1

1
Adquisiciones
Bibliografa: Abastecimiento y gerenciamiento de materiales, Captulo 21
Ciencias Farmaceuticas: Uma Abordagem em Farmacia Hospitalar.
Disponible en fotocopiadora
2
El gerenciamiento de materiales exige del
farmacutico hospitalario:
Dominio de las ciencias farmacuticas
y
Conocimiento sobre logstica de materiales
Planeamiento
Seleccin
Adquisicin
Recepcin
Almacenamiento
Dispensacin/distribucin
Control de stocks
2
3
Adquisiciones
Proceso de obtener suministro
COMPRAS
DONACIONES
ELABORACIN
Objetivos:
Adquirir suministros al menor costo
Obtener suministros de alta calidad
Asegurarse que las entregas sean rpidas y confiables
Distribuir la carga de trabajo en el proceso de las
adquisiciones
Llevar a cabo un manejo ptimo de inventarios
4
Profesionales de la
salud
Proveedores
Gerenciamiento
de materiales
rea econmica
financiera
Satisfacer
necesidades
asistenciales
del hospital
3
5
Segmentos de gerenciamiento de stocks y
materiales
Normalizacin de materiales
Control de stocks *
Adquisicin
calidad de los medicamentos
Almacenamiento
Distribucin
6
Control de stocks/inventario: CUANDO
y CUANTO comprar
CUANTO COMPRAR?
Previsin del consumo *
media aritmtica mvil CMM: Orienta la previsin de
consumo para un prximo perodo de n meses (n
recomendado 3-12)
junto al stock de seguridad (SS) * , anlisis ABC de valores,
clasificacin s/ categora VEN, otros
4
7
Variaciones de CMM
CMM= consumo de n ltimos meses
n
Evolucin estacional (> 25% CMM)
Evolucin de consumo sujeto a tendencias
Evolucin de consumo modelo horizontal
Cuando se establece n debo tener en cuenta
el modelo de evolucin de consumo en el
perodo
8
Otros mtodos de previsin del
consumo *
ltimo perodo (productos de consumo
uniforme)
Media mvil ponderada (para grandes
variaciones en los perodos ms prximos)
Media ponderada exponencial (considera error
de previsin del perodo anterior)
5
9
Mtodos para estimar requisitos de
medicamentos
Poblacin
a recibir
servicios
Necesidades
en salud
Metas del
servicio
Demandas
en salud
Atencin de salud
necesaria para
mejorar ndices
especficos de salud
(Enfermedades
objetivo)
Servicio de salud a
proveerse
Servicios de salud
usados en la
actualidad
ESTIMACIN
EN BASE A LA
POBLACIN
ESTIMACIN
EN BASE A LOS
SERVICIOS
ESTIMACIN
EN BASE AL
CONSUMO
10
Stock de seguridad (SS, S
min
, E
min
)
Cantidad de cada tem que debe ser mantenida como
reserva para garantizar la continuidad de la atencin en
caso de imprevistos (Elevacin brusca del consumo, Atraso
en la entrega)
SS depende de Consumo, Clasificacin ABC, Tiempo de
abastecimiento (TA)
TA= TPI+TPE
TPI: tiempo de procesamiento interno
TPE: tiempo de procesamiento externo
Vara entre regiones e instituciones
6
11
Curva ABC de valores, 80-20 o Diagrama de Pareto
20 50 Clase C
20-30 20-30 Clase B
50 20 Clase A
% costo % tems
Establecimiento de clases
MAYOR
IMPORTANCIA
ADMINIS-
TRATIVA
Puede usarse para:
Disminuir costos y niveles de inventarios, Concentrarse en
lograr mejor precio para productos clase A, asignar personal de
importacin y control de inventario a grandes artculos clase A
para que se manejen en forma expdita
12
Elaboracin de una curva ABC
Datos necesarios:
Artculos pertenecientes a un mismo grupo o subgrupo
Costo unitario medio de cada tem
Consumo anual
Costo anual
Fases para la elaboracin de la curva:
Recoleccin
Ordenamiento de datos
7
13
Recoleccin de datos:
410 500 0.82 X10
8200 2000 4.1 X9
1500 6000 0.25 X8
1400 4000 0.35 X7
5040 800 6.3 X6
1440 1200 1.2 X5
190 10 19.0 X4
330 300 1.10 X3
2300 1000 2.3 X2
240 600 0.4 X1
Costo anual Consumo anual Costo unitario tem
14
Clasificacin ABC de los tems
10
9
8
7
6
5
4
3
2
1
Orden
100
99.09
97.9
96.3
94.4
87.7
80.9
73.8
62.69
38.95
%
C 21050 190 X4
C 20860 240 X1
C 20620 330 X3
C 20290 410 X10
C 19880 1400 X7
B 18480 1440 X5
B 17040 1500 X8
B 15540 2300 X2
A 13240 5040 X6
A 8200 8200 X9
Clasificacin Costo anual acumulado Costo anual tem
8
15
Determinacin de los tems Clase ABC
12.30 50 (X7, X10, X3, X1, X4)
Clase C
24.81 30 (X2, X8, X5)
Clase B
62.89 20 (X9, X6)
Clase A
% valor % tems
16
Utilidad de la clasificacin ABC
En el SS: debe calcularse como suficiente para
garantizar atencin continua durante una fraccin TA:
Alta rotacin
SS: C>B>A
SS
A
= CMM x 1/3 TA: stock para 10 das
SS
B
= CMM x 1/2 TA: stock para 15 das
SS
C
= CMM x TA: stock para 30 das
9
17
Punto de reaprovisionamiento (PR)
CUANDO?
Parmetro de alerta. Nivel de stock que cuando se
alcanza indica el momento de hacer una nueva compra.
Tiene en cuanta la clasificacin ABC
PR= CMMxTA+SS
Ej item clase A:
CMM= 200 unidades
TA: 15 das, 0.5 mes
SS= 33 unidades
PR: 200x 0.5+33= 133
CUANDO TENGO
133 U PROCESO
NUEVO
PEDIDO
18
Lote de reaprovisionamiento (LR) CUANTO?
Cantidad de tems a adquirir para que el stock alcance su valor
mximo
LR= Smax-SS= CMM/FC FC: frecuencias de compras en meses
Smax: mayor cantidad de un tem que se pretende mantener en
stock. Depende de:
poltica financiera de la institucin, Frecuencia de compras,
Facilidades de almacenamiento, Acuerdos de entrega con
proveedores
Smax= SS+ CMM/FC lote econmico de compras LEC
10
19
LEC
Indica matemticamente la frecuencia de compras y la cantidad
adquirida que ofrece mayor ventaja econmica
LEC es obtenido cuando el costo de adquisicin y
posesin estn prximos
Inventario
disminudo
Inventario
incrementado
Influencia del tamao de inventario sobre los
componentes de costos totales de inventario
Alto Bajo Costo por ausencia
de suministro
Alto Bajo Costo de
adquisicin
Bajo Alto Costo de posesin/
almacenamiento
rea ocupada,
obsolescencia,
desaparicin
Salarios, gastos
administrativos
20
Determinacin de LEC por tabla
380 300 80 2000 6
346 250 96 2400 5
320 200 120 3000 4
310 150 160 4000 3
340 100 240 6000 2
530 50 480 12000 1
Costo
total
Costo de
adquisicin
Costo de
almacenamiento
Cantidad
por
adquisicin
Nmero de
adquisiciones
por ao
12 meses --- 3 compras
1 mes------X= 0.25 compras
Smax= SS+ CMM/FC
= 33+200/0.25
=33+1000= 1033
11
21
Grfico de evolucin de existencias
ideal
N

d
e

u
n
i
d
a
d
e
s
tiempo
S mximo
CMM
SS
PR, existencia alerta
TA
22
Uso del sistema ABC en el control de
Inventario
A: 1 vez al mes
B: cada 2 meses
C: cada 6 meses
12
23
Sistema VEN
Clasifica medicamentos segn su impacto para la salud
Vital: tiene el potencial de salvar vidas, su omisin tiene efecto
secundario significativo por lo que el abastecimiento regular es
obligatorio (vacunas).
Esencial: eficaces contra enfermedades menos severas pero que
no obstante son importantes.
No esencial: enfermedades menores, eficacia dudosa, alto costo
para una ventaja teraputica
Sirve para establecer prioridades de compras
Tambin se usa para asignar financiacin a un producto
24
Mtodos de Adquisicin
Licitacin abierta
Restringida
Adquisicin negociada
Adquisicin directa
-
p
r
e
c
i
o










+




+


d
e
m
o
r
a
s





-
+
c
a
r
g
a

d
e

t
r
a
b
a
j
o



-
+
c
u
i
d
a
d
o

c
o
n

a
b
a
s
t
e
c
e
d
o
r
e
s
-
13
25
La calidad de los medicamentos adquiridos
26
Almacenamiento
Debe hacerse en forma organizada y en condiciones que
permitan preservar su estabilidad y calidad, protegiendo
contra los riesgos de alteraciones fsicoqumicas y
microbiolgicas
Ubicacin de los materiales:
Sistema de stock fijo (slidos de uso oral, lquidos y semislidos)
Sistema de stock libre (parenterales de gran volumen y algunos parenterales
de alto consumo y pequeo volumen)
recordar equipamiento, recepcin de medicamentos
Equidistancia para permitir limpieza, evidenciar los tems en stock y
facilitar la circulacin de aire (30-50 cm de la pared, 50 cm del techo, 25-
30 cm del suelo)
14
27
Condiciones de
almacenamiento
OMS define como condiciones normales de
almacenamiento las correspondientes a
locales secos y bien ventilados
T 15-25C (hasta 30C)
Rangos de T para cada leyenda: FNA.
Medicamentos que requieren refrigeracin: cadena de
fro, calificacin de heladeras.
28
Distribucin-dispensacin
de medicamentos
Bibliografa:
Sistemas de distribucin de medicamentos en farmacia hospitalaria, Captulo 20.
Ciencias Farmaceuticas: Uma Abordagem em Farmacia Hospitalar.
Disponible en fotocopiadora
SERIE MEDICAMENTOS ESENCIALES Y TECNOLOGIA No. 5.3
Gua para el Desarrollo de Servicios Farmacuticos Hospitalarios
Sistema de distribucin de medicamentos por dosis unitarias.
Disponible en aula virtual
15
29
Distribucin
Se debe asegurar la existencia de stocks para garantizar
la distribucin a los usuarios
Distribuir la menor cantidad que la logstica pueda
soportar (por condiciones de almacenamiento)
Precaucin con stocks descentralizados
Modernos sistemas de distribucin, compatibles con la
realidad hospitalaria contribuye al gerenciamiento de
materiales y la reduccin de costos.
30
Dispensacin de Medicamentos
Acto farmacutico
asociado a la entrega y
distribucin de
medicamentos
Funcin bsica del SF,
integrante del ciclo de
logstica del suministro
de medicamentos
Implica acciones
especficas:
Anlisis de la receta
Informacin para su uso
Preparacin de las dosis
a administrar
Los SDM comprenden el
curso del medicamento
desde que ingresa al SF,
hasta que se administra al
paciente.
16
31
Objetivos de un SDM
para pacientes institucionalizados
Proporcionar los medicamentos prescriptos a los
pacientes en forma expedita y oportuna, asegurando la
calidad y el uso seguro de los mismos.
Asesorar y educar al personal de salud que atiende al
paciente sobre la correcta utilizacin de la medicacin.
Realizar un seguimiento de la farmacoterapia, cuando
sea posible, para asegurar su mximo beneficio.
32
Clasificacin de los SDM
TRADICIONALES
Stock de medicamentos fuera
del SF
Envases multidosis, a granel o
en cantidades predeterminadas
A cargo del personal de
enfermera
Escaso control de la
medicacin (por paciente)
desde el SF
POR DOSIS UNITARIAS
(SDMDU)
Los medicamentos se
dispensan identificados e
individualizados por
paciente
Dosis preparadas para
administrar
Perodos de entrega hasta 24
hs.
A cargo del SF
CENTRALIZADO/DESCENTRALIZADO
17
SDM Tradicionales
Colectivo, De Existencias o Stock por Servicios
(pisos, salas, pabellones, etc.)
De Prescripciones Individuales
Combinado: de Reposicin de Stock por
Prescripciones Individuales
34
Circuito SDM Tradicionales
Prescripcin
mdica
(indicaciones)
UNIDAD DE
ENFERMERA
SERVICIO
DE
FARMACIA
Transcripcin
Confeccin
del pedido
Preparacin
del pedido
Dispensaci
n
Administracin al
paciente
SERVICIO
ADMINISTRATIVO
(facturacin)
18
35
Sistema de distribucin colectivo
MEDICO
ENFERMERA
FARMACIA
ENFERMERA
PRESCRIBE
SOLICITUD POR UNIDAD
ASISTENCIAL
DISTRIBUYE
RECIBE, PREPARA,
ADMINISTRA,
ALMACENA
36
Sistema colectivo
Desventajas
Trascripcin de la prescripcin mdica
Falta de revisin de la prescripcin por el farmacutico
Mayor incidencia de errores en la administracin de
medicamentos
Consumo excesivo de tiempo de enfermera en actividades
relacionadas al medicamento
Uso inadecuado de medicamentos en las unidades
asistenciales
Aumento del stock en las unidades asistenciales
Prdidas de medicamentos
Imposibilidad de facturacin real de los gastos por paciente
Alto costo institucional
19
37
Sistema colectivo
Ventajas
Gran disponibilidad de medicamentos en las unidades
asistenciales
Reduccin del nmero de solicitudes y devoluciones de
medicamentosa la farmacia
Necesidad de menor nmero de personal en farmacia
SON IMPEDIMENTOS
PARA UNA ATENCIN
FARMACUTICA DE
CALIDAD
38
Sistema individualizado: Prescripcin por
paciente, por 24 hs.
Indirecto Directo
MEDICO
ENFERMERA/PERSONAL
ADMINISTRATIVO,
FARMACIA O MDICO
FARMACIA
ENFERMERA
PRESCRIBE
REMITE COPIA
ANALIZA,
CUANTIFICA,
SEPARA,
ACONDICION
A
RECIBE,
ADMINISTR
A
TRANSPORTE ENTREGA
PRESCRIBE
TRANSCRIBE
ANALIZA,
CUANTIFICA,
SEPARA,
ACONDICION
A
RECIBE,
ADMINISTRA
ENTREGA
20
39
SISTEMA INDIVIDUALIZADO
DESVENTAJAS
Errores de distribucin y administracin de
medicamentos
Consumo significativo de tiempo de enfermera en
actividades relacionadas con los medicamentos
Necesidad por parte de la enfermera de clculos y
preparacin de dosis.
Prdidas de medicamentos debido a desvos,
caducidad y uso inadecuado
40
SISTEMA INDIVIDUALIZADO
VENTAJAS
Posibilidad de revisin de la prescripcin
Mayor control del medicamento
Reduccin del stock en unidades asistenciales
Se pueden hacer devoluciones de dosis no
administradas
Permite facturacin ms apropiada del gasto por
paciente
21
41
CAUSAS DE ERRORES DE ADMINISTRACIN DE
MEDICAMENTOS EN LOS SISTEMAS DE
DISTRIBUCIN COLECTIVO E INDIVIDUALIZADO
Mala calidad de la letra
En la trascripcin de la prescripcin
Utilizacin de abreviaturas no codificadas
Ordenes mdicas verbales
Prescripciones mdicas incompletas y confusas
mantener prescripcin
Falta de conocimiento amplio sobre estabilidad,
incompatibilidad, almacenamiento de medicamentos por parte de
enfermera
Nombres comerciales y frmacos con escritura similar
Dificultad de la enfermera de correlacionar el nombre del
frmaco con las especialidades farmacuticas o viceversa
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Sistemas mixtos o combinados
Generalmente
unidades de internacin son parcial/totalmente
atendidas por el sistema individualizado
Servicios (radiologia, endoscopa, urgencias) por
sistema colectivo
Las solicitudes se basan en una relacin de stock
previamente establecida entre farmacia y enfermera
Los stocks deben ser controlados por la farmacia
mediante un documento que justifique el uso del
medicamento.