COMDOC

Sistema de Comunicaciones Documentales.

Manual de uso.


2


Introduccin

El sistema COMDOC es una aplicacin desarrollada por el Proyecto de Informtica del
Ministerio de Economa y Finanzas Pblicas de la Nacin.
COMDOC es un sistema de interfaz Web de seguimiento electrnico de documentacin, tanto
electrnica como en papel. Fue creado para registrar y brindar detalles pormenorizados sobre
el manejo de la misma. Es un sistema que permite definir con total granularidad la jerarqua de
reas y usuarios, adems de otorgarles permisos para cada evento.
Tiene una estructura piramidal, es decir reconoce jerarquas de rea madre y madre-hija, lo
que permite ingresar el organigrama del organismo al sistema, representando sus
dependencias.
En cada organismo, se definen reas y en cada una de stas se configuran uno o ms usuarios
a los que se les otorgan permisos de acceso al sistema y de acciones relacionadas con su
rea. Al ser un sistema integrado, es posible contener toda la informacin de alta, seguimiento
y acciones de los documentos y carpetas a lo largo de todo su ciclo de vida, ya sea en un
mismo organismo o entre varios organismos (dependencias).



3
V Ve en nt ta aj ja as s

Ofrece mltiples ventajas, entre las cuales podemos citar:

- Velocidad en la tramitacin
- Registro automtico y fehaciente de cada uno de los avances de un trmite.
- Matriz de permisos: No todos los usuarios estn autorizados para hacer lo mismo. Esto
permite mantener un adecuado nivel de reserva en las tramitaciones, y evita errores del
tipo de que un funcionario tome intervencin en un trmite para el cual no est habilitado.
Cada memo o nota que inicia o se agrega a una actuacin o expediente, tiene identificado
de manera exacta a su emisor, y ha podido ser emitida a partir de la verificacin de su
identidad mediante la clave respectiva y de su cotejo con la respectiva autorizacin a emitir
la comunicacin.
- Simplificacin de las formalidades: dado el hecho de que cualquier agregado o avance
que se realiza en el expediente o la actuacin, automticamente pasa a formar parte de los
mismos, no es necesario registrar nuevamente sus datos esenciales.
- Fecha cierta de cada una de las instancias de un trmite, y la posibilidad consecuente
de realizar auditoras de tiempos de gestin incurridos por cada rea o responsable.
- Seguimiento fsico de documentacin papel: cuando se trata de expedientes en papel,
se puede efectuar el seguimiento fsico de los mismos, facilitado por la impresin de
cdigos de barra conteniendo sus datos esenciales, lo que permite su registracin exacta
al ingresar o egresar de las mesas de entrada de las distintas reas, que cuenten con
lectores pticos de cdigos de barras.
- Bsquedas avanzadas: se ofrece la posibilidad de detectar expedientes cuyo nmero
identificatorio se desconoce, a travs de un funcional nmero de criterios de bsqueda,
tales como fecha de alta o de vencimiento, procedencia, ttulo, texto, causante, motivo de
archivo o desarchivo, tesauro, etapa, depositario, responsable primario, carpetas iniciadas,
remitos, etc.
- Utilizacin de Clave nica de identificacin: El sistema promueve la creacin del
CUDAP (Cdigo Unico de la Documentacin de la Administracin Publica), que consiste en
la generacin de una nica fuente de asignacin de nmeros para los expedientes emitidos
en el mbito de la Administracin Pblica. Esto, en el caso de que COMDOC tuviese la
posibilidad de funcionar en todas las reas administrativas, habr de facilitar la
identificacin de expedientes.


4
I In ng gr re es so o a al l S Si is st te em ma a

Para poder utilizar el sistema:
a) Abra su navegador (Mozilla Firefox o Internet Explorer 6.0 o superior).
b) Ingrese la direccin del sistema (la url le ser entregada oportunamente). Una vez
hecho esto aparecer una pantalla similar a esta:



En la misma deber ingresar la identificacin de usuario y contrasea que le hayan entregado:
Usuario: Es un campo que tiene el formato usuario_organismo. El usuario ser
otorgado por el administrador del sistema y el organismo tiene relacin con la institucin a
la cual Ud. Pertenece.
Contrasea: Es la clave de ingreso para el usuario indicado.

Una vez que el usuario haya ingresado al sistema, se pueden presentar los siguientes casos:
a) El usuario tiene permisos en ms de un rea. Se despliega una lista de las mismas
y se debe seleccionar en cul de ellas se quiere trabajar en ese momento.
b) El usuario tiene permisos en un rea nicamente. Aparece directamente la pantalla
de bienvenida al sistema.




5



Importante

- En caso de haber ingresado un usuario o contrasea invlidos, el sistema advierte dicho
evento al igual que la confusin entre maysculas y minsculas (key sensitive).
- Por razones de seguridad, si se detiene la actividad y no se registran acciones por un
perodo prolongado, el sistema, automticamente lo desconecta del servidor,
mostrndose nuevamente la pantalla de ingreso.
- En caso de tener problemas de conexin, aparecer un mensaje de error interno.
Pruebe reiniciar su sesin, verifique con sus compaeros y de ser necesario,
comunquese con soporte tcnico.



R Re ec ci ib bi ir r D Do oc cu um me en nt ta ac ci i n n

> >> > Al ingresar al sistema se encontrar con la pantalla de Documentos y carpetas
recibidos que muestra el listado de documentos y carpetas que fueron enviados a su
dependencia en los ltimos 5 das hbiles y que usted an no ley.
Es posible obtener un listado discriminado por tipos de documento seleccionando las opciones
que se muestran a continuacin:







6


Conceptos Generales


Para comprender mejor las funcionalidades del sistema es necesario manejar ciertos
conceptos:

T Ti ip po o d de e d do oc cu um me en nt ta ac ci i n n

El sistema administra documentos en papel y documentos electrnicos. En la siguiente
tabla ofrecemos una breve explicacin sobre cada tipo de documentacin.

Documentos En Papel Documentos Electrnicos
Son carpetas contenedoras de papeles
(actuaciones, expedientes...) y documentos
(notas, etc...) que existen fsicamente, se
reciben o arman e ingresan en el sistema.
Son documentos (memos, circulares...) que
nacen y mueren en el sistema sin tener
contraparte fsica, es decir solo existen en el
sistema.


CARPETAS : - Pueden contener otras carpetas
- Pueden contener otros documentos

DOCUMENTOS : - No pueden contener otros elementos









7
C CU UD DA AP P: : C C d di ig go o U Un ni ic co o d de e D Do oc cu um me en nt ta ac ci i n n p pa ar ra a l la a A Ad dm mi in ni is st tr ra ac ci i n n P Pu ub bl li ic ca a

El CUDAP es la numeracin nica, correlativa y automtica para cada tipo de documento o
carpeta dentro del Sistema. A cada documento o carpeta ingresado se le asigna esta
identificacin.
CUDAP significa: Cdigo nico de Documentacin para la Administracin Pblica. El mismo
est integrado por un conjunto de caracteres cuyas descripciones se detallan a continuacin:

Prefijo de tipo Alfabtico, que identifica el tipo de Documentacin, por ejemplo:
Expediente: EXP ; Actuacin: ACTU ; Proyecto: PROY ; Trmite Interno: TRI,
MEMO: Memorando, NOTA: Nota, etc.
Carcter de separacin -
Tres Caracteres de tipo Alfanumrico, que identifican al Servidor donde est
instalado el sistema. Ejemplo S01
Carcter de separacin :
Nmero desde 1 hasta 7 dgitos. El formato ser completado con ceros a la
izquierda hasta los 7 dgitos, pero podr ubicarse correctamente sin estos ceros.
Carcter de separacin /
Nmero de 4 dgitos que identifica al ao de creacin de la Documentacin.


El CUDAP identifica a cada elemento de la siguiente manera:
Tipo de elemento Servidor : Nmero / Ao




Ejemplos de CUDAP:
- EXP-S01:0004567/2005
- MEMO-S01:0010258/2002
- NOTA-S01:0004568/2003
- ACTU-S01:0075008/2002
- PROY-S01:0123456/2007
- TRI-S01:0002222/2003
- ACU-S01:00001235/2010



8
E Es st ta ad do os s d de e l la a d do oc cu um me en nt ta ac ci i n n

Los tipos de estado de la Documentacin, indican cul es la situacin en la que se encuentran
los documentos o carpetas. Los estados posibles son los siguientes:

Pendiente: Es el estado inicial y significa que la documentacin debe ser resuelta.
Terminada: Es el estado siguiente al de Pendiente y significa que la documentacin
est resuelta o ya est tratada. En el caso de la documentacin papel, la siguiente
instancia es la de Archivar.


Q Qu u s si ig gn ni if fi ic ca an n l lo os s t t r rm mi in no os s R Re es sp po on ns sa ab bl le e L Lo oc ca al l y y R Re es sp po on ns sa ab bl le e d de e G Ge es st ti i n n? ?

El Responsable Local es el responsable primario asignado al documento o carpeta dentro del
organismo. Se refiere al rea de competencia inicial para resolver un trmite en el organismo.
Al iniciar un trmite, se debe asignar un Responsable Local a los efectos de adjudicar
inicialmente la resolucin de un trmite. Si este trmite se traslada, en el futuro, de un
organismo a otro entonces surge la necesidad de diferenciar el Responsable Local del
Responsable de Gestin.
Por ejemplo: Una Carpeta registrada por el Ministerio del Interior tendr asignado un
Responsable Local. Ahora, si se traslada la documentacin a la Direccin Nacional de Vialidad,
all tendr asignado otro Responsable Local. Si luego se traslada al Ministerio de Defensa,
tambin all se le asignar otro Responsable Local, que diferir de los anteriores.
Entonces, se observa que el Responsable Local ser diferente a medida que cada organismo
por donde pasa la documentacin le va asignando competencia a algn rea propia. Adems,
dentro de un mismo organismo, el Responsable Local puede variar.
Por otra lado, el Responsable de Gestin es el rea competente inicial frente a la
Administracin Pblica Nacional, por lo que permanecer invariable.


Q Qu u s si ig gn ni if fi ic ca a s se er r D De ep po os si it ta ar ri io o d de e d do oc cu um me en nt ta ac ci i n n? ?

El Depositario es el rea o Usuario que posee fsicamente la documentacin.
Para saber cul es la documentacin de la cual se es depositario, deber consultar la opcin
Ver resumen del men principal.






9
V Ve er r r re es su um me en n

La pantalla de Ver resumen informar de manera actualizada el stock de documentos y
carpetas que tiene usted (stock personal) y su rea discriminados por estado: pendientes y
terminados. Tambin mostrar los documentos y carpetas de los cuales su rea es
Responsable Local y los remitos en trnsito hacia o desde su rea.
En sntesis, Ver resumen le proporcionar el estado general del rea respecto de los
documentos y carpetas que se encuentran en la misma.









10
M Me en nu ue es s y y M Ma ar rc ca as s A Ac cl la ar ra at to or ri ia as s

El sistema tiene dos tipos de Men:

Funcionalidades generales de documentos (Men principal con fondo negro y
letras blancas): Es el men del Sistema en general. Aparece desde el momento de
logueo en el sistema y muestra todas las operaciones que pueden ser realizadas a
modo general. La cantidad de opciones visualizadas en ste men dependern de los
permisos individuales de cada usuario

Funcionalidades especficas del documento (Men local con fondo blanco y letras
azules): Es el men de un documento en particular. Se activa cuando se elige y abre
un documento y muestra acciones que se pueden realizar sobre el mismo. Las opciones
presentadas en el men del documento dependern de los permisos de cada usuario y
de cuestiones relacionadas con la visibilidad de los documentos y carpetas























Men Local
Men Principal
Principal


11
Cuando se visualiza la pantalla de documentos recibidos o el resultado de alguna bsqueda,
pueden observarse marcas aclaratorias a la izquierda de los CUDAP, que se significan lo
siguiente:

Marca Significado

Documento papel o carpeta del cual Ud. es depositario o documento electrnico del
cual Ud. tiene copia.
# Documento electrnico que est incluido en una carpeta.
A Documento o carpeta que ya fue ledo por alguien de su rea.
V Documento o carpeta que tiene un avance que Ud. an no ha ledo.
RP Documento o carpeta del cual su rea es responsable primaria (slo papel).
CUDAP en rojo
Documento papel o carpeta que an no fue asignado a ningn usuario (carpeta que
no fue transferida a una persona).





12


DOCUMENTACIN PAPEL



13


DOCUMENTOS Y CARPETAS PAPEL


COMDOC contempla dos formas de ingresar documentos o carpetas al sistema dependiendo
de:

1- Si los documentos o carpetas a ingresar son creados en el mismo momento en que
se ingresan al COMDOC, es decir que no poseen ningn nmero o cdigo
identificatorio asignado previamente. En este caso utilizaremos la opcin Crear
documento Papel o Iniciar Carpeta segn se trate de un papel tipo documento o
tipo carpeta.
2- Si los documentos o carpetas a ingresar fueron dados de alta inicialmente en otro
organismo quien asign un cdigo identificatorio a los mismos, Elegiremos la opcin
Registrar/Recibir papeles.





1 1) ) C Cr re ea ar r d do oc cu um me en nt to o p pa ap pe el l, , I In ni ic ci ia ar r c ca ar rp pe et ta a

a) Crear documento papel
Para crear nuevos documentos papel, se deber acceder a la opcin Crear documento papel
del men principal. Esta opcin estar disponible o no de acuerdo a los permisos asignados al
usuario y al rea ingresada.



Se debern completar los siguientes datos del documento que se desea crear:


TIPO: es una distincin a priori de la documentacin segn su gestin ulterior. Aqu ver un
combo desplegable que le da a elegir el tipo de documento que puede crear.


14

TITULO: se trata del texto distintivo de un documento o de una carpeta. Es un campo
obligatorio, pues se visualizar en el resultado de una consulta acompaando al CUDAP de la
documentacin.

CAUSANTE: es el autor (persona fsica o jurdica) del documento inicial que genera el
trmite. Equivale al peticionante, requirente o presentante de la documentacin.

DESTINATARIO: se refiere al rea a la cual est dirigido el documento.
Este dato surge de la lectura de la documentacin en papel.

TEXTO: es la descripcin detallada o aclaratoria del contenido esencial del documento.

VENCIMIENTO O PLAZO: Fecha establecida para dar por terminado el tratamiento de un
trmite.
Son campos optativos y mutuamente excluyentes. Si se ingresa vencimiento, no se podr
ingresar plazo.
El vencimiento se ingresa con el formato de fecha dd mmm aaaa
Ej: 20- mar-2010
El plazo se expresa en cantidad de das.

PALABRAS CLAVE: seleccione la o las palabras clave con la que clasificar la
documentacin.

Para crear efectivamente el documento debe completar al menos tres campos obligatorios:
TITULO, DESTINATARIO y TEXTO, luego presione el botn



15



b) Iniciar carpeta

Para crear documentos tipo carpetas, se deber acceder a la opcin Iniciar carpeta del men
principal. Esta opcin estar disponible o no de acuerdo a los permisos asignados al usuario y
al rea ingresada.



Se debern completar los siguientes datos del documento que se desea crear:

TIPO: es una distincin a priori de la documentacin segn su gestin ulterior. Aqu ver un
combo desplegable que le da a elegir el tipo de documento que puede crear.

TITULO: se trata del texto distintivo de un documento o de una carpeta. Es un campo
obligatorio, pues se visualizar en el resultado de una consulta acompaando al CUDAP de la
documentacin.

CAUSANTE: es el autor (persona fsica o jurdica) del documento inicial que genera el
trmite. Equivale al peticionante, requirente o presentante de la documentacin.


16
RESPONSABLE LOCAL: es el cdigo correspondiente al responsable primario asignado
dentro del organismo. Se refiere al rea de competencia inicial para resolver un trmite en el
organismo.

TEXTO: es la descripcin detallada o aclaratoria del contenido esencial del documento.

VENCIMIENTO O PLAZO: Fecha establecida para dar por terminado el tratamiento de un
trmite.
Son campos optativos y mutuamente excluyentes. Si se ingresa vencimiento, no se podr
ingresar plazo.
El vencimiento se ingresa con el formato de fecha dd mmm aaaa Ej: 20- mar-2010
El plazo se expresa en cantidad de das.

PALABRAS CLAVE: seleccione la o las palabras clave con la que clasificar la
documentacin.

DOCUMENTOS Y CARPETAS A AGREGAR: permite agregar contenido (documentos o
carpetas) a la carpeta que se inicia. Debe conocer el CUDAP (identificacin) que agregar
como contenido.
Para crear efectivamente la carpeta debe completar al menos tres campos obligatorios:
TITULO, RESPONSABLE LOCAL y TEXTO, luego presione el botn










17
2 2) ) R Re eg gi is st tr ra ar r / / r re ec ci ib bi ir r p pa ap pe el le es s

Esta opcin permite cargar documentacin en COMDOC conservando el nmero de origen, es
decir, el nmero o cdigo identificatorio del documento asignado por otro organismo que no
utiliza el COMDOC como sistema primario.







En general, los datos a completar son los mismos que los anteriormente vistos para crear
documentos o iniciar carpetas papel. Esta pantalla slo difiere de las anteriores por los tres
sectores resaltados en la figura precedente:

a) Datos de procedencia
b) Carga rpida o diferida
c) Recibir documento o carpeta con CUDAP

Datos de
procedencia
Carga rpida o diferida
Recibir documento o
carpeta con CUDAP


18
a) Datos de procedencia

PROCEDENCIA: mediante este campo se indicar si la documentacin a registrar proviene
de otro organismo de la Administracin Pblica o si lo presenta un particular o empresa.
NRO. ORIGINAL: es el nmero que le asign el organismo de la Administracin Pblica que
inici el documento. Este campo es obligatorio si los documentos a registrar provienen de otro
organismo de la Administracin Pblica, no as si la documentacin proviene del mbito
privado.
FECHA ORIGINAL: es la fecha que figura en la documentacin que se registra (Ej: fecha de
factura, fecha de la nota, fecha de la carta documento, etc.). Este campo slo es obligatorio si
la documentacin proviene de otro organismo de la Administracin Pblica.
AREA INICIADORA: se ingresar el cdigo del rea que asign el nmero original a la
documentacin que se registra. Este campo es obligatorio si los documentos a registrar
provienen de otro organismo de la Administracin Pblica.
AREA DE PROCEDENCIA: se ingresar el cdigo del rea que enva la documentacin
que se registra. Es el rea que realiz la transferencia. Este campo es obligatorio slo si los
documentos a registrar provienen de otro organismo de la Administracin Pblica.

Veamos un ejemplo
Un usuario del Ministerio del Interior est registrando documentacin que le envi la
Mesa de Entradas de la Jefatura de Gabinete de Ministros (cuyo cdigo es
GMESENT@jgm).
La documentacin fue originada por el Ministerio de Economa, especficamente por la
Secretara de Hacienda (cuyo cdigo es ESHAC@mecon).
Los campos se llenarn de la siguiente manera:
Area Iniciadora: ESHAC@mecon (rea que origin / asign nmero a la
documentacin).
Area de Procedencia: GMESENT@jgm (rea que enva la documentacin al sector que
la est registrando).

- Si la documentacin proviene de la Administracin Pblica, se debern completar al
menos tres campos obligatorios: NRO ORIGINAL, FECHA ORIGINAL Y AREA
INICIADORA




19
b) Carga rpida o diferida
La carga de la documentacin puede dividirse en dos etapas de modo tal que en la primera se
carguen unos pocos datos a los efectos de obtener rpidamente una constancia impresa con
CUDAP, y en una segunda etapa se completen los datos faltantes.
Para la primera etapa, los datos obligatorios a completar son:
PROCEDENCIA
TIPO DE DOCUMENTO
TITULO
CAUSANTE (SI PROVIENE DE UN PARTICULAR)


Presione el botn indicado en el dibujo:



En la segunda etapa corresponde completar el resto de los datos de la documentacin
previamente ingresada. Para ello, elija la opcin de Completar Datos disponible en el Men
Principal.



Se listarn aquellos documentos que fueron ingresados al sistema con algunos datos faltantes
(1era etapa). Elija el documento al que desea completar y finalice la carga del mismo.

c) Recibir documento o carpeta con CUDAP

Este campo se debe completar con el CUDAP del documento en el caso de que posea uno.
Esta situacin puede darse cuando un documento o carpeta, al que ya se le haba asignado
alguna vez un CUDAP en el organismo, reingresa al mismo luego de un tiempo en el que
estuvo en otro organismo donde no utilizaban el COMDOC como sistema primario.




20
R Re ei im mp pr re es si i n n d de e c ca ar r t tu ul la as s

Para volver a imprimir la cartula de un documento o carpeta se deben seguir dos sencillos
pasos:
ubicar el documento o carpeta mediante el formulario de bsqueda
con el documento en pantalla, seleccione la opcin Reimprimir Cartula del
Men Local (azul). Aparecer una imagen similar a la que figura a continuacin.



Utilice la opcin de impresin de su navegador para imprimir la cartula.

T Tr ra an ns sf fe er ri ir r d do oc cu um me en nt to os s y y c ca ar rp pe et ta as s

Esta opcin es utilizada cuando se desea enviar documentos o carpetas a otras reas o
usuarios para darles intervencin en el trmite si el mismo as lo requiriese.
A travs de esta opcin los documentos o carpetas viajan de un rea a otra dentro del
organismo. Como resultado de las operaciones de transferencias de documentos se originan
los remitos. Los remitos son los comprobantes de dichas transferencias.

Para transferir un documento o carpeta seleccione la opcin Transferir del Men Principal.
Aparecer la siguiente pantalla:



21


Destinatario: se ingresa aqu, de manera obligatoria, el cdigo del rea o del usuario
destinatario de la documentacin.
Existen dos tipos de transferencias:
a) dirigidas a un rea
b) dirigidas a un usuario del rea del emisor del remito

Si no recuerda el cdigo del rea o del usuario utilice los botones Consultar reas o
Consultar Usuarios

Consultar reas: permite realizar bsquedas de los cdigos de rea ingresando parte del
texto que compone la descripcin de un rea. Se debe seleccionar el organismo previamente.
De no ingresar un patrn de bsqueda, el sistema arrojar los cdigos de todas las reas
dadas de alta en el organismo seleccionado.




22

Consulta Usuarios: El sistema muestra un men desplegable que lista los usuarios
definidos dentro del sistema de COMDOC y en el mismo rea al cual pertenece el emisor de la
documentacin.

Una vez seleccionado el destinatario, se proceder a elegir el o los documentos/ carpetas que
se desean transferir.
Para ello existen 4 maneras posibles de ingresar la documentacin en el campo destinado a tal
fin:
a) Tipear la identificacin completa del documento. Ej.: EXP-S01:0000371/2008
b) Utilizar un lector de cdigo de barras
c) Clickear el botn de Consultar documentacin
d) Elegir el botn de Listar documentacin transferible . Desplegar un listado con la
documentacin de la que Ud. o su rea son depositarios es decir, documentacin
susceptible de ser transferida.
Es posible transferir mas de un documento/carpeta por cada operacin de transferencia,
siempre y cuando el rea destinataria para todos ellos sea la misma.
Motivo: objeto del pase.
Luego presione el botn
Fojas: complete con el nmero correspondiente a la ltima hoja foliada que integra la
documentacin a transferir
Confirmar: Esta opcin se encuentra desdoblada en dos:

Confirmar mostrando los documentos y carpetas agregados.
Confirmar sin mostrar los documentos y carpetas agregados a la documentacin que se
transfiere.



23
Se debe aclarar que en ambos casos, la transferencia tiene efecto tanto en la documentacin
cabecera como en sus agregados. El desdoblamiento implica elegir la forma de impresin del
remito (impresin de la documentacin sin sus agregados o impresin de la documentacin y
sus agregados).

Comodc asignar al remito un cdigo de identificacin (CUDAP) de la forma



Tipo de Elemento Servidor : Nmero / Ao






En la hoja de ruta del documento o carpeta, bajo el ttulo Transferencias se listarn en orden
descendente (del mas nuevo al mas antiguo) todos los pases realizados para el documento
que se est observando.

Hasta tanto el remito no sea aceptado o rechazado, permanecer en trnsito hacia el rea
destinataria.



Para visualizar un remito en particular haga click sobre el link del remito.




24
R Re em mi it to os s: :

Cmo recibir y/o rechazar documentacin?

Para conocer la documentacin que est en trnsito desde o hacia Ud. o su rea deber
ingresar a la pantalla de Ver Resumen. Recuerde que esta pantalla adems, le da una idea
general del rea respecto de la documentacin que posee o del la cual es responsable.





Es deber del destinatario de los documentos proceder a su aceptacin o rechazo
por sistema, no obstante COMDOC permite al emisor efectuar la misma tarea.
En este ltimo caso, es recomendable contar con la copia del remito en papel firmado
por la persona que recibi la documentacin en el lugar de destino como comprobante
vlido de la operacin.


En la seccin Remitos, las opciones disponibles son:

En trnsito hacia Ud. o su rea
En trnsito desde Ud. o su rea
Rechazados o Revertidos en los ltimos 3 das hbiles


Veamos cada una de ellas.

En trnsito hacia Ud. o su rea: lista los remitos en trnsito que fueron enviados a
Ud. o su rea, es decir los que estn a la espera de ser aceptados o rechazados segn
corresponda, por el destinatario.

- Si el remito es aceptado, los documentos que fueron objeto de esa transferencia
pasarn a formar parte del stock de pendientes del rea destinataria de los mismos.
Dicho de otro modo, el rea destinataria se convierte en el rea depositaria de la
documentacin.


25
- Si por el contrario, el remito es rechazado, los documentos quedan en el stock de
pendientes del rea emisora y el depositario permanece invariable.

Al seleccionar uno de los remitos para proceder a la aceptacin o rechazo de la documentacin
incluida en el mismo ver una pantalla como la que sigue:




El campo Recibido por debe completarse con el nombre de la persona que recibi y firm el
remito en su versin papel.

En la seccin Documentos y Carpetas transferidas encontrar un detalle (CUDAP, ttulo y
cantidad de fojas) de los documentos/carpetas que fueron transferidos. Para cada uno de ellos
dispondr a la derecha de las opciones aceptar, rechazar o informar que an no lleg. En
caso de rechazo, se debe informar el motivo del mismo en el recuadro dispuesto para tal fin.

El sistema permite aceptar, rechazar o informar la no llegada de la documentacin en forma
colectiva a travs de los botones Aceptar Todo, Rechazar Todo o No lleg Ninguno.

Para finalizar la operacin, se deber presionar el botn Confirmar.



En trnsito desde Ud. o su rea: lista los remitos en trnsito enviados por Ud. o su
rea.
Haciendo click en alguno de los remitos, ver la pantalla correspondiente a la aceptacin o
rechazo de la documentacin incluida en el mismo.


Rechazados o revertidos en los ltimos 3 das hbiles: lista los remitos que
fueron rechazados por el rea destinataria o fueron revertidos por el sistema.


26
Qu es un Remito Revertido?

COMDOC deja sin efecto a los remitos que luego de 15 das hbiles de haber sido
transferidos, no fueron recibidos / aceptados. Por consiguiente, la documentacin contenida en
el remito permanecer en el rea emisora, formando parte de su stock de documentos
pendientes.


A Ac ct tu ua al li iz za ac ci i n n d de e D De ep po os si it ta ar ri io o: :

Esta opcin se utiliza para indicar que la documentacin que se invoca se encuentra en el rea.
Tal es el caso, a modo de ejemplo, de los documentos o carpetas que ingresan al sector sin
mediar una transferencia en COMDOC

A partir del momento en que se finaliza la operacin, la documentacin pasa a formar parte del
stock del rea.

Para actualizar el depositario de un documento, ingrese en la opcin correspondiente, tal como
se muestra en la imagen:




Una vez hecho esto aparecer la siguiente pantalla:






27
Agregue en el recuadro el CUDAP del documento. Puede tipearlo, ingresarlo mediante un
lector de cdigo de barras o bien utilizando el botn Consultar Documentacin.
Luego presione el botn Actualizar para continuar a la siguiente pantalla, donde tendr la
posibilidad de modificar si correspondiera, el nmero de fojas y el rea de procedencia del
documento.



Para finalizar haga click en Confirmar.

>Recuerde que podr Actualizar Depositario de la documentacin siempre y cuando:
- Ud. o su rea no sean el depositario de la documentacin
- El documento / carpeta que se invoca no est contenido en otra carpeta


N No ot ti if fi ic ca ac ci i n n d de e t tr ra an nf fe er re en nc ci ia as s m ma an nu ua al le es s: :

Esta opcin permite dejar asentado que la documentacin invocada fue transferida fuera del
sistema COMDOC.

Afecta de manera automtica a los documentos o carpetas que se encontraban agregados
hasta ese momento al CUDAP cabecera y que es objeto de la notificacin.

Difiere de la opcin Actualizar Depositario ya que NO se modifica el rea depositaria de la
documentacin.
Las reas involucradas en transferencias manuales NO adquieren visibilidad sobre los
documentos o carpetas transferidos.


Para acceder a esta opcin, haga click en Notificar Transf. Manual del Men Principal:


Luego complete los datos en pantalla tal como se indica:



28




Fecha de Transferencia Manual: aqu se debe especificar la fecha y la hora en que se
produjo la transferencia. Este dato debe ser:
posterior a la "fecha y hora de alta" de la documentacin.
anterior a la "fecha y hora en que se efecta esta operacin" .
Destinatario: indicar el rea a la cual se le transfiri la documentacin.
Documentacin: aqu se indican el o los CUDAP a los que se deba aplicar la notificacin de
su transferencia manual, con lo cual se observa que es necesario conocer la identificacin
completa de los mismos.
Motivo: el sistema le ofrece la posibilidad de ingresar el motivo de la operacin.

Presione el botn para continuar con la siguiente pantalla, donde se le solicitar
que ingrese el nmero de fojas del documento que es objeto de la notificacin.
Luego presione


29



A As si ig gn na ar r / / P Pr ro or rr ro og ga ar r V Ve en nc ci im mi ie en nt to o: :

Esta opcin se utiliza para asignar una fecha de vencimiento a aquella documentacin que no
la tiene indicada an o bien para modificar la que tiene asignada actualmente.


Ingrese al documento al que desea cambiar o asignar la fecha de vencimiento.
Si ud. cuenta con los permisos necesarios para realizar este tipo de tarea, ver la opcin de
Asignar/modificar vencimiento en el men local (azul). Seleccinela y complete la pantalla que
se muestra a continuacin:





Vencimiento: ingrese la fecha con formato dd mmm aaaa.


30

Motivo: Describa el motivo de la prrroga o asignacin de la fecha de vencimiento.

Presione el botn Actualizar vencimiento y luego Confirmar para finalizar la operacin.


Para asignar / prorrogar el Vencimiento

- Su rea debe ser Responsable Local del documento o carpeta que se observa.
- La documentacin NO debe estar archivada ni en trnsito.
- La documentacin debe estar en estado Pendiente y Completa.
- La fecha de prrroga deber ser mayor a la fecha actual.


C C m mo o e en nm me en nd da ar r e er rr ro or re es s ? ?

La opcin Enmendar error permite agregar texto y enmendar errores de tipeo que sucedieron
durante el proceso de alta de la documentacin. Slo es aplicable sobre los siguientes
campos: Ttulo , Causante y Texto.

Ingrese al documento al que desea enmendar un error o agregar texto. Ver la opcin de
Enmendar error en el men local (azul). Seleccinela y complete la pantalla que se muestra a
continuacin:






Observe que el sistema muestra la informacin actual de cada campo y ofrece, debajo, un
campo de correccin a los efectos de ingresar el texto a enmendar.


31

Es importante aclarar que el texto ingresado ser una enmienda y NO una correccin, de
manera que quedarn ambos textos registrados y separados por el caracter / .

Una vez incorporadas las enmiendas necesarias, presione el botn Corregir informacin y
luego Confirmar Enmienda. El documento tendr una apariencia similar al que se observa a
continuacin:





32
































DOCUMENTACIN ELECTRNICA



33
Introduccin

Una de las caractersticas destacadas COMDOC, es la posibilidad de utilizar Documentacin
Electrnica .
El sistema est preparado para administrar bajo esta modalidad cualquier tipo de documento,
como por ejemplo, memorndum, notas, expedientes y resoluciones; permitiendo incluso crear
documentos propios para manejar electrnicamente.
Un Documento Electrnico tiene la caracterstica de no contar con un soporte en papel,
realizando la registracin directa y nicamente sobre el sistema. El ciclo de vida completo de
un documento electrnico, desde su inicio hasta su final se desarrolla dentro del sistema.


Cundo utilizar documentacin electrnica?

Para tomar esta decisin deberamos evaluar las ventajas que ofrece este tipo de
documentacin:

- Reduccin del gasto en papel e impresin.
- Mayor velocidad, inmediatez en la distribucin y recepcin.
- Bsqueda y disponibilidad en lnea de documentos.
- Menor costo de almacenamiento.


Importante
Las operaciones que se pueden realizar a travs de documentacin electrnica dependen de lo
que defina al respecto, cada Organismo, en el momento de implementacin del sistema.





34
Creacin de Documentos Electrnicos

Los tipos de documentos electrnicos que se pueden dar de alta son los siguientes:
a) CIRC Circulares
b) MEMO - Memorando
c) NOTA Notas
d) HORA Solicitud Banda Horaria
e) PERI Permiso de Ingreso
f) ACUE - Acuerdo

En el men principal hay dos opciones posibles que se pueden utilizar para agregar
documentos a la base. Cada una sirve a diferentes fines.

1 1) ) E Em mi it ti ir r D Do oc cu um me en nt to os s

- Esta opcin se utiliza para dar a conocer un documento propio a otra u otras reas.
- Es obligatorio especificar el destinatario (responsable primario) que debe tomar
conocimiento.
- Se le puede dar copia del documento a otras reas y/o personas, en ese mismo
momento o ms adelante.
- Se puede hacer conocer un documento a conjuntos de reas denominados alias.





Al hacer clic en la opcin Emitir Documento del men principal se visualiza la siguiente
pantalla:


35



36
Este procedimiento consta de tres pasos bsicos:

a - Ingreso de datos
b - Confirmacin de datos
c - Grabar definitivo

a) Ingreso de datos

En este paso se deben ingresar los datos del documento que se quiere emitir. Vamos a hacer
un anlisis de los mismos:

Campos Obligatorios:

Destinatario: En este campo se ingresa el cdigo del rea o alias
1
al cul se desea
destinar el documento. Se pueden consultar los cdigos de reas /alias haciendo clic
en el botn . Est botn despliega una ventana que permite realizar
bsquedas de los cdigos de rea ingresando parte del texto que compone la
descripcin de un rea.
Ttulo: En este campo se debe hacer una breve resea del contenido u objeto del
documento. La correcta sntesis de un ttulo ayuda a encontrar ms fcilmente la
documentacin, por lo tanto se recomienda especial cuidado en la redaccin del mismo.
Texto (obligatorio si no hay archivos anexos): Este es el campo donde se debe escribir
el texto sustantivo o contenido del documento en cuestin. El contenido, ya sea una
opinin o un informe tcnico, puede ser copiado y pegado desde algn procesador de
texto, pero se recuerda que ste campo slo admite texto sin formato.
Objetivo: Slo hay dos opciones, Informativo (por defecto) y Requiere Accin.
Seleccionar la que corresponda.
Clasificacin: Seleccionar Documento General (por defecto) o Documento de Trabajo.
La eleccin de la clasificacin tiene efecto en la visibilidad del documento. Este atributo
se explica detalladamente ms adelante en la seccin Clasificacin
Naturaleza: Las opciones disponibles son A, B, C y D. La eleccin del nivel de
naturaleza influye en la visibilidad de la documentacin. Donde A es la naturaleza ms
alta y D es la ms baja. Por defecto est seleccionada la naturaleza D. Ms adelante,
en la seccin Naturaleza se explica detalladamente este atributo y su implicancia en la
visibilidad de los documentos.

1
Alias: cdigo que agrupa a un conjunto de dependencias. Por ejemplo, el alias SEC agrupa a todas la Secretaras
del Ministerio de Economa. PAHAC, agrupa a todas las reas del Edificio del Palacio de Hacienda que pertenecen a
Economa.



37
Campos Opcionales:

Copias: En ste campo se puede ingresar el o los cdigos de reas/alias y/o usuarios a
los cuales se les desea dar copia de los documentos. Se pueden consultar los cdigos
de reas /alias haciendo clic en el botn . Tambin se pueden consultar
los cdigos de usuario (login) seleccionando el botn . Todos los cdigos
insertados deben estar separados por un ; (punto y coma).
Vencimiento: Fecha que se le puede asignar al documento, a fin de mejorar la gestin
del mismo. El establecimiento de una fecha de vencimiento, no implica algn cambio en
el comportamiento del documento. A travs de consultas y bsquedas por fecha de
vencimiento se puede optimizar la gestin de la documentacin. (Ver Bsqueda de
Documentos o Carpetas)
Documentos y Carpetas a Referenciar: En este campo se pueden ingresar los
CUDAP de uno o varios documentos o carpetas que se quieran relacionar con el
documento que se est creando. El CUDAP se puede escribir directamente en el campo
o se puede consultar desde el botn . Para conocer ms detalles acerca
de la Referencia de documentos y carpetas vea la seccin Referencias .
Carpetas donde se incluir el documento definitivo: Si el documento que se est
creando formar parte de una carpeta existente (Expediente, Actuacin o Trmite
Interno), se puede indicar el CUDAP de la carpeta contenedora para que el documento
quede agregado electrnicamente al momento de su grabacin definitiva. Para obtener
ms informacin sobre el agregado de documentos ver la seccin
Agregar Avances

Los avances son comentarios que pueden agregarse en los documentos /
carpetas. Estn diseados para documentar aquellas acciones o comentarios
que las reas involucradas en la resolucin del trmite consideren necesario.
Existen dos tipos de avances: Generales y Particulares.

Avances Generales: Estos comentarios pueden ser vistos por todas las reas
involucradas en la gestin del trmite. La opcin Agregar avance general est
disponible en el men del documento o local.




Avances Particulares: Estos avances no pueden ser vistos por todos los
involucrados. Para poder verlos las reas deben ser destinatarias del avance o tener
copia del mismo. La opcin Agregar avance particular est disponible en el men
principal.



38



Los avances no se ven en la hoja de ruta, pero en sta se menciona que el
documento/carpeta los posee. Para verlos se debe seleccionar la opcin Ver avances
del men del documento o local.





Agregar Contenido en COMDOC
Anexar Archivos: El sistema permite la incorporacin de hasta tres archivos anexos
por cada documento electrnico que se genere. La capacidad mxima es de 20 MB.
Los archivos anexos pueden estar guardados en su computadora o en cualquier disco
de red, pero una vez insertos y grabados definitivamente en un documento electrnico,
pasan a formar parte de la base documental. Archivos confeccionados con un
procesador de textos se pueden incorporar al documento de COMDOC en calidad de
anexo, o bien, copiar el contenido y pegarlo en el cuerpo del texto (campo texto).
En el caso de anexos no generados en el mbito del Organismo que se consideren de
importancia como para formar parte de la base de datos de COMDOC , podrn ser
incluidos en dicho sistema como documentos electrnicos utilizando la facilidad de
anexar imgenes escaneadas.
Los papeles y documentos escaneados, como tambin otros archivos, se insertan en el
sistema a travs de ste campo disponible en la creacin de documentos electrnicos.


39
Para obtener ms informacin sobre el escaneo de papeles en COMDOC, consultar
Operaciones Comunes de Documentos y Carpetas


El sistema solo acepta los siguientes formatos de archivos:

Extensin Formato
*.doc Archivos de Procesador de Textos
*.xls Archivos de Planilla de Clculo
*.rtf Archivos genricos de procesador de Texto
*.pdf Archivos PDF (textos, imgenes o imgenes escaneadas)
*.tif / *.tiff
Archivos TIFF generados por escaneo de documentos o imgenes.
Pueden ser multipgina.
*.jpg / *.jpeg Archivos de Imgenes
*.gif Archivos de Imgenes
Una vez completados los campos, se debe hacer clic en el botn para
obtener un presentacin previa donde se podr revisar cmo quedar el documento. De esta
manera se pasa a la siguiente instancia:

b) Confirmacin de datos

El segundo paso de este procedimiento sirve para revisar los datos ingresados


40

Al final de esta pantalla aparecer el botn , y dependiendo de los permisos
de cada usuario, pueden estar presentes los botones y/o
.

c) Grabar Definitivo o Grabar Borrador
Bsicamente el paso tres consta de dos opciones principales, Grabar Definitivo y Grabar
Borrador. Si el usuario tiene los permisos parar firmar electrnicamente documentos tendr
habilitado el botn grabar definitivo, que al seleccionarlo, el sistema le pedir la contrasea
para confirmar la grabacin del mismo. Para grabar un documento como DEFINITIVO deber
firmarlo electrnicamente con su contrasea.


Una vez finalizado este paso el sistema mostrar en pantalla el documento firmado donde se
visualizar el CUDAP, y total de los datos del documento recin creado. En esta misma
pantalla tambin estar disponible la barra del documento (letras azules con fondo blanco)
donde estarn presentes todas las operaciones posibles para el usuario sesionado en
COMDOC .



41


El botn Grabar definitivo por mandato de solo estar disponible si el usuario tiene el
permiso especfico para grabar por mandato de su jefe. Esta funcionalidad tiene la finalidad de
que ciertas personas puedan firmar documentos rutinarios y de poca importancia sin tener que
esperar a que el responsable del rea puedan grabar el documento con su contrasea. Una
vez seleccionado este botn el sistema solicitar la contrasea del usuario sesionado y el
nombre de la autoridad por la que se est firmando por mandato.



El resultado final es exactamente el mismo que cuando se graba definitivamente un
documento. La nica diferencia es que en el documento definitivo se aclara que l mismo fue
grabado definitivo por mandato de una persona.



42


T To om ma ar r B Ba as se e

Para emitir documentos tomando como modelo otros existentes, utilice la opcin Tomar Base
del men del documento (color azul) que genera una plantilla automtica, base para un nuevo
documento, con todos los datos del original. Previo a guardarla como borrador o definitivo, se
puede modificar cualquier dato.


43
2 2) ) A Al lm ma ac ce en na ar r D Do oc cu um me en nt to os s. .

a) Se utiliza esta opcin cuando se quiere incorporar alguna documentacin a la base del
sistema, sin la obligacin de hacerlo conocer a algun rea en particular.
b) Como dijimos anteriormente no es obligatorio especificar un destinatario.
c) Puede dar copia del documento a otras reas y/o personas, en ese mismo momento o
ms adelante.
d) Cuando se almacena, se puede incorporar datos de procedencia originales del
documento en campos especiales.




Al hacer clic en la opcin Almacenar Documento del men principal se visualiza la siguiente
pantalla:






















Al igual que en la Emisin de Documentos ste procedimiento cuenta de 3 pasos bsicos:


44

a) Ingreso de datos
b) Confirmacin de datos
c) Grabar Definitivo o Grabar borrador

Los pasos 2 y 3 son exactamente iguales al de la funcin emitir documentos. La nica
diferencia est en el paso 1, donde se encuentran algunos campos adicionales, y no existe la
obligacin de completar un destinatario.
La operacin Almacenar Documentos es comnmente utilizada para el archivo de la
documentacin del rea, facilitando la bsqueda gracias a la digitalizacin de la misma.
Tambin es utilizada para la creacin de documentos que formarn parte de expedientes y que
sern enviados a reas fuera del mbito del Organismo que no tienen el sistema COMDOC.
Esto es importante porque el sistema no permite la emisin de documentacin a reas que no
tienen usuarios que puedan leer la documentacin a travs del sistema.
Se puede observar que hay una nueva seccin con dos campos adicionales optativos:

Estos campos no son obligatorios y pueden utilizados para respetar la identificacin y fecha
original de alguna documentacin que pueda provenir o no de algn organismo externo. Estos
campos son utilizados por la Mesa de Entradas del Organismo para el registro de los nmeros
y fechas de las resoluciones y disposiciones del Ministerio, por ejemplo: Nmero Original: R.M.
1284/2008, Fecha Original: 12/03/2009. Adicionalmente, tambin se encuentra el campo
firmantes y el campo destinatario para uso exclusivo de la carga de resoluciones y
disposiciones.



B Bo or rr ra ad do or re es s

Cuando los usuarios pueden acceder a los elementos del men principal emitir documentos o
almacenar documentos, significa que generalmente podrn grabar borradores de los


45
documentos electrnicos que confeccionen
2
. Estos borradores, tal como los describe su
nombre, son documentos que NO estn grabados en forma definitiva, y mientras sigan con ese
estado, son susceptibles de ser modificados o eliminados. La idea es que el usuario pueda
generar un documento electrnico sujeto a revisin de un responsable. Cada rea tiene su
almacn de borradores, que puede ser visto y operado por cualquier usuario que tenga
permisos para operar borradores. El almacn de borradores de cada rea puede ser
visualizado haciendo clic en el tem Ver Borradores del Men Principal.

La pantalla de borradores mostrar todos los borradores generados en el rea del usuario
activo y que estn para revisin de la misma. Cuando se graba un borrador se puede hacer
revisar por cualquier otra rea. Esta funcionalidad permite que ms de un rea pueda ir
confeccionando un borrador en conjunto hasta que alguna lo grabe definitivamente. A modo de
ejemplo un rea puede poner un borrador a revisin de su rea superior jerrquica cuando el o
los responsables no se encuentran disponibles para la emisin definitiva de los documentos.

Pantalla de Borradores: (En este ejemplo, los primeros seis borradores estn a revisin del
rea del usuario sesionado)

Una vez guardados, los borradores tienen su propio CUDAP, que comienza con un prefijo
alfabtico BORR y con una numeracin nica y consecutiva, que se renueva todos los aos
para todos los borradores.
Si el usuario sesionado tiene permisos para grabar definitivo de los borradores listados, ver
una cajita de seleccin a la izquierda de cada CUDAP. Al seleccionarlas conjuntamente y
despus de elegir el botn Grabar definitivo, podr firmar definitivamente ms de un borrador a
la vez. Caso contrario har clic en cada CUDAP individualmente para modificar, eliminar, poner
a revisin, inicialar, o grabar definitivamente cada uno de los borradores, por separado.

2
Todos los usuarios que tienen permisos estndar para la operacin de documentos electrnicos, pueden
confeccionar borradores.


46
Cuando se hace clic en el CUDAP de un borrador, se visualiza un Men especial que mostrar
todas las funciones posibles para un borrador:
a.) Modificar Borrador: Elegir est opcin nos permite modificar y cambiar cualesquiera
de los datos del documento.
b.) Eliminar Borrador: Eliminar el borrador del almacn de borradores del rea y de la
base de COMDOC . Un borrador eliminado no se puede recuperar.
c.) Poner a Revisin: Esta opcin permite que el borrador sea revisado por un rea
distinta a la que lo genera. Si el rea que har la revisin es la misma del usuario que
cre el documento, no debe completarse.
d.) Inicialar Borrador: Esta funcionalidad permite a los usuarios inicialar borradores, de
modo que al firmarse electrnicamente un documento, figurar en el mismo el o los
usuarios que lo hayan inicialado, el rea a que pertenecen y la fecha en que lo hicieron.
Si un borrador es modificado perder las iniciales anteriores a dicha modificacin
y deber volver a inicialarse. Los borradores puestos a revisar por un rea podrn ser
inicialados por usuarios de otra rea.
e.) Grabar Definitivo: Esta opcin estar visible cuando el usuario sesionado tenga
permisos para grabar definitivo dicho tipo de documento. El sistema pedir la
contrasea del usuario para que firme electrnicamente el documento.
f.) Grabar Definitivo por mandato: Esta opcin estar visible cuando el usuario
sesionado tenga permisos para grabar definitivo por mandato para dicho tipo de
documento. El sistema pedir la contrasea del usuario para que firme electrnicamente
el documento.
g.) Volver al Documento: Opcin que permite poner en pantalla el borrador, en caso que
se haya seleccionado alguna opcin del men errneamente.
h.) Volver: Opcin equivalente a seleccionar la funcin atrs (back) del navegador de
Internet.






47
E Es sc ca an ne ea ar r p pa ap pe el le es s p pa ar ra a a ag gr re eg ga ar r e en n d do oc cu um me en nt to os s. .
Requisitos para realizar esta accin:
PC con scanner conectado y su software correspondiente instalado.
Generalmente un escner de cama plana sin alimentador de papel, podr escanear
documentos que no excedan el tamao del cristal (tpicamente: A4, Carta y Oficio). Los
escneres con alimentador automtico de papel permiten escanear documentos del tamao
expresado en el prrafo anterior y adems, documentos de tamao de papel Legal (21,59 x
35,56 cm.) Algunos escneres pueden no aceptar papel tamao oficio.
*

Caractersticas de documentos estndar a escanear:
1. Seleccionar el tamao del papel que se corresponda con el/los original/es a escanear.
Por ejemplo, A4.
2. Dependiendo del software de exploracin vara la denominacin de las opciones, por
ello, elegir aquellas que correspondan a:
a) Documento en blanco y negro o documento de texto.
b) escanear en una resolucin de entre 240 a 300 ppp o dpi, correspondiendo
estas unidades a puntos por pulgada o en ingls- dots per inch.
c) Escanear con una profundidad de 1bit o 8 bits como mximo. Dependiendo del
escner. Escanear a 8 bits puede resultar ms lento.
3. Guardar la/las pgina/s escaneadas en un solo archivo de formato TIF comprimido o
PDF 1.4 o anterior. Si se realiza el reconocimiento ptico de caracteres (OCR) del
documento escaneado, se podr encontrar el texto contenido en dicho archivo
mediante la funcin de Bsqueda en COMDOC .
4. Si la cantidad de informacin a digitalizar es voluminosa, se debern tomar en cuenta
los siguientes parmetros:
a) En la versin actual de COMDOC pueden anexarse hasta 3 archivos por
documento emitido o almacenado.
b) La suma de los 3 no puede exceder en tamao a 20 Megabytes.
c) A ttulo orientativo y con la tecnologa actual, 4 carillas de un documento
estndar, de tamao de papel A4, documento de texto, blanco y negro, tienen un
tamao aproximado de 120 Kilobytes.
5. Si los documentos a escanear no son estndar, contactarse con personal del Proyecto
de Informtica del MECON para solicitar asistencia para lograr un escaneo correcto.
Ejemplos de documentos no estndar: imgenes o ilustraciones en color, papeles con
texto manuscrito, papeles impresos con impresoras de matriz de puntos, originales de
mala calidad o degradados, impresos en el anverso y reverso que se transparenten al
escanear, etc.



*
La capacidad de los escneres est supeditada a las especificaciones tcnicas que poseen. Hay escneres que
pueden escanear otros tamaos de papel.


48
AVISO:
El Proyecto de Informtica del MECON esta a disposicin de los usuarios para asistir y resolver
todas las cuestiones de escaneo que se presenten. Una mala configuracin de escaneo puede
arruinar la digitalizacin del papel, como tambin hacerle perder tiempo innecesariamente. No
dude en consultarnos.



49
Clasificacin y Naturaleza de los Documentos Electrnicos

Todos los documentos electrnicos poseen atributos por Clasificacin y por Naturaleza que se
asignan al momento de crear el documento. La Clasificacin corresponde a la visibilidad del
documento y solamente hay dos de ellas: General o de Trabajo.

C Cl la as si if fi ic ca ac ci i n n

Clasificacin
General
El contenido de un documento General puede ser ledo por todos los usuarios
del mismo organismo (Ej: Ministerio de Economa). Si el documento General
tuviese copia a algun rea de otro organismo que se conecte al sistema
COMDOC , tambin podr ser ledo siempre que cuenten con los suficientes
permisos para la naturaleza (visto ms adelante) de dicho documento.
Clasificacin
De Trabajo
El contenido de un documento de Trabajo slo puede ser visto por los
usuarios del rea de origen, por el rea de destino, por las reas/usuarios a
los que se les haya dado copia y que adems cuenten con suficientes
permisos para la naturaleza (visto ms adelante) del documento.

En el caso de los documentos Resoluciones y Disposiciones, la clasificacin de Trabajo no est
disponible. Para estos tipos de documentos existe una clasificacin especial llamada Particular,
que es similar a la de trabajo, pero para poder leerlos, hay que tener un permiso especial que
debe ser solicitado por los responsables de cada rea.
N Na at tu ur ra al le ez za a
Este atributo tambin tiene que ver con la visibilidad de los documentos, y existen 4
naturalezas tipificadas como: A, B, C y D. Donde A es la naturaleza ms alta y D la ms baja.

La naturaleza es un atributo que poseen los documentos y los usuarios. Dependiendo del
grado de permiso que tengan los usuarios podrn visualizar ms o menos documentos. Por
ejemplo, los usuarios que tengan permisos para ver documentos tipo A podrn ver documentos
tipo B, C y D y aquellos usuarios que tengan permisos para visualizar documentos de
naturaleza tipo C, tambin podrn ver documentos tipo D. Este atributo aplica la regla: el que
puede ms, puede lo menos. Al mismo tiempo este ejemplo aplica tambin para otras
operaciones como las de emitir, almacenar, operar borradores y dar copia.
La Naturaleza se complementa con la Clasificacin, por eso es importante entender que un
documento de clasificacin General, solo podr ser visto por los usuarios que tengan los
permisos para la naturaleza equivalente o superior correspondiente al documento en cuestin.
Como ejemplo, si un usuario tiene permisos para documentos de Naturaleza tipo C, no podr
ver documentos de Naturaleza tipo A y B, an cuando sean Generales.
A: Documento de Direccin
B: Documento de Supervisin
C: Documento de Coordinacin
D: Documento Operativo


50
Ahora supongamos el caso de un usuario con permiso para ver documentos con Naturaleza
tipo A. Este usuario puede consultar y visualizar todos los documentos de clasificacin General
con Naturaleza de tipo A, B, C, y D. Ahora bien, si los documentos son de clasificacin de
Trabajo slo podr verlos, siempre y cuando el rea del usuario sea emisora, receptora y/o
destinataria de los mismos, o si el login del usuario recibi copia del documento. El atributo
naturaleza de los documentos no puede cambiarse, esto quiere decir que la naturaleza de un
documento siempre ser la misma.
Si a un usuario con permisos para ver documentos con naturaleza C, se le degrada el permiso
a nivel D, no podr ver el contenido de los documentos con naturaleza superior, por ms que
hayan sido vistos con anterioridad o que hayan sido grabados definitivos por el mismo.
Todos estos permisos especiales deben ser otorgados, en general, mediante pedidos por
memos de COMDOC firmados electrnicamente por los responsables segn cada caso. Estas
solicitudes no podrn ser grabadas por mandato.

Tabla 1
NATURALEZA
VISIBILIDAD
DOCS
EMITIR DOCS CONOCER DOCS
FIRMAR POR
MANDATO
A Subsecretario Subsecretario A-B-C-D
B
Equivalente
Superior
Equivalente
Superior B-C-D
C
(Cantidad
Autorizados <=4)
C-D
D Directores Grales.
Mandatario:
Archivar 1 ejemplar
firmado
holgrafamente por
mandante
D
Rango Funcional
no Jerrquico
ATRIBUTOS DOCUMENTOS ELECTRONICOS
PERMISOS - OTORGADOS (VIA COMDOC3 - NO FIRMADOS POR
MANDATO )
Directores Grales.
NO PUEDEN SER
OTORGADOS



51
Operaciones con Documentos Electrnicos

Una vez que los documentos electrnicos estn grabados definitivamente, estos son
susceptibles de ciertas operaciones. En este captulo expondremos brevemente las
operaciones que son propias de los documentos electrnicos. Las operaciones especficas de
los documentos electrnicos son accesibles desde el men del documento.

D Da ar r C Co op pi ia a



Esta opcin permite dar copia del documento en pantalla. La copia se puede dar a cualquier
rea, alias y/o usuario del sistema. Se pueden ingresar los cdigos de rea, aliases y/o logines
de usuarios directamente en el campo Copias:



C Co on ns su ul lt ta a d de e r re ea as s y y A Al li ia as s

En caso de no conocer los cdigos de reas o alias, se los puede consultar seleccionando los
botones . Al seleccionar ste botn, emerge una pantalla que nos permite
consultar los cdigos de rea insertando alguna parte del texto de la descripcin, por ejemplo si
queremos consultar el cdigo de la Direccin de Compras y Contrataciones del MECON,
escribimos la palabra compras en el campo patrn de bsqueda. El sistema nos devolver
todos los cdigos que tengan la palabra compras en la descripcin.


52


Antes de cualquier consulta de reas o alias, primero hay que seleccionar el organismo al cual
pertenece el rea que estamos buscando. Todo lo que no est en el mbito de la
Administracin Pblica, esta englobado en el organismo EXTERNO.
En la pantalla de consulta de reas y alias, hay tres crculos de seleccin: reas, Alias y
reas que componen un alias. El primero est seleccionado por defecto y sirve para
indicarle a la consulta que estamos buscando cdigos de rea. Si seleccionamos el segundo,
solo buscaremos cdigos de Alias. Y en la tercera opcin el sistema nos devuelve todos los
cdigos de dependencia que contiene un Alias.
Una vez inserto un patrn de bsqueda, ste se buscar en la Descripcin Larga del
rea y se mostrarn las reas que coinciden con el patrn de bsqueda.





Se puede ordenar el resultado obtenido por Descripcin, presionando el botn
. O por cdigo, presionando el botn .
Si se desea realizar otra seleccin, porque la ingresada anteriormente trajo resultados que no
son los deseados, presionando el botn


53
Si en el resultado obtenido, se encuentra el rea deseada, se selecciona de la lista y finalmente
se presiona el botn .
Es importante aclarar que est operacin de consulta de rea y alias es la misma que est
disponible en otras operaciones y consultas del COMDOC.

C Co on ns su ul lt ta a d de e U Us su ua ar ri io os s

En caso de no conocer el login de usuario, podemos consultarlo seleccionando el botn
. Al hacer clic en ste botn emerge una ventana que nos permite consultar los
logines de los usuarios con al menos tres letras del apellido del mismo. En sta pantalla se
puede consultar los logines insertando parte del apellido y/o parte del nombre conjuntamente.
Una vez que se insertaron como mnimo tres letras del apellido, se puede hacer clic en el botn
buscar, y el sistema devolver todos los usuarios que cumplan con el patrn de bsqueda
insertado.




54


Si entre los usuarios listados, se encuentra el usuario buscado, se lo selecciona de la lista y se
presiona el botn .

R Re es sp po on nd de er r


Esta operacin slo estar presente cuando el documento electrnico activo en pantalla fue
destinado al rea del usuario sesionado. Es decir que slo se puede responder cuando el
cuando el documento fue dirigido a nuestra rea. Esta funcin es prcticamente la misma que
la funcin Emitir Documento con la particularidad de que el sistema automticamente carga
algunos campos de la siguiente forma:
El campo Destinatario es completado automticamente con el cdigo del rea al cual se
responder el documento.
El campo Copia es completado automticamente con el cdigo de las reas que haban
recibido copia en el documento original.
El campo Ttulo es completado automticamente con el mismo ttulo que el documento
original con el prefijo Re:. igual que cuando se responde un correo electrnico.


55
El campo Documentos y carpetas a referenciar es automticamente completado con
el CUDAP del documento original, a fin de referenciar ambos documentos, el nuevo con
el original.
Se mantienen la misma Clasificacin, Naturaleza y Objetivo que el documento original
A pesar de que los todos estos campos son completados automticamente para facilitar la
creacin de un documento de respuesta, el usuario tiene la posibilidad de editar y cambiar
todos los campos disponibles del borrador en cuestin. Por ejemplo es posible sacar algunos
cdigos de reas del campo Copia y/o agregar ms palabras al Ttulo.
A fin de cuentas, Responder es lo mismo que emitir un documento. Una vez completados los
campos obligatorios, se puede grabar el borrador o grabar definitivo, segn los permisos que
se tengan.





56
Visibilidad de los datos y contenidos de la Documentacin

Cuando hablamos de visibilidad, nos referimos al grado de detalle con el que los usuarios
pueden visualizar la documentacin y sus contenidos en el sistema. Esta visibilidad vara
dependiendo de varios factores, que se explican a continuacin:

Carpetas y Documentos Papel
Vista Involucrado
Vista No Involucrado
Documentos electrnicos
Vista Involucrado
Vista Depositario
Vista No Involucrado


D Do oc cu um me en nt to os s p pa ap pe el l y y c ca ar rp pe et ta as s: :

Existen dos tipos de visibilidad, VISTA DE INVOLUCRADO y VISTA DE NO INVOLUCRADO.

Vista de Involucrado:

El sistema mostrar todos los datos del documento papel o carpeta.
Esta vista la tendrn los siguientes usuarios:
Si pertenece a un rea involucrada (que dio de alta; es, o fue depositaria o
responsable; o iniciador) en el documento o carpeta.
Si algn rea subordinada est involucrada.

Vista de No Involucrado:

El sistema slo mostrar los siguientes datos del documento:
CUDAP,
NUMERO ORIGINAL (Si lo tuviere),
TTULO,
DEPOSITARIO ACTUAL
TRANSFERENCIAS (con nmeros de remitos).

Esta vista la tendrn los usuarios que:
No pertenecen a un rea involucrada
No pertenecen a un rea que tenga a una subordinada involucrada.


57
En cualquier caso el Men del documento slo mostrar las operaciones que se pueden
realizar sobre el elemento, dependiendo de los permisos del usuario en el rea. Slo estarn
visibles las opciones para las que el usuario tiene permiso.


Efecto Chimenea (Slo documentos papel)
En el sistema COMDOC , se denomina efecto CHIMENEA, a la capacidad que tienen las
reas superiores jerrquicas de consultar los datos completos de los documentos papel de
sus reas subordinadas. Por ejemplo, los usuarios de la Secretara de Finanzas pueden
consultar los datos de encabezado completos de un expediente que est actualmente en la
Subsecretara de Servicios Financieros, pero dependern de la clasificacin, nivel de
naturaleza y participacin para poder visualizar el contenido de los documentos electrnicos
contenidos en dicho expediente. Se entiende por participacin cuando el rea es
destinataria/copia del documento.

D Do oc cu um me en nt to os s e el le ec ct tr r n ni ic co os s: :

Se dan tres casos de visibilidad, VISTA DE INVOLUCRADO, VISTA DE DEPOSITARIO y
VISTA DE NO INVOLUCRADO.

Vista de Involucrado:

El sistema muestra todos los datos del documento.
Tienen esta vista los usuarios que;
Pertenecen al rea donde el documento fue dado de alta.
Tienen permisos por tipo de documento y naturaleza mayor o igual y el
documento es clasificacin General y originado en el mismo organismo del
usuario.
Figura como usuario copia y tiene permisos por tipo de documento y naturaleza
mayor o igual. El rea/alias al que pertenece el usuario es copia o destino y ste
usuario tiene permisos por tipo de documento y naturaleza mayor o igual.

En el caso que el documento sea una RESO o una DISP que no se publica en el boletn oficial
el usuario deber tener permisos para leer resoluciones particulares o disposiciones
particulares respectivamente.
En todos los casos el men del documento slo mostrar las operaciones para realizar sobre el
elemento en pantalla, dependiendo de los permisos del usuario.

Vista de Depositario:

El sistema muestra todos los datos del documento electrnico, pero con la diferencia que, en el
men del documento slo estarn activas las siguientes opciones: ver avances, ver
referencias, volver al documento, volver.


58
Se dar en el siguiente caso:
Si el documento est contenido en una carpeta y el usuario o su rea es
depositario de la carpeta o lo fue alguna vez y tiene permisos para leer
electrnicos definitivos por tipo de documento y naturaleza mayor o igual.

Vista de No Involucrado

El sistema slo muestra los siguientes datos:
CUDAP,
TTULO,
EMITIDO POR,
CON DESTINO A,
CON COPIA A

Se dar en el siguiente caso:
Cuando el usuario no entra en ninguno de los casos anteriores.

No presenta ningn men de opciones del documento.


CASOS ESPECIALES:
Si el rea del usuario es destinataria de un documento electrnico, pero el usuario no
tiene permisos para leerlo por naturaleza insuficiente, el sistema muestra un mensaje
que informa al usuario que no tiene permisos para leer documentos con dicha naturaleza.
De esta manera el usuario sabe que su rea tiene vista de involucrado o vista de
depositario y que l no tiene permisos naturaleza para leerlo.
Si el rea de un usuario es depositaria de una carpeta que tiene documentos
electrnicos de los cuales no es partcipe (no es destinatario), y adems no tiene la
naturaleza suficiente para consultarlos, solamente podr ver la vista no involucrado de
dichos documentos. En el mismo caso, si tuviera los permisos por naturaleza suficientes,
podr ver el contenido de los documentos electrnicos con la vista depositario.


59
Operaciones Comunes de Documentos y Carpetas

A Ag gr re eg ga ar r A Av va an nc ce es s

Los avances son comentarios que pueden agregarse en los documentos / carpetas.
Estn diseados para documentar aquellas acciones o comentarios que las reas
involucradas en la resolucin del trmite consideren necesario.
Existen dos tipos de avances: Generales y Particulares. .

Avances Generales: Estos comentarios pueden ser vistos por todas las reas
involucradas en la gestin del trmite. La opcin Agregar avance general est
disponible en el men del documento o local.




Avances Particulares: Estos avances no pueden ser vistos por todos los
involucrados. Para poder verlos las reas deben ser destinatarias del avance o tener
copia del mismo. La opcin Agregar avance particular est disponible en el men
principal.




Los avances no se ven en la hoja de ruta, pero en sta se menciona que el
documento/carpeta los posee. Para verlos se debe seleccionar la opcin Ver avances
del men del documento o local.




60



A Ag gr re eg ga ar r C Co on nt te en ni id do o e en n C CO OM MD DO OC C

Mediante esta opcin se incluyen documentos o carpetas dentro de una carpeta contenedora
llamada comnmente cabecera. Los documentos agregados (contenidos), son parte integrante
de la carpeta cabecera. Cada vez que transfiera la carpeta contenedora, estar
automticamente transfiriendo tambin sus agregados. Los documentos contenedores son
nicamente del Carpetas del tipo papel.

Requisitos para realizar esta accin:

El usuario tiene que contar con el permiso de agregar/desglosar contenidos de
carpetas.
El contenido a agregar tiene que tener previamente CUDAP.
El rea donde est definido el usuario debe ser depositaria de los documentos que
intervendrn en esta operacin (carpetas o documentos papel). El rea donde est
definido el usuario debe ser partcipe del documento electrnico.
Tener visible en la pantalla el documento al que se le va a agregar contenido o tener
visible en la pantalla el contenido que se va a agregar a la carpeta cabecera.

Modos para realizar esta accin:

Opcin 1. Teniendo en pantalla la carpeta cabecera (contenedor), elegir la opcin del men
del documento (local) Agregar contenidos para luego ingresar los CUDAP de los documentos
y/o carpetas que sern agregados (contenido).


61

Opcin 2. Teniendo en pantalla cualquier elemento (carpeta o documento) cuya intencin
es la de ser agregado a un documento contenedor, elegir la opcin del men local Incluir en
carpeta.




62
I Id de en nt ti if fi ic ca ar r c co on nt te en ni id do os s y y c co on nt te en ne ed do or re es s e en n C CO OM MD DO OC C
Teniendo la documentacin en pantalla, bajo el ttulo Documentos y/o carpetas
contenidos: aparece el o los CUDAP de los elementos que forman parte de la carpeta actual.
Haciendo clic sobre estas identificaciones se puede acceder al documento seleccionado.


Pantalla 1
En el ejemplo de la Pantalla 1 se puede ver una carpeta que contiene a los documentos:
MEMO-S01:0000035/2004 y el MEMO-S01:0000034/2004, y que, a su vez, est contenida en
la Actuacin: ACTU-S01:0000025/2004.
La visualizacin de estos documentos contenidos ser parcial cuando el documento es de
clasificacin de trabajo y fue incluido a posteriori de que su rea fuera depositaria. En otras
palabras, este caso sucede cuando un documento es agregado luego de que la carpeta sali
de su rea. Si su rea vuelve luego a ser depositaria de dicha carpeta podr ver el documento
completo. (Ver seccin Visibilidad de los datos y contenidos de la Documentacin)
Adicionalmente en cada carpeta, siempre y cuando se tenga visibilidad, se podr observar el
historial de agregados y desgloses de los contenidos bajo la seccin: Agregados y
Desgloses. Y si corresponde, bajo la seccin Agregados y Desgloses en otras
Carpetas se muestra el historial de agregados y desgloses del documento actual en los
momentos que fue contenido por una o varias carpetas.


63

Pantalla 2

D De es sg gl lo os se e d de e c co on nt te en ni id do os s e en n C CO OM MD DO OC C
Esta opcin se utiliza para realizar el desglose de documentacin que se encuentra agregada
en una carpeta. Es la operacin inversa a Agregar Contenidos.

Requisitos para realizar esta accin:
1. El usuario tiene que contar con el permisos de agregar/desglosar contenidos de
carpetas.
2. El rea donde est definido el usuario debe ser depositaria de la carpeta que
contiene los documentos que intervendrn en esta operacin.
3. Tener visible en la pantalla la carpeta a la que se le va a desglosar contenido.

Modos para realizar esta accin:
1. Teniendo en pantalla la carpeta cabecera (contenedor), elegir la opcin del men local
Desglosar contenidos.

2. Una vez seleccionada la opcin anterior, se ver una pantalla un listado de los
documentos contenidos y dos botones:




64
El botn Desglosar: permite desglosar aquella documentacin que seleccion en cada
una de las casillas del listado. Adems existe la posibilidad de Desglosar
Documentacin No Registrada haciendo clic en el link aqu en el ltimo rengln de la
pantalla. Esta funcionalidad sirve para registrar alguna documentacin que formaba parte
de la carpeta, pero no estaba declarada en COMDOC .


T To om ma ar r B Ba as se e



Esta funcionalidad est diseada para facilitar la confeccin de documentos o carpetas con
datos repetitivos. Permite basarse en un documento papel o electrnico ya creado para generar
otro. Como su denominacin lo indica, se toma como base el documento activo para hacer otro
documento con los mismos o similares datos.
La ventaja de tomar como base un documento es que el sistema automticamente completa
todos los datos del nuevo documento a registrar, crear, emitir o almacenar. El usuario podr
modificarlos y agregar ms datos, si lo desea.
Al seleccionar est opcin en el men del documento o carpeta, aparece la pantalla para emitir
un documento electrnico nuevo o para crear un documento papel segn corresponda con
todos los campos completados al igual que el documento o carpeta seleccionado
originalmente.
Los datos que se replican en el caso de documentos electrnicos son: Ttulo, Texto,
Destinatarios y Copia. La Clasificacin, Naturaleza y Objetivos son los mismos que los del
documento elegido, y al igual que en la opcin Responder, el campo Documentos y
carpetas a referenciar son automticamente completados con el CUDAP del documento
original, a fin de referenciar ambos documentos.
Los campos que se replican en los documentos o carpetas papel son: Tipo de documento,
Destinatario, Fecha y Nmero original si lo hubiera, Ttulo, Texto, Fecha de Vencimiento o
Plazo, Causante, Fojas y Palabras Clave.



65
Estado de los Documentos

Todos los documentos o carpetas tienen alguno de los dos estados posibles, pendiente o
terminado. En el momento del alta de cualquier documento o carpeta, todos tienen por
defecto el estado: pendiente. La utilizacin de esta funcionalidad es vital para el orden de la
gestin de la documentacin. Mediante el establecimiento de los estados de los documentos,
se puede segregar los temas terminados de los pendientes, a travs de las bsquedas y
consultas que se puedan realizar.

C Ca am mb bi ia ar r e el l E Es st ta ad do o d de e u un n d do oc cu um me en nt to o

Requisitos (documento papel o carpeta)

1. El usuario pertenece al rea depositaria del documento papel o carpeta.
2. El usuario pertenece a un rea con capacidad de cambiar el estado de documentos
papel y carpetas (por tipo)
3. El usuario debe tener habilitado el permiso para cambiar el estado de documentos
papel o carpetas (por tipo).
4. El documento papel o carpeta no debe estar en trnsito, archivado, ni incompleto.

Requisitos (documento electrnico)

1. El usuario pertenece al rea emisora o alguna de las reas destinatarias del
documento seleccionado..
2. El usuario tiene habilitado el permiso para cambiar estado de documentos
electrnicos.
Para realizar el cambio de estado se debe tener en pantalla el cuerpo de algn documento o
carpeta, para luego elegir la opcin Cambiar Estado de la barra de men del documento.
Si el estado luego del cambio es Terminado, las nicas operaciones posibles sobre el
documento papel o carpeta es el cambio de estado, la transferencia o el archivado.
Si el estado luego del cambio es Terminado, el documento papel o carpeta o documento
electrnico contenido en una carpeta sale del stock de pendientes del rea para ir al stock de
terminados del rea (Caso de uso: Ver terminados del rea depositaria).


A Ar rc ch hi iv va ar r C Ca ar rp pe et ta as s

Esta funcionalidad permite archivar o desarchivar un conjunto de documentos papel o carpetas.
Los documentos electrnicos no se archivan, ni desarchivan. Cuando se archiva una carpeta
que contiene documentos electrnicos, stos no modifican su situacin ni su estado.




66

Requisitos:

1. El usuario pertenece al rea depositaria de los documentos papel o carpetas a archivar
o desarchivar.
2. El usuario pertenece a un rea con capacidad de archivar/desarchivar al menos un tipo
de documento papel y/o carpeta.
3. El usuario tiene habilitado el permiso para archivar/desarchivar al menos un tipo de
documento papel y/o carpeta.

Luego de pasar un documento papel o carpeta a la situacin de Archivado, la nica operacin
posible sobre el elemento es desarchivarlo. No obstante, el documento papel o carpeta puede
aparecer como resultado de bsquedas efectuadas en el sistema. El pasaje de una carpeta a
situacin de Archivada se propaga recursivamente a todos los contenidos de la misma y a los
contenidos de los contenidos (slo a documentos papel y carpetas, no a documentos
electrnicos).
Si al momento de archivar un documento o carpeta, el elemento est asignado a un usuario (el
depositario es un usuario), el sistema designa el elemento y registra la fecha de archivo como
fecha hasta la cual el usuario fue el depositario del elemento. De esta manera, el depositario
actual de un elemento archivado siempre es el rea que archiv el elemento.


R Re ef fe er re en nc ci ia as s

COMDOC permite referenciar cualquier tipo de documento o carpeta contra cualquier otro u
otros documentos Estas referencias son simplemente un vnculo que permite establecer una
relacin entre los documentos referenciados, por ejemplo, cuando se quiere relacionar una
serie de documentos por pertenecer a un mismo tema o caso particular.
Se puede hacer referencia hacia cualquier documento, no es necesario tener visibilidad o ser
depositario, simplemente hace falta conocer el CUDAP del mismo. Es importante aclarar que
los documentos referenciados son independientes y cada uno puede transferirse o moverse por
separado.
El sistema crea referencias automticas cuando se responde un documento electrnico. El
documento de respuesta automticamente genera una referencia hacia el memo que se quiere
responder.
Las referencias hacia otro documento o carpeta puede visualizase en el cuerpo del documento
bajo el ttulo de Referencias a otros documentos o carpetas.




67
Tambin pueden visualizarse desde la opcin Ver Referencias, del men del documento activo
donde se podr visualizar una pantalla muy similar a la siguiente:

Esta pantalla tienen tres solapas, la primera Hace referencia a, lista todos los documentos a
los cuales el documento activo hace referencia explcita. La solapa Es referenciado por, lista
los documentos que hacen referencia al documento activo que en este caso es el EXP-
S01:0000117/2005. La solapa Toda la documentacin relacionada, lista la unin de las dos
primeras.

Agregar Referencias

Para realizar este accin se debe tener en pantalla el cuerpo de algn documento o carpeta,
para luego elegir la opcin Agregar referencias.



En este paso (1 de 2) se puede agregar uno o varios CUDAP de documentos o carpetas que
se quieren referenciar con el documento activo (en la pantalla de ejemplo el documento activo
es el EXP-S01:0000117/2005 y en el documento referenciado es el MEMO-
S01:0000010/2004). En caso de tener un lector de cdigos de barra se podr insertar
automticamente todos los CUDAP, siempre y cuando se tenga las cartulas de todos los
documentos a referenciar. Una vez insertados los CUDAP requeridos se debe hacer clic en el
botn Agregar referencias para confirmar o desechar lo seleccionado en el paso 1.



68

P Pa al la ab br ra as s C Cl la av ve es s ( (T Te es sa au ur ro o) )

COMDOC tiene la funcionalidad de incorporar palabras claves a los documentos, que son
tiles para crear una serie de clasificaciones, administradas por cada sector, que resultan en
bsquedas ms dinmicas y en una gestin ms eficiente. El sistema permite tener activas
hasta 50 palabras claves a la vez.

Administrar Palabras Claves

La administracin de palabras claves consiste en mantener y actualizar la lista de palabras
claves utilizadas por cada sector. Esta administracin puede ser realizada por cualquier usuario
siempre y cuando posea el permiso correspondiente que debe ser solicitado por el responsable
del rea va COMDOC.
En el grfico siguiente se puede observar el ejemplo de la pantalla de administracin del
tesauro, donde slo hay dos palabras activas (Legales y Administrativas) y cinco palabras
inactivas, que no se pueden asignar a ningn documento. Las palabras claves inactivas no se
pueden borrar, slo se pueden desactivar para que no vuelvan a ser usadas.



Agregar palabras clave a la documentacin

Requisitos:
1. El rea donde est definido el usuario debe tener palabras claves activas.
2. El rea donde est definido el usuario debe ser depositaria del documento que se le
quiere agregar palabras claves.
3. Tener visible en la pantalla el documento en cuestin.

Para realizar este accin se debe tener en pantalla un documento, para luego elegir la opcin
Agregar palabras clave, que luego se podrn incluir en consultas.


69


Ver Palabras Claves

Las palabras claves que posee cada documento slo pueden ser visualizadas seleccionando la
opcin Ver palabras clave.


E Et ta ap pa as s

Esta funcionalidad tiene como fin dar la posibilidad a cada dependencia de establecer una serie
de etapas personalizables para la documentacin, con el fin de mejorar la gestin y bsqueda
de la misma.
Por ejemplo, las etapas pueden ser utilizadas para indicar el grado de avance de la gestin o
del trmite del documento. Cada dependencia administra su propia lista de etapas, y al igual
que las palabras claves, se pueden tener activas hasta un total de 50 etapas. Estas etapas
pueden ser nombradas por cada rea como mejor le resulte a sus necesidades.

Administrar Etapas

La administracin de etapas consiste en mantener y actualizar la lista de etapas utilizadas por
cada sector. Esta administracin puede ser realizada por cualquier usuario siempre y cuando
posea el permiso correspondiente que debe ser solicitado por el responsable del rea va
COMDOC a INFORMAT@MECON.


70
En el grfico siguiente se puede observar el ejemplo de la pantalla de administracin de
etapas, donde slo hay dos etapas activas (Conformidad y Presentacin), y una etapa inactiva,
que no se puede asignar a ningn documento. Al igual que las palabras claves, las etapas
inactivas no se pueden borrar, slo se pueden desactivar para que no vuelvan a ser usadas



Asignar Etapas a la documentacin

Requisitos:
1. El rea donde est definido el usuario debe tener etapas activas.
2. El rea donde est definido el usuario debe ser depositaria del documento al que se
le quiere asignar etapas.
3. Tener visible en la pantalla el documento en cuestin.

Para realizar este accin se debe tener en pantalla un documento, para luego elegir la opcin
Asignar Etapa, que luego se podr incluir en consultas.




71
Ver Etapas

La asignacin de etapas que tiene cada documento slo puede ser visualizada seleccionando
la opcin Ver Etapas desde la barra del documento activo.







72
Bsqueda de Documentos o Carpetas

COMDOC permite buscar carpetas, documentos papel y documentos electrnicos, segn los
parmetros de bsqueda que se especifiquen.
Los usuarios podrn buscar en la totalidad de los documentos papel y carpetas; lo que vara
es la visibilidad de los datos de los documentos que tendrn disponible (ver el captulo de
Visibilidad relacionado con Documentos Papel y Carpetas). El sistema buscar todos los
papeles para los que el usuario tiene vista de involucrado, ms los papeles para los que tiene
vista de no involucrado.
Asimismo los usuarios podrn buscar en la totalidad de documentos electrnicos. Lo que vara
es la visibilidad del contenido de los documentos electrnicos que tendrn disponible y las
acciones permitidas sobre el mismo (ver el captulo de Visibilidad relacionado con Documentos
electrnicos:). El sistema buscar todos los documentos electrnicos para los cuales el usuario
tiene vista de involucrado, ms todos los electrnicos para los que tiene vista de depositario,
ms todos los electrnicos para los que tiene vista de no involucrado.

B Bu us sc ca ar r

Para buscar documentacin se puede elegir la opcin Buscar del men principal.



Una vez seleccionado, aparecer la pantalla de bsqueda donde se podrn buscar los
documentos y/o carpetas en base a una gran cantidad de criterios, cuya gran mayora, estn
agrupados en las siguientes secciones:
CUDAP, rea de alta, Fecha de alta / vencimiento, Datos de procedencia, Campos de Texto,
Tesauro, Etapa, Depositario, Responsable o destinatario, Firmante, Usuario de alta,
Transferencias.
Cuando se completa el formulario de bsqueda en ms de una seccin, es importante aclarar
que el sistema buscar los documentos que cumplan con todos los criterios ingresados en
todas las secciones.

Opciones de Bsqueda:

Estas opciones se encuentran al comienzo de la pantalla de bsqueda y permiten condicionar
los resultados que pudiera tener la consulta. Estas opciones son las siguientes:

Usar sinnimos: Por defecto siempre est activa y significa que el sistema contempla no slo
los cdigos actuales de las reas, sino tambin los cdigos anteriores. Como por Ejemplo: si se
realiza una bsqueda que involucre al rea EDMEAGRO@MECON, tambin incluye el rea
RDMEAGRO@MPROD, que corresponde a la denominacin anterior de esta rea.


73
Solo documentos electrnicos involucrados con mi rea: Esta opcin le indica al sistema
que slo muestre los documentos electrnicos en los cuales el rea del usuario sesionado
fuera emisora o destinataria de los mismos. Si el criterio de bsqueda obtiene como resultado
documentos papel, stos tambin sern visualizados.
Solo documentacin no leda: Al marcar esta opcin slo mostrar los documentos no ledos
por el usuario sesionado en el sistema.
Solo documentacin no agregada: Si se marca esta opcin el sistema mostrar como
resultado nicamente las carpetas (documentos contenedores) cabecera y no los agregados a
los mismos (contenidos). Si el criterio de bsqueda obtiene como resultado documentos
electrnicos, stos tambin sern visualizados.
Situacin: Esta lista desplegable ofrece tres opciones: Todos, Activo y Archivado. Esta lista
permite que el sistema slo consulte los documentos papel y/o carpetas que tengan su
situacin encuadrada en alguna de estas variantes. Es importante recordar que si el criterio de
bsqueda obtiene como resultado documentos electrnicos, stos tambin sern visualizados.
La opcin Todos est seleccionada por defecto.
Estado: Esta lista permite consultar los documentos o carpetas con el estado: Pendiente,
Terminado o ambos (todos). La opcin Todos est seleccionada por defecto.


Bsqueda por CUDAP:
La primera agrupacin de criterios permite buscar documentos o carpetas ingresando la
totalidad o parte de la identificacin de los mismos.
En el campo nmero se puede usar el carcter comodn (%) para efectuar las bsquedas. El
ao debe ser ingresado con los 4 dgitos correspondientes.


Si el usuario ingres SOLO los parmetros Tipo de documento, Servidor y/o Ao, el sistema
notifica al usuario que se indicaron criterios demasiado amplios y le sugiere que agregue algn
criterio adicional para refinar la bsqueda.


Bsqueda por rea de alta:


74
En esta seccin se puede ingresar una o ms reas como criterio de bsqueda. Es
recomendable que los cdigos de rea se ingresen utilizando la consulta de reas, ya que si se
ingresara manualmente algn cdigo inexistente, pero con formato correcto (Ej.:
rea@organismo), el sistema slo notificar que no se encontraron elementos que cumplan las
condiciones de bsqueda.



Bsqueda por Fecha de alta / vencimiento:
En esta seccin se puede buscar tanto por Fecha de alta de los documentos como por fecha
de vencimiento. En ambos casos, es obligatorio ingresar un rango de fechas, que como mnimo
debe ser de unas horas, y como mximo, tres meses. Si el usuario ingresa una fecha o rango
de fechas errneo el sistema se lo notificar al momento de ejecutar la bsqueda.



Bsqueda por Datos de procedencia:
Existen documentos papel y/o carpetas que son cargados en el sistema con datos de
procedencia. Estos pueden utilizarse como criterios de bsqueda adicionales. En el campo
nmero original slo basta con saber alguna parte del mismo, porque el sistema siempre
realiza la bsqueda con comodines.



Los campos rea iniciadora y rea de procedencia, aplican slo a Carpetas o documentos
papel.





75
Bsqueda por Campos de texto
En los casos que se quiere buscar documentacin en base a los datos que pueden estar
almacenados en Ttulo, Texto, Causante, Avances, Motivos Archivado/Desarchivado, lo
ingresado en este criterio tambin es buscado en archivos anexos de los documentos
electrnicos (Textos escaneados en formato TIF o PDF).
Para realizar una bsqueda por estos campos, previamente se debe indicar si la consulta ser:

Lenta
Rpida

La consulta Rpida est seleccionada por defecto y se recomienda la utilizacin de este
mtodo porque es mucho ms veloz y eficiente.

Consulta Lenta:
Se refiere a la bsqueda por palabras o parte de ellas, utilizando el % como comodn. La
facilidad de esta bsqueda es que el comodn se puede insertar delante, en el medio y/o detrs
de esta condicin de bsqueda. En este caso, la bsqueda no traer los mismos resultados si
se ingresa el criterio en maysculas o en minsculas.
Ej.: Para ubicar un documento o carpeta en cuyo texto se hace referencia a un crdito
hipotecario, podramos escribir en el campo correspondiente al Texto:
%crd%hipo% QUE NO ES LO MISMO QUE... %CRED%HIPO%

Consulta Rpida:
Cuando se elige este mtodo de consulta se puede realizar la bsqueda ingresando palabras
completas o parte de ellas combinadas por los operadores AND (y) y OR (o), utilizando el *
como comodn. El comodn puede utilizarse al principio, en el medio o a la derecha del criterio
de bsqueda. La facilidad de esta bsqueda consiste en que traer los mismos resultados sin
importar si se ingresa el criterio en maysculas o en minsculas.
Ej: Para ubicar un documento o carpeta en cuyo texto se hace referencia a un crdito
hipotecario, podramos escribir en el campo correspondiente al Texto:
EJEMPLO CORRECTO
Crdito and hipoteca*
Cr*to and hipoteca*
CRDITO and HIPOTECARIO

EJEMPLO INCORRECTO
crdito *tecario
%crd* hipo*



76


El campo desplegable Operador Lgico sirve para determinar qu operador se utilizar entre
los campos involucrados (Ttulo, Texto, Causante, Avances, Motivo de
archivado/Desarchivado). Si se elige el operador Y la consulta ser ms restringida, y se
recomienda slo cuando se est seguro sobre el contenido de lo que se est buscando, dado
que buscar que se cumplan todos los criterios a la vez. Caso contrario, se puede utilizar el
operador O, cuya finalidad es buscar que se cumpla al menos uno de los criterios ingresados.

B B s sq qu ue ed da a E Ex xp pe er rt ta a: :

En aquellos casos en que nos veamos limitados por la consulta simple y extendida, el sistema
brinda la posibilidad de realizar consultas ms flexibles a travs de la bsqueda experta. Esta
forma de bsqueda se activa ingresando criterios en el campo Bsqueda Experta. Al ingresar
algo en este campo se descarta lo ingresado en el resto de los campos de texto.
Para comprender cmo trabaja, comenzaremos por analizar la forma en que debemos
escribirla. La notacin es la siguiente:
NOMBRE DEL CAMPO: (palabra a buscar)
- Los campos sobre los cuales podemos buscar son: TITULO, TEXTO,
CAUSANTE, AVANCE y MOTIVO. El nombre de los mismos, debe ir en
MAYSCULAS.
- Es importante aclarar, que luego de los dos puntos que van detrs de
cada campo, debemos dejar un espacio en blanco.
- Es indistinto ingresar la palabra a buscar en MAYUSCULAS o
minsculas.
Ejemplos:
TITULO: (Solicitud)
CAUSANTE: (Juan)
TEXTO: (crdito)

Podemos completar nuestra bsqueda, utilizando los Operadores AND, OR, + y -
Como por Ejemplo:


77
1) Queremos buscar por la palabra Solicitud en el campo ttulo y por la palabra crdito
en el campo texto. Ambas condiciones deben darse simultneamente. Entonces
escribiremos:
TITULO: (Solicitud) AND TEXTO: (Crdito)
2) Supongamos que nos interesa buscar por la palabra crdito, ya sea que la misma
aparezca en el campo texto o en el campo avance.
TEXTO: (Crdito) OR AVANCE: (Crdito)
Los operadores AND y OR deben ir en MAYUSCULAS y pueden utilizarse tambin,
dentro de los parntesis.
CAUSANTE: (Juan OR ficitec) AND TEXTO: (Credito) OR AVANCE: (Crdito)
3) TEXTO: (crdito -hipotecario) OR AVANCE: (Crdito)
Al anteponer el operador - a la palabra hipotecario, pedimos que la misma no aparezca
en el documento o carpeta a buscar.
4) CAUSANTE: (Juan + Lpez)
En este caso, el operador + requiere que los documentos o carpetas a buscar
contengan obligatoriamente la palabra Lopez.

Supongamos que queremos ubicar una Solicitud de Crdito. Sabemos que la misma fue
presentada por el Sr. Juan Lpez de la empresa Ficitec S.A. Tambin sabemos que el crdito
no es hipotecario y que an no fue otorgado.
CAUSANTE: (Juan OR Ficitec) AND TEXTO: (Crdito) OR AVANCE: (Crdito) AND MOTIVO:
(crdito - otorgado)
De esta forma, el sistema devolver como resultado de la consulta, todos aquellos documentos
o carpetas que contengan en CAUSANTE la palabra Juan o la palabra Ficitec; que en TEXTO
o en AVANCE, contengan la palabra crdito; y que contengan la palabra crdito y no la
palabra otorgado en el campo MOTIVO.

Bsqueda por Tesauro/Etapas:
Estos criterios nos permiten buscar documentacin en base a las palabras claves o etapas
asignadas a la misma simplemente escribindolas en los campos mencionados. Para buscar
por tesauro se puede ingresar una o varias palabras claves, mientras que en la bsqueda de
etapas slo se puede ingresar de a una y con un rango de fecha de asignacin
obligatoriamente. Si no se ingresa ninguna fecha, por defecto se asume el da de hoy.




78
Tambin se puede hacer clic el botn donde aparecer la lista de palabras claves
activas del rea del usuario. Si se quiere consultar por alguna palabra clave inactiva u otra
utilizada por alguna otra rea, se puede hacer clic en el botn Todas las palabras que las
presentar en su totalidad.



En la seccin de Etapas, se puede elegir el botn para poder seleccionar cualquiera
de las etapas del rea, tanto activas, como inactivas. (tambin se pueden buscar etapas de
otras reas)



Bsqueda por Depositario:
Este criterio slo aplica para documentos papel o carpetas y sirve para consultar qu
documentos estuvieron en el rea deseada dentro de un rango de fechas que se debe
especificar ms abajo. Si no se especifica el rango de fechas, el sistema asume que es al da
de hoy. Se pueden ingresar ms de un cdigo de rea.



79

En la figura precedente estamos buscando a modo de ejemplo, todos los documentos que
estuvieron en la Sec. de Poltica Econmica entre el 15/3/05 y el 16/04/05.

Bsqueda por Responsable o destinatario:
La bsqueda por Responsable slo aplica a las Carpetas. Para aplicar este criterio debe
ingresarse uno o varios cdigos de reas en el campo responsable, agregando
obligatoriamente un rango de fechas (este rango no debe exceder los 90 das). Por defecto se
asume la fecha del da. Recordamos que el rea responsable de una carpeta puede ser
cambiada durante la vida del documento de la misma. El rango de fechas es obligatorio, por
defecto se asume la fecha del da.



Para la bsqueda por destinatario hay dos campos, uno para los destinatarios de documentos
papel y otro para los destinatarios de documentos electrnicos. En ambos se puede ingresar
uno o varios cdigos de reas. Este criterio devuelve todos los documentos (electrnicos o
papel) en los cuales el o las reas ingresadas sean destinatarias. Para los documentos
electrnicos se puede seleccionar la caja de seleccin es copia para indicar que el rea
ingresada fue incluida en un documento como copia del mismo y no como destinatario.

Bsqueda por Firmante:
Este criterio aplica nicamente a los documentos electrnicos del tipo RESO y DISP, que son
las Resoluciones y Disposiciones que son escaneadas por la Dir. Gral. de Despacho y Mesa de
Entradas. Esta direccin es la nica permitida a incorporar estos tipos de documentos en el
sistema, ya que son ellos los que los protocolizan. Las resoluciones cargadas corresponden al
Ministro o Secretarios de Estado, y las disposiciones, a los Subsecretarios de Estado.
Recordamos que las resoluciones y disposiciones publicadas en el boletn oficial pueden ser
consultadas por cualquier usuario de COMDOC , mientras que las que no fueron publicadas,
slo pueden ser consultadas por usuarios de rea responsable primaria del acto administrativo
con permisos para ver documentos del tipo particular.



80


Para aplicar este criterio, slo hay que elegir el nombre del firmante directamente de la lista que
aparece en pantalla.

Bsqueda por usuario de alta:
Este criterio aplica cuando queremos consultar los documentos electrnicos que fueron
grabados definitivamente (firmados electrnicamente) por una o ms personas. Para utilizar
este criterio slo hay que ingresar el login del usuario. En caso de desconocerlo se lo puede
buscar utilizando el botn consultar usuarios.



Bsqueda por Transferencias:
Este criterio sirve para buscar cualquier documento papel o carpeta en funcin de las
transferencias entre las reas origen y destino, las fechas de emisin y recepcin y el estado
de los remitos que originaron esas transferencias. Por ejemplo, podemos ver en la pantalla a
continuacin, cmo consultar toda la documentacin recibida por el rea INFORMAT@MECON
en el mes de marzo del 2005.







81
Excepciones generalizadas:
- Cuando no hay carpetas ni documentos que respondan a los parmetros de bsqueda.
El sistema notifica al usuario y le da la posibilidad de realizar otra bsqueda.
-. Cuando el usuario no ingres ningn parmetro de bsqueda.
El sistema notifica al usuario que debe ingresar al menos un parmetro de bsqueda.
-. Cuando el usuario ingres alias, reas y/o usuarios con formato invlido (debe ser
alias/rea/usuario@organismo).
El sistema notifica los errores detectados y le permite corregir.

Si el usuario ingresa reas y/o usuarios con formato vlido, pero el cdigo de los mismos es
inexistente, el sistema no dar ninguna advertencia, simplemente no arrojar ningn resultado

-. Cuando el usuario ingres un rango de fechas que excede una cantidad mxima de das
segn parmetros de configuracin: Fecha de alta, Fecha de Vencimiento, Fecha Original,
Fecha de asignacin de Etapa, Fecha de Depositario, Fecha de Responsable Primario, Fecha
de Emisin y Recepcin de las transferencias.
El sistema notifica que los perodos de fecha que se ingresen no deben exceder la cantidad
mxima estipulada segn parmetro de configuracin (en meses) y le permite corregir.
-. Cuando los resultados de la bsqueda superan los 200 registros.
El sistema notifica al usuario que el criterio es demasiado amplio y visualiza slo los primeros
200 elementos obtenidos. El sistema informa la cantidad total de resultados obtenidos.

B B s sq qu ue ed da a S Si im mp pl le e

Otra forma de consulta, es la bsqueda simple, como lo dice el ttulo esta consulta es una
versin simplificada con muchos menos criterios de bsqueda para poder aplicar.
Para acceder a la bsqueda simple slo hay que elegir esa opcin en el men principal del
sistema.



La bsqueda funciona exactamente igual a la anterior. Cuando se est buscando
documentacin y tenemos mucha informacin de la misma, la bsqueda simple puede ser lo
ms ptimo.


82




83
Listados y Consulta de Resoluciones y Disposiciones

L Li is st ta ad do os s
Esta opcin del men nos ofrece una serie de consultas preestablecidas en las que se les
puede establecer alguna opcin o criterio adicional. Esta opcin se puede elegir en el men
principal bajo el nombre de Listados. La diferencia sustancial entre las bsquedas y los
listados, es que estos ltimos devuelven una lista de documentos (con algunos campos
adicionales relevantes a la informacin listada), sin ningn link que los enlace. La mayora de
los listados no tiene restricciones en lo que respecta a rangos de fechas.



Tambin cuando el resultado de los listados supera los 1000 documentos el sistema ofrece
enviar el listado por mail, como se puede ver en la pantalla a continuacin. El archivo enviado
es de texto plano y puede operarse fcilmente con cualquier planilla de texto.




84
Otra consideracin especial es que en muchos de los listados, hay una opcin que se llama
Tipo de Consulta que tiene dos opciones:

1. Solo Totales: Esta opcin hace que los resultados slo muestren las cantidades. No
muestra identificaciones o Ttulos de los documentos. Sirve para tomar datos
estadsticos.
2. Listado Completo: Esta opcin hace que los resultados de los listados sean ms
detallados mostrando al menos el CUDAP y el ttulo de los documentos listados.


Documentacin por rea originadora:
Eligiendo esta opcin se puede obtener un listado de cuntos y cules fueron los documentos
papel, documentos electrnicos y carpetas originados en el rea del usuario sesionado. En
este listado es obligatorio especificar un rango de fechas. Tambin se pueden obtener los
totales por tipo de documento eligiendo la opcin, solo totales.

Documentacin por rea originadora (con nmeros internos):
Es muy similar al anterior listado. La diferencia ms significativa con el listado anterior es el
resultado de ste, enumera todos los documentos creados por el rea originadora,
agrupndolos por tipo dentro de un perodo de tiempo. De esta manera el usuario puede
conocer la correlatividad de los documentos y carpetas creados en su rea.
Ejemplo del resultado del listado:




85
Documentacin por rea depositaria:
Esta opcin nos permite listar toda la documentacin de las que, una o ms reas, fueron
depositaria en un perodo de tiempo. A ste listado, se le pueden aplicar criterios adicionales
como estado y palabras claves (tesauro). El resultado se agrupa por tipo de de documento y
rea originadora.



Documentacin por usuario depositario:
Este listado obtiene una lista de cuntos y cules son los documentos papel y carpetas que
estn en poder de un usuario en un perodo determinado. Este listado detalla la situacin actual
de los mismos (activo, archivado o en trnsito). El usuario que consulta este listado slo puede
indicar un usuario depositario que pertenezca a su rea.




86
Si el usuario indica una o ms etapas en los parmetros de consulta, el listado se mostrar
agrupado por etapa y por tipo de elemento. Calcular totales generales por situacin actual y
con subtotales:
- por etapa
- por etapa y situacin actual
- por etapa y tipo de elemento
- por etapa y tipo de elemento y situacin actual


Documentacin archivada o desarchivada por rea:
Este listado permite obtener un listado de cuntos y cules fueron los documentos papel y
carpetas, archivados o desarchivados por un rea en un rango especfico de fechas. Es
importante aclarar que slo se listan los contenedores, no los elementos agregados.




El detalle de la salida slo muestra el CUDAP, Ttulo y la Fecha de Archivado/Desarchivado,
agrupados por Tipo de Documento. Al igual que en otros listados, tambin se pueden obtener
los totales como nico dato de salida, eligiendo la opcin Solo Totales en el campo Tipo de
Consulta.


Documentacin transferida a otros organismos:
Este listado muestra cuntos y cules son los documentos que fueron transferidos y aceptados
desde el rea del usuario sesionado hacia otros organismos. Se listarn slo documentos
papel y carpetas, no documentos electrnicos. Es preciso especificar un rango de fecha de
emisin.



87


P Pr ro om me ed di io o d de e p pe er rm ma an ne en nc ci ia a e en n e el l r re ea a: : Con esta opcin se obtiene un listado de los
documentos que informa el perodo de permanencia de cada uno de ellos dentro del rea. Para
cada tipo de documento el listado muestra el promedio de permanencia de estos expresado en
das, horas y minutos.
Slo se listan los documentos papel y/o carpetas contenedoras, no los elementos agregados
que hayan ingresado en el rango de fechas solicitado en la pantalla.







88
En la pantalla anterior se observa un ejemplo donde se solicita el listado de permanencia de
todos los Expedientes que ingresaron al rea informat@mecon en el perodo que va del 1-Mar-
2006 al 15-Mar-2006.
Para el clculo de promedios se considera que la permanencia mnima de documentos en un
rea es de 1 (un) minuto. No se considera, ni para el listado ni para el clculo estadstico de
promedios, la documentacin que ingres al rea antes de la fecha desde de consulta, an
cuando esta documentacin haya permanecido parcialmente dentro del lapso seleccionado.
Adems de poder elegir las reas y los tipos de documentos a consultar, este listado se puede
acotar ingresando parte del Ttulo de los documentos.








Documentacin transferida entre reas:
Este listado muestra los documentos o carpetas entrantes o salientes del rea del
usuario en un perodo indicado. Se listarn slo documentos papel (no electrnicos) y
carpetas cabeceras (no agregados) que fueron transferidos y cuyo remito fue
aceptado.


89



Promedio de permanencia en rea:
Con esta opcin se obtiene un listado de los documentos que informa el perodo de
permanencia de cada uno de ellos dentro del rea. Para cada tipo de documento el
listado muestra el promedio de permanencia de estos expresado en das, horas y
minutos.
Slo se listan los documentos papel y/o carpetas contenedoras, no los elementos
agregados que hayan ingresado en el rango de fechas solicitado en la pantalla.



En la pantalla anterior se observa un ejemplo donde se solicita el listado de
permanencia de todos los expedientes que ingresaron al rea INFORMAT@MECON
en el perodo que va del 1-Mar-2006 al 15-Mar-2006.


90
Para el clculo de promedios se considera que la permanencia mnima de documentos
en un rea es de 1(un) minuto. No se consideran ni para el listado ni para el clculo
estadstico de promedios la documentacin que ingres al rea antes de la fecha desde
de consulta, an cuando esta documentacin haya permanecido parcialmente dentro
del lapso seleccionado.
Adems de poder elegir las reas y los tipos de documentos a consultar, este listado
se puede acotar ingresando parte del Ttulo de los documentos.




Promedio de permanencia por usuario:
Este listado es muy similar al anterior con la diferencia que informa los periodos y promedios de
permanencia de los documentos en los usuarios depositarios. Cabe aclarar que slo se puede
consultar sobre los usuarios que pertenezcan a la misma rea que el usuario sesionado en el
sistema.
Este reporte lista slo documentos papel y/o carpetas, no documentos electrnicos. Si un
documento ingres al dominio de un usuario y an permanece en l, no se visualizar la fecha
de egreso ni se calcular el tiempo promedio de permanencia para ese documento.



91


En la pantalla anterior podemos observar un ejemplo donde se solicitan los promedios de
permanencia de todos los expedientes que tuvo el usuario cur6@mecon en el perodo del 01-
Ene-2002 al 31-Dic-2002.


Herencias por Area:
Este listado permite consultar para un rea determinada cules son las reas que hered y
cules son las reas que la heredaron. Se puede consultar ms de un rea a la vez y stas
pueden estar activas o inactivas.
Para entender que hace este listado, primero hay que entender que es una herencia. Debido
a los cambios estructurales que se pueden presentar en los organigramas de los organismos,
muchas veces sucede que una dependencia cambia sus funciones y a veces, su cdigo, e
incluso en algunos casos puede suceder que el rea pase a depender de otro Ministerio, con lo
cual obligatoriamente tambin cambiara su cdigo. Tambin puede suceder, y ha sucedido,
que una Secretara de Estado, sea degradada a Subsecretara de Estado. Con todos estos
cambios, muchas veces es necesario cambiar los cdigos de las dependencias y sucede que
los papeles y documentos de los cuales son depositarios, son los mismos que tenan antes de
los cambios, y tienen que seguir operndose normalmente. Es ah donde la herencia entra a
jugar un papel importante porque permite que el rea creada pueda operar y ver la
documentacin involucrada con las reas heredadas como si fueran usuarios de las mismas.
En conclusin, este listado nos permite ver el historial de esas transformaciones que generan
las herencias.
Para entender an mejor la herencia, vamos a utilizar el listado de herencias para averiguar
cules son las herencias de las siguientes reas:
LSOBRASP@MINPLAN Secretara de Obras Pblicas MINPLAN
RCNCE@MINPROD Comisin Nacional de Comercio Exterior - C.N.C.E. Ex Ministerio de
Economa y Produccin de la Nacin






El resultado del listado se muestra en la pantalla siguiente:


92



Se puede observar LSOBRASP@MINPLAN est activa desde el 21-Abr-2004 y que antes era
denominada como PSOBRASP@PRESI (heredada). Esta ltima estuvo activa hasta el 13-Ago-
2004.
Con el caso de la Comisin Nacional de Comercio Exterior cuando perteneca al Ministerio de
Economa y Produccin (CNCE@MECON), el sistema nos muestra que est activa hasta el 27-
Ago-2004 .


Consulta de Resoluciones y Disposiciones:

Al final de la seccin de listados se encuentra una consulta especfica que slo busca en los
tipos de documentos resoluciones y disposiciones. Estos documentos slo son cargados al
sistema nicamente por la Direccin Gral. De Despacho y Mesa de Entradas. Estos
documentos contienen como anexos escaneados las resoluciones y disposiciones originales ya
protocolizadas y firmadas. Vale aclarar que estos tipos de documentos se guardan con dos
clasificaciones posibles:

General: se utiliza para todas las resoluciones y disposiciones que estn
publicadas en el Boletn Oficial de la Repblica Argentina, y que pueden ser
vistas por cualquier usuario de COMDOC que tenga permisos para ver
documentos electrnicos.
Particular: se utiliza para todo el resto de las normas que no se publican en el
Boletn Oficial y que slo pueden ser vistas por usuarios que pertenezcan al rea
iniciadora de la norma y que adems, posean los permisos especiales para
visualizar dicho tipo de clasificacin especial. Estos permisos deben ser pedidos
por COMDOC firmado por el director del rea.




93



Esta consulta funciona en forma muy parecida a la consulta simple, pero con el agregado que
uno puede elegir buscar por el nmero original de la norma, como tambin por los firmantes de
las mismas. Cuando nos referimos a los firmantes de la norma, nos referimos a los funcionarios
que firmaron la norma de manera holgrafa, y no a la persona que grab definitivamente el
documento electrnico.


94
Tabla de contenidos:

COMDOC ............................................................................................................................................................... 1
INTRODUCCIN ..................................................................................................................................................... 2
VENTAJAS .................................................................................................................................................................... 3
INGRESO AL SISTEMA ..................................................................................................................................................... 4
RECIBIR DOCUMENTACIN .............................................................................................................................................. 5
CONCEPTOS GENERALES ....................................................................................................................................... 6
TIPO DE DOCUMENTACIN .............................................................................................................................................. 6
CUDAP: CDIGO UNICO DE DOCUMENTACIN PARA LA ADMINISTRACIN PUBLICA ................................................................ 7
ESTADOS DE LA DOCUMENTACIN .................................................................................................................................... 8
QU SIGNIFICAN LOS TRMINOS RESPONSABLE LOCAL Y RESPONSABLE DE GESTIN? ............................................................... 8
QU SIGNIFICA SER DEPOSITARIO DE DOCUMENTACIN? ..................................................................................................... 8
VER RESUMEN .............................................................................................................................................................. 9
MENUES Y MARCAS ACLARATORIAS ................................................................................................................................ 10
DOCUMENTACIN PAPEL .....................................................................................................................................12
DOCUMENTOS Y CARPETAS PAPEL .......................................................................................................................13
1) CREAR DOCUMENTO PAPEL, INICIAR CARPETA ............................................................................................................... 13
a) Crear documento papel ................................................................................................................................. 13
b) Iniciar carpeta ................................................................................................................................................ 15
2) REGISTRAR / RECIBIR PAPELES .................................................................................................................................... 17
REIMPRESIN DE CARTULAS ......................................................................................................................................... 20
TRANSFERIR DOCUMENTOS Y CARPETAS ........................................................................................................................... 20
REMITOS: .................................................................................................................................................................. 24
Cmo recibir y/o rechazar documentacin? .................................................................................................... 24
Qu es un Remito Revertido? ....................................................................................................................... 26
ACTUALIZACIN DE DEPOSITARIO: .................................................................................................................................. 26
NOTIFICACIN DE TRANFERENCIAS MANUALES: ................................................................................................................. 27
ASIGNAR / PRORROGAR VENCIMIENTO: ........................................................................................................................... 29
CMO ENMENDAR ERRORES ? ..................................................................................................................................... 30
DOCUMENTACIN ELECTRNICA .........................................................................................................................32
INTRODUCCIN ....................................................................................................................................................33
CREACIN DE DOCUMENTOS ELECTRNICOS ......................................................................................................34
1) EMITIR DOCUMENTOS .............................................................................................................................................. 34
a) Ingreso de datos ........................................................................................................................................... 36
b) Confirmacin de datos .................................................................................................................................. 39
c) Grabar Definitivo o Grabar Borrador ............................................................................................................. 40
2) ALMACENAR DOCUMENTOS. ..................................................................................................................................... 43
BORRADORES ............................................................................................................................................................. 44
ESCANEAR PAPELES PARA AGREGAR EN DOCUMENTOS. ....................................................................................................... 47
CLASIFICACIN Y NATURALEZA DE LOS DOCUMENTOS ELECTRNICOS ...............................................................49
CLASIFICACIN ............................................................................................................................................................ 49
NATURALEZA .............................................................................................................................................................. 49
OPERACIONES CON DOCUMENTOS ELECTRNICOS .............................................................................................51
DAR COPIA ................................................................................................................................................................ 51
CONSULTA DE REAS Y ALIAS ......................................................................................................................................... 51
CONSULTA DE USUARIOS .............................................................................................................................................. 53
RESPONDER ............................................................................................................................................................... 54


95
VISIBILIDAD DE LOS DATOS Y CONTENIDOS DE LA DOCUMENTACIN .................................................................56
DOCUMENTOS PAPEL Y CARPETAS: .................................................................................................................................. 56
Vista de Involucrado: ......................................................................................................................................... 56
Vista de No Involucrado: .................................................................................................................................... 56
DOCUMENTOS ELECTRNICOS:....................................................................................................................................... 57
Vista de Involucrado: ......................................................................................................................................... 57
Vista de Depositario: ......................................................................................................................................... 57
Vista de No Involucrado ..................................................................................................................................... 58
OPERACIONES COMUNES DE DOCUMENTOS Y CARPETAS ....................................................................................59
AGREGAR AVANCES ..................................................................................................................................................... 59
Existen dos tipos de avances: Generales y Particulares. . .................................................................................... 59
AGREGAR CONTENIDO EN COMDOC ............................................................................................................................. 60
Requisitos para realizar esta accin: ................................................................................................................. 60
Modos para realizar esta accin: ...................................................................................................................... 60
IDENTIFICAR CONTENIDOS Y CONTENEDORES EN COMDOC ................................................................................................ 62
DESGLOSE DE CONTENIDOS EN COMDOC ....................................................................................................................... 63
Requisitos para realizar esta accin: ................................................................................................................. 63
Modos para realizar esta accin: ...................................................................................................................... 63
TOMAR BASE .............................................................................................................................................................. 64
ESTADO DE LOS DOCUMENTOS ............................................................................................................................65
CAMBIAR EL ESTADO DE UN DOCUMENTO ........................................................................................................................ 65
Requisitos (documento papel o carpeta) ........................................................................................................... 65
Requisitos (documento electrnico) .................................................................................................................. 65
ARCHIVAR CARPETAS ................................................................................................................................................... 65
Requisitos: ......................................................................................................................................................... 66
REFERENCIAS .............................................................................................................................................................. 66
Agregar Referencias .......................................................................................................................................... 67
PALABRAS CLAVES (TESAURO) ....................................................................................................................................... 68
Administrar Palabras Claves .............................................................................................................................. 68
Agregar palabras clave a la documentacin ..................................................................................................... 68
Ver Palabras Claves ........................................................................................................................................... 69
ETAPAS ..................................................................................................................................................................... 69
Administrar Etapas ............................................................................................................................................ 69
Asignar Etapas a la documentacin .................................................................................................................. 70
Ver Etapas.......................................................................................................................................................... 71
BSQUEDA DE DOCUMENTOS O CARPETAS .........................................................................................................72
BUSCAR ..................................................................................................................................................................... 72
Opciones de Bsqueda: ...................................................................................................................................... 72
BSQUEDA EXPERTA: ................................................................................................................................................... 76
Bsqueda por Tesauro/Etapas: ......................................................................................................................... 77
Bsqueda por Depositario: ................................................................................................................................ 78
Bsqueda por Responsable o destinatario: ....................................................................................................... 79
Bsqueda por Firmante: .................................................................................................................................... 79
Bsqueda por usuario de alta: ........................................................................................................................... 80
Bsqueda por Transferencias: ........................................................................................................................... 80
BSQUEDA SIMPLE ...................................................................................................................................................... 81
LISTADOS Y CONSULTA DE RESOLUCIONES Y DISPOSICIONES ...............................................................................83
LISTADOS ................................................................................................................................................................... 83
Documentacin por rea originadora: .............................................................................................................. 84
Documentacin por rea originadora (con nmeros internos): ........................................................................ 84
Documentacin por rea depositaria: ............................................................................................................... 85


96
Documentacin por usuario depositario: .......................................................................................................... 85
Documentacin archivada o desarchivada por rea: ........................................................................................ 86
Documentacin transferida a otros organismos: .............................................................................................. 86
Documentacin transferida entre reas: ........................................................................................................... 88
Promedio de permanencia en rea: .................................................................................................................. 89
Promedio de permanencia por usuario: ............................................................................................................ 90
Herencias por Area: ........................................................................................................................................... 91
Consulta de Resoluciones y Disposiciones: ........................................................................................................ 92