MANUAL DE LA CALIDAD

Sistema de Calidad



















Barranquilla Cra 60 N 70- 31 Tel.: 3585832 - Fax 3600434
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1. INDICE
Pagina
1. NDICE.............................................................................................................................2
2. OBJETIVO........................................................................................................................4
3. ALCANCE Y DEFINICIONES........................................................................................4
4. REQUISITOS RELATIVOS A LA GESTIN.................................................................5
4.1 ORGANIZACIN............................................................................................................5
4.1.1, 4.1.2, 4.1.3,4.1.4..5
4.1.5 4.1.6.............................................................................................................................6
4.2 SISTEMA DE LA CALIDAD..........................................................................................7
4.2.1Red de procesos...............................................................................................................9
4.2.2. POLITICA DE CALIDAD, OBJETIVOS DE LA CALIDAD, MISIN, VISIN,
VALORES....9
4.2.2.1POLITICA DE CALIDAD..........................................................................................9
4.2.2.2. OBJETIVOS DE LA CALIDAD 9,10
4.2.2.3 MISION ..................................................................................................................10
4.2.2.4 VISION .....10
4.2.2.5 VALORES.....10
4.2.3 ESTRUCTURA DOCUMENTAL DEL SISTEMA DE LA CALIDAD..10
4.2.5 FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
DIRECCION TECNICA........................................................................................................11
RESPONSABLE DE LA CALIDAD..12
4.3 CONTROL DE LA DOCUMENTACION....12
4.3.1 Generalidades................................................................................................................13
4.3.2 Aprobacin y emisin de los documentos.................................................................... 13
4.3.3 Cambios en los documentos......................................................................................... 13
4.4 REVISIN DE LOS PEDIDOS, OFERTAS Y CONTRATOS.......................................14
4.5 SUBCONTRATACIN DE ENSAYOS......................................................................... 14
4.6 COMPRAS DE SERVICIOS Y SUMINISTROS............................................................15
4.7 SERVICIOS AL CLIENTE..............................................................................................15
4.8 QUEJAS Y SUGERENCIAS...........................................................................................15
4.9 CONTROL DE ENSAYOS NO CONFORMES..............................................................16
4.10 MEJORA.........................................................................................................................16
4.11 ACCIONES CORRECTIVAS........................................................................................16
4.12 ACCIONES PREVENTIVAS........................................................................................17
4.13 CONTROL DE LOS REGISTROS................................................................................17
4.13.1 Generalidades...............................................................................................................17
4.13.2 Registros Tcnicos........................................................................................................17
4.14 AUDITORAS INTERNAS............................................................................................18
4.15 REVISIONES POR LA DIRECCIN............................................................................18
5 REQUISITOS TCNICOS..................................................................................................19
5.1 GENERALIDADES..........................................................................................................19
5.2 PERSONAL.......................................................................................................................19
5.3 INSTALACIONES Y CONDICIONES AMBIENTALES...............................................20
5.4 MTODOS DE ENSAYO Y VALIDACIN DE LOS MTODOS.................................20

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5.4.1 Generalidades...................................................................................................................20
5.4.2 Seleccin de mtodos:......................................................................................................21
5.4.3 Mtodos Desarrollados...21
5.4.4 Mtodos no Normalizados................................................................................................21
5.4.5 Validacin de los mtodos................................................................................................21
5.4.6 Estimacin de la incertidumbre de medicin....................................................................21
5.5 EQUIPAMIENTO...............................................................................................................22
5.6 TRAZABILIDAD DE LAS MEDICIONES.......................................................................22
5.6.1 Requisitos especficos.......................................................................................................23
5.7MUESTREO.........................................................................................................................23
5.8 MANIPULEO Y TRANSPORTE DE LOS TEMS DE ENSAYO....................................23
5.9 ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD DE LOS RESULTADOS
DE ENSAYOS24
5.10 INFORME DE LOS RESULTADOS................................................................................24
5.10.1 Generalidades..................................................................................................................24
5.10.2 Informes de ensayos........................................................................................................24
5.10.3 Informes de ensayos........................................................................................................24
5.10.4 Opiniones e interpretaciones...........................................................................................25
5.10.5 Resultados de ensayos obtenidos de los subcontratistas.............................................. ...25
5.10.6 Transmisin electrnica de resultados......................................................................... ...25
5.10.7 Presentacin de los informes....................................................................................... ....25
5.10.8 Correcciones a los informes de ensayo............................................................................25
6. Anexos...25

















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1. OBJETIVO

Este Manual est desarrollado para documentar el Sistema de Gestin de PROAMBIENTE S.A.S., orientado a
satisfacer las necesidades y expectativas de los usuarios de la prestacin del servicio de ensayos Fisicoqumicos y
microbiolgicos y las disposiciones adoptadas por PROAMBIENTE S.A.S., para cumplir con las polticas, los
objetivos, los requisitos contractuales y los requisitos normativos, relacionados con la calidad y aplicables a las
actividades de ensayos Fisicoqumicos y microbiolgicos, exigidos en las normas NTC ISO 9001:2008 y en la
NTC-ISO-IEC 17025:2005

3. ALCANCE Y DEFINICIONES

ALCANCE
Este Sistema de Gestin comprende los ensayos Fisicoqumicos en:

Matriz agua:

1. Cloruros: Argentomtrico, SM 4500-Cl-B
2. Conductividad Elctrica: Electromtrico, SM 2510 B
3. Calcio Disuelto : Volumtrico con EDTA , SM 3500- CaB
4. Magnesio Disuelto: Clculo, SM 3500- Mg B
5. Dureza Total: Volumtrico con EDTA, SM 2340C
6. Dureza clcica: Volumtrico con EDTA , SM 3500-Ca.B
7. Dureza Magnsica: Clculo , SM 3500-Mg B
8. Nitrito: SQM 14776 equivalente a SM 4500-NO2-B
9. Nitrgeno Amoniacal : SQM 00683 Merck equivalente a SM 4500-P B,E
10. Ortofosfato: SQM 14842 Merck equivalente a SM 4500-P C
11. Ortofosfato: SQM 14848 Merck equivalente a SM 4500-P E
12. Fsforo Total: Digestin con persulfato-SQM 14848 Merck equivalente a SM 4500 P B,E
13. Cromo hexavalente: SQM 14758 Merck equivalente a SM 3500-Cr B
14. Slidos Suspendidos Totales: Gravimtrico-Secado a 103- 105C, SM 2540 D
15. Slidos Disueltos Totales: Gravimtrico-Secado a 180C, SM 2540 C
16. Slidos Totales: Gravimtrico-Secado a 103- 105C, SM 2540 B
17. Slidos Sedimentables: Volumtrico- Cono Imhoff, SM 2540 F
18. DBO5: Incubacin a 5 das-Modificacin de Azida , SM5210 B, 4500-O C
19. DQO: SQM 14541 y SQM 14560 Merck equivalentes a SM 5220 D
20. Oxgeno Disuelto: Modificacin de azida, SM 4500-O C
21. Oxgeno Disuelto: Electrodo de membrana, SM 4500-O G
22. Turbidez: Nefelomtrico , SM 2130 B
23. pH: Electromtrico, SM 2130 B
24. Color: Espectrofotomtrico- Longitud de Onda Simple, SM 2120 C
25. Grasas y aceites : Extraccin Soxthlet, SM 5520 D
26. Detergentes: Surfactantes Aninicos como SAAM, SM 5540 C Modificado
27. Coliformes Fecales: Fermentacin de Tubos Mltiples, SM 9221B, E
28. Coliformes totales: Fermentacin de Tubos Mltiples, SM 9221B
29. Coliformes totales: Filtracin por membrana, SM 9222, B
30. Escherichia Coli: Filtracin por membrana, SM 9222, E

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31. Toma de muestra (Simple, compuesta e integrada): Variables medidas en campo: pH (SM 4500-H+B).
Temperatura (SM 2550B), Oxgeno Disuelto (SM 4500-O G) y caudal

Matriz suelo

1. pH: Electromtrico, EPA 9045 D
2. Conductividad Elctrica: Determinacin de conductividad Elctrica en suelos. Mtodos Analticos de
Laboratorios de Suelos, IGAC, 6 Edicin, 2006.
DEFINICIONES:
Para el propsito de este Manual de Calidad, son aplicables los trminos y definiciones dadas en la Normas ISO
9000:2005, ISO 9001:2008 y NTC-ISO IEC-17025:2005.
4. REQUISITOS RELATIVOS A LA GESTIN

4.1 ORGANIZACIN

4.1.1 PROAMBIENTE S.A.S.., es una empresa constituida legalmente bajo las leyes colombianas en el mes de
febrero de 1995, mediante escritura pblica N 723 de la notara cuarta del crculo de Barranquilla, ciudad donde se fija
su domicilio. La empresa se encuentra situada en la Carrera 60 No. 70-31 en la ciudad de Barranquilla.; sus telfonos
son: 3585832-3600434 y el Fax: 3686796. La direccin electrnica es: y su pgina web es:
www.proambienteS.A.S.com Transforma su razn social de PROAMBIENTE LTDA a PROAMBIENTE S.A.S.,
segn acta N 1 del 2 de marzo/2011 de la Junta de socios. Y el 11 de Marzo/2011 bajo el N 167,258 del libro
respectivo la sociedad transforma su nombre por acciones simplificadas, bajo la denominacin de PROAMBIENTE
S.A.S.

La empresa se inici con los servicios de Asesora y Consultora Especializada en el rea Ambiental, pero
seguidamente y a solicitud de numerosos clientes constituye el rea de Servicio de Monitoreo y Anlisis
Especializados.

La organizacin PROAMBIENTE S.A.S., ha establecido un organigrama el cual define los niveles de autoridad de los
diferentes cargos y los relaciona con los niveles Inmediatos. (Ver Anexo A14 Organigrama de Proambiente S.A.S.).

Las funciones y responsabilidades de cada cargo, al igual que las autoridades y las interrelaciones del personal que
afectan la calidad de la prestacin del Servicios, se encuentran descritas en el Manual de Funciones y
Responsabilidades de la Organizacin.

4.1.2 PROAMBIENTE S.A.S, teniendo en cuenta el aumento de las exigencias del mercado en lo referente a la
prestacin de servicio de ensayos en agua y en otras matrices, posee un importante potencial a desarrollar sobre
demandas puntuales del sector tanto industrial como agrcola y ambiental estableciendo su Poltica de calidad y
operaciones, bajo los requerimientos de la NTC- ISO IEC 17025: 2005.

4.1.3 PROAMBIENTE S.A.S, presta los servicios de ensayos Fisicoqumicos y microbiolgicos en agua, alimentos,
aire y suelo; Asesora y Consultora en el rea Ambiental, Capacitacin en Buenas Prcticas de Manufactura, Servicio
de Monitoreo y Anlisis Especializados.

PROAMBIENTE S.A.S, Ha acreditado ante la IDEAM los ensayos fisicoqumicos y microbiolgicos descritos en el
numeral 3.


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4.1.4 Las responsabilidades del personal clave de la organizacin que participa en las actividades de ensayo, estn
definidas en el A15 Matriz de Conflicto de intereses, la cual muestra los potenciales conflictos de intereses y la forma
de mitigacin.

4.1.5 PROAMBIENTE S.A.S. cuenta con :

a) Personal directivo y tcnico competente para desempear sus funciones y responsabilidades lo cual se encuentra
documentado en el Manual de funciones y responsabilidades.

b) En PROAMBIENTE S.A.S. se toman medidas para asegurar que la Direccin y su personal estn libres de
cualquier presin indebida, interna o externa, comercial, financiera y otras presiones, e influencias que puedan
perjudicar la calidad de su trabajo, para ello ha definido la Poltica de no injerencia y confidencialidad, la cual esta
publicada y es de conocimiento tanto del personal como de los clientes.

c) Se asegura la proteccin de la informacin confidencial y los derechos de propiedad de los clientes, para esto se
cuenta con el procedimiento PA-015 Procedimiento para la proteccin de la Informacin.

d) Igualmente ha descrito la Poltica y el PA-020 Procedimiento para asegurar la competencia, imparcialidad, juicio
e integridad operativa del laboratorio, el cual ha sido divulgado y se de conocimiento tanto del personal tcnico
como administrativo.

e) En el Organigrama se define la estructura de la de gestin del laboratorio, su ubicacin dentro de la organizacin y
las relaciones entre las operaciones tcnicas, la gestin de calidad y los servicios de apoyo.

f) En el Manual de Responsabilidades, se especifican las funciones, responsabilidades y autoridades del personal que
dirige y realiza los trabajos que afectan la calidad de los ensayos.

g) Se provee adecuada supervisin al personal que realiza los ensayos, por personas familiarizadas con los mtodos y
procedimientos, el objetivo de cada ensayo y con la evaluacin de los resultados de los mismos. Lo cual se realiza
de acuerdo con el PT- 006 Procedimiento para la Supervisin del personal.

h) La Direccin Tcnica est a cargo de la Gerente/ Director Tcnico de PROAMBIENTE S.A.S., quien tiene
responsabilidad total por las operaciones tcnicas y la provisin de los recursos necesarios para asegurar la calidad
requerida de las operaciones de las reas fisicoqumicas y microbiolgicas.

i) El Responsable de la Calidad, es la Coordinadora de Calidad (Representante de la Gerencia) quien es reemplazada
por el Jefe de Laboratorio Fisicoqumico y/o por el Jefe de Laboratorio Microbiolgico en su ausencia, segn el
caso.
El Gerente Director Tcnico, ser sustituido por el Jefe de Laboratorio Fisicoqumico en su ausencia.

Se delega en el Jefe de Laboratorio Fisicoqumico, la responsabilidad de la firma de los informes finales a los
clientes y la responsabilidad por las actividades de Monitoreo.

Al Jefe del Laboratorio fisicoqumico, lo reemplaza el Coordinador Qumico, pero solo en las labores de
supervisin, revisin de informes y actividades de monitoreo, pero no en la firma de informes y/o reportes de
ensayo.


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j) El Jefe de Laboratorio Microbiolgico, tiene la autoridad para firmar reportes de ensayo; lo sustituye el Jefe de
Laboratorio Fisicoqumico o la Gerente Directora Tcnica en su ausencia, en lo que respecta a firma de los reportes
finales de Microbiologa para los clientes

k) PROAMBIENTE S.A.S., asegura que su personal es consciente de la pertinencia e importancia de sus actividades
y de la manera que contribuye al logro de los objetivos del sistema de gestin, a travs de evaluaciones escritas
sobre el entendimiento de la Poltica de calidad y de las evaluaciones de desempeo que hace anualmente por
escrito en las reas tanto tcnica como administrativa.
4.1.6 En el Anexo A9, Canales de comunicacin interna, se describe la forma como se realiza dicha comunicacin,
asegurando que se hace de manera apropiada y considerando la eficacia del Sistema de Gestin de la Calidad.

4.2 SISTEMA DE LA CALIDAD

Conscientes de la importancia de la calidad en la Prestacin del Servicio de ensayos Fisicoqumicos y microbiolgicos;
PROAMBIENTE S.A.S., ha decidido implementar un Sistema de Gestin de Calidad tomando como marco de
referencia los requerimientos establecidos en la Norma Tcnica Colombiana ISO 9001:2008 y en la Norma Tcnica
Colombiana NTC-ISO-IEC 17025:2005, para mejorar continuamente sus procesos, demostrando que opera con sistemas
de calidad y que es tcnicamente competente y capaz de generar resultados tcnicamente vlidos y de esta forma
aumentar permanentemente la satisfaccin del cliente .

La alta direccin PROAMBIENTE S.A.S., est comprometida con el desarrollo y la implementacin del Sistema de
Gestin y con mejorar continuamente su eficacia, lo cual lo demuestra a travs de la firma que de compromiso en los
documentos: Poltica de Calidad y en este Manual de Calidad, el cual establece los requisitos para un Sistema de la
Calidad apropiado al alcance de sus actividades.

La documentacin del sistema es comunicada al personal pertinente, a travs de charlas y capacitaciones programadas,
las cuales se dictan las coordinadoras de calidad y/o Salud ocupacional, los jefes de rea, o personal que contrata la
empresa segn los requerimientos.

PROAMBIENTE S.A.S. asegura que se mantiene la integridad del sistema de gestin cuando se planifican e
implementan cambios es ste, mediante el PA-006 Procedimiento de planificacin de cambios que afectan el sistema de
gestin de la calidad.

La organizacin ha establecido tambin un Sistema de Salud, Seguridad y Manejo Ambiental, el cual cumple lo
reglamentado por el Ministerio de Proteccin y Desarrollo Territorial.

La estructura del Sistema de Gestin de Calidad de PROAMBIENTE S.A.S.., est basada en la determinacin,
interaccin y gestin de los procesos necesarios y convenientes, enfoque que posibilita la comprensin y el
cumplimiento de los requisitos del cliente, la necesidad de considerar los procesos en trminos que aporten valor, la
obtencin de resultados del desempeo, la eficacia de los procesos, la competencia tcnica para la prestacin del servicio
y la mejora continua de todos los procesos con base en mediciones objetivas

Se ha incluido el requisito correspondiente a la funcin de Validacin de los Procesos de la Prestacin del Servicio
ubicado en el numeral 7.5.2 de la Norma ISO 9001:2008, ya que los procesos involucrados se verifican mediante las
siguientes actividades para asegurar el control del proceso:
1. Los mtodos utilizados son validados por profesionales y tcnicos competentes.

2. Se encuentran disponibles los protocolos de trabajo y tcnicas de ensayo necesarias para ejecutar la
validacin de los ensayos fisicoqumicos y microbiolgicos


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3. Los equipos utilizados en la prestacin del servicio se mantienen, calibran y verifican para asegurar su
funcionamiento y correcta medicin.

4. Los materiales y reactivos empleados son de calidad y marcas reconocidas

5. Se hacen comparaciones interlaboratorios, a travs de la participacin del laboratorio en las pruebas de
evaluacin de desempeo con el IDEAM, PICCAP y el Laboratorio MOLLAB.

Exclusiones:
Los requisitos de la Norma ISO 9001:2008, que no aplican se excluyen del alcance de nuestro Sistema de Gestin de la
Calidad.
La Gerencia de PROAMBIENTE S.A.S.. es la responsable de identificar los requisitos de la Norma ISO 9001:2008
que no aplican al servicio de Ensayos Fisicoqumicos y microbiolgicos de nuestra organizacin y considera como
exclusiones, el requisito correspondiente a la funcin de Diseo y Desarrollo ubicado en el numeral 7.3 de la norma,
por cuanto la organizacin utiliza como gua normas o mtodos de ensayo tomadas de Instituciones Nacionales que son
autoridades en el ramo (IDEAM) o normas internacionales reconocidas universalmente (Standard Methods), Normas
para alimentos del INVIMA (Instituto de Vigilancia, medicamentos y alimentos) y Decretos y Resoluciones del
Ministerio de salud aplicables.

4.2.1 Red de procesos

Mapa de Procesos

El Servicio de ensayos Fisicoqumicos y Microbiolgicos, est acorde con lo establecido en las Normas ISO
9001:2008 e ISO 17025:2005 y se ha adoptado un enfoque basado en procesos para el manejo de ste. Se han
identificado los procesos necesarios para la prestacin del servicio y los requeridos por la norma mediante un Mapa de
Procesos, en el cual exponemos la secuencia y la interaccin genrica de los mismos, la cual es completada y detallada
en la Caracterizacin de cada proceso (Ver anexo A1).

El Mapa de Procesos se divide en tres (3) Macro procesos constituidos as: (Ver Anexo A2)

PROCESOS GERENCIALES
Planeacin estratgica:
Gestin de Calidad:
PROCESO DE LA PRESTACION DEL SERVICIO
Mercadeo y Contacto con el cliente
Realizacin de ensayos
PROCESOS DE APOYO
Compras
Gestin Humana
Metrologa y Mantenimiento General :

Todos los procesos que comprenden nuestro Sistema de Gestin de la Calidad se encuentran caracterizados y
anexos al Manual de la Calidad, al igual que otros anexos que soportan el cumplimiento de la Norma ISO 9001:
2008.

4.2.2. POLTICA DE LA CALIDAD, OBJETIVOS DE LA CALIDAD, MISIN, VISIN, VALORES

4.2.2.1 POLTICA DE LA CALIDAD
PROAMBIENTE S.A.S. Ofrece servicios de ensayos fisicoqumicos y microbiolgicos a nivel Industrial y
Ambiental, de alta calidad, cumpliendo con los requisitos legales aplicables, con la mejor relacin costo
beneficio, que agreguen valor y satisfagan a nuestros clientes oportunamente. Seleccionando y evaluando a

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nuestros proveedores, quienes deben seguir los lineamientos de los organismos de regulacin nacional e
internacional; adems contamos con equipo humano competente en su rea de especialidad, orientados a lograr
las metas propuestas de manera autnoma y familiarizado con la documentacin de Calidad y los mtodos de
trabajo; con una direccin comprometida a cumplir y lograr el crecimiento de la organizacin para el
mejoramiento continuo de nuestro Sistema de Gestin y los requisitos establecidos en la norma NTC 17025: 2005
e ISO 9001: 2008.

4.2.2.2. OBJETIVOS DE LA CALIDAD:

Se describen detalladamente con su indicador, meta, frecuencia, forma de clculo en el anexo A7 y son los que a
continuacin describimos:

1. Revalidar los mtodos de ensayos acreditados y validar otros mtodos de ensayo para su acreditacin.
2. Aumentar el grado de satisfaccin de nuestros clientes, cumpliendo con los tiempos pactados en la entrega
de resultados.
3. Desarrollar programas de capacitacin para el personal tanto administrativo como tcnico de acuerdo con
las necesidades detectadas.
4. Mejorar continuamente la eficacia de los procesos del Sistema de Gestin
5. Disminuir el nmero de quejas y reclamos relacionados con la prestacin del servicio
6. Ampliar la cobertura del servicio del Laboratorio Microbiolgico
7. Mejorar y adecuar la infraestructura de los Laboratorios de Proambiente S.A.S., de acuerdo con los
requerimientos normativos.

Tambin ha descrito la misin y visin as:

4.2.2.3 MISION

PROAMBIENTE S.A.S., es una organizacin dedicada a la prestacin de servicios de ensayos fisicoqumicos y
microbiolgicos para el sector Industrial y ambiental; como tambin, consultora, asesora e interventora ambiental
a clientes enmarcados en el concepto de desarrollo sostenible; empleando Tecnologa adecuada, con talento humano
calificado y competente, para satisfacer las necesidades de los clientes a nivel nacional.

4.2.2.4 VISION

PROAMBI ENTE S.A.S. ser lder en el ao 2015 en la Prestacin de servicios de ensayos, FISICOQUIMICOS
Y MICROBIOLOGICOS, en las matrices de agua, suelo, aire y alimentos, como tambin, consultora, asesora e
interventora ambiental a clientes enmarcados en el concepto de desarrollo sostenible; buscando la plena
satisfaccin de nuestros clientes, empleando talento humano motivado, capacitado y comprometido para lograr
utilidades acordes con las expectativas de nuestra organizacin

4.2.2.5 VALORES

tica. Calidad Honestidad Respeto Motivacin Desarrollo Alegra.

4.2.3. La Gerencia proporciona evidencias de su compromiso con el desarrollo y la implementacin del sistema de
gestin y con mejorar continuamente su eficacia, a travs de la firma de aprobacin del presente Manual y de la Poltica


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de Calidad, la cual se encuentra divulgada en toda la organizacin y publicada, para el conocimiento de los clientes
internos y externos y de los proveedores.

4.2.4 La Gerencia comunica a la organizacin la importancia de satisfacer tanto los requisitos del cliente como los
legales y reglamentarios, a travs de charlas, capacitaciones, cursos y seminarios y/o talleres, que se dictan al personal
tcnico como administrativo, por parte de los Consultores o Asesores externos, o tambin a travs de los Jefes de reas.
Tambin se apoya en los cursos que se dictan a travs de los entes gubernamentales y de la participacin en las
pruebas de desempeo del laboratorio, con el Instituto de Hidrologa, Meteorologa y Estudios Ambientales, IDEAM y
con el Instituto de Salud Nacional, Pruebas PICAPP.

4.2.5. PROAMBIENTE S.A.S., ha establecido la siguiente estructura documental para el Sistema de Gestin, como se
muestra en la Figura N1.



















ESTRUCTURA DOCUMENTAL DEL SISTEMA DE LA CALIDAD
Figura # 1

4.2.6. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

DIRECTOR TECNICO.

El Gerente Director Tcnico es el responsable de la Direccin Tcnica del laboratorio con la responsabilidad total por
las operaciones tcnicas y el suministro de los recursos necesarios para asegurar la calidad requerida de las operaciones
del laboratorio y que los procesos de comunicacin establecidos dentro de PROAMBIENTE S.A.S., son los
apropiados y la comunicacin se efecta considerando la eficacia del sistema de gestin y el cumplimiento de la Norma
ISO IEC 17025: 2005.

Sus funciones son:

Analizar y aprobar estudios que se generen en la Prestacin del servicio
Coordinar las actividades Tcnicas
Gestionar y asignar los recursos necesarios (humanos, tcnicos y financieros).
MANUAL DE CALIDAD
PROCEDIMIENTOS
INSTRUCTIVOS
MANUAL DE FUNCIONES
MANUALES TECNICOS
DOCUMENTOS
EXTERNOS
Formatos y registros
(Tcnicos y
administrativos) y
OTROS (Seguridad,
etc)

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Gestionar y asignar los recursos necesarios para asegurar la calidad de los ensayos de los laboratorios
fisicoqumicos y microbiolgicos
Aprobar los perfiles de puestos.
Seleccionar personal y evaluar el desempeo del mismo en conjunto con los Responsables de cada rea
Realizar la Revisin Gerencial
Aprobar los proyectos tcnicos que se generen en la prestacin del servicio
Programar y coordinar las actividades para la correcta ejecucin de proyectos.
Evaluar proyectos, junto con los Asesores tcnicos
Realizar reuniones con el personal tanto Tcnico como Administrativo, para promover participacin y la mejora
continua del SGC
Atender a los auditores externos y generar acciones correctivas surgidas de los informes de auditoras externas de
acreditacin o certificacin. Verificar su ejecucin y eficacia
Asistir al personal Tcnico en la interpretacin de los requisitos de las normas de referencia y en las normas legales
aplicables.

RESPONSABLE DE LA CALIDAD

PROAMBIENTE S.A.S. ha nombrado como Responsable de la calidad, a la Coordinadora de calidad quien
independiente a otras responsabilidades tiene adems las siguientes funciones y responsabilidades:

Asegurar que se establezcan, implementen y mantengan los procesos necesarios para el Sistema de Gestin de la
Calidad.
Informar a la Gerencia sobre el desempeo del Sistema de Gestin de la Calidad y de cualquier necesidad de
mejora.
Asegurar que se promueve la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos los niveles de la
organizacin.
Controlar los documentos y registros del sistema de la calidad.
Mantener actualizados los listados de documentos y verificar su emisin.
Preparar el programa de auditoras y los informes de revisin por la Direccin
Seleccionar los auditores internos, coordinar auditorias, verificar su ejecucin, informar los resultados a los
integrantes de la organizacin.
Generar acciones que surjan de los hallazgos de auditoras y verificar su ejecucin
Informar a la Direccin Tcnica el estado del sistema de la calidad
Controlar el cumplimiento de acciones derivadas de las no conformidades de los ensayos, las quejas de los clientes,
acciones correctivas y preventivas

4.2.7. La Gerencia se asegura de que se mantiene la integridad del sistema de gestin cuando se planifican e
implementan cambios, a travs de la aplicacin del PA-006 Procedimiento de planificacin de cambios que afectan el
sistema de gestin de la calidad y a travs del seguimiento que se hace del cumplimiento de los indicadores de gestin
de los Objetivos de la calidad y de los procesos del Sistema de Gestin de Calidad.

4.3 CONTROL DE LA DOCUMENTACIN
En los anexos A5 y A6 se describen los procedimientos tanto tcnicos, como administrativos, que deben apoyar las
actividades de la prestacin del servicio segn los requerimientos de las Normas ISO 9001: 2008 e ISO IEC 17025:
2005.

Este Manual de la Calidad hace referencia a los procedimientos aplicables en el Anexo A5 Matriz de cumplimiento de
los requisitos ISO 9001: 2008 y en el Anexo A6 Matriz de cumplimiento de los requisitos ISO IEC 17025: 2005.



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4.3.1 Generalidades

Se ha establecido el PA- 011 Procedimientos para el control de documentos y registros, el cual describe los
lineamientos para el control de Documentos y Registros del Sistema de Gestin de PROAMBIENTE S.A.S., con el
fin de prevenir que se usen documentos obsoletos; asegurar que sean legibles, identificables, disponibles y en la
revisin actual.

4.3.2 Aprobacin y emisin de los documentos

Antes de su emisin, los documentos distribuidos entre el personal como parte del sistema de la calidad, son revisados
y aprobados para su uso por el personal autorizado. Se ha establecido un Listado Maestro de control de la
documentacin, identificando el estado de revisin vigente y la distribucin de los documentos del sistema de la
calidad, el cual es fcilmente accesible con el fin de evitar el uso de documentos no vlidos u obsoletos.

4.3.3 Cambios en los documentos

Los cambios en los documentos son revisados y aprobados por la misma funcin que realiz la revisin original y se
incluye en el Listado Maestro. El personal designado tiene acceso a los antecedentes pertinentes sobre los que basa su
revisin y su aprobacin.

Se identifica el texto modificado o nuevo en el documento, indicando en el espacio: CAMBIOS EN ESTA VERSION,
los cambios realizados.

En el PA-011 Procedimiento para el Control de Documento y Registros, se indica cmo se realizan la identificacin
de los cambios y como se controlan las modificaciones de los documentos conservados en los sistemas informticos.

4.4 REVISIN DE LOS PEDIDOS, OFERTAS Y CONTRATOS


4.4.1 PROAMBIENTE S.A.S. ha documentado y establecido el PA-013 Procedimiento para la revisin de
solicitudes ofertas y contratos.

Se revisan las solicitudes de servicios teniendo en cuenta que:

Los requisitos del servicio (Ver Anexo A3), incluidos los mtodos a utilizar, estn adecuadamente definidos,
documentados y entendidos;


El laboratorio tiene la capacidad y los recursos para cumplir con los requisitos;


Se selecciona el mtodo de ensayo apropiado, que sea capaz de satisfacer los requisitos del cliente (Ver anexo
A4).

Cualquier diferencia entre el pedido u oferta se resuelve antes de iniciar cualquier trabajo de modo de asegurar que es
aceptable tanto para PROAMBIENTE S.A.S. como para el cliente.


4.4.2 Se conservan los registros de las revisiones, (Formato de revisin de la solicitud del servicio) incluidas todas las
modificaciones significativas.


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4.4.4. Se informa al cliente todo inconveniente del contrato.

4.4.5 Si una Solicitud de ensayo necesita ser modificado despus de haber comenzado el trabajo, se repite el mismo
proceso de revisin de contrato y se comunican los cambios a todo el personal afectado.


4.5 SUBCONTRATACIN DE ENSAYOS

4.5.1 Cuando PROAMBIENTE S.A.S. subcontrata un trabajo, debido a circunstancias excepcionales (por ejemplo,
carga de trabajo, necesidad de conocimientos tcnicos adicionales o incapacidad temporaria), debidamente justificadas,
se encarga este trabajo a un subcontratista competente, que es aquel que se encuentra acreditado por el IDEAM, o por
otro organismo equivalente. Si no existe laboratorio acreditado, el laboratorio evala la competencia tcnica del
laboratorio a subcontratar con base en la Norma ISO/IEC 17025:2005.

4.5.2 En estos casos excepcionales se advierte al cliente, sobre el acuerdo y cuando corresponde, obtiene la aprobacin
del cliente, preferentemente por escrito.

4.5.3 El laboratorio se hace responsable frente al cliente por el trabajo realizado por el subcontratista, excepto en el
caso que el cliente o una autoridad regulatoria especifique el subcontratista a utilizar.

4.5.4 Se conservan registros de los subcontratistas que PROAMBIENTE S.A.S. utiliza para la realizacin de los
ensayos y un registro de la evidencia del cumplimiento con la Norma ISO/IEC 17025:2005, para el trabajo en cuestin.

4.6 COMPRAS DE SERVICIOS Y SUMINISTROS

4.6.1 PROAMBIENTE S.A.S., tiene poltica para la seleccin y la compra de los servicios y suministros que se
utilizan y que afectan la calidad de los ensayos la cual esta descrita en el PA-017 Procedimiento de Compras, donde se
establecen las actividades para la compra, la recepcin y el almacenamiento de los reactivos y materiales consumibles
de laboratorio que se necesiten para los ensayos.

4.6.2 Mediante este procedimiento se asegura que los suministros, los reactivos y los materiales consumibles
comprados que afectan la calidad de los ensayos, no sean utilizados hasta que no se inspeccionen o se verifiquen que
cumplen con las especificaciones normalizadas o los requisitos definidos en los mtodos relativos a los ensayos
concernientes. Se conservan registros de las acciones tomadas para verificar el cumplimiento.

4.6.3 Se dispone de un Listado de reactivos, insumos y servicios que afectan la calidad del servicio de ensayo que
contiene las caractersticas o requisitos que deben cumplir dichos materiales y servicios. Los documentos de compra
son revisados y aprobados en cuanto a su contenido tcnico antes de ser enviados al cliente, por los Jefes de laboratorio
Fisicoqumico y Microbiolgico.

4.6.4 PROAMBIENTE S.A.S., evala a los proveedores de los Reactivos, insumos, suministros y servicios que
afectan la calidad de los ensayos y conserva los registros de dichas evaluaciones y establece una lista de los
proveedores aprobados y un Listado de reactivos, insumos y servicios.

4.7 SERVICIOS AL CLIENTE

4.7.1 PROAMBIENTE S.A.S. coopera con los clientes o sus representantes, para aclarar dudas respecto a su
solicitud de servicio de anlisis y hacer el seguimiento de los ensayos que se requieran en relacin, con el trabajo
realizado, asegurando siempre la confidencialidad hacia otros clientes.


Esta cooperacin se refiere a los aspectos siguientes:


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Permitir al cliente el acceso razonable a las reas pertinentes para presenciar ensayos cuando sea posible. Para ello
se ha desarrollado y aplica el PA-019 Procedimiento para ingreso de Personal externo al rea Tcnica.
Preparar, embalar y despachar los elementos sometidos a ensayo, que el cliente necesite con fines de verificacin.
PROAMBIENTE S.A.S., procura informar al cliente toda demora o desviacin del acuerdo o contrato acordado
en la realizacin de los ensayos, por lo menos telefnicamente.
4.7.2 Tambin por medio de encuestas o revisin de los informes de ensayo con los clientes, logra obtener informacin
de retorno de los clientes, tanto positiva como negativa, para mejorar el sistema de la calidad, las actividades de ensayo
y el servicio al cliente.

4.8 QUEJAS Y SUGERENCIAS

PROAMBIENTE S.A.S. ha establecido una poltica y el PA-005 Procedimiento Manejo de Quejas y sugerencias, para
la resolucin de las quejas recibidas de los clientes o de otras partes. Se conservan los registros de todas las quejas as
como de las investigaciones y de las acciones correctivas tomadas por el laboratorio.

4.9 CONTROL DE ENSAYOS NO CONFORMES

4.9.1 PROAMBIENTE S.A.S. ha establecido una poltica y el PA-009 Procedimiento para el control de ensayos no
conformes, que se implementa cuando cualquier aspecto de los servicios de ensayo, o el resultado obtenido, no cumplen
con nuestros procedimientos o con los requisitos acordados con el cliente.

La poltica y el procedimiento aseguran que:

Cuando se identifica el servicio no conforme se documenta en el Formato de Control de servicio no conforme con
el fin de se definir y tomar las acciones (incluida la detencin del trabajo y la retencin de los informes de ensayo,
segn sea necesario)
Se evala la importancia del servicio no conforme;
Se toman inmediatamente acciones correctivas as como cualquier decisin respecto a la aceptabilidad del servicio
no conforme;
Si fuera necesario, se notifica al cliente y se anula el ensayo;
Los Jefes de laboratorio son los que autorizan la reanudacin del ensayo.

4.9.2 Para todas las no conformidades relacionadas con los servicios de ensayo se aplica tambin el PA-001
Procedimiento de acciones correctivas

4.10 MEJORA

PROAMBIENTE S.A.S. mejora continuamente la eficacia del sistema de gestin a travs de la poltica de la calidad,
los objetivos de la calidad, los resultados de las auditoras, el anlisis de los datos, las acciones correctivas y
preventivas y la revisin por la direccin.
Para ello se realizan oportunidades de mejora, acciones preventivas o correctivas haciendo uso del PA-003
Procedimiento Acciones de Mejora.

4.11 ACCIONES CORRECTIVAS

4.11.1 PROAMBIENTE S.A.S. ha establecido la poltica y el PA-002 Procedimiento de acciones correctivas, cuando
se identifica un servicio no conforme o desvos de las polticas y procedimientos del sistema de la calidad o de las
operaciones tcnicas y designa personas apropiadamente autorizadas para implementarlas.


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4.11.2 Anlisis de las causas: el PA-002 Procedimiento de acciones correctivas comienza con una investigacin para
determinar la o las causas raz del problema.

4.11.3 Seleccin e implementacin de acciones correctivas: Se ejecuta cumpliendo el PA-002 Procedimiento de
acciones correctivas, con el cual se identifican las acciones correctivas posibles. Selecciona e implementa la o las
acciones con mayor posibilidad de eliminar el problema y prevenir su repeticin. Hace el seguimiento a las acciones
correctivas que corresponden en importancia a la magnitud del problema y sus riesgos y documenta e implementa
cualquier cambio necesario que resulte de las investigaciones de las acciones correctivas.

4.11.4 Seguimiento de las acciones correctivas: PROAMBIENTE S.A.S., realiza el seguimiento de los resultados
para asegurar la eficacia de las acciones correctivas implementadas.
4.11.5 Auditoras adicionales: cuando la identificacin de no conformidades o desvos ponga en duda la conformidad
del Servicio prestado por PROAMBIENTE S.A.S. con sus propias polticas y procedimientos, o la conformidad con
la Norma ISO 9001: 2008 e ISO/IEC 17025:2005, el laboratorio se asegura que las reas sean auditados, segn 4.14,
tan pronto como sea posible.

4.12 ACCIONES PREVENTIVAS

4.12.1 PROAMBIENTE S.A.S. identifica las mejoras necesarias y las potenciales fuentes de no conformidades, ya
sean tcnicas o relativas al sistema de la calidad, implementando el PA-001 Procedimiento para acciones preventivas.
Si se identifican oportunidades de mejora o se requiere una accin preventiva, se desarrollan, implementan y realiza el
seguimiento de planes de accin para reducir la probabilidad de ocurrencia de dichas no conformidades y para
aprovechar las oportunidades de mejora.

4.12.2. Los procedimientos para las acciones preventivas incluyen la iniciacin de dichas acciones y la aplicacin de
controles para asegurar que sean eficaces.

4.13 CONTROL DE LOS REGISTROS

4.13.1 Generalidades

4.13.1.1 PROAMBIENTE S.A.S. ha documentado y establecido el PA-011 Procedimiento para el Control de
Documentos y Registros, el cual define en el numeral 6.3, lo referente al Control de Registros, se establecen las
pautas para identificar, retener, proteger, distribuir, recuperar, almacenar y disponer dichos registros.

Los registros del Sistema de Gestin se conservan por un perodo de 5 aos, salvo aquellos que por disposiciones
legales deben conservarse por ms tiempo. Incluyen los informes de las auditoras internas y de las revisiones por la
Direccin, as como los registros de las acciones correctivas y preventivas.

4.13.1.2. Todos los registros son legibles y se almacenan y conservan de modo que sean fcilmente recuperables en
instalaciones que les proveen un ambiente adecuado para prevenir los daos, los deterioros y las prdidas. Se establece
el tiempo de conservacin de los registros.

4.1.3.13 Todos los registros son conservados en sitio seguro y en confidencialidad. (Ver listado maestro de registros).

4.13.2 Registros Tcnicos

4.13.2.1 PROAMBIENTE S.A.S. ha documentado y establecido el PT-002 Procedimiento para el Control de
Registros Tcnicos.


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Los registros Tcnicos se conservan, por un perodo estipulado en el Listado Maestro de Registros, donde se define el
tiempo de retencin y el almacenamiento de los registros que se generan en la prestacin del servicio de anlisis de
PROAMBIENTE S.A.S.. Los registros correspondientes a cada ensayo contienen suficiente informacin para facilitar,
cuando es posible, la identificacin de los factores que afectan a la incertidumbre y posibilitar que el ensayo sea
repetido bajo las condiciones lo ms cercanas posibles a las originales. Los registros incluyen la identidad del personal
responsable de la realizacin de cada ensayo y de la verificacin de los resultados.

4.13.2.2 Las observaciones, los datos y los clculos se registran en el momento de hacerlos y se identifican con la tarea
especfica al momento de realizarlos.

4.13.2.3 Cuando ocurran errores en los registros, cada error es tachado, no borrado, hecho ilegible ni eliminado, y el
valor correcto es escrito al margen. Todas estas alteraciones a los registros son firmadas o inicializadas por la persona
que hace la correccin. En el caso de los registros guardados electrnicamente, se toman medidas similares para evitar
prdida o cambio de los datos originales. Para ello se lleva el Programa de Control de copias de seguridad, el cual es
realizado semanalmente, por el auxiliar de sistema.

4.14 AUDITORAS INTERNAS

4.14.1 PROAMBIENTE S.A.S. efecta, peridicamente, de acuerdo con un programa y el PA-004 Procedimiento de
Auditoras internas, para verificar que sus operaciones continan cumpliendo con los requisitos del sistema de la
calidad y de la Norma ISO 9001:2008, e ISO/IEC 17025:2005 para los laboratorios acreditados.

El programa de auditora interna considera todos los elementos del sistema de la calidad, incluidas las actividades de
ensayo. El Responsable de la calidad planifica y organiza las auditoras segn lo establecido en el calendario y lo
solicitado por la Direccin. Tales auditoras son efectuadas por personas capacitadas y calificadas e independientes de
la actividad a ser auditada.

4.14.2 Cuando los hallazgos de las auditoras pongan en duda la eficacia de las operaciones o la exactitud o validez de
los resultados de los ensayos auditados, ste toma las acciones correctivas oportunas y, si las investigaciones revelan
que los resultados del laboratorio han sido afectados, notifica, por escrito, a los clientes.

4.14.3 PROAMBIENTE S.A.S. registra los procesos auditados, los hallazgos de la auditora y las acciones
correctivas que resultan de ellos, en los formatos establecidos para dicha actividad.

4.1.4.4 Las actividades de la auditora de seguimiento verifican y registran la implementacin y eficacia de las acciones
correctivas tomadas.

4.15 REVISIONES POR LA DIRECCIN

4.15.1 La Direccin Tcnica de PROAMBIENTE S.A.S. efecta peridicamente (como mnimo una vez por ao), de
acuerdo con el Plan de actividades Tcnicas y el PA-007 Procedimiento de Revisin Gerencial, una revisin del
sistema de la calidad y de las actividades de ensayo del laboratorio para asegurar que se mantienen constantemente
adecuados y eficaces y para introducir los cambios o mejoras necesarios.

4.15.2 La Direccin Tcnica asegura que esas acciones son realizadas dentro de un cronograma apropiado y acordado.

5 REQUISITOS TCNICOS

5.1 GENERALIDADES

5.1.1 Se describe a continuacin la metodologa general para la gestin de los factores que determinan la exactitud y
confiabilidad de los ensayos realizados en los laboratorios Fisicoqumicos y Microbiolgicos de PROAMBIENTE
S.A.S..


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Entre estos factores se incluyen:

Los factores humanos,
Las instalaciones y condiciones ambientales,
Los mtodos de ensayo y la validacin de los mtodos,
Los equipos, la trazabilidad de las mediciones,
El muestreo y
La manipulacin de los tems de ensayo.
5.1.2 PROAMBIENTE S.A.S., tambin tiene en cuenta el grado con el que los factores contribuyen a la
incertidumbre total de la medicin y como difiere considerablemente segn los ensayos, al desarrollar los mtodos y
procedimientos de ensayo, en la formacin y la calificacin del personal, as como en la seleccin y la calibracin de
los equipos utilizados.

5.2 PERSONAL

5.2.1 El Gerente /Director Tcnico, formula los perfiles de puesto que definen los requerimientos con respecto a la
educacin, la formacin y las aptitudes del personal de cada rea. Estos se encuentran descritos en el Manual de
Funciones y Responsabilidades

PROAMBIENTE S.A.S. asegura la competencia de todo el personal que opera equipos especficos, que realiza
ensayos, evala los resultados y firma los informes y /o reportes de ensayos.

Cuando emplea personal en formacin, provee una supervisin apropiada. El personal que realiza tareas especficas
est calificado sobre la base de la educacin, la formacin, la experiencia apropiada y habilidades demostradas, segn
lo requiera el puesto que ocupa.

5.2.2 PROAMBIENTE S.A.S. tiene el PA-012 Procedimiento para Deteccin y ejecucin de las necesidades de
capacitacin del personal, el cual define las pautas para su ejecucin. El programa de formacin es pertinente a las
tareas presentes y futuras de cada rea. Se evala la eficacia de las acciones de formacin implementadas.

5.2.3 El personal disponible se encuentra contratado de acuerdo con las normas establecidas por el Ministerio de
Proteccin Social. Para la seleccin e ingreso del personal se dispone del PA-014 Procedimiento para la seleccin e
Ingreso del personal, el cual describe las actividades correspondientes.

Cuando utiliza personal tcnico y de apoyo clave, ya sea bajo contrato o a ttulo suplementario, se asegura que dicho
personal sea supervisado, que sea competente, y que trabaje de acuerdo con el sistema de la calidad de los laboratorios
acreditados.

5.2.4 Se mantienen actualizados los perfiles de los puestos de trabajo del personal directivo, tcnico y de apoyo clave
afectado a los ensayos y a los servicios que se proveen, los cuales se encuentran descritos en el Manual de Funciones y
responsabilidades.

5.2.5 El Gerente /Director Tcnico autoriza a miembros especficos del personal a realizar tipos particulares de
muestreos o ensayos, a emitir informes de ensayos, a emitir opiniones en caso que aplique e interpretaciones y a operar
tipos particulares de equipos, lo cual se encuentra relacionado en la Matriz de autorizaciones tcnicas; esta se encuentra
como anexo en el Manual de Funciones y Responsabilidades.

Se conservan los registros de las autorizaciones, de la competencia, del nivel de estudios y de las calificaciones
profesionales, de la formacin, de las habilidades y de la experiencia de todo el personal tcnico, incluido el personal


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contratado. Esta informacin est fcilmente disponible e incluye la fecha en la que se confirma la autorizacin o la
competencia.

5.3 INSTALACIONES Y CONDICIONES AMBIENTALES (INFRAESTRUCTURA)

5.3.1 PROAMBIENTE S.A.S., dispone de instalaciones adecuadas para la realizacin de ensayos fisicoqumicos y
microbiolgicos, al igual que en sus reas administrativa y de apoyo. Las fuentes de energa, iluminacin y
condiciones ambientales, facilitan las operaciones relacionadas con la Prestacin del servicio.

En el Anexo A-13 INFRAESTRUCTURA DE PROAMBIENTE S.A.S., se relaciona la distribucin de las diferentes
reas: Administrativa, Tcnica y de Apoyo.

5.3.2 Se ha establecido el Procedimiento PT-009 Procedimiento para la verificacin de las condiciones ambientales el
cual describe las pautas para asegurar que stas no invalidan o afectan los resultados de los ensayos de manera adversa.

5.3.3 Hay una eficaz separacin entre reas en las que se realizan actividades incompatibles. Se toman medidas para
prevenir la contaminacin cruzada, especialmente en el Laboratorio Microbiolgico. Se controla el acceso a las reas
que en algn momento puedan incidir en resultados de los ensayos.

5.3.4 El Gerente /Director Tcnico, determina la extensin del control, por lo cual hay seales de prevencin y
seguridad en las diferentes reas, para informacin tanto del personal administrativo como tcnico y de los clientes y
visitantes en general.

5.3.5 Se toman medidas para asegurar el orden y la limpieza de las diversas reas donde se desarrollan los ensayos y
determinaciones, lo cual se describe de manera detallada en los Procedimiento de Higiene y Desinfeccin de las reas
de Fisicoqumica y Microbiologa.

5.4 MTODOS DE ENSAYO Y VALIDACIN DE LOS MTODOS

5.4.1 Generalidades

PROAMBIENTE S.A.S., aplica mtodos y procedimientos apropiados para todos los ensayos dentro de su alcance.
Estos son: MANUAL DE MTODOS DE ENSAYOS FISICOQUIMICOS Y MICRIBIOLOGICOS, estos incluyen: Principio, Alcance,
Interferencias, Toma y preservacin de muestras, Equipos y materiales, reactivos y soluciones, procedimiento,
clculos, Aseguramiento de la calidad, Resultados de la validacin, Documentacin relacionada, Bibliografa y
anexos.

En el Manual de instructivos de equipos se establecen las actividades para el uso y el funcionamiento de todos los
equipos necesarios, actualizados y fcilmente disponibles.

Todas las instrucciones, normas, manuales y datos de referencia correspondientes a las actividades de los laboratorios
fisicoqumicos y microbiolgicos, se mantienen actualizados y fcilmente accesibles para el personal. Al igual que las
instrucciones de Higiene, Seguridad y Manejo ambiental.

Las desviaciones de los mtodos de ensayo ocurren solamente si son documentadas, justificadas tcnicamente,
autorizadas y aceptadas por el cliente.

5.4.2 Seleccin de mtodos

Los mtodos de ensayo aplicados por PROAMBIENTE S.A.S., corresponden a adaptaciones realizadas a partir de
Mtodos Oficiales Aprobados Internacionalmente.

Se usa la ltima versin vigente de la Standard Methods (XXI) para la realizacin de los ensayos.


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Cuando el cliente no especifica el mtodo a ser usado, PROAMBIENTE S.A.S., selecciona mtodos apropiados que
han sido publicados, ya sea en normas internacionales, regionales o nacionales, o por organizaciones tcnicas
reconocidas, o en libros y revistas cientficos pertinentes, o segn sea especificado por el fabricante del equipo. Los
mtodos desarrollados o adoptados tambin pueden ser usados cuando sean apropiados para el uso que se le quiere dar
a la informacin que de ellos se deduce y que hayan sido validados. El cliente es informado del mtodo elegido. Los
Jefes de Laboratorio confirman que pueden operar correctamente los mtodos normalizados antes de introducir los
ensayos o determinaciones correspondientes. Si el mtodo normalizado cambia, se repite la confirmacin.

Se informa al cliente cuando el mtodo propuesto por l se considera inapropiado o desactualizado.

5.4.3 Mtodos Desarrollados

PROAMBIENTE S.A.S., no desarrolla mtodos de ensayo, solo aplica los que se encuentran en las normas
internacionales, regionales o nacionales, o por organizaciones tcnicas reconocidas.

5.4.4 Mtodos no Normalizados

Cuando PROAMBIENTE S.A.S. necesita utilizar mtodos no normalizados, stos se acuerdan con el cliente e
incluyen una especificacin clara de los requisitos del cliente y del objeto del ensayo. El mtodo desarrollado se valida
en forma adecuada antes del uso.

5.4.5 Validacin de los mtodos

5.4.5.1 En PROAMBIENTE S.A.S. realiza la validacin de los mtodos a travs del examen y el aporte de evidencias
objetivas, cumpliendo los requisitos particulares para un uso especfico previsto.

5.4.5.2 Igualmente en PROAMBIENTE S.A.S. se validan los mtodos no normalizados. No se disean o desarrollan
mtodos y si se usan mtodos normalizados empleados fuera del alcance previsto, as como las ampliaciones y
modificaciones de los mtodos normalizados, se confirman que sean aptos para el fin previsto.

5.4.5.3 La exactitud y gama de los valores que se obtienen al emplear los mtodos validados, tal como fueron fijados
para el uso previsto, responden a las necesidades de clientes. Entre los cuales se incluyen : Lmite de deteccin, la
robustez ante influencias externas.

5.4.6 Estimacin de la incertidumbre de medicin

5.4.6.1. Cuando en los laboratorios Fisicoqumico y Microbiolgico se realizan calibraciones de los equipos que se
utiliza para la determinaciones y ensayos, se aplica el PT-001 Procedimiento de Calibracin de Equipos.

Para esta labor se contratan los servicios de una entidad acreditada quienes efectan la estimacin de la incertidumbre
de medicin para todas las calibraciones de los equipos.

5.4.6.2 Adems se cuenta con el PT-001 Procedimiento para la estimacin de la incertidumbre de medicin de los
ensayos.

5.4.6.3 Cuando se estima la incertidumbre de medicin, se tienen en cuenta todos los componentes de la incertidumbre
que son de importancia en la situacin dada, utilizando mtodos de anlisis pertinentes.

5.4.7 Control de los datos

5.4.7.1 Los clculos y las transferencias de los datos se hacen de acuerdo con lo establecido en los documentos PT-006
Procedimiento para la supervisin del personal y PT-007 Procedimiento para el Control de calidad analtico.

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5.4.7.2 El equipo Nova 60 utilizado para captar, procesar, registra e informar y almacenar o recuperar datos de
fotometra y colorimetra, posee un software el cual ha sido desarrollado y documentado y los mtodo de anlisis
usados han sido validados convenientemente, asegurando que son adecuados para el uso.

Se ha establecido el PA-015 Procedimiento para la proteccin de la informacin, el cual define la metodologa
mediante la cual se asegura la proteccin de los datos, su integridad, confidencialidad y almacenamiento.

El mantenimiento del Nova 60 se hace de acuerdo con el Cronograma de mantenimiento establecido en el PT-001-
Procedimiento de calibracin de equipos.

5.5 EQUIPOS

5.5.1 En PROAMBIENTE S.A.S. tanto el rea Fisicoqumica como Microbiolgica, estn provistas con todos los
equipos necesarios para los ensayos, para la correcta ejecucin de los mismos (incluida la preparacin de los tems de
ensayo y el procesamiento y anlisis de los datos de ensayo). En aquellos casos en los que se necesite utilizar equipos
que estn fuera de su control permanente, asegura que se cumplen los requisitos de la Norma ISO 9001: 2008 e
ISO/IEC 17025:2005.

5.5.2 Los equipos y su software utilizados para los ensayos permiten lograr la exactitud requerida y cumplen con las
especificaciones pertinentes para los ensayos o determinaciones concernientes.

Se establecen programas de calibracin para las magnitudes o los valores esenciales de los instrumentos cuando dichas
propiedades afectan significativamente los resultados.

Antes de poner en servicio un equipo se calibra o verifica con el fin de asegurar que responde a las exigencias
especificadas y cumple las especificaciones normalizadas Pertinentes. El equipo es verificado o calibrado antes de su
uso.

5.5.3 Los equipos son operados por personal autorizado. Estn disponibles las Instrucciones actualizadas sobre el uso y
el mantenimiento de los equipos (incluido cualquier manual pertinente suministrado por el fabricante del equipo) para
ser utilizadas por el personal de los laboratorios Fisicoqumicos y Microbiolgicos.

5.5.4 Cada equipo y su software utilizado, que es importante para el resultado del ensayo, estn unvocamente
identificados y se establecen registros correspondientes.

Se ha documentado e implementado el Procedimiento PT-001 Procedimiento de Calibracin de equipo, para realizar
la manipulacin segura, el transporte, el almacenamiento, el uso y el mantenimiento planificado de los equipos de
medicin, con el fin de asegurar el funcionamiento correcto y de prevenir la contaminacin o el deterioro.

5.5.5 Se han establecido registros de los equipos los cuales incluyen : Identificacin, nombre del fabricante, modelo,
serie, la ubicacin cuando sea necesario, las fechas, los resultados y las copias de los certificados de todas las
calibraciones, los ajustes , los criterios de aceptacin y la fecha prevista para la prxima calibracin.

5.5.6 El PT-001 Procedimiento de Calibracin de equipo, hace referencia a la manipulacin segura, el transporte, el
almacenamiento, el uso y el mantenimiento planificado de los equipos.

5.5.7 En el PT-001 Procedimiento de Calibracin de equipo, se incluyen las consideraciones referente a sobrecarga o a
uso inadecuado y la aplicacin del PA- 009 Procedimiento de Control de ensayo no conforme , cuando se identifiquen
fallas o daos en los equipos.


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5.5.8 Tambin se ha tenido en cuenta que deben ser rotulados, codificados o identificados para indicar su estado de
calibracin.

5.5.9 Igualmente se asegura que el equipo que quede fuera de control directo del laboratorio, se verifica su
funcionamiento y estado de calibracin, antes de ser reingresado al rea de uso.

5.5.10 En caso de que se requieran comprobaciones intermedias, estas se efectan segn el procedimiento PT-001
Procedimiento de Calibracin de equipo.
5.5.11 Cuando las calibraciones dan lugar a un conjunto de factores de correccin, estas se realizan por firmas
competentes.

5.5.12 Los equipos de ensayo, tanto el hardware como el software se protegen contra ajustes que puedan invalidar los
resultados de ensayos, para lo cual solo se permite su manejo por personal autorizado y entrenado previa a su uso.

5.6 TRAZABILIDAD DE LAS MEDICIONES

5.6.1 Generalidades: Todos los equipos de PROAMBIENTE S.A.S. utilizados para los ensayos, incluidos los equipos
para mediciones secundarias que tienen efecto significativo en la exactitud o en la validez de los resultados, son
calibrados antes de ser puestos en servicio. Esto se contempla en el programa de calibracin de los equipos.

5.6.2 Requisitos especficos

5.6.2.1 Calibraciones

PROAMBIENTE S.A.S., asegura que los equipos utilizados proveen la incertidumbre de medicin requeridas,
mediante los controles que efecta a travs de las firmas competentes contratada, para el servicio de mantenimiento y
calibracin de los mismos.

5.6.2.2 Ensayos

5.6.2.2.1 PROAMBIENTE S.A.S., asegura que el equipo utilizado puede proveer la incertidumbre de medicin
requerida.

5.6.2.2.2 Cuando la trazabilidad de las mediciones a las unidades SI no sea posible o no sea pertinente, se exigen los
mismo requisitos para la trazabilidad (por ejemplo por medio de materiales de referencia certificados, mtodos
acordados o normas consensuadas).

5.6.3 Patrones de referencia y materiales de referencia

5.6.3.1 Patrones de referencia

Se tiene un cronograma para el material de vidrio, el cual se encuentra en la hoja de vida de los equipos y el PT-003
Procedimiento para la verificacin del material volumtrico.

5.6.3.2 Materiales de referencia

Cada vez que es posible se establece la trazabilidad de los materiales de referencia a las unidades de medicin SI o a
materiales de referencia certificados. Los materiales de referencia internos son verificados en la medida que es tcnica
y econmicamente posible.





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5.6.3.3 Verificaciones intermedias
Se llevan a cabo las verificaciones que sean necesarias para mantener la confianza en la condicin de calibracin de los
patrones de referencia, primarios, de transferencia o de trabajo y de los materiales de referencia de acuerdo con
procedimientos y una programacin definidos.

5.6.3.4 .Transporte y almacenamiento
Se encuentra descrito en el PT- 014 Procedimiento para el Manipulacin y Transporte de los patrones de referencia,
para el manipuleo seguro, el transporte, el almacenamiento y el uso de los patrones de referencia y materiales de
referencia con el fin de prevenir su contaminacin o deterioro y preservar su integridad.


5.7 MUESTREO

5.7.1 PROAMBIENTE S.A.S., ha establecido y documentado el procedimiento PT-004 Procedimiento de muestreo,
el cual se aplica cuando se efecta el muestreo de aguas, aire, suelo u otras sustancias, que luego somete a ensayos.
Este muestreo se hace teniendo en cuenta inicialmente el Plan de muestreo, que se genera en cada solicitud de
servicio. Tanto el Plan como el Procedimiento para el muestreo estn disponibles en el lugar donde se realiza el
muestreo.

5.7.2 Cuando el cliente requiere desviaciones, adiciones o exclusiones del PT-004 procedimiento de muestreo se le
informa que enve por escrito su solicitud para que sea aprobada por la Gerencia/Direccin Tcnica previa prestacin
del servicio y de esta manera comunicar al personal involucrado.

5.7.3 En el PT-004 Procedimiento de muestreo, se establece las actividades para registrar los datos y las operaciones
relacionadas con el muestreo y los registros que se generan de esta actividad.

5.8 MANIPULACION Y TRANSPORTE DE LAS MUESTRAS

5.8.1 PROAMBIENTE S.A.S., cuenta con el Procedimiento PA-008 Proteccin de los bienes del cliente, PT-004
Procedimiento de ingreso de muestras y el IT-003 Instructivo para desechar muestras de aguas analizadas, los cuales
describen las actividades para la recepcin, la manipulacin, la proteccin, el almacenamiento, la conservacin o la
disposicin final de las muestras ensayadas, incluidas todas las disposiciones necesaria para proteger la integridad de
las muestras ensayadas as como los intereses de PROAMBIENTE S.A.S. y del cliente.

5.8.2 PROAMBIENTE S.A.S., ha documentado y establecido en el PT-008 Procedimiento para el ingreso, manejo y
disposicin de la muestra, el sistema para la identificacin de los tems de ensayo, para ello deben consultarse los
Listados de abreviatura de ingreso de muestras y el Flujograma de ubicacin de carpetas en servidor de Proambiente
S.A.S..

5.8.3 En PT-008 Procedimiento para el ingreso, manejo y disposicin de la muestra, se describe en el Punto 3.3.
I ngreso de muestra como se recibe el tem de ensayo y las indicaciones en caso de que tem no cumpla con la
descripcin prevista.

5.8.4 PROAMBIENTE S.A.S., dispone de instalaciones apropiadas para evitar el deterioro, la prdida o dao del tem
de ensayo o muestras durante el almacenamiento, la manipulacin y la preparacin. Cuando se requieren condiciones
especiales para una muestra, se consultan : Matriz de almacenamiento y tiempos de retencin para muestras
fisicoqumicas y la matriz de almacenamiento y tiempos de retencin para muestras microbiolgicas, las cuales se
encuentran disponibles en la carpeta Auxiliar Operativo (Ingreso de muestras), la cual es manejada por los Jefes de
Laboratorio Fisicoqumico y Microbiolgico y por la Asistente y/o auxiliar operativa.



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5.9 ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD DE LOS RESULTADOS DE ENSAYO


5.9.1 PROAMBIENTE S.A.S. dispone del PT-007 Procedimiento para el control de calidad analtico, el cual se ha
establecido para monitorear la validez de los ensayos llevados a cabo. Los datos resultantes son registrados en forma tal
que se pueden detectar tendencias y cuando es posible, se aplican tcnicas estadsticas para la revisin de los
resultados.

5.10 INFORME DE LOS RESULTADOS

5.10.1 Generalidades

PROAMBIENTE S.A.S., ha documentado y establecido el PT-005 Procedimiento para la Elaboracin de reportes de
ensayo, los resultados de cada ensayo, o serie de ensayos efectuados son informados de manera exacta, clara, no
ambigua y objetiva, de acuerdo con las instrucciones especficas de los mtodos de ensayo. Los resultados son
reportados en un Informe Tcnico o en un Reporte de Ensayo e incluye, toda informacin requerida por el cliente y
necesaria para la interpretacin de los resultados del ensayo y del mtodo utilizado,

5.10.2 Reportes de ensayo

Cada reporte de ensayo emitido por PROAMBIENTE S.A.S. se realiza de acuerdo con lo descrito en el PT-005
Procedimiento para la Elaboracin de reportes de ensayo,

5.10.3 Adiciones a los Reportes de ensayos

5.10.3.1 Adems de lo descrito en el PT-005 Procedimiento para la Elaboracin de reportes de ensayo, los Reportes
de ensayos de PROAMBIENTE S.A.S. incluyen, en los casos en que sea necesario la interpretacin de los resultados.

5.10.3.2 Cuando es necesario para la interpretacin de los resultados se incluyen adems: Fecha del muestreo,
identificacin de la sustancia de manera exacta e inequvoca, el material o producto muestreado y los nmeros de serie
segn corresponda, el lugar del muestreo con sus croquis o fotografas, donde aplique, una referencia al plan y a los
procedimientos de muestreos empleados, las condiciones ambientales cuando puedan afectar la interpretacin de los
resultados y otras especificaciones o notas que se requieran.

5.10.4 Certificados de calibracin

5.1.4.1 Este requisito lo hacemos cumplir a nuestro proveedor de servicio de calibracin de equipos.

5.10.5 Opiniones e interpretaciones

Cuando en PROAMBIENTE S.A.S. se incluyen opiniones e interpretaciones, se asientan por escrito las bases sobre
las que se apoyan dichas opiniones e interpretaciones. Las opiniones e interpretaciones estn claramente identificadas
como tales en el informe de ensayo.

5.10.6 Resultados de ensayos obtenidos de los subcontratistas

Cuando el informe de ensayo contiene resultados de ensayos realizados por los subcontratistas, estos resultados son
claramente identificados. El subcontratista informa los resultados por escrito o electrnicamente.

5.10.7 Transmisin electrnica de resultados

En el caso que los resultados de ensayo se transmitan por telfono, fax u otros medios electrnicos o electromagnticos,
se cumplen los requisitos de la norma de referencia.

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5.10.8 Presentacin de los informes y/o Reportes de ensayos

La presentacin elegida es concebida para responder a cada tipo de ensayo efectuado y para minimizar la posibilidad de
mala interpretacin o mal uso. Se ha normalizado su presentacin mediante lo descrito en el PT-005 Procedimiento
para la elaboracin de reportes de ensayo y en el PT-015 Procedimiento para la elaboracin de reportes de informes
tcnicos.

5.10.9 Modificaciones a los informes y /o Reportes de ensayo

Las correcciones de fondo a un Reporte de ensayo despus de su emisin son hechas solamente en la forma de un
nuevo documento, o de una transferencia de datos, que incluye la observacin: Este informe anula y reemplaza,
nmero de reporte (Indicar N).Dichas correcciones cumplen con todos los requisitos de la Norma ISO/IEC
17025:2005.

Cuando es necesario emitir un nuevo informe de ensayo completo, ste es unvocamente identificado y contiene una
referencia al original al que reemplaza.

Todo lo anterior se encuentra descrito en el PT-005 Procedimiento para la elaboracin de reportes de ensayo.
Y en el PT-015 Procedimiento para la elaboracin de reportes de informes tcnicos.

6. Seguridad e Higiene Industrial

6.1 Aspectos generales

Es responsabilidad PROAMBIENTE S.A.S.., conseguir un ambiente seguro y saludable de trabajo.

Por lo anterior la Gerencia /Direccin Tcnica de la Organizacin, ha establecido un adecuado Programa de Seguridad
Industrial ,Salud ocupacional, y manejo ambiental, (SSOMA) el cual es revisado y verificado por la Coordinadora de
dicho programa.

6.2 Organizacin de la seguridad

Aunque la responsabilidad del establecimiento y reforzamiento del programa de seguridad en los laboratorios
corresponde en ltima estancia al Gerente/Director Tcnico, la responsabilidad esta delegada en la Coordinadora de
Seguridad y Salud Ocupacional, quien se encarga de la inspecciones y el adoctrinamiento sobre seguridad de los
nuevos empleados. Adems es la responsable de las inspecciones peridicas de los equipos de emergencia., como
extintores de fuego, lavado o duchas de seguridad y de realizar las inspecciones peridicas del laboratorio para
descubrir peligros inadvertidos, adems debe observar si el personal cumple las normas y procedimientos establecidos
sobre seguridad.

Salud ocupacional, Seguridad Industrial y manejo ambiental, cuenta con el apoyo del Comit Paritario de Salud
Ocupacional, para controlar el buen desarrollo del programa, promoviendo la cultura de auto cuidado. Adems se
llevan registros de Anlisis de seguridad en el trabajo (AST), las cuales se diligencian diariamente segn lo establecido
en el Programa de Salud Ocupacional. Se dispone de un archivo que contiene las fichas de seguridad de cada material o
reactivo que se manipula, la cual permite conocer cules son los materiales peligrosos, los riesgos que se presentan al
manejarlos y los procedimientos necesarios para protegerse de ellos.

PROAMBIENTE S.A.S.., aprovecha el apoyo de las firmas que nos suministran reactivos tales como MERCK, los
cuales tiene tablas de seguridad ya elaboradas y nos proporcionan las hojas de datos sobre seguridad en el manejo de

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materiales, las cuales tiene una importancia extraordinaria acerca de los peligros en su puesto de trabajo, stas se
encuentran disponibles a travs de la red de correo electrnico. Igualmente esta firma capacita y actualiza al personal
de PROAMBIENTE S.A.S.., en el manejo de los nuevos productos y de los equipos que se adquieran, para la
prestacin del servicio de anlisis.

El Manual de Aseguramiento de Calidad del Monitoreo, enuncia lo referente a las Normas de seguridad, proteccin
personal y salud, adems se plantea lo referente a manejo se residuos generados en campo. Estas actividades se
complementan con el manejo de los formatos entre los cuales estn las Listas de chequeo de equipos y materiales para
realizar las actividades de manera segura.

7. ANEXOS.

A.1. Caracterizaciones

A.2. Mapa de Procesos.

A.3. Requisitos del Servicio.

A.4. Requisitos del Cliente.

A.5. Matriz de Cumplimiento de Requisitos ISO 9001:2008

A.6. Matriz de Cumplimiento de Requisitos ISO 17025:2005.

A.7 Matriz de Los indicadores de los Objetivos de la Calidad.

A.8 Matriz de los indicadores de Procesos

A.9 Canales de Comunicacin Interna.

A.10 Canales de Comunicacin Externa con el Cliente- Proveedores

A.11 Matriz de los Requisitos Legales.

A.12 Listado de Procedimientos, Instructivos y Guas.

A 13 Infraestructura

A14 Organigrama

A15 Matriz de Conflictos de Intereses