PREVENCION ADMINISTRATIVA

La verdad es que todos estamos comprometidos, por que todos

estamos en la vida y la vida eso: compromiso con la realidad
Arturo Jauretche

ANTECEDENTES

Siempre se crey que la prevencin deba ser de carcter ingenieril y tecnolgica, por que
desde sus comienzos las estructuras industriales reservaron a los expertos de las fbricas las
soluciones tecnolgicas de produccin, pero el problema del cuidado de los obreros y empleados
por razones culturales vendra mucho despus. Al introducirse en las actividades fabriles
expertos de la ingeniera y ya que ellos tenan trato directo con los factores operativos y contaban
con las soluciones tcnicas, a fin de intentar prevenir los accidentes comenzaron a aparecer
ingenieros dedicados la prevencin que junto a los mdicos laborales fueron edificando la
Seguridad y Salud Ocupacional
Pero con el tiempo y la evolucin de la prevencin laboral se fueron incorporando los
procedimientos en donde no intervenan ingenieros, ni mdicos laborales o de fabrica, la
inclusin de especialistas en administracin de empresas y siclogos laborales en las estructuras
organizacionales, permitieron instrumentar algunas contenciones de riesgos novedosas y basados
en mtodos psicologistas, junto a las bases epistemolgicas extradas de la sociologa, la
psicologa social y la antropologa cultural.
Hoy sabemos que los procesos son considerados
tecnologa y nos enfrentamos a un modelo de cambio que se
denomina tecnologa de procesos en los sistemas de gestin, por
lo que hablar de gestin de la prevencin en dos vas
tradicionales: tecnolgica y administrativa sera redundar en uno
u otro sentido. Pero a los fines pedaggicos en este trabajo
seguiremos la clasificacin tradicional y quedar claro que
cuando nos referimos a la prevencin administrativa estamos
haciendo referencia a la tecnologa de gestin.
De hecho las administraciones y los administradores
siempre existieron, an antes de las ingenieras de gestin como
ciencias aplicadas a las industrias. El valle del Nilo es siempre
un ejemplo que nos ensea la historia de cmo a travs de
mtodos de administracin, los faraones permitan el
aprovechamiento racional de la fructfera y vital cuenca de este
importante curso de agua, donde ya hace 4000 aos a.C. ya se ejecutaban normas administrativas
del trabajo desde el poder central de carcter divino y hay vestigios de la construccin de la
primera presa en el mundo para el mejor aprovechamiento del agua de este maravilloso ro.
Podra decirse que con la evolucin de los mtodos de administracin, evolucion la
forma de administrar los riesgos en las organizaciones, entendiendo aqu la evolucin como
progreso en las tecnologas de proteccin en seguridad e higiene laboral y ambiental.
Sabemos el carcter complejo con se forman e integran las modernas empresas. Esta
complejidad se advierte tanto en sentido horizontal como vertical, a medida que prosperan y sus
propsitos se van cumpliendo estas tienden a sufrir modificaciones estructurales muy
importantes, as en la grandes empresas para llegar a conocer a un director central desde una
unidad de negocios o sucursal de una multinacional, ser mucho ms difcil que en una pequea
empresa tipo Pyme donde las relaciones interpersonales, inclusive con los propietarios suele ser
casi directa, esto ya nos marca una diferencia abismal, cuando nos ocupamos de la salud
ocupacional en un determinado establecimiento u obra.
Filosofa de la Prevencin
En cambio las grandes corporaciones cargan con el estigma que lleva el anonimato de las
relaciones interpersonales y las acciones operativas no descansan en tal o cual persona sino si
simplemente se ejecuta o no la accin, el hecho es ms importante que el individuo.
Tambin surgen las rutinas estandarizadas para los procedimientos y los canales de
comunicacin, no obstante el ambiente impersonal y despersonalizado, las grandes
organizaciones tienden a formar grupos informales que mantienen una accin personalizada
dentro de ella, en el ambiente laboral se suelen formar y disponer de sub-estructuras no formales
o paralelas que llegan a tener gran influencia en las decisiones respecto de los mandos formales.
Como hay una tendencia a la especializacin y la proliferacin de funciones, se procura
separar la lneas de la autoridad formal, de las de competencia profesionales o tcnicas y
finalmente una de las caractersticas esenciales es el tamao de la organizacin que define su
propio perfil y es donde descansa a veces el problema de la administracin y las dependencias
que la forman junto a sus integrantes, se puede comprender como la prevencin de accidentes no
es una actividad del todo sencilla , a veces ms parece una predica en el desierto, pero porque sus
resultados no se ven de forma inmediata, algo con lo que hay que mentalizarse da a da para no
fracasar, el compromiso es de todos y el compromiso personal siempre suma seguridad y vidas.

UN POCO DE HISTORIA

Durante el transcurso del siglo XX las organizaciones pasaron por tres fases diferentes:

La industrializacin clsica (1900-1930).
Representa un periodo de medio siglo, donde las personas eran consideradas como un
como un recurso ms de produccin, junto a los equipos, las mquinas y el capital. Se miraba
hacia atrs y se respetaban las tradiciones. La organizacin era piramidal y departamentalizada,
signada por el perfil burocrtico y la centralizacin de las decisiones en la direccin, con normas
muy rgidas par disciplinar a sus miembros. Puede afirmarse sin temor a equivocaciones que la
mayora de los accidentes se producan por razones administrativas, ya que el modelo no
permita que los mandos intermedios que adems eran muy pocos, se encargaran de tomar
decisiones de produccin, mucho menos de la seguridad de los obreros. En las minas de carbn
de Inglaterra haca estragos el gas gris (metano) incoloro, inodoro y explosivo. Para bajar a las
tneles y galeras, era preciso llevar jaulas con canarios, ya que estas aves se mantienen muy
activas, an en lugares cerrados, incluso cantaban por efecto de los sonidos repetitivos, los nios
se encargaban de estas tareas: de alimentarlos, cerciorarse de su estado activo, ya que las aves
son muy sensibles a la ausencia de oxgeno, y trasladarlas a la superficie. Si la cuadrilla tena que
bajar y el ave no se encontraba con el equipo, este deba bajar sin este elemento de seguridad,
pues los capataces tenan muy claro que lo importante era el cambio de turno con la secuencia de
cumplimiento de produccin y no la presencia de las avecillas en las minas.

La industrializacin neoclsica (1930-1990).
Dio comienzos a finales de la Segunda Guerra Mundial, las transacciones comerciales
tomaran un dinamismo extraordinario entre regiones y naciones, la vieja estructura piramidal no
pudo sostenerse y dio lugar al sistema matricial que permita fragmentar la clsica pirmide, pero
subsistieron los vicios burocrticos, se comenz a hablar de recursos humanos, donde las
competencias parecan jerarquizar al trabajador. La era de la departamentalizacin trajo como
innovacin la teora del control de tiempo y se instalaron en las industrias los estrategas del reloj,
los metodistas, especialistas en buscar el menor tiempo de produccin perdido posible,
implacables seores de las lneas de produccin, no permitan ni un soplido al obrero con tal de
obtener el preciado segundo de eficiencia. Una caricatura de esta etapa donde se instalan las
lneas de montajes, antecesoras de las actuales industrias robotizadas, es la pelcula Tiempos
Modernos de Charlie Chaplin (sir Charles Spencer Chaplin), donde la produccin por apremio de
tiempos, lleva a tal alienacin, que el personaje es observado hasta en la intimidad del bao
donde se esconde para fumar un cigarrillo, nico momento de solaz, pero lo inhumano del
trabajo no queda all, en el derecho a la intimidad violentada por la cmara y la pantalla que
muestra la imagen del director de la industria, que aparece en tamao gigante, autoritario,
exigente y mandn; mientras esto sucede, el popular Carlitos, se mueve todava al ritmo
frentico, casi compulsivo y enloquecedor de los movimientos repetitivos de la tarea
encomendada, que hoy se sabe son generadores de daos diversos en el personal de fbrica. Tan
solo la fabricacin de proyectiles y bombas en EE.UU. durante la Segunda Guerra, gener mas
muertes que el frente de batalla, debido a las jornadas de trabajo de hasta 18 horas diarias por
razones de produccin, cuando se dieron cuenta que el problema de la guerra estaba atrs de la
lneas, pero de las propias y no del enemigo, estuvieron en condiciones de aprender la dura
leccin, modificaron los tiempos de trabajo y las jornadas de descanso programadas, con un
antecedente interesante de ergonoma social, la alimentacin controlada y el estado psicofsico.
La moral y la autoestima de la sociedad norteamericana frente a las situaciones de beligerancia,
siempre haba sido elevada pero el estrs estaba socavando los pilares del patriotismo de un
pueblo creyente en las decisiones de sus dirigentes.

La industrializacin de la informacin o del conocimiento(A partir de 1990).
Es la poca que nos toca vivir, la tecnologa de la informacin permiti adelantos
imprevistos y convirti el mundo en una aldea global. Los hbitos de consumos son mudables y
exigentes, estos exigen de las empresas permanentes cambios, sus estructuras estn adaptndose
continuamente, las departamentalizaciones ya no tienen posibilidad de existir, sin alterar tanto
los mandos y sus lderes, como sus funciones.
La cultura organizacional ha llegado a un clmax donde las personas ahora son
administradas segn lo que saben y se les delega mayores responsabilidades que antes, se tiende
hacia las oficinas virtuales y el papel como documento tiende a desaparecer. Se procura llegar a
un establecimiento, donde las mnimas tareas se concentran en un espacio fisco unificado, el
resto lo realizan los trabajadores en sus domicilios. Se comienza a establecer una parida entre
hombres y mujeres, la cuestin de gnero ya no es peyorativa, se reconocen diferencias por
asignacin de competencias y no por sexo.
Los rditos y el consumo son ms funcionales y las distracciones de los empleados casi
podra decirse que estn prohibidas, los errores que se pagaban con una explicacin y acto
seguido con una sancin, ahora se traducen en costos, en dinero y afecta a veces ms all de los
mismos responsables. De ah que las modernas pautas empresarias, se auto conforman y se exige
no el bien tutelado, donde la intervencin del estado resulta complicada, aumenta los costos y
adems por el sistema de gestin basado en la burocracia, resulta muy lento.
Hoy se prefiere la autogestin y se llegar al punto en que cada empleado deber ser un
especialista en higiene y seguridad para conseguir un empleo, adems de las competencias
digitales y profesionales. Se supone un futuro enteramente basado en la tecnologa de gestin
administrativa, con obreros y empleados que autorregulan la eficiencia y la calidad de gestin.
Conviene estar preparados, el desafo no es menor.

CONCEPTOS Y BASES DE TRABAJO

Uno de los principios bsicos de todo sistema es la calidad en una empresa u
organizacin y es preciso que este sea documentado. Ello permite disponer de los
procedimientos necesarios para establecer la manera correcta de realizar determinadas
actividades o tareas, que son del todo necesarias, y el control de su eficacia. Mediante los
adecuados registros documentales podremos medir resultados y parmetros de las actividades
realizadas para alcanzarlos.
Inspirados en principios de calidad en un sentido global, los modelos administrativos de
prevencin, aportan una serie de conceptos claves a desarrollar en la empresa u organizacin y
su documentacin. Uno de ellos es el de la integracin de la actividad preventiva, en el conjunto
de sus actividades y decisiones, tanto en los procesos tcnicos, en la organizacin del trabajo y
en las condiciones que este se preste, como en la lnea jerrquica de la empresa, incluidos todos
los niveles de la misma.
La integracin de la prevencin en todos los niveles jerrquicos de la empresa implica la
atribucin a todos ellos y la asuncin por stos de la obligacin de incluir la prevencin de
riesgos en cualquier actividad que realicen u ordenen y en todas las decisiones que adopten.
En esta lnea cabe afirmar que si bien debern existir determinados documentos
especficos para la actividad preventiva de riesgos laborales, en muchos otros, los aspectos
preventivos debieran estar debidamente integrados. La necesidad de simplificacin del sistema
documental lo avala. Ha sido frecuente encontrar, por ejemplo, instrucciones de trabajo que
describen secuencialmente las operaciones a realizar en un proceso y por otro lado en documento
aparte, las normas de seguridad a seguir en el mismo. Si bien, sabemos que las precauciones
deben ser destacadas, la mejor manera de integrarlas es incorporarlas tambin en las propias
instrucciones y no separarlas. Aqu es donde se deben coordinar las tareas de ingeniera de
procesos, estructuras de datos, proyectos, etc., con los servicios de seguridad e higiene y salud
ocupacional.
Las auditorias sern entonces los instrumentos de gestin que ha de incluir una
evaluacin sistemtica, documentada y objetiva del sistema de prevencin de riesgos laborales,
para llevarlas a cabo se aconseja seguir el siguiente flujograma clsico de auditoria que ha de
incluir una evaluacin sistemtica, documentada y objetiva del sistema, para una accin
coordinada en el establecimiento u obra:















La incorporacin de una accin de prevencin de riesgos integrada en la empresa supone
la implantacin de un plan de prevencin de riesgos que incluya la estructura organizativa, la
definicin de funciones, las prcticas, los procedimientos, los procesos y los recursos necesarios
para llevar a cabo dicha accin, esto parte de una poltica de la organizacin claramente definida,
lo que comnmente llamamos un Plan Maestro.
Se deber entender como poltica, las directrices y objetivos generales de una
organizacin relativos a la prevencin de riesgos laborales tal y como se expresan formalmente
por la direccin, en este Plan Maestro. Se han de determinar funciones y responsabilidades.
Adems todo ello ha de traducirse en hechos, para demostrar el compromiso visible de la
direccin y de toda la estructura jerrquica, que es una cuestin clave para iniciar con buen pie
todo plan de trabajo.
La evaluacin de riesgos es, la actividad central a partir de la cual se establecer la
planificacin preventiva para el control de los mismos. La planificacin preventiva debera
englobar tambin las actividades para alcanzar los objetivos en vistas a la aplicacin de los
elementos del sistema de gestin de la prevencin de riesgos laborales. En resumen, la
planificacin preventiva integrara objetivos y plazos para la creacin e implantacin del sistema
preventivo. Por otra parte el programa preventivo se centrara preferiblemente en los objetivos
anuales y las actividades para alcanzarlos.
Evidentemente la documentacin ha de ser la estrictamente necesaria y gestionada de la
forma ms sencilla y prctica posible a fin de no caer en trmites burocrticos de dudosa eficacia
por el tiempo que requieren o por su baja utilidad.
Por ello nos parece oportuno dar un toque de alerta, para tratar de evitar caer en la trampa
de los papeles que pretenden justificar, ms que estimular, sin desmerecer a las estrictamente
necesarias informaciones de control que es preciso disponer.
Pero tambin es cierto que cuando los datos y las informaciones facilitan el autocontrol
de quienes deban actuar de una forma determinada, pueden contribuir a estimular positivamente
una administracin de datos eficientes y eficaces.

TIPOS DE DOCUMENTOS EN EL SISTEMA DE PREVENCIN
DE RIESGOS LABORALES ADMINISTRATIVO

De acuerdo a los criterios de un sistema administrativo documentado se deben pensar en
cuatro niveles: el Manual de Prevencin, los Procedimientos, las Instrucciones-Normas y los
Registros:


Manual General de Prevencin
Es el documento bsico que describe el sistema de gestin de la prevencin de riesgos
laborales adoptado y establece la poltica y la organizacin para desarrollarla, debera incluir al
menos un esquema bsico de la planificacin y las actividades preventivas, dado que este
documento debera ser entregado de forma personalizada a todos los trabajadores, es conveniente
que recoja una sntesis de todo aquello que les pueda afectar y por tanto deban conocer, como
mnimo, los objetivos y los elementos bsicos de las diferentes actuaciones, respondiendo al
porqu de su realizacin, y a su alcance.
En tal sentido sera correcto que el Manuel General de Prevencin incluyera las normas
generales de prevencin de riegos laborales de la empresa, ya que afectan a todos los
trabajadores. No sera suficiente, por el contrario, que el Manual de Prevencin, fuera tan slo un
compendio de normas de seguridad. El Manual debiera tambin describir las interrelaciones de
los elementos y actividades del sistema y proporcionar orientacin sobre la documentacin
bsica a emplear. Debe ser firmado por el mximo responsable de la organizacin ya que esto
pone de relieve la importancia de este instrumento.

Procedimientos del Sistema de Gestin
Son las distintas actuaciones previstas en el sistema de gestin, con sus correspondientes
procedimientos especficos, en los que han de indicarse fundamentalmente sus objetivos, los
responsables de realizarlos y en qu circunstancias son exigibles y como han de aplicarse, con
los registros a cumplimentar para evidenciar y controlar lo realizado. Evidentemente los
procedimientos completos han de ser entregados a los responsables de las unidades implicadas y
estar a disposicin de quienes puedan verse afectados en todo momento. Es recomendable que
los procedimientos estn ubicados en las diferentes unidades de la organizacin, en un lugar
especfico prximo a los lugares de trabajo, para su fcil consulta, por ejemplo en lminas
acrlicas, afiches plsticos o pizarras fijas, en ubicaciones estratgicas donde la visual no est
impedida por obstculos, ni la posicin para el lector no sea riesgosa.


Instrucciones de Trabajo y las Normas de Prevencin.
Desarrollan con detalle aquellos aspectos concretos de necesario cumplimiento en la
realizacin de un trabajo o tarea. Las normas podrn ser generales o especficas de un puesto de
trabajo o tarea. Hay que destacar lo comentado anteriormente respecto a la conveniencia de
integracin de las normas de prevencin de riesgos laborales en las instrucciones de trabajo, que
debieran existir siempre en tareas crticas que por desviaciones a lo previsto puedan generar
daos a evitar. Aquellos aspectos de seguridad a tener en cuenta debieran ser destacados dentro
del propio contexto del procedimiento normalizado de trabajo, para que el operario sepa como
actuar correctamente en las diferentes fases de la tarea y adems se aperciba claramente de las
atenciones especiales que debe tener en momentos u operaciones claves para su seguridad
personal, la de sus compaeros, los equipos y herramientas, las instalaciones y el ambiente.
La integracin de los procedimientos de trabajo y de las normas de prevencin de riesgos
laborales puede ser flexible. Cabra introducir paulatinamente las normas y recomendaciones de
seguridad a medida que se van describiendo las diferentes etapas de la tarea a realizar o tambin
desarrollar un apartado especfico relativo a normas de seguridad de prevencin de riesgos
dentro de la instruccin de trabajo ya sea porque se trata de una cuestin general, por ejemplo, el
Tabla de Documentacin del Sistema Preventivo Administrativo
TIPO DE DOCUMENTACION DOCUMENTOS ESPECFICOS BSICOS
EVALUACIN DE RIESGOS
EVALUACIN DE RIESGOS
PLANIFICACIN DE LA ACTIVIDAD PREVENTIVA
PLANIFICACIN PARA EL CONTROL DE RIESGOS
MANUAL DE PREVENCIN Y PROCEDIMIENTOS
DE LAS ACTIVIDADES PREVENTIVAS, INCLUYEN-
DO EL PLAN DE FORMACIN
AUDITORA DEL SISTEMA
MEDIDAS Y MATERIAL DE PROTECCIN Y
PREVENCIN A ADOPTAR

PROYECTO DE INSTALACIONES Y EQUIPOS
MANUALES DE INSTRUCCIONES
INSTRUCCIONES DE TRABAJO Y NORMAS DE
SEGURIDAD
PLAN DE EMERGENCIA

RESULTADOS DE LOS CONTROLES PERIDICOS
DE LAS CONDICIONES DE TRABAJO Y DE LA
ACTIVIDAD DE LOS TRABAJADORES
REVISIONES DE INSTALACIONES, EQUIPOS Y
LUGARES DE TRABAJO
OBSERVACIONES DEL TRABAJO
ACTAS DE REUNIONES DE PREVENCIN
PRCTICA DE LOS CONTROLES DEL ESTADO DE
SALUD DE LOS TRABAJADORES
PRCTICA DE LOS CONTROLES DEL ESTADO DE
SALUD DE LOS TRABAJADORES
RELACIN DE ACCIDENTES DE TRABAJO Y
ENFERMEDAD PROFESIONAL CON INCAPACIDAD
LABORAL SUPERIOR A UN DIA
REGISTRO Y CONTROL DE LA SINIESTRALIDAD
INVESTIGACIONES DE ACCIDENTES ACAECIDOS
uso de un determinado equipo de proteccin personal, o bien por tratarse de una cuestin
especfica de especial relevancia, por ejemplo, efectuar una serie de verificaciones previas de la
calidad del aire de un espacio confinado, antes de iniciar cualquier trabajo en su interior.
Obviamente los responsables de las reas de trabajo y de los procesos productivos son
quienes deben cuidar de la elaboracin de las instrucciones de trabajo y de las normas especficas
de seguridad, contando para su redaccin con la opinin y colaboracin de los trabajadores. Las
instrucciones de trabajo y las normas deberan ser entregadas a todos aquellos que deben
cumplirlas. Igual como se dijo con los procedimientos del sistema de gestin tambin las
instrucciones y normas debieran ser localizadas en lugares concretos de fcil acceso y consulta
donde no generen nuevos riesgos para los usuarios.

Los Registros
Son documentos o datos que recogen sobre todo los resultados de las actividades
preventivas realizadas. Los formularios utilizados en determinadas actividades preventivas,
debidamente archivados, pueden constituir por si mismo un registro. Es fundamental el disponer
de sistemas de registro de datos e informaciones que de forma sencilla puedan tratarse y revertir
peridicamente tanto a quienes los han generado como a los responsables de las unidades, a fin
de facilitar el autocontrol y la toma de decisiones. En el adecuado tratamiento de la informacin
que genera el sistema preventivo radica parte del xito de la planificacin preventiva y del propio
sistema. Para que los registros sean tiles, han de constituir elementos bsicos de medicin.
Otra funcin de los registros es su valor legal, tanto para los empleadores, como para los
empleados es sustancial poder contar con la documentacin respaldatoria para ciertos trmites y
acciones legales.

Prof. SIXTO MIGUEL PAZ
Esp./Higiene y Seguridad Laboral
Auditor IRAM 3800 - ISO 9000

Bibliografa:

SERIE DE NORMAS ISO 9000 SOBRE SISTEMAS DE CALIDAD. ISO 10013 - Manual de Calidad
DECRETO REGLAMENTARIO 351/79 LEY 19587 DE HIGIENE Y SEGURIDADES EL TRABAJO
Art. 20 al 24 Ed. ERREPAR
REAL DECRETO 39/1997. REGLAMENTO DE LOS SERVICIOS DE PREVENCIN DE ESPAA (BOE
n 27 de 31 de enero).
CHESTER I, BARNARD - Teora de la Administracin en Sistemas Sociotcnicos. Ed. ATLAS 1995.
SERIE DE NORMAS UNE 81.900- Sobre sistemas de Prevencin de Riesgos Laborales.

ADENDA

DOCUMENTACIN DEL SISTEMA DE PREVENCIN DE RIESGOS LABORALES

Contenido bsico el manual general de prevencin
La estructuracin del sistema documental en los cuatro niveles que se han definido con
anterioridad, no debe entrar en contradiccin en que puedan agruparse los dos primeros: el
manual de prevencin y los procedimientos del sistema de gestin, en un solo documento, en
vistas a una mayor simplificacin. Esta sera una propuesta para las Pymes. Ahora bien, para
evitar cualquier confusin en la aplicacin de los procedimientos de las actividades preventivas
es imprescindible, tal como ya se apunt anteriormente, definir claramente a quienes y como les
afectan, ya que todo el personal del establecimiento debera ser receptor del Manual.
A continuacin, se indica el ndice de un posible manual de prevencin, estructurado en
ocho captulos, siempre se deber aclarar sobre todo a los propietarios de los establecimientos y
las organizaciones sindicales, que no se disean por formalidad, llenar un formulario e informar
las autoridades de la empresa, el sindicato o asociacin profesional o a los inspectores el estado,
no est resolviendo el problema de fondo, que es cuidar la salud y vida de los trabajadores
involucrados en el proceso de produccin y administracin, pero por sobre todas las cosa en el
sustento de sus respectivas familias y la construccin de una economa sustentable de un pas que
es lo nunca se dice ni se toma conciencia con relacin a la fuerza laboral de una nacin.

INDICE PROPUESTO PARA UN MANUAL GENERAL
DE PREVENCION DE RIESGOS LABORALES

Captulo I

Poltica de Prevencin de Riesgos Laborales
1. Declaracin de principios y compromisos.
2. Organizacin de la actividad preventiva. Funciones y responsabilidades.
3. Reuniones peridicas de trabajo.
4. Objetivos.

Captulo II

Evaluacin de Riesgos
1. Evaluacin de riesgos.

Captulo III

Control de Riesgos
1. Investigacin y anlisis de accidentes/ incidentes. Control de la siniestralidad.
2. Inspecciones y revisiones de seguridad.
3. Observaciones del trabajo.
4. Vigilancia de la salud de los trabajadores.
5. Control especfico de riesgos higinicos.
6. Control especfico de riesgos ergonmicos y psicosociolgicos.
7. Comunicacin de riesgos detectados y sugerencias de mejora.
8. Seguimiento y control de las medidas correctoras.

Captulo IV

Actuaciones Preventivas Especficas
1. Nuevos proyectos y modificaciones de instalaciones, procesos o equipos.
2. Adquisiciones de mquinas, equipos y productos qumicos.
3. Seleccin del personal.
4. Accesos de personal y vehculos forneos.
5. Contratacin y subcontratacin: trabajo, personas y equipos.
6. Mantenimiento preventivo.
7. Instrucciones de trabajo.
8. Permisos de trabajos especiales.
9. Consignacin de mquinas e instalaciones circunstancialmente fuera de servicio.
10. Seguridad de productos, subproductos y residuos.

Captulo V

Informacin y Formacin de los Trabajadores
1. Informacin de los riesgos en los lugares de trabajo.
2. Formacin inicial y continuada de los trabajadores.

Captulo VI

Normas de Generales de Prevencin de Riesgos Laborales
1. Orden y limpieza de los lugares de trabajo.
2. Sealizacin de Seguridad.
3. Equipos de proteccin personal y ropa de trabajo.
4. Plan de emergencia.
5. Primeros auxilios.
6. Otras normas de Prevencin de Riesgos Laborales.

Captulo VII

Control de la Documentacin y de los Registros del Sistema de Prevencin.

Captulo VIII

Auditorias del Sistema de Prevencin.

CLAVE DE LOS CONTENIDOS

A continuacin se indica de forma muy sintetizada el significado de cada uno de los
apartados que habran de constituir los captulos mencionados del Manual de Prevencin.

CAPITULO I: relativo a la poltica preventiva y la organizacin. Se ha considerado oportuno
incluir en el mismo un apartado sobre reuniones peridicas de trabajo, dada su importancia para
integrar la prevencin en la planificacin de la actividad laboral y la deteccin a ritmo continuo
posibles fallas del sistema.

Declaracin de principios y compromiso - La direccin debe establecer por escrito los
principios en los que se basa la poltica de prevencin de riesgos de la empresa y los
consecuentes compromisos para llevarla a trmino, este prembulo de la Gestin en Seguridad e
Higiene Laboral es similar a la declaracin de principios y garantas de la Constitucin Nacional
de nuestro Estado, es generadora de la voluntad hecha pblica de un proceder productivo, por
parte de los empleadores, sean estos administradores o propietarios.
Organizacin de la actividad preventiva - Funciones y responsabilidades Se establece la
estructura organizativa de la Prevencin de Riesgos Laborales, determinando las funciones y
responsabilidades de toda la organizacin en esta materia.
Reuniones peridicas de trabajo - Integra dentro de las reuniones habituales de trabajo los
aspectos de seguridad y salud.
Objetivos - Determina objetivos dirigidos a implantar el sistema preventivo y a elevar el
nivel de proteccin y salud de los trabajadores, indicando los plazos y responsables de su logro.

CAPITULO II: se dedica especficamente a la evaluacin de riesgos, actividad central del
sistema y sobre la que se sustentan la mayora de las actividades preventivas.

Evaluacin de riesgos Evaluacin de riesgos inicial y peridica que permita planificar las
actuaciones para eliminarlos o controlarlos.

CAPITULO III: sobre control de riesgos recoge el conjunto de actividades para revisar y
controlar las condiciones de trabajo, a fin de mantenerlas en condiciones aceptables y actuar en
consecuencia cuando surjan o se detecten anomalas.

Investigacin y anlisis de accidentes/incidentes. - Control de la siniestralidad
Identificacin de las causas, as como el registro y control estadstico de los accidentes acaecidos
en la empresa.
Inspecciones y revisiones de seguridad - Examen peridico de las condiciones materiales de
los lugares de trabajo, instalaciones y equipos.
Observaciones del trabajo - Observacin y anlisis planificado de las actuaciones de los
trabajadores al realizar sus tareas, fundamentalmente si entraan riesgos.
Vigilancia de la salud de los trabajadores - Controles sanitarios con el fin de determinar la
repercusin de las condiciones de trabajo sobre la salud de los trabajadores y velar por su
aceptable estado.
Control especfico de riesgos higinicos - Actuaciones para controlar los posibles riesgos
debidos a la exposicin a contaminantes qumicos, fsicos y biolgicos.
Control especfico de riesgos ergonmicos y psicosociolgicos - Actuaciones para controlar
los posibles riesgos debidos a una mala adecuacin del trabajo a la persona.
Comunicacin de riesgos detectados y sugerencias de mejora - Establece el mtodo por el
cual el trabajador pueda comunicar riesgos o cualquier deficiencia que detecte en el trabajo y
proponer mejoras para subsanarlas.
Seguimiento y control de las medidas correctoras - Asegura que las medidas correctoras se
aplican adecuadamente, en los plazos previstos y cumplen los requisitos establecidos, lo que
incumbe directamente a los responsables de las diferentes unidades funcionales.

CAPITULO IV: dedicado a actividades preventivas especficas, recoge todo un conjunto de
actividades bsicas para evitar la generacin de riesgos incontrolados en el funcionamiento
normal de una empresa y en las circunstancias de entrada y salida de personas, productos y
equipos en el centro de trabajo o en el propio proceso productivo.

Nuevos proyectos y modificaciones de instalaciones, procesos o equipos - Incorpora en las
especificaciones de diseo de nuevos proyectos o modificaciones de elementos ya existentes los
aspectos de seguridad y salud que deben ser asumidos.
Adquisiciones de mquinas, equipos y productos qumicos - Asegura que las mquinas,
equipos y productos que entran en la empresa cumplen los requisitos de seguridad y salud
establecidos fundamentalmente por la legislacin vigente.
Seleccin del personal - Determina que en el proceso de seleccin de personal se tienen en
cuenta los criterios necesarios para garantizar que el perfil profesional y que las capacidades de
las personas se adecuan a las exigencias y requisitos del puesto de trabajo
Accesos de personal y vehculos forneos - Identificacin, control y registro de las personas
y vehculos no pertenecientes a la empresa, que por una presencia no debidamente controlada
pueden ocasionar riesgos.
Contratacin y subcontratacin: trabajo, personas y equipos - Asegura que los servicios
realizados por entidades o personal externo contratado o subcontratado se ejecutan bajo las
medidas de seguridad establecidas legalmente y por la propia empresa
Mantenimiento preventivo - Previene paradas y averas o las resuelve si se producen de
manera segura, integrando en el plan de trabajo la prevencin de riesgos laborales cuando
proceda.
Instrucciones de trabajo - Descripcin detallada de aquellas tareas consideradas crticas por
su peligrosidad como base de apoyo en la accin formativa y para el control de actuaciones
correctas.
Permisos de trabajos especiales - Garantiza que los trabajos que puedan generar riesgos de
accidente con consecuencias graves, debido a intervenciones en instalaciones o mbitos
peligrosos se ejecutan bajo condiciones de seguridad controladas por los responsables que
correspondan.
Consignacin de mquinas e instalaciones circunstancialmente fuera de servicio -
Asegura la utilizacin de dispositivos de consignacin en mquinas y en instalaciones
circunstancialmente fuera de servicio, para prevenir puestas en marcha accidentales
fundamentalmente durante el mantenimiento y reparaciones.
Seguridad de productos, subproductos y residuos - Garantiza la seguridad para el
consumidor o usuario de los productos producidos y de los subproductos y residuos generados,
para su eliminacin segura.

CAPITULO V: se centra exclusivamente en la informacin y formacin de los trabajadores,
tema de capital importancia para asegurar actuaciones seguras.

Informacin de los riesgos en los lugares de trabajo - Regula que se reciba la informacin
necesaria en materia de prevencin de riesgos laborales a todos y cada uno de los trabajadores.
Formacin inicial y continuada de los trabajadores - Asegura que todo trabajador recibe la
formacin suficiente y adecuada en materia preventiva, tanto al incorporarse a un puesto de
trabajo como al producirse un cambio. Contempla tanto la formacin inicial a todos los
trabajadores como la formacin especfica del puesto.

CAPITULO VI: se dedica al conjunto de normas generales de seguridad. Cabria introducir en
este captulo aquellas normas especficas que afectan a determina dos colectivos en base a la
actividad que la empresa desarrolla.

Orden y limpieza de los lugares de trabajo - Establece una normas bsicas de
actuacin para mantener los lugares de trabajo ordenados, limpios y conseguir as un ambiente
de trabajo agradable y ms seguro
Sealizacin de Seguridad - Establece la aplicacin de seales sobre advertencias,
prohibiciones, obligaciones o otras indicaciones para un mejor control de los riesgos.
Equipos de proteccin personal y ropa de trabajo - Seleccin, suministro y
mantenimiento de los equipos de proteccin individual y la ropa de trabajo en los diferentes
puestos de trabajo y tareas.
Plan de emergencia - Establece actuaciones que aseguren que ante una emergencia se
minimizan las consecuencias y se optimiza la utilizacin de los medios de proteccin.
Primeros auxilios - Disposicin de material, locales, personal formado y estrategia
operativa para proporcionar los primeros auxilios y atencin de urgencia a los trabajadores
vctimas de accidentes.
Otras normas de Seguridad - Establecimiento de otras normas aplicables, tales como
trabajos aislados, manejo de carretillas, utilizacin de herramientas elctricas, etc., segn la
actividad y necesidades propias de la empresa.

CAPITULO VII: y que a continuacin se desarrolla con ms detalle establece los mecanismos
necesarios para la generacin, control y mantenimiento actualizado de la documentacin y
registros del sistema de prevencin.

Control y mantenimiento de la documentacin y registros del sistema de prevencin

CAPITULO VIII: se dedica a la auditoria del sistema preventivo que la organizacin decide
establecer, y que es bsico para evaluar su eficacia. Ello al margen de la auditoria que la
autoridad laboral establezca.

Realizacin de la auditoria del sistema de prevencin de riesgos laborales con el fin de
determinar su eficacia y la efectividad de su implantacin, no es necesario que se trace una
estrategia acorde a las que se rigen por la normativa legal, lo que se busca aqu es perfeccionar
un sistema en funcin de una escala propia y acorde a los resultados y objetivos de produccin.


Nota: No es estrictamente necesario que el Manual contenga todos los apartados reseados y de
la manera propuesta, esto depender de las caractersticas de cada empresas.

GENERACIN Y CONTROL DOCUMENTAL

El control de la documentacin es uno de los aspectos ms importantes del Sistema de
Prevencin Administracin. Una documentacin actualizada, correctamente distribuida y
disponible cuando se necesite es un punto clave en el xito de la implantacin del sistema y su
seguimiento. El sistema documentado debe ser un proceso vivo, en el que cualquier miembro de
la organizacin pueda participar, bien sea utilizando documentos, bien sea crendolos o
modificndolos. Este dinamismo implica la necesidad de establecer un procedimiento de control
de la documentacin que debera contemplar las siguientes etapas:

Elaboracin del documento o registro
Cuando la organizacin detecte la necesidad de elaborar un documento nuevo, o de
reeditar o actualizar uno ya existente, deber definirse en cada caso, el responsable de
elaboracin del documento en funcin del tipo, contenido y unidad funcional afectada. En el
documento deber reflejarse dicho responsable y la fecha de elaboracin. Los documentos
debern ser titulados y se redactarn con un estilo y terminologa comprensible por el usuario,
siguiendo cuando exista el formato establecido. En la elaboracin de Manuales se recomienda
utilizar hojas impresas o fotocopiadas unidas por anillas. De esta manera se podr fcilmente
intercalar hojas nuevas o reemplazar las obsoletas cuando se producen revisiones o suplementos,
sin necesidad de volver a imprimir todo el Manual. Tambin, es conveniente indicar el nmero
de la pgina respecto al nmero total de pginas del documento (por ejemplo: pgina 1 de 12
o 1/12).

Codificacin
Todos los documentos y registros del sistema debern ser codificados de manera que
puedan ser identificados adecuadamente dentro de la organizacin. Los sistemas de codificacin
varan de acuerdo a al complejidad de la empresa y el grado de desarrollo que hayan obtenido
como experiencia y nivel de aplicacin de normas.
El ejemplo que sigue nos muestra un modelo de encabezado codificado par formularios
de instrucciones internas
Revisin
Una vez elaborado y codificado el documento o registro deber ser revisado, modificndose
aquellos aspectos que se crea conveniente. El responsable de la revisin podr ser o no la misma
persona que ha elaborado el documento. En el documento se deber indicar el nmero y fecha de
revisin y quin la ha realizado. Los sistemas de gestin integrados (Norma ISO 9000 e ISO
14000 e IRAM 38000) tienden a efectuar intervenciones grupales interdisciplinarias y
trasndisciplinarias, por lo que la revisin tambin se debe basar en mtodo eficaz para evitar
prdidas de tiempo. Esto se realiza con un marco de responsabilidades conjuntas, donde las
correcciones se establecen con pautas de prioridad acordadas por consenso y a partir de los
acuerdos obtenidos, se van dando curso a los tems parciales para que la autoridad mxima vaya
aprobando con sujecin a cumplimiento.
Aprobacin
El documento no ser vlido hasta que no haya sido aprobado por la persona autorizada. En
principio la Direccin es la responsable de aprobar los diferentes documentos del sistema
preventivo de la empresa. No obstante podr delegar la aprobacin de determinados tipos de
documentos, salvo el Manual de Prevencin y los Procedimientos de Gestin que debern ser
aprobados siempre por ella. Una vez que se tiene funcionando el sistema, es posible delegar
ciertas reas de responsabilidades en los Servicios especficos de Higiene y Seguridad y el de
Medicina Laboral, Recursos Humanos, etc., por su gobernabilidad en los temas especiales, pero
siempre sujeto a la aprobacin final de la autoridad mxima, que es un prerrequisito de calidad
de gestin.

Distribucin
Una vez revisados y aprobados los documentos debern estar disponibles en todos
aquellos puntos de la organizacin, necesarios para la correcta implantacin del sistema.
Cabe distinguir dos tipos de distribucin de los documentos: mediante copias controladas
y copias no controladas. Las copias controladas son aquellas que llevan especificadas los
requisitos para su desarrollo, revisin, aprobacin, mantenimiento y uso, obsolescencia y
eliminacin. Se deber establecer una Lista de Distribucin de dichas copias controladas, en la
que se identifique las copias de documentos distribuidas, los destinatarios y la versin vigente.
Esto implica que a la copia del documento, que ya posee un nmero serial o cdigo, se le asigna
una persona particular, con acuse de recibo, de manera que se asegure que dispone de la versin
ms actualizada de dicho documento. Es conveniente que todos los documentos que deban seguir
un circuito dentro de la organizacin, ste se especifique en los mismos. La copia no controlada
es aquella que se emite slo por razones de informacin general y no requiere actualizarse a
medida que transcurre el tiempo. Un ejemplo sera la informacin para el personal sobre el
ensayo de prcticas en medios de evacuacin para casos de incendios, donde la prctica est
dirigida al universo total del personal y una tomada la decisin en el mando superior, la forma
rpida de llegar es travs de folletos explicativos que deben encontrarse en mano el da del
simulacro, por tratarse de una experiencia de conjunto no requiere el itinerario de
responsabilidad focalizada por lo tanto no son necesarios los requisitos de rigor. Por supuesto
debe estar claramente indicado que se trata de una copia no controlada. Estas copias no forman
parte de la Lista de Distribucin. Tampoco debe confundirse el libre acceso a la informacin con
documento no controlado. Forma parte de la codificacin del documento que se establezca con
claridad si de libre circulacin, pues hay temas de la seguridad que rozan a los secretos
industriales y no pueden ser de libre acceso, an para el personal de la planta habr informacin
restringida si las condicionantes de seguridad entran en el terreno de los derechos de propiedad y
la responsabilidad civil y penal.

Actualizacin
Los documentos debern mantenerse actualizados. Para ello, cuando exista algn cambio
o modificacin del sistema se deber cuestionar la vigencia de los documentos relacionados con
dicho cambio y actualizarlos cuando sea necesario. En principio sera recomendable que se
estableciera una sistemtica de revisin y actualizacin, fijando plazos para cada documento. Un
documento no debera superar un periodo de dos aos sin haber sufrido un anlisis. Los
documentos no vlidos u obsoletos sern retirados del sistema sin demora, de manera que no se
haga de ellos un uso no previsto. Se debern archivar y almacenar, adecuadamente identificados
y seguros (contra el fuego, robo), los registros o documentos que se guarden con fines legales
y/o por preservacin acordada. Todos los documentos tipo utilizados dentro del sistema
preventivo estarn recogidos en un archivo centralizado en el que se especifique para cada uno
de ellos, debidamente codificados, fechas y responsables de elaboracin y aprobacin y las
revisiones previstas de los mismos.
A continuacin un modelo del itinerario de generacin y gestin documental en el
flujograma siguiente:




















FLUJOGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL