ECPBG Microsoft Excel 2003 Avanado

Tutor: Halmos ernando

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Importao de Arquivos de Texto
Introduo
H% uma am&la variedade de dados externos 'ue &odem ser
im&ortados e analisados no Excel( )ados externos s"o dados
arma*enados fora do Excel+ como &or exem&lo+ em sistemas
informati*ados+ mainframes ou ,ancos de dados( Com a
im&orta"o dos dados elimina-se a necessidade de di.itar estes
dados na &lanil/a(
Al.uns desses dados &odem estar em ar'uivos de texto+ um
formato comum de ar'uivos 'ue o Excel &ode ler( Por exem&lo+
talve* al.u0m 'ueira 'ue voc1 tra,al/e com os dados de uma das
ta,elas do seu ,anco dados+ mas n"o &ossa conceder acesso a
esse ,anco de dados( Portanto+ essa &essoa converteria os dados
em um ar'uivo de texto e voc1 &oderia im&ort%-los facilmente
&ara o Excel(

Conceito de arquivo de texto
Basicamente+ os ar'uivos de texto cont1m texto sem
formatao( 2"o /% fontes es&eciais+ /i&erlin3s ou ima.ens(
2os ar'uivos de texto+ os dados s"o divididos usando
delimitadores+ caracteres 'ue se&aram cada cam&o de texto(
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Estes s"o al.uns ti&os de ar'uivos de texto:
o Ar'uivos (txt
o Ar'uivos (csv
o Ar'uivos (&rn

Importando Dados pelo Menu Dados
Esta forma de im&orta"o &ermite a atualiao dos dados
im&ortados 'uando os dados externos forem alterados(

Para reali*armos a im&orta"o de dados devemos se.uir os
se.uintes &assos:
o 2o menu Dados+ a&onte &ara Importar Dados Externos e
cli'ue em Importar Dados &ara a,rir a caixa de di%lo.o
!elecionar "onte de Dados(
o 2a caixa de di%lo.o !elecionar "onte de Dados+ na lista
Arquivos do tipo+ selecione Ar'uivos de Texto(
o Em se.uida+ na lista Examinar 4&arte su&erior da caixa de
di%lo.o5+ &rocure a &asta 'ue cont0m o ar'uivo dados#txt
4dis&oni,ili*ado no am,iente do curso5(
6 Assistente de Importao de Texto ser% a,erto e .uiar%
voc1 &or um &rocesso em tr1s eta&as &ara asse.urar 'ue o texto
se7a dividido corretamente em colunas+ se&aradas na &lanil/a &ela
sele"o de delimitadores nos ar'uivos(
6 assistente &ermite 'ue voc1 visuali*e os dados &ara ter uma
no"o da sua a&ar1ncia antes de finali*ar a im&orta"o( 8e os
dados im&ortados n"o ficarem exatamente como voc1 dese7a+ o
assistente &ode ser voc1 utili*ado novamente &ara testar outras
o&9es(
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2a &rimeira eta&a+ o assistente &ede a confirma"o do ti&o de
dados de texto 'ue voc1 est% im&ortando e oferece al.umas
o&9es:
o Tipo de dados ori$inais: se os itens do ar'uivo de texto
estiverem se&arados &or ta,ula9es+ dois-&ontos+ &onto-e-
v:r.ulas+ es&aos ou outros caracteres+ selecione
Delimitado( 8e todos os itens em cada coluna tiverem o
mesmo taman/o+ selecione %ar$ura fixa( ; &oss:vel ver os
dados na visuali*a"o na &arte inferior do assistente(
o Iniciar importao na lin&a: di.ite ou selecione um
n<mero de lin/a &ara es&ecificar a &rimeira lin/a dos dados
'ue dese7a im&ortar( =oc1 n"o &recisa necessariamente
iniciar a im&orta"o na lin/a $( 8e as seis &rimeiras lin/as
de dados n"o interessarem+ voc1 &ode comear a
im&orta"o &ela lin/a >(
o 'ri$em do arquivo: selecione o con7unto de caracteres
usado no ar'uivo de texto( 2a maioria dos casos+ voc1 &ode
deixar essa confi.ura"o como o &adr"o( 8e sou,er 'ue o
ar'uivo de texto foi criado com o uso de um con7unto de
caracteres diferente do 'ue est% sendo usado no seu
com&utador+ voc1 dever% alterar a confi.ura"o &ara
corres&onder a esse con7unto de caracteres(
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6 'ue voc1 ver% na se.unda eta&a de&ende do ti&o de dados
4delimitado ou de lar.ura fixa5 selecionado na &rimeira eta&a(
8e Delimitado foi selecionado na Eta&a $+ voc1 selecionar% o ti&o
de delimitador utili*ado no ar'uivo: Ta(ulao+ Espao+ )onto*
e*v+r$ula+ ,+r$ula ou 'utros(

2a caixa de visuali*a"o+ na &arte inferior do assistente+ voc1
&oder% determinar se est% selecionando o ti&o correto de
delimitador com ,ase na a&ar1ncia dos dados(
8e voc1 selecionou o delimitador correto+ as colunas &arecer"o
corretamente alin/adas+ como na fi.ura(
8e voc1 sou,er 'ue mais de um ti&o de delimitador foi utili*ado no
ar'uivo+ selecione mais de uma caixa de sele"o( 2ovamente+ a
visuali*a"o na &arte inferior do assistente &ode a7udar a fa*er a
escol/a correta(
8e a o&"o selecionada na Eta&a $ tiver sido %ar$ura fixa+ em
ve* de selecionar o ti&o de delimitador e as outras o&9es
descritas acima+ voc1 dividir% as colunas clicando &ara corri.ir os
limites incorretos( =oc1 &oder% ver como as colunas ficar"o na
visuali*a"o+ como mostrado a se.uir(
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@


2a terceira e <ltima eta&a do assistente+ voc1 &ode fa*er as
altera9es de formata"o+ se forem necess%rias( 6 Excel formata
automaticamente cada coluna como -eral( 6s valores num0ricos
s"o convertidos em n<meros+ os valores de datas s"o convertidos
em datas e todos os valores restantes s"o convertidos em texto(
Para alterar o formato de colunas+ selecione uma coluna e uma
o&"o em "ormato dos dados da coluna(
Por exem&lo+ se /ouver uma coluna com n<meros 'ue voc1 dese7a
definir como texto em ve* de n<meros+ selecione a o&"o Texto(
Tam,0m 0 &oss:vel selecionar a o&"o .o importar coluna &ara
i.norar uma coluna em ve* de im&ort%-la(
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A

Ao clicar em Concluir /aver% uma eta&a adicional: a caixa de
di%lo.o Importar Dados ser% exi,ida+ como mostra a,aixo+ e
voc1 dever% res&onder se dese7a inserir os dados na &lanil/a
existente ou em uma nova &lanil/a( 8e voc1 selecionar .ova
planil&a+ o Excel criar% uma nova &lanil/a na &asta de tra,al/o(


Atualiando dados
Com o m0todo do menu Dados+ voc1 &ode usar a ,arra de
ferramentas Dados Externos &ara atuali*ar os dados no Excel+
caso ocorram altera9es na fonte de dados externa(
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Para isso+ cli'ue no ,ot"o Atualiar Dados + na ,arra de
ferramentas &ara inserir os dados mais recentes e mant1-lo
atuali*ado com os dados externos(


Importando Dados pelo Menu Arquivo
Caso n"o /a7a nen/uma &reocu&a"o em atuali*ar os dados
&osteriormente+ voc1 &ode im&ortar o ar'uivo de texto usando o
m0todo do menu Arquivo(
2o menu Arquivo+ cli'ue em A(rir( Em se.uida+ conclua as
eta&as restantes+ 'ue funciona de forma semel/ante ao &rocesso
anterior+ &elo menu )ados(
'(servao: 'uando voc1 im&orta um ar'uivo (csv usando o
m0todo do menu Arquivo+ o ar'uivo 0 a,erto diretamente no
Excel sem usar o Assistente de Bm&orta"o de Texto(
Portanto+ se voc1 'uiser utili*ar as o&9es do Assistente de
Bm&orta"o de Texto+ talve* &refira im&ortar o ar'uivo usando o
m0todo do menu Dados(
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C
)roc,
A funo )R'C, serve &ara fa*er ,usca de dados em ta,elas( Ela
&rocura um valor na &rimeira coluna D es'uerda de uma ta,ela+ e
retorna a lin/a de um :ndice 'ual'uer &es'uisado(
6 , em )R'C, si.nifica vertical( Ese P#6C= 'uando os valores
da com&ara"o estiverem locali*ados em uma coluna D es'uerda
dos dados 'ue voc1 dese7a encontrar( F% o P#6CH 0 utili*ado
'uando os valores da com&ara"o estiverem locali*ados em uma
lin/a(
!intaxe
/)R'C,0,alor1)rocurado2Matri1Ta(ela2.3m14ndice1colu
na2)rocurar1Intervalo5
o ,alor1)rocurado: o valor a ser locali*ado na &rimeira
coluna da matri* da ta,ela( =alorGProcurado &ode ser um
valor ou uma refer1ncia(
o Matri1Ta(ela: duas ou mais colunas de dados onde ser%
feita a &es'uisa( Ese uma refer1ncia a um intervalo ou nome
de intervalo( 6s valores na &rimeira coluna da Matri*GTa,ela
s"o a'ueles &rocurados &or =alorGProcurado( Esses valores
&odem ser texto+ n<meros ou valores lH.icos( Textos em
mai<sculas e min<sculas s"o e'uivalentes(
o .3m14ndice1coluna: 0 o n<mero da coluna na
Matri*GTa,ela a &artir do 'ual o valor corres&ondente deve
ser retornado( Em 2<mGIndiceGcoluna de $ retornar% o
valor na &rimeira coluna em Matri*GTa,elaJ um
2<mGIndiceGcoluna de 2 retornar% o valor na se.unda
coluna em Matri*GTa,ela+ e assim &or diante(
o )rocurar1Intervalo: um valor lH.ico 'ue es&ecifica se voc1
dese7a 'ue P#6C= locali*e uma corres&ond1ncia exata ou
a&roximada( 8e =E#)A)EB#6 ou omitida+ uma
corres&ond1ncia a&roximada ser% retornada( 2este caso+ os
valores na &rimeira coluna da Matri*GTa,ela devem ser
colocados em ordem de classifica"o crescenteJ caso
contr%rio+ P#6C= &oder% n"o fornecer o valor correto( 8e
A!86+ P#6C= somente locali*ar% uma corres&ond1ncia
exata( 2esse caso+ os valores na &rimeira coluna de
Matri*GTa,ela n"o &recisam ser classificados( 8e /ouver dois
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K
ou mais valores na &rimeira coluna de Matri*GTa,ela 'ue
corres&onderem ao =alorGProcurado+ o &rimeiro valor
encontrado ser% usado( 8e uma corres&ond1ncia exata n"o
for encontrada+ o valor de erro L2M) ser% retornado(
Por exem&lo+ vamos su&or 'ue voc1 ten/a uma lista de
funcion%rios de uma em&resa+ como a da fi.ura a,aixo+ e 'uer
sa,er dados de um determinado funcion%rio a&enas inserindo a
sua matr:cula( 2este exem&lo+ &ara encontrarmos o nome do
funcion%rio cu7a matr:cula 0 $33? usar:amos a se.uinte fHrmula:
/)R'C,067782A2:C69222"A%!'5(
6 =alorGProcurado 0 $33?J a Matri*GTa,ela est% definida no
intervalo A2:C$CJ o 2<mGIndiceGcoluna 0 2+ 7% 'ue dese7amos
retornar o nome do funcion%rioJ e ProcurarGBntervalo 0 A!86
indicando 'ue a corres&ond1ncia deve ser exata(
Para encontramos a data de in.resso a fHrmula 0 &arecida+ ,asta
trocar o terceiro &arNmetro 42<mGIndiceGcoluna5 de 2 &ara 3+ 7%
'ue a data de in.resso 0 a terceira coluna(


A consulta tem como resultado Andr: e 6;<=2<2==6+ como
mostra a fi.ura se.uinte(
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$0

'(serva>es:
o Ouando voc1 &rocurar valores de texto na &rimeira coluna
de matri*Gta,ela+ verifi'ue se os dados na &rimeira coluna
de matri*Gta,ela n"o t1m es&aos D es'uerda+ es&aos de
fim de lin/a+ uso inconsistente de as&as sim&les ou 4 P ou Q 5
e in.lesas 4 R ou S5+ ou caracteres n"o im&rim:veis( 2esses
casos+ P#6C= &ode fornecer um valor incorreto ou
ines&erado(
o Ao &rocurar valores num0ricos ou de data+ verifi'ue se os
dados na &rimeira coluna de matri*Gta,ela n"o est"o
arma*enados como valores de texto( 2esse caso+ P#6C=
&ode fornecer um valor incorreto ou ines&erado(
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$$
Excel em Rede
6 o,7etivo deste tH&ico 0 mostrar como criar uma &asta de
tra,al/o com&artil/ada no Excel e dis&oni,ili*%-la em rede+
&ermitindo assim 'ue o conte<do desta &ossa ser editado
simultaneamente &or v%rios usu%rios(
Compartil&ando uma pasta de tra(al&o
Bnicialmente crie uma nova &asta de tra,al/o e insira os dados
dese7ados+ ou a,ra uma &asta de tra,al/o existente a ser
dis&oni,ili*ada &ara edi"o multiusu%rio(
6 &rHximo &asso 0 dis&oni,ili*ar sua &asta de tra,al/o em um
diretHrio de rede com&artil/ado( 2o Tri,unal de Contas+ &or
exem&lo+ voc1 &ode utili*ar uma &asta &<,lica da sua divis"o+
.er1ncia ou coordena"o(
Em se.uida+ de modo a &ermitir 'ue sua &asta de tra,al/o &ossa
ser alterada &or mais de um usu%rio ao mesmo tem&o cli'ue no
menu "erramentas e selecione Compartil&ar pasta de
tra(al&o### 2a caixa de di%lo.o mar'ue a o&"o ?)ermitir
altera>es por mais de um usu@rio ao mesmo tempo#
)ermite tam(:mA mesclar a pasta de tra(al&o#B e cli'ue em
6T( ProntoU 8ua &asta 7% est% com&artil/ada(

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Controlando Altera>es
A.ora 'ue sua &asta de tra,al/o 7% se encontra com&artil/ada+ os
usu%rios &oder"o reali*ar as altera9es 'ue dese7arem nesta &asta
com&artil/ada( 2o entanto+ estas altera9es devem ser
controladas a fim de evitar inconsist1ncias futuras(
Para controlar as altera9es reali*adas &or outros usu%rios+ cli'ue
em "erramentas+ selecione Controlar altera>es e cli'ue na
o&"o Aceitar ou reCeitar altera>es###

A caixa de di%lo.o !elecionar altera>es para serem aceitas
ou reCeitadas ser% exi,ida( Temos as se.uintes o&9es:
Duando: mar'ue esta caixa de sele"o &ara revisar as altera9es
decorridas em um intervalo de tem&o( 8elecione a o&"o .o
revisada &ara mostrar somente as altera9es 'ue ainda n"o
foram revisadas ou a o&"o Desde &ara es&ecificar uma data(
Autor: mar'ue esta caixa de sele"o &ara revisar as altera9es
feitas &ela4s5 &essoa4s5 selecionada4s5 na caixa Autor(
'nde: mar'ue esta caixa de sele"o &ara revisar as altera9es
somente em um intervalo de c0lulas(

Em se.uida a caixa de di%lo.o Aceitar ou ReCeitar altera>es
ser% mostrada( =oc1 ter% a de aceitar+ re7eitar+ aceitar todas ou
re7eitar todas as altera9es exi,idas(
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Realando altera>es e &istErico
Para consultar o /istHrico das altera9es 7% reali*adas+ ,asta clicar
no menu "erramentasA selecionar a o&"o Controlar altera>es
e Realar altera>es###A a caixa de di%lo.o Realar Altera>es
ser% exi,ida(

A o&"o Realar altera>es na tela exi,e informa9es na
&rH&ria tela+ de acordo com as o&9es de realce selecionadas( A
o&"o %istar altera>es em uma nova planil&a cria uma nova
&lanil/a na &asta de tra,al/o com o /istHrico das altera9es
reali*adas+ como mostra a fi.ura se.uinte(
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$?



Resolvendo Conflitos
8e /ouver conflitos na &asta de tra,al/o+ ou se7a+ se uma mesma
c0lula tiver sido alterada &or mais de um usu%rio+ 'uando
utili*armos a o&"o Aceitar ou reCeitar altera>es###+ a caixa de
di%lo.o Resolver conflitos ser% exi,ida(
Essa 7anela exi,ir% todos os conflitos e voc1 ter% a o&"o de
analisar o 'ue foi alterado e aceitar as mudanas reali*adas &or
voc1 e &or outros usu%rios(
2a fi.ura a,aixo temos um exem&lo de conflito em uma &asta de
tra,al/o com&artil/ada( A c0lula E2 foi alterada &elo usu%rio
Milena de $02 &ara $20 em 0$M02M20$$+ Ds $A:3?( Em se.uida o
usu%rio 'ue com&artil/ou a &lanil/a reali*ou uma altera"o na
mesma c0lula+ de $02 &ara $2$(