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Manual de Instalacin y Configuracin de SugarCRM

Derechos Reservados 2014. GANEC S.A. de C.V


MANUALDE CONFIGURACION SUGARCRM
Pantalla principal de SugarCRM
Men principal: Contiene los puntos de acceso a todos los mdulos, cada uno de los
cuales representa un aspecto funcional especfico del sistema SugarCRM.
GRUPOS DEL MENU PRINCIPAL
Sales(Ventas): En este grupo se configuran todos los aspectos necesarios para las ventas
de la empresa. Modulos: Inicio, Cuentas, Contactos, Oportunidades e Interesados
Marketing(Mercadeo): En esta opcin se configuraran todas las opciones, estrategias y
objetivos de mercadeo que tendr la empresa para obtener nuevos clientes y mantener los
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actuales. Modulos: Inicio, Cuentas, Contactos, Interesados, Campaas, Prospectos y
Grupos objetivo
Support(Soporte): En este grupo se configurara aquellos casos o fallas que podra
presentar la empresa con los clientes. Modulos: Inicio, Cuentas, Contactos, Casos y Fallas
Activities(Actividades): En esta opcion se configuraran aquellas actividades que tiene
que hacer la empresa con los clientes, como algunas llamadas, una reunin importante
con un cliente especifico, etc. Modulos: Inicio, Calendario, Llamadas, Reuniones,
CorreoE, Tareas y Notas
Collaboration(Colaboracin): En este grupo se almacenaran algunos modulos como
Inicio, CorreoE y Documentos
All: En esta opcin se listan todos los mdulos disponibles.
Nota: Como hemos visto en algunos mens se repiten los mdulos, se trata del mismo
modulo no de diferentes. As podemos acceder a ese modulo desde diferente partes del
men.
MODULOS
Ya hemos listado todas las opciones de men con las que disponemos en nuestro CRM,
ahora explicaremos brevemente los principales mdulos con los que disponemos.
Inicio. Tiene la finalidad de mostrar de un vistazo las actividades de cada usuario
mediante los Sugar Dash-lets que pueden personalizarse con las necesidades individuales
en cualquier momento.
Cuentas. Contiene la informacin primaria acerca de cada cliente lo que incluye, entre
otras, direcciones fsicas, direcciones de correo y pgina web.
Contactos. Contiene la informacin de todos los contactos asociados a una cuenta, cada
contacto describe a una persona con la que nuestra empresa tiene una relacin de
negocios. Se registran datos como cargo, telfonos y direcciones de correo.
Interesados. Muy similar a los contactos, con la diferencia de que los interesados son
personas con quienes es probable que nuestra empresa tenga alguna relacin de negocios
en el futuro. Un interesado puede convertirse en una Oportunidad o en una Cuenta.
Prospectos. Tambin similar a los dos anteriores, con la diferencia de que los prospectos
son personas con quienes nuestra empresa quisiera tener alguna relacin de negocios en
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el futuro.
Oportunidades. Son las ventas puntuales en que cada ejecutivo est trabajando
actualmente. Este mdulo ayuda a manejar el proceso de la venta a travs de las
diferentes etapas de la misma registrando datos como la probabilidad de cierre y el
monto.
Calendario. Permite revisar las actividades programadas (por da, por semana o por mes)
como llamadas, reuniones y tareas. Este calendario puede compartirse con los colegas
para ayudar a coordinar las labores diarias.
CorreoE. Permite almacenar mensajes de correo que son relevantes al inters comercial
de nuestra empresa. Se puede redactar y recibir correos de varias direcciones internas o
externas. Tambin es posible crear plantillas para campaas de mercadeo basadas en
correo electrnico.
Tareas. Permite manejar una lista de tareas que es necesario completar para una fecha
determinada.
Documentos. Permite que cada usuario pueda subir y descargar documentos asignando
fechas de expiracin, nmero de versin y especificando los usuarios que tienen acceso a
los mismos.
Campaas. Este mdulo se usa para definir y ejecutar campaas de mercadeo del tipo
televentas, basadas en correoE, boletines de noticias o publicidad en medios. La
definicin se puede hacer mediante un asistente que le gua paso a paso.
Casos. Permite al personal de Soporte al Cliente tratar problemas e inquietudes
registrando informacin para cada caso como prioridad, estatus y usuario asignado.
Ya habiendo explicado los mdulos principales de nuestro CRM, procederemos a la
configuracin del mismo.
Paso 1: Creando las cuentas de nuestros clientes.
Para ello daremos click sobre el modulo Accounts(cuentas) desde cualquier parte del
men en que este disponible.
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Nos aparecer la siguiente ventana, donde veremos una lista de todos nuestros clientes;
sino tenemos aparecer en blanco.
Daremos click sobre Create Account para crear uno nuevo. Nos aparecer la siguiente
pantalla.
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Los llenamos con los datos correspondientes a nuestro cliente y lo guardamos dando click
en el botn Save.
As ya tendremos nuestro cliente configurado, de esta manera crearemos las cuentas
necesarias.
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Paso 2: Ahora crearemos nuestros contactos, es decir aquellas personas asociadas a una
cuenta especifica. Para ello damos click sobre el modulo Contactos desde alguna parte
del men donde este disponible.
Nos aparecer la siguiente ventana.
Damos click en Create Contact para crear uno nuevo y nos aparecer la ventana de nuevo
contacto.
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Lo llenamos con los datos correspondientes al contacto especificando la cuenta asociada
en el campo correspondiente a Account Name.
Crearemos la cantidad de contactos que necesitemos.
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Paso 3: Ahora crearemos las oportunidades, es decir todos aquellos posibles negocios
que se pueden hacer. Para ello damos click sobre Opportunities desde cualquier parte del
men donde este disponible.
Nos aparecera la siguiente pantalla. Damos click sobre Create Opportunity para crear una
nueva.
Nos aparecer el formulario de nueva oportunidad.
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Los llenamos con los datos correspondientes y luego damos click en el boton Save.
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Paso 4: Ahora crearemos nuestros Leads(Clientes Potenciales), para ello damos click
sobre Leads dentro de alguna parte del men en donde este disponible. Y nos aparecer la
pantalla de Gestin de Leads, ya que no tenemos ninguno nos aparecer en blanco.
Crearemos uno nuevo, para ello damos click sobre Create Lead.
Nos aparecer la pantalla de nuevo Lead.
La llenamos con los datos correspondientes, recordando que los Leads son nuestros
clientes potenciales, es decir aquellas personas que se pueden convertir en clientes de la
empresa.
Por ultimo damos click sobre el botn Save.
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Crearemos varios registros.
Paso 5: Ahora crearemos las campaas, que es otra herramienta para que el departamento
de Mercadeo pueda atraer nuevos clientes u oportunidades. Damos click en la opcion
respectiva dentro del men.
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Creamos una nueva campaa, dando click en Create Campaign(Classic) y luego
llenamos los datos respectivos. Por ultimo damos click sobre el boton Save.
Crearemos las campaas necesarias para nuestra empresa.
Paso 6: Ahora crearemos algunas actividades que como empresa necesitaremos realizar
para mantener una buena relacion con nuestros clientes. Empezaremos registrando
llamadas a realizar, para ello damos click sobre el men Activities y luego sobre el
modulo Calls.
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Nos aparece como en la mayora de mdulos la pantalla de gestin de llamadas, daremos
click en Log Call para registrar una nueva llamada.
Lo llenamos con los datos respectivos.
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Crearemos todas las llamadas que se realizaran con nuestros clientes, detallando cada
una.
Paso 7: Ahora registraremos las reuniones que vamos a sostener, para ello damos click
sobre el modulo Meetings desde el men Activities.
Programamos una nueva reunion dando click sobre Schedule Meeting y nos aparecer el
formulario correspondiente, lo llenamos con los datos necesarios y luego lo guardamos.
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Crearemos los registros de todas nuestra reuniones pendientes con los clientes.
Si vemos que nos aparece este error es porque todava no hemos configurado un servidor
de correo electrnico,
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Para configurarlo damos click en Email Settings y nos aparecer la pantalla de
configuracin de correo electrnico.
Lo llenamos con los datos respectivos a nuestra empresa, el servidor de Correo
Electrnico, usuario y contrasea.
Al hacer todo esto ya nuestro CRM dejara de emitir ese mensaje y estara listo para entrar
en funcionamiento; si vemos en la pantalla principal tenemos un resumen diario de todas
las actividades a realizar con nuestros clientes.
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Tambin podemos configurar tareas, emails, tener un calendario definido de actividades,
etc..
Como podremos observar SugarCRM nos sirve para tener un excelente control de la
relacin con nuestros clientes actuales y futuros clientes; de esta manera aumentar los
niveles de ventas de nuestra empresa, as como tambin mantener satisfechos a nuestros
clientes y mantener una excelente relacin con ellos.