Esta lectura pretende exponer de manera ms amplia el ciclo de
Planeacin, fase del proceso administrativo.
El Ciclo de Planeacin http://www.mindtools.com/pages/article/newPPM_05.htm#topofpage
El ciclo de planeacin debe ser un proceso coherente y unificado. Al hacerlo bajo esta estructura, te aseguras que tus planes contempla todos los detalles, estn bien enfocados, prcticos y con un costo- beneficio aceptable. La mejor manera de ver a la planeacin es como un ciclo ms que como un proceso de lnea recta. Una vez que se tiene un plan definido, se debe evaluar las opciones de xito que tiene. Esta evaluacin puede basarse en los resultados esperados con bases econmicas, ya sea aumento de ventas, disminucin de costos, entre otras; o tambin pueden utilizarse otras herramientas analticas. Este anlisis mostrar que el plan puede tener como resultado consecuencias inesperadas, que puede ser muy costoso, o que simplemente no funcionar. Si esta evaluacin resultara en alguno de los casos anteriores, existe la posibilidad de regresar al paso anterior del ciclo de planeacin o de manera alternativa de cambiar el plan completo. Finalmente existir la posibilidad de la retroalimentacin de lo aprendido entre un plan y otro. La siguiente figura muestra el Ciclo de Planeacin:
Los pasos en este proceso de planeacin se explican a continuacin: Anlisis de oportunidades: El primer paso es identificar qu es lo que necesita hacerse, lo cual se cristalizar en un objetivo formal en la siguiente fase del proceso. Es necesario examinar la situacin actual del negocio y decidir cmo puede mejorarse. Hay diferentes tcnicas para hacerlo: Anlisis DOFA: permite evaluar las fortalezas y debilidades, as como las oportunidades y amenazas en el entorno del negocio. Anlisis de Riesgo: seala los posibles riesgos del proyecto, las debilidades de la organizacin o la operacin; con lo cual se prev como neutralizarlos.
Identificar las presiones para el cambio: Pueden venir de fuentes externas -como pueden ser los clientes, que presionan para que la organizacin cambie la forma de operar. De manera alterna, el entorno puede estar cambiando y quiz sea necesario anticiparse o responder a esto. Las presiones tambin pueden venir de cambios en la economa, nuevas leyes, la competencia, cambios en la conducta del consumidor, nuevas tecnologas, o cambios gubernamentales. Un enfoque distinto para analizar las oportunidades, es utilizar las herramientas de creatividad para reconocer donde puede haber mejoras en la organizacin. Identificar el objetivo: Una vez que se ha completado el anlisis de oportunidades, el siguiente paso es decidir cul ser el objetivo del plan. Decidir y definir un objetivo afila el enfoque del plan, y evita el desgaste de tiempo y esfuerzo en asuntos irrelevantes. El objetivo debe expresarse de una oracin simple, esto asegura que es claro a la vista de cualquiera. Si tienes problemas para formular el objetivo, hazte las siguientes preguntas: Cmo visualizo el futuro? Qu beneficio quiero darle a mis clientes? Qu utilidad persigo? Qu estndares voy a seguir? En que valores creemos en la organizacin? Este objetivo se puede presentar como la Visin o Misin de la organizacin.
Establecer la Visin, significa expresar el mayor beneficio que la organizacin proveer a sus clientes y/o grupos de inters. Por ejemplo, la Visin de Coca-Cola se define como sigue: Visin Utilidades: Maximizar el retorno a los accionistas, sin perder de vista la totalidad de nuestras responsabilidades. Gente: Ser un excelente lugar para trabajar, en donde nuestro personal se inspire para dar lo mejor de s. Cartera de Productos: Ofrecer al mundo una cartera de marcas de bebidas que se anticipan y satisfacen los deseos y las necesidades de las personas. Socios: Formar una red de socios exitosa y crear lealtad mutua. Planeta: Ser un ciudadano global, responsable, que hace su aporte para un mundo mejor. http://www.coca-colamexico.com.mx/mision_vision_valores.html
En cambio, la Misin expresa concretamente las acciones a seguir para hacer de la Visin un hecho. La Misin de Coca-Cola es:
Misin Refrescar al mundo en cuerpo, mente y alma. Inspirar momentos de optimismo a travs de nuestras marcas y acciones, para crear valor y dejar nuestra huella en cada uno de los lugares en los que operamos A partir de la definicin de la Visin y la Misin se establecen los objetivos estratgicos que permitirn cumplir con lo establecido en los estatutos de stas.
Explorar opciones (1).
En este paso debes saber donde se encuentra la organizacin y qu es lo que quieres hacer. Lo siguiente ser trabajar en cmo hacerlo.
Es recomendable que se tome el tiempo necesario para generar tantas opciones como sea posible, aun cuando slo sea para desmenuzar la primera idea que se tiene en mente. Haciendo este ejercicio es seguro que se llegar a la mejor solucin; y es muy probable que adems se mejoren las mejores ideas con otras que se presenten. Seleccionar la mejor opcin
Ya que se han explorado las mejores opciones disponibles, es tiempo de decidir cul ser la que se adoptar. Si se tiene el tiempo y los recursos disponibles, entonces se puede optar por evaluar todas las opciones, llevando a cabo una planeacin detallada, costeo, evaluacin de riesgo, entre otras. Aunque generalmente no todas las organizaciones se pueden dar ese lujo. Dos herramientas tiles para hacer la mejor seleccin son la matriz de decisiones y el rbol de decisiones. La matriz de decisiones permite decidir entre diferentes opciones cuando se requiere considerar determinado nmero de factores diversos. Por otro lado, el rbol de decisiones ayuda a analizar en profundidad los posibles resultados de cada uno de los cursos de accin. Planeacin detallada Para cuando se inicia esta fase, debes tener una buena idea de donde se encuentra la organizacin, qu es lo que quieres lograr y una gama de opciones disponibles. Inclusive, pudiste haber ya seleccionado alguna de las opciones que mejor conduzcan al resultado esperado. La planeacin detallada es el proceso de buscar la forma ms efectiva y eficiente de alcanzar los objetivos definidos. Es el proceso de determinar quin har qu, cundo, dnde, cmo y por qu; pero sobre todo a que costo. Cuando se delinea el plan, tcnicas como el uso de grficas de Gantt y el anlisis de la ruta critica, pueden ser de gran ayuda para determinar las prioridades, fechas clave y la aplicacin de los recursos.
Mientras te concentras en las acciones que deben realizarse, asegrate que tambin cuentas con los mecanismos de control que necesitaras para dar seguimiento al desempeo. Estos incluirn actividades tales como: elaboracin de reportes, aseguramiento de calidad, control de costos, entre otros; que servirn para remarcar y corregir las posibles desviaciones al plan. Un buen plan contar con: o Establecer la situacin actual o Tener objetivos claros o Utilizar los recursos disponibles o Detallar las tareas que deben efectuarse, los responsables de llevarlas a cabo, sus prioridades y las fechas de terminacin. o Contar con mecanismos de control que alertarn de posibles dificultades para cumplir el plan. o Identificar riesgos, y planear para las contingencias. Esto te permite dar una respuesta rpida y efectiva si se presenta alguna situacin crtica. Para una buena ejecucin hay que considerar arreglos transitorios, como ejemplo: Cmo mantener el paso de otras actividades mientras se implementa el plan? Evaluacin del plan y sus impactos. Una vez que has trabajado en todos los detalles del plan, el prximo paso es revisarlo para decidir si vale la pena la implementacin. En este momento debes ser objetivo a pesar de todo el esfuerzo que le has puesto para llegar a esta etapa, puede ser que no sea factible su puesta en marcha. Quiz llegar a este punto y decir no implementar pueda ser frustrante; no obstante es mucho mejor vislumbrar los problemas en este momento que cuando ya se ha invertido tiempo, recursos y personal. Evaluar el
plan en este punto, te da la oportunidad ya sea de investigar otras opciones que pudieran ser mas exitosas o en su defecto aceptar que el plan no debe llevarse a cabo. Dependiendo de las circunstancias, las siguientes tcnicas pueden ser utilizadas para evaluar un plan: o PMI (Plus/Minus/Interesting) por sus siglas en ingls: Mas/Menos/Interesante esta es una tcnica muy simple para evaluar los pros y contras de una decisin. Radica en listar los puntos positivos del plan en una columna, los negativos en otra y los de incertidumbre en una tercer. Posteriormente se le debe dar un marcaje a cada uno. o Anlisis de Costo-beneficio. Esta tcnica es til para confirmar que el plan tiene sentido desde el punto de vista financiero. Esto significa sumar todos los costos involucrados en el plan y compararlos con los beneficios esperados. o Anlisis de Fuerzas. De manera similar al PMI, te permite obtener una visin general de todas las fuerzas que pudieran interferir en el plan; lo que te da la oportunidad de hacer ajustes al mismo para que se cumpla exitosamente. o Presupuestos de flujo de caja. Cuando una decisin tiene implicaciones financieras tales como la planeacin estratgica de mercadotecnia, la preparacin de un instrumento como ste puede ser extremadamente til. Permite evaluar los efectos en el tiempo de los costos y los ingresos, adems de remarcar el tamao de los flujos positivos y negativos asociados con el plan. o Seis sombreros para pensar. Es una tcnica muy buena para obtener una visin circular del plan y sus implicaciones. Proporciona un contexto dentro del cual se puede examinar el plan de manera racional, emocional, optimista, pesimista y creativamente.
Cualquier anlisis del plan debe evaluarse con sentido comn. Si este anlisis muestra que no aportar suficientes beneficios, se recomienda regresar unos pasos antes en el ciclo de planeacin o abandonar el plazo al mismo tiempo. Implementacin del plan Ya que se ha completado el plan y definido que funciona satisfactoriamente, es tiempo de la implementacin. l mismo explicar como hacerlo y tambin detallar los controles que se utilizaran para darle seguimiento en su ejecucin. Cierre del plan Una vez que se ha alcanzado lo planeado, se puede cerrar el mismo. En este punto es recomendable llevar a cabo una nueva evaluacin del plan para ver que lecciones hay que aprender durante la ejecucin. En resumen: El ciclo de planeacin es un proceso que ayuda a hacer un plan que considera todos los aspectos posibles para hacerlo robusto. El primer paso, es decir el anlisis de oportunidades permite fundamentar el plan en la realidad. El segundo, la definicin del objetivo, le da enfoque al plan. El tercer paso es generar diferentes caminos de lograr el objetivo. Otorgando el tiempo suficiente en este anlisis se encontrar la mejor solucin, en vez de la ms obvia. La siguiente fase selecciona el mejor enfoque, y hace un plan detallado mostrando como implementarlo. Es importante evaluar este plan para asegurarse que vale la pena su implementacin; de no ser as, hay que regresar a un paso previo y ya sea mejorar el plan o hacer uno diferente. En caso que el panorama muestre que el beneficio no justifica el costo, es mejor abandonarlo.
Ya que se eligi un curso de accin, y ha probado que es viable llevarlo a cabo. Examine, documente y retroalimente para la elaboracin de planes futuros.