacin que permita
responder a los cambios internos y externos a travs del tiempo. Para que un sistema
pueda ser adaptable debe tener un fluido intercambio con el medio en el que se
desarrolla.
Mantenibilidad: Es la propiedad que tiene un sistema de mantenerse
constantemente en funcionamiento. Para ello utiliza un mecanismo de mantenimiento
que asegure que los distintos subsistemas estn balanceados y que el sistema total se
mantiene en equilibrio con su medio.
Estabilidad: Un sistema se dice estable cuando puede mantenerse en equilibrio a
travs del flujo continuo de materiales, energa e informacin. La estabilidad de los
sistemas ocurre mientras los mismos pueden mantener su funcionamiento y trabajen
de manera efectiva (mantenibilidad).
xito: El xito de los sistemas es la medida en que los mismos alcanzan sus
objetivos.

SISTEMAS DE INFORMACIN
Un sistema de informacin es un conjunto de elementos que interactan entre s
persiguiendo el mismo objetivo: producir informacin para apoyar las actividades de
una empresa o negocio.
Un sistema de informacin realiza cuatro actividades bsicas: entrada,
almacenamiento, procesamiento y salida de informacin.
Entrada de Informacin: Las entradas son los ingresos del sistema que pueden ser
recursos materiales, recursos humanos o informacin. Es la fuerza de arranque del
sistema. Es el proceso mediante el cual el Sistema de Informacin toma los datos que
requiere para procesar la informacin. Las entradas pueden ser manuales o
automticas. Las manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa por el
usuario, mientras que las automticas son datos o informacin que provienen o son
tomados de otros sistemas o mdulos.
En una O, casi todos los datos que se utilizan como entrada para su SI se generan y
se recopilan dentro de la O, ya que provienen de transacciones realizadas dentro del
negocio (Ej: se toman los datos de las ventas para emitir un informe).
Procesamiento de Informacin: El proceso es lo que transforma una entrada en
salida, como tal puede ser una mquina, un individuo, una computadora, un producto
qumico, una tarea realizada por un miembro de la organizacin, etc. Es el fenmeno
que produce cambios, es el mecanismo de conversin de las entradas en salidas o
resultados. Generalmente es representado como la caja negra, en la que entran los
insumos y salen cosas diferentes, que son los productos.
Si hablamos de SI, la principal contribucin de las computadoras, es la capacidad de
procesamiento, velocidad y precisin (Ej: manejo de inventarios).
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Salida de Informacin: es la finalidad para la cual se reunieron elementos y
relaciones del sistema. Los resultados de un proceso son las salidas, las cuales deben
ser coherentes con el objetivo del sistema. La salida es la capacidad de un Sistema de
Informacin para sacar la informacin procesada o bien datos de entrada al exterior.
Es importante aclarar que la salida de un Sistema de Informacin puede constituir la
entrada a otro Sistema de Informacin o mdulo.
Almacenamiento de Informacin: El almacenamiento es una de las actividades o
capacidades ms importantes que tiene una computadora, ya que a travs de esta
propiedad el sistema puede recordar la informacin guardada en la seccin o proceso
anterior. Esta informacin suele ser almacenada en estructuras de informacin
denominadas archivos.
Otra gran contribucin de las computadoras a los SI, es la capacidad de
almacenamiento
Ejemplo de actividades que realiza un Sistema de Informacin:

Entradas:
o Datos generales del cliente: nombre, direccin, tipo de cliente, etc.
o Polticas de crditos: lmite de crdito, plazo de pago, etc.

Almacenamiento:
o Movimientos del mes (pagos, depuraciones).
o Catlogo de clientes.
o Facturas.

Proceso:
o Clculo de antigedad de saldos.
o Clculo de intereses moratorios.
o Clculo del saldo de un cliente.

Salidas:
o Reporte de pagos.
o Estados de cuenta.
o Consultas de saldos en pantalla de una terminal.

METODOLOGA DE APLICACIN DE LA T.G.S., PARA EL ANLISIS Y DISEO DE
SISTEMAS
Desde el punto de vista de la administracin est compuesta de las siguientes etapas:
1. Anlisis de situacin: es la etapa en que el analista toma conocimiento del sistema,
se ubica en cuanto a su origen, objetivo y trayectoria.
2. Definicin de objetivo: el analista trata de determinar para que ha sido requerido
ya que en general se le plantean los efectos pero no las causas.
3. Formulacin del plan de trabajo: el analista fija los lmites de inters del estudio a
realizar, la metodologa a seguir, los recursos materiales y humanos que necesitar, el
tiempo que insumir el trabajo y el costo del mismo. Esta etapa se conoce como
propuesta de servicio y a partir de su aprobacin se contina con la metodologa.
4. Relevamiento: el analista recopila toda la informacin referida al sistema en estudio,
como as tambin toda la informacin que hace al lmite de inters.
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5. Diagnstico: el analista mide la eficacia y la eficiencia del sistema en estudio.
Eficacia es cuando el sistema logra los objetivos y eficiencia es cuando el sistema
logra los objetivos con una relacin costo-beneficio positiva.
6. Diseo: el analista disea el nuevo sistema.
a. Diseo global: en el determina la salida, los archivos, las entradas del sistema,
hace un clculo de costos y enumera los procedimientos. El diseo global debe ser
presentado para su aprobacin, aprobado el diseo global pasamos al siguiente
paso.
b. Diseo detallado: el analista desarrolla en detalle la totalidad de los
procedimientos enumerados en el diseo global y formula la estructura de
organizacin la cual se aplicar sobre dichos procedimientos.
7. Implementacin: la implementacin del sistema diseado significa llevar a la
prctica al mismo, sta puesta en marcha puede hacerse de tres formas.
a. Global: Se procede a la implantacin completa del nuevo sistema, dejando sin
efecto todo sistema o metodologa de trabajo anterior.
b. En fases: Se va implementando por mdulos o partes definidas del sistema.
c. En paralelo: Se comienza el uso del nuevo sistema mientras se contina con el
sistema o la metodologa usada anteriormente.
8. Seguimiento y control: El analista debe verificar los resultados del sistema
implementado y aplicar las acciones correctivas que considere necesarias para ajustar
el problema.

EVOLUCIN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN
Con frecuencia se implantan en forma inicial los Sistemas Transaccionales y,
posteriormente, se introducen los Sistemas de Apoyo a las Decisiones. Por ltimo, se
desarrollan los Sistemas Estratgicos que dan forma a la estructura competitiva de la
empresa.
La funcin de la Informtica en las organizaciones evoluciona a travs de ciertas
etapas de crecimiento, las cuales se explican a continuacin:
Comienza con la adquisicin de la primera computadora y normalmente se
justifica por el ahorro de mano de obra y el exceso de papeles.
Las aplicaciones tpicas que se implantan son los Sistemas Transaccionales tales como
nminas o contabilidad.
El pequeo Departamento de Sistemas depende en la mayora de los casos del rea
de contabilidad.
El tipo de administracin empleada es escaso y la funcin de los sistemas suele ser
manejada por un administrador que no posee una preparacin formal en el rea de
computacin.
El personal que trabaja en este pequeo departamento consta a lo sumo de un
operador y/o un programador.
En esta etapa es importante estar consciente de la resistencia al cambio del personal
y usuario (ciberfobia) que estn involucrados en los primeros sistemas que se
desarrollan, ya que estos sistemas son importantes en el ahorro de mano de obra.
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Esta etapa termina con la implantacin exitosa del primer Sistema de Informacin.
Cabe recalcar que algunas organizaciones pueden vivir varias etapas de inicio en las
que la resistencia al cambio por parte de los primeros usuarios involucrados aborta el
intento de introducir la computadora a la empresa.
Etapa de contagio o expansin. Los aspectos sobresalientes que permiten
diagnosticar rpido que una empresa se encuentra en esta etapa son:
Se inicia con la implantacin exitosa del primer Sistema de Informacin en la
organizacin. Como consecuencia de lo anterior, el primer ejecutivo usuario se
transforma en el paradigma o persona que habr que imitar.
Las aplicaciones que con frecuencia se implantan en esta etapa son el resto de los
Sistemas Transaccionales no desarrollados en la etapa de inicio, tales como
facturacin, inventarios, control de pedidos de clientes y proveedores, cheques, etc.
El pequeo departamento es promovido a una categora superior, donde depende de
la Gerencia Administrativa.
El tipo de administracin empleada est orientada hacia la venta de aplicaciones a
todos los usuarios de la organizacin; en este punto suele contratarse a un
especialista de la funcin con preparacin acadmica en el rea de sistemas.
Se inicia la contratacin de personal especializado y nacen puestos tales como analista
de sistemas, analista-programador, tcnico desarrollador, jefe de desarrollo, jefe de
soporte tcnico, etc.
Las aplicaciones desarrolladas carecen de interfaces automticas entre ellas, de tal
forma que las salidas que produce un sistema se tienen que alimentar en forma
manual a otro sistema, con la consecuente irritacin de los usuarios.
Los gastos por concepto de sistemas empiezan a crecer en forma importante, lo que
marca la pauta para iniciar la racionalizacin en el uso de los recursos
computacionales dentro de la empresa. Este problema y el inicio de su solucin
marcan el paso a la siguiente etapa.
Etapa de control o formalizacin. Para identificar a una empresa que transita por
esta etapa es necesario considerar los siguientes elementos:
Esta etapa de evolucin de la Informtica dentro de las empresas se inicia con la
necesidad de controlar el uso de los recursos computacionales a travs de las tcnicas
de presupuestacin base cero (partiendo de que no se tienen nada) y la implantacin
de sistemas de cargos a usuarios (por el servicio que se presta).
Las aplicaciones estn orientadas a facilitar el control de las operaciones del negocio
para hacerlas ms eficaces, tales como sistemas para control de flujo de fondos,
control de rdenes de compra a proveedores, control de inventarios, control y manejo
de proyectos, etc.
El departamento de sistemas de la empresa suele ubicarse en una posicin gerencial,
dependiendo del organigrama de la Direccin de Administracin o Finanzas.
El tipo de administracin empleada dentro del rea de Informtica se orienta al
control administrativo y a la justificacin econmica de las aplicaciones a desarrollar.
Nace la necesidad de establecer criterios para las prioridades en el desarrollo de
nuevas aplicaciones. La cartera de aplicaciones pendientes por desarrollar empieza a
crecer.
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En esta etapa se inician el desarrollo y la implantacin de estndares de trabajo
dentro del departamento, tales como: estndares de documentacin, control de
proyectos, desarrollo y diseo de sistemas, auditora de sistemas y programacin.
Se integra a la organizacin del departamento de sistemas, personal con habilidades
administrativas y preparado tcnicamente.
Se inicia el desarrollo de interfaces automticas entre los diferentes sistemas.
Etapa de integracin. Las caractersticas de esta etapa son las siguientes:
La integracin de los datos y de los sistemas surge como un resultado directo de la
centralizacin del departamento de sistemas bajo una sola estructura administrativa.
Las nuevas tecnologas relacionadas con base de datos, sistemas administradores de
bases de datos y lenguajes avanzados, hicieron posible la integracin.
En esta etapa surge la primera hoja electrnica de clculo comercial y los usuarios
inician haciendo sus propias aplicaciones. Esta herramienta ayud mucho a que los
usuarios hicieran su propio trabajo y no tuvieran que esperar a que sus propuestas de
sistemas fueran cumplidas.
El costo del equipo y del software disminuy por lo cual estuvo al alcance de ms
usuarios.
En forma paralela a los cambios tecnolgicos, cambi el rol del usuario y del
departamento de Sistemas de Informacin. El departamento de sistemas evolucion
hacia una estructura descentralizada, permitiendo al usuario utilizar herramientas
para el desarrollo de sistemas.
Los usuarios y el departamento de sistema iniciaron el desarrollo de nuevos sistemas,
reemplazando los sistemas antiguos, en beneficio de la organizacin.
Etapa de administracin de datos. Entre las caractersticas que destacan en esta
etapa estn las siguientes:
El departamento de Sistemas de Informacin reconoce que la informacin es un
recurso muy valioso que debe estar accesible para todos los usuarios.
Para poder cumplir con lo anterior resulta necesario administrar los datos en forma
apropiada, es decir, almacenarlos y mantenerlos en forma adecuada para que los
usuarios puedan utilizar y compartir este recurso.
El usuario de la informacin adquiere la responsabilidad de la integridad de la misma y
debe manejar niveles de acceso diferentes.
Etapa de madurez. Entre los aspectos sobresalientes que indican que una empresa
se encuentra en esta etapa, se incluyen los siguientes:
Al llegar a esta etapa, la Informtica dentro de la organizacin se encuentra definida
como una funcin bsica y se ubica en los primeros niveles del organigrama
(direccin).
Los sistemas que se desarrollan son Sistemas de Manufactura Integrados por
Computadora, Sistemas Basados en el Conocimiento y Sistemas Expertos, Sistemas
de Soporte a las Decisiones, Sistemas Estratgicos y, en general, aplicaciones que
proporcionan informacin para las decisiones de alta administracin y aplicaciones de
carcter estratgico.
En esta etapa se tienen las aplicaciones desarrolladas en la tecnologa de base de
datos y se logra la integracin de redes de comunicaciones con terminales en lugares
remotos, a travs del uso de recursos computacionales.